DISTRIBUTED INTELLIGENCE EXECUTIVEINFORMATION SYSTEM:

Pensaruhnya Tcrhadap Proses Pembuatah Kcputusan Eksekutif

Payanita'̂

Abstraksi

Arakel ini bcrtujuan untuk menjelaskan pcrkembangan computer based information system yang mendukung fungsi cksekutif dalam decision makingprocess. Semakin kom-pleks dan bergolaknya lingkungan bisnis sangat dipcrlukan adanya pembuacan keputusanyang semakin ccpat. EIS membanm untuk mengenali miasalah-m^alah secara dini danmenentukan solusinya secara cepat. DIEIS merupakan pengembangan EIS dengan didukung oleh perpaduan konsep Distributed Decision Making (DDM) dan Group DecisionSupport System (GDSS). EIS yang di dukung dengan Multiple Expert System (ES) yangheterogen dan Distributed Intelligent Processing (DIP), menjadi kemampuan DIEIS lebihintcligen untuk membantu mengatasi masaiah-masalah yang komplcks. Adanyadukungan eksekutif dan terpenuhinya kebutuhannya merupakan faktor kcsuksesan im-plementasi DIEIS, yaitu semakin meningkatkan kecepatan pada identifikasi masalah,pembuatan keputusan, dan periuasan dalam pembuatan keputusan.

PENDAHULUAN

Eksekutif adalah manajer tingkat atas yang sangatberpengaruh tcrhadap segala aktivitas organisasi dan mengarahkanjaiannya organisasi. Fungsi eksekutif lebih banyak sebagai problem

,jolver agent, perencana dan entrepreneur. Untuk menjalankan fimgsi-nya itu, eksekutif memerlukan informasi sebagai dasar atas setiapkeputusan yang dibuatnya. Eksekutif membuat agenda kegiatan untuk setiap kegiatan yang harus dilakukan, mengembangkan jaringan(network) untuk melaksanakan agendanya yaitu membentuk jalinan'kerjasama diantara pihak-pihak yang terlibat dalam aktivitas or-ganisasionalnya dan menciptakan lingkungan kerja yang kondusifdalam rangka mcncapaian tujuan organisasinya.

Eksekutif sebagai decision maker menggunakan informasi,pcngetahuan, intuisinya dan melakukan analisis yang rasional untuk

Drs. Payamta, Ak adalah staf Pcngajar Faloiltas Ekonomi UnivcrsitasScbclas Marcc Surakarta, sckarang scdang mcnyclcsaikan tugas bclajarpada Program Magistcr Sains Bidang AkuntansI di UGM Yogyakarta.

66 JAAI VOLUME 2NO. 1. JUNI1998

ISSN*14120-2420DistributedIntelligenceExectrtiveInfofmalionSystem^aya/nfa

mcndasarikeputusanatasmasalahyangdihadapinya.Alter(1996)mcnyatakanbahwaprosespembuatankeputusanyangdilakukanmengikuticmpattahapan,yaitu:intelle^ence^(Us^n,choicedanitti'pUmentatum.Padatahapintelligence^cksekutifmengumpulkandatadaninformasidanmenganalisissesuaikebutuhanatasmasalahyangdihadapinya.Padatahapdesign,decisiontnakermenetapkanmasalah,membuatalternatifpenyelesaiandanmengevaluasihasildarisetiapaltcrnatif.Padatahapchoice,decisionmakermcmilihalternatiftcrbaik

-yangrclevandenganmasalahyangakandipecahkan.Sedangkanpadatahapimplementasi,cksekutifmenetapkanalternatifsolusiter-baikdanmenerapkannyadalamprosespembuatankeputusan.

Perkembanganteknologiinformasiyangmerupakanpcr-paduanantarateknologikomputer,telekomunikasi,danotomasikantor(Indriantoro1996)besarsekalimanfaamyauntukmem-bantutugas-tugascksekutif.Padaperkembangantingkatawal,teknologiinformasihanyadigunakansebagaialatbantumengolahdatatentangpersonal,databisnis,sepertimelakukanpenghitungan,penyimpanandata,danmembuatdokumen.PekerjaaninibanyakterbantudenganditerapkannyaOfficeAutomationSystem(OAS).Perkembanganselanjumyateknologiinformasisangatbesarperanannyauntuk:(1)melakukankomumkasi,(2)pemrosesantransaksibisnis,membantumelakukanpengumpuiandanpengolahan^datadaninformasiyangsangatdibutuhkandalamprosespembuatankeputusan.Dewasainiteknologiinformasidapatdijadi-kansebagaisenjatastrategisbagiperusahaanuntukmendapatkanposisiungguldalambersaing.Banyakbukuajarmembahastopik-topiktentangtipesisteminformasiyangmengintcgrasil^teknologiinformasididalamorganisasiExecutiveInjbrmationSystem(BIS),DecisionSupportSystem(DSS),ExpertSystem(ES),ExecutionSystem,dan-GroupipareSystem.

ArtikeliniakanmenguraikanDistributedInteUigenceExecutiveInjbrmationSystem(DIEIS)yangmerupakanperkembanganle-bihlanjutdariEIS,danpengaruhnyaterhadapprosespembuatankeputusan.EISpadadasarnyamerupakancomputerbasedinjbrmationpendukungcksekutifyangdirancanguntukmembantumelakukanmonitoring,JUterdanmengorganisasiinformasipadaeksekut^,sehinggapenggunaaninformasitersebutmenjadilebihefektif.Pcmbahasanyanglebihbersifatkonsepsualiniakandiawalidenganmenjclaskanpcrancksekutifdanprosespembuatankeputusan,computerizedsupporttoexecutivedecisions,EISdanpcrkembangannyadecisionmakingprocess,faktorpenentukesuksesannya,dandiakhiri

JAA!VaUME2NO.1.JUN11998^

Distributed Intelligence Executive Information System:Payaffrfa ISSN; 14120 - 2420

dengan kesimpulan. Sumber pcmbahasan diambil dari beberapabuku ajar sistem informasi dan tclaah hasil riset yang dilakukan 1^-bcrapa peneliti di negara maju.

EKSEKUTIF SEBAGAI DECISIONMAKER

DAN PROSES PEMBUATAN KEPUTUSAN

Raymond McLcod (1995) mengutip beberapa hasil risertcntang Fayol'sMani^ementFunctions, Minztber^'sManagerialRoles,Kotter^s Agenda and Network. Mcleod (1995) menyatakan bahwaHenri Faycl yakin bahwa scluruh manajer melakukan fungsi mana-jemen yang sama, yaitu fungsi planning, organizing, staffing, directing, dan control. Fungsi eksckudf lebih banyak terfokus pada fungsiperancanaan dan pengcndalian. Manajer pada dngkat yang lebihrendah juga melakukan fungsi yang sama namun dalam lingkup danintcnsitas yang berbeda. Bcrdasarkan rcT2ngkz Mintzberg's Manege-rial Roles ditcmukan bahwa seluruh peran dilakukan oieh setiapmanajer, namun berbeda intcnsitasnya. Misalnya manajer puncakberperan sebagai negosiator untuk rencana merger, manajer pembc-lian bertindak sebagai negosiator terhadap harga dan waktupengiriman barang. Mintzberg (1973) juga mencmukan bagaimanaeksekutif menggunakan wakrunya. Dinyatakan bahwa eksckutifmenghabiskan wakrunya unruk : (1) scheduled meetings 59%, (2)unshceduled meetings 10%, (3) tours 3%, (4) desk work 22%, (5) telephone call 6%. Minrzbcrg juga menemukan bahwa eksekutif jugamenggunakan sistem informasi informal disamping sisrem informasi secara cepar dan efisicn. Korrer (1982) menemukan bahwapekerjaan eksekutif dilakukan melalui tiga tahap, yaitu: (1) mem-buat agenda yang merencanakan bagaimana kegiatan akan dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi, (2) eksekutifmengcmbangkan jaringan {network) yaitu hubungan kerjasama di .antara orang-orang yang terlibat dalam proses organisasi, terutamamenyangkut siapa yang akan melaksan^an agenda, (3) eksekutifmenciptakan lingkungan kerja yang kondusif dengan memasukkannorma-norma, nilai-nilai yang ada di antara anggoranetwork dalamkesehariannya dihadapkan pada; (1) proses pcmbuatan keputusan,(2) eksekutif membutuhkan informasi yang relevan secara cepat danefisicn sebagai dasar keputusannya, (3) sumber informasi tidak ter-batas pada sistem informasi formal dalam organisasi, tetapi juga darisistem informasi baik informasi internal maupun ekstcrnal.

