PENGENDALIAN Aspek penting dalam pengendalian

124

alam proses pengendalian perlu diketahui bebrapa aspek penting dan

juga karakteristik pengendalian yang efektif. Hal ini dimaksudkan

untuk mempermudah langkah seorang manajer dalam mencapai tujuan

secara efektif dan efisien serta demi lancarnya pelaksanaan pengendalian itu

sendiri.

13.1. Aspek-aspek yang Mempengaruhi Pengendalian

Dalam proses pengendalian perlu diperhatikan beberapa aspek penting agar dapat

tercipta pengendalian dengan efektif.

Beberapa aspek penting tersebut, antara lain adalah:

1. Jenis standar (ukuran). Terdapat beberapa jenis standar, yaitu:

a. Standar yang dibuat berdasarkan performansi masa lalu (historical

performance). Standar ini memiliki kelemahan, yaitu bila terjadi

perubahan pada masa mendatang maka standar ini sulit untuk diterapkan.

b. External standard, yaitu standar yang diambil dari luar perusahaan.

Standar ini memiliki kelemahan bila kondisi perusahaan memiliki

karakteristik yang berbeda.

c. Engineering standard, yaitu standar yang ditentukan oleh pembuat mesin.

d. Productivity standard, yaitu standar yang ditentukan berdasarkan ukuran

tingkat produktivitas dengan didasarkan pada sistim kerja times and

motion study.

e. Subjective standar, yaitu standar yang ditentukan oleh atasan dengan

menggunakan pendekatan kebijakan.

2. Jumlah standar harus optimal, bila terlalu banyak akan menimbulkan masalah

yaitu akan bertambah rumit, sedangkan bila terlalu sedikit maka pengendalian

akan terlalu longgar.

D

PENGENDALIAN Aspek penting dalam pengendalian

125

3. Wewenang untuk menentukan standar. Siapakah yang harus menentukan

standar? Bila atasan menentukan standar, maka seringkali bawahan merasa

standar tersebut tidak relistis sehingga berdampak pada turunnya motivasi

kerja. Dengan demikian diperlukan adanya interaksi antara bawahan dan

atasan dalam menentukan standar.

4. Fleksibilitas standar. Standar hendaknya cukup fleksibel dan dapat

mengakomodasikan perubahan. Biasanya standar ditentukan untuk semua unit

organisasi yang memiliki ciri-ciri yang hamper sama. Akan tetapi bila ada satu

unit organisasi yang memiliki perbedaan yang cukup signifikan maka standar

tersebut perlu disesuaikan bagi unit tersebut.

5. Frekuensi pengukuran. Frekuensi pengukuran harus disesuaikan dengan

karakteristik proses yang dikendalikan. Bagi proses yang memiliki cycle time

yang pendek maka frekuensi pengukuran harus tinggi, misalnya setiap jam.

Akan tetapi untuk proses yang membutuhkan waktu lama, misalnya untuk

kegiatan penyusunan rancangan usaha, maka pengukuran dilakukan dengan

frekuensi yang rendah, misalnya setiap minggu atau setiap bulan.

6. Arah umpan balik. Umpan balik harus diberikan kepada orang/unit organisasi

yang bertanggungjawab terhadap proses pengendalian tersebut.

Ada berbagai faktor yang membuat pengendalian semakin diperlukan oleh setiap

organisasi. Faktor-faktor tersebut adalah:

1. Perubahan lingkungan organisasi. Berbagai perubahan lingkungan

organisasi terjadi terus menerus dan tidak dapat dihindari, seperti munculnya

inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru, adanya

peraturan pemerintah baru, dan sebagainya. Melalui fungsi pengendalian,

manajer mendeteksi perubahan-perubahan yang berpengaruh pada barang dan

jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan

kesempatan yang diciptakan perubahan-perubahan yang terjadi.

2. Peningkatan kompleksitas organisasi. Semakin besar organisasi maka

semakin memerlukan pengendalian yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai

jenis produk harus diawasi untuk menjamin bahwa kualitas dan profitabilitas

tetap terjaga, penjualan eceran pada para penyalur perlu di analisa dan dicatat

dengan tepat: bermacam-macam pasar organisasi (luar dan dalam negeri) perlu

PENGENDALIAN Aspek penting dalam pengendalian

126

selalu dimonitor. Di samping itu, organisasi pada saat ini lebih bercorak

desentralisasi dengan banyaknya agen-agen/cabang-cabang penjualan dan

kantor-kantor pemasaran, pabrik-pabrik yang terpisah secara geografis, atau

fasilitas-fasilitas penelitian yang tersebar luas. Semuanya memerlukan

pelaksanaan fungsi pengendalian dengan lebih efisien dan efektif.

3. Kesalahan-kesalahan. Bila para bawahan tidak pernah membuat kesalahan

maka manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengendalian. Tetapi

kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan-kesalahan atau

memesan barang/komponen yang salah, membuat penentuan harga yang

terlalu rendah, dan masalah-masalah didiagnosa secara tidak tepat. Sistim

pengendalian memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan-kesalahan

tersebut sebelum menjadi kritis.

4. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang. Bila manajer

mendelegasikan wewenang kepada bawahannya, tanggungjawab atasan itu

sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah

bawahan telah melakukan tugas-tugas yang telah dilimpahkan kepadanya

adalah dengan mengimplementasikan sistim pengendalian. Tanpa sistim

tersebut manajer tidak dapat memeriksa pelaksanaan tugas bawahan.

Kata “pengendalian” sering mempunyai konotasi yang tidak menyenangkan

karena dianggap akan mengancam kebebasan dan otonomi pribadi. Padahal

organisasi sangat memerlukan pengendalian untuk menjamin tercapainya tujuan.

Sehingga tugas manajer adalah menemukan keseimbangan antara pengendalian

organisasi dan kebebasan pribadi atau mencari tingkat pengendalian yang tepat.

Pengendalian yang berlebihan akan menimbulkan birokrasi yang rumit,

mematikan kreatifitas, dan sebagainya yang pada akhirnya akan merugikan

organisasi sendiri. Sebaliknya pengendalian yang tidak mencukupi dapat

menimbulkan pemborosan sumberdaya dan membuat sulit pencapaian tujuan.

13.2. Karakteristik Pengendalian yang Efektif

Untuk menjadi efektif, sistim pengendalian harus memenuhi criteria tertentu.

Kriteria-kriteria utamanya adalah antara lain sistim harus: (1) mengawasi

kegiatan-kegiatan yang benar, (2) tepat waktu, (3) dengan biaya yang efektif, (4)

PENGENDALIAN Aspek penting dalam pengendalian

127

tepat-akurat, dan (5) dapat diterima oleh yang bersangkutan. Semakin dipenuhinya

kriteria-kriteria tersebut maka sistim pengendalian akan semakin efektif.

Karakteristik-karakteristik pengendalian yang efektif dapat lebih diperinci sebagai

berikut:

1. Akurat

Informasi tentang pelaksanaan kegiatan harus akurat. Data yang tidak akurat

dari sistim pengendalian dapat menyebabkan organisasi mengambil tindakan

koreksi yang keliru atau bahkan menciptakan masalah yang sebenarnya tidak

ada.

2. Tepat waktu

Informasi harus dikumpulkan, disampaikan, dievaluasi secepatnnya bila

kegiatan perbaikan harus dilakukan segera.

3. Objektif dan menyeluruh

Informasi harus mudah dipahami dan bersifat objektif serta lengkap.

4. Terpusat pada titik-titik pengendalian strategik

Sistim pengawasan harus memusatkan perhatian pada bidang-bidang di mana

penyimpangan-penyimpangan dari standar paling sering terjadi atau yang akan

mengakibatkan kerusakan paling fatal.

5. Realistis secara ekonomi

Biaya pelaksanaan sistim pengawasan harus lebih rendah, atau paling tidak

sama dengan kegunaan yang diperoleh dari sistim tersebut.

6. Realistis secara organisasional

Sistim pengawasan harus cocok atau harmonis dengan kenyataan-kenyataan

organisasi.

7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi

Informasi pengawasan harus terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi,

karena: (1) setiap tahap dari proses pekerjaan dapat mempengaruhi sukses atau

kegagalan keseluruhan operasi, dan (2) informasi pengawasan harus sampai

pada seluruh personalia yang memerlukannya.

8. Fleksibel

Pengawasan harus mempunyai fleksibilitas untuk memberikan tanggapan atau

reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan dari lingkungan.

PENGENDALIAN Aspek penting dalam pengendalian

128

9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional

Sistim pengawasan efektif harus menunjukkan, baik deteksi atau deviasi dari

standar, tindakan koreksi apa yang seharusnya diambil.

10. Diterima para anggota organisasi

Sistim pengawasan harus mampu mengarahkan pelaksanaan kerja para

anggota organisasi dengan mendorong peranan otonomi, tanggungjawab, dan

berprestasi.

13.3. Rangkuman

Dalam proses pengendalian perlu diperhatikan beberapa aspek penting supaya

dapat tercipta pengendalian efektif.

Suatu usaha pengendalian harus dilaksanakan secara efektif agar kegiatan berjalan

sesuai dengan rencana. Beberapa karakteristik dari pengendalian yang efektif

adalah sebagai berikut:

1. Informasi yang diberikan memiliki ketelitian yang cukup baik sehingga dapat

diambil tindakan koreksi yang tepat

2. Informasi harus tepat waktu dan relevan

3. Informasi harus mudah dimengerti dan bersifat objektif

4. Usaha pengendalian difokuskan pada hal-hal yang memungkinkan tindakan

koreksi dapat diterapkan secara efektif

5. Pengendalian harus dilaksanakan dengan mempertimbangkan aspek-aspek

ekonomi dan efisiensi

6. Pengendalian harus sesuai dengan organisasi yang berlaku.