2012-2-00349-ak workingpaper001
Post on 22-Jun-2015
17 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL TERHADAP PENGELOLAAN PERSEDIAAN
PADA PT SHUNDA PLAFON CABANG SERPONG
ELITAPerum BTN Buni Asih Jalan Delima B4 No.30 Cikarang, 085921680176, lita_niez@rocketmail.com
Gatot Imam Nugroho, Drs., Ak., MBA
ABSTRAK
Tujuan penelitian ialah untuk mengetahui dan mengevaluasi keefektifan pengendalian
internal terhadap pengelolaan persediaan, serta merumuskan rekomendasi perbaikan
atas kelemahan-kelemahan yang ditemukan. Penelitian ini dilakukan pada PT Shunda
Plafon cabang Serpong dengan menggunakan metode penelitian lapangan yaitu melalui
observasi, wawancara, dan kuesioner. Hasil temuan menunjukkan bahwa uraian tugas
disampaikan lisan, tidak ada laporan penerimaan barang, tidak terdapat pemisahan
tugas antara bagian penerimaan dan bagian penyimpanan persediaan, penolakan
barang dagang oleh customer, ketidakcocokan antara kartu stok dengan fisik
persediaan yang ada, kurangnya pengawasan terhadap akses keluar masuk gudang.
Simpulan yang dapat diambil adalah perusahaan perlu memperbaiki pengendalian
internal terhadap pengelolaan persediaan dan mengambil tindak lanjut dalam
pengelolaan persediaan yang direkomendasi dalam rangka meningkatkan efektivitas
dan efisiensi aktivitas pengelolaan persediaan.
Kata Kunci: Pengendalian Internal, Efektifitas dan efisiensi, Pengelolaan persediaan.
PENDAHULUAN
Semakin berkembangnya dunia perekonomian saat ini dan semakin ketatnya persaingan bisnis antar
perusahaan membuat setiap perusahaan dituntut untuk lebih memperhatikan aktivitas usahanya yang ada
di dalam perusahaannya. Suatu perusahaan harus memiliki kemampuan untuk mempertahankan
kelangsungan usahanya agar bisa unggul dalam persaingan. Untuk dapat bertahan dan unggul dalam
persaingan, perusahaan harus mampu menjalankan aktivitas usahanya dengan efektif dan efisien,
sehingga dapat meningkatkan keuntungan maksimal bagi perusahaan. Hal tersebut juga harus didukung
oleh pengendalian internal perusahaan yang baik, sehingga dapat terciptanya lingkungan perusahaan yang
baik, agar perusahaan juga dapat menghindari atau mengurangi risiko yang timbul di dalam perusahaan.
Aktivitas pengendalian internal tersebut juga harus didukung dengan adanya pemantauan, agar kondisi di
dalam perusahaan bisa terus terjaga sehingga dapat mendukung keberlangsungan perusahaan dalam
pengembangan diri. Perusahaan tidak akan berjalan dengan efektif apabila tidak memiliki pengendalian
internal yang baik. Karena dengan pengendalian internal yang baik, perusahaan bisa beroperasi sesuai
dengan harapan dan tujuan dari perusahaan. Pengendalian internal adalah rencana, metode, prosedur, dan
kebijakan yang dibuat oleh dewan direksi, manajemen dan personel yang ada di dalam perusahaan agar
dapat memberi jaminan yang memadai atas tercapainya efisiensi dan efektivitas aktivitas pengendalian
internal perusahaan yang sesuai dengan ketaatan dan kepatuhan terhadap kebijakan dan peraturan yang
berlaku.
Perumusan Masalah
Penulis merumuskan permasalahan penelitian sebagai berikut:
1. Apakah aktivitas pengendalian internal terhadap pengelolaan persediaan telah memadai?
2. Apa saja kelemahan yang muncul dalam pengendalian internal terhadap pengelolaan persediaan PT
Shunda Plafon cabang Serpong?
3. Apa rekomendasi yang diberikan atas kelemahan pengendalian internal terhadap pengelolaan
persediaan pada PT Shunda Plafon cabang Serpong?
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah:
1. Mengetahui apakah pengendalian internal terhadap pengelolaan persediaan PT Shunda Plafon cabang
Serpong telah memadai serta mengevaluasi pengendalian internal atas persediaan.
2. Mengidentifikasi penyebab kelemahan-kelemahan yang muncul dalam pengendalian internal
terhadap pengelolaan persediaan.
3. Memberikan rekomendasi kepada perusahaan sebagai perbaikan terhadap kelemahan yang ditemukan
dalam pengendalian internal atas pengelolaan persediaan pada PT Shunda Plafon cabang Serpong.
