bab 2 landasan teori - library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/ecolls/ethesisdoc/bab2/2010-1-00840-ka...
Post on 07-Apr-2019
223 Views
Preview:
TRANSCRIPT
8
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1 Teori-teori Dasar/Umum
2.1.1 Sistem
Menurut Mcleod (2004, p9), sistem adalah sekelompok elemen-
elemen yang saling terintegrasi dengan maksud yang sama untuk
mencapai suatu tujuan.
Menurut O’Brien (2005, p29), sistem adalah sekelompok
komponen yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai
tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam
proses transformasi yang teratur.
Menurut Hanif (2007, p3), sistem merupakan sekumpulan objek-
objek yang saling berelasi dan berinteraksi serta hubungan antar objek
bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai tujuan.
Berdasarkan pengertian yang dijabarkan di atas, sistem dapat
diartikan sebagai kumpulan atau pun kesatuan dari elemen-elemen yang
berkaitan antara bagian satu dengan yang lainnya untuk melaksanakan
suatu proses tertentu, sehingga menghasilkan suatu tujuan.
2.1.2 Informasi
Menurut Mcleod (2004, p12), informasi adalah data yang telah
diproses, atau data yang memiliki arti yang dapat digunakan oleh para
pemakai atau pengguna dari informasi.
9
Menurut O’Brien (2005, p38), informasi adalah data yang telah
diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai
akhir tertentu.
Menurut Turban et al (2008, p41), informasi adalah data yang
telah diproses serta memiliki arti dan nilai bagi penerima informasi.
Berdasarkan pengertian yang dijabarkan di atas, informasi dapat
diartikan sebagai data yang dikelola untuk menghasilkan sesuatu yang
bernilai bagi para pemakai yang bersangkutan, yang kemudian digunakan
untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
2.1.3 Sistem Informasi
2.1.3.1 Definisi Sistem Informasi
Menurut O’Brien (2005, p5), sistem informasi adalah
kombinasi teratur apa pun dari orang-orang, hardware, software,
jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan,
mengubah, dan menyerbarkan informasi dalam sebuah organisasi.
Menurut Hanif (2007, p14), sistem informasi merupakan
sistem dengan komponen-komponen yang bekerja untuk
mengolah data menjadi informasi.
Berdasarkan pengertian yang dijabarkan di atas, sistem
informasi dapat diartikan sebagai kombinasi atau kesatuan proses
dari berbagai komponen yang saling berkaitan satu dengan yang
lainnya, sehingga menerima data untuk diproses dan
menghasilkan keluaran yang dapat digunakan oleh pemakai
sistem informasi untuk mencapai suatu tujuan.
10
2.1.3.2 Jenis Sistem Informasi
Sistem informasi yang digunakan untuk menyediakan
informasi bagi para pemakai dalam suatu organisasi dapat
dibedakan menurut area fungsional, yaitu sebagai berikut:
Sistem
informasi Keterangan
Sistem
Informasi
Akuntansi
Sistem informasi yang menyediakan informasi yang
dipakai oleh fungsi akuntansi (departemen/bagian
akuntansi). Sistem ini mencakup semua transaksi
yang berhubungan dengan keuangan dalam
perusahaan.
Sistem
Informasi
Keuangan
Sistem informasi yang menyediakan informasi pada
fungsi keuangan (departemen/bagian keuangan)
yang menyangkut keuangan perusahaan; misalnya
berupa ringkasan arus kas (cash flow) dan informasi
pembayaran.
Sistem
Informasi
Manufaktur
Sistem informasi yang bekerja sama dengan sistem
informasi lain untuk mendukung manajemen
perusahaan (baik dalam hal perencanaan maupun
pengendalian) dalam meyelesaikan masalah yang
berhubungan dengan produk atau jasa yang
dihasilkan perusahaan. Misalnya berupa data bahan
mentah, profil vendor baru, dan jadwal produksi.
11
Sistem
Informasi
Pemasaran
Sistem informasi yang menyediakan informasi yang
dipakai oleh fungsi pemasaran; misalnya berupa
ringkasan penjualan.
Sistem
Informasi
SDM
Sistem informasi yang menyediakan informasi yang
dipakai oleh fungsi personalia; misalnya berisi
informasi gaji, ringkasan pajak, dan tunjangan-
tunjangan, hingga kinerja pegawai.
Tabel 2.1 Sistem Informasi dari Area Fungsional
(Sumber: Abdul dan Terra, 2003, pp551-pp554)
2.1.3.3 Peran Dasar Sistem Informasi dalam Bisnis
Terdapat tiga alasan mendasar untuk semua aplikasi bisnis
dalam sistem informasi. Hal ini dapat ditemukan dalam tiga peran
penting yang dapat dilakukan sistem informasi untuk sebuah
perusahaan bisnis:
• Mendukung proses dan operasi bisnis.
• Mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan
manager.
• Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif.
(O’Brien, 2005, p10)
2.1.3.4 Komponen-komponen Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari lima sumber daya dasar yang
meliputi: manusia, hardware, software, data, dan jaringan.
Penjelasan kelima komponen tersebut sebagai berikut:
12
a) Sumber Daya Manusia.
Manusia dibutuhkan untuk pengoperasian semua sistem
informasi. Sumber daya manusia ini meliputi pemakai akhir
dan pakar sistem informasi.
b) Sumber Daya Hardware.
Meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang digunakan
dalam pemrosesan informasi. Tidak hanya mesin, tetapi juga
semua medis data, hingga disk magnetis atau optikal. Contoh
hardware: sistem komputer dan periferal komputer.
c) Sumber Daya Software.
Meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi.
Contoh software: software sistem, software aplikasi, dan
prosedur.
d) Sumber Daya Data.
Data lebih dari bahan baku mentah sistem informasi. Konsep
sumber daya data telah diperluas oleh para manager dan pakar
sistem informasi. Data sebagai sumber yang harus dikelola
secara efektif agar dapat memberikan manfaat bagi para
pemakai akhir dalam sebuah organisasi.
e) Sumber Daya Jaringan.
Menekankan bahwa teknologi komunikasi dan jaringan adalah
komponen sumber daya dasar dari semua sistem informasi.
Sumber daya jaringan meliputi: media komunikasi dan
dukungan jaringan. (O’Brien, 2005, pp34-pp39)
13
2.1.4 Software
2.1.4.1 Definisi Software
Menurut O’Brien (2005, p713), software adalah program
dan prosedur komputer yang berkaitan dengan operasi sistem
informasi.
Menurut Djoko (2006, p311), software adalah kumpulan
dari berbagai jenis program aplikasi untuk berbagai tujuan.
Menurut kutipan dari Oktavita.com, software adalah
sekumpulan berita yang dijalankan (atau dieksekusi) oleh
komputer. Program komputer ini terdiri dari susunan logika untuk
menjalankan suatu pekerjaan tertentu di komputer. Perangkat
lunak ini melibatkan berbagai komponen dalam komputer, seperti
sistem operasi, program, dan data yang disimpan atau dibaca.
Logika yang ada dalam perangkat lunak tersebut disusun
sedemikian rupa sehingga komputer dapat memahami dan
menjalankan instruksi yang terkandung di dalamnya
(http://oktavita.com/pengertian-software.htm).
Berdasarkan pengertian yang dijabarkan di atas, dapat
disimpulkan bahwa software adalah prosedur yang berisi sistem
operasi, program, data yang tersusun untuk menjalan suatu
kerjaan tertentu di komputer yang berkaitan dengan sistem
informasi.
2.1.4.2 Jenis-jenis software
Gambaran umum dari software komputer adalah:
14
Gambar 2.1 Jenis-jenis Software Komputer
(Sumber: O’Brien, 2005, p155)
•Bisnis-Akuntasi Pemrosesan Transaksi, •Penerjemah Bahasa Pemrograman Manajemen hubungan dengan pelanggan, •Program Manajemen Jaringan •Alat dan Editor Pemrograman Enterprise Resource Planning, E-commerce, dan lain-lain •Sistem Manajemen Database •Paket Software Computer-Aided Software Engineering (CASE)
•Server Aplikasi•Pendidikan, Hiburan, dan lain-lain. •Utilitas Sistem
• Pengelola Database •Pengawasan Keamanan dan Kinerja
•Pengelola Informasi Personal
•Grafik Presentasi
•Groupware
•Sains dan Teknik
• Sistem Operasi• Software Suite• Penjelajah Web•E-mail•Word Processing
•Spreadsheets
Program Pengembangan
Sistem
Software Komputer
Mengelolah dan Mendukung Operasi Sistem Serta Jaringan KomputerSoftware Sistem
Program Manajemen
Sistem
Software Aplikasi
Program Aplikasi Umum
Program Aplikasi Khusus
Melakukan Pekerjaan Pemprosesan Informasi bagi Pemakai Akhir
15
2.1.5 ERP
2.1.5.1 Sejarah ERP
Sistem ERP telah ada sejak tahun 1960an, di mana
awalnya hanya berfokus pada sistem fabrikasi untuk pengendalian
persediaan. Dan seiring berkembangnya waktu dan teknologi
sistem ERP telah mengalami evolusi pergeseran dari pengendalian
menjadi pengelolaaan sumber daya.
Tahun Peristiwa
1960an Sistem fabrikasi fokus kepada pengendalian
inventory (inventory control)
1970an Fokus bergeser pada MRP (Material Requirement
Planning), yang menerjemahkan jadwal utama
suatu produk menjadi kebutuhan berbas is time-
phased net, untuk perencanaan dan pengawasan
barang sebagian jadi, komponen maupun bahan
baku.
1980an MRP-II (Manufacturing Resource Planning)
berkembang mencakup pengelolaan operasi
produksi (shop floor) dan aktivitas pengelolaan
distribusi.
1990an MRP-II dikembangkan lagi mencakup aktivitas
rekayasa, keuangan, sumber daya manusia,
pengelolaan proyek yang melingkupi hampir
16
semua aktivitas sistem organisasi usaha (business
enterprise), yang kemudian dikenal dengan istilah
Enterprise Resource Planning.
2000an-
sekarang
Entended ERP menjadi ERP II
Tabel 2.2 Sejarah Sistem ERP
(Sumber: Santo dan Suparto, 2009, p15-16)
2.1.5.2 Definisi ERP
Menurut Brady et al (2001, p2), ERP adalah suatu
program software yang terdepan dari teknologi informasi.
Program ERP membantu perusahaan mengatur proses bisnis,
dengan menggunakan database yang secara bersama dan berbagai
penggunaan manajemen. Software ERP membantu mendukung
operasi bisnis dan proses yang efisien dengan mengintegrasikan
segala aktivitas bisnis, termasuk penjualan, pemasaran,
manufaktur, akuntansi, dan staf.
Menurut Olson (2004, p9), ERP adalah sistem software
yang memberikan pengaruh besar terhadap pengkomputerisasian
organisasi. Hal ini meliputi teknologi, efektifitas proses, finansial,
strategi, dan manfaat organisasi yang bermacam-macam pada
sistem terkomputerisasi. Semua sistem tersebut terintegrasi satu
dengan yang lain.
17
Menurut Santo dan Suparto (2009, p27), ERP merupakan
konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya
perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi program terintegrasi dan
multi modul yang dirancang untuk melayani dan mendukung
berbagai fungsi dalam perusahaan (to serve and support multiple
business functions), sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan
dapat memberikan pelayanan lebih bagi konsumen, yang akhirnya
dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan
maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan (stakeholder)
atas perusahaan.
Berdasarkan pengertian yang dijabarkan di atas, dapat
disimpulkan bahwa Enterprise Resource Planning (ERP) adalah
suatu sistem yang terintegrasi yang dapat digunakan untuk
menunjang proses bisnis dari segala aspek yang berkaitan dengan
perusahaan, sehingga menghasilkan keuntungan maksimal bagi
setiap pihak yang bersangkutan dalam perusahaan yang
menerapkan.
2.1.6 Proses Bisnis
Menurut Brady et al (2001, p3), proses bisnis adalah kumpulan
dari serangkaian aktivitas yang mengambil satu atau beberapa input dan
menghasilkan output yang berguna bagi pelanggan. Ilustrasi gambarnya
sebagai berikut:
18
Gambar 2.2 Ilustrasi Proses Bisnis
Menurut kutipan dari Wikipedia Indonesia, proses bisnis adalah
suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu
masalah tertentu. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa
subproses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga
berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses
bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya
hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan
(http://id.wikipedia.org/wiki/Proses_bisnis).
