12/9/2016

1

• Instrumen = alat yg dipakai untuk me-ngerjakan sesuatu (spt alat yg dipakai oleh pekerja teknik alat alat kedokteran optikpekerja teknik, alat-alat kedokteran, optik, dan kimia); perkakas; (Kamus Besar Bahasa Indonesia)

• Pengelolaan Arsip Dinamis = proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip (Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan).

• Instrumen Pengelolaan Arsip Dinamis adalah alat yang digunakan dalam proses penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, p p , p gg p ,serta penyusutan arsip dinamis agar dapat dikendalikan secara efisien, efektif, dan sistematis (Yayan Daryan, 2013).

• Instrumen PAD (Pasal 40 ayat (3) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

12/9/2016

2

Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamisyang efektif dan efisien pencipta arsip membuat 1. Tata Naskah Dinas, 2. Klasifikasi Arsip, 3. Jadwal Retensi Arsip, serta 4. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip.

Keempat unsur tersebut seringkali disebut sebagai instrumen pengelolaan arsip dinamissebagai instrumen pengelolaan arsip dinamisKeempat instrumen pengelolaan arsip dinamis ini merupakan syarat awal terciptanya pengelolaan arsip dinamis dengan baik.

Tata Naskah Dinas

INSTRUMEN PAD

terdiri dari:

Klasifikasi Arsip

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses

Arsip

Jadwal Retensi Arsip

1PENCIPTAAN

ARSIP

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Meliputi kegiatan:

2PENGGUNAAN

ARSIP

4PENYUSUTAN

ARSIP

3PEMELIHARAAN

ARSIP

Instrumen Pengelolaan Arsip 8Pusdiklat Kearsipan

12/9/2016

3

Sistem Klasifikasi

PenciptaanPembuatan

PenerimaanDokumentasi

- Tata Naskah Dinas - Klasifikasi Arsip- Sistem Klasifikasi

Keamanan dan Akses Arsip

Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian

Regsitrasi – Distribusi – Pengendalian

PP No. 28 Tahun 2012 : Kearsipan

Sistem Klasifikasi Keamanan danAkses Arsip

PENGELOLAANARSIP DINAMIS

Penggunaan

Pemeliharaan

Kepentingan pemerintah dan masyarakat

Alih media

Pemberkasan Arsip Aktif

Penataan Arsip Inaktif

Klasifikasi Arsip

Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Aktif

Fisik Tertata - Informasi Arsip - Daftar Arsip Inaktif

Terjaga dan Umum

Penyusutan

Penyimpanan Arsip

Alih Media Arsip

Terjaga dan Umum

Program Arsip VitalJadwal Retensi Arsip (JRA)

Pemindahan Arsip Inaktif

Pemusnahan Arsip

Penyerahan Arsip Statis

Seleksi – Pembuatan Daftar - Penataan

Prosedur - Dokumentasi

Prosedur - Dokumentasi

Identifikasi - Pelindungan & Pengamanan -Penyelamatan & Pemulihan

• Tata naskah dinas untuk memenuhi autentisitasdan reliabilitas arsip;

• Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan utuh;utuh;

• Mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka NKRI;

• Untuk menyusun Tata Naskah Dinas, selanjutnya dapat merujuk pada Peraturan Kepala ANRI Nomor 02 Tahun 2014 tentang Pedoman Penyusunan Tata Naskah Dinas

Kewenanganpenandatangan

an surat

Penggunaancap/stempel

dinas

Tata N k h

Penggunaan

PengaturanFormat Surat

Pengaturanpenomoransurat keluar

PengaturanNaskahDinas

Kop Surat danLogo

Pengaturanjenis kertas

12/9/2016

4

• Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan/struktur fungsi yang disusun secara sistematis dan logis yang digunakan sebagai dasardan logis yang digunakan sebagai dasar pemberkasan arsip.

• “Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapafungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan” (Keputusan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip).

dasar pemberkasan

Klasifikasi arsip

digunakan sebagai

penataan arsip

penyusutan arsip

mendukung akses arsip

pemanfaatan arsip

Menyusun Klasifikasi didahului dengan melakukananalisis fungsi organisasi untuk mengetahui arsip apayang tercipta dalam suatu fungsi organisasiyang tercipta dalam suatu fungsi organisasi.Klasifikasi disusun berdasarkan masalah yangmencerminkan fungsi dan kegiatan organisasiKlasifikasi disusun secara berjenjang denganmempergunakan prinsip perkembangan dari umum kekhusus. Terdiri dari pokok masalah, sub masalah dansub sub masalah.Setelah tersusun klasifikasi, tambahkan kodeklasifikasi untuk mempermudah penyebutanklasifikasi

