7. perjalanan dinas

8/18/2019 7. Perjalanan Dinas

1/13

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Seorang pimpinan memiliki berbagai macam tugas dan tanggung jawab untuk

perusahaan, salah satunya adalah melakukan perjalanan dinas. Perjalanan

dinas sering dilakukan pimpinan didalam perusahaan (Yatimah, 2009.

untuk berbagi kepentingan, antara lain pelaksanaan pengawasan di kantor atau

perusahaan cabang, seminar, diklat, janji temu, penjajakan kerjasama,

menghadiri acara seremonial, kegiatan social dan berbagai kegiatan lainnya

!alam mengurus perjalanan dinas, biasanya pimpinan dibantu oleh sekretaris,

baik sebelum maupun sesudah melakukan perjalanan dinas. Sebelum

melakukan perjalanan dinas, pimpinan harus mengetahui semua yang sudah

dijadwalkan dan sudah disiapkan oleh sekretarisnya. "arena segala sesuatu

yang berkaitan dengan perjalanan dinas telah dipersiapkan oleh sekretaris,

maka pimpinan dapat mempersiapkan hal yang berkaitan dengan tujuan

perjalanan dinas dengan baik (#ursanto, 200$.

Prosedur perjalanan dinas dari perusahaan sangat mempengaruhi keberhasila

perjalanan dinas pimpinan. !engan prosedur perjalanan dinas yang baik, maka

tahapan%tahapan dalam persiapan untuk melaksanakan perjalanan dinas akan

cepat selesai dengan mudah sehingga tidak ditemukan kendala saat pimpinan

melakukan perjalan dinas.

1.2 Rumusan Masalah

!ari latar belakang diatas, diperoleh rumusan masalah sebagai berikut&

'.2.' pa pengertian perjalanan dinas)

'.2.2 pa macam%macam perjalan dinas)'.2.* pa saja perencanaan yang dilakukan sekretaris untuk perjalan dinas

pimpinan)

'.2.+ pa saja persiapan yang dilakukan sekretaris untuk perjalanan dinas

pimpinan)

1.3 Tujuan Penulsan

ujuan penulis melakukan penulisan ini adalah sebagai berikut &

'.*.' -ntuk memenuhi salah satu tugas dari !ra. j. /ani Sutarni, .Pd

'.*.2 -ntuk mengetahui apa pengertian perjalanan dinas.


2/13

2

'.*.* -ntuk mengetahui apa saja macam%macam perjalanan dinas.

'.*.+ -ntuk mengetahui apa saja perencaan yang dilakukan seorang

sekretaris untuk perjalanan dinas pimpinan.

'.*.1 -ntuk mengetahui apa saja persiapan yang dilakukan seorang

sekretaris untuk perjalanan dinas pimpinan.

1.! Man"aat Penulsan

anaat dari penulisan ini dapat menambah wawasan mengenai pengertian

perjalanan dinas, macam%macam perjalanan dinas, perencanaan perjalanan

dinas serta persiapan perjalanan dinas baik bagi penulis mapun bagi

mahasiswa -ni3ersitas Pendidikan 4ndonesia khususnya mahasiswa

Pendidikan anajemen Perkantoran.


3/13

3

BAB II

PEMBAHA#AN

2.1 Pengertan Perjalanan Dnas

enurut "amus 5esar 5ahasa 4ndonesia ("554 perjalanan diartikan sebagai

suatu kegiatan bepergian ke suatu tempat, dinas diartikan sebagai orang yang

memimpin suatu unit organisasi.

Secara bahasa perjalanan berarti bepergian ke suatu tempat, sedangkan dinas

berarti melakukan tugas atau kewajiban. 6adi perjalanan dinas adalah suatu

kegiatan berpergian ke suatu tempat dalam rangka melaksanakan tugas

kedinasan7kewajiban kantor.

Sementara yang dimaksud dengan tugas pekerjaan kedinasan adalah tugas

pekerjaan yang berkaitan dengan kepentingan lembaga atau perusahaan yang

bersangkutan.

!alam buku yang berjudul "ompetensi Sekretaris Proesional karangan !rs.

