chapter 1...title chapter 1 author cengage created date 4/3/2017 6:12:30 pm

Disampaikan Oleh:

Muhammad Azani Hs

2

Catatan:

Slide ini disadur dari Buku Teks oleh Schwalbe, Kathy. Managing Information Technology

Project – Seventh edition. Boston, MA: Thomson Course Technology, 2014. Silahkan lihat

ke Buku Teks, untuk informasi detail dari materi yang disampaikan di slide ini.

Learning Objectives

3

• Menggambarkan suatu kerangka keseluruhan untuk manajemen integrasi proyek yang berkaitan dengan bidang pengetahuan PM lain dan siklus hidup proyek

• Menjelaskan proses perencanaan strategis dan menerapkan metode seleksi proyek

• Menjelaskan pentingnya menciptakan sebuah piagam proyek (Project Charter) untuk secara resmi memulai proyek

• Menjelaskan pelaksanaan proyek, hubungannya dengan perencanaan proyek, faktor yang berhubungan dengan hasil yang sukses, dan alat-alat dan teknik untuk membantu dalam mengarahkan dan mengelola pekerjaan proyek

• Menggambarkan proses monitoring dan pengendalian proyek • Memahami proses perubahan kontrol terpadu, perencanaan

untuk dan mengelola perubahan pada teknologi informasi (TI) proyek, dan mengembangkan dan menggunakan sistem kontrol perubahan

• Menjelaskan pentingnya mengembangkan dan mengikuti prosedur yang baik untuk proyek-proyek penutupan

• Menjelaskan bagaimana perangkat lunak dapat membantu dalam manajemen proyek integrasi

Information Technology Project Management, Seventh Edition

4

Learning Objectives

• Manajer proyek harus mengkoordinasikan semua bidang pengetahuan lain di seluruh siklus hidup proyek

• Banyak manajer proyek baru mengalami kesulitan melihat "gambaran besar" dan ingin fokus pada terlalu banyak detail

• Manajemen integrasi proyek tidak sama dengan integrasi perangkat lunak


5

The Key to Overall Project Success: Good

Project Integration Management


6

Figure 4-1. Project Integration

Management Summary

• Strategic planning meliputi penentuan jangka panjang, prediksi trend masa depan, dan proyeksi kebutuhan produk dan layanan baru

• Organisasi sering melakukan analisis SWOT – Menganalisa Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats

• Sebagai bagian dari strategic planning, organisasi – identify potential projects – use realistic methods to select which projects to work on – formalize project initiation by issuing a project charter


7

Strategic Planning and Project

Selection


8

Figure 4-3. Information

Technology Planning Process

• Biasanya, akan ada lebih banyak proyek daripada waktu dan sumber daya yang tersedia untuk mengimplementasikannya

• Metode untuk memilih proyek meliputi: – Fokus pada kebutuhan organisasi yang luas/focusing on broad

organizational needs – Mengkategorikan proyek TI/categorizing information technology

projects – Melakukan net present value atau analisis keuangan

lainnya/Performing net present value or other financial analyses – Menggunakan model scoring tertimbang/using a weighted scoring

model – Menerapkan balanced score card/implementing a balanced scorecard


9

Methods for Selecting Projects

• Hal ini sering sulit dilkukn untuk dapat memberikan justifikasi yang kuat untuk beberapa proyek TI, akan tetapi semua orang setuju bahwa proyek TI memiliki nilai yang tinggi

• “It is better to measure gold roughly than to count pennies precisely” Lebih baik untuk mengukur emas sekitar daripada menghitung uang tepat

• Three important criteria for projects: – There is a need for the project kebutuhan – There are funds available Dana – There’s a strong will to make the project succeed

kemauan


10

Focusing on Broad Organizational Needs

• Kategorisasi pertama adalah apakah tujuan proyek untuk, – a problem/masalah – an opportunity, or/kesempatan – a directive/perintah

• Kategorisasi lain adalah berapa lama waktu yang diperlukan untuk melaksanakan dan bila diperlukan

• Lainnya adalah prioritas keseluruhan proyek


11

Categorizing IT Projects

• Pertimbangan keuangan seringkali merupakan pertimbangan penting dalam memilih proyek

• Tiga metode utama untuk menentukan nilai keuangan yang diproyeksikan nilai proyek: – Net present value (NPV) analysis – Return on investment (ROI) – Payback analysis


12

Financial Analysis of Projects

• Net present value (NPV) analysis adalah metode untuk menghitung keuntungan moneter yang diharapkan atau rugi bersih dari proyek dengan mendiskontokan semua arus kas masa depan yang diharapkan dan arus keluar ke titik ini dalam waktu

• NET PRESENT VALUE adalah selisih uang yang diterima dan uang yang dikeluarkan dengan memperhatikan time value of money.

• Rumus time value of money yang present value adalah untuk mengetahui nilai uang saat ini. Oleh karena uang tersebut akan diterima di masa depan, kita harus mengetahui berapa nilainya jika kita terima sekarang.

