thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab4/tsa-2014-0122 4.pdf · 67 bab iv hasil dan pembahasan...
Post on 18-Mar-2019
263 Views
Preview:
TRANSCRIPT
67
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Gambar Umum Perusahaan
Tahun 1975 merupakan awal perjalanan usaha PT. Infomedia
Nusantara menjadi perusahaan pertama penyedia layanan informasi telepon
di Indonesia. Dibawah subdivisi Elnusa GTDI dari anak perusahaan
Pertamina, Infomedia telah menerbitkan Buku Petunjuk Telepon Telkom
Yellow Pages. Perkembangan yang tercatat selanjutnya adalah berdirinya
PT. Elnusa Yellow Pages di tahun 1984 yang berubah nama di tahun 1995
menjadi PT. Infomedia Nusantara pada saat PT. Telkom Tbk menanamkan
investasi. Selanjutnya pada tanggal 30 juni 2009, PT Telekomunikasi
Indonesia (Telkom) melalui PT Multimedia Nusantara (Metra) anak
perusahaan yang dimiliki 99,99% dimiliki oleh Telkom (selanjutnya Telkom
Group) telah menandatangani Shares Slases & Purchase Agreement (SPA)
untuk membeli 49% saham PT Infomedia Nusantara dari PT Elnusa Tbk,
sehingga 100% saham PT Infomedia Nusantara secara resmi dimiliki oleh
Telkom Group. Dengan komposisi kepemilikan saham Infomedia menjadi
49% oleh Metra dan 51% oleh Telkom. Selain itu, untuk mendukung
implementasiGood Corporate Governance dalam setiap aspek kegiatan
68
perusahaan Infomedia telah mengeluarkan kebijakan tata kelola. Saat ini,
Sejalan dengan transformasi bisnis di tubuh TELKOM dengan fokus di
bisnis TIMES, Infomedia dengan Visi untuk menjadi yang terdepan dalam
layanan Business Process Management (BPM) di wilayah regional, dan
dalam upayanya untuk mewujudkan visi tersebut telah melakukan
transformasi portofolio bisnis dengan fokus layanan :
1. Analytical Data Consulting.
2. Customer Relationship Management Services.
3. Service Operation Management.
4. Enterprise Shared Services.
Keseluruhan layanan Infomedia adalah komitmen perusahaan
dalam memberikan solusi informasi dan komunikasi yang terbaik bagi
pelanggan khususnya dan bagi masyarakat Indonesia pada umumnya
4.2 Visi dan Misi Perusahaan
4.2.1 Visi
To be the leading player in Business Process Management (BPM)
services in the region.
69
4.2.2 Misi
To create values for our stakeholders by providing excellent and
competitive BPM servicesandto be the role model BPM company.
4.3. Struktur Organisasi
Berikut ini merupakan struktur organisasi yang sedang berjalan pada
PT Infomedia Nusantara Saat ini :
Gambar 4.1 Struktur OrganisasiPT Infomedia Nusantara
Sumber : Pengambilan Data Departement Human Resources
70
Berikutadalahtugasdanwewenangdarimasing-masingbagiannya :
1. Direktur Utama
Fungsi utama : Direktur utama dalam fungsinya merupakan pemimpin
tertinggi perusahaannyang memiliki tugas pokok memimpinperusahaan
dalam mengemban misi untuk mencapai tujuan dan sasaran perusahaan
sehingga mampu menempatkan perusahaan pada posisi yang unggul
dalam lingkungan kompetisi.
2. Direktur Marketing & Business Development
Fungsi utama : Merencanakan, Menetapkan, Mengevaluasi dan
mengendalikan indikator performansi perusahaan, khususnya operasi
layanan produk dan jasa serta mengambil tindakan - tindakan yang
diperlukan dalam bidang operasi layanan kebijakan marketing, termasuk
didalamnya Project GCC, Project ACS, Project SOM dan Project ESS
sehingga mampu memenuhi kebutuhan pengguna jasa layanan perusahaan.
3. Direktur Operation
Fungsi Utama : Merencanakan, Menetapkan, dalam penjualan tersegment
pada setiap indikator produk dan jasa perusahaan, khususnya operasi
layanan produk dan jasa dalam Group telkom untuk memenuhi kebutuhan
layanan yang sinergi kebijakan yang termasuk didalamnya adalah Project
GCC, Project ACS, Project SOM dan Project ESS sehingga mampu
memenuhi kebutuhan pengguna jasa layanan perusahaan.
71
4. Direktur Engineering Solution
Fungsi utama : Merencanakan, menetapkan, mengevaluasi dan
mengendalikan indikator performansi perusahaan, khususnya pada operasi
layanan Planning and Controling, IT engineering serta mengambil
tindakan yang diperlukan dalam mengendalikan kebijakan dan
perencanaan strategik pembinaan dan pengembangan SDM dalam rangka
meningkatkan kompetensidan produktivitas SDM untuk mencapai tingkat
kinerja yang ditetapkan.
5. Direktur keuangan &IT Business Support
Fungsi utama direktur keuangan: Merencanakan, menetapkan,
mengevaluasi serta mengendalikan seluruh fungsi dan kegiatan keuangan
dalam rangka mewujudkan peningkatan kinerja perusahaan dibidang
keuangan secara keseluruhan serta peningkatan nilai perusahaan bagi
pemegang saham. Serta Merencanakan, menetapkan, mengevaluasi dan
mengendalikan indikator kebijakan dan perencanaan strategis
pengembangan IT dalam rangka mendukung operasi perusahaan untuk
mencapai tingkat kinerja yang ditetapkan.
72
4.4 Produk dan Jasa
Berikut ini adalah jasa atau produk yang dihasilkan oleh PT.
INFOMEDIA NUSANTARA :
Gambar 4.2 Service Lines Infomedia
Sumber : Pengambilan Data Departement Corporate Planning
1. Analytical Consulting Services / Data Analytic Service
Merupakan Layanan yang mengintegrasikan Kebutuhan
pelanggandalam memberikan Solusi maupun value pemasaran yang
semakin kompleks. Melalui layanan ini Infomedia menyediakan layanan
informasi profiling pelanggan atau calon pelanggan, pengelolaan
surveydan riset pemasaran (kuantitatif dan kualitatif) serta analisa
pelanggan (Customer Analytics).Guna mendukung proses analisa data,
73
Infomedia juga mengembangkan Document Management System (DMS)
yang merupakan sebuah aplikasi untuk mengatur digitalisasi dokumen,
sehingga akan lebih mudah untuk melakukan pencarian, penyimpanan
serta pengaturan sesuai dengan pengguna terkait. Pelanggan yang
menggunakan DMS nantinya akan lebih efektif dan efisien dalam
melakukan pencarian dokumen yang tentunya juga meminimalisasi
tingkat Fraud.
Layanan Data Analytics Infomedia telah banyak dimanfaatkan
oleh klien diantaranya untuk layanan indept survey interview, online
survey, telesurveydan penyediaan data profiling. Kini pengguna
layanan Data Analytics masih didominasi oleh sektor sektor industri
seperti Telekomunikasi, perbankan dan advertising. Data Analytics
Infomedia kedepan nya diharapkan dapat menjadi unit yang mampu
memberikan value added bagi seluruh pelanggan dan masyarakat luas.
Data processing adalah sebuah solusi untuk mencari data
mengenai permintaan, pangsa pasar, demografi. Aktifitas dari Data
processing diantaranya : Data survey (Macro/Micro Demand,
Profiling, CSI/CLI, Mystery Guest, Mystery Call), Data Cleansing &
Data Quality Management.
a. Data Acquisition
Data Acquistion adalah sebuah solusi dalam pembaruan sebuah
data dan penambahan data yang diperlukan sesuai kebutuhan.
74
b. Data Analytic
Data Analytic adalah sebuah solusi yang memberikan analisa lebih
lanjut melalui Predictive Analytics, Location Analytics & Social
Media Anaytic.
2. Customer Relationship Management Services
Customer Relationship Management ( CRM ) Infomesia merupakan
layanan yang diberikan untuk merespon tuntutan pada manajemen
layanan komunikasi pelanggan yang meliputi multi channel service
delivery dan bisnis proses yang terintegrasi yang meliputi kegiatan
pengorganisasian, automisasi, dan sinkronisasi kegiatan - kegiatan di
seluruh organisasi perusahaan seperti: sales, marketing, customer
service, dan technical support. Layanan ini menawarkan layanan
berbasis suara dan non-suara seperti: penggunaan social media dan
multimedia service. Layanan CRM Infomedia didukung oleh teknologi
Cloud Computing maupun IP-PBX technology, Computer Telephony
Integration (CTI), Call Management System (CMS), Internal Contact
Center (ICC), Redundancy & Back-up System, dan Voice Recording
System, yang mana seluruh teknologi tersebut didukung oleh
pengalaman dan kompetensi terbaik dari tim manajemen Infomedia.
75
Layanan CRM Infomedia akan memberikan beberapa manfaat bagi
perusahaan, diantaranya untuk:
a. Lebih fokus terhadap core competencies perusahaan.
b. Penetrasi market.
c. Meningkatkan image perusahaan.
d. Meningkatkan efisiensi dan menghemat biaya.
e. Meningkatkan profit perusahaan.
f. Menyajikan komunikasi personal dengan client /pelanggan.
3. Service Operation Management
Merupakan Layanan Bisnis Outsourcing yang fokus pada penyediaan
layanan back offices,mencakup : Operation Support, Network
Installation dan Telecommunication installation. Selain itu Infomedia
juga memberikan layanan BPO Back Offices berupa manajemen
operasional serta menyelenggarakan survei bekerja sama dengan pihak
ketiga. Sedangkan BPO IT services yang dilakukan oleh Infomedia
antara lain instalasi perangkat ATM, TV kabel, pembuatan dan
pemeliharaan aplikasi serta e-ticketing. Penjelasan rinci dari layanan
operation service adalah sebagai berikut :
76
a. Document Management
Document Management merupakan salah satu solusi untuk
digitalisasi management antara lain : Scanning document, indexing,
workflow management dan dashboard management.
b. IT Operation Center
IT Operation Center merupakan sebuah solusi terintegrasi untuk
semua permasalahan teknis IT melalui Voice, Chat dan Engineer on
Site.
c. Seat Management Support
Seat Management merupakan sebuah solusi pemenuhan perangkat
dan operasional IT, baik itu notebook, PC server dan perangkat IT
lainnya.
d. Telecommunication Support
Telecommunication Support merupakan sebuah solusi terintegrasi
untuk Network Operation Center, PABX Operation & Maintenance.
e. Security Management support
Security Management Support merupakan sebuah solusi untuk
keamanan, baik itu gedung perusahaan, gudang, serta kendaraan
dengan menggunakan CCTV &Surveillance Manage Service.
4. Enterprise Shared Services
Merupakan layanan Outsourcing dalam pengelolaan sumber daya
manusia (SDM) bagi perusahaan perusahaan yang membutuhkan.
Layanan yang ditawarkan adalah Rekutrasi, Training & Development
77
dan Placement. SDM yang disediakan oleh Infomedia meliputi CRM-
force (Proses layanan pelanggan), Sales-force (Proses akuisisi
pelanggan), Office-force (administrasi dan back office), Techno-force
(dukungan teknis), dan data-force (analis dan proses data). Penyediaan
SDM akan mendukung bisnis proses di berbagai induistri dalam hal
Customer engagement.
Outsourcing tenaga kerja dapat menjadi pilihan untuk melakukan
efisiensi biaya dalam industri yang semakin kompetitif. Dengan adanya
outsourcing SDM, perusahaan akan lebih fokus pada bisnis inti
perusahaan. Infomedia memberikan layanan dari HR Service berupa :
a. Selection and Recruitment
Admnistration & interview, Culture Free intelligent Test (CFIT),
English Test, Pyscho logical Test, HR interview, User Interview,
Tandem.
b. HR Operation Management
Payroll System,Performance Managemet & Operational
Management.
c. HR Supply and Placement
Professional Hire, CSR/CSO, Helpdesk, Contact Center, Collection,
Marketing & Sales, Installer & Enginee on Site project Manager.
78
4.5AnalisaLingkunganEksternal Bisnis
4.5.1Analisis Five Forces Porter
Salah satu metode analisis yang digunakan dalam menganalisis
lingkungan eksternal bisnis pada PT Infomedia Nusantara adalah
Analisis Lima (5) Daya Porter. Lima Daya Porter bertujuan untuk
menentukan potensi keuntungan dalam industri yang diukur
berdasarkan pengendalian jangka panjang terhadap modal yang
diinvestasikan serta mendapatkan peran kompetitif sistem informasi
baru untuk dapat berkompetisi dalam industri.
Gambar 4.3Analisa Eksternal Five Force PorterPTInfomedia
Sumber : Pengambilan Data Departement Corporate Planning
79
1. Ancamanpendatangbaru
Dalamkaitannyadenganancaman pendatang baru,terdapatbeberapa
penghalanguntukmencegahpendatangbarumasukdalamindustri
yangsama yaitu :
a. KompleksnyapermodalanberkaitanregulasiyangditetapkanolehTelk
om
dalammenjadikansuatuperusahaanuntukterdaftarsebagaiperusahaan
yang mempunyai jasa, Customer Relationship Management dan
Business Process Management. Hal ini dikarenakan transisi
bisnis pada PT Metra Digital Media yang bergerak dalam
agency and advertising pada produk Yellow pages Community
pada tahun 2013 akhir.
b. Pendatang yang sebagai pemain baru akan hadir dalam persaingan
antar sesama industri, dalam hal ini adalah Vads Indonesia,
VanWellis Indonesia Metranet, Finnet dan Telkomsigma. Dengan
masing masing keunggulan produk yang menonjol daripada PT
Infomedia yang dimana belum cukup berkompetensi dari segi
Infrastruktur yang cukup mendukung setelah pasca transformasi
bisnis PT Metra Digital Media dengan Infomedia pada tgl 1 Maret
2013.
80
2. Kekuatanpembeli
Kekuatanpembelidari PT Infomedia Nusantaraadalahdari bonafiditas
jasa/produk perusahaandengan alternatif pilihan dan solusi
yangditawarkan kepada customer serta di perkuat dengan penawaran
yang low cost namun berkualitas dengan tersetifikasi profesional pada
bidang manajemen, SDM dan CRM, di dukung dengan layanan sistem
informasi Demand on service yang disupport oleh Telkom Tbk, PT
Infomedia nusantara juga berkesinambungan dengan berkolaborasi
pada divisi dan produk IT Management & structure serta sinergi dengan
Telkom Group. Khususnya pada layanan CRM Call center Infomedia
yang bersaing ketat kepada perusahaan Call Center dengan
menawarakan featureand benefit pelayanan pelanggan yang berbeda
beda.
3. Kekuatan Pemasok
Perusahaan BPM saat ini banyak memakai beberapa pemasok dengan
kekuatan dari dukungan rekanan dan vendor kepada perusahaan,
khususnya bergerak di bidang BPM, CRM dan BPO lain nya sebagai
bentuk kolaborasi perusahaan dalam pendongkrak income perusahaan
untuk melayani kebutuhan customer yang saat ini kebutuhan akan
dukungan bisnis IS/IT BPM, meningkat. PT Infomedia juga memiliki
rekanan dan vendor yang sudah lama menjalin kerja sama sebagai ke
stabilitas fungsi dan sistem bisnis nya dalam memenuhi kebutuhan
81
pelanggan nya khsusnya pada jasaCRM Call Center yang diperkuat
dengan rekanan dari AVAYA Corp dan CBN Cloud system dan didukung
oleh Telkom Group sendiri (termasuk Telin) dan beberapa rekanan
perusahaan asing.
4. Ancamanproduk pengganti
Ancaman Produk pengganti terus berdatangan dengan banyaknya
pengusaha pengusaha asing yang datang ke Indonesia untuk
mengembangkan bisnisnya. Salah satu ancaman dari PT Infomedia
adalah, kekuatan Brand Image dan Sertifikasi pelayanan manajemen
yang sangat bersaing dan berpengaruh peran kepada mutu manajemen
pelanggan. Ini disebabkan pemain asing sudah banyak memiliki
portofolio keberhasilan dalam service to client yang terbukti di
beberapa negara asing. dalam PT Infomedia dengan bisnis model yang
serupa seperti pada umumnya IT Consultant, Branding Strategic,
Salesforce dan sebagainya Infomedia selalu mengevaluasi perfomance
SDM dalam meningkatkan layanan yang utama dalam BPM didukung
dengan Telkom sebagai arahan strategi, tentunya akan mempengaruhi
dalam inovasi dan perkembangan baru dalam layanan dan jasa bisnis
model PT Infomedia yang baru tersebut.
5. Kekuatanpesaing
Banyak sekali pesaing yang bergelut di industri ini yang sama dengan
perusahaan Infomedia. Dengan kemajuan teknologi yang pesat, dan
pemanfaatan SI/TI yang semakin berinovasi, tentunya akan menjadi
82
susah bagi Infomedia untuk meraup untung besar jika tidak selalu
melakukan inovasi dan membuat gebrakan baru seperti apa yang telah
mereka lakukan sebelumnya. Disini Rival yang kompetitif Infomedia
masih berperan kepada pesaing lokal yang memiliki scope bisnis
serupa.
4.5.2Analisis PEST (Politik, Ekonomi, Sosial dan Teknologi)
1. Politik
Peristiwa politik dan sosial yang terjadi di Indonesia saat ini dapat
memberi dampak merugikan pada kegiatan bisnis di Indonesia.
Indonesia telah mengalami proses perubahan demokrasi, yang
mengakibatkan timbulnya berbagai peristiwa sosial dan politik yang
menimbulkan ketidakpastian peta politik di Indonesia. Peristiwa ini
secara umum telah menimbulkan ketidak pastian politik, di samping
gejolak sosial dan sipil yang tercermin dengan adanya sejumlah
kejadian dalam beberapa tahun terakhir.Tidak ada jaminan bahwa
situasi politik di Indonesia akan stabil atau Pemerintah akan
menerapkan kebijakan ekonomi yang kondusif untuk mempertahankan
pertumbuhan ekonomi atau yang tidak berdampak negatif terhadap
kondisi regulasi perusahaan jasa CRM pada saat ini. Tidak ada jaminan
bahwa Pemerintah bisa berkontribusi pada legalitas di setiap
perusahaan khusushnya PT Infomedia Nusantara.
83
Sebagai bagian dalam Group Telkom, intervensi dari
pemerintah kadang membuat Infomedia tidak bisa bersikap dinamis
dengan perubahan pasar, salah satunya adalah pada regulasi pemilihan
umum, pemberlakuan seleksi jaman terhadap inefisiensi dan
inefektivitas pada persaingan produk produk lokal Indonesia dengan
produk luar negri (AFTA) serta ancaman ketenagaaan kerja pada
karyawan dalam sistem Outsourcing serta pemberlakuan kontrak kerja.
Gambar 4.4Analisis PEST Infomedia
Sumber : Pengambilan data melalui Dept Corporate Planning
2. Ekonomi
Tidak ada jaminan bahwa situasi politik di Indonesia akan stabil atau
Pemerintah akan menerapkan kebijakan ekonomi yang kondusif untuk
84
mempertahankan pertumbuhan ekonomi atau yang tidak berdampak
negatif terhadap kondisi regulasi telekomunikasi pada saat ini.
Kemungkinan krisis keuangan global akan berdampak buruk secara
material terhadap PT Infomedia Nusantara. Indonesia telah merasa efek
krisis keuangan global. Laju inflasi meningkat, dan laju pertumbuhan
majemuk (CAGR) juga ikut meningkat. Beberapa perusahaan
melaksanakan program-program penurunan jumlah karyawan dan cuti
tanpa gaji. Seluruh faktor tersebut mengakibatkan penurunan
tingkatpembelanjaan konsumen, yang telah berdampak negatif terhadap
pendapatan Infomedia.Dan pada salah satunya adalah dampak kenaikan
UMP yang praktis membuat pengusaha dan pelaku industri berpikir
keras. Regulasi pemerintah mengharuskan mereka untuk
menambah cost agar standard gaji tersebut terpenuhi. Karena jika
ketahuan oleh pemiliki perusahaan tidak memenuhi peraturan yang
berlaku, maka perusahaan dapat dikenakan sanksi berdasarkan UU
Tenaga Kerja No 13 Tahun 2013 Pasal 90 Ayat 1. Karena Sanksi berat
akan dikenakan bagi pemberi kerja yang tak memberi upah yang telah
ditetapkan.
Sisi lain dari kenaikan UMP ternyata tidak selalu suram, ada
beberapa pengaruh positif dari kenaikan UMP di negeri kita, yaitu
peningkatan daya beli masyarakat. Dengan upah yang baru, maka
kemampuan pekerja untuk belanja akan lebih besar dibandingkan
sebelumnya. Selain itu dengan meningkatnya daya beli maka
85
ketersediaan barang mau tak mau harus lebih tinggi, artinya demand
yang tinggi tersebut peluang pasar untuk perusahaan bisa menyediakan
barang atau service yang dibutuhkan masyarakat.Secara ekonomi
makro hal ini bagus, peluang untuk perusahaan juga untuk growth,
karena market yang lebih besar dan konsumen yang punya jual beli.
3. Sosial
Seperti yang kita ketahui bahwa karakterisitik masyarakat indonesia
adalah majemuk. Kemajemukan itu bukan hanya meliputi perbedaan
kesukuan, bahasa, adat istiadat dan faktor sosial, ekonomi melainkan
perkembangan masing masing suku belum lama sama. Hal ini
disebabkan oleh berbagai aspek kehidupan dan penghidupan. Oleh
karena itu terdapat fenomena menarik yang terjadi di indonesia.
Fenomena fenomena tersebut yaitu :
a. Pertumbuhan penduduk indonesia masih tetap tinggi dan
kepadatan penduduk masih terkosentrasi di pulau jawa.
b. Tingkat pendidikan sebagian masyarakat cenderung semakin
tinggi, meski ironisnya banyak pula yang putus sekolah
termasuk rendahnya dalam pemanfaatan bahasa asing seperti
(Bahasa inggris, mandarin)
c. Kebutuhan informasi masyrakat semaking tingggi, seiring
dengan peningkatan tingkat pendidikan dan semakin ketatnya
persaingan.
86
d. Krisis yang terjadi beberapa tahun lalu menyebabkan sebagian
besar masyarakat indonesia lebih cost conscious.
Fenomena ini akan dirasakan langsung oleh industri jasa BPM,
seperti salah satunya PT infomedia Nusantara. Peluang untuk
meningkatkan penetrasi pasar jelas akan terkosentrasi ke kotakota
besar, sedangkan daerah daerah yang kepadatan penduduk dan
tingkat pendidikannya masih rendah tetap sulit untuk berkembang.