4gnatius #ursanto, yang dimaksud perjalanan dinas adalah perjalanan dinas

yang dilakukan oleh pimpinan suatu lembaga atau perusahaan dalam rangka

melaksanakan tugas kedinasan. Sekretaris adalah orang yang bertugas untuk

mengurus perjalanan dinas pimpinan.

2.2 Ma$am%Ma$am Perjalanan Dnas

2.2.1 Perjalanan &nas 'er&asarkan (la)ah

'. Perjalanan !inas !omestik

Perjalanan dinas domestic yaitu perjalanan dinas pimpinan hanya di

lingkup dalam negeri. Perjalanan dinas domestic meliputi sebagai

berikut &

a. Perjalanan dinas antar kota dalam satu pro3insi.

b. Perjalanan dinas antar pro3insi

2. Perjalanan !inas 4nternasional

Perjalanan dinas internasional adalah perjalanan yang dilakukan oleh

pimpinan ke luar negeri.


4/13

4

2.2.2 Perjalanan Dnas Ber&asarkan Trans*+rtas )ang Dgunakan

'. Perjalanan !inas 6alur !arat

Perjalanan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan menggunakan

alat transportasi seperti mobil perusahaan dan biro perjalanan

(tra3el, bus, atau kereta api. Perjalanan menggunakan mobil

perusahaan dilakukan apabila jarak perusahaan dengan tempat tujuan

relati3e dekat. Sedangkan apabila menggunakan biro perjalanan

dilakukan apabila jarak perusahaan dengan tempat tujuan relati3e

jauh dan tidak akan mengganggu kondisi kesehatan pimpinan.

2. Perjalanan !inas 6alur 8aut

Perjalanan dinas lewat laut dilakukan dengan menggunakan kapal,

apabila tersedia waktu yang panjang dan tidak mendesak.

*. Perjalanan !inas 6alur -dara

Perjalanan dinas pimpinan lewat udara dengan menggunakan

asilitas pesawat udara hendaknya benar%benar dipertimbangkan

tingkat eekti3itas dan eisiensinya. endesak atau tidaknya waktu

dan urusan yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah serta

kondisi keuangan perusahaan hendaknya menjadi pertimbangan

untuk memutuskan penggunaan alat transportasi pesawat udara. 5ila

pimpinan memiliki waktu cukup longgar untuk menghadiri atau

menyelesaikan suatu urusan tertentu dan memungkinkan untuk

ditempuh dengan jalur darat, karena lebih ekonomis dibandingkan

dengan jalur udara.

2.3 Peren$anaan Perjalanan Dnas Pm*nanenurut eorge : erry perencanaan dapat dikatakan sebagai usaha mencari

penanggungjawab terhadap berbagai rumusan kebijakan untuk dilaksanakan

bersama sesuai dengan bidang masing%masing. 5eberapa perencanaan dalam

mengurus perjalanan dinas pimpinan antara lain sebagai berikut &


5/13

5

'. Perencanaan Pendahuluan

Perencanaan pendahuluan adalah perencanaan yang berkaitan dengan

identiikasi inormasi yang harus diketahui oleh sekretaris dalam susunan

perencanaan perjalanan dinas.5eberapa inormasi yang harus diketahui oleh sekretaris antara lain &

'.' 6enis Perjalanan !inas

asing%masing jenis perjalanan dinas memiliki konsekuensi tersendiri

terhadap persiapan yang harus dilakukan. ;leh sebab itu sekretaris

harus mengetahui jenis perjalanan dinas yang akan dilakukan oleh

pimpinan.

'.2 empat ujuan Perjalanan !inas

empat tujuan perjalanan dinas pimpinan harus diketahui olehsekretaris, karena hal ini berkaitan dengan perencanaan transportasi,

akomodasi dan keuangan.

'.* 8amanya Perjalanan !inas

8amanya perjalanan dinas pimpinan perlu diketahui sekretaris untuk

menentukan hal%hal sebagai berikut &

a. Perlengkapan yang harus dibawa pimpinan selama mengadakan

perjalanan dinas.

b. Pejabat sementara (pjs atau pengganti sementara (pgs atau wakil

sementara (wks selama ditinggal oleh pimpinan dalam tugas

mengadakan perjalanan dinas.

c. #aktu pelaksanaan perjalanan dinas meliputi &

'. ari, tanggal, bulan dan tahun.