68 JAAI VOLUME 2NO. 1. JUN11998

ISSN: 14120 -2420 • Distributed Inlelligence Executive Infonnation Systemj'ayanrfa

' Bcntuk informasi dapat berupa tulisan, lisan maupun computer based information. Mintzbcrg (1973) mencmukan bahwa ck-sekutif dalam membuat penyclesaian suatu masalah scring mcng-gunakan intuisinya, tcrutama untuk kcputusan yang sifatnya tidakterstruktur. Pcnelitian tcntang pcnggunaan computer based infomut-tion bclum banyak dilakukan, tetapi banyak penelitian telah mencmukan bahwa dewasa inisangac diperlukan adanya suatu sistcm informasi yang dapat digunakan scbagai dasar pcmbuatan kcputusanstrategik oleh para cksckutif untuk mcndapatkan posisi unggul pc-rusahaannya (Kettinger et al. 1994;-Bergeron et al. 1991). Tcmuanini sangat beralasan, karena dalam era teknologi dewasa ini perusa-haan dituntut iebih inovatif dalam upaya peningkatan cfisicnsi, pro-duktivitas,'kualitas dzn customer responsiveness. Untuk itu, pcrusa-haan harus beroperasi secara flcksibcl. Porte (1995) menyarankanadanya suatu perbaikan secara terns mcnerus tcrhadap efisicnsi,produktivitas, kualitas dan customer responsiveness mcrupakan syaratmutlak •'untuk* mcndapatkan keunggulan kompcritif dalampersaingan global.

Semakin' meningkatnya kesadaran cksckutif bcrinvcstasi..dalam teknologi informasi dewasa ini, tcrutama di dorong adanyatuntutanatau kcbutuhan dalam menghadapi lingkungan bisnis yangbersifat dinamis dan turbulent. Firestone Tire dan Rubber Co dalamComputerwood, September 27, 1982 yang dirujuk Efraim Turban(1990) memberikan pcnjelasan.tentang arti pentingnya penggunaansistem informasi scbagai pendukung pcmbuatan kcputusan strategik, yaitu: (1) pcrusahaan beroperasi dalam kondisi yang tidakpasti, (2) pcrusahaan dihadapkan dalam kondisi persaingan yangsemakin tajam, (3) pcrusahaan dihadapkan pada alur (tracking)dalam sejumlah operasi yang semakin komplek, (4) kemungkinankeberadaan sistem komputer pcrusahaan yang kurang mcndukungefisicnsi, (5) kemungkinan departemen data processing tidak dapatmemenuhi kcbutuhan informasi bagi manajemen yang bcrvariasi,dan (6) fungsi analisis bisnis tidak inheren dcngan keberadaansistem.

Pcmbuatan kcputusan mcrupakan pekcrjaan yang tidakmudah. Pada tahap intelligence, -design, choice sangat dibutuhkanadanya konsentrasi, waktu, bckal pcngetahuan dan pengalamanyang cukup. Kompetensi semacam ini belum tentu dimiliki padasetiap orang. Efraim Turban (1993) mcnyatakan ketiga tahapanproses itu scbagai fase pertama (pcriksa bagan 1). Pada fasc pcr-tama, decision maker harus melakukan penilaian tcrhadap informasi.

JAA1V0LUME2N0.1. JUNI1998 69

Dfstribuled Intelligence Executive Information SystemiPayamfa ISSN: 14120 - 2420

Scanning

Phase I

Phase n

yaitu melakukan scanning terhadap informasi yang bersumber baikdari sumbcr informasi internal maupun eksternal. Hasil penilaiandigunakan sebagai dasar pembuatan anaiisis baik bcrupa analisiskualitatif-maupun kuantitatif. Bcrdasarkan hasil analisis tersebutpcmbuat keputusan membuat altcmatif solusi dan penilaiannya.Solusi tcrbaik akan ditetapkan sebagai outcome dari proses, yangmcrupakan fasc kedua. Keputusan yang diambil inilah yang menu-rut Alter (1996) disebut sebagai tahap implementasi. Model prosespembuatan keputusan oleh eksekutif menurut Turban (1993) disa-jikansepcrripada bagan 1 berikutini:

• Bagan 1The Making Process of an Executive

External

Environment

Internal

Environment

• ' • Evaluation of

Information SScanning

QualitativeAnalysis

Intopretation:Is there a problem ?

Opportunity

Decision: What to do

about the problem(opportunity)

QuantitativeAnalysis

Sumber: Turban 1993, p. 118

70 JAAI VaUME 2 NO. 1. JUN11998

ISSN: 14120 -2420 Distributed Intelligence Executive Information SystemJ^ayanrfa

Omputmz^^Supponp Executive Decisums

- Executive Infinmatum System (BIS) mcnipikan ' computerbased injbrmation pcndukung cksekutif-yang dirancang dengan fokusuntuk membantu melakukan monitorin£, filter dan mengorganisirinformasi pada cksekutif,-sehingga penggunaan informasi.tersebutmenjadi4ebih efektif. Ide dasar ^kembangkannya EIS adalah membantu eksckutif dengan-mcmberi alat untuk mengakses informasiyang- relcvan untuk akdvitas manajemen mcrcka. EIS sebenamyabukan menipakan barang baru, karena penggunaan komputer scba-gai- pendukung pembuatan keputusan telah ada sejak akhir tahun1970-an-dengan namia-D^cwtw Support System (DSS)'. Pada saat ini,DSS sebagai sistem^pendukung pembuatan keputusan kemamapu-annya terbatas •pada-j-analisis •yang dikehendaki eksekutif dancenderung lingkupnya sempit. 'Ada tiga kategori computer based in-_/&n««tto»-yang termasuk daiam kategori DSS, yaitu: decision supportsystem, expert system dan-- executive information system.

