5 penyusunan prosedur-1

BAHAN AJARPENYUSUNAN PROSEDUR MUTU

ISO 9001 : 2008

Disampaikan pada:

Diklat Pemanduan Penyusunan Dokumen Mutu ISO SMK

PUSAT PENGEMBANGAN DAN PENBERDAYAAN PENDIDIK DAN TENAGA KEPENDIDIKAN SENI

DAN BUDAYA

TAHUN 2012

KATA PENGANTAR

Direktorat Pembinaan SMK terus berupaya untuk meningkatkan

kinerja Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) dengan berbagai macam

program dan kegiatan semenjak beberapa tahun terakhir. Salah satu

program yang dikembangkan adalah pendampingan penyusunan

dokumen mutu SMM SNI ISO 9001:2008. Dalam rangka kerjasama

dengan Direktorat Pembinaan SMK dalam penyusunan dan persiapan

penerapan sistem manajemen mutu SNI ISO 9001-2008, PPPPTK Seni

dan Budaya mengembangkan beberapa bahan ajar yang digunakan

sebagai acuan dalam pelaksanaan pendampingan.

Bahan ajar “Penyusunan Prosedur Mutu” berisi mengenai

pengertian dokumen, dokumen mutu, identifikasi dokumen mutu dan

pengendalian dokumen mutu ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007 serta

dilengkapi dengan langkah-langkah penerapannya. Diharapkan

dengan adanya bahan ajar ini, semua pihak yang berkepentingan

dapat berpartisipasi secara optimal dan pelaksanaan pelatihan bisa

berlangsung lancar sesuai dengan sasaran yang ingin dicapai.

Yogyakarta, 12 Oktober

2012

Kepala PPPPTK Seni dan

Budaya

Drs. Sardi, M.Pd

NIP 195404071985031001

Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 1 dari 58 Halaman

DAFTAR ISI

Hal

Kata

Pengantar ....................................................................................

......

1

Daftar

Isi ................................................................................................

.....

2

Daftar

Tabel ...........................................................................................

....

3

Daftar

Gambar .......................................................................................

....

4

Glossarium ..................................................................................

...............

5

Tujuan

Pembelajaran ..............................................................................

.

7

BAB I. Pendahuluan .................................................................

............

8

A. Pengertian

Prosedur ............................................................

B. Prinsip Penyusunan

Prosedur .............................................

C. Prosedur Wajib menurut ISO

9001:2008 ..........................

8

9

10

BAB II. Penyusunan

Prosedur ..............................................................

12

A. Cara Penyusunan

Prosedur ................................................

12

16


B. Sistematika Penulisan

Prosedur ........................................

BAB III. Contoh Prosedur Wajib Menurut ISO

9001:2008....................

17

A. Prosedur Pengendalian

Dokumen......................................

B. Prosedur Pengendalian

Rekaman ......................................

C. Prosedur Internal

Audit .......................................................

D. Prosedur Pengendalian Produk Tidak

Sesuai ...................

E. Prosedur Tindakan

Perbaikan ............................................

F. Prosedur Tindakan

Pencegahan ........................................

19

31

36

42

46

51


DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 : Simbol pembuatan bagan alir

Tabel 3.1 : Contoh lembar pengesahan prosedur pengendalian

dokumen

Tabel 3.2 : Contoh status revisi prosedur pengendalian dokumen

Tabel 3.3 : Contoh lembar pengesahan prosedur pengendalian

rekaman

Tabel 3.4 : Contoh status revisi prosedur pengendalian rekaman

Tabel 3.5 : Contoh lembar pengesahan prosedur internal audit

Tabel 3.6 : Contoh status revisi prosedur internal audit

Tabel 3.7 : Contoh lembar pengesahan prosedur pengendalian produk

tidak sesuai

Tabel 3.8 : Contoh status revisi prosedur pengendalian produk tidak

sesuai

Tabel 3.9 : Contoh lembar pengesahan prosedur tindakan perbaikan

Tabel 3.10 : Contoh status revisi prosedur tindakan perbaikan

Tabel 3.11 : Contoh lembar pengesahan prosedur tindakan

pencegahan

Tabel 3.12 : Contoh status revisi prosedur tindakan pencegahan


DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 : Diagram alir penyusunan prosedur

Gambar 3.1 : Diagram alir prosedur pengendalian dokumen

Gambar 3.2 : Diagram alir prosedur pengendalian rekaman

Gambar 3.3 : Diagram alir prosedur internal audit

Gambar 3.4 : Diagram alir prosedur pengendalian produk tidak sesuai

Gambar 3.5 : Diagram alir prosedur tindakan perbaikan

Gambar 3.6 : Diagram alir prosedur tindakan pencegahan


GLOSARIUM

Mutu adalah derajat yang dicapai oleh karakteristik yang

inheren dalam memenuhi persyaratan

Persyaratan adalah kebutuhan atau harapan yang dinyatakan,

biasanya tersirat atau wajib Kepuasan pelanggan adalah

persepsi pelanggan tentang derajat telah dipenuhinya

persyaratan pelanggan

Kompeten adalah kemampuan yang dapat ditunjukkan untuk

menerapkan pengetahuan dan keterampilan

Sistem adalah kumpulan unsur-unsur yang saling terkait atau

interaksi

Sistem manajemen adalah sistem untuk menetapkan kebijakan

dan sasaran serta untuk mencapai sasaran itu

Sistem manajemen mutu adalah sistem manajemen untuk

mengarahkan dan mengendalikan organisasi dalam hal mutu

Kebijakan mutu adalah maksud dan arahan secara menyeluruh

sebuah organisasi yang terkait dengan mutu seperti yang

dinyatakan secara resmi oleh pimpinan puncak

Sasaran mutu adalah sesuatu yang dicari, atau dituju, berkaitan

dengan mutu manajemen

Pimpinan puncak adalah orang atau kelompok orang yang

mengarahkan dan mengendalikan organisasi pada tingkat

tertinggi

Perencanaan mutu adalah bagian dari manajemen mutu yang

difokuskan ke penetapan sasaran mutu dan merincikan proses

operasional dan sumber daya terkait yang diperlukan untuk

memenuhi sasaran mutu

Perbaikan berkesinambungan adalah kegiatan berulang untuk

meningkatkan kemampuan memenuhi persyaratan

Pelanggan adalah organisasi atau orang yang menerima

produk

Pemasok adalah organisasi atau orang yang menyediakan

produk


Pihak berkepentingan adalah orang atau kelompok yang

memiliki kepentingan pada kinerja atau keberhasilan organisasi

Proses adalah kumpulan kegiatan saling terkait atau berinteraksi

yang mengubah masukan menjadikeluaran

Produk adalah hasil suatu proses

Prosedur adalah cara tertentu untuk melaksanakan suatu

kegiatan atau proses

Mampu telusur adalah kemampuan untuk menelusur riwayat,

aplikasi atau lokasi sesuatu yang sedang dipertimbangkan

Kesesuaian (conformity) adalah dipenuhinya suatu

persyaratan

Ketidaksesuaian adalah tidak dipenuhinya suatu persyaratan

Cacat adalah tidak dipenuhinya suatu persyaratan berkaitan

dengan pemakaian yang dimaksudkan atau ditentukan

Tindakan pencegahan adalah tindakan untuk menghilangkan

penyebab ketidaksesuaian yang potensial atau situasi potensial

lain yang tidak dikehendaki

Tindakan korektif tindakan menghilangkan penyebab

ketidaksesuaian yang ditemukan atau situasi yang tidak

dikehendaki.

Koreksi adalah tindakan menghilangkan ketidaksesuaian yang

ditemukan

Perbaikan adalah tindakan pada produk yang tidak sesuai untuk

menjadikannya sesuai dengan pemakaian yang dimaksudkan

Konsesi adalah izin memakai atau melepas produk yang tidak

memenuhi persyaratan (3.1.2) yang ditentukan

Manual (Pedoman) mutu adalah dokumen (3.7.2) yang

merincikan sistem manajemen

Rekaman adalah dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai

atau memberi bukti pelaksanaan kegiatan


TUJUAN PEMBELAJARAN

1. Tujuan Pembelajaran Umum

Peserta mampu menyusun prosedur mutu untuk memenuhi

persyaratan SNI ISO 9001:2008.

2. Tujuan Pembelajaran khusus

a. Peserta mampu menyusun prosedur pengendalian dokumen

b. Peserta mampu menyusun prosedur pengendalian rekaman

c. Peserta mampu menyusun prosedur audit internal

d. Peserta mampu menyusun prosedur pengendalian produk

tidak sesuai

e. Peserta mampu menyusun prosedur tindakan perbaikan

f. Peserta mampu menyusun prosedur tindakan pencegahan


BAB I

PENDAHULUAN

A. Pengertian Prosedur

Apa yang dimaksud dengan Prosedur Mutu? Prosedur adalah

pernyataan tentang apa yang akan dilakukan, kapan akan

dilakukan, dan oleh siapa. Prosedur ini adalah satu set instruksi

dan maksud bahwa siapa pun di lembaga dapat mengikuti.

