BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Diklat dianggap sebagai faktor penting dalam peningkatan kinerja pegawai, proses dan

organisasi, sudah luas diakui. Tapi masalahnya banyak diklat yang diselenggarakan oleh

suatu organisasi tidak atau kurang memenuhi kebutuhan sesungguhnya. Misalnya yang

diperlukan sesungguhnya adalah pelatihan B tetapi yang dilakukan A, akibatnya investasi

yang ditanamkan melalui diklat kurang dapat dilihat hasilnya.

Kenyataan yang sering terjadi juga pada saat pembukaan diklat, peserta diklat tidak

mencapai jumlah alokasi yang telah ditentukan bahkan sampai 3 hari setelah pembukaan

masih kurang peserta diklat. Hal ini menandakan Diklat tersebut sudah mengalami kejenuhan

atau materi diklat sudah tidak sesuai dengan kebutuhan peserta diklat. Di lain sisi, banyak

alasan pegawai menolak mengikuti diklat, antara lain :

1. Mendapat perintah menjalankan tugas lainnya.

2. Tidak mau tinggal di mess dengan alasan keluarga.

3. Setelah mengikuti diklat mendapat tugas yang tidak sesuai dengan hasil diklat.

4. Kehilangan pekerjaan/penghasilan tambahan.

Dan sangat kontradiksi bila kita menanyakan kepada mereka yang menjadi peserta diklat

tentang tujuannya mengikuti diklat, antara lain :

1. Menambah wawasan.

2. Menambah angka kredit untuk promosi kenaikan pangkat atau jabatan.

3. Mengikuti perintah atasan.

4. Istirahat dari pekerjaan rutin.

Timbulnya masalah ini tentu disebabkan banyak hal. Salah satunya terletak pada Analisis

Kebutuhan Diklat (Training Needs Assessment/TNA)-nya yang tidak pernah dilakukan

dengan benar. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, perlu diadakan suatu analisis

kebutuhan diklat khususnya di satuan kerja.

1

Analisis Kebutuhan Diklat adalah proses kegiatan yang bertujuan untuk menemukenali

adanya  kesenjangan kompetensi (pengetahuan, sikap dan ketrampilan) yang dapat

ditingkatkan melalui diklat.

Kegiatan AKD/TNA diharapkan akan menghasilkan jenis-jenis diklat yang dibutuhkan

oleh organisasi, sehingga dapat mewujudkan diklat yang tepat sasaran, tepat isi kurikulum

dan tepat strategi untuk mencapai tujuan. Melalui kegiatan Analisis Kebutuhan Diklat, maka

idealnya setiap program yang disusun dan dijabarkan dalam bentuk kegiatan merupakan

perwujudan dari pemenuhan kebutuhan.

Hasil yang diharapakan dari Analisis Kebutuhan Diklat akan memperjelas kaitan antara

pelaksanaan pendidikan dan pelatihan dengan peningkatan kinerja lembaga yang merupakan

akumulasi dari kinerja para pejabat di dalam suatu organisasi, disebutkan demikian karena

setiap pejabat yang dilengkapi dengan jenis-jenis diklat yang dibutuhkan, selanjutnya akan

dapat melaksanakan setiap rincian tugas dalam jabatannya.

2

BAB II

PEMBAHASAN

A. Analisa Kebutuhan Diklat (Training Needs Assessment/TNA)

1. Definisi Analisis Kebutuhan Diklat

Langkah paling utama dan pertama dalam penyusunan rancang bangun suatu program

diklat adalah kegiatan Analisis Kebutuhan Diklat (AKD) atau Training Needs Assessment

(TNA). Analisis kebutuhan Diklat memiliki kaitan erat dengan perencanaan Diklat.

Perencanaan yang paling baik didahului dengan identifikasi kebutuhan. Kebutuhan

pendidikan dan pelatihan dapat dilihat dengan membandingkan antara tingkat pengetahuan

dan kemampuan yang diharapkan (sebagaimana terlihat pada misi, fungsi dan tugas) dengan

pengetahuan dan kemampuan yang senyatanya dimiliki oleh pegawai.

Menurut Morrison (2001: 27), kebutuhan (need) adalah kesenjangan antara apa yang

diharapkan dengan kondisi yang sebenarnya, keinginan adalah harapan ke depan atau cita-

cita yang terkait dengan pemecahan terhadap suatu masalah. Sedangkan analisa kebutuhan

adalah alat untuk mengidentifikasi masalah guna menentukan tindakan yang tepat. (Morrison,

2001: 27).