'.'.Decision Support System (DSS) merupakan sistem informasikomputer.-yang digunakan- untuk membantu proses peng^bilankeputus^jv yang-. lebih 'diarahkan- untuk membantu dalampemrosesan.data. DSS memberikan respon secara tepat untuk me-menuhi kcbutuhan:pembuat.keputusan dan dapat memberikanjawaban atas pertanyaan''"bagaimana jika^.'.Perangkat \\yn2k-spreadsheet merupakan contoh .umum .DSS,-namun perangkat lunakspreadsheet .ita scndiri bukan merupakan DSS. Perangkat lunakspreadsheet dzpzt digunakan untuk mcngcmbangkan DSS, misalnyadalam menentukan Net Present Value (NPV) dalam-suatu analisisinvestasi. Expert System (ES) merupakan jenis DSS yang dirancangmenycrupai pengctahuan dan teknik-tcknik pemecahan masalah dariscorang ^li.-ES mampu menyimpan berbagai aturan keputusandan mcnarik kesimpulan dengan cara manipulaisi aturan-aturan tcr-sebut. ES mempunyai kemampuan untuk menyajikan dan menjelas-kan proses pemikiran yang digunakan untuk membuat keputusan.Executive Injbrmation System (EIS) merupakan perangkat lunak yangdirancang untuk kebutuhan informasi strategis dari manajemen

•tingkat atas. EIS memberikan akses kepada manajemen tingkat atassecara mudah ke informasi tertentu yang telah diproses oleh sisteminformasi organisasi.

JAAI VOLUME 2NO. 1. JUN11998 ' 71

DistributedIntelfigence Executive InformationSystemiPayamfa . ISSN: 14120-2420

ExecutiveInformation System dan.Perkembanganya

Efraim Turban (1995) menyatakan bahwa EIS mcrupakanalat yang membantu pekerjaan eksekutdf dalam melakukan identifi-kasi masalah-masalah dan atau peluang-peluang bisnis (fase I) danmengambil tindakan yang tcpat (fase n bagian 1). EIS juga digu-nakan untuk meningkatkan komunikasi: Watson cc al. (1991)menyatakan bahwa tujuan umum EIS adalah: (1) mcngurangi datayang membombardir eksekudf, (2) meningkatkan rclcvansi, kete-patan dan kegunaan informasi sebagai dasar tindakan cksekutif, (3)memfokuskan tim manajemen dalam mcnangani masalah-masalahkritis yang mempengaruhi kesuksesan perusahaannya, (4) memper-cepat tugas-tugas cksekutif, (5) sebagai indikator awal, misalnyateijadi pergcseran sclera konsumen.

Mcskipun teknologi DSS teiah muncul agak lama namuntemyata tujuan dasar yang ingin dicapai ddak tcrpcnuhi. Tujuandasar DSS adalah unttik mcndukung pcnyclcsaian masalah-masalahyang komplek yang dihadapi manajemen. Goslar ct ai. (1986)menyatakan bahwa banyak literatur mcngungkapkan bahwa DSStelah gagal dalam memberikan gambaran yang komplit mengenaipengaruhnya tcrhadap keputusan cksekutif. AJasannya sederhan,karena manajemen terutama yang manajcr senior hanya sedikitsekali menggunakan komputer, dan DSS sejak awal tidak dirancanguntuk•membantu tugas-tugas cksekutif. Teknologi DSS banyakdigunakan oleh para analis untuk melakukan akses tcrhadap per-masalahan yang kompleks, mengcvaluasi setiap usulan altematifsolusi atau membantu mcmilih dan mcngimplcmentasikannya. Ke-gagalan DSS mcndorong munculnya EIS dan segala variasinya(executive support system, enterprice wide support system) yang dirancang secara khusus untuk mclayani kepcntingan cksekutif. Sampaisekarang ini, EIS telah mengalami tiga gcncrasi pcrkembangan,

' yangsejalan dcngan peningkatan kemampuannya.♦ EIS Generasi Pertama, Turban dan Walls (1995) mengudp

pemyataan J.F. Rokert dan M.E. Trcacy (1992) yangmenyatakan bahwa EIS dirancang dcngan tujuan utama untukmembantu mengidencifikasi masalah-masalah, peluang-peluangbisnis secara lebih awal (fase I). EIS generasi pertama dikcm-bangkan pada awal tahun 1980-an. EIS digunakan sebagaimonitoring control system. Turban danWalls (1995) menyatakanbahwa EIS mcmpunyai kemampuan untuk tracing kinerja fak-tor kunci, pelaporan penyimpangan, drill down dan elektronic

^2 JAAI VOLUME 2NO. 1, JUN11998

ISSN: 14120 -2420 Distributed Intelligence Executive Information System.Paya/7tfa

mail. Tujuan dasar EIS adalah untuk mengidcnrifikasi masalah-masalah, dan peluang-peluang bisnis scdini mungkin. Ke-banyakan data yang digunakan merupakan data internal, tetapibeberapa sistem mampu memonitor data ckstcmal. Pada EISgenerasi pertama, masalah keterscdiaan data yang dibutuhkaneksekutif memainkan pcran pendng di dalam perancangan EISsecara lebih balk (Jones, J.W.-dan-R.-McLeod 1986). Parapencliti pada waktu -itu lebih- tertarik pada pengembangansistem (EIS), kemampuan dan kegunaannya.

♦ EIS Generasi Kedua. EIS generasi kcdua mulai bermunculansekitar akhir tahun 1980-an kedka Rockart dan Dolong mem-perkenalkan konsep Executive-Support-System (ESS). ESS merupakan suatu. sistem pendukung yang lebih komprehensif{comprehensive support system) yang lebih baik kemampuannya

- dari pada EIS generasi pertama untuk melakukan komunikasi,otomasi kantor dan pendukung analisis. Pada saat itu, konseptools to support merupakan konsep baru. ESS merupakan inu-graud tools yang memungkinkan dilakukannya analisis secaraekstensif dan mengkomunikasikan • hasilnya bersama-samadengan kemampuan monitoring dan kontrol (Turban dan Wall1996: 85).

♦ EIS Generasi Ketiga. EIS generasi kcdga mulai diperkenalkansekitar tahun 1990-an, dengan, menggunakan dasar Local Area

- Netjvi^k (LAN) sehingga memungkinkan eksekutif bersama-sama dengan manajer yang lain untuk melakukan akses secaracepat terhadap informasi baik dari sumber internal dan ckstcr-nai yang ada di berbagai lokasi yang.berbeda. EIS generasikedga dipandang sebagai enterprice wide system. Pada era ini EISberkembang secara-lebih cepat, lebih intelligent^ yang lebihdikcnal sebagai Distributed Intellegence Executive Jnjbrmation System (DIEIS).

IHstributedIntelligence Executive InjbrmationSystem (DJEIS)

DIEIS merupakan EIS generasi kedga, yang dikembangkandengan kemampuan sebagai multiple problem solving agents dandilengkapi dengan kemampuan teknologi multiple expert system.DIEIS dapat mcmbantu eksekutif.dalam mengidentiflkasi masalah-masalah dan atau menemukan peluang bisnis (fase I pada bagian 1)yang dilengkapi dengan kemampuan multiple expert system danmengimplementasikan hasilnya dalam proses pembuatan kepucusan

JAAI VaUME 2NO. 1. JUNI1998 73

Distribuled Intelfigence Executhre Information SystemiPaya/Trfa ISSN- 14120-2420

74

(fase n pada -bagian 1).- Dalam hal-ini, expert system merupakan• bagian dari sistcm ihformasi (DIEIS) yang didasarkan pada penge-

tahuan dan cara-penalaran seorang ahli yang digunakan dalam pe-mecahan masalah oleh pemakainya (Bodnar 1995;p. 5), sehinggamenjadi siiatu branch dari penerapan artijicialmullegence (AI).

