BAB I

KONSEP DASAR SISTEM

PENDAHULUAN

Pada bab ini akan dijelaskan bahwa teknologi hanya merupakan salah satu dari

empat elemen sistem informasi dalam organisasi. Untuk mengembangkan sistem

informasi, maka kita perlu memahami prinsip, teknik, dan catatan untuk analisis

sistem dan desain sehingga kita akhirnya dapat memahami bagaimana menganalisa

keadaan bisnis yang secara logis menerapkan teknologi informasi untuk memenuhi

kebutuhan perusahaan. Prinsip-prinsip ini perlu dikuasai oleh seorang manajer atau

pemakai sistem informasi disebabkan oleh beberapa faktor berikut ini.

1. Para manajer bisnis sangat mungkin mengembangkan sistem mereka sendiri.

Untuk membangun sistem dengan end-user yang berkualitas, seorang manajer

harus menerapkan prinsip yang sama jika sistem tersebut dikerjakan oleh

pihak lain.

2. Seorang manajer bisnis mungkin saja bekerjasama atau berkonsultasi dengan

professional sistem. Untuk itu seorang manajer harus menguasai konsep

sistem sehingga dapat mengkomunikasikan dan mengkonfirmasikan apa yang

diinginkan oleh perusahaan.

3. Seorang manajer bisnis harus memahami konsep sistem untuk menguasai

Sistem Informasi.

KONSEP SISTEM

Sistem adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan dan saling

bekerjasama untuk mencapai beberapa tujuan. Sistem informasi adalah kumpulan

hardware dan software komputer, prosedur, dokumentasi, formulir dan orang yang

bertanggungjawab untuk memperoleh, menggerakkan, manajemen, distribusi data

dan informasi. Proses yang harus diikuti dalam pengembangan suatu sistem yang baik

disebut sistem analysis and design (SA&D). proses SA&D ini didasarkan pada

pendekatan sistem untuk mengatasi suatu masalahyang disebabkan oleh beberapa

prinsip dasar berikut ini.

Seorang manajer harus tahu apa (what) yang dilakukan oleh suatu sistem

sebelum membuat spesifikasi bagaimana (how) suatu sistem bekerja.

Memilih cakupan yang tepat atas keadaan yang dianalisa akan berpengaruh

terhadap masalah apa yang bisa diatasi dan yang tidak.

Suatu masalah (atau sistem) sebenarnya terdiri dari beberapa masalah,

sehingga strategi yang tepat adalah mengurutkan masalah yang besar ke

masalah yang kecil.

Pemecahan suatu masalah antara satu bagian dengan bagian lain mungkin

sekali berbeda, sehingga pemecahan alternatif yang menunjukan perspektif

yang berbeda hendaknya dibuat dan diperbandingkan sebelum hasil akhir

dipilih.

Masalah dan pemahamannya berubah ketika dilakukan analisa, sehingga

seorang manajer harus mengambil pendekatan bertahap terhadap pemecahan

masalah. Hal ini memungkinkan komitmen yang terus bertambah

(incremental) terhadap pemecahan masalah tertentu, dimana keputusannya

adalah berlanjut atau tidak ke tahap berikutnya.

KERANGKA KERJA ORGANISASIONAL DARI SUATU SISTEM

Ada berbagai macam kerangka kerja organisasional dari suatu sistem, namun

yang terpenting adalah agar organisasi dapat bekerja efektif. Kerangka kerja yang

dimaksud seperti pada gambar 1.1 berikut adalah manusia, teknologi,

tugas-tugas/prosedur, dan struktur organisasi. Hal yang harus diperhatikan adalah

setiap kali kita mengubah satu karakteristik atau lebih dari empat komponen yang ada,

kita harus mempertimbangkan perubahan karakteristik yang lain. Contoh

sederhananya adalah kalau teknologi komputer di kantor berubah, maka orang dalam

organisasi tersebut harus pula berubah, dan mungkin cara mengubahnya adalah

dengan dilakukan pelatihan ulang bagi pegawai. Kalau salah satu komponen

organisasi berubah, dan komponen yang lain juga harus berubah, maka pertanyaannya

adalah dalam konteks kepentingan organisasi, komponen manakah yang pertama kali

diubah? Jawaban secara konkret mungkin sangat sulit, namun jika teknologi berubah,

maka kita harus mempertimbangkan kompensasi perubahan tiga komponen lainnya.

Kita dapat menggunakan perubahan ini untuk memaksa komponen lain untuk ikut

berubah, dan kita dapat menggunakan perubahan teknologi agar terjadi inovasi yang

menguntungkan perusahaan.

2

Gambar 1.1. Komponen Dasar dari Organisasi

Unsur Manusia Dalam Sistem Informasi

Manusia sebagai penyedia dan pemakai informasi merupakan bagian integral dari

sistem informasi. Pemahaman terhadap unsur manusia membantu memahami

mengapa suatu sistem tidak cocok untuk setiap orang. Newell dan Simon (1972)

membagi empat komponen pemrosesan informasi yakni penerimaan rangsangan

(reception of stimuli), mempengaruhi tindakan (effecting actions), pemrosesan

(processing), dan memori (memory). Empat komponen ini pulalah yang digunakan

dalam suatu sistem informasi yang menggunakan komputer yakni input, proses,

output dan penyimpanan. Lebih lanjut Newell dan Simon menunjukan beberapa

eksperimen bahwa manusia memiliki tiga jenis memori atau sistem penyimpanan

yang berbeda.

Memori Jangka Panjang : Tempat penyimpanan dari fakta yang luas dan

hubungan-hubungan yang ada di otak manusia.

Memori Jangka Pendek : Tempat kecil di otak untuk memanipulasi data.

Memori Eksternal : Alat-alat di luar otak (komputer, kertas, dan lain-lain)

3

StrukturOrganisasi

Teknologi

Tugas / Prosedur

Manusia(People)

RANGSANGAN/ STIMULUS

TINDAKAN

Lingkungan

Penerima(Recertors)

Processor

YangMempengaruhi

MemoriJangkaPendekMemori Luar

MemoriJangkaPanjang

Gambar 1.2. Newell dan Simon Untuk Pemrosesan Informasi oleh Manusia Cara

Kerja EDI

Pembuatan Keputusan

Karena pembuatan keputusan merupakan tugas manajerial yang rutin, maka dapat

ditentukan bagaimana manusia membuat keputusan dalam organisasi. Pemahaman

proses pembuatan keputusan merupakan hal penting dalam sistem informasi.

Model pembuatan keputusan dapat dilihat pada gambar 1.2. Dari gambar tersebut, kita

dapat mendefinisikan masing-masing elemen proses pembuatan keputusan.

Intelligence : Mencari kondisi lingkungan yang menimbulkan adanya

kebutuhan untuk membuat suatu keputusan, dan pengumpulan data yang

relevan.

Desain : Mengembangkan dan menemukan solusi atau tindakan alternatif,

serta kelayakan solusi/tindakan.

Pilihan : Pemilihan alternatif yang terbaik terhadap masalah yang ada.

Persuasi : Mempengaruhi orang lain yang terlibat dalam implementasi

keputusan sehingga mereka menerima dan mengikuti solusi yang telah dipilih.

Implementasi : Pembuatan dan pengelolaan solusi yang baru sehingga

dilakukan tepet waktu dan efisien.

4

Follow-up : Memonitor solusi untuk menjamin bahwa keputusan tersebut

dapat bekerja seperti yang diharapakan dan memodifikasi atau memperbaiki

solusi.

Untuk memecahkan masalah manusia dapat dibantu atau bahkan digantikan oleh

sistem informasi. Misalnya teknik matematika seperti program linier dapat digunakan

pada tahap pemilihan alternatif keputusan. Simulasi komputer digunakan untuk

menguji pemecahan alternatif pada tahap desain. Program manajemen proyek

membantu pada tahap implementasi. Beberapa organisasi memiliki ahli tentan faktor-

faktor manusia yang terlibat dalam perancangan sistem untuk mempertimbangkan

karakteristik manusia yang memproses informasi. Spesialis sistem ini memperkirakan

jumlah informasi yang diperlukan, formatnya, pengaruh warna dan grafik dalam

memahami data, konsistensi, tataletak laporan, dan lain-lain. Dapat disimpulakan

bahwa dalam membuat sistem berteknologi tinggi harus dengan sentuhan manusia

agar pegawai dan manajer organisasi merasa puas dan senang menggunakan aplikasi

sistem informasi tersebut.

Gambar 1.3 Proses Pembuatan Keputusan

KARAKTERISTIK SISTEM

Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, kita perlu membedakan

unsur-unsur dari sitem yang membentuknya. Berikut ini karakteristik sistem yang

dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya.

5

Intelligence

Follow-Up Desain

PilihanImplementasi

Persuasi

Umpan Balik

1. Batasan (Boundary) : Penggambaran dari suatu elemen/unsure mana yang

termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem.

2. Lingkungan (Environment) : Segala sesuatu di luar sistem, lingkungan

menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem.

3. Masukan (Input) : Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari

lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.

4. Keluaran (Output) : Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen,

tampilan di layar komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan

sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.

5. Komponen (Components) : Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem

yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi ataupun output.

Komponen ini bisa subsistem dari sebuah sistem.

6. Interface : Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu

atau berinteraksi.

7. Penyimpanan (Storage) : Area yang dikuasai dan digunakan untuk

penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan

sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara

komponen sistem yang memungkinkan komponen tersebut bekerja dengan

berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari

berbagai data yang sama.

6

Gambar 1.4. Karakteristik Suatu Sistem

Tabel 1.1. Contoh Karakteristik Sistem Penggajian

Sistem Penggajian

Batasan Hanya pada sistem penggajian saja, tidak pada sistem lain

Lingkungan Sistem kehadiran, sistem penyetoran uang gaji ke Bank

Input Kartu gaji

Output Cek gaji

Komponen Menghitung total pembayaran

Menghitung pengurangan

Interface Mencocokan kartu gaji dengan pegawai

Menyortir cek pembayaran menurut departemen

Storage Tunjangan pegawai

Tunjangan pembayaran

Sistem Logik dan Sistem Fisik (Logical and Physical System)

Terdapat dua macam penggambaran sistem secara umum, khususnya yang

menyangkut fungsi dan bentuk dari sistem, yaitu sistem logik dan sistem fisik.

a. Sistem Logik (Logical System)

7

Komponen 1

Komponen 3

Komponen 2

Penyimpanan 1

Sistem logik menjelaskan fungsi dan tujuan dari sistem tanpa menyinggung

hal-hal yang bersifat fisik dimana sistem itu diimplementasikan. Sebuah

sistem logik adalah representasi dari independensi dari teknologi. Maksudnya,

dalam sebuah aplikasi sistem kita harus mendapatakan spesifikasi logik dan

berfungsi secara tepat untuk memperoleh pemahaman bagaimana memilih

diantara berbagai alternatif implementasi fisik. Lebih dari itu, biaya dan tenaga

untuk merubah suatu sistem akan meningkat ketika kita melakukan

implementasi lebih jauh pada sarana fisiknya.

b. Sistem Fisik (Physical System)

Sistem fisik juga merupakansebuah penggambaran atau abstraksi, tetapi sistem

ini menggunakan symbol dan notasi untuk menunjuk bentuk fisik, tentang

bagaimana dan dimana sistem beroperasi.

Contoh yang menggambarkan perbedaan sistem logik dan sistem fisik :

Sistem dalam pendaftaran atau regristrasi kuliah. Dari sistem logik akan

menunjukan langkah-langkah regristrasi kelas, pengecekan permintaan kelas

dengan persyaratan yang ada, adan membuat daftar mahasiswa yang

dibolehkan mengikuti kuliah tersebut. Sementara itu sistem fisik akan

menujukan cara-cara pendaftaran kelas dengan menggunakan punched cards

atau terminal komputer, pengecekan prasyarat yang dilakukan secara manual

atau elektronik (dengan membandingkan transkip dengan diskripsi mata

kuliah).

8

BAB II

KONSEP DASAR INFORMASI

LINGKUNGAN INFORMASI

Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam manajemen

modern. Banyak keputusan strategis yang bergantung kepada informasi. Sebagaimana

diketahui, sumber daya 4M+1I yang mencakup manusia (SDM), material (termasuk di

dalamnya energi), mesin, modal, dan informasi merupakan sumber daya vital bagi

kelangsungan organisasi bisnis.

Informasi tidak hanya dipakai untuk kepentingan internal dalam organisasi,

tetapi juga dipakai oleh pihak eksternal (di luar organisasi). Pemakai internal meliputi

staf operasi, manajemen tingkat bawah hingga manajemen tingkat atas, sedangkan

pemakai eksternal dapat berupa pelanggan, pemegang saham, pemasok atau mitra

kerja, dinas pajak, dan lain-lain.

Setiap individu, dari manajer hingga staf operasi, memerlukan informasi yang

digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Tentu saja, masing-masing

berkepentingan terhadap informasi dengan sifat yang berbeda-beda. Sebagai contoh,

manajer memerlukan informasi yang ringkas tentang kegiatan operasional, sedangkan

staf operasi memerlukan informasi yang lebih detail.

Arus informasi dalam suatu organisasi dapat mengalir dengan arah mendatar

atau vertikal. Pada arah mendatar, informasi digunakan untuk mendukung kegiatan

operasional, yang berupa infomasi rinci tentang transaksi. Pembelian barang, tagihan

hutang, dan penggunaan bahan-bahan mentah. Adapun pada arah vertikal, informasi

mengarah pada semua level manajemen. Arus informasi yang mengalir keatas berisi

rangkuman kinerja operasional. Semakintinggi level manajemen, semakin ringkas

informasi yang diperlukan. Arus informasi yang mengalir ke bawah berupa instruksi,

kuota, dan anggaran-anggaran. Selain arus informasi mendatar adan vertikal,

informasi juga mengalir dari internal ke eksternal atau sebaliknya. Interaksi anatara

pelanggan dengan internal organisasi serta pemasok dengan internal organisasi berada

pada tataran operasional. Adapun pemegang saham berinteraksi dengan internal

organisasi pada level manajemen tingkat atas. Untuk lebih jelasnya lihat agmbar

piramida di bawah ini.

9

Gambar 2.1. Arus Informasi Internal dan Eksternal dalam Organisasi

DATA

Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas dan

transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung

kepada pemakai. Data sering kali disebut sebagai bahan mentah informasi. Melalui

suatu proses transformasi, data dibuat menjadi bermakna. Data dapat berupa nilai

yang terformat, teks, citra, audio, dan video.

Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu. Misalnya,

data yang menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai mata uang.

Teks adalah sederetan huruf, angka, dan symbol-simbol khusus (misalnya +

dan $) yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara

individual.

Citra (image) adalah data dalam bentuk gambar. Citra dapat berupa grafik,

foto, hasil roentgen, dan tanda tangan, ataupun gambar yang lain.

Audio adalah data dalam bentuk suara. Instrument musik, suara orang atau

suara binatang, gemercik air, detak jantung merupakan beberapa contoh data audio.

Video menyatakan data dalam bentuk sejumlah gambar yang bergerak dan

bisa saja dilengkapi dengan suara. Video dapat digunakan untuk mengabadikan suatu

kejadian atau aktivitas.