Konsumerisme dan kebutuhan informasi akan memastikan
pertumbuhan pasar yang besar sehingga akan mendorong industri
untuk adu kecepatan dalam perebutan pangsa pasar.
4. Teknologi
Dierapersainganyang
semakinketat,perusahaandihadapkanpadatantangan bertahandariserbuan
pesaingsekaligusmemuaskanpelanggannya. Dengansemakin
meningkatnyabiayaoperasional,sudahsaatnya perusahaan
mengidentifikasisegmen
pelangganmanayangakandipertahankandandiberilayananmaksimaldanse
gmen
manayangtidakperludipertahankanlagi.Dalamduniamanajemendikenald
alilpareto, dimanadarikeseluruhanpelanggan,hanya20%
yangmenyumbangkan80%pada pendapatan perusahaan. Maka
halterpenting bagisetiap bisnisadalahbagaimana
87
mengidentifikasi20%tersebut.Setelahteridentifikasi,barulahperusahaan
mengerahkan seluruhsumberdayauntukmerebutsegmenpelanggan
yangmenjaditargetnya, berusaha
agarmerekasetiapadaproduk/jasayangditawarkan,danbahkanmenjadipel
anggan tetap.Di sinilahTeknologi Informasi(TI) berperan dengan
beragam aplikasi yang sudah trend seperti Social Media, Data analytics
Survey statistic, Quiz statistic system, sudah menjadi bagian yang
sangat berpengaruh dalam sosialitas dan perekonomian dalam
Infomedia nusantara. Salah satu trend masa kini yang sedang
berkembang adalah Cloud Computing yaitu aktifitas menyimpan
datadata, mengolah data yang dapat dilakukan salah satunya melalui
perangkat dan jaringan Cloud, perusahaan penyedia jasa teknologi
Cloud Computing. User dibebaskan dari pemeliharaan rutin,
penyediaan hardware dan aktifitas rutin teknologi IT di sebuah
perusahaan yang lazim. User bisa mempercayakan perawatan,
pemeliharaan, keamanan kepada provider Cloud Computing.
Analoginya seperti kita mengkonsumsi listrik melalui PLN, kita tidak
harus memiliki instalasi listrik sendiri, tapi cukup berlangganan dan
membayar sesuai pemakaian.Efisiensi dan efektifitas memang aspek
yang coba ditawarkan Komputasi Awan. Perusahaan bisa menghemat
biaya pemeliharaan hardware, menghemat pembelian data storage,
pembelian software yang mahal. Hampir semua dapat di alihkan kepada
perusahaan penyedia Cloud Computing. Energi dan fokus perusahaan
88
bisa lebih dicurahkan untuk aspek strategis yang menyangkut
corebusiness perusahaan.
4.6 Analisa Lingkungan Internal Bisnis
4.6.1 Analisis Rantai Nilai (Value Chain)
PT Infomedia Nusantara merupakan perusahaan yang bergerak
dalam bidang jasa Business Process Management (BPM) di wilayah
regional. Analisis value chain pada perusahaan ini dapat dilihat
darienam kegiatan yaitu kegiatan utama dan kegiatan pendukung. Pada
kegiatan utama, PT Infomedia Nusantara sebagai perusahaan
Consulting/ Development dan peran kedua adalah CRM, Berikut ini
adalah Rincian Value Chain PT Infomedia Nusantara :
Gambar 4.5Analisis Rantai nilai PT Infomedia Nusantara
Sumber : Berdasarkan Wawancara & Design Pribadi
89
Keterangan Analisis Rantai :
1. Consutltation Management
Aktivitas ini merupakan tahapan dimana PT Infomedia berperan
sebagai konsulitasi atau sarana profesional yang memberikan resepon
segera, berdasarkan pada pengetahuan mengenai keadaan yang
dibutuhkan klien dalam masalah teknis serta rekomendasi atau
pertimbangan yang dalam bidang produk dan jasa BPM.
2. Training Management
Aktivitas ini merupakan sebuah kegiatan proses yang mengajarkan
pengetahuan dan keahlian tertentu serta sikap, agar karyawan semakin
terampil dan mampu melaksanakan tanggung jawabnya dengan
semakin baik, sesuai dengan standar. Dalam jasa HR Service di
Infomedia, tidak hanya sebagai rekrutment tenaga kerja namun
biasanya ada suatu pelatihan yang merujuk pada pengembangan
ketrampilan bekerja (vocational) yang dapat digunakan dengan segera.
Dalam hal ini manfaat finansial bagi perusahaan biasanya terjadi
dengan cepat ataupun dengan perusahaan lain yang di Outsourcing kan
oleh Infomedia. Sementara itu pendidikan memberikan pengetahuan
tentang subyek tertentu, tetapi sifatnya lebih umum dan lebih terstruktur
untuk jangka waktu yang jauh lebih panjang, maka dari itu seleksi
90
kandidat calon karyawan yang sudah di arahkan oleh Infomedia sudah
disesuaikan berdasarkan jobdesk tertentu dari status kependidikan calon
karyawan.
3. Information System Management
Aktivitas ini merupakan adalah sebuah aplikasi teknologi informasi
untuk mendukung fungsi utama dan kegiatan baik bisnis sektor swasta
atau lembaga sektor publik. Khususnya berperan dalam Jasa Service
Operation ManagementInfomedia. ISM mendukung proses
pengumpulan, manipulasi, penyimpanan, distribusi dan pemanfaatan
sumber daya organisasi informasi. Manajemen Sistem Informasi utama
adalah besar multi-disiplin yang berfokus pada fusi sistem informasi,
teknologi, dan manajemen bisnis untuk dua tujuan: penggunaan sistem
informasi untuk memecahkan masalah bisnis dan manajemen teknologi,
yang mencakup pengembangan produk baru dan manajemen
perusahaan.
4. Human Resources Center Management
Aktifitas ini merupakan kegiatan yang dimana berperan sebagai
pengelolaan sumber daya manusia (SDM) bagi perusahaan perusahaan
yang membutuhkan. Layanan yang ditawarkan adalah Rekutrasi,
Training & Development dan Placement. SDM yang disediakan oleh
Infomedia meliputi CRM-force (Proses layanan pelanggan), Sales-
force (Proses akuisisi pelanggan), Office-force (administrasi dan back
office), Techno-force (dukungan teknis), dan data-force (analis dan
91
proses data). Penyediaan SDM akan mendukung bisnis proses di
berbagai induistri dalam hal Customer engagement. Outsourcing tenaga
kerja dapat menjadi pilihan untuk melakukan efisiensi biaya.
5. Logistik & procurement Management
Aktifitas ini merupakan suatu proses penyediaan kebutuhan; materials,
tools, product, & services pada suatu korporasi/institusi, yang di
dukung oleh sistem & prosedur yang terintegrasi, di mana seluruh
tahapan proses procurement/purchasing, mulai dari planning,
budgeting, sourcing, bidding, contract, purchase order, monitoring
order, handover process, hingga evaluasi kinerja supplier/vendor,
dilakukan secara sistematis, akuntabel, & transparan yang khususnya
diminati dalam perangkat pendukung Call Centre Infomedia.
4.6.1.1Workflow Business Model
92
Gambar 4.6Proses Bisnis CRM Services
Sumber : Berdasarkan Data Dari Departement HR
1. Customer Relationship Management Services
CRM adalah suatu sistem yang mengatur segala aktifitas yang
dilakukan terhadap pelanggan yang berhubungan dengan perusahaan.
Tujuan akhir dari CRM adalah peningkatan penjualan melalui
pengenalan dan interaksi dengan pelanggan secara lebih baik. hal itu
dapat berupa penyediaan barang / jasa yang sangat dibutuhkan oleh
pelanggan serta memberikan pelayanan yang lebih baik dan
peningkatan penjualan. Efek dari CRM salah satu nya adalah
Jumlahpelanggan baru yang meningkat, jumlah pelanggan lama yang
semakin loyal, tercapainya aktivitas pelayanan yang lebih
baik.Berikut adalah Pemaparan Business Model Customer
Relationship Management.
a. Revenue Stream
Aliran revenue didapatkan dari 2 faktor yaitu : pelanggan ritel
dan korporasi. Jumlah rata rata biaya yang dibelanjakan oleh
pelanggan ritel adalah 2-3 juta (hosted) jumlah rata rata biaya
yang dibelanjakan oleh pelanggan korporasi adalah 5-7 juta
(wholesale). Contoh pelanggan korporasi infomedia salah
93
satunya adalah Telkom Indonesia, Garuda Indonesia, dan
Bank Permata.
b. CRM Services : Aktivitas utama dalam Layanan CRM adalah
Manage Services Operation.
c. Cost Structure : Dari aktifitas poin 2, biaya yang dikeluarkan
terbagi menjadi 2 faktor yaitu biaya marketing dan biaya
operasi dengan rincian sebagai berikut : Biaya marketing :
Marketing Fee sebesar 2-3% diberikan pada Telkom Group,
Non Group dan Internal, Biaya Operasional : Agency Fee
sebesar 5-10% diberikan pada HR Provider yang mengelola
agen, Biaya IT untuk Supplier per Order dan biaya untuk
building space per meter kuadrat.
Poin penting dalam CRM adalah informasi pelanggan, jenis jenis
informasi pelanggan salah satunya adalah : janji meeting,
laporankomplain, status pembayaran, pengungkapan kebutuhan,
ucapan terima kasih, dan lain lain. Informasi pelanggan dapat
disampaikan melalui berbagai media seperti telepon, email, social
media, hasil meeting, testimoni, kunjungan ke perusahaan/kantor,
customer gathering, obrolan dan lain lain. Oleh karena itu
historikal informasi yang diterima akan disimpan pada banyak
media, maka dibutuhkan suatu platform agar media dapat terkait
satu sama lain. Dengan platform CRM , efesiensi dan efektifitas
94
perusahaan lebih mudah didapat dalam melakukan fungsi
pencarian data, agregasi data, klasifikasi pelanggan, sales
steering, prioritas peluang dan peningkatan penjualan.
Gambar 4.7 Proses Bisnis HR Services / Enterprise shared service
Sumber : Berdasarkan Data Dari Departement HR
2. Enterprise shared service / HR service
Merupakan sebuah bentuklayanan berupa penglolaan sumber daya
manusia dalam sebuah organisasi dalam 7 aspek, yaitu seleksi dan
rekrutment, pelatihan dan pengembangan (training and
Development), Compesation and benefit, Manajemen Kerja,
perencanaan karir (Career Planning), hubungan karyawan (Employee
95
Relations), dan HR Administrations. Masing masing pilar inilah yang
akan menopang kinerja fungsi HR dalam organisasi untuk dapat
menghasilkan sumber daya manusia berkualitas untuk menjawab
kebutuhan bisnis dalam organisasi perusahaan yang diberikan oleh PT
infomedia. Seleksi dan rekrutment bertanggung jawab untuk
menjawab kebutuhan pegawai pegawai melalui penerimaan pegawain
hingga para pegawai baru tersebut di posisi posisi yang tepat. Berikut
adalah bisnis proses PT Infomedia Nusantara dalam jasa Enterprise
Shared Service kepada pelanggannya.
Berikut adalah Pemaparan Business Model Customer Relationship
Management.
a. Revenue Stream
Aliran margin feedan marketing fee pada HR services didapatkan
dari 3 faktor yaitu : Internal, pelanggan ritel, Telkom Group.
Pelanggan besar Telkom Group memberi margin fee dalam
penanganan rekruitmen karyawan baru yang dikelola oleh PT
Infomedia Nusantara. Jumlah rata ratapersentase fee yang
diberikan kepada HR Provider, baik dari segi aspek training,
recruitment, database, dan agency sebesar 5 – 10% fee,
sedangkan untukkebutuhan marketing fee yang diberikan kepada
Telkom Groupsebesar 2-3%. Contoh pelanggan korporasi terbesar
infomediasalah satunya adalah Telkom Indonesia.
b. HR Consultacy : Aktivitas utama dalam Layanan HR
96
Consutlacy adalah menyalurakan SDM dari pekerjaan eksisting ke
pekerjaan yang lain baik dengan berbagai kriteria pekerjaan,
untuk yang sifatnya full time dan siap dipakai.
c. HR Shared Services : Aktivitas utama dalam Layanan HR
Shared Services adalah penyedia jasa yang terfokus pada
kompetensi kompetensi CRM, Sales dan kompetensi yang
dibangun partnership.
d. Cost Structure : Dari aktifitas diatas, terdapat biaya yang
dikeluarkan terbagi menjadi 2 faktor yaitu biaya. marketing dan
biaya operasi dengan rincian sebagai berikut : Biaya Database
untuk Academy Database: Marketing Feesebesar 2-3% diberikan
pada Telkom Group, Non Group dan Internal.
97
Gambar 4.8 Proses Bisnis Operation Services
Sumber : Berdasarkan Data Dari Departement HR
3. Operation Services
Proses Bisnis dalam Operation Service PT Infomedia Nusantara
menyatakan bahwa operasi jasa menitik beratkan pada alokasi dalam
mengidentifikasi asset operasi jasa, yaitu seperti dalam pengelolaan
fasilitas fisik, peralatan, informasi dan teknologi komunikasi,
sehingga menghasilkan konsep operasi jasa yang mencakup
geographic scope of operations, scheduling, facilities design and
layout, operating assets deployment, leverage through intermediaries,
leverage through customer assets, specific tasks assigned to front
stage and back stage operations yang akan di berikan kepada
pelanggan Infomedia yang terdiri dari Telkom Group maupun Non
Group. pada proses bisnisgambar di atas, menunjukan bahwa ada
kesamaan aspek yang mirip dengan peran proses bisnis HR services
yang akan tampil sebagai agency untuk di Outsource kan kepada
perusahaan lain. tetapi hal ini terfokus dalam jasa penyaluran
ketenaga kerjaan dalam bidang technical maupun inftratruktur IT.
98
Gambar 4.9 ProsesAnalytical Consulting Service
Sumber : Berdasarkan Data Dari Departement HR
4. Analytical Consulting Service
Analisis data saat ini merupakan faktor dalam penentuan
keberhasilan suatu perusahaan dimana analisis ini akan digunakan
oleh perusahaan dalam pengambilan keputusan. Pada PT Infomedia
perkembangan bisnisAnalytical Consulting Service berfungsi sebagai
99
pendukung serta konsultan dalam pengambilan keputusan dengan
cara tradisional yang mengandalkan intuisi. Business Intelligence
adalah suatu alat yang dapat dijadikan solusi untuk permasalahan
tersebut.Business intelligence Infomedia dapat digunakan untuk
membantu pengambilan informasi dengan mengubah data menjadi
informasi dan mengolahnya menjadi sebuah pengetahuan yang dapat
digunakan untuk membantu perusahaan atau pelanggan dalam
pengambilan keputusan. Salah satunya dengan konsep Computerized
Telesurvey, Database Management & Analytics, ini adalah bagian
Business intelligence infomedia yang dapat digunakan untuk
membantu pengklasifikasian dari sebuah data baru berdasarkan pola
yang ditemukan dari data lama yang dimiliki perusahaan untuk ke
pelanggan. Dari gambar diatas dijelaskan bahwa terdapat banyak
Project Fee dari sisi Revenue yang didapat Infomedia dalam
penjualan jasa Analytics kepada pelanggan nya dengan berkolaborasi
pada Data yang dimiliki oleh Telkom. lalu dari sebuat data dan
konsep tersebut di jadikan suatu produk dan jasa yang berpeluang
untuk di tawarkan kepada perusahaan consultan / Data provider
sebagai Bisins Core Infomeda dalam Data Analytics.
100
4.7 Analisis Eksternal SI/TI
4.7.1 Identifikasi SI/TI Eksternal(SWOT)Infomedia
AnalisisSWOTdilakukanuntukmenggambarkankondisilingkun
ganpada PT Infomedia Nusantarabaikinternal(kekuatandankelemahan)
maupuneksternal(peluangdan
ancaman),halinibertujuanuntukmembantudalammenentukantujuan
sertaobjektif instansi. Berikut adalah SWOT dari PT Infomedia
Nusantara.
Tabel 4.1Analisis SWOT Level Sistem Informasi
Strength
1. Memiliki Bank Dataperusahaan
terbanyak pada layanan Buku Yellow
Pages dan telefon.
2. Memiliki investasiIT secara infrastruktur
yang di support penuh oleh Telkom.
3. Terbaik dalam layanan Jasa Penjualan
Iklan Yellow Pages dan Bisnis Call
Centre.
Weakness
1. Saat ini belum adanya sistem
pendukung berupa aplikasi untuk
memonitoring akitifitas sales
Infomedia.
2. Tata kelola manajemen yang selalu
berubah setiap tahun dan cukup
berdampak pada profit perusahaan.
3. Belum adanya perencanaan strategis
secara SI/TI karena hanya bersifat
support saja.
101
Opportunities
1. Terbesarnya Bank Data yang semakin
dikembangkan Infomedia saat ini
berpeluang menjadi sasaran perusahaan
besar asing dalam kebutuhan layanan
data.
2. Dengan diadakan training LeanSix
Sigma dan COBIT IT Governance, dapat
berpeluang membentuk baruperencanaan
strategi bisnis maupun IT yang terarah
dan terfokus sesuai dengan Visi dan Misi
Infomedia.
Threat.
1. Perubahan struktur organisasi yang
berubah setiap tahun, berdampak pada
Services yang kurang maksimal kepada
pelanggan serta regulasi peraturan baru
yang kurang tepat sasaran bagi
karyawan Infomedia.
2. Banyaknya perusahaan asing yang
berdatangan dan bersaing ketat dalam
bisnis proses manajemen seperti
Infomedia.
1. Kekuatan(Strengths)
a. Memiliki Bank Dataperusahaan terbanyak pada layanan Buku
YellowPages dan telefon.
b. Memiliki investasiIT secara infrastruktur yang disupport penuh oleh
Telkom.
c. Terbaik dalam layanan Jasa Penjualan Iklan Yellow Pages dan
BisnisCall Centre.
2. Kelemahan (Weaknesses)
a. Saat ini belum adanya sistem pendukung berupa aplikasi untuk
memonitoring akitifitas sales Infomedia.
102
b. Tata kelola manajemen yang selalu berubah setiap tahun dan cukup
berdampak pada profit perusahaan.
c. Belum adanya perencanaan strategis secara SI/TI.
3. Peluang(Opportunities)
a. Terbesarnya Bank Data yang semakin dikembangkan Infomedia
saat ini berpeluang menjadi sasaran perusahaan besar asing dalam
kebutuhan layanan data.
b. Dengan diadakan training Lean Six Sigma dan COBIT IT
Governance, dapat berpeluang membentuk baru perencanaan
strategi bisnis maupun IT yang terarah dan terfokus sesuai dengan
Visi dan Misi Infomedia.
4. Ancaman(Threats)
a. Perubahan struktur organisasi yang berubah setiap tahun,
berdampak pada Services yang kurang maksimal kepada
pelanggan serta regulasi peraturan baru yang kurang tepat sasaran
bagi karyawan Infomedia.
b. Banyaknya perusahaan asing yang berdatangan dan bersaing ketat
dalam bisnis proses manajemen seperti Infomedia.
103
4.7.2 Matriks SWOT PT Infomedia Nusantara
Berdasarkan pemetaan Analisa Strategi Sistem informasi di atas, maka
bisa digambarkan secara Matriks SWOT bahwa posisi tersebut memperoleh
beberapa strategi dalam cakupanStrategi Eksternal SI/TI pada PT Infomedia
dengan menggunakan matriks SWOT berikut ini :
Tabel 4.2 Analisa Matriks SWOT PT Infomedia Nusantara
104
IFAS
EFAS
Strenght
S-1 :Memiliki Bank Data
perusahaan terbanyak pada
layanan Buku Yellow Pages dan
telefon.
S-2 :Memiliki investasi IT secara
infrastruktur yang di support
penuh oleh Telkom.
S-3 :Terbaik dalam layanan Jasa
Penjualan Iklan Yellow Pages dan
Bisnis Call Centre.
Weakness
W-1 :Saat ini belum adanya
sistem pendukung berupa
aplikasi untuk memonitoring
akitifitas sales Infomedia.
W-2 :Tata kelola manajemen
yang selalu berubah setiap tahun
dan cukup berdampak pada
profit perusahaan.
W-3 :Belum adanya
perencanaan strategis secara
SI/TI karena hanya bersifat
support saja.
Opportunities
O-1 : Terbesarnya Bank Data yang
semakin dikembangkan Infomedia
saat ini berpeluang menjadi sasaran
Perusahaan besar asing dalam
kebutuhan layanan Data.
O-2 :Dengan diadakan training
COBIT IT Governance, dapat
berpeluang membentuk baru
perencanaan strategi bisnis maupun
IT yang terarah dan terfokus sesuai
dengan Visi dan Misi Infomedia.
Strategi SO
1. Optimalisasi pelayanan
dalam Bisnis Analytic
Consutling Services. (S-1 ,
O-1)
2. Mengelola strategi
manajamen dalam layanan
pelanggan dan sistem
Infrastruktur dengan bekerja
sama pada Telkom Group.
(S-1 O-2)
Strategi WO
1. Menganalisa dan
merancang sistem secara
Blueprint aplikasi Sales
Activity Management. (W-
1, O-2).
2. Segera melakukan
Penerapan IT Governance
yang baik.(W-2, O2)
Threat
T-1 :Perubahan struktur organisasi
yang berubah setiap tahun,
berdampak pada Services yang
kurang maksimal kepada pelanggan
serta regulasi peraturan baru yang
Strategi Threat
1. Pemberian Training dalam
pelayanan konsumen yang
lebih baik dengan adanya
pelatihan Lean Six Sigma.(S-
3, T 1)
Strategi WT
1. Melakukan perubahan
dengan tata kelola IT
dengan metode COBIT / IT
Governance. (W-3, T-1)
105
kurang tepat sasaran bagi karyawan
Infomedia.
T-2 : Banyaknyaperusahaan asing
yang berdatangan dan bersaing ketat
dalam bisnis proses manajemen
seperti Infomedia.
2. Mensosialisasikan bentuk
perubahan tanpa harus
menghambat kinerja
perusahaan dengan
kolaborasi strategi dengan
Telkom. (S-1, T-1)
Berdasarkan matriks SWOT pada tabel di atas, dapat
disimpulkan strategi dalam kaitannya dengan pemanfaatan sistem
informasi yang diperoleh dari hasil analisis internal dan eksternal,
yaitu: strategi pengembangan sistem informasi untuk menghasilkan
ketersediaan data dan informasi yang berkualitas.Berikut merupakan
strategi bisnis yang dirumuskan dari matriks SWOT, yaitu:
a. Optimalisasi pelayanan dalam Bisnis Analytic Consutling
Services.(S-1 , O-1).
b. Mengelola strategi manajamen dalam layanan pelanggan dan
sistem Infrastruktur dengan bekerja sama pada Telkom Group. (S-1
, O-2).
c. Menganalisa dan merancang sistem secara Blueprint aplikasi Sales
Activity Management. (W-1, O-2).
d. Melakukan internal audit dan menerapkan usulan COBIT IT
Governance yang baik.(W-2, O2).