12/9/2016

5

Unsur utama unsur fungsi organisasiFungsi meliputi seluruh tanggungjawab yangFungsi meliputi seluruh tanggungjawab yang dibebankan organisasi untuk melaksanakan kegiatan

Jenjang fungsi dan kegiatan dirinci menjadi :Masalah primer (fungsi)

Masalah sekunder (kegiatan)( g )Masalah tertier (transaksi/item)

Kode Klasifikasi Arsip adalah tanda pengenal urusan atau masalah dalam bentuk angka, g ,huruf atau keduanya.Sarana untuk mempermudah pengenalan klasifikasi arsipSarana penghubung klasifikasi secara logis, sistematisSarana mempermudah susunan dan urutan b k dl i iberkas dlm penyimpanan arsip.Unsur kode◦ Angka ; abjad ; gabungan abjad dan angka

Instrumen Pengelolaan Arsip 18Pusdiklat Kearsipan

Masalah Primer : HUBUNGAN MASYARAKATMasalah Primer : HUBUNGAN MASYARAKATMasalah Sekunder : ProtokolerMasalah Tersier : Kunjungan

DITAMBAHKAN KODE KLASIFIKASI MENJADI

Masalah Primer : HM. HUBUNGAN MASYARAKATMasalah Sekunder : HM.01. ProtokolerMasalah Tersier : HM.01.01. Kunjungan

• KP – KEPEGAWAIAN10 Penerimaan Pegawai20 Pengangkatan Pegawai30 Promosi

01 Kenaikan Pangkat/Golongan02 Pengangkatan Dalam Jabatan03 Kenaikan Gaji

40 Mutasi01 Pemindahan/Alih Tugas02 Tenaga Perbantuan

DST.

12/9/2016

6

• 800 – KEPEGAWAIAN10 Penerimaan Pegawai20 Pengangkatan Pegawai30 Promosi

01 Kenaikan Pangkat/Golongan02 Pengangkatan Dalam Jabatan03 Kenaikan Gaji

40 Mutasi

Instrumen Pengelolaan Arsip 21Pusdiklat Kearsipan

01 Pemindahan/Alih Tugas02 Tenaga Perbantuan

DST.

CONTOH HASIL ANALISIS FUNGSI ORGANISASI

22

PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN PP◦ Penerimaan Mahasiswa Baru PP.01

Formasi PP 01 01Formasi PP.01.01Kepanitia PP.01.02Naskah Soal PP.01.03

◦ Registrasi Mahasiswa PP.02Bukti Bayar PP.02.01Daftar Ulang PP.02.02KRS PP.02.03

◦ Perkuliahan PP 03◦ Perkuliahan PP.03SAP PP.03.01Kurikulum PP.03.02Silabus PP.03.03

12/9/2016

7

selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktuberisi sekurang kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan p g g p p ydan penyelamatan arsip. (Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009)

Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib memiliki JRA. / j(Pasal 48, Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009)

JRA ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD

t l h d t t j K l ANRIsetelah mendapat persetujuan Kepala ANRI.(Pasal 53, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012)

dao, Instrumen Pengelolaan Arsip, 27

12/9/2016

8

JRA lembaga negara ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara setelah mendapatpimpinan lembaga negara setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI. JRA pemerintahan daerah provinsi ditetapkan oleh gubernur setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI. JRA i t h d h k b t /k tJRA pemerintahan daerah kabupaten/kota ditetapkan oleh bupati/walikota setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI.

JRA perguruan tinggi negeri ditetapkan oleh pimpinan perguruan tinggi yang bersangkutan setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI melalui lembaga terkait. JRA BUMN ditetapkan oleh pimpinan BUMN yang bersangkutan setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI. JRA BUMD provinsi ditetapkan oleh pimpinan BUMD provinsi yang bersangkutan setelah mendapat persetujuan Kepala ANRIpersetujuan Kepala ANRI. JRA BUMD kabupaten/kota ditetapkan oleh pimpinan BUMD kabupaten/kota yang bersangkutan setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI.

Menjamin penyelamatan arsip kehidupan

bermasyarakat, berbangsa dan bernegara,

Menjadi pedoman dalam

Pencipta Arsip harus memiliki JRA, karena:

Menjadi pedoman dalam pelaksanaan penyusutan

arsip;

Mewujudkan pengelolaan arsip yang efektif dan

efisienefisien

Menghindari keraguan dalam penyusutan arsip

12/9/2016

9

Tanpa penyusutan arsip, arsip yang dikelola akan:◦ Tidak efisien, ◦ Menghambat layanan informasi, ◦ Menghambat kinerja organisasi,◦ Pemborosan dari segala bidang,◦ Membuktikan ketidakmampuan manajemen dalam

mengelola aset organisasi.Oleh karena itu, JRA wajib dimiliki organisasiOleh karena itu, JRA wajib dimiliki organisasi pencipta arsip sebagai upaya efisiensi dan peningkatan kinerja organisasi.

