aliran/ arus informasi

Meeting 2

www.akurnews.com

Komunikasi dlm Organisasi ??

• Chester Barnard komunikasi menduduki tempat sentral

dalam organisasi karena struktur, keluasan dan ruang lingkup organisasi hampir semuanya ditentukan oleh teknik komunikasi.

• Komunikasi merupakan unsur pengikat berbagai bagian yang saling bergantung dari sistemnya

www.akurnews.com

Golongan Komunikasi dlm Organisasi

• Lisan & Tertulis• Verbal & Non Verbal• Kom ke bawah,kom ke atas, kom ke

samping• Kom formal dan informal

www.akurnews.com

Lisan & Tertulis

Komunikasi Lisan

+ cepat dan ada feedback langsung

- Mis interpretasi makna

Komunikasi Tertulis

+ tangible & dapat diverifikasi

- waktunya lebih lama & feedback kurang

www.akurnews.com

Verbal & Non Verbal

Verbal

+ memberikan tekanan (arti) pada kata atau kalimat.

Cth: intonasi suara,volume suara,aksen

- kurang memperlihatkan ekspresi seseorang

Non Verbal

+ mendukung komunikasi verbal dan menunjukkan ekspresi dari emosi & perasaaan

cth : isyarat (gesture),ekspresi wjh,kontak mata, senyum

- salah persepsi dari bahasa tubuh/ ekspresi dapat mempengaruhi interpretasi pesan

www.akurnews.com

Kom ke bawah,kom ke atas, kom ke samping

Arah aliran Pesan

Upward

Downward

Lateral

Prentice Hall Inc,2003

www.akurnews.com

Perbandingan berdasar arah aliran

Jenis Kom ke bawah Kom ke atas Kom ke samping

Aliran Dari tingkatan manajemen puncak ke manj. Menengah, manj.lebih rendah menuju ke karyawan operasional

Dr wewenang yg lebih rendah ke lebih tinggi

Tjd antara 2 pihakyg berada dlm tingkt hierarki wewenang yg sama(kom horizontal)/ antr 2 pihak pd tingkt yg berbeda yg tdk punya wewenang lgsung thd phk lain (kom diagonal)

Fungsi PT akan menyampaikan informasi yang tidak bersifat membujuk. ,factual, non kontroversial.Spt pengarahan, inspirasi, evaluasi

Untuk memperoleh informasi ttg kegiatan,keputusan & pelaksanaan pekerjaan kary pd tingkat lebih rendah

Mengikat org PT mjd kesatuan utuh,mengkoordinasikan & membantu memecahkan masalah

Metode Pertemuan tatap muka,pembicaraan lewat telephone,memo,intruksi tertulis

Pertemuan tatap muka,percakapan dgn atasan secara informal melalui telepon,

Pertemuan tatap muka,pembicaraan lwt telepon,perintah kerja

Media Buku pedoman bagi kary,majalah, buletin,poster,papan pengumuman dll

Laporan prestasi kerja,opini,keluhan,permohonan bantuan, survei semangat kerja,pertemuan dgn serikat buruh,

Formulir permohonan,surat tugas

www.akurnews.com

Kom formal dan informal

Jenis Kom formal Informal

Definisi Proses kom yg mengikuti jalur hubungan formal yg tergambar dlm susunan/ struktur organisasi (Miftah Thoha)

Proses komunikasi dimana arus informasi sesuai dengan kepentingan& kehendak masing2 pribadi yg ada dlm organisasi tsb (Abdullah Masmuh)

Media Prosedur kerja,instruksi,gagasan,umpan balik mengenai pelaksanaan pekerjaan dr pimpinan lebih tinggi ke bawah

Keinginan untuk menyampaikan informasi yg org lain dianggap belum tahu & motif untuk sosialisasi

Struktur Ada 3 dimensi (Miftah Thoha)vertikal,horizontal,luar organisasi

Grapevine (selentingan,gosip,desas-desus)

www.akurnews.com

Kom satu arah dan kom dua arah

Jenis Kom satu arah Kom dua arah

Keuntungan Penyampaian cepat,menghemat waktu& biaya

Ada informasi dan penjelasan lebih lanjut

Kerugian Menghilangkan kesempatan untuk mendapatkan penjelasan

Lambat,memakan waktu,kurang efisien

Contoh Dalam teknik promosi ;iklan atau personal selling

Seminar bisnis, kuliah di kelas

www.akurnews.com

Saluran & Media Komunikasi Dalam Organisasi

- Tertulis- Lisan

www.akurnews.com

Saluran & media tertulis

Kebawah tertulis Keatas tertulis Kesamping tertulis

Deskripsi jabatan& pedoman prosedur kerja

Buku pedomanMajalah/buletin PTMemo&instruksi tertulis

Papan pengumumanLaporan tahunan yg dipubslish

Surat dlm amplop/upah

Surat dikirim lgsung ke rmh karyawan

Kotak saran Program saran Grievance

procedure Survey

semangat kerja

Mekanisme penyusunan anggaran

Mekanisme penyusunan anggaran

Memo antar departemen

www.akurnews.com

Saluran & media lisan

Kebawah lisan Keatas lisan Kesamping lisan

Pembicaraan lewat telepon

Komunikasi tatap muka antar atasan dan bawahan

Panitia Konferensi

Wawancara PHK

Kebijaksanaan pintu terbuka

Mekanisme penyusunan anggaran

Panitia Konferensi

www.akurnews.com

Aliran informasi

Definisi :Suatu proses dinamik dimana dalam proses inilah

pesan-pesan secara tetap & berkesinambungan diciptakan, ditampilkan dan diinterpretasikan

