STUDI KELAYAKANORGANISASI1.Studi KelayakanTujuan, hasil, kegiatan FSMateri FS2.OrganisasiPengertian, kegunaan, workflowBentuk-bentuk struktur organisasi

STUDI KELAYAKANDitinjau dari berbagai segi, apakah bermanfaat atau tidak untuk diteruskan dengan FS.Gagasan proyek tsb apakah hanya angan-angan.Ditinjau dari berbagai segi apakah dapat diputuskan secara kasar untuk dilaksanakan tanpa penelitian lebih lanjut.(FEASIBILILITY STUDY)Apa tujuan FS ?Meyakinkan pemilik bahwa proyek yang diusulkannya layak untuk dilaksanakan ditinjau dari berbagai aspek secara profesional.Sebelum dilakukan FS, harus dipertimbangkan kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi :

FEASIBILILITY STUDYApa hasil FS ? Dokumen yg berisi informasi yang amat berguna bagi :Pemilik : sebagai dasar pengambilan keputusan apakah proyek layak dilaksanakan atau tidak.Pemberi modal : sebagai dasar pertimbangan pemberian kredit pinjaman untuk membiayai proyek.

FEASIBILILITY STUDYKegiatan yang dilakukan : Menyusun rancangan proyek secara kasar dan estimasi biayanya.Memperkirakan manfaatnya jika proyek dilaksa-nakan, baik langsung (manfaat ekonomis) maupun tidak langsung (fungsi sosial).Menyusun analisis kelayakan proyek secara finansial dan ekonomis.Menganalisis dampak lingkungan yang mungkin terjadi jika proyek dilaksanakan.

FEASIBILILITY STUDYMateri FS : Lingkup dan Tujuan ProyekAspek EkonomiAspek Keuangan (Finansial)Aspek Teknis dan TeknologiAspek Pasar dan PemasaranLatihan PersonilAspek Sosial dan Lingkungan Hidup

MATERI FS1.Lingkup dan Tujuan Proyek Lingkup proyek :batasan-batasan dari pekerjaan pem-bangunan proyek.Tujuan proyek :investasi untuk memperoleh berbagai manfaat (komersial atau non komersial).

MATERI FS2.Aspek EkonomiMempertimbangkan manfaat pembangunan proyek secara makro, seperti :Menciptakan lapangan kerja baruMeningkatkan penghasilanMenunjang pendapatan devisaMeningkatkan standar kehidupan

MATERI FS3.Aspek Keuangan/FinansialDarimana sumber dana dan bagaimana persyaratannyaJumlah dana untuk pengadaan harta tetap dan modal awalStruktur pembiayaan yg paling mengun-tungkanPengembalian dan pengembangan danaKeuntungan yg akan diperoleh dibanding-kan dengan beberapa alternatif.

MATERI FS4.Aspek Teknis dan TeknologiType dan fasilitas-fasilitas yang akan didirikanKapasitas produksiJenis teknologi yang dipakaiPengalaman kerja yang didapatPeralatan yang dipergunakanPersediaan material setempatSumber daya yg tersedia dan siap pakai

MATERI FS5.Aspek Pasar dan PemasaranAspek Pasar mempertimbangkan :Kebutuhan barang dan jasa dr masa lalu hingga kiniPermintaan barang dan jasa dimasa yang akan datang berdasarkan daya beliAspek Pemasaran mempertimbangkan :Kemudahan dan kemampuan mendapatkan barang dan jasa yg akan dihasilkan dari proyekSaluran distribusi dari produsen sampai ke konsumen

MATERI FS6.Latihan PersonilJenis ketrampilan apa yang masih dibutuhkanJumlah tenaga yang dibutuhkanKetrampilan pokok apa yg masih memer-lukan latihan berkesinambungan untuk pelaksanaan proyek dan operasionalnyaTenaga manajemen setelah proyek selesai dan mulai dioperasikan

MATERI FS7.Aspek Sosial dan Lingkungan HidupStudi kelayakan dari aspek sosial dan lingkungan hidup melalui AMDAL.AMDAL (Analisis Mengenai Dampak Lingkungan) adalah :Hasil studi mengenai dampak suatu kegiatan yang direncanakan & diperkirakan mempunyai dampak penting terhadap lingkungan hidup.

MATERI FSAMDALHasil AMDAL berupa dokumen-dokumen yang terdiri dari :TOR (Term of Reference) atau KA (Kerangka Acuan) bagi penyusunan ANDALANDAL (Analisis Dampak Lingkungan)RKL (Rencana Pengelolaan Lingkungan)RPL (Rencana Pemantauan Lingkungan) Proses penyusunan AMDAL

ORGANIZINGOrganisasi adalah kumpulan orang yang dikoordinasikan aktifitas-aktifitasnya agar tercapai tujuan organisasi.Fungsi koordinasi memerlukan :komunikasi yang terbuka, luwes dan terpadupemahaman mengenai hubungan dan ketergantungan antara sesamanya

Kegunaan Struktur Organisasi adalah :Memberikan gambaran pembagian tugas serta tanggung jawab kepada individu maupun bagian.Memberikan gambaran hubungan pelaporan secara resmi dalam tingkatan hirarki.Menetapkan pengelompokan individu menjadi bagian organisasi, dan bagian menjadi organisasi yang utuh.Menetapkan sistim hubungan hingga tercapai komunikasi, koordinasi dan pengintegrasian segenap kegiatan organisasi.