Prosedur ini merupakan cara tertentu untuk melaksanakan proses,

satu set yang jelas, petunjuk bahwa staf dapat merujuk untuk

membantu memahami dan melakukan pekerjaan sehari-hari

mereka dengan cara yang efisien dan berulang.

ISO 9001 mengatakan bahwa hanya persyaratan tertentu dalam

sistem manajemen mutu harus memiliki prosedur terdokumentasi,

persyaratan prosedur lain tergantung pada ukuran dan

kompleksitas proses dan sistem secara keseluruhan serta

kompetensi staf.

Salah satu dokumen pada Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO

9001:2008 bernama Prosedur, yaitu dokumen yang berisi

informasi tentang proses operasional yang harus dijalankan untuk

menyelesaikan suatu kegiatan secara taat asas. Bersifat lintas

fungsi, melibatkan lebih dari satu bagian /unit kerja.

Dalam konteks ISO 9001 prosedur diperlukan bila :

1. Dipersyaratkan oleh standar

2. Suatu proses akan berpengaruh secara signifikan terhadap

mutu dan kepuasan pelanggan

3. Suatu proses berpotensi menimbulkan masalah.

Sedemikian pentingnya prosedur pada SMM, menjadikan prosedur

harus dikendalikan. Pengendalian adalah menjaga proses agar

dapat mencapai tujuan yang ditetapkan dengan mencegah

terjadinya penyimpangan dan bila terjadi penyimpangan maka

harus dilakukan tindakan koreksi. Jadi tujuan penyusunan prosedur


adalah memastikan proses berjalan secara terkendali dan sistem

pengendaliannya dijalankan secara konsisten.

B.Prinsip Penulisan Prosedur

Baik tidaknya suatu prosedur tidak dinilai dari tebal tipisnya, atau

sedikit banyaknya halaman, melainkan dari manfat dan efektivitas

penggunaannya. Prosedur yang sarat narasi selain sulit dipahami

juga akan membuat penggunanya tidak tertarik untuk menelaah

isinya. Prosedur yang tidak digunakan mengindikasikan bahwa

prosedur tersebut tidak praktis.

Prosedur yang baik adalah yang singkat, padat dan jelas serta

memuat peta pengendalian di dalamnya yang menjelaskan

bagaimana suatu proses seharusnya dijalankan agar hasilnya bisa

efektif secara konsisten.

Agar suatu prosedur memiliki daya tarik maka pembuatanya perlu

memperhatikan prinsif-prinsif komunikasi. Komunikasi adalah

masalah siapa, menyampaikan apa, kepada siapa, menggunakan

media apa. Untuk itu Prosedur harus menjelaskan :

1. Apa yang harus dikerjakan,

2. Bagaimana mengerjakannya

3. Siapa yang harus mengerjakan

4. Kapan harus dikerjakan

5. Dimana mengerjakannya

Ikhtisar :

Agar suatu prosedur memiliki daya tarik maka pembuatannya

perlu memperhatikan prinsif-prinsif komunikasi

C.Prosedur-Prosedur Wajib

Dari persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dapat

diketahui bahwa apabila ada pernyataan harus ada prosedur

terdokumentasi, maka prosedur tersebut wajib dibuat oleh lembaga

yang akan menerapkan ISO 9001. Dari persyaratan ISO 9001:2008

Disusun oleh : TIM ISO Edisi : B No Modul : 05/ ISO /POS/2012Tanggal : Oktober 2012 Status Revisi : 0 Halaman : 10 dari 58

Halaman

didapatkan enam prosedur yang wajib dibuat, didokumentasikan,

diterapkan dan dipelihara. Keenam Prosedur tersebut adalah :

1. Prosedur Pengendalian Dokumen (klausul 4.2.3)

Sebuah prosedur tertulis untuk mengontrol persetujuan dan

persetujuan kembali dari prosedur sebelum diterbitkan serta

memastikan bahwa status revisi saat ini akan ditampilkan. Untuk

memastikan bahwa dokumen yang dibaca dan versi saat ini

tersedia pada saat penggunaan. Selain itu juga memastikan

bahwa dokumen yang kadaluarsa dikendalikan dan dokumen dari

pihak eksternal seperti pelanggan juga terkendali

2. Prosedur Pengendalian Rekaman/Catatan (klausul 4.2.4)

Sebuah prosedur untuk mengendalikan identifikasi, penyimpanan,

perlindungan, pengambilan, retensi dan pemusanahan

catatan/rekaman

3. Prosedur Audit Internal (klausul 8.2.2)

Suatu prosedur untuk menentukan program audit yang

direncanakan untuk memastikan bahwa proses lembaga

memenuhi kedua persyaratan ISO 9001 dan kebutuhan

perundangan. Juga untuk pelaporan, tindak lanjut dan

catatan/rekaman dari audit tersebut.

4. Pengendalian Produk Tidak Sesuai (klausul 8.3)

Sebuah prosedur untuk memastikan bahwa produk yang tidak

sesuai tidak digunakan dan diambil tindakan.

5. Prosedur Tindakan Koreksi/Perbaikan (klausul 8.5.2)

Sebuah prosedur tertulis untuk memastikan bahwa akar penyebab

dari masalah diidentifikasi dan tindakan yang diambil untuk

memperbaikinya, tindakan harus diverifikasi untuk memastikan

efektivitasnya.

6. Prosedur Tindakan Pencegahan (klausul 8.5.3)


Halaman

Sebuah prosedur tertulis serupa dengan tindakan korektif tetapi

organisasi harus mengambil langkah-langkah untuk

mengidentifikasi masalah POTENSI dan menghilangkan potensi

kegagalan sebelum masalah terjadi.

Kebutuhan prosedur diluar dari yang telah diwajibkan setiap

organisasi tidak sama. Hal ini disebabkan adanya perbedaan tingkat

kerumitan proses-proses dan hubungan interaksi satu sama lain serta

besar-kecilnya organisasi.

Ikhtisar:

Prosedur adafah informasi tentang proses operasional yang

harus dijalankan untuk menyelesaikan suatu kegiatan secara

taat asas. Bersifat lintas fungsi, melibatkan lebih dari satu

bagian.

Tujuan pembuatan prosedur adalah memastikan proses

berjalan secara terkendali


Halaman

BAB II

PENYUSUNAN PROSEDUR

A.Cara Penyusunan Prosedur

1. Identifikasi proses

Untuk mempermudahkan pembuatan Prosedur, sebaiknya buat

lebih dahulu diagram alir dari prosedur tersebut, untuk

membuatnya ikuti diagram alir berikut ini :

Gambar 2.1 : Diagram alir penyusunan prosedur


Halaman

Tentukan nama Prosedur wajib mana

akan dibuat

Fahami isi klausul dari prosedur yang akan dibuat

Identifikasi persyaratan yang diminta dalam klausul

Rumuskan proses-proses yang harus ada

Susun diagram alir dari proses awal s.d proses akhir

2. Cara penulisan

Prosedur ditulis untuk kalangan luas. Oleh karena itu harus

diusahakan penulisannya mudah dimengerti. Untuk membuat

posedur di bawah ini terdapat pedoman penulisannya :

o Gunakan kata-kata yang sederhana. Perkataan sehari-hari

lebih baik dari pada menggunakara kata yang baku, tetapi

banyak orang yang tidak mengerti.

o Hindarkan pemakaian kata atau susunan kalimat yang

bermakna ganda (multi tafsir)

o Susunan kalimat singkat dan jelas. Hindarkan kalimat yang

terlalu panjang. e Format huruf (cetak tebal, cetak miring,

bergaris bawah atau pemilihan bentuk huruf tertentu) dapat

memberikan tekanan pada pengertian yang perlu

diperhatikan.

o Sistem penomoran proseuur dapat dilakukan sesuai dengan

kelaziman organisasi

Jika memisahkan prosedur dan instruksi kerja, prosedur sendiri bisa

sangat sederhana, prosedur bisa hanya harus berisi jumlah yang

tepat dari informasi bagi orang yang melakukan pekerjaan yang harus

dilakukan secara efisien dan dengan cara yang terbaik. Bagi orang

yang berkualitas tinggi, terlatih, berpengalaman, atau proses yang

sangat sederhana dan jelas maka mungkin tidak ada kebutuhan

untuk prosedur sama sekali.

