astinaerp – end user manual · proses 1: pembuatan purchase requisition . ... (outbound inventory...

AstinaERP – End User Manual

Procure to Pay

2

Procurement Modul Procurement merupakan bagian dari ERP yang berguna untuk mengatur penyediaan barang dan jasa dari pihak ketiga yang disesuaikan dengan permintaan dari perusahaan. Modul Procurement berhubungan dengan Warehouse sebagai pihak yang meminta pengadaan barang/jasa atau pihak yang menerima barang dan jasa, dan Finance sebagai pihak yang memproses pembayaran ke pihak ketiga yang men-supply kebutuhan barang dan jasa tersebut. Secara keseluruhan tujuan dari modul Procurement ini adalah untuk mengatur penyediaan barang/jasa dan mengatur data pihak ketiga yang bekerja sama dalam pengadaan barang/jasa. Keuntungan dari penggunaan modul Procurement ini:

• Meminimalisir terjadinya salah pemesanan • Meningkatkan efektivitas pengadaan barang/jasa • Memonitor jangka waktu pengadaan barang/jasa dari pihak ketiga • Mengkategorikan kinerja pemasok barang/jasa • Memudahkan bagian keuangan dalam melakukan pembayaran

3

Proses 1: Pembuatan Purchase Requisition

Proses procurement diawali dengan pembuatan dokumen purchase requisition oleh masing-masing user department. Setelah dokumen purchase requisition ini mendapat approval maka setelahnya user buyer akan menaikkan status nya menjadi dokumen purchase order.

Untuk modul EAM pembuatan PR oleh user plant bisa menggunakan menu Requisition from Work Order, sedangkan untuk user department lainnya menngunakan dokumen purchase requisition yang standar.

Task 1 – Pembuatan Purchase Requisition from Work Order | Plant

Dengan menggunakan menu Requisition from Work Order, user plant tidak perlu lagi menginput ulang part yang akan dibeli untuk pengerjaan work order, melainkan digenerate dari sistem berdasarkan pilihan dokumen work order yang dijadikan dasar pembuatan dokumen purchase requisition.

1. Masuk ke menu Requisition to Invoice | Requisition from Work Order. 2. Buat Requisition sbb.

Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Document Type Tipe dokumen Default Document No No dokumen purchase requisition, terisi sesuai

dengan urutan dan format penomoran dokumen Otomatis

User/Contact PIC dari PR Pilih Description Keterangan tambahan Isi Priority Prioritas dari purchase requisition Pilih Date Required Tanggal diharapkan part diterima di warehouse Isi Document Date Tanggal pembuatan dokumen, default hari ini Default Warehouse Warehouse penerima Default

4

3. Klik tombol Generate Requisition WO Line untuk mengenerate part yang dipesan berdasarakan isian part yang dibutuhkan dari dokumen work order. Hasilnya tab Requisition Line terisi dengan part yang sama dengan part yang ada di dokumen work order.

Line hasil generate ini bisa dihapus atau diedit sesuai dengan kebutuhan.

Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Requisition No dokumen purchase requisition Default Line No Nomor urut line Otomatis Product Part No, terisi dari pilihan work order Otomatis Quantity Quantity part yang dipesan, terisi dari pilihan work

order. Edit nilai quantity yang akan dipesan jika berbeda dengan quantity yang ada dalam work ordernya.

Otomatis, Edit jika diperlukan

UOM Satuan part Otomatis Description Deskripsi part yang dipesan Isi

4. Klik tombol Parent Record untuk kembali ke tab header 5. Klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen purchase requisition. 6. Status dokumen akan berubah menjadi In Progress dan email notifikasi untuk persetujuan akan terkirim ke

Head of Plant. 7. Tutup menu.

