PENGELOLAAN ARSIP NASKAH DINAS

PADA KELURAHAN KUNINGAN BARAT JAKARTA SELATAN

Skripsi

Diajukan untuk Memenuhi Persyaratan Memperoleh

Gelar Sarjana Ilmu Perpustakaan (S.IP)

oleh:

TAUFIQ QURAHMAN

NIM: 1113025100109

JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ADAB DAN HUMANIORA

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA 1438H/2017M

i

ABSTRAK

Taufiq Qurahman (1113025100109). Pengelolaan Arsip Naskah Dinas pada Kelurahan

Kuningan Barat Jakarta Selatan. Di bawah bimbingan Mukmin Suprayogi, M.Si.

Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakulas Adab dan Humaniora Universita Islam Negeri

Syarif Hidayatullah Jakarta. 2017.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui, pengeloaan arsip naskah dinas aktif dan perlengkapan

yang digunakan serta beberapa kendala yang dihadapi oleh Kelurahan Kuningan Barat Jakarta

Selatan. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Sumber

data yang digunakan adalah primer berupa observasi, wawancara, dokumentasi dan kajian

pustaka. Indikator penilaian dalam penelitian ini adalah Undang-undang nomor 43 tahun

2009, Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, peraturan gubernur DKI Jakarta,

serta buku pedoman mengenai kearsipan dan naskah dinas. Informan dalam penelitian ini

berjumlah tiga orang yaitu, Kepala Kelurahan, Sekretaris Kelurahan dan staf pengelolaan arsip

pada Kelurahan Kuningan Barat. Langkah-langkah dalam menganalisis data adalah

menggunakan teknik pengumpulan data, reduksi data, penyajian data, dan pengambilan

kesimpulan. Berdasarkan hasil penelitian ini dapat disimpulkan bahwa Pengelolaan arsip naskah

dinas aktif pada Kelurahan Kuningan Barat Jaksel sudah mengikuti tahap-tahap pengelolaan

dengan benar yaitu penciptaan, pendistribusian, penyimpanan dan penyusutan. Akan tetapi ada

beberapa tahap pengelolaan arsip naskah dinas yang belum dilakukan sesuai dengan teori dan

pedoman kearsipan seperti pada penyimpanan dan penyusutan. Perlengkapan yang digunakan

untuk pengelolaan dalam jumlah yang cukup dan dalam kondisi layak untuk digunakan

walaupun pada filling cabinet dan komputer belum digunakan secara optimal. Terdapat beberapa

kendala yang dihadapi diantaranya tidak adanya dana yang dikhususkan untuk kegiatan

kearsipan, kesadaran satuan unit kerja yang rendah tentang kearsipan, dan tidak adanya SOP

tentang kearsipan yang dibuat dan dikhususkan untuk Kelurahan Kuningan Barat Jaksel.

Kata Kunci: arsip dinamis, pengelolaan arsip dinamis, naskah dinas

ii

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan karunia-

Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Shalawat serta salam tidak lupa

penulis curahkan untuk junjungan nabi Muhammad SAW, serta keluarga dan para

sahabatnya.

Dengan berakhirnya penulisan skripsi, tentu banyak pihak yang telah banyak

membantu dan mendukung penulis. Untuk itu penulis ucapkan terima kasih atas segala

perhatiannya dan dukungannya, mulai dari awal studi, penyusunan proposal hingga

skripsi ini siap jilid. Oleh karena itu, penulis ingin menyampaikan ucapan terimaka sih

kepada:

1. Bapak Prof. Dr. Dede Rosyada, MA, selaku Rektor UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Bapak Prof. Dr. Sukron Kamil M.Ag, selaku Dekan Fakultas Adab dan Humaniora

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

3. Bapak Pungki Purnomo, M.LIS, selaku Ketua Jurusan Ilmu Perpustakaan dan

Informasi Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

4. Bapak Mukmin Suprayogi, M.Si, selaku Sekretaris Jurusan Ilmu Perpustakaan dan

Informasi Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta dan

sekaligus Dosen Pembimbing Skripsi yang telah berkenan untuk memberikan

pengarahan serta meluangkan pikiran, tenaga dan waktu dalam membantu

penyelesaian skripsi ini.

5. Ibu Ida Farida, M.LIS selaku Dosen Pembimbing Akademik yang memberikan

bimbingan dan pengarahan dalam penyusunan skripsi ini.

6. Seluruh Dosen Jurusan Ilmu Perpustakaan yang telah memberikan ilmu pengetahuan

yang bermanfaat baik dibidang akademis, social dan keagamaan.

7. Kelurahan Kuningan Barat Jakarta Selatan yang telah mengijinkan penulis melakukan

penelitian dilembaga tersebut.

8. Bapak Erwin Lobo M.Si, Bapak Drs. Rohman, dan ibu Sulistiya Suciani, sebagai

narasumber yang telah banyak membantu selama penulis melaksanakan penelitian di

Kelurahan Kuningan Barat Jakarta Selatan.

iii

9. Kedua Orangtua, Bapak Abdul Rohman dan Ibunda Siti Mundiroh yang tercinta dan

tersayang, terimakasih bapak dan ibu telah mendidik, membimbing, memberikan

bantuan moril dan meteril serta untaian do’a yang tak pernah putus, nasehat,

perhatian, dan selalu memberikan semangat yang mendorong penulis untuk

menyelesaikan skripsi ini.

10. Adik-adik ku Atika Amalia Rahman, Nazhifah Salsa Billa, dan Sahista Raisyah

Rahman yang telah memberikan dukungan dan sekaligus menjadi penyemangat

kepada penulis.

11. Teman-teman seperjuangan ku angkatan 2013 Jurusan Ilmu Perpustakan yang tidak

dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah banyak memberikan motivasi dan

arahan selama penulis menyelesaikan skripsi ini.

12. Semua pihak yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini yang

tidak dapat penulis sebutkan satu persatu, hanya do’a dan ucapan terimakasih yang

dapat penulis sampaikan. Semoga Allah SWT membalas segala amal kebaikan

kepada semua pihak yang telah mebantu menyelesaikan skripsi ini, amiin amiin ya

robbal ‘alamiin!

Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu,

saran dan kritik yang membangun dari semua pihak sangat penulis harapkan guna

penyempurnaan lebih lanjut. Semoga skripsi ini bisa bermanfaat bagi yang membacanya.

Jakarta, September 2017

Penulis,

iv

DAFTAR ISI

ABSTRAK ...............................................................................................................i

KATA PENGANTAR ........................................................................................... ii

DAFTAR ISI ......................................................................................................... iv

DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... vii

DAFTAR TABEL .............................................................................................. viii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah .......................................................... 1

B. Batasan dan Rumusan Masalah ............................................... 7

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ................................................ 8

D. Definisi Istilah .......................................................................... 9

E. Sistematika Penulisan ............................................................ 10

BAB II TINJAUAN LITERATUR

A. Arsip

1. Definisi Arsip ................................................................... 12

2. Jenis-jenis Arsip Dinamis ................................................ 14

3. Fungsi Arsip Dinamis ...................................................... 15

B. Pengelolaan Arsip Dinamis

1. Definisi Pengelolaan Arsip Dinamis ................................ 16

2. Tahap-tahap Pengelolaan Arsip Dinamis

a. Penciptaan Arsip Dinamis........................................... 17

b. Pendistribusian Arsip Dinamis ................................... 30

c. Penyimpanan Arsip Dinamis ...................................... 32

d. Penyusutan Arsip Dinamis ......................................... 38

C. Fasilitas Pengelolaan Arsip .................................................... 41

D. Kendala dalam Pengelolaan Arsip Dinamis .......................... 43

v

E. Naskah Dinas

1. Definisi Naskah Dinas ..................................................... 45

2. Fungsi Naskah Dinas ....................................................... 46

3. Jenis-jenis Naskah Dinas ................................................. 47

4. Prinsip Pembuatan Naskah Dinas .................................... 49

F. Penelitian Terdahulu .............................................................. 50

BAB III METODE PENELITIAN

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian ............................................ 52

B. Sumber Data ........................................................................... 53

C. Indikator Penilaian ................................................................. 55

D. Kriteria Informan ................................................................... 58

E. Teknik Analisis Data .............................................................. 59

F. Jadwal Penelitian ................................................................... 60

BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Profil Kelurahan Kuningan Barat Jakarta Selatan

1. Sejarah............................................................................... 62

2. Tugas dan Fungsi .............................................................. 62

3. Visi dan Misi ..................................................................... 68

4. Struktur Organisasi ............................................................69

5. Koleksi Naskah Dinas ....................................................... 70

6. Program Kegiatan ............................................................. 70

7. Waktu Kerja ...................................................................... 72

8. Letak Geografis ................................................................. 72

9. Luas Wilayah .................................................................... 72

B. Hasil Penelitian

1. Pengelolaan Arsip Naskah Dinas Aktif pada Kelurahan Kuningan

Barat Jaksel ........................................................................73

2. Perlengkapan Pengelolaan Arsip Naskah Dinas Aktif pada

Kelurahan Kuningan Barat Jaksel ..................................... 85

vi

3. Kendala-kendala yang Dihadapi dalam Pengelolaan Arsip Naskah

Dinas Aktif pada Kelurahan Kuningan Barat Jaksel .........85

C. Pembahasan

1. Pengelolaan Arsip Naskah Dinas Aktif pada Kelurahan Kuningan

Barat Jaksel ....................................................................... 87

2. Perlengkapan Pengelolaan Arsip Naskah Dinas Aktif pada

Kelurahan Kuningan Barat Jaksel ..................................... 94

3. Kendala-kendala yang Dihadapi dalam Pengelolaan Arsip Naskah

Dinas Aktif pada Kelurahan Kuningan Barat Jaksel .........96

BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan ............................................................................ 99

B. Saran .................................................................................... 100

DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................... 103

LAMPIRAN-LAMPIRAN

BIODATA PENULIS

vii

DAFTAR TABEL

Table 1 Indikator Penilaian ........................................................................ 55

Table 2 Jadwal Penelitian .......................................................................... 60

viii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Struktur Organisasi ....................................................................... 69

Gambar 2 Penyusutan Arsip Kelurahan Kuningan Barat………………….. 102

Gambar 3 Saran Penyusutan Arsip………………………………………… 102

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor

dewasa ini, dapat dipastikan bahwa segala sesuatu yang berkaitan dengan

informasi berhubungan dengan dokumen, baik di perusahaan, instansi

pemerintahan maupun lembaga swasta. Kegiatan administrasi di suatu kantor

pada dasarnya juga mempunyai suatu hasil seperti unit-unit lainnya. Hasil atau

produk informasi berbentuk dokumen dari suatu kantor adalah surat, naskah

dinas, formulir, dan laporan. Pengelolaan surat, naskah dinas, formulir, dan

laporan yang dihasilkan dan yang diterima oleh suatu kantor pada akhirnya

akan berhubungan dengan kearsipan. Arsip akan memegang peranan penting

pada sebuah kantor karena arsip merupakan sumber ingatan atau memori,

bahan pengambilan keputusan, bukti atau legalitas dan rujukan historis.

Pengertian lain menjelaskan bahwa arsip merupakan setiap catatan

tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-

keterangan mengenai suatu objek atau pokok permasalahan ataupun peristiwa

yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula.1 Secara

1 Basir Bartos, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Bumi Aksara, 2000), h. 1.

2

sederhana arsip dapat diartikan sebagai segala bentuk naskah yang

mengandung berbagai macam informasi/fakta yang relevan bagi organisasi,

dan diputuskan untuk disimpan karena memungkinkan ada kegunaan pada

masa yang akan datang.2

Dari berbagai jenis arsip, arsip yang lebih sering digunakan dalam

kegiatan sebuah instansi atau lembaga adalah arsip dinamis. Arsip dinamis

atau records dalam konteks anglo-saxon adalah arsip yang masih digunakan

untuk perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan dan keperluan lain.

Arsip dinamis memuat informasi tentang tugas, garis haluan, keputusan,

prosedur, operasi dan aktivitas sebuah instansi, lembaga, yayasan,

departemen, perusahaan swasta, dan perorangan.3 Arsip dinamis ditinjau dari

tingkat dan lingkup kepentingan dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi

arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif, yaitu arsip

dinamis yang masih berada dalam proses penyelesaian sehingga masih sering

digunakan. Sementara arsip dinamis inaktif, yaitu arsip dinamis yang sudah

selesai diproses tetapi kadang-kadang masih digunakan.4

Sesuai dengan namanya ―arsip dinamis‖, yaitu arsip yang akan terus

mengalami ―dinamika‖. Arsip akan terus tercipta dan berkembang sesuai

dengan berkembangnya kegiatan adaministrasi. Dalam mengatasi

2 Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta, Pedoman

Pengelolaan dan Penataan Arsip (Jakarta: BPAD Provinsi Ibukota Jakarta, 2011), h. 9. 3 Sulistyo-Basuki, Pengantar Kearsipan (Tangerang: Universitas Terbuka, 1996), h. 44.

4 Boedi Martono, Arsip Korespodensi (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1997), h. 25.

3

perkembangan arsip dinamis, sebaiknya sebuah instansi melakukan

manajemen atau pengelolaan arsip dinamis. Dalam ISO 15489-2, ada delapan

proses pengelolaan arsip dinamis yang meliputi: capture (this includes both

records created and received by the organization), registration, classification,

acess and security classification, identification of disposition status, storage,

use and tracking, and implementation of disposition.5 Sedangkan dalam buku

pedoman pengelolaan dan penataan arsip DKI Jakarta pengelolaan arsip

dinamis dibagi menjadi dua yaitu pengelolaan arsip dinamis aktif yang

meliputi: penciptaan, pendistribusian, penyimpanan, penyusutan dan

pengelolaan arsip dinamis inaktif yang meliputi: penerimaan, penyimpanan,

pemeliharaan dan pengamanan, penyusutan.

Pengelolaan dilakukan agar arsip mudah digunakan, tertata secara

rapih dan teratur. Hal tersebut terdapat dalam pandangan ajaran Islam dimana

segala sesuatu harus dilakukan secara rapi, benar, tertib, teratur dan

merupakan prinsip utama dalam ajaran Islam, Nabi Muhammad SAW

bersabda dalam sebuah hadist yang diriwayatkan Imam Thabrani:

إن هللا يحب إذا عمل أحدكم العمل أن يتقنه

5 National Standards Authority of Ireland Glasnevin, ―Information and documentation Records

management part2: Guidelines,‖ NSAI, 2014, h. 13-14.

4

“Sesungguhnya Allah sangat mencintai orang yang jika melakukan sesuatu

pekerjaan, dilakuka secara Itqan (tepat, terarah, jelas dan tuntas).” (HR

Thabrani).6

Berdasarkan hadist diatas, kita dianjurkan untuk mengerjakan segala

sesuatu secara teratur, sesuai target dan sempurna merupakan sesuatu yang

dicintai oleh Allah. Prinsip-prinsip ini sejalan dengan prinsip-prinsip

manajemen secara umum yaitu merencanakan, mengorganisir, melaksanakan,

mengontrol dan mengevaluasi dalam rangka untuk mencapai suatu tujuan

organisasi. Secara tidak langsung prinsip-prinsip manajemen tersebut sangat

dianjurkan dalam Islam dalam mengerjakan segala sesuatu.

Pengelolaan arsip yang merupakan sebuah manajemen tentu harus

mengikuti apa yang sudah dianjurkan oleh Rasulullah SAW. Arsip harus

dikelola secara tepat, terarah, jelas dan tuntas. Hal ini akan membuat

pengelolaan arsip menjadi efektif dan efisien sehingga arsip akan lebih cepat

untuk digunakan sebagai sumber informasi pada sebuah lembaga atau instansi

tersebut.

Hadist tersebut juga didukung oleh Pemerintah Republik Indonesia.

Pemerintah Republik Indonesia memberikan perhatian khusus untuk

manajemen atau pengelolaan arsip dengan membuat undang-undang nomor

6 Hartati Kusuma, ―Manajemen Menurut Islam,‖ Unieversitas Muhammadiyah Tangerang,

2012, h. 10.

5

43 tahun 2009 tentang kearsipan menimbang bahwa arsip sebagai identitas

dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan pertanggung jawaban dalam

kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan

diselamatkan oleh Negara.7

Sudah sangat jelas dari pengertian di atas, arsip merupakan segala

bentuk naskah yang mengandung informasi perlu dikelola dengan baik.

Naskah dalam sebuah instansi pemerintah ataupun swasta merupakan hasil

atau produk dari kegiatan administrasi. Sarana komunikasi tertulis yang biasa

digunakan untuk bertukar informasi yang terdiri dari berbagai macam, sarana

komunikasi.8 Sedangkan untuk informasi tertulis sebagai alat komunikasi

kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan lembaga

negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN/BUMD dalam

rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan disebut

naskah dinas.9 Naskah dinas ini merupakan arsip dinamis karena dalam

jangka waktu tertentu frekuensi penggunaannya cukup tinggi untuk

mendukung segala kegiatan khususnya administrasi dalam sebuah instansi

ataupun lembaga pemerintah.

7 Indonesia, ―Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tentang Kearsipan‖ (Indonesia,

2009). 8 Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta, Pedoman

Pengelolaan dan Penataan Arsip, h. 10. 9 Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, ―Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia Nomor 2 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas‖ (ANRI, 2014).

6

Pada sebuah lembaga pemerintah daerah seperti kelurahan tentunya

memiliki naskah dinas dan segala kegiatan pengelolaannya. Dalam

pengelolaannya pun harus mengikuti berbagai pedoman seperti perturan

daerah, peraturan gubernur dan pedoman khusus yang dikeluarakan Badan

Perpustakaan dan Arsip Daerah. Walaupun demikian seringkali sebuah

instansi pemerintah seperti kelurahan mengalami kesulitan dan kendala dalam

pengelolaan arsip naskah dinas atau bahkan malah mengabaikan pedoman

yang ada untuk mengelola naskah dinas.

