aim ( audit internal mutu ) baak - universitas...

AIM ( Audit Internal Mutu ) BAAK

Siklus : 6 Auditor : Amin Setyo Leksono, Ph.D

Eka Wenda S.W.

Tanda tangan Ketua Auditor :

Tanggal : 16 Oktober 2013

Auditee :

Kepala

Biro Administrasi Akademik dan Kerjasama (BAAK)

Tanda tangan Auditee :

No.Temuan

KategoriTemuan,

Status Temuan,Nama Auditor,Tanggal Audit

Bidang yangdiaudit

Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Tindakan PerbaikanTargetWaktuSelesai

VerifikasiStatusAkhir

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

1. KTS/ Old,Asesor LRQA,9-11 Mei 2012

Tinjauan Manajemen (5.6)

- Pelaksanaan Tinjauan Manajemen (managementreview) sudah ditetapkan secara regular, namun belum memenuhi persyaratan SMM ISO 9001:2008.

- Termasuk juga belum adanya bukti tentang tindakan perbaikan, tindakan koreksi dan tindak lanjut atas hasil tinjauan manajemen sebelumnya.

Melaksanakan tinjauan manajemen dengan mengacu kepada SNI ISO 9001 dan mempertimbangkan hasil tinjauan manajemen sebelumnya.

5 bulan Belum ada bukti tindakansaat AIM UKPPA Siklus5 (Okt 2012)

Closed

2. KTS/ New,Asesor LRQA, 9-11 Mei 2012

Kepuasan Pelanggan (8.2.1)Analisis Data (8.4.a)

- Belum ada metode untuk mendapatkan umpan balik pelanggan (customers feedback). Termasukdalam customers feedback ini adalah evaluasi kepuasan pelanggan dan penanganan keluhan.

- Belum dilakukan pengukuran dan analisa persepsi kepuasan pelanggan, termasuk belum adanya tindak lanjut atas hasil evaluasi kepuasanpelanggan.

- Mengukur kepuasan pelanggan menggunakan Indeks Kepuasan Masyarakat(IKM), sesuai KEPMENPAN No.25 Th.2004 serta melakukan kajian terhadap hasil IKM tersebut.

- Menindaklanjuti keluhan pelanggan yang disampaikanmelalui e-complaint.

Oktober Evaluasi kepuasan telahdilakukan, hasilnya telah dapat ditunjukkan (mas Dimas)

Closed

3. KTS/ Old,Asesor LRQA,9-11 Mei 2012

Infrastruktur (6.3)

- Belum ada penetapan, perencanaan dan bukti pelaksanaan (rekaman) pemeliharaan sarana-prasarana (asset maintenance).

Berkoordinasi dengan BAUK untuk pemeliharaan aset danmelaksanakannya.

1 minggu Belum ada bukti tindakansaat AIM UKPPA Siklus

Closed


Eka Wenda S.W.



Auditee :

Kepala



No.Temuan

KategoriTemuan,


Bidang yangdiaudit



(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

5 (Okt 2012)4. KTS/ New,

Asesor LRQA, 9-11 Mei 2012

Sasaran Mutu (5.4.1)

- Belum semua unit kerja melakukan evaluasi capaian indikator kinerja (sasaran mutu)

Melakukan evaluasi capaian indikator kinerja (sasaran mutu)secara berkala (2 bulan) sesuaidengan jadwal tinjauan manajemen.

Oktober 2012

Capaian sasaran mutu telah dievaluasi, hasilnya telah dapat ditunjukkan(sekretariat BAAK)

Closed

5. KTS/OldMSD, SRU,4 Mei 2012

MM, Tinjauan Manajemen

Perlu dilakukan tinjauan manajemen secara reguler Tinjauan manajemen dilakukan minimal satu kali setahun dan dijelaskan di MM

5 Oktober2012

Manual Mutu Closed


Implementasi Tidak ada bukti hasil audit internal Telah dilakukan AIM siklus 5 UB

Oktober 2012

Visitasi AIM 5 Closed


Form KalenderAkademik

Nomor Revisi tidak ada Form sudah diperbaiki 4 Mei 2012

Web site UB dan Buku Pedoman

Closed


Penerimaan Mahasiswa Baru

Prosedur penerimaan mahasiswa baru dimonitor, tetapi tidak direview

Selma mengikuti aturan Dikti secara nasional

Oktober 2012

UU PT 12 2012

Closed

9. KTS/New SMM ISO Pelanggan belum disesuaikan dengan proses Sebaiknya disesuaikan dengan 18 Lampiran Closed


Eka Wenda S.W.