10

Pemasok

Pelanggan

Pemegang Saham

INFORMASI

informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti

bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat

mendatang.

1.3 Perhitungan Rata-rata

1.4 rata-rata penjualan daalm

1.5 penjualan dalam kuartal terakhir

1.7 kuartal terakhir sebesar 1,3 milyar

…

Gambar 2.2. Transformasi Data Menjadi Informasi

Jadi, hal yang terpenting untuk membedakan informasi dengan data, informasi

itu mempunyai kandungan “makna”, data tidak. Pengertian makna di sini merupakan

hal yang sangat penting., karena berdasarkan makanlah si penerima dapat memahami

informasi tersebut dan secara lebih jauh dapat menggunakannya untuk menarik suatu

kesimpulan atau bahkan mengambil keputusan.

11

Data Proses Informasi

Gambar 2.3. Siklus Informasi

Informasi itu sendiri memiliki ciri-ciri seperti berikut (Davis, 1999) :

1. Benar atau salah. Dalam hal ini, informasi berhubungan dengan kebenaran

terhadap kenyataan. Jika penerima informasi yang salah mempercayainya,

efeknya seperti kalau informasi itu benar.

2. Baru. Informasi benar-benar baru bagi si penerima.

3. Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan perubahan

terhadap informasi yang telah ada.

4. Korektif. Informasi dapat digunakan untuk melakukan koreksi terhadap

informasi sebelumnya yang salah atau kurang benar.

5. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah adasehingga

keyakinan terhadap informasi semakin meningkat.

Masukan(Data)

HasilTindakan

TindakanKeputusan

Penerima

Proses(Model)

Keluaran(Informasi)

Data(ditangkap)

BasisData

12

HIRARKI DATA

Secara tradisional, data disusun dalam suatu hierarki yang terdiri dari elemen

data, rekaman (record), dan berkas (file), sebagaimana terlihat pada gambar berikut.

Gambar 2.4. Hierarki Data

Elemen Data

Elemen data adalah suatu data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi

unit data yang lain. Misalnya pada data kepegawaian, elemen data dapat

berupa nama pegawai, alamat, kota tempat tinggal, dan atribut lain yang

berkaitan dengan pegawai.

Istilah lain untuk elemen data adalah medan (field), kolom, item, dan atribut.

Rekaman

Rekaman adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait, sebagai

contoh, nama, alamat, kota, dan tempat tanggal lahir seorang pegawai dapat

dihimpun dalam sebuah rekaman, dan istilah lain untuk rekaman adalah tupel

dan baris.

Berkas

Himpunan seluruh rekaman yang bertipe sama membentuk sebuah berkas,

berkas dapat dikatakan sebagai kumpulan data yang berkaitan dengan suatu

subjek, dalam sistem basis data relasional, berkas mewakili komponen yang

disebut table atau relasi.

Berkas

Rekaman Rekaman

Elemen Data Elemen Data

13

Dalam konteks yang lebih besar, sekumpulan berkas atau tabel membentuk

sebuah basis data, sebagai contoh, sebuah basis data kepegawaian dapat

mengandung sejumlah tabel seperti data pribadi, data presensi, sejarah kerja,

dan sebagainya.

KARAKTERISTIK DATA dan INFORMASI

Karakteristik data atau informasi yang dibahas pada satu literatur dengan

literatur yang lain sangat beragam. Perhatikan tabel di bawah ini.

Tabel 2.1. Kualitas Informasi Menurut Bodnar dan Hopwood

Karakteristik

Informasi

Manajer

Tingkat Bawah

(Pengendalian

Operasional)

Manajer

Tingkat

Menengah

(Pengendalian

Manajemen)

Manajer

Tingkat Bawah

(Perencanaan

Strategis)

Sumber Banyak dari internal Banyak dari eksternal

Lingkup Sempit, terdefinisi

dengan baik

Sangat luas

Tingkat

Keringkasan

Rinci Ringkas

Garis Waktu Masa Lalu Masa Depan

Kekinian Sangat mutakhir

Usang

Cukup

Keakurasian

yang diperlukan

Tinggi Rendah

Frekuensi

Pemakaian

Sangat sering jarang

Tabel 2.2. Karakteristik Data atau Informasi Menurut Alter

14

Karakteristik Pokok Permasalahan

1. Tipe data Apakah tipe data sesuai denagn tujuan?

2. Akurasi/Presisi Apakah data cukup presisi?

3. Usia Apakah data tepat waktu?

4. Rentang waktu Apakah rentang waktu sesuai dengan tujuan?

5. Tingkat keringkasan Apakah data terlalu ringkas atau terlalu detail?

6. Kelengkapan Apakah data kurang lengkap atau berlebihan?

7. Kemudahan akses Apakah data mudah diakses?

8. sumber Apakah sumber bias atau tidak akurat?

9. Relevansi/Nilai Apakah data mempengaruhi keputusan?

Apakah manfaatnya sepadan dengan biaya?

KUALITAS INFORMASI

Istilah kualitas informasi (quality of information) terkadang juga dipakai untuk

menyatakan informasi yang baik, dari sekian karakteristik yang telah dibahas, kualitas

informasi sering kali diukur berdasarkan :

Aman (Secutiy)

Tepat Waktu (Timeliness)

Akurat (Accurate)

Terkait (Relevance)

Lengkap (Completeness)

Korektif (Corectness)

Jelas (Clearly)

sering dikenal dengan istilah STAR-C3

INFORMASI untuk MANAJEMEN

Salah satu pemakai yang paling banyak menggunakan informasi dalam suatu

organisasi adalah pihak manajemen. Informasi yang dibutuhakan bisa berasal dari

pihak internal maupuneksternal, dalambentuk formal ataupun informal, berdasarkan

laporan ataupun komputer.

Informasi yang dibutuhkan oleh manajer bisa dibagi menjadi 6 kategori,

yaitu :

15

1. Informasi Penyejuk (Comfort Information) adalah informasi keadaan

sekarang yang merangkum keadaan umum bisnis atau organisasi. Misalnya,

berisi ringkasan penjualan atau produksi terakhir. Informasi ini biasanya tidak

banyak digunakan, tetapi membantu manajer merasa aman terhadap operasi

yang telah berlangsung.

2. Peringatan (Warning) berisi penunjuk terhadap sesuatu yang tidak biasa atau

barangkali memerlukan tindakan manajerial atau perubahan-perubahan

renacana. Idealnya, manajer seharusnya menerima peringatan-peringatan

sedini mungkin sehingga cukup waktu untuk melakukan tindakan sebelum

masalah penting yang tidak diharapkan terjadi.

3. Indikator Kunci (Key Indicator) berisi ukuran aspek-aspek penting yang

berkaitan dengan kinerja organisasi, seperti level keluhan pelanggan, yang

digunakan untuk memelihara pengendalian perusahaan dan mengidentifikasi

permasalahan.

4. Informasi Situasional (Situational Information) adalah informasi terkini

tentang proyek, masalah, atau isu penting yang memerlukan perhatian

manajer.

5. Gosip adalah informasi informal yang berasal dari sumber seperti pihak

industri yang terkadang berguna untuk menangani suatu masalah.

6. Informasi Eksternal (External Information) adalah informasi yang berasal

adari luar departemen atau perusahaan. Kadangkala informasi ini masih hangat

dan berjangka pendek (missalnya adanya penandatanganan kontrak oleh

kompetitor), tetapi kadangkala berjangka panjang (misalnya studi lingkungan

yang dilakukan lima tahun terakhir).

16

BAB III

KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI

PENGERTIAN

Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang –

orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang

mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.

Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain

dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur

pemrosesan informasi (software), saluran komunikasi (jaringan), dan data yang

disimpan (sumber daya data) sejak permulaan peradaban.

Para praktisi bisnis bergantung pada banyak jenis sistem informasi yang

menggunakan berbagai teknologi informasi. Contohnya, beberapa sistem informasi

menggunakan alat hardware petunjuk sederhana (kertas dan pensil) dan saluran

informasi informal (mulut ke mulut).

KERANGKA KERJA SISTEM INFORMASI

Bidang sistem informasi melintasi banyak teknologi kompleks, konsep

keperilakuan yang abstrak, dan aplikasi khusus dalam bidang-bidang bisnis serta

nonbisnis yang tidak terhitung jumlahnya. Sebagai seorang manajer atau praktisi

bisnis, Anda tidak harus menyerap semua pengetahuan ini. Pada gambar 3.1 akan

diperlihatkan kerangka kerja konseptual yang berguna untuk mengatur pengetahuan

yang disajikan dalam bacaan ini dan memberi garis besar tentang hal-hal ynag perlu

Anda ketahui mengenai sistem informasi.

17

Gambar 3.1. Kerangka Kerja Sistem Informasi

Dari gambar kerangka kerja di atas ditekankan bahwa Anda harus memusatkan usaha

Anda dalam lima area pengetahuan Sistem Informasi berikut ini.

Konsep-konsep Dasar. Konsep dasar keperilakuan, teknis, bisnis dan

manajerial termasuk mengenai berbagai komponen dan peran sistem

informasi. Contohnya meliputi konsep sistem informasi dasar yang berasal

adari teori sistem umum, atau konsep keunggulan kompetitif yang digunakan

untuk mengembangkan aplikasi bisnis teknologi informasi dalam keunggulan

kompetitif.

Teknologi Informasi. Konsep-konsep utama, pengembangan, dan berbagai

isu manajemen teknologi informasi—yaitu meliputi hardware, software,

jaringan, manajemen data, dan banyak teknologi berbasis Internet.

Aplikasi Bisnis. Penggunaan utama dari sistem informasi untuk operasi,

manajemen, dan keunggulan kompetitif bisnis

Proses Pengembangan. Bagaimana para praktisi bisnis dan pakar informasi

merencanakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem informasi

untuk memenuhi peluang bisnis.

18

Tanatangan Manajemen. Tantangan untuk secara efektif dan etis mengelola

teknologi informasi pada tingkat pemakai akhir, perusahaan, dan globaldalam

bisnis.

JENIS – JENIS SISTEM INFORMASI

Secara konsep, aplikasi sistem informasi yang diimplementasiakn dalam dunia

bisnis saat ini dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara. Contohnya, beberapa jenis

sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi operasi atau

manajemen.

Gambar 3.2. Klasifikasi Operasi dan Manajemen Sistem Informasi

Sistem Pendukung Operasi

Sistem informasi selalu dibutuhkan untuk memproses data yang dihasilkan oleh, dan

digunakan dalam operasi bisnis. Sistem pendukung operasi semacam ini

menghasilkan berbagai produk informasi yang paling dapat digunakan oleh para

manajer. Peran dari sistem pendukung operasi perusahaan bisnis adalah untuk secara

efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial, mendukung

komunikasi dan kerjasama perusahaan.

Executive Information

Sistem

Sistem KerjaSama

Perusahaan

SistemPengendalian

Proses

SistemPemrosesan

Transaksi

Sistem Informasi

Manajemen

Decision SupportSistem

SistemPendukungOperasai

SistemPendukungManajemen

SistemInformasi

19

Sistem Pendukung Manajemen

Ketika aplikasi sistem informasi berfokus pada penyediaan informasi dan dukungan

untuk pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer, aplikasi sistem tersebut

akan disebut sebagai sistem pendukung manajemen. Memberikan informasi dan

dukungan untuk pengambilan keputusan semua jenis manajer serta praktisi bisnis

adalah tugas yang rumit. Berdasarkan konsep, beberapa jenis utama sistem informasi

mendukungberbagai tanggung jawab penganbilan keputusan : (1) sistem informasi

manajemen, (2) sistem pendukung keputusan, dan (3) sistem informai eksekutif.

Klasifikasi Lainnya Sistem Informasi

Beberapa kategori lainnya sistem informasi dapat mendukung baik aplikasi

operasi maupun manajemen, contohnya, sistem pakar dapat memberi saran pakar

untuk tugas-tugas dasar operasi seperti diagnosa perlengkapan, atau keputusan

manajerial seperti manajemen portofolio pinjaman. Sistem manajemen pengetahuan

adalah sistem informasi berbasis pengetahuan yang mendukung pembentukan,

pengaturan, dan penyebaran pengetahuan bisnis ke para pegawai dan manajer di

seluruh perusahaan. Sistem informasi yang berfokus pada aplikasi operasi dan

manajerial dalam mendukung fungsi bisnis dasarnya seperti akuntansi dan

pemasaran, disebut sebagai sistem bisnis fungsional. Terakhir, sistem informasi

strategis menerapakan teknologi informasi pada produk, layanan atau proses bisnis

perusahaan, untuk membantunya mendapatkan kelebihan strategis atas para

pesaingnya. Jadi, kebanyakan sistem informasididesain untuk menghasilkan informasi

dan mendukung pengambilan keputusan dalam berbagai tingkat manajemen dan

fungsi bisnis, seperti juga untuk tugas dasar pencatatan serta pemrosesan transaksi.

FUNGSI SISTEM INFORMASI

Area fungsional utama dari bisnis yang penting daalm keberhasilan bisnis,

seperti fungsi akuntansi, keuangan, manajemen operasional, pemasaran, dan

manajemen sumber daya manusia.

Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktivitas dan moral

pegawai, serta layanan dan kepuasan pelanggan.

20

Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk

menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan

parktisi bisnis.

Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang

kompetitif, yang memberikan organisasi kelebihan startegis dalam pasar

global.

Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi jutaan pria

dan wanita.

Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, and kemampuan

perusahaan bisnis yang membentuk jaringan.

KOMPONEN SISTEM INFORMASI

Dalam menerima sumber daya data sebagai input dan memprosesnya menjadi

produk informasi sebagai outputnya, sistem informasi memerlukan beberapa

komponen-komponen untuk mencapainya. Komponen-komponen tersebut adalah :

Manusia, hardware, software, data, dan jaringan adalah lima sumber daya

dasar sistem informasi.

Sumber daya manusia meliputi pemakai akhir dan pakar sistem informasi,

sumber daya hardware terdiri dari mesin dam media, sumber daya software

meliputi baik program maupun prosedur, sumber daya data meliputi dasar data

dan pengetahuan, serta sumber daya jaringan yang meliputi media komunikasi

dan jaringan.

Sumber daya data diubah melalui aktivitas pemrosesan informasi menjadi

berbagai produk informasi bagi pemakai-akhir.

Pemrosesan informasi terdiri dari aktivitas input daalm sistem, pemrosesan,

output, penyimpanan, dan pengendalian.

21

Tabel 3.1. Contoh-contoh Sumber Daya Sistem Informasi dan Produknya

Sumber Daya Sistem Informasi dan Produknya

Sumber Daya Manusia

Para pakar – sistem analis, pembuat software, operator sistem.

Pemakai akhir – orang-orang lainnya yang menggunakan sistem informasi.

Sumber Daya Hardware

Mesin – komputer, monitor video, disk drive magnetis, printer, pemindai

optikal.

Media – floppy disk magnetic tape, disk optikal, kartu plastic, formulir kertas.

Sumber Daya Software

Program – program sistem informasi, program spreadsheets, program word

processing, program penggajian.

Prosedur – prosedur entri data, prosedur untuk memperbaiki kesalahan,

prosedur pendistribusian cek gaji.

