HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

ZAKIYAH ULFA ARYANIXII ADP 3HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

PERJALANAN DINAS PIMPINAN

PENGERTIANPerjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh karyawan/pegawai suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas suatu lembaga/perusahaan yang berkaitan dengan tugas pekerjaan kedinasanTugas pekerjaan kedinasan adalah tugas pekerjaan yang berkaitan dengan kepentingan lembaga/perusahaan yang bersangkutan.

Jadi, Perjalanan dinas pimpinan adalah perjalanan yang dilakukan oleh pimpinan suatu lembaga atau perusahaan dalam rangka melaksanakan tugas kedinasan.

Setelah pimpinan memberi tahu tentang keberangkatannya, maka sekretaris harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut :1. Tujuan perjalanan 2. Tanggal keberangkatan dan kembalinya3. Tanggal, waktu, tempat dan dengan siapa saja pimpinan membuat janji temu/kegiatan pokok perjalanan dinas/bisnis.4.Persiapan transportasi dan dokumen perjalanan5. Hotel/penginapan yang dikehendaki6.Angkutan apa yang diperlukan setiap kunjungan, dikota tujuan

MACAM-MACAM PERJALANAN DINAS1.Ditinjau dari wilayah tujuan, dibedakan menjadi:a.Perjalanan Dinas dalam negeri.Contohnya : antarkota, antardaerah, antar provinsib.Perjalanan Dinas luar negeri.Contohnya : antarnegara

2.Ditinjau dari transportasi dibedakan menjadi :a. Perjalanan lewat darat.b. Perjalanan lewat laut.c. Perjalanan lewat udara.

3. Ditinjau dari tujuan, dibedakan menjadi :a.Perjalanan dinas untuk rakernas.b.Perjalanan dinas untuk seminar nasional.c.Perjalanan dinas untuk kunjungan kerja.d.Perjalanan dinas untuk pendidikan dan latihan.e.Perjalanan dinas untuk pelantikan.f.Perjalanan dinas untuk pengadaan kerjasama.g.Perjalanan dinas untuk kegiatan sosial.h.Perjalanan dinas untuk tender.i.Perjalanan dinas untuk acara seremonial.j.Perjalanan dinas untuk monitoring dan evaluasi.

MACAM-MACAM PERSIAPAN PERJALANAN BISNISTransportasi darat meliputi : mobil dinas/perusahaan, travel, bis, kereta api.Persiapan yang harus dilakukan adalah :Membawa identitas pribadiDapatkan tiket perjalanan dan penegasan jam keberangkatanMembawa peta kota tujuanMembawa perlengkapan pribadi dan cek kembali surat-surat yang diperlukan/dokumen yang dibawa.Konfirmasikan pemesanan hotel.

Transportasi laut menggunakan kapal laut.

Persiapan yang harus dilakukan adalah :Siapkan paspor bila perjalanan ke luar negeriSiapkan tiket kapal dan kepastian berangkatSiapkan mata uang asing bila ke luar negeriKonfirmasikan pemesanan kamar hotelMembawa perlengkapan pribadi dan cek kembaliSurat-surat yang diperlukan/dokumen yang dibawaPersiapan daftar nama dan telepon yang akan dihubungiUsahakan penjemputan setiba di pelabuhan tujuan.

Transportasi udara menggunakan pesawat terbang.

Persiapan yang harus dilakukan adalah :Siapkan paspor bila perjalanan ke luar negeriSiapkan tiket pesawat dan kepastian berangkatSiapkan mata uang asing bila ke luar negeriPeriksa koper yang dibawa tidak melebihi batas maksimumKonfirmasikan pemesanan kamar hotelMembawa perlengkapan pribadi dan cek kembali surat-surat yang diperlukan/dokumen yang harus dibawaPersiapkan daftar nama dan telepon yang akan dihubungiUsahakan penjemputan setiba dibandara tujuan.

PERSIAPAN AKOMODASIAkomodasi adalah sesuatu yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan selama melakukan perjalanan bisnis/dinas. Akomodasi meliputi : hotel/tempat penginapan, sarana transportasi selama perjalanan dan daftar hotel/penginapan beserta fasilitas yang disediakan maupu harga yang ditentukan

Persiapan yang harus dilakukan adalah:1. Pemesanan kamar2. Check in3. Cara pembayaran4. Check out

PERSIAPAN KEUANGANPENGERTIANBiaya yang diperlukan:Persiapan Keuangan Adalah menyusun secara rinci tentang jumlah biaya yang diperlukan perusahaan untuk kepentingan perjalanan bisnis/dinas.1.Biaya transportasi (pulang, pergi, lokal selama dalam tugas dikota tujuan )2.Biaya akomodasi3.Biaya acara kegiatan/kontribusi acara kegiatan4.Uang saku5.Uang lunsum (pajak langsung mengenai barang/jasa yang bersangkutan)6.Biaya lain.