Kebutuhan menurut Briggs (dalam Konsep Dasar AKD LAN, 2005 : 9) adalah

“ketimpangan atau gap antara apa yang seharusnya dengan apa yang senyatanya”.

Gilley dan Eggland (dalam Konsep AKD LAN, 2005 : 9) menyatakan bahwa kebutuhan

adalah “kesenjangan antara seperangkat kondisi yang ada pada saat sekarang ini dengan

seperangkat kondisi yang diharapkan. Kebutuhan pelatihan dapat diketahui sekiranya terjadi

ketimpangan antara kondisi (pengetahuan, keahlian dan perilaku) yang senyatanya ada

dengan tujuan-tujuan yang diharapkan tercipta pada suatu organisasi.

Analisis Kebutuhan Diklat menurut Rosset dan Arwady (dalam Konsep Dasar AKD

LAN) menyebutkan bahwa “Training Needs Assessment (TNA) adalah suatu istilah yang

dipergunakan dalam analisis untuk memahami permasalahan kinerja atau permasalahan yang

berkaitan dengan penerapan teknologi baru. Dinyatakan Rosset bahwa Training Needs

Assessment yang selanjutnya disebut analisis kebutuhan diklat atau penilaian kebutuhan

3

Diklat sering kali di sebut pula sebagai analisis permasalahan, analisis pra diklat, analisis

kebutuhan atau analisis pendahuluan.

Berdasarkan pengertian diatas, maka dapa disimpulkan TNA merupakan sebuah analisis

kebutuhan workplace secara spesifik dimaksud untuk menetukan apa sebetulnya kabutuhan

pelatihan yang menjadi prioritas. Informasi kebutuhan tersebut akan dapat membantu

organisasi dalam menggunakan sumber daya (dana, waktu dll) secara efektif sekaligus

menghindari kegiatan pelatihan yang tidak perlu.

TNA dapat pula dipahami sebagai sebuah investigasi sistematis dan komprehensif tentang

berbagai masalah dengan tujuan mengidentifikasi secara tepat beberapa dimensi persoalan,

sehingga akhirnya organisasi dapat mengetahui apakah masalah tersebut memang perlu

dipecahkan melalui program pelatihan atau tidak.

Analisis kebutuhan pelatihan dilakukan melalui sebuah proses tanya jawab (asking

question getting answers). Pertanyaan diajukan kepada setiap karyawan dan kemudian

membuat verifikasi dan dokumentasi tentang berbagai masalah dimana akhirnya kebutuhan

pelatihan dapat diketahui untuk memecahkan masalah tersebut.

2. Jenis Tingkatan Kebutuhan Diklat

Tidak semua masalah kinerja dapat dipecahkan dengan diklat. Diklat dapat digunakan

untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan kurangnya pengetahuan, keterampilan,

dan sikap. Berdasarkan tingkat kebutuhannya, Kebutuhan Diklat dibedakan menjadi

Kebutuhan Tingkat Organisasi, Tingkat Jabatan dan Tingkat Individu.

4

1) Kebutuhan Diklat Tingkat Organisasi

Kebutuhan Diklat Tingkat Organisasi merupakan himpunan data umum dari bagian atau

bidang yang mempunyai kebutuhan Pelatihan.

Analisis kebutuhan pelatihan yang didasarkan pada kebutuhan strategis

kelompok/organisasi. Kebutuhan strategis kelompok/organisasi dirumuskan dengan mengacu

pada dua elemen pokok :

Strategi kelompok/organisasi

Nilai-nilai kelompok/organisasi

Pertanyaan yang dapat diajukan di tingkat analisis ini antara lain:

Apakah visi dan strategi kelompok/organisasi ?

Adakah faktor-faktor kunci yang menghambat pencapaian visi dan strategi

kelompok/organisasi ?

Faktor-faktor apa sajakah yang harus ditingkatkan dalam pencapaian visi

kelompok/organisasi ?

Analisis di tingkat ini berusaha mengetahui apa tujuan yang ingin dicapai oleh

kelompok/organisasi dan juga apakah ada cukup sumberdaya di dalam

kelompok/organisasi untuk memastikan bahwa perbaikan yang ingin dicapai dapat terjadi.

