*

KULIAH KE-2PENGADAAN (1)

Pengertian dan Pentingnya PengadaanAnalisis PekerjaanEvaluasi, Penyederhanaan, Pengayaan, dan Persyaratan Pekerjaan.

*PENGADAAN (1)Pengadaan adalah proses penarikan (rekrutmen), seleksi-seleksi, penempatan, orientasi, dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien guna tercapainya tujuan perusahaan.Merupakan langkah pertama yang mencerminkan berhasil/tidaknya suatu perusahaan mencapai tujuan.

*PENGADAAN (2)Pengadaan karyawan merupakan masalah penting, sulit dan kompleks karena untuk mendapatkan dan menempatkan orang yang tepat tidak semudah mesinKaryawan merupakan aset utama yang merupakan perencana dan pelaku aktif dari setiap organisasi

*KARYAWAN (1)Karyawan bukan mesin/uang/material (pasif), tapi manusia yang mempunyai pikiran, perasaan keinginan, status, pendidikan, usia, jenis kelamin dan berbagai sifat lain yang berbeda-beda yang dapat mewarnai organisasiMereka yang cakap, mampu dan trampil belum menjamin produktivitas kerja baik, kalau moral dan disiplin rendah.Tapi karyawan yang tidak cakap, apalagi berperilaku buruk, pasti mengganggu.

*KARYAWAN (2)Kualitas dan kuantitas karyawan harus sesuai dengan kebutuhan perusahaanPenempatan diusahakan sesuai dengan keinginan dan ketrampilannyaPengadaan karyawan didasarkan apa (job description) baru siapa (job specification). Bila terbalik akan menimbulkan mis-manajemen.

Prinsip-prinsip Pengadaan CPNS

1. Transparan, dalam arti proses pelamaran, pendaftaran, pelaksanaan tes, pengolahan hasil tes serta pengumuman hasil kelulusan dilaksanakan secara terbuka.2. Obyektif, dalam arti dalam proses pendaftaran, seleksi dan penentuan kelulusan didasarkan pada persyaratan dan hasil tes/tes sesuai keadaan yang sesungguhnya.3. Kompetitif, dalam arti semua pelamar bersaing secara sehat dan penentuan hasil seleksi didasarkan pada passing grade yang telah ditetapkan dan atau nilai tertinggi dari peserta.

*

Prinsip-prinsip Pengadaan CPNS

4. Bebas KKN, dalam arti seluruh proses pengadaan CPNS harus terhindar dari unsur korupsi, kolusi dan nepotisme.5. Tidak diskriminatif, dalam arti dalam proses pengadaan CPNS tidak boleh membedakan pelamar berdasar suku, ras, agama, jenis kelamin dan golongan.6. Tidak dipungut biaya, dalam arti pelamar tidak dibebankan biaya apapun dalam proses pengadaan CPNS meliputi pengumuman, pelamaran, penyaringan, pemberkasan, dan pengangkatan CPNS sampai dengan pengangkatan menjadi PNS.*

SYARATSYARAT ADMINSTRASI PENGADAAN PEGAWAI

1. Warga Negera Republik Indonesia yang dibuktikan dengan kartu tanda penduduk; 2. Berusia serendah-rendahnya 18 tahun dan setinggi-tingginya 40 tahun; 3. Tidak pernah dihukum penjara dan atau kurungan berdasarkan keputusan pengadilan yang telah memiliki kekuatan hukum tetap ; 4. Tidak pernah terlibat dalam gerakan yang menentang Pancasila,UUD 1945, Negara dan Pemerintah; 5. Tidak pernah diberhentikan tidak dengan hormat sebagai pegawai suatu instansi, baik Pemerintah maupun Swasta;

*

SYARATSYARAT ADMINSTRASI PENGADAAN PEGAWAI

6. Tidak berkedudukan sebagai Pegawai Negeri atau Calon Pegawai Negeri Sipil/calon Anggota TNI dan atau anggota POLRI; 7. Mempunyai Pendidikan, kecakapan atau keahlian yang diperlukan; 8. Berkelakuan baik yang dibuktikan dengan surat keterangan dari POLRI setempat; 9. Berbadan sehat yang dibuktikan dengan surat ketarangan dokter; 10. Bersedia ditempatkan di seluruh wilayah Negara Republik Indonesia; 11. Syarat-syarat lain yang disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan dan kebutuhan instansi

