PERENCANAAN PROYEK

KONSTRUKSI

CONSTRUCTION PROJECT PLANNING• SCOPE OF WORK & SPECIFICATION• WORK BREAKDOWN STRUCTURE• CONSTRUCTION METHODE • ACTIVITY PLANNING & WORKS SCHEDULING (NWP)• RESOURCES PROCUREMENT SCHEDULING• QUALITY PLANNING• RISK ANALYSIS & RISK RESPONSE PLANNING• OCCUPATION HEALTH & SAFETY PLANNING• CONTRACT ADMINISTRATION & COMMERCIAL PLANNING• BUDGET, FINANCE, CASH & COST PLANNING• COMMUNICATION , INFORMATION , REPORTING PLANNING

KEGIATAN PENYUSUNAN HARGA PENAWARAN KONTRAKTOR

• Pembelian dokumen tender• Kaji ulang dokumen dan keadaan proyek • Menghadiri rapat penjelasanRapat penjelasan • Menentukan ikut tidaknya tender• Pertimbangan strategi penawaran• Permintaan daftar harga dari penyalur-penyalur • Menyusun metoda konstruksi, perencanaan • Persyaratan jaminan, asuransi • Mempersiapkan penelaahan atas spesifikasi• Nama-nama perusahaan penyalur yang dapat

diandalkan. • Persyaratan material dengan kinerja khusus.• Persyaratan tahap konstruksi khusus dari pemilik.• Mempersiapkan penelaahan atas kuantitas

SCOPE OF WORK & SPECIFICATION• SEMUA PEKERJAAN, TUGAS & AKTIFITAS YANG DINYATAKAN DI DALAM DOKUMENT KONTRAK, BAIK FISIK MAUPUN NON FISIK• LINGKUP PEKERJAAN & RKS DINYATAKAN DALAM BENTUK: a. Tertulis dalam dokument tender/proposal, dan/atau yang b. Tertulis dalam dokumen kontrak

• DALAM KENYATAAN SERING TERJADI PERBEDAAN PENAFSIRAN YANG MENGAKIBATKAN KERUGIAN. PERBEDAAN ITU KARENA : a. Banyaknya Tugas, spesifikasi, instruksi-instruksi khusus b. Penggunaan kata-kata dan kalimat yang tak terukur (sekitar, +/-) c. Tidak adanya pola, susunan atau perintah yang kronologis d. Luasnya variasi dalam ukuran tugas/item pekerjaan e. Banyaknya variasi bagaimana menggambarkan detail2 pekerjaan f. Gagal untuk mendapatkan tinjauan (review) dari pihak ketiga.

• PENGUASAAN PEMAHAMAN DAN PENANGANAN LINGKUP DAN RKS AKAN MEMBANTU TERCAPAINYA SASARAN PROYEK.

WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)

• DALAM PROJECT PLANNING, MGR PROY HARUS MENYUSUN PEKER JAAN DALAM SUSUNAN ELEMEN2/PAKET2 YG LEBIH KECIL, AGAR :

a. Mudah dikelola dalam wewenang dan tanggung-jawab khusus b. Independen, keterkaitan minimal dengan paket lain yang berjalan c. Dapat diintegrasikan sehingga total paket mudah dikenali d. Mudah diukur dalam pengertian progres (prestasi pekerjaannya)

• WBS SANGAT PENTING, MEMBERIKAN POLA KERJA, dari mana :

a. Program keseluruhan dapat digambarkan sebagai jumlah paket- paket pekerjaan b. Perencanaan dapat diwujudkan dengan lebih mudah c. Biaya dan Anggaran dapat/mudah dihitung dan ditetapkan d. Waktu, biaya dan kinerjanya dapat/mudah ditelusur e. Sasaran dapat dilink ke sumberdaya perusahaan secara lojik f. Jadwal dan prosedur pelaporan status dapat/mudah ditetapkan g. Jaringan kerja pelaksanaan & rencana pengendalian dpt diinisiasi h. Pertanggung-jawaban untuk setiap paket/elemen dapat ditrtapkan

PROJECT COST MANAJEMEN

• Meliputi proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek diselesai kan dalam anggaran yang disetujui.