2. #aktu acara dimulai.

d. Persayaratan yang harus dipenuhi

al ini berkaitan dengan hal%hal yang berkaitan dengan perjalanan

dinas.

e. "elengkapan materi yang harus dibawaateri yang mungkin dibawa pimpinan seperti laporan tahunan

yang berisi perkembangan keuangan apabila pimpinan mengikuti

rapat tahunan. Sedangkan untuk perjalanan dengan tujuan

pendidikan dan latihan yang harus dibawa pimpinan adalah buku%

buku reerensi yang ditentukan oleh pimpinan Pusdiklat.

2. Perencanaan ransportasi


6/13

6

Seorang sekretaris harus mengetahui jenis transportasi apa yang

diinginkan oleh pimpinan, apakah transportasi darat, laut, atau udara.

5eberapah hal yang perlu diperhatikan sekretaris dalam merencanakan

transportasi adalah sebagai berikut (


7/13

7

pabila pemesanan hotel dilakukan melaui pemesanan langsung,

sekretaris langsung memesan kamar ke bagian reser3asi dan nantinya

akan diberikan kode booking untuk kamar yang dipesan.

5eberapa inormasi yang biasanya diminta oleh pihak hotel pada

pemesanan kamar, antara lain sebagai berikut &

a. /ama tamu yang akan menginap.

b. 6enis kamar yang diinginkan (standard, delu?e, superior%single,

double.

c. 5erapa malam tamu akan menginap dikamar tersebut.

d. anggal dan waktu kedatangan (


8/13

8

da beberapa jenis biaya yang diperlukan oleh pimpinan untuk

menjalankan tugas perjalanan dinas antara lain sebagai berikut &

'. 5iaya transportasi, meliputi&

a. 5iaya transportasi pulang pergi

b. 5iaya transportasi lokal selama perjalanan dinas

2. 5iaya komodasi

*. 5iaya acara kegiatan atau biaya kontribusi, misalnya biaya seminar,

biaya rapat kerja yang harus dibayar pada pihak penyelenggara.

+. -ang saku selama perjalanan dinas

1. -ang lunsum

$. 5iaya lain yang berkaitan dengan perjalanan dinas

Seorang sekretaris harus mengetahui hak% hak yang diperoleh pimpinan

dalam rangka perjalanan dinas, sesuai ketentuan dan peraturan yang

berlaku di perusahaan. isalnya perjalnan dinas untuk direksi &

a. ransportasi, berhak mendapatkan kelas eksekuti.

b. 5iaya akomodasi (hotel, berhak mendapatkan kamar kelas president

suit di hotel berbintang lima.

c. 5iaya transport lokal per hari maksimal.

d. -ang saku per hari selama perjalanan dinas.

e. -ang lunsum per hari.

2.! Persa*an Perjalanan Dnas Pm*nan

2.!.1 Men)usun Da"tar Perjalanan Dnas Pm*nan

!atar perjalanan atau disebut itinerary adalah datar yang

mengurutkan kegiatan perjalanan secara kronologis, lengkap dengan

inormasi pendukung seperti lokasi, jumlah hari, kegiatan, inormasi

akomodasi dan transportasi, serta hal%hal pendukung lainnya.

Itinerary harus sekretaris siapakan agar pimpinan dengan mudah

melaksanakan perjalanannya untuk itu itinerary harus jelas danmudah dibaca serta mencantumkan segala sesuatu mengenai

perjalanan pimpinan.

8angkah%langkah menyusun jadwal perjalanan, antara lain &

a. engetahui terlebih dahulu tujuan perjalanan dinas pimpinan

b. 8amanya kunjungan tersebut

c. empelajari timetable

imetable yaitu, buku yang berisi datar rute perjalanan, waktu

keberangkatan, waktu kedatangan, dan jenis transportasi yang

digunakan.


