7

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

2.1 Kajian Pustaka

2.1.1 Sistem

Menurut Taufik Irawan (2002) terdapat dua kelompok pendekatan

dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan

yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang

lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini:

“Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur

yang saling berhubungan, berkumpul bersama sama untuk melakukan

suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih

menekankan urut-urutan operasi didalam system”.

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau

komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut :

“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk

mencapai suatu tujuan tertentu”.

Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau

komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih

luas dan lebih banyak diterima karena pada kenyataannya suatu sistem terdiri

dari beberapa subsitem atau sistem-sistem bagian. Komponen-komponen atau

subsistem-subsistem dalam suatu sistem tidak dapat berdiri sendiri, semuanya

saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga

sasaran system dapat tercapai.

Menurut James A. Hall (2001: 5) sebuah sistem adalah sekelompok

dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (interrelated) atau

subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common

8

purpose). Sistem adalah komponen-komponen yang saling berhubungan dan

bekerja sama untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan

menyebarkan informasi untuk pengambilan keputusan, koordinasi,

pengendalian, dan untuk memrikan gambaran aktivitas di dalam preusahaan

(Laudon).

Selain itu, menurut Azhar Susanto (2008: 22) sistem adalah kumpulan

atau group dari subsistem/bagian/komponen apapun baik phisik atau pun non

phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara

harmonisuntuk mencapai satu tujuan tertentu.

Jadi, sebuah sistem harus melakukan proses yang sinergis dan

digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan serta bekerja secara hamonis

yang terdiri dari subsistem-subsistem dalam rangka pengambilan keputusan.

Selain definisi sebuah sistem pun mempunyai batasan yang dapat memperjelas

sebuh sistem untuk dapat dimengerti dan diaplikasikan dalam dunia bisnis.

Sehingga sebuah sistem bermanfaat untuk pemakainya. Oleh karena itu,

sebuah sistem memilki ciri atau karakter yang menunjukan bahwa sesuatu itu

dapat dikaatakan seduah sistem.

2.1.2 Karakteristik Sistem

Menurut Taufik Irawan (2002) suatu sistem menpunyai karakteristik

atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components),

batas (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung

(interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan

sasaran (objectives) atau tujuan (goal).

2.1.2.1 Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,

yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen

komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau

9

bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya,

selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap

subsistem mempunyai sifat-sifat dari subsistem untuk menjalankan suatu

fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu

sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar disebut dengan supra

sistem, misalnya suatu perusahaan dapat disebut sebagai suatu sistem sedang

industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra

sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat

disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai

suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya. Kalau system

akuntansi dipandang sebagai suatu sistem, maka perusahaan adalah supra

sistem dan industri adalah supra dari supra sistem.

2.1.2.2 Batas sistem

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu

sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas

sistem ini memungkinkan suatu sistem dipasang sebagai suatu kesatuan. Batas

suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

2.1.2.3 Lingkungan luar sistem

Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar

batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem

dapat bersifat menguntungkan dan dapat bersifat merugikan sistem tersebut.

Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan

dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar

yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan

mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

2.1.2.4 Penghubung sistem

Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu

subsistem dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan

10

sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain.

Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi satu masukan (input) bagi

subsistem yang lain dan akan melalui penghubung. Dengan penghubung satu

subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu

kesatuan.

2.1.2.5 Masukan system

Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem.

Masukan dapat berupa masukan peralatan (maintenence input) dan masukan

sinyal (signal input). Mantenance input adalah energi yang diproses agar

didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program

adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya

sedangkan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

2.1.2.6 Keluaran sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan

merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah

masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran

berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah transaksi menjadi laporan

keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh menejemen.

2.1.2.7 Sasaran sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objektif).

Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada

gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali, masukan yang

dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan system .

Selain itu, menurut Azhar Susanto (2008: 22) sebuah sistem terdiri

dari enam ciri yang harus dimiki oleh sebuah system yang terdiri dari; (1)

memiliki tujuan; (2) memiliki batasan; (3) memiliki subsistem; (4) memiliki

hubungan antarsistem; (5) memiliki input dan output; dan (6) memiki

lingkungan, yang tertuang dalam bambar 2.1 dibawah ini:

11

Gambar 2.1Ciri-ciri Sistem

Sumber: Azhar Susanto (2008: 22)

2.1.3 Klasifikasi Sistem

Menurut Taufik Irawan (2002) sistem dapat diklasifikasikan dari

beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai berikut ini :

a) Sistem abstrak dan sistem fisik.

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang

tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa

pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan tuhan. Sistem fisik

merupan sistem yang ada secara fisik misalnya sistem komputer, sistem

akuntansi dan sistem produksi.

b) Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia

(human made system).

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, misalnya

sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang

oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara

manusia dengan mesin disebut dengan human machine system atau ada yang

ABD

C

(5) Input

(5) Output

(1) Tujuan Sistem

(2) Batas Sistem

(3) Subsistem(4) Hubungan Antarsistem

(6) memiki lingkungan EkternalHir

arki Sistem

(6) memiki lingkungan Internal

Sistem X

12

menyebut dengan man machine system, karena menyangkut penggunaan

komputer yang berinteraksi dengan manusia.

c) Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu

(probabilistic system).

