bahan tayang pola kerja terpadu (pkt) diklatpim tingkat iv

BAHAN TAYANG

POLA KERJA TERPADU (PKT)

DIKLATPIM TINGKAT IV

1

Maryanto

TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM

Setelah memgikuti mata pelajaran ini, peserta diharapkan mampu memahami konsep Pola Kerja Terpadu (PKT) sebagai alat kerja yang efisien dan efektif sesuai dengan tugas dan fungsi pada unit kerja masing-masing.

2

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS

Setelah mengikuti mata pelajaran ini peserta diharapkan mampu menjelaskan:

1.Pengertian PKT2.Proses manusiawi dan non manusiawi3.Unsur dan prinsip PKT4.Teknik-teknik memilih dan menetapkan sasaran5.Teknik memvalidasi sasaran6.Teknik mewujudkan sasaran7.Teknik pengendalian kegiatan

3

PENGERTIAN POLA KERJA TERPADU (PKT)

Merupakan perencanaan operasional untuk mewujudkan sasaran yang telah ditetapkan bersama oleh pihak-pihak terkait (stakeholders).

4

PERENCANAAN

Jamea A. F. Stoner

Planning (merencanakan): Proses menetapkan sasaran, dan tindakan yang perlu untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan.

5

HIERARKI RENCANA ORGANISASI

TUJUAN

RENC. STRATEGIS

Renc. Berkelanjutan

Kebijakan

Prosed, Stand, Metode

Peraturan

Renc. Operasional

Rencana Sekali Pakai

Untuk aktivitas yg tdk berulang Untuk aktivitas yg berulang

Program

Anggaran

Proyek

6

LATAR BELAKANG MATERI PKT

1.Timbulnya berbagai kesalahan administrasi dan manajemen dalam pelaksanaan tugas.

2.Kurangnya Kemampuan administrasi dan manajemen aparat pemerintah.

7

TUJUAN / MANFAAT PKT

1.Meningkatkan pengetahuan / ketrampilan.2.Memperjelas pembagian tugas3.Membangun kerjasama4.Mengoperasionalkan sistem dan prosedur5.Menerapkan perencanaan yan matang,

pelaksanaan yang tepat dan pengawasan yang ketat

6.Mengukur beban kerja7.Meningkatkan pengawasan melekat dan diri

sendiri8.Meningkatkan produktivitas kerja.9.Meningkatkan transparansi, keterbukaan dan

akuntabilitas. 8

PENDEKATAN DALAM PKT

1.Pendekatan hasil (result oriented)

2.Pendekatan manusiawi (human aproach)

3.Pendekatan analitika (analitical approach)

9

MANAJEMEN SEBAGAI PROSES MANUSIAWI DAN PROSES ANALITIKA

A. Manajemen sebagai proses manusiawi

1.Perilaku kepemimpinan

2.Prilaku individu dalam kelompok

3.Prilaku dalam komunikasi

4.Prilaku pengambilan keputusan

10

B. Manajemen sebagai proses analitika

1.Menentukan masalah

2.Mencari alternatif pemecahan

3.Memilih dan menguji alternatif

4.Mencoba penyelesaian

11

SEMBILAN UNSUR-UNSUR PKT (hal 14)

1.Manusia dan analitika2.Sasaran 3.Kegiatan mewujudkan sasaran 4.Pokok Kerja 5.Matriks Rincian Kerja 6.Uraian Paket Kerja 7.Rekapitulasi Biaya 8.Penjadwalan 9.Pengendalian

12

SEPULUH PRINSIP PKT

1.Kebersamaan2.Disiplin3.Kepastian4.Transparansi5.Pembagian tugas dan tanggung jawab6.Koordinasi7.Komunikasi8.Motivasi9.Pengawasan melekat10.Akuntabilitas

13

LIMA TAHAPAN PKT

1.Memilih sasaran

2.Menetapkan sasaran

3.Memvalidasi sasaran

4.Mewujudkan sasaran

5.Mengendalikan kegiatan

14

MEMILIH, MENETAPKAN, DAN MEMVALIDASI SASARAN

15

A. MEMILIH SASARAN

1.Melalui Uraian Tupoksi

2.Dengan Pohon Analisis:

16

a. Pohon Masalah;Suatu teknik untuk mengidentifikasi semua masalah dan menuangkannya ke dalam rangkaian sebab akibat.

b. Pohon Sasaran. Suatu teknik untuk mengidentifikasi semua sasaran yang ingin diujudkan dan menuangannya ke dalam rangkaian sebab akibat.

17

Pohon Alternatif Suatu teknik untuk mengidentifikasi alternatif alternatif solusi untuk mewujudkan sasaran yang telah ditetapkan.

18

B. MENETAPKAN SASARAN

1.Pohon Sasaran Sasaran bersifat umum

2.Matrik Rincian Kerja Sasaran khusus.

