SISTEM INFORMASI TOOL CRIB DI BENGKEL POLITEKNIK

MANUFAKTUR NEGERI BANGKA BELITUNG TIMAH

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Feni Puspita

09.12.4316

Kepada

SEKOLAH TINGGI ILMU MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA

2013

SYSTEM INFORMASI TOOL CRIB IN WORKSHOP POLYTECNIC STATE

MANUFAKTURING TIN BANGKA BELITUNG

SISTEM INFORMASI TOOL CRIB DI BENGKEL POLITEKNIK MANUFAKTUR NEGERI

BANGKA BELITUNG TIMAH

Feni Puspita

Kusnawi JurusanSistemInformasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Tool Crib is a place that provides the tools in the machining process. In

the Tool Crib, students and workshop instructors can borrow the tools needed for

their work in the machining process. Which requires that every student is able to

directly apply what has been obtained from the theory according to which the

student majoring take.

Manufacturing Polytechnic State Bangka –Belitung Timah, the program /

department maintenance and repair of machinery, mechanics, and electronics

that require using a variety of equipment to practice immediately.

In this paper will discuss the existing problems in the Tool Crib. Data

processing system of borrowing and repayment tool in the Tool Crib tools still

manual, with notes on the book, sometimes the equipment was not recorded

properly causing any equipment lost or damaged. Looking at the above problems,

it is necessary to repair the system is running so that the problem can be

overcome by good teaching and learning activities and expedite the time to

practice.

Keyword : Computerized Data Processing, Borrowing and Repayment Computer

1. Pendahuluan

Peralatan adalah komponen yang sangat diperlukan untuk membantu dalam

suatu proses atau kegiatan yang akan atau sedang dilaksanakan, terutama bagi

perguruan tinggi kejuruan yang mengharuskan setiap mahasiswanya mampu untuk

secara langsung mempraktekkan apa yang telah didapat dari teori sesuai dengan jurusan

yang mahasiswa ambil di perguruan tersebut. Untuk itu peralatan juga harus disimpan

pada tempat yang aman, agar terjaga dari kehilangan ataupun rusak, tempat

penyimpanan peralatan yang disebut dengan tool crib, dimana tool crib adalah tempat

peminjaman khususnya alat mekanik.

Begitu pula dengan politeknik manufaktur Negeri Bangka Belitung dengan

jurusan perawatan dan perbaikan mesin dimana dalam praktek harus bisa merancang

suatu elemen-elemen dalam menghasilkan produk, pengembangan produk dan

pemodifikasi produk yang mengharuskan memakai berbagai peralatan untuk praktek

langsung, sehingga mahasiswa mampu menerapkan langsung apa yang sudah didapat

dalam kelas teori.

Namun peralatan yang ada terkadang tidak terdata dengan baik yang menyebabkan ada

peralatan praktek yang hilang maupun rusak dan mahasiswa harus membayarnya

dengan kerja paruh waktu selama 15jam perhari bahkan lebih itupun tergantung dari

dosen jika mahasiswa tidak mampu untuk menggantikan barang yang hilang maupun

rusak, terutama bagi peralatan praktek dari jurusan perawatan dan perbaikan mesin yang

sering keluar masuk dari tool c rib di bengkel penyimpanan alat yang dikarenakan

pendataan saat peminjaman dan pengembalian peralatan prak tek yang masih kurang

baik dan manual dimana dulunya menggunakan system koin serta mahasiswa hanya

memiliki 10 koin untuk meminjam peralatan di bengkel. Oleh sebab itu di buatlah skripsi

dengan judul Sistem Informasi Tool Crib di Bengkel Polman Negeri Ba ngka Belitung

Timah. Skripsi ini untuk membantu pihak dosen/ketua bengkel dalam mendata peralatan

praktek yang ada, sehingga dapat memperlancar kegiatan belajar mengajar terutama

saat melakukan praktek lapangan.