Kelurahan Kuningan Barat, merupakan suatu instansi pemerintah

terkecil yang berhubungan langsung dengan masyarakat yang terletak di

Kecamatan Mampang Prapatan, Jakarta Selatan (Jaksel). Naskah dinas pada

kelurahan ini tercipta dari kegiatan surat menyurat baik surat masuk maupun

surat keluar dari instansi yang lebih tinggi seperti kecamatan dan walikota

ataupun dari pihak masyarakat itu sendiri seperti RW dan RT. Dalam sebulan

naskah dinas yang tercipta dari surat masuk dan surat pada Kelurahan ini bisa

mencapai 100-120 eksemplar. Dengan jumlah yang cukup banyak dan akan

terus bertambah seiring berjalannya waktu, naskah dinas dapat menghambat

penyampaian informasi jika tidak dikelola dengan baik dan benar sesuai

dengan pedoman yang dikeluarkan oleh lembaga kearsipan. Hal ini dapat

diperparah dengan adanya beberapa kendala yang dihadapi Kelurahan

Kuningan Barat dalam pengelolaan arsip naskah dinas aktif.

7

Berdasarkan observasi awal pada Kelurahan Kuningan Barat Jaksel,

dalam pengelolaan arsip naskah dinas aktif terdapat beberapa kendala.

Kendala pertama adalah pendanaan, diamana pada Kelurahan Kuningan Barat

tidak ada dana yang dikhususkan untuk kegiaatan kearsipan, Kendala kedua .

kurangnya kesadaran aparatur satuan unit kerja tentang pentingnya arsip

sehingga alur informasi akan terhambat, kendala ketiga tidak adanya SOP

tentang kearsipan yang dibuat dan dikhususkan untuk Kelurahan Kuningan

Barat.

Seiring dengan permasalahan yang terjadi di Kelurahan Kuningan

Barat Jaksel dan ketertarikan peneliti mengenai pengelolaan arsip naskah

dinas. Maka melalui sejumlah pertimbangan, penulis tertarik untuk meneliti

dan mengkaji lebih lanjut mengenai pengelolaan arsip naskah dinas ini yang

kemudian dituangkan ke dalam skripsi berjudul “Pengelolaan Arsip Naskah

Dinas pada Kelurahan Kuningan Barat”

B. Batasan dan Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas penulis akan memfokuskan

penulisan ini pada pengelolaan arsip naskah dinas aktif, perlengkapan yang

digunakan unutuk menunjang kegiatan pengelolaan arsip naskah dinas aktif

dan kendala-kendala dalam pengelolaan naskah dinas aktif pada Kelurahan

Kuningan Barat Jaksel. Fokus penelitian ini dibuat agar tidak melebar bahkan

8

menyimpang dari apa yang diteliti sehingga maksud yang diinginkan dapat

disampaikan dengan baik kepada para pembaca.

Berdasaran penjelasan pembatasan masalah di atas, penulis

menetapkan rumusan masalah penelitian sebagai berikut:

1. Bagaimana pengelolaaan arsip naskah dinas aktif pada Kelurahan

Kuningan Barat Jaksel ?

2. perlengkapan apa saja yang digunakan untuk menunjang kegiatan

pengelolaan arsip naskah dinas aktif pada Kelurahan Kuningan Barat

Jaksel ?

3. Apa saja kendala-kendala yang dihadapi Kelurahan Kuningan Barat Jaksel

dalam mengelola arsip naskah dinas aktif ?

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

Dari rumusan masalah di atas, tujuan penelitian ini adalah:

1. Untuk mengetahui pengelolaan arsip naskah dinas aktif pada Kelurahan

Kuningan Barat Jaksel.

2. Untuk mengetahui perlengkapan yang digunakan untuk menunjang

kegiatan pengelolaan arsip naskah dinas aktif pada Kelurahan Kuningan

Barat Jaksel.

3. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi Kelurahan Kuningan

Barat Jaksel dalam mengelola arsip naskah dinas aktif

Berdasarkan tujuan dari penelitian ini, manfaat yang hendak diperoleh ialah :

9

1. Hasil dari penelitian ini diharapkan mampu menjadi masukan bagi

Kelurahan Kuningan Barat Jaksel dalam pengelolaan arsip naskah dinas.

2. Diharapkan mampu memberikan gambaran dan pemahaman tentang

pengelolaan arsip naskah dinas dalam menunjang kebutuhan kegiatan

dalam belajar dan mengajar.

3. Penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi pemikiran untuk

memperkaya khazanah pengetahuan jurusan Ilmu Perpustakaan.

D. Definisi Istilah

Arsip adalah segala bentuk naskah yang mengandung berbagai macam

informasi/fakta yang relevan bagi organisasi, dan diputuskan untuk disimpan

karena memungkinkan ada kegunaan pada masa yang akan datang pada

Kelurahan Kuningan Barat

Pengelolaan Arsip adalah kegiatan yang meliputi penciptaan, Pendistribusian

dan penyimpanan, penyusutan arsip yang dilakukan pada Kelurahan

Kuningan Barat.

Naskah Dinas merupakan informasi tertulis sebagai alat komunikasi

kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan lembaga

negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN/BUMD dalam

rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan pada

Kelurahan Kuningan Barat Jaksel.

10

E. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan ini memberikan gambaran umum tentang apa

yang penulis bahas dalam setiap bab dari penelitian ini. adapun sistematika

penulisan sebagai berikut:

Bab I Pendahuluan

Bab ini terdiri atas lsandasan pemikiran yang menjadi latar

belakang penelitian ini harus dilakukan, diikuti uraian pembatasan

dan perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian dan

sistematika penulisan.

Bab II Tinjauan Literatur

Bab ini ditulis untuk memberikan gambaran kepada pembaca dan

membahas tentang landasan-landasan teori yang digunakan, sesuai

dengan penelitian yang dilakukan oleh peneliti, yang diambil oleh

dari literatur-literatur yang berkaitan dan penelitian yang relevan

dengan topik penelitian, meliputi : pengertian arsip, pengelolaan

arsip dinamsi dan naskah dinas.

11

Bab III Metode Penelitian

Bab ini membahas mengenai jenis pendekatan yang digunakan,

teknik pengumpulan data yang dilakukan, dan teknik pengolahan

serta analisis data dalam memperoleh hasil penelitian.

Bab IV Hasil Penelitian dan Pembahasan

Bab ini membahas hasil penelitian yang mencakup profil objek

penelitian, hasil penelitian, dan pembahasan.

Bab V Penutup

Bab ini merupakan akhir dari penelitian, terdiri atas penarikan

kesimpulan dan beberapa rekomendasi berupa saran-saran.

12

BAB II

TINJAUAN LITERATUR

A. Arsip

1. Definisi Arsip

Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan

―Archivum‖ yang artinya tempat untuk menyimpan. Sering pula kata

tersebut ditulis ―Archeon‖ yang bearti balai kota (tempat untuk

menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintahan. Menurut bahasa

Belanda yang dikatakan ―Archief ― mempunyai arti:

a. Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan

yang lain

b. Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berujud tulisan, gambar,

grafik dan sebagainya.

c. Bahan-bahan yang disimpan sebagai bahan pengingatan.10

Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-

ketentuan Pokok kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b, menetapkan bahwa

yang dimaksud arsip ialah:

10 Sualrso Mulyono, Dasar-dasar Kearsipan (Yogyakarta: Liberty, 1985), h.1.

13

a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga

Negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik

dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka

pelaksanaan kegiatan pemerintah.

b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan

atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan

tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan

kebangsaan.11

Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam

perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya

atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi

negara.12

arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara langsung

dalam kegiatan penyelenggaraan administrasi negara baik arsip

tersebut digunakan dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian

kegiatan operasional. Arsip dinamis tidak dapat dipisahkan dari kegiatan

operasional suatu lembaga. Hal ini disebabkan karena operasional autentik

yang sah. Bukti otentik tersebut adalah melalui arsip yaitu arsip dinamis.13

11 Bartos, Manajemen Kearsipan, h. 5.

12 Basir Bartos, Manajemen Kearsipan: untuk lembaga Negara, swasta, dan perguruan tinggi

(Jakarta: Bumi Aksara, 2007), h. 2. 13

Mutiawatul Wardah, ―Pengelolaan Arsip Dinamis,‖ UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta 8

(2016): h. 54.

14

2. Jenis-jenis Arsip Dinamis

Arsip dinamis masih dibagi menjadi lagi menjadi 3 macam ialah:

a. Arsip aktif yaitu arsip dinamis yang masih berada dalam proses

penyelesaian sehingga masih sering digunakan. Kriteria arsip aktif

artinya arsip dengan frekuensi penggunaan sedikit-dikitnya 10 kali

dalam setahun, malahan ada yang menyatakannya sebagai arsip yang

digunakan sedikit-dikitnya sekali sebulan. Menurut ketentuan

American Records Managers Association, active record (s) adalah

arsip (dinamis) yang digunakan sedikit-dikitnya sepuluh kali setahun.

Bila digunakan kurang dari sepuluh kali setahun, maka arsip (dinamis)

itu disebut sebagai inactive records dalam bahasa Indonesia dikenal

dengan nama arsip inaktif.

b. Antara arsip aktif dengan inaktif terdapat arsip semiaktif artinya arsip

dinamis yang berasal dari tahun lalu namun masih digunakan untuk

kepentingan pada tahun sekarang. Istilah lain ialah ―arsip dorman‖

sebuah konsep yang berasal dari biologi. Bila arsip dinamis memiliki

nilai bermalar (terus-menerus) dan disimpan untuk jangka waktu yang

tak terbatas atau untuk waktu tertentu sebagaimana dinyatakan dalam

jadwal retensi maka arsip dinamis tersebut dikenal dengan nama long-

term record atau arsip dinamus jangka panjang.

c. Arsip inaktif (pasif) yaitu arsip dinamis yang sudah selesai diproses

tetapi kadang-kadang masih digunakan. Pengertian inaktif artinya

15

digunakan kurang dari sepuluh kali setahun. Jenis arsip ini disebut

pula sebagai non-current records atau inactive record. 14

Pembagian arsip dinamis dibagi menjadi tiga macam yaitu arsip

dinamis aktif, arsip dinamis semi aktif dan arsip dinamis inaktif. Ketiga

macam pembagian arsip dinamis tersebut tergantung pada penggunaan

arsip pada lembaga yang menggunakannya. Lebih lanjut, pada pembagian

arsip yang ketiga yaitu arsip dinamis inaktif maka lambat laun dapat

berubah fungsinya menjadi arsip statis. Hal ini dikarenakan arsip dinamis

inaktif dalam penggunaannya sangat jarang dalam pekerjaan sehari-hari.15

3. Fungsi dan Kegunaan Arsip Dinamis

Arsip dinamis memiliki berbagai fungsi sebagaimana diuraikan dibawah

ini:

1) Merupakan memori badan korporasi

2) Pengambilan keputusan manajemen

3) Menunjang litigasi

4) Mengurangi biaya dan volume penggunaan kertas

5) Efesiensi badan korporasi

6) Ketentuan hukum

14 Sulistyo-Basuki, Pengantar Kearsipan, h. 28-29.

15 Wardah, ―Pengelolaan Arsip Dinamis,‖ h. 55.

16

7) Rujukan historis.16

Pakar lain meyebutkan fungsi asrsip yang sangat penting yaitu sebagai

sumber informasi dan dokumentasi. Sebagai sumber informasi maka arsip

akan dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai suatu

masalah. Sebagai sumber dokumentasi arsip dapat dipergunakan oleh

pimpinan organisasi untuk membuat atau mengambil keputusan secara

tepat mengenai suatu masalah yang dihadapi.17

B. Pengelolaan Arsip Dinamis

1. Definisi Pengelolaan Arsip Dinamis

Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan

dan tujuan organisasi/proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal

yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan.18

Sedangkan pengelolaan arsip adalah yang berhubungan dengan

penerimaan warkat, penyimpanan, pengiriman, pencatatan, penyingkiran

atau penyusutan, dan pemusnahan.19

Pengelolaan arsip dinamis adalah sebuah kontrol sistematis terhadap

arsip dinamis sejak saat penciptaan atau penerimaan, pengolahan,

16 Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003), h. 22-

23. 17

Widjaja A.W, Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar (Jakarta: Grafindo Persada, 1993), h.

1. 18

Ibnu Syamsi, Sistem dan Prosedur Kerja (Jakarta: Bumi Aksara, 1994), h. 8. 19

Wursanto, Kearsipan 1 (Yogyakarta: Kanisius, 2003), h. 16.

17

distribusi, penataan, penyimpanan, temu balik sampai pemusnahan.20

Dalam UU 43 tahun 2009 menjelaskan bahwa pengelolaan arsip dinamis

merupakann proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif dan

sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta

penyusutan arsip.21

Pakar lain menjelaskan pengelolaan arsip dinamis adalah pengendalian

arsip secara sistematis atas daur hidup arsip dari penciptaan sampai

penyusutan atau penyimpanan secara pemanen.22

teori ini didukung dan

dispesifikasikan lagi dalam buku pedoman pengelolaan dan penataan arsip

khusus Ibukota Jakarta bahwa tahap-tahap pengelolaan arsip dinamis aktif

berupa penciptaan, pendistribusian, penyimpanan, penyusutan.

2. Tahap-tahap Pengelolaan Arsip Dinamis

a. Penciptaan Arsip Dinamis

Penciptaan arsip seperti surat dan naskah, gambar, dan rekaman

merupakan aktivitas awal dari masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan

membuat surat dan dokumen atau naskah lain yang diperlukan dalam

rangka penyelenggaraan organisasi untuk mencapai tujuan. Penciptaan

arsip dapat diartikan sebagai aktivitas membuat atau menerima

rekaman kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apapun

20 Sulistyo-Basuki, Pengantar Kearsipan, h. 391.

21 Indonesia, ―Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tentang Kearsipan.‖

22 Patricia E Wallece, Records Management Integrated Information System (New Yersey,

1992), h. 2.

18

sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

Berikut adalah cara penciptaan surat masuk dan surat keluar:

1) Surat Masuk

Surat masuk sangat penting untuk membangun informasi dari unit

ke unit, jika tidak ada surat masuk maka informasi yang ingin

disampaikan tidak akan terlaksana dengan baik. Surat masuk

adalah surat yang masuk ke dalam suatu instansi/perusahaan atau

bagian dalam suatu instansi/perusahaan, baik yang berasal dari

instansi/perusahaan lain atau bagian lain pada instansi/perusahaan

yang sama. Surat masuk harus segera diproses agar informasi yang

ingin disampaikan dapat terlaksana. proses surat masuk berupa

langkah-langkah sebagai berikut:

a) Penerimaan surat

Kegiatan yang dilakukan yaitu:

Mengumpulkan surat yang masuk

Memeriksakan kebenaran alamatnya

Menandatangani bukti pengiriman pada kartu atau buku

sebagai bukti bahwa surat sudah diterima

Memisahkan surat sesuai dengan alamat yang dituju

Membuka surat (kecuali surat rahasia) dan memeriksa

kelengkapannya.

19

b) Penyortiran surat

Merupakan kegiatan mengelompokkan surat-surat menurut

jenis dan golongannya.

c) Pencatatan surat

Kegiatan ini dilakukan dengan menggunakan buku harian atau

buku agenda.

d) Pengarahan surat

Kegiatan ini dilakukan untuk menentukan arah surat yang akan

disampaikan.

e) Penyimpanan surat

Kegiatan ini dilakukan secara sistematis agar bila dibutuhkan

dapat ditemukan dalam waktu yang singkat.23

Pakar lain menjelaskan, pengurusan dan penggendalian surat

masuk dibagi menjadi lima langkah yaitu:

a) Penerimaan surat

b) Penyortiran surat

c) Pembukaan surat

d) Pencatatan surat

23 Durotul Yahmah, Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran (Bandung: Pustaka

Setia, 2009), h. 124.

20

e) Pengarahan surat masuk.24

2) Surat Keluar

Jika suatu perusahaan terdapat surat masuk untuk memberikan

informasi-informasi kepada perusahaan lain, maka surat tersebut

akan membutuhkan jawaban yaitu surat keleluar. Surat keluar

adalah surat yang lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel dan

ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh

suatu instansi atau lembaga lain. Surat keluar biasanya dikirim

melalui pos atau kurir.25

Surat keluar terutama naskah dinas dalam pembuatannya tidak

dibuat secara sembarangan karena sudah diatur dalam tata naskah

dinas. Tata naskah dinas adalah pengaturan tentang jenis, format,

penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang

digunakan dalam komunikasi kedinasan.26

Sebagai acuan tata

naskah dinas biasanya mengikuti pedoman tata naskah dinas yang

dikeluar oleh lembaga pemerintah. Dalam pembuatan naskah dinas

sesuai dengan pedoman tata naskah dinas meliputi:

24 Kearsipan 1, h. 110.

25 Bartos, Manajemen Kearsipan, h. 28. 26

Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, ―Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia Nomor 2 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas,‖ 2014, h. 2.

21

a) Persyaratan pembuatan

Ketelitian

Kejelasan

Singkat dan padat

Logis dan meyakinkan

pembakuan27

b) Penomoran naskah dinas

Format nomor naskah dinas meliputi:

Kode jenis dam sifat naskah dinas.

Nomor urut agenda.

Kode unit organisasi dan konseptor naskah dinas.

Tahun pembuatan naskah dinas.28

c) Penggunaan kertas, amplop dan tinta

Penggunaan ukuran kertas:

Kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS 80

gram.

27 Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI, ―Peraturan Menteri

Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI Nomor 80 tahun 2012 Tentang Pedoman

Tata Naskah Dinas Instabsi Pemerintah,‖ n.d. h. 74. 28

Kepala Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan, ―Keputusan Kepala Badan

Pengawasan Keuangan dan Pembangunan Nomor: KEP-137/K/SU/2007 Tentang Pedoman Tata

Naskah Dinas,‖ n.d., h. 156.