Auditee :

Kepala



No.Temuan

KategoriTemuan,


Bidang yangdiaudit



(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

MSD, SRU,4 Mei 2012

bisnis struktur yang baru Oktober 2012

Manual Mutu

10. KTS/NewMSD, SRU,4 Mei 2012

SMM ISO Belum ada siklus PDCA (untuk semua kegiatan pada proses bisnis utama)

Perbaikan Manual Mutu 18 Oktober 2012

Manual Mutu Closed


Pemantauan Output

Ada pemantauan output, namun belum ada evaluasi output layanan

Berkoordinasi dengan PIDK untuk melakukan evaluasi output kepuasan pimpinan

1 bulan Belum ada bukti tindakansaat AIM UKPPA Siklus5 (Okt 2012)

Closed

12. KTS/NewMSD, SRU,4 Mei 2012

Pemantauan, pengukuran, analisis dan tindak lanjut perbaikan

Audit internal belum dilakukan, demikian juga rekaman perbaikan PTK

Pendampingan pembuatan Laporan PTK siklus sebelumnya

18 Oktober 2012

Visitasi AIM siklus 5

Closed

13. OBS/NewMSD, SRU,4 Mei 2012

Layanan Prima Motto belum disesuaikan dengan proses layanan secara spesifik

Mengikuti Motto UB “Join UB be the Best”

18 Oktober 2012


Closed

14. OBS/NewMSD, SRU,4 Mei 2012

Layanan Prima Standar rentang waktu belum dicantumkan secara eksplisit dalam MP, walaupun telah menjadi acuan praktis layanan

Sudah diperbaiki di 5 MP 18 Oktober 2012


Closed

15. KTS/NewMSD, SRU,

Layanan Prima: Sistem

Prosedur pengaduan layanan termasuk e-complaint, namun belum melakukan evaluasi

Terintegrasi dengan prosedur diPIDK

18 Oktober


Closed


Eka Wenda S.W.



Auditee :

Kepala



No.Temuan

KategoriTemuan,


Bidang yangdiaudit



(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

4 Mei 2012 dan Prosedur secara spesifik sesuai bidang layanan 201216. KTS/Old

MSD, SRU,4 Mei 2012

Layanan Prima: Sistemdan Prosedur

Tupoksi ada, tetapi masih dalam proses perubahan dengan adanya perubahan struktur baru

Mengajukan surat kepada pimpinan terkait kejelasan Tupoksi Sub bag Pembelajaran

2 minggu Belum ada bukti tindakansaat AIM UKPPA Siklus5 (Okt 2012)

Closed

17. KTS/New, Asesor LRQA, 24-26 Apr 2013

ISO 9001-2008PDCA

Ada kelemahan dalam controlling suatu proses/kegiatan. Bahkan beberapa proses tidak terdokumentasi dengan baik.

Closed


ISO 9001-2008Audit internal

Hasil audit internal belum dicari akar masalahnya dan tidak diverifikasi atau verifikasi tidak terdokumentasi sehingga tindakan preventif dan korektif tidak dilakukan.

Closed


ISO 9001-2008Dokumentasi

Sistem dokumentasi masih lemah dalam hal ketersediaan dokumen MP, perubahan dokumen dan legalitasnya.

Closed

20. OBSASL/EWSW, 16 Oktober 2013

ISO 9001-2008Penanganan keluhan pelanggan

Penanganan keluhan sudah ada tetapi analisis datauntuk mengetahui problem yang ada belum ada sehingga tindakan korektif dan preventif belum dapat dilakukan.

Closed

21. KTS/New, ISO 9001-2008 Belum ada klasifikasi dalam indikator pelanggan Open


Eka Wenda S.W.



Auditee :

Kepala



No.Temuan

KategoriTemuan,


Bidang yangdiaudit



(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

Asesor LRQA, 24-26 Apr 2013

(semestinya ada pemisahan untuk mahasiswa, dosen dan tenaga kependidikan).