2. LandasanTeori

2.1 Konsep Dasar Sistem

2.1.1 Definisi Sistem

Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsure atau variable -variabel

yang saling terorganisiasi, saling berinterasksi, dan saling bergantung sama lain (Hanif Al

Fatah, Analisis perancangan sistem informasi,Andi 2007).Sedangkan menurut Murdick

dan Ros (1993) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan

satu dengna lainnya untuk suatu tujuan bersama. Sementara ,definisi sistem dalam

kamus Webster’s Unbriged adalah elemen -elemen yang saling berhubungan dan

membentuk satu kesatuan atau organisasi. Sementara menurut Mc.Leod (1995)

mendefinisikan sistem sebagai sekelompok elemen-elemen yang berintegrasi dengan

maksud yang sama untuk mencapai tujuan

2.1.2 Karakteristik Sistem

Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem , maka perlu membedakan

unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Komponen-komponen sistem atau elemen-

elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem

tidak peduli berapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau

subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu

fungsi tertentu dan mempengaruhi sistem secara keseluruhan.

2.1.3 Konsep Dasar Informasi

Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sumber informasi adalah data. Data

belum menunjukkan sesuatu yang bisa dipahami, karena harus diproses terlebih dahulu.

Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi lebih berguna bagi yang

menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata untuk pengambilan

suatu keputusan

2.1.4 Konsep Dasar Sistem Informasi

Menurut Robert A. Leitch sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu

organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung

operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan

pihak luar tertentu dengan laporan-lapoaran yang diperlukan.( Robert A. Leitch/K.

Roscoe Davis, Accounting information System, New Jersey:Prentice- Hall,1983).

3. Analisis dan Perancangan Sistem

3.2.1 Mengidentifikasi Masalah

Pengembangan sebuah sistem dari sistem yang lama ke sistem yang baru, maka

terlebih dahulu harus dilakukan sebuah analisa sistem terhadap sistem yang sebelumnya

digunakan. hal ini sangat perlu dilakukan untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang

dihadapi atau masalah yang muncul pada sistem lama. Selain untuk mengetahui

permasalahan yang muncul pada sistem lama, analisis sistem juga berfungsi untuk

melakukan study kelayakan dan menganalisa kebutuhan sistem yang ada.

Berdasarkan penelitian dan pengamatan yang dilakukan oleh penulis pada

Sistem Informasi Toolcrib di Bengkel Politeknik Manufaktur Negeri Bangka Belitung

Timah dapat dilihat masalah yang dihadapi yaitu:

1. Pengolahan data pada peminjaman alat di bengkel yang sedang berjalan

menghasilakan informasi yang kurang relevan kemampuan kerja system belum

terkomputerisasi, dan kurang tepat waktu. Hal ini dapat dilihat dari proses

pencatatan data alat bengkel, transaksi peminjaman dan pengembalian alat yang

masih bersifat manual (masih menggunakan buku) sehingga memerlukan waktu

yang lama dalam mempersiapkan data jika ada pihak lain yang membutuhkan.

Selain itu pencatatan manual berpotensi menimbulkan masalah.

2. Proses pencarian datanya kurang cepat

Laporan yang dibuat kurang lengkap dan memakan waktu yang lama karena

kesulitan dalam penulisan laporan , pendataan disimpan secara manual dalam

lembaran buku yang berbentuk arsip.

