analisis jabatan 2013

LOGO

ANALISIS JABATAN, DISAIN PEKERJAAN &BEBAN KERJA SDM KESEHATAN

Dr. Adila Kasni Astiena, MARS

CIRI INDUSTRI KESEHATAN

Padat modal Padat karya Padat resiko Padat SDM

SDM KESEHATAN : Semua org yg bekerja scr aktif & profesional di bidang kesehatan,

berpendidikan formal /tdk. Medik Non medik Penunjang : administratif, dll

Perlu MSDM berbasis informasi

1. ANALISIS JABATAN

= ANALISIS PEKERJAAN DEFINISI :

1. Informasi tertulis tentang pekerjaan yg harus dikerjakan agar tujuan perusahaan tercapai

2. Kegiatan utk memberikan analisis pd setiap jabatan/pekerjaan shg akan memberikan pula gambaran ttg spesifikasi jabatan ttt

3. Usaha yg sistematik dlm mengumpulkan, menilai & mengorganisasikan semua jenis pekerjaan yg tdp dlm suatu organisasi

KEGUNAAN Landasan Bagi Penerimaan & Penempatan Karyawan Sebagai basis data & informasi yg bermanfaat dlm pengambilan

keputusan terkait manajemen SDM

Peran Informasi dlm pengambilan keputusan

Efek thd pengambilan Keputusan

Memudahkan

Ragu-ragu

Tidak ada kepastian shg sulit mengambil

keputusan

INFO

RMASI

LENGKAP

TIDAK LENGKAP

TEKNIK MBUAT KEPUTUSAN

TIPE KEPUTUSAN

TEKNIK PEMBUATAN KEPUTUSANTRADISIONAL MODERN

DIPROGRAM KEBIASAANRUTIN : SOPSTRUKTUR HIERARKHI

-TEKNIK RISET-ANALISA-PENGEMBANGAN MODEL-SIMULASI KOMPUTER-PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK

TDK DIPROGRAM

-INTUISI & KREATIVITAS-COBA-COBA-SELEKSI & LATIHAN PARA PELAKSANA

-LAT MBUAT KPUTUSAN--PENYELIDIKAN

Informasi yg didapat dari analisis jabatan :

1. Apa saja yg ada dalam pekerjaan2. Mengapa3. Bagaimana4. Kapan5. Sarana/prasarana/alat/mesin apa yang dibutuhkan6. Interaksi dengan jabatan lain7. Kondisi kerja fisik & sosial8. Pelatihan9. kemampuan/persyaratan

Informasi yg didapat dari analisis jabatan :

10. Uraian jabatan11. Syarat jabatan12. Berat ringannya pekerjaan/jabatan13. Besar kecilnya resiko pekerjaan14. Sulit tidaknya pekerjaan15. Besar kecilnya tanggung jawab16. Banyak sedikitnya pengalaman17. Tinggi rendahnya tingkat pendidikan18. Pertimbangan2 lain

Fungsi analisis pekerjaan :

1. Mgambarkan tantangan yg bersumber lingkungan 2. Mhilangkan persyaratan pekerjaan yg tdk perlu3. Menemukan unsur pdorong/phambat mutu

pekerjaan (lingkungan, jam kerja, hak cuti, tunjangan kesejahteraan, suasana kerja)

4. Merencanakan ketenagakerjaan utk masa depan (kemampuan skrg, arah & kecenderungan, dampak ke masa depan)

Fungsi analisis pekerjaan :

5. Mencocokkan lowongan yg tersedia dg lamaran yg masuk (sifat/bentuk pekerjaan dg pemenuhan persyaratan)

6. Kebijaksanaan & program pelatihan7. Prencanaan pgembangan potensi krywn8. Penentuan standar prestasi kerja yg realistik

(sesuai dg : tujuan &sasaran, imbalan/jasa, kemampuan, jenis pekerjaan, dpt utk diukur)

Fungsi analisis pekerjaan :

9. Penempatan krywn sesuai dg pengetahuan, ketrmpln & pengalaman

10.Penentuan sistem imbalan yg adil & tepat krn krywn cenderung mbandingkan (menciptakan kriteria objektif)

Dari ke – 10 alasan tadi; maka informasi dari analisis pekerjaan mrpkn hal yg penting

