3_-_organisasi_proyek

ORGANISASI ORGANISASI ORGANISASI ORGANISASI PROYEKPROYEKPROYEKPROYEK

byby

M. Akbar Kurdin, ST, M.Eng.Sc.M. Akbar Kurdin, ST, M.Eng.Sc.

Struktur OrganisasiStruktur OrganisasiStruktur OrganisasiStruktur Organisasi

Struktur organisasi formal akan menunjukkan :Struktur organisasi formal akan menunjukkan :

zz Macam pokokMacam pokok--pokok kegiatan organisasi (pemasaran pokok kegiatan organisasi (pemasaran zz Macam pokokMacam pokok pokok kegiatan organisasi (pemasaran, pokok kegiatan organisasi (pemasaran, manufaktur, dll)manufaktur, dll)

zz Pembagian menjadi kelompok atau sub sistemPembagian menjadi kelompok atau sub sistemzz Pembagian menjadi kelompok atau sub sistemPembagian menjadi kelompok atau sub sistem

zz Adanya hirarki, wewenang dan tanggung jawab bagi Adanya hirarki, wewenang dan tanggung jawab bagi kelompok dan pimpinankelompok dan pimpinan

zz Pengaturan kerjasama, jalur pelaporan dan komunikasi, Pengaturan kerjasama, jalur pelaporan dan komunikasi, g j j p pg j j p pmeliputi jalur vertikal dan horisontalmeliputi jalur vertikal dan horisontal

Management Engineering by M. AKbar Kurdin, ST, M.Eng.Sc.Management Engineering by M. AKbar Kurdin, ST, M.Eng.Sc.

22

Struktur Organisasi ProyekStruktur Organisasi ProyekStruktur Organisasi ProyekStruktur Organisasi Proyek

3 jenis struktur organisasi proyek :3 jenis struktur organisasi proyek :

O g i i P k F g i l (OPF)O g i i P k F g i l (OPF)1.1. Organisasi Proyek Fungsional (OPF)Organisasi Proyek Fungsional (OPF)

2.2. Organisasi Proyek Matriks (OPM)Organisasi Proyek Matriks (OPM)2.2. Organisasi Proyek Matriks (OPM)Organisasi Proyek Matriks (OPM)

3.3. Organisasi Proyek Murni (OPMi)Organisasi Proyek Murni (OPMi)


33

Organisasi Proyek Fungsional (OPF)Organisasi Proyek Fungsional (OPF)O ga sas oye u gs o a (O )O ga sas oye u gs o a (O )

zz Lingkup kegiatan proyek diserahkan dan menjadi Lingkup kegiatan proyek diserahkan dan menjadi bagian atau tambahan kegiatan fungsional serta bagian atau tambahan kegiatan fungsional serta dipimpin oleh manajer lini yang telah adadipimpin oleh manajer lini yang telah ada

zz Sering dijumpai pada Lembaga Swasta maupun Sering dijumpai pada Lembaga Swasta maupun zz Sering dijumpai pada Lembaga Swasta maupun Sering dijumpai pada Lembaga Swasta maupun pada kebanyakan organisasi Lembaga Birokrasi pada kebanyakan organisasi Lembaga Birokrasi pemerintahpemerintahpemerintahpemerintah

zz Susunan organisasi ini terdiri dari satuan2 yang Susunan organisasi ini terdiri dari satuan2 yang mempunyai tugas2 spesifik sesuai dengan mempunyai tugas2 spesifik sesuai dengan kebutuhan organisasikebutuhan organisasi


44



55



66


Keuntungan menggunakan OPFKeuntungan menggunakan OPF ::

zz Menyederhanakan koordinasi pekerjaanMenyederhanakan koordinasi pekerjaanzz Menyederhanakan koordinasi pekerjaanMenyederhanakan koordinasi pekerjaan

zz Memperkecil upaya maupun sumber daya rangkap yg Memperkecil upaya maupun sumber daya rangkap yg lebih sering mengakibatkan pemborosanlebih sering mengakibatkan pemborosanlebih sering mengakibatkan pemborosanlebih sering mengakibatkan pemborosan

zz Memusatkan pada sumber daya yang sama sehingga Memusatkan pada sumber daya yang sama sehingga semua departemen dapat menggunakan secara bersamasemua departemen dapat menggunakan secara bersama--semua departemen dapat menggunakan secara bersamasemua departemen dapat menggunakan secara bersama--samasama

zz Memberikan kelenturan di dalam menentukan kebutuhan Memberikan kelenturan di dalam menentukan kebutuhan zz Memberikan kelenturan di dalam menentukan kebutuhan Memberikan kelenturan di dalam menentukan kebutuhan sumber dayasumber daya


