PROSEDURE PENGENDALIAN MUTU

SISTEM MANAJEMEN MUTU

PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN MUTU

SOP NO.NO. REVISI NO. TERBITTGL. BERLAKUHALAMAN

Prosedur Pengendalian dokumen

Rev.No DokumenTgl TerbitHal

000

PREPARED BYCHECKED BYAPPROVED BY

I. TUJUAN Sebagai panduan pengembangan, penerbitan, penomoran, pengesahan, penggandaan, pendistribusian dan penetapan status dokumen.II. RUANG LINGKUPPenerapan prosedur ini mencakup pengendalian dokumen pada semua bidang. III. REFERENSIStandar ISO 9001:2008 klausul 4.2.3IV. DEFINISI & SINGKATAN1. Dokumen adalah perangkat system manajemen mutu yang digunakan sebagai panduan aktivitas PT Asia Satu, yang terdiri dari panduan mutu, prosedur kerja, instruksi kerja dan Formulir .2. Dokumen Dikendalikan adalah salinan dari dokumen asli yang selalu diperbaharui dan didistribusikan kepada pihak- pihak tertentu dan diperlukan untuk efektivitas penerapan Sistem Manajemen Mutu .3. Dokumen Tidak Dikendalikan adalah salinan dokumen yang dapat diberikan kepada pihak yang memerlukannya. Salinan dokumen ini tidak akan diperbaharui dan harus segera dimusnahkan setelah digunakan.4. Dokumen Kadaluwarsa adalah dokumen yang sudah dinyatakan tidak berlaku atas dasar sudah habis masa berlakunya atau dokumen yang sudah mengalami revisi5. Identitas dokumen adalah dokumen yang berisi data nama dokumen,no dokumen,tanggal terbit,revisi dan komponen lain untuk memudahkan penggunaan.6. Qhse adalah divisi penanggung jawab pelaksanaan system managemen mutu.

V. TANGGUNG JAWABKordinator : Kordinator dari masing-masing bagian divisi bertanggung jawab memastikan rekaman tersedia dan disimpan dengan baik sehingga mudah ditemukan dan terhindar dari kerusakan.Divsi Qhse : Mengatur program penerbitan, penomoran, pengesahan, penggandaan, pendistribusian dan penetapan status dokumen

VI. PROSEDUR

1 2 3 4 5 6 1. PENGAJUAN DAN PENINJAUAN DOKUMEN 1 2 3 4 5 6 1. A. Seluruh pegawai Pt asia satu terlebih dahulu membuat dokumen sesuai kebutuhan divisinya. B. Dokumen diajukan kepada divisi Qhse untuk dianalisa dan diberi identitas dokumen C. Dokumen tidak terkendali yang sudah diberi identitas dokumen dan telah memenuhi syarat akan diserahkan kembali untuk digunakan.D. Dokumen terkendali dokumen akan disimpan dan didistribusikan sesuai prosedur

2. PENGEMBANGAN DOKUMEN

A. Pengembangan dokumen ditetapkan sesuai tabel dibawah ini :

NamaDokumenLevel DokumenPengembanganBentuk

Pedoman Sistem Manajemen Mutu IDeskripsiSoft copy atau Hard copy

Prosedur KerjaIIDeskripsiSoft copy atau Hard copy

Instruksi KerjaIIIDeskripsiSoft copy atau Hard copy

F o r m u l i rIVLembar kerja/TabelSoft copy atau Hard copy

3. KERANGKA DOKUMENUntuk pengembangan dokumen ditetapkan kerangka penulisan sebagai berikut Untuk Pengembangan Panduan sistem mengacu pada susunan sebagai berikut:PENDAHULUAN 1.1 Daftar Isi 1.2 Lembar pengesahan1.3 Daftar Riwayat perubahan dokumen 1.4 Daftar pemegang dokumen 1.5 Profil perusahaan 1.6 Struktur organisasi BAB II RUANG LINGKUP SISTEM MANAJEMEN MUTU 2.1 Ruang lingkup system manajemen mutu 2.2 Proses bisnis BAB III KEBIJAKAN MUTU 3.1 KEBIJAKAN MUTU DAN SASARAN MUTU BAB IV SISTEM MANAJEMEN MUTU 4.1 Persyaratan umum 4.2 Persyaratan dokumentasi BAB V TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 5.1 Komitmen manajemen 5.2 Perhatian terhadap pelanggan 5.3 Kebijakan Mutu 5.4 Rencana manajemen 5.5 Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi 5.6 Tinjauan manajemen BAB VI MANAJEMEN SUMBER DAYA 6.1 Kebutuhan sumber daya 6.2 Sumber daya manusia 6.3 Infrastruktur 6.4 Lingkungan kerja BAB VII REALISASI PRODUK 7.1 Perencanaan realisasi produk 7.2 Proses yang berhubungan dengan pelanggan 7.3 Desain dan pengembangan 7.4 Pembelian 7.5 Operasi produksi dan pelayanan 7.6 Pengendalian peralatan pengukuran dan pemantauan BAB VIII PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN 8.1 Umum 8.2 Pengukuran dan pemantauan 8.3 Pengendalian Ketidak sesuaian produk 8.4 Analisa data 8.5 Peningkatan

