TUGAS UTS

Analisis Sistem dan Desain

Oleh :

A. A. Gde Jordi Rahaditya

(1204505073)

FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS UDAYANA

JURUSAN TEKNOLOGI INFORMASI

2014

Soal :

1. Sebutkan, jelaskan dan berika contoh hal-hal yang melatarbelakangi pengembangan suatu

system informasi dalam sebuah organisasi atau perusahaan.

2. Jelaskan tentang konsep gunung es biaya dalam proses pengembangan system.

3. Setelah system baru dikembangkan maka diharapkan akan terjadi peningkatan pada

system baru tersebut. Peningkatan ini berhubungan dengan istilah PIECES sebutkan,

jelaskan dan berikan contoh masing-masing komponen dari PIECES yang dikaitakn

dengan tugas pribadi project kelompok.

4. Sebutkan dan jelaskan tahapan dari system development life cycle menurut Kendal &

Kendal serta Henry Lucas Jr. sebutkan juga pihak-pihak yang terlibat beserta perannanya

masing-masing.

5. Buatlah minimal 5 desain tampilan (form input, transaksi atau report) dari tugas project

yang menjadi tugas pribadi anda , sesuai dengan konsep-konsep perancangan user

interface (UO) atau GUI yang benar

6. Buatlah gambaran umum system dan standar operating system (SOP) dalam bentuk

flowchart dan deskripsi teks dari proses-proses berikut dari suatu perusahaan:

a) Proses Permintaan Barang ke Gudang

b) Proses Permintaan Pembelian Barang

c) Proses Pembelian Barang

d) Proses Penerimaan Barang dai Supplier

e) Proses Pembayaran

7. Jelaskanlah secara rinci istilah-istilah berikut ini:

a) Inventory system

b) Stock opname

c) Kartu gudang (bin card)

d) Form-form yang ada dalam inventory system and purchasing

e) Form-form yang ada pada proses pembayaran

f) Cost control

g) Account payble

h) Account receivable

i) General cashier

j) General ledger

k) Budgeting

l) Anging (hutang dan piutang)

m) Fixed asset

n) Trial balance

o) Balance sheet

p) Income statement

q) Journal vourcher

r) Chart of account (COA)

s) Kelompok-kelompok utama COA pada umumnya

t) Debet credit

u) Posting

v) Closing

w) Year to date (YTD)

x) Mounth to date (MTD)

Jawab :

1. Pengembangan system berarti menyusun system baru atau menggantikan system yang

lama secara keseluruhan atau memperbaika system yang telah ada. Faktor-faktor yang

mempengaruhi terjadinya perbaikan system:

A. Ketidakberesan

Ketidakberesan dalam sebuah system yang lama menyebabkan system lama tidak

bisa beroperasi seperti yang diharapkan, contoh ketidakberesan:

a) Kecurangan yang disengaja dan menggakibatkan kerugian bagi

perusahaan dan data dimanipulasi sehingga kebenaranya diragukan

b) Kesalahan yang tidak disengaja yang dapat menyebabkan kebenaran data

kurang terjamin

c) Operasinya tidak efisien

d) Penyimpangan dalam kebijakan yang ditetapkan manajemen

B. Pertumbuhan organisasi

Pertumbuhan organisasi menyebabkan perlunya disusun system yang baru,

pertumbuhan organisasi diantaranya kebutuhan informasi yang luas, volume

pengolahan data semakin meningkat, dan perubahan prinsip akuntansi.

C. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (Opportunities)

Di jaman saat ini teknologi sudah semakin berkembang, perangkat computer,

perangkat lunak, teknologi komunikasi, dan teknologi informasi, organisasi /

perusahaan ini harus mampu mengikuti perkembangan ini, karena dengan

berkembangnya cara-cara untuk mendapatkan informasi proses pengumpulan data

untuk menentukan keputusan akan semakin cepat, dan informasi ini akan

memunculkan kesempatan-kesempatan yang dapat digunakan untuk bersaing

antar perusahaan, ketika sebuah perusahaan mendapatkan informasi dan

menjadikan informasi tersebut sebagai peluang dalam berbisnis, maka perusahaan

lain harus mampu mendapatkan informasi dan menentukan keputusan dengan

cepat untuk agar perusahaan dapat bersaing dalam bisnisnya.

D. Adanya intruksi-intruksi

Adanya intruksi-intruksi ini dikarenakan adanya perintah dari atasan atau adanya

perintah untuk merubah system dari luar contohnya pemerintah.

2. Gunung Es Biaya adalah penjelasan mengenai tahap yang paling mahal dalam

pengembangan sistem adalah tahap perawatan, seperti tampak pada gambar cost iceberg dibawah

ini. Biaya perawatan terletak di bagian terbawah dari gununges. Karena tidak terlihat dari

permukaan, maka banyak orang yang tidak menyadari bahwa biaya perawatan lah yang terbesar.

Gambar 2.1 - cost Iceberg

Ketika sebuah sistem dikembangkan, secara garis besar pengembang dan juga pengguna

hanya akan melihat kendala dan keperluan sistem saja,mengkalkulasi keperluan dari tahap

analisis sampai biaya implementasi. Namun biaya perawatan sangat jarang diperhatikan, padahal

biaya perawatan merupakan tahap yang memiliki cost atau pengeluaran terbesar dari segala tahap

yang ada. Karena banyak kemungkinan yang bisa terjadi pada sebuah sistem, sepertikesalahan

sistem saat implementasi, keberhasilan sistem kurang terjamin, dan menghindari terjadinya

kesalahan operasional.

3. PIECES memiliki arti:

P = performance (kinerja), peningkatan kinerja (hasil kerja) suatu system baru mampu

menjadikan system menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari troughput dan response time,

thoughput adalah jumlah dari pekerjaan yang mampu dilakukan pada saat tertentu. Reponse time

adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi tersebut dan ditambah waktu

response untuk menanggapi pekerjaan tersebut.

Contoh dan keterkaitan peningkatan kinerja dalam sub system gudang (inventory), dalam

system inventory yang saya kembangkan peningkatan kinerja dilakukan didalam beberapa proses

penting yang biasanya memakan waktu yang cukup lama misalkan untuk stock opname

dibutuhkan waktu yang lama dan membutuhkan tenaga yang banyak untuk melakukan pendataan

sedangkan belum juga dihitung selisih barang yang akan terdata setelah melakukan opname, dan

kemudian pegawai harus menelusuri dimana adanya kesalahan, maka dalam system inventory

yang saya kembangkan ini menuntut untuk selalu memberikan report di setiap barang masuk dan

keluar, dan pendataan per periode dilakukan tetap dilakukan secara berkala untuk menghindari

terjadi kesalahan dalam melakukan input data stock barang dan ketika diketahui stock barang

mulai menipis maka dengan cepat diketahui dan akan dilakukan proses purchasing.

I = information (informasi) yaitu peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan,

dalam sub sistem inventory peningkatan terhadap kualitas informasi sangat diperlukan terutama

saat melakukan pembelian barang ke supplier, mengajukan permintaan pembelian barang dan

melakukan penerimaan barang, melakukan pendataan harga dan barang di supplier ini

merupakan data yang menggandung informasi penting dan keakuratan data yang nantinya akan

dicetak menjadi laporkan haruslah benar, maka dalam pengembangan system ini dilakukan

pengecekan setiap data transaksi dan di lakukan approval langsung oleh penanggung jawab

bagian berdasarkan pertimbangan atas data keperluan transaksi yang ada, dilakukan report

pertransaksi yang dilakukan agar informasi yang diterima sesuai dengan prosedur yang

seharusnya berjalan dan menghasilkan informasi yang berkualitas.

E = economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan dan

penurunan biaya yang terjadi. Tentunya sebuah sistem harus mampu memberikan efek

penekanan biaya, dalam system gudang proses distribusi barang ke setiap departemen user akan

lebih cepat sehingga mampu menekan biaya dalam bisnis.

C = control (pengendalian), peningkatan dalam pengendalian bertujuan untuk

menangulangi dan mendeteksi kecurangan-kecurangan yang akan terjadi dan dapat dengan cepat

memperbaiki kesalahan-kesalahan yang terjadi. Dalam sistem inventory ini control merupakan

hal yang terpenting yang saya tingkatkan, terutama di bagian purchasing, receiving, dan proses

requisition ke gudang, terjadi beberapa tahap filtering di setiap bagian agar nantinya tidak terjadi

kesalahan dan kecurangan-kecurangan.

E= efficiency (efisien), peningkatan terhadap efisien operasi berbeda denga peningkatan

ekonomis, ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan sedangkan

efisiensi lebih kepada bagaimana sumber daya yang digunakan seminimal mungkin, efisiensi

dapat dihitung dengan output dibagi dengan inputnya.

S= service (pelayanan), peningkatan pelayanan disini berkaitan dengan bagaimana

system mampu memberikan pelayanan yang maksimal kepada pihak pengguna system.

Dalam system gudang yang saya kembangkan pelayan kepada pengguna sistem

merupakan point penting, maka dalam system ini di setiap proses alur data dalam sistem akan di

maksimalkan sesuai degan target kebutuhan, dan kecepatan pengguna sistem dalam menerima

data berdasarkan standar oprasional procedur yang telah dimaksimalkan.

4. SDLC (System Development Life Cycle) atau yang biasa disebut Siklus Hidup

Pengembangan Sistem adalah suatu proses dimana suatu system itu dibuat yang kemudian

dikembangkan menjadi system yang lebih baru yang kemudian mengganti system yang lama.

Pada dasarnya Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC) terdiri dari lima fase yaitu,

perencanaan, analisis, desain, konstruksi atau implementasi dan perawatan. Namun dengan

semakin berkembangnya sistem informasi, berkembang pula SDLC. Beberapa ahli memaparkan

SDLC dengan istilah yang berbeda, namun secara aktual konten dari setiap fase adalah sama.

Berikut ini pemaparan dari beberapa ahli mengenai tahapan Siklus Hidup Pengembangan Sistem.

1) Tahap Perencanaan

Menurut Kendall & Kendall

Tahap perencanaan dibagi menjadi beberapa bagian yaitu identifikasi masalah,

peluang dan tujuan.

a. Identifikasi masalah dilakukan dengan melihat kenyataan yang terjadi dalam

suatu perusahaan.

b. Identifikasi kesempatan dilakukan untuk mengetahui proses apa saja yang

dapat diubah menjadi lebih baik dengan adanya sistem terkomputerisasi.

c. Identifikasi tujuan dilakukan untuk mengetahui tujuan apa yang ingin dicapai

perusahaan.

Personil yang terlibat di dalam tahap perencanaan menurut Kendall & Kendall

yaitu:

a. Analist bertugas mengidentifikasi masalah, kesempatan, dan tujuan dari

perusahaan.

b. User Management, merupakan pihak yang memberikan masukan analist atas

masalah, kesempatan dan tujuan dari perusahaan.

c. System Management bertugas memberikan masukan dan saran untuk dapat

menyelesaikan kepada Analist.

Menurut Henry Lucas Jr.

Tahap perencanaan dipaparkan dalam beberapa tahap yaitu:

a. Inception

Pada tahap ini dilakukan pembuatan draft kasar tentang kemungkinan

resiko yang terjadi pada sistem, sebagai langkah pertama dari manajemen

resiko. Personil yang terlibat di dalam tahap perencanaan menurut Henry

Lucas Jr.yaitu:

1) Sistem Developer bertugas membuat draft kasar tentang kemungkinan

resiko yang terjadi pada system.

2) User Management memutuskan sistem tersebut mungkin dikerjakan.

b. Feasibility Study

Pada tahap ini dilakukan study yang menghasilkan project plan untuk

menjawab pertanyaan seperti apakah kita mampu menjalankan sistem,

apakah sistem melibatkan komunikasi intensif, apakah organisasi mempunyai

jaringan, juga mengkaji estimasi biaya (budget), tidak hanya biaya pembelian

tapi juga running cost, apakah user mempunyai pengalaman dalam

menggunakan solusi yang diusulkan, dan apakah solusi yang diusulkan dapat

digunakan tepat pada waktunya. Hal-hal tersebutlah yang didefinisikan oleh

sistem analis dan mendapatkan persetujuan dari user. Personil yang terlibat di

dalam tahap perencanaan menurut Henry Lucas Jr. yaitu:

1) Sistem Analis bertugas melakukan studi yang akan menghasilkanproject

plan dan kelayakan alternative.

2) User management dan designer memberikan pertimbangan-pertimbangan

ke sistem analis.

2) Tahap Analisis

Menurut Kendall & Kendall

Analisis sistem dibagi menjadi dua tahap yaitu:

a. Determining Information Requirements

Pada tahap ini dilakukan analisis sistem untuk menentukan syarat-syarat

informasi. Pengumpulan data mengenai kebutuhan user dilakukan dengan

cara wawancara, kuisioner, sampling, dan menganalisis hard data. Personil

yang terlibat pada tahap analisis menurut Kendall & Kendall yaitu:

1) Analist bertugas melakukan pengumpulan data, menganalis, dan

observasi terhadap sistem yang telah ada yang akan digunakan sebagai

informasi dalam perencanaa sistem.

2) User Management memberikan masukan ke Analist.

3) User Operation Worker memberikan masukan ke Analist.

4) Sistem Management memberikan masukan ke Analist.

b. Analyzing System Needs

Menganalisis kebutuhan sistem dengan menguraikan suatu sistem informasi

yang utuh ke dalam komponen-komponennya untuk mengevaluasi peluang,

dan hambatan yang terjadi. Ini dilakukan dengan menggunakan dataflow

diagram sehingga dapat diketahui input, proses dan ouput dari sistem, serta

kamus data untuk mendaftarkan item data dan spesifikasi yang digunakan

dalam sistem. Selanjutnya membuat keputusan yang terstruktur untuk

memperoleh kondisi dan tindakan alternatif melalui tabel keputusan atau

pohon keputusan. Pada tahap ini juga dilakukan pembuatan proposal sistem

yang berisikan ringkasan apa yang telah ditemukan tentang pengguna,

kelebihan dan kekurangan sistem yang ada, menyediakan keuntungan dan

biaya analisis, membuat rekomendasi tentang apa yang harus dilakukan.

Personil yang terlibat pada tahap analisis menurut Kendall & Kendall yaitu:

1) Analist bertugas melakukan pengumpulan data, menganalis, dan

observasi terhadap sistem yang telah ada yang akan digunakan sebagai

informasi dalam perencanaa sistem.

2) User Management memberikan masukan ke Analist.

3) Sistem Management memberikan masukan ke Analist.

Menurut Henry Lucas Jr.Analisis sistem dibagi menjadi dua tahap yaitu:

a. System Analysis

Tahap ini merupakan proses untuk menampung data faktual, memahami

proses yang terjadi di dalam sistem, identifikasi masalah, menyarankan

pendapat yang bisa dilakukan untuk mengembangkan fungsi sistem. Pada

tahap ini juga merupakan pendalaman proses bisnis, kumpulan data

operasional, memahami arus informasi, penyempitan jalur pada sistem,

mencari solusi dari kelemahan sistem untuk mencapai tujuan dari organisasi.