77


Kekurangan OPF :Kekurangan OPF :

zz Proses pelaksanaan proyek cenderung sering Proses pelaksanaan proyek cenderung sering zz Proses pelaksanaan proyek cenderung sering Proses pelaksanaan proyek cenderung sering terlambat akibat tata cara yang tidak praktisterlambat akibat tata cara yang tidak praktis

zz Sering berbenturan kepentinganSering berbenturan kepentingan

zz Meningkatkan keegoan terhadap departemennya Meningkatkan keegoan terhadap departemennya zz Meningkatkan keegoan terhadap departemennya Meningkatkan keegoan terhadap departemennya daripada pencapaian tujuan proyekdaripada pencapaian tujuan proyek

Tid k d j b t l Tid k d j b t l zz Tidak adanya penanggung jawab tunggal yang Tidak adanya penanggung jawab tunggal yang dedicateddedicated yang secara khusus menangani proyekyang secara khusus menangani proyek


88

Organisasi Proyek Matriks (OPM)Organisasi Proyek Matriks (OPM)Organisasi Proyek Matriks (OPM)Organisasi Proyek Matriks (OPM)

zz Untuk setiap proyek diperkenalkan seorang Untuk setiap proyek diperkenalkan seorang koordinatorkoordinator

zz Selain bertugas di departemennya, Selain bertugas di departemennya, koordinator juga diserahi tanggung jawab koordinator juga diserahi tanggung jawab penuh atas proyekpenuh atas proyekpe u atas p oyepe u atas p oye

zz Membebankan susunan samping terhadap Membebankan susunan samping terhadap tata jenjang (hirarki) vertikal yang adatata jenjang (hirarki) vertikal yang ada


99



1010


Keuntungan menggunakan OPMKeuntungan menggunakan OPM ::Keuntungan menggunakan OPMKeuntungan menggunakan OPM ::

1.1. kinerja koordinasi akan berlangsung dengan lebih baik kinerja koordinasi akan berlangsung dengan lebih baik pada jalur yang melintasi garis fungsional satuan pada jalur yang melintasi garis fungsional satuan pada jalur yang melintasi garis fungsional satuan pada jalur yang melintasi garis fungsional satuan organisasi atau departemen,organisasi atau departemen,

22 harapanharapan--harapan proyek tampak dengan jelas melalui harapan proyek tampak dengan jelas melalui 2.2. harapanharapan--harapan proyek tampak dengan jelas melalui harapan proyek tampak dengan jelas melalui satuansatuan--satuan organisasi yang melakukan koordinasi satuan organisasi yang melakukan koordinasi proyek,proyek,

3.3. mudah untuk menghapus lembaga proyek dan mudah untuk menghapus lembaga proyek dan organisasi atau departemen setelah proyek dinyatakan organisasi atau departemen setelah proyek dinyatakan selesai selesai selesai, selesai,

4.4. mengimbangkan prionitasmengimbangkan prionitas--prioritas proyek dalam prioritas proyek dalam keseluruhan organisasi. keseluruhan organisasi.


1111

gg


Kekurangan menggunakan OPMKekurangan menggunakan OPM ::Kekurangan menggunakan OPMKekurangan menggunakan OPM ::

1.1. mudah terjadi pertentangan kepentingan di antara para mudah terjadi pertentangan kepentingan di antara para koordinator proyek dengan para kepala departemen oleh karena koordinator proyek dengan para kepala departemen oleh karena

f k b k j k d l bih f k b k j k d l bih S d h f S d h f staf proyek bekerja untuk dua atau lebih atastaf proyek bekerja untuk dua atau lebih atasan. Sudah tentu staf san. Sudah tentu staf proyek haruproyek harus melapor kepada para kepala s melapor kepada para kepala departemen dan juga departemen dan juga haruharus bekerja uns bekerja untuk para koordinator proyek (petuk para koordinator proyek (pemimpin proyek) mimpin proyek)

2.2. cenderung dijumpai kesulitan tatkala menentukan prioritas antara cenderung dijumpai kesulitan tatkala menentukan prioritas antara kepentingan proyek dan satuankepentingan proyek dan satuan--satuan organisasi fungsionalsatuan organisasi fungsional