METODE PENELITIAN
Dalam mengumpulkan data-data yang diperlukan untuk mendukung penulis dalam melakukan penelitian
ini, maka metodologi penelitian yang digunakan adalah sebagai berikut:
1. Penelitian Kepustakaan (Library Research)
Merupakan penilitian yang dilakukan dengan cara membaca, mempelajari dan mengumpulkan
referensi dari buku-buku dan bacaan lain yang dapat menunjang pemahaman dan pengetahuan
penulis sesuai topik yang dibahas.
2. Studi Lapangan ( Field Study )
Merupakan penelitian dengan mengadakan peninjauan langsung pada perusahaan yang dipilih
menjadi objek penelitian dengan maksud untuk mendapatkan data yang berhubungan dengan hal
yang akan diteliti agar lebih meyakinkan dan lebih akurat. Studi lapangan ini dapat dilakukan dengan
cara:
a. Observasi: penulis secara langsung memantau kegiatan pada PT Shunda Plafon cabang Serpong
khususnya pada aktivitas yang berhubungan dengan pengelolaan persediaan.
b. Wawancara: penulis melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang berwenang menyangkut
pengelolaan persediaan.
c. Kuesioner: penulis menyusun daftar pertanyaan mengenai aktivitas pengelolaan persediaan
untuk dijawab oleh pimpinan maupun staff .
HASIL DAN BAHASAN
Survei Pendahuluan
Survei pendahuluan pada PT Shunda Plafon cabang Serpong bertujuan untuk memperoleh informasi
mengenai latar belakang perusahaan dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan
pengelolaan persediaan serta dapat mengidentifikasi kelemahan yang terdapat dalam pengendalian
internal terhadap pengelolaan persediaan. Prosedur survei pendahuluan yang dilakukan sebagai berikut:
1. Melakukan pembicaraan dan meminta izin terlebih dahulu dengan manajer pembelian dan
menjelaskan tujuan penelitian dan data apa saja yang dibutuhkan untuk penelitian guna penyusunan
skripsi.
2. Mengumpulkan data dan informasi mengenai: sejarah perusahaan, produk yang diperdagangkan, visi
dan misi perusahaan, struktur organisasi dan uraian tugas setiap bagian dalam perusahaan, dan data
lain yang relevan yang berhubungan dengan pengelolaan persediaan.
3. Melakukan wawancara lisan dengan manajer pembelian dan karyawan yang terkait dengan
pengelolaan persediaan.
4. Melakukan observasi secara langsung ke kantor perusahaan dan gudang yang bertujuan mengamati,
mempelajari dan memahami lebih jelas prosedur kerja yang terkait pengelolaan persediaan.
5. Membuat daftar pertanyaan berupa kuesioner yang berisi sejumlah pertanyaan untuk diberikan
kepada pihak yang terkait dengan kegiatan pengelolaan persediaan.
6. Mengevaluasi hasil kuesioner, wawancara, dan observasi yang telah dilakukan.
Evaluasi Pengendalian Internal atas Pengelolaan Persediaan PT Shunda Plafon cabang
Serpong
Pengendalian internal yang baik dalam pengelolaan persediaan akan mendukung kelancaran kegiatan
operasional perusahaan dan mencapai efektifitas dan efisiensi perusahaan. Pada tahap ini akan dilakukan
evaluasi sistem pengendalian internal atas pengelolaan persediaan untuk memperoleh bukti-bukti dari
temuan yang ada sehingga dapat ditetapkan apakah temuan tersebut menjadi kelemahan dengan adanya
bukti-bukti pendukung yang memperkuat temuan itu.
Evaluasi pengendalian internal atas pengelolaan persediaan ini dilakukan untuk menilai kecukupan suatu
sistem pengendalian intern, yang nantinya akan menjadi tolak ukur bagi pemeriksa dalam penentuan
luasnya pemeriksaan yang dilakukan. Penulis melakukan evaluasi pengendalian internal pada PT Shunda
Plafon cabang Serpong dengan menggunakan pendekatan 5 komponen pengendalian internal menurut
COSO yaitu lingkungan pengendalian, penilaian risiko, informasi dan komunikasi, aktivitas
pengendalian, dan pemantauan.