Sumber Daya Data

Deskripsi produk, catatan pelanggan, file kepegawaian, database persediaan.

Sumber Daya Jaringan

Media komunikasi, pemroses komunikasi, software untuk akses dan

pengendalian jaringan.

Produk Informasi

Laporan manajemen dan dokumen bisnis yang menggunakan tampilan teks

serta grafik, respons audio, dan formulir kertas.

AKTIVITAS SISTEM INFORMASI

Mari kita lihat lebih dekat setiap aktivitas pemrosesan informasi dasar (atau

pemrosesan data) yang terjadi dalam sistem informasi.

Input Sumber Daya Data

Data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainnya harus ditangkap dan

disiapkan untuk pemrosesan untuk aktivitas input. Input biasanya berbentuk

aktivitas entri data seperti pencatatan dan pengeditan. Para pemakai akhir

biasanya memasukan data secara langsung ke dalam sistem komputer, atau

mencatat data mengenai transaksi dari beberapa jenis media fisik seperti

formulir kertas. Hal ini biasanya meliputi berbagai aktivitas edit untuk

22

memastikan bahwa mereka telah mencatat data dengan benar. Begitu

dimasukkan, data bisa dipindahkan ke dalam media yang dapat dibaca mesin,

seperti magnetic disk hingga dibutuhkan untuk pemrosesan.

Pemrosesan Data Menjadi Informasi

Data biasanya tergantung pada aktivitas pemrosesan seperti perhitungan,

perbandingan, pemilahan, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran. Aktivitas-

aktivitas ini mengatur, menganalisis, dan memanipulasi data, hingga

mengubahanya ke dalam informasi bagi para pemakai akhir. Kualitas data

apapun yang disimpan dalam sistem informasi juga harus dipelihara melalui

proses terus-menerus dari aktivitas perbaikan dan pembaruan.

Output Produk Informasi

Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai akhir dan disediakan

untuk mereka dalam aktivitas output. Tujuan dari sistem informasi adalah

untuk menghasilkan produk informasi yang tepat bagi para pemakai akhir.

Produk informasi umum meliputi pesan, lapora, formulir, dan gambar grafis

yang dapat disediakan melalui tampilan video, respons audio, produk kertas,

dan multimedia.

Penyimpanan Sumber Daya Data

Penyimpanan adalah komponen dasar sistem informasi. Penyimpanan adalah

aktivitas sistem informasi tempat data dan informasi disimpan secara teratur

untuk digunakan kemudian

Pengendalian Kinerja Sistem

Aktivitas sistem informasi yang penting adalah pengendalian kinerja sistem.

Sistem informasi harus menghasilkan umpan balik mengenai aktivitas input,

pemrosesan, output, dan penyimpanan. Umpan balik ini harus diawasi dan

dievaluasi untuk menetapakan apakah sistem dapat memenuhi standar kinerja

yang telah ditetapkan. Kemudian, aktivitas sistem yang tepat harus disesuaikan

agar produk informasi yang tepat dihasilkan bagi para pemakai akhir.

Tabel 3.2. Contoh Aktivitas Dasar Sistem Informasi dalam Dunia Bisnis

Aktivitas Sistem Informasi

23

Input. Memindai secara optikal barang-barang dengan pengenal yang

menggunakan kode garis.

Pemrosesan. Menghitung pembayaran karyawan, pajak, dan potongan gaji

lainnya.

Output. Menghasilakn laporan dan tampilan mengenai kinerja penjualan.

Penyimpanan. Memelihara catatan mengenai pelanggan, keryawan, dan

produk.

Pengendalian. Menghasilkan sinyal yang dapat didengar untuk menunjukkan

entri yang tepat atas data penjualan.

SISTEM

1. PENGERTIAN SISTEM

Sistem adalah sekelompok elemen – elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sistem dapat abstrak maupun fisik,sebuah sistem abstrak adalah suatu susunan teratur gagasan atau konsepsi yang saling tergantung.sebuah sistem fisik lebih lanjut dapat didefinisikan melalui contoh – contoh sbb:

Sistem peredaran darahJantung dan urat – urat tubuh yang menggerakkan darah ke seluruh tubuh.

Sistem transportasiPetugas,mesin, dan organisasi yang menjalankan transportasi barang.

Sistem sekolahBangunan,pendidikan,petugas administrasi,buku – buku teks dan sebagainya yang berfungsi bersama untuk memberikan pendidikan kepad asiswa.

Sistem komputerPeralatan yang berfungsi bersama untuk menjalankan pengolahan computer.

Pengertian Sistem Menurut: JOHN M. ECHOLS DAN HASSAN SHADILY dalam kamus inggris-

indonesia-nya, ”sIstem” diartikan sebagai susunan.seperti misalnya yang terdapat dalam kata sistem syaraf berarti susunan syaraf,sistem jaringan berarti susunan jaringan dsb.

M.J Alexander dalam buku Information System Analysis : Teory and Application, system merupakan suatu group dari elemen – elemen baik berbentuk fisik maupun non – fisik ang menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan berinteraksi bersama – sama menuju satu atau lebih tujuan,sasaran atau akhir dari sebuah sistem.

Model Umum Sebuah Sistem

24

Gambar 1. Hubungan Komponen Dalam SistemKomponen Input

Komponen input adalah bagian dari sistem yang bertugas untuk menerima data masukan, data masukan ini digunakan sebagai komponen penggerak atau pemberi tenaga dimana sistem ini dioperasikan, komponen penggerak ini terbagi menjadi dua kelompok yaitu:a. Maintenance input

Maintenance input merupakan energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi.sebagai contoh dalam suatu sistem pengambilan keputusan, maka maintenance inputnya adalah team manajemen yang merupakan personil utama pengambil keputusan (decision maker)

b. Signal inputSignal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Dalam sistem pengambilan keputusan tersebut, maka signal inputnya adalah informasi yang menunjang kemudahan pengambilan keputusan tersebut (decision support system)

Komponen Proses Komponen proses merupakan komponen dalam sistem yang melakukan

pengolahan input untuk mendapatkan hasil atau tujuan yang diinginkan, di dalam suatu proses,terjadi berbagai kegiatan seperti klasifikasi, peringkasan, pencarian dat, organisasi data dan lain sebagainya, begitu kompleksnya sebuah proses, maka pada tahap ini diperlukan terjadinya suatu integrasi yang baik antar subsistem secara vertical maupun secara horizontal agar proses interaksi untuk mencapai tujuan dapat berjalan lancar. Sebagai contoh, sistem pengambilan keputusan pembelian barang yang dilakukan oleh seorang kepala bagian pengadaan di suatu perusahaan dagang, harus melibatkan semua subsistem yang terkait seperti kepala gudang, bagian keuangan, bagian inventory dan lain – lain.

Komponen OutputKomponen output merupakan komponen hasil pengoperasian dari suatu

sistem. Sistem pengambilan keputusan seorang kepala bagian pengadaan, menghasilkan keputusan dibeli atau tidaknya suatu barang, kemudian menentukan siapa yang akan membeli , jumlah pembelian, tempat atau lokasi pembelian dan sebagainya.

Komponen Tujuan

25

Kendala

Kontrol

Input Process Output Tujuan

Umpan Balik

Terdapatnya suatu tujuan yang jelas akan memberikan arah yang jelas pula dalam proses sistem.komponen tujuan merupakan sasaran yang ingin dicapai oleh berjalannya sebuah sistem. Tujuan ini bias berupa tujuan usaha, kebutuhan sistem, pemecahan suatu masalah dan sebagainya.

Komponen KendalaKomponen kendala merupakan komponen yang berisikan aturan atau batas

– batas yang berlaku atas tujuan tersebut. Pendefinisian kendala yang jelas, akan membuat tujuan menjadi lebih bermanfaat. Dengan adanya kendala atau batas – batas yang jelas, maka akan mampu mengidentifikasikan apa yang harus diantisipasikan dalam mencapaitujuan sistem.

Komponen KontrolKomponen control merupakan komponen pengawas dari pelaksanaan

proses pencapaian tujuan. Control disini dapat berupa control pemasukkan input, control pengeluaran data, control pengoperasian dan lain – lain.

Komponen Umpan BalikKomponen umpan balik merupakan komponen yang memberikan respon

atas berjalannya suatu sistem. Komponenini dapat berupa kegiatan seperti perbaikan atau pemeliharaan sistem.

2. KARAKTERISTIK SEBUAH SISTEM

Dari contoh diatas, dapatlah dikenal karakteristik sistem.sebuah sistem terdiri dari bagian – bagian saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud, berarti sebuah sistem bukanlah seperangkat unsure yang tersusun secara tak teratur, tetapi terdiri unsure yang dapat dikenal sebagai saling melengkapi karena satunya maksud, tujuan, atau sasaran. Sifat dasar/ karakteristik yang dimiliki oleh sebuah sistem adalah:

1. Subbsistem Adalah unsur – unsur yang membangun terbentuknya sebuah sistem yang satu dengan sistem yang lain saling terkait dan setiap subsistem mempunyai tugas masing – masing.

2. BoundaryAdalah batas aktivitas atau batas gerak aktivitas pada sebuah sisten atau

subsistem3. Interface

Adalah penghubung antar subsistem dalam rangka transformasi output

Tabel 1. Contoh subsistem dan interface

26

Sistem Subsistem InterfaceKomputer unit pengolahan pusat saluran

unit masukanunit keluaranpenyimpanan tambahan

Unit pengolahan pusat unit penghitung kawat unit pengendali

penghubungunitpenyimpan

Pengolahan bact kerja edit alih datadengan kerja kerja sortir kerja satu denganterpisah(separate run) kerja update lainnya,

misalnyakerja keluaran pita data

4. EnvironmentAdalah lingkungan di luar sistem yang berpengaruh terhadap gerak sistem dalam mencapai tujuan Bentuk environment, ada 2 macam : Sistem dan Non Sistem Sifat environment, ada 2 macam : Langsung dan Tak Langsung Jangka environment, ada 2 macam : Tetap dan Sementara Efek environment, ada 2 macam : Mendukung dan Merugikan

Gambar 2. Environment Terhadap Sistem

5. InputAdalah masukan energi atau sesuatu yang siap untuk dikelola (proses), melalui : menangkap (capture) dan menerima (entry)

6. ProsesAdalah aktivitas untuk mengolah sesuatu / energi untuk dimodel menjadi sesuatu yang mempunyai nilai manfaat.

7. OutputAdalah hasil olahan sesuatu / energi yang mempunyai nilai manfaat.

8. GoalAdalah sesuatu yang ingin diraih untuk memenuhi kebutuhan atau keinginan dari sebuah sistem

9. ObjectiveAdalah sesuatu yang ingin diraih untuk memenuhi kebutuhan atau keinginan dari sebuah subsistem

27

3. Klasifikasi Sistem

Klasifikasi sistem dapat dilihat dalam beberapa tinjauan, diantaranya : Berdasarkan Wujud Fisik (Bentuk), dibedakan

Non physical adalah suatu sistem yang secara fisik tidak ada tapi terjadi, contoh: sistem teologiPhysical adalah suatu sistem yang secara fisik ada, contoh: sistem komputer

Berdasarkan Kejadian, dibedakanNatural (alami) adalah sistem yang terjadi karena proses alam dan tidak terdapat proses campur tangan manusia, contoh: sistem rotasi bumi, sistem tata suryaHuman mode (buatan manusia) adalah sistem yang terjadi karena adanya suatu proses campur tangan manusia, contoh: sistem pengendalian banjir, sistem tata kota

Berdasarkan Sifat, dibedakanDeterministic adalah sebuah sistem yang beroperasi dalam cara yang dapat diramalkan secara tepat serta interaksi antar bagian – bagian dapat diketahui secara pasti, contoh: sistem program computer, sistem audio visualProbabilistic adalah suatu sistem yang diuraikan dalam istilah perilaku yang mungkin, tetapi selalu ada sedikit kesalahan atas ramalan terhadap jalannya system, contoh: sistem pemilihan presiden, sistem persediaan barang.

Berdasarkan Metode, dibedakanClosed ( tertutup) adalah sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungannya, contoh: sebuah reaksi kimia di dalam sebuah tabung berisolasi dan tertutup.Open ( terbuka ) adalah sistem yang selalu berhubungan dengan lingkungan luarnya untuk melakukan proses dalam mendapatkan output, contoh: sistem biologis, sistem keorganisasian

4. Pengendalian Dalam Sistem

Model dasar sebuah sistem seperti masukan, mengolah, dan keluaran tidak menyediakan pengaturan dan pengendalian terhadap system, dalam bentuknya yang paling sederhana, keluaran sistem dibandingkan dengan keluaraan yangdiinginkan, dan setiap penyimpangan menyebabkan sebuah masukan dikirim pada proses atau pengolahan untuk menyesuaikan operasi sehingga keluaran akan mendekati standar, contoh: pengendalian umpan balik sebuah sistem.

Umpan balik (feedback) yang bertujuan melunakkan dan mengurangi penyimpangan terhadap standar disebut umpan balik negative (negative feedback ). Ini digunakan dalam loop pengendalian umpan balik. Sedangkan umpan balik positif ( positive feedback ) menambah kekuatan arah gerak sistem.jadi umpan balik positif menyebabkan sistem mengulangi atau memperbesar penyesuaian atau kegiatan.

28

Gambar 4. Pengendalian Sistem

INFORMASI

TENTANG INFORMASI

Berikut akan disampaikan pengertian informasi dari berbagai sumber.1. menurut Gordon B. Davis dalam bukunya management informations sistems :

conceptual foundations, structures, and development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata berupa nilai yang dapat dipahami didalam keputusan sekarang maupun masa depan.

2. menurut Barry E.Cushing dalam buku accounting information sistem and bussines organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.

3. menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku management control sistems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, itemyang menambah pengetahuan bagi penggunanya.

4. menurut Steven H. moscove dan Mark G.simkin dalam bukunya accounting informations sistems : concepts and practice mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk – bentuk yang dapat digunakanuntuk pengambilan keputusan bisnis.

Dari keempat pengertian tersebut diatas dapat disimpulakan bahwa informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi labih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan, contoh hubungan data dan informasi

data informasiGambar 5. Hubungan Data dengan Informasi

gambar diatas menunjukan hubungan data dan informasi. Data belum menunjukan sesuatu yang bisa dipahami karenanya harus diproses terlebih dahulu. Data tersebut

Alat pengendali

Sensor

sistemKeluara

nMasuka

n

29

Di proses Hati-hati jalanan ramai !!

Hati ja!! hati lan mai an ra

dapat berbentuk suara, bunyi–bunyian, sinyal, gambar dan sebagainya. Sedangkan informasi pada dasarnya merupakan sarana untuk pengambilan keputusan.

Sedangkan informasi sebagai hasil dari proses pengolahan data, dikatakan bernilai jika memiliki kaitan dengan pengambilan keputusan. Sebagai contoh, tulisan “hati-hati jalan ramai” diangap tidak bernilai jika dpasang didalam sebuah gedung. Kecuali jika tulisan dipasang dijalan depan gedung sekolah, karena akan mengakibatkan pertimbangan pengambilan keputusan bagi pemakai jalur lalu lintas untuk lebih berhati – hati dan mengurangi kecepatan laju kendaraannya.