Tujuan utama dari analisa sistem adalah menemukan jawaban dari setiap

proses bisnis, apa yang telah dikerjakan, bagaimana dikerjakan, siapa yang

mengerjakan, kapan dikerjakan, kenapa dikerjakan, dan bagaimana cara

memperbaiki. Dilakukan untuk melahirkan sistem yang efisien dan memuaskan

kebutuhan pengguna.

Personil yang terlibat pada tahap analisis menurut Henry Lucas Jr. yaitu:

1) Analis System bertugas melakukan pemahaman proses, mengumpulkan

data factual, identifikasi masalah, serta menyarankan pendapat tentang

pengembangan system.

2) User management diminta memdesain output yang diharapkan.

b. Requirement Analysis

Merupakan tahap interaksi intensif antara analis sistem dengan komunitas

pemakai sistem (end-user), dimana team pengembangan sistem menunjukkan

keahliannya untuk mendapatkan tanggapan dan kepercayaan pemakai,

sehingga mendapat partisipasi yang baik. Ini menjadi pekerjaan sulit karena

harus mendapatkan kesepakatan (skeptical) pemakai tentang kebutuhan mereka

dari sebuah sistem informasi, yang disebabkan adanya kemungkinan pemakai

mengalami kegagalan dalam sistem informasi sebelumnya.

Personil yang terlibat pada tahap analisis menurut Henry Lucas Jr. yaitu:

1) Analist System bertugas melakukan interaksi intensif dengan user dan

Quality Assurance Staff untuk mendapatkan informasi yang menjadi

kebutuhan pemakai.

2) Quality Assurance Staff yang melakukan review secara kontinyu dari

setiap proses yang menjadi masukan untuk Analis System.

3) Tahap Desain

Menurut Kendall & Kendall

Pada tahap ini diberi nama Designing The Recommended System.

Aktivitas yang dilakukan pada fase ini adalah mendesain prosedur bagi pengguna

untuk entri data secara akurat dan efektif, mendesain inferface bagi pengguna,

mendesain database yang akan digunakan untuk menyimpan data yang diperlukan

oleh pengambil keputusan, mendesain output baik onscreen atau tercetak, terakhir

desain kontrol dan prosedur backup.

Personil yang terlibat pada tahap desain menurut Kendall & Kendall yaitu:

1) Sistem Analis memberikan dokumen yang berisikan usulan dan laporan final

desain kepada pemakai informasi, mengerjakan pohon keputusan.

2) Sistem desainer mengerjakan sistem kontrol, berkas dan database.

Menurut Henry Lucas Jr.

Terdapat 2 tahap yaitu:

a. Design

Tahap ini dikatakan Ideal system unconstrained, perancangan sistem

yang ideal bagi pengguna, memenuhi kebutuhan dan bersifat tidak terbatas.

b. Spesifications

Adapun kegiatan yang dilakukan pada fase ini adalah identifikasi atau

spesifikasi target lingkungan, mengembangkan rencana contigency sebagai

responsi presedur darurat, karena banyak hal dapat mempengaruhi desain

sistem, membuat dokumentasi pengembangan sistem oleh sistem analis. Pada

tahap ini juga telah ditentukan alur proses sistem, disain basisdata, input dan

output, kebutuhan pemrograman dan manual prosedurnya. Personil yang

terlibat pada tahap desain menurut Henry Lucas Jr. yaitu:

1) Analis menyiapkan gambaran kerja pengembangan sistem baru yang

ideal yang tidak dibatasi biaya dan teknologi.

2) User Management memberikan masukan ke Analist.

4) Tahap Implementasi

Menurut Kendall & Kendall

Tahap implementasi terdiri dari:

a. Developing and Documenting Software

Tahap ini dikatakan sebagai fase mengembangkan dan

mendokumentasikan perangkat lunak dimana aktivitas yang dilakukan adalah

mengembangkan perangkat lunak melalui kerjasama sistem analis dengan

programer, mengembangkan dokumentasi melalui kerjasama antara sistem

analis dengan pengguna. Programer membuat dokumentasi dari perangkat

lunak baik prosedur manual, pertanyaan yang paling sering ditanyakan oleh

user (Frequently Asked Questions) karena pengguna terlibat dari awal

pengembangan sistem, “Read Me” file. Personil yang terlibat pada tahap

implementasi menurut Kendall & Kendall yaitu:

1) Analist mendesain program komputer menggunakan struktur charts dan

pseudocode.

2) Programmer mengerjakan program berdasarkan desain dari analis.

b. Testing and Maintaining The System

Sebelum suatu sistem informasi dapat digunakan maka perlu dilakukan

pengujian yang dilakukan oleh programer dan sistem analis saja, kalau terjadi

masalah maka segera dapat dilakukan perbaikan sistem, pengetesan dilakukan

dengan memakai sampel data aktual. Disinilah fase perawatan terhadap sistem

dimulai. Personil yang terlibat pada tahap implementasi menurut Kendall & Kendall

yaitu:

1) Analis melakukan pengujian dari program yang dibuat, apakah sudah

sesuai dengan dokumentasi yang sudah dibuat.

2) Programmer melakukan perbaikan jika ada kesalahan atau ada yang tidak

sesuai dengan dokumentasi yang dibuat analis.

3) User Management bertugas ikut melakukan pengujian program.

c. Implemeting and Evaluating The System

Pada tahap ini dilakukan instalasi sistem, konversi sistem, dan evaluasi sistem.

Pada tahap ini juga sudah masuk ke fase perawatan sistem dengan melakukan review

dan evaluasi sistem. Personil yang terlibat pada tahap implementasi menurut Kendall

& Kendall yaitu:

1) Analist memberikan melakukan konversi system.

2) Programmer melakukan instalasi, menambah fitur dan memperbaiki

program.

Menurut Henry Lucas Jr. Tahap implementasi terdiri dari beberapa tahapan yaitu:

a. Programming

Pada tahap ini dilakukan penulisan program aktual operasi logika, pada beberapa

perusahaan tertentu, pekerjaan ini dilakukan oleh kelompok programer terpisah, ada

juga yang menggunakan analis programmer.

Personil yang terlibat pada tahap impllementasi menurut Henry Lucas Jr. yaitu:

1) Programmer membuat program sesuai dengan desain yang dibuat oleh

analist.

2) Analis mendukung dan mengatur kerja programmer agar sesuai dengan

desain yang sudah dibuat sebelumnya.

b. Testing

Melakukan pengujian pada sistem, apakah telah sesuai dengan disain dan keinginan

pemakai. Personil yang terlibat pada tahap impllementasi menurut Henry Lucas Jr.

yaitu:

1) Desainer dan pemakai bekerja bersama melakukan test atau percobaan

terhadap sistem yang dibuat, apakah output sudah sesuai dengan yang

diharapkan.

c. Training

Melakukan pelatihan kepada pemakai sistem. Personil yang terlibat pada tahap

impllementasi menurut Henry Lucas Jr. yaitu:

1) Analist melakukan pelatihan kepada karyawan tentang sistem baru yang

dibuat.

2) User atau pemakai berpartisipasi penuh dalam pelatihan sambil mereview

apakah ada kekurang atau ketidaksesuaian pada output yang dihasilkan.

d. Convertion

Melakukan konversi / migrasi data dari sistem lama ke sistem yang baru. Personil

yang terlibat pada tahap impllementasi menurut Henry Lucas Jr. yaitu:

1) Analist melakukan konversi sistem dari sistem lama ke sistem yang baru

menggunakan metode pendekatan yang ada.

