ADMINISTRASI DAN ORGANISASI 

Oleh : dr. Hafsha Rizki Yuliani

NIM :

1. ADMINISTRASI

Administrasi terdiri dari unsur-unsur organisasi, manajemen, informasi, komunikasi,

personalia, keuangan, perbekalan, dan hubungan masyarakat. Dalam praktik administrasi

dimengerti sebagai rangkaian kegiatan penataan terhadap usaha kerjasama sekelompok orang

agar dapat mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Kegiatan penataan yang dimaksudkan

meliputi fungsi-fungsi manajemen seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan

pengawasan. Penataan terhadap organisasi, manajemen, informasi, komunikasi, personalia,

keuangan, perbekalan, dan hubungan masyarakat melahirkan konsep dan praktik tata organisasi

(manajemen organisasi), tata pimpinan (administrasi manajerial), tata keterangan atau tatausaha

(manajemen informasi), tata hubungan (manajemen komunikasi), tata kepegawaian (manajemen

personalia), tatakeuangan (manajemen keuangan), tata perbekalan (manajemen logistic,

manajemen sarana dan prasarana), dan tata hubungan masyarakat (manajemen humas,

manajemen relasi publik).

Pengertian administrasi dapat dibedakan menjadi 2 pengertian yaitu :

1. Administrasi dalam arti sempit. Menurut Soewarno Handayaningrat mengatakan

“Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa Belanda) yaitu meliputi

kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, keti-mengetik, agenda dan

sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan” (1988:2). Dari definisi tersebut dapat

disimpulkan administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang mliputi

kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya

yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi

kembali jika dibutuhkan.               

1

2.      Administrasi dalam arti luas. Menurut The Liang Gie mengatakan “Administrasi secara luas

adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama

untuk mencapai tujuan tertentu”(1980:9). Administrasi secara luas dapat disimpulkan pada

dasarnya semua mengandung unsur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu, adanya

manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Pendapat lain mengenai administrasi dikemukan oleh Sondang P. Siagian mengemukakan

“Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan

atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya” (1994:3).

Ciri-Ciri Administrasi :

- Adanya kelompok manusia (2 orang atau lebih)

- Adanya kerjasama dari kelompok tersebut

- Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan

- Adanya tujuan kelompok

            Berdasarkan uraian dan definisi tersebut maka dapat diambil kesimpulan bahwa

administrasi adalah seluruh kegiatan yang dilakukan melalui kerjasama dalam suatu organisasi

berdasarkan rencana yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan.

2. ORGANISASI

Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan

dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi pada

umumnya kemudian digambarkan dalam suatu bagan yang disebut bagan organisasi. Bagan

organisasi adalah suatu gambar struktur organisasi yang formal, dimana dalam gambar tersebut

ada garis-garis (instruksi dan koordinasi) yang menunjukkan kewenangan dan hubungan

komunikasi formal, yang tersusun secara hierarkis.

2

Jenis-jenis organisasi:

1. LEADER-ORIENTED ORGANIZATION :

- Putusan selalu oleh pemimpin

- Pengabdian dan kepatuhan anggota diperlukan

2. PATRIARCHAL (LEADERSHIP) ORGANIZATION :

- Hubungan pimpinan-anggota

- Selalu memerlukan persetujuan pemimpin, meskipun putusan dibuat oleh anggota.

3. BUREAUCRACY :

- Diatur oleh suatu struktur tertentu.

- Beroperasi sesuai seperangkat peraturan / ketentuan tertentu.

- Tanpa menghubungkan dengan pemimpin atau pemegang kekuasaan tertentu.

4. DEMOCRATIC ORGANIZATION :

- Anggota mempunyai hak bersuara.

- Keputusan diambil secara bersama.

- Pemimpin tunduk pada keputusan bersama.

- Pemimpin memberi arahan, tidak memberi perintah.

3. HUBUNGAN ADMINISTRASI DAN ORGANISASI

Administrasi terdapat di dalam suatu bentuk organisasi atau lembaga. Organisasi atau

lembaga mempunyai seperangkat tujuan. Administrasi adalah alat bagi organisasi atau lembaga

dalam rangka mencapai tujuan-tujuannya.

Segala kegiatan administrasi harus selalu berorientasi pada tujuan organisasi atau

lembaga. Segala kegiatan administrasi harus berlangsung secara efektif dan efisien agar tujuan-

tujuan organisasi atau lembaga tercapai secara optimal. Karena tiap-tiap organisasi atau

lembaga melibatkan sedikitnya dua orang yang bekerja untuk mencapai tujuan bersama, maka

kerjasama di antara anggata-anggata organisasi atau lembaga mutlak perlu dikembangkan

3

secara harmonis. Apabila di dalam suatu organisasi tidak memiliki sistem administrasi dan

manajemen yang baik/bagus, maka organisasi tersebut tidak dapat berjalan dengan baik.

Kehidupan, perkembangan dan maju-mundurnya organisasi tergantung pada faktor

operasional organisasi yaitu kekuatan yang menentukan jalannya organisasi, yang meliputi :

a.       Daya manusia yang meliputi kemampuan untuk bekerja dan kemampuan manajemen.

Kemampuan manajemen dikatakan sebagai faktor operasional organisasi karena dengan

manajemen kita menyadari kemampuan-kemampuan kita, manajemen menunjukkan cara dan

arah pelaksanaan pekerjaan, manajemen mengurangi hambatan-hambatan dan memungkinkan

kita mencapai tujuan-tujuan. Kemampuan manajemen ini meliputi kemampuan mencontoh atau

meniru aktivitas yang dilakukan oleh para manajer yang sukses, kemampuan menerapkan prinsip

ilmiah (langkah-langkah dan metode ilmiah) sebelum mengambil keputusan dan bertindak,

kemampuan menerapkan prinsip-prinsip manajemen, kemampuan menerapkan pendekatan

kuantitatif, kemampuan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen dan peran-peran manajerial,

termasuk kemampuan untuk mempengaruhi orang lain dan kemampuan mengaktualisasikan

nilai-nilai yang dimiliki dan dikembangkan dalam hidup.

b.      Daya bukan manusia yang meliputi sumber daya alam, listrik, iklim, udara, cuaca, air,

informasi, uang, barang dan lain-lain.

Daya manusia dan non-manusia yang merupakan aset organisasi tersebut berpengaruh

atau menentukan jalannya organisasi. Artinya organisasi dapat berfungsi baik, mewujudkan

tujuan, dan melaksanakan pekerjaan atau fungsi-fungsinya ini sangat tergantung pada

kompetensi manusia yang bergabung dan bekerjasama di dalamnya, di samping faktor aset non-

manusia tersebut. Namun asset manusia (yang merupakan soft asset) yang paling menentukan,

karena asset non-manusia tersebut dan daya gunanya tergantung pada kemampuan manusia. Oleh

karena itu, setiap organisasi harus lebih memperhatikan peningkatan kemampuan manusia untuk

menjaga dan menjamin perkembangan dan keberlangsungan hidupnya, dan dengan demikian

setiap orang yang bergabung (tergabung) dalam organisasi harus menyadari bahwa

kompotensinya menentukan kinerja organisasi. Kompetensi yang dimaksudkan meliputi unsur

kemampuan pengetahuan, ketrampilan, pengalaman, dan sikap kerja.

4