106
e. Mengadakan programCoaching, training and education dalam
pelayanan Service to Customer yang lebih baik dengan adanya
koordinasi kepada sesama Telkom Group.(S-3, T 1)
f. Mensosialisasikan secara menyeluruhrencana perubahan organisasi
sesuai dengan prosedur manajemen SI/TI tanpa harus menghambat
kinerja perusahaan. (S-1, T-1)
g. Melakukan perubahan dengan tata kelola IT dengan metode
COBIT / IT Governancesetalah di identifikasi melalui audit
internal. (W-3, T-1)
4.7.3Matriks IFAS dan EFAS
Berikut ini merupakan matriks IFAS dan EFAS dari hasil evaluasi
faktor internal dan eksternal, kemudian diberikan pembobotan dengan
menggunakan metode perbandingan berpasangan (pairwise).
Tabel 4.3Matriks IFAS
Strengths
Bobot
Rating
NilaiIFA
S
S1 Memiliki Bank Data perusahaan terbanyak
pada layanan Buku Yellow Pages dan telefon.
2
4
0,60
S2 Memiliki investasi IT secara infrastruktur yang
di support penuh oleh Telkom.
3
4
0.44
S3 Terbaik dalam layanan Jasa Penjualan Iklan
Yellow Pages dan Bisnis Call Centre.
2 3 0,06
Subtotal 1,54
107
Weaknesses
Bobot
Rating
NilaiIFA
S
W1 Saat ini belum adanya sistem pendukung berupa
aplikasi untuk memonitoring akitifitas sales
Infomedia
2
2
0,62
W2 Tata kelola manajemen yang selalu berubah
setiap tahun dan cukup berdampak pada profit
perusahaan.
2
1
0,17
W3 Manajemen IT yang kurang terstruktur karena
hanya bersifat support saja.
2
1
0,17 Subtotal 1,03
TOTAL 11 2,57
Table 4.4Matriks EFAS
Opportunities
Bobot
Rating
Nilai
IFAS
O1
Terbesarnya Bank Data yang semakin
dikembangkan Infomedia saat ini berpeluang
menjadi incaran Perusahaan besar asing dalam
kebutuhan layanan Data.
2
4
0,44
O2 Dengan diadakan training Lean Six Sigma dan
COBIT IT Governance, dapat berpeluang
membentuk baru perencanaan strategi bisnis
maupun IT yang terarah dan terfokus sesuai dengan
Visi dan Misi Infomedia.
2 3 0.06
Subtotal 1,54
Threat
Bobot
Rating
Nilai
IFAS
T1 Perubahan struktur organisasi yang berubah
setiap tahun, berdampak pada Services yang
kurang maksimal kepada pelanggan serta regulasi
peraturan baru yang kurang tepat sasaran bagi
karyawan Infomedia.
3
1
0,17
108
T2 Banyaknyaperusahaan asing yang berdatangan
dan bersaing ketat dalam bisnis proses
manajemen seperti Infomedia.
2
2
0,62
Subtotal 1,21
TOTAL 12 2,75
Analisa IFAS dan EFAS digunakan karena untuk mendapatkan posisi
PT Infomedia Nusantara berada pada kuadran apa, sehingga dapat
diidentifikasi faktor – faktor yang perlu dicermati dan diperbaiki dengan
segera untuk meningkatkan kegiatan bisnisnya.
Pada analisa IFAS dan EFAS diatas, bobot didapatkan dari hasil
analisa pengaruh faktor internal dan eksternal terhadap posisi strategis PT
Infomedia Nusantara, sedangkan rating diperoleh berdasarkan hasil
penilaian dilakukan bersama dengan pihak dari PT Infomedia Nusantara.
Setelah memperoleh hasil penilaian dari setiap faktor pada tabel diatas,
setelah itu selanjutnya menghitung total dari setiap faktor kemudian
memetakannya ke dalam diagram SWOT sehingga akan didapat posisi PT
Infomedia Nusantara dalam kuadran tertentu.
Titik X = Total Strength – Total Weakness
Titik X = 1,54 - 1,03 = 0,51
Titik Y = Total Opportunities – Total Threat
Titik Y = 1,54 – 1,21 = 0,33
109
Gambar4.10DiagramEFAS IFASPT Infomedia Nusantara
4.8 Analisis Lingkungan Internal SI/TI
Analisalingkungan
internalSI/TIberfungsiuntukmelihatsejauhmanaPT.Infomedia Nusantara
menerapkanSI/TIpada
lingkunganinternalperusahaansehinggadapatdianalisastrategi apa yang perlu
dilakukan dalam meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan
denganmenyesuaikannya dengankebutuhanperusahaanselainitujugauntuk
memberikanmasukantentangbagaimana kondisilingkungan internalSI/TIuntuk
implementasitargetbisnisPT.Infomedia
Nusantara.Adabeberapafaktoryangperludianalisa,antaralain
adalahsebagaiberikut:
110
4.8.1 Identifikasi SI/TI Internal Saat ini
DalammenganalisalingkunganinternalSI/TIPT.Infomedia
Nusantara,perlu dilakukan identifikasi terhadapPerencanaan Strategi
yang berjalaan saat ini sebagai acuanuntuk dijadikansebagaiinput
pemetaan dalam pencapaian targetbisnisPT.Infomedia Nusantara
kedepan.Perlu diketahui bahwa cabang layanan jasa Representative
Office Call center Infomediadibeberapa kota yaitu Balikpapan,
Surabaya, Bandung, Makassar, Medan, Batam, dan Pekan Baru.Untuk
mempermudahIdentifikasiSI/TIinternalpadaPT.Infomedia
Nusantara,yaitusebagaiberikut.
4.8.1.1 Hardware
Perangkatkeras(hardware) perludianalisiskarenadigunakan
oleh perusahaanuntukmenunjangkegiatan khususnyadalam bidang
SI/TI.DalamPT. Infomedia
NusantarahardwareyangdigunakandibidangSI/TIterbagimenjadibeber
apajenisyaituserver,workstations,dan Laptop secara Umum yang
diperoleh datanya dari kantor cabang Mampang dan Kantor pusat (Jl.
RS.Fatmawati).Adapunsalah satu
spesifikasipenggunaanhardwareyang digunakanolehPT.Infomedia
Nunsantarasertahallainyangditemukanadalahsebagaiberikut:
111
1. Spesifikasiserver
Servermerupakan perangkatyangsangatpentingdalammenunjang
kegiatanoperasionalperusahaankhususnya dalambidangSI/TIkarena
serverdigunakansebagaisentralpenyimpanan
database,manajemenuser
ataupunsecuritypenggunaanaplikasi,sehinggahardwareyangdiguna
kan harusbenar–benardiperhatikan.
PT.Infomediamempunyaiserveryang ter-sentralizeyaitu Database
Server pusat yang bertempatan di Jl. RS Fatmawati 77-81yang
berfungsi menyimpan dan memonitor database yangdigunakan
olehaplikasi–aplikasiPT.Infomedia, dan server cabang di titik 7
lokasi lain nyaAdapunspesifikasi salah satu
perangkatkerasyangdipakaidi server
pusatPT.Infomediaadalahsebagaiberikut:
Tabel4.5SpesifikasiServerPT.Infomedia
Merk IBM HS22 7870
SistemOperasi WindowsServer2008 Motherboard Intel 5520 chipset and offers a total of 1/2processor sockets Processor AMD Sempron Memory 12GBofRAM adaptor Intel®82566DM-2GigabyteNetworkconnection
Network Broadcom BCM5709S
112
Sumber : Data diperoleh melalui Staff Asset & Management Building
Tabel 4.6Fungsi dan kapasitas server PT Infomedia Nusantara
Sumber : Data diperoleh melalui Department IT Development
2. SpesifikasiWorkstations
Workstations atauPersonalComputer(PC)yangdigunakanoleh
karyawan PT.InfomediabaikdiHeadofficemaupundiRO
Callcentersebagian
No Type Server Perangkat Fisik Virtual Capacity & Function
1 Server Virtual Machine HP DL380GS X
2 IBM BLADE H522 X 3 IBM BLADE H523 X 4 IBM Backup Tape X Backup Device 5 IBM Storwize X Storage 10 TB 6 Synologi Backup X Backup Device 7 IBM Storage D53XXX X 8 HRMSSAP X x SAP-HRMS 9 HRSAP X x SAP-HR 10 Sophos Appliance X Perangkat AV 11 Mobile modin.infomedia X X Mobile memo Dinas 12 Smartweb X Absensi 13 SLB1 X Load Balance 14 Viproxy01.info X Virtual Proxy 15 Dev_dashboard X DEV 16 DC vCenter Server X V Center 17 AMTS.infomedia.co.id X ASET MGT 18 34_dns_1729.123 X Domain Name Server 19 26_poin X Poin Portal 20 24_fast X Finance App 21 17_webservice2.53 X Webservices 22 12_scm X Logistic SCM
113
besarmempunyaispesifikasihardwarePCsebagaiberikut:
Tabel4.7SpesifikasiworkstationsPT. Infomedia
Merk GearServerIntelE3110
Sistemoperasi Windows7 Ultimate
Motherboard AsusP5kpl-AMSE
Processor IntelPentiumDualCoreE53002.6GHz
Memory 4GBofRAM
Hardisk 500GB
Networkadaptor RealTekPCIeFEFamilyController Intel®PRO/1000MTNetworkconnection
Sumber : Data diperoleh melalui Staff Asset & Management Building
SetiapPCmempunyai berbagaiversisesuaidengankebutuhandan
perkembangan teknologi,tetapisecaraumumspesifikasiyangdigunakan
adalahyangtercantumdalamTabeldiatas.Setelahdiidentifikasilebihlanjut
,spesifikasitersebutmasihsangat minimuntukdigunakandi RO
Callcenterdenganjumlahpemakaian 24
jamperhari,olehkarenaitudibutuhkan
spesifikasiworkstationyanglebihtinggiterutamamemorydanhardisksehin
gga dapatmenjaga kestabilan.
3. SpesifikasiLaptop
Laptopdigunakan untukkaryawan yangseringmobileuntuk
kepentinganperusahaanyangsebagianbesarmenggunakan spesifikasi
114
sebagaiberikut:
Tabel 4.8SpesifikasilaptopPT.Infomedia
Merk AsusA55OLD
Sistemoperasi Windows 7 ultimate
Motherboard CompactPresarioV3839TU
Processor Corei52.0GHzwith2MBL2Cache
Memory 4GBofRAM
Hardisk 500GB
Sumber : Data diperoleh melalui Staff Asset & Management Building
Setiaplaptopmempunyaiberbagaiversisesuaidengankebutuhan
danperkembangan teknologi,tetapisecaraumumspesifikasiyang
digunakanadalahyangtercantumdalamTabeldiatas.
4.8.1.2Software
Perangkatlunak(software)digunakanuntukmenunjang kegiatan
khususnyadalambidangSI/TI.DalamPT.Infomediasoftwareyangdiguna
kandibidang
SI/TIterbagimenjadibeberapajenisyaitusoftwareyangolehpenggunadans
oftwareyangolehperusahaan.Adapunspesifikasipenggunaansoftwareya
ng digunakanolehPT.Infomedia
sertahallainyangditemukanadalahsebagaiberikut.
115
1. SoftwarePengguna
Setelahdilakukanassesmentsoftwareyangdigunakanolehusermaka
diperolehinformasibahwa:
a. Setiapuserdapatmenginstallsendirisoftwareyangmerekamau
, sehinggaditemukansoftware
yangtidakmempunyailisensi,halini sangatmembahayakan
keamananperusahaankarenaberpeluang
terjangkitvirussertamelanggar
UUHAKItentangpembajakan
lisensisoftwareyangdapatmenurunkan citraperusahaan,oleh
karenaitu
dibutuhkanpembatasanotorisasiusersehinggausertidak
dapatmenginstallsoftwarekecualiataspersetujuanperusahaan
.
b. Tidak ada standarisasi software yang boleh dan tidakboleh
digunakanolehusersesuaidengankebutuhannyamasing–
masing, halini akan menurunkan kinerja user karena
menggunakan softwareyangtidaksesuaidenganpekerjaanya,
116
olehkarenaitu dibutuhkan suatustandarisasisoftware–
s
o
f
t
w
a
r
e
y
a
ngboleh
digunakanatautidakbolehdigunakandalamperusahaan.
Tabel 4.9SoftwarePT.Infomedia
No. Software Vendor
1 CustomerServiceSystem(CSS) CSS
2 Visual Studio Microsoft
3 SQL Server Microsoft
4 AccountingManagementSystem(AMS) Accurate
117
Sumber : Data diperoleh melalui Dept IT Policy
*warna kuning : Poin permasalahan
4.8.1.3 Penyelarasan Aplikasi dengan Strategi Bisnis Perusahaan
Aplikasi perangkat lunak yang digunakan oleh perusahaan guna
menunjangkegiatanbisnis. Adapunpenjelasansoftware–
softwareyangdigunakanolehPT.Infoemdiadan
hasilidentifikasilainnyaadalahsebagaiberikut.
a. CustomerServiceSystem(CSS)
CSSmerupakansuatuaplikasiyangdigunakanolehCallcenterdi
cabangdandivisiaftersalesdiheadoffice,aplikasiinibertujuan untuk
mengelola keluhankonsumen
ketikaprodukPT.Infomediamengalami kerusakan,mengontrol
5 Sales Report System Excel
6 PHP Linux
7 AttendanceManagementSystem(AMS) Star2
8 InternetManagementSystem(IMS) MikroTik
9 Office System Open Office
10 Visio, Project Microsoft
11 Design system Adobe
118
pemakaianHardware & Software Call centersertakinerjacustomer
servicedanteknisiyangmenangani keluhantersebut.Secaraperiode
data–datatransaksi tersebut dikirimdariCallcenterkeheadoffice
viaemail.
b. Visual Studio
Microsoft Visual Studio merupakan sebuah perangkat lunak
lengkap (suite) yang dapat digunakan untuk melakukan
pengembangan aplikasi dalam kebutuhan Project Infomedia, baik
itu aplikasi bisnis, aplikasi personal, ataupun komponen
aplikasinya, dalam bentuk aplikasi console, aplikasi Windows,
ataupun aplikasi Web. Visual Studio mencakup kompiler , SDK ,
Integrated Development Environment (IDE) , dan dokumentasi
(umumnya berupa MSDN Library ).
c. SQL Server
MS SQL Server pada Infomedia salah satu produk aplikasi yang
sering digunakan sebagai Relational Database Management
System (RDBMS) pada seluruh Departemen bisnis. saat ini. Fungsi
utamanya adalah sebagai database server yang mengatur semua
proses penyimpanan data dan transaksi suatu aplikasi.Dalam
DBMS seperti MS SQL Server biasanya tersedia paket bahasa yang
digunakan untuk mengorganisasi basis data yang ada, yaitu Data
Definition Language (DDL) dan Data Manipulation Language
(DML).
119
d. Accounting Management System (AMS)
DivisiAccountingmenggunakan aplikasiAccountingManagement
System(AMS)denganmenggunakan Accurateversi3untukmengelola
akuntansiperusahaan.Pada aplikasiinidikelolaberbagaijenis
akuntansi seperticashflow,neraca,laporan labarugisampailaporan
keuangan perusahaan.
e. AttendanceManagementSystem
AplikasiinidigunakanolehdivisiHR&GAuntukmengontrol absensi
karyawanPT.Infomedia ,halinidilakukan untukperhitungan
gaji,lemburdan tunjanganlain–lainyangdidapatkan
olehkaryawanPT.Infomedia,selainitu aplikasiinidapatmemonitor
kinerjakaryawansehinggadapatmemberi rekomendasi
kualitasdanloyalitasseorangkaryawan.
f. Sales Report System
Aplikasi ini digunakan oleh Dept Marketing & Sales untuk
mengontrol aktivitas revenue yang didapat oleh sales Infomedia.
Namun aplikasi ini masih bersifat manual(Based on Excel)
dikarenakan belum adanya perhatian khusus dari dept IT
Development untuk merancang sebuah aplikasi yang dapat
membatu untuk kebutuhan efesiensi dan ke efektifitas kinerja para
Sales.
120
g. InternetManagementSystem(IMS)
Divisi IT menggunakan MikroTikuntuk mengelola koneksi dan
otentikasiinternetPT.Infomedia,sepertimengelola kecepatan
koneksi, penggunaanDNS,filterwebsiteyangdilarang dan lain lain.
hal inidilakukanuntuk menjagakinerjakaryawan
PT.Infomediaagarlebihberkonsentrasi
melakukanpekerjaanyangtelah
ditetapkan.Selainituaplikasiinimembatasikecepatankoneksisetiap
useragardapatmemprioritaskankebutuhanusersesuaidenganpekerjaa
n karyawanPT. Infomedia.
h. OfficeSystem (Ms Office, MS project, Visio)
Untukmendukung administrasi
perusahaansepertipembuatansuratatau
dokumenPT.InfomediamenggunakanMicrosoft Office 2007 dan
2010 ditambah dengan pelengkap MS Visio 2010 dan MS project.
i. Design System
Untukmendukung mediapromosikepublik,timkreatifPT.Infomedia
menggunakanaplikasidesignsystemuntukmendesainmediapromosi
sepertispanduk,umbul–umbul,poster,website,bannerdanlain–lain.
121
j. Portal Kedinasan
Portal kedinasan Infomedia sering digunakan sebagai aplikasi
pendukung karyawan untuk mendapatkan informasi secara formal
yang terhubung langsung kepada jajaran direksi, dan pengecekan
kontrak, absensi, payroll gaji dan sebagainya.
4.8.1.4Aplikasi Pendukung
1. Aplikasi Pendukung Layanan Call Center
Layanan CRM Infomedia didukung oleh tekhnologi Cloud Computing
maupun IP-PBX technology, Computer Telephony Integration (CTI),
Call Management System (CMS), Internal Contact Center (ICC),
Redundancy & Back-up System, dan Voice Recording System, yang
mana seluruh teknologi tersebut didukung oleh pengalaman dan
kompetensi terbaik dari tim manajemen Infomedia.
2. Aplikasi Kepegawaian Personalia
Pegawai adalah aset penting bagi setiap perusahaan. Hal ini karena
pegawai adalah motor penggerak roda kegiatan perusahaan. Bisa
dikatakan perusahaan yang sukses adalah perusahaan yang mengelola
pegawainya dengan baik. Berangkat dari fakta tersebut maka Infomedia
menyediakan produk aplikasi manajemen kepegawaian untuk
membantuperusahaan mengelola aspek-aspek kepegawaian. Salah satu
keunggulan Aplikasi kepegawaian Personalia Infomedia adalah
122
mencakup aspek-aspek kepegawaian penting seperti absen, payroll,
asuransi dan cuti.
a. Memisahkan otorisasi user /pegawai biasa dan staf HRD.
b. Berbasis web sehingga memungkinkan terintegrasi apabila terdapat
beberapa cabang.
c. Desain database yang dirancang untuk menampung data dalam
jumlah banyak.
Berikut ini adalah tampilan Screen Shoot Aplikasi
KepegawaianInfomedia sebagai berikut:
Gambar 4.11 Tampilan Home
Sumber : Screen Shot dari salah satu aplikasi pegawai
123
Gambar 4.12Tampilan Aplikasi Kedinasan
Sumber : Screen Shot dari salah satu aplikasi pegawai
Gambar 4.13Tampilan Aplikasi Personil
Sumber : Screen Shot dari salah satu aplikasi pegawai
124
Gambar 4.14Tampilan Berita dan Informasi
Sumber : Screen Shot dari salah satu aplikasi pegawai
4.8.1.5 Arsitektur Jaringan
Dalaminfrastruktur ITnya,PT.Infomedia Nusantarasendiriterhubungan
secaralangsungkecabang cabang lainmelewatijaringan yangdihubungkanoleh
masing masing PABX yang sudahdisediakanolehunit Telkom dan
AVAYAsebagaijasaproviderjaringanmerekadansetelahitu terhubung
denganRouter.UntukkoneksidataflowdariPT.Infomedia Nusantara keCabang
maupun ke pelanggandisediakan suatuserveryangditempatkan
padalokasipusat PT.Infomedia sendiri dan di Gedung Citywalk sebagai
basecampCall Center Infomediayang tentunya diterdapat suatu Firewall
sebagai security-nya.
125
Gambar 4.15Arsitektur Jaringan Infomedia
Sumber : Ilustrasi berdasarkan hasil wawancara Deptartement IT Development
ServerInfomediatersebutdinamakanVirtual MachineServer.Selain itu
VM Server sudah di design agar terhubung denganVirtual Machine
Serverdenganserverbackofficeyangdinamakan Back Office Server yang
bertujuan untuk melakukan sinkronisasi terhadap data
setelahpenutupansesipenyimpanan
data.Untukbackofficeservermendapatkandatadari
serverdanjugadarihasilpengubahan userbackofficeyangmelewatiproseduryang
telahada.
126
4.8.2 Analisa IT Balance Scorecard
Berangkat dari kebutuhan informasi dalam rangka pembuatan sistem
pengukuran dengan menggunakan IT Balanced Scorecard di Infomedia, maka
dilakukan pengkajian ulang atas sistem yang berjalan saat ini. Pada tahap ini
mulai dikumpulkan informasi mengenai tingkat keberhasilan atau kinerja yang telah
dicapai selama ini. Upaya ini mengalami kendala karena laporan yang diperlukan
banyak yang tidak tersedia. Hal ini dikarenakan tidak adanya bentuk laporan rutin
yang diminta oleh manajemen sehingga Departemen TI Infomedia tidak membuat
laporan secara rutin. Bentuk laporan rutin yang ada hanya didasarkan pada
Perencanaan Bisnis dari departemen TI, yang berisi rencana-rencana operasional
jangka pendek yang hendak dicapai dan hasilnya secara umum. Dengan begitu tidak
ada laporan yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja dari Departemen TI
secara menyeluruh. Untuk itu diadakan wawancara dengan pihak manajemen untuk
memperoleh jenis informasi apa saja yang dibutuhkan oleh pihak manajemen
sehingga mereka dapat melihat Departemen TI secara menyeluruh berdasarkan
kinerja yang telah dicapai dan dapat membandingkan dengan standar yang ada.