JRA terdiri dari: › JRA FASILITATIF berisi jangka waktu

penyimpanan atau retensi dari jenis-jenis arsip dih ilk d i k i t t f iyang dihasilkan dari kegiatan atau fungsi

fasilitatif antara lain keuangan, kepegawaian, kehumasan, perlengkapan, dan ketatausahaan. › JRA SUBSTANTIF berisi jangka waktu

penyimpanan atau retensi dari jenis-jenis arsip yang dihasilkan dari kegiatan atau fungsiyang dihasilkan dari kegiatan atau fungsi substantif setiap pencipta arsip sesuai dengan fungsi dan tugasnya.

RETENSI ARSIP RETENSI ARSIP

• Retensi arsip dalam JRA ditentukan berdasarkan pedoman retensi arsip.

• Pedoman retensi arsip disusun oleh Kepala ANRI bersama dengan lembaga teknis terkait.

1. Peraturan Kepala ANRI Nomor No. 12/2009 tentang Pedoman Retensi Arsip Non Keuangan g p gdan Non Kepegawaian;

2. Peraturan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 2011 tentang Pedoman Penilaian Kriteria dan Jenis Arsip yang Memiliki Nilai Guna Sekunder (Statis);

3 P t B K l ANRI d K l3. Peraturan Bersama Kepala ANRI dan Kepala BKN No. 08/2012 dan No. 15/2012 tentang Pedoman Retensi Arsip Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara,

12/9/2016

10

4. Peraturan Kepala ANRI Nomor 25 Tahun 2012 tentang Pedoman tentang Pemusnahan Arsip;

5. Peraturan Kepala ANRI Nomor 1 Tahun 2013 tentang Pedoman Retensi Arsip Sektor Perekonomian Urusan P t iPertanian;

6. Peraturan Kepala ANRI Nomor 2 Tahun 2013 tentang Pedoman Retensi Arsip Sektor Perekonomian Urusan Perdagangan;

7. Peraturan Kepala ANRI Nomor 3 Tahun 2013 tentang Pedoman Retensi Arsip Sektor Perekonomian Urusan Perhubungan;Perhubungan;

8. Peraturan Kepala ANRI Nomor 06/2013 tentang Pedoman Retensi Arsip Keuangan.

a. Jenis/series arsipb k k ( )b. Jangka waktu penyimpanan (retensi) ◦ retensi aktif umur/usia berkas di ruang

kerja (unit pengolah)◦ retensi inaktif umur/usia berkas di ruang

arsip (record centre)

Instrumen Pengelolaan Arsip 38Pusdiklat Kearsipan

c. Keterangan :◦ Permanen, berkas/arsip disimpan

selamanya karena memiliki nilai ykesejarahan

◦ Musnah berkas/arsip yang dimusnahkan, setelah disimpan beberapa lama dan tidak memiliki nilaiguna

◦ Dinilai kembali, Dinilai ulang setelah beberapa lama, keputusan jalan tengah antara musnah atau permanen

a Setiap berkas/arsip memiliki umur atau usiaa. Setiap berkas/arsip memiliki umur atau usiab. Umur atau usia suatu berkas berbeda dengan

berkas lain, tidak dapat disama-ratakan,c. Umur atau usia berkas, dalam istilah kearsipan

disebut dengan RETENSI atau JANGKA WAKTU PENYIMPANAANPENYIMPANAAN

d. Penentuan umur/usia/retensi berkas, tergantung pada hasil PENILAIAN BERKAS

12/9/2016

11

Menentukan retensi suatu arsip, harus juga dipertimbangkan kepada:dipertimbangkan kepada:1. Apakah ada peraturan perundang-undangan yang

mengatur tentang berapa lama sebuah dokumen/arsip harus disimpan oleh pencipta arsip? Misalnya: Arsip tentang pajak merujuk kepada Undang-Undang Perpajakan, Arsip mengenai Perbendaharaan Negara harus merujuk kepadaPerbendaharaan Negara harus merujuk kepada undang-undang perbendaharaan negara dll.