3. Identifikasi

Setiap Prosedur harus dilengkapi dengan identifikasi antara lain:

1. Logo sekolah dan nama XXXXXXXXXX

2. Judul Prosedur

3. Nomor Prosedur

4. Nomor Revisi Prosedur

5. Tanggal Penerbitan Prosedur

6. Nomor dan Jumlah Halaman Prosedur


Halaman

7. Keterangan: 1 s/d 6 dicantumkan dalam bentuk header disetiap

halaman

Contoh Ident i f i kas i :

Logo Sekolah

Nama Sekolah

Disusun Oleh :

Nomor : ...........

Nama Prosedur

Edisi : ...........Revisi : ............Berlaku sejak : ............

Halaman : ... dari .... HalamanSemboyan

4. SIMBOL UNTUK PEMBUATAN BAGAN ALIR DOKUMEN (DOCUMENT FLOWCHART)

Tabel 2.1 : Simbol pembuatan bagan alir

Simbol Keterangan

Dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. Nama dokumen dicantumkan di tengah simbol. Contoh dokumen yang digambarkan dengan simbol ini adalah: faktur penjualan, surat order pembelian, cek, bukti memorial, bukti kas keluar (voucher), surat permintaan dan pengeluaran barang gudang, faktur dari pemasok, dan bukti kas masuk. Bagan alir harus menunjukkan dengan jelas dari mana suatu dokumen masuk ke dalam sistem dan ke mana (sistem lain) dokumen keluar dari sistem.

Dokumen dan tembusannya. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas.


Halaman

Berbagai dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama di dalam satu paket. Nama dokumen dituliskan di dalam masing-masing simbol dan nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas simbol dokumen yang bersangkutan. Simbol dalam contoh tersebut menggambarkan faktur penjualan lembar ke-3 dilampiri dengan surat order penjualan lembar ke-1 dan surat muat.

Catatan. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatar akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir. Nama catatan akun-tansi dicantumkan di dalam simbol ini. Catatan akuntansi yang digambarkan dengan simbol ini adalah: jurnal, buku pembantu, dar buku besar.Penghubung pada halaman yang sama. (on-page connector). Dalam menggambarkan bagan alir, arus dokumen dibuat mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. Karena keterbatasan ruang halaman kertas untuk menggambar, maka diperlukan simbol penghubung untuk memungkinkan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan di lokasi lain pada halaman yang sama. Dengan memperhatikan nomor yang tercantum di dalam simbol penghubung pada halaman yang sama, dapat diketahui aliran dokumen dalam sistem akuntansi yang digambarkan dalam bagan alirAkhir arus dokumen dan mengarahkan pembaca ke simbol penghubung halaman yang sama yang bernomor seperti yang tercantum di dalam simbol tersebut

Awal arus dokumen yang berasal dari simbol penghubung halaman yang sama, yang bernomor seperti yang tercantum di dalam simbol tersebut.

Penghubung pada halaman yang berbeda (off-page connector). Jika untuk menggambarkan bagan alir suatu sistem akuntansi diperlukan lebih dari satu halaman, simbol ini harus digunakan untuk menunjukkan kemana dan bagaimana bagan alir terkait satu dengan lainnya. Nomor yang tercantum di dalam simbol penghubung menunjukkan bagaimana bagan, alir yang tercantum pada halaman tertentu terkait dengan bagan alir yang tercantum pada halaman yang lain.


Halaman

Kegiatan manual. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual seperti: menerima order dari pembeli, mengisi formulir, membandingkan, memeriksa dan berbagai jenis kegiatan klerikal yang lain. Uraian singkat kegiatan manual dicantumkan di dalam simbol ini

Arsip sementara. Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen, seperti aimari arsip dan kotak arsip. Terdapat dua tipe arsip dokumen: arsip sementara dan arsip permanen. Arsip sementara adatah tempat penyimpanan dokumen yang dokumennya akan diambil kembali dari arsip tersebut di masa yang akan datang untuk keperluan pengolahan lebih lanjut terhadap dokumen tersebut. Untuk menunjukkan urutan pengarsipan dokumen digunakan simbol berikut ini:

A = menurut abjad

N = menurut nomor urut

T = kronologis, menurut tanggal

Arsip permanen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan

On-line computer process. Simbol ini menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara on-line. Nama program ditulis di dalam simbol.

Keying (typing, verifying). Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal.

Pita magnetik (magnetic tape). Simbol ini menggambarkan arsvc komputer yang berbentuk pita magnetik. Nama arsip ditulis di dalam simbo

On-line storage. Simbol ini menggambarkan arsip komputer ya berbentuk on-line (di dalam memory komputer).

Keputusan. Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Keputusan yang dibuat ditulis di dalam symbol

Garis alir (flowline). Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data. Anak panah tidak digambarkan jika arus dokumen mengarah ke bawah clan ke kanan. Jika arus dokumen mengalir ke atas atau ke kiri, anak panah perlu dicantumkan.


Halaman

Ya

Tidak

Persimpangan garis alir. Jika dua garis alir bersimpangan, untuk menunjukkan arah masing-masing garis, salah satu garis dibuat sedikit melengkung tepat pada persimpangan ke dua garis tersebut.

Pertemuan garis alir. Simbol ini digunakan pka dua garis alir bertemu clan salah satu garis mengikuti arus garis lainnya

Mulai/berakhir (terminal). Simbul ini untuk menggambarkan awal dan akhir suatu system yang digambarkan

Keterangan/komentar. Simbol ini dipakai untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir.

B.Sistematika Penyusunan Prosedur

Prosedur tidak mempunyai bentuk tertentu ada banyak cara,

bentuk, yang banya digunakan adalah metode 6 bagian dengan

urutan sebagai berikut :

1. Diagram Alir

memperlihatkan bagaimana suatu proses harus dijalankan

malai dari awal sampai akhir.

2. Tujuan

Isi dari “Tujuan” Prosedur adalah menjelaskan atau

menggambarkan sasaran kerja secara singkat dan jelas dari

obyek yang akan dibuat prosedurnya dan pertanyaan yang

diperlukan untuk menjawab tujuan dari prosedur dan instruksi

kerja adalah “mengapa” dokumen ini diperlukan.Tanggung

jawab memuat pihak-pihak yang bertanggung jawab dan

berwenang dari setiap proses yang ada dalam prosedur

3. Ruang Lingkup

Isi dari “Ruang Lingkup” Prosedur adalah menjelaskan ruang

gerak dari prosedur yang akan dilaksanakan, dan pertanyaan

yang diperlukan untuk menjawab isi pada Ruang Lingkup ini

adalah:

dimanakah prosedur ini diberlakukan,

siapakah yang akan menggunakan,


Halaman

apakah ada keterkaitan dengan Bidang lainnya

(interface).

4. Definisi

Isi dari “Definisi” adalah penjelasan kalimat didalam prosedur

yang tidak dimengerti atau istilah yang tidak lazim atau

mempunyai arti khusus atau istilah bahasa asing yang sulit

dimengerti Prosedur

isi prosedur yang sebenarnya mengenai tindakan-tindakan

personil dan daerah kerja suatu aktifitas (what, who, when,

where)

5. Referensi

Referensi Prosedur adalah daftar pustaka yang digunakan atau

berkaitan dengan penyusunan Prosedur tersebut seperti:

spesifikasi, standar atau dokumen lainnya yang diacu oleh

manajemen

6. Prosedur

Isi dari Prosedur dan Instruksi Kerja adalah penjelasan langkah-

langkah yang harus diikuti atau dilaksanakan untuk mencapai

atau menyelesaikan apa yang telah ditulis pada tujuan Prosedur

dan Instruksi Kerja tersebut

7. Lampiran-lampiran :

Lampiran dari Prosedur dan Dokumen Terkait dari Instruksi

Kerja bila diperlukan untuk memperkuat prosedur dan instruksi

kerja.

Lampiran dapat berupa :

Keterangan-keterangan yang diperlukan,

Gambar, diagram alir yang diperlukan untuk menjelaskan

Prosedur dan Instruksi Kerja,

Formulir yang diperlukan untuk merekam kegiatan yang

disyaratkan oleh Prosedur dan Instruksi Kerja tersebut..


Halaman

BAB III

CONTOH PROSEDUR WAJIB

A. Prosedur Pengendalian Dokumen

Di bawah ini diberikan contoh prosedur pengendalian

dokumen

1. Lembar pengesahan

Tabel 3.1 : Contoh lembar pengesahan

NAMA JABATANTANDA

TANGANTANGG

ALDISUSUN

DIPERIKSA/Diverifikasi

Wakil Manajemen

Mutu (WMM)

DISAHKANKEPALASekolah

2. Status Revisi

Tabel 3.2 : Contoh status revisi

NoRevi

si

No.Halam

anBagian yang direvisi Disetujui

OlehTanggal

1 2 Tulis hasil revisinya WMM

Pengendali

Dokumen

----------------------------

---

Nama orang


Halaman

3. Daftar Isi

Isi dari prosedur mutu pengendalian dokumen sebagai

berikut:

DAFTAR ISI

hal

Halaman Judul …………………………………………………

1

Status Revisi …………………………………………………….