Dalam-^design-DIEIS,^-Turban dan Watson (1989)mengusulkan paling-tidak ada tujuh intelligent agent untuk setiaptugas tertcntu. Perpaduan ant^a -konsep Distributed Decision Making (DDM) dan Group Decision'Support System (GDSS) telah mampumeningkatkan cfektifitas'fun'gsi'EIS sebagai-sistcm informasi kom-putcr peridukung eksckdtif.'Koasep-DIEIS digambarkan sebagai

• intelligentESS sepcrti 'terlihat pada bagan 2.-dapat'-mendukung eksekutif dalam meme-

cahkan bebcrapa'perm'asalahan yang kompleks, yang tidak hanyadidukung dengan'informasi yang bersifat tunggal dan prosesmekanisds.-Wang-dari-Watson (1993) mengusulkan bahwa DIEISsebaiknya dilengkapi dengan'kcmampuan untuk environmental scan-

•ning dan yang-didukung dengan bcberapabidang keahlian (multiple expert'system)-. Misalnya, kcahlian dalamhidzn^ lahorrektions, investment, productivity improvement. SeluruhES harus dirancang dengan bahasa dan alat yang sama, karena padadasarnya masing-m'asing ES merupakan stand-alone system. Untukmendukung -berfungsinya EIS,* masing-masing .ES memerlukansisterii yang dapat mengintegrasikan -dan mengkoordinasikannya.Ide dasar untuk tcrjadinya otomasi pemrosesan informasi sangatdimungkinkan; Eksekutif- sebagai pemakai dapat melaksanakanpekerjaannya dengan bantuan electronic agents. DIEIS harus dipan-

' dang oleh eksekutif' sebagai' black box untuk mengidentifikasimasalah-masalah dansolusinya.

Konsep DIEIS muncul •berawai dari adanya konsepDistibuted Problem Solving (DPS) dan sebagai rcaksi adanyakelcmahan EIS. Smith dan Davis (1981) sepcrti dikutip oleh R.T.Chi dan E. Turban (1995) mendefinisikan DPS sebagai berikut:"Distributed Problem Solving is the coorperative solution ofproblems by adecentralized and loosely coupled collection ofknowledge sources (KS^s)(procedures,'set of rules^ etc.), located in a number of distinct processornodes." Fokus riset-risec tentang DPS berkaitan dengan sifat dariDPS dan multi-agent environment, yang dikembangkan untuk mem-bantu memecahkan masalah-masalah yang kompleks. R.T. Chi dan

Turban (1995) menyatakan bahwa sistem semacam itu seringdisebut sebagai distributed artificial intelligence (Huhns 1987), co-

JAAI VOLUME 2 NO. 1, JUNI1998

ISSN: 14120 - 2420 Distributed Intelligence Executive infomiation SystemiPayemfa

operative knowledge-based systems (Croft dan Lefkowitz 1988), dan^roup problem solving system (Shaw dan Fox 1991).

Bagan 2 Intelligent ESS

ES2 H

ES3j*—>

r

Qualitative

Analysis

To User

Interface

of Irfomiation

' Problem User

Identification Interface

ES5

Decision

(Choice)

Quantitative

Analysis

implementation

Sumber: Roberts T. Chi dan Efraim Turban (1995), p. 119

Efektivitas EIS (DIEIS) sangat ditentukan oleh tersedianyainformasi yang dibutuhkan. EIS harus berisi dengan informasi yangmcndalam (detail) dan broad scope. Jika tidak maka sistem tersebuttidak berguna. Artifical Intelligence dapat membantu EIS di dalamretrivin^, filtering, presentation dan memberikan kontribusi yang sig-nifikan dalam proses pembuatan keputusan. Ketika EIS berisi informasi yang broad scope, maka tugas-tugas EIS dapat di deversifikasi

JAAI VOLUME 2 NO. 1. JUN11998 75

Distributed Intellqence Executive Information Syslem:Payamfa ISSN: 14120 - 2420

76

dengan lebih dari sam a^ent. Dengan adanya dukungan multipUpert system, maka DIEIS akan dapat mclakukan penugasan sccaraotomatis dan lebih intelligent, sehingga basil keputusannya lebihoptimal.

Adanya dukungan dengan ES yang heterogen dapat mem-banru mengatasi masalah-masalah yang kompleks. Distributed Intelligence Processing (DIP) memungkinkan tcrjadinya sharing atas sum-ber-sumbcr guna meningkatkan cfisicnsi dan cfektivitas sistem. R.T.Chi dan E. Turban (1995) rricngutip pcrnyataan Durfec (1988)yang menyatakan bahwa intelligent agent (AX) dapat mengkombina-sikan sumbcr-sumbcr, sehingga intelligence darigroup agentitu lebihbesar (lebih baik) daripada pcnjumlahan masing-masing AX sccaraindividual. R.T. Chi dan E. Turban (1995) mcngurip pcrnyataanSmith dan Davis (1981) bahwa ada dua bcntuk DPS yaitu: (1)task-sharing dan (2) result-sharing.♦ DPS task'Sharit^ Systems. Dalam DPS Task-Sharing System,

masalah {overal problem) akan dipccah-pccah (dibagi) kc dalammasalah yang lebih kccil {sub-problem). Sedap sub-problem akandidistribusikan kepada sedap agent untuk dicarikan solusinya.Sedap agent akan bckerja sama dengan agent lainnya denganmembagi computational load untuk mclakukansubtask dari kese-luruhan masalah. Sedap e^ent akan mclakukan penyelcsaiansedap subproblem dan sccara elektronik dilakukan sinkronisasimelalui flingsi koordinator {coordinator mechanism). Hasil darimasing-masing agent akan disinkronisasikan oleh flingsi koordinator sccara elektronik pula. Hirarki sistem DPS task sharingdilukiskan padabagan 3.

# DPS Result-Sharig Systems. Dalam DPS Result-Sharing Systems, R.T. Chi dan E. Turban (1995) mengudp pcrnyataanSmith dan Davis (1981), Yang menyatakan bahwa keijasamadiantara tyent-agent dilakukan dengan membagi partial result(subresult) berdasarkan perspckdf apa yang mendasari penyelcsaian keseluruhan masalah. Pengcndalian yang dilakukan berdasarkan pada orientasi data. Masing-masing (^ent akanmclakukan tugasnya dengan menggunakan informasi yang se-suai dengan kebutiihannya, sehingga dalam sistem ini hirarkidari task-subtask relationship ddak tampak dilakukan antar agent.Masing-masing agent akan berdndak sesuai dengan tugasnya,agent tenentu bertugas pengirim informasi untuk agent lain,kelompok agent tertentu bertindak sebagai planner d^ agmt

JAAIV0LUME2N0.1, JUN11938

k

>s

1^1

ISSN: 14120 - 2420

Problem

Distributed Intelligence Executive Informalion SystemJ'ayefTrfa

tertentu yang lain mclakukan rencana. Kerja sama antar a^mtakan dikoordinasikan oleh coordinator mechanism. Fungsi koor-dinator-dilakukan sccara clektronik dengan cara mcngatur carakerja masing-masing a^mt. Hasil kerja a^ent satu akan diianjut-kan olch a^ent-y2n%-bm,zA^fent tenentu baru bekerja seteiah

tertentu yang-lain selesai-melaksanakan tugasnya sesuaidengan "perint^" •koordinator. Hirarki dari DPS Result-SharingSystems dilukiskan seperti bagan 4.

