EVALUASI PENGENDALIAN INTERNAL TERHADAP PENGELOLAAN PERSEDIAAN

PADA PT SHUNDA PLAFON CABANG SERPONG

ELITAPerum BTN Buni Asih Jalan Delima B4 No.30 Cikarang, 085921680176, lita_niez@rocketmail.com

Gatot Imam Nugroho, Drs., Ak., MBA

ABSTRAK

Tujuan penelitian ialah untuk mengetahui dan mengevaluasi keefektifan pengendalian

internal terhadap pengelolaan persediaan, serta merumuskan rekomendasi perbaikan

atas kelemahan-kelemahan yang ditemukan. Penelitian ini dilakukan pada PT Shunda

Plafon cabang Serpong dengan menggunakan metode penelitian lapangan yaitu melalui

observasi, wawancara, dan kuesioner. Hasil temuan menunjukkan bahwa uraian tugas

disampaikan lisan, tidak ada laporan penerimaan barang, tidak terdapat pemisahan

tugas antara bagian penerimaan dan bagian penyimpanan persediaan, penolakan

barang dagang oleh customer, ketidakcocokan antara kartu stok dengan fisik

persediaan yang ada, kurangnya pengawasan terhadap akses keluar masuk gudang.

Simpulan yang dapat diambil adalah perusahaan perlu memperbaiki pengendalian

internal terhadap pengelolaan persediaan dan mengambil tindak lanjut dalam

pengelolaan persediaan yang direkomendasi dalam rangka meningkatkan efektivitas

dan efisiensi aktivitas pengelolaan persediaan.

Kata Kunci: Pengendalian Internal, Efektifitas dan efisiensi, Pengelolaan persediaan.

PENDAHULUAN

Semakin berkembangnya dunia perekonomian saat ini dan semakin ketatnya persaingan bisnis antar

perusahaan membuat setiap perusahaan dituntut untuk lebih memperhatikan aktivitas usahanya yang ada

di dalam perusahaannya. Suatu perusahaan harus memiliki kemampuan untuk mempertahankan

kelangsungan usahanya agar bisa unggul dalam persaingan. Untuk dapat bertahan dan unggul dalam

persaingan, perusahaan harus mampu menjalankan aktivitas usahanya dengan efektif dan efisien,

sehingga dapat meningkatkan keuntungan maksimal bagi perusahaan. Hal tersebut juga harus didukung

oleh pengendalian internal perusahaan yang baik, sehingga dapat terciptanya lingkungan perusahaan yang

baik, agar perusahaan juga dapat menghindari atau mengurangi risiko yang timbul di dalam perusahaan.

Aktivitas pengendalian internal tersebut juga harus didukung dengan adanya pemantauan, agar kondisi di

dalam perusahaan bisa terus terjaga sehingga dapat mendukung keberlangsungan perusahaan dalam

pengembangan diri. Perusahaan tidak akan berjalan dengan efektif apabila tidak memiliki pengendalian

internal yang baik. Karena dengan pengendalian internal yang baik, perusahaan bisa beroperasi sesuai

dengan harapan dan tujuan dari perusahaan. Pengendalian internal adalah rencana, metode, prosedur, dan

kebijakan yang dibuat oleh dewan direksi, manajemen dan personel yang ada di dalam perusahaan agar

dapat memberi jaminan yang memadai atas tercapainya efisiensi dan efektivitas aktivitas pengendalian

internal perusahaan yang sesuai dengan ketaatan dan kepatuhan terhadap kebijakan dan peraturan yang

berlaku.

Perumusan Masalah

Penulis merumuskan permasalahan penelitian sebagai berikut:

1. Apakah aktivitas pengendalian internal terhadap pengelolaan persediaan telah memadai?

2. Apa saja kelemahan yang muncul dalam pengendalian internal terhadap pengelolaan persediaan PT

Shunda Plafon cabang Serpong?

3. Apa rekomendasi yang diberikan atas kelemahan pengendalian internal terhadap pengelolaan

persediaan pada PT Shunda Plafon cabang Serpong?

Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah:

1. Mengetahui apakah pengendalian internal terhadap pengelolaan persediaan PT Shunda Plafon cabang

Serpong telah memadai serta mengevaluasi pengendalian internal atas persediaan.

2. Mengidentifikasi penyebab kelemahan-kelemahan yang muncul dalam pengendalian internal

terhadap pengelolaan persediaan.

3. Memberikan rekomendasi kepada perusahaan sebagai perbaikan terhadap kelemahan yang ditemukan

dalam pengendalian internal atas pengelolaan persediaan pada PT Shunda Plafon cabang Serpong.