Aliran informasi tjd dlm 3 cara (Guetzkow)1. Penyebaran pesan secara serentak2. Penyebaran pesan secara berurutan3. Penyebaran pesan secara serentak&

berurutan

www.akurnews.com

Pola aliran informasi

Pertukaran pesan melalui jalur,Yang disebut pola aliran informasi atau jaringan komunikasi

Organisasi ;’komposisi sejumlah orang yang menduduki posisi/peranan tertentu’

Terjadi penukaran pesan

www.akurnews.com

5 pokok pola aliran informasi

Lingkaran Roda YRantai Semua saluran

Klik : kelompok tertentu

www.akurnews.com

Peranan jaringan komunikasi

1. Opinion leader Pimpinan informal dlm organisasi OL melakukan fungsi kunci komunikasi dengan

mempengaruhi pembentukan pendapat& perubahan sikap

Mereka dimintai pendapat&anggota mendengarkan mereka (Pace&Faules)

2. Gate Keepers Individu yg mengontrol arus informasi diantara

anggota organisasi Berada di tengah jaringan& menyampaikan pesan

dr satu orang kepada orang lain atau tidak menyampaikan informasi

Mereka punya kekuasaan memutuskan apakah informasi akan disampaikan kepada kelompok atau tidak (Pace&Faules)

www.akurnews.com

Lanjutan peran jaringan

3. Cosmopolites (kosmopolit) Individu yg menghubungkan organisasi dengan

lingkungannya Memiliki kontak dengan sumber di luar organisasi

& bertindak sebagai saluran bagi gagasan baru yg akan memasuki organisasi

4. Brigde (jembatan) Anggota kelompok/ klik dlm suatu organisasi yang

menghubungkan kelompok itu dengan anggota kelompok lainnya.

Sebagai citra sentral yg menyampaikan pesan & merupakan citra sentral dalam sistem komunikasi

www.akurnews.com

Lanjutan peran jaringan

5. Liaison (penghubung) Berperan sama dgn jembatan, tapi individu itu

bukan anggota dari satu kelompok tetapi merupakan penghubung diantara satu kelompok dgn kelompok lain.

Dapat mempercepat atau memperlambat informasi

Peranan penghubung harus diciptakan secara formal dlm suatu organisasi jika penghubung ini tidak terdapat secara informal

6. Isolate (penyendiri) Anggota organisasi yg punya kontak minimal

dengan orang lain dlm organisasi Orang –orang ini menyembunyikan diri atau

diasingkan oleh anggota yang lain

www.akurnews.com

Jaringan komunikasi dlm organisasi

www.akurnews.com

Fungsi komunikasi dalam organisasi

1. Fungsi produksi &pengaturan Kom berhubungan dgn penyelesaian

pekerjaan&membantu organisasi mencapai tujuan produksi adlh berorientasi pengaturan& produkasi

2. Fungsi pembaharuan Meliputi sistem saran,pekerjaan

penelitian,riset,analisis pasar dll yg dapat digunakan sebagai tambahan informasi dlm pengambilan keputusan.

3. Fungsi pemasyarakatan/pemeliharaan Aktivitas komunikasi yang menyangkut harga diri

anggota organisasi,imbalan&motivasi,moral dan hubungan antar pribadi

www.akurnews.com

Fungsi lanjutan,,

4. Fungsi tugas Aktivitas komunikasi berkenaan dengan pelaksanaan

tugas organisasi oleh anggotanya5. Fungsi perintah

Komunikasi memperbolehkan anggotanya menafsirkan pesan,membicarakan, menerima atas suatu perintah.contohnya pengarahan dan umpan balik

6. Fungsi relasional Komunikasi memperbolehkan anggota organisasi

menciptakan&mempertahankan bisnis produktif & hub personal dengan anggota organisasi yg lain

7. Fungsi manajemen ambigu Komunikasi mengatasi ketidakjelasan/ambigu yg

melekat dalam organisasiwww.akurnews.com

Hambatan Komunikasi dlm Organisasi

1. Penyaringan (filtering) Komunikasi yg dimanipulasikan untuk

menyenangkan si penerima2. Persepsi selektif

Keadaan dimana penerima pesan melihat&mendengar atas dasar keperluan,motivasi,latarbelakang pengalaman&ciri-ciri pribadi lainnya

3. Perasaan Perasaan ketika menerima informasi akan

mempengaruhi cara dia menginterpretasikan pesan4. Bahasa

Kata –kata memiliki makna yang berbeda antara seseorang dengan orang lain

www.akurnews.com

Strategi mengurangi hambatan

Menurut Down ada 4 cara;1. Menetapkan lebih dari satu saluran komunikasi. Melalui :menggunakan sumber informasi di luar

organisasi. & menciptakan bidang tanggungjawab yg tidak sama sehingga ada kompetisi dalam proses komunikasi

2. Menciptakan prosedur untuk mengimbangi distorsi/hambatan

Pemimpin sebaiknya mengidentifikasi gangguan dr faktor personal&faktor organisasi sehingga dapat mengenal mana informasi yg lebih dekat pada yang asli

www.akurnews.com

Strategi,,lanjutan

3.Menghilangkan pengantara antara pembuat keputusan dengan pemberi informasi.

Dapat dilakukan dengan memelihara struktur organisasi yg mendatar/menggunakan strategi langsung

4. Mengembangkan pembuktian gangguan pesan. Dilakukan dengan menciptakan sistem pesan yang

tidak boleh mengubah arti pesan selama dalam pengiriman

www.akurnews.com

Selesai

www.akurnews.com