Manfaat Analisis Jabatan

Landasan utk melaksanakan : 1. Mutasi2. Promosi3. Training/pelatihan4. Kompensasi5. Syarat lingkungan kerja6. Pemenuhan peralatan

Output dari analisis jabatan :

1. Deskripsi jabatan (job description) Uraian Jabatan, terdiri dari :

• Tugas, tanggung jawab, wewenang• Standar kinerja

2. Spesifikasi jabatan (job spesification) Syarat2 yg diperlukan utk menduduki suatu jabatan,

meliputi :• Syarat pendidikan• Syarat kesehatan• Syarat fisik• Syarat lain : spt status pernikahan, jmlh anggota keluarga,

kepribadian ttt

TAHAPAN ANALISIS JABATAN

TAHAP I. PERSIAPAN Merancang bentuk & perencanaan penyelenggaraan analisis

jabatan Koordinasi dg semua pihak yg terlibat Mdptkan gambaran ttg fungsi, arus proses, struktur organisasi

yg akan di analisis/bds hasil analisis yg pernah dilakukuan (klo ada)

Identifikasi pekerjaan, seluk beluk organisasi : tuj, strategi, SDM dan dana, produk dikaitkan dg pekerjaan

Perlu pengetahuan ttg pekerjaan Melakukan inventarisasi pekerjaan & tenaga kerja yg ada skrg

TAHAPAN ANALISIS JABATAN TAHAP II. PENGUMPULAN DATA

1. Metode Observasi: pengamatan langsung , • Lambat, mahal, kurang akurat• First hand information, kenal kondisi kerja,

keterampilan/peralatan riil yg digunakan

2. Metode Wawancara : dg karyawan atau pandangan pejabat senior

3. Metode kuesioner : daftar pertanyaan yg disusun sblmnya• Data bias bila miskomunikasi, tanggapan kdg kurang tepat

karena anggapan untuk menilai kinerja• Biaya relatif murah, waktu efisien

TAHAPAN ANALISIS PEKERJAAN

4. Catatan karyawan (log) Tdk dpt menunjukkan data penting : kondisi kerja, peralatan

riil yg dibutuhkan. Kdg catatan tdk lengkap krn malas mengisi

5. Kombinasi Menggunakan berbagai metode yg ada Yg dianggap tbaik kdg : observasi & wawancara, namun

tgantung jenis pekerjaanFAKTOR2 PERTIMBANGAN PEMILIHAN METODE ANALISIS• Karakteristik pekerjaan, Lokasi, Persiapan pendahuluan• Sikap & tanggapan karyawan• Standar kinerja yg ditetapkan

TAHAPAN ANALISIS PEKERJAAN

TAHAP III. KLARIFIKASI DATA Penyaringan, pemisahan, peninjauan kembali

informasi yg dikumpulkan : akurat & tdk bias

JENIS ANALISIS JABATAN1. Tradisional :

Tidak terdapat standar kinerja2. Berorientasi hasil :

Terdapat standar kinerja Mencakup harapan organisasi thd karyawan & keterkaiatn

tugas

KETERKAITAN ANALISIS JABATAN

KETERKAITAN ANALISIS JABATAN

1. DG REKRUTMEN & SELEKSI Siapa yg direkrut, tipe spt apa

2. DG PENILAIAN KINERJA & PELATIHAN Metode penilaian kinerja Program pelatihan apa

3. DG PENGGAJIAN Tingkat upah

4. DG PROGRAM PERBAIKAN Perub rancangan pekerjaan dari individu ke grup

5. DG LINKUNGAN INTERNAL & EKSTERNAL Target yg ditetapkan Teknologi apa yg harus dipakai

Standar prestasi kerja

Penilaian objektif /tercapai tidaknya sasaran pekerjaan dengan standar prestasi kerja

Tujuan : Pengendali perilaku karyawan Bahan koreksi thd penyimpangan Bahan umpan balik Merupakan sasaran/tantangan yg hendak dicapai

Standar prestasi (-): Karyawan : rendahnya produktivitas kerja Atasan : sukar menilai,mengarahkan, mengambil

tindakan korektif & sanksi indisipliner

KOMPONEN : terdiri dari target pencapaian (kualitas & kuantitas) termasuk prosedur