METODE PENELITIAN

Dalam mengumpulkan data-data yang diperlukan untuk mendukung penulis dalam melakukan penelitian

ini, maka metodologi penelitian yang digunakan adalah sebagai berikut:

1. Penelitian Kepustakaan (Library Research)

Merupakan penilitian yang dilakukan dengan cara membaca, mempelajari dan mengumpulkan

referensi dari buku-buku dan bacaan lain yang dapat menunjang pemahaman dan pengetahuan

penulis sesuai topik yang dibahas.

2. Studi Lapangan ( Field Study )

Merupakan penelitian dengan mengadakan peninjauan langsung pada perusahaan yang dipilih

menjadi objek penelitian dengan maksud untuk mendapatkan data yang berhubungan dengan hal

yang akan diteliti agar lebih meyakinkan dan lebih akurat. Studi lapangan ini dapat dilakukan dengan

cara:

a. Observasi: penulis secara langsung memantau kegiatan pada PT Shunda Plafon cabang Serpong

khususnya pada aktivitas yang berhubungan dengan pengelolaan persediaan.

b. Wawancara: penulis melakukan wawancara dengan pihak-pihak yang berwenang menyangkut

pengelolaan persediaan.

c. Kuesioner: penulis menyusun daftar pertanyaan mengenai aktivitas pengelolaan persediaan

untuk dijawab oleh pimpinan maupun staff .

HASIL DAN BAHASAN

Survei Pendahuluan

Survei pendahuluan pada PT Shunda Plafon cabang Serpong bertujuan untuk memperoleh informasi

mengenai latar belakang perusahaan dan mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan

pengelolaan persediaan serta dapat mengidentifikasi kelemahan yang terdapat dalam pengendalian

internal terhadap pengelolaan persediaan. Prosedur survei pendahuluan yang dilakukan sebagai berikut:

1. Melakukan pembicaraan dan meminta izin terlebih dahulu dengan manajer pembelian dan

menjelaskan tujuan penelitian dan data apa saja yang dibutuhkan untuk penelitian guna penyusunan

skripsi.

2. Mengumpulkan data dan informasi mengenai: sejarah perusahaan, produk yang diperdagangkan, visi

dan misi perusahaan, struktur organisasi dan uraian tugas setiap bagian dalam perusahaan, dan data

lain yang relevan yang berhubungan dengan pengelolaan persediaan.

3. Melakukan wawancara lisan dengan manajer pembelian dan karyawan yang terkait dengan

pengelolaan persediaan.

4. Melakukan observasi secara langsung ke kantor perusahaan dan gudang yang bertujuan mengamati,

mempelajari dan memahami lebih jelas prosedur kerja yang terkait pengelolaan persediaan.

5. Membuat daftar pertanyaan berupa kuesioner yang berisi sejumlah pertanyaan untuk diberikan

kepada pihak yang terkait dengan kegiatan pengelolaan persediaan.

6. Mengevaluasi hasil kuesioner, wawancara, dan observasi yang telah dilakukan.

Evaluasi Pengendalian Internal atas Pengelolaan Persediaan PT Shunda Plafon cabang

Serpong

Pengendalian internal yang baik dalam pengelolaan persediaan akan mendukung kelancaran kegiatan

operasional perusahaan dan mencapai efektifitas dan efisiensi perusahaan. Pada tahap ini akan dilakukan

evaluasi sistem pengendalian internal atas pengelolaan persediaan untuk memperoleh bukti-bukti dari

temuan yang ada sehingga dapat ditetapkan apakah temuan tersebut menjadi kelemahan dengan adanya

bukti-bukti pendukung yang memperkuat temuan itu.

Evaluasi pengendalian internal atas pengelolaan persediaan ini dilakukan untuk menilai kecukupan suatu

sistem pengendalian intern, yang nantinya akan menjadi tolak ukur bagi pemeriksa dalam penentuan

luasnya pemeriksaan yang dilakukan. Penulis melakukan evaluasi pengendalian internal pada PT Shunda

Plafon cabang Serpong dengan menggunakan pendekatan 5 komponen pengendalian internal menurut

COSO yaitu lingkungan pengendalian, penilaian risiko, informasi dan komunikasi, aktivitas

pengendalian, dan pemantauan.

1. Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian yang baik dalam perusahaan sangat dipengaruhi oleh prosedur, kebijakan serta

struktur pada perilaku dari manajemen puncak, direktur, dan pemimpin dalam suatu perusahaan. Dengan

adanya lingkungan pengendalian yang baik dalam suatu perusahaan maka seluruh anggota perusahaan

menjadi lebih terkontrol dan semua dapat menjalankan tugasnya sesuai dengan tujuan dan kebijakan yang

telah ditetapkan oleh perusahaan. Peneliti akan melakukan evaluasi terhadap komponen pengendalian

internal yang pertama yaitu lingkungan pengendalian. Berikut ini adalah faktor yang membentuk

lingkungan pengendalian dalam suatu perusahaan yang diantaranya adalah sebagai berikut:

a. Integritas dan nilai etika

PT Shunda Plafon cabang Serpong telah memiliki integritas nilai etika yang memadai hal ini

ditunjukan dengan telah ditempatkannya kode etik yang dikomunikasikan kepada pegawai berupa

pemberitahuan lisan kepada pegawai pada saat pegawai diterima bekerja oleh perusahaan. Pegawai

dituntut untuk bekerja dengan jujur, bertanggungjawab, disiplin. Akan ada tindakan tegas atas

pelanggaran etika dan perilaku di dalam perusahaan juga menunjukkan komitmen dan etika dengan

menujukkan rasa tanggung jawab terhadap integritas perusahaan.

b. Komitmen terhadap kompetensi

PT Shunda Plafon cabang Serpong tidak memberikan perhatian terhadap kompetensi pegawai, hal ini

ditunjukkan perusahaan dalam melakukan rekuitmen karyawan baru tidak memperhatikan tingkat

pengetahuan serta menempatkan personil yang tidak tepat dalam pelaksanaan tugas dan tidak

dilakukannya pelatihan atau training karyawan. Hal ini dapat dilihat dari hasil pekerjaan yang

dilakukan teknisi kurang maksimal karena masih terdapat kesalahan ukuran plafon yang dipotong

oleh teknisi baru.

c. Filosofi dan gaya operasi manajemen

PT Shunda Plafon cabang Serpong memiliki filosofi manajemen sendiri yaitu:

Menciptakan produk-produk inovatif, berkualitas, dan berwawasan lingkungan demi menjawab

tantangan jaman.

Meningkatkan efisiensi sehingga menghasilkan produk dengan harga kompetitif.

Menjamin ketersediaan produk dengan sistem distribusi terintegrasi.

Terus meningkatkan pelayanan pelanggan baik dari segi marketing, teknis, maupun purna jual

demi tercapainya customer satisfaction.

Menurut penulis PT Shunda Plafon cabang Serpong telah memiliki filosofi yang baik. Evaluasi yang

diberikan terkait bagaimana caranya perusahaan memberikan satisfaction bagi pelanggan, menjual

produk yang berkualitas, dan menjaga kesatuan manajemen. Hal ini adalah pekerjaan yang harus

terus menerus dilakukan dan ditingkatkan oleh berbagai pihak di dalam perusahaan. Kelemahan yang

ditemukan terkait dengan filosofi yaitu masih adanya pelanggan complain atas kualitas barang

dagang.

d. Dewan komisaris dan komite audit

Berdasarkan hasil dari wawancara yang dilakukan oleh penulis maka diketahui bahwa PT Shunda

Plafon cabang Serpong tidak memiliki dewan komisaris dan komite audit. Hal ini dikarenakan PT

Shunda Plafon cabang Serpong merupakan perusahaan yang tidak begitu besar. Pemantauan dan

pengawasan yang berjalan dilakukan oleh pemegang jabatan tertinggi di perusahaan yaitu direktur

yang merupakan pemilik langsung dari perusahaan.Penulis menyarankan meskipun tidak ada dewan

komisaris dan komite audit, sebaiknya manajemen perusahaan meningkatkan dan mengoptimalkan

pengawasan internal di masing-masing divisinya dengan melakukan pemantauan dan pengawasan

secara rutin terhadap kegiatan operasional perusahaan.

e. Struktur Organisasi

PT Shunda Plafon cabang Serpong telah memiliki struktur organisasi yang tergambar dengan cukup

baik karena setiap fungsi telah melaksanakan sesuai dengan tugasnya namun masih terdapat tugas

dan tanggungjawab belum berjalan secara efektif. Bagian gudang menjalankan tugasnya untuk

menyimpan barang namun juga merangkap sebagai fungsi penerimaan. Seharusnya fungsi

penerimaan terpisah dari fungsi gudang. Fungsi penerimaan memiliki tugas menerima barang dan

mencocokan kuantitas persediaan dengan surat jalan. Sedangkan tugas fungsi penyimpanan yaitu

menyimpan barang ke dalam gudang.

f. Penetapan Wewenang dan Tanggungjawab

Pada PT Shunda Plafon cabang Serpong, penerimaan barang dilakukan oleh bagian gudang untuk

melakukan pengecekan barang dan juga melakukan penyimpanan barang di gudang seharusnya

fungsi penerimaan terpisah dari fungsi gudang. Hal ini disebabkan oleh keterbatasan sumber daya

yang dimiliki perusahaan sehingga tidak ada penetapan wewenang dan tanggungjawab yang jelas

untuk bagian penerimaan barang. Penanggungjawaban bagian gudang yang melakukan penerimaan

dan penyimpanan barang disampaikan kepada kepala gudang yang mengawasi akses keluar masuk

barang dagang di gudang.