Sistem tertentu beroperasi tertentu dengan tingkah laku yang sudah dapat

diprediksi. Inteaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti,

sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem komputer adalah

contoh dari sistem tertentu yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan

program-program yang dijalankan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi

masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

d) Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak

terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa

adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup

ada, tetapi kenyataan tidak ada sistem yang benar-benar tertutup yang ada

hanyalah relatively closed system (secara relative tertutup, tidak benar-benar

tertutup), sedang sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan

terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan

menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya,

karena sistem sifatnya terbuka dan tepengaruh oleh lingkungan luarnya, maka

suatu sistem harus mempunyai sistem pengendalian yang baik. Sistem-sistem

yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relatif tertutup

karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka untuk

pengaruh yang baik saja.

2.1.4 Informasi

Informasi merupakan salah satu sumber daya utama bagi para manajer.

Seperti sumber daya yang lain maka informasi juga dapat dikelola. Di era

13

informasi seperti saat ini maka pengelolaan informasi sudah selayaknya

menggunakan alat bantu elektronik, dalam hal ini adalah komputer. Terkait

dengan informasi adalah sistem informasi, dan saat ini hampir semua system

informasi merupakan sistem informasi berbasis komputer. Sistem informasi

berbasis komputer atau lebih dikenal dengan CBIS (Computer Based

Information Sistem) meliputi :

1. Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

2. Sistem Informasi Manajemen (SIM)

3. Otomatisasi Perkantoran

4. Sistem Pendukung Keputusan (SPK)

5. Sistem Pakar

Munculnya SIA diawali dengan pemanfaatan komputer sebagai alat bantu

untuk mengelola transaksi keuangan berbasis akuntansi. Kemudian

pemanfaatan komputer meningkat tidak hanya digunakan untuk pengolahan

data akuntansi tetapi digunakan untuk mengolah datadata yang menghasilkan

output (laporan-laporan) bagi pimpinan atau manajer di berbagai level

manajemen, hal inilah yang nantinya berkembang menjadi SIM. Sistem

Pendukung Keputusan (SPK) merupakan sistem informasi dimana output dari

system informasi tersebut berupa alternatif-alternatif solusi dari suatu

permasalahan yang digunakan oleh para pemimpin atau manajer untuk

membantu dalam pengambilan keputusan. CBIS selanjutnya adalah sistem

pakar, merupakan sistem cerdas karena dari sistem pakar ini sistem dapat

menghasilkan suatu keputusan. Tidak terlepas dari semua sistem informasi

yang ada, maka otomatisasi perkantoran juga termasuk didalam CBIS.

Pemanfaatan piranti-piranti elektronik terutama yang terkait dengan komputer

diharapkan dapat meningkatkan kinerja di perkantoran; misalnya saja

pengiriman undangan, laporan-laporan, atau notulen suatu rapat via email;

presensi berbasis elektronik; rapat melalui tele conference.

14

Sistem Informasi, istilah yang sudah tidak asing lagi di telinga,

memiliki banyak pengertian dan definisi. Beberapa definisi mengenai sistem

informasi terlihat di tabel berikut:

Tabel 2.1

Definisi Sistem Informasi

Menurut Definisi/Pengertian

Alter Kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi

informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan suatu

organisasi

Bodnar &

Hopwood

kumpulan HW dan SW yang dirancang untuk mentransformasikan

data ke dalam bentuk informasi yang berguna

Budi Sutedjo Kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang

membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses,

menyimpan, dan mendistribusikan informasi

Sumber: Eros Kinska Aprlliano V.: 2007

Sistem informasi memiliki banyak peranan dalam suatu

organisasi/institusi/perusahaan diantaranya adalah: turut serta dalam

pelaksanaan tugas rutin; mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan

pengendalian dalam sistem; mengkoordinasikan subsistem-subsistem; dan

mengintegrasikan subsistem-subsistem yang ada. Selain memiliki banyak

peranan, system informasi memiliki banyak kemampuan juga, dimana dengan

kemampuan yang dimiliki diharpakan dapat meningkatkan produktivitas,

mengurangi biaya-biaya tertentu, meningkatkan servis terhadap konsumen, dan

yang tidak kalah pentingnya adalah adanya peningkatan dalam pengambilan

keputusan. Kemampuan yang dimiliki oleh sistem informasi, antara lain :

1. melaksanakan komputasi numerik, bervolume besar dengan kecepatan tinggi

2. menyimpan informasi dalam jumlah besar ke dalam ruang yang kecil dan

mudah diakses.

3. menyajikan informasi dengan jelas

4. meng-otomatisasi proses-proses yang manual

Gambar 2.2 Pengelompokan Sistem Informasi

Sumber : Eros Kinska Aprlliano V. : 2007

SISTEM INFORMASI

SISTEM PENDUKUNG OPERASIONAL SISTEM PENDUKUNG MANAJEMEN

sistem pemrosesan

transaksi

sistem pengendalian

proses

sistem kerjasama perusahaan SIM SPK EIS

SISTEM INFORMASI

SISTEM PENDUKUNG OPERASIONAL SISTEM PENDUKUNG MANAJEMEN

sistem pemrosesan transaksi

sistem pengendalia

n proses

sistem kerjasama perusahaa

n

SIM SPK EIS

15

5. menyediakan komunikasi dalam dan antar organisasi yang murah, akurat,

dan cepat.