• Proses-proses Manajemen Biaya Proyek: a. Proses Perencanaan Sumber-daya b. Proses Estimasi Biaya c. Proses Penganggaran Biaya d. Proses Pengendalian Biaya

PROSES PERENCANAAN SUMBER-DAYA• INPUTS: a. WBS d. Uraian Sumberdaya b. Pengalaman e. Policy Organisasi c. Lingkup Pekerjaan f. Durasi kegiatan • ALAT & TEKNIK: a. Perhitungan dari pengalaman b. Alternatif-alternatif sumberdaya c. Software manajemen proyek

• OUTPUTS : Kebutuhan sumberdaya (jenis, kapasitas/produktifitas, jumlah)

PROSES ESTIMASI BIAYA

• INPUTS : a. WBS e. Standart biaya-biaya b. Kebutuhan Sumberdaya f. Info dari Pengalaman c. Harga Satuan Sumberdaya g. Prosedur Akuntansi d. Estimasi durasi kegiatan h. Risiko-risiko

• ALAT & TEKNIK: a. Estimasi yang sejenis b. Model parameter c. Estimasi dari bawah ke atas d. Alat-alat yang computerized e. Metoda estimasi lainnya

• OUTPUTS: a. Estimasi Biaya b. Detail-detail pendukung c. Rencana manajemen biaya

Aspek aspek dalam penyusunan estimasi biaya

kontraktor 1. Pertimbangan strategi penawaran, Teknik yang dipakai dalam strategi penawaran dapat terdiri atas: metoda konstruksi yang lebih balk, pengetahuan atas pesaing lain, pengetahuan akan kebutuhan pemilik proyek, keberhasilan dalam proyek sejenis dan pengalaman membangun proyek berkualitas secara aman.

2. Permintaan daftar harga dari penyalur-penyalur material dan subkontraktor-subkontraktor,Hal ini diperlukan untuk mendapatkan harga yang akurat untuk material dan subkontrak.

3. Menyusun metoda konstruksi, perencanaan dan Penjadwalan,Estimasi haruslah merefleksikan metoda konstruksi, karena masing masing metoda mempunyai tingkat produktivitas dan persyaratan peralatan yang berbeda-beda. Umumnya dalam proses penawaran tidak perlu dibuat jadwal secara rinci.

4. Persyaratan jaminan, asuransi dan biayanya,Estimator perlu memasukkan biaya asuransi dan jaminan dalam penawaran. Daiam spesifikasi ditetapkan jenis asuransi dan jaminan yang diinginkan pemilik proyek.

• Mempersiapkan penelaahan atas spesifikasi, Estimator perlu melakukan penelaahan atas spesifikasi sebelum menelaah kuantitas. Hal-hal yang perlu diperhatikan:

– Pelayanan yang disediakan kontraktor seperti kantor lapangan untuk pengawas dan direksi, penyediaan fasilitas air, listrik dan telepon.

– Nama-nama perusahaan penyalur yang dapat diandalkan. 3. Persyaratan material dengan kinerja khusus.

– Hal-hal yang dapat mempengaruhi sistem estimasi, seperti alternatif pekerjaan_– Persyaratan tahap konstruksi khusus dari pemilik.

• Mempersiapkan penelaahan atas kuantitas,Dengan adanya komputer, pekerjaan ini menjadi lebih mudah. Selain itu estimator perlu mempelajari ukuran dan karakteristik fisik material, dampaknya terhadap tenaga kerja dan jenis peralatan yang diperlukan untuk pemakaian material to.rpilih.

• Urutan dan konsistensi dari perhitungan volume material,Estimator umumnya mengurutkan berdasarkan divisi pekerjaan yang memberikan gambaran umum terbesar proyek dan selanjutnya. Estimator juga perlu konsisten dalam prosedur penelaahan misalnya:

• Nomor harus ditulis dalam urutan yang sama.• Mulai dari lokasi yang sama pada setiap set gambar sesuai arah jarum jam.• Beri tanda cek untuk item dalam gambar yang sudah ditelaah. • Konsisten terhadap dimensi.• Hindari menskalakan gambar.