• Proyek dengan NPV positif harus dipertimbangkan jika nilai keuangan adalah kriteria utama

• Semakin tinggi NPV, semakin baik


13

Net Present Value Analysis https://id.wikipedia.org/wiki/NPV


14

Figure 4-4. Net Present Value Example

Contoh kasus Perhitungan NPV

contoh NPV.pdf

15

contoh NPV.pdf

• Return on investment (ROI) dihitung dengan mengurangi biaya proyek dari manfaat dan kemudian membaginya dengan biaya ROI = (total discounted benefits - total discounted

costs) / discounted costs • Semakin tinggi ROI, semakin baik • Banyak organisasi memiliki tingkat

pengembalian/required rate of return atau tingkat yang dapat diterima minimum pengembalian investasi untuk proyek - proyek

• Internal rate of return (IRR) dapat dihitung dengan mencari tingkat diskonto yang membuat NPV sama dengan nol


16

Return on Investment

• Pertimbangan keuangan penting lainnya adalah payback analysis

• Payback period adalah jumlah waktu yang diperlukan untuk menutup, dalam bentuk arus kas bersih, total dolar/rupiah yang diinvestasikan dalam proyek

• Payback terjadi ketika manfaat diskon kumulatif neto sam dengan biaya

• Banyak organisasi ingin proyek TI memiliki waktu pengembalian yang cukup singkat


17

Payback Analysis


18

Figure 4-6. Charting the Payback

Period

• Weighted scoring model adalah alat yang menyediakan suatu proses yang sistematis untuk memilih proyek berdasarkan banyak kriteria • Mengidentifikasi kriteria penting untuk proses

seleksi proyek • Menetapkan bobot (persentase) untuk setiap kriteria

sehingga mereka menambahkan hingga 100% • Menetapkan skor untuk setiap kriteria untuk setiap

proyek • Kalikan skor dengan bobot dan mendapatkan total

skor tertimbang (Weighted Scores)

• Semakin tinggi skor tertimbang, lebih baik Information Technology Project Management, Seventh Edition

19

Weighted Scoring Model


20

Figure 4-7. Sample Weighted Scoring

Model for Project Selection

• Drs. Robert Kaplan and David Norton mengembangkan pendekatan ini untuk membantu memilih dan mengelola proyek yang sejalan dengan strategi bisnis

• Balanced scorecard – Merupakan metodologi yang mengubah nilai driver

organisasi, seperti layanan pelanggan, inovasi, efisiensi operasional, dan kinerja keuangan untuk serangkaian metrik yang didefinisikan

• See www.balancedscorecard.org for more information


21

Implementing a Balanced

Scorecard


22

Figure 4-8. Balanced Scorecard

Example

• Setelah memutuskan proyek apa untuk pekerjaan apa, penting untuk memberitahukan kepada seluruh organisasi

• Project charter adalah dokumen yang secara resmi mengakui keberadaan sebuah proyek dan memberikan arahan pada tujuan dan manajemen proyek

• Stakeholder proyek utama harus menandatangani sebuah project charter untuk mengakui kesepakatan tentang kebutuhan dan tujuan dari proyek; piagam yang ditandatangani adalah output utama manajemen proyek integrasi Information Technology Project

Management, Seventh Edition 23

Developing a Project Charter

• Pernyataan proyek kerja • Sebuah kasus bisnis • perjanjian • Faktor lingkungan perusahaan • Organizational process assets, meliputi rencana

formal dan informal kebijakan, prosedur, pedoman, sistem informasi, sistem keuangan, sistem manajemen, pembelajaran, dan informasi sejarah


24

Inputs for Developing a Project

Charter


25

Table 4-1. Project Charter for the DNA-

Sequencing Instrument Completion Project


26

Table 4-1. Project Charter (cont.)

• Project management plan adalah dokumen yang digunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek dan membantu membimbing pelaksanaan dan kontrol proyek

• Rencana dibuat dalam bidang pengetahuan lainnya yang merupakan bagian dari rencana manajemen proyek secara keseluruhan


27

Developing a Project Management

Plan

• Pengenalan atau gambaran dari proyek • Deskripsi bagaimana proyek disusun • Manajemen dan proses teknis yang

digunakan pada proyek • Pekerjaan yang harus dilakukan, jadwal,

dan informasi anggaran


28

Common Elements of a Project

Management Plan


29

Table 4-2. Sample Contents for a Software Project

Management Plan (SPMP)

• Meliputi pengelolaan dan pelaksanaan pekerjaan yang dijelaskan dalam rencana manajemen proyek

• Sebagian besar waktu dan uang biasanya dihabiskan untuk pelaksanaan

• Wilayah penerapan proyek secara langsung mempengaruhi pelaksanaan proyek karena produk dari proyek yang dihasilkan selama eksekusi


30

Directing and Managing Project

Work

• perencanaan dan pelaksanaan proyek saling terkait dan kegiatan yang tidak terpisahkan

• Mereka yang akan melakukan pekerjaan harus membantu untuk merencanakan pekerjaan

• Manajer proyek harus meminta masukan dari tim untuk mengembangkan rencana yang realistis


31

Coordinating Planning and

Execution

• Manajer proyek harus memimpin dengan contoh untuk menunjukkan pentingnya menciptakan dan kemudian mengikuti rencana proyek yang baik

• Budaya organisasi dapat membantu pelaksanaan proyek oleh – Memberikan pedoman dan template – Pelacakan kinerja berdasarkan rencana

• Manajer proyek mungkin masih perlu melanggar aturan untuk memenuhi tujuan proyek, dan manajer senior harus mendukung tindakan tersebut


32

Providing Leadership and a

Supportive Culture

• Expert judgment: Para ahli dapat membantu manajer proyek dan tim mereka membuat banyak keputusan yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek

• Meetings: Rapat memungkinkan orang untuk mengembangkan hubungan, menangkap bahasa tubuh penting atau nada suara, dan melakukan dialog untuk membantu penyelesaian masalah.