2. Penilaian Risiko

Penilaian risiko bertujuan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang berhubungan

dengan pengendalian internal perusahaan. PT Shunda Plafon cabang Serpong mengidentifikasi beberapa

resiko yang dimiliki, antara lain:

a. Resiko adanya kecurian oleh karyawan

Resiko ini muncul karena adanya dampak dari kondisi pengawasan gudang yang kurang efektif yaitu

karyawan lain dapat keluar masuk gudang dan gudang tidak memiliki kamera pengawas CCTV.

Sehingga berisiko akan memudahkan terjadinya hal–hal yang tidak diinginkan seperti terjadi

pencurian yang dilakukan karyawan yang dapat merugikan perusahaan. Pencurian dapat terjadi

ketika menyiapkan barang untuk dikirim ke customer, jumlah barang yang disiapkan dilebihkan dari

orderan yang diminta lalu pada saat pengiriman barang yang disisipkan disimpan ditempat yang

sudah direncanakan. Untuk mengatasi resiko ini perusahaan harus menetapkan kebijakan mengatur

siapa saja yang boleh masuk gudang dan memasang kamera pengawas CCTV di gudang. Hal ini

diharapkan agar setiap tindakan atau kecurangan yang terjadi dapat terekam oleh kamera CCTV

tersebut. Di sisi lain dengan adanya kamera CCTV maka aktivitas atau kegiatan digudang dapat

terdeteksi sehingga para pemimpin perusahaan dapat menilai kegiatan yang terjadi digudang

persediaan berjalan efektif atau tidak.

b. Resiko penolakan barang dagang oleh customer

Resiko ini muncul karena teknisi melakukan pemotongan barang dagang yang tidak sesuai dengan

orderan sehingga terjadi penolakan barang dagang oleh customer. Terdapat dua kondisi dalam

perusahaan yang mengakibatkan penolakan barang dagang oleh customer yaitu tidak memberikan

pelatihan kepada teknisi baru dan tidak ada bagian Quality Control untuk melakukan pengecekan

kualitas barang dagang. Akibat dari kedua kondisi tersebut adalah penolakan barang dagang oleh

customer dan profit perusahaan akan menurun. Dengan tidak adanya bagian Quality Control untuk

pengecekan kualitas barang dagang sebelum dikirim kepada customer. Hal ini akan berdampak pada

kualitas dari produk tersebut tidak memenuhi standar yang diinginkan oleh customer. Bila

kualitasnya tidak memenuhi standar, maka perusahaan melakukan rework atau produk tersebut

menjadi produk reject yang hanya akan menjadi scrap. Bila terjadi rework maupun reject atas produk

tersebut, maka perusahaan akan mengeluarkan lebih banyak biaya. Hal tersebut membuat kegiatan

pengelolaan persediaan menjadi tidak efektif dan efisien. Sebaiknya teknisi yang bertugas memotong

barang dagang diberikan pelatihan terlebih dahulu dengan cara training dimana karyawan tersebut

tidak langsung dilibatkan dalam proses kerja, sehingga walaupun terjadi kesalahan tidak akan

mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Perusahaan juga harus menerapkan kebijakan untuk

mengadakan bagian Quality Control untuk melakukan pengecekan kualitas barang dagang sebelum

dijual kepada customer.

3. Informasi dan Komunikasi

Berikut beberapa hal terkait dengan penerapan informasi dan komunikasi yang dilakukan oleh PT Shunda

Plafon cabang Serpong, yaitu:

a. Komunikasi antara atasan dengan bawahan.

Komunikasi antara atasan dengan bawahan terjalin dengan sangat baik karena perusahaan ini relatif

kecil sehingga komunikasi antara atasan dengan bawahan sangat mudah dilakukan. Namun terdapat

kondisi masih adanya karyawan yang kurang mengerti terhadap tugasnya disebabkan uraian tugas

yang diberikan secara lisan. Hal ini mengakibatkan karyawan tidak ada pedoman dalam

melaksanakan tugasnya dan hasil pekerjaannya juga tidak maksimal. Seharusnya karyawan dapat

mengerti dengan baik apa saja tugas yang harus dikerjakan sesuai dengan bagiannya, wewenang dan

tanggung jawab yang dimiliki sehingga memiliki pedoman dalam melaksanakan tugasnya dan hasil

pekerjaannya juga maksimal serta untuk menghindari adanya perangkapan tugas. Sebaiknya

perusahaan menerapkan kebijakan untuk memberikan tugas kepada karyawan secara tertulis.