Berdasarkan pengertian yang dijabarkan di atas, proses bisnis
adalah kumpulan dari runtutan berbagai aktivitas yang saling berkaitan,
serta memberikan kontribusi antara aktivitas yang satu dengan aktivitas
yang lain yang menunjang dalam pencapaian suatu tujuan.
2.1.7 Area Fungsi dari Operasional
Perusahaan-perusahaan memiliki beberapa fungsi bisnis,
aktivitas-aktivitas bisnis dalam area fungsi dari operasional. Adapun
fungsi-fungsi bisnis tersebut, antara lain sebagai berikut:
1. Fungsi Marketing dan Sales
Fungsi bisnis ini meliputi pemasaran produk, pemrosesan sales order,
manajemen hubungan dengan pelanggan (customer relationship
19
management), dukungan untuk pelanggan, peramalan penjualan, dan
periklanan.
2. Fungsi Produksi dan Materials Management
Fungsi bisnis ini meliputi pembelian, penerimaan barang dari
supplier, transportasi/logistik, penjadwalan produksi, kegiatan
produksi, dan pemeliharaan pabrik.
3. Fungsi Accounting dan Finance
Fungsi bisnis ini meliputi akuntansi finansial, alokasi biaya dan
pengendalian, perencanaan dan penganggaran biaya, serta manajemen
arus kas (cash-flow management).
4. Fungsi Human Resources
Fungsi bisnis ini meliputi perekrutan dan hiring, pelatihan,
penggajian, dan benefit.
(Brady et al, 2001, p2)
2.1.8 Studi Kelayakan Proyek (Feasibilities Study)
Menurut Siswanto (2000), studi kelayakan proyek merupakan
penelitian untuk mengevaluasi aspek-aspek yang menjadi fokus utama
untuk mencari kaitan antara aspek yang satu dengan yang lainnya untuk
mendukung kelayakan proyek sehingga menghasilkan kepastian proyek
dapat dilaksanakan atau tidak dilaksanakan.
Fokus utama studi kelayakan proyek terpusat pada empat macam
aspek, yaitu:
a. Pasar dan pemasaran barang atau jasa yang akan dihasilkan proyek,
b. Produk, teknis, dan teknologi,
20
c. Manajemen dan sumber daya manusia,
d. Keuangan dan ekonomi.
Menurut Suad dan Suwarsono (2000, p4), studi kelayakan proyek
adalah penelitian tentang dapat tidaknya suatu proyek (biasanya
merupakan proyek investasi) dilaksanakan dengan berhasil.
Menurut Ahmad (2007, p6), studi kelayakan proyek adalah
penelitian yang mendalam terhadap suatu ide bisnis tentang layak atau
tidak layaknya ide tersebut untuk dilaksanakan.
Berdasarkan pengertian-pengertian di atas, dapat disimpulkan
bahwa studi kelayakan proyek adalah penelitian yang menjadi keharusan
untuk dilakukan sebelum suatu proyek dapat diputuskan untuk
dinyatakan layak atau tidak layaknya, di mana penelitian dilakukan
dengan meninjau dari berbagai aspek yang akan menghasilkan kepastian
pelaksanaan terhadap proyek yang telah direncanakan sebelumnya.
2.1.9 Teknik Pengumpulan Data
Menurut Sugiyono (2004, p129), teknik pengumpulan data dapat
dilakukan dengan interview (wawancara), kuesioner (angket), observasi
(pengamatan), dan gabungan ketiganya.
2.1.9.1 Interview (Wawancara)
Wawancara digunakan sebagai teknik pengumpulan data,
apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk
menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila
peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih
mendalam dan jumlah respondennya sedikit/kecil.
21
Wawancara dapat dilakukan secara terstruktur maupun
tidak terstruktur, dan dapat dilakukan melalui tatap muka (face to
face) maupun dengan menggunakan telepon.
Berikut ini adalah penjabaran dari masing-masing jenis
wawancara berdasarkan Sugiyono (2004, pp130-pp132):
a. Wawancara Terstruktur
Wawancara terstruktur digunakan sebagai teknik
pengumpulan data, bila peneliti atau pengumpul data telah
mengetahui dengan pasti tentang informasi apa yang akan
diperoleh. Oleh karena itu, dalam melakukan wawancara,
pengumpul data telah menyiapkan instrumen penelitian
berupa pertanyaan-pertanyaan tertulis yang alternatif
jawabannya pun telah disiapkan.
b. Wawancara Tidak Terstruktur
Wawancara tidak terstruktur, adalah wawancara yang bebas di
mana peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang
telah tersusun secara sistematis dan lengkap untuk
pengumpulan datanya. Pedoman wawancara yang digunakan
hanya berupa garis-garis besar permasalahan yang akan
ditanyakan.
2.1.9.2 Kuesioner (Angket)
Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang
dilakukan dengan cara memberi seperangkat pertanyaan atau
pernyataan tertulis kepada responden untuk dijawabnya.
22
Kuesioner merupakan teknik pengumpulan data yang efisien bila
peneliti tahu dengan pasti variabel yang akan diukur dan tahu apa
yang bisa diharapkan dari responden. Selain itu, kuesioner juga
cocok digunakan bila jumlah responden cukup besar dan tersebar
di wilayah yang luas. Kuesioner dapat berupa
pertanyaan/pernyataan tertutup atau terbuka, dapat diberikan
kepada responden secara langsung atau dikirim melalui pos, atau
internet (Sugiyono, 2004, p135).
2.1.9.3 Observasi (Pengamatan)
Observasi sebagai teknik pengumpulan data mempunyai
ciri yang spesifik bila dibandingkan dengan teknik yang lain,
yaitu wawancara dan kuesioner. Kalau wawancara dan kuesioner
selalu berkomunikasi dengan orang, maka observasi tidak terbatas
pada orang, tetapi juga obyek-obyek alam yang lain.
Teknik pengumpulan data dengan observasi digunakan
bila, penelitian berkenaan dengan perilaku manusia, proses kerja,
gejala-gejala alam dan bila responden yang diamati tidak terlalu
besar.
Dari segi proses pelaksanaan pengumpulan data, observasi
dapat dibedakan menjadi participant observation (observasi
berperan serta) dan non participant observation.
a. Observasi Berperan Serta (Participant Observation)
Dalam observasi ini, peneliti terlibat dengan kegiatan sehari-
hari orang yang sedang diamati atau yang digunakan sebagai
23
sumber data penelitian. Sambil melakukan penelitian, peneliti
ikut melakukan suka dukanya. Dengan observasi partisipan
ini, maka data yang diperoleh akan lebih lengkap, tajam, dan
sampai mengetahui pada tingkat makna dari setiap perilaku
yang nampak.
b. Observasi Nonpartisipan (Non Participant Observation)
Kalau dalam observasi partisipan peneliti terlibat langsung
dengan aktivitas orang-orang yang sedang diamati, maka
dalam observasi nonpartisipan peneliti tidak terlibat dan hanya
sebagai pengamat independen (Sugiyono, 2004, pp138-
pp140).
2.1.10 SAP– SAP AG
2.1.10.1 Sejarah SAP – SAP AG
Pada tahun 1972, lima mantan analis sistem IBM
(International Business Machines) membentuk Systemanalyse
und Programmentwicklung (System Analysis and Program
Development – SAP) di Mannheim, Jerman. Kelima penemu
SAP tersebut mengambil langkah awal dalam rangka mencapai
tujuan mereka melalui perolehan sebuah paket Financial
Accounting yang batch mode (non-real time). Dengan
menggunakan paket ini sebagai sebuah titik permulaan, mereka
mengembangkan sebuah standar, paket Financial Accounting
yang real time, menjual kopi pertamanya kepada sebuah anak
perusahaan Jerman dari ICI, sebuah perusahaan kimia besar yang
24
bermarkas di Inggris. Oleh karena penjualan dari paket Financial
Accounting tersebut meningkat, maka SAP mengembangkan
produk standar keduanya, sebuah program Materials
Management dengan modul untuk Purchasing, Inventory
Management, dan Invoice Verification. Data dari program
Materials Management dapat secara mudah mengalir ke program
Financial Accounting.
Pada tahun 1977, SAP berpindah markas ke kota kecil di
Walldorf, Jerman, dan mengubah namanya menjadi Systeme,
Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung – dalam
Bahasa Inggris, “Systems, Applications, and Products in Data
Processing”. Selain itu, pada tahun tersebut SAP telah menjadi
SAP GmbH (PT Tertutup).
Oleh karena pengembangan yang terus-menerus dari
teknologi komputer mainframe, pada tahun 1978 SAP mulai
mengembangkan sebuah versi yang lebih terintegrasi dari produk
software sebelumnya, yang disebut R/2 system. Penjualan
berkembang secara cepat pada tahun 1980-an, dan SAP
mengembangkan modul tambahan untuk Cost Accounting,
Production Planning and Control, Personnel Management, dan
Plant Maintenance.
Pada tahun 1988, SAP telah menjadi SAP AG, sebuah
perusahaan dagang yang terpublikasi (PT Terbuka). Pada tahun
tersebut pula, SAP menyadari potensi dari arsitektur hardware
25
client-server dan mulai mengembangkan R/3 system, yang dirilis
pada tahun 1992. Pada tahun 2000, SAP AG telah mempunyai
22.000 karyawan di 50 negara – dan 10.000.000 pengguna pada
30.000 instalasi di seluruh dunia (Brady et al, 2001, pp21-pp23).
2.1.10.2 Produk-produk SAP
SAP menawarkan produk-produknya untuk berbagai
perusahaan dari segala skala. SAP menyediakan produk berskala
yang dapat disesuaikan dengan ukuran dan proses-proses
perubahan secara konstan dari perusahaan (SAP AG, 2006, p1-
14).
Adapun produk-produknya adalah sebagai berikut:
a. MySAP Business Suite adalah sebuah paket lengkap dari open
enterprise solution yang dapat menghubungkan semua orang
yang terlibat, informasi, serta proses-proses, dan oleh karena
itu meningkatkan efektifitas dari hubungan bisnis. Aplikasi-
aplikasinya menyediakan hasil yang konsisten secara
keseluruhan jaringan perusahaan dan memberikan perusahaan
fleksibilitas yang dibutuhkan pada situasi-situasi pasar yang
dinamik saat ini. MySAP Business Suite menawarkan sebuah
solusi software yang fleksibel untuk perusahaan-perusahaan
berskala besar yang mempunyai jumlah pengguna yang besar
dan proses-proses yang secara konstan berubah (SAP AG,
2006, p1-14).
26
b. MySAP All-in-One adalah sebuah prepackaged, versi spesifik
industri dari mySAP Business Suite dengan built-in content,
peralatan, dan metodologi untuk biaya yang efektif. Solusi
mySAP All-in-One menawarkan out-of-the-box kombinasi
fleksibilitas dengan kekuatan dari SAP solusi bisnis kelas
dunia (SAP AG, 2006, p1-25).
c. SAP Business One adalah sesuatu yang mudah digunakan
untuk bisnis dan solusi manajemen operasional bagi
perusahaan yang dinamik. Solusi ini sederhana namun sangat
kuat, yang memungkinkan operasi bisnis dan aktivitas
pelanggan yang langsung dan lengkap (SAP AG, 2006, p1-
27).
2.1.11 Microsoft Dynamics – Microsoft
2.1.11.1 Sejarah Microsoft Dynamics – Microsoft
Microsoft Dynamics adalah jenis aplikasi yang bergerak
dalam bidang ERP dan CRM (Customer Relationship
Management) yang dikembangkan oleh grup Microsoft Business
Solutions. Grup Microsoft Business Solutions dibentuk karena
adanya akusisi yang dilakukan oleh Microsoft terhadap dua
perusahaan software ternama, yaitu Great Plains Software dan
Navision.
Great Plains Software merupakan perusahaan independen
yang terletak di Forth, Dakota Utara, yang didirikan oleh Doug
Burgum. Perusahaan ini merupakan salah satu perusahaan yang
27
menyediakan paket akuntansi pertama kali di USA, yang
didesain untuk multi-user dan dapat berjalan dalam Windows.