2

Daftar Isi ………………………………………………………..

3

Dagram Alir ……………………………………………………..

4

1. Tujuan ………………………………………………………..

5

2. Ruang Lingkup ………………………………………………

5

3. Referensi ……………………………………………………...

5

4. Definisi ………………………………………………………..

5

5. Prosedur ………………………………………………………

6

6. Lampiran/Dokumentasi …………………………………….

14

4. Diagram alir


Halaman

Diagram alir prosedur pengendalian Dokumen seperti

berikut:

Gambar 3.1 : Diagram alir prosedur pengendalian dokumen

5. Tujuan :

Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara pengelolaan dan

pengendalian Dokumen yang berhubungan dengan Sistem

Manajemen Mutu, sehingga dokumen-dokumen tersebut dapat

dikendalikan dengan baik sebelum dan setelah penerbitannya.

6. Ruang Lingkup :

Prosedur ini dipakai untuk semua Unit Kerja dan untuk semua

dokumen-dokumen Sistem Manajemen Mutu yang berasal dari

SMK.....

7. Referensi / Acuan :

• Dokumen SNI ISO 9001:2008

• Dokuemn SNI ISO 9000:2005

• Pedoman Mutu – Pengendalian Dokumen Klausal 4.2.3

8. Definisi :


Halaman

Identifikasi Dokumen

Pemilihan Dokumen

Dokumen Dikendalik

an

Dokumen Tidak

Terkendali

Cap warna hijau

Cap warna merah

Dokumen Dibuat Terjilid/ dalam

ordnerDiberi Tanda

Daftar Dokumen

Master Dokumen

Adalah naskah dokumen asli dokumen lengkap dengan

tanda-tanda keabsahan, tetapi tanpa tanda cap

dikendalikan.

Dokumen Mutu

Meliputi Pedoman Mutu, Prosedur Mutu, Instruksi Kerja dan

Form atau formulir

Dokumen Terkendali

Dokumen yang telah diberi cap warna hijau dan apabila

terjadi perubahan terhadap dokumen maka WMM

berkewajiban memberikan revisi yang terbaru dan

memastikan dokumen lama telah ditarik.

Dokumen Tidak Terkendali

Adalah dokumen yang didistribusikan dengan tujuan

sebagai informasi dan apabila terjadi perubahan / revisi

terhadap dokumen WMM tidak berkewajiban untuk

memberikan revisi yang terbaru. Dokumen diberi cap warna

merah dan ditulis tidak terkendali.

9. Prosedur

9.1 Tanggung Jawab Pengendalian

Tanggung jawab untuk pemeriksaan dan pengendalian dokumen

serta wewenang untuk menyetujui dirincikan dalam Tabel

Pengendalian Dokumen sebagai berikut

9.2. Identifikasi Dokumen

9.2.1. Salinan Pedoman Mutu berstatus COPY TERKENDALI

diidentifikasikan dengan no.urut, garis miring (/), kode unit kerja

penerima, garis miring (/), huruf PM, garis miring (/), tahun terbit,

tanda sambung (-) dan bulan terbit.

Contoh : 04/WH/PM/12-05

04 : Nomor urut

WH : Waka Humas

PM : Pedoman Mutu


Halaman

12 : Tahun terbit 2012

11 : Bulan terbit Nopember

9.2.2. Prosedur Operasi Standar diidentifikasikan dengan kode

huruf POS spasi, diikuti nomor yang terdiri atas digit awal dari

nomor Klausul Pedoman Mutu yang bersangkutan.

Contoh : POS 4.2.3 – PENGENDALIAN DOKUMEN.

POS : Menyatakan Prosedur Operasi Standar

4.2.3. : Nomor Prosedur berdasarkan nomor pada

Pedoman Mutu .

Judul : PENGENDALIAN DOKUMEN.

9.2.3. Instruksi Kerja diidentifikasikan dengan kode IK, spasi,

nomor POS yang bersangkutan, sebuah titik (.), unit kerja yang

menerbitkan, sebuah titik (.), dan nomor urut dan judul.

Contoh : IK 4.2.3. AGR.1 – METODE PENGENDALIAN REKAMAN

IK : Menyatakan Instruksi Kerja

4.2.3. : Berasal dari POS 4.2.3 –Pengendalian

Dokumen

AGR : Unit Kerja yang menerbitkan (Agronomi)

1 : Nomor urut

Judul : METODE PENGENDALIAN REKAMAN

9.2.4. Formulir diidentifikasikan dengan kode F, spasi diikuti

nomor POS yang bersangkutan, sebuah titik (.), unit kerja yang

menerbitkan, sebuah titik (.), nomor urut, dan judul.

Contoh : F 4.2.3. AGR.7 – DAFTAR FORMULIR.

F : Menyatakan Formulir

4.2.3. : Nomor POS yang bersangkutan

AGR : Unit Kerja yang menerbitkan (Agronomi)

7 : Nomor urut formulir dari POS dan Unit Kerja

terkait

Judul : DAFTAR FORMULIR

9.2.5. Dokumen Pendukung, diidentifikasikan sesuai nomor,

tanggal dan judulnya

9.2.6. Dokumen Luar / referensi diidentifikasikan menurut aturan

yang berlaku di SMK .....


Halaman

9.3. Metode Pengendalian Dokumen

9.3.1. Status Terkendali

• Dokumen terkendali diberi stempel COPY TERKENDALI

berwarna hijau. Dokumen induk/master tidak distempel

karena digunakan sebagai copy master.

• Dokumen terkendali harus selalu dilakukan verivikasi dan

revisi apabila diperlukan perubahan, sedangkan dokumen

lama ditarik kembali untuk dimusnahkan.

• Dokumen yang tidak berlaku lagi tetapi perlu disimpan

sebagai referensi harus distempel dengan kode “

KADALUWARSA “

9.3.2. Status Edisi dan Revisi

• Edisi diberi kode huruf besar (A,B,C, dst). Edisi baru

membatalkan dan menggantikan semua edisi dan revisi

sebelumnya.

• Revisi diberi nomor angka (1,2,3,4 dst) dan tanggal sampai

ada edisi baru yang mencakup semua perubahan. Revisi

baru membatalkan revisi sebelumnya.

• Setiap halaman yang direvisi harus diidentifikasi dengan

kode edisi, nomor revisi, tanggal revisi, nomor halaman dan

jumlah halaman.

9.3.3. Prosedur Revisi

Usulan Revisi dokumen harus ditinjau dan kemudian harus

disahkan oleh pihak yang berwenang sesuai prosedur yang telah

ditetapkan. Nota perubahan / revisi (status dafatar revisi) harus

disimpan/dipelihara oleh WMM.

9.4. Pengendalian dan Pengesahan Dokumen

9.4.1. Pengendalian dan Pengesahan Pedoman Mutu.

• WMM bertanggung jawab atas penyusunan dan penerbitan

Pedoman Mutu sebelum diterbitkan berkas asli dan semua

salinan Pedoman Mutu hjarus diperiksa oleh WMM dan


Halaman

Disahkan oleh Kepala SMK ..... Revisi pada Pedoman Mutu

disahkan oleh Kepala SMK .... setelah ditinjau oleh WMM.

• Pengendalian Pedoman Mutu dilakukan oleh WMM dengan

menggunakan :

1). Lembar Pengendalian Dokumen “Pedoman Mutu”

Yang berisi kode edisi, revisi ke, klausul, nomor dan jumlah

halaman uraian revisi, disetujui dan tanggal revisi

2). Daftar Pemegang Salinan Terkendali Pedoman Mutu.

Memuat nomor urut, nomor salinan, unit kerja pemegang

salinan (copy) terkendali, kode bagian, nama dan tanda

tangan penerima dan tanggal terima. Semua salinan

Pedoman Mutu yang dibagikan kepada yang menerima dan

berkepentingan diberi cap COPY TERKENDALI dan nomor

sesuai dengan nomor yang tercantum pada Daftar

Pemegang Salinan Terkendali “Pedoman Mutu”

3). Nota Perubahan.

Usulan revisi Pedoman Mutu dapat diajukan oleh semua

anggota unit kerja, diperiksa oleh kepala unit kerja dan

WMM dan harus disetujui oleh Kasek. Setelah revisi

disetujui oleh Kasek, revisi Pedoman Mutu dilakukan oleh

WMM.

Berkas Pedoman Mutu yang asli disimpan oleh WMM

(sebagai copy master).