DITETAPKAN BERDASARKAN TERARAH : langsung ditetapkan atasan PARTISIPATIF : interaksi dg karyw + supervisor

PROSEDUR PARTISIPATIF Setiap bawahan membuat standar tentatif ttg

pekerjaannya Membahas dg supervisor : sepakat Dokumen akhir

OTONOMI : RestriktifMOTIVASI & MORAL berkemungkinan

anjlokDAMPAK :

Stres pekerjaan Tingkat perputaran & ketidakhadiran

tinggi

KEPENTINGAN MSDM UTK ANALISIS PEKERJAAN : perencanaan & koordinasi

MSDM tidak terlibat dlm penulisan standar kinerja , cuma melatih karyawan bgmn membuat standar kinerja

PENULISAN STANDAR KINERJA dilakukan oleh : supervisor/manajer & karyawan

KISI-KISI ANALISIS PEKERJAAN

KISI-KISI ANALISIS PEKERJAAN

CONTOH FORMULIR ANALISIS JABATAN

Berikut ini formulir analisis jabatan menurut KEPMENPAN

NEXT

APLIKASI INFORMASI ANALISIS PEKERJAAN

Ketepatan dalam analisis pekerjaan: bermanfaat utk Menciptakan Sistem Informasi SDM Meningkatkan MSDM utk mencapai tujuan &

sasaran organisasi Mendisain & merancang kembali pekerjaan

2. DISAIN PEKERJAAN

Kehidupan berkarya : Mutu kehidupan sso Penghargaan harkat & martabat

Berbagai perubahan dlm organisasi : Kebosanan Lama : apatis, tidak peduli, motivasi rendah,

kesalahan dlm pelaksanaan kerja, pindah/berhenti Manajer : perlu ketajaman pandangan &

kemampuan analitik dlm mendeteksi Perlu DISAIN pekerjaan

JOB DESIGN : Keseimbangan antara Job productivity dg job satisfaction

TUJUAN : karyawan menyenangi pekerjaan dan tetap produktif

KOMPONEN

Pengertian : Proses penentuan tugas yg akan dilaksanakan Metode pengerjaan tugas Kaitan pekerjaan tsb dg pekerjaan lain dlm

organisasi Meliputi :

Manipulasi muatan kerja Fungsi Pekerjaan Hub antar pekerjaan

Untuk memenuhi tuntutan organisasi & kepuasan individu

Tujuan & Fungsi Disain Pekerjaan

Tujuan : Mengatur penugasan kerja yg sesuai dg kebutuhan

organisasi, teknologi & keprilakuan Fungsi :

Menetapkan kegiatan individu/kelompok secara organisasional

Beberapa elemen yg tercakup : Organisasional : pendekatan mekanistik (m’atur pekerjaan

agar meminimalkan waktu & tenaga) Lingkungan : kemampuan & ketersediaan SDM Keprilakuan : otonomi, variasi, kejelasan tugas & umpan

balik

DASAR & METODE DISAIN PEKERJAAN

DASAR : memperhitungkan kemampuan pekerja thd pekerjaan (terlalu

rumit/mudah)? METODE :

1. SIMPLIFIKASI PEKERJAAN• Menyederhanakan pekerjaan : ada spesialisasi

2. PERLUASAN PEKERJAAN • Job enlargement : horizontal (kuantitas: “isi/muatan”) : menambah

lebih banyak tugas agar lebih variatif & mhindari monoton• Job enrichment : vertikal; (kualitas:tanggung jawab/wewenang)

kesempatan berpartisipasi manajerial, disamping operasional• Job rotation : dari satu bagian ke bagian lain, tanpa mengubah jenjang

kepangkatan ,mhindari kejenuhan, kesempatan mengembangkan keterampilan, meningkatkan kepuasan kerja & harga diri

3. BEBAN KERJA

Bukan hal yg mudah : hub dg prencanaan SDM Selama ini : keluhan (tdk objektif/ilmiah) Metode pengkuran beban kerja

Work sampling Time and motion study Daily log WISN

Work sampling

Dikembangkan pd dunia industri, utk melihat beban kerja pd suatu unit/bidang/jenis pekerjaan ttt