Setelah diidentifikasi, secara naratif ditunjukkan kondisi nyata mengenai

kelompok/organisasi baik yang terkait dengan tugas terhadap suatu fungsi/posisi/jabatan

tertentu, kemampuan dan keterampilan setiap individu, dan sejauh mana pencapaian visi

kelompok/organisasi. Untuk menganalisa kebutuhan pelatihan apa yang bisa diterapkan,

perlu dipetakan hasil identifikasi tersebut. Selanjutnya hasil training need

assessment (identifikasi dan analisis kebutuhan pelatihan) dapat dipetakan dalam bentuk

matrik tabel analisis kebutuhan pelatihan.

5

Visi, value, dan strategi kelompok/organisasi

Faktor kunci efektivitas dan keberhasilan organisasi

Analisis kekuatan dan kelemahan faktor yang mempengaruhi pencapaian visi organisasi

Kesenjangan faktor

Faktor yang kuat

Faktor yang lemah

Kebutuhan pelatihan

Visi

       

       

       

       

       

       

Value

       

       

       

       

       

       

Strategy

       

       

       

       Contoh matrik tabel analisa tingkatan organisasi

2) Kebutuhan Diklat Tingkat Jabatan (Tugas)

Adanya kesenjangan KSA (knowledge, Skill, Attitude) yang diperlukan untuk

menyelesaikan pekerjaan baik yang bersifat periodik/ insidentil. Kebutuhan Diklat tingkat

jabatan dapat diketahui dengan mempergunakan analisis misi, fungsi, tugas dan sub tugas

yang diuraikan menjadi kompetensi-kompetensi. Kemudian kompetensi-kompetensi itu

dikelompokkan sedemikan rupa sehingga menghasilkan standar diklat untuk tiap-tiap

jabatan.Analis yang berfokus pada kebutuhan tugas yang dibebankan pada satu posisi/fungsi

tertentu. Tugas dan tanggungjawab posisi ini dianalisa untuk diketahui jenis ketrampilan apa

yang dibutuhkan. Dari sini, kemudian dapat ditentukan jenis pelatihan semacam apa yang

6

diperlukan. Jadi dalam analisa ini, yang menjadi fokus adalah tugas posisi, bukan orang yang

memegang posisi tersebut. Melalui metode task analysis ini, kemudian bisa disusun semacam

kurikulum pelatihan yang bersifat standard dan terpadu. Beragam jenis pelatihan ini

kemudian menjadi pelatihan yang wajib diikuti oleh setiap orang yang menduduki

posisi/fungsi tersebut.Pertanyaan yang dapat diajukan di tingkat analisis ini antara lain:

Apa sajakah tugas dan tanggung jawab dari pekerjaan/fungsi tertentu ?

Apakah ada perubahan tugas dan tanggung jawab dalam pekerjaan/fungsi sehubungan

dengan adanya perubahaan kebijakan di tingkat kelompok/organisasi ?

Ketrampilan dan pengetahuan apa sajakah yang perlu dimiliki agar dapat memenuhi

tugas dan tanggungjawabnya secara kompeten ?

Jenis tugas

Uraian pelaksanaan tugas

Kompetensi yang ada

Kompetensi yang harus dimiliki

"Gap" kompetensi

Kebutuhan pelatihan

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

Contoh matrik tabel analisa tingkatan tugas (Task Analysis)

3) Kebutuhan Diklat Tingkat Individu

Berkaitan dengan siapa dan jenis diklat apa yang diperlukan. Kebutuhan Diklat tingkat

individu dapat disusun dengan mempergunakan TNA Tool (Training Needs Assessment),

yakni dengan membandingkan kesenjangan standar kompetensi dalam jabatan terhadap

kompetensi yang dimiliki oleh seorang PNS yang bekerja dalam unit jabatan tersebut.Analisis

7

yang berfokus pada level kompetensi orang yang memegang posisi tertentu. Analisa

ditujukan untuk mengetahui kekurangan dan area pengembangan yang dibutuhkan oleh orang

tersebut. Dari sini, kemudian dapat disusun jenis pelatihan apa saja yang diperlukan untuk

orang tersebut. Dalam analisa ini biasanya telah ditetapkan beragam jenis kompetensi dan

juga standar level kompetensi yang diperlukan untuk suatu posisi tertentu.

Pertanyaan yang dapat diajukan di tingkat analisis ini antara lain:

Ketrampilan dan pengetahuan apa saja yang sudah dimiliki ?

Pelatihan apa saja yang sudah diikuti ?

Cara pelatihan seperti apa yang paling dapat memenuhi kebutuhan individu ?