Pedoman Mutu atau bagian Pedoman Mutu yang sudah

kadaluwarsa harus dikeluarkan dari tempat penyimpanan

untuk dimusnahkan.

Apabila salinan Pedoman Mutu yang telah kadaluwarsa akan

disimpan, maka salinan tersebut dicap ‘KADALUWARSA” berwarna

merah.

9.4.2. Pengendalian dan Pengesahan Prosedur Operasi Standar

(POS)

• Penyusunan POS dilakukan melalui koordinasi antara WMM

dengan Perwakilan Unit Kerja.


Halaman

• Berkas POS yang asli dan revisinya disahkan oleh WMM.

• Pengendalian POS dilakukan oleh WMM dan didelegasikan

kepada Kepala Unit Kerja sesuai dengan bidangnya dan

yang menggunakan.

1). Daftar POS yang berisi nomor identifikasi, Judul POS,

jumlah

halaman, kode terbitan, nomor revisi dan tanggal revisi.

2). Lembar Pengendalian POS, berisi nomopr identifikasi,

judul

POS, jumlah halaman, uraian revisi disetujui/disahkan

oleh dan tanggal revisi

3). Daftar Pemegang Salinan Terkendali POS, yang berisi

nomor

salinan, nomor identifikasi, judul POS, jumlah halaman,

kode

edisi, nomor revisi, tanggal revisi, unit kerja penerima,

dan

tanggal terima.

Semua salinan POS yang dibagikan kepada yang

berkepentingan diberi cap COPY TERKENDALI dan nomor

sesuai dengan nomor yang tercantum pada Daftar

Pemegang Salinan (Copy) terkendali POS.

4). Nota Perubahan.

Usulan revisi POS dapat diajukan oleh semua anggota

Unit Kerja diperiksa oleh Kepala Unit Kerja dan WMM dan

Perwakilan Unit Kerja dan harus disetujui oleh

WMM. Setelah usulan revisi disetujui WMM, revisi POS

dilakukan Unit Kerja yang bersangkutan.

* Berkas POS yang disimpan WMM/Perwakilan Unit

Kerja

sesuai dengan bidangnya

* POS atau bagian dari POS yang sudah kadaluwarsa

arus


Halaman

ditarik ari tempat penggunaannya dan

dimusnahkan. Apabila POS yang telah kadaluwarsa akan

disimpan (untuk referensi), maka salinan tersebut diberi

cap Kadaluwarsa.

9.4.3. Pengendalian dan Pengesahan Instruksi Kerja (IK)

Instruksi Kerja (IK) disusun dan diterbitkan oleh Unit

Kerja yang bersangkutan

Instruksi Kerja (IK) yang asli disimpan dan revisinya

disahkan oleh Kepala Unit Kerja masing-masing.

Pengendalian dilakukan oleh Kepala Unit Kerja masing-

masing dengan menggunakan

1). Daftar Instruksi Kerja, yang berisi nomor identifikasi IK,

judul IK, nomor halaman, kode edisi, nomor revisi dan

tanggal revisi.

Unit Kerja menerbitkan Daftar Instruksi Kerja,

menyimpan aslinya dan memberikan satu salinan yang

berstatus TERKENDALI kepada WMM dan Perwakilan

Unit Kerja sesuai dengan bidangnya.

2). Nota Perubahan

Usulan revisi IK dapat diajukan oleh semua anggota unit

Kerja

diperiksa oleh Kepala Unit Kerja yang bersangkutan dan

harus disetujui oleh WMM dan Perwakilan Unit

Kerja. Setelah usulan revisi disetujui oleh WMM dan

Perwakilan Unit Kerja revisi Instruksi Kerja (IK) dilakukan

oleh Unit Kerja yang bersangkutan. Instruksi Kerja (IK)

yang sudah kadaluwarsa harus ditarik dari tempat

penggunaannya dan dimusnahkan. Apabila salinan IK

telah kadaluwarsa akan disimpan (untuk referensi), maka

salinan tersebut harus diberi cap KADALUWARSA.

9.4.4. Pengendalian dan Pengesahan Formulir

• Formulir disusun dan diterbitkan oleh Unit Kerja yang

bersangkutan.


Halaman

• Formulir yang asli disimpan maupun revisinya disahkan

oleh Kepala Unit Kerja masing-masing.

• Pengendalian dilakukan oleh Kepala Unit Kerja masing-

masing dengan menggunakan :

1). Daftar Formulir, yang berisi nomor identifikasi F, judul

F, nomor halaman, kode edisi, nomor revisi dan

tanggal revisi. Unit Kerja menerbitkan Daftar Formulir

menyimpanj aslinya dan memberikan satu salinan

yang berstatus TERKENDALI kepada WMM dan

Perwakilan Unit Kerja sesuai dengan bidangnya.

2). Nota Perubahan

Usulan revisi Formulir dapat diajukan oleh semua

anggota unit Kerja diperiksa oleh Kepala Unit Kerja

yang bersangkutan dan harus disetujui oleh WMM dan

WMMUK. Setelah usulan revisi disetujui oleh WMM dan

Perwakilan Unit Kerja revisi Formulir dilakukan oleh

Unit Kerja yang bersangkutan.

Formulir yang sudah kadaluwarsa harus ditarik dari

tempat penggunaannya dan dimusnahkan. Apabila

salinan formulir telah kadaluwarsa akan disimpan

(untuk referensi), maka salinan tersebut harus diberi

cap KADALUWARSA

9.4.5. Pengendalian dan Pengesahan Dokumen Pendukung

• Dokumen Pendukung disusun dan diterbitkan oleh Unit

Kerja yang bersangkutan

• Dokumen Pendukung yang asli disimpan maupun revisinya

disahkan oleh Kepala Unit Kerja masing-masing

• Pengendalian dilakukan oleh Kepala Unit Kerja masing-

masing dengan menggunakan :

1). Daftar Dokumen Pendukung, yang berisiidentifikasi DP,

judul DP, nomor halaman, kode edisi, nomor revisi dan

tanggal revisi. Umit Kerja enerbitkan Daftar Dokumen

Pendukung, menyimpan aslinya dan memberikan satu


Halaman

salinan yang berstatus TERKENDALI kepada WMM dan

Perwakilan Unit Kerja sesuai dengan bidangnya.

2). Nota Perubahan

Usulan revisi Formulir dapat diajukan oleh semua

anggota unit Kerja iperiksa oleh Kepala Unit Kerja yang

bersangkutan dan harus disetujui oleh WMM dan

WMMUK. Setelah usulan revisi disetujui oleh WMM dan

Perwakilan Unit Kerja revisi Formulir dilakukan oleh Unit

Kerja yang bersangkutan.

Dokumen Pendukung yang sudah kadaluwarsa harus ditarik

dari tempat penggunaannya dan dimusnahkan. Apabila

salinan DP telah kadaluwarsa akan disimpan (untuk

referensi), maka salinan tersebut harus diberi cap

KADALUWARSA dengan cap warna merah.

9.4.6. Pengendalian Brosur / Leflet

• Brosur disusun dan diterbitkan oleh Waka Humas dalam

rangka menunjang kegiatan promosi.

• Sebelum diterbitkan, rancangan brosur harus mendapat

persetujuan Kepala Sekolah.

• Pengendalian brosur dilakukan oleh Waka Humas dengan

menggunakan :

1). Daftar Brosur dengan Daftar Pengendali

Dokumen/brosur yang berisi nomor identifikasi, judul

Brosur, jumlah halaman, kode terbitan, nomor revisi

tanggal revisi, dan bentuk Brosur. Waka Humas

menyimpan naskah asli dari daftar brosur dan

memberikan satu salinannya yang berstatus

TERKENDALI.

2). Nota Perubahan

Usulan revisi brosur dapat diajukan oleh semua

anggota unit Kerja diperiksa oleh Waka Humas dan

harus disetujui oleh Kepala Sekolah. Setelah usulan


Halaman

revisi disetujui, revisi brosur dilakukan oleh Waka

Humas.

9.4.7. Pengendalian dan Pengesahan Dokumen Luar

(Referensi)

• Dokumen seperti Peraturan Pemerintah, Keppres,

Kepmen, Kep.Dirjen dan dokumen-dokumen lainnya

yang digunakan sebagai referensi harus ditinjau dan

disahkan oleh WMM sebelum penggunaannya.

• Pengendalian dokumen Luar/Referensi (Form-13)

yang berisi nomor identifikasi, judul, tempat simpan

dan keterangan pelengkap. Unit Kerja yang

menerbitkan Daftar Dokumen Luar/Referensi

menyimpan aslinya dan memberikan satu salinannya

yang berstatus TERKENDALI kepada WMM dan

Perwakilan Unit Kerja sesuai bidangnya.