Hubungan kedudukan/posisi seseorang didalam struktur organisasi dengan keahlian yang harus dimiliki :

Organizational workflow :1.Authority (wewenang) :Kekuasaan diberikan kpd seseorang (sesuai dg. kedudukannya) agar dapat membuat keputusan yang diikuti oleh bawahannya.2.Responsibility (tanggung jawab) :Kewajiban dari seseorang dalam organisasi agar dpt efektif dlm melaksanakan tugasnya.3.Accountability (tanggung gugat) = authority + responsibilityKesanggupan memberikan pertanggungan-jawab untuk suatu tugas khusus yang telah diselesaikan.

Kepercayaan adalah kunci keberhasilan dari suatu organisasi.Tidak ada Struktur Organisasi yang baik atau buruk; yang ada hanya struktur organisasi yang cocok atau tidak cocok. Indikasi organisasi yang tidak cocok :Keputusan terlambatOrganisasi tidak mampu bereaksiSering timbul konflik dalam organisasi

Struktur OrganisasiAda beberapa bentuk struktur organisasi :Struktur TradisionalStruktur FungsionalStruktur ProdukStruktur MatriksStruktur Campuran

Struktur Tradisional

Struktur TradisionalKeuntungan :Mempunyai jumlah personil yang banyakDapat diketahui garis hubungan antara masing-masing levelPengelompokan keahlian untuk pembagian pengetahuan teknisJelas garis kolektif dari tanggung jawabPersonil dapat ditugaskan utk beberapa proyekHirarki yang jelas untuk pengawasanKontinuitas dan konsistensi dr disiplin fungsionalMemungkinkan adanya kebijakan, prosedur dan misi dari departemen

Struktur TradisionalKekurangan :Tidak ada individu yang secara langsung bertanggung jawab atas proyek keseluruhan.Perencanaan orientasi proyek bisa tergangguTidak jelas terdapat garis pelaporan dari level bawah ke atasKoordinasinya kompleks.Keputusan biasanya dipengaruhi oleh grup fungsional yang paling kuatTanggapan untuk customer lambatKurang dalam motivasi dan inovasi

Struktur Fungsional

Struktur FungsionalKeuntungan :Accountability lebih baikGaris kontrol jelas (dapat dilihat)Fleksibel dalam penggunaan manpowerHubungan staf teknik lebih dekatProduktifitas dari personil yang mempunyai keahlian khusus lebih baikPotensi untuk kenaikan pangkat sepanjang garis fungsionalSesuai untuk organisasi berukuran kecil sampai sedangBaik untuk organisasi yang menghasilkan satu atau sejumlah kecil produk

Struktur FungsionalKekurangan :Perhatian terpecah antara sasaran organisasi dan sasaran bagianTimbul konflik antara sasaran organisasi dan sasaran bagianKoordinasi antar bagian kurang Sikap tidak menerima dari wakil departemenManajemen terdiri dari beberapa lapisanKurang usaha terpusatPengambilan keputusan menumpuk pada puncak organisasi

Struktur Produk

Struktur ProdukKeuntungan :Struktur sederhanaPenanggung jawab produk jelasBagian-bagian dapat beradaptasi dengan baik terhadap tuntutan luarKoordinasi antar fungsi baikWewenang penuh pada manajer proyekKeputusan dapat diambil dengan cepat karena wewenang terpusatPengembangan keahlian karena spesialisasi produkMotivasi, komitmen dan konsentrasi lebih baikFleksibel dalam menentukan waktu, biaya, performanceAccountablity tim pada satu boss (manajer proyek)Baik bagi organisasi yang menghasilkan banyak produk

Struktur ProdukKekurangan :Koordinasi antar produk sulitDuplikasi usaha pada produk yang miripKeahlian teknis hilang karena tidak ada spesialisasi fungsionalIntegrasi ataupun standarisasi antar produk sulit tercapaiMonopoli dari sumber daya organisasi

Struktur Matriks

Struktur MatriksKeuntungan :Interaksi tim yang bagusKonsolidasi dari beberapa tujuanInformasi secara multilateralPeluang kerja pada berbagai macam poyekPenggunaan & pembagian sumber daya efisienMengurangi biaya proyek dg membagi personilKelangsungan fungsi setelah proyek selesaiKerja sama dari garis fungsional untuk membantu usaha proyekMemberikan kesempatan yang sama untuk pengembangan ketrampilan fungsional maupun ketrampilan integrasi menurut proyek.

Struktur MatriksKekurangan :Respon waktu lambat untuk proyek yang memerlukan langkah cepatStruktur yang kompleksMasalah dari banyak boss (atasan)Ketidaktergantungan operasi dari tiap organisasi proyek.Timbul masalah dari prioritas proyekWewenang ganda menyebabkan kebingungan dan frustasiMenghabiskan banyak waktu untuk koordinasi penyelesaian masalah