19

Kriteria Sasaran:

1.Bermanfaat dan paling menguntungkan

2.Jelas dan realistik

3.Dapat diukur baik kwantitas maupun kwalitas

20

4. Memuat biaya dan waktu yang diperlukan

5. Ditetapkan bersama-sama

6. Dinyatakan dalam bentuk selesai (dengan awalan “ter…”)

21

CONTOH SASARAN UMUM (pohon sasaran)

Tersedianya kesempatan mengikuti diklatpim tingkat IV bagi pegawai

CONTOH SASARAN KHUSUS (pada MRK)

Tersedianya kesempatan mengikuti diklatpim bagi 2000 orang PNS melalui penyelenggaraan program diklat Pimpinan Tingkat IV pada Pusdiklat Pegawai selama 10 bulan dari tanggal 1 Februari s/d 1 Desember 200 …. Dengan biaya dari DIPA sebesar Rp 900.000.000,00.

22

C. MEMVALIDASI SASARAN

Merupakan upaya untuk memberikan jaminan bahwa sumber dana, bahan, organisasi, prosedur dan tenaga kerja dinyatakan siap untuk mewujudkan sasaran.

23

Tiga Instrumen untuk memvalidasi sasaran.

1.Matrik Rincian Kerja

2.Paket Kerja

3. Jadwal Kegiatan

24

1. Matrik Rincian Kerja (MRK : hal 31)

Merupakan kerangka yang menghubungkan antara sasaran dengan kegiatan melaksanakan.

25

Prosedur / proses pengisian MRK

1.Menempatkan sasaran khusus pada bulatan2.Menempatkan kegiatan (dari pohon

alternatif) dalam kotak empat persegi panjang.

3.Menetapkan Pokok Kerja: a) persiapan; b) pelaksanaan; dan c) pengendalian

4.Menetapkan pokok akhir untuk setiap pokok kerja

5.Menetapkan penanggung jawab (pelaksana) untuk setiap pokok akhir

26

Keterangan: SIABIDIBA pada MRK

(Si) = Siapa yang mengerjakan,(A) = Apa yang dikerjakan, (Bi) = Bilamana dikerjakan, (Di) = Dimana akan dilaksanakan, (Ba) = Bagaimana cara melaksanakan.

27

2. Paket Kerja

Merupakan kumpulan dari uraian kerja (serangkaian kegiatan yang paling kecil).

Atau

Merupakan rincian dari setiap pokok akhir.

28

3. Penjadwalan

Dibuat dalam bentuk peta garis (bar-chart).

Menggambarkan kapan kegiatan akan dimulai dan kapan akan selesai.

29

REKAPITULASI BIAYA (Hal 47)

Merupakan rekapitulasi biaya yang dimuat pada setiap paket kerja.

.

30

31

TAHAP PELAKSANAAN (MEWUJUDKAN SASARAN DAN MENGENDALIKAN KEGIATAN)

32

MEWUJUDKAN SASARAN DAN MENGENDALIKAN KEGIATAN

A. MEWUJUDKAN SASARAN

Motivasi

Merupakan proses psikis yang mendorong seseorang (baik dari dalam maupun dari luar dirinya) untuk melakuikan sesuatu.

33

TEORI MOTIVASI

1.Content Theories

2.Process Theories

34

Content Theories:

1.Maslow’ s Hierarchy of Need Theory

a. Kebutuhan Fisik

b. Kebutuhan Keamanan

c. Kebutuhan Sosial

d. Kebutuhan penghargaan

e. Kebutuhan Perwujudan Diri

35

2.Alderfer’ ERG Theory

a. Existence needs

b. Relatedness need

c. Growth needs

36

3. McClelland’s Acquired Needs Theory

a. Need for Achievement

b. Need for affiliation

c. Need for power

37

4.Herzberg’s Two-factor Theory

a. Dissatisfiers / hygienes

b. Satisfiers / Motivation

38

Process Theories

1. Equity Theory

Individual Other’ Reward Reward_______________ _______________________

Individual Others’ InputInputs

39

2. Expectancy Theory

Individual / person’s beliefe:

a. working hard ---- achievementb. work outcomes / reward based on

achievementc. value

40

B. MENGENDALIKAN KEGIATAN

1.Pengendalian merupakan pemerikasaan apakah kegiatan telah sesuai dengan rencana

2.Dimaksudkan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dan bukan untuk mencari kesalahan

3.Laporan pengendalian disajikan dalam bentuk tabel

41

TAHAPAN PENYUSUNAN PKT

A. Tahap Perencanaan

1.Pohon Masalah2.Pohon Sasaran3.Pohon Alternatif4.Matrik Rincian Kerja (MRK)5.Paket Kerja (PK)6.Rekapitulasi Biaya7.Penjadwalan8.Pengendalian Status Kemajuan

42

B. Tahap Pelaksanaan

PKT dilaksanakan setelah Anda kembali ke unit kerja masing-masing

C. Tahap pengendalian

Selama dan setelah pelaksanaan kegiatan.

43

SELAMAT BEKERJADAN

TERIMA KASIH ATAS PARTISIPASI ANDA

44