Menyiapkan alat pembayaran yang digunakan dalam perjalanan dinas yaitu :1. Uang tunai2. Kartu kredit3. Cek berpergian/traveller check4. Letter of credit (1/C)

PERSIAPAN DOKUMENPENGERTIANKEGUNAAN

Persiapan Dokumen Adalah menyiapkan segala keterangan yang melengkapi perjalanan bisnis/dinas sesuai dengan tempat tujuan dan pekerjaan yang akan dilakukan.

1.Memberi informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukannya2.Sebagai alat bukti/data suatu keterangan 3.Melestarikan dokumen dari kemusnahan4.Sebagai bahan penelitian5.Mengembangkan koleksi dokumen6.Menjamin keutuhan dan keotentikkan informasi

DOKUMEN PERJALANAN DINASPENGERTIAN:Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau terletak yang dapat digunakan sebagai bukti keterangan. Contohnya akte kelahiran, surat, ijazah dsb.Dokumen perjalanan dinas adalah segala dokumen yang diperlukan dalam perjalanan dinas sebagai kelengkapan sesuai dengan tujuan dan tugas yang akan dilakukan.

MACAM-MACAM DOKUMEN PERJALANAN DINAS1.Dokumen internal :-Surat tugas-Surat perintah perjalanan dinas (SPPD)-Jadwal perjalanan dan peta-Petunjuk akomodasi-Daftar nama dan telepon yang akan dihubungi.2. Dokumen eksternal-Pasport (khusus untuk ke luar negeri)-Visa (khusus untuk ke luar negeri)-Kartu sehat/yellow card (khusus untuk ke luar negeri)-Asuransi-KTP dan surat-surat penting lainnya-Fiskal (khusus untuk ke luar negeri)-Exit Permit

MEMPERSIAPKAN DOKUMEN PERJALANAN DINASa. Mempersiapkan Pasport

1. Menyiapkan dokumen untuk mengurus pasport meliputi : KTP, KK, Akte kelahiran, foto Ijazah terakhir Surat tugas/SPPD Surat keputusan pengangkatan pegawai Surat keterangan berkelakuan baik.2. Mengurus pembuatan pasport, langkah-langkah sebagai berikut :Datang ke kantor imigrasi untuk mengisi formulir dan menyerahkan dokumen diatas.Kemudian menyerahkan formulir yang sudah diisi dan membayar biaya pasportMenunggu kurang lebih satu minggu untuk diprosesDatang ke kantor imigrasi untuk foto langsung pada pasport.

b. Mempersiapkan VisaSetelah pasport jadi, mengurus visa ke kantor kedutaan yang dituju yang berada ditempat memproses pasport. Misalnya berkunjung ke Australia maka mengurus ke kantor kedutaan Australia yang ada dijakarta.c. Mempersiapkan yellow card/medicial documentKartu sehat merupakan kartu yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk warga negara yang akan ke luar negeri. Fungsinya untuk menyatakan bahwa warga negara tersebut bebas dari penyakit menular.Cara mengurusnya datang sendiri ke dinas kesehatan pemerintah melakukan check up.d. Mempersiapkan surat tugasMembuat surat tugas harus lengkap bagian-bagiannya yaitu :1. Kepala surat tugas2. Pembuka surat tugas (identitas pemberi tugas)3. Isi surat tugas (nama yang melaksankan, jenis tugas, lama tugas, tempat tugas)4. Penutup surat tugas dan kaki surat tugas.

e. Mempersiapkan SPPDMembuat SPPD harus memuat :1. Pejabat yang memberi perintah 2. Identitas yang melaksankan perintah3. Perjalanan yang diperintahkan4. Perjalanan yang direncanakan5. Maksud perjalanan 6. Perhitungan biaya7. Keterangan f. Mempersiapkan jadwal perjalanan bisnis Jadwal perjalanan bisnis sangat penting maka harus direncanakan sebaik mungkin dan dipersiapkan sebelumnya agar perjalanan lancar dan tujuannya tercapai.Jadwal perjalanan bisnis memuat :1. Waktu keberangkatan2. Tempat tujuan3. Lama perjalanan4. Jenis transportasi5. Acara perjalanan/kegiatan6. Kapan kembali

MELAKSANAKAN PENANGANAN PERJALANAN BISNISPENGERTIAN JADWAL KERJAKENGUNTUNGAN JADWAL KERJAJadwal kerja adalah daftar urutan kerja dan jangka waktu pekerjaannya yang disesuaikan dengan pembagian waktu. Dalam suatu kantor jadwal kerja dikaitkan dengan kegiatan pimpinan, sehingga ada istilah kegiatan pimpinan atau agenda kerja pimpinan.