33 wewenang pemimpin proyek biasanya menjadi lebih kecil wewenang pemimpin proyek biasanya menjadi lebih kecil 3.3. wewenang pemimpin proyek biasanya menjadi lebih kecil wewenang pemimpin proyek biasanya menjadi lebih kecil ketimbang tanggung jawab atas proyek yang dilimpahkan ketimbang tanggung jawab atas proyek yang dilimpahkan kepadanyakepadanya

4.4. sumber daya pokok (personil, perlengkapan, dll) sering tidak sumber daya pokok (personil, perlengkapan, dll) sering tidak mencukupi untuk melaksanakan formasi organisasi yang mencukupi untuk melaksanakan formasi organisasi yang demikian demikian


1212

Organisasi Proyek Murni (OPMi)Organisasi Proyek Murni (OPMi)Organisasi Proyek Murni (OPMi)Organisasi Proyek Murni (OPMi)

Ciri OPMiCiri OPMi ::Ciri OPMiCiri OPMi ::zz Pimpro berfungsi seperti manajer lini yang lainPimpro berfungsi seperti manajer lini yang lainp g p j y gp g p j y gzz Pimpro mempunyai wewenang penuh atas Pimpro mempunyai wewenang penuh atas

pengelolaan proyekpengelolaan proyekpengelolaan proyekpengelolaan proyek

zz Tenaga pelaksana dipindahkan ke dalam Tenaga pelaksana dipindahkan ke dalam organisasi proyek dan khusus melaksanakan organisasi proyek dan khusus melaksanakan organisasi proyek, dan khusus melaksanakan organisasi proyek, dan khusus melaksanakan pekerjaan proyek sesuai dengan wewenang dan pekerjaan proyek sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya dalam organisasi tsbtanggung jawabnya dalam organisasi tsbgg g j y ggg g j y g

zz Hanya memerlukan sedikit dukungan dari unit Hanya memerlukan sedikit dukungan dari unit fungsionalfungsional


1313

fungsionalfungsional



1414


K t g OPMiK t g OPMiKeuntungan OPMiKeuntungan OPMi ::

11 tujuan merupakan sasaran tunggal yang menjadi tujuan merupakan sasaran tunggal yang menjadi 1.1. tujuan merupakan sasaran tunggal yang menjadi tujuan merupakan sasaran tunggal yang menjadi titik pusat perhatian seluruh staf dan tim proyektitik pusat perhatian seluruh staf dan tim proyek

22 harapanharapan harapan proyek dapat dinyatakan dan harapan proyek dapat dinyatakan dan 2.2. harapanharapan--harapan proyek dapat dinyatakan dan harapan proyek dapat dinyatakan dan dipahami dengan jelasdipahami dengan jelas

3.3. batasbatas--batas jenjang wewenang pengambilan batas jenjang wewenang pengambilan keputusan adalah jelaskeputusan adalah jelas

4.4. perselisihan dalam pemanfaatan sumber daya perselisihan dalam pemanfaatan sumber daya dapat diperkecil. dapat diperkecil.


1515


K k g OPMiK k g OPMiKekurangan OPMiKekurangan OPMi ::

1.1. haruharus disediakan fasilitas rangkap, untuk keperluan s disediakan fasilitas rangkap, untuk keperluan g p pg p porganisasi rutin dan proyekorganisasi rutin dan proyek

2.2. penggunaan sumberpenggunaan sumber daya cenderung boros jika tidak daya cenderung boros jika tidak dik d likdik d likdikendalikandikendalikan

3.3. membengkaknya pembiayaan yang harumembengkaknya pembiayaan yang harus dikeluarkan s dikeluarkan untuk mendirikan organisasi baruuntuk mendirikan organisasi baru yang ditambahkan yang ditambahkan untuk mendirikan organisasi baruuntuk mendirikan organisasi baru yang ditambahkan yang ditambahkan pada organisasi semulapada organisasi semula

44 selama menjalankan tugasnya para petugas diliputi selama menjalankan tugasnya para petugas diliputi 4.4. selama menjalankan tugasnya para petugas diliputi selama menjalankan tugasnya para petugas diliputi kegelisahan oleh karena proyek yang bersifakegelisahan oleh karena proyek yang bersifat sementara t sementara yang pada saatnya akyang pada saatnya akan berakhir. an berakhir.


