fakultas ilmu terapan - herunugroho.staff.telkomuniversity ... · self assessment & performance...

Disusun Oleh :

Hanung N. Prasetyo, S.Si, M.T. dkk

hanungnp@telkomuniversity.ac.id

Hanya dipergunakan untuk kepentingan pengejaran di Lingkungan Telkom University

DMH1D3-Proses Bisnis

Semester Ganjil 2016 - 2017

Fakultas Ilmu TerapanUniversitas Telkomwww.telkomuniversity.ac.id

PENGANTAR

Sebagaimana telah dijelaskan dalam pertemuan sebelumnya

bahwa Proses bisnis dalam perusahaan sejatinya memang sudah

ada, baik disampaikan secara lisan maupun telah

didokumentasikan. Secara prinsip, proses bisnis dibuat untuk

membuat proses menjadi lebih efisien, efektif dan adaptif. Maka

proses bisnis yang baik adalah proses bisnis yang selalu adaptif

dengan perkembangan zaman dan kebutuhan untuk

peningkatan efektivitas dan efisiensi. Sehingga dalam

‘perjalanan’-nya proses bisnis selalu senantiasa mengalami

perbaikan.

MENGAPA DOKUMENTASI PENTING?

jika Anda tidak tahu bagaimana proses yang

dijalankan hari ini, maka akan sangat sulit

untuk mengetahui bagaimana inisiatif

perbaikan dapat dimulai.

TUJUAN DOKUMENTASI PROSES

Memberikan wawasan ke dalam proses

bisnis

Membantu dalam transfer pengetahuan

antara manusia, proses, dan waktu

Memberikan dasar untuk analisis dan

evaluasi proses bisnis

DOKUMENTASI PROSES

Aturan awal dalam membangun atau memperbaiki proses

bisnis adalah: mengetahui kondisi saat ini

Tanpa mengetahui bagaimana kondisi proses saat ini, maka

sulit untuk mengetahui inisiatif peningkatan apa yang dapat

dilakukan pada proses dan apakah akan berhasil

Dokumentasi proses adalah proses pertama dalam aktivitas

peningkatan bisnis dalam sebuah organisasi

Process

Documentation

Performance

Measurement

Self assessment

& Performance

Evaluation

Improvement

PlanningImprovement

KAPAN DOKUMENTASI?

PROSES DILAKUKAN

Dokumentasi proses pada dasarnya dapat dilakukan pada

dua kondisi yang berbeda:

1. Keseluruhan di awal yang bersifat umum ketika organisasi/

perusahaan baru memulai aktivitasnya

2. Perbaikan proses bisnis yang ada

1) DOKUMENTASI PROSES DI AWAL KETIKA

PERUSAHAAN /ORGANISASI BARU BERDIRI

Dilakukan dengan melihat keseluruhan perusahaan dandokumentasi seluruh atau sebagian besar proses bisnis

Keuntungan pendekatan ini adalah:

Dengan melibatkan seluruh karyawan dalam pekerjaan ini, terbentuk perilaku positif dan motivasi dalam peningkatanaktivitasnya

Top management akan mempunyai gambaran umum tentangorganisasi dan kebutuhan peningkatan tertentu

Masukan dari proses dokumentasi seringkali dapat menunjukkanelemen proses tertentu yang dapat ditingkatkan performansinya

2) DOKUMENTASI PROSES UNTUK MEMPERBAIKI

Proses baru didokumentasikan sebagai bagian darikebutuhan organisasi atau perusahaan:

Dokumentasi proses menjadi langkah pertama yang berfungsi sebagai:

Pemahaman bersama dalam organisasi atau yang terlibatdalam proses tentang isi dari proses: aktivitas, hasil dansiapa yang melakukan setiap langkah

Cakupan proses didefinisikan termasuk juga menentukanbatasan terhadap proses

Pendefinisian problem/masalah yang terjadi secara lebihspesifik di dalam proses tersebut

Pendekatan cara ini sesuai untuk kondisi:

Perusahaan yang kekurangan sumber daya

Perusahaan yang proses bisnisnya berubah dengan cepatmisalnya : kebutuhan akan teknologi informasi

KONDISI PROSES SEPERTI APA YANG

HARUS DIDOKUMENTASIKAN?

