analisis lingkungan blok manajemen

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Analisis Lingkungan

Dr. Ekorini Listiowati, MMREmail : ekorini_santosa@yahoo.com

081548528523

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Organisasi adalah sistem terbuka (open system)

Lingkungan bersifat tidak pasti

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Tujuan analisis lingkungan

1. Untuk memetakan dan mengelompokkan isu dan perubahan yang disebabkan faktor di luar organisasi (fasyankes)

2. Untuk mengidentifikasi isu dan perubahan penting saat ini yang akan mempengaruhi operasional organisasi

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Tujuan analisis lingkungan

3. Untuk mendeteksi kelemahan yang dimiliki organisasi

4. Untuk memprediksi isu dan perubahan yang akan terjadi di masa yang akan datang yang dapat mempengaruhi operasional organisasi

5. Untuk mengumpulkan dan menyediakan informasi yang diperlukan dalam proses pengembangan organisasi

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

KARAKTERISTIK LINGKUNGAN ‘BISNIS’

Lingkungan bisnis turbulen Perubahan bersifat discontinuous Perubahan pesat

Lingkungan bisnis kompetitif Setiap perusahaan harus berlomba

memperebutkan pilihan customer dengan menyediakan the best customer value

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

DAMPAK LINGKUNGAN BISNIS TURBULEN

Pengelolaan organisasi harus berorientasi keluar

Kemampuan trend watching and envisioning

Kemampuan merespons dengan cepat setiap perubahan yang terjadi

Kemampuan untuk menciptakan dan mengelola perubahan

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

DAMPAK LINGKUNGAN BISNIS KOMPETITIF

Perusahaan harus mampu memenangkan pilihan customer untuk mempertahankan kelangsungan hidupnya

Perusahaan harus mampu melaksanakan improvement at a faster rate than competition

Perusahaan harus mampu menjadi institusi pelipatganda kekayaan

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

PENTINGNYA PLANNING

Lingkungan bisnis kompetitif dan turbulen menuntut organisasi untuk beroperasi dengan sense and respond mode

Dibutuhkan sistem perencanaan yang didesain untuk memberdayakan organisasi untuk beroperasi dengan sense and respond mode

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Fasyankes sebagai organisasi

Sub sistem klinik dan non klinik

Sub sistem struktural

Fasyankes

INPUTSumberdaya, permintaan pasar, daya

beli, pemerintah, dll

OUTPUTLayanan

kesehatan

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Manajemen harus mampu mentransformasi

perusahaan dari present condition ke

future condition.Proses ini diliputi

ketidakpastian internal maupun eksternal

Pelaksana strategik bertanggungjawab

mengelola ketidakpastian ini agar perusahaan

mampu mencapai tujuan jangka panjangnya

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Strategic Planning

Analisis SituasionalAnalisis eksternalAnalisis internalDirectional strategies

Formulasi StrategiDirectional strategiesStrategi adaptifMarket entry strategiesStrategi bersaing

Perencanaan•-strategi layanan•Strategi pendukung•Rencana aksi

Strategic Thinking•Orientasi Situasi

eksternal•Analisis Data

•Asumsi-asumsi•Ide-ide Baru

Strategic Momentum

-Aksi manajerial-Evaluasi

-Pembelajaran-Re-initiate strategic thinking

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

PERUMUSAN MISI, VISI, CORE BELIEFS, CORE VALUES, DAN TUJUAN ORGANISASI

Lingkungan Makro

Lingkungan Industri

SWOT Analysis

Penentuan Bisnis

Misi, visi, core beliefs, core values,

tujuan (goals) organisasi

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Strengths • Opportunities

• Weaknesses • threats

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Total Business Planning dan sifat Informasinya

Misi, Visi

Tujuan

Sasaran Strategik

Inisiatif Strategik

Strategi

Program

Anggaran

KELUARAN TOTAL BUSINESS PLANNING

K C P PP C P PP

C P PP

C P PP

KARAKTERISTIK INFORMASI

Informasi kualitatif

Informasi kualitatif

Informasi kualitatif

Informasi kualitatif

Informasi kuantitatif

Informasi kuantitatif

*Nonkeuangan*Keuangan

*Keuangan*Nonkeuangan

Trendwatching and SWOT

Analysis

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

PENERJEMAHAN VISI DAN TUJUAN KE DALAM SASARAN STRATEGIK YANG KOMPREHENSIF DAN KOHEREN

TUJUAN (GOALS)

Perspektif

Customer

Proses Bisnis/ Intern

Pembelajaran dan Pertumbuhan

SDM Profesional dan BerkomitmenJasa Unggul

Pertumbuhan Financial Returns Teknologi Unggul

Growth Strategy Differentiation Strategy

Low Cost Strategy

Pertumbuhan ROI

Pertumbuhan Pendapatan

Berkurangnya Biaya

Meningkatnya Kepercayaan Customers

Kecepatan Layanan

Quality Relationship

dengan Customers

Meningkatnya Kualitas Proses

Layanan Customers

State-of-the-art technology

Terintegrasikannya Proses Layanan

Customers

Meningkatnya Kapabilitas Personel

Meningkatnya Komitmen Personel

Keuangan

VISI

Menjadi institusi layanan kesehatan pilihan di Indonesia melalui keunggulan kami dalam teknologi, manajemen, dan sumber daya manusia.