Secara garis besar sistem informasi dikelompokkan menjadi 2, yaitu sistem

informasi digunakan untuk mendukung operasional dan sistem informasi yang

mendukung manajemen. Secara lebih jelas dapat terlihat pada gambar 2.2.

Sistem informasi yang digunakan untuk mendukung operasional terkait

dengan opersional sehari-hari yang berlangsung di dalam suatu organisasi :

pemrosesan transaksi, pengendalian proses, dan kerjasama antar tim/bagian di

dalam suatu organisasi. Sistem pemrosesan transaksi misalnya saja memproses

data hasil transaksi bisnis, memperbaharui basisdata opersional, menghasilkan

dokumen bisnis. Sistem pengendalian proses terkait dengan proses mengawasi

dan mengendalikan proses industri, misalnya : sistem produksi baja,

penyulingan minyak dengan sensor yang terhubung komputer. Sistem

kerjasama perusahaan mendukung komunikasi dan kerjasama

tim/bagian/kelompok kerja disuatu organisasi/perusahaan dengan

memanfaatkan piranti elektronik dan teknologinya, misalnya e-mail, fax,

teleconference. Sistem ini mengarah pada otomatisasi perkantoran.

Data Prosespr Informasi

16

Keluaran/output/hasil dari sistem informasi adalah informasi. Pengguna

informasi dapat dikategorikan menjadi 3 yaitu manajer/pimpinan, non manajer,

dan orang-orang atau organisasi di luar organisasi. Informasi merupakan

sumber daya konsepsual dan menduduki level yang sama pentingnya dengan

sumber daya fisik yang lain yaitu manusia, material, mesin, dan uang.

Mengingat informasi merupakan sumber daya yang sangat penting maka perlu

dikelola sebaik-baiknya. Untuk dapat mengelola informasi dengan baik

semestinya dipahami dulu apa yang dimaksud dengan informasi dan hal-hal

yag terkait di dalamnya.

Menurut Gordon Davis, definisi informasi adalah data yang telah

diolah menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan berguna untuk

pengambilan keputusan saat ini atau di masa mendatang. Sedangkan menurut

McFadden dan kawan-kawan, informasi dinyatakan sebagai data yang telah

diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang

mengunakannya.

Baik menurut Gordon Davis maupun McFadden informasi

didapatkan dari pengolahan/pemrosesan data. Dapat digambarkan :

Gambar 2.3 Siklus Informasi

Informasi merupakan sumber daya yang mahal harganya, semakin

berkualitas suatu informasi maka semakin mahal harganya. Hal-hal yang dapat

mempengaruhi kualitas informasi adalah aksesibilitas, kelengkapan, ketelitian,

relevansi, ketepatan waktu, kejelasan, dan fleksibilitas. Untuk mendapatkan

informasi yang berkualitas tidak terlepas dengan bagaimana mengelola

informasi tersebut, hal ini tidak terlepas dari apa yang disebut manajemen

17

informasi, yaitu segala aktivitas untuk memperoleh informasi, meggunakannya

se-efektif mungkin, dan membuangnya di saat yang tepat (Eros Kinska

Aprlliano V. : 2007) .

Menurut Taufik Irawan (2002) informasi adalah data yang diolah

menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya,

sedangkan data merupakan sumber informasi yang menggambarkan suatu

kejadian (kumpulan fakta).

Sistem informasi, menurut Leitel dan Davis dalam Taufik Irawan

(2002) dalam bukunya “Accounting Information System” mendefinisikan

bahwa : Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan-kebutuhan pengolahan transaksi harian,

mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu

organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang

diperlukan. Definisi yang umum, sistem informasi diartikan sebagai suatu

sistem dalam suatu organisasi yang mengolah data menjadi bentuk yang lebih

berguna untuk mencapai suatu tujuan.

2.2 Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi dapat didefinisikan sebagai sistem informasi

yang merubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna

bagi pemakainya Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah Sistem

Informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi

(Afandi: 2008).

Menurut Elfia Rusdiana, dkk (2008) bahwa:

“Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu kerangka

pengkordinasian sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers,

personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik

menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk

18

melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi

akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan.Transaksi

memungkinkan perusahaan melakukan operasi, menyelenggarakan

arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas

organisasi. Sebagai pengolah transaksi, sistem informasi akuntansi

berperan mengatur dan mengoperasionalkan semua aktivitas transaksi

perusahaan”.

Untuk pengembangan suatu sistem informasi akuntansi yang efektif,

unsur pengendalian intern merupakan salah satu prasyarat. Sistem informasi

dianggap efektif jika bisa memenuhi kebutuhan yang menjadi tujuan

pengembangan system itu sendiri. Berdasarkan syarat informasi yang baik

maka tujuan pengembangan system yaitu :

1. sistem yang dihasilkan harus mengahasilkan informasi yang cermat dan

tepat waktu

2. pengembangan system harus dapat diselesaikan dalam jangka waktu

yang layak

3. sistem harus memenuhi kebutuhan informasi organisasi

4. sistem harus dapat memberikan kepuasan pada penggunanya.