• Dokumen luar yang disahkan sebagai referensi, maka

:

1) Harus berstempel SAH TERKENDALI, apabila

dokumen tersebut milik Unit Kerja yang

bersangkutan.

2) Apabila dokumen tersebut bukan milik Unit Kerja

yang bersangkutan (misal milik perpustakaan),

harus dibuatkan daftarnya dan daftar tersebut

distempel SAH TERKENDALI.

• Dokumen luar/referensi yang sudah kadaluwarsa

harus ditarik dari tempet penggunaannya dan

dimusnahkan. Apabila dokumen luar/referensi yang

telah kadaluwarsa akan disimpan (untuk referensi)

maka dokumen tersebut

harus dicap TIDAK SAH.

10. Lampiran/Dokumentasi

1. Lampiran, Form-01, Daftar Distribusi Dokumen.

2. Lampiran, Form-02, Penarikan Dokumen


Halaman

3. Lampiran, Form-03, Revisi Dokumen.

4. Lampiran, Form-04, Berita Acara Pemusnahan

Dokumen.

5. Lampiran, Form-05, Daftar Seluruh Dokumen.

6. Lampiran, Form-06,.Daftar Induk Dokumen

7. Lampiran, Form-07, Daftar Dokumen

8. Lampiran, Form-08, Daftar Induk Dokumen Luar.

9. Lampiran, Form-09, Daftar Dokumen Luar/referensi.

10. Lampiran, Formulir-10, Daftar induk Brosur/Leaflet.

11. Lampiran, Formulir-11, Daftar Brosur/Leaflet.


Halaman

B. Prosedur Pengendalian Rekaman/Catatan


rekaman


Tabel 3.3 : Contoh tabel pengesahan

NAMA JABATANTANDA

TANGANTANGGA

LDISUSUN


Wakil Manajemen Mutu (WMM)


2. Status Revisi

Tabel 3.4 : contoh Tabel status revisi

NoRevi

si

No.Halama

nBagian yang direvisi Disetujui

OlehTanggal


Pengendali

Dokumen

----------------------------

---

Nama orang


Halaman

3. Daftar Isi

Isi dari prosedur mutu pengendalian rekaman sebagai berikut:

DAFTAR ISI

hal

Halaman Judul …………………………………………………

1

Status Revisi …………………………………………………….

2

Daftar Isi ………………………………………………………..

3

Dagram Alir ……………………………………………………..

4

1. Tujuan ………………………………………………………..

5

2. Ruang Lingkup ………………………………………………

5

3. Referensi ……………………………………………………...

5

4. Definisi ………………………………………………………..

5

5. Prosedur ………………………………………………………

6


14


Halaman

4. DIAGRAM ALIR

Gambar 3. Diagram alir pengendalian rekaman

5. Tujuan :

Prosedur ini disusun untuk memberikan bantuan tata cara

pengelolaan rekaman mulai dari identifikasi rekaman, menyimpan,

memelihara dan memusnahkan Rekaman-rekaman yang digunakan

dalam Sistem anajemen Mutu.

6. Ruang Lingkup :

Mencakup semua rekaman yang dapat memeberikan bukti

kesesuaian aktifitas dan hasilnya memenuhi persyaratan sesuai

Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan di SMK ......


Halaman

IdentifikasiRekaman

Pengelompokan

Rekaman

WMM Memastikan

Rekaman

WMM dan Perwakilan Unit KerjaBertanggung jawab atas Daftar

Pengendalian Rekaman

Penetapan Masa simpan Rekaman

Penanggung jawab Rekaman harus dapat menunjukkan

apabila diperiksa

DaftarRekaman

m

Simpanan Rekaman/D

okumen

Apa rekaman

dapat ditunjukkan

Rekaman Kondisi Baik

Tidak

Ya

RekamanHasil Unjuk

Kerja

RekamanKeefektifan

sistem




• Pedoman Mutu – Pengendalian Rekaman Klausal 4.2.4

8. Definisi :

Sesuai Pedoman Mutu.

9. Prosedur

9.1 Rekaman harus dipelihara agar memberikan bukti obyektif

mengenai

kesesuaian proses diklat dan produk diklat dan memberikan

bukti effektifitas dari pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu.

9.2. Pengelompokan Rekaman

a. Rekaman yang menunjukkan hasil kinerja, antara lain :

1. Laporan hasil diklat

2. Laporan penilaian pemasok (Suplier)

3. Laporan pengendalian proses diklat

4. Laporan pengendalian produk diklat

5. Hasil pertemuan atau rapat rutin, bulanan di Unit Kerja

6. Laporan kondisi peralatan atau mesin

7. Laporan lain yang relevan.

b. Dokumen yang menunjukkan keefektifan Sistem

Manajemen Mutu antara lain :

1. Laporan Hasil audit

2. Laporan Hasil Tinjauan Manajemen (Manajemen

Review)

9.3. Rekaman mengenai Sistem Manajemen Mutu harus mudah

dibaca dengan jelas dan diberi nomor, tanggal, judul dan

tanda tangan pembuat rekaman yang sesuai untuk

proses identifikasi.


Halaman

9.4. Wakil Manajemen Mutu (WMM) dan Perwakilan Unit Kerja

harus

memastikan bahwa semua rekaman yang diperlukan pada

operasional Sistem Manajemen Mutu dipelihara dengan

baik dengan mengatur tempat penyimpanan, penanggung

jawab serta mempergunakan alat atau metode yang

memudahkan untuk menemukan bukti rekaman pada saat

rekaman tersebut dibutuhkan

9.5. Sesuai dengan hal tersebut di atas, maka WMM harus

mendapatkan salinan daftar rekaman dari bagian-bagian

unit kerja. WMM dan Perwakilan Unit Kerja bertanggung

jawab atas pengendalian daftar rekaman.

9.6. Masa simpan rekaman dengan mengingat factor-faktor

antara lain peraturan pemerintah, jenis rekaman,

persyaratan pelanggan dan pedoman masa simpan yang

disepakati dan ditetapkan oleh WMM.

9.7 Pemegang dokumen rekaman yang disebutkan pada

daftar rekaman harus bertanggungjawab bahwa rekaman-

rekaman yang ditentukan benar-benar dipelihara

selama masa simpan.

9.8 Pemegang dokumen /rekaman bertanggung jawab bahwa

bila rekaman diperlukan, dapat segera menunjukkan dan

memelihara dengan metode yang baik.

9.9 Semua rekaman ditetapkan batas minimal masa simpan sesuai

dengan jenis rekaman dan peraturan yang berlaku dan tetap

dijaga pemeliharaannya.

9.10 Bila rekaman berupa dokumen kontrak, maka rekaman harus

tersedia bagi pelanggan (customer).

9.11 Sesudah masa simpan terlampaui, maka pemegang dokumen

rekaman bertanggungjawab untuk menetapkan tindakan

seperti pemusnahan atau sebagai referensi terhadap rekaman

tersebut.


Halaman


1. Lampiran 1 – Format daftar rekaman pada Unit Kerja

2. Lampiran 2 – Format daftar Induk Rekaman

C. Prosedur Internal Audit

Di bawah ini diberikan contoh prosedur Internal Audit



NAMA JABATANTANDA

TANGANTANGGA

LDISUSUN




2. Status Revisi

Tabel 3.6 : contoh status revisi

NoRevi

si

No.Halam


OlehTanggal



Halaman

Pengendali Dokumen

-------------------------------

Nama orang

2. Daftar Isi

Isi dari prosedur mutu internal audit sebagai berikut:

DAFTAR ISI

hal

Halaman Judul …………………………………………………

1

Status Revisi …………………………………………………….

2

Daftar Isi ………………………………………………………..

3

Dagram Alir ……………………………………………………..

4

1. Tujuan ………………………………………………………..

5

2. Ruang Lingkup ………………………………………………

5

3. Referensi ……………………………………………………...

5

4. Definisi ………………………………………………………..

5

5. Prosedur ………………………………………………………

6


14


Halaman

3. Diagram Alir internal Audit

Tidak

Ya

Gambar 3.4 : Diagram alir internal audit

4. Tujuan :

Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara melaksanakan

kegiatan internal audit.

5. Ruang Lingkup :

Prosedur ini dipakai untuk menjadwalkan, melaksanakan, dan

melaporkan audit serta penentuan auditor untuk kegiatan yang

dilakukan pada semua bagian itu.

6. Referensi :

Referensi / Acuan :



Halaman

Persiapan Jadwal Audit

Pemilihan Tim

Pemberitahuan

Persiapan audit

Penyiapan Rencana Audit

Pelaksanaan

Pelaporan

Tindak lanjut Tindakan

Perbaikan Berkelanjutan

Pertemua

audit

Pertemuan Tim Pertemuan

Tindakan Koreksi

Rencana audit disepakati

Checklist Oke ?