*

TES CALON PNSa. Tes kompetensi dasar; (Setiap Calon Pegawai Negeri Sipil wajib lulus tes kompetensi dasar Pegawai Negeri Sipil sebelum test berikutnya.)b. Tes kompetensi bidang. ( Tes kompetensi bidang dilakukan sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan jabatan.)C. Tes Psikologi, kesehatan dll*

*DASAR PENGADAANAnalisis pekerjaan (job analysis)Uraian pekerjaan (job description)Spesifikasi pekerjaan (job specification)Syarat pekerjaan (job requirement)Evaluasi pekerjaan (job evaluation)Pemerkayaan pekerjaan (job enrichment)Perluasan pekerjaan (job enlargement))Penyederhanaan (job simplification)

*JOB ANALYSISJOB DESCRIPTIONANDJOB SPESIFICATIONJOB REQUIREMENTJOB EVALUATIONJOB ENRICHMENTJOB ENLARGEMENTJOB SIMPLIFICATION

*JOB ANALYSISJOB DESCRIPTIONANDJOB SPESIFICATIONRECRUITMENTPERFORMANCEAPPRAISALCOMPENSATIONTRAININGREQUIREMENT

*ANALISIS PEKERJAAN (1)Analisis Pekerjaan adalah kegiatan menganalisis dan mendesain pekerjaan apa yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakan, dan mengapa pekerjaan itu harus dikerjakanMemberikan informasi mengenai uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, evaluasi pekerjaan, bahkan dapat dipakai memperkirakan pemerkayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan dan penyederhanan di masa datingMerupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang akan dikerjakan

*ANALISIS PEKERJAAN (2)Informasi tersebut mencakup aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia, dan alat yang dipakai.Analisis pekerjaan berbeda dengan studi gerak atau motion study (mempelajari gerakan2 yang paling efisien dan efektif untuk melakukan suatu pekerjaan) Tambahan penjelasan ada di buku 1 (V. Rivai) halaman 105-136.

*Alasan Pelaksanaan Analisis JabatanAnalisis jabatan dilakukan karena suatu informasi dapat menjadi landasan untuk mencocokkan pekerjaan dengan petugas, beban kerja yang dilakukan, hambatan-hambatan yang ditemui oleh pelaksana, dan landasan dalam pelaksanaan keseluruhan kegiatan MSDM untuk memenuhi fungsinya.

*ANALISISPEKERJAANEVALUASI PEKERJAANSELEKSIKARYAWANPERENCANAANKARIRPENDIDIKANDAN PENGEMBANGANPERENCANAAN &PENGEMBANGANMANAJEMENDESAINORGANISASIKEBUTUHANPERAMALANKINERJAPERENCANAAN& UMPAN BALIK

Analisis Jabatan sebagai Perangkat Dasar Manajemen SDM

*JOB ANALYSIS >< MOTION STUDY (1)

Beda

Job analysis

Motion study

Tujuan

Memberikan gambaran pekerjaan

Memperbaiki metode kerja

Ruang lingkup

Menyeluruh

Memperbaiki gerakan

Tingkat ketelitian

Kurang

Sangat teliti

*JOB ANALYSIS >< MOTION STUDY (2)

Beda

Job analysis

Motion study

Organisasi

Dilakukan bagian personalia

Oleh industrial engineers

Teknik

Observasi, wawancara, kuesioner

Observasi, fotografi dan stopwatch

Kegunaan

Pengadaan

Standarisasi

*LANGKAH ANALISIS PEKERJAAN (1)1. Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan2. Mengumpulkan informasi latar belakang3. Menyeleksi wakil jabatan yang akan dianalisis4. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan

*LANGKAH ANALISIS PEKERJAAN (2)5. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan6. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan7. Meramalkan/mempertimbangkan perkembangan perusahaan

*PENGGUNAAN ANPEK (1)Analisis pekerjaan selain menghasilkan URA-PEK (job description), SPES-PEK (job specification), dan EVAL-PEK (job evaluation), juga berguna untuk hal-hal berikut :Uraian pekerjaan dan syarat-syarat manusia yang diperlukan dapat dimanfaatkan untuk rekrutmen dan seleksiInformasi tentang pendidikan, usia dan pengalaman dapat dipakai mengukur pemberian kompensasi