Pada tahun 2000, Microsoft mengumumkan telah membeli Great
Plains Software seharga $ 1,1 miliar, di mana sebelumnya Great
Plains Software telah mengakusisi Solomon Software, yaitu
perusahaan independen yang menyediakan software accounting.
Akusisi Microsoft terhadap Great Plains Software ini diresmikan
pada bulan April 2001. Dari akusisi tersebut, maka dihasilkan
dua software ERP yang tergolong dalam Microsoft Dynamics,
yaitu Microsoft Dynamics GP dan Microsoft Dynamics SL.
Navision merupakan perusahaan software yang didirikan
pada tahun 1984 di Denmark, yang dikenal sebagai PC&C ApS
(Personal Computing and Consulting). Pada tahun 2000,
Navision (saat itu dikenal dengan Navision Software A/S) ber-
merger dengan firma Danish, Damgaard A/S (didirikan pada
tahun 1983), sehingga terbentuklah NavisionDamgaard A/S,
yang kemudian berubah lagi namanya menjadi Navision A/S.
Lalu, pada tanggal 11 Juli 2002, Microsoft mengakusisi Navision
A/S seperti yang dilakukan sebelumnya terhadap Great Plains.
Dari akusisi tersebut, maka Microsoft Dynamics menambah jenis
produk ERP-nya, yaitu Microsoft Dynamics AX dan Microsoft
Dynamics NAV.
Mengenai produk CRM, Microsoft Dynamics CRM
memasuki pasarnya pada tahun 2003, termasuk Microsoft
28
Dynamics CRM Online, yaitu versi online Microsoft Dynamics
CRM. Kini Microsoft Dynamics telah meluaskan cakupan solusi
industrinya dengan menyediakan Microsoft Dynamics POS
(Point of Sale), yang diluncurkan pada tahun 2009, dan
Microsoft Dynamics RMS (Retail Management System)
(http://en.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Dynamics)
2.1.11.2 Produk-produk Microsoft Dynamics
Microsoft Dynamics memiliki 3 jenis produk, yaitu
Microsoft Dynamics ERP, Microsoft Dynamics untuk industri
retail, dan Microsoft Dynamics CRM. Microsoft Dynamics ERP
merupakan aplikasi ERP yang ditujukan untuk perusahaan
menengah, atau untuk cabang dan divisi dari perusahaan besar.
Microsoft Dynamics ERP memiliki 4 produk utama, yaitu:
• Microsoft Dynamics AX, didesain untuk membantu
perusahaan melakukan bisnis antar lokasi dan negara melalui
proses-proses yang terstandarisasi dan membantu
menyederhanakan proses yang dilaksanakan.
• Microsoft Dynamics GP, dapat membantu perusahaan
beradaptasi terhadap kesempatan dan perkembangan yang
baru melalui manajemen perubahan pasar, memungkinkan
kebutuhan perusahaan yang unik, dan menghubungkan proses
bisnis antar organisasi.
29
• Microsoft Dynamics NAV, didesain untuk membantu
memperlancar proses bisnis specific industry.
• Microsoft Dynamics SL, dapat membantu perusahaan
mendapatkan laporan proyek dan analisis bisnis serta
mengotomatisasi proyek antar lokasi dan divisi perusahaan.
Selain itu, Microsoft Dynamics SL menyediakan
fungsionalitas bisnis dalam finance, project accounting,
manufacturing, field service, supply chains, analytics, &
electronic commerce, dan target utamanya adalah perusahaan
kecil dan menengah.
Adapun produk-produk Microsoft Dynamics untuk
industri retail adalah sebagai berikut:
• Microsoft Dynamics POS 2009, adalah solusi point of sale
untuk para pengecer yang berskala kecil ataupun menengah,
yang dapat beradaptasi dengan kebutuhan retail yang unik.
• Microsoft Dynamics RMS, adalah sebuah sistem yang
memanajemen toko retail, termasuk interface pengguna
berdasarkan peran masing-masing pengguna yang dapat di-
customize oleh pengguna itu sendiri, dan wizard yang
digunakan untuk membantu mengatur operasi toko secara
individual.
Microsoft Dynamics CRM merupakan aplikasi manajemen
hubungan dengan pelanggan yang multi-lingual dari Microsoft.
30
Selain itu, Microsoft Dynamics CRM juga menyediakan
kemampuan penjualan, pelayanan, dan pemasaran
(http://en.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Dynamics)
2.2 Teori-teori Khusus
2.2.1 SAP Business One 2007 A
SAP Business One 2007 merupakan solusi software yang
terintegrasi dan ditujukan untuk perusahaan kecil dan menengah, di mana
sistem dilengkapi dengan semua fungsi yang diperlukan untuk memenuhi
sebagian besar kebutuhan proses bisnis perusahaan. Berdasarkan wilayah
dan bahasanya, SAP Business One 2007 terbagi dalam 2 cluster, yaitu
cluster A dan cluster B. Indonesia merupakan bagian dari cluster A,
sehingga SAP Business One 2007 A yang diterapkan di Indonesia.
Gambar 2.3 User Interface SAP Business One 2007 A
31
2.2.1.1 Modul SAP Business One 2007 A
Adapun modul-modul yang terdapat pada SAP Business
One 2007 A meliputi:
a) Administration Module (Modul Administrasi)
Langkah awal dalam penerapan SAP Business One 2007 A
pada perusahaan adalah dengan menentukan berbagai
informasi tentang perusahaan ke dalam sistem. Hal tersebut
dapat terlaksana dengan menggunakan modul administrasi.
Berbagai informasi yang ditentukan meliputi: nilai tukar mata
uang, kewenangan dan persetujuan, surat internal organisasi,
pengaturan e-mail, data ekspor dan import, serta berbagai
informasi lainnya. Modul ini digunakan untuk menentukan
pengaturan dan parameter sistem, serta melakukan perawatan
fungsi seperti backup dan restore. Fungsi pada modul
administrasi adalah:
• System Initialization, fungsi ini digunakan untuk
menyesuaikan persyaratan dari perusahaan. Salah satu
contoh yang menjadi fokus penyesuaian adalah masalah
pendefinisian:
Bagaimana cara transaksi bisnis untuk diproses
dalam sistem.
Berbagai pengaturan default.
Kewenangan.
Pencetakan preferensi.
32
• Authorizations, fungsi ini memungkinkan user untuk
diberikan hak akses khusus guna melihat, membuat, dan
memperbaharui dokumen tertentu. Dalam hal ini, terdapat
2 macam user yaitu: regular user dan super user.
Regular user:
Tidak memiliki hak untuk memberikan otorisasi
kepada user yang lain.
Dapat melakukan tindakan tertentu, misalnya
pemberian diskon, perubahan harga, atau
mengakses akun rahasia dengan otorisasi yang
tepat.
Super user:
Memiliki hak untuk memberikan otorisasi kepada
user yang lain.
Memiliki otorisasi penuh dan tak terbatas bagi
semua user.
Secara otomatis memiliki hak penuh untuk semua
fungsi dalam sistem.
• Data Import/Export, fungsi yang berhubungan dengan
master data, seperti: pelanggan dan pemasok, atau produk
dan transaksi yang ada pada sistem.
• Utilities, fungsi ini digunakan untuk melakukan penutupan
akhir periode dan penutupan akhir tahun, seperti pekerjaan
33
perawatan berkala. Ini dilakukan untuk menjamin
kelancaran sistem.
• Approval Procedures, fungsi di mana setiap persetujuan
harus dilakukan oleh manager atau senior yang
bersangkutan dalam perusahaan untuk dapat menghasilkan
dokumen-dokumen tertentu.
• Alert Management, fungsi ini digunakan agar sistem dapat
memberitahukan user tertentu apabila terdapat peristiwa
tertentu. Terdapat 2 jenis alert, yaitu: predefined alerts
and user-defined. Alert ini sifatnya optional dan dapat
dimodifikasi. Alert yang ada mencakup batas kredit, %
laba kotor, komitmen, diskon, persediaan minimum, dan
budget.
b) Financials Module (Modul Finansial)
Modul finansial melibatkan semua fungsi dan laporan yang
dibutuhkan dalam operasi akuntansi dan keuangan
perusahaan. Modul ini juga meliputi pengaturan pajak yang
dilaksanakan berdasarkan peraturan yang berlaku pada
masing-masing negara. Dengan modul finansial, perusahaan
dapat mendokumentasikan semua akuntansi dan keuangan
yang berhubungan dengan transaksi yang ada. Modul finansial
terdiri dari berbagai tool dan sub modul yang berfungsi untuk
menghubungkan perusahaan agar dapat mengatur keseluruhan
34
proses finansial. Berbagai tool dan sub modul tersebut, antara
lain:
• Chart of Account, merupakan indeks dari semua akun
buku besar (general ledger (G/L)) yang digunakan oleh
satu atau lebih perusahaan. Setiap akun yang terdapat pada
G/L memiliki kode, deskripsi, dan informasi yang
menentukan setiap fungsi.
• Account Code Generator, fungsi ini digunakan untuk
membuat:
Nomor akun aktif yang tak terbatas yang
merupakan kombinasi berbagai segmen.
Spesifik akun G/L dalam beberapa kelompok akun
yang berbeda (contoh berdasarkan departemen)
secara bersamaan.
• Entry Journal, digunakan dalam melakukan pengentrian
jurnal secara manual untuk akun dan mitra bisnis tertentu.
Pengentrian yang dilakukan secara manual akan secara
otomatis tersimpan di dalam database dan tidak dapat
dihapus. Untuk membatalkan pengentrian jurnal tersebut
dapat dilakukan dengan membuat jurnal koreksi.
• Journal Voucher, merupakan tahapan perancangan
dokumen yang tidak menciptakan nilai dalam buku besar.
35
Journal voucher dapat diperiksa dan diselesaikan, serta
kemudian dicatat.
• Posting Template, membantu dalam pembuatan format
posting yang jenis transaksinya selalu tetap. Pada posting
template, yang dicatat hanya jumlah nilai transaksi yang
selalu berbeda.
• Recurring Posting, setiap perusahaan memiliki transaksi
yang berulang setiap bulan atau minggunya. Recurring
posting otomatis menangani transaksi sejenis ini dan nilai
transaksi tidak harus selalu sama, walaupun objek
transaksinya selalu sama.
• Reverse Transactions, fungsi ini menampilkan daftar
semua entri jurnal manual yang dijadwalkan untuk
pembalikan otomatis, sehingga dapat dilakukan eksekusi
terhadap entri jurnal yang ingin dilakukan.
• Exchange Rate Differences, membantu dalam melakukan
penyesuaian nilai mata uang luar negeri dengan nilai mata
uang negara yang bersangkutan. Hal ini untuk
menyeimbangkan saldo di FC (Foreign Currency) dan LC
(Local Currency).
• Conversion Differences, untuk melakukan penyesuaian
antar akun/mitra bisnis dalam keseimbangan sistem mata
uang dan saldo dalam mata uang lokal.
36
• 1099 editing, hanya berlaku pada USA.
• Financial Report Template, digunakan dalam membuat
tampilan laporan keuangan yang disesuaikan dengan
kebutuhan perusahaan. Adapun laporan yang umum
adalah:
Neraca.
Neraca Saldo.
Laporan Rugi/Laba.
• Budget, digunakan untuk menentukan anggaran terhadap
akun tertentu yang ingin dipilih.
• Cost accounting, membantu dalam menentukan laba dari
masing-masing kegiatan perusahaan atau departemen dan
peraturan distribusi yang diperbaharui secara otomatis dan
teratur. Fungsi ini membantu dalam memberikan laporan
biaya yang terkait yang ingin diketahui.
• Revaluation, membantu dalam hal meng-update nilai saldo
dari G/L, biaya penjualan, dan persediaan.
• Financial reports, mencakup semua laporan yang
berkaitan dengan keuangan dan kegiatan akuntansi
perusahaan. Kategori laporan yang terkait antara lain:
Keuangan.
Akuntansi.
Perbandingan.