9/13

9

d. embuat reser3asi

e. engurus surat perjalanan dinas pimpinan

. empersiapkan surat atau dokumen yang diperlukan pimpinan

5erikut ini contoh ormat datar perjalanan7itinerary &

2.!.2 Persa*an D+kumen Perjalanan

!alam konteks perjalanan dinas, dokumen adalah dokumen

perjalanan dinasberupa keterangan%keteragan yang diperlukan oleh

seorang pimpinan dalam melakukan perjalanan dinas. !okumen

perjalanan dinas dibedakan menjadi dua macam, yaitu &

a. !okumen 4nternal


10/13

10

!okumen internal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh

lembaga atau perusahaan yang bersangkutan, yang meliputi &

'. Surat ugas

Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat

yang berwenang kepada seseorang untuk melaksanakan suatu

tugas kedinasan. Surat tugas dapat berbentuk narasi dan

berbentuk kolom atau table. 5agian%bagian surat tugas harus

lengkap, dan terdiri dari&

a. "epala surat tugas.

b. Pembuka surat tugas.

c. 4si surat tugas.

d. Penutup surat tugas.

2. Surat Perintah Perjalanan !inas (SPP!

Surat Perintah Perjalanan !inas (SPP! adalah surat perintah

dari pejabat yang berwenang kepada seseorang untuk

mengadakan perjalanan dinas. 5erdasarkan sumber dana atau

biaya yang digunakan ada dua macam SPP!, yaitu &

a SPP! rutin, adalah SPP! yang dibiayai dari sumber

anggaran rutin. Perintah SPP! rutinn diberikan oleh

pimpinan atau pejabat struktural.

b SPP! proyek atau SPP! pembangunan, adalah SPP!

yang dibiayai dari sumber dan anggaran atau sumber

dana pembangunan.

5entuk SPP! rutin dan SPP! proyek pada dasarnya sama,

tidak memiliki perbedaan prinsip. al yang membedakan

keduanya hanya terletak pada yang memberikan perintah dan

jenis tugas yang harus dilakukan.


11/13

11

4. iba di & 5erangkat !ari &

Pada anggal & "e &"epada & Pada anggal &

"epada &


Pada anggal & "e &

"epada & Pada anggal &

"epada &


Pada anggal & "e &

"epada & Pada anggal &"epada &

4A. iba kembali di &

A.


12/13

12

2. Paspor

Paspor merupakan tanda bukti diri di negara lain, tanpa

paspor seseorang tidak bisa bepergian ke luar negeri. Paspor dikeluarkan oleh "edutaan 5esar /egara.

*. =iskal

=iskal adalah pajak yang harus dibayar oleh seseorang yang

akan mengadakan perjalanan (baik dinas maupun pribadi ke

luar negeri. Pengurusan iskal dilakukan di 5andar udara.

Sebelum berangkat, iskal harus sudah selesai diurus.

+. Aisa

Aisa adalah tanda iDin yang diberikan kepada seseorang yang

akan mengadakan perjalanan ke luar negeri atau ke negara

lain. Aisa terdapat di tiap lembaran paspor. Aisa terbagi

menjadi dua macam, antara lain &

a. Visa Single Entry, adalah 3isa yang hanya dapat

digunakan untuk sekali perjalanan ke luar negeri

atau sekali masuk ke negeri lain.

b. Visa Multiple Entry, adalah 3isa yang dapat

digunakan untuk masuk ke suatu negara beberapa

kali.

1. Yellow


13/13

13

PENUTUP

3.1 ,esm*ulan

5erdasarkan paparan diatas penulis menyimpulkan bahwa perjalanan dinas

adalah suatu kegiatan berpergian ke suatu tempat dalam rangka melaksanakan

tugas kedinasan7kewajiban kantor yang bertujuan untuk untuk berbagi

kepentingan, antara lain pelaksanaan pengawasan di kantor atau perusahaan

cabang, seminar, diklat, janji temu, penjajakan kerjasama, menghadiri acara

seremonial, kegiatan social dan berbagai kegiatan lainnya

3.2 Penutu*

!emikian yang dapat penulis jelaskan mengenai materi yang menajdi pokok

bahasan dalam makalah ini. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan

makalah ini jauh dari kata sempurna. aka, penulis banyak berharap

pembaca dapat memberikan saran dan kritik yang siatnya membangun untuk

penulisan makalah di masa yang akan datang. Semoga penulisan makalah ini

memberikan banyak manaat khususnya bagi penulis dan pada umumnya bagi

pembaca.

7. perjalanan dinas

Documents