Task 2 – Pembuatan Purchase Requisition | Department User

1. Masuk ke menu Requisition to Invoice | Requisition. 2. Buat Requisition sbb.

5

Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Document Type Tipe dokumen Default Document No No dokumen purchase requisition, terisi sesuai

dengan urutan dan format penomoran dokumen Otomatis

User/Contact PIC dari PR Pilih Description Keterangan tambahan Isi Priority Prioritas dari purchase requisition Pilih Date Required Tanggal diharapkan part diterima di warehouse Isi Document Date Tanggal pembuatan dokumen, default hari ini Default Warehouse Warehouse penerima Default

3. Klik tab Requisition Line untuk memasukkan barang dan atau jasa yang akan dibeli.

6

Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Requisition No dokumen purchase requisition Default Line No Nomor urut line Otomatis Product Part No, terisi dari pilihan work order Otomatis Quantity Quantity part yang dipesan, terisi dari pilihan work

order. Edit nilai quantity yang akan dipesan jika berbeda dengan quantity yang ada dalam work ordernya.

Otomatis, Edit jika diperlukan

UOM Satuan part Otomatis Description Deskripsi part yang dipesan Isi

4. Klik tombol New untuk menambahkan line berikutnya. 5. Klik tombol Parent Record untuk kembali ke tab header, kemudian klik tombol Document Action lalu pilih

Complete untuk melakukan submit dokumen purchase requisition. 6. Status dokumen akan berubah menjadi In Progress dan email notifikasi untuk persetujuan akan terkirim ke

Head of Department. 7. Tutup menu.

Task 3 – Approval Purchase Requisition | Head of Department

Workflow dari approval MR - SRO adalah sebagai berikut:

[Drafted] [In Progress] Approval by Head of Department [Completed] Notifikasi Buyer

1. Head of Department akan menerima email notifikasi untuk approval purchase requisition seperti di bawah:

atau seperti berikut

7

2. Untuk melakukan approval, masuk ke Home lalu di tombol Workflow Activities akan muncul jumlah approval yang masih pending.

3. Selanjutnya pilih record yang akan diapprove.

8

Klik tombol Record Info untuk melihat detil dokumen purchase requisition nya.

4. Untuk melakukan approval ubah pilihan kolom Answer menjadi Yes lalu klik tombol OK. 5. Baris Workflow Activities yang sudah diapprove akan hilang.

6. Selanjutnya user Buyer akan menerima email notifikasi seperti berikut:

Email notifikasi ini tujuannya supaya user Buyer bisa segera mempersiapkan dokumen purchase order nya.

7. Dokumen purchase requisition akan berubah statusnya dari In Progress menjadi Complete. 8. Tutup menu.

9

Proses 2: Pembuatan Purchase Order

Setelah dokumen purchase requisition (PR) statusnya Completed, maka proses selanjutnya adalah pembuatan dokumen purchase order.

Task 1 – Pembuatan Purchase Order dari Purchase Requisition | Buyer

1. Masuk ke menu Requisition-to-Invoice | Create PO from Requisition. 2. Pilih PR yang akan dibuatkan PO nya.

Kilk tombol OK.

3. Hasilnya adalah konfirmasi bahwa PO berhasil dibuat.

4. Klik nomor PO yang dihasilkan untuk membuka dokumen PO nya, lalu edit isian yang perlu disesuaikan.

10

Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default PO No No dokumen PO, terisi sesuai dengan urutan dan

format penomoran dokumen Otomatis

Order Reference Dapat diisi dengan nomor quotation dari Vendor Isi Description Catatan Isi Target Document Type

Tipe dokumen Default

Order Date Tanggal dokumen PO dibuat Default Estimation Date Tanggal part diharapkan tiba di warehouse Isi Business Partner Nama vendor Pilih Partner Location Lokasi dari vendor yang dipilih Default Warehouse Warehouse yang akan menerima barang Default Priority Prioritas dari PO Pilih Currency Currency sesuai dengan quotation dari Vendor Pilih Purchaser Nama buyer pilih Payment Rule Metode pembayaran Pilih Payment Term Jangka waktu pembayaran Pilih Total Lines Nilai total PO sebelum PPn Otomatis Grand Total Nilai total PO setelah PPn Otomatis