37
Pengaturan Anggaran.
c) Sales Opportunity Module (Modul Peluang Penjualan)
Modul peluang penjualan digunakan untuk melacak dan
menganalisis peluang-peluang penjualan berdasarkan pada
kemajuan aktivitas-aktivitas penjualan. Sejumlah laporan, dari
berbagai sudut pandang operasional perusahaan, dapat diolah
untuk analisis. Sistem forecasting menggunakan metode yang
lengkap dan kompleks untuk memproyeksikan pendapatan
yang potensial dan memprioritaskan aktivitas-aktivitas
penjualan. Fitur-fitur yang ada dalam modul peluang
penjualan meliputi:
• Penghubung berbagai dokumen.
• Perencanaan seorang pemilik untuk kesempatan penjualan.
• Pemilihan pemilik yang berbeda untuk setiap tahap
peluang penjualan.
• Penentuan akses karyawan dalam informasi yang terkait.
• Pengambilan tabel dan laporan grafik untuk menyediakan
laporan dalam berbagai format untuk keperluan analisis.
• Analisis yang dapat dilakukan per tahap, per user, ikhtisar
tingkat tinggi dalam menampilkan laporan statistik.
• Laporan dapat difilter sesuai dengan parameter seperti:
rekan bisnis, staf penjualan, dan periode waktu.
38
d) Sales - A/R Module (Modul Penjualan – Piutang Dagang)
Modul penjualan- piutang dagang menangani proses penjualan
secara keseluruhan, dari membuat penawaran untuk pelanggan
dan potensial pelanggan hingga ke pembuatan faktur. SAP
Bussiness One menyediakan beragam jenis dokumen
penjualan bagi user-nya. Setiap dokumen mengacu pada
sebuah tahapan yang berbeda dalam proses penjualan.
e) Purchasing- A/P Module (Modul Pembelian – Hutang
Dagang)
Modul pembelian memungkinkan user untuk mengontrol
proses pembelian secara keseluruhan, dari negosiasi dengan
pemasok dan permohonan pembelian hingga pengiriman
produk yang dipesan, serta pemrosesan faktur pembelian.
Adapun fitur pada modul pembelian ini adalah menghasilkan
berbagai dokumen yang mendukung siklus pembelian.
Dokumen yang dihasilkan meliputi:
• Purchase Order, dokumen ini digunakan untuk meminta
produk atau jasa dari seorang pemasok pada harga yang
telah disepakati.
• Goods Receipt PO, dokumen ini dibuat saat produk dari
PO telah diterima. Pada saat dokumen dibuat, maka secara
otomatis sistem akan memperbaharui kuantitas persediaan
produk dan membuat jurnal akuntansi yang terkait.
39
• A/P Invoice, dokumen yang dibuat pada saat permintaan
pembayaran dari pemasok.
• Goods Returns, dokumen yang digunakan untuk
mengembalikan produk-produk kepada pemasok atau
untuk membalikkan transaksi pembelian produk.
• A/P Credit Memo, dokumen kliring faktur A/P.
• A/P Down Payment Invoice, dokumen yang dibuat pada
saat ada yang melakukan pembayaran dengan cara
memberikan uang muka. Hal ini tidak mempengaruhi
jumlah persediaan.
• A/P Reserve Invoice, dokumen yang digunakan dalam
membuat posting yang relevan dalam sistem akuntansi
saja dan tidak mempengaruhi persediaan serta nilai-nilai
saham.
f) Business Partners Module (Modul Mitra Bisnis)
Modul mitra bisnis membantu dalam memanajemen semua
data mitra bisnis perusahaan. Selain itu, modul ini juga
meliputi semua informasi yang berkaitan dengan pelanggan
dan pemasok. Informasi ini dibutuhkan untuk menangani
transaksi-transaksi bisnis dan untuk mempersiapkan dokumen
bisnis. Fitur-fitur yang terdapat pada modul mitra bisnis
meliputi:
40
• Business partner master data, digunakan untuk membantu
dalam menyimpan dan mengambil semua data yang
berhubungan dengan mitra bisnis dan jadwal kegiatan
mitra bisnis. Informasi mitra bisnis yang biasa disimpan
antara lain:
Detil perusahaan, termasuk alamat dan nomor
telepon.
Kontak mitra bisnis personal, termasuk nomor
telepon dan alamat E-mail.
Perincian logistik.
Informasi pajak.
Informasi akuntansi.
Rincian pembayaran.
• Business partner report, digunakan dalam membuat
laporan mengenai data mitra bisnis perusahaan. Laporan
ini memberikan tinjauan tentang interaksi perusahaan
dengan mitra bisnis. Beberapa bentuk laporan meliputi:
My Activities - Menampilkan semua kegiatan yang
yang ada di perusahaan, baik yang dibuat sendiri
maupun user lain.
Activities Overview - Memberikan gambaran
umum dari seluruh kegiatan yang ada di SAP
Business One 2007 A.
41
Inactive Customers - Menampilkan seluruh
pelanggan yang tidak muncul dalam salah satu
dokumen penjualan yang dipilih.
Dunning History Report - Menampilkan surat-surat
tagihan per pelanggan dan invoice termasuk di
dalamnya.
g) Banking Module (Modul Perbankan)
Modul perbankan digunakan untuk memfasilitasi transaksi-
transaksi keuangan secara lengkap. Transaksi keuangan yang
dimaksudkan meliputi:
• Incoming payments, dibuat ketika menerima pembayaran.
Adapun sarana pembayarannya dapat berupa:
Kas.
Cek.
Kartu kredit.
Transfer bank.
Bill of exchange.
• Depositos, fungsi ini digunakan untuk:
Membuat deposito untuk uang tunai, cek, dan
voucher kartu kredit.
Membuat deposito untuk memundurkan tanggal
cek dan voucher kartu kredit.
42
Melihat deposit yang telah dibuat dengan bill of
exchange (fungsi ini hanya berlaku di Chile,
Perancis, Italia, Portugal, dan Spanyol).
• Outgoing Payments, dibuat ketika telah melakukan
pembayaran kepada pelanggan dan pemasok. Adapun cara
pembayaran yang dapat digunakan meliputi:
Kas.
Cek.
Kartu kredit.
Transfer bank.
Bill of exchange.
• Bill of Exchange, sistem yang digunakan pada saat
melakukan pembayaran sesuai dengan ketentuan
perjanjian.
• Bank Statements and Reconciliations, memungkinkan
perusahaan untuk:
Melakukan proses terhadap laporan bank.
Melakukan rekonsiliasi internal dan eksternal
untuk akun tertentu dan mitra bisnis, secara manual
atau secara otomatis.
Mencetak rekonsiliasi.
Mengelola dan membatalkan rekonsiliasi
sebelumnya.
43
h) Inventory Module (Modul Persediaan)
Dalam modul persediaan di SAP Business One 2007 A,
perusahaan dapat mengatur semua produk, baik yang dibeli,
dijual, diproduksi, maupun disimpan. Modul ini membantu
dalam memperbaharui informasi kuantitas produk setiap saat,
analisis dan kontrol keuangan pada waktu yang sama. Adapun
berbagai tool dan modul yang terdapat pada modul persediaan
antara lain:
• Item Master Data, membantu dalam menyediakan
informasi mengenai produk-produk yang ada pada
perusahaan.
• Item Management, untuk mengatur data produk yang ada
pada perusahaan, seperti mencantumkan: nomor seri,
kelompok nomor, mendefinisikan produk alternatif,
mendefinisikan nomor-nomor katalog mitra bisnis,
memperbaharui nomor-nomor katalog mitra bisnis secara
global, dan metode penilaian persediaan.
• Inventory Transactions, pencatatan transaksi yang
berkaitan dengan produk-produk yang ada pada
perusahaan.
• Price Lists, untuk mendefinisikan daftar harga produk
yang ada.
44
• Pick and Pack, terdiri dari 3 macam status yang berkaitan
dengan hal yang dilakukan oleh manager:
Open, menunjukkan bahwa sales order atau
invoice rows reversed dapat diproses untuk
tahapan berikutnya.
Released, menampilkan jumlah yang siap untuk
dikeluarkan sesuai dengan daftar yang telah dipilih.
Picked. Menampillkan jumlah yang dipilih.
• Inventory Reports, laporan persediaan yang memberikan
informasi pada perusahaan mengenai deskripsi produk,
jumlah persediaan, melakukan penilaian pada persediaan
tersebut, dan mengetahui kondisi persediaan pada gudang.
i) Production Module (Modul Produksi)
Modul produksi mendefinsikan Bill of Material (BOM) untuk
produk pelanggan, membuat dan memelihara Production
Order (Pemesanan Produksi), mengontrol penerimaan dari
dan pengeluaran untuk produksi, menghasilkan laporan
produksi, dan dapat memperbaharui harga produk secara
global.
SAP Business One mendukung 3 jenis Production Order,
antara lain:
• Standard - untuk produksi biasa. Komponen yang ada
dapat disalin dari BOM.
45
• Special - untuk memproduksi produk berdasarkan
permintaan pelanggan sehingga kegiatan produksi tidak
didasarkan pada Standar BOM.
• Disassembly - untuk melaporkan pembongkaran sebuah
produk dengan BOM Produksi. Komponen yang ada dapat
disalin dari BOM.
Berbagai tool dan modul yang meliputi modul produksi ini
adalah:
• Bill of Materials, fungsi untuk membuat BOM bertingkat
dalam satu waktu.
• Production Order, fungsi untuk melacak jumlah dan biaya
bahan baku, serta status produk dalam proses pembuatan.
• Receipt from Production, fungsi untuk melaporkan
produk yang telah selesai diproduksi.
• Issue for Production, fungsi untuk menerbitkan perintah
produksi produk dan pelaporan penyelesaian produksi.
• Update Parent Item Prices Globally, fungsi untuk
menampilkan daftar harga produk yang berubah dan
membuat daftar rekomendasi harga produk. Perusahaan
dapat menolak atau menyetujui harga tersebut.
• Bill of Materials Report, fungsi untuk menampilkan semua
harga produk yang telah dibuat.
46
j) MRP Module (Modul MRP)
Modul MRP memungkinkan user untuk merencanakan
kebutuhan material dalam proses produksi. MRP menghitung
kebutuhan kotor untuk tingkat BOM tertinggi berdasarkan
pemesanan dan ramalan permintaan. Selain itu, MRP juga
mengestimasikan kebutuhan kotor dari tingkat BOM terendah
berdasarkan permintaan pokok.
Fitur yang terdapat pada modul MRP adalah:
• Forecasts, digunakan sebagai sumber data tambahan
dalam membuat perkiraan untuk perencanaan pembelian
dan produksi pada tahap awal.
• MRP Wizard, fungsi untuk membantu dalam memberikan
panduan dan menentukan skenario MRP serta
menganalisis hasil MRP. Semuanya tersaji dalam bentuk
laporan.
• Order Recommendation, fungsi laporan ini untuk:
Menampilkan daftar rekomendasi MRP
berdasarkan kriteria seleksi yang ditentukan.
Menentukan produk yang perlu dibeli dan dibuat.
Membuat pesanan produksi dan pesanan pembelian
secara otomatis.
Mengubah jumlah dan produk.
Menghapus rekomendasi.
47
k) Service Module (Modul Layanan)
Modul layanan mengoptimasi potensi dari departemen
penjualan dan pelayanan, menyediakan dukungan untuk
operasi layanan, manajemen kontrak layanan, perencanaan
layanan, melacak aktivitas interaksi pelanggan, dukungan
pelanggan, dan manajemen peluang penjualan.
Fitur yang terdapat pada modul layanan adalah:
• The Service Call, fungsi yang digunakan untuk membantu
dalam menyelesaikan keluhan pelanggan dan menangani
masalah yang berhubungan dengan produk produk.
• The Customer Equipment Card, merupakan layanan
database yang terdiri dari semua nomor seri produk.
• The Service Contract, perjanjian yang mengikat secara
hukum antara layanan dan pembayaran layanan.
Memungkinkan pelanggan mendapat layanan produk dan
nomor produk.
• The Solutions Knowledge Base, membantu dalam
mengefektifkan pelayanan dengan menyediakan database
sebagai alat bantu untuk menyelesaikan masalah
pelanggan.
• The Service Reports, fungsi untuk melihat dan
menganalisis data yang terkait dengan kontrak layanan,
48
kondisi produk yang dibeli oleh pelanggan, dan layanan
panggilan.
l) Human Resource Module (Modul Sumber Daya Manusia
(SDM))
Modul SDM memungkinkan user untuk mengentri dan
memelihara informasi tentang seluruh karyawan perusahaan
dan untuk melaksanakan beberapa tugas yang berkaitan di
bawah ini:
• Mengentri dan memelihara informasi karyawan baik yang
bersifat personal maupun yang bersifat umum, seperti
umur, status, nomor paspor, kode karyawan, nomor
telepon, dan alamat.