Pelatihan di ruang kelas, pelatihan di tempat kerja, atau metode lain? Apakah lebih

baik menggunakan trainer dari luar atau dari dalam organisasi ?

Daftar Individu Kompetensi yang ada saat ini

Kompetensi yang diharapkan

"Gap" kompetensi

Kebutuhan pelatihan

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

Contoh matrik tabel analisa tingkatan individu (Person Analysis) 

8

3. Fungsi Dan Manfaat Analisis Kebutuhan Diklat

Hasil TNA adalah identifikasi performance gap. Kesenjangan kinerja tersebut dapat

diidentifikasi sebagai perbedaan antara kinerja yang diharapkan dan kinerja aktual individu.

Kesenjangan kinerja dapat ditemukan dengan mengidentifikasi dan mendokumentasi standar

atau persyaratan kompetensi yang harus dipenuhi dalam melaksanakan pekerjaan dan

mencocokkan dengan kinerja aktual individu tempat kerja. Adapun fungsi dari analisis

kebutuhan diklat adalah :

1) Mengumpulkan informasi tentang skill, knowledge dan feeling pekerja;

2) Mengumpulkan informasi tentang job content dan job context;

3) Medefinisikan kinerja standar dan kinerja aktual dalam rincian yang operasional;

4) Melibatkan stakeholders dan membentuk dukungan;

5) Memberi data untuk keperluan perencanaan

Ada beberapa manfaat yang dapat diambil dari kegiatan analisis kebutuhan diklat, yaitu

manfaat langsung dan tidak langsung. Manfaat langsung adalah :

1) Menghasilkan program diklat yang disusun sesuai dengan kebutuhan organisasi,

jabatan dan individu.

2) Sebagai dasar penyusunan program diklat yang tepat.

3) Menambah motivasi peserta diklat dalam mengikuti diklat karena sesuai dengan minat

dan kebutuhannya.

Sedangkan manfaat tidak langsung adalah :

1) Menjaga produktivitas kerja

2) Meningkatkan produktivitas dalam menghadapi tugas-tugas baru.

3) Efisiensi biaya organisasi

9

4. Teknik Analisis Kebutuhan Diklat

Merancang Analisis Kebutuhan Diklat dengan merumuskan masalah dan tujuannya melalui

model-model analisis kebutuhan diklat. Model tersebut sebagai berikut :

1. Model Internal. Kebutuhan diklat pada model ini dilihat dari dalam organisasi.

Aktivitas dimulai dengan analisis kesenjangan antara tingkah laku dan keberhasilan

pegawai dalam melaksanakan tugas, dibandingkan dengan tujuan dan sasaran yang

telah ditentukan.

2. Model Eksternal. Kebutuhan diklat pada model ini dilihat dari luar organisasi.

Aktivitas dimulai dengan melihat manfaat dari hasil didik bagi masyarakat atau

organisasinya.

3. Model Gabungan. Model ini mengacu pada model sistem organisasi bahwa sesuatu

terjadi di dalam organisasi tidak dapat lepas dari apa yang terjadi di luar organisasi

(lingkungan eksternal mempengaruhi lingkungan internal)

Dalam melakukan analisis kebutuhan diklat, ada tiga teknik pendekatan yang umum

digunakan dalam menentukan kebutuhan diklat, yaitu :

1. Pendekatan Analisis Kinerja

Langkah-langkah dalam prosedur analisis kinerja tersebut adalah sebagai berikut :

1)      mengidentifikasi standar kinerja

2)      mengidentifikasi kinerja

3)      mengidentifikasi dan merumuskan masalah

4)      mengidentifikasi bukti-bukti masalah

5)      mengidentifkasi penyebab masalah

6)      mengidentifikasi pemecahan masalah.

10

2. Pendekatan Focus Group dan Nominatif Group

Focus Group Technique (FGT) adalah suatu teknik yang dapat digunakan untuk mencari

dan menentukan fokus dari suatu kegiatan sesuai dengan kebutuhan kelompok. Teknik ini

bersifat kualitatif yang dalam proses pelaksanaannya memerlukan bantuan seorang fasilitator.

Dalam penerapan FGT kelompok bisa terdiri dari calon peserta diklat, widyaiswara,

penyelenggara diklat dan unsur kepegawaian. Hal-hal yang perlu diperhatikan, adalah :

1. Jumlah anggota sebaiknya antara 8 – 12 orang

2. Tempat duduk disusun membentuk huruf “U”

3. Satu orang fasilitator pada setiap kelompok dibantu oleh seorang pencatat

4. Ide atau gagasan dikemukakan dengan menjawab empat pertanyaan yang telah

disiapkan secara tertulis.