5. Klik tab PO Line untuk melengkapi informasi barang dan atau jasa yang dipesan.

11

Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Purchase Order No PO Default Line No No urut PO Line Otomatis Product Nama produk berupa barang atau jasa Pilih Description Deskripsi produk Isi Quantity Quantity produk, jika produk berupa jasa isikan 1 Isi UoM Satuan produk, terisi berdasarkan product yang

dipilih Otomatis

Price Harga sesuai dengan quotation dari vendor Isi List Price Patokan harga dari budget Isi Tax Pilihan apakah kena PPn atau tidak Pilih

6. Jika diperlukan klik tombol New untuk menambahkan line selanjutnya. 7. Klik tombol Document Action, lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen purchase order. 8. Status dokumen akan berubah menjadi In Progress dan email notifikasi untuk persetujuan akan terkirim ke

Head of Purchasing. 9. Tutup menu.

Note: Untuk PPh akan diperhitungkan berdasarkan pilihan Product yang tipe nya jasa yang digunakan. Perhitungannya akan dilakukan pada waktu penerimaan Invoice Vendor dan potongan pajak nya diaplikasikan pada waktu pembayaran invoice.

Konfigurasi jenis pajak beserta tarif nya akan dibahas lebih lanjut di dokumen Tax – End User Manual.

12

Task 2 – Approval Purchase Order | Head of Purchasing

Workflow dari approval Purchase Order adalah sebagai berikut:

Drafted In Progress Approval by Head of Purchasing Completed

1. Head of Purchasing akan menerima email notifikasi untuk approval purchase order seperti di bawah:

2. Untuk melakukan approval, masuk ke Home lalu di tombol Workflow Activities akan muncul jumlah approval yang masih pending.

3. Selanjutnya pilih record yang akan diapprove.

13

Klik tombol Record Info untuk melihat detil dokumen purchase order nya.

4. Untuk melakukan approval ubah pilihan kolom Answer menjadi Yes lalu klik tombol OK. 5. Dokumen PO akan berubah statusnya dari In Progress menjadi Complete. 6. Tutup menu.

Task 3 – Print Purchase Order | Buyer User

1. Masuk ke menu Requisition-to-Invoice | Purchase Order. 2. Buka PO, lalu klik tombol Print

14

3. Tutup menu.

Note: Jika status dokumen PO belum Complete, hasil print nya akan mempunyai watermark DRAFT

15

Material Management

Modul Material Management (MM) merupakan suatu kesatuan dari ERP yang menjalankan seluruh aktifitas pada pergudangan. Termasuk di dalamnya antara lain:

• setup master barang dan jasa • penerimaan barang (Inventory Receipt) • pengeluaran barang keluar dari Warehouse (Inventory Shipment) • transfer barang antar lokasi di Warehouse (Inbound Inventory Movement) • transfer barang antar warehouse (Outbound Inventory Movement) • perubahan nilai (Inventory Revaluation) • perubahan quantity (Inventory Adjustment) • pengaturan barang konsumsi (Point of Sale) • Pengembalian barang ke pihak ketiga (Return), dan • permintaan pembelian barang/jasa ke Buyer (Material Requisition)

Keuntungan dari penggunaan modul MM adalah

• Meminimalisir kesalahan pemakaian barang • Meningkatkan efektivitas perbaikan Asset • Memonitor ketersediaan barang • Memonitor siapa saja yang melakukan pemesanan • Memonitor kapan rencana kedatangan barang • Memudahkan penilaian terhadap suatu barang, dan • memudahkan proses penerimaan barang dari pihak ketiga.

16

Proses 1: Material Receipt

Material receipt adalah proses penerimaan barang dan jasa dari vendor di warehouse berdasarkan dokumen purchase order yang sudah diterbitkan sebelumnya oleh bagian Procurement.