• Mengatur informasi tentang pendidikan karyawan, catatan
pekerjaan sebelumnya, dan absensi.
• Menganalisis biaya dan gaji karyawan.
• Membuat berbagai laporan dan daftar karyawan untuk
memungkinkan operasi bisnis yang lebih efisien.
Fitur yang ada pada modul ini adalah:
• Employee Master Data, menyimpan data karyawan yang
digunakan untuk menentukan kinerja karyawan.
• Human Resource Report, digunakan untuk menghasilkan
laporan karyawan sesuai dengan kebutuhan.
49
2.2.1.2 System Requirements SAP Business One 2007
Modul SAP Business One 2007 memiliki beberapa
spesifikasi sistem yang sebaiknya dipenuhi untuk dapat
menghasilkan kinerja sistem yang maksimal. Beberapa spesifikasi
sistem tersebut antara lain sebagai berikut:
a) Server, berikut beberapa spesifikasi server yang sebaiknya
digunakan dalam mendukung kinerja sistem:
Component Best-Practice Recomendation
Processor • 1-10 Users: 1 x Intel Pentium D/Xeon,
2 GHz/ 1 MB.
• 11-20 Users: 1 to 2 x Intel Pentium
D/Xeon, 2 - 3 GHz/ 2 MB.
• 21-30 Users: 2 to 4 x Intel Xeon, 3
GHz/ 2 MB.
Hard disk • 1-10 Users: 2 GB for application and 10
GB for database.
• 11-20 Users: 2 GB for application and
20 GB for database.
• 21-30 Users: 2 GB for application and
30 GB for database.
Memory • 1-10 Users: 1 -2 GB
• 11-20 Users: 2-3 GB
• 21-30 Users: 3-4 GB
50
Drive CD/DVD ROM
Display 1024 x 768 with 24Bit color
RAID Support RAID-1 (Mirrored)
Tabel 2.3 Spesifikasi Server SAP Business One 2007
b) Client, berikut spesifikasi client yang sebaiknya digunakan
dalam mendukung kinerja sistem:
Component Best-Practice Recomendation
Processor Intel Pentium 4, 2 GHz (or equivalent)
Hard disk 1 GB of free hard disk space
Memory 1GB
Drive 24x CD ROM
Display 1024 x 768 with 24Bit color
Tabel 2.4 Spesifikasi Client SAP Business One 2007
2.2.1.3 Jangka Waktu Implementasi SAP Business One 2007 A
Salah satu faktor yang turut mendukung dalam
keberhasilan suatu implementasi SAP Business One 2007 A tidak
terlepas dari periode waktu yang menjadi salah satu poin yang
harus dipertimbangkan. Untuk itu, diperlukan manajemen waktu
yang baik dalam pengimplementasian SAP Business One 2007 A
agar dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Adapun jangka
waktu yang diperlukan dalam proses pengimplementasian SAP
Business One 2007 A adalah + 3,5 bulan (105 hari), di mana
51
selama + 3,5 bulan tersebut mencakup tahap preparation (10
hari), blueprint (18 hari), realization (70 hari), final preparation
(7 hari), dan go live & support.
2.2.1.4 Biaya Lisensi SAP Business One 2007 A
Jenis-jenis lisensi yang terdapat pada SAP Business One
2007 A terdiri dari 4 macam, yaitu meliputi:
1) Professional User License, merupakan lisensi user yang
memiliki hak akses secara menyeluruh ke semua fungsi dalam
sistem, seperti: keuangan, penjualan, pelanggan, dan
operasional.
2) Limited CRM User, merupakan lisensi user yang
memungkinkan perusahaan untuk mengelola peluang
penjualan kepada pelanggan. User dengan lisensi ini memiliki
hak akses berbagai laporan manajerial, seperti: laporan
distribusi penjualan, laporan analisis peluang, dan banyak lagi.
User dengan lisensi ini memiliki hak dalam menjalankan
fungsi layanan, seperti: membuat kontrak, service calls, dan
tracking equipment dari sisi pelanggan. Selain itu, hak lain
yang dimiliki oleh user adalah mencari solusi berdasarkan
pengetahuan dalam sistem dan fungsi operasional.
3) Limited Financial User, merupakan lisensi user yang
memiliki hak dalam kegiatan rutin yang berpusat pada
penginputan jurnal, penanganan pemasukan, dan pembayaran.
52
User jenis ini tidak memiliki hak dalam membuat dan
mencetak faktur penjualan.
4) Limited Logistics User, merupakan lisensi user yang memiliki
hak akses dalam fungsi operasional pembelian, penjualan, dan
fungsi persediaan. Selain itu, lisensi ini juga memungkinkan
user memiliki akses dalam memelihara serial produk dan
batch data untuk membuat transaksi persediaan berjalan, serta
untuk menghasilkan laporan persediaan.
Keempat jenis lisensi yang telah dijelaskan di atas
memiliki spesifikasi harga yang berbeda. Spesifikasi harga
tersebut adalah sebagai berikut:
• Untuk 1 Professional User = 2000 Euro.
• Untuk 1 Limited Logistics User = 800 Euro.
• Untuk 1 Limited Financial User = 800 Euro.
• Untuk 1 Limited CRM User = 1000 Euro.
Selain harga lisensi, terdapat pula harga maintenance &
support untuk mendukung sistem SAP Business One yang telah
diimplementasikan. Harga maintenance & support tersebut adalah
sebesar:
Kegunaan dari biaya maintenance & support ini adalah
sebagai biaya pelayanan dan pemberian informasi tentang SAP
Business One 2007 A, sehingga setiap perusahaan yang
17% x Total biaya lisensi
53
membayar harga maintenance tersebut akan mendapatkan
pelayanan lebih terhadap produk yang mereka gunakan, misalnya
ketika SAP Business One mengeluarkan versi terbaru, maka
perusahaan akan mendapatkan layanan upgrade. Selain itu, jika
sistem SAP Business One pada perusahaan tersebut mengalami
error, maka pihak SAP akan membantu untuk mengatasi error
tersebut.
2.2.2 Microsoft Dynamics NAV 5.0
Microsoft Dynamics NAV 5.0 merupakan solusi ERP yang
lengkap dan ditujukan kepada perusahaan menengah, di mana sistem
mengintegrasikan keseluruhan modul yang ada dan menyatukan seluruh
data ke dalam suatu database yang tersentralisasi. Selain itu, Microsoft
Dynamics NAV 5.0 merupakan solusi ERP yang cepat dalam hal
implementasi, memberikan kemudahan dalam hal konfigurasi, serta
mudah dalam penggunaannya karena tampilannya yang sudah umum
dalam produk buatan Microsoft lainnya.
54
Gambar 2.4 User Interface Microsoft Dynamics NAV 5.0
2.2.2.1 Modul Microsoft Dynamics NAV 5.0
Adapun modul-modul yang terdapat dalam Microsoft Dynamics
NAV 5.0 antara lain sebagai berikut:
a) Financial Management Module (Modul Manajamen Finansial)
Modul ini merupakan solusi dari Microsoft Dynamics Nav 5.0
dalam membantu perusahaan untuk menganalisis dan melacak
informasi keuangannya. Perusahaan dapat dengan mudah
mengatur buku besar, hutang-piutang, persediaan, analisis
keuangan, aktiva tetap dan cash flow. Dalam modul ini
tersedia fitur-fitur antara lain:
55
1. Flowfields dan Tombol Lookup
• Flowfields digunakan untuk mendapatkan data
finansial yang up-to-date. Sistem secara terus menerus
akan meng-update dan menghitung ulang isi dari
flowfields. Selain itu, sistem dapat men-drill down
semua angka dalam flowfields untuk mengetahui
rincian dari jumlah angka tersebut.
• Tombol Lookup digunakan untuk mengakses informasi
secara langsung terhadap data yang sudah pernah
dientri. Pengentrian data akan semakin mudah dan
cepat dengan adanya fitur ini.
2. General Ledger
• General Ledger menyediakan fitur-fitur dasar yang
digunakan dalam menyusun laporan internal maupun
eksternal. Di dalamnya tersedia chart of accounts,
jurnal umum, fitur VAT (value added tax), jurnal
pembalik, dan pelaporan laporan keuangan.
• Tahun fiskal dapat ditentukan pada tanggal apapun dan
dapat dibagikan ke dalam beberapa periode akuntansi.
• Sebelum melakukan posting, dapat dilakukan preview
bagaimana jurnal tersebut akan mempengaruhi akun-
akun likuiditas.
56
• Dalam melakukan pembukuan dapat digunakan semua
mata uang yang digunakan saat ini.
• Membuat budget per hari, per minggu, per bulan, per
kuarter, per tahun, ataupun berdasarkan periode
akuntasi yang diinginkan. Budget dapat digolongkan
berdasarkan departemen, proyek, atau unit bisnis.
3. Cash Manager
Bank Account Management:
• Membuat jumlah rekening bank tanpa batas,
memodifikasi dan menghapus rekening bank, transfer
antar rekening bank, dan membuat kartu rekening bank
milik pelanggan maupun pemasok.
• G/L Account secara otomatis akan di-update jika
transaksi bank di-posting.
Check Writing:
• Mengotomatisasi dan mengontrol keseluruhan proses
penulisan check, mengenerasi printed check dengan
nomor seri yang unik berdasarkan setiap rekening
bank, melacak nomor check dan check gagal jika
diperlukan, dan membuat check lebih dari satu jenis
mata uang.
57
• Menentukan apakah pembayaran dilakukan dengan
check manual atau dengan check yang dibuat
komputer.
• Menampilkan dan mencetak check secara langsung.
Reconcile Bank Accounts:
• Menyesuaikan transaksi dalam laporan bank dengan
transaksi yang dicatat perusahaan.
• Melakukan posting terhadap transaksi yang belum
dicatat oleh pihak perusahaan.
4. Traceability
• Setiap transaksi memiliki bukti dokumen yang
lengkap, walaupun transaksi bisnis yang kompleks
akan tetap transparan.
• G/L registers mencatat setiap perubahan yang terjadi,
di mana dan kapan perubahan tersebut dilakukan.
• Menampilkan entri G/L pada semua akun maupun
akun tertentu yang ada dalam chart of accounts dan
kartu akun.
• Menggunakan fitur navigasi untuk menemukan semua
jurnal yang di-posting dengan nomor dokumen yang
sama, ataupun tanggal posting yang sama.
58
• Fitur pencarian dalam setiap form dan window
memungkinkan untuk mencari informasi yang spesifik
seperti nomor dokumen.
• Change Log mencatat semua perubahan yang terjadi
pada semua field dan tabel berdasarkan urutan waktu
dan user yang melakukan perubahan tersebut.
5. Security dan Business Rules
• Fitur ini menyediakan pengaturan untuk menentukan
karyawan mana dan peran apa saja yang dapat
mengakses data/informasi tertentu.
6. Intercompany Postings
• Perusahaan dapat melakukan transaksi antar
perusahaan yang masih dalam satu grup yang dikontrol
oleh perusahaan induk yang sama, dengan
menggunakan intermediary accounts.
• Menangani transaksi seperti: orders, invoices, credit
memos, retur dan jurnal umum.
• Intercompany postings dapat menangani transaksi
antar perusahaan yang menggunakan database yang
berbeda dan membuat laporan keseluruhan transaksi
antar perusahaan.
59
7. Receivables dan Payables
• Sistem dapat menentukan syarat pembayaran, periode
diskon, dan cara pembayaran yang fleksibel.
• Menentukan syarat atau kondisi penambahan biaya
keuangan yang tidak terbatas.
• Melakukan koreksi terhadap kesalahan transaksi yang
mencakup semua jurnal transaksi, jurnal pajak, dan
jurnal rekening bank.
• Menentukan mata uang yang digunakan setiap
pelanggan atau pemasok dalam jenis mata uang yang
tidak terbatas.
• Menampilkan laporan pelanggan/pemasok berdasarkan
mata uang, laporan detil setiap transaksi, dan laporan
aging/trial balance.