22

Penggunaan kertas HVS diatas 80 gram, hanya untuk jenis

naskah dinas yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan

nilai kegunaan dalam waktu lama.

Surat berlambang Negara berwarna kuning emas atau

lambing daerah berwarna hitam dicetak diatas HVS 80

gram.

Ukuran kertas yang digunakan untuk surat menyurat adalah

Folio/F4.

Ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, paper dan

laporan adalah A4.29

Untuk penggunaan amplop naskah dinas ditetapkan sebagai

berikut:

Surat dinas klasifikasi biasa, menggunakan amplop ukuran

105x227 mm.

Surat dinas kllasifikasi rahasia, menggunakan amplop dua

rangkap, amplop dalam berukuran 105x227 mm, dan

amplop luar berukuran 115x245 mm dengan ketebalan

antara 35,5-100 g/m2.

29 Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta, ―Peraturan Gubernur Provinsi Daerah

Khusus Ibukota Jakarta Nomor 251 Tahun 2014 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kelurahan‖

(Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta, 2014), h. 11.

23

Surat dinas yang dilipat dua, menggunakan amplop ukuran

176x250 mm.

Surat dinas dengan kertas ukuran A.4 tanpa dilipat,

menggunakan amp;op ukuran 229 x 324 mm.

Surat dinas dengan kertas C.4 tanpa dilipat, menggunakan

amplop ukurran 250 x 353 mm. 30

Tinta yang digunakan untuk surat dinas:

Tinta yang digunakan untuk surat menyurat berwarna

hitam.

Tinta yang digunakan untuk penandatanganan dan paraf

berwarna biru tua.

Tinta yang digunakan untuk keprluan keamanan naskah

dinas berwarna merah.31

d) Ketentuan jarak spasi, jenis dan ukuran huruf, serta kata

penyambung

Ketentuan jarak spasi naskah dinas sebagai berikut:

Jarak antara judul dan isi adalah dua spasi.

30 Kepala Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan, ―Keputusan Kepala Badan

Pengawasan Keuangan dan Pembangunan Nomor: KEP-137/K/SU/2007 Tentang Pedoman Tata

Naskah Dinas,‖ h. 189. 31

Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta, ―Peraturan Gubernur Provinsi Daerah

Khusus Ibukota Jakarta Nomor 251 Tahun 2014 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kelurahan,‖ h. 27.

24

Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama

dengan baris kedua adalah satu spasi.

Jarak masing-masig baris disesuaikan dengan keperluan.32

Jenis dan ukuran huruf

Naskah dinas korespodensi menggunakan jenis huruf Arial

dengan ukuran 12.

Naskah dinas pengaturan menggunakan jenis huruf

Bookman Old Style dengan ukuran 12. 33

Kata penyambung adalah kata yang digunakan sebagai tanda

bahwa teks masih berlanjut pada halaman berikutnya (jika

naskah lebih dari satu halaman). Kata penyambung ditulis pada

akhir setiap halaman pada baris terakhir teks di sudut kanan

bawah halaman dengan urutan kata penyambung dan tiga buah

titik.34

e) Penentuan batas/ruang tepi

32 Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, ―Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia Nomor 2 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas‖ (ANRI, 2014), h. 88. 33

Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia, ―Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik

Indonesia Nomor 42 tahun 2016 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Kementrian Dalam

Negeri,‖ n.d., h. 118. 34

Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, ―Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia Nomor 2 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas,‖ 2014, h. 89.

25

Untuk ruang tepi atas apabila menggunakan kopm naskah

dinas, 2 spasi di bawah kop, dan apabila tanpa kop naskah

dinas sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kertas atas.

Untul ruang tepi bawah sekurang-kurangnya 2,5 cm tepi

bawah kertas.

Ruang tepi kiri sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri

kertas.

Ruang tepi kanan sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan

kertas.35

f) Nomor halaman

Nomor halaman naskah dinas ditulis dengan menggunakan

angka Arab (1, 2, 3, dst…).

Nomor halaman dicantumkan pada bagian tengah ats secara

simetris dengan dibubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan

setelah nomor, kecuali pada halaman pertama.

Naskah dinas yang menggunakan kop pada halaman

pertama, tidak perlu dicantumkan nomor halaman.36

35 Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI, ―Peraturan Menteri

Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI Nomor 80 tahun 2012 Tentang Pedoman

Tata Naskah Dinas Instabsi Pemerintah,‖ h. 84. 36

Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia, ―Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik

Indonesia Nomor 42 tahun 2016 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Kementrian Dalam

Negeri,‖ h. 118.

26

g) Tembusan

Tembusan surat bagian ini dicantumkan di sebelah kiri bawah,

yang menunjukan bahwa pihak tersebut perlu mengetahui isi

surat.37

h) Lampiran

Jika naskah dinas memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran

harus diberi nomor urut dengan angka arab. Nomor halaman

lampiran merupakan nomor lanjutan dari halaman

sebelumnya.38

i) Penggunaan lambang negara/logo lembaga

Ketentuan penggunaan lambang negara untuk Tata

naskah dinas yaitu:

Lambang Negara untuk tata naskah dinas sebagai tanda

pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap resmi.

Pejabat yang berwenang menggunakan kop naskah dinas

jabatan dan cap jabatan dengan lambing negara adalah

pejabat negara.

37 Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, ―Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia Nomor 2 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas,‖ 2014, h. 90. 38

Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI, ―Peraturan Menteri

Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI Nomor 80 tahun 2012 Tentang Pedoman

Tata Naskah Dinas Instabsi Pemerintah,‖ h. 82.

27

Pejabat Negara terdiiri dari presiden dan wakil presiden,

ketua, wakil ketua dan anggota Majelis Permusyawaratan

Rakyat, ketua, wakil ketua dan anggota Dewan Perwakilan

Rakyat, ketua dan wakil ketua Mahkamah Konstitusi serta

hakim konstitusi, ketua, wakil ketua, ketua muda, dan

hakim agung pada Mahkamah Agung, dan pejabat-pejabat

negara lainnya yang ditentukan oleh undang-undang.39

Penggunaan Logo:

Logo adalah tanda pengenal atau identitas berupa simbol

atau huruf yang digunakan dalam tata naskah dinas

sebagai identitas lembaga agar publik lebih mudah

mengenalnya.

Setiap lembaga wajib memiliki logo sebagai identitas

lembaga.

Logo digunakan oleh pejabat berwenang selain

pimpinan tertinggi pada lembaga pemerintah baik pusat

maupun daerah dan sekretariat lembaga negara.

39 Ibid., h. 110.

28

Logo ditempatkan di sebelah kiri kepala surat pada naskah

dinas.40

j) Pengaturan paraf naskah dinas dan penggunaan cap.

Pengaturan paraf naskah dinas:

Setiap naskah dinas sebelum ditandatangani terlebih dahulu

diparaf

Paraf merupakan tanda tangan singkat sebagai bentuk

pertanggungjawaban ata muatan materi, substansim

redaksi, dan pengetikan naskah dinas

Paraf meliputi praf hirarki dan paraf koordinasi

Draft naskah dinas arahan harus dibubuhi paraf pada tiap

halaman bagian kanan bawah

Paraf naskah dinas terkait administrasi keuangan diatur

lebih lanjut dalam peraturan menteri keuangan.41

Untuk cap dinas yang digunakan dalam tata naskah dinas

berbentuk bundar dengan diameter antara 2 sampai 4 cm. cap

dinas yang digunakan hanya cap instansi/unit organisai, yaitu

cap yang menyebut nama jabatan pada instansi atau unit

40 Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, ―Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia Nomor 2 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas,‖ 2014, h. 87. 41

Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia, ―Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik

Indonesia Nomor 42 tahun 2016 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Kementrian Dalam

Negeri,‖ h. 133.

29

organisasi bersangkutan, dan digunakan untuk menyertai tanda

tangan pejabat yang berwenang menandatangani naskah dinas.

tinta untuk tanda tangan pejabat berwarna hitam atau turkiesh

blue, dan tinta untuk cap dinas berwarna ungu.42

k) Perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat naskah dinas

Tata cara perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat:

Naskah dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah,

dicabut, atau dibatalkan harus diubah, dicabut atau

dibatalkan dengan naskah dinas yang sama jenisnya.

Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan,

dan pembatalan adalah pejabat yang menandatangani

naskah dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi

kedudukannya.43

Pengolahan surat keluar dilakukan di bagian tata usaha atau

sekretariat. dalam hal ini bagian tata usaha yang berhak mengolah,

memeriksa, menyerahkan pada pimpinan untuk ditanda tangani,

42 Kepala Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan, ―Keputusan Kepala Badan

Pengawasan Keuangan dan Pembangunan Nomor: KEP-137/K/SU/2007 Tentang Pedoman Tata

Naskah Dinas,‖ h. 169. 43

Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia, ―Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik

Indonesia Nomor 42 tahun 2016 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Kementrian Dalam

Negeri,‖ h. 142.

30

sekaligus mengirimkannya kepada instansi lain. Langkah-langkah

pengelolaan surat keluar adalah sebagai berikut:

a) Menerima dikte atau konsep tertulis dari pimpinan

b) Membuat konsep surat

c) Mencatat pada buku registrasi keluar

d) Mengetik surat dalam bentuk akhir

e) Meminta tanda tangan pemimpin

f) Mengecek surat yang akan dikirim

g) Mendistribusikan surat. 44

b. Pendistribusian Arsip Dinamis

Salah satu proses penanganan naskah dinas yang tidak kalah

penting adalah mendistribusikan surat. Distribusi surat yaitu

pembagian surat-surat yang akan disampaikan kepada alamat

berdasarkan tembusannya termasuk arsip. Baik surat masuk maupun

keluar yang dikirimkan, sangat memerlukan penanganan yang baik

selama pendistriubusiannya. Jangan sampai dokumen yang diterima

atau dikirimkan salah tujuan atau orang. Jika dokumen/surat salah

sasaran, bisa terjadi hal–hal yang tidak diinginkan. Misalnya surat

akan diambil atau dibaca oleh orang yang tidak bertanggung jawab.

44 Wursanto, Kearsipan 2 (Yogyakarta: Kanisius, 2007), h. 111.

31

Tentu hal ini dapat menyebabkan informasi dalam surat tersebut

hilang. 45

Faktor-faktor yang perlu ditpertimbangkan dalam pendistribusian

surat:

1) Pendistribusian Secara Selektif. Surat hanya dikirimkan kepada

orang yang yang berhak menerima atau mengetahuinya.

2) Pendistribusian secara langsung. Surat dikirimkan ke tingkat

organisatoris yang menggunakannya

3) Pendistribusian secara konsisten. Surat yang sudah direvisi atau

pemberitahuan pembatalan surat dikirimkan kepada unit badan

korporasi yang menerima surat yang asli

4) Distribusi berdasarkan jabatan. Daftar distribusi dibuat

berdasarkan jabatan atau posisi dalam badan korporasi. 46

Setiap kantor mungikuti suatu prosedur tertentu untuk mengawasi

lalu lintas surat masuk dan surat keluar. Prosedur ini disebut prosedur

pendistribusian surat. prosedur pendistribusian surat yang umum

dipergunakan terdiri dari 3 prosedur yaitu :

1) Prosedur Buku Agenda

45Moefti Wiriadihardja, Pedoman Administrasi Umum (Jakarta: Balai Pustaka, 1987), h. 94.

46 Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, h. 52.

32

Prosedur buku agenda digunakan untuk mencari surat yang

disimpan pada file. Walaupun dalam buku agenda tidak tercantum

nomor file. Dalam penyimpanan file masih sering menggunakan

sistem filling kronologis, yang juga merupakan susunan dari

catatan surat keluar pada buku agenda dengan menemukan tanggal

nomor keluar, maka surat disimpan dengan sistem kronologis

dapat ditemukan.

2) Prosedur Buku Ekspedisi.

Buku yang digunakan untuk mengantarkan surat sekaligus sebagai

tanda terima surat. Buku ekspedisi juga dipergunakan sebagai

tanda bukti penerimaan, permintaan atau pendistribusian surat atau

barang. Data yang dicatat di sini lebih sedikit dari buku agenda,

yaitu nomor urut, tujuan surat, isi surat dan peraf penerima. 47

3) Prosedur Kartu-Kendali

Dengan mempergunakan kartu kendali, surat masuk digolongkan

kedalam surat penting, surat biasa dan surat rahasia. Kartu-kendali

adalah selembar kertas berukuran 10x15cm yang berisikan data-

47 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1995), h. 45.

33

data suatu surat seperti Indeks, Isi Ringkasan, Lampiran, Dari,

Kepada, Tanggal Surat, Nomor Urut, M/K, Kode, dan Catatan.48

c. Penyimpanan Arsip Dinamis

Penyimpanan dan penemuan arsip dengan cepat dan tepat

merupakan tujuan dari penataan arsip. Setiap pegawai akan merasa

tertunda menyelesaikan pekerjaannya apabila ada arsip yang

dibutuhkan tidak atau belum dapat ditemukan kembali pada waktu

diperlukan. Menyimpan arsip pada tempat yang teratur, belum tentu

dapat menjamin arsip termaksud dapat ditemukan sistem penataan atau

penyimpanan arsip yang sesuai dengan kebutuhan.49

Penyimpanan arsip dibutuhkan faktor efisien dan efektivitas

tergantung kebutuhan suatu organisasi tersebut. Oleh karena itu

diperlukan suatu asas tertentu dalam penyimpanan arsip agar kegiatan

organisasi berjalan dengan baik dan sesuai prinsip dasar penyimpanan

arsip tersebut. Dalam pengelolaannya terdapat tiga asas dalam

penyimpanan arsip dinamis, yaitu :

1) Asas sentralisasi

48 Rupiarsieh, ―Implementasi Peraturan Bupati Bojonegoro Nomor 30 Tahun 2010 Tentang Tata

Kearsipan Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bojonegoro.,‖ Universitas Bojonegoro 1 (2017). 49

Emi Jumiyati, ―Pengelolaan Arsip Di Pusat Teknoogi Bahan Bakar Nuklir,‖ Pusat Teknologi

Bahan Bakar Nuklir, no. 2 (2009).

34

Asas sentralisasi adalah asas yang digunakan oleh organisasi untuk

menyimpan arsip dinamis dalam satu unit kerja secara terpusat.

Semua arsip dinamis disimpan di pusat penyimpanan, bagi unit

bawahan yang ingin menggunakan arsip dinamis, dapat

menghubungi pusat rekod.

2) Asas desentralisasi

Asas desentralisasi adalah asas yang digunakan suatu organisasi

dalam menyimpan arsip dinamis berdasarkan unit kerja masing-

masing. Pada sistem desentralisasi arsip dinamis akan disimpan di

bagian yang bersangkutan. Sehingga akan mencari informasi yang

relevan.

3) Asas kombinasi

Pada asas ini, masing-masing bagian menyimpan arsip dibawah

kendali sistem pusat. Biasanya, asas ini digunakan pada beberapa

perusahan atau instansi yang memiliki cabang. 50

Dalam asas penyimpanan, terdapat lima sistem penyimpanan

kearsipan, yaitu :

50 Sulistyo-Basuki, Pengantar Kearsipan, h. 62.

35

1) Sistem penyimpanan abjad merupakan penyimpanan arsip yang

berpedoman pada urutan abjad. Kode penyimpanan arsip

menggunakan huruf A sampai Z sebagai heading atau kepala.

2) Sistem penyimpanan pokok soal atau subjek merupakan sistem

penyimpanan arsip yang dilakukan menurut isi surat atau urusan

yang termuat dalam tiap arsip. Penggunaan dalam sistem ini yaitu

dengan menentukan terlebih dahulu masalah atau persoalan yang

dihadapi organisasi tersebut dalam kegiatan sehari-hari. 51

Setiap persoalan mengandung cabang ilmu pengetahuan tertentu.

Berdasarkan Klasifikasi Desimal Universal (KDU) setiap

pengetahuan manusia merupakan satu kesatuan yang dapat dibagi

menjadi 10 cabang utama yaitu:

0 umum

1 filsafat, metafisika, psikologi, logika

2 agama, teologi

3 ilmu sosial

4 bahasa

5 ilmu pengetahuan murni

6 ilmu pengetahuan terapan, teknologi

7 kesenian

51 Liang Gie, Administrasi Perkantoran (Yogyakarta: Liberty, 2009), h.120.

36

8 sastra

9 ilmu bumi dan sejarah.

Di atas inilah perkembangan kode yang disusun dengan

menggunakan notasi angka arab dibangun dengan cara perluasan

terus menerus dari fraksi-fraksi desimal, dengan prinsip bergerak

dari yang umum kearah yang lebih khusus.52

3) Sistem penyimpanan wilayah atau geografis merupakan sistem

penyimpanan arsip yang dapat disimpan menurut pembagian

wilayah. Sistem ini sering disebut juga sistem lokasi atau

sistem nama tempat. Penyimpanan dengan sistem ini

menggunakan system lain seperti sistem abjad, hal ini digunakan

untuk mengatur urutan-urutan nama-nama langganan atau

pengirim, tetapi pengelompokkan utamanya adalah menurut

pembagian wilayah.

4) Sistem penyimpanan menurut nomor adalah sistem penyimpanan

arsip menurut urutan angka-angka dari satu terus meningkat

hingga bilangan yang lebih besar.

52 Gubernur Propinsi DKI Jakarta, ―Keputusan Gubernur Propinsi DKI Jakarta Nomor 352/2004

Tentang Klasifikasi dan Tata Cara Penyimpanan Arsip Pemerintah Propinsi DKI Jakarta‖ (Gubernur

Propinsi DKI Jakarta, 2004), h. 5.

37

5) Sistem penyimpanan menurut tanggal atau juga sering disebut

dengan sistem kronologi merupakan sistem penyimpanan yang

didasarkan pada urutan tanggal yang tertera pada arsip tersebut.53

Setelah arsip diciptakan dan didistribusikan maka tahap

selanjutnya adalah penyimpanan, secara umum prosedur

penyimpanan arsip sebagai berikut:

1) Membuat indeks.