2) User memberikan estimasi dan memprakirakan dampak dari sistem baru

terhadap organisasi atau individu.

5) Tahap Perawatan

Menurut Kendall, tahap perawatan telah dimulai dari:

a. Testing and Maintaining The System

Dilakukan pengetasan sistem apakah sistem ada yang mengalami

kegagalan (bug) dan sekaligus dilakukan perawatan terhadap sistem.

Personil yang terlibat pada tahap perawatan menurut Kendall & Kendall yaitu:

1) Analis melakukan pengujian dari program yang dibuat, apakah sudah

sesuai dengan dokumentasi yang sudah dibuat.

2) Programer melakukan perbaikan jika ada kesalahan atau ada yang tidak

sesuai dengan dokumentasi yang dibuat analis.

3) User management ikut melakukan pengujian program.

b. Implemeting and Evaluating The Sistem

Pada tahap ini dilakukan pelatihan terhadap karyawan untuk menggunakan

sistem , konversi sistem, dan evaluasi sistem

Personil yang terlibat pada tahap perawatan menurut Kendall & Kendall yaitu:

1) Analis memberikan pelatihan kepada karyawan dan melakukan konversi

system.

2) Programmer melakukan instalasi, menambah fitur dan memperbaiki

program.

Menurut Henry Lucas Jr. Tahap ini diberi nama Operation yaitu istilah lain dari

tahap perawatan.

Pada tahap ini sudah tidak ada lagi perubahan disain sistem, kecuali ada

perubahan penting pada sistem, namun perusahan selalu meminta perubahan

secara kontinu terhadap konten pelaporan, dan sistem operasi.

Personil yang terlibat pada tahap perawatan menurut Henry Lucas Jr. yaitu:

1) User management menyampaikan kepada analis jika ada perubahan yang

perlu dilakukan pada system.

2) Analis tetap melakukan pengawasan terhadap sistem agar sesuai dengan

desain yang direncanakan.

5. Rancangan tampilan Form yang ada dalam system Inventory sesuai dengan konsep-konsep

perancangan User interface (I/O) atau GUI.

a. Salah satu form yang ada dalam system inventory adalah form transaksi purchasing

request dimana didalamnya terdapat input kode PR, data Store, tanggal permintaan dan

tanggal kapan item tersebut dibutuhkan, ada beberapa button dalam tampilan form.

Button add berfungsi untuk menambah data transaksi PR, edit untuk mengubah transaksi

PR, button delete untuk menghapus transaksi PR, dan button report digunakan untuk

mencetak laporan purchasing request atau laporan permintaan pembelian barang. Desain

form dapat dilihat pada Gambar 5.1.

Gambar 5.1. Form Purchasing request

b. Gambar dibawah dibawah ini merupakan salah satu bagian dalam form transaksi

purchasing request, yaitu form untuk melakukan penambahan data transaksi purchase

request, yang di dalam form tersebut terdapat beberapa input data yang dibutuhkan antara

lain Kode PR, Item kode, nama item, satuan, QTY, harga /1 QTY, kode supplier dan

nama supplier. Terdapat beberapa button antara lain save untuk menyimpan data yang

baru ditambahkan, reset untuk melakukan set ulang atau mengosongkan setiap field yang

ada dan exit untuk keluar dari form. Gambar desain form dapat dilihat pada Gambar 5.2.

Gambar 5.2. Form Tambah PR

c. Form penyimpanan barang ke gudang, penyimpanan barang merupakan proses umum

yang harus ada dalam system inventory, karena fungsi gudang yang utama adalah sebagai

tempat penyimpanan. Dalam form penyimpanan barang ini terdapat beberapa inputan

antara lain ID_simpan, kode gudang, nama Gudang, dan tanggal barang disimpan.

Terdapat beberapa button ada beberapa button dalam tampilan form. Button add

berfungsi untuk menambah data transaksi penyimpanan, edit untuk mengubah transaksi

Penyimpanan, button delete untuk menghapus transaksi Penyimpanan, dan button report

digunakan untuk mencetak laporan penyimpanan barang. Desain form dapat dilihat pada

Gambar 5.3.

Gambar 5.3. Form Penyimpanan Barang

d. Form Tambah data penyimpanan barang merupakan salah satu bagian dari form transaksi

penyimpanan barang yang merupakan action ketikan melakuka penambahan data

penyimpanan barang dalam form tersebut terdapat beberapa inputan data yang dibutuhkan

untuk melakukan penyimpanan barang, antara lain ID_simpan, kode item, nama item,

satuan, Qty, merek, jenis item, kode rak dan tanggal expired dan terdapat 3 button utama

yaitu save untuk menyimpan data yang baru di inputkan, reset untuk melakukan set ulang

atau mengosongkan field kembali, dan exit untuk keluar. Desain form dapat dilihar pada

Gambar 5.4.

Gambar 5.4. Form Add Data Penyimpanan

e. Form receiving transaction merupakan form yang dimiliki oleh pihak receiving untuk

melakukan pendataan pada barang yang datang dari supplier dan dilakukan proses

validasi barang sesuai data PO yang di pesan oleh pihak purchasing, dalam form ini

terdapat beberapa inputan data antara lain, tanggal barang diterima, kode receving, kode

PO, kode supplier, dan nama supplier. Terdapat beberapa button antara lain Button add

berfungsi untuk menambah data transaksi receiving, edit untuk mengubah transaksi

Receiving, button delete untuk menghapus transaksi Receiving, dan button report

digunakan untuk mencetak laporan Receiving Desain form dapat dilihat pada Gambar

5.5.

Gambar 5.5 Form Receiving Transaction

6. Gambaran umum Sistem dan Standart Oprasional Procedure:

a) Gambaran umum system Proses Permintaan Barang ke Gudang

Gambar 6.1. DFD Proses Permintaan barang ke gudang

SOP Proses Permintaan Barang ke Gudang

Gambar 6.2. SOP Proses Permintaan Barang ke Gudang

b) Gambaran umum Sistem Proses Permintaan Pembelian Barang

Gambar 6.3. DFD Proses Permintaan Pembelian Barang

SOP Proses Permintaan Pembelian Barang

Gambar 6.4. SOP Proses Permintaan Pembelian Barang

c) Gambaran umum sistem Proses Pembelian Barang

Gambar 6.5. DFD Proses Pembelian Barang

SOP Proses Pembelian Barang

Gambar 6.6. SOP Proses Pembelian Barang

d) Gambaran umum sistem Proses Penerimaan Barang

Gambar 6.7. DFD Proses Penerimaan Barang

SOP Proses Penerimaan Barang

Gambar 6.8. SOP Proses Penerimaan Barang

e) Gambaran umum system Proses Pembayaran

Gambar 6.9. DFD Proses Pembayaran

SOP Proses Pembayaran

Gambar 6.10. SOP Proses Pembayaran

7. Berikut ini adalah penjelasan dari istilah-istilah asing yang beberapa digunakan di dalam

ilmu ekonomi akutansi adalah:

a. Inventory System

Inventory System ( Sistem Gudang ) merupakan sistem yang mampu menangani proses

pencatatan stock barang baik itu pengeluaran barang maupun pemasukan barang dan juga

pendistribusian barang hingga ke konsumen. Suatu perusahaan manufaktur tentunya mempunyai

sistem gudang (Inventory System) untuk mendukung jalannya proses bisnis perusahaan. Sistem

gudang yang dimiliki suatu perusahaan dapat mencerminkan kinerja dari perusahaan tersebut

karena merupakan salah satu faktor penentu dalam perkembangan proses bisnis perusahaan.