• Satuan pengukuran,Satuan pengukuran yang dipakai untuk menghitung kuantitas item haruslah satuan yang memberikan penilaian paling tepat.

• Melakukan perhitungan.Kalkulasi dari estimasi haruslah akurat dan efisien. Estimator haruslah mempunyai pengetahuan luas mengenai matematika dasar. Hal ini mencakup aljabar, geometri, trigonometri, konversi angka-angka dan hukum-hukum matematika.

PROSES PENGANGGARAN BIAYA• INPUTS : a. Estimasi Biaya b. WBS c. Schedule Proyek d. Rencana manajemen risiko

• ALAT & TEKNIK : Alat-alat dan teknik penganggaran biaya

• OUTPUTS : Biaya dasar (harga satuan rencana)

ANGGARAN / KEUANGANPROYEK KONSTRUKSI

• Cost Budgeting ( =Penyusunan Anggaran Biaya) adalah mengalokasian estimasi biaya keseluruh an ke masing-masing item pekerjaan atau paket pekerjaan, untuk menetapkan suatu biaya dasar yang di-gunakan untuk mengukur kinerja proyek

• Penyusunan Anggaran Biaya , merupakan salah satu proses kegiatan Manajemen Biaya Proyek

• Manajemen Biaya Proyek merupakan salah satu proses dalam Manajemen Proyek.

A Guide to the Project Management Body of Knowledge, PMBOK Guide, 2000 Edition,

Project Management Institute

PROSES PENGENDALIAN BIAYA• INPUT: a. Biaya dasar (harga satuan RAB) b. Laporan-laporan kinerja c. Permintaan perubahan d. Rencana manajemen biaya

• ALAT & TEKNIK: – a. Sistem pengendalian perubahan biaya

b. Pengukuran kinerja c. Manajemen nilai diperoleh d. Perencanaan tambahan e. Alat-alat computerized

• OUTPUTS:• a. Estimasi biaya yang direvisi b. Revisi anggaran c. Tindakan koreksi d. Estimasi saat selesai (Proyeksi Biaya s/d selesai) e. Laporan Proyek Selesai f. Pelajaran atas pengalaman yang diperoleh

ANGGARAN BIAYA PROYEKANGGARAN BIAYA PROYEK, HARUS:

a. REASONABLE/REALISTIS,

b. ATTAINABLE (Dapat dijadikan pegangan, dan berdasarkan biaya-biaya yang secara kontraktual telah disepakati serta sesuai dengan lingkup pekerjaan yang sebenarnya),

c. SEBAGAI DASAR/ “base line” (Apakah diperoleh dari penga laman historis biaya, estimasi yang terbaik atau standar- standar di dunia industrui konstruksi dll)

d. DAPAT DITELUSUR melalui “budget log” (buku anggaran), yang meliputi : 1. Anggaran yang didistribusikan 2. Cadangan Manajemen 3. Anggaran yang belum didistribusikan 4. Perubahan-perubahan kontrak

STRUKTUR BIAYA PROYEK KONSTRUKSI

* BIAYA LANGSUNG KONSTRUKSI (DIRECT COST)

* BIAYA TIDAK LANGSUNG (INDIRECT COST)

* RISIKO * MARGIN

* OK NETTO * PPN 10%

* OK BRUTTO

BIAYA LANGSUNG KONSTRUKSI

* Material * Upah

* Subkontraktor * Peralatan * Pemeliharaan

BIAYA TAK LANGSUNG* Biaya Pegawai Proyek * Biaya Kendaraan/Fasilitas

akomodasi * Biaya dan Bunga Bank * Biaya Umum Pelaksanaan * Biaya Asuransi * Biaya tak langsung

lainnya

SUMBER DANA KONTRAKTOR PELAKSANA PROYEK

• MODAL KERJA KONTRAKTOR• UANG MUKA DARI PENGGUNA JASA• KREDIT BANK• KREDIT SUPPLIER• DLL

PERBEDAAN PAY ITEM & ITEM PEKERJAANITEM PEMBAYARAN ITEM KEGIATAN

• Tahapan Pekerjaan yang diper hitungkan dalam progres yang dapat dibayar oleh Pengguna Jasa, sesuai dengan Bill of Quantity.