2) Dokumen diberi kode.

3) Menyortir.

4) Menyimpan atau menempatkan dilemari arsip dan diberi label.54

Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila memenuhi

kriteria- kriteria sebagai berikut:

1) Mudah dilaksanakan dan digunakan

2) Hemat tenaga dan peralatan

3) Hemat waktu dan biaya

4) Sederhana, Fleksibel dan mudah dikembangkan

5) Sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi. 55

53 Sutarto, Sekretaris dan Tatawarkat (Yogyakarta: Gadjah Mada University Press, 1997), h.

225. 54 Malabay, ―Kajian Analisis dan Perancangan Model Manajemen Arsip Dalam Rangka Tertib

Aministrasi Kearsipan (Studi Kasus: Fakultas Ilmu Komputer),‖ Universitas Esa Unggul 10 (2014): h.

54.

38

Pada tahap ini tidak selamanya arsip dapat disimpan. Organisasi

atau sebuah lembaga dapat membuat jadwal retensi arsip (JRA) yang

berguna sebagai acuan untuk menentukan arsip yang akan terus

disimpan dan yang akan disusutkan atau dimusnahkan. JRA adalah

daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan

atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi dimusnahkan,

dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan arsip.56

Dalam menentukan retensi arsip aktif dan inaktif dilaksanakan

berdasarkan kriteria berikut:

1) Retensi arsip aktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk

kepentingan pertanggungjawaban di unit pengolah.

2) Retensi arsip inaktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk

kepentingan unit kerja terkait dan kepentingan lembaga.57

Sementara tujuan adanya JRA adalah:

1) Menekan biaya pemeliharaan arsip dinamis dengan cara

dimusnahkan atau dipindahkan.

55 Sri Endang R, Modul Melakukan Aministrasi (Jakarta: Erlangga, 2009), h. 77.

56 Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, ―Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia Nomor 47 tahun 2015 tentang Jadwal Retensi Arsip‖ (ANRI, 2015), h. 3. 57

Ibid., h. 5.

39

2) Meningkatkan efisiensi temu balik arsip dinamis serta adanya

ketaatasasan (efisiensi dan konsistensi) dalam hal penyimpanan

arsip dinamis. 58

d. Penyusutan Arsip

Arsip yang terus berkembang setiap hari akan menjadi

tumpukan arsip, apabila dibiarkan begitu saja tentu akan

membutuhkan tempat yang lebih luas dalam hal penyimpanan arsip,

sehingga terjadi pemborosan tempat. Oleh karena itu harus dilakukan

pengurangan jumlah arsip. Salah satu kegiatan yang termasuk di

dalam pengelolaan arsip yaitu pengurangan jumlah arsip atau

penyusutan arsip.

penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:

1) Memindahkan arsip dinamis aktif yang memiliki frekuensi

penggunaan rendah ke penyimpanan dinamis inaktif.

2) Memindahkan arsip dinamis inaktif dari unit pengolah atau

penerima ke pusat arsip dinamis inaktif.

3) Memusnahkan arsip dinamis bila sudah jatuh waktu.

4) Menyerahkan arsip dinamis dari unit arsip dinamis inaktif ke

depo arsip statis. 59

58 Sulistyo-Basuki, Manajemen Arsip Dinamis, h. 311.

59 Ibid., h. 309.

40

Tahap-tahap kegiatan dalam penyusutan yaitu:

1) Daftar Arsip Sementara

Daftar pertelaan arsip sementara dibuat berdasarkan hasil

pendeskripsian series arsip yang telah diberi nomor definitif.

Pendeskripsian arsip memuat lima hal yaitu informasi, seri, kurun

waktu, tingkat keaslian, bentuk redaksi dan kondisi fisik.

2) Penilaian

Penilaian adalah pemerikasaan data yang dikumpulkan melalui

inventaris untuk menentukan nilai setiap seri arsip dan untuk

menentukan jangka simpan arsip.

3) Pemilahan

Pemilahan adalah kegiatan menyeleksi arsip antara asrip yang

masih digunakan untuk kepentingan organisasi dan dengan arsip

yang sudah tidak digunakan oleh organisasi.

4) Daftar Arsip Definitif

Pada tahap ini melakukan inventaris arsip yang akan disusutkan

dan dicatat pada daftar arsip definitive atau daftar arsip yang akan

disusutkan, yang ditandatangani oleh pimpinan cabang tata usaha.

5) Penyusutan

a) Melaksanakan pemusnahan naskah dinas (surat) keluar

tembusan yang ditandatangani oleh pimpinan satminkal atau

41

surat intern yang ditandatangani oleh pimpinan cabang tata

usaha yang sudah tidak diperlukan bagi organisasi.

b) Melaksanakan pemindahan arsip dari cabang tata usaha (CTU)

ke induk tata usaha (ITU) dengan menggunakan berita acara

pemindahan arsip yang dilampiri daftar arsip definitif yang

dipindahkan.

6) Berita Acara

Berita acara penyusutan merupakan dokumen penting yang berisi

pernyataan yang bersifat pengesahan atas perubahan status arsip-

asrip yang akan dimusnahkan. 60

C. Perlengkapan Pengelolaan Arsip Dinamis

Perlengkapan kearsipan sangat besar pengaruhnya dalam keberhasilan

pengelolaan arsip, sehingga dalam kegiatan pelaksanaan kearsipan sangat

dibutuhkan perlengkapan yang memadai. Penyediaan perlengkapan tidak

harus mewah tetapi memadai, disediakan sesuai dengan kebutuhannya.

Dalam pedoman pengelolaan menjelaskan perlengkapan pengelolaan arsip

yaitu:

1. Map berkas/folder

60 Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta, Pedoman

Pengelolaan dan Penataan Arsip, h. 53.

42

Folder adalah tempat untuk menempatkan arsip/berkas di dalam file.

Folder ini berbentuk lembaran berlipat seperti map pada umumnya, tetapi

tanpa daun-daun penutup, atau seperti map snelhechter, tetapi tanpa

penjepit. Bahannya terbuat dari kertas karton manila. Folder memiliki

(bagian yang menonjol) yang berfungsi untuk menempatkan indeks atau

tanda-tanda file yang menunjukkan isi file-nya.

2. Guide/Petunjuk

Guide/Petunjuk ini merupakan penunjuk dan sekaligus sebagai pemisah.

3. Ordner

Ordner adalah map yang terbuat dari karton tebal yang dapat menampung

banyak arsip dan di dalamnya terdapat besi untuk mengkait arsip yang

telah dilubangi pinggirnya.

4. filing cabinet (Lemari Arsip)

Dinamakan demikian karena cabinet ini dibuat untuk menyimpan

file/berkas dengan cara tertentu. Filling cabinet terdiri dari beberapa laci

yang tersusun ke atas. Masin-masing laci biasanya memiliki tamping 5000

lembar kertas yang disusun vertikal berderet ke belakang. Penyimpanan

dalam laci ini tidak ketat padat sehingga memudahkan pada saat

memasukkan atau menegeluarkan arsip ke dan dari laci.

5. Lemari Katalog

43

Lemari katalog adalah sarana untuk menyimpan lembar pengantar putih

(LPP), lembar pengantar merah (LPM), kartu kendali masuk (K2M), kartu

kendali keluar (K3), dan lembar disposisi (LD).

6. Boks Arsip

Boks arsip atau kotak arsip adalah sarana untuk menyimpan folder berisi

arsip dinamis.

7. Rak Arsip

Rak arsip berguna unruk menempatkan boks arsip. Rak arsip ada 2 macam,

yaitu:

a. Rak arsip

b. Rak arsip bergerak (mobile stacks). 61

Bentuk kualitas dan kuantitas peralatan penyimpanan arsip sangat

menentukan kecepatan dalam penemuan kembali suatu arsip yang diperlukan,

sehingga apabila penyimpanan peralatan kurang memadai, maka kecepatan

dalam penemuan kembali suatu arsip tidak dapat terwujud. Alat-alat kearsipan

atau perlengkapan arsip pada suatu kantor perlu diperhatikan agar sesuai

dengan ruangan yang sudah ada, sebaiknya dibuatkan ruangan khusus,

61 Ibid., h. 45-51.

44

sehingga tidak terjadi hambatan dalam penemuan kembali suatu warkat yang

diperlukan akibat bercampur dengan bagian atau barang-barang lainnya.62

D. Kendala dalam Pengelolaan Arsip Dinamis

Kendala dalam setiap pengelolaan arsip yang ada pada umumnya

dihadapi setiap kantor, antara lain adalah:63

1. Kurangnya pengertian terhadap pentingnya arsip

2. Kualifikasi persyaratan pegawai tidak dipenuhi. Hal ini terbukti dengan

adanya penempatan pegawai yang diserahi tugas tanggung jawab

mengelola arsip tidak didasarkan pada persyaratan yang diperlukan.

3. Bertambahnya volume arsip secara terus-menerus mengakibatkan tempat

dan peralatan yang tersedia tidak dapat menampung arsip lagi.

4. Belum dimilikinya pedoman tata kerja kearsipan yang diberlakukan secara

baku di suatu kantor/organisasi.

5. Belum dibakukannya atau dibudayakannya pedoman tentang tata cara

peminjaman arsip di masing-masing kantor.

6. Penggunaan arsip oleh pengolah atau oleh pihak lainnya yang

membutuhkan dengan jangka waktu yang lama, bahkan kadang-kadang

tidak dikembalikan

62 Maulana M.N, Administrasi Kearsipan (Jakarta: BHRATARA, 1996), h. 13.

63 Sedarmayanti, TATA KEARSIPAN: Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern (Bandung:

Mandar Maju, 2015), h. 47.

45

7. Tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat dan tepat

bila diperlukan oleh pihak lain.

8. Belum dipikirkannya mengenai rencana untuk mengadakan penyusutan

arsip di unit operasional maupun di kantor secara menyeluruh.

9. Adanya arsip yang diterima dan dikirim oleh suatu unit, lepas dari

pengawasan (karena unit pengawasan yang telah ditentukan tidak dapat

berfungsi sebagaimana mestinya).

Sementara kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip dinamis

adalah:

1. Penemuan kembali arsip yang lama akibat sistem penyimpanan yang

kurang sempurna, serta peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan

atau oleh unit lain dalam organisasi yang tidak dikembalikan.

2. Bertambahnya arsip diamis tanpa disertai dengan penyusutan dan

pemusnahan.

3. Pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang

terartur dari pihak pimpinan dan para ahli kearsipan.

4. Kearsipan tidak memadai Karena tidak mengikuti perkembangan ilmu

kearsipan modern. 64

64 Kearsipan 2, h. 49.

46

E. Naskah Dinas

1. Definisi Naskah Dinas

Informasi secara tertulis terjadi jika pemberi informasi tidak mungkin

dapat berhadap-hadapan dengan penerima informasi dan tidak mungkin

menggunakan media seperti telepon, radio, dan televisi. Sarana

komunikasi tertulis yang biasa digunakan untuk menyampaikan informasi

terdiri dari berbagai macam salah satu di antaranya adalah surat. Jadi surat

adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk informasi dari (instansi,

atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi, atau organisasi).65

Sementara untuk surat yang dikeluarkan oleh suatu badan/lembaga

baik pemerintah maupun swasta dan ditanda tangani oleh pejabat atau

yang mewakili disebut surat dinas. Surat dinas berisi masalah yang

menyangkut masalah dinas dan dibuat untuk memecahkan masalh dinas

pula.66

Surat dinas adalah salah satu jenis warkat yang berisi informasi

resmi yang dibuat oleh pejabat untuk ditujukan kepada pihak lain yang

antara lain berupa pemberitahuan, permintaan, pertanyaan, atau

pernyataan.67

Dalam pasal 1 peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia

tentang pedoman tata naskah dinas menjelaskan bahwa naskah dinas

65 Martono, Arsip Korespodensi, h. 48.

66 Martono E, Mahir Surat-menyurat Dinas Bahasa Indonesia (Jakarta: Karya Utama, 1993), h.

24. 67

Sekretaris dan Tatawarkat, h.154.

47

adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat

oleh pejabat yang berwenang di lingkungan lembaga negara, pemerintahan

daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN/BUMD dalam rangka

penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan.68

2. Fungsi Naskah Dinas

Surat/Naskah dinas mempunyai fungsi sebagai berikut: 69

a. Surat dinas sebagai bukti nyata hitam di atas putih, terutama surat-

surat perjanjian.

b. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan

dapat dilihat lagi jika diperlukan.

c. Surat dinas sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang

perubahan dan perkembangan suatu instansi

d. Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat putusan atau surat

instruksi.

e. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan

lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran

mentalitas pengirimnya.

68 Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia, ―Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia Nomor 2 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas,‖ 2014. 69

E.Zainal Arifin, Penggunaan Bahasa Indonesai Dalam Surat Dinas (Jakarta: Mediyatama

Sarana, 1987), h. 13.

48

Jika dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, surat memiliki

kelebihan, yaitu dapat mengurangi kesalahpahaman dalam berkomunikasi

karena penulis menyampaikan maksudnya dengan sejelas-jelasnya. Selain

itu, pembaca dapat membacanya berulang-ulang apabila dirasakan belum

mengetahui betul isinya. Kelebihan yang lain adalah bahwa biaya surat

menyurat yang digunakan relatif lebih murah jika dibandingkan dengan

biaya telepon atau telegraf.

3. Jenis-jenis naskah dinas

Naskah dinas terdi berbagai macam jenis yaitu sebagai berikut:70

a. Naskah dinas dalam bentuk dan susunan peraturan perundang-

undangan

1) Peraturan daerah

2) Peraturan gubernur

3) Peraturan kepala satuan kerja perangkat daerah

4) Keputusan

5) Instruksi

b. Naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat

1) Surat biasa

2) Surat edaran

70Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta, Pedoman

Pengelolaan dan Penataan Arsip, h. 11.

49

3) Surat undangan

4) Rekomendasi

5) Surat panggilan

6) Surat pengantar

c. Naskah dinas dalam bentuk dan susunan khusus

1) Surat izin

2) Surat keterangan

3) Surat perjanjian

4) Surat tugas.

5) Surat penugasan

6) Surat perintah

7) Surat perintah kerja

8) Surat perintah tugas

9) Surat perintah perjalanan dinas

10) Surat perintah bongkar

11) Surat penyegelan

12) Seruan

13) Nota dinas

14) Berita acara

15) Surat kuasa

16) Memo

17) Risalah rapat

50

18) Pengumuman

19) Telaahan staf

20) Laporan

21) Nota kesepahaman.

4. Prinsip pembuatan naskah dinas

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan naskah dinas

antara lain:

a. Cepat

b. Tepat

c. Efisien

d. Amanat

e. Legal

f. Procedural

g. Modern. 71

F. Penelitian Terdahulu

Penelitian terdahulu yang sesuai dengan tema pengelolaan arsip

naskah dinas yang penulis usung dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Nur Aini Astuti (2015) Mahasiswi Universitas Negeri Yogyakarta,

Fakultas Ekonomi, Jurusan Pendidikan Administrasi. Dengan judul

71 Ibid., h. 12

51

―Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Pada Sub Bagian Umum Dinas

Pertanian Dan Kehutanan Kabupaten Bantul Yogyakarta”. Tujuan

penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan arsip dinamis aktif

dan untuk mengetahui hambatan dalam pengelolaan arsip dinamis aktif

pada Sub Bagian Umum Dinas Pertanian dan Kehutanan Kabupaten

Bantul Yogyakarta. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah

kualitatif dengan pendekatan studi kasus. Pengumpulan data dilakukan

dengan cara observasi, wawancara, studi kepustakaan, serta dokumentasi.

Hasil dari penelitian ini menunjukan bahwa Pengelolaan arsip dinamis

aktif di Sub Bagian Umum belum dilaksanakan secara maksimal karena

terbatasnya fasilitas dan sumber daya manusia.

2. Rizca Amelia Akbar (2015) Mahasiswi Universitas Islam Negeri Syarif

Hidayatullah Jakarta, Fakultas Adab dan Humaniora, Jurusan Ilmu

Perpustakaan. Dengan judul “Pengelolaan Arsip Dinamis Studi Kasus

pada Sekretariat Majelis Ulama Indonesia (MUI) Kota Tangerang

Selatan”. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pengelolaan

arsip dinamis, untuk mengetahui perlengkapan arsip dinamis yang

digunakan dan untuk mengetahui kendala yang dihadapi Sekretariat MUI

Kota Tangerang Selatan dalam dalam pengelolaan arsip dinamis. Metode

yang digunakan dalam penelitian ini adalah kualitatif dengan pendekatan

studi kasus. Pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi,

wawancara, dokumentasi serta studi kepustakaan. Hasil dari penelitian ini

52

menunjukan bahwa Pengelolaan arsip dinamis Sekretariat MUI Kota

Tangerang Selatan sudah mengikuti ketentuan kearsipan yang ada akan

tetapi belum sepenuhnya baik karena ada beberapa kendala dan aspek

pengelolaan arsip dinamis yang belu, dilakukan secara sistematis.

53

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis dan Pendekatan Penelitian

Penelitian ini merupakan jenis penelitian deskriptif, yaitu penelitian yang

mendeskripsikan dan memberi penjelasan mengenai keadaan yang terjadi di

lapangan seperti apa adanya. Tujuan penelitian yang hendak dicapai dalam

penelitian deskriptif adalah untuk mendapatkan informasi lebih mendalam

mengenai pengelolaaan arsip naskah dinas pada Kelurahan Kuningan Barat.