*PENGGUNAAN ANPEK (2)3. Berat ringannya pekerjaan dapat dipakai untuk evaluasi pekerjaan4. Pembandingan antara harapan dan kenyataan dapat dipakai untuk penilaian prestasi5. Uraian pekerjaan, perlengkapan dan jenis ketrampilan pekerja digunakan sebagai bahan program pelatihan6. Dapat membantu menentukan promosi atau pemindahan karyawan

*PENGGUNAAN ANPEK (3)7. Informasi yang diperoleh dapat mengindikasikan organisasi perlu diperbaiki perlu reorganisasi8. Informasi analisis pekerjaan dapat digunakan untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan tertentu9. Informasi dapat digunakan untuk penyederhanaan pekerjaan spesialisasi Produktivitas vs Spesialisasi (buku 3 hal 37-38)

*PENGGUNAAN ANPEK (4)10. Juga dapat dimanfaatkan untuk penempatan the right man on the right place11. Dapat dimanfaatkan untuk peramal- an kebutuhan dan perekrutan di kemudian hari12. Juga dapat digunakan untuk orientasi dan induksi bagi karyawan baru mengenai sejarah perusahaan, hak dan kewajibannya.

*KEGUNAAN INFORMASI ANALISIS JABATAN Rekrutmen dan Seleksi Kompensasi Evaluasi Jabatan Penilaian Prestasi Kerja Program Latihan dan Pengembangan Promosi dan Mutasi Petunjuk untuk perbaikan organisasi Pemerkayaan Pekerjaan Penyederhanaan Pekerjaan Penempatan Karyawan Peramalan Kebutuhan Tenaga Kerja Orientasi Karyawan Baru

*URAIAN PEKERJAAN ?Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.

*URAIAN PEKERJAAN (1)Memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai oleh pekerjaan tersebut.Dapat menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi dan evaluasi jabatanBila kurang jelas dapat mengakibatkan pekerjaan kurang beres atau pejabat overacting

*URAIAN PEKERJAAN (2)Uraian pekerjaan (job description) biasanya digunakan untuk tenaga operasionalUraian jabatan (job position) untuk tenaga kerja manajerial biasanya lebih lengkap, karena mencakup tugas dan wewenang memimpin agar tujuan perusahaan dapat tercapai

*CONTOH URA-PEKMencakup nama jabatan (rektor, dekan, dll.)Fungsi Tugas-tugasWewenangTanggung-jawabHubungan lini Kondisi kerjaRekam jejak (track record), dll

*MANAJER LATBANG (1)Fungsi. Dibawah supervisi Ka ROPEG mengembangkan, menyelenggarakan, dan mengevaluasi program latihan on the job dan off the jobBertindak sebagai penasehat bagi manajemen operasional dalam pelaksanaan latihan

Di BPS: Ka Pusdiklat di bawah Sestama langsung (bukan di bawah Ka Ropeg)

*MANAJER LATBANG (2)TugasBersama dengan manajer lainnya menetapkan kebutuhan pelatihanDengan persetujuan Ka ROPEG mengembangkan struktur program pelatihan.Menentukan riset metode pelatihan yang cocok

*MANAJER LATBANG (3)Mempersiapkan bahan pelatihanMengembangkan prosedur evaluasi pelatihanMenjelaskan kepada manajer lainnya tentang teknik pelatihan efektifDapat bertindak selaku instruktur pelatihan

*MANAJER LATBANG (4)WewenangMenentukan instruktur dan para pelaksana program pelatihanMengusulkan program pelatihan yang perluMeminta fasilitas pelatihanDengan persetujuan Ka ROPEG menentukan jadwal pelatihan

*MANAJER LATBANG (5)Tanggung jawabBertanggung jawab atas kelancaran program pelatihanBertanggung jawab atas biaya-biaya yang dikeluarkan

*MANAJER LATBANG (6)Hubungan liniAtasan langsung Ka ROPEGBawahan langsung instruktur dan Kepala Bagian Adm. PelatihanKondisi kerjaKantor yang nyaman (pakai AC) waktu kerja jam 07.30-16.00

* SPES-PEK ?SPES-PEK adalah Uraian persyaratan minimum orang yg bisa diterima agar dapat menjalankan suatu jabatan dengan baik dan kompeten. Mencakup : - pendidikan - pengalaman - persyaratan mental - supervisi, dan - kondisi kerja - Persyaratan kepribadian - Persyaratan kecerdasan