Manajer operasional di seluruh dunia telah menyadari bahwa manajemen gudang yang baik

sangatlah penting. Di satu sisi, sebuah perusahaan dapat mengurangi biaya dengan mengurangi

persediaan. Di sisi lain, produksi dapat berhenti dan pelanggan menjadi tidak puas ketika sebuah

barang tidak tersedia. Tujuan Inventory System ( Sistem Gudang ) adalah menentukan

keseimbangan antara investasi persediaan dengan pelayanan pelanggan.

b. Stock Opname

Stock opname adalah istilah lain dari penghitungan fisik persediaan. Tujuan diadakannya

stock opname adalah untuk mengetahui kebenaran catatan dalam pembukuan, yang mana

merupakan salah satu fungsi sistem pengendalian intern (SPI). Dengan diadakannya stock

opname maka akan diketahui apakah catatan dalam pembukuan stock persediaan benar atau

tidak. Jika ternyata ada selisih antara stock opname dengan catatan pada pembukuan,

kemungkinan ada transaksi yang belum tercatat, atau bahkan ada kecurangan yang berkaitan

dengan persediaan.

Stock opname biasanya diadakan setiap akhir tahun, tetapi jika perusahaan dengan SPI yang

lebih rapid an tertata dengan baik, maka stock opname biasanya dilakukan tiap triwulan atau

caturwulan. Stock opname bukan hanya untuk persediaan perusahaan. Stock opname juga

semestinya dilakukan untuk kas, aktiva, piutang, hutang. Tetapi perusahaan biasanya hanya

melakukan stock opname untuk persediaan barang dan kas. Untuk perusahaan manufaktur, stock

opname persediaan barang dilakukan untuk persediaan bahan baku, bahan penolong, barang

setengah jadi, dan barang jadi.

c. Kartu Gudang ( Bin Card )

Dalam sistem akuntansi persediaan secara manual, diselenggarakan dua catatan akuntansi, di

fungsi gudang dan di fungsi akuntansi. Dibagian gudang diselenggarakan kartu gudang untuk

mencatat kuantitas persediaan dan mutasi tiap jenis barang yang disimpan di gudang. Biasanya

kartu gudang tidak berisi data harga pokok tiap jenis barang, namun hanya berisi informasi

kuantitas tiap jenis barang yang disimpan di gudang. Kartu gudang ini disimpan dalam arsip di

kantor gudang untuk mencatat mutasi kuantitas fisik barang di gudang. Di samping kartu

gudang, bagian gudang juga menyeleggarakan kartu barang yang ditempelkan pada tempat

penyimpanan barang. Kartu gudang ini berfungi sebagai identitas barang yang disimpan, untuk

memudahkan pencarian barang dan sekaligus untuk mencatat mutasi kuantitas barang. Dibagian

kartu gudang (fungsi akuntansi) diselenggarakan kartu gudang yang digunakan untuk mencatat

kuantitas dan harga pokok barang yang di simpan di gudang. Kartu persediaan ini berfungsi

sebagai alat kontrol catatan kuantitas barang yang diselenggarakan oleh bagian gudang. Di

samping itu, kartu gudang persediaan ini merupakan rincian rekening kontrol persediaan yang

bersangkutan dalam buku besar.

d. Form-form yang ada pada Inventory System and Purchasing Form yang ada pada inventory sistem atara lain:

1) Form penyimpanan barang 2) Form Penerimaan barang dari suppler 3) Form Permintaan ke gudang 4) Form Stock Opname 5) Form Permintaan pembelian barang 6) Form Pembelian barang 7) Form Pengembalian barang (Retur) 8) Form Approval Head/Staff inventory

e. Form yang ada pada Proses Pembayaran

Form yang ada pada Proses pembayaran atara lain: 1) Form Piutang / utang 2) Form history payble / Receivable 3) Form pembayaran 4) Form detail pembayaran

f. Cost Control

Cost Control ( Pengendalian Biaya ) adalah aktivitas yang harus dilakukan oleh seorang

manajer keuangan dalam konteks mengelola keuangan perusahaan yang begitu kompleks dan

sangat membutuhkan keberanian dalam mengelolanya, khususnya Cost Control ( Pengendalian

Biaya ).

Cost Control ( Pengendalian Biaya ) dapat memberikan kontribusi yang sangat optimal bagi

pencapaian tingkat profitabilitas yang optimal pula karena selisih antara total revenue dengan

total cost memberikan kontribusi pada pencapaian laba. Kondisi keuangan akan berhubungan

dengan cash flow perusahaan agar tidak menyebabkan kondisi keuangan perusahaan menjadi

tidak berimbang. Coba bayangkan bila kondisi keuangan tidak mencukupi untuk membayar gaji

karyawan dan akan menyebabkan ketidakseimbangan dalam hubungan dengan karyawan

nantinya. Cost Control ini akan memberikan pengetahuan bagi manajemen tentang biaya-biaya

yang relevan dengan perusahaan dan bisa diambil keputusan terbaik untuk tahun depan.

g. Sales Control

Pengendalian penjualan merupakan suatu proses dimana di dalam proses tersebut terdapat

beberapa tahapan yang harus dilakukan meliputi analisis, penelahaan, dan penelitian yang

diharuskan terhadap kebijaksanaan, prosedur, metode, dan pelaksanaan yang sesungguhnya

untuk mencapai hasil pengembalian yang diharapkan atas investasi. Penjualan harus

dikendalikan agar dapat dicapai hasil pengembalian sebaik-baiknya atas investasi. Laba bersih

yang optimum akan dapat direalisasikan hanya bila terdapat hubungan yang wajar diantara

keempat faktor sebagai berikut:

1. Investasi dalam modal kerja dan fasilitas-fasilitas.

2. Volume penjualan.

3. Biaya operasi.

4. Laba kotor.

Pengendalian merupakan suatu proses yang menjamin bahwa sumber daya dapat diperoleh

dan dimanfaatkan secara efisien dalam pencapaian tujuan organisasi. Penjualan harus

dikendalikan supaya dapat tercapai hasil pengembalian yang sebaik-baiknya atas investasi.

Dengan menerapkan pengendalian penjualan yang baik maka dapat membantu manajemen

perusahaan untuk mengetahui selisih yang terjadi atas pelaksanaan anggaran penjualan, juga

membantu dalam hal tindak lanjut yang tepat atas selisih tersebut sehingga tujuan perusahaan

secara umum dapat tercapai.

Tujuan dari pengendalian penjualan terangkum dalam pengertian pengendalian penjualan itu

sendiri, seperti yang dikemukakan oleh Wilson dan Campbell (1996:259) yaitu: untuk

mencapai volume penjualan yang dikehendaki dengan biaya yang wajar, yang

menghasilkan laba kotor yang diperlukan untuk mencapai hasil pengembalian yang

diharapkan atas investasi.

Dengan demikian, terlihat jelas bahwa dalam pengendalian penjualan terkandung unsur

tidak lanjut untuk mencapai penjualan yang dikehendaki berdasarkan analisis yang dilakukan.

Tindak lanjut yang dilakukan untuk mengadakan perbaikan terhadap penyimpangan yang terjadi.

h. Account Payable (AP)

Pada dasarnya Account Payable adalah nama (kelompok) rekening yang menunjukkan

kewajiban jangka pendek yang berhubungan dengan pengadaan barang atau jasa secara kredit.