Pengguna metode penelitian dimaksudkan untuk menemukan data yang valid,

akurat, dan signifikan, sehingga dapat digunakan untuk mengungkapkan masalah

yang diteliti.72

Sedangkan pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah

pendekatan kualitatif. Pendekatan kualitatif yakni data yang berbetuk non angka

seperti: kalimat-kalimat, foto, atau rekaman suara dan gambar.73

Pakar lain

menejelaskan penelitian kualitatif adalah pengumpulan data pada sebuah latar

alamiah, dengan menggunakan metode alamiah dan dilakukan oleh orang/peneliti

yang tertarik secara alamiah.74

72 Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian (Jakarta: STIA-LAN, 1999), h. 60.

73 Ibid., h. 86.

74 Lexi J. Moleong, Metode Penelitian Kualitatif (Bandung: Rosda, 2009), h. 5.

54

B. Teknik Pengumpulan Data

Dalam penelitian ini, penulis menggunakan sumber data primer dan data

sekunder.

1. Data primer

Data primer merupakan sumber data yang diperoleh secara langsung dari

sumber aslinya yang berupa wawancara, hasil observasi dan dokumentasi

yang dilakukan penulis dari suatu obyek. Penelitian ini memperoleh data

primer secara langsung dari hasil observasi di lokasi penelitian yaitu arsip

naskah dinas pada Kelurahan Kuningan Barat Jaksel dan hasil wawancara

dengan kepala keluraha, sekretaris kelurahan, dan staf secretariat kelurahan.

Dalam penelitian ini, penulis memperoleh data premier diantaranya:

a. Wawancara

Wawancara adalah percakapan dengan maksud tertentu oleh

pewawancara yang mengajukan pertanyaan dan terwawancara yang

memberikan jawaban atas pertanyaan yang diberikan.75

Wawancara yang

digunakan dalam penelitianini adalah wawancara secara mendalam.

Wawancara mendalam yaitu dengan membuat pedoman pertanyaan yang

diajukan agar dapat memberikan informasi mengenai pengelolaan arsip

dinamis aktif dan kendala-kendala yang dihadapi Kelurahan Kuningan

Barat Jaksel dalam pengelolaan arsip naskah dinas aktif.

75 Sofian Efendi, Metode Penulisan Survei. (Jakarta: LP3ES, 2012), h. 135.

55

b. Observasi

Observasi adalah metode penelitian yang pengambilan datanya bertumpu

pada pengamatan langsung terhadap objek penelitian.76

Observasi

bertujuan untuk mendeskripsikan keadaan yang dipelajari dan aktifitas-

aktifitas yang tengah berlangsung. Kemudian hasil observasi yang berisi

deskripsi hal-hal yang diamati secara lengkap dengan keterangan tanggal

dan waktu. Observasi dilakukan untuk menjawab permasalahan mengenai

perlengkapan yang digunakan untuk menunjang pengelolaan arsip naskah

dinas aktif pada Kelurahan Kuningan Barat Jaksel.

c. Dokumentasi

Dalam penelitian ini, penulis mengumpulkan data melalui dokumen-

dokumen yang terdapat pada sekretariatan berupa buku catatan surat

masuk dan surat keluar, dan foto-foto yang penulis ambil sendiri setelah

meminta izin dari pihak Kelurahan Kuningan Barat Jaksel dengan tujuan

sebagai bahan bukti dan data yang diperlukan dalam penyusunan skripsi

ini.

2. Data Sekunder

Data sekunder berupa data-data yang sudah tersedia dan dapat

diperoleh oleh peneliti dengan cara membaca, melihat, atau mendengarkan.

Data ini biasanya berasal dari data primer yang sudah diolah peneliti

76 Prasetya Irawan, Logika dan Prosedur Penelitian, h. 63.

56

sebelumya yaitu dengan studi kepustakaan.Sumber data sekunder diperoleh

secara tidak langsung, misalnya melalui orang lain atau melalui dokumen.

Data sekunder biasanya diambil dari dokumen-dokumen (laporan, karya tulis

orang lain, koran, dan majalah).77

C. Indikator Penilaian

Dalam penelitian ini dasar hukum yang digunakan untuk penentuan indikator

penilaian adalah Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan,

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia nomor 2 tahun 2014 tentang

pedoman tata naskah dinas dan pedoman pengelolaan dan penataan arsip daerah

khusus Ibukota Jakarta tahun 2011 serta beberapa literature yang diperoleh dari

buku, karya ilmiah dan jurnal.

Adapun variabel yang digunakan sebagai indikator penilaian terdiri dari:

1. Pengelolaan arsip dinamis, yang meliputi: Penciptaan, penggunaan,

penyimpanan, penyusutan.

2. Fasilitas pengelolaan arsip dinamis.

3. Kendala-kendala dalam pengelolaan arsip dinamis.

4. Dasar hukum pengelolaan arsip naskah dinas pada Kelurahan Kuningan Barat

Agar lebih jelas, Penulis akan mnguraikan variabel tersebut kedalam bentuk tabel

77 Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif (Bandung: Alfabeta, 2010), h. 62.

57

Tabel 1.

Indikator Penilaian

No Sub Variabel Indikator Keterangan

A. Pengelolaan Arsip Dinamis

1. Penciptaan 1. Surat Masuk

a. Menerima naskah dinas

dengan baik dan benar.

b. Mampu menggolongkan

naskah dinas yang telah

diterima

c. Merespon dengan cepat

dan teliti mengenai

naskah dinas yang

diterima dari luar

organisasi.

2. Surat Keluar

a. Membuat naskah dinas

sesuai dengan konsep

b. Mencatat naskah dinas

pada buku agenda surat

keluar

c. Mendistribusikan arsip

dengan cepat dan teliti.

R: 1, 7, 8, 9 ran LS:

1 (a,-f)

R: 1, 10 dan LS: 2

(a-h)

2. Pendistribusina 1. Menggunakan prosedur yang

benar untuk

mendistribusikan arsip

naskah dinas

2. Mendistribusikan arsip

naskah dinas sesuai dengan

tujuan

LS: 1-4

58

3. Penyimpanan 1. Menggunakan asas

penyimpanan yang sesuai

dengan lingkup organisasi

2. Menggunakan sistem

penyimpanan yang konsisten

dan sesuai dengan lingkup

organisasi.

3. Menentukan retensi arsip

Menyimpan arsip naskah

dinas sesuai dengan

prosedur.

R: 2

R: 15 dan LS: 1-5

4.

Penyusutan

1. Melakukan penilaian arsip

naskah dinas

2. Memusnahkan arsip naskha

dinas yang sudah tidak

digunakan

3. Meindahkan arsip naskah

dinas dari cabang tata usaha

(CTU) ke induk tata usaha

(ITU) dengan menggunakan

berita acara pemindahan

arsip.

LS: 1, 2, 4, 5

B. Fasilitas Pengelolaan Arsip Dinamis

1. Menggunakan fasilitas yang

sesuai dengan standar

2. Memandayagunakan

fasilitas yang tersedia

3. Merawat fasilitas yang

tersedia.

R: 11

untuk perlengkapan

pengelolaan arsip

naskah dinas

terdapat pad aba.

Penyimpanan

LS: 3

C. Kendala-kendala Pengelolaan Arsip Dinamis

1. Membuat anggaran khusus

untuk pengelolaan arsip

naskah dinas

2. Tersedianya fasilitas

penunjang yang memadai

3. Mampu mengamankan arsip

dinamis

4. Merekrut pegawai yang

memiliki kualifikasi

dibidang kearsipan

R: 4

R: 5

Untuk kendala-

kendala dalam

pengelolaan arsip

naskah dinas

terdapat pada

59

5. Mampu mengoptimalkan

SDM yang tersedia untuk

mengelola arsip naskah

dinas dengan mengikuti

berbagai kegiatan

pembinann/pelatihan.

pertanyaan

tambahan

LS:1

D. Kriteria Informan

Pemilihan informan bertujuan untuk memberikan informasi yang terlengkap

sehingga penulis mendapatkan informasi yang lengkap dalam penulisan

penelitian. Dalam penelitian, peneliti harus cermat dalam memilih orang-orang

yang akan diwawancarai (informan).78

Dalam penelitian ini, penulis mengambil informan yang memahami tentang

pengelolaan arsip naskah dinas aktif Kepala Kelurahan, Sekretaris Kelurahan, dan

Staf Sekretariat. Penulis mengambil informan sebanyak 3 orang yaitu:

1) Erwin Lobo (Kepala Kelurahan Kuningan Barat Jaksel)

Penulis memutuskan memilih beliau sebagai informan karena beliau memiliki

wewenang dan bertugas untuk merealisasikan peraturan-peraturan yang ada

dalam menjalankan Kelurahan Kuningan Barat.

2) Drs Rohman (Sekretasis Kelurahan Kuningan Barat Jaksel)

78 Emzir, Analisis Data: Metodologi Penelitian Kualitatif. (Jakarta: Rajawali Pers, 2011), h. 53.

60

Penulis memutuskan memilih beliau sebagai informan karena beliau yang

bertanggung jawab atas segala kegiatan, terutama pada kegiatan surat-

menyurat yang ada pada Kelurahan Kuningan Barat Jaksel.

3) Listiya Suciani (Staf Pengelolaan Arsip Kelurahan Kuningan Barat Jaksel)

Penulis memutuskan memilih beliau sebagai informan karena beliau adalah

staf yang bersinggungan langsung dengan arsip naskah dinas yang ada pada

Kelurahan Kuningan Barat Jaksel.

E. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data kualitatif yaitu menguraikan serta menginterpretasikan data

yang diperoleh di lapangan dari para informan. Dalam penelitian ini, penulis

menganalisis secara langsung data-data yang penulis peroleh ketika melakukan

observasi dan wawancara. Data-data yang diperoleh akan diolah dan disajikan

dalam bentuk deskriptif yang bertujuan untuk mengemukakan permasalahan dan

menemukan solusi dengan disertai teori-teori yang mendukung.

Miles dan Huberman mengemukakan tiga tahapan yang harus dikerjakan dalam

menganalisis data penelitian kualitatif, yaitu:

1. Reduksi data

Reduksi data merupakan proses pengumpulan data penelitian, seorang

peneliti dapat mengemukakan kapan saja waktu untuk mendapatkan data yang

61

banyak, apabila peneliti mampu menerapkan metode observasi, wawancara

atau dari berbagai dokumen yang berhubungan dengan subjek yang diteliti.

2. Paparan data

Dalam penyajian data, dapat dianalisis oleh peneliti untuk di susun

secara sistematis, atau simultan sehingga data yang diperoleh dapat

menjelaskan atau menjawab masalah yang diteliti.

3. Penarikan kesimpulan dan verifikasi

Penarikan kesimpulan merupakan hasil penelitian yang menjawab fokus

penelitian berdasarkan hasil analisis data. Kesimpulan disajikan dalam bentuk

deskriptif objek penelitian dengan berpedoman pada kajian penelitian.

Pemilihan teknik ini bertujuan untuk memudahkan peneliti dalam

menggambarkan atau memberikan pemahaman mengenai realitas yang diteliti

serta memudahkan peneliti dalam pemilihan data-data sehingga mampu

menjawab permasalahan yang diteliti yang pada akhirnya akan menghasilkan

suatu kesimpulan.79

F. Jadwal Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan pada Kelurahan Kuningan Barat Jaksel yang

terletak di jalan Kuningan Barat No: 1 Kecamatan Mampang Perapatan.

79 Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif (Bandung: Alfabeta, 2010).

62

penelitian dilaksanakan pada bulan February sampai September 2017 dengan

perincian sebagai berikut :

Tabel 2

Jadwal Penelitian

No

Tahun

&bulan

Kegiatan

2017

February Maret April Mei Juni Juli Agustus

September

Oktober

1. Penyusunan

Proposal

2. Pengajuan

Proposal

3. Bimbingan

Skripsi

4. Penelitian

5. Penyusunan

Skripsi

6. Pengajuan

Sidang

7. Sidang

63

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PAMBAHASAN

A. Profil Kelurahan Kuningan Barat

1. Sejarah

Kelurahan Kuningan Barat Jaksel adalah satuan kerja perangkat

daerah yang merupakan bagian dari wilayah Kecamatan Mampang

Prapatan Kotamadya Jakarta Selatan. Kelurahan Kuningan Barat dibentuk

berdasarkan surat keputusan gubernur, kepala daerah khusus Ibukota

Jakarta No.5 tahun 1966 tentang pembentukan kota administratif,

kecamatan dan kelurahan dalam wilayah daerah khusus Ibukota Jakarta.

Pada Tahun 1960-an nama Wilayah "Kuningan" hanya terdapat satu

wilayah yaitu sepanjang Jl. HR. Rasuna Said s.d Jl. Kapt Tendean , Jl.

Wolter Monginsidi, Jl. Jend Sudirman, tetapi terjadi pemekaran wilayah

dikarenakan dibangunnya MHT Jl. Jend Gatot Subroto yang kini terpisah

menjadi 2 bagian yaitu Kuningan Barat dan Kuningan Timur.

2. Tugas dan Fungsi Kelurahan Kuningan Barat

Kelurahan Kuningan Barat mempunyai tugas pokok, fungsi dan tatakerja

yang diataur dalam peraturan gubernur No 251 tahun 2014 tentang

organisasi dan tata kerja kelurahan yaitu:

a. Kelurahan

64

Kelurahan mempuanyai tugas melaksanakan penyelenggaraan urusan

pemerintah yang dilimpahkan gubernur. Untuk melaksanankan tugas,

kelurahan mempunyai fungsi diantaranya:

1) Penyusunan rencana strategis, dan rencana kerja dan anggaran

kelurahan

2) Pelaksanaan rencana strategis dan dokumen pelaksanaan anggaran

kelurahan

3) Pelaksanaan kegiatan pemerinahan kelurahan

4) Pemberdayaan masyarakan kelrahan

5) Pelayanan masyarakat

b. Lurah

Dalam kedudukannya sebagai kepala pemerintahan kelurahan, lurah

mempunyai wewenang mengordinasikan, mengendalikan dan

mengevaluasi pelaksanaan operasional tugas dan fungsi selurug

perangkat SKPD/UKPD yang ada di wilayah kelurahan. Lurah

mempunyai tugas diantaranya:

1) Memimpin dan mengoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi

kelurahan

2) Mengoordinasikan pelaksanaan tugas secretariat kelurahan dan

seksi

65

3) Melaksanakan koordinasi dan kerja sama dengan SKPD, UKPD

dan/ atau instansi pemerintah pusat/swasta terkait, dalam rangka

pelaksanaan tugas dan fungsi kelurahan

4) Memimpin dan mengoordinasi pelaksanaan musyawarah

perencanaan pembangunan tingkat kelurahan

5) Melaksanakan koordinasi dengan usnsur forum koordinasi

pimpinan kelurahan.

c. Wakil Lurah

Wakil lurah dalam melaksanakan tugasnya berkedudukan di bawah

dan bertanggung jawab kepada lurah. Wakil lurah mempunyai tugas

dantaranya:

1) Membantu lurah dalam memimpin dan mengoordinasikan

pelaksanaan tugas dan fungsi kelurahan

2) Membantu lurah dalam mengoordinasikan pelaksanaan tugas seksi

3) Membantu lurah dalam melaksanakan Melaksanakan koordinasi

dan kerja sama dengan SKPD, UKPD dan/ atau instansi

pemerintah pusat/swasta terkait, dalam rangka pelaksanaan tugas

dan fungsi kelurahan

4) Membantu lurah dalam pengendalian pelaksanaan kegiatan

penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum serta

penegakan peraturan daerah dan peraturan gubernur

66

5) Membantu lurah dalam pembinaan masyarakat dan lembaga

masyarakat kelurahan.

d. Sekretariat

Sekertariat kelurahan dipimpin oleh seorang sekretaris kelurahan yang

berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada lurah

Sekretariat mempunyai tugas diantaranya:

1) Menyusun bahan rencana strategis dan rencana kerja dan anggaran

sesuai dengan lingkup tugasnya

2) Melaksanakan rencana strategis dan dokumen pelaksanaan

anggaran sesuai dengan lingkup tugasnya

3) Mengoordinasikan penyusun rencana strategis, rencana kerja dan

anggaran dan dokumen pelaksnaan anggaran kelurahan.