Komunikasi mencakup penyampaian laporan dari bagian gudang kepada atasan telah dilakukan

dengan baik. Hal ini dapat dilihat adanya laporan berupa kartu stok yang dibuat bagian gudang yang

mencatat jumlah barang masuk pada saat menerima barang, jumlah barang yang keluar pada saat

terjadinya penjualan dan menghitung sisa persediaan yang ada. Komunikasi yang disampaikan

kepada atasan membuat atasan mengetahui jumlah persediaan yang ada.

b. Proses pencatatan kartu stok dilakukan secara manual.

Pencatatan kartu stok yang dilakukan secara manual memungkinkan terjadinya kesalahan pencatatan.

Seharusnya karyawan melakukan pencatatan secara modern yaitu dengan menggunakan komputer

sehingga meminimalisasi kesalahan pencatatan pada kartu stok dan perhitungannya lebih akurat.

Kondisi pencatatan kartu stok yang dilakukan secara manual yaitu dengan cara tulis tangan

mengakibatkan ketidakcocokan antara kartu stok dengan fisik persediaan yang ada dan tidak efisien

waktu yang diperlukan dalam untuk melakukan pencocokan kembali dengan cara perhitungan ulang

barang dan membenarkan kesalahan yang ada pada kartu stok gudang. Karena pencatatan kartu stok

dilakukan secara manual yang memungkinkan terjadinya kesalahan pencatatan. Sebaiknya setiap

barang yang masuk dan keluar dari gudang harus diinput ke dalam komputer dengan membuat form

kartu stok di microsoft excel yang mencantumkan nama barang, nomor kartu, tanggal, keterangan,

jumlah masuk dan keluar persediaan dan sisa persediaan. Sehingga pencatatan perhitungan sisa

persediaan akurat yang dihitung oleh sistem komputer.

4. Aktivitas Pengendalian

Aktivitas Pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu meyakinkan bahwa perintah

manajemen telah dilaksanakan. Penulis dapat mengiidentifikasikan beberapa kelemahan dan kekuatan

atas faktor aktivitas pengendalian yang dimiliki oleh PT Shunda Plafon cabang Serpong, diantaranya :

a. Pemisahan Tugas

Berdasarkan hasil kuesioner dan wawacara terhadap kebijakan perusahaan yang diterapkan

perusahaan, penulis menemukan kelemahan yang terjadi pada aktivitas pengendalian internal

persediaan yaitu terdapat kondisi yang melakukan penerimaan barang juga merangkap sebagai

penyimpanan barang. Seharusnya dilakukan pemisahaan tugas antara bagian penerimaan dan bagian

penyimpanan. Hal ini disebabkan keterbatasan sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan serta

untuk menghemat waktu penyimpanan barang. Hal ini mengakibatkan aktivitas pengendalian

(Internal Control) terhadap persediaan menjadi lemah dan memungkinkan terjadinya kecurangan

(fraud). Kecurangan yang mungkin terjadi antara lain: memungkinkan adanya barang dagang yang

hilang atau ditukar oleh karyawan yang melakukan pengecekan. Sebaiknya perusahaan menerapkan

kebijakan untuk melakukan pemisahan tugas antara bagian penerimaan dan bagian penyimpanan

persediaan dan meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam pengendalian internal (Internal Control)

yang tepat dalam perusahaan.

b. Otorisasi atas Transaksi

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara penulis ke perusahaan, ditemukan bahwa otoritas yang

sesuai dari transaksi dan aktivitas telah berjalan dengan baik dan jelas sehingga dapat mendukung

pengendalian internalnya. Hal ini dapat dilihat dari semua dokumen telah mendapat otorisasi dari

pihak yang berwenang, diantaranya adalah sebagai berikut:

Pada saat pembelian barang dagang, bagian pembelian membuat purchase order lalu diteruskan

kepada manager pembelian untuk diotorisasi.

Pada saat penerimaan barang, surat jalan diotorisasi oleh kepala gudang sebagai bukti

penerimaan barang.

Pada saat penerimaan order dari pelanggan, bagian penjualan menerbitkan sales order yang

harus diotorisasi oleh manajer pemasaran.

c. Dokumen yang digunakan

PT Shunda Plafon cabang Serpong, dokumen-dokumen yang ada telah diberikan nomor urut tercetak

dan diarsip rapi sehingga memudahkan pengendalian internal apabila ada dokumen yang hilang dan

apabila bukti transaksi ingin ditelusuri kembali. Namun masih ditemukan kelemahan yaitu

berdasarkan hasil evaluasi terhadap dokumen yang digunakan perusahan dalam pengelolaan

persediaan yaitu tidak ada laporan penerimaan barang. Kondisinya pada saat penerimaan barang

hanya dicocokan dengan surat jalan yang diberikan pemasok lalu barang yang telah dicocokan