Surat Pemberitahuan

Daftar Auditor


• Dokumen ISO 9011

• Pedoman Mutu – Pengendalian Rekaman 8.2.2

7. Definisi :

a. Audit Mutu Internal (AMI)

Pengujian sistematis dan independen oleh auditor internal

untuk menentukan apakah aktifitas mutu dan hasil yang

berkaitan dapat memenuhi pengaturan yang direncanakan

dan apakah pengaturan tersebut dilaksanakan dengan

efektif sesuai guna mencapai tujuan.

b. Auditor Internal ;

Adalah seorang yang berwenang melakukan AMI dan

mengetahui organisasi dan proses kerja di SMK ..... serta

mendapat surat tugas untuk melakukan AMI

c. Ketua Auditor (Lead Auditor) ;

Auditor yang ditugasi untuk memimpin dan melaksanakan

aktivitas AMI.

d. Auditee ;

Pejabat/Staf SMK......yang bertanggung jawab terhadap

bidang kegiatan yang di audit.

e. Ketidaksesuaian (KTS) ;

Tidak dipenuhinya persyaratan sesuai dengan yang

telah ditetapkan.

f. WMM : Wakil Manajemen Mutu

g. PUK : Perwakilan Unit Kerja

h. KUK : Kepala Unit Kerja

8. Prosedur

9.1. Tanggung jawab dan wewenang

9.1.1. Wakil Manajemen Mutu (WMM) bertanggung jawab terhadap

pengelolaan audit internal sejak dari perencanaan,

pelaksanaan, dan dilakukannya verifikasi tindakan koreksi

yang diperlukan.


Halaman

9.1.2 Seluruh karyawan SMK .... bertanggung jawab dan berperan

aktif dalam kegiatan audit internal, baik sebagai auditor

maupun sebagai auditee.

9.2 Pelaksanaan audit

9.2.1 Wakil Manajemen Mutu menyusun jadwal tahunan untuk audit

internal berdasarkan status dan pentingnya bagian atau

kegiatannya.

9.2.2 Kepala SMK .../Wakasek/Sub bagian taus/Instalasi/Unit Kerja

yang diaudit tidak boleh diaudit oleh seseorang dari bagian

tersebut.

9.2.3 Tiap auditor haruslah seseorang yang telah mendapat

pelatihan dalam hal ketrampilan mengaudit, tetapi ia boleh

didampingi oleh seseorang yang ahli dalam bidang atau

kegiatan yang diaudit. Dapat juga seorang auditor didampingi

oleh seseorang yang memang dimaksudkan oleh institusi

untuk dilatih lebih lanjut selaku auditor. Dalam kedua kasus

tersebut pendamping bukanlah auditor dan tidak dapat

bertindak selaku auditor.

9.2.4 Tiap auditor, sebelum melaksanakan audit, harus menyiapkan

sebuah cheklist untuk dipakai sebagai rambu-rambu pada saat

melaksanakan audit. Paling lambat 3 (tiga) hari sebelum

pelaksanaan audit, auditor harus menghubungi wakil auditor

dan menyepakati hari/tanggal/jam pelaksanaan audit. Semua

temuan dalam audit haruslah dicatat dalam checklist, yang

kemudian harus dikumpulkan oleh Wakil Manajemen Mutu

sebagai salah satu rekaman pelaksanaan audit.

9.2.5 Tiap ketidaksesuaian yang ditemukan dalam pelaksanaan

audit harus dibuatkan laporannya menurut format yang

tertera di Lampiran A, laporan ketidaksesuaian audit, yang

selalu harus disertai bukti yang dapat diverifikasi

9.2.6 Kepala Unit Kerja (KUK) atau kegiatan yang diaudit harus

menanggapi laporan ketidaksesuaian itu dan menentukan

tindakan koreksi apakah dapat dilakukannya sendiri, tindakan

koreksi apa yang akan dilakukan dan berapa lama tindakan


Halaman

koreksi terselesaikan. Tindakan koreksi juga harus melakukan

koreksi terhadap penyebab terjadinya ketidaksesuaian.

9.2.7 Apabila KUK atau personil yang diaudit tidak dapat

menentukan sendiri tindakan koreksi yang dibuat, maka

masalah tindakan koreksinya perlu dikonsultasikan kepada

WMM.

9.2.8 Jika tindakan koreksi dan jangka waktu penyelesaiannya telah

dilaksanakan Wakil Manajemen Mutu harus mengusahakan

adanya audit terhadap hasil tindakan koreksi tersebut, untuk

memastikan bahwa tindakan koreksi telah dilaksanakan

sesuai dan berjalan secera efektif,

9.2.9 Jika hasil verivikasi tersebut menunjukkan hasil yang negatif,

maka dibuat laporan ketidaksesuaian lagi dengan nomor

laporan yang sama disertai huruf “A” di belakangnya.

9.2.10 Jika verivikasi tersebut menunjukkan hasil yang positif,

maka Wakil Manajemen Mutu dapat menutup laporan

tersebut.

9.2.11 WMM memasukkan semua laporan kedalam daftar status

audit.

9.2.12 Jadwal, pelaksanaan, laporan, verivikasi audit dibuatkan

rangkumannya dalam formulir seperti yang tertera dalam

Lampiran E, Rangkuman Pelaksanaan Audit Internal.


a. Format Jadwal Audit Mutu Internal

b. Format Audit Check List

c. Formulir Laporan Audit Internal

d. Daftar Status Audit

D. Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai


produk tidak sesuai



Halaman

Tabel 3.7 : contoh lembar pengesahan

NAMA JABATANTANDA

TANGANTANGGA

LDISUSUN





Halaman

2. Status Revisi


NoRevi

si

No.Halama


OlehTanggal


Pengendali Dokumen

-------------------------------

Nama orang

3. Daftar Isi

Isi dari prosedur mutu pengendalian produk tidak sesuai

sebagai berikut:

DAFTAR ISI

hal

Halaman Judul ………………………………………………….........

1

Status Revisi ……………………………………………………..........

2

Daftar Isi ………………………………………………………...........

3

Dagram Alir ……………………………………………………...........

4

1. Tujuan ………………………………………………………..........

5

2. Ruang Lingkup ………………………………………………......

5

3. Referensi …………………………………………………….........

5

4. Definisi ……………………………………………………….........

5


Halaman

5. Prosedur ……………………………………………………….......

6

6. Lampiran/Dokumentasi ……………………………………....

14

4. Diagram Alir Pengendalian Produk Tidak Sesuai

Tidak

Ya

Gambar 3.5 : Diagaram alir pengendalian produk tidak sesuai

5. Tujuan :

Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara pengendalian

produk/jasa diklat yang tidak sesuai

6. Ruang Lingkup :


Halaman

Nama Peserta

Identifikasi Jasa Diklat

Verifikasi Kegiatan Diklat

Daftar Kegiatan

Identifikasi Ketidak

sesuaian

Fasilitator/

Nara Sumbe

r

Aktifitas Diklat : Jadwal

PelaksanaanMateri DiklatBahan PraktekFasilitas Pelaksanaan

ApakahSesuai?

Tindakan Koreksi

Proses Diklat Dapat

berjalan

Prosedur ini dipakai untuk semua produk di semua bagian yang

menangani produk/jasa diklat dari proses perencanaan,

pelaksanaan dan evaluasi.


Dokumen SNI ISO 9001:2008

Dokuemn SNI ISO 9000:2005

Dokumen ISO 9011

Pedoman Mutu – Pengendalian Rekaman 8.2.2

8. Definisi :

Produk tidak sesuai adalah produk yang tidak memenuhi

persyaratan yang telah ditetapkan.

9. Prosedur

9.1 Ketidaksesuaian dapat terjadi pada produk atau jasa

pendidikan dan pelatihan di SMK ..... adalah sebagai berikut :

1.. Nama peserta yang dating

2. Guru / Fasilitator dan nara sumber

3. Jadwal pelaksanaan

4. Kurikulum yang diginakan

5. Bahan praktik

6. Fasilitas Pelaksanaan Diklat.

9.2 Untuk setiap ketidaksesuaian yang terjadi dilakukan penandaan

(marking) pada lembaran administrasi pendukungnya yang

dilakukan oleh penanggungjawab yang berwenang sebagai

berikut :

1. Nama peserta dilakukan oleh ……..

2. Guru / fasilitator dan nara sumber dilakukan oleh ……

3. Jadwal pelajaran dilakukan oleh .....

4. Materi diklat dilakukan oleh ....

5. Bahan praktik dilakukan oleh ....

6. Fasilitas Diklat oleh ....


Halaman

9.3 Tindakan koreksi untuk ketidaksesuaian dilakukan sesuai dengan

prosedur tindakan koreksi yang harus dilakukan dan diketahui

oleh :

1. Nama peserta ; pernyataan ketidaksesuaian dilakukan oleh

....