Istilah data dan informasi sering saling tertukar dalam pemakaiannya, tetapi ada perbedaan mendasar yaitu bahwa data adalah bahan baku yang diolah untuk djadikan informasi, sedangkan informasi pada umumnya dihubungkan dengan pengambilan keputusan. Oleh karena itu informasi dapat dianggap memiliki tingkat lebih tinggi dan aktif dibandingkan dengan data.

SIKLUS INFORMASI

Pengolahan data menjadi suatu informasi dapat digambarkan sebagai sebuah siklus yang berkesinambungan seperti :

Gambar 6. Siklus Informasi

Secara sederhana dapat dikatakan bahwa data diolah menjadi suatu informasi, dan pada tahapan selanjutnya, sebuah informasi akan menjadi data untuk terciptanya informasi yang lain, pada gambar diatas dapat dilihat bahwa pada awalnya data dimasukkan kedalam model yang pada umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima(level management)sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu. Dari keputusan atau tindakan tersebut akan

30

DATA

PROSES

HASIL TINDAKAN

TINDAKAN

KEPUTUSAN

INFORMASI

menghasilkan atau diperoleh kejadiaan – kejadiaan tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang nantinya akan dimasukkan kedalam model (proses), begitu seterusnya sehingga tercipta sebuah siklus yang berkesinambungan.

KARAKTERISTIK INFORMASI

Setiap informasi, memiliki beberapa karakteristik yang menunjukan sifat dari informasi itu sendiri. Karakteristik –karakteristik informasi tersebut antara lain adalah:1. Benar atau salah, karakteristik tersebut berhubungan dengan sesuatu yang

realitas atau tidak dari sebuah informasi2. Baru, sebuah informasi dapat berarti sama sekali baru bagi penerimanya3. Tambahan, sebuah informasi dapat memperbaharui atau memberikan nilai

tambah pada informasi yang telah ada4. Korektif, sebuah informasi dapat menjadi bahan koreksi bagi informasi

sebelumnya, salah atau palsu5. Penegas, informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada, hal ini masih

berguna karena dapat meningkatkan persepsi penerima atas kebenaran informasi tersebut.

NILAI INFORMASI

Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berarti bahwa bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan strategis jangka panjang, sedangkan parameter untuk mengukur nuilai sebuah informasi tersebut, ditentukan dari dua hal pokok yaitu:

Manfaat (use) Biaya (cost)

suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar iinformasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

KUALITAS INFORMASI

Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi oleh 3 hal pokok, yaitu relevancy, accuracy dan timeliness.

a. Relevansi (relevancy) Informasi dikatakan berkualitas jika releven bagi pemakainya. Pengukuran nilai

relevansi, akan terlihat dari jawaban atas pertanyaan “how the message used for problem solving (decision masking)?” informasi akan relevan jika bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi bagi tiap – tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya hasil penjualan barang mingguan kurang relevan jika ditujukan kepada manajer teknik,tetapi akan sangat releven jika disampaikan pada manajer pemasaran.

b. Akurasi (accuracy)Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi terebut tidak biasa atau menyesatkan, bebas dari kesalahan – kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidak-akuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber

31

informasi (data) mengalami ganguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data asli tersebut, beberapa hal dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah :* Kelengkapan (completeness) informasi

“are necessary message items present ?” informasi yang lengkap, berarti bahwa informasi yang dihasilkan terdiri dari satu kesatuan informasi yang menyeluruh dan mencakup berbagai hal yang terkait didalamnya. Karena apabila informasi yang dihasilkan sebagian – sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuanya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.

* Kebenaran (correctness) informasi“are message items correct?” informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan – perhitungan yang ada dalam proses tersebut. Sebagai contoh, jika sebuah informasi menunjukan total nilai gaji yang harus dibayarkan pada seorang pegawai, maka informasi tersebut haruslah sudah benar dan memuat perhitungan – perhitungan matematis yang ada diprosesnya seperti perhitungan tunjangan, perhitungan potongan dan sebagainya.

* Keamanan (security) informasi.Keamanan sebuah informasi, tergambar dari jawaban atas pertanyaan “did the message reach all or only the intended sistems users?” sebuah informasi harus aman, dalam arti hanya diakses oleh pihak – pihak yang berkepentingan sajasesuai dengan sifat dan dan tujuan dari informasi tersebut.

c. Tepat waktu (timeliness).“how quickly is input transformed to correct output?” bahwa informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat. Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dapat menimbulkan kesalahan dalam tindakkan yang akan diambil.Kebutuhan akan tepat waktunya sebuah informasi itulah yang pada akhirnya akan menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi. Hal itu dapat dipahami karena kecepatan mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan teknologi – teknologi terbaru.

Selain beberapa komponen diatas, beberapa ahli juga menambahkan beberapa hal yang ikut menentukan kualitas dari sebuah informasi, komponen – komponen tambahan antara lain adalah :

* Ekonomis (economy). “what level of resources is needed to move information through the problem-solving cycle?” bahwa factor ekonomis dari sebuah informasi juga akan ikut menentukan kualitasnya. Hal tersebut diukur dari seberapa besar sumber daya yang diperlukan untuk mentransformasikan informasi menjadi komponen yang berperan dalam pemecahan suatu masalah.

* Efisien (efficiency). Informasi akan memiliki kualitas yang baik jika informasi tersebut memiliki

efisiensi, yang berarti bahwa informasi tersebut tepat guna bagi pemakainya.* Dapat dipercaya (reliability)

32

USIA INFORMASI

Usia sebuah informasi berhubungan dengan waktu digunakannya informasi yang terkandung dalam sebuah laporan, sebagai contoh, laporan yang bersifat periodik akan lebih jelas menggambarkan usianya, seperti laporan operasi bulanan, laporan posisi keuangan pada akhir sebuah periode dan lain-lain.

Pada dasarnya, usia sebuah informasi dapat dibedakan menjadi 2 jenis yaitu : Usia informasi berdasarkan data kondisi, merupakan usia informasi yang

berhubungan dengan sebuah titik waktu, sebagai contoh adanya persediaan barang per 31 des 2002 dalam laporan inventory

Usia informasi berdasarkan data operasi, merupakan usia informasi yang mencerminkan terjadinya perubahan data selama satu periode waktu, sebagai contoh dalam laporan penjualan barang dalam seminggu dari tanggal 1 s/d 7 agust 2003.

MUTU INFORMASI

Dalam sebuah telaah yang dibuat oleh adam mengenai sikap manajemen terhadap sistem informasi, 75 % manajer menilai peningkatan kualitas, kuantitas dan mutu hampir identik dampaknya terhadap prestasi kerja, tetapi apabila diminta memilih, maka 90 5 lebih menyukai peningkatan dalam mutu informasi dibandingkan terhadap kuantitasnya. Informasi bervariasi dalam mutunya karena adanya bias atau kesalahan, bias tampak pada contoh seorang wiraniaga yang cenderung menaksir penjualan yang diharapkan terlalu tinggi atau yang memberikan tanggal pengiriman tidak realistis, bila bias ini diketahui oleh penerima informasi, makaia akan dapat mengadakan penyesuaian, persoalannya adalah mendeteksi bias tersebut, karena mengadakan penyesuaian biasanya tidak sulit.

Kesalahan adalah persoalan yang lebih gawat karena terhadap hal ini tidak dapat dilakukan penyesuaian sederhana, kesalahan dapat disebabkan oleh:

1. Metode pengumpulan dan pengukuran data yang salah2. Tidak mengikuti pengolahan prosedur yang benar3. Data hilang atau tidak terolah 4. Kesalahan mencatat atau mengoreksi data5. File histories / induk yang salah ( atau keliru memilih file histories ).6. Kesalahan dalam prosedur pengolahan ( misal kesalahan program computer )7. Kesalahan yang disengaja

Dalam kebanyakan sistem informasi, penerima informasi tidak memiliki pengetahuan tentang bias atau kesalahan yang dapat mempengaruhi mutu informasi tersebut, proses pengukuran yang menghasilkan laporan dan ketepatan data di dalam laporan secara tak langsung menyatakan bahwa ketepatannya tidak terjamin. Sebagai contoh, sebuah laporan sediaan barang dapat memperlihatkan bahwa ada tersedia 347 buah widget, tetapi angka ini mungkin berdasarkan pada sebuah buku sediaan barang (invertaris) yang malar (perpetual), kemungkinan adanya berbagai kesalahan dalam mencatat pengeluaran dan penerimaan barang dan sebagainya berarti besar terjadinya kesalahan kecil, dan kadang – kadang, kesalahan besar.

Hal ini menjadi alasan mengapa diadakan penghitungan fisik secara periodik untuk memper baiki buku sediaan barang, kesulitan akibat bias dapat ditangani dalam

33

pengolahan informasimelalui prosedur – prosedur untuk mencari dan mengukur bias kemudian menyesuaikannya. Kesulitan menghadapi kesalahan dapat diatasi dengan:

1. Pengendalian intern untuk mengetahui kesalahan.2. Audit intern dan ekstern.3. Menambahkan “ batas – batas kepercayaan “ pada data.4. Intruksi pemakai dalam prosedur pengukuran dan pengolahan dapat menilai

kesalahan yang mungkin terjadi.

Bentuk penyajian Bias keputusan akibat penyajian data

Urutan berdasarkan abjad dalam sebuah susunan berdasarkan Abjad, butir – butir pertama cenderung Mendapat perhatian lebih banyak Daripada yang kemudian.Urutan berdasarkan Butir – butir dengan tingkat Tingkat keuntungan keuntungan tertinggi diperhatikan Dengan agak mengabaikan industri, Ukuran dan sebagainya.Urutan berdasarkan tingkat keuntungan dalam industriTingkatan keuntungan akan diperhatikan. Ukuran, dan Dalam industri sebagainya akan kurang berpengaruh.

Ada perbedaan antara dua cara pertama dalam mengatasi kesalahan dengan dua cara terakhir. Kedua cara terakhirberusaha memberi batas kepercayaan pada pemakai, sedang dua cara pertama berusaha mengurangi ketidakpastian data dan karena itu meningkatkan kandungan informasi. Pengendalian intern dan pengauditan dalam konteks ini dapat dianggap menambah nilai informasi yang diberikan oleh sistem informasi dengan mengurangi keraguan akan kemungkinan adanya kebanyakan kesalahan. Prosedur pengendalian dan audit tidak cenderung mempengaruhi biasmaupun kesalahan yang disebabkan oleh metode pengukuran da pengumpulan data.

Cara penyajiaan data akan mempengaruhi atau menyebabkan bias pada cara pemakaiannya. Sebagai contoh, bila seorang manajer poretefolio meminta daftar sediaan barang berdasarkan tingkat keuntungan di atas 5 %, maka sediaan tersebut dapat disajikan dalam cara yang berbeda – beda. Ancangan manajer dalam pengambilan keputusan biasanya terpengaruh oleh penyajian tersebut. Sebagai gambaran, bandingkan tiga pilihan dan bias – bias yang mungkin untuk mengambil keputusan.

SISTEM INFORMASI

Mengacu pada pendapat james B. Bower dan kawan- kawan dalam bukunya computer oriented accounting Informations sistem, maka sistem penghasil informasi atau yang dikenal dengan nama sistem informasi, memiliki pengertian sebagai berikut :

34

Sistem informasi adalah suatu cara tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang menguntungkan.

Pada dasarnya sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. Sistem informasi dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu laporan-laporan yang diperlukan.

Sistem informasi menerima masukkan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Model dasar sistem menghendaki agar masukkan, pengolahan dan keluaran tiba pada saat bersamaan, yang sesuai untuk sistem pengolahan informasi yang paling sederhana, dimana semua masukkan tersebut tiba pada saat bersamaan tetapi hal tersebut jarang terjadi. Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya, karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file (data file storage) kedalam model sistem informasi; dengan begitu, kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.

KOMPONEN SISTEM INFORMASI

John Burch dan Gary Grudnitski dalam bukunya information sistem theory and practice memberikan gambaran komponen sistem informasi seperti pada gambar dibawah.

Gambar 7. Komponen – Komponen Sistem Informasi

Dari gambar diatas dapat dilihat bahwa sistem informasi memiliki komponen – komponen yang saling ber integrasi membentuk satu kesatuan dalam mencapai sasaran sistem.1. Blok masukkan (input block), meliputi metode – metode dan media untuk

menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen – dokumen dasar2. Blok model (model block), terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model

matematik yang berfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu

35

Input Model Output

Database Technology

Control

User User

User

User User

User

3. Blok keluaran (output block), berupa data – data keluaran seperti dokumen output dan informasi yang berkualitas

4. Blok teknologi (technology block), digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Blok teknologi ini merupakan komponen Bantu yang memperlancar proses pengolahan yang terjadi dalam system

5. Blok basis data (database block), merupakan kumpulan data yang berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan perangkat lunak yang memanipulasinya

6. Blok kendali (controls block), meliputi masalah pengendalian terhadap operasional sistem yang berfungsi mencegah dan menangani kesalahan / kegagalan sistem.

PERANGKAT SISTEM INFOMASI

Sebuah sistem informasi yang lengkap memiliki kelengkapan sistem sebagai berikut :1. Hardware, bagian ini merupakan bagian perangkat keras sistem informasi. Sistem

informasi modern memiliki perangkat keras seperti komputer, printer dan teknologi jaringan computer

2. Software, bagian ini merupakan bagian perangkat lunak sistem informasi. Sistem informasi modern memiliki perangkat lunak untuk memerintahkan computer melaksanakan tugas yang harus dilakukannya, software dapat digolongkan menjadi beberapa kelompok yaitu : Sistem Operasi, seperti misalnya program Microsoft windows, linux, novel

netware,dan lain sebagainya. Aplikasi seperti Microsoft office, general ledger,corel draw, dan lain

sebagainya. Utilitas, sepertianti virus, Norton utilities, disc doctor dan lain – lain. Bahasa pemrograman,seperti visual foxpro, bahasa C++, Borland delphi, dan

lain – lain.3. Data, merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut

dan akan menghasilkan informasi, seperti contoh adalah dokumen bukti – bukti transaksi, nota, kuitansi dan sebagainya

4. Prosedur, merupakan bagian yang berisikan dokumentasi prosedur atau proses – proses yang terjadi dalam sistem. Prosedur dapat berupa buku - buku penuntun operasional seperti prosedur sistem pengendalian intern atau buku penuntun teknis seperti buku manual menjalankan program computer dan sebagainya

5. Manusia, merupakan bagian utama dalam suatu sistem informasi. yang terlibat dalam komponen manusia antara lain adalah : Clerical Personnel, untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan

melakukan inquiry = operator First Level Manager, untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan

perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan pengambilan keputusan level menengah kebawah

Staff Specialist, digunakan untuk analis untuk perencanaan dan laporan Management, untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khusus, laporan

khusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang, pendukung analisis pengambilan keputusan level atas

36

PENGELOLA SISTEM INFORMASI

Salah satu perangkat yang paling penting dari sistem informasi adalah manusia sebagai pengelola informasi. Oleh karena itu hubungan antara sistem informasi dengan pengelolanya sangat erat. Sistem informasi yang dibutuhkan sangat tergantung dari kebutuhan pengelolanya, pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu sruktur manajemen, oleh karena itu bentuk atau jenis sisteminformasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya

Manajemen Level Atas, untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan.