4. PENGEMBANGAN PROSEDUR KERJA susunan dokumen adalah sebagai berikut :A. TujuanB. Ruang LingkupC. Referensi D. Tanggung JawabE. Definisi dan singkatanF. Diagram alurG. ProsedurH. Dokumen terkait I. Riwayat dokumen

5. PENGEMBANGAN INSTRUKSI KERJA, Dokumen antara lain mengandung :A. Tujuan B. Ruang lingkup C. Penanggung jawab pelaksanaan instruksi kerjaD. Tahapan KerjaE. Dokumen terkaitInstruksi kerja dapat berupa deskripsi kerja, berisi form sheet lembar checklist atau dilengkapi dengan gambar untuk memudahkan pemahaman pengguna dokumenUntuk pengembangan kerangka dokumen Formulir ditetapkan sesuai masing-masing Bidang divisi.

6. PENULISAN DOKUMEN1. Penulisan dokumenUntuk penulisan dokumen diatur oleh setiap kordinator divisi, dimana penulisan inisial bab dan sub bab adalah sebagai berikut :I,II,III.......................................................1,2,3......................................................A,B,C......................................................1)2)3) .......................................................a)b)c).....................................................,dst2. Jenis hurufUntuk dokumen Manual Mutu dan Prosedur Kerja, jenis huruf yang digunakan adalah Arial 12,sedangkan untuk dokumen lainnya tidak ditentukan3. Penulisan Nomor Dokumen dan HalamanNomor dokumen ditulis pada bagian header (atas) halaman dengan urutan sebagai berikut :A. Nama Dokumen, Kode dan Nomor DokumenB. Tanggal terbitC. Urutan nomor terbit (A ,B,C,....dst.nya)D. Urutan Nomor revisi ( revisi 0,1,2,3,. . . dst nya )E. Nomor halaman...dari berapa halaman.

4. PENERBITAN DAN PENGESAHAN DOKUMENDokumen yang berlaku harus memenuhi persyaratan penerbitan dan pengesahan seperti ditunjukkan p ada tabel dibawah ini :Jenis DokumenDisiapkan OlehDiperiksa OlehDisahkan Oleh

Pedoman Sistem MutuQhse officer

Prosedur MutuQhse officer

Instruksi Kerja/Dokumen PendukungQhse officer/head divisi/ supervisor unit kerja

FormulirQhseofficer /head divisi/ supervisor unit

Note : Kewenangan yang dicantumkan adalah kewenangan minimal atau sederajat.

5. PENOMORAN DOKUMENUntuk penomoran dan penamaan dokumen ditunjukkan pada tabel dibawah ini :Nama DokumenLevel DokumenFormat PenomoranKeterangan

Pedoman Sistem M u t uIASS/ P S / X XYY : No urut prosedur (01,02,....dst.nya)XX :No urut (01,02,. . . . d s t . n y a )Z Z : N o u r u t R e v i s i

Prosedur MutuIIASS/ PM / Y Y

Instruksi KerjaIIIASS/ Y Y - XX

Dokumen P endukun gIVASS D P / Y Y -X X

FormulirVIASS/ FM / Y Y - XX R e v i s i Z Z

A. Penjelasan singkatan dari penggunaan kode penomoran :1) ASS = ( asia satu engineering )2) PS = Pedoman Sistem3) PM = Prosedur Mutu4) IK = Instruksi Kerja5) DP = Dokumen Pendukung6) FM = Formulir