3.3.1.2 Diagram Konteks

Pengelolah ToolCrib

0

Sistem

Informasi

ToolCrib

Kepala ToolCrib

Data Anggota

Data Alat

Data peminjaman

Data Pengembalian

Data admin

Laporan alat

Laporan peminjaman

Laporan pengembalian

Laporan Anggota

Laporan data alat

Laporan data anggota

Laporan data peminjaman

Laporan data pengembalian

Gambar 3.2 Diagram Konteks

3.3.1.3 Data Flow Diagram (DFD)

Proses

Anggota

Proses ALat

Admin

Proses

Peminjaman

Proses

Pengembalian

D1

Anggota

D2

Alat

D4

Peminjaman

D6

Pengembalian

Proses

pembuatan

laporan

peminjaman

Proses

pembuatan

laporan

anggota

Proses

pembuatan

laporan alat

D3

Detail

Peminjaman

Proses

pembuatan

laporan

pengembalian

Kepala

ToolCrib

Proses Detail

pinjam

Proses Detail

Kembali

D5

Detail

Kembali

Gambar 3.3 Data Flow Diagram

3.2.5 RelasiAntarTabel

Gambar 3.11 Relasi Antar Tabel

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1.2 Manual Program

1) Form Login

Gambar 4.5 Form Login Pengguna

2) Form Menu Utama

Gambar 4.6 Form Menu Utama

3) Form Alat

From Alat digunakan untuk menambah, mengubah, menghapus, dan menyimpan

data dari inputan alat yang ada pada Polman ini. Berikut tampilan dari form inputan data

alat.

Gambar 4.7 Tampilan Input Data Member

4) Form Anggota

Form input data Anggota digunakan untuk menambah, mengubah, menghapus,

menyimpan, dan membatalkan data anggota yang terdaftar di Toolcrib Polman Babel.

Berikut tampilan dari form data Anggota:

Gambar 4.8 Form Anggota

5) Form Cari Alat

Form Cari Alat digunakan untuk mencari data alat yang ada di dalam Toolcrib

Pada proses pencarian data alat ini terdapat 2(dua) kategori pencarian , yaitu Kode Koin

dan Nama Alat. Berikut ini adalah tampilan form cari alat.

Gambar 4.9 Form Cari Alat

6) From Cari Anggota

From Cari data Anggota digunakan untuk mencari data anggota toolcrib. Pada

proses pencarian data anggota ini terdapat 2(dua) kategori pencarian, yaitu pencarian

berdasarkan Id Anggota dan Nama Anggota. Berikut ini adalah tampilan form Pencarian

data anggota:

Gambar 4.10 Form Cari Anggota

7) Form Peminjaman Alat

Submenu Peminjaman alat digunakan untuk transaksi peminjaman alat kepada

anggota Toolcrib di bengkel yang sudah terdaftar menjadi anggota. Berikut adalah

tampilan peminjaman alat:

Gambar 4.11 Form Peminjaman

8) Form Detail Pinjam

Detail peminjaman disini hanya sebagai tempat penyimpanan yang telah terinput

dari form Peminjaman diatas, jika Tombol Detail Peminjaman dari form peminjaman di

clik maka akan muncul form Detail peminjaman dibawah ini:

Gambar 4.12 Form Detail Pinjam

9) Form Pengembalian Alat

Form pengembalian alat digunakan untuk transaksi pengembalian alat yang

sudah di pinjam oleh anggota pada Toolcrib. Jika anggota menghilangkan alat atau

merusak alat maka statusnya berubah menjadi hilang/rusak. Berikut tampilan form

pengembalian:

Gambar 4.13 Form Pengembalian

10) Form Detail Pengembalian

Detail pengembalian disini hanya sebagai tempat penyimpanan yang telah

terinput dari form Pengembalian diatas, jika Tombol Detail Pengembalian dari form

pengembalian di clik maka akan muncul form Detail pengembalian dibawah ini:

Gambar 4.14 Form Detail_kembali

11) Form Admin

From Ubah Password yang disediakan pada aplikasi ini untuk mengganti atau

mengubah username dan password yang terdahulu. Berikut ini tampilan form ubah

username dan password.

Gambar 4.15 Form Admin

12) Laporan Data Peminjaman

Gambar 4.17 Laporan Peminjaman Alat

13) Laporan Data Anggota

Gambar 4.18 Laporan Data Anggota

14) Laporan Data Alat

Gambar 4.19 Laporan Data Alat

15) Laporan Data Pengembalian

Gambar 4.20 Laporan Data Pengembalian

16) Surat/Kehilangan/Kerusakan/Telat mengembalikan alat

Gambar 4.21 Surat Kehilangan/kerusakan/telat mengembalikan alat

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian ,analisis sistem, perancangan

program hingga tahap implementasi, maka penulis dapat menarik kesimpulan:

1. Sistem yang ada selama ini masih menggunakan cara manual sehingga

mengakibatkan tidak efektif dan tidak efisien untuk menghasilakn informasi yang

dibutuhkan. Sehingga penyampaian informasi kepada kepala sekolah menjadi

terlambat. Misalnya sebagai berikut:

waktu pencarian, pemasukan dan pencatatan data yang cukup lama. Hal

ini menyebabkan keterlambatan dalam penyampaian informasi yang

dibutuhkan.