Manajemen Level Menengah, untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan.

Manajemen Level bawah, untuk perencanaa dan pengawasan operasi dan pengambilan keputusan.

Operator, untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.

Contoh Struktur Organisasi Sistem Informasi.

kemudian pada perkembangannya, dengan semakin besarnya lingkup sebuah sistem informasi memerlukan adanya penataan kembali personel dengan baik terutama pada struktur manajemen organisasi pada departemen sistem operasi pada contoh di atas, tetapi struktur organisasi seperti pada gambar tersebut dapat dimodifikasi sesuai dengan kondisi real perusahaan, variasi struktur manajemen tersebut sangat tergantung pada Managerial Efficiency yang dibandingkan dengan tingkat User Service, manajemen sumber daya manusia perlu dilakukan dengan benar agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik, hal itu dilakukan untuk mengurangi terjadinya kesalahan – kesalahan yang bersifat manusiawiyang dapat mengurangi mutu informasi yang dihasilkan sebuah sistem

DIREKTUR SISTEM INFORMASI

MANAJER PENGEMBANGAN SISTEM

MANAJER KOMPUTER DAN OPERASIONAL

ANALISIS SISTEM PROGRAMMER

37

Kesulitan karena suatu kesalahan dapat diatasi dengan dua teknik yaitu teknik pengontrolan data dan penambahan batas kepercayaan pada data. Pengontrolan secara intern dapat dilakukan untuk menemukan kesalahan – kesalahan yang terjadi. selain itu perlu juga dilakukan pemeriksaan auditing baik secara intern maupun ekstern.

PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI

Sistem informasi telah berkembang sedemikian pesatnya baik dari sistem tehnologi maupun menajemen sistem pengoprasiannya, organisasi menggunakan sistem informasi untuk menggolah transaksi-transaksi,mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka, Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening Koran dan transaksi yang terjadi, perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persedian pada tinggkat yang paling rendah konsisten dengan jenis barang yang tersedia.Sistem informasi manajemen (SIM) dalam sebuah perusahan adalah kumpulan dari sistem manajeman dan pengembalian keputusan dalam suatu organisasi yang cenderung berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis informasiyang berbasis pada computer (computer based informasi system ) Dengan pertimbangan informasi apa,untuk siapa, dan kapan untuk di sajikan

Sistem Informasi Manajemen tergantung dari besar kecilnya organisasi yang dapat terdiri dari sistem-sistem informasi :

Akuntansi ( Accounting Information Systems ) Pemasaran ( Marketing Information Systems ) Penyediaan ( Inventory Information System ) Personalia ( Personnel Information System ) Distribusi ( Distribution Information System ) Pembelian ( Purchasing Information System ) Kekayaan ( Treasury Information System ) Analisis kredit (credit analysis information system ) Penelitiaan dan pengembangan ( reseach and development information system ) Teknik ( engineering information system )

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BERBAGAI PANDANGAN MENGENAI IRM

Minat terhadap manajemen sumber informasi (IRM) meningkat sangat besar sejak

Mehdi Khosrowpour, seorang professor MIS pada Pennylvania State University di

Harrisburg, pada tahun 1988, mendirikan Information Resource Management

Association dan mulai menerbitkan Information Resource Management journal.

Dalam terbitan pertamanya, Tor Guimaraes, seorang professor MIS pada St. Cloud

State University, mengemukakan bahwa walaupun telah banyak tulisan mengenai

IRM, namun tak ada satupun definisi yang diterima secara umum. Ia memberi tiga

38

pandangan pokok. Pandangan pertama menyatakn bahwa informasi adalah sebagai

sumber yang harus dikelola, yang kedua mengenai pengelolaan siklus hidup system,

dan yang ketiga berkenaan dengan pengelolaan sumber-sumber yang menghasilkan

informasi.

IRM SEPERTI HALNYA MANAJEMEN INFORMASI SUMBER

Informasi adalah salah satu sumber utama dari perusahaan, dan ia dapat dikelola

seperti halnya sumber-sumber lain. Informasi adalah sumber konseptual yang mana

menggambarkan sumber-sumber fisik yang harus dikelola oleh manajer. Jika skala

operasinya terlalu besar untuk diobservasi, maka manajer dapat memonitor sumber-

sumber fisik dengan mengunakan informasi yang menggambarkan atau mewakili

sumber-sumber tersebut.

Kritik terhadap pandangan IRM ini muncul. Alasannya adalah bahwa denga

pandangan seperti itu, maka pengukuran nilai informasi menjadi sulit. Dan adanya

kenyataanbahwa informasi bersifat konseptual bukan fisik.

IRM MERUPAKAN CARA UNTUK MENINGKATKAN KUALITAS SISTEM

INFORMASI

Dari pada mengandalakan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh manajemen puncak,

yang berlaku untuk seluruh organisasi, sebaiknya perhatian harus ditujukan kepada

tingkat bawah, dimana sistem dikembangkan. Pandangan ini menganggap IRM

sebagai metodologi siklus hidup yang digunakan untuk menciptakan system yang

dapat menghasilkan informasi berkualitas.

Dasar dari pandangan ini adalah adanya keyakinan bahwa tugas-tugas pengelolaan

semua informasi dalam perusahaan begitu banyak bila hanya dilkakuan dengan satu

usaha.situasi ini sama seperti pada waktu usaha MIS pertama kali dilakukan, yaitu

dengan menerapkan satu sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi seluruh

organisasi. Kita telah mengetahui bahwa usaha-usaha awal tersebut umumnya gagal

dan mendorang diketemukannya DSS.

39

Walalupun argumen bahwa kebijaksanaan yang dibuat sendiri tidak akan cukup

adalah benar, namun kelemahan utama dari pandangan ini adalah bahwa ia

mengabaikan perlunya control terpusat dan control yang terkoordinasi.

IRM SEBAGAI MANAJEMEN SUMBER KOMPUTERISASI

Karena sulit untuk mengukur nilai informasi, maka perhatian diarahakan kepada

sumber-sumber yang menghasilkan informasi. Asumsi dasarnya adalah bahwa jika

perusahaan mengelola komputernya, databasenya, spesialis informasinya, dan

sebagainya, berarti ia mengelola informasinya.

Kritik terhadap pandangan ini menyatakan bahwa perusahaan dapat dikelabui untuk

percaya bahwa informasinya telah dikelola, dimana pada kenyataanya pada waktu itu

ia tidak kelola. Perusahaan tidak boleh terlalu terlibat dalam manajemen sumber, yang

hal ini akan menghilangkan pandangan mengenai komoditi yang dihasilkan oleh

sumber tersebut yaitu informasi.

PANDANGAN YANG LUAS TERHADAP IRM

Mehdi Khosrowpour mengemukakan kepada penulis buku ini, melalui surat pribadi,

bahwa definisi IRM adalah, “Konsep manajemen sumber informasi mengenal

informasi sebagai sumber oraganisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat

kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominant yang lain, seperti

orang, bajan, keuangan, peralatan, dan manajemen. Lebih jauh lagi, IRM ini

menghendaki adanya manajemen komprehensif terhadap semua komponen teknologi

pemrosesan informasi maupun terhadap elemen manusia, agar keduanya dapat

mengumpulkan, memproses, menyebarkan, dan mengelola informasi, yang

merupakan aset organisasional yang utama. “Ia mengidentifikasi sumber informasi

yang meliputi: informasi, hardware pemrosesan, software pemrosesan,

telekomunikasi, otomatisasi kantor, struktur sistem informasi, para professional

system, end-user, dan struktur manajemen. Pandangan mengenai IRM dalam buku ini

adalah sesuai dengan definisi dan dafar sumber yang dikemukakan oleh Khosrowpour

ini.

40

INFORMASI SEBAGAI SUMBER STRATEGIS

Kita telah mengetahui bahwa perusahaan berada dalam lingkungan yang terdiri atas

elemen-elemen, seperti pelanggan, pemasok, pemerintah, dan pesaing. Pandangan ini

dilukiskan pada gambar 19.1. Perusahaan berusaha untuk menetapkan arus sumber

fisik dan informasi secara dua arah dengan semua elemen tersebut kecuali dengan

pesaing. Secara ideal, hanya arus informasi yang masuklah yang menghubungkan

perusahaan dengan pesaingnya.

Tujuan utama dari perusahaan adalah untuk memelihara operasi yang menghasilkan

keuntungan, sehingga ia dapat terus memberikan produk dan pelayanan (barang dan

jasa) yang dibutuhkan oleh pelanggannya. Perusahaan harus menjalankan tujuannya

tersebut dalam kendala yang diakibatkan oleh lingkungan.walaupun semua elemen

dapat mengakibatkan terjadinya kendala, namun yang paling kelihatan adalah yang

datangnya dari pesaing. Pesaing secara aktif berusaha untuk menyaingi keberhasilan

perusahaan tersebut.

41

Gambar 19.1 perusahaan berada dalam lingkungannya

Dengan memahami lingkungan perusahaan ini, manajemen berusaha untuk

mengerahkan semua sumber-sumbernya dengan suatu cara agar ia mencapai

competitive advantage (keuangan kompetitif) yaitu mendapatkan bagian di atas

pesaing dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Berulang-ulang perusahaan telah

mengerti bahwa salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif

adalah informasi.

Gambar 19.2 Arus informasi antara perusahaan dengan pelanggannya

42

PANDANGAN SEMPIT MENGENAI KEUNTUNGAN KOMPETITIF

Salah satu cara untuk menggunakan informasi sebagai senjata kompetitif adalah

dengan hanya memfokuskan pada pelanggan dan membangun sistem informasi yang

bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya.

Seperti terlihat pada gambar 19.2. ada tiga arus informasi utama. Pertama, arus

informasi ke perusahaan dalambentuk spesifikasi produk yang dibutuhkan. Mungkin

perusahaan melakukan riset marketing untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan,

atau mungkin pelanggan melakukan pesanan atas produk yang dibuat oleh

perusahaan. Kedua, perusahaan memenuhi pesan pelanggan dan juga memberikan

informasi kepada pelaggan tersebut mengenai cara penggunaan produk yang dibelnya.

Sebagai contoh, ada petunjuk yag disertakan pada produk, yang menjelaskan

mengenai pengasemblingannya dan fasilitas pengamannya. Ketiga, perusahaan

memperoleh informasi feedback dari pelanggan mengenai sejauh mana kebutuhannya

dapat terpenuhi. Pelanggan dapat menggunakan hotline untuk mencurahkan

keluhannya, dan riset marketing dapat melakukan survey mengenai pelanggan.

Contoh-contoh yang jelas mengenai bagaimana sistem informasi dapat digunakan

untuk mendapatkan keuntungan kompetitif adalah terjadinya sambungan atau

hubungan antara perusahaan dengan pelanggan seperti tersebut. Strategi untuk

meningkatkan atau memperkuat sambungan tersebut adalah dengan cara

menyederhanakan proses pemesanan bagi para pelanggan. Sistem reservasi bandara

udara yang menggunakan komputer adalah contohnya. Baik American Airlines

maupun United Airlines menginvestasikan dalam jumlah besar pada sistem reservasi

mereka dan membuatnya bisa digunakan oleh agen perjalanan. Dengan cara ini,

mereka dapat mencapai sisi kompetitif dan memaksa pesaing mereka untuk mengikuti

apa yang telah dilakukannya. Namun, karena merekalah yang pertama melakukannya,

maka American dan United dapat menjadi yang teratas dan memimpin yang hal ini

akan sulit dicapai oleh pesaing-pesaing yang mengikuti mereka kemudian.

Dua contoh lain mengenai bagaimana komputer dapat digunakan untuk memenangkan

persaingan adalah yang dilakukan oleh American Hospital Supply dan McKesson

Drug Company. American Hospital Supply memungkinkan para pelanggannya

43

melakukan secara langsung melalui komputernya. McKesson melakuka hal yang

sama pula. Bagi para pelnggan, proses pemesanan tersebut disederhanakan, dana para

pelanggan ini bisa menerima barangnya secara lebih cepat daripada jika ia melakukan

pemesanan melalui pengiriman. McKesson bisa mengurangi 250 klerknya yang

tugasnya mengurusi form pemesanan dan pembelian, dan American Hospita Supply

bisa meningkatkan tiga kali volume penjualannya, tanpa adanya penambahan staf.

Para pesaing kedua perusahaan tersebut terpaksa harus mengimplementasikan sistem

yang sama bila mereka tetap bisa bersaing dengan kedua perusahaan tadi.

PANDANG YANG LUAS MENGENAI KEUNTUNGAN KOMPETITIF

Walalupun sebuah sistem yang memperlancar arus informasi antara perusahaan dan

pelanggannya benar-benar telah memberikan kontribusi terhadap tercapainya

keuntungan kompetitif, namun janganlah hal ini dianggap sebagai pemecahan yang

terakhir. Bahkan, jika arus informasi pelanggan sempurna, keuntungan kompetitif

mungkin belum bisa dicapaikalau perusahaan tidak melakukan hubungan dengan

elemen-elemen yang lain. Sebagai contoh, perusahaan tidak akan dapat memenuhi

pesanan dari pelanggan jika ia tidak memperoleh bahan dari pemasok, karena

pemasok tersebut mogok. Atau, ia tidak akan dapat menjual produknya bila produk

tersebut tidak memenuhi standar keamanan yang ditetapkan oleh pemerintah. Jika

perusahaan ingin mendapatkan keuntungan kompetitif, maka sebaiknya ia

menetapkan arus informasi dengan semua elemen lingkungan. Juga, perusahaan tidak

boleh menyepelekan tentang pentingnya efisiensi operasi internalnya.

Profesor Harvard, Michael E. Porter, dan konsultan pada Arthur Anderson, Victor E.

Millar, mengungkapkan perlunya perusahaan untuk menetapkan nilai ke dalam semua

operasinya. Operasi ini mencakup hubungan dengan pemasok, operasi internal,

anggota channel distribusi, dan pelanggan.

Porter dan Millar menggunakan istilah value chain (sambungan nilai) untuk

menjelaskan urutan yang dijalankan perusahaan dalam memberikan produknya.

Seperti terlihat pada gambar 19.3., sambungan nilai perusahaan terdiri atas aktifitas

inbound logistics (logistik yang terikat masuk), yang membutuhkan bahan dari

pemasok; aktivitas operasi internal perusahaan; aktivitas outbound logistics (logistik

yang terikat keluar), yang menjadikan produk dapat keluar; aktivitas marketing dan

penjualan; dana aktivitas pelayanan pelanggan purna jual. Masing-masing aktivitas

44

utama ini mempunyai komponen fisik yang menjalankan aktivitas tersebut dana

komponen informasional yang memberikan informasi yang dibutuhkan.

Gambar 19.3 sambungan nilai perusahaan

Contoh komponen informasional dari logistik yang terikat masuk adalah informasi

yang diperlukan untuk memperoleh bahan dari pemasok. Bila perusahaan menetapkan

sambungan komunikasi data dengan pemasok, mungkn dengan menggunakan

teknologi seperti ISDN, maka arus informasi dapat diperlancar. Dengan demikian, hal

ini akan menghasilkan keuntungan kompetitif, kaitannya dengan porsi keuntungan

dari sambungan tersebut. Contoh yang sama untuk aktifitas yang lain dapat dilihat

pada gambar diatas.