6. DISTRIBUSI DAN PENGGANDAAN DOKUMENDistribusi DokumenA. Dokumen asli dimasukkan kedalam Formulir Daftar Induk Dokumen Daftar ini disimpan dan dipantau revisinya oleh Qhse manager. B. Daftar tersebut memuat no. dokumen, judul dokumen , status revisi dan tanggal terbit dari dokumen yang bersangkutan.C. Dokumen yang berlaku harus sesuai dengan tanggal dari revisi terakhir yang tertera pada Daftar Induk Dokumen tersebut D. Dokumen Dikendalikan didistribusikan oleh divisi Qhse dengan menggunakan Lembar Distribusi Dokumen ( form distribusi no doc : XXXX/XXX/XX ) yang sudah ditetapkan.E. Dokumen yang didistribusikan kepihak luar harus tercatat di Lembar Distribusi Dokumen xxx/xxx/xxxx dan mendapat persetujuan dari divisi Qhse

Penggandaan dokumenpenggandaan dan pengendalian dokumen Pedoman Sistem dan Prosedur Mutu dilakukan yaitu :A. Dokumen asli disimpan oleh Divisi QhseB. Copy dokumen disimpan oleh pihak yang terdaftar pada Lembar Distribusi DokumenUntuk penggandaan dan pengendalian dokumen Instruksi Kerja dan Formulir dilakukan yaitu :A. Dokumen asli disimpan oleh Divisi Qhse.B. Copy dokumen disimpan sebagai pegangan dan terdaftar pada Lembar Distribusi DokumenC. Copy dokumen tempatkan pada lokasi kerja.

7. Revisi Dokumen

A. Revisi dokumen dapat diajukan oleh coordinator unit kerja kepada divisi Qhse. B. Revisi dokumen yang telah disahkan kembali, disimpan dan didistribusikan kembali sesuai dengan Lembar Distribusi Dokumen xxx/xx/xxx.C. Identifikasi Revisi dokumen berupa :1) Nomor terbit berupa huruf A,B,C dst.2) Nomor revisi berupa angka 1,2,3 dst. 3) Dokumen yang p e r t a m a kali terbit diberi identifikasi revisi nomor terbit (A) dan nomor revisi (00) dilengkapi dengan tanggal terbit awal.4) Setiap terjadi revisi dokumen, maka identifikasi no revisi dirubah dengan initial (01,02,...sampai dengan nomor revisi 09).5) Apabila sudah revisi ke 10(sepuluh ) maka No Terbit berubah menjadi (B,C,D,dst.nya ), dan nomor revisi dimulai lagi dari 0 (nol ).6) Tanggal Terbit disesuaikan tanggal dokumen pertama kali diterbitkan atau direvisi .

8. Penetapan Status Dokumen

A. Penempatan Status dokumen Dikendalikan pada dokumen ditandai dengan stempel/stiker status SALINAN DIKENDALIKAN. Dan dokumen tidak Dikendalikan, ditandai dengan stempel SALINAN TIDAK DIKENDALIKAN.

B. Untuk penetapan status dokumen kadaluarsa ditentukan berdasarkan tanggal terbitnya revisi terbaru atau telah ditetapkan statusnya oleh divisi Qhse telah kadaluarsa, dan ditandai dengan stempel DOKUMEN KADALUARSA. C. Dokumen asli diberi tanda ASLI dan disimpan oleh divisi Qhse

9. Penyimpanan DokumenA. Dokumen penerapan system mutu ini disimpan dalam media cetakan kertas (hard copy) dan media file elektronik ( file data komputer,gambar,dll).B. Dokumen level 1s/d level 4,file hard copy asli (dokumen asli) dan file elektronik komputer disimpan oleh divisi Qhse.C. Dokumen kadaluarsa, yang dipertimbangkan masih mengandung informasi ilmu pengetahuan dapat masih disimpan terpisah dari dokumen yang masih berlaku oleh Divisi Qhse, untuk menghindari penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku.

10. Pemusnahan DokumenA. Pemusnahan dokumen asli Level 1 s/d 4 ,yang telah status kadaluarsa atau dinyatakan kadaluarsa,dilakukan oleh divisi Qhse.B. Setiap dokumen yang telah dinyatakan dapat dimusnahkan, dibuat Berita Acara Pemusnahan xxx / xxx /xxx .C. Manager Qhse menetapkan status dokumen kadaluarsa untuk dapat dimusnahkan, dengan mengesahkannya pada Berita Acara Pemusnahan dokumen.

IX. DOKUMEN TERKAITNoNomor Dokumen

Judul Dokumen

1Lembar Distribusi Dokumen

2Berita Acara Pemusnahan Dokumen

X. RIWAYAT PERUBAHANNOTGLNO REVISI DOKUMENBAB & HALURAIAN PERUBAHANNAMA DAN PARAF

9