5. Partisipasi aktif dari semua anggota kelompok sangat diperlukan. Peran fasilitator

sangat penting untuk memotivasi anggota dalam menyampaikan ide atau gagasan.

6. Tidak ada tanggapan, sanggahan atau diskusi terhadap ide atau pemikiran yang

disampaikan anggota.

7. Posisi semua anggota kelompok adalah sama, tidak memandang status atau jabatan.

Untuk menggali ide atau gagasan, empat pertanyaan yang diajukan adalah :

1. Ketrampilan/pengetahuan dan kemampuan pribadi apakah yang anda miliki pada saat

menduduki jabatan sekarang?

2. Ketrampilan/pengetahuan dan kemampuan pribadi apakah yang pada kenyataannya

anda perlukan dan telah anda pergunakan dalam menyelesaikan tugas pokok dan

fungsi anda selama ini?

3. Ketrampilan/pengetahuan dan kemampuan pribadi apakah yang menurut anda sangat

diperlukan untuk dapat menyelesaikan tugas pokok dan fungsi anda selama ini?

4. Darimana dan bagaimanakah cara memperoleh pengetahuan, ketrampilan dan

kemampuan yang diperlukan dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsi anda?

11

Setelah proses focus group selesai dilanjutkan dengan nominal group technique (NGT). Ada

empat kegiatan pokok dalam NGT, yaitu :

1. Para anggota kelompok menuliskan ide atau gagasan pada selembar kertas (Listing)

2. Daftar ide atau gagasan dari para anggota kelompok tersebut dicatat pada kertas

flipchart (Recording)

3. Dilakukan klasifikasi, penyederhanaan dan kombinasi ide atau gagasan untuk

menghindari duplikasi (Collating).

4. Para anggota kelompok melakukan penilaian secara individual untuk menentukan

prioritas (Prioritizing)

3. Pendekatan D I F (Difficulties, Importance, Frequency).

DIF analisis adalah analisis kebutuhan diklat yang berdasarkan pada job analisis (Analisis

Jabatan) yang diikuti dengan mencari tingkat kesulitan (difficulties/D), tingkat kepentingan

(importance/I) dan tingkat keseringan (frequency/F). Berdasarkan tingkat-tingkat tersebut

dicari analisis job manakah yang paling D, I, F. Dari hasil tersebut, maka patut dicurigai

terdapat kesenjangan ketrampilan. Mengapa patut dicurigai?, karena harus dikenali

kemungkinan adanya indikator pelatihannya dengan menggunakan pertanyaan mengapa.

Disamping itu kita harus juga melaksanakan wawancara dengan atasan yang bersangkutan

(responden) untuk mengetahui standar prestasi responden. Apakah yang bersangkutan sudah

memenuhi standar yang ditentukan.

Jika terdapat prestasi yang di bawah standar, maka dilakukan analisis lebih lanjut dalam

rangka penemuan kebutuhan diklat. Hal ini dimungkinkan, bahwa ada kemungkinan prestasi

di bawah standar tersebut bukan disebabkan oleh kurangnya pengetahuan dan ketrampilan,

namun karena indikator lain seperti sarana dan prasarana.

12

DAFTAR PUSTAKA

Dephutbun dan ITTO. Modul Pelatihan : Pelatihan Desain Pelatihan. Bogor: Departemen

Kehutanan dan Perkebunan dan International Tropical Timber Organization, 2000.

Haryono, Anung. Analisis Kebutuhan Pelatihan/Pembelajaran. Jakarta: Prenada Media, 2004.

Hermasjah dan Azhari. “Identifikasi Kebutuhan Diklat”, Bahan Ajar Diklat Kewidyaiswaraan

Tingkat Pertaman. Jakarta: LAN, 2002

LAN. Model-Model Diklat Analisis Kebutuhan Diklat. Jakarta: Pusat Pembinaan dan

Pelatihan Teknik Menejemen, 1999.

Irianto Jusuf. Prinsip-prinsip Dasar Manajemen Pelatihan (Dari Analisis Kebutuhan Sampai

Evaluasi Program Pelatihan), Insani Cendekia, Jakarta, 2001.

Mangkuprawira, Sjafri.  Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik, Ghalia Indonesia,

Jakarta Selatan, 2004.

13