1616

Penggunaan Organisasi ProyekPenggunaan Organisasi ProyekPenggunaan Organisasi ProyekPenggunaan Organisasi Proyek

OPF OPF zz OPF OPF proyek kecil yang standarproyek kecil yang standar

b j k k d kb j k k d k berjangka waktu pendekberjangka waktu pendek menggunakan teknologi bakumenggunakan teknologi baku

zz OPM OPM menggunakan teknologi yang lebih kompleksmenggunakan teknologi yang lebih kompleks

zz OPMi OPMi menggunakan teknologi yang baru sama sekalimenggunakan teknologi yang baru sama sekali proyek memiliki otonomi penuh dalam pengelolaannyaproyek memiliki otonomi penuh dalam pengelolaannya


1717

Pemimpin ProyekPemimpin ProyekPemimpin ProyekPemimpin Proyek

Seorang Pemimpin Proyek harus dapatSeorang Pemimpin Proyek harus dapat ::g p y pg p y p

zz Menghasilkan keluaran2 berdasarkan pada masukan2 Menghasilkan keluaran2 berdasarkan pada masukan2 tertentutertentu

zz Mempengaruhi, menyesuaikan dan mengkoordinasikan Mempengaruhi, menyesuaikan dan mengkoordinasikan semua sumber daya dengan menggunakan seperangkat semua sumber daya dengan menggunakan seperangkat alat2 manajemen yang tersediaalat2 manajemen yang tersedia

zz Peka terhadap penyimpangan yg dapat merugikan proyekPeka terhadap penyimpangan yg dapat merugikan proyekzz Kritis terhadap saran dan usul untuk memudahkan dan Kritis terhadap saran dan usul untuk memudahkan dan

mempercepat proses pengambilan keputusanmempercepat proses pengambilan keputusan

zz Menerjemahkan dan mengaplikasikan tugas dan Menerjemahkan dan mengaplikasikan tugas dan perannya sesuai dengan peraturan dan perundangperannya sesuai dengan peraturan dan perundang--undanganundangan


1818

undanganundangan

Pemimpin ProyekPemimpin Proyeke p oyee p oye

K lifik i P i i P k K lifik i P i i P k Kualifikasi Pemimpin Proyek :Kualifikasi Pemimpin Proyek :

zz Kepemimpinan yang berorientasi kuat pada pencapaian Kepemimpinan yang berorientasi kuat pada pencapaian sasaransasaran

zz Generalis dan SpesialisGeneralis dan Spesialiszz Kredibilitas teknisKredibilitas tekniszz Bergairah menghadapi tantanganBergairah menghadapi tantangang g p gg g p gzz Menguasai aspek SDMMenguasai aspek SDM

K k b l d i K k b l d i E t PE t P d d R f t PR f t Pzz Kekuasaan berasal dari Kekuasaan berasal dari Expert PowerExpert Power dan dan Referent PowerReferent Powerzz Memenuhi PersyaratanMemenuhi Persyaratan


1919

Kepemimpinan Pemimpin ProyekKepemimpinan Pemimpin ProyekKepemimpinan Pemimpin ProyekKepemimpinan Pemimpin Proyek

Sif t k i i Pi r Sif t k i i Pi r Sifat kepemimpinan Pimpro :Sifat kepemimpinan Pimpro :

zz Kaya akan inisiatifKaya akan inisiatifzz Luwes/fleksibel dalam pendekatan untuk menangani Luwes/fleksibel dalam pendekatan untuk menangani

masalah tanpa mengorbankan sasaran pokokmasalah tanpa mengorbankan sasaran pokok

zz Bersedia memikul tanggung jawab yang lebih besar Bersedia memikul tanggung jawab yang lebih besar dibanding otoritas resmi yang diberikan kepadanyadibanding otoritas resmi yang diberikan kepadanya

zz Bersedia mengambil resiko, setelah dianalisis secara Bersedia mengambil resiko, setelah dianalisis secara matangmatang

B if t k iti t h d t t t d g B if t k iti t h d t t t d g zz Bersifat kritis terhadap tatanan atau prosedur yang Bersifat kritis terhadap tatanan atau prosedur yang berlakuberlaku


2020

Generalis dan SpesialisGeneralis dan SpesialisGe e a s da Spes a sGe e a s da Spes a s

GeneralisGeneralis g i k t k i r k d k g i k t k i r k d k zz GeneralisGeneralis : menguasai aspek teknis proyek dan aspek : menguasai aspek teknis proyek dan aspek bisnis :bisnis :