Bagian AP diartikan sebagai suatu subbagian yang berada dalam organisasi akuntansi yang

bertugas untuk mencatat, mengidentifikasi, dan merencanakan pembayaran untuk seluruh

transaksi yang terjadi akibat adanya utang perusahaan yang ditimbulkan dari pembelian barang

jasa secara kredit. Selain itu bagian AP ini berfungsi juga menyelesaikan urusan pajak karena

pada intinya pajak merupakan pengurangan harta perusahaan. Disamping menjalankan fungsi

utamanya dalam bidang pelaporan keuangan, bagian akuntansi juga mempunyai fungsi untuk

membantu kelancaran operasi di suatu perusahaan. Salah satu hal yang dilakukan oleh bagian

akuntansi adalah pembuatan daftar pembayaran penghasilan karyawan, perhitungan penghasilan,

dan pemotongan penghasilan untuk seluruh pegawai, mulai dari pekerja di tingkat yang paling

bawah sampai pimpinan tertinggi.

i. Account Receivable.

Account Receivable dapat diartikan sebagai tagihan. Jika dikaitkan dengan organisasi

akuntansi hotel, maka Account Receivable berarti suatu bagian yang berada dalam organisasi

akuntansi atau sebuah perusahaan yang bertugas melaksanakan pencatatan seluruh informasi

yang berhubungan dengan piutang perusahaan yang timbul akibat adanya penjualan kredit,

melakukan penagihan atas piutang dari sebuah perusahaan, menerima hasil tagihan, dan

menyerahkannya kepada General Cashier. Bagian Account Receivable adalah semua peraturan

yang mengatur tentang transaksi kredit, atau sering disebut dengan Credit Policy.

j. General Cashier

Penyediaan dana dan pengolahan informasi keuangan sama pentingnya bagi kelancaran

oprasional sebuahperusahaan. Bagian yang mengelola dan mengamankan dana baik dalam

bentuk mata uang lokal dan mata uang asing yang dihasilkan dari hasil operasional disebut Kasir

Umum atau General Cashier. General Cashier bertugas menerima seluruh hasil penjualan

ataupun pendapatan dan menyimpan hasil tersebut sesuai dengan ketentuan perusahaan serta

mengeluarkan dana tersebut untuk digunakan dengan semestinya dengan melampirkan bukti

resmi yang akurat.

k. General Ledger

Kode dari suatu kumpulan rekening/account yang telah dikelompokkan ataudigolongkan

berdasarkan manfaat, sifat dan tujuan. General Ledger mencatat semua transaksi keuangan untuk

disusun menjadi sebuah laporan keuangan yang menjadi pertanggungjawaban pengelola pada

pihak management.

Manfaat Program General Ledger :

1. Meningkatkan efisiensi kerja dan meminimalisasi human error dalam proses

akuntansi dimulai dari jurnal, kas masuk dan kas keluar, pembuatan laporan

keuangan.

2. Menjaminan akurasi perhitungan dan melindungi dari masalah kerusakan data,

kehilangan data.

3. Program ini dibuat dengan sistem multi user yang memungkinkan pengaksesan

sistem informasi oleh beberapa user yang berbeda dalam suatu waktu.

4. Sistem ini dirancang untuk setiap level user diset dalam ruang lingkup pekerjaan

yang berbeda berdasar sistem otorisasi, yang dibagi berdasarkan : administrator,

administrator aplikasi, dan operator.

Tujuan Penggunannya :

1. Mencatat transaksi jurnal.

2. Penomoran bukti jurnal yang sangat fleksibel.

3. Buku Besar dan Neraca Saldo dapat dilihat setiap saat tanpa perlu proses posting.

4. Melakukan perhitungan saldo buku besar secara akurat.

5. Sederhana dan mudah digunakan.

6. Menghasilkan financial statement (balance sheet, profit & loss statement) yang

dijadikan acuan untuk mengukur kinerja perusahaan secara umum.

l. Budgeting

Pengertian anggaran (budget) ialah suatu rencana yang disusun secara sistematis, meliputi

seluruh kegiatan perusahaan, dinyatakan dalam unit (kesatuan) moneter dan berlaku untuk

jangka waktu (periode) tertentu yang akan datang. Oleh karena rencana yang disusun dinyatakan

dalam bentuk unit moneter, maka anggaran seringkali disebut juga dengan rencana keuangan.

Dalam anggaran, satuan kegiatan dan satuan uang menempati posisi penting dalam arti segala

kegiatan akan dikuantifikasikan dalam satuan uang, sehingga dapat diukur pencapaian efisiensi

dan efektivitas dari kegiatan yang dilakukan. Dengan penyusunan anggaran usaha-usaha

perusahaan akan lebih banyak berhasil apabila ditunjang oleh kebijaksanaan-kebijaksanaan yang

terarah dan dibantu oleh perencanaan-perencanaan yang matang. Perusahaan yang

berkecenderungan memandang ke depan, akan selalu memikirkan apa yang mungkin

dilakukannya pada masa yang akan dating. Sehingga dalam pelaksanaannya, perusahaan-

perusahaan ini tinggal berpegangan pada semua rencana yang telah disusun sebelumnya. Di

mana, bagaimana, mengapa, kapan, adalah pertanyaan-pertanyaan yang selalu mereka

kembangkan dalam kegiatan sehari-hari. Apabila pada suatu kesempatan hal ini ditanyakan

kepada seorang General Manager yang sukses, maka sering didapatkan jawaban bahwa ide-ide

untuk kegiatan pada waktu mendatang pada umumnya didasarkan pada jawaban atas pertanyaan-

pertanyaan diatas. Dalam perusahaan-perusahaan manufatktur ( pabrik) kegiatan akan dilakukan

dengan lebih efisien dan tingkat keuntungan akan lebih besar apabila management

memperhatikan rencana untuk aktivitas-aktivitasnya di masa depan.

m. Aging ( Hutang dan Piutang )

Aging atau aging schedule adalah sebuah laporan atau tabel dari semua akun piutang

dagang yang berisi daftar debitur dengan nama, menunjukkan jumlah total yang terutang pada

setiap debitur, dan menunjukkan berapa banyak jumlah yang harus dibayarkan oleh setiap

debitur yang jatuh tempo dalam jangka waktu tertentu.

n. Fixed Asset

Fixed asset merupakan aset yang berwujud tetap dan memiliki umur (kecuali tanah), dan

tidak dimaksudkan untuk dijual. Pada sebuah perusahaan jasa perbaikan telepon genggam, fixed

asset ini dapat berupa alat atau tool yang berfungsi sebagai alat penunjang perbaikan. Contoh

adalah obeng, solder, pinset. Tool tersebut mempunyai peranan penting, kadang kondisi dari tool

tersebut kurang diperhatikan sehingga dapat mempengaruhi kinerja dari perusahaan yang

bersangkutan. Masalah akan mulai timbul jika kondisi tool tersebut tidak diperhatikan, antara

lain proses perbaikan telepon genggam oleh teknisi akan terganggu, dan akan menimbulkan

permasalahan baru yaitu komplain customer dari pemilik telepon genggam tersebut. Untuk

pe,ecahan masalah tersebut pemantauan kondisi tool harus dilakukan, yaitu dengan inventorisasi.

Inventorisasi merupakan suatu usaha atau kegiatan pencatatan, diharapkan dengan menggunakan

usaha tersebut diharapkan kondisi tool dapat dipantau setiap saat melalui sebuah laporan.

Sehingga dengan menggunakan inventorisasi fixed asset pihak manajemen dapat selalu

memantau dan mengambil keputusan secara tepa mengenai fixed asset.

o. Trial Balance

Neraca Saldo (saat ini sesuai dengan IFRS disebut sebagai laporan posisi keuangan /

Financial Position Statement) atau dalam bahasa inggris disebut trial balance adalah daftar akun-

akun beserta saldo-saldo (debet dan kredit) yang ada di dalam buku besar pada periode tertentu.