ISO 9001-2008Dokumentasi

Perlu dilakukan review dari MP yang menyangkut perubahan MOU untuk menjamin organisasi mempunyai fleksibilitas ketika ada kasus yang tidaksesuai dengan perencanaan semula. Menambahkan prosedur pada MP Pembuatan dan Penandatanganan Kerjasama

Open

23. OBSALS/EWSW, 16 Oktober 2013

ISO 9001-2008Sasaran Mutu

Beberapa indikator dalam sasaran mutu belum spesifik dan tidak bisa terukur, sehingga timbul kesulitan dalam proses evaluasi implementasi dari suatu proses.

Open


Penyediaan SDM

Belum ada analisis kompetensi SDM, kebutuhanpengembangan.

Berkoordinasi dengan BAUK untuk penyelesaian Job analysis


Open

25. OBSASL/9-11 Mei 2012

Pengendalian Dokumen (4.2.3) Pengendalian Rekaman

- Metode untuk identifikasi, penyimpanan, pemeliharaan, retensi dan disposisi rekaman/dokumen/arsip sudah ada namun belum memiliki MP Pemeliharaan retensi dan disposisi rekaman/dokumen/arsip.

Berkoordinasi dengan BAUK dan BAKP untuk membuat surat & pengadaan barang penyimpanan, pemeliharaan, retensi dan disposisi


Open


Eka Wenda S.W.



Auditee :

Kepala



No.Temuan

KategoriTemuan,


Bidang yangdiaudit



(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

(4.2.4) rekaman/dokumen/ arsip dan barang milik pelanggan

dan Buku Pedoman Pendidikan

26. KTSASL/EWSW, 16 Oktober 2013

Website Belum ada content Struktur organisasi Open


Website Belum ada content program kerja Open


Website Belum ada menu prestasi Open


Website Audit intenal belum diunggah Open


Website Proses pelaksanaan tinjauan manajemen belum diunggah

Open


Eka Wenda S.W.



Auditee :

Kepala



No.Temuan

KategoriTemuan,


Bidang yangdiaudit



(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

31. OBSASL /EWSW, 16 Oktober 2013

ISO 9001:2008 MP-MP wajib belum dilengkapi dengan timeframe waktu pelayanan, MP Produk tidak sesuai belum lengkap pada setiap proses layanan

MP Produk tidak sesuai belum dilengkapi sesuai dengan prosedur penanganan Ijazah, KTM, dokumen kerjasasma dan dokumen lain yang tidak sesuai.

Open


ISO 9001:2008 Siklus PDCA pada bisnis proses belum dijelaskan pada manual mutu

Open

33. KTSASL /EWSW, 16 Oktober 2013

ISO 9001:2008 Evaluasi kinerja internal SDM belum diterapkan

Open

34. KTSASL /EWSW, 16 Oktober 2013

Pelayanan Prima, ISO 9001:2008

Belum ada Rekaman Analisis dan tindaklanjut dari Survey IKM

Open

35. OBS Pelayanan Kode etik pegawai belum disosialisasikan Open


Eka Wenda S.W.



Auditee :

Kepala



No.Temuan

KategoriTemuan,


Bidang yangdiaudit



(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

ASL /EWSW, 16 Oktober 2013

Prima


Pelayanan Prima dan website

Ada SDM namun tidak ada deskripsi tupoksi, Uraian tugas ada, namun belum dipampangkan

Open



Motto mengikuti Universitas, namun belum terunggah

Open



Maklumat layanan mengikut UB belum terunggah.

Open

21. Tinjauan Manajemen22. Melengkapi MP wajib dengan time frame23. PDCA24. Evaluasi Kerja Internal (rekaman rapat rutin)25. Analisis Survay IKM26. Kode Etik Pegawai Kurang diunggah

Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No.16 Tahun 2012 Tentang Kode Etik Pegawai di Lingkungan Kemendikbud27. SDM tidak ada deskripsi tupoksi28. Motto Kurang diunggah

Motto BAAK mengikuti motto UB yang tertera dalam logo UB, yaitu join UB be the best. 29. Maklumat layanan Kurang diunggah

Selain itu, BAAK merumuskan maklumat pelayanan sesuai dengan maklumat pelayanan UB, yaitu: Dengan ini, Kami menyatakansanggup menyelenggarakan pelayanan sesuai standar pelayanan yang telah ditetapkan dan apabila tidak menepati janji ini, kami siapmenerima sanksi sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

http://lp3.ub.ac.id/peraturan-menteri-pendidikan-dan-kebudayaan-no-16-tahun-2012-tentang-kode-etik-pegawai-di-lingkungan-kemendikbud/

aim ( audit internal mutu ) baak - universitas...

Documents