disimpan didalam gudang. Tidak ada laporan penerimaan barang yang dibuat sebagai bukti tertulis

bahwa barang sudah diterima dengan baik. Seharusnya laporan penerimaan barang dibuat oleh

bagian gudang sebagai fungsi penerimaan untuk menunjukan bahwa barang yang diterima dari

supplier telah memenuhi jenis, kuantitas, spesifikasi, dan mutu seperti yang tercantum dalam

purchase order. Oleh karena itu, penting bagi bagian pembelian untuk mendapatkan arsip laporan

penerimaan barang dari bagian gudang sebagai informasi dan bukti bahwa barang yang dibeli telah

diterima sesuai purchase order dan barang yang diterima dalam kondisi baik. Penyebabnya

perusahaan tidak menerapkan untuk dibuatnya laporan penerimaan barang namun pelaporan

penerimaan barang hanya diinformasikan secara lisan oleh bagian gudang kepada bagian pembelian

bahwa barang telah diterima. Hal ini mengakibatkan bagian pembelian tidak mempunyai bukti

tertulis untuk memonitor apakah barang yang dibeli telah diterima oleh bagian gudang dan bagian

pembelian tidak mengetahui kesesuaian barang yang dipesan dengan diterima oleh bagian gudang.

Sebaiknya perusahaan membuat kebijakan terhadap bagian gudang untuk membuat laporan

penerimaan barang yang akan dijadikan bukti bahwa barang telah diterima dengan baik dan

menyerahkan laporan kepada bagian pembelian sebagai informasi barang sudah diterima dan barang

diterima dalam kondisi baik.

5. Pemantauan

Pemantauan merupakan suatu proses yang menilai kualitas kinerja pengendalian internal. Berdasarkan

hasil observasi dan wawancara yang dilakukan penulis pada perusahaan, penulis menemukan hal terkait

dengan penerapan pemantauan perusahaan yang telah dilakukan dengan baik oleh manajemen pada

pengelolaan persediaan yaitu:

a. Perusahaan memiliki kebijakan untuk melakukan pemeriksaan kuantitas dan kualitas terhadap

persediaan yang baru diterima dan dicocokan dengan surat jalan lalu persediaan dimasukkan ke

gudang. Barang-barang yang diterima di gudang disusun dan disimpan sesuai jenis dan ukuran agar

mempermudah dalam pencarian persediaan yang diinginkan.

b. Untuk memastikan kesesuaian jumlah stock barang dengan perhitungan maka dilakukan pemeriksaan

fisik (stock opname) setiap sebulan sekali.

Di samping kelebihan diatas masih terdapat kelemahan atas aspek pemantauan, diantaranya :

a. Kurangnya Pengawasan terhadap Akses Keluar Masuk Gudang

Penulis menemukan kondisi perusahaan yang berkaitan dengan akses keluar masuk gudang yang

kurang efektif yaitu karyawan lain dapat keluar masuk gudang dan tidak ada kamera CCTV.

Seharusnya hanya bagian gudang yang memiliki wewenang dan tanggungjawab diperbolehkan

masuk keluar gudang dan ada kamera CCTV untuk mengawasi segala aktivitas yang terjadi di

gudang. Penyebabnya adalah perusahaan tidak memiliki kebijakan mengatur siapa saja yang

diperbolehkan masuk gudang dan juga dikondisikan tidak memiliki kamera pengawas CCTV.

Akibatnya karyawan lain dapat dengan bebas masuk ke gudang tanpa ada pengawasan, sehingga

berisiko akan memudahkan terjadinya hal–hal yang tidak diinginkan seperti terjadi pencurian yang

dilakukan karyawan yang dapat merugikan perusahaan. Sebaiknya perusahaan menerapkan kebijakan

untuk mengatur siapa saja yang diperbolehkan masuk gudang. Apabila mendapat orderan yang

banyak yang memungkinkan untuk karyawan lain masuk gudang untuk membantu bagian gudang

mengambil barang dagang, maka pengawasan akses keluar masuk gudang bisa dilakukan dengan

cara mengisi absensi dengan mencantumkan nama, tanggal, jam masuk, dan jam keluar dari

SIMPULAN DAN SARAN

Simpulan

Berdasarkan hasil evaluasi pengendalian internal terhadap pengelolaan persediaan yang telah dilakukan

penulis pada PT Shunda Plafon cabang Serpong, maka dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal

pada pengelolaan persediaan perusahaan sudah cukup memadai, namun perusahaan masih memiliki

kelemahan. Adapun beberapa kelemahan yang ditemukan pada pengelolaan persediaan PT Shunda Plafon

cabang Serpong adalah sebagai berikut:

1. Uraian tugas disampaikan secara lisan kepada karyawan, tugas yang disampaikan lisan menyebabkan

karyawan kurang mengerti apa saja tugas yang harus dikerjakan sesuai dengan bagiannya dan

kemungkinan terjadi perangkapan tugas.