• Jika sudah dilaksanakan, maka disebut sebagai progres yang akan diakui ekstrernal.

• Progres Eksternal ini berkait- an dengan bobot pekerjaan yang digambarkan dalam S- Curve sebagai Rencana Pro- gress yang disesuaikan de- ngan jadwal kontrak.

• Tahap kegiatan pekerjaan fisik maupun non fisik yang harus dikerjakan sesuai urutan dan metoda kerja, walaupun me- ngandung biaya, tetapi belum tentu bisa diprestasikan seba- gai progres yang dibayar .

• Jika sudah dilaksanakan, dise but progres terpasang intern.

• Progres Internal ini berkaitan dengan bobot biaya yang dike- luarkan untuk melaksanakan kegiatan pekerjaan sesuai RAB Pelaksanaan Kontraktor.

PENJUALAN DALAM “PRESENTAGE COMPLETION METHODE”

PENJUALAN

EXTERNAL

INTERNAL

DASAR: Pengakuan dari Pengguna JasaBerita Acara Opname Progres Pek. / MC = % Progress Diakui X OK (Lump Sum Contract)= Volume Diakui X H.Sat.Kontrak (UP Contract) Ra-Ri = Vol Ra-Ri = H.Sat

Klaim Pek +/-, Eskalasi Harga, V/O, Klaim Biaya Overhead, Denda dll

DASAR: Berita Acara Opname Progres Intern =% Progress Terpasang X OK (LS Contract)=Volume Terpasang X H.Sat.RaJual (UPCont) Ra-Ri = Vol Ra-Ri = H.Sat

Efisiensi Volume Efisiensi Harga Satuan

UNTUK KEPER- LUAN : • Laporan Ke- uangan• Laporan Ne-

raca• Perhitungan Piutang• Kelancaran Cash Flow

VA,VE,Redisain, UHL dll

UNTUK KEPER-LUAN :• Laporan Ke- uangan• Laba/Rugi• Penjualan

Real• Perhitungan Margin (Laba Kotor)

Cost Reduction,ABM/ABC dsb.

PRINSIP-PRINSIP EFISIENSI BIAYAPELAKSANAAN PROYEK

• Penggunaan Sumber Daya dari Luar dengan Harga yang Kompetitif dan Cara Pembayaran minimal sesuai kontrak dan progres eksternal

• Mempertahankan Stock//Persediaan Bahan pada Tingkat yang AMAN bagi Progres Pelaksanaan, penggunaan bahan-bahan alternatif dsb.

• Berbagi Tanggung-Jawab, Risiko dan Peluang bagi Mitra Kerja agar be kerja pada Tingkat Poduktifitas Optimal sesuai target Keseluruhan

• Meminimalisisr Biaya-biaya yang tidak perlu seperti Baiaya Perbaikan, Pekerjaan ulang, kerusakan bahan, pencurian, salah pesan/pasang dll.

• Memperhitungkan Skala Ekonomis dalam Pengadaan Bahan, Peralat-an, Suku-Cadang, Pengangkutan dll,

• Meminimalisisr cost of money dengan cara: a. Mempercepat Penarikan Uang Muka, Proses Opname Progres, tagihan dan penarikan uang Termijn, b. Mengusahakan agar retensi bisa diganti garansi bank, di-perolehnya pembayaran Material On Site dsb,

• Pemeliharaan dan pengelolaan Sumber Daya secara Konsisten• Pengurusan klaim-klaim asuransi dan pekerjaan tambah-kurang, de-ngan

menerapkan sistem administrasi kontrak yang baik dll

PENGENDALIAN ANGGARAN BIAYA PROYEK

A. PENGENDALIAN PER JENIS SUMBER-DAYA 1. Biaya Langsung: a. Material

(APK/APG,Pesanan,penerimaan,persediaan,penggunaan) b. Upah (PK/Kontrak,Opname,pebayaran,sisa,potongan dll) c. Subkontraktor

(Kontrak,BAPP,Pembayaran,potongan,utang dll) d. Peralatan (Kontrak,Opname BAPA,Pembayaran,utang dll)