Sistem informasi akuntansi merupakan sebuah subsistem dari sistem

informasi manajemen yang tujuanny adalah menghimpun, memproses, dan

melaporkan informasi yang erkaitan dengan transaksi keuangan (gelinas, ormas,

dadn weiggins: 19970). Sedangkan, menurut Bodnard dan Hopwood (2003:23)

sistem informsi akuntansi merupakan seuah kumpuln sumber daya sperti manusia

dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi.

Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka

pengkordinasian sumber daya (data, meterials, equipment, suppliers, personal,

and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran

berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan

19

suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang

berkepentingan (Wilkinson, 1991). Transaksi memungkinkan perusahaan

melakukan operasi, menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan

mencerminkan aktivitas organisasi. Transaksi akuntansi merupakan transaksi

pertukaran yang mempunyai nilai ekonomis. Tipe transaksi dasar adalah: (1)

Penjualan produk atau jasa, (2) Pembelian bahan baku, barang dagangan, jasa,

dan aset tetap dari suplier, (3) Penerimaan kas, (4) Pengeluaran kas kepada

suplier, (5) Pengeluaran kas gaji karyawan. Sebagai pengolah transaksi, sistem

informasi akuntansi berperan mengatur dan mengoperasionalkan semua

aktivitas transaksi perusahaan.

Konsep sistem informasi akuntansi muncul dengan mengintegrasikan

semua system pengolahan data elektronik (EDP) yang ada diberbagai fungsi

organisasi yang digunakan untuk mengolah data keuangan. Karena sitem

informasi akuntansi orientasinya ke informasi akuntansi berkualitas maka yang

diintegrasikan bukan hanya hardwarenya saja melalui penggunaan jaringan

(network) seperti yang dilakukan pada konsep data base bersama/bank data.

Dalam konsep sistem informasi akuntansi yang haruys diointegrasikan adalah

semua unsur dan subunsur yuang terkait dalam membentuk suatu sitem informasi

akuntansi berkualitas (Azhar Susanto, 2008: 16).

2.3 Komponen Sistem Informasi Akuntansi

Menurut Azhar Susanto (2008: 16) Komponen dalam sebuah informasi

akuntansi yang terintegrasi dalam sebuah sistem yang bekerja secara harmonis

dalam rangkan menghasilkan informasi yang dapal diandalkan oleh para

pemakai. Dalam konsep sistem informasi akuntansi yang harus diointegrasikan

adalah semua unsur dan subunsur yuang terkait dalam membentuk suatu sitem

informasi akuntansi berkualitas. Unsaur-unsur tersebut juga disebut segai

kompnen system informasi akuntansi yang terdiri dari hardware, software,

20

brainware, prosedur, data base, dan jaringan komunikasi. Adapun komponen-

komponen Sistem Informasi adalah:

1. Hardware (perangkat keras)

2. Software (perangkat lunak)

3. Prosedur : sekumpulan aturan yang dipakai untuk mewujudkan

pemrosesan data untuk menghasilkan output

4. Basis data : suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait

sehingga memudahkan proses pencarian informasi

5. Jaringan komputer dan komunikasi data, dan

6. Brainware.

Hardware merupakan peralatan phisik yangtg dapat digunakan untuk

mengumpuljkan, memasukkan, memproses, menyimpan, dan mengeluarkan hasil

pengolahan data dalam bentuk informasi. Hardware terdiri dari beberapa bagian

diantaranya:

a. Bagian Input (Input Device)

Bagian Input merupakan alat-alat yang dapat digunakan untuk memasukan

data kedalam computer. Alat input data diantaranya keyboard (digunakan dalam

input data yang erbentuk teks kedalam computer), mouse (alat yuang digunakan

sebgai pointer), scanner (merupakan alat yang digunakan untuk memasukkan dat

yang berbentuk image), kamera digital (alat yang digunakan untuk mentimpan

gambar), dan digitizer (alat yang digukan untuk menggambar langsung kedalam

computer) (Azhar Susanto: 2008).

b. Bagian pengolah utama dan memori

Bagian ini terdiri dari berbagi komponen diantanya; (1) processor (CPU),

CPU merupakan jantungnya sitem computer, tapiwalaupun demikian prosesor ini

tidak akan memberikan manfaat tnpa komponen pendukung lainnya; (2) memori,

memori segaiu penyimpan pada dasrnya dapat dibagi menjadi memori utam dan

memori kedua atau tambahan.fungsi memori utama adalah untuk mnwyimpan

program, data, system oprasi, sebagi penyangga, dan menyimpan gambar; (3) bus,

21

bus merupakan kabel-kabel yang tersusun dengan rapihg sekali dan digunakan

untuk menghubungkan antara CPU dengan primary stirage. Bus digunakan untuk

mentrasfer data atau infiormasi dari memory ke berbaghai macam peralatan input,

output, atau dengan kata lain bus merupakan suatau sirkjuit yang digunakan sebgai

jalur transamasi antara dua atau lebih alat-alat dalam system computer; (4) cache

momory, cache berfungsi sebgai buffer (media penmyesuai) antara CPU yang

berkecepatan tinggi dengan memory yang memiliki kecepatan lebih rendah. Tanpa

cache memory CPU harus menunggu data dan instruksi diterima dan main

memory atau menunggu hasil pengolahan selasai dikirim ke main memory baru

proses selanjutnya bisa dilakukan. Cache memory diletakan di antara CPU dengan

main memory; (5) mother board/mainboard, merupakan papan rangkaiaan tercetak

yang berfungis sebagaiu temapat penmapungan komponen-komponen pendukung

suatu sitem computer; dan (6) driver card, merupakan papan rangkaiaan tercetak

yang berfugsi memperluas kemampuan suatu sitem computer (Azhar Susanto:

2008).

c. Bagian output (Output Device)

Peralatan output merupakan peralatan-peralatan yang digunakan untuk

mengeluarkan informasi hail pengolahan data. Ada bebarapa mac

Cam peralaytan output yang biasa di gunakan yaitu; (1) printer, yaitu perlatan

yang digunakan untuk mengekuarkan informasi hail pengolahan data ke kertas

atau transfaransi; (2)Layar monitor, merupoakan alat yang digunakan untuk

mmenayangkan hasil pengolahan data tau informasi dalam bentuk visual; (3)

head mount display (HMD), merupakan alat yang digunakan untuk

menayangkan hasil pengolahan data atau informasi dalam bentuk visual pada

monitor ytang ditempelkan di depan mata; (4) LCD (Liquid Display Projector),

merupakan alat yang digunakan untuk menayangkan hasil pengolahan data

atau informasi dengan cara memancarkannya atau memproyeksikannya ke

dinding atau bidang lainnya yang vertical; (5) speaker, merupakan alat yang

22

digunakan untuk mengelkuarkan hasil pengolahan data atau informasi dalam

bentuk suara (Azhar Susanto: 2008)..

d. Bagian komunikasi

Peralatanm komunikasi adalah peralatranperalatan yang harus digunakan agar

komunikasi data bisa berjalan dengan baik (Azhar Susanto: 2008).

Software merupakan kumpulan dari program-program yang digunakan

untuk menjalankan computer atau aplikasi tertentu pada computer.

Brainware atau sumber daya manusia merupakan bagian terpenting

dari komponen sitem informasi akuntansi. Komponen SDM ini merupakan

bagian yang tak terpisahkan dengan komponen lainnya dalam suatu system

informasi sebagi hasil dari perencanaan, analisis, perancangan, dan strategi

implementasi yang didasrakan kepada kominitas di antara sumber daya

manusia yang terlibat dalam suatu organisasi.

Procedure atau prosedur merupakan serangkaian aktivitas atau kegiatan

yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama. Prosedur

merupakan komponen dari system informasi baik itu system informasi

manajemen atau system informasi akuntansi yang sering dilupakan, padahal

tanpa prosedur yang benar system informasi sehebat apapun tidak akan

berjalan sebagaimana mestinya.

Database dan Sistem Manajemen Database merupakan bagian dari

sumber daya informasi yang membantu peruahaan agar sumber daya infroamsi

yang dimilikinya mencerminkan secar akurat system fisik yang diwakilinya.

2.4 Ciri-ciri Sistem Informasi Akuntansi Data dan Informasi

Berkualitas

Menurut Christopher Carter (2004) bahwa karakteristik informasi

akuntansu harus:

23

“There is general agreement that, before it can be regarded as useful

in satisfying the needs of various user groups, accounting information

should satisfy the following criteria:(1) Understandability, This implies

the expression, with clarity, of accounting information in such a way

that it will be understandable to users - who are generally assumed to

have a reasonable knowledge of business and economic activities; (2)

Relevance, This implies that, to be useful, accounting information must

assist a user to form, confirm or maybe revise a view - usually in the

context of making a decision (e.g. should I invest, should I lend money

to this business? Should I work for this business?); (3) Consistency,

This implies consistent treatment of similar items and application of

accounting policies; (4) Comparability, this implies the ability for

users to be able to compare similar companies in the same industry

group and to make comparisons of performance over time. Much of the

work that goes into setting accounting standards is based around the

need for comparability; (5) Reliability, this implies that the accounting

information that is presented is truthful, accurate, complete (nothing

significant missed out) and capable of being verified (e.g. by a potential

investor); (6) Objectivity; his implies that accounting information is

prepared and reported in a "neutral" way. In other words, it is not

biased towards a particular user group or vested interest”.

Atau dengan kata lain bahwa:

“Ada kesepakatan umum bahwa, sebelum dapat dianggap sebagai

berguna dalam memenuhi kebutuhan berbagai kelompok pengguna,

informasi akuntansi harus memenuhi kriteria sebagai berikut: (1)

Understandability, menyiratkan ekspresi ini, dengan jelas, informasi

akuntansi sedemikian rupa bahwa hal itu akan dapat dipahami oleh

pengguna - yang biasanya diasumsikan memiliki pengetahuan yang

24

masuk akal bisnis dan kegiatan ekonomi, (2) Relevan, Hal ini berarti

bahwa untuk menjadi berguna, informasi akuntansi harus membantu

pengguna untuk membentuk, mengkonfirmasi atau mungkin merevisi

sebuah view - biasanya dalam rangka membuat keputusan (misalnya

harus saya investasikan, sebaiknya saya meminjamkan uang untuk

bisnis ini? Haruskah aku bekerja untuk bisnis ini?) (3) Konsistensi, ini

konsisten menunjukkan perlakuan yang sama item dan penerapan

kebijakan akuntansi , (4) perbandingan, ini berarti kemampuan bagi

pengguna untuk dapat membandingkan perusahaan sejenis di industri

yang sama kelompok dan membuat perbandingan kinerja dari waktu ke

waktu. Banyak pekerjaan yang masuk ke pengaturan standar akuntansi

didasarkan sekitar kebutuhan untuk perbandingan; (5) Keandalan, ini

menunjukkan bahwa informasi akuntansi yang disajikan adalah benar,

akurat, lengkap (tidak signifikan ketinggalan) dan mampu menjadi

diverifikasi ( misalnya oleh calon investor), (6) Objektivitas, ia

menyiratkan bahwa informasi akuntansi telah disiapkan dan dilaporkan

dalam "netral" jalan. Dengan kata lain, tidak bias terhadap kelompok

pengguna tertentu atau kepentingan pribadi”.