Dalam neraca saldo ini kita dapat mengetahui apakah jurnal-jurnal yang telah kita buat

sebelumnya sudah benar atau belum dalam penempatan rekening maupun posisi saldo. Neraca

saldo harus menunjukkan saldo rekening yang sama antara kolom debet dengan kredit.Dalam

penyusunannya, neraca saldo ini bertujuan untuk menguji kesamaan saldo debet dan kredit yang

ada di dalam buku besar. Selain itu neraca saldo juga dibuat untuk mempermudah dalam

penyusunan laporan keuangan.

Pertama yang harus dilakukan di dalam proses pembuatan neraca saldo yaitu:

1. Jumlahkan terlebih dahulu kolom kredit dan debit pada rekening yang ada dalam

buku besar.

2. Masukkan hasil penjumlahan tersebut ke dalam neraca saldo sesuai dengan akun-

akunnya dan pada posisi saldo normal (debet/kredit).

3. Hitung semua saldo rekening yang ada dalam buku besar. Lihat apakah ada selisih

antara kolom saldo dengan kolom kredit.

4. Susun kembali neraca saldo sesuai dengan nama-nama akun yang ada beserta

saldonya. Urutan teratas berdasarkan nomor referensi adalah akun-akun bersaldo

normal debet kemudian diikuti akun-akun bersaldo normal kredit.

p. Balance Sheet

Di dalam akuntansi keuangan, Neraca atau laporan posisi keuangan (bahasa Inggris: balance

sheet atau statement of financial position) adalah bagian dari laporan keuangan suatu entitas

yang dihasilkan pada suatu periode akuntansi yang menunjukkan posisi keuangan entitas tersebut

pada akhir periode tersebut. Neraca terdiri dari tiga unsur, yaitu aset, liabilitas, dan ekuitas yang

dihubungkan dengan persamaan akuntansi berikut:

aset = liabilitas + ekuitas

Informasi yang dapat disajikan di neraca antara lain posisi sumber kekayaan entitas dan sumber

pembiayaan untuk memperoleh kekayaan entitas tersebut dalam suatu periode akuntansi

(triwulanan, caturwulanan, atau tahunan).

q. Income Statement

Laporan laba / rugi (income statement) disebut juga laporan pendapatan dan biaya (profit

and loss statement) atau hasil operasi (statement of operation), yaitu suatu laporan yang dibuat

secara sistematis berisikan gambaran ringkasan tentang penghasilan (income) dan beban

(expenses) dalam periode tertentu dari suatu perusahaan. Dalam laporan laba rugi dapat

diketahui penghasilan, beban dan laba / rugi perusahaan dalam waktu tertentu serta

perkembangannya.

Dalam membuat laporan laba / rugi, hal – hal yang harus diperhatikan sebagai berikut:

1. Judul laporan.

2. Laporan dimulai dari ikhtisar pendapatan usaha yang diikuti dengan beban usaha

diakhiri dengan penghasilan serta beban lain – lain.

3. Penyusunan beban sebaiknya dimulai dari terbesar jumlahnya hingga yang terkecil,

kecuali macam – macam biaya (beban rupa – rupa). Beban rupa – rupa diletakkan

pada urutan paling bawah dalam kelompok beban walaupun dalam jumlah yang

besar.

4. Apabila penghasilan lebih besar dari beban, artiny dalam periode tersebut

perusahaan berlaba atau penghasilan lebih kecil dari beban, sehingga terjadi kerugian

yang dialami perusahaan.

r. Journal Voucher

Form Jurnal Voucher (Formulir Bukti Jurnal Umum) adalah formulir yang berpungsi untuk

mencatat transaksi-transaksi yang biasanya dicatat dalam jurnal umum (General Journal) dimana

transaksi-transaksi ini tidak dapat dicatat dengan menggunakan form-form dalam modul lain

yang telah tersedia di ACCURATE.

Transaksi-transaksi yang sebaiknya dicatat pada form Jurnal Voucher (Formulir Bukti jurnal)

adalah sebagai berikut:

1. Transaksi setoran dana tunai ke cash/bank.

2. Transaksi transfer dana dari cash/bank ke cash/bank.

3. Transaksi pengambilan dana tunai dari cash/bank.

4. Penyesuaian atas pembebanan sewa dibayar dimuka (prepaid rent), asuransi dibayar

dimuka (repaid insurance) dan pembebanan transaksi pembayaran dimuka lainnya.

5. Perhitungan dan pencatatan biaya yang masih harus dibayar (Accrual Exspense).

6. Penyesuaian atas perlengkapan yang telah habis dipakai.

7. Pembelian dan penjualan valuta asing.

s. Chart of Account ( COA )

Daftar perkiraan adalah daftar yang dipergunakan untuk mengklasifikasikan transaksi

keuangan agar dapat dibukukan sesuai dengan perkiraan neraca ( Balance Sheet ) dan daftar rugi

/ laba ( Income Statement ) secara teratur, seragam dan jelas sehingga mudah dipahami oleh

pihak yang berkepentingan.

Tujuan klasifikasi transaksi keuangan perusahaan adalah :

1. Agar pengelompokan menjadi teratur, seragam dan sistematis .

2. Memudahkan pengontrolan atas proses pengelompokan transaksi perusahaan.

3. Memudahkan pengolahan data selanjutnya sehingga menghasilkan Accounting

Report yang berguna bagi management dan sesuai dengan kebutuhan untuk

pengendalian operasinya.

4. Analisa terhadap keadaan keuangan perusahaan menjadi lebih sistematis.

Chart of Account atau yg disingkat COA adalah suatu daftar/tabel akun yang dibuat dan

disusun secara sistematis, didalamnya tersusun unsur2 kode akun atau nama akun yang sudah

dikelompokkan sebelumnya. Fungsi COA adalah untuk mengontrol keuangan perusahaan

sehingga dapat diproses dengan mudah dan hasilnya adalah laporan keuangan perusahaan

tersebut tersusun rapih. Di dalam sebuah sistem atau struktur akun, tidak boleh ada kode yang

sama yang digunakan untuk mewakili akun yang berbeda. Nama-nama akun ini umumnya

disusun secara baku oleh perusahaan, namun setiap perusahaan belum tentu memiliki kesamaan

satu sama lain. Untuk merancang struktur COA, harus mengerti dahulu tipe2 akun yang

didefinisikan dari masing-masing akun, tipe-tipe akun yg terpenting adalah sebagai berikut:

1. Asset, atau yg disebut dgn harta perusahaan, contoh : kas kecil (cash), kas di bank,

gedung, stock gudang, piutang.

2. Liability, atau yg disebut dgn kewajiban perusahaan, contoh: hutang, pinjaman bank,

hutang bunga.

3. Equity, atau yg disebut dgn modal perusahaan, contoh: saham, investor

individu/perusahaan.

4. Revenue/Income, atau yg disebut dgn pendapatan kotor perusahaan, contoh:

pendapatan dari penjualan (barang/jasa), pendapatan bunga bank.

5. Expense, atau yg disebut dgn biaya/pengeluaran operasional perusahaan,

contoh: listrik dan air, sewa, gaji karyawan, depresiasi/penyusutan asset, asuransi.

t. Debit Credit

1. Credit ( Kredit )

Pengertian kredit jika ditinjau dari segi sejarahnya adalah beberapa literature

menyebutkan bahwa kredit berasal dari bahasa yunani “credere” atau “credo” yang berarti

kepercayaan atau trust atau faith dalam bahasa inggris. Kegiatan perorangan atau badan

usaha dalam rangka memenuhi kebutuhan hidup dengan cara meminjam disebut sebagai

kredit. Seperti yang telah dipaparkan , dasar utama pemberian pinjaman ini adalah

kepercayaan. Dari situlah mungkin kata kredit ini masuk dalam istilah keuangan dan

perbankan pada masa sekarang ini.