2. Guru / Fasilitator / narasumber ; pernyataan

ketidaksesuaian dilakukan oleh ....

3. Jadwal pelajaran ; pernyataan ketidaksesuaian dilakukan

oleh ...

4. Materi Diklat ; pernyataan ketidaksesuaian dilakukan

oleh ....

5. Bahan praktek ; pernyataan ketidaksesuaian dilakukan

oleh ....

6. Fasilitas Diklat ; pernyataan ketidaksesuaian dilakukan

oleh ....

9.4 Semua tindakan koreksi tersebut di atas dilakukan agar

pelaksanaan Diklat yang menyimpang dan tidak sesuai tidak

dilanjutkan ke proses berikutnya sebelum adanya tindakan

koreksi.

10. Dokumentasi

Lampiran 1. Daftar ketidakesuaian

Lampiran 2. Daftar status permohonan Tindakan Koreksi

E. Prosedur Tindakan Perbaikan/Koreksi

Di bawah ini diberikan contoh prosedur Tindakan

Perbaikan/Koreksi



NAMA JABATANTANDA

TANGANTANGG

ALDISUSUN


Wakil Manajemen


Halaman

Mutu (WMM)



Halaman

2. Status Revisi


NoRevi

si

No.Halam


OlehTanggal


Pengendali

Dokumen

----------------------------

---

Nama orang

3. Daftar Isi

Isi dari prosedur mutu tindakan perbaikan/koreksi sebagai

berikut:

DAFTAR ISI

hal

Halaman Judul ………………………………………………….........

1

Status Revisi ……………………………………………………..........

2

Daftar Isi ………………………………………………………...........

3

Dagram Alir ……………………………………………………...........

4

1. Tujuan ……………………………………………………….........

5

2. Ruang Lingkup ……………………………………………….....

5

3. Referensi ……………………………………………………........

5


Halaman

4. Definisi ………………………………………………………........

5

5. Prosedur ………………………………………………………......

6


14

4.Diagram Alir Prosedur Tindakan Perbaikan/Koreksi

Selesai

Ya

Tidak

Ya

Gambar 3.6 : Diagram alir tindakan koreksi


Halaman

Daftar Laporan

Ketidaksesuaian

Ka. Unit Kerja melakukan verifikasi pada bagian

ketidaksesuaian

Apakah hasil

verifikasi benar?

Penetapan tindakan koreksi

Penetapan batas waktu untuk

melakukan tindakan

WMM melakukan koordinasi

Apakahdilakukan

sesuai bataswaktu

Hasil Tindakan koreksi direkam

5. Tujuan :

Prosedur ini disusun bertujuan untuk memastikan

diterapkannya tindakan koreksi terhadap penyebab-

penyebab ketidaksesuaian pada proses dan produk diklat.

6. Ruang Lingkup :

Prosedur ini berlaku bagi ketidaksesuaian pada proses dan

produk diklat.




Dokumen ISO 9011


3. Definisi :

Sesuai dengan pedoman mutu.

4. Prosedur :

9.1. WMM dan Perwakilan Unit Kerja setelah menerima

laporan ketidaksesuaian dan menerima permintaan

tindakan koreksi, maka penanggung jawab proses dan

produk diklat segera mengambil tindakan untuk

meneliti dan melakukan verifikasi terhadap bagian

yang menjadi penyebab ketidaksesuaian.

9.2. Dari hasil analisis ketidaksesuaian maka Perwakilan

Unit Kerja personil yang bertanggung jawab dengan

melakukan koordinasi dengan WMM dan PUK untuk

menentukan tindakan koreksi yang harus diambil

dalam waktu yang ditentukan.


Halaman

9.3 Tindakan koreksi yang diambil didokumentasikan pada

formulir tindakan koreksi.

9.4 Setelah tindakan koreksi dilakukan dengan batas waktu

yang telah ditetapkan maka hasil tindakan koreksi harus

ditinjau oleh WMM untuk memastikan bahwa tindakan

koreksi tersebut dilaksanakan dengan baik dan memberikan

hasil yang effektif.

9.5 Bila tindakan koreksi yang diambil tidak effektif, maka

analisis dan verifikasi harus terus dilakukan sampai

diperoleh hasil yang menuaskan.

9.6 Apabila tindakan koreksi yang memerlukan perubahan

prosedur, maka harus diinformasikan kepada WMM dan

selanjutnya WMM harus meninjau dokumen tersebut sesuai

dengan POS 4.2.3. Pengendalian Dokumen.

9.7 Hasil tindakan koreksi yang telah selesai dan dilakukan

koreksi seperti yang diharapkan maka pada laporan

tindakan koreksi harus di “close”


1. Lampiran 1 - Formulir Tindakan Koreksi / Pencegahan

2. Lampiran 2 - Daftar Status Permohonan Tindakan Koreksi

3. Lampiran 3 - Daftar Status Permohonan Tindakan Koreksi


Halaman

F. Prosedur Tindakan Pencegahan

Di bawah ini diberikan contoh prosedur Tindakan

Pencegahan

1.Lembar pengesahan


NAMA JABATANTANDA

TANGANTANGGA

LDISUSUN




2. Status Revisi


NoRevis

i

No.Halama


OlehTanggal


Pengendali Dokumen

-------------------------------

Nama orang


Halaman

3. Daftar Isi

Isi dari prosedur mutu tindakan perbaikan/koreksi sebagai

berikut:

DAFTAR ISI

hal

Halaman Judul ………………………………………………….........

1

Status Revisi ……………………………………………………..........

2

Daftar Isi ………………………………………………………...........

3

Dagram Alir ……………………………………………………...........

4

1. Tujuan ……………………………………………………….........

5

2. Ruang Lingkup ……………………………………………….....

5

3. Referensi ……………………………………………………........

5

4. Definisi ………………………………………………………........

5

5. Prosedur ………………………………………………………......

6


14

4. Diagram Alir Prosedur Tindakan Pencegahan

Ya

Tidak


Halaman

Data Statistik ketidaksesuaia

n

Analiss Data ketidaksesuaian

Apakah ada penyebab

ketidak sesuaian

potensial?

Membuat Tindakan

Pencegahan

Gambar 3.7 : Diagram alir tindakan pencegahan

5. Tujuan :

Prosedur ini disusun bertujuan untuk memastikan diterapkannya

tindakan pencegahan terhadap kemungkinan terjadinya ketidak-

sesuaian potensial.

6. Ruang Lingkup :

Prosedur ini berlaku bagi ketidaksesuaian potensial yang

mungkin terjadi pada seluruh proses pada Sistem Manajemen

Mutu.

7. Referensi :



Dokumen ISO 9011


8. Definisi :

Sesuai dengan Pedoman Mutu

9. Prosedur :

9.1 WMM dan Perwakilan Unit Kerja melakukan analisa data

statistik dari hasil laporan seksi Publikasi dan Pelaporan

tentang hasil evaluasi diklat, data keluhan pelanggan,

ketidaksesuaian pelayanan dan proses lain yang relevan.

9.2 Hasil analisa data yang tidak sesuai tersebut dianalisis lebih

lanjut untuk menetapkan factor-faktor penyebab utama dari

ketidak-sesuaian.

9.3 Hasil analisis data penyebab ketidaksesuaian dibahas pada

rapat tinjauan manajemen untuk menetapkan solusi dan


Halaman

Melakukan Verifikasi

Perekeman Hasil Verifikasi

Rekaman Tindakan

Pencegahan

membuat tindakan pencegahan pada proses yang sama pada

kegiatan yang akan dating.

9.4 Tindakan pencegahan ditetapkan, direkam dan

didokumentasikan.

9.5 Setelah tindakan pencegahan diberlakukan sesuai dengan

batas waktu yang ditetapkan penanggung jawab kegiatan

melakukan verifikasi apakah tindakan pencegahan yang

dilakukan cukup efektif untuk mencegah terjadinya

ketidaksesuaian yang potensial tersebut.

9.6 Hasil verifikasi tersebut direkam dan didokumentasikan.

9.7 Bila tindakan pencegahan yang diambil tidak effektif, analisis

dan tinjauan terus dilakukan sampai diperoleh hasil yang

memuaskan.

9.8 Tindakan pencegahan yang memerlukan prosedur lain, harus

disampaikan kepada WMM. Selanjutnya WMM meninjau dokumen

tersebut sesuai POS. 4.2.3. - Pengendalian Dokumen.


1. Lampiran Form 1 – 8.5.3. Permintaan Tindakan Pencegahan.


Halaman

5 penyusunan prosedur-1

Documents