Dari hasil wawancara dan pengamatan di lapangan didapatkan bahwa
informasi yang dibutuhkan oleh pihak manajemen adalah:
1. Kinerja Departemen TI dalam melaksanakan operasional sehari-hari
serta dalam pengembangan organisasi.
2. Tingkat kepuasan dan tanggapan para pengguna layanan Teknologi
Informasi dalam perusahaan mengenai pelayanan yang diberikan oleh
Departemen TI.
127
3. Tingkat kepuasan dan tanggapan staf TI selama bekerja pada
Departemen TI.
4.8.3Menentukan Tujuan Strategis TI
4.8.3.1 Analisis Departemen Teknologi Informasi
Sebelum melakukan pengukuran, maka terlebih dahulu harus
dirumuskan visi dan misi divisi IT PT Infomedia Nusantara yang
nantinya akan diturunkan menjadi strategi dan tujuan strategis. Hal ini
dikarenakan kinerja, maintenance, dan pengembangan sistem
sepenuhnya berada tanggung jawab Divisi IT Development.
1. Visi
"MendukungkegiatanoperasionalperusahaandenganpemanfaatanITya
ng optimal,antaralaindenganpengembangan,
implementasi,perawatandan evaluasiSI/TIyangdigunakanolehPT
Infomedia Nusantara”
2. Misi
“Mengembangkan sistem informasi secara inovatif dengan mengikuti
perkembangan TI dan membangun pusat layanan informasi serta
128
menyediakan hardware dan software yang mendukung aktivitas
bisnis perusahaan.”
Gambar 4.16Struktur Organisasi Departemen Teknologi Informasi
PT.Infomedia
1. Dept Planning & Policy
a. Bertugas merencanakanaktivitas Teknologi Informasi dalam
organisasi.
b. Menentukan struktur organisasi untuk Departemen TI.
c. Memastikan kelancaran operasional dari keseluruhan Departemen
TI dalam melayani organisasi bisnis.
d. Mengendalikan keseluruhan operasional dan pengembangan
Departemen TI.
2. Dept Development & Support
a. Membangun dan memelihara progam aplikasi yang terkait
dengan operasional bisnis, pemrograman, dan keamanan aplikasi.
129
b. Mengantarkan solusi bisnis terintegrasi yang sesuai dengan
fungsional, ketepatan waktu, dan standar kualitas.
c. Menyediakan dukungan teknis kepada pengguna akhir dalam
semua departemen dan membantu dalam keseluruhan rancangan dan
konsep sistem, khususnya dalam sistem perangkat lunak.
d. Memelihara basis data dalam server untuk mendukung program-
program aplikasi.
e. Menangani administrasi permintaan program aplikasi dari seluruh
departemen.
f. Menangani laporan masalah dari aplikasi dalam program.
3. Dept Network & Operation
a. Memastikan operasional efektif dari infrastruktur jaringan komputer.
b. Membangun dan memelihara progam aplikasi yang terkait
dengan operasional bisnis, pemrograman, dan keamanan aplikasi.
c. Mengantarkan solusi bisnis terintegrasi yang sesuai dengan
fungsional, ketepatan waktu, dan standar kualitas.
d. Menyediakan dukungan teknis kepada pengguna akhir dalam
semua departemen dan membantu dalam keseluruhan rancangan dan
konsep sistem, khususnya dalam infrastruktur dan perangkat keras.
e. Mengkoordinasi negoisasi, keluhan pengguna TI, dan pemeliharaan
perangkat lunak dan perangkat keras komputer dengan vendor.
f. Memelihara jaringan komputer lokal dan Personal Computer (PC).
g. Menangani masalah PC, Server dan perangkat keras lainnya.
130
4.8.3.2 Penyelarasan Strategi Perusahaan dengan Divisi TI
Untuk mencapai visi dan misi divisi TI diperlukannya strategi divisi TI
dalam mencapainya. Berikut merupakan strategi divisi TI PT Infomedia Nusantara:
1. Memastikan kecukupan sumber daya infrastruktur PT Infomedia
Nusantara.
2. Memastikan ditanggulanginya gangguan terhadap sistem secara cepat, tepat
dan efektif.
3. Mengidentifikasikan kebutuhan, menyediakan, memelihara dan
melakukan pengembangan terhadap sistem informasi dan infrastruktur
Teknologi Informasi.
4. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja perusahaan.
Strategi TI
1. Memastikan kecukupan sumber daya infrastruktur PT Infomedia Nusantara 2. Memastikan ditanggulanginya gangguan terhadap sistemsecara cepat, tepat dan efektif. 3. Mengidentifikasikan kebutuhan, memelihara dan melakukan pengembangan terhadap sistem informasi dan infrastruktur Teknologi Informasi.
131
Didalam Gambar 4.17 dapat
dilihat penyelarasan strategi
perusahaan dengan Strategi TI :
Gambar4.17 PenyelarasanStrategiPerusahaandenganStrategiTI
4.8.3.3 Analisis Departemen TIberdasarkan Hasil Audit Internal.
Berdasarkan Audit Internal yang dilakukan oleh perusahaan
maka ditemukan beberapa isu yang berkaitan dengan Departemen TI
Infomedia. Isu tersebut secara langsung berdampak terhadap
operasional dan pengembangan Departemen TI. Dari hasil audit ini
dibuat sebuah acuan dalam membuat rancangan pengukuran yang akan
dilakukan untuk mengukur kinerja Departemen TI. Dan beberapa isu
yang ditemukan dapat dimasukkan ke dalam salah satu perspektif yang
ada dalam IT Balanced Scorecard yang akan dibuat.
4. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja perusahaan.
Strategi Perusahaan
1. Meningkatkan pengembangan sistem informasi untuk menghasilkan keunggulan kompetitif.
2. Meningkatkan pengembangan manajemen hubungan dengan pelanggan.
132
Tabel 4.10 Hasil Audit Internal Departement IT Infomedia
No. Isu Dampak
1. Tidak adanya pemisahan tugas antara
pengembangan dan operasional Programer
memiliki akses ke data produksi dan
berhak membuat koreksi data
Data produksi merupakan data operasional
yang sangat vital bagi perusahaan, setiap
perubahan pada data produksi maka akan
sangat berpengaruh terhadap operasional
bisnis. Jika programer diberikan hak untuk
mengakses penuh terhadap data produksi maka
terdapat resiko akan terjadinya perubahan yang
tidak memiliki otorisasi pada data produksi,
baik disengaja maupun tidak disengaja.
2. Ketergantungan pada staf TI tertentu Tidak
adanya staf pengganti dalam departemen.
Beberapa tugas hanya dapat dilakukan oleh
staf tertentu.
Jika staf TI yang bertanggungjawab terhadap
sistem berhalangan maka akan mengganggu
proses operasional bisnis, belum adanya
perencanaan staf cadangan apabila staf yang
ber- tanggungjawab berhalangan.
3. Belum terbentuk Steering Committee dan User
Committe. Tidak adanya Steering Committee
yang dibuat untuk membahas dan memu-
tuskan proyek, pengembangan, prioritas, dan
anggaran TI pada tingkat eksekutif. Dan tidak
adanya User Committee untuk membahas
prioritas dari permintaan pengguna TI.
Tanpa sebuah steering committee dan user
committee yang baik maka strategi TI tidak
dapat diatur dengan baik pada level perusahaan
yang dapat menimbulkan ketidaksesuaian pe-
nempatan sumber daya, prioritas aktivitas
bisnis yang tidak baik, perencanaan yang tidak
baik untuk pengembangan TI di masa depan.
133
4. Tidak adanya lingkungan pengujian Tidak
adanya lingkungan pengujian yang baik
untuk pengujian program dan untuk User
Acceptance Test (UAT).
Selama ini pengujian dilakukan di lingkungan
produksi, dan hal ini dapat mengakibatkan
data yang ada berubah, baik secara sengaja
maupun tidak disengaja. Hal ini dapat
berpengaruh terhadap operasi bisnis. Terlebih
lagi program baru yang belum diuji dalam
lingkungan pengujian dapat mengakibatkan
ketidakstabilan data pada lingkungan produksi.
5. Prosedur tertulis yang tidak lengkap untuk
melaksanakan pekerjaan terjadwal dan tidak
terjadwal.
(Pekerjaan terjadwal)
a. Prosedur backup data untuk server.
b. Prosedur analisis log untuk server.
(Pekerjaan tidak terjadwal)
a. Prosedur pemeliharaan Perangkat Keras
dan Peragkat Lunak.
b. Prosedur pelayana permintaan/ dukungan
pengguna.
Prosedur tertulis yang tidak lengkap akan
menyulitkan untuk mengendalikan kan dan
memantau pekerjaan yang dilakukan. Dan
tidak ada panduan yang jelas mengenai
penentuan prioritas permintaan pengguna
untuk pekerjaan yang tidak terjadwal akan
menyulitkan staf TI dalam menangani masalah
yang timbul dan permintaan pengguna
terhadap dukungan TI
6. Domain Controller belum digunakan secara
efisien.
Tanpa Domain Controller yang digunakan
secara efektif maka manajemen dan keamanan
untuk PC tidak dapat dilakukan dengan baik
7. Tidak adanya pengecekan secara rutin pada
perangkat lunak yang terpasang di PC.
Dengan tidak adanya pengecekan rutin
terhadap perangkat lunak yang terinstall akan
membuka kemungkinan penggunaan perangkat
lunak yang tidak memiliki lisensi.
134
8. Tidak adanya pemantauan terhadap lalu
lintas jaringan dan firewall.
Tanpa pemantauan firewall dan lalu- lintas
jaringan, maka akan mengurangi fungsi dari
pemasangan firewall. Pemantauan lalu-lintas
jaringan sangat penting untuk mendeteksi
adanya lalu-lintas yang tidak dikehendaki yang
dapat merusak jaringan komputer internal
dan mengganggu operasional bisnis.
4.8.3.4Analisis Konsep IT Balanced Scorecard Departemen TI
Selain isu-isu yang ditemukan oleh audit internal perusahaan terdapat
pula beberapa isu yang diperoleh dari hasil wawancara dengan pihak
manajemen perusahaan serta pengamatan langsung di lapangan, yaitu :
1. Belum ada ukuran keberhasilan proyek-proyek TI
a. Departemen TI tidak melakukan pengukuran akan keberhasilan
proyek-proyek yang dibuat, proyek-proyek yang dibangun tidak
memiliki tingkat keberhasilan yang jelas. Hanya berdasarkan status
proyek tersebut yaitu: Selesai, Ditunda, atau Dihilangkan.
b. Dengan tidak adanya pengukuran terhadap proyek-proyek yang
dibangun oleh TI maka perusahaan tidak dapat mengetahui tingat
keberhasilan proyek-proyek TI khususnya dan kontribusi TI
terhadap perusahaan pada umumnya.
2. Belum ada ukuran untuk pengendalian pengeluaran TI
a. Departemen TI belum melakukan pengukuran untuk pengendalian
pengeluaran TI terhadap teknologi yang dibeli dan digunakan.
135
b. Tanpa mengetahui pengendalian pengeluaran TI maka dapat memicu
pengeluaran yang tidak sesuai dengan anggaran dan perencanaan TI
serta perusahaan.
3. Belum ada pengukuran tingkat kepuasan pengguna
a. Saat ini belum ada pengukuran mengenai tingkat kepuasan pengguna
TI. Kepuasan pengguna hanya dinilai secara lisan dari pengguna TI
dan tidak dilakukan secara terencana.
b. Dengan tidak adanya pengukuran tingkat kepuasa pengguna, maka
Departemen TI Infomedia tidak dapat mengetahui kinerja layanan
mereka terhadap pengguna TI dan tidak memiliki acuan dalam
meningkatkan pelayanan terhadap pengguna TI.
4. Belum ada SLA (Service Level Agreement)
a. SLA merupakan acuan Departemen TI Infomedia dalam memberikan
layanan terhadap pengguna TI. Banyaknya SLA yang tercapai penting
untuk diukur. Ini akan memberikan arah tentang kebutuhan untuk
mengubah pelayanan TI dan untuk melihat ketepatan ukuran dan target
yang termasuk dalam persetujuan.
5. Belum ada pengukuran indeks kepuasan staf TI
136
a. Indeks kepuasan staf TI ini penting sebab akan secara langsung
mempengaruhi kinerja staf TI dalam menjalankan tugasnya
sehari-hari. Tanpa mengetahui indeks kepuasan staf TI, maka
manajemen tidak dapat melakukan perbaikan terhadap kinerja
Departemen TI secara menyeluruh.
b. Sebuah survey pengguna yang dibuat dengan baik akan
memberikan sebuah gambaran tingkat kepuasan pengguna yang
lebih nyata dan obyektif. Survey kepuasan pengguna harus
meliputi setidaknya beberapa bagian penting berikut: Tingkat
kepuasan terhadap pengantaran produk/layanan TI, pemeliharaan
TI, dukungan TI, pelatihan TI, dan pemecahan masalah TI.
6. Belum ada ukuran dan insentif untuk pengembangan inovasi
a. Pengembangan inovasi belum memiliki ukuran yang jelas, dan
tidak didukung oleh insentif yang menarik bagi penemuan
inovasi baru.
b. Tanpa adanya ukuran dan insentif yang baik untuk
pengembangan inovasi, maka staf akan cenderung untuk tidak
produktif dalam menghasilkan inovasi-inovasi baru bagi
kepentingan Departemen TI dan perusahaan.
7. Belum ada anggaran untuk penelitian teknologi baru
a. Saat ini Departemen TI Infomedia tidak menempatkan anggaran
khusus bagi penelitian teknologi baru. Teknologi baru yang bisa
137
dteliti oleh staf TI hanyalah teknologi yang gratis sebab
Departemen TI tidak menempatkan anggaran untuk penelitian.
b. Dengan tidak adanya anggaran bagi penelitian teknologi baru
maka DepartemenTI Infomedia tidak dapat mengikuti
perkembangan teknologi baru. Hal ini juga dapat berdampak pada
kurangnya informasi akan teknologi yang memungkinkan
dalam membantu perusahaan dalam meningkatkan efisiensi dan
efektifitas kerja karyawan .
Hasil penemuan di atas maka dapat dimasukkan ke dalamperspektifIT
Balanced Scorecard.
Tabel 4.11Analisis Konsep IT BSC pada Departemen TIInfomedia
Perspektif Isu
Kontribusi Perusahaan 1. Belum ada ukuran keberhasilan proyek- proyek TI.
2. Belum ada ukuran untuk pengendalian pengeluaran TI.
Orientasi Pengguna 1. Belum terbentuk Steering Committee dan User
Committee.
2. Belum ada pengukuran tingkat kepuasan pengguna.
3. Belum ada SLA (Service Level Agreement).
138
KesempurnaanOperasional 1. Tidak adanya pemisahan tugas antara pengembangan dan
operasional.
2. Belum adanya pengukuran indeks kepuasan staf TI.
3. Tidak tersedianya lingkungan pengujian
4. Tidak adanya laporan perkembangan proyek.
5. Tidak adanya prosedur standar untuk pemeliharaan
program dan dokumentasi.
6. Prosedur tertulis yang tidak lengkap untuk melaksanakan
pekerjaan terjadwal dan tidak terjadwal.
7. Domain Controller belum digunakan secara efisien.
8. Tidak adanya pemantauan terhadap lalu lintas jaringan
dan firewall.
9. Tidak adanya pengecekan secara rutin pada perangkat
lunak yang terinstall.
Orientasi Masa Depan
1. Job Description (uraian pekerjaan) yang tidak lengkap
dan tidak diperbaharui
2. Ketergantungan pada staf TI tertentu.
3. Belum ada ukuran dan insentif untuk pengembangan
inovasi.
4. Belum ada anggaran untuk penelitian teknologi baru.
4.8.4 Perumusan Strategi Departemen TI
Strategi dirumuskan untuk menggalang berbagai sumber daya
organisasi. Dan mengarahkan ke pencapaian visi organisasi. Dengan adanya
139
formula sistrategi maka memungkinkan Departemen TI untuk meningkatkan
kemampuannya dalam mencegah timbulnya masalah, karena dengan
perumusan strategi dapat ditentukan dengan jelas aktivitas dan penanggung
jawab pelaksana strategi, yang dijabarkan dalam perencanaan jangka
pendekdan jangka panjang. Sebagai penjabaran dari visi dan misi didapatlah
rumusan strategi sebagai berikut.
Strategi Utama TI : Dengan menggunakan sumber daya TI menyediakan dan
menjamin nilai maksimum dari aktifitas bisnis perusahaan, yaitu dengan:
1. Berperan terhadap pencapaian strategi bisnis melalui aplikasi
dari teknologi dan metode informasi yang efektif. (Perspektif Kontribusi
Perusahaan).
2. Menjadi penyedia layanan pilihan untuk semua pelayanan
Teknologi Informasi. (Perspektif Orientasi Pengguna).
3. Mengantarkan layanan TI secara efektif dan tepat waktu pada tingkat
layanan dan biaya yang telah ditetapkan. (Perspektif Kesempurnaan
Operasional).
4. Mengembangkan kemampuan internal untuk belajar dan berinovasi
untuk menggali peluang masa depan. (Perspektif Orientasi Masa Depan)
140
4.8.5 Perumusan IT Balanced Scorecard
Berdasarkan perumusan Visi, Misi, dan Strategi Departemen TI yang
telah dibuat, maka IT Balanced Scorecarddirumuskan seperti dalam Tabel
4.11 Dalam IT BSC ini misi dari masing-masing perspektif dibuat
berdasarkan tujuan-tujuan dari strategi TI. Sedangkan tujuan dari masing-
masing perspektif diturunkan dari misi perspektif tersebut.
Tabel 4.12 Hubungan Sebab Akibat PT Infomedia
Orientasi Pengguna Kontribusi terhadap Perusahaan
Pertanyaan Perspektif :Bagaimana TI dilihat
oleh pengguna internal?
Misi : Menjadi penyedia layanan pilihan untuk
semua pelayanan TI Tujuan :
1. Kepuasan pengguna
2. Kemitraan TI dan Bisnis
3. Kinerja Service Level
Pertanyaan Perspektif : Bagaimana TI dilihat
oleh komite eksekutif sebagai kontributor
keberhasilan perusahaan? Misi : Berperan
terhadap pencapaian strategi bisnis melalui
aplikasi dari teknologi dan metode informasi
yang efektif.
Tujuan :
1. Nilai bisnis TI
2. Pengendalian pengeluaran TI
Kesempurnaan Operasional Orientasi Masa Depan
Pertanyaan Perspektif : Pada proses dan Pertanyaan Perspektif : Bagaimana TI
141
pelayanan yang bagaimana TI dapat memuaskan
stakeholder dan pelanggan?
mengembangkan kemampuan untuk berubah
dan bertumbuh untuk mencapai visi TI dan
perusahaan?
Hubungan sebab-akibat (Tabel 4.12)menunjukkan bagaimana TI
mendukung bisnis. Ini juga menggambarkan tujuan TI apa yang
mendukung tujuan bisnis tertentu. Dan sebaliknya, untuk mencapai
tujuan bisnis tertentu maka tujuan TIapakah yang harus ditetapkan dan
tingkat kinerja yang mana yang harus dicapai. Diagram ini
menunjukkan hubungan antara masing-masing tujuan-tujuan dalam
keempat perspektif IT BSC. Tujuan yang ada dalam perspektif
Orientasi Masa Depan mempengaruhi tujuan yang ada dalam
perspektif Kesempurnaan Operasional. Begitu pula tujuan dalam
perspektif Kesempurnaan Operasional mempengaruhi tujuan dalam
Orientasi Pengguna, dan tujuan dalam Orientasi Pengguna
mempengaruhi pencapaian tujuan dalam perspektif Kontribusi
terhadap Perusahaan. Untuk mencapai tujuan-tujuan utama dari IT
BSC Infomedia yaitu Kontribusi terhadap Perusahaan maka harus
dimulai dari pemenuhan kebutuhan pencapaian tujuan-tujuan yang
berada di bawahnya, yaitu Orientasi Pengguna, Kesempurnaan
Operasional, dan Orientasi Masa Depan.
142
Gambar 4.18 Konsep IT Balanced Scorecard
4.8.6. Peta Strategi Departemen TI
Peta strategi menggambarkan proses untuk mentransformasikan aset
tak terlihat (intangible) menjadi terlihat (tangible) dari sisi pelanggan dan dari
segi finansial. Dalam Gambar 4.4 digambarkan peta strategi TI. Dari sudut
pandang pemegang saham adalah penting untuk mengatur biaya TI dan
menciptakan nilai bisnis dengan menggunakan sumber daya TI. Pemegang
saham dalam konteks ini adalah manajemen perusahaan.
143
Gambar 4.19Peta Strategi Departemen TI
Peta Strategi TI yang terdapat dalam Gambar 4.19. ditunjukkan
hubungan antara masing-masing perspektif dalam IT BSC yang dibuat untuk
Departemen TI. Seperti yang terlihat dalam Peta Strategi tersebut bahwa
masing-masing perspektif mendukung perspektif di atasnya.
Dalam Peta Strategi TI tersebut dapat dilihat bahwa tujuan
Perspektif Orientasi Masa Depan yang terdiri dari Pengembangan Inovasi,
Kompetensi Staf TI, serta Penelitian Teknologi Baru, akan mempengaruhi
tujuan-tujuan dalam Perspektif Kesempurnaan Operasional. Kemudian
tujuan-tujuan dalam Perspektif Kesempurnaan Operasional yang terdiri dari
Manajemen Masalah, dan Kinerja Pengembangan Aplikasi,akan
mempengaruhi Kinerja Service Level dalam Perspektif Orientasi Pengguna.
144
Sedangkan Ketersediaan Sistem, Ketanggapan, serta Manajemen Staf
TI Infomedia, akan mempengaruhi tujuan dalam Perspektif Orientasi
Pengguna dalam bentuk Kepuasan Pengguna. Dan pada akhirnya Kepuasan
Pengguna akan mempengaruhi Nilai Bisnis TI yang ada dalam Perspektif
Kontribusi terhadap Perusahaan. Di lain pihak, Kemitraan TI Infomedia
dengan Bisnis pada Orientasi Pengguna akan berpengaruh terhadap
Pengendalian Pengeluaran TI Infomedia dalam Perspektif Kontribusi terhadap
Perusahaan. Hal ini jelas karena tanpa adanya kemitraan TI dengan bisnis
maka proyek-proyek yang dibuat oleh TI tidak akan mendapatkan dukungan
maksimal dari bisnis, dan ini akan mempengaruhi keberhasilan proyek
tersebut yang pada akhirnya berdampak pada pengeluaran TI yang efisien.