• Project management information systems: Ada ratusan produk perangkat lunak manajemen proyek yang tersedia di pasar saat ini, dan banyak organisasi yang bergerak ke arah sistem manajemen proyek perusahaan yang kuat yang dapat diakses melalui Internet

• Lihat Contoh Sistem Informasi Transportasi Terpadu Kuala Lumpur pada p. 169


33

Project Execution Tools and

Techniques

• Perubahan yang tak terelakkan di sebagian besar proyek, jadi penting untuk mengembangkan dan mengikuti proses untuk memonitor dan perubahan kontrol

• Pekerjaan proyek pemantauan meliputi pengumpulan, pengukuran, dan menyebarkan informasi kinerja

• Baseline merupakan dasar rencana manajemen proyek disetujui ditambah perubahan disetujui


34

Monitoring and Controlling

Project Work

• Tiga tujuan utamanya meliputi: – Mempengaruhi faktor – faktor yang membuat

perubahan untuk memastikan bahwa perubahan yang terjadi adalah perubahan yang bermanfaat

– Menentukan bahwa perubahan telah terjadi – Mengelola perubahan yang sebenarnya saat terjadi


35

Performing Integrated Change

Control

• Former view: Tim proyek harus berusaha untuk melakukan apa yang direncanakan tepat waktu dan sesuai anggaran

• Problem: Stakeholders jarang setuju pada lingkup proyek, dan waktu dan perkiraan biaya yang tidak akurat

• Modern view: Manajemen proyek adalah suatu proses komunikasi yang konstan dan negosiasi

• Solution: Perubahan seringkali menguntungkan, dan tim proyek harus merencanakan untuk mereka Information Technology Project

Management, Seventh Edition 36

Change Control on Information

Technology Projects

• Change control system sebuah proses formal, didokumentasikan yang menggambarkan kapan dan bagaimana resmi dokumen proyek dan pekerjaan dapat diubah

• Menjelaskan yang berwenang untuk melakukan perubahan dan bagaimana membuat mereka


37

Change Control System

• Change Control Board (CCB)/Papan perubahan kontrol adalah kelompok formal dari orang yang bertanggung jawab untuk menyetujui atau menolak perubahan pada sebuah proyek

• CCB memberikan pedoman untuk mempersiapkan permintaan perubahan, mengevaluasi permintaan perubahan, dan mengelola pelaksanaan perubahan disetujui

• Termasuk para pemangku kepentingan dari seluruh organisasi


38

Change Control Board (CCB)

• Beberapa CCB hanya memenuhi sesekali, sehingga mungkin memakan waktu terlalu lama untuk perubahan yang terjadi

• Beberapa organisasi memiliki kebijakan di tempat untuk perubahan waktu yang sensitif


39

Making Timely Changes

• Untuk menutup proyek atau fase, anda harus menyelesaikan semua kegiatan dan mentransfer pekerjaan yang selesai atau dibatalkan untuk orang – orang yang tepat

• Keluaran utama meliputi – Produk akhir, layanan atau transisi hasil – Update aset proses organisasi


40

Closing Projects or Phases

• Beberapa jenis perangkat lunak dapat digunakan untuk membantu dalam manajemen proyek integrasi – Dokumen dapat dibuat dengan software pengolah kata – Presentasi yang dibuat dengan software presentasi – Tracking dapat dilakukan dengan spreadsheet atau database – Software komunikasi seperti e-mail dan web authoring alat untuk

memfasilitasi komunikasi – Perangkat lunak manajemen proyek dapat menarik segala sesuatu

bersama – sama dan menampilkan informasi rinci dan ringkas – Business Service Management (BSM) alat untuk melacak

eksekusi dari aliran bisnis proses


41

Using Software to Assist in Project

Integration Management


42

Figure 4-9. Sample Portfolio

Management Software Screen

Source: www.projectmanager.com

• Manajemen integrasi proyek melibatkan koordinasi semua bidang pengetahuan lain pada seluruh siklus hidup proyek

• Proses utamanya meliputi: – mengembangkan piagam proyek/project charter – Mengembangkan rencana manajemen proyek – Eksekusi langsung dan mengelola proyek – Memantau dan pengendalian pekerjaan proyek – Lakukan pengendalian perubahan secara terpadu – Tutup proyek atau fase


43

Chapter Summary

chapter 1...title chapter 1 author cengage created date 4/3/2017 6:12:30 pm

Documents