4) Menyusun kebijakan, pedoman dan standar teknis yang berkaitan

dengan tugas dan fungsi secretariat

5) Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan rencana

strategis dan dokumen pelaksanaan anggaran kelurahan

e. Seksi pemerintahan, ketentraman dan ketertiban

merupakan unit kerja lini kelurahan dalam pelaksanaan kegiatan

pemerintahan yang dipimpin oleh kepala seksi yang berkedudukan

dibawah dan bertanggung jawab kepada lurah. Seksi pemerintahan,

ketentraman dan ketertiban mempunyai tugas diantaranya:

67

1) Menyususn bahan rencana strategis dan rencana kerja dan

anggaran sesuai dengan lingkup tugasnya

2) Melaksanakan rencana strategis dan dokumen pelaksanaan

anggaran sesuai dengan lingkup tugasnya

3) Memfasilitasi, memberikan bimbingan dan konsultasi teknis

lembaga kemasyarakan termasuk Rukun Tetangga dan Rukun

Warga

4) Melaksanakan kegiatan fasilitas, koordinasi dan kemitraan dengan

lembaga musyawarah kelurahan

5) Melaksanakan kegiatan penyelenggaraan ketentraman dan

ketertiban umum serta penegakan Peraturan Daerah dan Peraturan

Gubernur dapat mendayagunakan Satgas Pol PP yang dibiayai

dokumen pelaksanaan anggaran kelurahan.

f. Seksi Pemberdayaan Ekonomi dan Kesejahteraan Rakyat

Seksi Pemberdayaan Ekonomi dan Kesejahteraan Rakyat merupakan

Unit Kerja lini Kelurahan dalam pelaksanaan pembinaan,

pengembangan dan pemberdayaan perekonomian, sosial masyarakat,

pendidikan dan Kesehatan Masyarakat di wilayah Kelurahan yang

dipimpin oleh kepala seksi yang berkedudukan dibawah dan

beratnggung jawab kepada lurah. Seksi Pemberdayaan Ekonomi dan

Kesejahteraan Rakyat mempunyai tugas diantaranya:

68

1) Menyusun bahan rencana strategis dan rencana kerja dan anggaran

sesuai dengan lingkup tugasnya

2) Melaksanakan rencana strategis dan dokumen pelaksanaan

anggaran sesuai dengan lingkup tugasnya

3) Melaksanakan monitoring, fasilitasi serta pemberian bimbingan

dan konsultasi terhadap usaha mikro dan kecil serta kegiatan

ekonomi masyarakat lainnya

4) Melaksanakan monitoring, pengawasan, pengendalian,

pengembangan serta pemberian bimbingan dan konsultasi terhadap

industry rumah tangga

5) Mengoordinasikan dan monitoring pelaksanaan kegiatan

peningkatan dan pengembangan perekonomian masyarakat lurah

g. Seksi Prasarana, Sarana dan Kebersihan LIngkungan

Seksi Prasarana, Sarana dan Kebersihan LIngkungan merupakan Unit

Kerja lini Kelurahan dalam pelaksanaan pemeliharaan/perawatan

prasarana dan sarana serta pemeliharaan kebersihan dan lingkungan

yang dipimpin oleh kepala seksi yang berkedudukan dibawah dan

beratnggung jawab kepada lurah. Seksi Prasarana, Sarana dan

Kebersihan Lingkungan mempunyai tugas diantaranya :

1) Menyusun bahan rencana strategis dan rencana kerja dan anggaran

sesuai dengan lingkup tugasnya

69

2) Melaksanakan rencana strategis dan dokumen pelaksanaan

anggaran sesuai dengan llingkup tugasnya

3) Melaksanakan kegiatan pemberdayaan masyarakat dalam bentuk

kegiatan fisik dan social

4) Melaksanakan pekerjaan penanganan segera dalam bidang jalan

saluran, kebersihan, taman dan penerangan jalan

5) Melaksanakan pemeliharaan dan perawatan parasarana dan sarana

umum, seperti jalan lingkungan.80

3. Visi dan Misi

a. Visi:

Mewujudkan Jakarta sebagai Ibukota Negara Republik Indonesia yang

sejajar dengan kota-kota besar negara maju di dunia, dihuni oleh

masyarakat yang sejahtera dan berbudaya dalam lingkungan

kehidupan yang berkualitas

b. Misi:

1) Mempertahankan wilayah bagian selatan Jakarta Selatan sebagai

daerah resapan air.

2) Mewujudkan wilayah bagian Utara Jakarta Selatan sebagai pusat

niaga terpadu.

80 Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta, ―Peraturan Gubernur Provinsi Daerah

Khusus Ibukota Jakarta Nomor 251 Tahun 2014 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Kelurahan.‖

70

4. Struktur Organisasi Kelurahan Kuningan Barat

Gambar 1

Struktur Organisasi

Sekeretaris Lurah

Drs. Rohman

Wakil Lurah

Seksi Pemberdayaan

Ekonomi dan

Kesejahteraan

Rakyat

Hj. Silvia Heidy, SE,

S.Sos

Seksi

Pemerintahan

Ketentraman

dan Ketertiban

Linaria Purba

Seksi Prasarana

Sarana dan

Kebersihan

Lingkungan

Imam Santoso

Wahyudi, ST

Pengurus Barang

Ferry Hariyanto,

S.Kom, S.Sos

Satgas Pol- PP PP

Makmun

Kependudukan

& Capil

Lismansyah

Bendahara

Pengeluaran

Bambang

Indriyanto, A.Md

Puskesmas

Kelurahan

Dr. Chitra Rasjmi

PLKB

Kelurahan

DRS Zainuddin

Lurah

Erwin Lobo

PTSP Kelurahan

Diana Dumasari,

S.Sos

Staf

Pengelolaan

Arsip

Listya

Suciani

Caraka

Sutoro

71

5. Koleksi Naskah Dinas

Naskah dinas yang dimiliki Kelurahan Kuningan Barat pada bulan

January-Agustus 2017 berjumlah 868, Terdiri dari:

a) naskah dinas masuk sebanyak 227 yang terdiri dari surat himbauan,

surat keputusan, surat intruksi, surat undangan, surat tugas dan juga

surat kedinasan lainnya.

b) Surat undangan masuk sebanyak 147 yang berasal berasal dari

masyarakat, suku-suku dinas, dan lembaga pemerintah.

c) Naskah dinas keluar sebanyak 431 yang terdiri dari surat instruksi,

surat keputusan, surat undangan, surat edaran, surat pengumuman atau

pemberitahuan, surat pengantar dan surat tugas.

d) Surat undangan keluar sebanyak 63 yang ditujukan kepada

masyarakat, suku-suku dinas, dan lembaga pemerintah.

6. Program Kegiatan

Jumlah program kegiatan di Kelurahan Kuningan Barat ada 23 yang di

bagi menjadi tiga seksi yaitu:

a. Seksi Pemerintahan Ketentraman dan Ketertiban

1) Peningkatan Fungsi RT, RW dan LMK

2) Peningkatan fungsi Forum Kewaspadaan Dini Masyarakat

(FKDM) tingkat kelurahan

3) Penyedian layanan pendukung penanganan awal tanggap darurat

bencana tingkat kelurahan

72

4) Penegakan perda nomor 8 tahun 2007 tentang ketertiban umum

tingkat kelurahan

5) Penyediaan jasa telepon, air, listrik dan internet

6) Pengisian alat pemada api (APAR)

7) Penyediaan alat tulis kantor

8) Penyediaan jasa adaministrasi keuangan.

b. Seksi Pemberdayaan Ekonomi dan Kesejahteraan Rakyat

1) Pemberdayaan masyarakat melalui Gerakan Pemberdayaan dan

Kesejahteraan Keluarga (PKK)

2) Pengendalian penyakit demam berdarah dengue (DBD) dan

chikungunya melalui pengarahan juru pementau jentik (Jumantik)

3) Penggerakan masyarakat dalam pemeliharaan kebersihan

lingkungan, pemberantasan sarang nyamuk dan Survaillance

4) Pelaksanaan pos pelayanan terpadu (Posyandu)

5) Peningkatan kesegaran jasmani bagi masyarakat

6) Pendistribusian beras untuk rumah tangga miskin (raskin)

7) Pelaksanaan RW siaga

c. Seksi Prasarana Sarana dan Kebersihan Lingkungan

1) Penanganan prasarana sarana umum (PPSU) tingkat kelurahan

2) Penyelenggaraan musrenbang tingkat kelurahan

3) Pendampingan pelaksanaan rembuk RW

4) Pengadaan peralatan dan perlengkapan kebersihan lingkungan

73

5) Penyediaan BBM/KDO

6) Penyediaan jasa perizinan KDO/KDO khusus

7) Pemeliharaan KDO kelurahan.

7. Waktu Kerja

Waktu kerja efektif Kelurahan Kuningan Barat adalah Senin-Jum’at.

Senin-Kamis Pukul 07.30-16.00 WIB sementara untuk hari Jum’at 07.30-

16.30 WIB.

8. Letak Geografis

Kelurahan Kuningan Barat terletak di bagian Utara wilayah Kecamatan

Mampang Prapatan yaitu pada jalan Kuningan Barat No: 1, Jaksel. berada

perish disamping SDN 01, 3 dan 5 Kuningan Barat.

9. Luas Wilayah

Luas wilayah Kelurahan Kuningan Barat adalah 97,8 Ha yang habis

terbagi kedalam 5 lingkungan RW dan 48 lingkungan RT dengan batas-

batas wilayah sebagai berikut:

Utara : Jalan Jendral Gatot Subroto

Timur : Jalan Jendral Gatot Subroto/Jalan Kapten P. Tendean

Selatan : Jalan Kapten P. Tendean

Barat : Kali Krukut.

74

B. Hasil Penelitian

Berdasarkan tujuan penelitian, penulis akan memaparkan hasil penelitian yang

diperoleh melalui wawancara. Adapun hasil penelitian yang diperoleh,

sebagai berikut:

1. Pengelolaan arsip naskah dinas aktif pada Kelurahan Kuningan

Barat Jaksel

a. Penciptaan

Penciptaan merupakan tahap petama pengelolaan arsip naskah dinas,

pada Kelurahan Kuningan Barat dalam penciptaan arsip naskah dinas

diperoleh dari surat masuk (menerima arsip naskah dinas) dan surat

keluar (membuat arsip naskah dinas). berdasarkan hasil wawancara

dengan para informan penerimaan naskah dinas melalui surat masuk

terdiri dari berbagai macam naskah dinas. Seperti surat himbauan,

surat keputusan, surat intruksi, surat undangan, surat tugas dan juga

surat-surat lain yang perihalnya tentang kedinasan. Hal ini sesuai

dengan yang diutarakan Rohman:

surat himbauan, Keputusan, Intruksi, surat edaran yang berasal dari

gubernur dan walikota. Ada juga surat undangan dan surat tugas.81

81Rohman, Sekretaris Kelurahan Kuningan Barat Jaksel, wawancara, Jakarta Selatan, 24

Agustus 2017.

75

Dan juga oleh Listya Suciani:

….. ada surat edaran, surak keputusan, surat instruksi, Surat

Pemberitahuan kegiatan, Surat undangan dan surat-surat yang lain

yang perihalnya tentang kedinasan.82

Dalam tahap penerimaan arsip naskah dinas melalui surat masuk

Kelurahan Kuningan Barat Jaksel memiliki prosedur dalam

penerimaan arsip naskah dinas yang masuk. Berdasarkan hasil wawan

cara dengan para informan prosedur yang dilakukan yaitu setiap

naskah dinas yang diterima dicatat pada buku register, diberikan

lembar disposisi, digandakan dengan tujuan salah satu surat untuk

disimpan sebagai arsip, lalu surat yang lainnya diberikan kepada lurah,

kemudian ditindak lanjuti diberikan kepada yang tuju. Hal ini sesuai

dengan yang diutarakan oleh Listya Suciani:

Surat masuk dicatat buku register, didisposisi ke pimpinan, lalu

pimpinan membuat perintah yang tertera pada lembar disposisi

apakah ditindak lanjuti atau langsung diarsipkan.83

Dan oleh Rohman:

Kalo untuk prosedurnya di kelurahan masih sederhana banget ya,

begitu ada surat masuk lalu kita catat di buku register terus dikasih

lembar disposisi dua rangkap, terus diberikan ke lurah untuk di isi

tanggal dan asalnya dari mana, kemudian ditindak lanjuti kepada

sekkel, nah salah satu lembar disposisi disimpan untuk dijadikan arsip

untuk pengecekan suatu saat jika perlu dan terkadang suratnya kita

fotocopy juga untuk diarsipkan beserta lembar disposisinya, kemudian

82 Listiya Suciani, Staf Sekretariat Kelurahan Kuningan Barat Jaksel, wawancara, Jakarta

Selatan, 23 Agustus 2017. 83

Rohman, Sekretaris Kelurahan Kuningan Barat Jaksel, wawancara, Jakarta Selatan, 24

Agustus 2017.

76

surat diberikan kepada yang dituju sesuai dengan tl (tindak lanjut)

kepada satuan unit kerjanya.84

Terkait dengan penerimaan arsip naskah dinas Kelurahan Kuningan

Barat Jaksel, berdasarkan hasil wawancara dengan informan bentuk

dari naskah dinas berupa kertas dan tidak ada naskah dinas berbentuk

elektronik, untuk formatnya yaitu kop surat, tanggal, kepada yang

dituju, nomor, sifat, lampiran, perihal, isi dan penutup. Untuk gambar

bentuk dan format arsip naskah dinas yang masuk, penulis

mencantumkannya pada lampiran. Hal ini sesuai dengan yang

diutarakan oleh Listya Suciani:

Untuk bentuknya rata-rata semuanya kertas si, kita belom ada

komputerisasi. Untuk naskah dinas yang masuk lewat e-mail kita print

sama kaya surat biasa. Kalo formatnya sama kaya surat-surat yang

lain si mas ada kop surat, tanggal , yang dituju, nomor, sifat,

lampiran, perihal, isi, penutup.85

Arsip naskah dinas yang diterima Kelurahan Kuningan Barat berasal

dari berbagai instansi. berdasarkan hasil wawancara dengan informan

instansi tersebut adalah RT/RW, kecamatan, walikota, suku badan dan

juga instansi kedinasan. Hal tersebut sesuai yang diutarakan oleh

Listya Suciani:

84 Listiya Suciani, Staf Sekretariat Kelurahan Kuningan Barat Jaksel, wawancara, Jakarta

Selatan, 23 Agustus 2017. 85

Listiya Suciani, Staf Sekretariat Kelurahan Kuningan Barat Jaksel, wawancara, Jakarta

Selatan, 23 Agustus 2017.

77

Dari RT/RW, dari suku badan dan dinas-dinas sama dari kecamatan

dan walikota, ya yang paling sering dari kecamatan sama walikota

mas.86

Tidak hanya menerima arsip naskah dinas memalui surat masuk,

Kelurahan Kuningan Barat Jaksel juga membuat asrip naskah dinas

yang nantinya menjadi surat keluar. Dalam pengelolaan arsip naskah

dinas, Kelurahan Kuningan Barat juga membuat berbagai macam

naskah dinas. berdasarkan hasil wawancara dengan para informan

naskah dinas yang dibuat meliputi surat instruksi, surat keputusan,

surat undangan, surat edaran, surat pengumuman atau pemberitahuan,

surat pengantar dan surat tugas. Hal ini sesuai dengan yang diutarakan

oleh Rohman:

….. ada surat pemberitahuan, surat undangan, instruksi, surat tugas,

surat keputusan dan sebagainya.87

Dan oleh Listya Suciani:

….. ada Surat keputusan lurah, surat edaran, surat undangan, surat

pengantar, surat tugas.88

Dalam tahap pembuatan arsip naskah dinas Kelurahan Kuningan Barat

Jaksel memiliki prosedur dalam pembuatan arsip naskah dinas.

86 Listiya Suciani, Staf Sekretariat Kelurahan Kuningan Barat Jaksel, wawancara, Jakarta

Selatan, 23 Agustus 2017. 87

Rohman, Sekretaris Kelurahan Kuningan Barat Jaksel, wawancara, Jakarta Selatan, 24

Agustus 2017. 88

Listiya Suciani, Staf Sekretariat Kelurahan Kuningan Barat Jaksel, wawancara, Jakarta

Selatan, 23 Agustus 2017.

78

berdasarkan hasil wawancara dengan para informan Prosedurnya

meliputi pengonsepan dan pengetikan yang dilakukan kasi, dicetak,

diberikan paraf oleh kasi dan sekkel, lalu diberikan ke lurah untuk

ditanda tangani dan distempel, kemudian diberi nomor dan dicatat

dibuku agenda surat keluar, lalu digandakan agar salah satu surat dapat

disimpan menjadi arsip dan surat yang lainnya dapat didistribusikan.

Hal ini sesuai dengan yang diutarakan Rohman:

Untuk surat keluar alurnya dari kertas kosong, kemudian dikonsep

dan diketik, diperiksa, diparaf kemudian distempel, digandakan

setelah digandakan yang satu untuk diarsipkan dan yang satunya lagi

untuk didistribusikan.89

Dan oleh Listya Suciani:

….. jadi langsung per kasi (ketua seksi) kadang buat sendiri suratnya

sesuai dengan apa yang dibutuhin, kemudian diparaf oleh kasinya

terus sekkel juga paraf terus diajuin ke lurah kemudian dinomorin,

terus dicatat dibuku agenda surat keluar, abis itu digandakan, yang

satu untuk disimpan dan yang satu untuk dikirim.90

Berkaitan dengan pembuatan arsip naskah dinas pada Kelurahan

Kuningan Barat Jaksel, berdasarkan hasil wawancara dengan informan

arsip naskah dinas yang dibuat di instansi ini berbentuk kertas dan

89Rohman, Sekretaris Kelurahan Kuningan Barat Jaksel, wawancara, Jakarta Selatan, 24

Agustus 2017.

90 Listiya Suciani, Staf Sekretariat Kelurahan Kuningan Barat Jaksel, wawancara, Jakarta

Selatan, 23 Agustus 2017.

79

lama pembuatannya hanya memakan waktu sehari. Hal tersebut sesuai

dengan yang diutarakan Listya Suciani:

Untuk bentuknya di kelurahan kertas semua si rata-rata mas.

Gak lama si mas paling sehari juga kelar, itungan menit itu mah.91

Dalam tahap pembuatan arsip naskah dinas Kelurahan Kuningan Barat

Jaksel memimiliki konsep (format, sususan, dan konteks) untuk

membuat arsip naskah dinas. format dan susunannya meliputi kop

surat, tanggal, bulan, tahun, alamat yang dituju, nomor, sifat, lampiran,

hal, isi dan tanda tangan lurah. Hal ini merujuk pada hasil wawancara

berikut:

Untuk format dan susunannya yang pertama ada kop surat, terus

tanggal, bulan sama tahun, alamat yang dituju, ada juga nomor, sifat,

lampiraan, sama hal kemudian isi terus tanda tangan lurah.92

b. Pendistribusian

Pada tahap ini naskah dinas akan diedarkan di dalam maupun di luar

instansi. Mengenai pendistribusian, prosedur yang digunakan pada

Kelurahan Kuningan Barat Jaksel meliputi penomoran dan pencatatan

surat pada buku agenda, digandakan sesuai dengan siapa saja yang

dituju, lalu diberi lembar pengantar/lembar ekspedisi untuk

ditandatangani oleh si penerima surat sebagai bukti bahwa surat sudah

91 Listiya Suciani, Staf Sekretariat Kelurahan Kuningan Barat Jaksel, wawancara, Jakarta

Selatan, 23 Agustus 2017. 92

Listiya Suciani, Staf Sekretariat Kelurahan Kuningan Barat Jaksel, wawancara, Jakarta

Selatan, 23 Agustus 2017.