2. Biaya Tidak Langsung: a. Biaya Pegawai Proyek

(Gaji,penilaian,tunjangan,emulemen dll) b. Biaya Kendaraan/Penunjang (Opname pemakaian

dlsb) c. Biaya dan Bunga Bank (Cost/cash flow,masa berlaku

jaminan dll) d. Biaya Umum Pelaksanaan e. Biaya Asuransi f. Biaya tidak langsung lainnya

B. PENGENDALIAN PER TAHAP PEKERJAAN. 1. Format Pengendalian REALISASI VS RENCANA per

periode (s/d periode lalu, pada periode ini, s/d periode ini) untuk a. Progres Pekerjaan (Pay Item) yang diakui Pengguna

Jasa b. Progres Pekerjaan (Item Pek) terpasang (internal) c. Biaya pekerjaan (langsung) dan biaya tidak langsung2. Format Pengendalian Sisa Pekerjaan dan Proyeksi Biaya

s/d selesai3. Rolling RAB berdasarkan Perhitungan Volume Real pada

kontrak unit price.

ANALISA PENYIMPANGAN & NILAI DIPEROLEH• PENYIMPANGAN (Variance) adalah terjadinya perbedaan pada: a. Realisasi Jadwal terhadap Jadwal Rencana b. Realisasi Kinerja fisik/teknis terhadap Disain/Spesifikasi c. Realisasi Biaya terhadap Rencana Biaya

• PENYIMPANGAN dipakai oleh semua level manajemen untuk memverifikasi sistem PENGANGGARAN dan PENJADWALAN

• PENYIMPANGAN sistem Penganggaran dan Penjadwalan harus dibandingkan bersama-sama, sebab:

a. Penyimpangan Biaya hanya membandingkannya terhadap Anggarannya, dan tidak memberikan perbandingan antara pekerjaan yang diselesaikan dan jadwal rencananya, b. Penuimpangan Jadwal memberikan perbandingan antara kinerja aktual terhadap yang direncanakan, tetapi tidak ter- masuk Biaya-biaya.

• Untuk menghitung Penyimpangan ada 3 variable yg harus diperhatikan (Definisi Archibald) :

a. Budgeted Cost for Work Scheduled (BCWS) jumlah bia- ya yang dianggarkan bagi pekerjaan yang dijadwalkan harus diselesaikan, ditambah sejumlah upaya yang di- jadwalkan harus selesai pada periode waktu yang diberi kan b. Budget Cost for Work Performed (BCWP) adalah jum- lah biaya untuk pekerjaan yang telah diselesaikan ditam bah tingkat upaya kegiatan yang telah dianggarkan atau kegiatan upaya yang diselesaikan dalam periode waktu yang diberikan.

c. Actual Cost for Work Performed (ACWP) adalah jumlah biaya riil yang dibelanjakan untuk menyelesaikan peker jaan yang selesai dalam periode waktu yang diberikan.

PENJUALAN DALAM “PRESENTAGE COMPLETION METHODE”

PENJUALAN

EXTERNAL

INTERNAL

DASAR: Pengakuan dari Pengguna JasaBerita Acara Opname Progres Pek. / MC = % Progress Diakui X OK (Lump Sum Contract)= Volume Diakui X H.Sat.Kontrak (UP Contract) Ra-Ri = Vol Ra-Ri = H.Sat

Klaim Pek +/-, Eskalasi Harga, V/O, Klaim Biaya Overhead, Denda dll

DASAR: Berita Acara Opname Progres Intern =% Progress Terpasang X OK (LS Contract)=Volume Terpasang X H.Sat.RaJual (UPCont) Ra-Ri = Vol Ra-Ri = H.Sat

Efisiensi Volume Efisiensi Harga Satuan

UNTUK KEPER- LUAN : • Laporan Ke- uangan• Laporan Ne-

raca• Perhitungan Piutang• Kelancaran Cash Flow

VA,VE,Redisain, UHL dll

UNTUK KEPER-LUAN :• Laporan Ke- uangan• Laba/Rugi• Penjualan

Real• Perhitungan Margin (Laba Kotor)

Cost Reduction,ABM/ABC dsb.