Yang dilihat : Aktivitas apa yg sdg dikerjakan pd wkt jam kerja Apakah aktivitas berkaitan dg fungsi & tugasnya Proporsi wkt kerja yg digunakan utk kegiatan produktif &

non produktif Pola beban kerja dikaitkn dg waktu/schedule kerja

Dilakukan survey, mis perawat puskesmas Yg diamati : aktivitas & kegiatan asuhan keperawatan

yg dilakukan perawat sehari2 di ruang kerjanya

Tentukan siapa personelnya (mis : perawat ranap) Simple random sampling bila jmlnya banyak Buat formulir daftar kegiatan perawat yg

berkaitan dg kegiatan produktif/tdk, berkaitan langsung/tidak dg kegiatan keperawatan

Melatih pelaksana peneliti (sebaiknya yg mempunyai latar blkg pendidikan sama dg subjek yg diteliti). Setiap pelaksana peneliti mengamati 5-8 perawat yg bertugas saat itu.

Cara melakukan work sampling

Cara melakukan work sampling

Waktu pengamatan setiap sampel : 2-15 menit (tgt jenis pekerjaan), dilakukan selama jam kerja (7 jam), dan bila 24 jam, maka diamati 3 shift.

Perlu petugas pelaksana penelitian setiap shift Pengamatan dilakukan selama 7 hari x 24 jam

setiap hari Yg diamati : apa yg dilakukan oleh perawat (waktu

& kegiatannya), bukan siapanya, diamati dari kejauhan

kegiatan langsungkegiatan tak langsung

kegiatan pribadi

kegiatan non produktif

anamnesa pasien      

mengukur suhu/tensi/nadi      

menolong BAB/BAK      

Formulir : petunjuk operasional kegiatan pelaksana keperawatan

Contoh : pengamatan 5 perawat di UGD

5 menit I : perawat A : menulis RM 5 menit II : (pindah ke perawat B)

membaca koran 5 menit III: perawat C sedang di kamar

mandi 5 menit IV: perawat D melayani pasien 5 menit V : perawat E membersihkan luka

pasien 5 menit VI : perawat A menyuntik pasien

Dari contoh tadi, masukkan ke dalam tabel yg sdh disiapkan dan kategorikan

Kemudian lakukan prosentase pengamatan dg membagi jml kegiatan produktif/tdk, langsung/tidak dg jumlah sampel pengamatan

Misal : diamati 5 perawat Banyaknya pengamatan : = 60 (menit)/5 menit x 24 jam x 7 hari kerja =

2016 sampel pengamatan

Berdasarkan jumlah sampel tadi : lakukan persentase pekerjaan berdasarkan : Kegiatan produktif/tdk produktif Kegiatan langsung/tdk langsung/pribadi Kegiatan medis/medis administratif, non medis,

non medis administratif Kegiatan administratif/keperawatan

Pembagian kegiatan dpt dikombinasi & disesuaikan dg tujuan

Formulir Work sampling

tiap kegiatan

langsung tdk langsung pribadi non produktif

7:05

7:10

7:15

7:20

7:25

7:30

7:35

7:40

dst

Pengamat :Unit :Pelaksana :

Time and Motion Study

Dilakukan bila ingin mengetahui efek pelatihan/besertifikat keahlian (kualitas pekerjaan : apakah sesuai standar profesi)

Dilakukan selama 24 jam (3 shift dg 3 pengamat) atau utk praktisnya setiap shift pagi.

Penelitian dihentikan bila telah memenuhi standar protokol kompetensi penelitian utk fungsi perawat mahir

Time and Motion Study

Cara : Tentukan sampel : purposive sampling Jmlh perawat mahir yg diamati dpt 1 org saja selama

mewakili klasifikasi perawat mahir Membuat daftar kegiatan perawat : kegiatan

profesional/non profesional, langsung/tdk langsung Pelaksana : mengetahui secara pasti ttg kompetensi &

fungsi perawat mahir, berasal dari perawat mahir RS lain Yang ingin diketahui :