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

TOWS Matrix

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

SPACE Matrix

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

SPACE Matrix

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

BCG Matrix

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Aktifitas pelayanan

Aktifitas pendukung

Pra pelayanan/Konsumsi produk: promosi, preventif

Proses pelayanan/Konsumsi produk

Pasca pelayanan/Konsumsi produk

Budaya OrganisasiAsumsi bersama, Nilai-nilai bersama

Struktur OrganisasiFungsi, Devisi, Matriks

Sumber Daya StrategisKeuangan, SDM, Informasi Teknologi, dll

Nilai yg didapat oleh pasien

Rantai Nilai di Fasyankes (Porter dlm Swayne et.al; Strategic Management of Health Care Organization, 2006)

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Pra Pelayanan

Pelayanan perparkiran, registrasi (datang langsung, via telp), riset pemasaran, dsb

Proses Pelayanan

poliklinik, day care, pelayanan RI spesialistik, dan sub spesialistik, pelayanan penunjang medis

Pasca Pelayanan

Billing pasien, evaluasi efektifitas pengobatan, follow up pasien dg tlp ke rumah pasien

Cakupan pelayanan klinik di Fasyankes

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Pendatang Baru

Persaingan antara

Perusahaan yang ada

Produk Pengganti

Pemasok Pembeli

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

MISCONCEPTION ABOUT PLANNING

Planning merupakan pengulangan sejarah, bukan penciptaan sejarah

Planning dipenuhi semangat untuk membelanjakan uang; bukan semangat untuk penciptaan kekayaan.

Anggaran (budget) dipakai sebagai satu-satunya alat untuk membangun masa depan organisasi.

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Perhatian

Analisis lingkungan tidak mampu memprediksi masa depan dengan sempurna

Manajer atau pimpinan tidak dapat mengakses semua informasi

Ada “delay” antara kejadian dengan kemampuan interpretasi

Ketidakmampuan merespon dengan cepat Manajer/pimpinan punya “keyakinan” tertentu

yang kadang membuat mereka tidak rasional

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Competitive advantage

Jika sanggup menjadi pemimpin (penguasa market share) dibandingkan dengan pesaing lainnya dalam bidang yang relatif sama

Mampu mengelola komunikasi dan interaksi dengan pelanggan (customer intimacy)

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Perencanaan StrategikContoh:

Misi: Memberikan pelayanan kesehatan berkualitas bagi seluruh masyarakat Kota JogjaVisi: Menjadi rumah sakit yang terbaik dalam bidang penanganan trauma(indikator visi: kasus trauma kompleks yang tidak mampu ditangani kurang dari 5%)

• Data masyarakat (geografis, demografis, umur, sex)

• Data pesaing/ketersediaan fasilitas kesehatan

• Data penyebaran dan jenis SDM kesehatan (kalau perlu)

• Data spesifik ttg tingkat kecelakaan lalu lintas, kriminalitas, KDRT, dll yg menyebabkan trauma

Step 1: Tentukan tujuan

organisasi (termasuk visi,

misi)

Analisis SWOT = Opportunities &

Threats

Step 2: Lakukan analisis

lingkungan eksternal

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

• Data kinerja di tiap unit pelayanan• Data kunjungan pasien dengan kasus

trauma (di IGD, Unit Trauma/Trauma centre jika ada, ICU

• Data jumlah operasi termasuk yg terkait dg kasus trauma

• Data/informasi di aktivitas penunjang

Step 3: Lakukan analisis

lingkungan internal

• Proyeksikan jumlah penduduk, kemungkinan jumlah yang sakit, kemungkinan yang sakit dan berkunjung ke RS kita

• Proyeksikan jumlah kunjungan ke seluruh fasilitas yang ada di RS kita

Step 4: Hitung proyeksi volume

kegiatan

Analisis SWOT = Strengths & Weaknesses

Step 5: Tentukan strategi

• Gunakan Balanced Scorecard

• Bedakan strategi untuk pembeli langsung dengan donatur/pemberi subsidi

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

• Gunakan Balanced Scorecard• Tentukan indikator, satuannya,

target pencapaian dan inisiatif

What Next?

Step 6: Tentukan

Indikator Kinerja

Step 7: Menyusun Rencana Manajemen

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Caranya?

Bandingkan antara proyeksi kinerja dan target

dengan kondisi sumber daya (manusia, alat, gedung, kendaraan,

sistem) yg ada saat ini dan standar yg seharusnya

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Pustaka

Dr. Suprijanto Rijadi, MPA, Ph.D Pollit, 1990 Swayne, 2005 Mulyadi, 2007 Porter,

Fakultas kedokteran dan Ilmu Kesehatan,Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Tugas Skills Lab

Mahasiswa dibagi menjadi 5 kelompok

Sesuai skenario tutorial Mencari profil Kabupaten Bantul

serta kecamatan yang sesuai Di skills lab, membuat SWOT

analysis