80

sampai tujuan, kemudian surat dikirim oleh staf khusus untuk

mengirimkan surat (caraka) sesuai dengan tujuan. Hak ini merujuk

pada hasil wawancara sebagai berikut:

….. Surat yang sudah dinomorin dan dicatatat di buku ini (buku

agenda), terus diperbanyak sesuai dengan siapa saja yang dituju,

terus diberikan lembar pengantar untuk ditanda tangani oleh si

penerima surat sebagai tanda bukti kalau kita sudah ngirim ke sana,

lalu surat dikirim sama caraka sesuai dengan tempat yang dituju.93

Terkait dengan pendistribusian arsip naskah dinas, jangka waktu yang

dibutuhkan arsip naskah dinas untuk siap didistribusikan adalah sehari

untuk surat keluar dan untuk surat masuk tergantung dari berapa

lamanya lurah memberikan tanda tangan. Untuk tujuan dari

pendistribusian arsip paling sering diberikan kepada tingkat kota atau

walikota, kecamatan dan RT/RW. Hal ini merujuk pada hasil

wawancara sebagai berikut:

Untuk surat masuk yang didistribusikannya intern itu tergantung

disposisi dari lurah, kita kan nunggu disposisi dari lurah misalkan

lurah seharian ada kegiatan di luar kan berarti besoknya baru

didisposisi kemudian diproses selanjutnya.

Untuk mendistribusikan surat keluar cuma sehari si mas, jadi begitu

surat yang ingin dikirim sudah selesai langsung dianter sama caraka.

Paling sering tingkat kota dan tingkat kecamatan sama ke RT RW

paling mas.94

93 Listiya Suciani, Staf Sekretariat Kelurahan Kuningan Barat Jaksel, wawancara, Jakarta

Selatan, 23 Agustus 2017.

94 Listiya Suciani, Staf Sekretariat Kelurahan Kuningan Barat Jaksel, wawancara, Jakarta

Selatan, 23 Agustus 2017.

81

c. Penyimpanan

Dalam suatu instansi diperlukan suatu asas tertentu dalam

penyimpanan arsip agar kegiatan organisasi berjalan dengan baik dan

sesuai prinsip dasar penyimpanan arsip tersebut. asas penyimpanan

yang digunakan oleh Kelurahan Kuningan Barat Jaksel adalah asas

kombinasi. Setiap satuan unit kerja memegang arsipnya masing-

masing karena itu merupakan tanggung jawab dari setiap ketua satuan

unit kerja. Sementara arsip yang terpusat pada sekretariat berupa arsip

surat masuk dan surat keluar. Pernyataan ini merujuk pada hasil

wawancara sebagai berikut:

Kombinasi, ada arsipnya dipegang masing masing bagian ada juga

yang terpusat seperti surat masuk, keluar karena surat masuk keluar

menyangkut lingkup kelurahan. Dahulunya menggunakan sistem

terpusat tetapi kan yang mengetahui detail dan bertanggung jawab

atas kearsipan setiap seksi adalah kasinya itu masing-masing jadinya

jika terpusat tidak lancar dan susah ditemukan apabila ada

pemerikasaan, maka dari itu digantilah jadi sistem kombinasi.95

Mengenai sistem penyimpanan arsip naskah dinas pada Kelurahan

Kuningan Barat Jaksel adalah sistem klasifikasi berdasarkan kode

surat. Kode surat diberikan berdasarkan subjek dari surat tersebut.

Arsip naskah dinas disimpan berdasarkan kode surat karena dapat

memudahkan staf sekretariat ketika menemukan kembali arsip jika

95 Rohman, Sekretaris Kelurahan Kuningan Barat Jaksel, wawancara, Jakarta Selatan, 24

Agustus 2017.

82

sewaktu-waktu dibutuhkan kembali. Pernyataan tersebut merujuk pada

hasil wawancara sebagai berikut:

Kita masih sederhana ya, itu kan ada kode surat jadi menyimpannya

berdasarkan kode surat.96

Mengenai prosedur penyimpanan arsip naskah dinas pada Kelurahan

Kuningan Barat Jaksel meliputi menggandakan surat, pemberian

lembar disposisi, dibaca dengan seksama untuk menentukan kode

surat lalu surat yang telah digandakan salah satunya disimpan menjadi

arsip dan diklasifikasikan berdasarkan kode surat tersebut. Hal ini

merujuk pada hasil wawancara sebagai berikut:

Setelah surat digandakan, lalu diberikan lembar disposisi, surat

dibaca isinya tentang apa lalu diberikan kode sesuai dengan isinya,

terus surat pasti langsung diarsipin berdasarkan kodenya.97

waktu penyimpanan arsip naskah dinas aktif Kelurahan Kuningan

Barat Jaksel mempunyai jangka waktu selama satu tahun, setelah satu

tahun lalu disusutkan menjadi Arsip naskah dinas inaktif. Hal ini

merujuk pada hasil wawancara sebagai berikut:

….. satu tahun langsung dirapihin (disusutkan).98

96 Listiya Suciani, Staf Sekretariat Kelurahan Kuningan Barat Jaksel, wawancara, Jakarta

Selatan, 23 Agustus 2017.

97 Listiya Suciani, Staf Sekretariat Kelurahan Kuningan Barat Jaksel, wawancara, Jakarta

Selatan, 23 Agustus 2017. 98

Listiya Suciani, Staf Sekretariat Kelurahan Kuningan Barat Jaksel, wawancara, Jakarta

Selatan, 23 Agustus 2017.

83

d. Penyusutan

Kegiatan penyusutan adalah tahap arsip aktif menjadi arsip inaktif.

arsip naskah dinas pada Kelurahan Kuningan Barat Jaksel sudah

pernah disusutkan dan kegiatan ini rutin diadakan setiap satu tahun

sekali dan itu merupakan kebijakan dari Kelurahan Kuningan Barat

Jaksel. Kegiatan ini dilakukan untuk menjaga arsip tetap rapih dan

tidak tercampur dengan arsip-arsip lama. Hal ini merujuk pada hasil

wawancara sebagai berikut:

Sudah, biasanya dilakukan pada awal tahun itu kebijakan dari

kelurahan, Kalo udah setahun pasti dirapihin (disusutkan) supaya

arsip-arsip di tahun yang akan datang tidak bercampur dan tidak acak

dengan arsip-arsip lama.99

Terkait dengan peninjauan kembali, seleksi, dan daftar arsip yang

disusutkan, pada Kelurahan Kuningan Barat Jaksel tidak ada

peninjauan, penyeleksian dan daftar arsip yang ingin disusutkan dalam

kegiatan penyusutan. Jadi dalam jangka waktu satu tahun semua arsip

naskah dinas langsung akan disusutkan. Hal ini merujuk pada hasil

wawancara sebagai berikut:

Tidak ada, jadi semua arsip naskah dinas tahun kemarin langsung

dirapihin (disusutkan).100

99 Listiya Suciani, Staf Sekretariat Kelurahan Kuningan Barat Jaksel, wawancara, Jakarta

Selatan, 23 Agustus 2017. 100

Listiya Suciani, Staf Sekretariat Kelurahan Kuningan Barat Jaksel, wawancara, Jakarta

Selatan, 23 Agustus 2017.

84

penentuan akhir arsip naskah dinas pada Kelurahan Kuningan Barat

Jaksel jika boks-boks arsip sudah terlalu menumpuk pada ruangan

maka akan dipindahkan ke dalam gudang. Hal ini merujuk pada hasil

wawancara sebagai berikut:

Jadi kalo arsip yang sudah dirapihin terlalu banyak kita akan

pindahin ke gudang, tapi kalo untuk pemusnahan gak ada si mas, tapi

gak tau kalo tahun-tahun kemaren itu gimana.101

2. perlengkapan pengelolaan arsip naskah dinas aktif pada Kelurahan

Kuningan Barat Jaksel

Sesuai dengan tujuan kedua skripsi ini, yaitu mengetahui fasilitas apa saja

yang digunakan dalam pengelolaan arsip naskah dinas pada Kelurahan

Kuningan Barat, fasilitas yang digunakan dalam pengelolaan arsip naskah

dinas meliputi Satu unit komputer, 1 unit mesin print, 1 mesin fotocopy,

25 map gantung, Filling cabinet 3 laci, 4 buku register, 5 boks arsip, satu

lemari arsip, satu unit kursi dan meja kerja. Hal ini merujuk pada hasil

wawancara sebagai berikut:

Meja, kursi, tempat arsip (map arsip), lemari, filing cabinet, boks arsip.102

….. Ordner, map arsip, rak arsip sama buku register.103

101 Listiya Suciani, Staf Sekretariat Kelurahan Kuningan Barat Jaksel, wawancara, Jakarta

Selatan, 23 Agustus 2017.

102Rohman, Sekretaris Kelurahan Kuningan Barat Jaksel, wawancara, Jakarta Selatan, 24

Agustus 2017. 103

Listiya Suciani, Staf Sekretariat Kelurahan Kuningan Barat Jaksel, wawancara, Jakarta

Selatan, 23 Agustus 2017.

85

Dan hasil observasi sebagai berikut:

Satu unit komputer dalam kondisi baik dan layak pakai, hanya dipakai

untuk mencetak naskah dinas yang masih elektronik.

Satu unit mesin print dalam kondisi baik dan layak pakai.

Satu mesin fotocopy dalam kondisi baik dan layak pakai.

Satu meja dan kursi kerja dalam kondisi baik dan layak pakai.

Map gantung yang terdiri dari 21 map gantung berwarna merah dan 4

map gantung berwarna coklat. Keduanya terbuat dari kertas tebal dan

dalam kondisi baik.

Filling cabinet tiga laci yang terbuat dari besi dengan ukuran

100x62x46,5 cm. kondisnya baik dan masih layak pakai, dari ketiga

laci yang difungsikan hanya satu laci

Buku register yang terdi dari 4 buah yaitu: buku agenda surat masuk,

buku agenda undangan masuk, buku agenda surat keluar, buku agenda

undangan keluar yang dalam kondisi cukup baik dan masih layak

pakai untuk jangka waktu satu tahun.

Lima boks arsip yang terbuat dari kertas karton tebal. digunakan

untuk menyimpan arsip naskah dinas inaktif dari 2012-2016 dan

dalam kondisi baik.

Satu lemari arsip yang terbuat dari kayu dan kaca dengan ukuran

91,4x46x91,6 cm dan dalam kondisi baik dan masih layak pakai.

86

3. Kendala-kendala yang dihadapi dalam Pengelolaan arsip naskah

dinas aktif pada Kelurahan Kuningan Barat Jaksel.

Dalam pengelolaan arsip naskah dinas terdapat 3 kendala yang dihadapi

sekretariat Kelurahan Kuningan Barat Jaksel, yaitu tidak adanya dana

yang dikhususkan untuk kegiatan kearsipan, pengetahuab SDM yang

minim tentang kearsipan, dan fasilitas penulis memperoleh hasil

wawancara mengenai kendala dalam pengelolan arsip naskah dinas

sebagai berikut:

a. Anggaran dana

Kendala pertama yaitu anggaran dana, sebagaimana hasil wawancara

sebagai berikut:

Untuk anggaran khusus tentang kearsipan itu tidak ada. Yang ada itu

dana kelurahan untuk alat kerja kantor termasuk juga alat-alat

penunjang kearsipan.104

Berdasarkan hasil wawancara, tidak ada anggaran khusus untuk

pengelolaan arsip naskah dinas, yang ada hanya anggaran penunjang

kegiatan pengelolaan arsip berupa dana untuk alat-alat kearsipan dan

itu tidak terfokus pada alat-alat kearsipan saja tetapi terbagi dengan

alat-alat kantor yang lainnya.

b. Kurangnya kesadaran aparatur satuan unit kerja

104Rohman, Sekretaris Kelurahan Kuningan Barat Jaksel, wawancara, Jakarta Selatan, 24

Agustus 2017.

87

Kendala kedua adalah kurangnya kesadaran dan pengetahuan aparatur

satuan unit kerja tentang pentingnya kearsipan, mengenai kendala

kedua penulis memperoleh hasil wawancara sebagai berikut:

Aparatur sering menganggap remeh tentang kearsipan.105

Hal yang sama diutarakan staf sekretariat

Kendalanya SDM yang menganggap remeh mengenai kearsipan.106

Berdasarkan jawaban dari para informan, dalam pengelolaan arsip

naskah dinas pada Kelurahan Kuningan Barat, para staf yang terlibat

langsung dengan pengelolaan arsip naskah dinas menganggap remeh

kegiatan kearsipan.

c. SOP tertulis tentang kearsipan

Kendala ketiga yaitu SOP tertulis tentang kearsipan, mengenai SOP

penulis memperoleh wawancara sebagai berikut:

sebenarnya untuk penyusutan tidak ada peraturan tertulis, ini inisiatif

saya sendiri agar arsip tahun lalu tidak tercampur dengan arsip

ditahun yang akan datang.107

105Rohman, Sekretaris Kelurahan Kuningan Barat Jaksel, wawancara, Jakarta Selatan, 24

Agustus 2017. 106

Listiya Suciani, Staf Sekretariat Kelurahan Kuningan Barat Jaksel, wawancara, Jakarta

Selatan, 23 Agustus 2017. 107

Rohman, Sekretaris Kelurahan Kuningan Barat Jaksel, wawancara, Jakarta Selatan, 24

Agustus 2017.

88

Berdasarkan jawaban dari informan, Kelurahan Kuningan Barat Jaksel

belum memiliki SOP tertulis tentang kearsipan yang dibuat dan

dikhususkan untuk Kelurahan Kuningan Barat Jaksel.

C. Pembahasan

1. Pengelolaan Arsip Naskah Dinas aktif pada Kelurahan Kuningan

Barat Jaksel

a. Penciptaan

Penciptaan merupakan tahap awal dalam pengelolaan arsip naskah

dinas. Arsip naskah dinas tercipta dari penerimaan surat masuk dan

pembuatan surat keluar. Dalam penerimaan ataupun pembuatan arsip

naskah dinas memiliki jenis yang beragam seperti peraturan daerah,

peraturan gubernur, peraturan kepala satuan kerja perangkat daerah,

surat keputusan, instruksi, surat biasa, surat edaran, surat undangan,

rekomendasi, surat panggilan, surat pengantar, surat izin, surat

keterangan, surat perjanjian, surat tugas, surat penugasan, surat

perintah, surat perintah kerja, surat perintah tugas, surat perintah

perjalanan dinas, seruan, nota dinas, berita acara, pengumuman, dll.

Dalam penerimaannya naskah dinas pada Kelurahan Kuningan Barat

Jaksel terdiri dari berbagai jenis meliputi surat himbauan, surat

keputusan, intruksi, surat undangan, surat tugas dan juga surat-surat

lain yang perihalnya tentang kedinasan. Naskah dinas yang diterima

89

oleh Kelurahan Kuningan Barat Jaksel berasal dari berbagai instansi

seperti RT/RW, Kecamatan, Walikota, suku badan dan juga instansi

kedinasan dan bentuknya berupa kertas. Adapun langkah-langkah

menurut ida Nuraida dalam penerimaan surat adalah: 1). Penerimaan

surat; 2). Pengarahan surat; 3). Penilaian surat; 4). Pencatatan surat; 5)

Penyimpanan surat; 6). Penya mpaian surat.108

Naskah dinas yang diterima akan langsung diterima oleh staf

sekretariat lalu dicatat pada buku register, diberikan lembar

disposisi, digandakan dengan tujuan salah satu surat untuk disimpan

sebagai arsip, lalu surat yang lainnya diberikan kepada lurah,

kemudian ditindak lanjuti diberikan kepada yang dituju. Dari

penggabungan teori dengan temuan di lapangan, Kelurahan Kuningan

Barat Jaksel telah melakukan langkah-langkah penerimaan arsip

naskah dinas dengan cukup baik.

Tidak hanya menerima arsip naskah dinas, Kelurahan Kuningan Barat

Jaksel juga membuat arsip naskah dinas dengan jenis yang beragam

seperti surat instruksi, surat keputusan, surat undangan, surat edaran,

surat pengumuman atau pemberitahuan, surat pengantar dan surat

tugas. Tidak hanya dalam penerimaan arsip naskah dinas, dalam

108 Ida Nuraida, Manajemen Administrasi Perkantora (Yogyakarta: Kanisius, 2012), h. 76-78.

90

pembuatannya arsip naskah dinas juga memiliki langkah-langkah.

Adapun langkah-langkah menurut Wursanto dalam buku kearsipan 2

dalam pembuatan arsip naskah dinas sebagai berikut: 1). Menerima

dikte atau konsep tertulis dari pimpinan; 2). Membuat konsep surat;

3). Mencatat pada buku registrasi keluar; 4). Mengetik surat dalam

bentuk akhir; 5). Meminta tanda tangan pemimpin; 6). Mengecek

surat yang akan dikirim; 7). Mendistribusikan surat.109

Pembuatan arsip naskah dinas pada Kelurahan Kuningan Barat Jaksel

langkah pertama adalah pengonsepan dan pengetikan yang dilakukan

kasi, dicetak, diberikan paraf oleh kasi dan sekkel, lalu diberikan ke

lurah untuk ditanda tangani dan distempel, kemudian diberi nomor dan

dicatat di buku agenda surat keluar, lalu digandakan agar salah satu

surat dapat disimpan menjadi arsip, lalu surat yang lainnya

didistribusikan. Dari ke 7 langkah-langkah dalam proses pembuatan

naskah dinas, Kelurahan Kuningan Barat Jaksel telah melakukan

langkah-langkah tersebut walupun dilakukan tidak berurutan atau

sistematis sesuai dengan teori yang telah dikemukakan. Hal ini

menandakan pembuatan arsip naskah dinas pada Kelurahan Kuningan

Barat Jaksel berjalan dengan baik.