2. Bagaimanakah kebutuhan organisasi?

PENULISAN RETENSIa. Dengan angka, misalnya:

1 tahun 2 tahun Musnah1 tahun 2 tahun Musnah2 tahun 3 tahun Permanen3 tahun 2 tahun Dinilai Kembali

b. Dengan kata-kata, misalnya:“selama masih menjadi pegawai”

c. Angka dan kata-kata :“1 tahun setelah mendapat kepastian hukum yang pasti”

PENENTUAN NASIB AKHIR• Penentuan nasib akhir diperlukan untuk

menentukan apa yang akan ditentukan pada arsip dan dituangkan dalam JRA.

• Nasib akhir ada dua yaitu: Musnah dan Permanen.

• Namun jika ada keragu-raguan dapat dinyatakan: Dinilai KembaliDinilai kembali pada akhirnya pun akan• Dinilai kembali pada akhirnya pun akan ditentukan musnah atau permanen juga.

Inti dari kegiatan retensi dan nasib akhir dari arsip adalah “Penilaian Arsip”.Penilaian Arsip adalah salah satu kegiatan yang krusial yang harus dilakukan oleh pelaksana/pengelola/ penanggung jawab dalam bidang kearsipan.Hasil kegiatan Penilaian arsip akan sangat menentukan apakah suatu bangsa dan negara akan memiliki informasi tentang jati diri bangsa dan negaranya atau akan menjadi bangsa yang mengalami sindrom kehilangan ingatan/informasiingatan/informasi.Kegiatan Penilaian Arsip di satu sisi akan menentukan perampingan dan efisiensi dalam pengelolaan arsip, disisi lain akan menciptakan arsip sebagai simpul pemersatu bangsa......

12/9/2016

12

PENGERTIAN UMUM• Penilaian arsip adalah analisis informasi terhadap

kelompok arsip untuk menentukan nilai guna dan masakelompok arsip untuk menentukan nilai guna dan masa simpan bagi kepentingan organisasi pencipta dan masyarakat luas.

• Penilaian arsip merupakan tindakan penting dan strategis dalam manajemen arsip untuk menentukan informasi yang bernilaiguna bagi organisasi baik intern maupun ekstern.

l d l k k l h b• Penilaian Arsip yang dilakukan oleh Lembaga Kearsipan adalah untuk menjamin tersedianya arsip bernilai guna kesejarahan bagi kepentingan bangsa dan negara sebagai jati diri bangsa, sebagai memori kolektif bangsa.

Analisis fungsional adalah pengujian terhadap siapa yang menciptakan arsip dan apa fungsinya. Analisis ini didasarkan pada anggapan bahwa arsiparis harus memahami hubungan keterkaitan antara arsip dan fungsi lembaga/instansi untuk pentingnya kegunaanfungsi lembaga/instansi untuk pentingnya kegunaan arsip. Penilaian makro adalah analisis informasi terhadap organisasi atau tema sosial untuk menentukan nilaiguna permanen dengan masa simpan selamanya.Penilaian mikro adalah analisis informasi yangPenilaian mikro adalah analisis informasi yang memfokuskan pada fisik arsip yang tercipta dalam suatu organisasi baik untuk menentukan nilaiguna permanen maupun sementara.

Penilaian arsip dalam kaitannya dengan jadwal retensi arsip adalah untuk menetapkan retensi arsip Retensi adalah waktu simpan berapa lamaarsip. Retensi adalah waktu simpan berapa lama suatu arsip harus disimpan, kapan dapat dipindahkan, kapan dimusnahkan. Penilaian retensi arsip ini merupakan salah satu hal yang harus ada dan diatur dalam JRA.

12/9/2016

13

A. Semua kebijakan pimpinan LN yang bersifat mengatur sejak proses pembahasan hingga naskah

ARSIP LEMBAGA NEGARA NILAI KEBUKTIAN (EVIDENTIAL)

mengatur, sejak proses pembahasan hingga naskah yang ditandatangani oleh pimpinan LN, antara lain:

1) Undang-Undang Dasar; 2) Tap MPR; 3) Undang-undang; 4) Peraturan pemerintah pengganti undang-undang; 5) Peraturan pemerintah; ) p ;6) Peraturan presiden/keputusan presiden; 7) Instruksi presiden; 8) Keputusan menteri; 9) Keputusan kepala lembaga pemerintah non kementerian.

B. Bukti keberadaan lembaga negara, yakni bukti mengenai memori dan identitas lembaga negara yang memuat ciri khas d i f i kh t t l bdan informasi khusus tentang lembaga negara sebagai pencipta arsip, antara lain: 1) Struktur organisasi dan tata kerja; 2) Keputusan presiden tentang pengangkatan pejabat

eselon I; 3) Keputusan presiden tentang pengangkatan pejabat ) p p g p g g p j

negara/publik; 4) Pedoman ketatalaksanaan; 5) Pendirian, perubahan, penyatuan lembaga negara; 6) Lambang dan simbol lembaga negara.