Problem

.. Bagan 3:.Framework ofTask-Sharing Systems

•• 'Sub

•Problem

Problem

Sub

• Problem

•M Agent #2 Coordinator

Agent # 3

Solution

Sumber: R.T. Chi dan E. Turban (1995: P. 121).

Bagan 4:Frameworkof Result-SharingSystem

Agent# 1 ^Agent#2

Problem^^ Coordinator^I

^Agent#3

•>{ Solution

Sumber: R.T. Chi dan E. Turban 1995, p. 122.

JAA1V0LUME2N0.1. JUNI1998 77

Distnbuted Intelligence Executive Information Syslem:Payam/a . ISSN : 14120 -2420

# Coordination mechanism. Dalam •mekanisme kerja DIEISfiingsi koordinator dilakukan olch coordinator mechanism. R.T.Chi dan E. Turban (1995) mengutip pernyataan Durfec (1988)Yang menyatakan bdhv/z'coordination Mechanism bcrtugas un-tuk mengatur problem solving processing, sehingga a^mt-a^entdapat bekeija bersama-sama sebagai suaru coherent team. Koor-

• dinasi dilakukan dalam bentuk pertukaran data atau informasi,pertial solution plans, -constrains dapat dilakukan dalam bentukrcvisi kcgiatan, sinkronisasi, ^up mediation dan sebagainya(R.T. Chi dan E. Turban 1995, 123).

Bagan 5 menggambarkan model konseptual DIEIS. Baganini menjclaskan struktur, operasional dan arus informasi dalammekanisme kerja DIEIS. Dari kerangka konseptual terdesentralisasiuntuk membcrikan solusi terhadap permasalahan yang kompleksmei^ui suatu koordinator. Masalah yang kompleks dibagi menjadimenjadi submasalah-submasalah yang lebih kecil dan dibuat solusiparsialnya oleh agent-agent. DIEIS mencakup tujuh' independensubsistem yang masing-masing bekerja bersama dansaling berkaitansccara crat. Ketujuh subsistem tersebut adalah (R.T. Chi dan E.Turban, 1995, 124): (1) Knowledge processing agents, meliputi:DBMS events, deductive reasoning agents, computational agents, inductive reasoning agents; {2) Knowledge based, meliputi: case base, rulebase, database; (3) Knowledge creating/collecting agents, meliputi: en-vironTnent scanning agents, e-mail agent; (4) User interface, meliputi:action mechanism, presentation mechanism-, (5) Multimedia agenu, (6)TheEnvironment-, (7) Coordinator.

DIEIS menggunakan data baseinternal dan ekstemal. Datayang adadiproses diintcrprestasikan olch knowlet^e processing agent,yang bcrtanggung jawab untuk mc-retrieve dan mengorganisasi datadari knowledge base dan menyuntingnya. Data yang telah dibersihkan,{refined data) sclanjumya akan dikirimkan Representation mechanismuntuk eksekutif, mclalui userinterface.

JAAI VOLUME 2 NO. 1, JUN11998

ISSN; 14120 - 2420

KrtoMedge6a*ed

•Distributed Intelligence Executive Information SystemJ'ayamfa

Bagan 5:TheConceptual Framework of DIEIS

OBMSAgerfU

f DeductiveI Reaseonina\ Agent*

ComputationalAgent

inductiv*

Reasoning*- Agent

KnowledgeProcessing Agents

Coordinator

User Interface

"I'Action Presentation

Mechanism Mechanism

Executives

/ EnvironmentIScanrung Agnrttt

Learttir>gAgent*

E-mail Agents

Knowledge CreatingAgents

The Envffonment

Multimedia

Agent

Sumber: R.T. Chi dan E. Turban, 1995, p. 124

User interface merupakan media dialog antara koordinatordengan* eksekutif dan mulutnedxa agents. User intetface akan mem-berikan informasi dalam bentuk format yang informatif dan lebihkomprehensif, schingga proses pembuatan keputusan eksekutifdapat berjalan secara lebih efisien dan cfektif. User intetface dibagimenjadi dua berdasarkan fungsinya, yaitu; (1) action (input) mechornism., dan (2) presentation (output) mechanistn (R.T. Chi dan E.Turban (1995). Informasi mentah dari agcn pemrosesan informasi

JAM VOLUME 2NO. 1. JUNI1998 79

Distributed Intelligence Executive Infomtation SystemPayamta ISSN: 14120 - 2420

yang bcrbcda akan disunting, dan diorganisasikan dalam benmkformat yang informatif oleh koordinator, dan selanjutnya dikirim-kan ke user interface untiik disesuaikan dengan kcbutuhan cksekutdf,

Secara umum, flmgsi user interface dalam DIEIS akandisusun dalam bentuk modul-modul. R.T. Chi dan E. Turban(1995) menjeiaskan beberapa modul tersebut adalah : (1) status report, meliputi: textual explanation dan trend graph; (2) reminder,meliputi: notes, calender, tracing information about massages; (3) inves-tigation, meliputi; comparations, calculation, drill down, personalizedanalysis, graphics; (4) electronic mail, yang mcntransmisikan infor-masi antar sub sistem dan modul, (5) new serpice, b^ eksternal daninternal dengan kemampuan melakukan drill down stcdiz detail; (6)Detailed analysis, meliputi; analisis kualitatif dan kuantitatif yangdilakukan oleh Executive Support System (ESS). Arus informasidalam mekanisme bekerjanya DIEIS digambarkan pada bagan 6.

Knowledge processing agents bekerja membutuhkan informasi. Untuk memenuhi kcbutuhan informasinya, agent tersebutakan mc-retreive dengan menggunakan DBMS cgents dari berbagaiknowledge bases. Jika kcbutuhan" informasi ddak tcrsedia dariknowledge bases yang ada, maka koordinator akan memerintahkanknowledge creating/collecting agent untuk mendapatkan informasiyang dibutuhkan tersebut dari iingkungannya (data bases eksternal).Proses pengumpulan informasi dari data bases eksternal dilakukan dengan cara melakukan environtnent scanning, pembelajaran,dan menggunakan fasilitas e-mail. Jika informasi yang dibutuhkandiperoleh, selanjumya informasi akan disunting dan dikirim kepresentation mechanism. Presentation mecanism akan menyajikannyadalam bentuk format yang informatif dan komprehensif kepada ek-sckutif. Mekanisme kerja dan arus informasi tersebut akan berjalansesuai aturan yang diperintahkan fungsi koordinator.

KARAKTERISTIK DAN MANFAAT DIEIS

Untuk mendesain EIS (DIEIS) yang mempunyai kemampuan seperti dilukiskan di atas ternyata bany^ menghadapikesulitan. Beberapa kesulitan tersebut antara lain adalah kesulitan:(I) menemukan kebutuhan informasi eksekutif (Watson danFrolick 1992), (2) mengclola proses pengembangan EIS (Watsonet al. 1991), (3) meningkatkan environment scanning dan intcr-

JAWVaUME 2 NO. 1. JUNl 1996

ISSN; 14120 - 2420 Distributed Intelligence Executive Informabon Systemipayanrfa

pretasinya, (4) juslifikasi terhadap EIS, dan (5) menginte-grasi-kan EIS dengan sistcm informasi komputer yang lain.

DIEIS yang dikcmbangkan scbagai reaksi atas kelemahanEIS mempunyai banyak perbedaan. R.T. Chi dan E. Turban (1995)menjelaskan karaktcristik yang- berbeda antara EIS generasi ketiga(DIEIS) dengan EIS generasi sebelumnya, seperti tampak padatabel 1.

