1

Modern Management Theory

(Henri Fayol)

To manage is:- to forecast & plan- to organize- to command, to coordinate- to control

2

PERENCANAAN Batasan: definisi, makna Tujuan Tipe perencanaan Faktor yang mempengaruhi Objektif perencanaan Tool Aspek/ Lingkup/ kegiatan Perencanaan yang baik Kendala Tahap/ langkah Pemicu

Perencanaan-Hanny-FIK UI 3

BATASAN PERENCANAAN Perencanaan adalah suatu proses

berkelanjutan yang diawali dengan merumuskan tujuan dan rencana tindakan yang akan dilaksanakan, menentukan personal, merancang proses dan hasilnya, memberikan umpan balik pada personal, dan memodifikasi rencana yang diperlukan (Swansburg, 1999).

Perencanaan formal menekankan apa yang akan dikerjakan dan bagaimana cara mengerjakannya (Robbins, Bergman, Stagg, 1997) tertulis dan disepakati (adanya komitmen) bersama.

BATASAN PERENCANAN Menetapkan hal-hal yang akan dan tidak akan dilakukan Merupakan jembatan antara di mana kita sekarang

dengan di mana kita saat yang akan datang Disasarkan pada misi, filosofi Merupakan proses intelektual

Merupakan tugas utama setiap manajer/ kepala ruangan

Sistematik, dapat diukur, dapat dicapai, relistik dan berorientasi pada waktu

5

BATASAN PERENCANAAN Perencanaan suatu ketetapan yang akan datang

apa yang dilakukan, siapa yang melakukan, bagaimana, kapan, dan di mana hal tersebut dilakukan (Marquis&Huston, 2000) 5W1H, bila tidak adekuat proses manajemen gagal

Perencanaan dapat dipandang sebagai suatu hirarki, dengan perencanaan pada puncak hirarki mempengaruhi semua perencanaan yang mengikutinya (Marquis, 1998).

Hirarki perencanaan meliputi pernyataan misi, filosofi, tujuan, kebijakan, prosedur, & peraturan.

Hirarki Perencanaan

Misi/Visi

FilosofiSasaran

Tujuan

Kebijakan

Prosedur

Peraturan

Visi

Visi adalah suatu hal yang terlihat dalam mimpi.Suatu visi memberikan informasi tentang bentuk dan gambaran suatu hal pada masa yang akan datang yang terkait dengan misi yang bermanfaat bagi organisasi dan orang yang bekerja sama di dalamnya (Swansburg & Swansburg, 1999).

Misi

Pernyataan misi suatu organisasi menggambarkan manfaat keberadaan organisasi tersebut. Misi ini bagi organisasi merupakan suatu alat/ cara untuk mengarahkan setiap individu dalam organisasi tersebut untuk berperan secara produktif.

8

BATASAN PERENCANAAN Pernyatan misi merupakan alasan

keberadaan organisasi dan tujuan atau fungsi organisasi, termasuk visi organisasi di masa yang akan datang. Secara khusus pernyataan visi kadang lebih strategis dari pada pernyataan misi (Swansburg, 1999).

Contoh misi bidang keperawatan

Memberikan asuhan keperawatan bermutu tinggi dengan biaya terjangkau dan dapat dievaluasi

Memfasilitas lingkungan untuk dapat melakukan pendidikan dan riset keperawatan untuk meningkatkan mutu asuhan keperawatan

Menciptakan iklim kerja yang mendorong pertumbuhan profesionalisme dan kepuasan kerja setiap perawat

Memelihara dan membina citra keperawatan yang positif dan profesional kepada masyarakat melalui pengembangan hubungan perawat pasien yang baik dan terlibat dalam kegiatan-kegiatan untuk meningkatkan kesehatan masyarakat

Contoh misi suatu ruang rawatMisi unit /ruang rawat konsisten dengan misi devisi keperawatan yaitu:

Mengkaji kebutuhan biopsikososial dan spiritual klien dan keluarga dalam rangka memberikan asuhan keperawatan yang optimal

Memberikan asuhan keperawatan berdasarkan rencana asuhan secara individual sesuai kebutuhan mereka, dengan biaya yang dapat dijangkau pasien dan rumah sakit.