Actual Performance

Schedule Slippage To-Date

Schedule Performance

Cost overrun To Date (Against The Budget)

Target Cost (BCWS)

Management Reserve

Measurement Time

Actuals

Contracted Cost

Time

$SISTEM MONITORING BIAYA-SCHEDULE TERINTEGRASI

Pengendalian Progres Penjualan dan Biaya

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 130

20

40

60

80

100

120

Tinjauan Cut-off pada Bulan ke-8

Ra ProgresRi ProgresRa BiayaRi Biaya

Jadwal (Bulan)

Nila

i Aku

mul

atif

M R

p

PENGENDALIAN CASH & COST FLOWNo URAIAN RAB PENGELUARAN

NON KASPENGELUARAN

KASBULAN 1 BULAN 2 BULAN 3

I 1

PENJUALANPRESTASI PEK . DIAKUI

2 KUMULATIFPENERIMAAN :a. UANG MUKAb. TERMIJNc. RETENSId. PPN KELUARANe. POTONGAN

PENERIMAAN BERSIH

Ii1

BIAYA KONSTRUKSIPRESTASI TERPASANG

2KUMULATIFPENGELUARAN :MATERIAL, UPAH SUBKONT DSTGAJI PEGAWAIBUP DSTJUMLAH PENGELUARAN

Iii SURPLUS / DEFISITSALDO AWALSALDO AKHIR

PENGENDALIAN PENERIMAAN CASHPER PERIODE CUT-OFF

No URAIAN JUMLAH ( Rp )A.

12345

PENERIMAANUang MukaTermijn & V/OEskalasiSelisih KursKlaim & Lain-lain

TOTAL

B.123

POTONGANUang MukaJaminan Pelaksanaan/RetensiPPN Keluaran, PPH dll

TOTALTOTAL PENERIMAAN BERSIH

PENGENDALIAN PIUTANG & CASH FLOWPER PERIODE CUT-OFF

No. URAIAN JUMLAH ( Rp )A.

123

PIUTANGPiutang / Utang PrestasiPiutang Faktur (Net)Piutang Usaha (Net)

TOTAL

B.123

CASH FLOWPenerimaan BersihPengeluaran CashCash NonBiaya

DEFISIT / SURPLUS

PENGENDALIAN PROGRES PENJUALAN

No. PROGRES EXTERN % NILAI ( Rp )

1.

2.

3.

Progres Diakui

Progres di Faktur kanProgres di Bayar

RESOURCE PROCUREMENT SCHEDULING • RESOURCE :

a. Material (material pokok, material bantu dllb. Tenaga kerja (ahli, manajer, spesialis, engineer

tukang, buruh, operator dsb)c. Kontraktor/subkontraktor (umum, spesialis)Peralatan

(pokok/utama, bantu)

• POLA PEMBELANJAAN : (dibuat/dikerjakan sendiri, beli jadi, rental/sewa, subkontraktor, dsb)

• JADWAL PEROLEHAN : a. Penyiapan dokumen b. Pendaftaran kualifikasi dan seleksi vendor c. Strategi perolehan dan Kriteria evaluasi d. Penjelasan Pekerjaan, pola/cara pembayaran, risiko dll e. Pemasukan Penawaran, analisa dan evaluasi f. Klarifikasi, negosiasi dan penunjukan g. Kontrak, pengendalian dan evaluasi.

KEGIATAN PENYUSUNAN HARGA PENAWARAN KONTRAKTOR

• Pembelian dokumen tender• Kaji ulang dokumen dan keadaan proyek • Menghadiri rapat penjelasanRapat penjelasan • Menentukan ikut tidaknya tender• Pertimbangan strategi penawaran• Permintaan daftar harga dari penyalur-penyalur • Menyusun metoda konstruksi, perencanaan • Persyaratan jaminan, asuransi • Mempersiapkan penelaahan atas spesifikasi• Nama-nama perusahaan penyalur yang dapat

diandalkan. • Persyaratan material dengan kinerja khusus.• Persyaratan tahap konstruksi khusus dari pemilik.• Mempersiapkan penelaahan atas kuantitas