Jika sumber daya memungkinkan maka pendekatancara kedua lebih berguna, banyak perusahaan saattelah memiliki kerangka yang baik untuk dokumentasiproses dalam bentuk prosedur yang dikembangkanuntuk sertifikasi ISO 9000

Namun perlu diingat bahwa prosedur dan proses dari

suatu aktivitas seringkali menunjukkan kondisi idealbukan yang sesungguhnya. Sehingga sejatinyaproses bisnis yang didokumentasikan sehasusnya benar-benar menggambarkan kondisi yang sesungguhnya.

IDENTIFIKASI PROSES BISNIS

Terdapat dua cara untuk mengidentifikasi proses bisnis:

1. Membuat daftar seluruh proses yang ada di perusahaan Misalkan berdasarkan standarsertifikasi ISO-9000

2. Memetakan urutan elemen berikut:

Strategi organisasi, yang ditentukan dan dibentuk oleh

Stakeholder (organisasi, institusi, atau orang yang dipengaruhi oleh atau dengan kepentingan tertentuterhadap organisasi dan proses bisnisnya) yang memiliki

Ekspektasi terhadap produk/servis yang diberikanorganisasi melalui

Proses bisnis yang membuat, mendukung danmemungkinkan produksi produk/servis ini

TAHAPAN DOKUMENTASI PROSES

Tahapan dalam mendokumentasikan proses:

1. Definisikan dan deskripsikan proses melalui

observasi. Sehingga menjawab pertanyaan

berikut; contohnya seperti

Siapakah konsumen dan output dari proses?

Siapakan supplier dan input dari proses?

Bagaimana aktivitas aliran prosesnya?

2. Konstruksikan secara sederhana tahapannya

TIPE DOKUMENTASI YANG BIASA

DIGUNAKAN

Block Diagram

Standard Flowchart

Cross-Functional Flowchart

Functional Time Line Flowchart

Geographical Flowchart

Relationship Mapping

Several-leveled Flowchart

BLOCK DIAGRAM

FLOWCHART

Flowchart digunakan karena pada umumnya

lebih mudah memahami sesuatu yang

ditampilkan secara grafik daripada dengan kata-

kata

Ada berbagai cara untuk menggambarkan

flowchart. Cara paling sederhana adalah dengan

menggunakan simbol yang berbeda untuk

mewakili aktivitas, dan panah untuk

menggambarkan hubungan antar aktivitas

FLOWCHART SYMBOLS

decision

process

terminator input / output

connector

document

STANDARD FLOWCHART

CONTOH FLOWCHART

digambarkan flowchart untuk

proses supply dalam memenuhi

permintaan konsumen.

Customer

demands

Ordering

Customer

order

Production

planning

Production

plan

Procurement

needs

Procurement

Purchased

partsManufacturing

Products

Delivery

Customer

Satisfaction

CROSS-FUNCTIONAL FLOWCHART

Flowchart biasa pada dasarnya hanya

menggambarkan aktivitas apa yang dilakukan

dalam sebuah proses

Cross-functional flowchart memberikan informasi

tambahan siapa yang melakukan aktivitas dan di

departemen apa.

FLOWCHART BIASA

SETELAH DILENGKAPI

DENGAN INFO

DEPARTEMEN DAN

SIAPA YANG

MELAKUKAN AKAN

MENJADI….