• Otomatisasi pengusulan pembayaran kepada pemasok
berdasarkan tanggal jatuh tempo, prioritas pemasok,
dan diskon yang tersedia.
• Sistem akan mengingatkan jika pelanggan melebihi
limit kredit dan akan diblok untuk transaksi ke
depannya, atau pelanggan yang sudah jatuh tempo
piutangnya. Perusahaan bisa mengirimkan laporan atau
pesan kepada pelanggan yang sudah jatuh tempo.
60
8. VAT and Sales Tax
• Menggunakan grup posting VAT untuk menghitung
VAT pelanggan dan pemasok secara otomatis.
• Menentukan apakan harga jual dalam pembelian
maupun penjualan sudah termasuk VAT atau belum.
• Membuat laporan VAT untuk keperluan pelaporan
kepada pihak yang berkepentingan.
9. Fixed Assets
Sistem dapat menentukan informasi asset atau grup asset.
Sistem juga dapat membuat buku penyusutan setiap aktiva
tetap tanpa batas jumlah, dan menentukan syarat
penyusutan serta metode penyusutan seperti metode garis
lurus, penyusutan bertahap maupun metode lainnya
b) Manufacturing Module (Modul Manufaktur)
Modul ini menyediakan fitur-fitur untuk meningkatkan kinerja
perusahaan dengan cara mengotomatisasi proses produksi,
meningkatkan kepercayaan pelanggan dengan informasi
produk yang dapat diandalkan, dan merespon secara cepat
terhadap perubahan order pelanggan dengan menangani
proses produksi yang sedang berjalan. Fitur-fitur yang tersedia
dalam modul ini antara lain:
61
1. Production Management
• Dengan adanya production management perusahaan
dapat meningkatkan koordinasi dalam permintaan
made-to-order dan menyederhanakan pengambilan
keputusan make-or-buy.
• Komponen dan operasi produksi dapat dimodifikasi
seperlunya walaupun terhadap produksi yang sudah
berjalan.
• Membuat perencanaan grup produk yang
menggunakan proses produksi yang sama untuk
mengefisiensikan jadwal produksi.
2. Bills of Material (BOM)
• Sistem dapat membuatn, melacak, dan menggunakan
beberapa tipe bills of material dalam menjalankan
proses produksi sambil mencapai tujuan time-to-
market dan time-to-volume.
3. Graphical Scheduling
• Sistem dapat menampilkan keseluruhan jadwal
produksi dalam bentuk Gantt chart dan menggunakan
fitur drag-and-drop untuk mengubah jadwal. Jadwal
yang diubah akan berpengaruh langsung terhadap
production order bersangkutan.
62
4. Order Promising
• Sistem membantu membuat janji yang semakin akurat
terhadap orders dengan menggunakan pandangan
available-to-promise (ATP) dan capable-to-promise
(CTP).
5. Supply Planning
• Membuat perencanaan supply dari sales order,
production order, atau purchase requisition, atau
menggunakan metode material requirements planning
(MRP). Sistem dapat melakukan perencanaan terhadap
material, biaya, dan operasi secara bersamaan.
6. Demand Forecasting
• Menganalisis penjualan dari berbagai perspektif
pandangan dan membuat ramalan kedepannya.
• Membandingkan ramalan permintaan dengan
penjualan aktual serta mengkonsolidasikan dan
mendistribusikan ramalan permintaan tersebut dengan
pihak-pihak bersangkutan untuk meningkatkan
perencanaan kolaborasi.
7. Manual Planning
• Merupakan sebuah alternatif dalam membuat
perencanaan produksi dengan mengabaikan
kompleksitas sistem MRP dan menggantikannya
63
dengan metode perencanaan yang simple sehingga
memungkinkan manajer produksi membuat
perencanaan berdasarkan basis order-by-order.
8. Warehouse and Inventory Management
• Sistem dapat mengintegrasikan proses produksi
dengan sistem gudang sehingga dapat
mengoptimalisasikan penggunaan ruang gudang dan
mendapatkan informasi persediaan yang aktual dan
akurat.
9. Manufacturing Costing
• Sistem menyediakan informasi tentang biaya yang
terjadi selama proses produksi seperti biaya persediaan
jadi, biaya produksi dalam proses, dan harga pokok
penjualan sehingga dapat mempermudah penentuan
harga pembelian dan penjualan dengan pemasok atau
pelanggan perusahaan.
10. Automated Data Collection System (ADCS)
• Sistem selalu mengumpulkan dan menggunakan data
invetory secara real-time sehingga meningkatkan
efisiensi gudang yang digunakan perusahaan.
c) Supply Chain Management (SCM) Module (Modul
Manajemen Rantai Pasokan)
64
Modul ini membantu perusahaan dalam menangani proses
penjualan, pembelian, pendistribusian produk dan pengelolaan
persediaan. Submodul yang tersedia antara lain:
1. Inventory Management
Dalam submodul inventory management, terdapat
beberapa fitur antara lain:
• Inventory costing: digunakan untuk menghitung biaya-
biaya persediaan yang ada ataupun persediaan yang
sedang dalam proses.
• Radio frequency identification (RFID) enablement:
penggunaan RFID dalam pelacakan / pengenalan
persediaan sehingga mempercepat dan mempermudah
penanganan persediaan.
• Order processing: digunakan untuk menangani order
pelanggan.
• Return management: berfungsi untuk menangani
proses retur pembelian dan penjualan serta secara
otomatis membuat credit memos, receipt retur
bersangkutan.
• Item tracking: fitur yang berfungsi untuk melacak
persediaan dengan nomor seri persediaan guna
mengetahui di mana persediaan tersebut dibeli,
diproses, dan dijual.
65
• Item substitution: fitur yang berfungsi untuk
menawarkan produk alternatif sejenis kepada
pelanggan jika produk yang diminta kosong, atau
produk alternatif tersebut lebih murah dan
menguntungkan.
• Item cross-references: fitur yang berfungsi untuk
mencatat kode produk berdasarkan kode produk dari
pelanggan, kode produk internal perusahaan, dan kode
produk dari pemasok, sehingga dapat dengan mudah
mengetahui produk apa yang diinginkan pelanggan
berdasarkan kode produk yang mereka ajukan.
2. Payables
Submodul ini digunakan untuk menangani hutang
perusahaan. Fitur-fitur yang tersedia di dalamnya antara
lain:
• Purchase invoicing: fitur ini berfungsi melakukan
posting terhadap invoice dari pemasok dan akun dalam
G/L akan di-update secara otomatis.
• Standard Purchasing: fitur ini berfungsi
mengotomatisasi pembelian yang berulang-ulang.
• Payables management: fitur ini berfungsi untu
menentukan pembayaran kepada pemasok berdasarkan
prioritas pemasok dan diskon yang tersedia serta
66
memblokir pembayaran yang memerlukan investigasi
lebih lanjut.
• Vendor account management: fitur ini berfungsi untuk
membuat dan mengelola akun pemasok serta
memberikan kriteria-kriteria seperti syarat
pembayaran, mata uang, pajak, dan masa jatuh tempo.
• Payables reporting: fitur yang berfungsi untuk
membuat laporan hutang berdasarkan tanggal tertentu
atau periode akuntansi tertentu. Laporan akan
ditampilkan dalam satu layar dan didukung dengan
fitur search.
• VAT (value added tax) processing: fitur ini berfungsi
untuk menghitung pajak yang dibayar kepada pemasok
ketika perusahaan melakukan pembelian.
3. Receivables
Submodul receivables digunakan untuk menangani
piutang yang terjadi dalam perusahaan. Di dalam
submodul ini tersedia fitur-fitur antara lain:
• Flexible receivables processing: proses pengelolaan
piutang dapat dilakukan dengan fleksibel seperti
pembayaran terhadap faktur terlama atau pembayaran
sebagian terhadap semua faktur. Sistem dapat
menghitung bunga secara otomatis terhadap piutang
67
yang sudah jatuh tempo dan mengirim pesan kepada
pelanggan yang sudah jatuh tempo.
• Prepayment capabilities: fitur ini berfungsi untuk
membuat dan melacak faktur pembayaran di muka
terhadap sales order tertentu hingga sales order
tersebut dilunasi.
• Standard sales: fitur ini berfungsi mengotomatisasi
penjualan yang berulang-ulang atau diskon yang selalu
ada terhadap sales order yang akan dibuat.
• Sales invoice discounts: fitur ini berfungsi untuk
menentukan berbagai metode diskon terhadap
pelanggan, seperti berdasarkan jenis barang,
berdasarkan total faktur, maupun berdasarkan
pelanggan tertentu. Diskon dapat ditentukan dalam
mata uang lokal maupun asing.
• Customer account management: fitur ini berfungsi
untuk membuat dan mengelola akun pelanggan dan
memberikan kriteria-kriteria seperti syarat
pembayaran, mata uang, pajak, dan masa jatuh tempo.
• Payment and discount tolerances: fitur ini berfungsi
untuk menentukan batas toleransi terhadap
pembayaran dan diskon sehingga memungkinkan
68
penutupan invoice walaupun tagihan tidak dibayar
dalam jumlah penuh.
• Custom VAT and sales tax calculation: dengan
menggunakan posting group untuk
mengotomatisasikan VAT dan pajak penjualan untuk
setiap pelanggan sehingga memudahkan pelaporan
kepada pihak yang berkepentingan.
4. Requisition Management
Submodul ini digunakan untuk membuat purchase
requisition oleh staf yang membutuhkan dan
pengotorisasian dilakukan oleh pihak yang berwenang
untuk melakukan permintaan pembelian suatu produk baik
produk persediaan ataupun produk kebutuhan sehari-hari.
d) Sales and Marketing Module (Modul Penjualan dan
Pemasaran)
Modul ini menyediakan fitur untuk membantu karyawan
perusahaan dalam meningkatkan penjualan dan kesetiaan
pelanggan terhadap perusahaan. Karyawan bisa memperoleh
data pelanggan secara mudah kapan saja dan di mana saja
dengan adanya keintegrasian antara Microsoft Dynamics
NAV dengan Microsoft Outlook. Analisis laporan penjualan
juga dapat dilakukan dengan mudah melalui pengintegrasian
dengan Microsoft Excel. Fitur-fitur yang tersedia dalam
modul ini antara lain:
69
1. Contact Management
• Sistem dapat mengelola kontak berdasarkan
perusahaan dan individual serta berdasarkan kriteria
tertentu. Informasi kontak dapat secara mudah
ditemukan dengan menggunakan metode pencarian
fuzzy logic.
2. Task Management
• Karyawan dapat mencatat kegiatan atau aktivitas ke
dalam sistem maupun Microsoft Outlook. Dengan
adanya reminder otomatis, kegiatan dan aktivitas yang
sudah tercatat dapat dipastikan tepat pada waktunya.
3. Opportunity Management
• Sistem dapat menentukan dan menganalisis informasi
kontak pelanggan untuk mendapatkan kesempatan
penjualan dan melacak serta menganalisis siklus
penjualan.
4. Offline Capabilities
• Karyawan dapat bekerja secara offline dalam
Microsoft Outlook dengan data yang berasal dari
Microsoft Dynamics NAV dan melalukan sinkronisasi
sekaligus ketika melakukan log in selanjutnya.
70
5. Campaign Management
• Mengidentifikasi segment dan kategori terhadap setiap
pelanggan dan menentukan sasaran promosi dengan
menggunakan bahasa yang diinginkan. Dengan adanya
keintegrasian dengan fitur Microsoft Word Mail
Merge memudahkan pengiriman surat atau e-mail
kepada pelanggan.
6. Sales Analysis
• Sistem menyediakan fitur yang memungkinkan
karyawan untuk menganalisis penjualan berdasarkan
kriteria/trend tertentu, dan mendukung fitur drill-down
serta inquiry. Laporan penjualan dapat dirancang
sesuai kebutuhan, laporan bisa berbasis Excel, dan
laporan detil dengan menggunakan sistem yang
terintegrasi dengan fitur SQL Server Reporting
Service.
7. Realtime Information
• Karyawan sales and marketing dapat mengakses
informasi yang diperlukan dalam sistem Microsoft
Dynamicsss NAV seperti jumlah persediaan, status
order, dan data keuangan yang bersangkutan.