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian yang baik dalam perusahaan sangat dipengaruhi oleh prosedur, kebijakan serta
struktur pada perilaku dari manajemen puncak, direktur, dan pemimpin dalam suatu perusahaan. Dengan
adanya lingkungan pengendalian yang baik dalam suatu perusahaan maka seluruh anggota perusahaan
menjadi lebih terkontrol dan semua dapat menjalankan tugasnya sesuai dengan tujuan dan kebijakan yang
telah ditetapkan oleh perusahaan. Peneliti akan melakukan evaluasi terhadap komponen pengendalian
internal yang pertama yaitu lingkungan pengendalian. Berikut ini adalah faktor yang membentuk
lingkungan pengendalian dalam suatu perusahaan yang diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Integritas dan nilai etika
PT Shunda Plafon cabang Serpong telah memiliki integritas nilai etika yang memadai hal ini
ditunjukan dengan telah ditempatkannya kode etik yang dikomunikasikan kepada pegawai berupa
pemberitahuan lisan kepada pegawai pada saat pegawai diterima bekerja oleh perusahaan. Pegawai
dituntut untuk bekerja dengan jujur, bertanggungjawab, disiplin. Akan ada tindakan tegas atas
pelanggaran etika dan perilaku di dalam perusahaan juga menunjukkan komitmen dan etika dengan
menujukkan rasa tanggung jawab terhadap integritas perusahaan.
b. Komitmen terhadap kompetensi
PT Shunda Plafon cabang Serpong tidak memberikan perhatian terhadap kompetensi pegawai, hal ini
ditunjukkan perusahaan dalam melakukan rekuitmen karyawan baru tidak memperhatikan tingkat
pengetahuan serta menempatkan personil yang tidak tepat dalam pelaksanaan tugas dan tidak
dilakukannya pelatihan atau training karyawan. Hal ini dapat dilihat dari hasil pekerjaan yang
dilakukan teknisi kurang maksimal karena masih terdapat kesalahan ukuran plafon yang dipotong
oleh teknisi baru.
c. Filosofi dan gaya operasi manajemen
PT Shunda Plafon cabang Serpong memiliki filosofi manajemen sendiri yaitu:
Menciptakan produk-produk inovatif, berkualitas, dan berwawasan lingkungan demi menjawab
tantangan jaman.
Meningkatkan efisiensi sehingga menghasilkan produk dengan harga kompetitif.
Menjamin ketersediaan produk dengan sistem distribusi terintegrasi.
Terus meningkatkan pelayanan pelanggan baik dari segi marketing, teknis, maupun purna jual
demi tercapainya customer satisfaction.
Menurut penulis PT Shunda Plafon cabang Serpong telah memiliki filosofi yang baik. Evaluasi yang
diberikan terkait bagaimana caranya perusahaan memberikan satisfaction bagi pelanggan, menjual
produk yang berkualitas, dan menjaga kesatuan manajemen. Hal ini adalah pekerjaan yang harus
terus menerus dilakukan dan ditingkatkan oleh berbagai pihak di dalam perusahaan. Kelemahan yang
ditemukan terkait dengan filosofi yaitu masih adanya pelanggan complain atas kualitas barang
dagang.
d. Dewan komisaris dan komite audit
Berdasarkan hasil dari wawancara yang dilakukan oleh penulis maka diketahui bahwa PT Shunda
Plafon cabang Serpong tidak memiliki dewan komisaris dan komite audit. Hal ini dikarenakan PT
Shunda Plafon cabang Serpong merupakan perusahaan yang tidak begitu besar. Pemantauan dan
pengawasan yang berjalan dilakukan oleh pemegang jabatan tertinggi di perusahaan yaitu direktur
yang merupakan pemilik langsung dari perusahaan.Penulis menyarankan meskipun tidak ada dewan
komisaris dan komite audit, sebaiknya manajemen perusahaan meningkatkan dan mengoptimalkan
pengawasan internal di masing-masing divisinya dengan melakukan pemantauan dan pengawasan
secara rutin terhadap kegiatan operasional perusahaan.
e. Struktur Organisasi
PT Shunda Plafon cabang Serpong telah memiliki struktur organisasi yang tergambar dengan cukup
baik karena setiap fungsi telah melaksanakan sesuai dengan tugasnya namun masih terdapat tugas
dan tanggungjawab belum berjalan secara efektif. Bagian gudang menjalankan tugasnya untuk
menyimpan barang namun juga merangkap sebagai fungsi penerimaan. Seharusnya fungsi
penerimaan terpisah dari fungsi gudang. Fungsi penerimaan memiliki tugas menerima barang dan
mencocokan kuantitas persediaan dengan surat jalan. Sedangkan tugas fungsi penyimpanan yaitu
menyimpan barang ke dalam gudang.
f. Penetapan Wewenang dan Tanggungjawab
Pada PT Shunda Plafon cabang Serpong, penerimaan barang dilakukan oleh bagian gudang untuk
melakukan pengecekan barang dan juga melakukan penyimpanan barang di gudang seharusnya
fungsi penerimaan terpisah dari fungsi gudang. Hal ini disebabkan oleh keterbatasan sumber daya
yang dimiliki perusahaan sehingga tidak ada penetapan wewenang dan tanggungjawab yang jelas
untuk bagian penerimaan barang. Penanggungjawaban bagian gudang yang melakukan penerimaan
dan penyimpanan barang disampaikan kepada kepala gudang yang mengawasi akses keluar masuk
barang dagang di gudang.