4.8.6.1 Kerangka pengukuran IT Balance Scorecard
Dari hubungan sebab-akibat kita dapat membuat Fakto
Keberhasilan Kritis (Critical Success Factors), yang sangat penting
dalam mencapai Indikator Kunci (Key Goal Indicator). Berikut ini
beberapa CSF yang dibuat untuk Departemen TI Infomedia.
1. Perencanaan sumber daya jaringan, perangkat keras, dan perangkat
lunak.
2. Perencanaan dan prioritas tugas masing-masing staf TI.
3. Manajemen dan pengembangan kompetensi staf TI.
4. Manajemen dan pengembangan inovasi.
145
Biasanya terdapat banyak faktor yang mempengaruhi
pencapaian tujuan TI. Beberapa Faktor Keberhasilan Kritis TI dapat
sama untuk tujuan TI yang berbeda. Penentuan Faktor Keberhasilan
Kritis TI harus ditekankan pada beberapa faktor yang paling
kritis.Dalam mengukur kinerja TI beberapa hal yang harus diketahui
dan diputuskan sebelumnya yaitu:
1. Apa yang ingin diukur. Ini ditentukan dalam IT Balanced
Scorecard.
2. Kapan dan berapa sering dilakukan pengukuran.
3. Bagaimana cara melakukan pengukuran.
4. Siapa yang bertanggungjawab terhadap pengukuran.
Dalam Tabel 4.11. dan Tabel 4.12. ditampilkan apa yang akan diukur, siapa
yang bertanggung jawab dalam pengukuran tersebut, dan frekuensi untuk
masing- masing pengukuran. Juga ditampilkan hasil pengukuran, target yang
hendak dicapai, dan program inisiatif untuk mencapai target.
Tabel 4.13IT Balanced Scorecard Departemen TI Ukuran Strategis
Perspektif Tema Strategis Tujuan Strategis Ukuran Strategis
Kontribusi Perusahaan Kontribusi bisnis dari TI 1. Nilai bisnis TI
2. Pengendalian
pengeluaran TI
1.Pengembalian
investasi TI dengan ROI
2.Perbandingan
pengeluaran aktual
146
dengan anggaran.
Orientasi Pengguna Kepuasan pengguna TI 1. Kepuasan pengguna
2. Kemitraan TI dan
bisnis.
3. Kinerja Service Level
yang tinggi
1. Pengguna yang puas
dengan pelayanan TI.
2. Frekuensi rapat
Steering Committee.
3. Indeks keterlibatan TI
dalam membuat aplikasi
strategis baru.
4. Indeks keterlibatan
bisnis dalam
mengembangkan
aplikasi baru.
5. Aplikasi dan layanan
operasional yang sesuai
dengan SLA.
Kesempurnaan
Operasional
TI yang efisien &
efektif
1. Manajemen masalah
yang baik.
2. Kinerja
pengembangan aplikasi.
3. Ketersediaan sistem
4. Ketanggapan TI
5. Manajemen staf TI
yang baik.
1. Rata-rata waktu
penyelesaian masalah.
2. Teknologi Informasi.
3. Masalah yang dapat
diselesaikan tepat waktu.
4. Aplikasi yang
dikembangkan sesuai
anggaran.
5. Aplikasi yang
dikembangkan sesuai
jadwal.
6. Ketersediaan jaringan
dan perangkat keras.
7. Ketersediaan
perangkat lunak sistem
operasi & aplikasi
8. Rata-rata waktu
dalam menanggapi
permintaan pengguna.
9. Indeks kepuasan staf
147
Tabel 4.14IT Balanced Scorecard Departemen TI – Jadwal, PIC, Aktual,
Target, dan Program Inisiatif.
Tujuan
Strategis
Ukuran Strategis Jadwal PIC Aktual Target Program
Inisiatif
1. Nilai bisnis
TI.
2. Pengendalian
pengeluaran TI.
1. Pengembalian
investasi TI
dengan ROI.
2. Perbandingan
pengeluaran aktual
dengan anggaran.
1 tahun
1 tahun
Keuangan
Keuangan
13 %
1.2 M
20 %
<500 Jt
1.Membentukbadan
investasiTI.
1. Kepuasan
pengguna.
2. Kemitraan TI
dan bisnis.
1. Pengguna yang
puas dengan
pelayanan TI.
2. Frekuensi rapat
6 Bulan
6 Bulan
TI
TI
80 % 90%
3 kali
1. Peningkatan kualitas
layanan.
2. Membentuk Steering
Committee dan User
TI
Orientasi Masa Depan Persiapan masa Depan 1. Kompetensi staf TI.
2. Penelitian teknologi
baru.
3. Pengembangan
Inovasi.
1. Anggaran pendidikan
sebagai % total anggaran
TI.
2. Rata rata jumlah hari
pelatihan staff TI
3. Anggaran TI untuk
penelitian Teknologi
baru.
4. Jumlah ide baru yang
diimplementasikan
dalam TI.
148
3.. Kinerja
service level
yang tinggi.
Steering
Committee.
3. Indeks
keterlibatan TI
dalam membuat
aplikasi strategis
baru.
4. Indeks
keterlibatan bisnis
dalam
mengembangkan
aplikasi baru.
5. Aplikasi dan
layanan
operasional yang
sesuai dengan
SLA (Service
Level Agreement)
6 Bulan
6 Bulan
6 Bulan
TI
TI
TI
50%
50%
80%
Commitee.
3. Membuat SLA,
Peningkatan kualitas
layanan.
149
1. Manajemen
masalah yang
baik.
2. Kinerja
pengembangan
aplikasi.
Ketersediaan
sistem.
3. Ketanggapan
TI
4. Manajeman
staf TI.
1. Rata-rata waktu
penyelesaian
masalah
Teknologi
Informasi.
2. Masalah yang
dapat diselesaikan
tepat waktu.
3. Aplikasi yang
dikembangkan
sesuai anggaran
4. Aplikasi yang
dikembangkan
sesuai jadwal.
5. Ketersediaan
jaringan dan
perangkat keras.
6. Ketersediaan
perangkat lunak
sistem operasi &
aplikasi.
7. Rata-rata waktu
dalam menanggapi
permintaan
pengguna.
8. Indeks
kepuasan staf TI.
1 Bulan
1 Bulan
Proyek
Proyek
1 Bulan
1 Bulan
6 Bulan
TI
TI
TI
TI
TI
TI
HRD
6 Hari
75%
86.7%
80%
1 Bulan
75%
3 Hari
90%
85%
85%
95%
95%
2
Minggu
100%
1. Peningkatan kualitas
layanan.
2. Peningkatan kualitas
layanan.
3. Manajemen proyek
Manajemen proyek.
4. Pemeliharaan rutin
5. Pemeliharaan dan
peningkatan PL.
6. Peningkatan kualitas
layanan.
7. Review kompensasi.
1. Kompetensi
staf TI.
2. Penelitian
teknologi baru.
3.
Pengembangan
Inovasi.
1. Anggaran
pendidikan
sebagai total
anggaran TI.
2. Rata-rata
jumlah hari
pelatihan staf TI.
3. Anggaran TI
1
Tahun
1
Tahun
HRD
HRD
TI
15 Hari
7%
20 Hari
10%
1. Anggaran baru
Pelatihan rutin staf
Anggaran baru Insentif
untuk inovasi.
150
untuk penelitian
teknologi baru.
4. Jumlah ide baru
yang
diimplementasikan
dalam TI.
1
Tahun
6 Bulan
HRD
5
4.8.6.2AnalisisHasil-hasilPengukuran
Hasilpengukuranberdasarkan ITBalancedScorecard
yangterterapadaTabel4.14.didapatkandarihasilwawancarapadabulanJuli2014–
Agustus2014dengan pihak manajemen perusahaan (Manajer Keuangan dan
Manajer TI), para staf Departemen TI, dan pengguna akhir. Analisis hasil-
hasil pengukuran tersebut dapat dilihat pada bagian berikut ini.
1. Perspektif Kontribusi Terhadap Perusahaan
(Hasil Wawancara dengan Departemen Keuangan)
a. Berapa pengembalian investasi TI (ROI)?
Jawab: Dari hasil Laporan Tahunan Perusahaan untuk periode
2014 ROI yang diperoleh perusahaan untuk tahun tersebut adalah
sebesar 13%. Perlu diketahui bahwa ROI untuk industri asuransi
sangat bergantung kepada pendapatan premi dan beban klaim,
sehingga semakin besar premi yang didapatmakammenaik kan
ROI, sebaliknya semakin banyak klaim yang terjadi akan
menurunkan ROI perusahaan.
0
1
2
3
4
5
Target ya
baik seba
cepat. Un
mampu
Infomedi
dicapai le
diantarka
proses bi
b. Berap
angga
sedan
perbe
Sebag
AS/40
Gambar 4
ang ditetapk
ab pengemb
ntuk tahap
dipenuhi
ia dalam me
ewat efisiens
an oleh Dep
snis perusah
pa besar
aran?Jawab
ngkan penge
edaan Rp 1,2
gian besar
00 yang ba
Aktu
4.20. Grafik
an adalah 20
balian akan
awal di
oleh perusa
encapai targe
si dan solusi
partemen T
haan.
perbanding
b: Anggaran
eluaran TI pa
2 M antara
anggaran
aru (Rp 1,2
al Target
Pengembali
0%, semakin
investasi ter
ibuat targ
ahaan dan k
et ROI terse
i teknologi i
TI dalam m
gan penge
n TI untuk
ada tahun 20
anggaran de
dihabiskan
M) dan pe
an Investasi
n besar ROI
rhadap aset
get yang
khususnya D
ebut. Target
nformasi ter
eningkatkan
eluaran ak
tahun 2014
014 = Rp 5,
engan penge
untuk pem
embelian lis
1
TI (ROI)
akan semak
akan semak
diperkirak
Departemen
tersebut ak
rintegrasi ya
n produktifit
ktual deng
4 = Rp 4 M
2 M. Terdap
eluaran aktu
mbelian mes
sensi softwa
151
kin
kin
kan
TI
kan
ang
tas
gan
M,
pat
ual.
sin
are
152
Target yan
anggaran p
semakin ba
pengeluara
2.
(Ha
a.
0
1
2
3
4
5
Windows 7
Clients (Rp
700 jt), da
jaringan.
Ga
ng ditetapka
pengeluaran
aik. Lewat p
an aktual den
Perspektif
asil Wawan
Seberapa p
Jawab: Da
didapatkan
7 dan Windo
p 2M). Serta
an sisanyaun
ambar 4.21G
an adalah R
n dengan pe
pembuatan a
ngan anggara
Orientasi P
ncara denga
puas Penggu
ari hasil w
bahwa 40
Aktual
ows 8 , Mic
pembelian 5
ntuk biaya p
Grafik Perba
Rp 500 juta
engeluaran y
anggaran yan
an tidak terl
Penguna
an Pengguna
na terhadap
wawancara k
orang cuku
Target
crosoft Offic
50 unit PC b
perawatan p
andingan Pen
a, semakin
yang sesung
ng tepat mak
alu jauh.
a TI)
p layanan TI
kepada 50 o
up puas deng
ce, dan Lotu
baru dan prin
perangkat ke
ngeluaran TI
kecil selisi
gguhnya ma
ka diharapka
I?
orang peng
gan pelayan
us Notes
nter. (Rp
eras dan
I
ih antara
aka akan
an selisih
gguna TI
nan yang
1
1
diberi
tidak
pemb
masal
berop
terhad
G
Target y
layanan T
untuk m
meningka
0
200
400
600
800
000
200
ikan oleh De
puas karen
buatan aplik
lah yang p
perasi denga
dap Departem
Gambar 4.22
yang hendak
TI. Lewat p
mencapai ta
atkan jumla
Ak
epartemen T
na beberapa
kasi baru,
pengguna, d
an baik. Ini
men TI adal
2 Grafik Pers
k dicapai a
program pen
rget tingka
ahpengguna y
ktual Target
TI. Sedangka
a faktor, an
keterlambat
dan infrastru
berarti ting
lah 80%.
sentasi Peng
adalah 90%
ningkatan ku
at kepuasan
yang puas se
an 10 orang l
ntara lain:
tan respons
uktur TI yan
gkatkepuasan
gguna yang P
% pengguna
ualitas layan
n pengguna
ebanyak 10%
1
lainnya mera
keterlambat
TI terhad
ng tidak dap
n pengguna
Puas
puas deng
nan diharapk
tersebut,at
% dari aktual
153
asa
tan
dap
pat
TI
gan
kan
tau
l.
154
(Ha
b.
Rencana
manajer
Channel
Committ
sebanyak
c.
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
asil Wawan
Berapakah f
Jawab: Saa
dapat diada
Gambar 4.
anya akan d
bisnis
ling, dan Le
tee maka ak
k 3 kali dala
Berapa jum
6 bulan tera
Jawab: Sel
yang berha
ncara denga
frekuensi ra
at ini belum
akan penguku
.23Grafik Fr
dibentuk St
(ProductOw
egal) serta M
kan diadaka
am 6 bulan.
mlah aplikas
akhir?
lama 6 bula
sil dikemban
Aktual Ta
an Manajem
apat Steering
m terbentuk S
uran.
rekuensi Rap
teering Com
wner, Mar
Manajer TI
an jadwal ru
si strategis b
an terakhir
ngkan dan d
rget
men)
g Committee
Steering Co
pat Steering
mmittee yan
rketing, C
.Setelah ter
utin untuk r
baru yang d
hanya 1 bu
iimplementa
e dalam 6 bu
ommittee, da
Committee
ng terdiri d
Corporate P
rbentuknya
rapat dan di
dikembangka
uah aplikasi
asikan, yaitu
ulan?
an belum
dari para
Planning,
Steering
itetapkan
an dalam
strategis
u aplikasi
Se
TI
TI
de
0
0.5
1.5
2
2.5
3
Appo
Produ
untuk
memb
d. Berap
baru
Jawa
meng
maka
penyu
Gambar
etelah disusu
dalam peng
sebesar 50
ngan bisnis
0
5
1
5
2
5
3
rval of Acce
uct Owner,
k membuat
bantu proses
pa tingkat ke
tersebut?
ab: Karena
gukur indeks
a pertanyaa
usunan param
4.24 Grafik
un parameter
gembangan a
0%, artinya
dalam penge
Ak
eptance yan
dan TI dal
aplikasi s
s bisnis peru
eterlibatan T
belum ad
s keterlibata
an ini belu
meter terseb
k Indeks Kete
r yang jelas d
aplikasi strat
TI Infmedi
embangan ap
tual Target
g melibatka
lam penge
strategis ya
sahaan.
TI dalam pem
danya param
an TI dalam
umdapat di
ut.
erlibatan TI
dalam mengu
tegis, maka d
ia memiliki
plikasi strate
an Departem
embangannya
ang lebih b
mbuatan apl
meter yang
m pengemba
ijawab. Ak
dalam Aplik
ukur indeks
dibuat target
i peranan y
egis.
1
men Marketin
a. Diharapk
banyak unt
likasi strateg
g jelas unt
angan aplika
kan dilakuk
kasi Strategi
keterlibatan
t keterlibatan
ang seimba
155
ng,
kan
tuk
gis
tuk
asi,
kan
is
n
n
ang
156
e.
Ga
Setelah
bisnis
keterliba
seimban
f.
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
Berapa ting
baru terseb
Jawab: Sam
belum ada
keterlibatan
ini belum d
ambar 4.25 G
disusun para
dalam pen
atanbisnis s
ng dalam pen
Berapa %
SLA dalam
Jawab: Ka
dapat dijaw
gkat keterlib
but?
ma seperti p
anya param
n bisnisdalam
dapat dijawab
Grafik Indek
ameter yang
ngembangan
sebesar 50%
ngembangan
aplikasi dan
6 bulan tera
arena SLA b
wab. Renca
Aktual
batan bisnis
pada pertany
eter yang
m pengemba
b.
ks Keterlibat
g jelas dalam
n aplikasi
%, artinya b
aplikasi bar
n layanan o
akhir?
belum tersus
ananya akan
Target
s dalam peng
yaan sebelum
jelas untuk
angan aplika
tan Bisnis da
m mengukur
baru, ma
bisnis mem
ru.
operasional y
sun, maka p
n dilakukan
gembangan
mnya, bahw
k mengukur
asi, maka per
alam Aplika
r indeks kete
aka dibuat
miliki perana
yang sesuai
ertanyaan in
n penyusuna
aplikasi
a karena
r indeks
rtanyaan
si Baru
erlibatan
t target
an yang
i dengan
ni belum
an SLA
bersa
yang
G
Setelah
menggun
Aplikasi
80%. Sem
tahap aw
realistis u
0
10
20
30
40
50
60
70
80
ama-sama an
menggunak
Gambar 4.26
SLA disusu
nakan TI dal
dan layana
makin tingg
wal ditetapk
untuk dicapa
ntara Departe
kan jasa TId
6 Grafik % L
un bersama
lam perusaha
an operasion
gi nilai terse
kan target y
ai.
Aktual Tar
emen TI de
dalam opera
Layanan yan
a-sama den
aan maka di
nal yang ses
ebut maka a
yang tidak
rget
engan semua
asional sehar
ng Sesuai De
gan semua
itetapkan tar
suai dengan
akan semakin
terlalu ting
1
a Departem
ri-hari.
engan SLA
fungsi ya
rget untuk
n SLA sebes
n baik. Unt
ggi agar leb
157
men
ang
%
sar
tuk
bih
158
3.
(Ha
a. B
d
J
d
k
y
p
84
85
86
87
88
89
90
Perspektif
asil Wawan
Berapa rata-
dalam 1 bula
Jawab: Rat
dengan TI
ketidaktersed
yang tidak
pengguna TI
Gamba
Target y
perangkat
melalui pro
sistem aka
Kesempurn
ncara denga
-rata waktu
an?
ta-rata wakt
adalah 6 h
diaan perala
berjalan
terhadap p
ar 4.27 Grafi
ang diteta
keras adala
ogram peme
an berada
Aktual T
naan Opera
an Staf TI)
penyelesaia
tu penyeles
hari. Masala
atan TI sep
dengan sem
penggunaanp
fik % Keterse
apkan unt
ah 95%. Hal
eliharaan be
dalam kead
Target
asional
an masalah
saian masal
ah yang ser
erti printer,
mestinya. J
peralatan TI
ediaan Peran
tuk persen
l ini akan d
erkala yang
daan prima
Teknologi In
lah yang b
ring muncul
, PC, serta
Juga ketida
atau aplikas
ngkat Keras
ntase kete
dicoba untuk
terjadwal s
dan peme
nformasi
berkaitan
l adalah
aplikasi
aktahuan
si baru.
ersediaan
k dicapai
sehingga
eliharaan
70
75
80
85
90
95
terjad
keselu
b. Berapa
aplikas
Jawab
perang
normal
bulan s
oleh bu
oleh v
jaringa
G
Targe
lunak
lewat
dwal tersebu
uruhan.
a % ketersed
si dalam 1 bu
b: Selama 30
kat lunak,
l, atau tingka
satu bulan a
ug / kesalaha
virus kompu
an komputer
Gambar 4.28
et yang ditet
k sistem ope
t pemelihara
Akt
ut tidak aka
diaan sistem
ulan?
0 hari berop
sistem ope
at ketersedia
adalah80%.
an dalam me
uter yang m
perusahaan.
8 Grafik % K
tapkan untu
erasi dan ap
aan berkala y
ual Target
an menggan
m perangkat
perasi, maka
erasi dan a
aan sistem p
Ketidakters
erancang apl
menginfeksi
.
Ketersediaan
uk persentas
plikasi adal
yang terjadw
nggu kerja
lunak, sistem
a selama 2
aplikasi ber
erangkat lun
sediaan siste
ikasi, dan ju
i dan meny
n Perangkat L
se ketersedia
lah 95%. H
wal dan mela
1
sistem seca
m operasi d
24 hari siste
rjalan deng
nak dalam sa
em disebabk
uga disebabk
yebar mela
Lunak
aan perangk
Hal ini dicap
akukan upda
159
ara
dan
em
gan
atu
kan
kan
lui
kat
pai
ate
160
c. B
p
J
p
p
a
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
4
terhadap
keamanan
Gangguan
dikendalika
Berapa rata
permintaan p
Jawab: Saat
permintaan
permintaan p
adalah 1 bula
Gambar 4
semua apli
yang memu
terhadap
an.
a-rata wak
pengguna?
t ini waktu r
pengguna
pengguna un
an.
4.29 Grafik R
Aktual
ikasi yang
ungkinkan t
sistem kom
ktu yang d
rata-rata yan
untuk me
ntuk membe
Rata-rata Wa
Pengguna
Target
g ada,sehin
terjadinya
mputer di
diperlukan
ng diperlukan
embuat apl
eli program
aktu Menagg
gga lubang
perusahaan
untuk men
n untuk men
likasi bisni
aplikasi dar
gapi Permint
g-lubang
n dapat
nanggapi
nanggapi
is, atau
ri vendor
taan
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3
3.5
4
Targe
akan
bisnis
pemo
pengg
d. Apakah
Jawab
6 staf m
diberik
Namun
tersebu
mendap
mereka
G
et yang dite
kebutuhan
s dari vendo
otongan biro
guna akan T
h staf TI pua
b: Dari 8 staf
merasa cuku
kan oleh per
n terdapat be
ut, pertama
patkan kom
a miliki.
Gambar 4.30
Aktua
tapkan dala
program ap
or adalah 2 m
okrasi yang
I dapat dilay
as dengan ko
f TI yang ad
up puas deng
rusahaan. A
eberapa catat
beberapa s
mpensasi yan
0 Grafik Inde
al Target
am menangg
plikasi baru
minggu. Targ
g tidak per
yani dengan
ondisi pekerj
da di Depart
gan lingkung
Atau indeks
tan mengena
staf TI mer
ng sesuai d
eks Kepuasa
gapi permint
u atau pemb
get ini dapat
rlu, sehingg
lebih cepat.
jaan sekaran
temen TI Inf
gan kerja dan
kepuasan st
ai tingkat ke
rasa bahwa
dengan kom
an Staf TI
1
taan penggu
belian aplika
t dicapai lew
ga perminta
ng?
fomedia, ma
n fasilitas ya
taf TI = 75%
epuasan staf
mereka tid
mpetensi ya
161
una
asi
wat
aan
aka
ang
%.