Customer

demands

Ordering

Customer

order

Production

planning

Production

plan

Procurement

needs

Procurement

Purchased

partsManufacturing

Products

Delivery

Customer

Satisfaction

CROSS-FUNCTIONAL FLOWCHART UNTUK PROSES

SUPPLY

CustomerPlanning

Department

Procurement

Department

Manufacturing

Department

Distribution

Department

Customer

demand

OrderingProduction

Planning

Procurement

Manufacturing

DeliverySatisfied

customer

Menambahkan informasi ini tidak menghabiskan banyakwaktu dibandingkan dengan flowchart biasa namun

memberikan gambaran yang lebih jelas

Umumnya disarankan untuk memakai cross-functional

flowchart

CROSS-FUNCTIONAL FLOWCHART

CROSS-FUNCTIONAL FLOWCHART

CROSS FUNCTIONAL -FLOWCHART DENGAN

TOOLS BPMN

INFORMASI LAIN DALAM CROSS-FUNCTIONAL FLOWCHART

Cross functional flowchart dapat digunakan untukmenampilkan informasi lebih lanjut.

Sepanjang garis vertikal (horizontal jika flowchart digambarkan dalam format landscape), dapatditambahkan informasi berikut:

Waktu yang dihabiskan dalam proses

Biaya yang dikeluarkan

Value added

Tingkat penyelesaian

Process Ownership (kepemilikan proses)

PROCESS OWNERSHIP

Siapa yang bertanggung jawab terhadap sebuah proses

bisnis?

Process ownership adalah menunjuk beberapa orang sebagai

pemilik dari proses bisnis di dalam perusahaan

Penunjukan dilakukan oleh manajemen

Orang yang terlibat dalam proses dengan otoritas tertinggi

dalam organisasi atau mempengaruhi sebagian besar proses

adalah pemilik proses!

FUNCTIONAL TIME-LINE FLOWCHART

GEOGRAPHIC FLOWCHART

Dokumen tata letak fisik dari daerah atau daerah di manaproses diselesaikan

Tempatkan label pada tata letak untuk menggambarkanberbagai daerah

Mengidentifikasi setiap input atau output, mengidentifikasisemua gerakan sumber daya (yaitu di mana ia berasal,apapun penyimpanan sementara, di mana ia ditempatkanatau diarahkan pada akhir proses)

Tambahkan setiap gerakan sumber daya untuk flowchart.Gunakan garis putus-putus untuk mewakili pergerakan sumberdaya di seluruh proses

Beri label setiap baris untuk mengidentifikasi sumber daya

GEOGRAPHIC FLOWCHART

RELATION MAP (Pemetaan relasi)

Sales Planning

PurchasingManufacturing

Suppliers

C

u

s

t

o

m

e

r

s

Discussion/

Negitiation

Flow of goods

Order

Information

PEMETAAN RELASI

Memberikan gambaran umum mengenai siapa yang terlibat dalam proses dan hubungan antar satu pihakdengan yg lain

Pemetaan relasi tidak memperhitungkan aktivitasdan urutannya

Pemetaan relasi dibuat dengan:

Menggambarkan berbagai unit, departemen atauindividual yang terlibat dalam atau mempengaruhi proses

Setiap hubungan antar bagian dianalisis untuk menentukantipe hubungan (diwakili dengan panah yang berbeda

Elemen yang tidak mempunyai hubungan dengan elemenlainnya dihapus dari map

Map digambar ulang

SEVERAL-LEVELED FLOWCHART

CONTOH SEVERAL-LEVELED FLOWCHART

Satisfied

customer

Customer

demand

Ordering 1.0

Production Planning 2.0

Procurement 3.0

Manufacturing 4.0

Delivery 5.0

Manufacturing

Procurement

list

Selecting supplier 3.1

Negotiating price 3.2

Placing an order 3.3

Receiving

order information 3.4

Registering

a delivery order 3.5

Level 0-chartLevel 1-chart procurement

ALAT-ALAT DOKUMENTASI

Visio

Powerdesigner

ARIS Tool Set (Business Process

Modeling)

BPMN Modeler (Visio Integration)

Ex: Visual Paradigma, yEd, dsb

DAFTAR PUSTAKA

Slide perkuliahan, Analisis Proses Bisnis, Jurusan Sistem InformasiInstitut Teknologi Sepuluh November, Surabaya

Slide Perkuliahan, rekayasa Proses Bisnis, Program Studi TeknikIndustri, Universitas Telkom