C. Bukti kinerja lembaga negara antara lain: 1) Rencana keuangan; 2) Rencana anggaran tahunan; 3) Surat otorisasi; 4) Pertanggungjawaban keuangan;4) Pertanggungjawaban keuangan; 5) Neraca dan laporan keuangan tahunan; 6) Program kerja jangka pendek, menengah, dan panjang; 7) Memori of Understanding; 8) BA serah terima arsip statis kepada lembaga kearsipan; 9) LHP yang mencerminkan prestasi ilmiah; 10) Produk karakteristik yang memiliki nilai budaya, ilmiah,10) Produk karakteristik yang memiliki nilai budaya, ilmiah,

teknologi, dan kemanusiaan; 11) Masterplan; 12) Daftar Pemilih Tetap, Hasil Perhitungan Suara, Peserta

Pemilu, sengketa hasil pemilu.

1. Arsip tokoh nasional Soekarno, Soeharto, Habibie, Abdurrahman Wahid (Gus Dur),

ARSIP LEMBAGA NEGARA NILAI INFORMASIONAL

Habibie, Abdurrahman Wahid (Gus Dur), Megawati Soekarno Putri, SBY, para mantan Wakil Presiden RI, dan lain-lain;

2. Arsip peristiwa bencana nasional tsunami Aceh dan Nias, gempa bumi Yogyakarta dan Padang, Lumpur Lapindo, dan lain-lain;

3. Arsip mengenai tempat, misal tempat dibacakan3. Arsip mengenai tempat, misal tempat dibacakan naskah proklamasi, tempat pelaksanaan kongres pemuda, tempat pertemuan tokoh-tokoh reformasi, dan lain-lain.

12/9/2016

14

1) Konsep naskah proklamasi tulisan tangan

ARSIP LEMBAGA NEGARA NILAI INTRINSIK

1) Konsep naskah proklamasi tulisan tangan Soekarno;

2) Arsip mengenai masa penjajahan Jepang; 3) Surat pengunduran diri Presiden Soeharto; 4) Surat Perintah Sebelas Maret (Supersemar); 5) Dekrit Presiden Soekarno dan Abdurrahman5) Dekrit Presiden Soekarno dan Abdurrahman

Wahid.

CONTOH JENIS ARSIP STATIS BERSKALA DAERAH

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2011 Tentang Pedoman Penilaian Kriteria dan

Jenis Arsip yang Memiliki Nilai Guna Sekunder

Penentuan nasib akhir diperlukan untuk menentukan apa yang akan ditentukan pada p y g parsip dan dituangkan dalam JRA.Nasib akhir ada dua yaitu: Musnah dan Permanen.Namun jika ada keragu-raguan dapat dinyatakan: Dinilai KembaliyDinilai kembali pada akhirnya pun akan ditentukan musnah atau permanen juga.

12/9/2016

15

NO JENIS/SERI ARSIPJANGKA WAKTU SIMPAN

KET.AKTIF INAKTIF

1.

2.

3.

4

Pengadaan barang

Surat Penawaran

Promosi iklan

Hasil Audit

2 tahun

1 Tahun

2 Tahun

2 Tahun

3 Tahun

1 Tahun

3 Tahun

3 tahun

Musnah

Musnah

Dinilai Kembali

Dinilai kembali4.

5.

Hasil Audit

Struktur organisasi

2 Tahun

2 tahun

3 tahun

5 tahun

Dinilai kembali

permanen

CONTOHCONTOHJADWAL RETENSI ARSIPJADWAL RETENSI ARSIP KEUANGANKEUANGAN

NONO JENIS ARSIPJENIS ARSIPRETENSIRETENSI

KETKETNONO JENIS ARSIPJENIS ARSIP KETKET..AKTIF AKTIF INAKTIFINAKTIF

1.1.

2.2.

UsulanUsulan Program, Program, kegiatankegiatan dandananggarananggaran

PerdaPerda tentangtentangAPBDAPBD

1 1 tahuntahun sesettelahelah TA TA berakhirberakhir

2 2 tahuntahun sesettelahelah TA TA berakhirberakhir

3 3 tahuntahun

3 3 tahuntahun

MusnahMusnah

PermanenPermanen

3.3. Buku Kas Umum, Buku Kas Umum, Buku Pembantu, Buku Pembantu, Register dan Register dan Buku TambahanBuku Tambahan

2 2 tahuntahun sesettelahelah TA TA berakhirberakhir

3 3 tahuntahun Dinilai Dinilai kembalikembali

CONTOHCONTOHJADWAL RETENSI ARSIPJADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIANKEPEGAWAIAN

NONO JENIS ARSIPJENIS ARSIPRETENSIRETENSI

KETKET..AKTIFAKTIF INAKTIFINAKTIFAKTIF AKTIF INAKTIFINAKTIF

1.1.