Jika perusahaan menghubungkan sambungannya dengan sambungan nilai dari

pemasok, anggota channel, dan pelanggan, maka ia menciptakan value system (sistem

nilai), seperti yang terlihat pada gambar 19.4. Upstream value (nilai hulu) dapat

diperoleh melalui hubungannya dengan pemasok, dan downstream value (nilai hilir)

dapat diperoleh melalui hubunganya dengan anggota channel dan pelanggan.

Profesor Harvard, James Cash dan Benn Konssynski, menggunakan istilah

interorganizational system (sistem organisasi) atau IOS untuk menjelaskansistem

informasi yang digunakan oleh lebih dari satu perusahaan. Kunci untuk mencapai IOS

ini adalah adanya kerja sama antarperusahaan yang turut serta – yaitu IOS participant

(peserta IOS). Masing-masing harus mendapatkan manfaat darinya. Biasanya, ada

salah satu perusahaan yang mengemukakan inisiatif pembentukan sistem tersebut. Ia

merupakan IOS facilitator (fasilitator IOS). Dalam banyak kasus, fasilitator tersebut

adalah seorang dari manufaktur (manufacturer), namun ia bisa saja pedagang grosir

45

(wholesaler), seperti McKesson Drug atau pengecer yang mempunyai pengaruh

sangat kuat, seperti Sears. Tugas dari fasilitator IOS adalah menunjukkan para peserta

bahwa, dengan bekerja dalam sistem tersebut, mereka akan memperoleh keuntungan

kompetitif.

Gambar 19.4 sistem nilai

MENEMPATKAN KEUNTUNGAN KOMPETITIF DALAM PERSPEKTIF

Keputusan untuk menjadi fasilitator IOS atau pesertanya menunjukkan bahwa

manajemen telah menyadari akan pentingya perusahaan menjadi bagian aktif dari

yang lebih besar, yaitu sistem lingkungan. IOS adalah contoh yang tepat mengenai

bagaimana peserta (perusahaan) menerapkan teori sistemnya untuk memecahkan

masalah secara bersama. Dengan menetapkan hubungan kerja sama dengan elemen-

elemen lain yang terlihat dalam satu sumber, maka setiap perusahaan akan

mendapatkan tingkat penampilan yang lebih tinggi.

PERENCANAAN STRATEGIS UNTUK SUMBER-SUMBER INFORMASI

Jika informasi akan digunakan sebagai sumber untuk mendapatkan keuntungan

kompetitif maka penggunaannya harus direncanakan. Lebih dari itu perencanaan

tersebut harus dilakukan oleh eksekutif perusahaan dan harus bersifat jangka panjang.

Aktifitas perencanaan yang menidentifikasikan sumner-sumber informasi yang akan

46

yang akan diperlukan pada masa yang akan dating dan cara penggunaannya

dinamakan SPIR (Strategic Planning for Information Resources). Gagasan utama

yang mendasari SPIR ini adalah adanya hubungan antara tujuan perusahaan secara

keseluruhan dengan rencananya untuk sumber-sumber informasinya. Sumber-sumber

informasi harus digunakan untuk mendukung pencapaian tujuan perusahaan.

Berdasarkan survey selama tahun delapan puluhan mengungkapkan bahwa SPIR

adalah hal yang paling penting kaitannya dengan penggunaan computer dalam bisnis.

Namun demikian manajemen belum menyadari akan pentingnya SPIR ini. Kesadaran

tersebut berkembang secaara bertahap. William R.King professor pada University of

Pittsburgh menetapkan tiga tahapan ini yaitu pra-perencanaan IS strategis, era SPIR

awal dan era SPIR modern.

ERA PRA-PERENCANAAN IS STRATEGIS

Perencanaan sumber informasi yng pertama dilakukan oleh manajer dari unit

pelayanan informasi. Ini merupakan pendekatan atrau cara bottom up, karena ia tidak

banyak menyita perhatian dari misi organisasi. Ia digabungkan dengan sumber

hardware yang terakhir yang mempunyai kapasitas yang cukup untuk menyerap

aplikasi baru.

Pada akhir periode ini perusahaan mulai menyadari bahwa cara bottom up ini

menghasilkan system yang terpisah yang tidak dapaat saling sesuai antara satu

denganyang lainnya. Sebagai contoh, bnk mengetahui jika pelnggannya mempunyai

account cek, account tabungan, dan pinjaman. Maka pelanggan tersebut ditampilkan

pada tiga database terpisah dan sulit untuk mengkombinasikan datanya.

Pemecahannya adalah dengan mengembangkan master plan untik memastikan bahwa

proyek system yang akan dating nanti akan menghasilkan system yang dapat bekerja

sama secara koordinatif.

Gambaran yang penting dari perencanaan ini adalah daanya kenyataan bhwa ia

dilakukan dalam unit pelayanan informasi dengan partisipasi aktif eksekutif

perusahaan yang kecil.

47

ERA SPIR AWAL

Selama akhir 1970-an perusahaan-perusahaan mulai melakukan pendekatan atau cara

top down terhadap perencanaan dengan menyadari bahwa langkah pertama adalah

menentukan tujuaan organisasi. Bila hal ini telah dilakukan, maka tujuan tersebut

kemudian digunakan sebagai dasar untuk merencanakan aktifitas dari setiap unit

organisasional perusahaan. Setiap unit diharapkan bisa menetapkan rencana yang

memungkinkan unit tersebut dapat mendukung perusahaan selagi ia berjalan

mencapai tujuannya. Unit pelayanan informasi bisa dimasukkan kedalam perencanaan

ini.

Ada beberapa pendekatan dasar yang dikembangkan untuk melakukan perencanaan

top-down bagi sumber-sumber informasi ini. Pendekatan-pendekatan yang banyak

mendapatkan perhatian adalah BSP IBM, CSF, transformasi susunan strategis dan

SLC yang diperluas.

Gambar 19.5 Transformasi susunan strategis

BSP IBM. IBM mengembangkan teknologi yang metodologi yang disebut Business

System Planning (BSP). Yang merupakan pendekatan studi total. Setiap manajer di

interview untuk menentukan kebutuhan informasinya dan system diimplementasikan

48

untuk memberikan informasi yang dibutuhkan tersebut. Asumsinya bahwa manajer

bekerja untuk mencapai tujuan perusahaan dan dengan memberikan informasi yang

dibutuhkan maka tujuan tersebut akan tercapai.

Faktor keberhasilan yang penting. Awal mula terjadinya pendekatan CSF untuk

perencanaan sumber informasi ini berasal dari Professor Harvard, William Zani pada

tahun 1970 ketika ia mengidentifikasi variable keberhasilan kunci yang menentukan

keberhasilan dan kegagalan. Pendekatan ini dikembangkan oleh John Rockart lebih

dari sepuluh tahun kemudian, dan ia yang diakui menerapkan konsep CSF ini pada

system informasi.

Transformasi Susunan Strategi. Wiliam King mencetuskan istilah strategi set

information (transformasi susunan strategi). Untuk menjelaskaan bagaiman misi,

tujuan, strategi, dan atribut organisasional strategis lain (yang disebut organizational

strategy set atau susunan strategy organisasional)digunakaan sebagaai dasar untuk

mengembangkan tujuan MIS, menangani kendala, dan mengembangkan strategi

desain. Proses pentransformasian susunan strategi organisasional menjadi susunan

strategi MIS dinamakan MIS strategic planning process (proses perencanaan strategis

untuk MIS). Pendektn ini berpengaruh sangat besar terhadap strategi MIS yang

berkembang secara alamiah dalam strategi perusahaan.

Siklus Hidup Sistem Yang Diperluas. Pada awal tahun 1980-an terlihat adanya

perluasan SLC dengan tujuan untuk memberikan tempat kepada perencanaan top-

down dan juga untuk pemastian kualitas post-implementasi.

Fase perencanaan strategis lebih dulu dilakukan daripada siklus hidup system. Pada

fase ini eksekutif menentukan susunan strategi organisasional.

Fase evaluasi menurut King adalah peninjuan kembali post-implementasi, yang hal ini

kita msukkaan daalam fase control operasi. Review dilakukan dengan tujuan untuk

memastikan validitas teknis dan organisasional. Validitas teknis mengacu pada

arsitektur system baru. Berkaitan dengan ini akan ditanyakan apakah system yang

diimplementasikan sesuai dengan spesifikasinya? Validitas organisasional ,

sebaliknya, mengacu pada penggunaan system. Apakah system dapat digunakan

sesuai dengan yang diharapkan?

49

Pembahasan kita menenai tinjauan post-implementasi terutama berkaitan dengaan

validitas teknis, dan evaluasinya paling baik apabila dilakukan oleh pihak ketiga,

misalnya auditor EDP. Pemastian validitas organisasional dapat dilakukan oleh

spesialis informasi sebagai aktivitas tindak lanjutnya bersama dengan pemakai.

Yang terakhir, King menyertakan fase penyelesaian yang berkaitan dengan

pembuangan system bila ia tidak bisa dimanfaatkan lagi. Menurut King, perusahaan

tidak hanya membuang atau mengesampingkan system yang tidak terpakai lagi

tersebut, namun ia harus merencanakan pembuangan itu.

Gambar 19.6 siklus hidup sistem yang diperluas

ERA MODERN

Sekarang ini kita berada di era SPIR modern. Perusaahaan tidak hanya merencanakan

bagaimana ia menggunakan sumber-sumber informasinya, namun status sumber-

50

sumber informasi tersebut juga mempengaruhi rencana strategis dari keseluruhan

organisasi.

Gambar 19.7 Sumber-sumber informasi mempengaruhi strategi bisnis

Bila perusaahaan melakukan rencana dengan cara ini, ia akan mendapat stok

kemampuan informasi sebagaimana yang ia pertimbangkan untuk dilakukan di masa

mendatang. Penaksiran yang dilakukan diri sendiri ini memungkinkan eksekutif untuk

mengkoreksi penyimpangn di dalam system informasi yang mungkin akan

menggerakkan kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuannya. Ia juga

memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan kekuatan yang bisa digunakan untuk

memperoleh keuntungan kompetitif.

MENEMPATKAN PERENCANAAN INFORMMASI STRATEGIS DALAM

PERSPERKTIF

Tak ada orang yang begitu peduli terhadap pokok bahasan perencanaan informasi

strategis selain William King. Namun ia yakin bahwa perencanaan seperti itu

mungkintelah berlangsung lama. Ia melakukan studi bersama professor T.S

Raghunathan dari University Of Toledo dimana ia mengemukakan bahwa perusahaan

akan lebih mendapatkan keuntungan dari perencanaaan system tingkat bawah

daripada mendapatkannya dari perencanaan strategis tingkat yang lebih tinggi.

Nampaknya banyak perusahaan mempunyai anggapan bahwa bila dengan SPIR yang

sedikit penampilan perusahaan akan baik , maka dengan SPI yang lebih besar

51

mestinya penampilan tersebut juga akan lebih baik. Perusahaan-perusahaan tersebut

terlalu memperhatikan formalitas proses perencanaan dan kurang dalam

merealisasikan pengimplementasian rencana tersebut. King merasa bahwa situasi pada

saat itu seharusnya tidak melebih-lebihkan kemampuan SPIR.

Sementara hal ini jelas-jelas menjadi usul yang baik. Konsep perencanan informasi

memberikan gmbaran mengenai point yang penting dlm pembahaasan kita.

Perusahaan tidak boleh hanya merencanakan bagimana menggunakan sunmber-

sumber informasinya, namun juga harus menyertakan sumber-sumber tersebut dalam

perencanaan jangka panjang untuk keseluruhan organisasi. Orang yang berperan

dalam menjalankan hubungn timbale balik ini adalah CIO.

KEPALA BAGIAN INFORMASI (CIO)

Kita telah mengenaal chief information officer (CIO) dan telah menggunakan istilah

tersebut untuk menyebutkan manajer dri unit pelayanan informasi perusahaan. Kita

telah mendapatkan gambaran bhwa CIO bertugas memberi laporan langsung kepada

presiden atau CEO dan secara aktif ia turut ambil bagian pembuatan keputusan

penting dalam perusahaan, dan mungkin ia menjadi komite eksekutif.

Gambaran mengeni CIO ini merupakan pengturan yang ideal wlaupun hal ini telah

banyak dilakukan oleh berbagai perusahaan. CIO dari Kodak, Katherine Hudson,

misalny yang melaporkan secara langsung kepd presiden dan bekerja sama dengan

wakil pimpinan serta eksekutif. Dalam menjelaskan hubungan ini, ia mengemukakan

bahwa Manajemen bagian di Kodak bisa melakukan investasi jutaan dolar dalam

teknologi , namun persetujuan investasi tersebut harus dibawa ke tingkat atas, seperti

ke pemimpin perusahaan, kemudian pimpinan tersebut akan memanggil saya dan

bertanya apakah hal ini merupakan rencana yang tepat? Saya melihat hal ini bukanlah

kekuatan veto. Saya melihatnya sebagai suatu peran yang mendukung. situasi di

Kodak ini merupakan cirri khas di perusahaan besar, bukaan cirri perusahaan kecil.

Jug konsep CIO lebih lazim di Amerika Serikat daripada di Negara-negara lain,

wlaupun ia mulai diterapkan di eropa.

52

KENDALA PADA CIO

Walaupun perusahaan menetapkan CIO, orang yang diangkat sering kali tidak

mempunyai kekuatan pengaruh seperti yang dimiliki Hudson di Kodak. Pada tahun

1988, perusahaan accounting Coopers & Lybrand bekerjasama dengan majalah

Datamation untuk melakukan survey terhadap 400 manajer pelayanan informasi.

Tujuan survey ini adalah untuk mendapatkan gambaran dari status posisi CIO. Survey

tersebut mengungkapkan bahwa 59 persen dari responden mengaku dirinya sebagai

CIO namun hanya 14 persen yang bisa dinamakan CIO tersebut. Pangkat yang paling

popular adalah Direktur MIS sebanyak 37 persen. Diikuti oleh Wakil Presiden Bidang

Pelyanan Informasi sebanyak 32 persen.

Gambar 19.9 status CIO dalam perusahaan

53

Yang lebih membingungkan daripada penggunaan pangkat yang tidak konsisten ini

adalah hubungan pelaporannya. Hanya 27 persen responden yang melaporkan

langsung kepada CEO atau presiden. Sebagian besar atau sebaanyak 35 persen

memberikan laporan kepada kepala bagian keuangan (CFO), dimana hal ini akan

kembali kepada ciri-ciri masa lalu yaitu jika peralatan pemrosesan data yang

ditempatkan pada departemen accounting. 15 persen responden tersebut melaporkan

kepada bagian administrasi , misalny wakil presiden di bidang dministrasi.

Gambaran hubungan pelaporan sangat kontras dengan gambaran yang

menggambarkan bagaimana seharusnya hubungan CIO yang ideal. 87 persen

responden percaya bahwa mereka harus melaporkan kepada CEO atau chief operating

officer (kepala bagian operasi) seperti wakil presiden eksekutif. CIO sebenarnya tidak

puas mengenai hubungan pelaporannya dengan CFO dan bgian administrasi.