2. Penilaian Risiko
Penilaian risiko bertujuan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang berhubungan
dengan pengendalian internal perusahaan. PT Shunda Plafon cabang Serpong mengidentifikasi beberapa
resiko yang dimiliki, antara lain:
a. Resiko adanya kecurian oleh karyawan
Resiko ini muncul karena adanya dampak dari kondisi pengawasan gudang yang kurang efektif yaitu
karyawan lain dapat keluar masuk gudang dan gudang tidak memiliki kamera pengawas CCTV.
Sehingga berisiko akan memudahkan terjadinya hal–hal yang tidak diinginkan seperti terjadi
pencurian yang dilakukan karyawan yang dapat merugikan perusahaan. Pencurian dapat terjadi
ketika menyiapkan barang untuk dikirim ke customer, jumlah barang yang disiapkan dilebihkan dari
orderan yang diminta lalu pada saat pengiriman barang yang disisipkan disimpan ditempat yang
sudah direncanakan. Untuk mengatasi resiko ini perusahaan harus menetapkan kebijakan mengatur
siapa saja yang boleh masuk gudang dan memasang kamera pengawas CCTV di gudang. Hal ini
diharapkan agar setiap tindakan atau kecurangan yang terjadi dapat terekam oleh kamera CCTV
tersebut. Di sisi lain dengan adanya kamera CCTV maka aktivitas atau kegiatan digudang dapat
terdeteksi sehingga para pemimpin perusahaan dapat menilai kegiatan yang terjadi digudang
persediaan berjalan efektif atau tidak.
b. Resiko penolakan barang dagang oleh customer
Resiko ini muncul karena teknisi melakukan pemotongan barang dagang yang tidak sesuai dengan
orderan sehingga terjadi penolakan barang dagang oleh customer. Terdapat dua kondisi dalam
perusahaan yang mengakibatkan penolakan barang dagang oleh customer yaitu tidak memberikan
pelatihan kepada teknisi baru dan tidak ada bagian Quality Control untuk melakukan pengecekan
kualitas barang dagang. Akibat dari kedua kondisi tersebut adalah penolakan barang dagang oleh
customer dan profit perusahaan akan menurun. Dengan tidak adanya bagian Quality Control untuk
pengecekan kualitas barang dagang sebelum dikirim kepada customer. Hal ini akan berdampak pada
kualitas dari produk tersebut tidak memenuhi standar yang diinginkan oleh customer. Bila
kualitasnya tidak memenuhi standar, maka perusahaan melakukan rework atau produk tersebut
menjadi produk reject yang hanya akan menjadi scrap. Bila terjadi rework maupun reject atas produk
tersebut, maka perusahaan akan mengeluarkan lebih banyak biaya. Hal tersebut membuat kegiatan
pengelolaan persediaan menjadi tidak efektif dan efisien. Sebaiknya teknisi yang bertugas memotong
barang dagang diberikan pelatihan terlebih dahulu dengan cara training dimana karyawan tersebut
tidak langsung dilibatkan dalam proses kerja, sehingga walaupun terjadi kesalahan tidak akan
mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Perusahaan juga harus menerapkan kebijakan untuk
mengadakan bagian Quality Control untuk melakukan pengecekan kualitas barang dagang sebelum
dijual kepada customer.
3. Informasi dan Komunikasi
Berikut beberapa hal terkait dengan penerapan informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh PT Shunda
Plafon cabang Serpong, yaitu:
a. Komunikasi antara atasan dengan bawahan.
Komunikasi antara atasan dengan bawahan terjalin dengan sangat baik karena perusahaan ini relatif
kecil sehingga komunikasi antara atasan dengan bawahan sangat mudah dilakukan. Namun terdapat
kondisi masih adanya karyawan yang kurang mengerti terhadap tugasnya disebabkan uraian tugas
yang diberikan secara lisan. Hal ini mengakibatkan karyawan tidak ada pedoman dalam
melaksanakan tugasnya dan hasil pekerjaannya juga tidak maksimal. Seharusnya karyawan dapat
mengerti dengan baik apa saja tugas yang harus dikerjakan sesuai dengan bagiannya, wewenang dan
tanggung jawab yang dimiliki sehingga memiliki pedoman dalam melaksanakan tugasnya dan hasil
pekerjaannya juga maksimal serta untuk menghindari adanya perangkapan tugas. Sebaiknya
perusahaan menerapkan kebijakan untuk memberikan tugas kepada karyawan secara tertulis.