2. Tidak ada laporan penerimaan barang, pada saat penerimaan barang hanya dicocokan dengan surat

jalan yang diberikan pemasok lalu barang yang telah dicocokan disimpan didalam gudang. Tidak

ada laporan penerimaan barang yang dibuat sebagai bukti tertulis bahwa barang sudah diterima

dengan baik.

3. Tidak adanya pemisahan tugas antara bagian penerimaan dan bagian penyimpanan, penyebab tidak

ada pemisahan tugas antara bagian penerimaan dan bagian penyimpanan yaitu karena keterbatasan

sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan serta untuk menghemat waktu penyimpanan barang.

4. Penolakan barang dagang oleh customer yang disebabkan oleh kebijakan perusahaan yang tidak

memberikan pelatihan kepada teknisi baru dan tidak ada bagian Quality Control untuk melakukan

pengecekan kualitas barang dagang.

5. Ketidakcocokan antara kartu stok dengan fisik persediaan yang ada yang disebabkan kesalahan

pencatatan kartu stok karena pencatatan dilakukan secara manual.

6. Kurangnya pengawasan terhadap akses keluar masuk gudang, penyebabnya adalah perusahaan tidak

memiliki kebijakan mengatur siapa saja yang diperbolehkan masuk gudang dan juga dikondisikan

tidak memiliki kamera pengawas CCTV.

Walaupun terdapat kelemahan--kelemahan seperti diatas, namun penulis menjumpai beberapa kelebihan

sebagai berikut :

1. Adanya integritas nilai etika yang memadai hal ini ditunjukan dengan telah ditempatkannya kode etik

yang dikomunikasikan kepada pegawai berupa pemberitahuan lisan kepada pegawai pada saat

pegawai diterima bekerja oleh perusahaan.

2. Memiliki filosofi yang baik terkait bagaimana caranya perusahaan memberikan satisfaction bagi

pelanggan, menjual produk yang berkualitas, dan menjaga kesatuan manajemen.

3. Memiliki struktur organisasi yang tergambar dengan cukup baik karena setiap fungsi telah

melaksanakan sesuai dengan tugasnya.

4. Komunikasi mencakup penyampaian laporan dari bagian gudang kepada atasan telah dilakukan

dengan baik. Hal ini dapat dilihat adanya laporan berupa kartu stok yang dibuat bagian gudang.

Komunikasi yang disampaikan kepada atasan membuat atasan mengetahui jumlah persediaan yang

ada.

5. Otoritas yang sesuai dari transaksi dan aktivitas telah berjalan dengan baik dan jelas.

6. Melakukan pemeriksaan kuantitas dan kualitas terhadap persediaan yang baru diterima dan disusun

sesuai jenis dan ukuran agar mempermudah dalam pencarian persediaan yang diinginkan.

7. Dilakukan pemeriksaan fisik (stock opname) setiap sebulan sekali.

Saran

Dari kelemahan-kelemahan yang telah ditemukan dalam pengendalian internal terhadap pengelolaan

persediaan diatas, maka penulis merekomendasikan saran perbaikan kepada perusahaan Adapun saran-

saran tersebut antara lain:

1. Sebaiknya perusahaan melakukan pengadaan uraian tugas secara tertulis agar karyawan dapat

mengerti dengan baik apa saja tugas yang harus dikerjakan sesuai dengan bagiannya, wewenang dan

tanggung jawab yang dimiliki sehingga memiliki pedoman dalam melaksanakan tugasnya dan hasil

pekerjaannya juga maksimal serta untuk menghindari adanya perangkapan tugas.

2. Sebaiknya perusahaan membuat kebijakan terhadap bagian gudang untuk membuat laporan

penerimaan barang yang akan dijadikan bukti bahwa barang telah diterima dengan baik dan

menyerahkan laporan kepada bagian pembelian sebagai informasi barang sudah diterima dan barang

diterima dalam kondisi baik.

3. Sebaiknya perusahaan menerapkan kebijakan untuk melakukan pemisahan tugas antara bagian

penerimaan dan bagian penyimpanan persediaan. Kebijakan yang diterapkan bisa dengan cara

meminta bagian pemasaran merangkap sebagai bagian penerimaan untuk menerima barang dan

melakukan pengcocokan sesuai surat jalan dan bagian gudang sesuai tugasnya untuk menyimpan

barang ke dalam gudang. Sehingga tidak melanggar internal control dan dapat meningkatkan

efektifitas dan efisiensi dalam pengendalian internal (Internal Control) yang tepat dalam perusahaan.