TI
dak
ang
162
T
p
k
p
k
(
e. B
J
p
p
p
d
k
75
80
85
90
95
100
Target yang
pekerjaan m
kepada peng
program Pe
kompetensi s
(Hasil Waw
Berapa % ap
Jawab: Saa
pengembang
pengeluaran
perangkat lun
dilakukan. N
khusus untuk
g ditetapkan
mereka. Hal
gguna. Tar
engkajian
staf TI dan s
ancara deng
plikasi yang
at ini belum
gan aplikasi,
TI terhadap
nak dari ven
Namun untu
k pengemban
Gambar 4.3
Aktual Ta
adalah 100
ini penting
rget ini dih
Kompensas
tandar yang
gan Manaje
dikembangk
m ada angg
anggaran y
p pembelian
ndor. Sehing
uk tahun 2
ngan aplikas
31 Grafik In
arget
0% staf TI
demi peng
harapkan ak
i yang d
berlaku.
emen TI)
kan sesuai an
garan yang
yang ada leb
perangkat k
gga penguku
2016 akan
si TI.
ndeks Kepua
puas akan
gantaran lay
kan tercapa
disesuaikan
nggaran?
dikhususka
bih ditujuka
keras dan pe
uran ini belu
diadakan a
san Staf TI
kondisi
yanan TI
ai lewat
dengan
an untuk
an untuk
embelian
um dapat
anggaran
0
20
40
60
80
100
Target
pekerja
kepada
program
kompe
(Hasil
f. Berapa
Jawab
pengem
pengelu
perang
dilakuk
khusus
Gamb
yang diteta
aan mereka.
a pengguna
m Pengkaj
tensi staf TI
Wawancar
a % aplikasi
b: Saat ini
mbangan apl
uaran TI ter
kat lunak da
kan. Namun
s untuk peng
ar 4.32Grafi
Aktual
apkan adala
. Hal ini pe
. Target in
jian Komp
dan standar
a dengan M
yang dikem
belum ada
likasi, angg
rhadap pemb
ari vendor. S
n untuk tah
gembangan a
fik % Pengem
Target
ah 100% st
enting demi
ni diharapk
pensasi yan
r yang berlak
Manajemen T
bangkan ses
anggaran
aran yang a
belian peran
Sehingga pe
hun 2016
aplikasi TI.
mbangan Ap
taf TI puas
i pengantara
kan akan t
ng disesua
ku.
TI dan Keu
suai anggara
yang dikhu
ada lebih di
ngkat keras d
engukuran in
akan diada
plikasi Sesua
1
akan kond
an layanan
ercapai lew
aikan deng
uangan )
an?
ususkan unt
itujukan unt
dan pembeli
ni belum dap
akan anggar
ai Anggaran
163
disi
TI
wat
gan
tuk
tuk
ian
pat
ran
164
T
o
a
g. B
J
p
p
s
a
m
G
T
o
d
0
20
40
60
80
100
Target yang
oleh TI sesu
akan diusaha
Berapa % ap
Jawab: Saat
perancangan
pengguna TI
secepat mun
akan dibuat
mengembang
Gambar 4.3
Target yang
oleh TI sesua
diusahakan u
ditetapkan
uai dengan a
akan untuk d
plikasi yang
t ini belum
, pengemba
I. Proyek ya
ngkin dan tid
suatu pand
gkan suatu p
3 Grafik % P
ditetapkan
ai dengan ja
untuk dicapa
Aktual T
adalah 85%
anggaran ya
dicapai lewat
dikembangk
dilakukan
angan, serta
ang ada hany
dak memilik
duan jadwal
proyek atau a
Pengembang
adalah 85%
adwal yang t
ai lewat prog
Target
% aplikasi y
ang telah di
t program M
kan sesuai ja
pengukuran
a pengantar
ya dijanjikan
ki jadwal ya
l yang dapa
aplikasi TI.
gan Aplikasi
% aplikasi y
telah ditetap
gram Manaje
yang dikem
tetapkan. Ta
Manajemen P
adwal?
terhadap k
ran aplikasi
n untuk dise
ang pasti. U
at digunakan
i Sesuai Jadw
yang dikem
pkan. Target
emen Proyek
mbangkan
arget ini
royek.
ketepatan
kepada
elesaikan
Untuk itu
n dalam
wal
mbangkan
ini akan
k.
0
1
2
3
4
5
6
7
4. Persp
(Hasil
1. Berapa
Jawab
patokan
ada m
keselur
karyaw
berkem
yang p
perkem
memad
Ga
pektif Orien
Wawancar
a anggaran p
b: Saat ini be
n dalam mem
merupakan
ruhan angga
wan. Karena
mbang denga
pasti untuk p
mbangan TI,
dai dalam be
ambar 4.34G
Ak
ntasi Masa D
a dengan M
pendidikan s
elum ada an
mberikan pe
kebijakan
aran perusa
TI berhubun
an pesat saa
pendidikan s
dan agar pa
ekerja.
Grafik Angg
An
tual Target
Depan
Manajemen T
sebagai % to
nggaran tetap
endidikan ba
perusahaan
ahaan diangg
ngan langsu
at ini, maka
staf TI. Hal
ara staf TI m
garan Pendid
nggaran IT
TI dan HRD
otal anggara
p yang digu
agi staf TI. A
bahwa 5%
garkan untu
ung dengan t
perlu diada
l ini untuk m
memiliki peng
dikan Sebaga
1
D)
an TI?
unakan sebag
Anggaran ya
% dari to
uk pendidik
teknologi ya
akan anggar
mengantisipa
getahuan ya
ai % Total
165
gai
ang
tal
kan
ang
ran
asi
ang
166
T
s
k
2. B
J
d
T
d
t
3. B
J
m
m
15
16
17
18
19
20
Target yang
sebesar7% d
kompetensi s
Berapa rata-
Jawab: Pada
dalam 1 tahu
Gambar
Target yang
dibuat guna m
eknologi yan
Berapa % an
Jawab: Saat
membuat ang
mencoba-cob
ditetapkan
ari total ang
staf TI dalam
-rata jumlah
a tahun 201
un adalah 15
r 4.35 Grafik
ditetapkan a
meningkatka
ng ada.
nggaran TI u
t ini perusa
ggaran bagi
ba sendiri te
Aktual T
untuk angg
ggaran TI. H
m memanfaa
h hari pelatih
13 rata-rata
hari.
k Rata-rata Ju
adalah 20 ha
an kompeten
untuk penelit
ahaan dan D
penelitian t
eknologi bar
Target
garan pendid
al ini dibuat
atkan teknolo
han staf TI d
jumlah har
umlah Hari P
ari pelatihan
nsi staf TI da
tian teknolog
Departemen
teknologi ba
ru, dalam ha
dikan staf T
t guna menin
ogi yang ada
dalam 1 tahu
ri pelatihan
Pelatihan St
n per staf TI
alam meman
gi baru?
TI Infomed
aru. Biasanya
al ini aplika
TI adalah
ngkatkan
a.
un?
staf TI
af TI
. Hal ini
nfaatkan
dia tidak
a staf TI
asi gratis
0
2
4
6
8
10
yang d
teknolo
Gamb
Target
TI. An
mengg
terutam
proses
4. Berapa
bulan?
Jawab
dihitun
inovasi
perusah
dapat di-dow
ogi baru belu
ar 4.36 Graf
yang ditet
ggaran untuk
ali lebih b
ma teknolog
TI dan bisni
a jumlah ide
?
b: Belum a
ng. Hal ini d
iyang
haan.Sehing
Aktu
wnload lewa
um maksima
fik % Angga
apkan adala
k penelitian
banyak terh
i yang berp
is yang ada.
e baru yang
da ide-ide
disebabkan t
ditawarkan
gga kurang
ual Target
at Internet. S
al.
aran TI Untu
ah sebesar
ini penting
hadap tekno
potensi untu
g terimplem
baru dalam
tidak adanya
noleh
mendorong
Sehingga pe
uk Penelitian
10% dari t
agar Depart
ologi yang
uk meningka
entasi dalam
m TI yang
a insentif kh
karyawan
g para kar
1
enelitian unt
n Teknologi
total anggar
emen TI dap
berkemban
atkan efisien
m TI dalam
secara resm
husus terhad
terhad
ryawan unt
167
tuk
ran
pat
ng,
nsi
m 6
mi
dap
dap
tuk
168
m
d
p
T
D
in
d
m
T
m
p
0
2
4
6
8
10
mengembang
dapat memb
proses yang l
Target yang
Dan pencipta
nsentif bagi
dan bagi per
manajemen p
TI sangat pe
memiliki re
pelatihan yan
gkanimajina
bantu perusa
lebih efisien
Gambar 4.3
ditetapkan
aan inovasi b
i inovasi yan
rusahaan. D
perusahaan
nting. Sisi y
ncana pelat
ng dipilih bu
Aktual T
sinya dalam
ahaan danD
n dan efektif.
37 Grafik Ju
adalah 5 bu
baru tersebu
ng berguna
Dalam aspek
telah mema
yang kurang
tihan TI da
ukan merupa
Target
m menciptaka
Departemen
.
umlah Ide Ba
uah inovasi b
ut akan didor
bagi Depart
k pembelajar
ahami bahwa
adalah bahw
an oleh ka
akan pelatiha
an inovasi ba
TI dalam m
aru
baru dalam
rong oleh pe
temen TI In
ran manajer
a pelatihan
wa perusaha
arena itu te
an yang terba
aru yang
membuat
6 bulan.
emberian
nfomedia
r TI dan
dari staf
aan tidak
erkadang
aik.
169
4.8.7 Program Inisiatif Untuk Mencapai Target
Dari hasil pengukuran yang telah dibuat maka perlu dibuat suatu
program inisiatif guna mencapai target yang telah ditetapkan. Program
inisiatif ini penting sebab tanpa adanya tindak lanjut dari hasil pengukuran
yang telah dibuat, maka target yang telah ditetapkan tidak akan tercapai
dengan baik. Berdasarkan kerangka pengukuran yang dibuat dalam
mengembangkan ITBalanced Scorecard maka program inisiatif yang akan
dilaksanakan adalah:
1. Program Pembentukan Badan Investasi TI
Manajemen perusahaan harus membuat sistem untuk mengatur
dan membuat prioritas investasi TI. Badan investasi TI haruslah
sebuah group yang membuat kriteria evaluasi untuk membuat
keputusan investasi lebih obyektif dan untuk mengukur hasil-
hasilnya.
2. Program Peningkatan Kualitas Layanan
Program ini memfokuskan pada pelayanan TI terhadap pengguna TI,
diantaranya adalah peningkatan waktu respon terhadap permintaan
pengguna TI, pengantaran aplikasi TI yang tepat waktu, serta
profesionalisme staf TI dalam menangani masalah yang
berkaitandengan TI serta pengguna akhir. Program ini dibuat oleh
Departemen TI dan harus didukung oleh semua staf TI.
170
3. Program Pembentukan User Committee dan Steering Committee
User Committee dan Steering Committee dibentuk untuk
menyelaraskan tujuan-tujuan TI dengan tujuan bisnis.User Committee
terdiri dari pengguna TI dalam perusahaan yang memiliki peranan
kunci dalam operasional perusahaan. Sedangkan Steering Committee
terdiri dari manajer-manajer bisnis (Product Owner, Marketing,
Corporate Planning, Channeling, dan Legal) dan TI beserta
manajemen puncak yang berkepentingan dalam proyek-proyek TI.
4. Program Pembuatan Service Level Agreement (SLA)
Dengan adanya Service Level Agreement maka Departemen TI dapat
mengukur kesesuaian antara layanan yang diberikan dengan
perjanjian dengan pengguna TI yang telah disepakati. SLA ini dibuat
bersama-sama dengan semua pihak yang terkait dengan layanan TI.
5. Program Manajemen Proyek
Manajemen Proyek berisi metode-metode yang secara langsung dapat
diimplementasikan dalam membuat suatu proyek TI. Dengan
manajemen proyek yang baik maka jumlah waktu dan biaya yang
dibutuhkan dalam membuat suatu proyek dapat direncanakan dengan
baik.
6. Program Pemeliharaan Rutin Perangkat Keras dan Perangkat
Lunak Pemeliharaan Rutin terdiri dari pemeliharaan kehandalan dan
ketersediaan sistem perangkat keras, jaringan, dan perangkat lunak.
Masing-masing staf TI yang bertanggung jawab terhadap
171
pemeliharaan rutin ini harus membuat suatu laporan rutin terhadap
pemeliharaan yang mereka lakukan sehingga dapat diketahui keadaan
dari perangkat keras dan perangkat lunak yang beroperasi.
7. Program Peninjauan Kompensasi Staf TI
Program ini dilakukan untuk mengulas kompensasi staf TI yang ada.
Kompensasi terhadap staf TI dibuat berdasarkan kompetensi staf TI
serta standar yang berlaku dalam industri TI pada umumnya. Perlu
juga dilakukan perbandingan terhadap perusahaan lain yang
mempekerjakan staf TI dalam perusahaan mereka.
8. Program Anggaran Baru untuk Pelatihan Staf TI
Saat ini belum terdapat anggaran yang pasti terhadap pelatihan staf
TI, untuk itu perlu dilakukan suatu penetapan anggaran bagi pelatihan
staf TI. Anggaran untuk pelatihan TI dibuat untuk meningkatkan
kompetensi dari staf TI dan untuk mendukung kebutuhan perusahaan
akan tenaga TI yang terampil dan menguasai Teknologi Informasi
yang berkembang. Dan perlu juga dibuat pemetaan terhadap
kebutuhan pelatihan staf TI dan berisi rencana pelatihan agar
anggaran pelatihan dapat digunakan secara efektif.
9. Program Anggaran Baru untuk Penelitian Teknologi Baru
Anggaran bagi penelitian teknologi baru dibuat untuk membantu
perusahaan dalam mengadopsi teknologi yang berkembang dalam
meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses yang ada. Dengan
teknologi baru juga memungkinkan perusahaan untuk menambah
172
daya saingnya di pasar industri asuransi yang sedang berkembang
pesat saat ini.
10. Program Insentif Bagi Inovasi
Program ini dibuat untuk memacu karyawan pada umumnya dan staf
TI pada khususnya dalam membuat inovasi untuk meningkatkan
efisiensi dan efektifitas proses yang ada. Setiap penemuan inovasi
yang dianggap mampu membuat perubahan terhadap kinerja layanan
Teknologi Informasi dan dapat diimplementasikan dalam
perusahaan akan diberikan suatu insentif khusus, berupa bonus
tahunan.
4.9 Analisa Strategic Grid McFarlan
Analisa Strategic Grid McFarlan digunakan untuk mengetahui peran
setiap aplikasi yang digunakan oleh instansi yang dipetakan kedalam beberapa
kuadran untuk mengindentifikasi aplikasi – aplikasi yang digunakan untuk
mendukung perusahaan, kuadran – kuadran tersebut dibagi menjadi 4 (empat)
yaitu strategic, high potential, key operational, dan support.Berdasarkan
identifikasi aplikasi yang digunakan oleh PT Infomedia Nusantara, maka
dapat dipetakan aplikasi – aplikasi tersebut ke dalam strategic Grid McFarlan
yaitu sebagai berikut :
173
Tabel 4.15Current Portofolio Strategic Grid McFarlan
Strategic
HighPotential
1. Customer Service System
1. CBN Cloud 2. AVAYA 3. CISCO
Key Operational
1. OfficeSystem 2. ChannelManagementSystem 3. SupportManagementSystem
Support
Berdasarkan analisa diatas, maka untuk dapat mengimplementasikan
strategi bisnis SI dan strategi IT tersebut, Adapun justifikasi penulis dalam
menentukan rekomendasi SI/TI yang akan digunakan adalah sebagai
berikut:
1. Kuadran Strategic
Tidak ada aplikasi pada PT. Infomedia yang masuk pada kuadran
strategic karena belum adanya aplikasi yang memiliki pengaruh
kritis bagi keberhasilan perusahaan dimasa depan dengan
memberikan keuntungan bersaing perusahaan.
2. Kudaran High Potential
Customer Service System (CSS) merupakan satu – satunya aplikasi
yang memasuki kuadran high potential, karena hanya aplikasi CSS
yang mempunyai peluang untuk menciptakan keunggulan bersaing
perusahaan tetapi sampai saat ini aplikasi ini belum optimal dan
berpeluang untuk digantikan dengan sistem yang lebih kompleks.
174
3. Kuadran Key Operational
Ada 3 (tiga) aplikasi yang masuk kedalam kuadran key operational
yang merupakan aplikasi yang dapat menunjang kelangsungan
bisnis perusahaan dan jika ada masalah pada aplikasi ini maka
akan mengganggu operasional perusahaan. aplikasi – aplikasi
tersebut antara lain : CBN Cloud, AVAYA dan Cisco, ketiga
aplikasi ini sangat vital bagi back end sistem informasi yang ada
pada pada semua departemen karena tanpa aplikasi ini akan sangat
sulit mendukung kebutuhan layanan CRM yang sejalan dengan
bisnis perusahaan.
4. Kuadran Support
Terdapat beberapa aplikasi yang masuk ke dalam kuadran support
yang merupakan aplikasi yang bersifat pendukung dan tidak
memberikan keuntungan kompetitif bagi PT. Infomedia, yaitu
Office System untuk administrasi perusahaan,Channel Management
System untuk komunikasi internal, dan Support Management
System untuk menangani keluhan dari pengguna SI/TI,
175
4.10Hasil Analisa Perusahaan
Berdasarkan permasalahan yang muncul di PT. Infomedia Nusantara
serta hasil analisa terhadap lingkungan bisnis dan SI/TI pada PT. Infomedia
Nusantara maka dapat disusun sebuah target bagi IS/IT di PT. Infomedia
Nusantara yang dapat menjadi solusi bagi permasalahan yang terjadi dan
menjadi masukkan kepada PT. Infomedia Nusantara akan perencanaan SI/TI
di masa mendatang. Beberapa permasalahan yang muncul antara lain :
1. Masih belum adanya sistem monitoring aktifitas sales secara aplikasi
atau berbasis Web pada Department sales Infomedia.
Berdasarkan identifikasi dari hasil Interview dan Observarsi secara
mendalam pada Infomedia, terdapat permasalahan yang terjadi pada
Departement Sales yang kini masih dalam tahap pengembangan
Departemen IT Developmendan Departmen HR & GA yang juga berperan
sebagai pengawasan kinerja dan aktifitas sales per triwulan. Perlu
dikethaui dari anggaran per bulan dalam pengeluaran biaya transport dan
biaya dinas Departement Sales, dapat menghabiskan rata – rata 50% dari
pemasukan kontrak / revenue yang di dapat dari hasil penjualan jasa
kepada Customer.
176
Ga
Sum
Ad
lama dalam
tertunda d
Selain itu
tidak bisa
departemen
terjadi ad
Outsourcin
dibandingk
bagi setiap
rewards se
4
1.
A
ambar 4.38A
mber : Ilustr
dapun dari p
m pengurusa
an yang bel
ketertiban s
a tercover d
nt yang tid
danya peng
ng) yang
kan dengan
p sales yang
erta pengizin
.2, 32%
.4, 11%1.2, 9%
Anggaran
Anggaran Pe
rasi berdasar
pemasukan t
an dokumen
lum di saha
ales dalam a
dan termon
dak terlalu m
ggajian mau
tidak tera
Departemen
tidak meda
nan cuti yang
6.2, 48%
n Pengel
engeluaran S
rkan hasil w
tersebut dipe
n pembayara
akan oleh ba
absensi, izin
nitoring den
mendisplink
upun penila
arah sesuai
nt lain nya.
apatkan hak
g tidak terhit
luaran
Transp
Biaya
Pendi
Deal C
ales Infome
wawancara A
erlukan nya
an kepada cu
agian keuang
n, lembur da
ngan baik d
kan absensi
aian Outsou
i dengan
Hal terseb
dalam pend
tung secara s
portasi
Fasilitas
ng Contract
Contract
dia.
Admin Sales
a waktu yan
ustomer yan
gan masing
an pengambi
dikarenakan
karyawan s
urcing (bag
KPI perfo
but dapat me
dapatan lemb
sistem.
Support
ng cukup
ng masih
masing.
ilan cuti,
budaya
sehingga
gi sales
formance
erugikan
bur, poin
177
Pada latar belakang Jobdesk Departement Sales Infomedia, bisa diuraikan
hampir sama hal nya dengan karyawan di departemen lain. Namun yang
membedakan adalah pada aspek budaya kedisiplinan, pengawasan absensi,
sistem penggajian yang tidak termonitoring, pelaporan kunjungan yang belum
tersistem, indeks nilai KPI performance yang belum diketahui dan belum
adanya kebutuhan sistem pada analisa pencapaian target sales masing-
masing. Berikut dibawah ini adalah ilustrasi gambar dari penjelasan di atas :
Gambar 4.39Alur Pekerjaan Sales Infomedia saat ini.
Sumber : Ilustrasi berdasarkan hasil wawancara Admin Sales Support
178
Keterangan :
1. Sales melakukan penawaran produk atau jasa kepada Clientmelalui via
email dan telefon atau walk in dan memfollow up Client.
2. Sales melakukan pertemuan kepada Client dengan tujuan
mepresentasikan featrue & Benefit produk serta negoisasi harga. Dan
mempersiapkan penawaran berikut nya dengan kerja sama kepada tim
Marketing Solution untuk diberikan feedback pemaketan harga terbaik
yang pada umum nya sering di minta oleh Client.
3. Client melakukan perjanjian kontrak, pengesahan dokumen secara
legalitas dan administrasi lain nya kepada sales serta pemberian arahan
dalam peraturan pembayaran.
4. Sales memberikan report perjanjian kontrak dan admnistrasi lain nya
kepada Admin Sales Support untuk di input datanya ke dalam sistem.
Dan sales wajib membuat laporan aktivitas kunjungan setiap hari
(secara manual) yang akan di monitoring oleh Manajer area masing
masing sebagai bukti pekerjaan maupun sebagai pengajuan biaya
transport yang dikeluarkan pihak sales pada setiap minggu.
5. Admin sales akan melapor kontrak yang sudah di input kepada sales,
dan pihak sales wajib mengarsip dokumen dokumen tersebut sebagai
track record progress penjualan secara manual.
6. Konfirmasi pembayaran dan himbauan penagihan kepada Client
dilakukan oleh tim collector yang dimana data Client tersebut di dapat
dari sistem yang sudah di input melalui admin sales support
179
Gambar 4.40Rancangan Diagram konteks pelaporan sales saat ini
Berdasarkan kesimpulan dari alur pekerjaan sales Infomedia diatas adalah :
1. Pada pengisian laporan kunjungan sales Infomedia masih belum
menggunakan sistem secara otomatis seperti yang di lakukan oleh Admin
Sales Support.
2. Pengerjaan pengiputan Administrasi dokumen Client, di serahkan ke
Admin Sales Support yang dimana ini menyebabkan beban pekerjaan
Admin akan semakin banyak dan berpengaruh pada kecepatan pengurusan
dokumen yang nanti nya akan di minta kembali oleh pihak Client.