Komunikasi mencakup penyampaian laporan dari bagian gudang kepada atasan telah dilakukan
dengan baik. Hal ini dapat dilihat adanya laporan berupa kartu stok yang dibuat bagian gudang yang
mencatat jumlah barang masuk pada saat menerima barang, jumlah barang yang keluar pada saat
terjadinya penjualan dan menghitung sisa persediaan yang ada. Komunikasi yang disampaikan
kepada atasan membuat atasan mengetahui jumlah persediaan yang ada.
b. Proses pencatatan kartu stok dilakukan secara manual.
Pencatatan kartu stok yang dilakukan secara manual memungkinkan terjadinya kesalahan pencatatan.
Seharusnya karyawan melakukan pencatatan secara modern yaitu dengan menggunakan komputer
sehingga meminimalisasi kesalahan pencatatan pada kartu stok dan perhitungannya lebih akurat.
Kondisi pencatatan kartu stok yang dilakukan secara manual yaitu dengan cara tulis tangan
mengakibatkan ketidakcocokan antara kartu stok dengan fisik persediaan yang ada dan tidak efisien
waktu yang diperlukan dalam untuk melakukan pencocokan kembali dengan cara perhitungan ulang
barang dan membenarkan kesalahan yang ada pada kartu stok gudang. Karena pencatatan kartu stok
dilakukan secara manual yang memungkinkan terjadinya kesalahan pencatatan. Sebaiknya setiap
barang yang masuk dan keluar dari gudang harus diinput ke dalam komputer dengan membuat form
kartu stok di microsoft excel yang mencantumkan nama barang, nomor kartu, tanggal, keterangan,
jumlah masuk dan keluar persediaan dan sisa persediaan. Sehingga pencatatan perhitungan sisa
persediaan akurat yang dihitung oleh sistem komputer.
4. Aktivitas Pengendalian
Aktivitas Pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu meyakinkan bahwa perintah
manajemen telah dilaksanakan. Penulis dapat mengiidentifikasikan beberapa kelemahan dan kekuatan
atas faktor aktivitas pengendalian yang dimiliki oleh PT Shunda Plafon cabang Serpong, diantaranya :
a. Pemisahan Tugas
Berdasarkan hasil kuesioner dan wawacara terhadap kebijakan perusahaan yang diterapkan
perusahaan, penulis menemukan kelemahan yang terjadi pada aktivitas pengendalian internal
persediaan yaitu terdapat kondisi yang melakukan penerimaan barang juga merangkap sebagai
penyimpanan barang. Seharusnya dilakukan pemisahaan tugas antara bagian penerimaan dan bagian
penyimpanan. Hal ini disebabkan keterbatasan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan serta
untuk menghemat waktu penyimpanan barang. Hal ini mengakibatkan aktivitas pengendalian
(Internal Control) terhadap persediaan menjadi lemah dan memungkinkan terjadinya kecurangan
(fraud). Kecurangan yang mungkin terjadi antara lain: memungkinkan adanya barang dagang yang
hilang atau ditukar oleh karyawan yang melakukan pengecekan. Sebaiknya perusahaan menerapkan
kebijakan untuk melakukan pemisahan tugas antara bagian penerimaan dan bagian penyimpanan
persediaan dan meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam pengendalian internal (Internal Control)
yang tepat dalam perusahaan.
b. Otorisasi atas Transaksi
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara penulis ke perusahaan, ditemukan bahwa otoritas yang
sesuai dari transaksi dan aktivitas telah berjalan dengan baik dan jelas sehingga dapat mendukung
pengendalian internalnya. Hal ini dapat dilihat dari semua dokumen telah mendapat otorisasi dari
pihak yang berwenang, diantaranya adalah sebagai berikut:
Pada saat pembelian barang dagang, bagian pembelian membuat purchase order lalu diteruskan
kepada manager pembelian untuk diotorisasi.
Pada saat penerimaan barang, surat jalan diotorisasi oleh kepala gudang sebagai bukti
penerimaan barang.
Pada saat penerimaan order dari pelanggan, bagian penjualan menerbitkan sales order yang
harus diotorisasi oleh manajer pemasaran.