2.2.

penerimaan penerimaan pegawaipegawai

Berkas Berkas Perorangan PNSPerorangan PNS

22 tahuntahun

11 tahuntahun sesettelahelahberhenti/pensiunberhenti/pensiun

22 tahuntahun

22 tahuntahunSetelah hak Setelah hak

dan dan kewajiban kewajiban

MusnahMusnah

Musnah, Musnah, kecuali kecuali pejabat pejabat

eselon I dan eselon I dan aj baaj bahabis habis

o dao dapepegawaigawai lain lain

ygyg terkaitterkaitperistiwaperistiwanasionalnasional

PermanenPermanen

CONTOHJADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF

NO JENIS ARSIPRETENSI

KET.AKTIF INAKTIFAKTIF INAKTIF

1.

2.

Pengumuman/ pemberitahuan

Pembuatan/ perubahan Lambang Daerah

1 tahun

3 tahun

-

3 tahun

Musnah

Permanen

3. Pengadaan barang

3 tahun Sampai dengan barang

dihapuskan

Dinilai kembali

12/9/2016

16

CONTOHJADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF

NO JENIS ARSIPRETENSI

KET.AKTIF INAKTIF

1. Pembentukan, pemekaran, peningkatan, pemecahan dan penghapusan Daerah-daerah

2 tahun 5 tahun Permanen

2. Rapat kerja Gubernur/ Muspida dan Rakor Lainnya

2 tahun 3 tahun Dinilai kembali,

JENIS ARSIP KLASRETENSI

KETERANGANAKTIF INAKTIF

Pendidikan Penerimaan Formasi PP 01 01 2 2 MusnahPendidikan dan Pengajaran

Penerimaan Mahasiswa Baru

Formasi PP.01.01 2 2 Musnah

Kepanitian PP.01.02 2 1 Musnah

Naskah Soal PP.01.03 2 2 Musnah

Registrasi Mahasiswa

Bukti Bayar PP.02.01 2 8 Musnah

Daftar Ulang PP.02.02 2 2 MusnahUlang

KRS PP.02.02 2 2 Musnah

Perkuliahan SAP PP.03.01 2 2 Musnah

Kurikulum PP.03.02 2 2 Musnah

Silabus PP.03.03 2 2 Musnah

KLASIFIKASI KEMANAN DAN AKSES ARSIP

Disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan publik dalam mengakses arsip

12/9/2016

17

“ Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi pengguna yang berhak” (Pasal 24 ayat (1) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

“ Setiap informasi publik bersifat terbuka, dan dapat diakses oleh setiap pengguna informasi publik” (Pasal 2 ayat (1) Undang-pUndang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik)

Mempertimbangkan keamanan dan kondisi fisikarsip ketika diakses, perlu pengaturanKlasifikasi Keamanan dan Akses ArsipKlasifikasi Keamanan dan Akses Arsip

Tata cara menyusun klasifikasi keamanan danakses arsip: Peraturan Kepala ANRI Nomor 17 Tahun 2011 tentang Pedoman PembuatanSistem Klasifikasi Keamanan dan Akses ArsipSistem Klasifikasi Keamanan dan Akses ArsipDinamis

Klasifikasi keamanan arsip dinamis =Penggolongan/pengkategorian arsip dinamis berdasarkan tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamaman negara, publik dan perseorangan

Level akses arsip dinamisd l h k t i tadalah pengkategorian pengaturan

ketersediaan arsip dinamis sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal pencipta arsip untuk mempermudah pemanfaatan arsip

12/9/2016

18

• Penggunaan arsip dinamis adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang b h kberhak.

• Penggunaan arsip dinamis dilakukan untuk memenuhi kepentingan dalam kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan, layanan kepentingan publik, perlindungan hak atau penyelesaian sengketahak, atau penyelesaian sengketa.

• Penggunaan arsip dinamis dilaksanakan berdasarkan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

Yang dimaksud dengan “pengguna yang berhak” adalah setiap orang atau badan hukum yang

PENGGUNA YANG BERHAK

adalah setiap orang atau badan hukum yang memiliki akses terhadap arsip yang didalamnya terkandung informasi publik yang tidak dikecualikan sebagaimana dimaksud dalam undang-undang yang mengatur tentang keterbukaan informasi publik.

Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasilAkses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.

Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip merupakan

SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP

Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip merupakan aturan pembatasan hak akses terhadap fisik arsip dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan kerahasiaan arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan pengguna dalam pelayanan arsip. Klasifikasi keamanan dan akses arsip ditentukan as as ea a a da a ses a s p d e u aberdasarkan sifat arsip yang dapat di akses terdiri atas: a. arsip yang bersifat terbuka; dan b. arsip yang bersifat tertutup.

12/9/2016

19

“ Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagipengguna yang berhak” (Pasal 24 ayat (1)Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)Kearsipan)

“ Setiap informasi publik bersifat terbuka, dan dapat diakses oleh setiap pengguna informasi publik”(Pasal 2 ayat (1) Undang-Undang Nomor 14 Tahun2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik)g )

• Mempertimbangkan keamanan dan kondisi fisik arsip ketika diakses, perlu pengaturan Klasifikasi Keamanan dan Akses ArsipKlasifikasi Keamanan dan Akses Arsip

• Tata cara menyusun klasifikasi keamanan dan akses arsip: Peraturan Kepala ANRI Nomor 17 Tahun 2011 tentang Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses ArsipSistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis

Klasifikasi keamanan arsip dinamis =P l / k t i i di iPenggolongan/pengkategorian arsip dinamis berdasarkan tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamaman negara, publik dan perseorangan

JENIS INFORMASI PUBLIK(berdasarkan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008

tentang Keterbukaan Informasi Publik)tentang Keterbukaan Informasi Publik)

1. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;

2. Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta;

3. Informasi yang wajib tersedia setiap saat; 4. Informasi yang dikecualikan;

12/9/2016

20

a. Informasi yang berkaitan dengan badan publik;b. Informasi mengenai kegiatan dan kinerja badan

publik terkait ;c. Informasi mengenai laporan keuangan; dan/ ataud. Informasi lain yang diatur dalam peraturan

perundang-undangan.

I NFORMASI YANG WAJIB DIUMUMKAN SECARA SERTA-MERTA

a. Badan publik wajib mengumumkan secara p j gserta-merta suatu informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketert iban umum.

b. Kewajiban menyebarluaskan informasi publik tersebut disampaikan dengan cara yang mudah dijangkau oleh masyarakat dan dalam bahasa yang mudah dipahami.

a. Daftar seluruh informasi publik yang berada di bawah penguasaannya, tidak termasuk informasi yang dikecualikan;p g y , y g ;

b. Hasil keputusan badan publik dan pertimbangannya;c. Seluruh kebijakan yang ada berikut dokumen pendukungnya;d. Rencana kerja proyek termasuk di dalamnya perkiraan

pengeluaran tahunan badan publik;e. Perjanj ian badan publik dengan pihak ket iga;f. Informasi dan kebijakan yang disampaikan pejabat publik dalam j y g p p j p

pertemuan yang terbuka untuk umum;g. Prosedur kerja pegawai badan publik yang berkaitan dengan

pelayanan masyarakat ; dan/ atauh. Laporan mengenai pelayanan akses informasi publik

sebagaimana diatur dalam undang-undang ini.

1. Informasi yang dapat membahayakan negara;2. Informasi yang berkaitan dengan kepentingan

perlindungan usaha dari persaingan usaha tidak sehat;3. Informasi yang berkaitan dengan hak-hak pribadi;4. Informasi yang berkaitan dengan rahasia jabatan; dan/

atauatau5. Informasi publik yang diminta belum dikuasai atau

didokumentasikan.

12/9/2016

21

Instrumen Pengelolaan Arsip 81Pusdiklat Kearsipan

1. 5.

• Aspek ketentuan peraturan perundang-undangan dan NSPK

• analisis fungsi

Pimpinan pencipta arsip yg berwenang mengesahkan SKKAAD

Penentuan Klasifikasi

Keamanan dan Hak Akses

2. Pencantuman

Klasifikasi Keamanan dan Hak Akses pada

kolom daftar

4. Menentukan

unit pengolah

Pengesahan oleh Pimpinan

Organisasi

• analisis fungsi• Aspek analisis risiko;

kolom daftar3.

Pencantuman dasar

pertimbangan

untuk mengetahui alasan mengapa arsip dikategorikan pada tingkat/derajat klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia dan terbatas.

unit yg bertanggung jawab terhadap keamanan fisik dan informasi arsip yang dikategorikan sangat rahasia, rahasia dan terbatas.