4. Sebaiknya perusahaan menerapkan pelatihan terhadap teknisi dengan cara training dimana karyawan

tersebut tidak langsung dilibatkan dalam proses kerja, sehingga walaupun terjadi kesalahan tidak

akan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Perusahaan juga harus menerapkan kebijakan untuk

mengadakan bagian Quality Control untuk melakukan pengecekan kualitas barang dagang sebelum

dijual kepada customer.

5. Sebaiknya perusahaan merapkan kebijakan pencatatan kartu stok tidak dilakukan secara manual.

Dengan cara setiap barang yang masuk dan keluar dari gudang diinput ke dalam komputer dengan

membuat form kartu stok di microsoft excel yang mencantumkan nama barang, nomor kartu, tanggal,

keterangan, jumlah masuk dan keluar persediaan dan sisa persediaan. Sehingga pencatatan

perhitungan sisa persediaan akurat yang dihitung oleh sistem komputer.

6. Sebaiknya perusahaan menerapkan kebijakan untuk mengatur siapa saja yang diperbolehkan masuk

gudang. Apabila mendapat orderan yang banyak yang memungkinkan untuk karyawan lain masuk

gudang untuk membantu bagian gudang mengambil barang dagang, maka pengawasan akses keluar

masuk gudang bisa dilakukan dengan cara mengisi absensi dengan mencantumkan nama, tanggal,

jam masuk, dan jam keluar dari gudang. Selain itu perusahaan seharusnya memiliki kamera

pengawas CCTV untuk mendukung pengawasan dan keamanan gudang sehingga perusahaan dapat

mengetahui aktivitas atau kegiatan yang terjadi di gudang. Selain itu diharapkan apabila terjadi

kehilangan barang, maka perusahaan dapat mengiidentifikasi penyebab dari hilangnya barang

tersebut.

REFERENSI

Agoes, S. (2004). Auditing: Pemeriksaan Akuntan oleh Kantor Akuntan Publik. Jilid 1&2. Edisi 3. Jakarta: Lembaga Penerbitan Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.

Arens, Alvin A., Randal J. Elder dan Mark S. Beasley. 2006. Auditing and Assurance Services, 11th Edition. Prentice Hall Inc, New Jersey.

Arie, T. (2013). Sistem Pengendalian Persediaan Pada CV.Purnama Garden. Jurnal Ilmiah Akuntansi

(Online), Volume 2, Nomor 1, diakses 31 Juli 2013 dari http://jurnal.untan.ac.id

Assauri, Sofyan. (2004). Manajemen Pemasaran: Dasar, konsep & strategi. Jakarta: Grafindo Persada.Boynton, W. C., Johnson, R. N. & Kell, W. G. Alih bahasa oleh Rajoe, P. A., Gania, G., & Budi, I. S.

(2003). Modern auditing jilid 1, edisi ketujuh. Jakarta: Penerbit Erlangga.Christyanto, L. (2011). Peranan Sistem Pengendalian Internal Dalam Meningkatkan Efektivitas dan

Efisiensi Kegiatan Operasional Pada Siklus Persediaan dan Pergudangan (studi kasus pada PT Ultrajaya Milk Industry & Trading Company, Tbk. Bandung. Jurnal Ilmiah Akuntansi (Online), Volume 2, Nomor 6, diakses 31 Juli 2013 dari http://repository.maranatha.edu.

Heripracoyo, S. (2009). Analisis dan perancangan system informasi akuntansi pembelian dan persediaan

pada PT. Oliser Indonesia. Paper dipresentasikan pada Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi. Yogyakarta.Institut Akuntan Publik Indonesia. (2011). Standar Profesional Akuntan Publik. Jakarta: Penerbit Salemba Empat.

James A. Hall, Tommie S. Alih bahasa oleh Fitriasari, D., Arnos, D. K. (2007). Audit Teknologi Informasi

Dan Assurance (edisi 2). Jakarta: Salemba Empat.

Nurharyanto, Ak. (2009). Dasar-dasar Auditing. Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan Badan

Pengawasan Keuangan dan Pembangunan.

Rangkuti, Freddy. (2007). Manajemen Persediaan. Jakarta: Raja Grafindo Persada.

Ristono, Agus. (2009). Manajemen Pesediaan. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Rusyda. (2012). Audit Internal Atas Persediaan Barang Dagang Untuk Menilai Keefektifan Pengendalian

Internal Persediaan Barang Dagang Pada CV. Artha Jogjakarta. Yogyakarta: Fakultas Ekonomis Universitas Negeri Yogyakarta.

Sastradipoera, Komarudin. (2003). Manajemen Marketing. Bandung: Kappa-Sigma.

RIWAYAT PENULIS

Elita lahir di kota Bekasi pada 21 Agustus 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina

Nusantara dalam bidang Ekonomi Akuntansi pada tahun 2013.