Merencanakan dan mengendalikan sumber daya perusahaanMerencanakan dan mengendalikan sumber daya perusahaan Merencanakan dan mengendalikan sumber daya perusahaanMerencanakan dan mengendalikan sumber daya perusahaan Mengerti aspek bidang usaha, mis. pemasaran, proses negosiasi Mengerti aspek bidang usaha, mis. pemasaran, proses negosiasi

kontrak, hukum & peraturan2 ttg proyekkontrak, hukum & peraturan2 ttg proyek Kemauan melatih & membina personilKemauan melatih & membina personil Kemauan melatih & membina personilKemauan melatih & membina personil Pengertian umum masalah akuntansi, keuangan, dan administrasi Pengertian umum masalah akuntansi, keuangan, dan administrasi

zz SpesialisSpesialis : menguasai seluk beluk aspek teknis maupun : menguasai seluk beluk aspek teknis maupun pp g p pg p poperasional bidang yang menjadi tanggung jawabnyaoperasional bidang yang menjadi tanggung jawabnya

zz Kualifikasi pimpro ditekankan pada kemampuan Kualifikasi pimpro ditekankan pada kemampuan menumbuhkan kerjasama antara peserta proyek, oleh menumbuhkan kerjasama antara peserta proyek, oleh karena itu cenderung ke arah karena itu cenderung ke arah GeneralisGeneralis


2121

Kredibilitas TeknisKredibilitas Teknised b as e sed b as e s

zz Memiliki cukup pengetahuan teknis Memiliki cukup pengetahuan teknis zz Memiliki cukup pengetahuan teknis Memiliki cukup pengetahuan teknis (teknologi)(teknologi)

zz Memiliki latar belakang pengalaman Memiliki latar belakang pengalaman t t g kt t g k k t k i d k t k i d tentang aspektentang aspek--aspek teknis dan aspek teknis dan operasional proyekoperasional proyek


2222

Bergairah Menghadapi TantanganBergairah Menghadapi Tantangang g p gg g p g

zz Dapat meyakinkan tim proyek bahwa persoalan2 Dapat meyakinkan tim proyek bahwa persoalan2 yang dihadapi adalah wajar dan merupakan yang dihadapi adalah wajar dan merupakan tantangan yang perlu ditanggapi dengan tantangan yang perlu ditanggapi dengan bergairahbergairahbergairahbergairah

zz Dapat mencegah sikap yang ingin menunda Dapat mencegah sikap yang ingin menunda l i l i hi d i t l i l i hi d i t penyelesaian apalagi menghindarinya atau penyelesaian apalagi menghindarinya atau

melemparkan ke pihak lainmelemparkan ke pihak lain

zz Memiliki kemauan untuk secara terus menerus Memiliki kemauan untuk secara terus menerus mengkaji dan menganalisis perencanaan mengkaji dan menganalisis perencanaan kegiatan dengan teliti mempersiapkan alternatif kegiatan dengan teliti mempersiapkan alternatif kegiatan dengan teliti mempersiapkan alternatif kegiatan dengan teliti mempersiapkan alternatif yang tersediayang tersedia


2323

Menguasai Aspek SDMMenguasai Aspek SDMMenguasai Aspek SDMMenguasai Aspek SDM

zz Keberhasilan Pimpro dipengaruhi dan Keberhasilan Pimpro dipengaruhi dan Keberhasilan Pimpro dipengaruhi dan Keberhasilan Pimpro dipengaruhi dan ditentukan oleh faktor kecakapan ditentukan oleh faktor kecakapan penerapan tugaspenerapan tugas--tugas oleh pelakunyatugas oleh pelakunyapenerapan tugaspenerapan tugas tugas oleh pelakunyatugas oleh pelakunya

zz Perlu mengadakan kontak dengan Perlu mengadakan kontak dengan g gg gbermacambermacam--macam tingkatan dari lapisan macam tingkatan dari lapisan birokrasi dan individu, internal & eksternalbirokrasi dan individu, internal & eksternal,,

zz Perlu menguasai dan mempraktekkan Perlu menguasai dan mempraktekkan sebaiksebaik--baiknya teknik hubungan baiknya teknik hubungan antarmanusiaantarmanusia


2424

Kekuasaan dari Kekuasaan dari Expert PowerExpert Power dan dan Referent PowerReferent Powerpp

Para pengamat beranggapan bahwa Para pengamat beranggapan bahwa Para pengamat beranggapan bahwa Para pengamat beranggapan bahwa otoritas resmi pimpro amat terbatas otoritas resmi pimpro amat terbatas sehingga perlu meningkatkan efektifitas sehingga perlu meningkatkan efektifitas sehingga perlu meningkatkan efektifitas sehingga perlu meningkatkan efektifitas kepemimpinannya harus dapat kepemimpinannya harus dapat dikembangkan dikembangkan Expert Power & Referent Expert Power & Referent PowerPower


2525


2626

3_-_organisasi_proyek

Documents