No Kode Klasifikasi Jenis Arsip Klasifikasi

Keamanan Hak

Akses Dasar

Pertimbangan Unit

Pengolah

Keterangan: 1. Kolom “Nomor”, diisi dengan nomor urut; 2. Kolom “Kode Klasifikasi”, diisi dengan kode angka, huruf atau gabungan

angka dan huruf yang akan berguna untuk mengintegrasikan antara penciptaan, penyimpanan, dan penyusutan arsip dalam satu kode yang sama sehingga memudahkan pengelolaan; gg p g ;

3. Kolom “Jenis Arsip” diisi dengan judul dan uraian singkat yang menggambarkan isi dari jenis/seri arsip;

4. Kolom “Klasifikasi Keamanan”, diisi dengan tingkat keamanan dari masing-masing jenis/seri arsip yaitu sangat rahasia, rahasia, terbatas atau biasa/terbuka;

5. Kolom “Hak Akses”, diisi dengan nama jabatan yang dapat melakukan pengaksesan terhadap arsip berdasarkan tingkat/ derajat klasifikasi;

6 Kolom dasar pertimbangan diisi dengan uraian yang menerangkan6. Kolom dasar pertimbangan, diisi dengan uraian yang menerangkan alasan pengkategorian arsip sebagai sangat rahasia, rahasia dan terbatas;

7. Kolom unit pengolah, diisi dengan unit kerja yang bertanggung jawab terhadap keselamatan dan keamanan fisik dan informasi arsip yang dikategorikan sangat rahasia, rahasia dan terbatas.

12/9/2016

22

Nomor Kode Klasifikasi Jenis Arsip Klasifikasi

Keamanan Hak

Akses Dasar

Pertimbangan Unit

Pengolah

1. DL.01.02

DiklatPengelolaan Arsip Dinamis

terbuka Semua unit kerja terkait

- Bag Diklat

2. KP.02.02

DP3 Rahasia Kapus Kondite personal pegawai

Tata Usaha Pusdiklatpegawai Pusdiklat

Siapakah yang menetapkanSKKAAD

• Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD) harus ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip.

• Pencipta Arsip yang dimaksud adalah lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga

didik h i i litikpendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan.

PRINSIP DASAR PENETAPAN KLASIFIKASI KEAMANAN ARSIP

DINAMIS ADALAH:

1. Memperhatikan tingkat keseriusan dampak yang timbul apabila informasi yang terdapat dalam arsip dinamis disalahgunakan oleh pihak-pihak yang tidak berhak untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah;

2. Pengklasifikasian keamanan arsip dinamis harus dituangkan dalam suatu ketetapan pimpinan berupa

t t t li di t i l b i dpernyataan tertulis yang disertai alasan sebagai dasar pertimbangan dalam menentukan tingkat klasifikasi.

Prinsip dasar dalam penetapan hak akses arsip dinamis adalah:

PRINSIP DASAR PENETAPAN AKSES ARSIP DINAMIS

1. Pengaksesan arsip dinamis hanya dapat dilakukan oleh pejabat dan staf yang mempunyai kewenangan untuk akses;

2. Pejabat yang lebih tinggi dapat mengakses arsip yang dibuat oleh pejabat atau staf di bawahnya sesuai dengan hierarki kewenangannya dalam struktur organisasi; dan

3 Pejabat atau staf yang lebih rendah kedudukannya tidak3. Pejabat atau staf yang lebih rendah kedudukannya tidak dapat mengakses arsip yang dibuat oleh pejabat di atasnya kecuali sebelumnya telah diberikan izin oleh pejabat yang berwenang.

12/9/2016

23

12/9/2016

24

Digital Archives Writer

Gratek Microfilm CameraRoll Scanner

menghambat proses penegakan

hukum;

k k

mengungkapkan memorandum yang

dirahasiakan.

ARSIP BOLEH DIAKSES

APABILA, TIDAK:

mengganggu kepentingan

pelindungan HAKI

membahayakan hankam negara;

mengungkapkan isi akta autentik yang

bersifat pribadi

mengungkapkan rahasia atau data

pribadi; dan

mengungkapkan kekayaan alam Indonesia yang

dilindungimerugikan

ketahanan ekonomi nasional;

merugikan kepentingan politik dan hubungan

luar negeri;

NO FUNGSI JENIS ARSIP

KLASIFIKASIKEAMANAN

HAK AKSES

DAFTAR KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMISPADA DIRJEN TANAMANN PANGAN

KEMENTERIAN PERTANIAN RI

Dirjen Setditjen Eselon I Eselon II Es. III Es. IV staf SPI Penegakhukum

LSM/masy

DapatmengaksesSeluruhinformasi

Dapatmengaksesseluruhinformasidibawahnya, kecualideputihrs

Dapatmengaksesseluruhinformasidibawahnya, kecualideputihrshrs

mendapat ijin

hrs mendapat ijin