*CONTOH SPES-PEKNama : Kepala Bagian Riset Kimia (Kabarik)Kode Jab : E-456Tanggal : Maret 1999Penyusun : T. HarnowoDepartemen : Produk PlastikLokasi : Laboratorium

*SYARAT KABARIK (1)PendidikanSarjana teknik kimia; menguasai kimia organik, fisika, dan kimia murni; mempunyai ketrampilan dalam menggunakan komputer dan analisis statistik matematik

*SYARAT KABARIK (2)Pengalaman5 (lima) tahun bekerja di bidang industri atau penelitian plastik

Persyaratan fisikSehat fisik, tak buta warna, mampu melakukan perjalanan dan tugas beratsiap untuk seminar, konsultasi, dsb

*SYARAT KABARIK (3)Persyaratan mentalInisiatip dan kreatif dapat mengambil keputusan cepat, mampu menganalisis dan membuat sintesa berbagai informasiSupervisiAkan mengendalikan 6-10 sarjanaMampu berkomuniasi secara lisan dan tertulis

*SYARAT KABARIK (4)Kondisi kerjaBaik. 80 persen duduk diatas kursi yang nyaman, tenang dan dalam ruangan yang ber AC

SYARAT KABARIK (5)Persyaratan Kepribadian1. Mampu bergaul2. Mampu berbicara secara terbuka3. Mempunyai penampilan diri yang menyenangkan4. Berkepribadian hangat5. Bersikap penuh pengertian dan sabar6. Mempunyai pandangan yang obyektif

Persyaratan Kecerdasan1. Mampu menganalisa dan menginterpretasikan data2. Mampu mengorganisasi dan melaksanakan rencana kerja3. Mampu memahami dan menggunakan kata-kata secara efektif4. Mampu menulis uraian jabatan secara jelas dan tepat5. Mampu bekerja mandiriSYARAT KABARIK (6)

*SYARAT KABARIK (7)CatatanSyarat dapat ditambah dengan jenis kelamin, umur pekerja, status perkawinan (kawin/tidak), minat bekerja (dapat bekerja sendiri), emosi dan temperamen (sabar), dan sebagainya.

*PERSYARATAN PEKERJAANPersyaratan pekerjaan adalah hal-hal yang terkait dengan berbagai ketentuan tentang ketrampilan yang dikehendaki untuk suatu pekerjaan.Misal, untuk pekerjaan pencacah survei konsumsi syaratnya: mahasiswi atau ibu rumahtangga, penduduk setempat (kelurahan), ijazah minimal SLA (SMU/SMK), teliti, jujur, dll.

*ANALISIS JABATAN BPS Dilakukan BPS sejak Nopember 1989 dan diterbitkan Agustus 1991Mencakup seluruh non jabatan dibawah eselon IV, eselon II, III dan IV di pusat maupun daerahUntuk daerah dipilih DKI Jakarta, Jawa Barat dan LampungSelalu dilakukan pemutakhiran (updating) menjelang reorganisasi.

*URAIAN JABATAN BPSNama jabatan, rumusan tugas, rincian tugas (termasuk yang belum dilaksanakan dan tugas tambahan), bahan kerja, peralatan kerja, hasil kerja, langkah-langkah kerja, tanggung jawab, wewenang, hubungan kerja, sifat jabatan syarat jabatan dll.

*EVALUASI PEKERJAANMenilai berat/ringan dan resiko pekerjaan yang dapat dimanfaatkan untuk pemberian kompensasiMakin berat/berisiko makin tinggi gajinya.Jabatan yang tepat dapat memberikan kebanggaan dan kerja keras atas status yang diterima

*PENYEDERHANAAN PEKERJAANYaitu mencari penggunaan yang paling ekonomis dari usaha manusia, materi, mesin2, waktu, dan ruangan agar cara2 yang paling baik dan paling mudah dalam mengerjakan pekerjaan dapat digunakanDengan kemajuan teknologi dan komunikasi dimungkinkan dilakukan evaluasi yang dapat mengusahakan pekerjaan menjadi makin sederhana efektif dan efisien

*PEMERKAYAAN PEKERJAANPerluasan pekerjaan dan tanggung jawab yang akan dikerjakan seorang pejabat dalam jabatannyaMenambahkan variasi pekerjaan yang memiliki ketrampilan yang lebihMemberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengembangkan pribadinya