Task 1 – Pembuatan Material Receipt | MM User

1. Masuk ke menu Requisition-to-Invoice | Material Receipt. 2. Buat Material Receipt.

Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Receipt No No dokumen receipt, terisi sesuai dengan urutan

dan format penomoran dokumen Otomatis

Order Reference Dapat diisi dengan nomor manifest pengantaran barang dari Vendor

Isi

Description Deskripsi receipt Isi Document Type Tipe dokumen Default Receipt Date Tanggal receipt Isi Business Partner Nama Vendor Pilih Partner Location Lokasi dari Vendor yang dipilih Default Warehouse Warehouse yang melakukan receipt Default Priority Prioritas dari receipt Pilih

3. Klik tombol Create lines from untuk memilih PO atas nama Vendor yang dipilih yang akan dilakukan proses receipt barang dan jasa

17

Field Deskripsi Cara Isi Business Partner Nama Vendor sesuai dengan yang dipilih pada

waktu pembuatan receipt header Default

Purchase Order Daftar PO atas nama Vendor yang belum pernah atau belum seluruhnya di receipt

Pilih

Quantity Edit sesuai quantity barang yang di receipt Default Select Flag receipt, centang jika line tersebut termasuk

yang di receipt Pilih

Note: Setelah PO dipilih otomatis PO Line yang belum atau baru sebagian di receipt akan digenerate.

4. Klik tombol Parent Record untuk kembali ke tab header, kemudian klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen material receipt.

5. Tutup menu.

Task 2 – Pengecekan On Hand Quantity | MM User

Untuk barang yang sifatnya Stock, proses material receipt akan menambah On Hand Quantity barang tersebut sebesar quantity yang di receipt dan secara financial akan menambah nilai inventory.

Untuk Jasa mapupun barang yang sifatnya Non Stock setelah proses material receipt tidak akan merubah On Hand Quantity.

1. Di Home, klik View | Product Info

18

2. Lakukan pencarian untuk part yang sudah dipesan.

Sebelum di order

Setelah di order

Setelah di receipt

19

Financial – Material Receipt

Efek financial dari proses Material Receipt berbeda untuk masing-masing line product yang tipe nya barang atau jasa.

1. Untuk line yang tipe nya jasa:

Akun Note Db 4501_Drill & Blast Services Expense 124,018.98

Cr 21112_Good Received Not Invoiced

GRNI 124,018.98

2. Untuk line yang tipe nya barang stock

Akun Note Db 1117_Inventory Inventory 10.75

Cr 21112_Good Received Not Invoiced

GRNI 10.75

20

Account Payable

Modul account payable ini terintegrasi dengan modul Procurement, sehingga proses pencatatan invoice vendor merupakan kelanjutan dari proses pembelian yang dilakukan sebelumnya begitu pula dengan proses pembayaran setelahnya. Hasilnya adalah sebuah proses yang efektif dan efisien yang dapat mengurangi biaya operasional perusahaan dan pihak manajemen dapat melakukan tracking expenditures secara cepat dan akurat.

Policy perusahaan untuk account payable dapat dilakukan dengan:

• Three-way matching, yang akan membandingkan unit price dari invoice dengan unit price dari purchase order yang sesuai dan juga membandingkan quantity dari invoice dengan quantity dari barang yang di receipt.

• Two-way matching, yang membandingkan antara unit price invoice dengan unit price dari purchase order yang sesuai.

• Pencocokan total invoice, yang membandingkan total invoice dengan total purchase order yang sesuai.

Untuk kepentingan tertib pelaporan pajak, workflow approval dapat diterapkan sehingga proses pencatatan invoice vendor hanya dapat disubmit jika sudah mendapat approval dari bagian tax setelah dilakukan pengenaan pajak yang digunakan.

21

Proses 1: Matching Invoice Vendor

Proses three-way matching akan membandingkan unit price dari invoice dengan unit price dari purchase order yang sesuai dan juga membandingkan quantity dari invoice dengan quantity dari barang yang di receipt. Proses ini akan memastikan bahwa AP yang timbul sudah sesuai dengan barang dan jasa yang dpesan dan yang diterima.