71
8. Customer Interaction Log and Document Management
• Sistem menyediakan fitur untuk mencatat semua log
yang berkaitan dengan pelanggan seperti pembicaraan
telepon, rapat, korespondensi, ataupun aktivitas yang
dilakukan di area aplikasi lain.
• Sistem dapat meng-attach dokumen atau files lain ke
dalam catatan tertentu untuk keperluan pelacakan di
kemudian hari.
9. Email Logging in Microsoft Exchange Server
• Sistem dapat men-log semua email yang dikirim
melalui Microsoft Exchange Server dan Outlook untuk
di-share terhadap sesama anggota tim.
e) Services Management Module (Modul Manajemen Layanan)
Modul ini menyediakan fitur untuk menangani permintaan
servis dari pelanggan, dan mengelola sumber daya yang
tersedia untuk digunakan seefisien mungkin guna
meningkatkan kepuasan pelanggan. Dalam modul ini terdapat
fitur seperti:
1. Service Order Management
• Fitur ini digunakan untuk membuat service order
berdasarkan permintaan pelanggan atau pelayanan
setelah penjualan, atau membuat order berdasarkan
kontrak yang sudah dibuat sebelumnya.
72
2. Work and Material Planning, Scheduling, and Dispatch
• Menentukan waktu, bahan baku, dan sumber daya
yang dibutuhkan dalam menyelesaikan suatu service
order.
• Mencari sumber daya yang berkompetensi dan sesuai
dengan service order serta menempatkannya untuk
pekerjaan tersebut.
3. Price Management
• Menentukan harga service seperti harga tetap
minimum dan maksimum, harga berdasarkan
pelanggan, berbagai macam biaya tambahan, dan grup
harga.
4. Reports
• Fitur ini menyediakan laporan untuk mengakses dan
mengetahui kinerja perusahaan dalam menangani
service order dan mengetahui data lain seperti order
yang sedang berjalan, jenis order, dan keuntungan /
labanya
f) Project Management Module (Modul Manajemen Proyek)
Modul ini menyediakan fitur dalam mengorganisasikan
pekerjaan jangka panjang dan aktivitas yang berkaitan dengan
proyek untuk membuat anggaran biaya proyek dan otomatisasi
perhitungan biaya, melacak biaya dan penggunaan sumber
73
daya, merencanakan kapasitas serta meramalkan ketersediaan
sumber daya.
g) Human Resource Module (Modul Sumber Daya Manusia)
Modul ini menyediakan fitur untuk mengelola data karyawan,
mencatat comment atau kompentensi tentang karyawan,
menganalisis absensi, dan membuat report untuk
mendapatkan informasi terbaru tentang aset terpenting
perusahaan yakni sumber daya manusia.
Dalam modul ini data karyawan yang umum dapat diakses oleh
semua bagian sedangkan data yang bersifat rahasia atau pribadi
hanya bisa diakses oleh pihak yang berwenang
2.2.2.2 System Requirements Microsoft Dynamics NAV 5.0
Microsoft Dynamics NAV 5.0 memiliki beberapa
spesifikasi sistem yang sebaiknya dipenuhi dalam
memaksimalkan kinerja sistemnya, di antaranya adalah sebagai
berikut:
• Server, berikut beberapa spesifikasi server yang sebaiknya
digunakan dalam mendukung kinerja sistem:
Operating
system
• Microsoft Windows XP SP2 or later (X86 or
running 32 bit on X64)
• Microsoft Windows 2003 SP1 or later (X86
or running 32 bit on X64)
• Microsoft Small Business Server 2003 SP1 or
74
later (X86 or running 32 bit on X64)
• Microsoft Windows Vista (X86 or running 32
bit on X64)
Hardware
Resources
• Hard disk space: min 500 MB (not including
DB)
• Memory: min 2 GB
• CPU: Pentium D / Xeon 2.0 – 3.0 Ghz
• Network:
TCP/IP or NetBIOS-compatible LAN
LAN network connection should be 100
Mbit/sec or better
Tabel 2.5 Spesifikasi Server Microsoft Dynamics NAV 5.0
• Client, berikut beberapa spesifikasi client yang sebaiknya
digunakan dalam mendukung kinerja sistem:
Operating
system
• Microsoft Windows XP SP2 or later
• Microsoft Windows 2003 SP1 or later
• Microsoft Small Business Server 2003 SP1
or later
Hardware
Resources
• Hard disk space: min 250 MB
• Memory: min 1 GB
• CPU: P4 or equivalent
• Network:
75
TCP/IP or NetBIOS-compatible LAN
• LAN network connection should be 100
Mbit/sec or better
Tabel 2.6 Spesifikasi Client Microsoft Dynamics NAV 5.0
2.2.2.3 Jangka Waktu Implementasi Microsoft Dynamics NAV 5.0
Jangka waktu implementasi merupakan salah satu faktor
yang dipertimbangkan perusahaan untuk mengimplementasikan
suatu sistem karena jangka waktu implementasi akan
mempengaruhi biaya yang harus dikeluarkan. Untuk
mengimplementasikan Microsoft Dynamics NAV 5.0
diperkirakan membutuhkan waktu + 3,5 bulan (105 hari), dengan
tahapan diagnostic (12 hari), analysis (18 hari), design (10 hari),
deployment (65 hari) dan operation.
2.2.2.4 Biaya Lisensi Microsoft Dynamics NAV 5.0
Dalam Microsoft Dynamics NAV 5.0 terdapat dua jenis
edisi lisensi yang di mana jika suatu perusahaan yang ingin
menerapkan Microsoft Dynamics NAV 5.0 hanya dapat
mengimplementasikan satu jenis edisi lisensi sehingga semua user
menggunakan jenis edisi lisensi yang sama. Dua jenis edisi lisensi
tersebut adalah lisensi Business Essentials dan Advanced
Management. Perbedaan dua jenis edisi lisensi tersebut yaitu
bahwa edisi lisensi Advanced Management memiliki fitur yang
lebih lengkap dibandingkan edisi lisensi Business Essentials.
76
Berikut ini merupakan gambaran perbedaan kedua jenis edisi
lisensi:
Business Essentials Advanced Management
Dalam versi Business Essentials,
terdapat fitur-fitur dasar untuk
mendukung proses bisnis seperti:
- Financial management,
terdiri dari:
• General ledger
• Accounts receivable
• Accounts payable
• Fixed asset
management
• Cash management
- Supply chain management,
terdiri dari:
• Sales order
processing
• Purchase order
processing
• Inventory
management
• Requisition
Dalam versi Advanced
Management, semua fitur yang
terdapat dalam Business
Essentials juga terdapat dalam
versi ini, akan tetapi terdapat
beberapa fitur tambahan seperti:
- Advanced financial
management, terdiri dari:
• Collections
management
• Intercompany posting
- Advanced business
intelligence and reporting
- Customer relationship
management (CRM))
- Manufacturing
- Advanced supply-chain
management, terdiri dari:
• Cycle counting
• Standard cost worksheet
77
management
• Bill of materials
- Business intelligence and
reporting
- Basic configuration and
development tools.
Tabel 2.7 Perbandingan Business Essentials dengan
Advanced Management
Adapun biaya lisensi untuk masing-masing jenis lisensi
adalah sebagai berikut:
Business Essentials = 1.415 USD/user
Advanced Management = 2.500 USD/user
Selain biaya lisensi, juga terdapat biaya maintenance &
support dari Microsoft, yang besarnya:
Kegunaan biaya ini sama dengan biaya maintenance &
support yang ditawarkan oleh SAP Business One 2007 A, yaitu
untuk tetap memberikan pelayanan kepada perusahaan yang telah
mengimplementasikan Microsoft Dynamics NAV 5.0, sehingga
hubungan pelanggan dengan pemasok tersebut masih terjalin
meskipun perusahaan telah selesai mengimplementasikan
software tersebut. Contoh layanan yang diberikan atas biaya ini
16% x Total biaya lisensi
78
adalah upgrade jika ada versi terbaru dari Microsoft Dynamics
NAV.
2.2.3 Analisis Fit/Gap
2.2.3.1 Pengertian Analisis Fit/Gap
Menurut Wikipedia, analisis Fit/Gap adalah suatu studi
yang dibuat untuk mengidentifikasi apakah sistem yang ada
sekarang telah memenuhi kebutuhan, dan apabila diidentifikasi
adanya gap (kesenjangan), maka akan dicatat dalam format yang
telah ditentukan. Analisis Fit/Gap akan mengidentifikasi gap
(kesenjangan) antara bagaimana operasi bisnis memerlukan suatu
fitur tetapi package (software) tersebut tidak dapat memenuhinya
(http://en.wikipedia.org/wiki/Fit/Gap_Analysis).
2.2.3.2 Tujuan Analisis Fit/Gap
1. Mengumpulkan kebutuhan dari perusahaan dan menganalisis
gap yang ditemukan dalam mendukung kebutuhan tersebut.
2. Langkah awal untuk menentukan penyesuaian (customization)
yang diperlukan.
3. Memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses
bisnis perusahaan.
4. Mengidentifikasi permasalahan yang membutuhkan
perubahan kebijakan.
79
2.2.3.3 Tahapan Analisis Fit/Gap
2.2.3.3.1 Ranking Requirements
Requirements atau kebutuhan-kebutuhan harus
diidentifikasikan ke dalam tingkat prioritasnya. Hal ini
memungkinkan tim proyek dan sponsor proyek untuk
memastikan bahwa semua proses bisnis penting sudah
terakomodasi pada saat mengimplementasikan sistem
baru. Hal ini juga memungkinkan tim proyek untuk lebih
memfokuskan diri ke dalam area yang lebih penting
yang akan memberikan kontribusi lebih besar kepada
perusahaan. Berikut ini merupakan tabel yang
menunjukkan prioritas dari setiap kebutuhan:
Ranking Keterangan
H HIGH/Mission Critical Requirements –
merupakan kebutuhan yang kritikal, sangat
dibutuhkan untuk proses operasi perusahaan, tanpa
kebutuhan ini perusahaan tidak dapat berfungsi.
Hal ini termasuk kebutuhan untuk fungsi pelaporan
eksternal/internal.
M MEDIUM/Value Add Requirements – merupakan
kebutuhan yang jika ada, maka akan memberikan
nilai tambah kepada perusahaan. Kebutuhan ini
biasanya merupakan proses bisnis yang tidak
kritikal terhadap bisnis perusahaan, tetapi jika ada
80
maka akan memberikan cost benefit yang
signifikan terhadap perusahaan.
L LOW/Desirable Requirements – adalah kebutuhan
yang baik untuk diterapkan tetapi hanya
memberikan sedikit nilai tambah atau perubahan
terhadap perusahaan.
Tabel 2.8 Prioritas dari Setiap Kebutuhan
(Sumber: Fit/Gap Analysis Report, 2003)
2.2.3.3.2 Determining Degree of Fit
Tahap selanjutnya adalah menentukan Degree of
Fit (peringkat kesesuaian) antara kebutuhan dengan
sistem yang ada. Tabel berikut ini menunjukkan
peringkat kesesuaian antara kebutuhan dan sistem yang
akan dipakai:
Kode Keterangan
F Fit – kebutuhan terpenuhi secara baik oleh sistem
atau software tersebut.
G Gap – sistem atau software tersebut sama sekali
t idak memenuhi kebutuhan yang ada. Alasan
disebutkan, alternatif dan rekomendasi diberikan,
dan kemungkinan besar akan terjadi customization
terhadap software/sistem tersebut.
P Partial fit – sistem memiliki fungsionalitas untuk
81
mendukung kebutuhan. Akan tetapi, customization
akan dilakukan supaya sistem bisa memenuhi
kebutuhan secara baik.
Tabel 2.9 Degree of Fit dalam Analisis Fit/Gap
(Sumber: Fit/Gap Analysis Report, 2003)
2.2.3.3.3 Gap Resolution
Ketika suatu gap teridentifikasi, tim proyek akan
memberikan alternatif dan solusi untuk memperbaiki
gap tersebut. Terdapat beberapa cara untuk memperbaiki
gap, diantaranya mengubah proses bisnis dan men-
customize sistem tersebut untuk menyesuaikan proses
bisnis yang ada. Namun perlu diketahui bahwa untuk
men-customize fungsional pada sistem akan
meningkatkan cost dalam pengimplementasian proyek
dan akan memberikan dampak negatif dalam
kemampuan untuk upgrade ke sistem baru nantinya.