Dengan demikian, CIO tidak mempunyai pengaruh terhadap penentuan kebijaksanaan

perusahaan sebagaimana yang kita maksudkan dalam pembahasan. Banyak CIO

sekarang ini yang tidak menerima akan anggapan terhadap dirinya sebagai teknisi,

yang hal ini jugaa dialami oleh para manajer computer dimasa lalu. Eksekutif lain

menganggap bahwa CIO adalah mempunyai keckapan teknis, namun kemmpun

tersebut tidak bisa digunakan untuk melaakukan perencanaaan strategis bersama.

Beberapa perusahaan telah berusaha untuk mengatasi masalah kesan ini dengan cara

mempromosikan seseorang menjadi manajer non-komputer atau merekrut CIO yang

mempunyai keterampilan bawaan yang dibutuhkan.

Kenyataan menunjukkan bahwa untuk mencapai penerimaan pengaruh yang

dibutuhkan unit pelayanan informasi kepada manajemen puncaak membutuhkn waktu

yang lama. Strategi CIO tidak akan diterima begitu saja oleh manajemen tingkat

puncak sebelum ia menunjukkan kemampuannya dalam memberikan kontribusi

terhadap pembuatan keputusan oleh manajemen tingkat atas tersebut. Paling tidak hal

ini akan menjadi kenytaan jika para spesialis informasi dan CIO yang mempunyai

pemahaman yang lebih baik mengenai bisnis dan maanajemen ini meningkat

posisinya di manajemen tingkat atas. Namun hal ini membutuhkan waktu yang lama.

54

MANAJEMEN DARI END-USER COMPUTING

Bila CIO mempunyai pengaruh, sumber-sumber informasi perusahaan juga akan

mengalami perubahan. Selama beberapa tahun, trend operasi pelayanan informasi

terpusat telah berubah menjadi trend pendistribusian sumber-sumber komputerisasi

keseluruh perusahaan, terutama dalam bentuk mikrokomputer.

Sebagian besar dari peralatan yang didistribusikan ini digunakan oleh pemakaian yang

tidak mempunyai pemahaman komputer secara khusus. Aplikasi-aplikasi dari

pemakai ini terdiri atas software tertulis yang telah dibuat oleh bagian unitpelayanan

informasi atau diperoleh dari sumber-sumber luar. Namun demikian, ada juga

pemakai yang hanya mengunakan komputer. Mereka ini juga mendisain dan

mengimplementasikan aplikasinya sendiri.

Sekarang perusahaan dihadapkan pada tantangan untuk mengolah sumber-sumber

informasi yang tersebar tersebut . dalam bagian in, kita akan meneliti gejal-gejalanya

dan mencari beberapa cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan agar ia dapat

mencapai tingkat kontrol yang diharapkan.

JENIS END-USER

Salah satu study pertama mengenai end-user dilakukan pada tahun 1993 oleh John

Rockart dari MIT dan Lauren S. Flannery, seorang mahasiswa jurusan MIT. Mereka

menginterview 200 end-user ditujuh perusahaan dan menidentifikasi enam jenis.

End-User Non-Pemrograman. Pemakai (user) ini hanya mempunyai pemahaman

komputer yang sedikit atau mungkin tak punya sama sekali, dan ia hanya

menggunakan sofware yang telah dibuat oleh orang lain. Ia berkomunikasi dengan

hadware dengan bantuan menu dan mengandalkan orang lain untuk memberikan

bantuan teknis.

User Tingkatan Perintah. Pemakai (user) ini menggunakan sofware tertulis yang

telah tersedia, namun ia juga menggunakan 4GL untuk mengakses database dan

membuat laporan khusus.

55

Progemmer End-User. Selain menggunakan sofware tertulis dan 4GL, pemakaian ini

juga dapat menulis programnya sendiri dan menggunakan bahasa programan. Karena

ia mempunyai pemahaman komputer yang lebih baik, ia biasanya menghasilkan

informasi untuk pemakian non-programan dan pemakai tingkat perintah. Contoh

pemakai jenis ini adalah aktuaris (penaksir), analis keuangan, dan insiyur.

Personel Pendukung Fungsional. Pemakai ini ditugaskan di unit fungsional

perusahaan dan menangani penggunaan komputer. Ia mempunyai tingkatan sebagai

ahli seperti yang ada di unit pelayanan informasi.

Personel Pendukung Komputerisasi End-User. Spesialis informasi ini ditugaskan di

unit pelayanan informasi, namun membantu end-user dalam pengembangan sistem.

Programmer DP. Ia merupakan golongan programer khusus, yang ditugaskan di

pelayanan informasi, yang diharapkan memberikan dukungan kepada end-user.

Dukungan ini biasanya diberikan untuk menentukan harga kontrak.

Klasifikasi ini terlalu luas. Ia memasukkan pemakai yang tidak mempunyai

pemahaman komputer (end-user non-pemrograman) dan pemakai yang merupakan

spesialis informasi (personel pendukung profesional, personel pendukung

komputerisasi end-user, dan pemrograman DP). Dua jenis yang terakhir seharusnya

bahkan tidak termasuk ke dalam area pemakai.

Kita telah mnggunakan istilah end-user computing untuk menjelaskan pengembangan

sistem berdasarkan komputer oleh orang yang mengunakan output dari sistem

tersebut. Penekanannya adalah pada pengembangan. Hal yang sama juga dilakukan

oleh Suzanna Rivard dari Ecole des Hautes etudes Commerciales, Montreal dan Sid

L. Huff dari University of Western Ontario, dalam study mereka terhadap 272 end-

user. Mereka membatasi klasifikasi mereka terhadap tiga kategoti tengah yang

dikemukakan oleh Rockart dan Flannery:

User tingatan perintah

Pemrograman end-user

Personel pendukung fungsional

56

Hal ini nampaknya merupakan kesepakatan yang masuk akal, dan kita

menganggapnya sebagai klasifikasi end-user. Ia tidak menyertakan pemakai yang

tidak mempunyai kemampuan untuk mengembangkan sistemnya sendiri, dan juga

spesialis informasi yang ditugaskan dalam unit pelayanan informasi, ia juga

mengetahui, dengan memasukkan atau menyertakan personel pendukung fungsional,

bahwa departemen pemakai dapat memperoleh spesialis komputernya sendiri.

Walaupun klasifikasi Rockart dan Flannery nampaknya terlalu luas untuk standar

sekarang ini, namun studi mereka memberikan kontribusi yang penting bagi end-user

computing, karena mereka mengungkapkan bahwa tak ada end-user khusus. Ada

benyak jenisnya, tergantung pada tingkat pemahaman komputer dari pemakai, dan

setiap jenis tersebut mempunyai kebutuhan sendiri-sendiri.

APLIKASI END-USER POTENSIAL

Nampaknya beralasan bila ada anggapan bahwa end-user lebih berusaha menerapkan

aplikasinya untuk memenuhi kebutuhan informasinya sendiri atau kebutuhan

informasi untuk unitnya, dari pada untuk kebutuhan informasi perusahaan. Oleh

karena itu, end-user sebenarnya tidak mengembangkan aplikasi pemrosesan data,

MIS, dan otomatisasi kantor, seperti voice mail dan video conferencing, sebab ia

biasanya mengimplementasikan secara umum. Juga, end-user sebenarnya tidak boleh

mengembangkan expert system karena sistem ini mempunyai sifat khusus.

Hal ini berarti bahwa end-user computing hanya terbatas pada aplikasi DSS dan

otomatisasi kantor, seperti word processing, pengiriman elektronik, dan

pengkalenderan elektronik, yang dapat disesuaikan dengan sekelompok kecil

pemakai.

Dengan memahami aplikasi yang mana yang mungkin dikembangkan dan yang

mungkin tidak bisa dikembangkan oleh end-user , maka hal ini akan menjadi teka-teki

bagi arah perkembangan en-user computing. Ia membrikan indikasi mengenai

bagaimana end-user dan spesialis informasi akan berdampingan dimasa mendatang.

57

TAHAP PERTUMBUHAN END-USER COMPUTING

Selama jangka waktu yang pendek ketika end-user computing telah mendapatkan

popularitas, para pemakai dan aplikasi mereka menjadi lebih canggih. Kita telah

melihat bagaimana Richard Nolan menggunakan tahapan siklus hidup untuk

mendefinisikan evolusi jangka panjang penggunaan perusahaan dalam penggunaan

komputer. Cara yang sama dapat dilakukan untuk mendeskripsikan evolusi end-user

computing dalam perusahaan.

Sid Huff bersama dengan Malcolm Munro, profesor pada University of Calgary, dan

Barbara Marin, seorang konsultan free-lance, menjelaskan bagaiman aplikasi end-user

berevolusimelalui tahapan pertumbuhan dan menjadi lebih matang pada setiap

tahapan tersebut. Mereka mendefinisikan kematangan dengan istilah connectivity –

yaitu kemampuan aplikasi-aplikasi untuk saling berinterface melalui transfer data.

Isolasi, selama tahap isolasi, pemakai melihat tiap aplikasi sebagai entry yang

terpisah. Pemakai menerima dukungan nyata yang sedikit dari sistem dan pemakai ini

menggunakan sistem tersebut terutama untuk mendapatkan pengenalan dengan

pemrosesan komputer.

Sound-Alone, pemakai mulai melihat hubungan logis antara sistem-sistemnya. Dalam

usahanya untuk memadukan sistem tersebut, pemakai biasanya akan memasukkan

kembalioutput dari satu sistem untuk meberikan input kepada sistem lain.

Integrasi Manual, para pemakai mulai menukarkan data diantara mereka dan dengan

fasilitas komputerisasi sentral. Namun demikian, pertukaran ini dilakukan dengan

mentransfer file dari satu program ke program yang lain biasanya dalam bentuk

disket. Contohnya adalah penggunaan file dBASE sebagai input bagi spreadsheet 1-2-

3. jika pelayanan informasi tidak menentukan standar untuk aktivitas ini, maka

pemakai mebuat standarnya sendiri.

Integritas Otomatisasi, pemakai bisa menukar data dengan database sentral dengan

menggunakan jaringan komunikasi . pertukaran ini dilakukan oleh DBMS yang

58

mengelola database sentral. Agar dapat membuat dan mengunakan system ini,

pemakai harus menyesuaikan standar yang telah ditentukan oleh pelayanan informasi.

Integrasi Terdistribusi, pada tingkat kematangan yang paling tinggi ini, aplikasi end-

user berada pada tingkat organisasional, kelompok kerja, dan pemakai perorangan.

Database terpisah didistribusikan ke seluruh perusahaan pada setiap tingkat, dan

integrasi dilakukan oleh DBMS terdistribusi.

Professor Munro dan Huff, bersama dengan mahasiswa S2 dari University British

Columbia, Gary Moore, mempelajari status end-user computing di 47 organisasi, dan

mendapati bahwa tak ada perusahaan yang dijadikan obyek studi tersebut telah

mencapai tahap kematangan integrasi terdistribusinya. Mungkin hal tersebut

disebabkan adanya kebutuhan DBMS yang lebih canggih untuk mendukung database

terdistribusinya. Namun demikian, muff, Munro, dan Martin, mendapatkan suatu

kesimpulan bahwa, “walaupun dengan alat yang lebih baik, pasti akan ada hal (point)

– yang belum diketahui – yang berada diatas jangkauan pemakai, yang tidak akan bias

dijelajahi oleh pemakai.

FAKTOR YANG MENDORONG END-USER COMPUTING

Pada sebagian besar perusahaan, bagian pelayanan informasi terlalu banyak muatan

kerja dan disitu terdapat antrean panjang pekerjaan yang menunggu

pengimplemenstasiannya. Adanya timbunan pelayanan informasi ini merupakan

sebab utama mengapa end-user computing menjadi popular, dimana pemakai menjadi

tidak sabar dan memutuskan untuk melakukan pekerjaannya sendiri.

Faktor lain adalah murahnya dan mudahnya penggunaan hardware dan software.

Pemakai dapat membeli PC dan beberapa software pengembangan aplikasi dengan

hanya seribu dolar atau sekitarnya, seringkali tidak usah melalui channel yang resmi.

Pemahaman pemakaimengenai komputer dan informasi juga merupakan faktor

menjadi populernya en-user omputing ini. Sekarang semakin banyak pemakai yang

telah mempelajari keterampilan komputer di sekolah dan mereka

59

mempunyaikeyaknan yang kuat terhadap kemampuannya ini. Mereka tidak ragu-ragu

lagi untuk mengembangkan dan membuat aplikasinya sendiri.

Beberapa pemakai terdorong oleh prospek mengenai diperolehnya kemampuan untuk

melakukan kontrol yag lebih cermat atas komputerisasi mereka. Pandangan ini

diakibatkan oleh ketidakpercayaan mereka terhadap pelayanan informasi. Mungkin

ada beberapa kasu-kasus kesalahan dan penembusan keamanan dalam pelayanan

informasi.

Pemakai mungkin juga terdorong untuk mengurangi biaya pemrosesan. Situadi ini

terjadi dalam perusahaan yang memindahkan pembiayaan pengembangan dan

penggunaan sistemkepada departemen yang memakai sistem tersebut, dan biaya

tersebut diangap terlalu tinggi.

Pengaruh atau dorongan eksekutif juga merupaka faktor. Phillip Ein-Dor dan Eli

Segev, profesor pada Tel Aviv Univeristy, mangumpulkan data dari 21 perusahaan d

wilayah Los Angeles dan mendapatkan bahwa persentasi end-user manajemen dan

non-manajemen akan lebih tinggi jika CEO adalah pemakai.

KEUNTUNGAN DARI END-USER COMPUTING

End-user computing memberika kuntunga baik kepada perusahaan maupun pemakai.

Pertama, perusaaa akan memperoleh keuntungan dengan memindahkan beberapa

muatan kerja dari bagian pelayanan informasi kepada end-user. Hal ini

memungkinkan bagian pelayaan informasi untuk mengembangkan sistem

organisasional yang mungkin lebih menjadi muatan kerja yang menumpuk selama

beberapa bulan atau tahun. Ia juga memungkinkannya lebih mempunyai waktu untuk

memelihara sistem yang telah berada pada komputer.

Kedua, tidak dikutsertakannya spesialis informasi dalam proses pengembangan bisa

mengatasi masalah yang telah menggangu pengimpleentasian sepanjang era komputer

– yaitu komunikasi. Banyak pemakai yang tidak memahami jargon komputer yang

diungkapkan spesialis informasi, dan banyak spesialis informasi yang tidak

memahami tugas atau tanggung jawab pemakai. Karena para pemakai memahami

60

kebutuhannya sendiri dengan lebh baik dari pada orang lain, maka ketika mereka

mengembangkan sistem mereka sendiri, mereka mungkin akan lebih puas dengan

hasilnya. Mereka juga mempunyai perasaan memiliki – “ini adalah sistem saya.”

Hasil akhir dari kedua keuntungan tersebut adalah bahwa akan tercapainya tingkat

keterampilan penggunaan komputer yang lebih tinggi. Sedangkan keuntungan yang

paling penting adalah dalam dukungan kebutuhan pemakai dalam memecahkan

masalah dan sistem memberikan apa yang dibutuhkan oleh pemakai.