c. Dokumen yang digunakan
PT Shunda Plafon cabang Serpong, dokumen-dokumen yang ada telah diberikan nomor urut tercetak
dan diarsip rapi sehingga memudahkan pengendalian internal apabila ada dokumen yang hilang dan
apabila bukti transaksi ingin ditelusuri kembali. Namun masih ditemukan kelemahan yaitu
berdasarkan hasil evaluasi terhadap dokumen yang digunakan perusahan dalam pengelolaan
persediaan yaitu tidak ada laporan penerimaan barang. Kondisinya pada saat penerimaan barang
hanya dicocokan dengan surat jalan yang diberikan pemasok lalu barang yang telah dicocokan
disimpan didalam gudang. Tidak ada laporan penerimaan barang yang dibuat sebagai bukti tertulis
bahwa barang sudah diterima dengan baik. Seharusnya laporan penerimaan barang dibuat oleh
bagian gudang sebagai fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang diterima dari
supplier telah memenuhi jenis, kuantitas, spesifikasi, dan mutu seperti yang tercantum dalam
purchase order. Oleh karena itu, penting bagi bagian pembelian untuk mendapatkan arsip laporan
penerimaan barang dari bagian gudang sebagai informasi dan bukti bahwa barang yang dibeli telah
diterima sesuai purchase order dan barang yang diterima dalam kondisi baik. Penyebabnya
perusahaan tidak menerapkan untuk dibuatnya laporan penerimaan barang namun pelaporan
penerimaan barang hanya diinformasikan secara lisan oleh bagian gudang kepada bagian pembelian
bahwa barang telah diterima. Hal ini mengakibatkan bagian pembelian tidak mempunyai bukti
tertulis untuk memonitor apakah barang yang dibeli telah diterima oleh bagian gudang dan bagian
pembelian tidak mengetahui kesesuaian barang yang dipesan dengan diterima oleh bagian gudang.
Sebaiknya perusahaan membuat kebijakan terhadap bagian gudang untuk membuat laporan
penerimaan barang yang akan dijadikan bukti bahwa barang telah diterima dengan baik dan
menyerahkan laporan kepada bagian pembelian sebagai informasi barang sudah diterima dan barang
diterima dalam kondisi baik.
5. Pemantauan
Pemantauan merupakan suatu proses yang menilai kualitas kinerja pengendalian internal. Berdasarkan
hasil observasi dan wawancara yang dilakukan penulis pada perusahaan, penulis menemukan hal terkait
dengan penerapan pemantauan perusahaan yang telah dilakukan dengan baik oleh manajemen pada
pengelolaan persediaan yaitu:
a. Perusahaan memiliki kebijakan untuk melakukan pemeriksaan kuantitas dan kualitas terhadap
persediaan yang baru diterima dan dicocokan dengan surat jalan lalu persediaan dimasukkan ke
gudang. Barang-barang yang diterima di gudang disusun dan disimpan sesuai jenis dan ukuran agar
mempermudah dalam pencarian persediaan yang diinginkan.
b. Untuk memastikan kesesuaian jumlah stock barang dengan perhitungan maka dilakukan pemeriksaan
fisik (stock opname) setiap sebulan sekali.
Di samping kelebihan diatas masih terdapat kelemahan atas aspek pemantauan, diantaranya :
a. Kurangnya Pengawasan terhadap Akses Keluar Masuk Gudang
Penulis menemukan kondisi perusahaan yang berkaitan dengan akses keluar masuk gudang yang
kurang efektif yaitu karyawan lain dapat keluar masuk gudang dan tidak ada kamera CCTV.
Seharusnya hanya bagian gudang yang memiliki wewenang dan tanggungjawab diperbolehkan
masuk keluar gudang dan ada kamera CCTV untuk mengawasi segala aktivitas yang terjadi di
gudang. Penyebabnya adalah perusahaan tidak memiliki kebijakan mengatur siapa saja yang
diperbolehkan masuk gudang dan juga dikondisikan tidak memiliki kamera pengawas CCTV.
Akibatnya karyawan lain dapat dengan bebas masuk ke gudang tanpa ada pengawasan, sehingga
berisiko akan memudahkan terjadinya hal–hal yang tidak diinginkan seperti terjadi pencurian yang
dilakukan karyawan yang dapat merugikan perusahaan. Sebaiknya perusahaan menerapkan kebijakan
untuk mengatur siapa saja yang diperbolehkan masuk gudang. Apabila mendapat orderan yang
banyak yang memungkinkan untuk karyawan lain masuk gudang untuk membantu bagian gudang
mengambil barang dagang, maka pengawasan akses keluar masuk gudang bisa dilakukan dengan
cara mengisi absensi dengan mencantumkan nama, tanggal, jam masuk, dan jam keluar dari
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan
Berdasarkan hasil evaluasi pengendalian internal terhadap pengelolaan persediaan yang telah dilakukan
penulis pada PT Shunda Plafon cabang Serpong, maka dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal
pada pengelolaan persediaan perusahaan sudah cukup memadai, namun perusahaan masih memiliki
kelemahan. Adapun beberapa kelemahan yang ditemukan pada pengelolaan persediaan PT Shunda Plafon
cabang Serpong adalah sebagai berikut:
1. Uraian tugas disampaikan secara lisan kepada karyawan, tugas yang disampaikan lisan menyebabkan
karyawan kurang mengerti apa saja tugas yang harus dikerjakan sesuai dengan bagiannya dan
kemungkinan terjadi perangkapan tugas.