Berperan sebagai bagi klien dan keluarga untuk menjamin asuhan keperawatan yang sesuai dengan kebutuhan mereka

11

BATASAN PERENCANAAN Filosofi adalah susunan nilai atau keyakinan

yang mengarahkan kegiatan organisasi. Semua filosofi harus diterjemahkan dalam tujuan spesifik. Organisasi biasanya menyusun tujuan jangka panjang dan jangka pendek sesuai dengan jenis pelayanan, ekonomi, penggunaan sumber daya manusia, dana dan fasilitas, inovasi, dan tanggung jawab sosial (Marriner-Tomey, 1996 dikutip dari Marquis, B.L., Huston C.J., 1998).

FilosofiPernyataan filosofi mencakup nilai-nilai, konsep, keyakinan yang dianut suatu organisasi. Pernyataan nilai-nilai konsep dan keyakinan menggambarkan atau mewarnai bagaimana isi suatu organisasi dicapai

Contoh fiosofi bidang keperawatanKami meyakini bahwa: Filosofi bidang keperawatan konsisten dengan

filosofi Rumah Sakit atau Universitas Kami mempunyai dedikasi untuk memberikan

asuhan keperawatan, pendidikan, dan riset yang unggul dan dengan biaya yang efektif dan efisien

Filosofi suatu ruang rawat

Kami meyakini bahwa: Semua pasien mendapat asuhan keperawatan

secara individual dari semua perawat dan asuhan yang diberikan mencakup kebutuhan bio-piko-sosial spiritual

Sasaran asuhan kesehatan adalah membantu pasien mencapai tingkat kesehatan yang optimal

Pasien perlu dimotivasi oleh semua perawat untuk mencapai kmandirian dan tidak tergantung pada orang lain

Contoh tujuan ruang rawat:

Memberikan asuhan keperawatan secara komprehensif dan individual berdasarkan pengkajian perawat profesional dengan memperhatikan kebutuhan biopsikososial dan spiritual pasien dan keluarga

Proses keperawatan akan menjadi dasar pemberian asuhan keperawatan yang dilakukan oleh perawat profesional

Memerikan asuhan keperawatan yang bermutu tinggi dengan cara yang efektif dan efisien

15

TUJUAN PERENCANAAN Memberikan arahan/ upaya kordinasi: semua

concern akan kondisi organisasi & tahu kontribusinya dalam mencapai tujuan (mandiri maupun dalam tim) tahap awal & tahap paling kritis dari proses manajemen

Mengurangi dampak perubahan Meminimalkan hasil yang sia-sia (efektif-sien),

overlapping, dan pengulangan/ kegagalan Menetapkan standar pengontrolan/pengendalian:

membandingkan kinerja & tujuan; deviasi; dan tindakan korektif yang diperlukan indikator tercapai/- tujuan organisasi

TUJUAN PERENCANAANKepala ruangan perlu membuat perencanaan (Swansburg and Swansburg 1998) karena dapat:

Meningkatkan keberhasilan pencapaian tujuan

Meningkatkan analisis kepala ruangan tentang kondisi yang ada

Membuat kerangka kerja berdasarkan misi rumah sakit

Mempersiapkan staf untuk melakukan kegiatan

Mencegah terjadinya situasi krisis Memberi pedoman manajemen penampilan

kerja individu Meningkatkan keterlibatan staf dan

meningkatkan komunikasi Membuat pembiayaan efektif

17

TIPE PERENCANAANTingkatan: kerangka waktu, lingkup Strategis: formula tujuan; 5 th-an; meliputi isu luas Operasional: cara capai tuj; bln-an, mgg-an, harian Divisi/ bagian: o/ karu, pengawas Unit: o/ karuKerangka waktu: Jangka pendek (<1th) Jangka panjangKekhususan: Spesifik Direksional: petunjuk umum, situasi tidak pasti

18

FAKTOR YANG MEMPENGARUHI

Tingkatan manajerial (eksekutif, menengah, manajer tingkat awal perencanaan strategik ke operasional)

Tahapan organisasi: - pembentukan: direksional, fleksibel- pertumbuhan: perenc spesifik, jangka pendek- maturiti : perenc spesifik, jangka panjang- decline/ kemunduran: direksional, jangka pdk

Tingkat ketidakpastian lingkungan: direktional, jangka pendek, lebih fleksibel

Komitmen

Perencanaan-Hanny-FIK UI 19

OBJEKTIF PERENCANAAN Hsl yang diinginkan individu, kelompok, organisasi Setiap organisasi memiliki multiple objectives:

keuntungan, pelayanan yang efektif, kepuasan pelanggan, dll

Pernyataan objektif dapat berbeda dengan realitas ada inkonsistensi

Traditional objective setting: terminasi luas, tidak operasional diterjemahkan lebih operasional pada setial level manajer