Informasi dihasilkan oleh para penghasil informasi. Menurut James A.

Hall (2001:17) penghasil informasi adalah proses mengumpulkan, mengatur ,

memformat, dan menyajikan informasi untuk para pemakai. Informasi dapat

berupa dokumen operasioanl seperti pesanan penjualan, suatu laporan ytang

terstruktur, atau pesanm dilayar computer. Tanpa memperhatikan bentuk

fisiknya. Informasi yang berguna memiliki karakteristik seperti; (1) relevan;

(2) tepat waktu; (3) akurat; (4) lengkap; (5) dan merupakan rangkuman.

Adapun rincian dari tiap-tiap karakteristik trersedia dalam tabel 2.2, sebagai

berikut:

Tabel 2.2

25

Karakteristik Sebuah Informasi

Karakteristik Penjelasan

Relevan Isi ebuah laporan atau dokumen harus melayani sebuah tujuan.

Denghan demikian, laporan ini dapat mendukung keputusan

manajer atau tugas petugass administrasi

Tepat waktu Umur informasi merupakan faktor yang kritikal dalam menentukan

kegunaannya. Informasi harus tidak leih tua dari periode waktu

tindakan yang didukungnya.

Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan yang sifatnya material.

Namun demikian, materialitas merupakan suatau konsep yang sulit

untuk di kuatifikaikan

Lengkap Tidak boleh ada bagian informasi yang esensial agi pengamilan

keputusan atau pelaksanaan tugas yang hilang.

Rangkuman Informasi harus diagregsi agar sesuaio dengan kebutuhan pemakai

Sumber: James A. Hall (2001)

Jadi, relevan, tepat waktu, lengkap, dan merupakan rangkuman

merupakan karakteristik dasar sebuah informasi. Sehingga informasi tereut

mampu mendukung peruahaan untuk melakukan peangamilan keputusan yangf

penting bagi perusahaan. Artinya, informai yang ada jangan sampai

menyebabkan kegagalan pengambilan keputusan yang berakibat fatal agi

perusahaan.

2.5 Kegiatan Arus Pendapatan

Menurut James A. Hall (2001: 182) sistem informasi akuntansi

sebaiknya mempunyai kemampuan untuk memahami logika system tanpa

harus memasukan unsur kompleksiatas teknologi terlebih dahulu. Setelah

mengetahui apa yang haru dilakukan, baru kita akan menari perbedaannya dan

jalan yang terbaik untuk melakukan hal terseut melaui bantuan teknologi.

Diagram arus data merupakan salah satu logika fungsi yang dapat dipahami

26

dengan mudah. Proses yang ada dalam system pendapatan dalam proses

penjualan adalah sebagai berikut:

a) Proses penjualan dimulai dari pelanggan yang menghubungi departemen

penjualan melaui telepon, surat, atau datang langsung).

b) Langkah pertama adalah melakukan pengesahan transaksi dengan proses

persetujuan kredit untuk pelanggan.

c) Saat kredit sudah disetujui, informasi penjulan akan diteruskan ke

departemen penagihan, pergudangan, dan pengiriman.

d) Langkah selanjutnya dalah mengirimkan barang dagangan, yang harus

dilakuakn segera setealah persetujuan kredit diperoleh. Kemudia

merenkonsiliasi barang yang ada di gudang.

e) Proses penagihan akan mengumpulkan dokumen-dokumen yang relevan

dengan transaksi tersebut (produk, harga, biaya pengurusan, angkutan,

pajak, damn syarat-sayarat potongan harga) dan menagihkannya ke

pelanggan.

f) Bagian piutang menerima informnasi penagihan dan mencatatkannya

kedalam catatan atau laporn pelanggan.

g) Bagian pengendalian pun menggunakan informasi dari bagian penagihan

untuk menyesuiakan data persediaan untuk mmenggambarkan penurunan

persediaan.

h) Secara berkala propses penagihan piutang, dan pengendalian persediaan

melakukan rekapitulasi dan meneruskan ninformasi in ke proses buku besar

umum. Berikut Diagram Arus Data (DAD) Sistem Pemrosesan Pesanan

Pelanggan.

Gambar 2.4

27

Diagram Arus Data (DAD) Sistem Pemrosesan Pesanan

Sumber: Jame A.Hall (2008: 183)

2.1.5.1 Rangakaian Aktivitas Manual Dalam Penerimaan Kas

Menurtu James A. Hall (2001: 188) rangakaian aktivitas yang

dilakukan secara manual dioantaranya:

1) Departemen Penjualan, proses penjualan dimulai dari bagian penjualan

yang menerima pesanan dari pelanggan yang mengidentifikasikan tipe dan

kuantitas dari barang dagangan yang diminta.