Task 1 – Registrasi Invoice Vendor | AP User

1. Masuk ke menu Requisition-to-Invoice | Invoice (Vendor). 2. Buat Invoice Vendor.

Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Purchase Order No dokumen PO, terisi setelah proses three-way

matching Otomatis

Date Ordered Tanggal dokumen PO, terisi setelah proses three-way matching

Otomatis

Document No No dokumen Invoice (Vendor), terisi sesuai dengan urutan dan format penomoran dokumen

Otomatis

Order Reference Referensi dokumen Isi Description Deskripsi dokumen Isi Document Type Tipe dokumen Default Date Invoiced Tanggal penerimaan invoice Default Account Date Tanggal accounting Default Business Partner Nama Vendor Pilih Partner Location Lokasi vendor, terisi dari Vendor yang dipilih Default

3. Kemudian klik tombol Create lines from untuk melakukan proses Three-way matching

22

Field Deskripsi Cara Isi Business Partner Nama Vendor sesuai dengan yang dipilih pada

waktu pembuatan matching invoice header sebelumnya

Default

Purchase Order Daftar PO atas nama Vendor yang belum pernah atau belum seluruhnya di matching invoice

Pilih

Receipt Daftar material receipt atas nama Vendor yang belum pernah atau belum seluruhnya di matching invoice

Pilih

Select Flag receipt, centang jika line tersebut termasuk yang di matching invoice

Pilih

4. Setelah proses matching selesai dilakukan maka di tab Invoice Line akan ter-generate record sesuai dengan hasil matchingnya.

23

5. Klik tombol Generate Withholding untuk men-generate perhitungan PPh.

Selanjutnya muncul konfirmasi, klik tombol OK. Hasilnya di tab Withholding akan terbentuk hasil perhitungan PPh nya.

6. Setelah proses Generate Withholding dilakukan, hasilnya adalah

24

Sebelum Generate Withholding

Line Price

Drilling & Blasting Service 124,018.98

PPn 10% 12,401.90

Total 136,420.88

Setelah Generate Withholding

Line Price

Drilling & Blasting Service 124,018.98

PPn 10% 12,401.90

PPh 2% (2,480.38)

Total 133,940.50

7. Klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen Invoice (Vendor). 8. Status dokumen akan berubah menjadi In Progress dan email notifikasi untuk konfirmasi pajak akan terkirim

ke Tax User. 9. Tutup menu.

Task 2 – Konfirmasi Tax | Tax User

Workflow dari approval konfirmasi tax adalah sebagai berikut:

Drafted In Progress Konfirmasi Tax User Completed

1. Tax User akan menerima email notifikasi untuk konfirmasi seperti di bawah:

25

2. Untuk melakukan approval, masuk ke Home lalu di tombol Workflow Activities akan muncul jumlah approval yang masih pending.

3. Selanjutnya pilih record yang akan dikonfirmasi.

26

Untuk melakukan konfirmasi klik tombol Tax Confirmationuntuk membuka window Invoice (Vendor).

4. Lakukan verifikasi apakah tarif pajak nya sudah sesuai atau belum. Jika belum sesuai bisa dirubah hasil perhitungan withholdingnya.

5. Selanjutnya kembali lagi ke halaman konfirmasi dan klik tombol OK. 6. Dokumen Invoice (Vendor) akan berubah statusnya dari In Progress menjadi Complete. 7. Tutup menu.

Task 3 – Matched Invoice | AP User

Proses matching di Task 1 juga akan menghasilkan record matched invoice. Record ini tujuannya untuk membentuk hubungan antara Invoice Line dengan Material Receipt Line. Jika ternyata ada perbedaan harga antara Invoice Line dengan PO Line maka di hasil posting window Matched Invoice akan disertakan juga selisih harganya.

1. Masuk ke menu Requisition-to-Invoice | Matched Invoices.

27

2. Tutup menu.

Task 4 – Open Items | AP User

Setelah status Invoice menjadi Complete, maka hasilnya adalah timbulnya liabilitas terhadap vendor (Open Items).