Dewasa ini, EIS (DIEIS) scring diintegrasikan dengan be-bcrapa komponcn software guna meningkatkan kemampuannya,yaitu antara lain: (1) mcmudahkan akses terhadap informasi global,(2) ad hoc analysis, (3) information numitorin^, (4) kemampuandalam forecasting, (5) sebagai filter,-pembaharu dan pelacak datasecara kritis, (6) mcmungkinkan akses terhadap data historis dan.sekarang, (7) Icbih ckstensif dalam penggunaan data eksternal, (8)kemampuan drill down, dengan adanya intelligent agent yang dapatmembantu mengidentifikasi apa-yang.-salah-secara cepat, (9)mengkoordinasikan faktor-faktor kund yang mempengaruhi kesuk-scsannya, (10) menunjukkan tren, rasio-rasio,-dan deviasi, (11)menyediakan bagi manajemen dengan exception report, (12) writteninterpretations, (13) incorporatinggraphic arid text in the.same display '̂'(14) highlights problem indicators, (15) menyajikan informasi dalambentuk hirarkis, (16) supporting open-ended problem explanation(Robert T. Chi dan Efraim Turban 1995; hal 118).

Tabel 1:

Karakteristik dari EIS dan DIEIS

Problem

Solving 'Agents

•'Expertises Natured of

Problem

Solved

Automation of

Problem Solving

EIS/ESS satu atau lebih homogen sempit atausederhana

satu atau terbatas

DIEIS bcberapa hcterogen kompleks multiple extensive

Sumber: R.T. Chi dan E. Turban (1995), p. 119

JAAl VOLUME 2NO. 1. .JUN1199881

Dtstribuled Intelligence Executive Infonnation SystemiPaya/nfa . ISSN: 14120 - 2420

Bagan 6.Knowledge Processing and Creation in DIEIS

Receive g quary

ction Mechantn) (in u«er interface)

Check With the exettinn IndexCeofdinator/indax

Is the eurent quaryin the e)dsting

knowledge base 7

Locate krwwtedge processingagents based on the index

Coordinator/Irxiex

.'Knowledgeprocessing-> ••

the Knowledge processing agents

is the cuTWt

quary solved ?

Are other

sub problememerged?

Decompose into sutxtuehes

Locate knowledgecreating/collection agents

Coordinator Index

--^f-Knowledge.creat^cdilectlng

Updata the Index

Coordinator

Are other

knowledge -processing agents

available based

on Index?

Output the resiSt to presentation mechanism

Coordinator

Presentation for executives

Presentation mechanism (ih user Interface)

Sumbcr R.T. Chi danE.Turban, 1995, p. 125= Shaded areas indicated thatconcurrent processing is posible

62 JAAI VaUME 2 NO.1. JUN11998

ISSN: 14120 - 2420Distribuled Inlelligence Executive Infonnation Syslem:Paya/nta

IMPLEMENTASI EIS DALAM SISTEM INFQRMASIORGANISASI

Sesuai dengan namanya, EIS dirancang terutama dimak-sudkan untuk membantu eksckucif dalam mengakses informasi yangrelcvan untuk kepentingan akdvitasnya; Sumber informasi yangdiperlukan cksekutif datang dari-sumber informasi internal, yangdihasilkan oleh sistem informasi pcrusahaan dan sumber informasieksternal. Sistem informasi internal yang dirancang sesuai denganfungsional perusaliaan terscbut, sehingga sering disebut sebagai subsistem fungsionabya. Sub sistem- fungsional meUputi: ntarketm^infomtation system, manufacturiii^ information system, financial, injbr-mation system,-d^n hunuin resources information •Sebagai subsistem dari sistem•informasi organusasi McLeod (1995, p 500)menggambarkan kedudukan EIS (DIEIS) dalam organisasi perusa-haan seperti tampak pada bagan 7..

Bagan 7 •

Firm With an Executives Information System .

Maftettfig /Manufactunngbiformetjon / HformstionSystem / System

FmanCkOlbrfonnation

System

TopMan*g«r

Hunan

Rewuicet

Intormation

System

Low Manager

Sumber :Raymond McLecxI, Jr. Management Information System. (1995. p. 506)

JAM VOLUME 2 NO. 1. JUN1199883

DistributedIntelligenceExecutiveInformatjonSystemPayamfaISSN:14120-2420

PENGARUHEISVADADECISIONMAKINGPROCESS

84

•Alter(1996)yakinbahwasisteminformasimcmpunyainilaidalamprosespengambiiankeputusankarenamcmbantumengurangiboundedrationaUty,-yangmerupakanmasalahumumdalamdecinonmakingprocess.•Menuruthoundedrationalitytheory,decisionmakerdidalam'prosespembuatankeputusandihadapkanketerbatasanwaktu,ketcrbatasaninformasiyangmenjadidasarpengambiiankeputusan,-dankemampuanmemprosesinformasi,sehinggakeputusan-yangdibuat'menjaditidakoptimal.Decisionmakin^processseringrtisakkarenaadanyafenomena:(I)poorJram-

recenctly^ects,{Z)primacyeffecUy{4)poorprobabilityestimation,(5)overconjidence{PAicv-l996\p.-209).Efcktivitasataskeputusanyangdibuat.dirusakataudipengaruhiolehadanyarerangkaawalyangsalahJ-dandianut'-pembuatan-keputusan,perbedaanbahasayangdigunakan,ingatanterakhirdecisionmaker.,adanyake-salahancsrimasiprobabilitasdanadanyakeyakinanbcrlebihanataskejadian-yangfamiliar.Alter(1996)yakinbahwasisteminformasi(termasuk-EIS)-vdapat-membantu/mengatasi.-masalah-masalahterscbut.Adanyasisteminformasisebagaialatyangmemungkinkanuntukdilakukan:(1)akseslebihbaik.terhadapinformasi,(2)enforcingrulesandprosedures,(3)automatingdecisions.Sisteminformasi(termasukEIS)menyediakaninformasiyangrelevansebagaidasarun'tukmenghasilkaiidanmengevaluasialternatifyangdiusul-kankarenadcnganbantuanteknologiinformasimemungkinkanterjadinya;(1)speedofprobletnidentification,(2)speedofdecisionmakingdan(3)extentofanalysis.D.E.LcidnerdanJ.J.Elam(1994)mengutipbcberapaframeworkuntukmcngetahuipengaruhpenggunaanEISsepertiyangdinyatakanolehCarlon,S.A..danWidmeyer,G.R.,(1990),yaitudiantaranya;(1)EISsebagaidecisionmakingorproblemsolvingtools,(2)EISsebagaiscanningtools,(3)EISsebagaiinternalmonitoringtools,dan(4)EISsebagaicommunicationtools.Dalamartikelinipc-nulismenggunakanjrameworkEISsebagaidecisionmakingorpwble7nsolvingtoolsdalamkontekssisteminformasi:organisasi.Dalamling-kunganorganisasiyangdinamisdanturbulentdewasaini,eksckutifsangatmendambakanadanyasisteminformasiorganisasiyangmampumcmberikaninformasirelevansecaracepatuntukprosespengambiiankeputusannya.ImplementasiEISsebagaisubsisteminformasiorganisasidiharapkanmampumemberikandayadukungterhadapterscdianyainformasiyangrelevanbagikepcntingan

JAAIVOLUME2NO.1,JUN11998

ISSN-14120-2420 Dislribirted intelligence Executive Information SystemJ'ayamfa

eksekutif. Eksekutif tidak lagi mcnghadapi masalah denganbanyaknya informasi yang masuk tetapi tidak rclevan sebagai dasarpengambilan keputusan. Disamping itu, EIS diharapkan mampumenekan fenomena commonJlaw di dalam decision making process danadanya bounded rationality yang melekat pada diri decision maker,sehlngga keputusan yang dihasilkan lebih obyektif dan optimal.