MBO: suatu sistem di mana objektif kinerja spesifik tuj spesifik, participative decision making (setiap personal memp kontribusi spesifik, bottom up), periode waktu jelas, ada umpan balik kinerja

Perencanaan-Hanny-FIK UI 20

MBO: organisasi-divisi-departemen-individu Formulasi objektif & strategi organisasi Objektif dialokasikan pada divisi & unit

departemen Manajer unit menetapkan tujuan spesifik untuk

unitnya bersama atasan Objektif spesifik untuk semua anggota departemen Rencana kegiatan dibuat spesifik serta disetujui

oleh manajer & bawahan Rencana kegiatan diimplementasikan Kemajuan pencapaian tujuan dinilai dan diberi

umpan balik Pencapaian objektif yang sukses diberi penguatan

dengan penghargaan

21

TOOL SWOT Analysis Scheduling: Gantt Chart POA Table: including budgeting Time Management:

- Buat daftar objektif- Rangking objektif sesuai kepentingan- Buat daftar aktifitas u/ capai objektif- Buat prioritas u/ setiap aktifitas- Susun jadwal aktifitas sesuai prioritas

22

ASPEK/ LINGKUP/ KEGIATAN Hirarki perencanaan: formulasi policy, aturan,

regulasi, metode, prosedur implementasi evaluasi

Perencanaan strategis* MBO* Pengembangan standar Perubahan berencana Manajemen waktu Perencanaan keuangan Perencanaan SDM s/d jenjang karir Mengelola konflik Kualitas

23

STRATEGIC PLANNING (Drucker)

“ A continuous, systematic process of making risk-taking decisions today with

the greatest possible knowledge of their effects on the future

organizing efforts necessary to carry out these decisions, and

evaluating results of decisions against expected outcome through reliable feedback mechanism

24

STRATEGIC PLANNING Phases The mission & the creed Data collecting & analysis Assess strengths & weakness Goals & objectives Strategies Timetable Operational & functional plans Implementation Evaluation

Perencanaan-Hanny-FIK UI 25

PERENCANAAN YANG BAIK Spesifik: jelas tujuan, urutan, objektif (hasil

akhir), metoda evaluasi Bermanfaat Sederhana/ simple Realistis: menggunakan sumber yang ada,

faktual, rasional, fleksibel Sesuai standar, kebijakan, prosedur yang berlaku Sesuai skala prioritas: rasional Melibatkan seluruh komponen organisasi Berkesinambungan Tertulis

26

KENDALA Tidak tahu/ paham/ terampil Tidak mau Ragu keterbatasan wewenang Kurang dukungan: SDM, kebijakan,

fasilitas, dll

27

TAHAP/LANGKAH Pengumpulan, klasifikasi,

interpretasi data Analisis lingkungan: SWAT, 5W1H Pengorganisasian data Penyusunan rencana

28

TAHAP/LANGKAH

Pengumpulan data Sensus harian, bulanan, tahunan:

jumlah klien, kelahiran, operasi Trend populasi klien: diagnosa, usia, dll Kapasitas TT BOR LOS Ketenagaan, dll

29

TAHAP/ LANGKAH

Analisis lingkungan: SWOT 5W 1H

30

TAHAP/LANGKAH

Pengorganisasian data Data penunjang Data penghambat

31

TAHAP/ LANGKAH

Penyusunan rencana: POA Objektif Uraian kegiatan Prosedur/ strategi Target waktu Penanggung jawab Sasaran Biaya, alat, metode

32

KEPUSTAKAANGillies, D.A. (1994). Nursing management: A system approach. (third edition).

Philadelphia: W.B. Saunders Company

Marquis, B.L.& Huston C. J. (1998). Management decision making for nurses: 124 case studies. (3nd ed.). Philadelphia: Lippincott

Marquis, B.L.& Huston C. J. (2000). Leadership roles & management function in nursing: Theory & application. (3nd ed.). Philadelphia: Lippincott

Robbins,S.P., Bergman, R.,& Stagg, I. (1997). Management. Sydney: Prentice Hall of Australia Pty Ltd.

Swansburg, R.C.& Swansburg, R.J. (1999). Introductory management & leadership

for nurses. (second edition). Boston: Jones & Bartlett Publishers.