1. Dari halaman Home klik view Business Partner Info.

2. Lakukan pencarian berikut

Lalu klik tombol ReQuery

3. Hasilnya adalah:

Sebelum invoice

28

Setelah invoice

Angka tersebut sesuai dengan dokumen Invoice (Vendor) sebelumnya.

3. Tutup menu.

Note: Nilai negative di kolom Open Balance menandakan perusahaan mempunyai liability

Financial – Matching Invoice

Berikut adalah efek financial dari proses matching invoice.

1. Hasil posting GL dari window Invoice (Vendor)

29

Akun Note Cr 2112_Withholding Tax WHT 2.480.38 Db 1143_Debtors VAT PPn

Masukan 12.401.9

Db 4501_Drill & Blast Services Expense 12.4018.98 Cr 2111_Trade Creditors AP 13.3940.5

2. Hasil posting GL dari window Matched Invoice

Akun Note Db 21112_Good Received Not

Invoiced GRNI 12.4018.98

Cr 4501_Drill & Blast Services Expense 12.4018.98

3. Hasil net off nya bersama dengan proses material receipt adalah

Window Akun Note Material Receipt

Db 4501_Drill & Blast Services Expense 124,018.98 Cr 21112_Good Received Not

Invoiced GRNI 124,018.98

Invoice (Vendor)

Cr 2112_Withholding Tax WHT 2.480.38 Db 1143_Debtors VAT PPn Masukan 12.401.9 Db 4501_Drill & Blast Services Expense 12.4018.98 Cr 2111_Trade Creditors AP 133.940.5

30

Matched Invoice

Db 21112_Good Received Not Invoiced

GRNI 12.4018.98

Cr 4501_Drill & Blast Services Expense 12.4018.98

Hasilnya akhirnya adalah

Akun Note Db 4501_Drill & Blast Services Expense 124,018.98 Cr 2112_Withholding Tax WHT 2.480.38 Db 1143_Debtors VAT PPn Masukan 12.401.9 Cr 2111_Trade Creditors AP 133.940.5

Proses 2: Payment

Proses selanjutnya adalah pembayaran invoice vendor.

Task 1 – Pembuatan AP Payment | AP User

1. Masuk ke menu Open Items | Payment. 2. Buat AP Payment

Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Document No No dokumen AP payment, terisi sesuai dengan

urutan dan format penomoran dokumen Otomatis

Bank Account Akun bank yang digunakan untuk melakukan pembayaran

Pilih

Document Type Tipe dokumen Default

31

Transaction Date Tanggal pembayaran Isi Account Date Tanggal accounting Isi Description Deskripsi dokumen Isi Business Partner Nama Vendor Pilih Invoice Invoice dari vendor yang akan dibayar Pilih

3. Pada waktu pemilihan invoice, di window Invoice Info akan ditampilkan daftar invoice dari vendor yang masih outstanding pembayarannya.

4. Setelah invoice dipilih maka isian di panel Amounts akan otomatis terisi

Field Deskripsi Cara Isi Payment Amount Nilai dari payment, termasuk PPn jika ada Otomatis Currency Currency dari invoice yang dipilih Otomatis

5. Klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen AP payment. 6. Tutup menu.

Task 2 – Payment Allocation

Setelah dokumen AP Payment statusnya Complete, secara otomatis dokumen Payment Allocation akan terbentuk. Dokumen Payment Allocation ini menunjukkan relasi antara dokumen payment AP dengan Invoice Vendor yang sudah dialokasikan pembayarannya.

1. Masuk ke menu Open Items | View Allocation.

32

2. Lalu klik tab Allocation Line.

3. Tutup menu.

Task 3 – Bank Statement

[Deskripsi task 1].