Kecepatan pembuatan keputusan menjadi lebih pentingdalam situasi lingkungan organisasi yang kompetitif, dan informasimenjadi faktor penting dalam upaya peningkatan kinerja organisasi(Eiscnhardt 1989). Dalam stu(inya ditemukan bahwa pcrusaha^semakin efektif dengan strategi pembuatan keputusan yang dilaku-kan secara lebih cepat. Pcrubahan teknologi dan semakin cepamyakomunikasi membuat time span menjadi penting (El Sway, O.,1991). Eisenhardt (1989) mengidentifikasi bahwa keyakinan dankekhawatiran dalam penentuan kecepatan proses pembuatan keputusan. Berkaitan dengan- penggunaan EIS sebagai alat untuk mem-bantu membuat keputusan paling tidak" ada tiga faktor kunci yangdapat diidentifikasi, yaitu: (1) speed ofproblem identification, (2) speedofdecision making, (3) extent ofanalysis. •1. EIS dan Problem Identi^tion'Speed. EIS (DIEIS) membantu

eksekutif dalam mclakukan monitoring dan memahamiperubahan lingkungan yang terjadi secara cepat, sehingga me-mungkinkan eksekutif mengidentifikasi masalah-masalah danbereaksi secara lebih cepat untuk mcngantisipasinya. Dengantersedianya data ekstemal dan internal memungkinkan eksekutifmelakukan analisis kualitatif dan kuantitatif untuk mcnemukanmasalah-masalah (kelemahan dan ancaman) dana mengidentifikasi kckuatan dan peluang yang dihadapinya.

2. EIS dan Decision Making Process. Adanya kecepatan dalampembuatan keputusan berpengaruh positif tcrhadap kinerja pc-rusahaan dalam lingkungan perusahaan yang high velocity danmerupakan faktor kunci untuk melakukan diferensiasi sebagaikonsekuensi keputusan strategik (Bourgeouis dan Esenhardt1980). Bebcrapa srudi tentang dampak penggunaan teknologiinformasi akan mendorong identifikasi masalah-masalah secaracepat, akurat dan lebih cepat. Huber (1990) dan Eisenhardt(1989) mcnemukan bahwa perusahaan yang tclah menggu-nakan teknologi maju lebih efektif dalam membuat keputusanstrategiknya. Secara spcsifik hasil studi yang dilakukan Dorothydan Elam (1994) telah mcnemukan adanya hubungan positif

JAAIV0LUME2N0.1. JUNI1998 ^

Distributed Intelligence Executive Information System:Paya/7i/a ISSN: 14120-2420

86

yang signifikan antara penggunaan EIS dengan kecepatan pem-buatan kcputusan eksekuiif.

3. EIS dan Extent Analysis. Dorothy dan Eiam (1994) mengutipenam karakteristik strategi pembuatan kcputusan strategik yangditemukan Fredricson dan Mitchell (1984): (1) process initatum,(2), role of^oals, (3) means/ends relatumship, (4) explanation ofstrategy action, (5) comprehensiveness in decision making, (5) comprehensiveness in integrating decisions. Dari hasU studinya Dorothydan- EIam -(1994) mcncmufcan bahwa comprehensivenessmempunyai- hubungan positif yang signifikan dengan kincrjaperusahaan dalam iingkungan yang stabil, dan sebaiiknya untuklingkungan yang tidak stabil. Temuan ini dapat diartikan bahwadalam- lingkungan yang tidak stabil sangat dipcrlukan adanyakecepatan dalam pembuatan keputasan. Eiscnhardt (1989)yakin-bahwa perusahaan yang -efektif menggunakan analytical

mampu-mcngurangi adanya pcngaruh perilakur--negatifj.misalnya kepercayaan dan pengalaman. Dengan kata

lain, 'adanya kemampuan dalam analisis secara mcndalam akanmeningkatkan . efektivitas strategik.-Jmplementasi EIS mc-mungkinkan - eksekutif melakukan analisis secara lebih mcndalam, sehingga kualitas keputusannya dapat lebih baik. Dorothvdan.Elam (1994) menemukan bahwa ada hubungan positifyang signifikan antara penggunaan EIS dengan cakupan(luasnya) analisis pembuatan kcputusan. Hasjl studi ini konsis-ten dengan hasil studi yang dilakukan Elam dan G. Ledner(1995) yang menyatakan bahwa penggunaan EIS mampumenihgkatakan kecepatan eksekutif dalam melakukan identifi-kasi masalah-masaiah sebagai dasar pembuatan keputusannya.

Namun perlu disadari, meskipun banyak studi menemukanpcngaruh positif penggunaan decision-aid dalam pembuatan kcputusan, tetapi bukan berarti bahwa decison-aid adalah segalanya. Adabeberapa hal yang tidak akan pernah dapat dilakukan olch decision-aid system (EIS, DIEIS, DSS), yaitu; (1) Decision-aid tidak pernahakan menggantikan pengambilan keputasan nranasia, (2) Decision-aid system hanya akan efektif untuk menibantu pembuatan kcputusan yang bersifat terstruktur, dan kurang cocok untuk tipe kcputusan tidak terstrukmr, karena sifatnya hanya sckcdar alat bantupembuatan keputusan,- (3) Nilai informasi tidak bersifat universal,karena relevansi informasi sifatnya kondisional. Relevansi informasierat hubungannya dengan siapa pemakaianya, kapan informasi

JAMVOLUME 2 NO.1, JUN11998

ISSN; 14120-2420 .Distributed Intelligence Executive Infofmalion SystemiPayamfa

digunakan, untuk rujuan apa informasi digunakan dan dalam dalamsituasi bagaimana pengambilan' keputusan dilakukan. Decision-aiddengan memberi kemudaKan dalam idenrifikasi masalah dan me-ncntukan solusinya secara ccpat dan akurat. Keputusan akhir beradapada faktdr manusia, dan keputiLsan bukan merupakan rujuan

• melainkan sekedar alat untuk mengantarkan pada pencapaian rujuanvang diinginkan.

