Intensive Course

Human Resources Development ManagementManagement Trainee Program

Delivered by :Dr.Ir.J.F.X.Susanto.S.MBA.,MM

Management Trainee (MT) program adalah upaya mencari dan memilih calon executive muda yang potential secara sistimatis, dengan waktu yang cukup, tepat dan berorientasi pada konsep pemagangan dan On the Job Training

*Overview Mengapa diperlukan MT Program.Hubungan kerjaLama programSistim mentoringRotation assignment Sistim yang makin populer dalam mencari tenaga executiveBanyaknya perusahaan yang gagal dan tutup karena succession planningnya tidak jalan.Hidup perusahaan seumur pendirinya.

*Alasan mengapa diadakan MT ProgramPerusahaan butuh tenaga executive muda yang potential.Adanya perkembangan perusahaan yang terencana dengan time frame yang jelas.Mendapatkan executive berpengalaman dan siap pakai sangat costly (mahal).Mempunyai cukup waktu untuk mencari pengganti executive yang akan pensiun.Untuk menilai calon executive yang handal butuh waktu lama.Sistim recruitment yang ketat tidak menjamin mendapatkan executive muda yang baik.Bisa lebih flexible dalam menyusun program traning sesuai kebutuhan perusahaan bagi calon executive.

*Alasan mengapa diadakan MT ProgramMencari tenaga executive muda yang potential untuk dikembangkan dan dipersiapkan menjadi team Management perusahaan.Mempersiapkan pengganti para executives yang akan pensiun atau resign. Memastikan succession plan tidak terganggu karena kekurangan potential candidates dari staff yang ada.MT akan lebih mendalami pola kerja diperusahaan, coping with the corporate culture.Akan lebih mengenal operational perusahaan secara detailed.Work attitude MT mudah dibentuk untuk menjadi executive professional.

*Sistim Pemagangan dalam UU 13/2003Dalam UU 13/2003 Program Management Trainee ini tercantum pada Bab V mengenai PELATIHAN KERJA, yang terdapat pada Pasal 21 s/d. Pasal 27 sebagai Pemagangan.Berikut adalah isi dari pasal-pasal tersebut sebagai pedoman membuat program MT.

*Sistim Pemagangan dalam UU 13/2003Pasal 21 : Pelatihan Kerja dapat diselenggarakan dengan sistim pemagangan.

*Sistim Pemagangan dalam UU 13/2003Pasal 22 : Pemagangan dilaksanakan atas dasar perjanjian pemagangan antara peserta dengan pengusaha yan dibuat secara tertulis. Perjanjian pemagangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), sekurang-kurangnya memuat ketentuan hak dan kewajiban peserta dan pengusaha serta jangka waktu pemagangan. Hak peserta pemagangan antara lain memperoleh uang saku dan/atau uang transpor, memperoleh jaminan sosial tenaga kerja, memperoleh setifikat apabila lulus diakhir program. Hak pengusaha antara lain berhak atas hasil/jasa peserta pemagangan, merekrut pemagang sebagai pekerja/buruh bila memenuhi persyaratan. Kewajiban peserta pemagangan antara lain menaati perjanjian pemagangan, dan mengikuti tata tertib perusahaan. Adapun kewajiban pengusaha antara lain menyediakan uang saku dan/atau uang transpor bagi peserta pemagangan, menyediakan fasilitas pelatihan, menyediakan instruktur, dan pelengkapan keselamatan dan kesehatan kerja. Jangka waktu pemagangan bervariasi sesuai dengan jangka waktu yang diperlukan untuk mencapai standar kompetensi yang ditetapkan dalam program pelatihan pemagangan.

*Sistim Pemagangan dalam UU 13/2003Pasal 22 : Pemagangan yang disertakan tidak melalui perjanjian pemagangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dianggap tidak sah dan status peserta berubah menjadi pekerja/buruh perusahaan yang bersangkutan. Dengan status sebagai pekerja/buruh diperusahaan yang bersangkutan, maka berhak atas segala hal yang diatur dalam peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.

*Sistim Pemagangan dalam UU 13/2003

Pasal 23 :Tenaga kerja yang telah mengikuti program pemagangan berhak atas pengakuan kualifikasi kompetensi kerja dari perusahaan atau lembaga sertifikasi. Sertifikasi dapat dilakukan oleh lembaga sertifikasi yang dibentuk dan/atau diakreditasi oleh pemerintah bila programnya bersifat umum, atau dilakukan oleh perusahaan yang bersangkutan bila programnya bersifat khusus.

*Sistim Pemagangan dalam UU 13/2003Pasal 24 : Pemagangan dapat dilaksanakan diperusahaan sendiri atau ditempat penyelenggaraan pelatihan kerja, atau perusahaan lain, baik didalam maupun diluar wilayah Indonesia.

Sanksi administratif (diatur lebih lanjut oleh Menteri).