2) Departemen Kredit, melakukan persetujuan yang berhubungan dengan

pemeriksaan transaksi pemberian kredit.

3) Prosedur Pergudanga, menyerahkan surat perintah pengeluaran barangdan

salinan pesanan penjualan ke bagian pergudangan.

1

Menerima pesana

n pelanngan

Pelanggan

4

Pengiriman

Barang

2

Kredit Cek

6

Update

Catatan

Piutang

3

Mengambi

l Barang dari Rak

5

Menagih

Pelanggan

7

Memnper-baharui laporan

persediaan

8

PostingKe

Buku

Besar

Dokumen Pesanan Pelanggan

Penagiahan Pelanggan

Peng

iriam

an b

aran

g

Informasi Pengiriman

Jurnal Penjualan

Catatan Kredit Rekening pelanggan

Laporan Persediaan

Rekening Kontrol

RingkasanPenjualan

28

4) Departemen Pengiriman, meneriam barang dan surat perintah pengeluran

barang, menerima salinan dokumen pengiriman dan surat jalan yang

berasal dari bagian penjualan.

5) Departemen Penagihan, merupakan pusat salinan dari system pesanan

penjualan, mengumpulkan informasi tentang transaksi pejualan dan

mencocokan, menerjemahkan, dan mendistribusikan informasi inio ke

departemen lainnya.

6) Departemen Pengawasan Persediaan, menggunakan surat perintah

pengeluaranj barang sebagai dokumen bukti untruk menyesuaikan buku

besar tambahan persediaan.

7) Departemen Piutang, memposting data salinan buku besar pesanan

penjulan pada buku besar tambahan piutang.

8) Departemen Buku Besar, melakukan penutupan priode pemrosesan,

departemen ini menerima dokumen jurnal dari departemen penagihan dan

pengawasan persediaan, dan ringkasan rekeningdari departemen piutang.

Gambar 2.5Diagram Arus Data Sistem Penerimaan Tunai

Sumber: James A. Hall (2001: 197)

s 1

Menerim

a pesanan pelannga

n

Pelangga

n

3

Kredit

Cek2

Mengambil

Barang

dari Rak

4

Menagih Pelangga

n

Cek danDokumen Pembayaran

Cek

Yang

dito

lak

Setorankan Cek

Dokumen Pembayaran

Jurnal Penerimaan Kas

Bank

Rekening pelanggan

Rekening pelanggan

Ringkasan Penerimaan Tunai

Rekeningkontrol

29

2.1.5.2 Aktivitas Berbasi Mikrokomputers

Sistem mikrokomputrt mempunyai kecenderungan tidak mempunyai

pemisahan tugas. Seseorang mungkin bisa bertanggung jawab untuk

memasukan seluruh data transaksi, termasuk pesanan penjualan, penerimaan

kas, dan pengeluaran kas. Pada system manual, kewenangan ini sama halnya

memberikan penugasan pemasukan data piutang, utang, pnenerimaan kas, dan

pengeluaran kas pada satu orang. Pengungkapan menjadi sulit saat seseorang

bertanggung jawab atas pembangunan (pemrograman) aplikasi yang akhirny

dia yang akan menjalankan aplikasi tersebut (James A. Hall: 2001).

Dalam sebuah sistem yang terkomputerisai memiliki sebuah kesatuan

yang saling berkaitan dan berjaln secara harmonis. Kesatuan yang ada pada

akuntansi berbasis Mikrokomputer diilustrasikan sebagai berikut:

Gambar 2.6Sistem Modul Akuntansi Berbais Mikrokomputer

Sumber: James A. Hall (2001: 229)

Modul Penerimaan

Kas

Program Kontrol Menu Modul

PenggajianModul

Pembelian dan Utang

Modul Persedian

Modul Pesanan

Penjualan

Program Kontrol Menu

Modul Buku Besar Umum

30

2.6 Kegiatan Pembelian dan Pengeluaran Kas

Diagram Arus Data menyajikan suatu papran tentang kegiatan logika

yang membentuk system pemrosesan pembelian.

Gambar 2.7Diagram Arus Data Untuk system Pembelian

Sumber: James A. Hall (2001: 264)

Adapun proses-proses tersebut disajikan dalam langkah-langkah

berikut:

a) Fungsi pembelian dimulai dengan mengetahui kebutuhan untuk mengisai

kembali stok persediaan melaui pengamatan terhadap catatan persediaan.

Tingkzt persediaan menurun melaui penjualan langsung ke pelanggan atau

melauipropses transfer ke manufaktur. Informasi kebutuhan persediaan

dikirimkan ke p[emrosesan pembelian dan utang dagang (UD).

