06 cek efektivitas.doc
Post on 20-Oct-2015
3 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Mengukur EfektifitasMeeting28Bqt28
Latar Belakang
Standar ISO 9000:2008 Series lebih berfokus pada ‘efektifitas’ dan ‘efisiensi’.
Beberapa perusahaan hanya memenuhi kata-kata dalam standar tetapi tidak
memenuhi semangat dan tidak meningkatkan kehandalan dan secara konsisten
menghasilkan ‘Quality rubbish’. Standar yang baru ini menjaga agar hal ini tidak
terjadi dengan mensyaratkan sistem yang efektif.
Apa arti dari kata ke-efektif-an
ISO 9000:2008 mendefinisikannya sebagai ‘sejauh mana aktifitas yang
direncanakan direalisasikan dan hasil yang direncanakan dapat terealisasi’. Cara
terbaik untuk menjelaskan hal ini adalah dengan contoh berikut:
Contoh 1
Auditee bertanya pada konsultannya tentang bagaimana mereka dapat
mengukur tingkat efektifitas. Jawaban konsultan adalah menetapkan maksimal
dua sasaran untuk tiap proses-yang dapat menunjukkan sejauh mana proses
berjalan dengan benar. Proses pertama yang mereka analisa adalah proses
pengetikan tagihan yang akan dikirimkan ke konsumen. Ukuran kinerja kunci
( key performance measures) yang ditetapkan adalah:
Akurasi
Kecepatan
Mereka menganalisa kinerja mereka tahun sebelumnya dan mendapatkan bahwa
95% dari tagihan dapat diketik dengan benar pada kesempatan pertama. Tetapi
5% ternyata salah, dikembalikan, harus diperbaiki, dan kemudian dikirimkan
kembali. Mereka memutuskan, bahwa target mereka tahun ini adalah 96%
tagihan benar pada kesempatan pertama-dimana hal ini menunjukkan tingkat
efektifitas. (Sebagai bagian dari perbaikan berkelanjutan, target mereka tahun
depan adalah 97% dan dengan proses terkomputerisasi, mendekati 100%).
Pelatihan Auditor Mutu Internal2010
IssueAug. 2009
Untuk kecepatan mereka menggunakan target 95% tagihan selesai diketik
dalam 2 hari kerja dan 100% dalam 5 hari kerja
Catatan. Saat audit, auditor menemukan bahwa mereka mencapai target (di
mana target tersebut dianggap wajar) dan menunjukkan proses terkendali.
Contoh 2
Di lokasi,. auditor menemukan bahwa gudang mengisi laporan yang sangat
lengkap setiap bulan. Auditor memeriksa dan mendapatkan bahwa mereka
mengisi laporan tepat seperti apa yang disyaratkan dalam prosedur.
Dalam jalur yang ditelusuri, ditemukan bahwa ternyata tak seorangpun
menggunakan laporan tersebut dan laporan tersebut tidak mengukur hal-hal
penting yang diperlukan oleh bisnis. (Kenyataannya, departemen yang
menerima laporan tersebut hanya membuang laporan tersebut.)
Auditor menyadari bahwa walaupun prosedur telah diikuti dengan tepat, tetapi
ternyata tidak efektif. Dibuat Nonconformity report, yang memberikan nilai
tambah bagi perusahaan untuk tidak membuang waktu pada proses yang tidak
diperlukan. ( Klausul ISO 9001:2008 yang digunakan dalah klausul 4.1.c),
‘organisasi harus menetapkan kriteria dan metoda yang diperlukan untuk
memastikan bahwa kegiatan operasional dan pengendalian proses-proses
berjalan yang efektif).
Catatan. Auditor kemudian menyelidiki lebih jauh untuk memastikan bahwa tolok ukur yang lain nyata dicakup di tempat lain.
Pelatihan Auditor Mutu Internal2010
IssueAug. 2009
Sejalan dengan konsep audit sebagai proses memberi Nilai Tambah, ISO 9004
mengidentifikasikan dalam klausul 8.2.1.3, ‘contoh dari subyek yang
dipertimbangkan dalam audit mutu internal adalah –peluang untuk perbaikan”
Catatan : Hal ini bukan’ keharusan’ dalam ISO 9001 sehingga auditor tidak bisa
menyatakan hal ini sebagai ketidaksesuaian. Ide yang dapat digunakan adalah
mengangkat hal ini sebagai observasi dan kemudian diserahkan kepada jajaran
manajemen bagaimana mereka akan menanggapi temuan tersebut.
Hal yang menarik adalah auditor badan sertifikasi dilarang untuk memberikan
saran-tetapi dalam audit internal, kesepakatannya adalah banyak nilai tambah
yang akan hilang bila saran tidak diberikan. Ingat, idenya bisa datang dari
auditor maupun dari auditee. Bila auditor mempunyai ide untuk penyempurnaan,
mereka harus hati-hati dalam memberikan pernyataan sehubungan dengan
masalah tersebut, misalnya :
Jangan katakan – ‘Proses ini tidak berguna’
Katakan – ‘Apakah hal ini pernah dipikirkan?’
Katakan – ‘Tempat kami di bagian lain pernah mengalami hal yang
sama-mungkin anda tertarik mengentahui bagaimana mereka
menanganinya”.
Contoh
Di lokasi Auditor menemukan contoh ‘barang tak terurus’ di gudang-dimana
semua orang berpikir barang tersebut milik orang lain. Untuk mencegah
ketidakteraturan di gudang, auditor menyarankan untuk dibentuk panel evaluasi,
dengan wakil dari semua bagian terkait. Panel tersebut akan bertemu secara
teratur dan memutuskan apa yang akan dilakukan dengan ‘barang tak terurus’
tersebut. Hal ini diimplementasikan dan dengan cepat menyelesaikan masalah.
Pelatihan Auditor Mutu Internal2010
IssueAug. 2009
top related