Pilihan-pilihan untuk gap resolution, diantaranya adalah:
1. Package Work-around – pertama kali tim akan
mengidentifikasikan jalan alternatif untuk mencapai
kebutuhan dengan proses yang ada.
2. Membuat bisnis sesuai dengan Package – jika
package work-around tidak mungkin, tim akan
merekomendasikan perubahan potensial pada proses
82
bisnis untuk disesuaikan dengan proses pada sistem
dan mengeliminasi gap yang terjadi.
3. Customization sebagai jalan terakhir – jika
customization dibutuhkan, strategi yang dipilih
adalah membangun fungsionalitas baru di luar sistem
dan fungsionalitas tersebut berhubungan dengan
sistem melalui suatu interface, dibandingkan dengan
mengubah sistem itu sendiri.
Proses customization terhadap sistem merupakan
perubahan pada aplikasi yang memerlukan campur
tangan staf pengembangan, atau beberapa perubahan
yang dapat berdampak kurang baik untuk kemampuan
upgrade pada software di masa yang akan datang.
Sebagai contoh:
1. Membuat atau memodifikasi menu, field, atau kode
sistem.
2. Membuat atau memodifikasi proses sistem.
3. Membuat laporan baru atau modifikasi untuk
menghasilkan laporan sistem.
4. Mengubah kode sistem untuk mengimplementasikan
tingkat keamanan.
83
2.2.4 Biaya (Cost)
2.2.4.1 Konsep Biaya
Menurut Hansen dan Mowen (2000, p40), biaya
didefinisikan sebagai kas atau nilai setara kas yang dikorbankan
untuk mendapatkan barang atau jasa yang diharapkan
memberikan manfaat saat ini atau di masa yang akan datang bagi
organisasi.
Menurut Henry Simamora (2002, p36), biaya adalah kas
atau nilai setara kas yang dikorbankan untuk barang atau jasa
yang diharapkan memberi manfaat pada saat ini atau di masa
mendatang bagi organisasi.
Menurut Harnanto dan Zulkifli (2003, p14), biaya adalah
sesuatu yang berkonotasi sebagai pengurang yang harus
dikorbankan untuk memperoleh tujuan akhir yaitu mendatangkan
laba.
Berdasarkan beberapa pengertian di atas, dapat
disimpulkan bahwa biaya merupakan kas atau nilai ekuivalen kas
yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mendapatkan barang atau
jasa yang diharapkan dapat memberikan suatu manfaat yaitu
peningkatan laba di masa mendatang.
2.2.4.2 Jenis-jenis Biaya
Terbagi 2 jenis biaya, yaitu:
84
a. Tangible cost
Adalah biaya yang dapat dengan mudah diidentifikasi dan
diukur dengan analisis sistem. Contoh: biaya furniture, biaya
software, biaya peralatan, biaya perubahan.
b. Intangible cost
Merupakan biaya yang sulit untuk diidentifikasi dan susah
untuk dikalkulasi dan diukur. Contoh: biaya perawatan
hardware dan biaya kehilangan persaingan kompetitif dari
pesaing/saingan.
2.2.4.3 Kategori Biaya
Dalam bisnis biaya manfaat, biaya dikategorikan menjadi
tiga macam, antara lain:
1. Biaya Investasi
Merupakan modal pembayaran yang tidak diulang-ulang
untuk mendapatkan atau mengembangkan peralatan baru,
software baru, fasilitas baru, dan lain-lain. Contoh: komputer,
storage, jaringan komunikasi, software, training/pelatihan.
2. Biaya Implementasi
Adalah pembayaran satu kali untuk membuat atau meng-
install kemampuan baru, yang sama seperti biaya investasi, di
mana satu kali biaya investasi dapat diubah ke biaya operasi
tahunan (Annual Operating Cost) ketika peralatan
dikontrakkan. Contoh: biaya pemindahan peralatan dan
personalia perusahaan, biaya penempatan saluran listrik dan
85
telepon, biaya penghapusan sistem sekarang, Refurnishing
Cost/biaya pembaharuan ulang, dan biaya furniture.
3. Biaya Operasional Tahunan
Adalah biaya bila pembayaran berulang dibutuhkan. Ini
dibutuhkan untuk operasi dasar dari hari ke hari atau bulan ke
bulan. Contoh: biaya penyewaan peralatan dan fasilitas
spesial, biaya perawatan peralatan dan software, gaji
tambahan personalia, biaya perbedaan persediaan, dan biaya
asuransi.
2.2.5 Manfaat (Benefit)
2.2.5.1 Definisi Manfaat
Menurut Remenyi (2000, p40), manfaat (benefit) dari
teknologi informasi adalah keuntungan yang diperoleh dengan
bantuan dari komputer dan komunikasi yang mana sebuah
perusahaan akan bersedia untuk membayar atas penggunaan
semua itu.
2.2.5.2 Jenis-jenis Manfaat
Menurut Remenyi (2000, p7), ada 2 jenis manfaat:
1. Tangible Benefits
Tangible benefits disebut juga dengan hard benefits, adalah
manfaat yang dihasilkan dari investasi yang dapat
diidentifikasi atau diukur secara langsung dari segi finansial.
Contohnya adalah penurunan total biaya produksi,
peningkatan laba.
86
2. Intangible Benefits
Intangible benefits disebut juga dengan soft benefits, adalah
manfaat yang dihasilkan dari investasi yang tidak dapat secara
langsung diidentifikasi atau diukur. Contohnya adalah
peningkatan lingkungan kerja bagi karyawan sehingga
menciptakan suasana kerja yang lebih baik. Intangible benefit
akan memberikan kontribusi yang penting terhadap
kepentingan perusahaan.
2.2.6 Analisis Cost Benefit
Analisis Cost Benefit adalah suatu proses membandingkan
perkiraan biaya dan manfaat dengan cara mengevaluasi suatu sistem yang
diusulkan (Alter, 1999, p404). Dengan menggunakan analisis biaya
manfaat maka dapat diperhatikan berapa biaya dan manfaat yang akan
dikeluarkan atau diterima atas sistem yang diusulkan, perbandingan
dilakukan yaitu membandingkan manfaat dengan biaya yang dikeluarkan,
semakin besar manfaat yang akan diterima dibandingkan dengan biaya
yang dikeluarkan maka sistem itu mungkin untuk diimplementasikan dan
semakin besar biaya yang dikeluarkan dibandingkan dengan manfaat
yang diterima maka sistem tersebut tidak cocok untuk
diimplementasikan. Semua biaya dan manfaat dinyatakan dalam mata
uang (misalnya rupiah).
Analisis biaya manfaat dapat digunakan dalam 2 cara :
87
1. Sebagai alat perencana yang membantu dalam pengambilan
keputusan apakah suatu sistem layak atau tidak untuk
diimplementasikan pada suatu organisasi.
2. Sebagai alat evaluasi apakah proyek sistem informasi sudah sesuai
dengan tujuan yang diinginkan.
Pendekatan-pendekatan yang digunakan untuk mendefinisikan
hubungan antara biaya dan manfaat, antara lain sebagai berikut:
2.2.6.1 Return on Investment (ROI)
Analisis Return on Investment (ROI) merupakan analisis
yang sering digunakan untuk mengukur efektifitas dari suatu
proyek / investasi.
Menurut Munawir (2002, p89), return on investment
adalah salah satu bentuk dari rasio profitabilitas yang
dimaksudkan untuk dapat mengukur kemampuan perusahaan
dengan keseluruhan dana yang ditanamkan dalam aktiva yang
digunakan untuk operasi perusahaan untuk menghasilkan
keuntungan.
Berdasarkan definisi di atas maka dapat disimpulkan rasio
ROI menghubungkan keuntungan bersih yang diperoleh dengan
jumlah investasi yang dikeluarkan dalam menghasilkan
keuntungan tersebut.
Rumus ROI sederhana antara lain:
100%
88
2.2.6.2 Payback Period
Metode payback period (pembayaran kembali)
didefinisikan sebagai banyaknya waktu yang diperlukan oleh
suatu proyek untuk mengganti biaya awal dari penerimaan kas
yang ditimbulkannya.
Metode payback merupakan estimasi mentah dari waktu
yang dibutuhkan untuk mengembalikan investasi yang
ditanamkan, sehingga secara sederhana metode ini memberikan
suatu gambaran yang mudah dipahami bagi seorang manager
(Olson, 2003, p69).
Metode payback period bukan ukuran profitabilitas yang
sebenarnya dari suatu investasi. Metode ini mengestimasi berapa
tahun yang akan diperlukan untuk menutupi kembali investasi.
Metode ini tidak mempertimbangkan nilai waktu uang (Garrison
dan Noreen, 2003, p653).
Berikut ini adalah petunjuk yang digunakan untuk
menerima atau menolak proyek dalam pengambilan keputusan
berdasarkan payback period:
• Jika payback period lebih kecil dari batas maksimum payback
period yang masih dapat diterima, maka keputusan adalah
menerima proyek.
89
• Jika payback period lebih besar dari batas maksimum payback
period yang masih dapat diterima, maka keputusan adalah
menolak proyek. Lama dari batas maksimum payback period
yang masih dapat diterima ditentukan oleh pihak manajemen.
Nilai ini ditetapkan secara subjektif berdasarkan sejumlah
faktor meliputi tipe proyek (expansion, replacement, renewal),
risiko yang diperkirakan dari proyek tersebut, dan keterikatan
yang diperkirakan antara payback period dengan nilai yang
dibagikan.
2.2.6.3 Net Present Value (NPV)
Menurut Garrison dan Noreen (2003, p637), .Net Present
Value (NPV) adalah perbedaan antara nilai aliran kas masuk
sekarang dengan nilai aliran kas keluar sekarang yang tergabung
dengan proyek investasi.
Menurut Ivan Png et al (2007, p7), NPV adalah jumlah
selisih antara nilai sekarang dari arus kas masuk dan arus kas
keluar dalam suatu proyek.
Dari kedua pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa
NPV merupakan selisih antar present value arus kas masuk
dengan present value arus kas keluar.
Langkah-langkah dalam penerapan metode NPV yaitu:
hitung nilai sekarang dari setiap arus kas, baik arus kas masuk
maupun arus kas keluar, dengan faktor diskonto sebesar biaya
modal proyek.
90
1. Jumlahkan arus kas yang telah didiskontokan tersebut. Hasil
dari penjumlahan inilah yang disebut NPV proyek.
2. Jika NPV positif, proyek harus disetujui; jika NPV negatif,
proyek harus ditolak; dan jika proyek-proyek yang dikaji
bersifat mutually exclusive (memilih 1 proyek di antara
beberapa proyek), maka proyek yang menghasilkan NPV
terbesar harus dipilih.
NPV dapat dinyatakan sebagai berikut :
1 , ,
Di mana:
CFt = arus kas periode ke-t
k = bunga modal
2.2.6.4 Internal Rate of Return (IRR)
Internal Rate of Return (IRR) atau time-adjusted rate of
return dapat didefinisikan sebagai hasil bunga yang dijanjikan
oleh suatu proyek investasi selama umur kegunaannya. Kadang
untuk penyederhanaan disebut sebagai hasil proyek. IRR dihitung
dengan menemukan tingkat bunga yang menyamakan nilai
sekarang aliran kas keluar suatu proyek dengan nilai sekarang
aliran kas masuknya. Dengan kata lain, IRR adalah tingkat bunga
yang akan menyebabkan nilai bersih sekarang suatu proyek sama
dengan nol (Garrison dan Noreen, 2003, p643).
IRR dapat dihitung dengan menggunakan rumus berikut:
91
1
Di mana:
• CFt = arus kas dalam periode t (nilainya bisa
positif atau negatif)
• IO = pengeluaran kas awal
• n = usia proyek yang diharapkan
• IRR = tingkat pengembalian internal proyek.
Kriteria dalam menerima atau menolak dapat dinyatakan sebagai
berikut:
• Jika IRR ≥ tingkat pengembalian yang disyaratkan maka proyek
dapat diterima.
• Jika IRR < tingkat pengembalian yang disyaratkan maka proyek
dapat ditolak.
Cara untuk menghitung rumus IRR dapat dilakukan:
1. Secara coba-coba,
2. Secara interpolasi,
3. Prosedur matematik,
4. Kalkulator atau komputer keuangan.
top related