180
3. Proses pengajuan penggantian Reiumburstmen sales kepada Admin akan
berdampak panjang dan lama, karena dari aspek beban pekerjaan admin
yang cukup banyak, termasukpengesahan reiumburstmen ke Manajer yang
juga lama karena dilakukan secara manual.
4. Pengerjaan laporan kunjungan secara manual, bisa bersiko dengan isi
laporan palsu serta duplicating kepada sales lain, karena tidak terpantau
secara sistem untuk keaslian datanya.
5. Kehadiran absensi sales tidak bisa dipantau secara rutin karena adanya
beberapa faktor seperti, meeting dengan pihak Client yang terlalu pagi,
urusan mendadak, penyampaian izin via pribadi dan sebagainya.
2. Pasca Spliting dengan PT Metra Digital Media terdapat belum
adanya panduan dalam perencanaan dan pengembangan SI/TI yang
sesuai dengan strategis bisnis perusahaan.
Berdasarkan dari analisis informasi dalam rangka pembuatan sistem
pengukuran dengan menggunakan IT Balanced Scorecard di
Infomedia pada sebelumnya, Tabel berikut ini adalah penjelasan secara
garis besar mengenai belum adanya penyelarasan SI/TI untuk mendukung
strategi bisnis perusahaan.
181
Tabel 4.16 Hasil analisa permalahan perusahaan
No. Isu Dampak
1. Tidak adanya pemisahan tugas antara
pengembangan dan operasional Programer
memiliki akses ke data produksi dan
berhak membuat koreksi data
Data produksi merupakan data operasional
yang sangat vital bagi perusahaan, setiap
perubahan pada data produksi maka akan
sangat berpengaruh terhadap operasional
bisnis. Jika programer diberikan hak untuk
mengakses penuh terhadap data produksi maka
terdapat resiko akan terjadinya perubahan yang
tidak memiliki otorisasi pada data produksi,
baik disengaja maupun tidak disengaja.
2. Ketergantungan pada staf TI tertentu Tidak
adanya staf pengganti dalam departemen.
Beberapa tugas hanya dapat dilakukan oleh
staf tertentu.
Jika staf TI yang bertanggungjawab terhadap
sistem berhalangan maka akan mengganggu
proses operasional bisnis, belum adanya
perencanaan staf cadangan apabila staf yang
ber- tanggungjawab berhalangan.
3. Belum terbentuk Steering Committee dan User
Committe. Tidak adanya Steering Committee
yang dibuat untuk membahas dan memu-
tuskan proyek, pengembangan, prioritas, dan
anggaran TI pada tingkat eksekutif. Dan tidak
adanya User Committee untuk membahas
prioritas dari permintaan pengguna TI.
Tanpa sebuah steering committee dan user
committee yang baik maka strategi TI tidak
dapat diatur dengan baik pada level perusahaan
yang dapat menimbulkan ketidaksesuaian pe-
nempatan sumber daya, prioritas aktivitas
bisnis yang tidak baik, perencanaan yang tidak
baik untuk pengembangan TI di masa depan.
4. Tidak adanya lingkungan pengujian Tidak
adanya lingkungan pengujian yang baik
untuk pengujian program dan untuk User
Acceptance Test (UAT).
Selama ini pengujian dilakukan di lingkungan
produksi, dan hal ini dapat mengakibatkan
data yang ada berubah, baik secara sengaja
maupun tidak disengaja. Hal ini dapat
berpengaruh terhadap operasi bisnis. Terlebih
lagi program baru yang belum diuji dalam
lingkungan pengujian dapat mengakibatkan
ketidakstabilan data pada lingkungan produksi.
182
5. Prosedur tertulis yang tidak lengkap untuk
melaksanakan pekerjaan terjadwal dan tidak
terjadwal.
(Pekerjaan terjadwal)
a. Prosedur backup data untuk server.
b. Prosedur analisis log untuk server.
(Pekerjaan tidak terjadwal)
a. Prosedur pemeliharaan Perangkat Keras
dan Peragkat Lunak.
b. Prosedur pelayana permintaan/ dukungan
pengguna.
Prosedur tertulis yang tidak lengkap akan
menyulitkan untuk mengendalikan kan dan
memantau pekerjaan yang dilakukan. Dan
tidak ada panduan yang jelas mengenai
penentuan prioritas permintaan pengguna
untuk pekerjaan yang tidak terjadwal akan
menyulitkan staf TI dalam menangani masalah
yang timbul dan permintaan pengguna
terhadap dukungan TI
6. Domain Controller belum digunakan secara
efisien.
Tanpa Domain Controller yang digunakan
secara efektif maka manajemen dan keamanan
untuk PC tidak dapat dilakukan dengan baik
7. Tidak adanya pengecekan secara rutin pada
perangkat lunak yang terpasang di PC.
Dengan tidak adanya pengecekan rutin
terhadap perangkat lunak yang terinstall akan
membuka kemungkinan penggunaan perangkat
lunak yang tidak memiliki lisensi.
8. Tidak adanya pemantauan terhadap lalu
lintas jaringan dan firewall.
Tanpa pemantauan firewall dan lalu- lintas
jaringan, maka akan mengurangi fungsi dari
pemasangan firewall. Pemantauan lalu-lintas
jaringan sangat penting untuk mendeteksi
adanya lalu-lintas yang tidak dikehendaki yang
dapat merusak jaringan komputer internal
dan mengganggu operasional bisnis.
183
4.11 Usulan Perencanaan Strategi SI/TI
IS/IT strategic planning yang diusulkan terdiri dari beberapa
rekomendasi yang terdiri dari beberapa strategi yaitu strategi bisnis SI,
strategi manajemen SI/TI dan strategi TI yang merekomendasikan strategi –
strategi yang diperlukan oleh PT. Infomedia untuk meningkatkan
keunggulan kompetitif berdasarkan analisa yang telah dilakukan sehingga
dapat disusun Future portfolio untuk PT. Infomedia.
4.11.1 Kerangka Pengembangan Model
Berdasarkan sistem pelapoan sales yang ada sebagaimana
digambarkan dalam diagram konteks sistem pelaporan sales saat ini
(Gambar 5.4), dapat dijelaskan bahwa sistem pelaporan tersebut belum
memungkinkan setiap entitas untuk berinteraksi dengan sistem secara
timbal balik. Sebagai contoh, untuk menentukan konfirmasi data kunjungan
dan juga assesment data penjualan per triwulan, sistem tersebut belum
mampu memberikan informasi secara otomatis. Oleh karena itu perlu
dibangun sebuah sistem pelaporan sales, aktivitas dan evaluasi kinerja sales
sebagai basis pengelolaan data penjualan, Customer dan bisa digunakan
oleh banyak entitas sesuai dengan kebutuhan informasi. Bangunan ini
diwujudkan dalam bentuk rancanganSales Activity Management (SAM)
atau disebut metodeSales Force Automation (SFA). Rancangan model ini
184
dibangun untuk mengelola data pelanggan skala besar sehingga
memerlukan dukungan teknologi.
SAM dirancang untuk membantu tenaga penjual / sales dalam
mengelola kegiatan selama proses penjualan, mulai dari prospecting sampai
tahapan membina pelanggan. Solusi SMA dilengkapi dengan fasilitas
contact management, jadwal kegiatan, integrasi dengan kegiatan
operasional untuk memproses permintaan pelanggan, informasi mengenai
produk dan pesaing, dukungan purna jual, dan juga fasilitas untuk
memonitor kinerja tenaga penjual dan juga lini produk serta manajemen
teritorial.
SAM pada prinsipnya menggunakan basis aplikasi-aplikasi
komputer untuk membantu tenaga penjual dalam menunjang semua
kegiatan penjualannya seperti contact management atau penjadwalan
kegiatan. Perusahaan yang baru mengimplementasikan SFA dalam
departemen penjualannya, perlu tetap memperhatikan proses penjualan yang
ada sebagai dasar membangun proses penjualan terotomasi karena lebih
efisien daripada melakukan perubahan total dalam sistem. Sumber data
yang ada dapat digunakan untuk melakukan sesuatu yang lebih penting dari
sebelumnya. Jika digambarkan, hubungan antara input dan output dengan
entitas dalam rancangan SFA tersebut akan terlihat pada Gambar 5.6.
Komponen-komponen yang diperlukan dalam perancangan
SAMadalah database pelanggan, aplikasi contact management, aplikasi
account management, aplikasi untuk perhitungan dalam lead management,
185
aplikasi untuk peramalan penjualan, aplikasi jadwal kegiatan, aplikasi
pelaporan, dan juga fasilitas untuk berkomunikasi dengan Sales Support dan
Manajer.Rangkaian transformasi input, proses, dan output dalam rancangan
SFA ini.
4.11.2 Ilustrasidasar skema kerja dalam Sales Activity Management
Ilustrasi dasar dalam perancangan SAM dapat menghasilkan sebuah
gambaran yang akan dirancang oleh IT Development Infomedia melalui
planning process, application test, evalution dan final implementation.
Proses-proses tersebut dapat digambarkan dalam Ilustrasi dibawah ini :
Gambar 4.41Ilustrasi dasar Skema kerja pengawasanSales Activity Management
186
Keterangan skema kerja :
1. Pihak sales melakukan penjualan dan penawaran kepada Customer.
2. Presentasi dilakukan setelah dilakukan perjanjian sebelumnya kepada
pihak Customer.
3. Setelah selesai bernegoisasi, sales di haruskan untuk memasukan data
kunjungan, hasil kontrak penjualan, scheduling meeting selanjutnya dan
sebagainya ke dalam aplikasi web Sales Activity Management.
4. Prosedur pada data yang sudah di masukan ke dalam sistem tersebut, harus
di konfirmasi melalui SAM (Sales Account Manager) melalui aplikasi web
managament system untuk di lihat laporan apa saja yang bisa setujui untuk
pengajuan reiumbursment dan sebagainya.
5. Selanjutanya dari hasil pemantauan Sales Account Manager, maka
assesment tersebut diperlukan konfirmasi sah melalui atasan atau Manager
Sales & Marketing. Dan di kirim kembali konfirmasi nya kepada SAM.
6. Dari konfirmasi melalui SAM, dan Manajer yang sudah di setujui maka
aplikasi Sales Activity Management secara link up melalui aplikasi
Channel Management System akan tersambung ke Departemen Funding &
Accounting untuk penghitungan biaya transportasi, biaya fasilitias dan
sebagainya.
7. Dari back end aplikasi channel management system, juga akan terkoneksi
langsung kepada General Manager Marketing & Sales untuk pertanggung
187
jawaban, monitoring dan sebagai bukti report statisitik pengeluaran
departemen sales yang nantinya akan dibahas kepada Direktur Marketing.
8. Setelah dari tahap GM sebagi evaluasi dan monitoring, pihak Funding
akan mengirimkan Barcodeaccount Bank (sesuai dengan inisial masing
masing) yang nanti nya akan di berikan ke sales support untuk di cairkan
dana nya dan direport kembali ke bagian terkait sebagai pelaporan
anggaran keluar masuk untuk mengantisipasi kecurangan penggelapan
dana.
9. Pencarian dana dari pengajuan sales tersebut, langsung otomatis di berikan
secara cash kepada sales, setelah menerima notifikasi melaluai aplikasi
Sales Activity Mangement oleh sales support. lalu di verifikasi kembali
oleh masing masing sales, dan verifikasi tersebut di scan dan di uplod ke
dalam sistem, yang nantinya akan di rekam oleh SAM dan Manajer.
Gambar 4.42Usulan bentuk Transformasi input, output dalam Rancangan dasar aplikasi Sales Activity Mangement
188
Gambar 4.43Usulan Diagram Aliran data dalam pengelolaan data Sales&Customer
Untuk Fungsi-Fungsi dalam Rancangan Aplikasi Model SAM
berhubungan dengan Customer. Terdapat menu Profile Customer pada
aplikasi SAM antar muka berbasis web yang menampilkan data-data yang
berkaitanuntuk memudahkan Sales dalam mengelola dataCustomer, salah
satunya adalahyaitu nama pelanggan, alamat, no telefon, kode pos, kategori
Customer, alamat email dan website, dan history penawaran.
189
Gambar 4.44 Usulan berdasarkan Diagram Konteks aplikasi Sales Activity Management
Pada Diagram diatas diikuti oleh konseptual Sales Force Automation
(SFA)ini juga, yang dimana terdapat fasilitas aplikasi berupa Account
Management ini juga untuk melacak transaksi Customer yang telah dikelola
oleh Sales dan nantinya akan di follow up kembali oleh tim Collector
Infomedia untuk penagihan pembayaran. Dan juga frekuensi ini dilakukan
terus menerus untuk memonitor kontinyuitas Customer dalam pebayaran.
Diagram Konteks yang diambil pada konsep SFA memungkinkan
pengelolaan dan akses data Customer berdasarkan otentisitas Sales
Infomedia. Setiap Sales hanya memiliki hak akses ke data Customer yang
190
ada dalam kelolaannya. Sistem ini juga akan secara otomatis menolak calon
pelanggan yang datanya sudah tersimpan dalam databse prospek ataupun
database pelanggan untuk diprospek oleh Sales lain. Dengan demikian maka
kemungkinan satu calon pelanggan diprospek oleh Sales dari dua atau lebih
di kantor cabang infomedia lainnya. Dengan fasilitas Lead
Managementmemungkinkan penyimpanan data calon pelanggan secara dini
yaitu pada saat dilakukan prospek. Hal ini untuk mencegah proses penjualan
dilakukan dari awal lagi jika suatu saat di kemudian hari calon pelanggan
tersebut diprospek kembali. Lead management ditunjukkan oleh fungsi
prospek dalam aplikasi SFA / SAM ini.
4.11.3 Ilustrasi tampilan antar muka Sales Activity Managemet
Gambar 4.45Ilustrasi Tampilan Antar Muka SAM
191
Gambar 4.46Ilustrasi Rancanganfitur Menu Aplikasi SAM
Penjelasan Tampilan menu pada gambar 4.45 :
1. Juslook Customer
Pada menu ini berfungsi sebagai informasi recent cutomer yang di
agendakan dalam meeting sebelumnya yang maupun sudah dilakukan oleh
sales.
2. New Customer
Menu New Customer bertujuan sebagai pemasukan data baru atau
penggantian data customer lama, baik yang hotprospek maupun non
prospek.
192
Gambar 4.47Ilustrasi rancangan tampilanMenu New Customer
3. MCNR ( Market Customer Non Revenue)
Dalam menu ini, berfungsi sebagai informasi sebuah data customer yang
tidak dapat di prospek / gagal dalam pencapaian target nya, dimana menu
tersebut terintegrasi langsung dari Senior Account Manager sebagai
himbauan / evaluasi kepada sales agar mampu memperbaiki dari proses
penjualan nya.
193
Gambar 4.48Ilustrasi Rancangan Progress penjualan Sales
4. Visit Customer
Menu visit cutomer ini berperan sebagai sistem laporan kunjungan yang
sudah di lakukan oleh sales ke berbagai tempat, yang nantinya akan
langsung di integrasikan kepada Sales Account Manager untuk di
verifiaksi laporannya dan juga sebagai bukti pengajuan dana transport
untuk di berikan kepada sales.
5. Approve Visit Customer
Menu ini akan berisi informasi jumlah laporan kunjungan yang sudah di
approve oleh Sales Account Manager.
6. Prospect and Closed Contract.
Saat after sales dilakukan dan adanya perjanjian kontrak antar sales
dengan customer, maka dokumen / laporan kontrak tersebut wajib di input
kedalam menu ini sebagai bukti performance sales yang achieve target
untuk di monitoring langsung kepada Sales Acount Manager dan Manager
Sales.
194
7. Product Distribution
Menu tersebut berfungsi sebagai memo pengajuan pengiriman suatu
barang / dokumen penting yang akan terintegrasi kepada staff Dept
Distribution untuk pengiriman dokumen penting tanpa melalui agen
pengirimian luar.
8. Setoran Pembayaran
Fasilitas setoran pembayaran ini akan menampilkan jumlah data tagihan
yang belum terbayar oleh customer dan terintegrasi langsung kepada
sistem penagihan Dept Collection. Dengan fitur ini dapat membantu sales
untuk mengevaluasi data pembayaran yang masih terpending kepada
customer.
4.11.4 Perkiraan Waktu Implementasi Aplikasi Sales Acitivty
Management
Berikut merupakan rencana waktu implementasi Aplikasi SAM
(Sales Acitivity Management) tahap awal pada PT Infomedia, dengan
pertimbangan perancangan dan pengembangan aplikasi dilakukan oleh pihak
IT development sendiri secara internal.
195
Gambar 4.49Perkiraan waktu Implementasi SAM
Tabel 4.17Langkah langkah penerapan Aplikasi SAM
Langkah Keterangan
1. Penentuan Rancangan / Design
Aplikasi
Tahap awal yang terpenting adalah
menentukan design aplikasi dasar yang
user friendlydalam segi penggunaan dan
fungsinya. Hal ini perlu diperhatikan
karena penyesuaian dari sistem manual ke
sistem otomatis diperlukan waktu yang
cukup lama dan koordinasi ke departmen
sales yang membutuhkan training khusus
kepada setiap salesnya.
2. Development aplikasi purna rupa
(prototype)
Pada tahap ini departemen IT development
diharuskan untuk merancang prototype
awal dari fungsi & fitur SAM kepada
manajer IT sebelum di impelementasikan
secara matang ke departemen Sales.
3. Testing aplikasi Pada tahap selanjutnya, Di tahap ini
departement IT juga melakukan uji coba
yang melibatkan salah satu sales. Hasil dari
uji coba dipakai untuk meningkatkan
kinerja sistem agar pada saat implementasi
masalah yang mungkin terjadi bisa ditekan
serendah mungkin. Di tahap ini juga divisi
TI mengintegrasikan sistem SAM dengan
aplikasi CMS dan beberapa sistem yang
196
telah ada di perusahaann.
4. Implementasi Di tahap inilah sistem diperkenalkan
dandikomunikasikan kepada para sales.
Komunikasi intensif dengan sales sangat
dibutuhkan untuk mendapatkan umpan
balik apabila terjadi masalah, sehingga bisa
cepat diatasi. Dokumentasi dalam bentuk
panduan bagi sales akan sangat membantu
sales dalam menggunakan sistem baru ini..
5. Pengukuran Setelah sistem berjalan, dilakukan
pengukuran untuk menguji apakah SAM
telah mencapai sasaran dalam mendukung
kinerja sales yang ditentukan. Ini penting
untuk mendapatkan justifikasi atas
pengembangan SAM dan pengembangan
ke depan nya.
4.11.5 Usulan penerapan aplikasi COBIT
Pada usulan dalam penerapan COBIT berdasarkan hasil analisa IT
Balance Scorecard, Group Field Project ini dibagi menjadi satu bagian dasar
permulaan, yaitu menggunakan metodologi COBIT untuk menganalisa
perencanaan dan pengorganisasian Teknologi dalam hal ini CRM. Hasil
akhirnya akan menjadi suatu kesimpulan yang berguna untuk pengambilan
keputusan manajemen.
1. Tahap Perencanaan dan Pengorganisasian
Pada tahap ini akan digunakan COBIT dengan menganalisa variabel-
variabel berikut:
197
a. Penentuan perencanaan strategis TI, bertujuan untuk memberikan
arahan dan keseimbangan antara TI dengan kegiatan bisnis
perusahaan.
b. Penentuan Arsitektur Informasi, bertujuan untuk memenuhi kebutuhan
dan mengoptimalkan sistem informasi perusahaan.
c. Pemilihan arah perkembangan teknologi, bertujuan untuk mencari dan
mendapatkan kesempatan teknologi yang dapat menjadi celah
baru untuk kegiatan bisinis.
d. Penentuan hubungan dan struktur organisasi TI, bertujuan
untukmenyelaraskan antara TI dengan struktur organisasi perusahaan.
e. Pengelolaan investasi TI, bertujuan untuk memberikan keyakinan
pembiayaan TI dan bermanfaat untuk memajukan perusahaan.
f. Pengkomunikasian tujuan dan sasaran manajemen, bertujuan untuk
memberikan informasi yang tepat yang diinginkan oleh manajemen.
g. Pengelolaan sumber daya manusia, bertujuan untuk memperoleh
ketrampilan dan kemampuan manusia untuk mengelola investasi TI.
h. Kepastian kebutuhan sesuai dengan permintaan eksternal, bertujuan
untuk memenuhi kewajiban stakeholder yang lain seperti pemerintah.
i. Perkiraan resiko, bertujuan untuk membantu manajemen untuk
mengetahui resiko apa yang akan dihadapi dalam mengadaptasi suatu
investasi TI.
j. Pengelolaan atas proyek-proyek, bertujuan untuk optimalisasi waktu
dan sumber daya lain yang terbatas.
198
k. Pengelolaan kualitas, bertujuan untuk menjamin kebutuhan TI
dalam perusahaan.
Usulan penilaian pada tahap ini mengunakan analisis maturity
model CoBIT yang dapat memberikan informasi kepada perusahaan mengenai
posisi organisasi TI dalam perusahaan, memberikan arahan yang baik, serta
menjadi alat pembanding posisi TI sekarang dengan apa yang diharapkan.
Proses pengujian pada tahap ini menggunakan skala Likert (0-5) sebagai
berikut:
0 = Tidak ada / Non-Existent, berarti TI belum diaplikasi oleh manajemen.
1 = Penalaran / Initial, berarti manajemen sudah mulai merasakan
pentingnya TI, hanya bersifat sementara dan belum diproses.
2 = Pengulangan / Repeatable, berarti TI mulai digunakan secara berulang
pada pola yang sama.
3 = Penentuan /Defined, berarti TI sudah dapat didefinisikan dengan
terdokumentasi secara rapih.
4 = Pengelolaan / Managed, berarti TI sudah dapat terukur dan terkontrol.
5 = Optimalisasi / Optimized, berarti TI perusahaan menjadi best
practice dan proses sudah terotomatisasi dengan baik.