Tabel 19.1risiko dan kontrol end-user computing

Life cycle phase Risiko Possible controlAnalysis

Design

Implementation

Incompatible end-user tools

Threats to data security and integrity

Overanalisysand insufficient search for the solution

Solving the wrong problem

Little or no documentation

Lack of oxtensive testing

Threats to data integrity

Taxing the mainframe computer resource

Threat to security

Hardware/software standards

Policyfor end-user acces to coorporate database

Provide user training in problem solving and modeling

Involve analisys in the design process for review

Enforce documentation standard

Testing/validation “walk-through”

Auditor reviews

Coomon application library

User training in data integrity issues

Integrating EUC and DP planning

Control of EUC growth through budgets and charge-backs

Password

61

Failure to document and test modification

Physical acces control (restricted areas)

Standards for backups

Maintenance review by analyst

Periodic system review by user analysts

RISIKO DARI END-USER COMPUTING

Perolehan keuntungan dari end-user computing pasti disertai dengan risiko-risiko.

Maryam Alavi dari Universty of Maryland di College park dan Ira R. Weiss dari

Universityt of Houston mengungkapkan berbagai risiko yang muncul selamasiklus

hidup sistem. Tabel 19.1 menyebutkan bebrapa risiko yang telah didentifikasi. Paling

tidak satu mekanisme kontrol dapat diimplementasikan untuk mengatasi risiko

tersebut.

Salah satu kekhawatiran, bila pemakai diberi keleluasan untuk menerapkan apa yang

menjadi pertimbangannya sendiri, adalah bahwa pemakai akan merancang hardware

campuran yang tidak dapat diinterface dan menerapkan software yang tidak dapat

digunakan secara bersama-sama. Inilah risiko analis yang pertama yang ada dalam

tabel tersebut. Perusahaan dapat mencegah terjadinya hal ini dengan menetapkan

standar untuk pemerolehan hardware dan software.

Munro, Huff, dan Moore menemukan bahwa perusahaan yang menjadi obyek

studinya mengontrol pembelian mikrokomputer. 21 persen dari perusahaan-

perusahaan tersebut melakukan kontrol seketat mungkin dengan cara menetukan

hanya satu peralatan dari suatu pabrikan yang bisa diterima. 19 persen dari

perusahaan-perusahaan tersebut menetapkan kontrol minimum dengan memberi

keleluasan kepada pemakai untuk memilih peralatan (hardware dan software) dari

daftar yag telah disediakan. Mayoritas dari perusahaan-perusahaan tersebut (60

persen) melakukan kebijaksanaan yang tidak berlebihan dengan juga menerima

62

peralatan dari pabrik tertentu lainnya. Tak ada dari perusahaan-perusahaan tersebut

yang mengijinkan pemakainya untuk mendapatkan peralatan secara bebas.

Risiko analisis yang kedua, yang terlihat pada tabel 19.1, berkenaan dengan

pengontrolan keamanan dengan cara membatasi akses pemakai ke database sentral.

Munro, Huff dan Moore juga menyangsikan perusahaan-perusahaan tersebut.

Kaitannya dengan point ini, dan penemuan mereka. Tak ada perusahaan yang

memberi kebebasan kepada pemakainya untuk mendapatkan akses yang tak terbatas

dengan membaca dari dan menulis ke semua file. Hanya 4 persen dari perusahaan-

perusahaan tersebut yang tidak mengijinkan sama sekali pemakai melakukan akses ke

semua file. Sebagian besar perusahaan mengikuti kebijaksanaan yang moderat (tidak

berlebih-lebihan) dengan memberika keleluasan pemakai untuk mengakses file

tertentu, akses untuk mengkopy file, dan memberikan kemampuan read-only.

Dengan cara ini perusahaan menetapkan kebijaksanaan untuk mencapai tingkat

kontrol bagi tiap risiko seperti yang dikehendakinya. Kolom sebelah kanan pada tabel

19.1 memberikan gambaran mengenai berbagai macam kontrol yang ada.

STRATEGI END-USER COMPUTING

Tugas perusahaan adalah untuk menetapkan kebijaksanaan end-user computing yang

memberikan fleksibilitas kepada pemakai untuk melekukan inovasi dalam

penggunaan komputer, namun juga harus menetapkan kontrol untuk memastikan

bahwa penggunaan tersebut mendukung tujuan perusahaan.

Suatu strategi yang telah terkenal adalah penetapan atau pembangunan pusat

informasi, ini merupakan pemecahan yang dapatdiimplemestasikan dengan cepat,

namun hal ini harus diikuti oleh perubahan-perubahan yang mendasar dari sifat-sifat

yang telah permanen. Sutu contoh perubahan yang mendasar ini adalahbahwa

pelayanan informasi melepaskan tugas sebagai pemrosesan dan ia diberi tugas khusus

untuk mengontrol jaringan. Pada bagian dibawah ini, kita akan membahas dua strategi

tersebut.

63

PUSAT INFORMASI

Information center (pusat informasi) adalah area dalam perusahaan yang berisi

sumber-sumber komputerisasi yang perlu dikembangkan oleh pemakai dan dengan

aplikasinya sendiri. Sumber-sumber tersebut meliputi hardware, seperti terminal,

mikros, printer, letter-quality, plotter, dan juga meliputi software, seperti paket

spreadsheet elektronik, DBMS, 4GL, dan paket grafik. Disitu terdapat pula spesialis

informasi, yang ditugaskan untuk membantu pemakai dalam mengembangkan atau

membuat sistemnya. Tujuan dari hal ini adalah agar pemakai mendapatkan kepuasan

dalam menggunakan komputer.

IBM Canada dianggap yang membangun pusat komputer yang pertama pada

tahun1974, dan ide tersebut secara cepat tersebarke berbagai perusahaan-perusahaan.

Beberapa pusatnya bersifat sangat sederhana, yaitu hanya dikelola oleh satu orang.

Sedangkan yang lain memiliki lebih dari 50 spesialis yang dapat membantu para

pemakai. Rata-rata ada 8 spesialis yang menjadi staff di satu pusat informasi itu.

Pusat informasi yang baru dibuka setiap tahunnya, namun berbagai pusat yang sudah

tua ditutup. Perusahaan merasa bahwa pusat-pusat tersebut memberikan kegunaan;

para pemakai bisa mengembangkan apa yang menjadi kepuasannya dan mereka dapat

emperoleh sumber-sumber mereka sendiri. Itulah yang terjadi di Quaker Oats. Pusat

informasinya dibuka pada tahun 1984, dankurang dari tiga tahun, perusahaan tersebut

mencapai tujuannya. Lebih dari dua ribu pemakai diberi pelatihan, dan lebih dari 1200

mikros dan tiga ribu paket software telah diinstal.

Salah satu masalah yang berkaitan dengan pusat informasi ini adalah perelokasian

para spesialis. Mereka dapat diberi berbagai tugas dalam perusahaan, dengan

dipekerjakan di pelayanan informasi atau dipekerjakan di departemen pemakai.

Strategi yagmungkin dengan menugaskan mereka delam area perusahaan yang

ketinggalzn dalam menggunakan komputer.

64

Gambar 19.14Empat kebijaksanaan komputerisasi desentralisasi

KONTROL JARINGAN

Seorang profesor MIT dan konsultan, John D. Donovan menggambarkan penyebaran

end-user computingdalam suatu organisasi dengan diagram tiga dimensi, yag terlihat

pada gambar 19.14. Aksis X menunjukkan bagaimana perusahaan mendistribusikan

peralatan komputerisasinya , dan aksis Y menunjukkan bagaimana perusahaan

mendesentralisasi proses pengembangan sistemnya.

Bila perusahaan menaikan aksis Y dari gambar tersebu, maka pemakai menjadi lebih

mampu merancang dan mengembangkan sistemnya sendiri, tidak tergantung kepada

unit pelayanan informasi sentralaksis Z juga menunjukkan bagaimana perusahaan

mendesentralisasikan pembuatan keputusan mengenai sumber-sumberinformasinya –

yaitu membuat keputusan, misalnyaperalatan yang bagaimana yang akan didapatkan

dan aplikasi apa yang akan dikembangkan.

Point awal dari ketiga aksis itu adalah gambaran tempat perusahaan pada waktu

pertama kali menggunakan komputer. Segala sesuatunya telah dilakukan dalam

pelayanan informasi sentral. Sebagian perusahaan telah bergerak ke point A, yang

disebut sebagai Big brother (keluarga besar). Disini, peralatan didistribusikan, namun

65

pelayanan informasi masih mebuat keputusan dan mengembangkan sistem. Masalah

yang dihadapi perusahaan ketika ia berada di point A adalah terjadinya momentum

diman trend end-user computing muncul. Jauh sebelumnya, permintaan akan

dukungan informasi meningkat begitu besar, dan pelayana informasi tidak bisa

mengatasi permintaan ini.

Dalam situasi ini, perusahaan bisa melakukan salah satu dai tiga strategi dasar. Ia

dapat memberika keleluasaan kepada pemakai untuk menentukan aplikasi mana yang

ia ingin kembangkan, namun pelayanan informasi mengembangkannyajuga. Strategi

ini menggerakan perusahaan ke point B, yang diebut Helping Hand pelayana

inforamsi juga membiarkan pemakai untuk mengembangkan sistemnya sendiri,

namun pelayanan informasi yang memutuskan sistem yang akan dikembangkan

tersebut. Ini berada di point C, yang disebut Watchdog.

Menurut Donovan, point Helping Hand dan Watchdog ini tidak memiliki tujuan

jangka panjang yang berguna. Bila penggunaan komputer meluas ke area-area lain,

seperti sistem informasi eksekutif dan expert system, maka akan lebih sulit bagi

pelayanan informasi untuk memberikan semua bantuan yang dibutuhkan oleh point

Helping Hand. Juga, mustahil bagi unit pelayanan informasi sentral untuk mengawasi

segala sesuatu yang terjadi pada point Watchdog. Oleh karena itu, tujuan terakhir dari

perusahaan adalah mencapai point D. Pada point ini, sumber-sumber komputerisasi

diberikan dan pembuatan keputusan mengenai sumber-sumber tersebut

didesentralisasi. Tanggung jawab utama pelayanan informasi adalah menghubungkan

network ke sumber-sumber tersebut.

Agar pencapaian status network ini lancar, Donovan menyarankan bahwa CIO harus

memelopori meninggalkan atau melepaskan sumber-sumber komputerisasi

perusahaan dan membiarkannya agar dikontrol oleh departemen yang

menggunakannya. Tujuan CIO dan pelayanan informasi adalah terjadinya

penyambungan atau hubungan dalam network.

Jika car diatas benar-benar dilakukan, nampaknya akan menarik. Satu pertanyan

mengenai aplikasi yang kita kemukakan sebelumnya maka tidak akan berlaku lagi

bagi end-user computing. Jika pelayanan informasi melepaskan diri dari sumber-

66

sumber pemrosesan, maka siapa yang akan mengembangkan dan memelihara sistem

pemrosesan data, MIS, aplikasi OA berskala perusahaan, dan expert system? Secara

realistis, tujuan seharusnya tidak berada di point D, namun pada tempat yang

mendekati point D. Pelayanan informasi mungkin dapat melepaskan diri dari porsi

besar pengurusan sumber-sumber pemrosesan.

MENEMPATKAN MANAJEMEN SUMBER-SUMBER INFORMASI DALAM

PERSPEKTIF

Dalam membicarakan IRM, kita telah membahas beberapa topik – yaitu informasi

sebagai sumber strategis, bagaimana menggunakan informasi untuk mendapatkan

keuntungan kompetitif, pertimbangan sumber informasi dalam perecanaan jangka

panjang perusahaan, perencanaan strategis untuk sumber informasi, peranan CIO, dan

end-user computing. Gamabr 19.15 menunjukkan bagaimana topik-topik tersebut

bergabung bersama untuk membentuk IRM. Nomor-nomor yang ada pada gambar

tersebut sesuai dengan nomor-nomor yang ada dibawah ini:

1. Eksekutif perusahaan memahami persaingan yang ada pada lingkungan.

Pamahaman ini tidak hanya terbatas pada pelanggan atau pesaing, namun juga

meliputi pemasok dan elemen-elemen lain yang dapat mempengaruhi

penampilan perusahaan. Dalam setting lingkungan ini, eksekutif melakukan

perencanaan jangka panjang untuk perusahaan. Pada waktu membuat rancana

ini, eksekutif mempertimbangkan kekuatan dan kelemahan sumber-sumber

perusahaan, termasuk informasi. CIO adalah peserta aktif dalam membuat

perencanaan strategis ini.

2. Bila rencana strategis perusahaan telah ditetapkan, eksekutif membuat rencana

strategis untuk sumber-sumber informasi. Disini, sebaiknya perlu diingat

bahwa CIO tidak mengembangkan atau membuat rencana sumber inforamsi

sendiri; ini merupakan aktifitas perencanaa bersama, yang melibatkan semua

eksekutif.

3. Kemudian, pengimplementasian sumber informasi strategis dalam organisasi

merupakan tanggung jawab CIO. Hal ini dilakukan dengan cara bekerja sama

dengan end-user dan pelayanan informasi yang mengelolanya. End-user

menggunakan sumber-sumber informasi untuk memecahkan masalahnya.

67

Pelayanan informasi menggunakan sumber-sumber tersebut untuk

menghasilkan data dan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan secara

keseluruhan.

4. data dan informasi yang dihasilkan oleh sumber-sumber informasi tersebut

memungkinkan perusahaan untuk menjalankan operasinya. Perusahaan

merespon terhadap kebutuhan lingkungan, bekerja didalam kendala yang

diakibatkan oleh lingkungan, dan memasok lingkungan dengan produk yang

dibutuhkannya.

Dalam proses ini, kita dapat melihat dengan mudah peranan penting yang dilakukan

oleh CIO. CIO (1) menampilkan sumber-sumber informasi perusahaan dalam

perencaaan strategis, (2) merupakan sumber ahli dalam pengembangan strategis untuk

sumber-sumber informasi, dan (3) berperan pokok dalam pengimplentasian strategis

informasi dalam perusahaan.

Kita dapat menyimpulkan pembahasan kita mengenai IRM ini, bahwa CO merupakan

elemen kunci, dimana ia dapat berfungsi dalam ketiga area.

DAFTAR PUSTAKA

Teguh Cahyono, Sistem Informasi : Konsep Dasar, Analisis Desain dan Aplikasi,Penerbit Graha Ilmu.

Raymond McLeod, Jr. System Informasi Manajemen, penerjemah: Hendra Teguh SE,AK. editor: Hardi Sukardi MBA,Msc.,SE (MM – UI).

Gordon B. Davis, kerangka dasar System Informasi Manajemen bagian I pengantar.

Husein, Muhammad Fakhri dan Amin Wibowo. Sistem Informasi Manajemen.

Yogyakarta : UPP AMP YKPN, 2002.

O’Brien, James A. Pengantar Sistem Informasi. Jakarta : Salemba Empat, 2005.

Kadir, Abdul. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset, 2003.

Catatan teori mata kuliah Sistem Information Manajemen.

68

69