6

Memperbaharui

Buku

besar

umum

4

Meperbaharuio catatan

5

Menyiapa-kan akuan

pembelian

2Pem-belian persediaan

3Meneri-

ma barang

1

Pem-riksaan

catatan

Pelangan

Gudang

Pemasok

Utang dagang

Akun Kontrol

Catatan Persediaan

Jurnal Penjualan

Tingakt pemasok

Menerima barang

Kebutuhan Persediaan

Menerima barang

31

b) Proses pembelian menentukan kuantitas pesanan, memilih pemasok, dan

menyiapakan pesanan pembelian. Informasi ini dikirimkan baik ke

pemasok maupun ke tempat pemrosesan UD.

c) Setelah satu periode waktu, perusahaan meneriam item-item persediaan

darti pemasok. Barang yang diterima diperiksa uyntuk mkualitas dan

kuantitasnya dan dikirimkan ke toko-toko atau gudng.

d) Informasi tentang bukti penerimaan persediaan digunakan untuk meng-

update catatan persediaan.

e) Proses UD menrima faktur dari pemasok. UD merekosiliasi ini dengan

informasi lainnya yang telah dikompilasi untuk transaksi dan catatan

kewajiban tertentu untuk membayar diwaktu tertentu di masa yang akan

datang, bergantung pada syarat perdagangan dengan pemasoknya.

Biasanya pembayaran akan muncul pada hari terakhir yang mungkin untuk

mengambil manfaat dari bunga dan diskon yang ditawarkan.

f) Ukun besar menerima rangkuman informasi dari utang dagang (kenaikan

total dalam kewajiban) dan control persediaan (kenaikan total dalam

persediaan). Informasi ini direkonsiliasi untuk keakuratannya dan diposkan

ke akuan control utang dagang dan persediaan (James A. Hall, 2001: 264-

265).

2.6.1 Sistem Manual

Ketika persediaan jatuh sampai pda titik pemesanan kembali yang

sebelumnya telah ditentukan, petugas administrasi menyiapkan permintaan

pembelian. Sati salinan dari permintaan pembelian dikirimkan ke departemen

pembeliaan, dan satu salinan diberikan ke bagian utang dagang, dimana

petugas administrasi utang dagang menyimpannya dalam file penundaan utang

dagang. Petugas administrasi control persediaan menyimpan salinan yang

32

terakhir ke dalam file permintaan pembeliaan terbuka (James A. Hall, 2001:

265).

Departemen pembelian menerima permintaan pembelian, menstor

mereka menurut pemasoknya (jika ada), dan menyiapkan pesanan pembelian

majemuk untuk setiap pemasok. Satu salinan pesanan pembelian dikirim

kebagian utang dagang untuk disimpan dalam file penundaan utang dagang.

Satu salinan lagi dikirim ke departemen penerimaan, dimana ia disimpan

samapi persediaannya datang. Salinan terakhir bersama dengan permintaan

pembelian dalam file pesanan pembelian terbuka. Control persediaan dapat

memasok banyak informasi peanan yang dibutuhkan oleh departemen

pembelian langsung dari catatan persediaan (James A. Hall, 2001: 267).

Selama transaksi berlangsung departemen utang dagang telah

menerima dan menyimpan sementara salinan permintaan pembelian, pesanan

pembeliaan, dan laporan penerimaan. Organiasi telah menerima persediaan

dari pemaok dan memiliki kewajiban untuk membayar barang-barang tersebut.

Kemudian departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen

utang dagang dan rangkuman akun dari control persediaan. Petugas

administrasi buku besar mempunyai voucher jurnal kea kun control persediaan

dan utang dagang dan merekonsiliasi akun control persediaan dan rangkuman

buku besar persediaan (James A. Hall, 2001: 273-274).

2.6.2 Rekayasa Teknologi dalam Pembelian atau pengeluaran Kas

Dalam pemroses data yangberbasis teknolgi semuanya dilakukan secara

otomatis yang mana:

1) File persediaan dicari untuk item-item yang mencapai titik pemesanan

kembali.

2) Sebuah record dimasukan ke file permintaan pembelian untuk setiap item

yang diisi kembali.

33

3) Permintaan kemudian dikonsolidasikan menurrut nomor pemasok.

4) Informasi yang dikirim ke pemasok diambil dari file pemasok sah.

5) Pesanan pembelian disiapkan dan ditambahkan ke file pesanan pemeblian

terbuka.

6) Suatu daftar transaksi dari pesanan pembelian kemudian dikirim ke

departemen pembelian untuk di periksa.

Flowchart dalam gambar 2.8 menggambarkan bentuk-bentuk kunci dari

sistem rekayasa teknologi. Berikut adalah gambarnya:

Gambar 2.8Rekayasa Teknologi terhadap Sistem Pembelian atau Pengeluaran Kas

Sumber: James A. Hall (2001: 288)

File permintaan

pembelian

Persediaan

Pemasok sah File

PO terbuka

Memindai

persediaan

dan menyiapakan

pesana

n pem

b.

Permintaan Pelanggan

Daftar

transaks

i

Pemasok

Permintaan

File PO terbuka

Akun

kontrol BBU

File AP tertutup

Registe

r cek

Pemasok

Cek

Program

batch di

hari akhir seleks

i AP yang jatuh temp

o. Menu

lis cek, dan

mencatatn

ya dalam regist

er

Daftar

transaks

i

Pengeluaran

Kas

Kontrol BBU

Menerima file laporan

Persediaan

Memperbaharui file

persedian dan bendera

item yg diterima di

file PO terbuak

mempengaruhi

memperbaharui file BB tertuup Ud

terbuakmindai

persediaan dan

menyiapakan pesanan

pemb.

Batas

Diterima

Slip Pengepakan

Terminal/

printe

r

Penerimaan

laporan

File

Terminal/

printe

r

Daftar

transaks

i

File