1. Masuk ke menu Open Items | Bank/Cash Statement. 2. Buat Bank Statement.

33

Field Deskripsi Cara Isi Client Nama perusahaan Default Organization Nama organisasi (cabang perusahaan) Default Bank Account Akun bank yang digunakan untuk pembayaran Pilih Name Nama bank statement Isi Statement Date Tanggal bank statement Isi Account Date Tanggal accounting Isi Description Deskripsi bank statement Isi Beginning Balance

Saldo awal Default

Statement Difference

Jumlah total nilai pembayaran Otomatis

Ending Balance Saldo akhir Otomatis

3. Klik tombol Create lines from maka akan muncul list transaksi atas akun bank yang dipilih sebelumnya yang status nya masih in trasit dan belum pernah dibuatkan bank statement nya.

34

4. Pilih transaksi yang akan dibuatkan bank statement nya lalu klik tombol OK. 5. Hasilnya isian Statement difference dan Ending balance akan terisi sesuai jumlah transaksi yang dipilih.

Dan tab Statement Line akan tergenerate berdasarkan transaksi yang dipilih.

35

6. Klik tombol Document Action lalu pilih Complete untuk melakukan submit dokumen bank statement. 7. Tutup menu.

Task 4 – Open Items | AP User

Setelah status Invoice menjadi Complete, maka hasilnya adalah timbulnya liabilitas terhadap vendor (Open Items).

4. Dari halaman Home klik view Business Partner Info.

5. Lakukan pencarian berikut

Lalu klik tombol ReQuery

6. Hasilnya adalah:

36

Sebelum invoice

Setelah invoice

4. Tutup menu.

Financial – AP Payment

Berikut adalah efek financial dari proses matching invoice.

1. Hasil posting GL dari window Payment

Akun Note Db 6905_Suspend P/L - Payment

Transaction - Selected A/P invoices fo

Akun clearing

133,940.5

Cr 11111_Cash In Banks - Transit Bank In Transit

133,940.5

2. Hasil posting GL dari window View Allocation

37

Akun Note Db 2111_Trade Creditors AP 133,940.5 Cr 6905_Suspend P/L - Payment

Transaction - Selected A/P invoices fo

Akun Clearing

133,940.5

3. Hasil posting GL dari window Bank/Cash Statement

Akun Note Cr 1111_Cash at Bank Bank 133,940.5 Db 11111_Cash In Banks – Transit Bank in

Transit 133,940.5

4. Hasil net off nya

Window Akun Note Payment Db 6905_Suspend P/L - Payment

Transaction - Selected A/P invoices fo

Akun clearing

133,940.5

Cr 11111_Cash In Banks - Transit Bank In Transit

133,940.5

View Allocation

Db 2111_Trade Creditors AP 133,940.5 Cr 6905_Suspend P/L - Payment

Transaction - Selected A/P invoices fo

Aku Clearing

133,940.5

Cr 1111_Cash at Bank Bank 133,940.5

38

Bank/Cash Statement

Db 11111_Cash In Banks – Transit Bank in Transit

133940.5

Hasilnya akhirnya adalah

Akun Note Db 2111_Trade Creditors AP 133,940.5 Cr 1111_Cash at Bank Bank 133,940.5

Jika hasil ini digabung dengan hasil akhir proses matching invoice sebelumnya

Akun Note Db 4501_Drill & Blast Services Expense 124,018.98 Cr 2112_Withholding Tax WHT 2,480.38 Db 1143_Debtors VAT PPn Masukan 12,401.9 Cr 2111_Trade Creditors AP 133,940.5 Db 2111_Trade Creditors AP 133,940.5 Cr 1111_Cash at Bank Bank 133,940.5

39

AstinaERP AstinaERP adalah solusi manajemen bisnis yang terintegrasi dan flexible yang akan mengoptimalkan proses Financial, Supply Chain, Inventory, dan Asset Management perusahaan. Solusi ini akan memudahkan anda untuk dapat mengambil keputusan perusahaan dengan lebih cepat dan akurat.

T. 021 7000 5431 F. 021 766 7976 E. info@astinaconsulting.com www.astinaconsulting.com