KUNCI SUKSES IMPLEMENTASI EIS

Kesuksesan'penggunaan ElS'̂ daiam pembuaran keputusanoleh eksekurif teriihat dari kemampuannya untuk: (1) memudahkanakses terhadap informasi global, {2)'dd hoc analysis, (3) informationtnonitorin£f,{4:) kemampuan dalam forecasting, (5) sebagai filter,pcmbaharu secafa kritis, (6) mcmungkinkan akses pada data historisdan sekarang,' (7) lebih ekstensis dalam penggunaan data mengada-kan data ekstemal; (8) kemampuan dengan adanya intel-U^ent a£ent yang dapat membantu mengidentifikasi apa^ y^g salah

. secara cepat,- (9). mengkoordinasikan-faktor--faktor..:;kund..yang-mempengaruhi kesuksesannya, (10) menunjukkan trend, rasio-rasiodan deviasi, (11) menycdiakah bagi manajemen dengan exceptionreport, (12) written interpretation, (13) incorporationgraphic and textin the same display, (14) h^htights problem indicators, (15) menyaji-kan informasi dalam bentuk hirarkis, '(16) supporting open-endedproblem explanation. Kemampuan EIS tersebut dapat membantumeningkatkan efektivitas pembuatan keputusan yang dilakukan eksekurif. Namun dari beberapa studi mcnemukan bahwa banyak pc-rusahaan memperoleh manfaat dari penggunaan EIS (Belcher danWatson 1993), tetapi scperti dikurip oleh Rainer dan Watson(1995), Rainer dan Grover (1989) mcnemukan banyaknya penisa-haan yang gagal dalam menggunakan EIS. EIS merupakan high-risksystem. Untuk itu, eksekurif harus mcmahami faktor kunci sukscsyang dapat menentukan keberhasilan pengembangan dan imple-mentasi EIS.

Rainer dan Watson (1995) dalamstudinya mcnemukan 23faktor yang diidentifikasi mempengaruhi kesuksesan pengembanganEIS, diantaranya: (1) EIS sponsor, (2) pendefinisian keburuhaninformasi, (3) dukungan top manajemen, (4) manage data, (5) costconsideration, (6) manage system spread and epolution, (7) dan seba-gainya. Berdasarkan wawancara terhadap 427 responden ditemukanada 46 faktor yang pcrlu diperhatikan dalam mengoperasionalkan

JAM VOLUME 2 NO. 1. JUNI1998

Distributed Intelligence Execulrve Information SystemiPayamfa ISSN; 14120-2420

EIS. Faktor-faktor yang lebih pcnting untuk diperhatdkan ketikamengoperasionalkan EIS adalah fakror: kualitas informasi,pengaruhnya terhadap pekerjaan eksekutif, dan kemudahan dalampenggunaannya. Disamping im, kesuksesan operasionalisasi EIS.secara teknis ditentukan oleh fungsi EIS dan injbrmation deliveryterhadap cksekutif. Kesimpulan ini konsisten dcngan temuan staidiyang dilakukan Delone dan McLean (1992), yang menemukan ada6 faktor penentu kesuksesan sistem informasi: kualitas sistem, kualitas informasi, penggunaan, kepuasan pemakainya, pengaruh individual dan dampak organisasional. Frolick dan Barry (1995) menemukan bahwa kesuksesan EIS ditentukan oleh kesesuaian kebu-tuhan eksekutif dengan kemampuan EIS. Sedangkan seperti dikutipTurban (1990), Delong dan Rockart (1986) menemukan enam faktor kunci penentu kesuksesan implemantasi EIS, yaitu: komitmeneksekudf, dukungan opcrasionalnya, kejelasan dengan tujuan bisnis,ketepatan pemilihan tcknologi, pengejolaan resisten organisasi, danpengelolaan sLstcm cvaluasi.

KESIMPULAN

Eksekutif sebagai pemegang kendali organisasi bertindaksebagai problem solver a^ent^ planner interpreneur^ dihadapkanpada aktivitas pembuatan keputasan. Sebagai dectsion maker, eksekutif memerlukan adanya ketersediaan informasi yang relevan, cepat,akurat dan efisien. Kecepatan pembuatan keputusan menjadi faktorkunci yang sangat berpengaruh .terhadap kinerja organisasi dalamlingkungan yang bcrgolak. Untuk memberi dukungan aktivitaseksekutif, perkembangan teknologi telah mendorong munculnyacomputerized support to executive dicision. EIS telah mengalamiperkembangan sejalan dengan peningkatan kemampuannya. DIEISmerupakan perkembangan generasi ketiga dari EIS, yang memadu-kan antara konsep Distributed Decision Making (DDM) dan GroupDectsion Support System (GDSS). EIS yang didukung dengan multipleexpert system yang hiterogen dan Dstributed Intelligence Processing(DIP), menjadikan kemampuan DIEIS lebih intelligent untukmembantu mengatasi masalah-masalah yang kompleks.

Banyak faktor perlu diperhatikan agar pengembangan danimplementasi EIS (DIEIS) lebih efektif, yaitu: semakin meningkat-kan kecepatan pada identifikasi masalah, pembuatan keputusan, danpcrluasan dalam pembuatan keputusan. Adanya dukungan eksekutif

JAAIVOLUME 2 NO. 1. JUNI1998

ISSN* 14120 -2420 Distributed Intelligence Executive Information SystemJ'ayaffTfa

dan terpenuhinya-kebutuhan eksekutif menipakan faktor kunci ke-suksesan implementasi EIS.

'DAFTAR PUSTAKA

Alter, Steven, "Information Systems: a Management Perpective,"Second edition. The Benjamin/Cummings PublishingCompany, Inc., Menlo Park, 1996.

Belcher, L.W. and Watson, H.J., "Assesing the Value of Conoco'sElSfMlSQuanerly 17, September 1993, p. 239-254.

Bodnar, G.H. and Hopwood W.S., "Accounting Injbrmation System,'' Sixth Edition, Prentice Hall Intemational Inc., 1995.

Chi, Robert T. and E. Turban, "Distributed Intelligent ExecutiveInformation Systems, Decision support system 14, 1995, p.117-130.

DeLone W.H. and McLean, E.R., "EIS: Information System Success: The Quest for Thedependent Variable, " InformationSystem Research 3, March 1992, p. 139-155.

Dorothy E. Lcidner and J.J. Elam., "EIS: Their Impaa on Executive Decision Makingf Journal ofMaw^ement InformationSystem, Vol. 10, Winter 1993-94, p. 139-155

Eisenhardt, K.M., "Making Fast Strategic Decision in HighVelocity Environment," Academy of Management Journal32, 1989, p. 543-576.

Elam, J.J. and Dorothy G. Leidner, "EIS Adoption, Use, and Impact; the Executive Perspective, "Decision Support System 14,1995, p. 89-103

El Sawy, O., "It for Executive and Managers: from Sysmphony toJazz Ensembler, "Decision Support System 14,1991, p/1-3.

Frolick, Mark N. and Barry P. Robichaux., "EIS Information Requirements Determination: using Group Support System,to Enhance the Strategic Business Objectives Method,"Decision Support System 14, 1995, p. 157-170.

Huber G.P., ATheory of Efect of Advanced Information Technologies on Organization Design, Intelligence and Decision making, "Administrative Science Quarterly 15, 1990, p.1-25.

Indriantoro, Nur, 'Transformasi Organisasi dengan Teknologi In-formasi sebagai Enabler, "JEBI, September 1996, p. 77-91

McLeod, raymond Jr., "management Injbrmation Systems," Six Edition, Prentice Hall International, Inc., New Jersey, 1995.

OQ

JAAI VOLUME 2 NO. t. JUN11998

Distributed Intelligence Executive Information Sfsiem-Payamta ISSN: 14120-2420

Rainer, R. Kelly J. and Hugh J. Watson, "What does it take forSuccessful Executive Information System, " Decision SupportSystem 14, 1995, p. 147-156.

, The Key to Executive Information System Success, "JournalofManagement Information System, Fall 1995, Vol. 12 No.2, p. 83-98.

Turban, E. and J.G. Walls, "Executive Information System - a SpecialIssue, Decision Support System 14, 1995, p. 85-88.

90 JAAI VOLUME 2NO. 1. JUN11998