2. Tidak ada laporan penerimaan barang, pada saat penerimaan barang hanya dicocokan dengan surat
jalan yang diberikan pemasok lalu barang yang telah dicocokan disimpan didalam gudang. Tidak
ada laporan penerimaan barang yang dibuat sebagai bukti tertulis bahwa barang sudah diterima
dengan baik.
3. Tidak adanya pemisahan tugas antara bagian penerimaan dan bagian penyimpanan, penyebab tidak
ada pemisahan tugas antara bagian penerimaan dan bagian penyimpanan yaitu karena keterbatasan
sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan serta untuk menghemat waktu penyimpanan barang.
4. Penolakan barang dagang oleh customer yang disebabkan oleh kebijakan perusahaan yang tidak
memberikan pelatihan kepada teknisi baru dan tidak ada bagian Quality Control untuk melakukan
pengecekan kualitas barang dagang.
5. Ketidakcocokan antara kartu stok dengan fisik persediaan yang ada yang disebabkan kesalahan
pencatatan kartu stok karena pencatatan dilakukan secara manual.
6. Kurangnya pengawasan terhadap akses keluar masuk gudang, penyebabnya adalah perusahaan tidak
memiliki kebijakan mengatur siapa saja yang diperbolehkan masuk gudang dan juga dikondisikan
tidak memiliki kamera pengawas CCTV.
Walaupun terdapat kelemahan--kelemahan seperti diatas, namun penulis menjumpai beberapa kelebihan
sebagai berikut :
1. Adanya integritas nilai etika yang memadai hal ini ditunjukan dengan telah ditempatkannya kode etik
yang dikomunikasikan kepada pegawai berupa pemberitahuan lisan kepada pegawai pada saat
pegawai diterima bekerja oleh perusahaan.
2. Memiliki filosofi yang baik terkait bagaimana caranya perusahaan memberikan satisfaction bagi
pelanggan, menjual produk yang berkualitas, dan menjaga kesatuan manajemen.
3. Memiliki struktur organisasi yang tergambar dengan cukup baik karena setiap fungsi telah
melaksanakan sesuai dengan tugasnya.
4. Komunikasi mencakup penyampaian laporan dari bagian gudang kepada atasan telah dilakukan
dengan baik. Hal ini dapat dilihat adanya laporan berupa kartu stok yang dibuat bagian gudang.
Komunikasi yang disampaikan kepada atasan membuat atasan mengetahui jumlah persediaan yang
ada.
5. Otoritas yang sesuai dari transaksi dan aktivitas telah berjalan dengan baik dan jelas.
6. Melakukan pemeriksaan kuantitas dan kualitas terhadap persediaan yang baru diterima dan disusun
sesuai jenis dan ukuran agar mempermudah dalam pencarian persediaan yang diinginkan.
7. Dilakukan pemeriksaan fisik (stock opname) setiap sebulan sekali.
Saran
Dari kelemahan-kelemahan yang telah ditemukan dalam pengendalian internal terhadap pengelolaan
persediaan diatas, maka penulis merekomendasikan saran perbaikan kepada perusahaan Adapun saran-
saran tersebut antara lain:
1. Sebaiknya perusahaan melakukan pengadaan uraian tugas secara tertulis agar karyawan dapat
mengerti dengan baik apa saja tugas yang harus dikerjakan sesuai dengan bagiannya, wewenang dan
tanggung jawab yang dimiliki sehingga memiliki pedoman dalam melaksanakan tugasnya dan hasil
pekerjaannya juga maksimal serta untuk menghindari adanya perangkapan tugas.
2. Sebaiknya perusahaan membuat kebijakan terhadap bagian gudang untuk membuat laporan
penerimaan barang yang akan dijadikan bukti bahwa barang telah diterima dengan baik dan
menyerahkan laporan kepada bagian pembelian sebagai informasi barang sudah diterima dan barang
diterima dalam kondisi baik.
3. Sebaiknya perusahaan menerapkan kebijakan untuk melakukan pemisahan tugas antara bagian
penerimaan dan bagian penyimpanan persediaan. Kebijakan yang diterapkan bisa dengan cara
meminta bagian pemasaran merangkap sebagai bagian penerimaan untuk menerima barang dan
melakukan pengcocokan sesuai surat jalan dan bagian gudang sesuai tugasnya untuk menyimpan
barang ke dalam gudang. Sehingga tidak melanggar internal control dan dapat meningkatkan
efektifitas dan efisiensi dalam pengendalian internal (Internal Control) yang tepat dalam perusahaan.