Secara yudis bahkan undang-undang perbankan no 7 tahun 1992 mendefinisikan

secara lugas bahwa kredit adalah penyediaan uang atau tagihan yang dapat disamakan

berdasarkan persetujuan atau kesepakatan pinjam meminjam antara suatu perusahaan

dengan pihak lain yang mewajibkan pihak pihak peminjam untuk melunasi hutangnya

setelah jangka waktu tertentu dengan jumlah uang, imbalan atau pembagian hasil

keuntungan.

2. Debit

Pengertian debit adalah uang yang harus ditagih dari orang lain. Atau dengan kata

lain debit adalah piutang . Dalam konteks akuntansi, definisi debit atau pengertian debit

adalah catatan pada pos pembukuan yang menambah nilai aktiva atau mengurangi jumlah

kewajiban, dengan kata lain jumlah yang mengurangi deposito pemegang rekening pada

banknya.

u. Posting

Posting adalah proses memindahkan ayat-ayat jurnal yang telah dibuat dalam buku jurnal ke

buku besar, yaitu memindahkan jumlah dalam kolom debet jurnal ke dalam sisi debet rekening

dan memindahkan jumlah dalam kolom kredit jurnal ke dalam sisi kredit rekening.

Prosedur Posting :

Tanggal dan jumlah yang dicatat dalam jurnal dicatat kembali dalam rekening yang

bersangkutan. Apabila suatu jumlah dicatat di sisi debet dalam jurnal, maka posting harus

dilakukan ke sisi debet rekening, dan sebaliknya.

Apabila posting telah dilakukan, maka nomor halaman jurnal harus dituliskan dalam kolom F

(Folio) di rekening.

Langkah berikutnya adalah menuliskan nomor rekening yang telah diposting pada kolom Nomor

Rekening di dalam jurnal. Tujuannya adalah sebagai berikut:

1. Untuk menunjukkan bahwa jurnal tersebut telah diposting.

2. Untuk menunjukkan hubungan antara jurnal dan rekening di buku besar.

v. Closing

Tutup buku atau disebut juga closing merupakan akhir dari siklus akuntansi. Tutup buku itu

sendiri diterapkan dalam dua tahapan yakni tutup buku akhir bulan dan tutup buku akhir tahun.

Kedua tahapan tersebut dilakukan secara rutin bulanan dan tahunan.

1. Tutup buku bulanan berfungsi untukmemindahkan periode akuntansi dari periode

sebelumnya ke periode didepannya, selain itu, tutup buku bulanan juga berfungsi

sebagai pembentuk jurnal otomatis, diantaranya membentuk jurnal penyusutan asset

dan jurnal revaluasi valuta asing.

2. Tutup buku tahunan hanya berfungsi untuk menutup periode tahun berjalan dan

membuat jurnal balik antara laba ditahan dan laba tahun berjalan, tutup buku

tahunan tidak membentuk jurnal penyusutan Asset dan revaluasi seperti Kita

melakukan tutup buku bulanan,

Itu sebabnya kenapa pada saat melakukan tutup buku tahunan tanpa melakukan tutup buku

bulanan terlebih dahulu tidak terbentuk jurnal penyusutan seperti halnya pada saat melakukan

tutup buku bulanan. Maka perlu diingat bahwa sebelum melakukan tutup buku tahunan, terlebih

dahulu tutup buku bulanan pada bulan Desember setelah itu tutup buku tahunan.

w. Year to Date ( YTD )

Year to Date atau YTD adalah periode, mulai dari awal tahun berjalan, dan berlanjut hingga

hari ini. Tahun biasanya dimulai pada tanggal 1 Januari ( tahun kalender ), tetapi tergantung pada

tujuan, bisa mulai juga pada tanggal 1 Juli, 1 April (pajak perusahaan Inggris dan laporan

keuangan pemerintah), dan 6 April (tahun fiskal Inggris untuk pajak pribadi dan manfaat). Year

to Date digunakan dalam banyak konteks, terutama untuk hasil rekaman dari suatu kegiatan

dalam waktu antara tanggal (eksklusif, karena hari ini mungkin belum "selesai") dan awal baik

kalender atau tahun fisikal . Dalam konteks keuangan, YTD sering disediakan dalam laporan

keuangan yang terperinci mengenai kinerja badan usaha. Memberikan hasil YTD saat ini, serta

hasil YTD untuk satu atau lebih tahun terakhir pada tanggal yang sama, memungkinkan pemilik,

manajer, investor, dan lainnya pemangku kepentingan untuk membandingkan kinerja perusahaan

saat ini dengan periode lalu. Pajak penghasilan karyawan mungkin didasarkan pada total

pendapatan dalam tahun pajak sampai saat ini. YTD menjelaskan kembali sejauh tahun ini.

Sebagai contoh: tahun sampai saat ini (ytd) kembali untuk saham adalah 8%. Ini berarti sejak

tanggal 1 Januari tahun berjalan hingga saat ini, saham telah menguat sebesar 8%. Contoh lain:.

The year to date (ytd) pendapatan sewa dari properti (yang Fiscal Year End adalah 31 Maret

2009) adalah $ 1.000,00 pada 30 Juni 2008 Ini berarti bahwa properti dibawa $ 1.000,00 dari

pendapatan sewa selama periode April 1 hingga 30 Juni 2008 (= periode ytd untuk properti).

Membandingkan ukuran YTD dapat menyesatkan jika tidak sebagian besar tahun telah terjadi,

atau tanggal tidak jelas. Tindakan YTD lebih sensitif terhadap perubahan awal daripada

perubahan terlambat. Kontras YTD dengan konsep 12-bulan berakhir (atau Tahun-akhir ), yang

lebih tahan terhadap pengaruh musiman. Contoh: untuk menghitung Year-To-Date Faktur untuk

sebuah perusahaan, total faktur untuk setiap bulan sebelumnya tahun berjalan ditambahkan ke

total tagihan untuk bulan berjalan sampai saat ini.

x. Month to Date ( MTD )

Month to Date atau MTD adalah periode yang dimulai pada awal bulan berjalan dan

berakhir pada hari ini. Bulan-to-date digunakan dalam banyak konteks, terutama untuk hasil

rekaman kegiatan di waktu antara tanggal (eksklusif, karena hari ini mungkin belum "selesai")

dan awal bulan berjalan. Dalam konteks keuangan, MTD sering disediakan dalam laporan

keuangan merinci kinerja badan usaha. Memberikan hasil MTD saat ini, serta hasil MTD untuk

satu atau lebih melewati bulan terhitung sejak tanggal yang sama, memungkinkan pemilik,

manajer, investor, dan pemangku kepentingan lainnya untuk membandingkan kinerja perusahaan

saat ini dengan periode lalu. MTD menjelaskan kembali sejauh bulan ini. Sebagai contoh: bulan

ke tanggal kembali untuk saham adalah 8%. Ini berarti dari awal bulan berjalan sampai dengan

tanggal saat ini, saham telah menguat sebesar 8%. Membandingkan ukuran MTD dapat

menyesatkan jika tidak banyak bulan telah terjadi, atau tanggal tidak jelas. Tindakan MTD lebih

sensitif terhadap perubahan awal daripada perubahan terlambat.