Bgmn ia melakukan aktivitasnya Bgmn kualitasnya

Work sampling Time & motion study

Yg disampling adalah kegiatannya

Kegiatan diamati keseluruhannya

Karyawan yg diamati lebih banyak

Karyawan umumnya di sampling

Kualitas kerja tdk terdeteksi

Kualitas kerja mrpk tujuan

Lebih sederhana Lebih melelahkan

Lebih murah Sangat mahal

Pencatatan kegiatan sendiri (daily log) Bentuk sederhana dari work sampling Personel yg diteliti menuliskan sendiri kegiatan &

waktu yg digunakan utk kegiatan tsb Peneliti membuat pedoman & formulir isian yg dpt

dipelajari & diiisi sendiri oleh informan Sblmnya : beri penjelasan tujuan + cara pengisian Perlu kerjasama + kejujuran

Informasi yg didapat : pola beban kerja Kapan beban kerjanya tinggi Apa jenis pekerjaan yg membutuhkan waktu

banyak?

Teknik mana yang digunakan suatu organisasi : tergantung tujuan, fasilitas & kemampuan organisasi

Tergantung tujuan penelitian, sdm, waktu, dana, kondisi karyawan

Modifikasi & Kombinasi, Mis : Work Sampling + Daily Log Work Sampling + Pengamatan Tugas Ttt Time & Motion Study utk pekerjaan

penting/utama MIS :

Perawat : work sampling Perawat icu : time & motion Dana, waktu, SDM utk penelitian terbatas :

daily log

Waktu kerja dokter utk pemeriksaan pasien di RS pemerintah < 5 menit

(Mahasiswa FKM-UI : WORK SAMPLING) PENELITIAN DI TANGERANG : ada dokter

di RS for profit pemeriksaan pasien 1 jam

Perlu informasi tentang perilaku dokter dlm menggunakan jam kerja

Kegunaan : komitmen personel

HUDGINS (1992) DALAM Ilyas (2006) : standar waktu pelayanan pasien RS

TUGAS LAMA WAKTU (PASIEN BARU) DLM MENIT

LAMA WAKTU (PASIEN LAMA) DLM MENIT

PENDAFTARAN 3 4PEMERIKSAAN DOKTER

15 11

PEMERIKSAAN ASISTEN DOKTER

18 11

PENYULUHAN 51 0LABORATORIUM 5 7

DOUGLAS (1984) DALAM ILYAS (2006) STANDAR WAKTU PELAYANAN RANAP RS SELF CARE : 1-2 JAM /HARI

Pasien bisa melakukan kegiatan sendiri, kecuali minum obat

PARTIAL CARE : 3-4 JAM /HARI Butuh bantuan utk yg mbutuhkan

kemampuan fisik (pasien yg lemah) TOTAL CARE : 3- 7 JAM/HARI

Total bergantung pd perawat

WAKTU YG DIBUTUHKAN PERAWAT UTK KASUS UGD (METODE WORK SAMPLING) KASUS GAWAT DARURAT : 86.3 MENIT KASUS MENDESAK : 71.3 MENIT KASUS TIDK MENDESAK : 33.7 MENIT

sumber : TATUKO (1992) DALAM ILYAS(2006)

PENELITIAN DI RS POLRI JAKARTA WORK SAMPLING 24 JAM (3 SHIFT) THD

SEKELOMPOK PERAWAT UGD SELAMA 7 HARI MENGELOMPOKKAN PASIEN-PASIEN UGD :

gawat darurat, mendesak, tidak mendesk Perawat diamati : berapa waktu yg di

butuhkan utk melayani ke 3 klompok pasien tsb, hitung rerata, standar deviasi & data deskriptif lainnya

Contoh hasil penelitian kebutuhan waktu perawat rawat inap bagi pasien Memandikan pasien 2 x/hari @ 15

‘/pasien Periksa tensi, nadi, suhu 3x/hr@

15’/pasien Menyediakan makan 3x/hari@ 15 ‘/hari Menyuntik pasien 2x/hari@5’/hari

TUGAS KELOMPOK Buatlah makalah aplikasi untuk masing-masing

pribadi Bagi setiap prodi (MARS atau Mkes) menjadi 3:

Lakukan survey analisis pekerjaan/jabatan di suatu organisasi kesehatan dan formulasikan ke dalam uraian jabatan sesuai format Kepmenpan

Lakukan survey analisis beban kerja di salah satu unit di DINKES/RS dengan metode work sampling

Lakukan survey analisis beban kerja di salah satu unit di DINKES/RS dengan metode WISN

Kumpulkan dalam CD masing-masing