4. Sebaiknya perusahaan menerapkan pelatihan terhadap teknisi dengan cara training dimana karyawan
tersebut tidak langsung dilibatkan dalam proses kerja, sehingga walaupun terjadi kesalahan tidak
akan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Perusahaan juga harus menerapkan kebijakan untuk
mengadakan bagian Quality Control untuk melakukan pengecekan kualitas barang dagang sebelum
dijual kepada customer.
5. Sebaiknya perusahaan merapkan kebijakan pencatatan kartu stok tidak dilakukan secara manual.
Dengan cara setiap barang yang masuk dan keluar dari gudang diinput ke dalam komputer dengan
membuat form kartu stok di microsoft excel yang mencantumkan nama barang, nomor kartu, tanggal,
keterangan, jumlah masuk dan keluar persediaan dan sisa persediaan. Sehingga pencatatan
perhitungan sisa persediaan akurat yang dihitung oleh sistem komputer.
6. Sebaiknya perusahaan menerapkan kebijakan untuk mengatur siapa saja yang diperbolehkan masuk
gudang. Apabila mendapat orderan yang banyak yang memungkinkan untuk karyawan lain masuk
gudang untuk membantu bagian gudang mengambil barang dagang, maka pengawasan akses keluar
masuk gudang bisa dilakukan dengan cara mengisi absensi dengan mencantumkan nama, tanggal,
jam masuk, dan jam keluar dari gudang. Selain itu perusahaan seharusnya memiliki kamera
pengawas CCTV untuk mendukung pengawasan dan keamanan gudang sehingga perusahaan dapat
mengetahui aktivitas atau kegiatan yang terjadi di gudang. Selain itu diharapkan apabila terjadi
kehilangan barang, maka perusahaan dapat mengiidentifikasi penyebab dari hilangnya barang
tersebut.
REFERENSI
Agoes, S. (2004). Auditing: Pemeriksaan Akuntan oleh Kantor Akuntan Publik. Jilid 1&2. Edisi 3. Jakarta: Lembaga Penerbitan Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Arens, Alvin A., Randal J. Elder dan Mark S. Beasley. 2006. Auditing and Assurance Services, 11th Edition. Prentice Hall Inc, New Jersey.
Arie, T. (2013). Sistem Pengendalian Persediaan Pada CV.Purnama Garden. Jurnal Ilmiah Akuntansi
(Online), Volume 2, Nomor 1, diakses 31 Juli 2013 dari http://jurnal.untan.ac.id
Assauri, Sofyan. (2004). Manajemen Pemasaran: Dasar, konsep & strategi. Jakarta: Grafindo Persada.Boynton, W. C., Johnson, R. N. & Kell, W. G. Alih bahasa oleh Rajoe, P. A., Gania, G., & Budi, I. S.
(2003). Modern auditing jilid 1, edisi ketujuh. Jakarta: Penerbit Erlangga.Christyanto, L. (2011). Peranan Sistem Pengendalian Internal Dalam Meningkatkan Efektivitas dan
Efisiensi Kegiatan Operasional Pada Siklus Persediaan dan Pergudangan (studi kasus pada PT Ultrajaya Milk Industry & Trading Company, Tbk. Bandung. Jurnal Ilmiah Akuntansi (Online), Volume 2, Nomor 6, diakses 31 Juli 2013 dari http://repository.maranatha.edu.
Heripracoyo, S. (2009). Analisis dan perancangan system informasi akuntansi pembelian dan persediaan
pada PT. Oliser Indonesia. Paper dipresentasikan pada Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi. Yogyakarta.Institut Akuntan Publik Indonesia. (2011). Standar Profesional Akuntan Publik. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.
James A. Hall, Tommie S. Alih bahasa oleh Fitriasari, D., Arnos, D. K. (2007). Audit Teknologi Informasi
Dan Assurance (edisi 2). Jakarta: Salemba Empat.
Nurharyanto, Ak. (2009). Dasar-dasar Auditing. Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan Badan
Pengawasan Keuangan dan Pembangunan.
Rangkuti, Freddy. (2007). Manajemen Persediaan. Jakarta: Raja Grafindo Persada.
Ristono, Agus. (2009). Manajemen Pesediaan. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Rusyda. (2012). Audit Internal Atas Persediaan Barang Dagang Untuk Menilai Keefektifan Pengendalian
Internal Persediaan Barang Dagang Pada CV. Artha Jogjakarta. Yogyakarta: Fakultas Ekonomis Universitas Negeri Yogyakarta.
Sastradipoera, Komarudin. (2003). Manajemen Marketing. Bandung: Kappa-Sigma.
RIWAYAT PENULIS
Elita lahir di kota Bekasi pada 21 Agustus 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina
Nusantara dalam bidang Ekonomi Akuntansi pada tahun 2013.
top related