1. Pekerjaan penting tidak terlewatkan2. Menghemat pikiran3. Bekerja lebih tenang 4. Memiliki data untuk mempertanggungjawabkankerjanya5. Memiliki data/bahan untuk menyusun jadwal kerja atau kegiatan bersama pimpinan.

CARA MENYUSUN JADWAL KERJA/KEGIATAN PIMPINAN1. Mencatat segala sesuatu yang perlu dikerjakan2. Mencatat pekerjaan yang berkaitan dengan urusan pimpinan3. Mencatat pekerjaan mendesak, jangka pendek, menengah dan jangka panjang4. Menetapkan prioritas berdasarkan pentingnya pekerjaan 5. Menyelesaikan pekerjaan berdasarkan prioritas pentingnya pekerjaan.

MEMBUAT JADWAL KERJA/KEGIATAN PIMPINAN/AGENDA KERJA PIMPINANJadwal kerja/agenda kerja pimpinan dapat dibuat dengan kolom yang beraneka macam bentuknya tergantung selera perusahaan/kantor masing-masing.Namun pada dasar intinya sama bahwa kolom tersebut terdiri dari :Nomor, hari dan tanggal, waktu, uraian kegiatan dan keterangan.

AGENDA KERJA/KEGIATAN PIMPINANPT MUTIARA KASIHJalan Mawar 421SURAKARTAPERIODE............................S/D...............................

Surakarta, ........................Direktur Sekretaris............................. ............................

NOHari/TanggalWaktuUraian KegiatanKeterangan

SURAT TUGASSurat tugas adalah surat yang berisi penugasan seorang pejabat/pegawai untuk melaksanakan tugas khusus yang diberikan oleh kantor/perusahaan yang berkepentingan.Bagian-bagian surat tugas terdiri dari kepala surat, isi surat dan kaki surat.

Cara menyusun surat tugas :1. Memilih bentuk surat sesuai dengan penetapan pedoman surat menyurat di kantor yang bersangkutan.2. Menulis kepala surat jika kertas yang dipakai tidak mempergunakan kop surat.3. Merancang alinea pendahuluan secara tepat.4. Merancang alinea isi/inti yang memuat identitas pemberi tugas, pengemban tugas, jenis tugas dll.5. Merancang alinea penutup.6. Menulis kaki surat.7. Mengetik konsep surat yang telah di paraf8. Penanda tanganan surat tugas.

SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS (SPPD)SPPB/SPPD adalah surat yang memuat penugasan ke wilayah dalam jangka waktu yang telah ditentukan dan dengan biaya kantor/perusahaan/negara.Bagian-bagian surat perintah perjalanan bisnis terdiri dari kepala surat, isi surat dan kaki surat.

data yang harus dimuat dalam isi surat tersebut adalah :1. Pejabat yang memberi perintah2. Nama dan identitas yang mendapat perintah3. Tempat tujuan perjalanan dinas/bisnis4. Transportasi yang digunakan5. Jangka waktu perjalanan 6. Maksud perjalanan 7. Biaya perjalanan 8. Keterangan

JADWAL PERJALANAN DINASJadwal perjalanan bisnis/dinas adalah daftar perinian perjalanan yang akan dilalui dalam menjalankan tugasnya.Daftar perjalanan dibuat rangkap 4 (empat) untuk diberikan kepada pimpinan, teman sejawat dan sekretaris.Tujuannya untuk mengetahui bahwa pimpinan sedang melakukan perjalanan bisnis atau dinas.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengatur perjalanan bisnis/dinas adalah :1. Tujuan perjalanan2. Kota tujuan3. Jenis perjalanan 4. Jenis layanan/fasilitas yang digunakan5. Rencana janji temu dan keperluan6. Tanggal, waktu, hari keberangkatan dan kembali.

Cara membuat jadwal perjalanan bisnis berwujud kolom yang beraneka ragam bentuk/modelnya, namun pada dasarnya sama.Kolom tersebut terdiri dari :1. Nomor urut2. Hari, tanggal, waktu3. Lapangan terbang/stasiun4. Nomor penerbangan/kereta api5. Tiba di kota tujuan/tempat tujuan 6. Hotel/penginapan7. Kegiatan.

TERIMAKASIH