*Sistim Pemagangan dalam UU 13/2003Pasal 25 :Pemagangan yang dilakukan diluar wilayah Indonesia wajib mendapat izin dari Menteri atau pejabat yang ditunjuk.Untuk memperoleh izin sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1), penyelenggara pemagangan harus berbentuk badan hukum Indonesia sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.Ketentuan mengenai tata cara perizinan pemagangan diluar wilyah Indonesia sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2), diatur dengan Keputusan Menteri.Sanksi administratif (diatur lebih lanjut oleh Menteri).

*Sistim Pemagangan dalam UU 13/2003Pasal 26 : Penyelenggaraan pemagangan diluar wilayah Indonesia harus memperhatikan :Harkat dan martabat bangsa Indonesia.Penguasaan kompetensi yang lebih tinggi; danPerlindungan dan kesejahteraan peserta pemagangan, termasuk pelaksanaan ibadahnya.

Menteri atau pejabat yang ditunjuk dapat menghentikan pelaksanaan pemagangan diluar wilayah Indonesia apabila didalam pelaksanaannya ternyata tidak sesuai dengan ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1).

*Sistim Pemagangan dalam UU 13/2003Pasal 27 : Menteri dapat mewajibkan kepada perusahaan yang memenuhi persyaratan untuk melaksanakan program pemagangan.Dalam menetapkan persyaratan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Menteri harus memperhatikan kepentingan perusahaan, masyarakat, dan negara.

Yang dimaksud dengan kepentingan perusahaan dalam ayat ini adalah agar terjamin tersedianya tenaga kerja terampil dan ahli pada tingkat kompetensi tertentu seperti juru las spesialis dalam air. Yang dimaksud dengan kepentingan masyarakat misalnya untuk membuka kesempatan bagi masyarakat memanfaatkan industri yang bersifat spesifik seperti teknologi budidaya tanaman dengan kultur jaringan. Yang dimaksud dengan kepentingan negara misalnya untuk menghemat devisa negara, maka perusahaan diharuskan melaksanakan program pemagangan seperti keahlian membuat alat-alat pertanian modern.

*Sistim Pemagangan dalam UU 13/2003Pasal 28 : Untuk memberikan saran dan pertimbangan dalam penetapan kebijakan serta melakukan koordinasi pelatihan kerja dan pemagangan dibentuk lembaga koordinasi pelatihan kerja nasional.Pembentukan, keanggotaan, dan tata cara lembaga koordinasi pelatihan kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dengan Keputusan Menteri.

*Sistim Pemagangan dalam UU 13/2003Pasal 29 : Pemerintah Pusat dan/atau Pemerintah Daerah melakukan pembinaan pelatihan kerja pemagangan.Pembinaan pelatihan kerja dan pemagangan yang ditujukan ke arah peningkatan relevansi, kualitas, dan effisiensi penyelenggaraan pelatihan kerja dan produktivitas.Peningkatan produktivitas sebagaimana dimaksud pada ayat (2), dilakukan melalui pengembangan budaya produktif, etos kerja, teknologi, dan effisiensi kegiatan ekonomi, menuju terwujudnya produktivitas nasional.

*Sistim Pemagangan dalam UU 13/2003Pasal 30 : Untuk meningkatkan produktivitas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 ayat (2) dibentuk lembaga produktivitas yang bersifat nasional.Lembaga produktivitas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berbentuk jejaring kelembagaan pelayanan peningkatan produktivitas, yang bersifat lintas sektor maupun daerah.Pembentukan, keanggotaan, dan tata kerja lembaga produktivitas nasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1), diatur dengan Keputusan Menteri.

*MT Program - Schedule

Recruitment & selectionFresh graduate through University, advertisement. Interview & Selection, Medical Test, Psychological Assessment (optional).Month 1

Signing MT Contract PKWT, 6 months, 1 or 2 years as Trainee. Trainees will be evaluated on monthly basis by the respective mentor and subject to contract discontinuation. Month 1Training programCorporate induction, Policy & Procedure, Supervisory & Managerial skill, technical skills, Executive Development Training, Project Assignment. Month 1 6Rotating Assignment / OJT@ 3 months in each department, max 6 months. Dept. Heads will submit report and evaluation.Month 1 24Final EvaluationBy Management team, coordinated by HRD Mgr.Each Trainee will conduct a presentation to the Management Team. See Sistim Penilaian MT.Month 24Appointment for placementAt the most suitable area based on the requirement and potential of the Trainee.Month 24

*Compensation Tidak disebut sebagai gaji, tapi sebagai honor, uang saku, uang transport, tunjangan trainee, dll.Rate khusus dalam struktur dan skala penggajian perusahaan.Diberikan secara bulanan, tanpa uang lembur.