Setelah mengetahui metode yang digunakan, maka dilakukan tahapan-
tahapan untuk mencari Maturity Level perusahaan, yaitu dilakukan
wawancara terhadap posisi kunci di perusahaan, antara lainManager IT
199
Development , Infomedia untuk mengetahui strategi perusahaan untuk masa
mendatang yang sudah ditetapkan.Selain wawancara, juga dilakukan site
survey dengan melihat kegiatan operasional dan melihat data-data yang
sudah berjalan, hal ini dimaksudkan untuk melihat kegiatan operasional
perusahaan yang hasilnya nanti berguna untuk memahami permasalahan yang
ada dan juga melihat dengan jelas kendala-kendala yang dihadapi.Dari hasil
wawancara terhadap Manager IT Development dan survey langsung
berdasarkan hasil analisa IT Balance Scorecard pada sebelumnya, dimulai
pencarian maturity level dengan mengkombinasikan metodologi CoBIT, yaitu
dengan menggabungkan hasil wawancara dan survey kedalam IT process
CoBIT. Dari form IT process CoBIT dibuat compliancevalue yang nilainya
untuk masing- masing, yaitu “Not at All” adalah 0, “Part of it” adalah 0,5 dan
“Completely” adalah 1. Setelah itu dibuatlah rata-rata compliance value dari
setiap value (A), misalnya untuk non existent ada 3 pertanyaan, dirata-
rata dari ketiganya tersebut, kemudian average compliance value dijumlahkan
keseluruhannya(B) yang berguna untuk mendapatkan nilai normal compliance
value (C) yaitu dengan membagi setiap nilai rata-rata (A) tersebut dengan
jumlah keseluruhannya (B). Maturity value(D) didapat dari normal
compliance value (C) dikalikan dengan masing- masing nilai dari kriteria
nya, misalnya kalau defined process nilainya adalah 3, kalau managed and
measurable nilainya adalah 4. Kemudian nilai maturity levelnyaadalah
penjumlahan semua maturity value (D).
200
2.44 2.46 2.48 2.5 2.52 2.54 2.56 2.58 2.6 2.62
Pengukuran
Rata Rata Maturity Level
Posisi Startegis TI Perusahaan saat ini Standar International
Tabel 4.18 Data Perencanaan dan Pengorganisasian
NO PerencanaandanPengorganisasian MaturityLevel1 PenentuanPerencanaanStrategisTI 2,502 PenentuanArsitekturInformasi 2,713 PemilihanArahPerkembanganTeknologi 3,384 PenentuanHubungandanStrukturOrganisasiTI 3,215 PengelolaanInvestasiTI 2,546 PengkomunikasianTujuandanSasaranManajemen 1,987 PengelolaanSumberDayaManusia 2,658 KepastianKebutuhanSesuaidenganPermintaanEksternal 1,929 PerkiraanResiko 2,1710 PengelolaanProyek-Proyek 2,7411 PengelolaanKualitas 2,72
Rata-rata 2,59
Gambar 4.50 Pengukuran Maturity Level
Dari hasil pengolahan data di atas, rata-rata maturity model dari
perusahaan adalah 2,598. Angka ini menunjukan bahwa kondisi
perencanaan dan pengorganisasian dari perusahaan ini lebih baik sedikit
201
dari pada standar internasional yaitu 2,5 jika menerapkan aplikasi
kerangaka framework COBIT. sumber (Guldentops et al, (2000,p100))
Berikut ini merupakan gambaran kondisi perusahaan saat ini
dengan target perusahaan dalam dua tahun mendatang. Target yang
dipilih dalam jangka waktu dua tahun mendatang karena kompetisi global
yang menuntut perusahaan untuk selalu terdepan.
Tabel 4.19 Tabel Maturity Level Kondisi Saat Ini dan Targetnya
NO
PerencanaandanPengorganisasian MaturityLevel
Saatini Target1 PenentuanPerencanaanStrategisTI 2,500 3,5002 PenentuanArsitekturInformasi 2,717 3,5003 PemilihanArahPerkembanganTeknologi 3,389 3,5004 PenentuanHubungandanStrukturOrganisasiTI 3,215 3,5005 PengelolaanInvestasiTI 2,540 3,5006 PengkomunikasianTujuandanSasaranManajemen 1,988 3,0007 PengelolaanSumberDayaManusia 2,656 3,5008 KepastianKebutuhanSesuaidenganPermintaanEksternal 1,927 3,0009 PerkiraanResiko 2,172 3,00010 PengelolaanProyek-Proyek 2,743 3,50011 PengelolaanKualitas 2,725 3,500
Rata-rata 2,598 3,364
4.11.6 Porotfolio Masa Depan
Portofolio aplikasi masa depan merupakan penjabaran dari aplikasi
yang akan digunakaan dimasa yang akan datang,untuk menghasilkan
informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam mendukung kegiatan bisnis
perusahaan.Selain itu, portofolio juga digunakan sebagai dasar untuk
mengidentifikasi kebutuhan perusahaan terhadapperangkat teknologi
informasi dimasa mendatang.
202
Tabel 4.20 Tabel Future Portofolio Strategic Grid McFarlan
Strategic
1.
HighPotential
1. Customer Service System*
1. CBN Cloud* 2. AVAYA* 3. CISCO*
Key Operational
1. OfficeSystem 2. ChannelManagementSystem 3. SupportManagementSystem 4. Sales Activity Management**
Support
Keterangan :
* : Current Portofolio
** : Future Portofolio
Berikut akan dijelaskan satu – persatu aplikasi yang potensial dan
direkomendasi dalam menunjang strategi serta proses bisnis perusahaan
pada masa yang akan datang. Dari portofolio berjalan bisa dilihat bahwa
PT Infomedia Nusantara belum memiliki aplikasi yang bersifat strategic
ataupun high potential. Selama ini fungsi SI / TI memang hanya terbatas
pada kegiatan operasional sehari- hari saja. Ini juga dipengaruhi oleh sikap
manajemen terhadap SI / TI, yang belum melihat peluang pemanfaatan SI
/ TI untuk menghasilkan keunggulan kompetitif yang tidak dimiliki oleh
perusahaan lain. Untuk lebih mendayagunakan SI / TI dalam perusahaan,
PT Infomedia Nusantara sebaiknya mempunyai aplikasi yang bersifat
strategic. Walaupun resikonya dianggap terlalu besar, dapat dimasukkan
ke dalam kuadran high potential terlebih dahulu, setelah diketahui jika
203
manfaatnya jelas maka dapat dipindahkan ke dalam kuadran strategic dan
diimplementasikan. Berdasarkan matriks aplikasi portofolio McFarlan,
untuk aplikasi yang bersifat strategic dan high potential akan menjadi
kebutuhan jangka panjang. Sedangkan untuk aplikasi yang bersifat key
operational dan support akan menjadi kebutuhan jangka pendek. Tabel
berikut menunjukkan klasifikasi aplikasi yang dibutuhkan berikut
perannya (apakah strategic, high potential, key operational, atau support)
Tabel 4.21Klasifikasi Aplikasi yang Dibutuhkan
Tabel 4.21(Lanjutan)Klasifikasi Aplikasi yang Dibutuhkan
Aplikasi yang dibutuhkan Klasifikasi Jangka Pendek/Panjang
Aplikasi Tata Kelola COBIT
Strategic JangkaPanjang
Aplikasi Sales Activity Management
Support JangkaPanjang
Aplikasi Metode Implementasi Fungsi Departemen
Aplikasi Tata Kelola COBIT
Training / Pelatihan memastikan bahwa investasi IT menghasilkan nilai bisnis, dan
mengurangi resiko yang berkaitan dengan IT
IT Development, Corporate
Planning, HR & GA
Aplikasi sales Activity Mangement
Web Based Sistem informasi yang tergintegrasi yang digunakan untuk merencanakan,
menjadwalkan dan mengendalikan aktifitas – aktifitas KPI pekerjaan penjualan secara internal untuk
departemen Sales.
Sales & marketing, IT Develompemt
204
Uraian Rinci Rekomendasi baru pada Portofolio Aplikasi Masa Depan :
1. Strategic
Aplikasi strategic menjadi rekomendasi utama karena menunjang
strategi bisnis perusahaan. Sesuai dengan sasaran visis misi
perusahaan, Aplikasi penerapan COBIT dapat mendukung serangkaian
perangkat yang memungkinkan manajer untuk menjembatani
kesenjangan antara
persyaratan kontrol, hal-hal teknis dan resiko bisnis. COBIT
memungkinkan kebijakan pembangunan yang jelas dan baik untuk
seluruh organisasi kontrol TI. COBIT menekankan peraturan,
membantu organisasi untuk meningkatkan nilai dicapai dari TI, dan
memungkinkan pengaturan dan penyederhanaan pelaksanaan pada
kerangka COBIT.
2. Support
Pengelolaan hasil penjualan Sales melalui penentuan sasaran sesuai
dengan key performance indicators Sales secara individual. Adapun
Sales Activity Management merupakan pelaksanaan aktivitas penjualan
yang sistematis dan terdokumentasi dari setiap Sales. Dengan
menggunakan aplikasi SAM, Infomdia dapat dengan mudah melihat
profil Customer, rekam jejak hubungan kerja sama Infomedia dengan
Customer, dan aktivitas penjualan. Di samping itu, SAM juga menjadi
bahan bagi evaluasi dan perencanaan kerja berikutnya
205
4.11.7 Prioritas Implementasi Sistem Informasi
Pertimbangan prioritas implementasi sistem informasi pada PT
Infomedia Nusantara ditentukan berdasarkan kuesioner yang diberikan kepada
manajer IT Development, kriteria penentuan implementasi ini didasarkan pada
tujuan strategis yang terdapat di kombinasikan pada anlisa IT balanced
scorecardpada sebelumnya.
Tabel 4.22Penentuan Prioritas Implementasi Sistem Informasi
Tujuan Strategis Aplikasi SAM
Penerapan Aplikasi COBIT
Meningkatkanpenjualan. 4 4
Meningkatkanprofitabilitas. 4 4
Meningkatkanloyalitas. 4 3
Meningkatkankomunikasidankoordinasi antarpihakyangterkait.
4 3
Meningkatkanproduktifitasdankreatifitas. 4 3
Meningkatkanefisiensidalamproses bisnis. 3 4
Meningkatkankualitasproses bisnis. 4 4
Meningkatkankemampuandanpengetahuan karyawan.
4 4
Meningkatkanproduktifitasdankreatifitas karyawan.
4 3
Keterangan :
4 = Sangat Berpengaruh
3 = Berpengaruh
2 = Cukup Berpengaruh
1 = Kurang Berpengaruh
206
Ga
Berdas
sistem
dan im
Infome
pengem
System
arus in
dilakuk
4.12 Str
Str
memanfaat
meningkat
0
10
20
30
40
50
ambar 4.51P
sarkan pengo
informasi
mplementasi
ediaakan di
mbangan R
m (CMS). H
nformasi pe
kan selama k
rategi Bis
ategi bisnis
tkan SI/TI
tkan efisien
Aplika
Penentuan Pr
olahan kuesi
saat ini ad
i dari m
lakukan sec
Rancangan
Hal ini dila
erusahaan s
kurang lebih
snis SI
SI mencaku
sehingga
si dan efek
asi COBIT Ap
rioritas Impl
ioner tersebu
dalah Aplika
asing-masin
cara bertah
sistem SA
akukan deng
secara inter
h 13 bulan.
up bagaiman
dapat men
ktivitas PT.
plikasi SAM
lementasi Sis
ut, maka pr
asi Sales Ac
ng sistem i
hap. Tahap
AM pada C
gan tujuan u
rnal. Pengem
na setiap un
ncapai sasa
Infomedia
stem Inform
ioritas imple
citivity Mana
informasi p
pertama
Channel Ma
untuk memp
mbangan in
it/fungsi bis
aran bisnisn
a, berdasark
masi.
ementasi
agement,
pada PT
adalah
angemetn
ermudah
ni dapat
snis akan
nya dan
kan hasil
207
analisa lingkungan internal dan eksternal bisnis yang telah diuraikan
sebelumnya, maka susunan rekomendasi strategi bisnis SI yang
dibutuhkan Infomedia untuk mendukung visi dan misi tersebut maka penulis
memberikan beberapa inisiatif yang telah dianalisa berdasarkan IT Balance
Scorecard, yaitu :
1. Program Pembentukan Badan Investasi TI
Manajemen perusahaan harus membuat sistem untuk mengatur
dan membuat prioritas investasi TI. Badan investasi TI haruslah sebuah
group yang membuat kriteria evaluasi untuk membuat keputusan
investasi lebih obyektif dan untuk mengukur hasil-hasilnya.
2. Program Manajemen Proyek
Manajemen Proyek berisi metode-metode yang secara langsung dapat
diimplementasikan dalam membuat suatu proyek TI. Dengan
manajemen proyek yang baik maka jumlah waktu dan biaya yang
dibutuhkan dalam membuat suatu proyek dapat direncanakan dengan
baik.
3. Program Insentif Bagi Inovasi
Program ini dibuat untuk memacu karyawan pada umumnya dan staf TI
pada khususnya dalam membuat inovasi untuk meningkatkan
efisiensidan efektifitas proses yang ada. Setiap penemuan inovasi yang
dianggap mampu membuat perubahan terhadap kinerja layanan
teknologi Informasi dan dapat diimplementasikan dalam perusahaan
akan diberikan suatu insentif khusus, berupa bonus tahunan.
208
4.13 Strategi TI
Berdasarkan analisa yang telah diuraikan diatas pada perancangan
blue print Sales Activity Management, berikut strategi IT yang perlu
dilakukan oleh PT. Infomedia untuk mendukung strategi bisnis :
Rancangan Aplikasi Sales Activitiy Management (SAM) yang
diusulkan untuk dirancang pada IT development Infomediaini berbentuk
program aplikasi berbasis web, dibangun dengan PHP dan MySQL, yang
dapat digunakan untuk penambahan data, menyimpan profil prospek dan
pelanggan, kalender untuk skedul kontak pelanggan setiap Sales, territory
management, membuat prakiraan penjualan di masa yang akan datang, dan
untuk sistem pelaporan dalam lingkup kegiatan penjualan di tingkat kantor
cabang maupun tingkat wilayah. Perancangan ini dilakukan tidak untuk
merubah sistem yang telah ada(Channel Managemen System), namun untuk
memperbaiki sistem tersebut sehingga memudahkan dan memberikan
manfaat kepada pihak-pihak yang berkepentingan dengan pelanggan dalam
menetapkan kebijakan penjualan. Rancangan aplikasi dengan metode Sales
Force Automation (SFA)akan dibangun secara terintegrasi (paket aplikasi
yang dapat digunakan oleh Sales akan langsung terintegrasi kepada,
Manager Sales, Sales support, Keuangan, Collector dan Senior Account
Manager.
209
1. Hardware
Hardware
yangdimilikiolehPT.Infomediapadasaatini,hampirseluruhnya
telahmenggunakan teknologiyangterbarudanmampumemenuhikebutuhan
PT.InfomediadalammelakukanpengembanganIS/IT 2 – 3 tahun
mendatang.Namunberdasarkan tinjauanpadalingkungan internalIT
Infomedia, spesifikasi Hardware yang saat ini memungkinkan di
rekomendasikan adalah sebagai berikut :
Tabel 4.23 Rekomendasi hardware
Jenis Spesifikasi Jumlah Rekomendasi
Work Stations
Processorcore2Duo Memory4 GbDDR3 Hardisk500GB
500
Backoffice Servicecenter
Thin Client
ThienClientGX-100
100
Frontoffice servicecenter
Server
IBMBladeCenterHS23 HP DL380GS
6
Cadangan
2. Software
Berdasarkan assesment pada lingkungan internal IT PT. Infomedia
mengenai software yang digunakan oleh PT. Infomedia, ada beberapa
software PT. Infomedia yang perlu untuk diupgrade atau diperbaharui
karena semakin berkembangnya kebutuhan bisnis PT. Infomedia, dibawah
ini adalah rekomendasi software untuk PT. Infomedia.
210
Tabel 4.24 Rekomendasi software
Jenis Spesifikasi Rekomendasi
Aplikasi
Sales Activity Mangement
Terintegrasiantaradatabase Disetiap DepartmentSales & marketing melaluicloudcomputing (Jika perlu).
AVAYA dan Cisco Upgrade
Software
Windowsserver2008 Upgrade MicrosoftSQLServer2008 Upgrade
MicrosoftProject2007 Upgrade
Tabel diatas merupakan rekomendasi hardware untuk service center
sehingga dapat mendukung visi, misi serta target perusahaan serta
meningkatkan efisiensi dan efektifitas kegiatan operasional dan bisnis
perusahaan.
4.14 Strategi Manajemen SI/TI
Adalah strategi yang menjamin konsistensi kebijakan yang diambil
oleh pihak manajemen yang berkaitan dengan sistem dan teknologi informasi
yang akan diimplementasi oleh perusahaan. Kebijakan tersebut merupakan
investasi perusahaan dan kebijakan yang akan berkaitan dengan sumber daya
manusia yang berkaitan dengan sistem informasi perusahaan.Rekomendasi
strategi manajemen SI / TI adalah sentralisasi. Semua kebijakan yang
211
berhubungan dengan SI / TI diputuskan oleh departemen TI dengan
persetujuan manajemen.
1. Rekomendasi Kualifikasi Personal SI/TI dalam pengembangan SAM
Keberhasilan pengembangan sistem dan teknologi informasi di perusahaan
khususnya pada pengembangan implementasi aplikasi SAM tergantung dari
kualitas personil divisi IT yang dimiliki oleh perusahaan. Oleh karena perlu
adanya kualifikasi yang terarah pada staff yang ada di Departemen IT. Berikut ini
direkomendasikan untuk kualifikasi staf yang harus bisa mewakili dalam
pengembangan aplikasi SAM, yaitu :
a. Database Administrator dan Programmer
Bertanggung jawab terhadap pengelolaan database, konfigurasi hardware dan
software, administrasi Security Programming data. Seorang Database
Administrator dan Programmer bertanggung jawab atas aspek-aspek dalam
lingkungan database dan bahasa Pemorgarman yakni recorability, integrity,
security, availability, performance, development, dan testing support.
Database Administrator Requirement :
1. Pria atau wanita maksimal 30 tahun
2. Lulusan SI ilmu Teknikkomputer / Sistem Informasi dengan IPK
minimal 2,8
3. Menguasai bahasa pemorgaraman SQL, bahasa Ruby, Java, PHP
4. Menguasai operasional database secara umum
5. Berpengalaman bekerja dengan MYSQL
212
4.15GAP Analysis
Berikut merupakan gap analysis yang mungkin timbul dari penerapan
sistem informasi SAM dan Aplikasi COBIT pada PT Infomedia Nuasntara.
Tabel 4.25 Gap Analysis Keadaan Saat Ini Dengan Keadaan yang Diinginkan
Kebutuhan Aplikasi
Kebutuhan Bisnis
KeadaanSaat Ini Keadaanyang Diinginkan
Penerapan Aplikasi SAM dan Aplikasi COBIT
Kemudahanperusahaan dalam memonitori aktivitas sales kepada Customer.
Terdapat beberapakondisi-Kondisiinfrastruktur,sistem di departement infomedia yang masih terintegrasi secara manual
Tersedianyasistem,infrastruktur,yangmemilikitingkat fleksibitasdanber value addedyangtinggiuntuk mendukungkebutuhan support bagi para sales.
Pengembangan perencanaan srategiSI/TI yang sejalan dengan bisnis perusahaan namun tidak berisfat support saja.
Pasca spliting dengan Mdmedia, terdapat belum adanya panduan dalam perencanaan strategis SI/TI yang sesuai dengan bisnis perusahaan.
Memastikan bahwa investasi IT menghasilkan nilai bisnis, dan mengurangi resiko yang berkaitan dengan IT.
213
Tabel 4.26Gap Analysispada Aplikasi Sales Management Activity
No Category Requirements Rank Level
1 Strategis Sistem dapat memiliki response time yang cepat
Med F
2 Strategis Sistem di cabang Daerah infomedia dapat terintegrasi dalam hal pemantauan jumlah kunjungan.
High P
3 Strategis Sistem dapat menyediakan informasi data customer yang terupdate dengan departemen Data mart & monetizing.
Med G
4 Operasional Sistem menyediakan fungsi fungsi yang hanya digunakan sesuai kebutuhan user sehingga tidak memakan memori yang banyak.
Low G
5 Operasional Sistem dapat membuat invoice customer secara otomatis berdasarkan Nodin (Nota Dinas)
High P
6 Operasional Sistem dapat mendukung proses transaksi yang berhubungan dengan sales order, distribusi, collection dan lain lain
High F
Keterangan :
1. Kolom (Category):
Berisi mengenai pengelompokkan dari requirement atau kebutuhan user.
Kolom ini hanya berisi salah satu dari dua kategori ini, yaitu:
a. Operasional
Kategori requirement yang bersifat sebagai peningkatan produktivitas
user dari aktifitas bersifat support setiap harinya dalam menjalankan
kegiatan operasionalnya.
214
b. Strategis
Kategori requirement yang bersifat sebagai alat pendukung pengambilan
keputusan bagi pihak manajemen dan pihak Cabang PT.Infomedia.
2. Kolom (Requirement) :
Menjelaskan kebutuhan dari perusahaan terhadap sistem yang seharusnya
berjalan di aplikasi SAM.
3. Kolom (Rank):
Mendeskripsikan tingkat area yang penting pada suatu kebutuhan pengguna di
departemen sales PT. Infomedia yang harus dipenuhi. Kolom ini hanya berisi
salah satu dari ketiga inisial dari tingkatan berikut ini:
a. H (High)
Kebutuhan yang penting, kritis dan diperlukan dalam kegiatan
operasional PT.Infomdedia, dimana tanpa adanya pemenuhan
kebutuhan tersebut proses bisnis tidak dapat berfungsi dan berjalan hingga
selesai.
b. M (Medium)
Kebutuhan yang tidak harus dipenuhi, namun apabila dipenuhi akan
memberikan nilai tambah yang signifikan terhadap proses bisnis yang sedang
berjalan di Infomedia.
c. L (Low)
Kebutuhan yang baik apabila dipenuhi oleh Infomedia, dan hanya
memberikan sedikit nilai tambah terhadap proses bisnis yang sedang berjalan.
215
4. Kolom (Degree of Fit)
Menjelaskan tingkat kesesuaian antara kebutuhan dan proses bisnis yang
berjalan melalui sistem yang digunakan oleh Infomedia. Kolom ini hanya
berisi salah satu dari ketiga inisial berikut ini:
a. Fit (Fit)
Kebutuhan pengguna di PT.Infomedia seluruhnya dapat dipenuhi
oleh aplikasi.
b. G (Gap)
Aplikasi yang digunakan sama sekali tidak dapat memenuhi kebutuhan
pelanggan Infomedia secara kesuluruhan dengan baik.
c. P (Partial Fit)
Aplikasi memiliki fungsi yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna
dengan baik, akan tetapi dapat diberikan alternatif seperti customizations,
agar dapat memenuhi kebutuhan pengguna PT Infomedia secara
maksimal.
Gambar 4.52 Grafik Hasil Analisis Gap Secara Keseluruhan
top related