Dengan pencatatan sistem manual, kinerja jadi mengalami kendala (data

yang menumpuk)

Informasi yang dihasilkan menjadi terlambat, sehingga tidak tepat waktu

Informasi yang dibutuhkan menjadi tidak akurat, karena sering mengalami

kesalahan dalam proses pencatatan, pencarian maupun pemasukan data.

2. Dengan menggunakan Sistem Informasi Toolcrib yang sudah terkomputerisasi

ini, diharapkan informasi yang dihasilkan di bengkel Politeknik Manufaktur

Bangka Belitung ini lebih berkualitas. Dan dapat membantu dalam pengambilan

keputusan pihak sekolah dalam peminjaman alat. Karena dalam sistem

terkomputerisasi mempunyai banyak keunutngan sebagai berikut:

Menghemat waktu pencarian, pencatatan, dan pemasukan data. Dalam

pencatatan data anggota.

Sistem ini mampu menghasilakn informasi yang berupa laporan

peminjaman dan pengembalian, laporan data alat, laporan data anggota

dan lain-lain yang nantinya dijadikan acuan pertimbangan pengambalian

keputusan oleh kepala Tollcrib.

Informasi yang dihasilkan relevan, terbukti dapat meningkatkan kinerja

dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugas dengan

baik.

Sistem Toolcrib ini dapat meningkatkan pelayanan kepada anggota

terutama dalam proses peminjaman dan pengembalian. Dan informasi

yang dihasilkan akan tepat waktu dan dapat dipertanggungjawabkan.

Karena data-data yang dihasilkan akan lebih cepat didapat, dan

penyampaian informasi baik berupa data anggota atau data alat akan

menjadi lebih tepat sasaran.

Dengan mengunakan sistem ini dapat dihasilkan sebuah informasi yang

akurat, yaitu tentang anggota yang sudah melakukan peminjaman alat dan

bisa didapat juga anggota yang belum membayar denda.

5.2 Saran

Berdasarakan analisis dari kesimpulan diatas, juga sebagai pertimbangan bagi

Toolcrib Politeknik Manufaktur Bangka Belitung dalam usaha meningkatkan pelayanan

dan kinerja sistem, saran yang diinginkan disampaikan adalah:

1. Agar kegiatan yang dilakukan maksimum maka perlu ditingkatkan ketelitian

personil untuk menghindari kesalahan yang sering terjadi dan perlu adanya juga

tenaga ahli yang lebih menguasai bidang computer yang telah dikembangkan.

2. Rancangan sistem yang diusulkan layak dipergunakan dan diharapkan sistem ini

masih jauh dari kesempurnaan.

DAFTAR PUSTAKA

Alam, M. Agus J. 2006. Pemrograman Database dengan Visual Basic . Jakarta: PT Elex

Media Komputindo.

Fatta, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset.

Firdaus. 2005. Pemrograman Database dengan Visual Basic 6.0 untuk Orang Awam .

Palembang: Maxikom.

H.M, Jogiyanto. 2001. Analisis & Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi

Offset.

Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL.

Yogyakarta: Andi Offset.

Sutabri, Tata. 2004. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

Tim Penyusun. 2006. Analisis & Desain Sistem Informasi. Jakarta: Bina Sarana

Informatika.

Tim Penyusun. 2006. Basis Data. Jakarta: Bina Sarana Informatika.

http://manajemenaset08.blogspot.com/

(diakses tanggal 5/7/2012)