*Content of Agreement Tanggal perjanjianKomparasi / para pihakScope perjanjianJangka waktu perjanjianJam kerjaKewajiban para pihakKompensasiEvaluasi berkalaEvaluasi terakhirPenempatanMedical chek upKerahasiaan perusahaan

*Keuntungan & Kerugian

KEUNTUNGAN ANTARA LAINKERUGIAN ANTARA LAINLebih mudah menseleksi Trainee.Risiko biaya yang telah dikeluarkan kalau trainee tidak jadi diangkat.Bisa menempatkan calon sesuai dengan kompetensinya (Job Fits Person).Trainee mengundurkan diri dengan alasan tidak mampu.Persiapan succession plan akan lebih baik.Sering menghadapi sikap yang tidak menerima dari karyawan lama karena takut tersaingi.Mudah menilai Trainee karena ada program training dan assignment yang harus dilakukan.Para mentor kurang serius memberikan bimbingan.Trainee membawa keahlian akademis yang berguna diperusahaan.Porsi dikelas lebih banyak dari actual work, sehingga terlihat kurang produktif.

*Performance Evaluation Evaluasi dilakukan on monthly basis, oleh mentor yang bertanggung jawab.Trainee yang tidak perform segera diputus kontraknya, tidak harus menunggu sampai akhir kontrak.Selain monthly evaluation juga di-evaluate pada saat Trainee melakukan presentasi akhir.

Contoh Evaluation Form MTpada presentasi akhir

NAMA MT

NAMA PENILAI

JABATAN

DEPARTEMEN

DIVISI

TANDATANGAN

TANGGAL

KETERANGAN BAGI PENILAI :

Penilaian Management Trainee (MT) ini khusus dilakukan pada saat masing-masing MT menyampaikan presentasi mereka kepada para Direktur dan Manager terkait setelah melaksanakan program MT. Penilaian harus dilakukan secara objective berdasarkan kriteria sebagaimana tersebut dalam formulir ini. Para penilai memberikan penilaian menggunakan skala penilaian (5-1).

Tentukan penilaian Saudara secara objective dengan memberikan tanda silang (X) pada angka yang Saudara pilih kemudian kalikan dengan bobot masing-masing.

KRITERIA PENILAIAN

BOBOT

5

4

3

2

1

NILAI

1. ATTITUDE / SIKAP KERJA

Menunjukan penampilan yang professional, sopan santun, berwibawa dan energetic.

10

.

2. LEADERSHIP

Memperlihatkan kedewasaan menghadapi lingkungan kerja, kondisi kerja, dan kemampuan untuk mengkordinasikan dan memimpin sumberdaya yang tersedia.

25

3. PENGETAHUAN KERJA

Memperlihatkan penguasaan terhadap apa yang telah dipelajari, dianalisa dan dikerjakan selama periode MT Program.

30

4. TANYA JAWAB

Kemampuan menjawab pertanyaan secara memuaskan, teknik yang baik dalam berkomunikasi, memperhatikan aspek observasi dan analisis dalam menyampaikan pendapat.

15

5. PROPOSAL

Menampilan usulan, saran dan proposal terhadap keadaan yang perlu diperbaiki secara mendesak,mencarikan solusi dalam jangka pendek ataupun dalam jangka panjang.

20

TOTAL NILAI

Contoh Evaluation Form MToleh Mentor

Sheet1

PENILAIAN MT (Management Trainee)

Evaluasi terhadap MT dilakukan on monthly basis, dan penilaian akhir hendaknya dilakukan minimal 2 minggu sebelum masa kontrak berakhir.

Nama TraineeDept. / Divisi

BN (Batch No.)Mulai kontrak

JabatanAkhir kontrak

No.Faktor PenilaianBobotRatingNilai

1Pengetahuan Teknis dan keterampilan kerja11

2Kualitas kerja11

3Kuantitas & produktifitas kerja11

4Hubungan dan kerjasama dalam pekerjaan5

5Inisiatif dalam pekerjaan5

6Kepatuhan pada peraturan / disiplin5

7Tanggung jawab pada pekerjaan6

8Kepedulian pada 5 R & keselamatan kerja5

9Motivasi Kerja5

10Antusias dan kemampuan menerima pembelajaran7

11Leadership10

12Kemampuan Analisa9

13Kerajinan/kerapihan5

14Kepribadian5

Total Nilai100

Sistim PenilaianRatingNilai adalah bobot dikalikan dengan rating.

Baik sekaliBS401 - 5005Istimewa, sangat baik

BaikB301 - 4004Baik

CukupC201 - 3003Rata-rata

KurangK101 - 2002Di bawah rata-rata

Kurang sekaliKSs.d. 1001Kurang sekali/jelek

Konfirmasi dari Penilai

Lulus masa percobaan/kontrakTanda Tangan

Tidak lulus masa percobaan/kontrak

Nama

Tanggal

Catatan HRD

&LForm : 46-HR

Sheet2

Sheet3

Semoga Bermanfaat