109 Wursanto, Kearsipan 2 (Yogyakarta: Kanisius, 2007), h, 111.

91

b. Pendistribusian

Pada tahap kedua ini naskah dinas diarahkan sesuai dengan siapa yang

dituju. Setiap kantor mengikuti suatu prosedur tertentu untuk

mengawasi pendistribusian surat masuk dan surat keluar. Prosedur

pendistribusian surat yang umum dipergunakan menurut Zulkifli

Amsyah terdiri dari 3 prosedur yaitu: 1). Prosedur Buku Agenda; 2).

Prosedur Buku Ekspedisi; 3). Prosedur Kartu-Kendali.110

Berdasarkan hasil wawancara mengenai pendistribusian arsip naskah

dinas, prosedur yang digunakan Kelurahan Kuningan Barat Jaksel

dalam pendistribusian arsip naskah dinas adalah buku agenda dan

buku ekspedisi. Buku agenda digunakan untuk mencatat naskah dinas

yang masuk dan naskah dinas yang ingin didistribusikan keluar

kelurahan. Tidak hanya itu pada Kelurahan Kuningan Barat Jaksel

buku ini berperan penting dalam proses temu kembali arsip naskah

dinas. Beda halnya dengan buku ekspedisi, buku ini diberikan hanya

untuk arsip naskah dinas yang ingin didistribusikan keluar kelurahan

dan berfungsi sebagai tanda bukti bahwa caraka yang ditugaskan

untuk mengirim arsip naskah dinas sudah mengirimkannya sesuai

dengan alamat yang dituju. Hal ini mengindikasikan bahwa

110 Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1995), h. 45.

92

pendistribusian arsip naskah dinas pada Kelurahan Kuningan Barat

Jaksel sudah berjalan dengan baik.

c. Penyimpanan

Asas penyimpanan arsip naskah dinas yang digunakan Kelurahan

Kuningan Barat Jaksel adalah asas kombinasi. Asas kombinasi

merupakan asas yang digunakan pada masing-masing bagian untuk

menyimpan arsip di bawah kendali sistem pusat. Biasanya, asas ini

digunakan pada beberapa perusahan atau instansi yang memiliki

cabang.111

Setiap satuan unit kerja pada Kelurahan Kuningan Barat

Jaksel memegang arsipnya masing-masing karena itu merupakan

tanggung jawab dari setiap ketua satuan unit kerja. Sementara untuk

arsip yang terpusat pada sekretariat berupa arsip surat masuk dan surat

keluar.

Berdasarkan hasil wawancara mengenai sistem penyimpanan arsip

naskah dinas, sistem penyimpanan yang digunakan pada Kelurahan

Kuningan Barat Jaksel adalah sistem penyimpanan berdasarkan

subjek. Subjek ditulis dalam bentuk kode surat yang sudah diatur

dalam Klasifikasi Desimal Universal (KDU). Sesuai dengan sistem

penyimpanan yang digunakan oleh Sekretariat Kelurahan Kuningan

111 Sulistyo Basuki, Pengantar Ilmu Kearsipan (Tangerang: Universitas Terbuka, 2013), h. 62.

93

Barat adalah sistem penyimpanan berdasarkan subjek, maka prosedur

penyimpanan menurut Malabay yang dapat dilakukan yaitu: 1).

Membuat indeks.; 2). Dokumen diberi kode; 3). Menyortir; 4).

Menyimpan atau menempatkan di lemari arsip dan diberi label.112

Berdasarkan hasil wawancara, prosedur penympanan arsip naskah

dinas yang telah dilaksanakan adalah menggandakan surat, pemberian

lembar disposisi, surat dibaca dengan seksama untuk menentukan

kode surat lalu surat yang telah digandakan salah satunya disimpan

menjadi arsip dan diklasifikasikan berdasarkan kode surat tersebut.

Dari 4 prosedur sistem penyimpanan arsip berdasarkan subjek,

Kelurahan Kuningan Barat Jaksel telah melaksanakan 3 prosedur.

Prosedur yang telah dilakukan yaitu mengindeks, memberikan kode

surat, menyimpan arsip naskah dinas. Walaupun demikian

penyimpanan arsip naskah dinas aktif yang telah dilakukan Kelurahan

Kuningan Barat Jaksel sudah cukup baik.

d. Penyusutan

Tahap terakhir dari pengelolaan arsip naskah dinas aktif adalah

penyusutan. Penyusutan arsip naskah dinas aktif merupakan

pemindahan arsip naskah dinas aktif yang memiliki frekuensi

112 Malabay, ―Kajian Analisis dan Perancangan Model Manajemen Arsip Dalam Rangka

Tertib Aministrasi Kearsipan (Studi Kasus: Fakultas Ilmu Komputer),‖ Universitas Esa Unggul 10

(2014).

94

penggunaan rendah ke penyimpanan arsip naskah dinas inaktif. Tahap-

tahap dalam penyusutan arsip berdasarkan pedoman pengelolaan arsip

yaitu: 1). Daftar Arsip Sementara; 2). Penilaian. 3). Pemilahan; 4).

Daftar Arsip Definitif. 5). Penyusutan; 6). Berita Acara.113

Berdasarkan dari hasil wawancara, Kelurahan Kuningan Barat Jaksel

dalam penyusutan arsip naskah dinas aktif sudah pernah dilakukan

dan rutin dilakukan setahun sekali karena hal itu merupakan

kebijakan dari Kelurahan Kuningan Barat Jaksel. Akan tetapi dari ke

6 tahap penyusutan, hanya penyusutan sajalah yang dilakukan oleh

Kelurahan Kuningan Barat Jaksel. Ketika sudah satu tahun, semua

arsip naskah dinas aktif akan langsung disusutkan dan dipindahkan ke

dalam boks-boks arsip. Dari pemaparan mengenai penyusutan arsip

naskah dinas aktif, Kelurahan Kuningan Barat Jaksel belum cukup

baik dalam melakukan penyusutan arsip naskah dinas aktif.

Sebaiknya Kelurahan Kuningan Barat Jaksel mempertimbangkan dan

merencanakan penyusutan arsip naskah dinas aktif dengan mengikuti

tahap-tahap kegiatan penyusutan secara sistematis. Hal ini perlu

dilakukan supaya arsip naskah dinas aktif yang masih sering

digunakan tidak langsung dipindahkan ke dalam boks arsip, karena

113 Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta, Pedoman

Pengelolaan dan Penataan Arsip (Jakarta: BPAD Provinsi Ibukota Jakarta, 2011), h. 52-53.

95

nantinya akan mempersulit dalam proses temu kembali dan

menghambat penyampaian informasi.

2. Perlengkapan Pengelolaan Arsip Naskah Dinas aktif pada Kelurahan

Kuningan Barat Jaksel

Untuk menunjang kegiatan pengelelolaan arsip memerlukan

fasilitas/perlengkapan pendukung seperti yang tertera pada buku pedoman

dan penataan arsip yaitu: 1). Map berkas/folder; 2). Guide/Petunjuk; 3).

Ordner; 4). filing cabinet (Lemari Arsip) 5). Lemari Katalog; 6). Boks

Arsip; 7). Rak Arsip.114

Perlengkapan yang digunakan Kelurahan Kuningan Barat Jaksel dalam

pengelolaan arsip naskah dinas aktif adalah:

1) Perangkat elektronik, yang terdiri dari 1 unit komputer, 1 unit

mesin fotocopy, 1 unit mesin print. Kondisi dari semua perangkat

elektronik sangat baik dan tentunya masih layak pakai.

2) Filing cabinet. pada Kelurahan Kuningan Barat Jaksel terdapat 1

unit filing cabinet yang terdiri dari 4 laci yang memiliki tinggi 150

cm. kondisi filing cabinet masih cukup baik, namun hanya dua laci

saja yang difungsikan untuk menyimpan arsip naskah dinas.

114 Ibid., h. 45-51.

96

3) Map gantung. Pada Kelurahan Kuningan Barat Jaksel terdapat map

gantung yang terdapat dalam laci filing cabinet. map tersebut ada

yang berbahan kertas karton dan juga plastik tebal.

4) Boks. Pada Kelurahan Kuningan Barat Jaksel terdapat 7 boks arsip

yang berwarna coklat dan berbahan karton tebal. Boks ini

digunakan untuk menyimpan arsip naskah dinas setelah

disusutkan.

Dari uraian mengenai perlengkapan arsip naskah dinas aktif, perlengkapan

yang digunakan oeleh Kelurahan Kuningan Barat Jaksel dalam

pengelolaan arsip naskah dinas aktif kondisinya sudah baik dan masih

layak untuk digunakan, namun ada beberapa perlengkapan yang perlu

ditambahkan agar dapat memaksimalkan pengelolaan arsip naskah dinas

aktif.

3. Kendala-kendala dalam Pengelolaan Arsip Naskah Dinas Aktif pada

Kelurahan Kuningan Barat Jaksel

Dalam pengelolaan arsip naskah dinas aktif terkadang ada beberapa

kendala yang dihadapi oleh lembaga/instansi. Keterbatasan dana,

perlengkapan yang belum memadai, sumber daya manusia dan manajemen

yang kurang baik sering menjadi kendala dalam pengelolaan arsip dinamis

khususnya arsip dinamis yang masih aktif. Selain itu ada beberapa kendala

lain dalam pengelolaan arsip dinamis yaitu: 1). Penemuan kembali arsip

97

yang lama akibat sistem penyimpanan yang kurang sempurna, serta

peminjaman atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh unit lain dalam

organisasi yang tidak dikembalikan; 2). Bertambahnya arsip dinamis tanpa

disertai dengan penyusutan dan pemusnahan. 3). Pegawai kearsipan yang

tidak cakap dan kurang adanya bimbingan yang teratur dari pihak

pimpinan dan para ahli kearsipan. 4). Kearsipan tidak memadai karena

tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern.115

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang dilakukan penulis, ada

tiga kendala yang dihadapi Kelurahan Kuningan Barat Jaksel dalam

pengelolaan arsip naskah dinas yaitu: dana, perlengkapan dan SDM.

Kendala pertama, yaitu tidak adanya dana yang dikhususkan untuk

kegiatan kearsipan. Hal ini disebabkan karena dana yang diperoleh

Kelurahan Kuningan Barat Jaksel hanya dari Gubernur DKI Jakarta

dengan cara mengajukan rencana anggaran yang dilakukan setiap satu

tahun sekali. Anggaran untuk pengelolaan arsip naskah dinas dikeluarkan

hanya untuk penunjang kegiatan tersebut berupa dana untuk alat-alat

kearsipan dan itu tidak terfokus pada alat-alat kearsipan saja tetapi terbagi

dengan alat-alat kantor yang lainnya. Walaupun dalam sistem pengarsipan

yang baik tidak memerlukan dana yang banyak, tetapi dana adalah hal

115 Wursanto, Kearsipan 2, h. 29.

98

yang penting karena akan mempengaruhi kegiatan kearsipan khususnya

arsip naskah dinas pada sebuah instansi/lembaga, jika tidak adanya dana

maka akan mengakibatkan tidak dapat terlaksananya program-program

yang dibuat tentang kearsipan dan akan mempengaruhi kegiatan

pengelolaan arsip naskah dinas.

Kendala kedua, yaitu kurangnya kesadaran paratur satuan unit kerja

tentang pentingnya kearsipan. pada Kelurahan Kuningan Barat Jaksel

tenaga kearsipannya (arsiparis) adalah arsiparis terampil. Walaupun

sederhana dalam pengelolaan arsip naskah dinas, arsiparis ini tidak terlalu

mengalami kesulitan akan tetapi kesuliatan itu datang dari para satuan unit

kerja yang saling berkaitan dengan pengelolaan arsip naskah dinas. hal ini

disebabkan oleh Satuan unit kerja yang dipimpin para kasi (ketua seksi)

memiliki kesadaran yang rendah tentang kearsipan karena mereka tidak

diwajibkan untuk mengikuti pelatiahan atau diklat tentang kearsipan,

sehingga minimnya pengetahuan tentang pentingnya sebuah arsip dan

kegiatan kearsipan. Hal ini terlihat dari seringnya arsip naskah dinas yang

tidak dikembalikan saat peminjaman.

Kendala ketiga, yaitu tidak adanya SOP tertulis yang dibuat Kelurahan

Kuningan Barat Jakarta Selatan untuk arsip dan kegiatan kearsipan. Hal

ini dikarenakan kepala kelurahan (lurah) kurang memberikan perhatian

terhadap kegiatan kearsipan. Sehingga baik pengelolaan arsip secara

99

teknis ataupun para satuan unit kerja yang bersinggungan langsung

dengan kegiatan kearsipan seperti tidak diawasi karena tidak adanya acuan

dan tata cara menyikapi arsip dan kegiatan kearsipan.

100

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan pada bab IV,

dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Pengelolaan arsip naskah dinas aktif pada Kelurahan Kuningan Barat Jaksel

dalam tahap-tahapnya (penciptaan, pendistribusian, penyimpanan, dan

penyusutan) sudah sesuai dengan pedoman dan teori yang telah dijelaskan

pada bab 2. Walaupun demikian pengelolaan arsip naskah dinas pada

kelurahan ini terdapat beberapa kendala dan ada beberapa tahap pengelolaan

arsip naskah dinas salah satunya penyusutan yang belum dilakukan sesuai

dengan pedoman pengelolaan dan penataan arsip yang dikeluarkan oleh badan

perpustakaan dan arsip daerah provinsi DKI Jakarta.

Penyusutan arsip naskah dinas aktif disini langsung dijadikan arsip naskah

dinas inaktif sementara pada pedoman pengelolaan dan penataan arsip

terdapat beberapa langkah dalam penyusutan yang harus dilakukan secara

sistematis dari naskah dinas aktif menjadi naskah dinas inaktif yaitu 1) Daftar

Arsip Sementara; 2). Penilaian. 3). Pemilahan; 4). Daftar Arsip Definitif. 5).

Penyusutan; 6). Berita Acara. arsip naskah dinas yang sering diciptakan dan

101

diterima oleh Kelurahan Kuningan Barat berbentuk kertas dan berasal dari

instansi yang lebih tinggi ataupun intansi yang lebih rendah.

2. Perlengkapan pengelolaan arsip naskah dinas aktif yang dimiliki Kelurahan

Kuningan Barat Jaksel yaitu: Perangkat elektronik, Filling cabinet, Map

ganatung, Guide, Boks dengan jumlah yang cukup, hal ini dapat dibuktikan

dari tidak adanya kendala yang disebabkan oleh perlengkapan dan kondisinya

masih bagus dan tentu masih layak untuk digunakan, dapat dilihat pada

lampiran-lampiran yang tertera pada akhir karya tulis ini. Namun ada

beberapa perlengkapan yang harus dioptimalkan pemakaiannya seperti filling

cabinet yang mempunyai tiga laci tetapi hanya digunakan satu laci saja untuk

arsip naskah dinas aktif dan tidak adanya sistem khusus kearsipan pada

komputer.

3. Dalam pengelolaan arsip naskah dinas aktif, terdapat beberapa kendala yang

dihadapi oleh Kelurahan Kuningan Barat Jaksel yaitu: tidak adanya dana yang

dikhususkan untuk kegiatan kearsipan, kesadaran SDM yang rendah tentang

kearsipan, tidak adanya SOP tentang kearsipan yang dibuat dan dikhususkan

untuk Kelurahan Kuningan Barat.

B. Saran

Dari kesimpulan yang telah diuraikan di atas, penulis akan menyampaikan

beberapa saran yang kiranya dapat dijadikan pertimbangan bagi pengelolaan arsip

naskah dinas aktif pada Kelurahan Kuningan Barat Jaksel. Adapun saran-saran

dari penulis, sebagai berikut:

102

1. Pada langkah-langkah tahap pengelolaan arsip naskah dinas aktif khususnya

penyimpanan dan penyusutan, sebaiknya Kelurahan Kuningan Barat Jaksel

melakukannya sesuai dengan teori, dan pedoman pengelolaan dan penataan

kearsipan Propinsi DKI Jakarta Seperti langkah-langkah penyusutan arsip

dibawah ini:

Penyusutan pada Kelurahan Kuningan Barat

Gambar 2

Dari mekanisme penyusutan di atas, penulis ingin mengusulkan pola

penyusutan sesuai dengan pedoman pengelolaan dan penataan asrip yang

dikeluarkan BPAD DKI Jakarta seperti:

Gambar 3

Hal ini berguna untuk tahap penyusutan arsip naskah dinas agar lebih baik dan

membuat pengelolaan arsip naskah dinas aktif Kelurahan Kuningan Barat

Jaksel menjadi lebih efektif.

Penyusutan Arsip naskah

dinas aktif

Arsip naskah

dinas inaktif

Arsip naskah

dinas aktif

Daftar Arsip

Sementara

Daftar Arsip

Definitif

Penilaian

Penyusutan Berita Acara Arsip naskah

dinas inaktif

103

2. Kelurahan Kuningan Barat Jaksel ada baiknya jika memberikan perhatian

khusus untuk kegiatan pengelolaan arsip naskah dinas dengan membuat

anggaran yang hanya dikhususkan untuk kegiatan kearsipan khususnya arsip

naskah dinas. perolehan dana dapat disesuaikan dengan program-program

yang dibuat tentang kearasipan, seperti pelatihan mengenai pentingnya sebuah

arsip bagi lembaga pemerintah. dana yang dikeluarkan dapat disesuaikan

dengan kebutuhan untuk pelatihan tersebut yaitu biaya untuk tempat,

makanan, narasumber, moderator, dan alat tulis yang dikhususkan untuk

peserta.

3. Hendaknya Kelurahan Kuningan Barat Jaksel mendorong para staf sekretariat

yaitu Seksi Pemerintahan Ketentraman dan Ketertiban, Seksi Pemberdayaan

Ekonomi dan Kesejahteraan Rakyat, Seksi Prasarana Sarana dan Kebersihan

Lingkungan untuk mengikuti pelatihan kearsipan. Hal ini bertujuan untuk

menambah pengetahuan para staf tentang pentinganya arsip dan kegiatan

kearsipan.

4. Setelah mendorong para staf mengikuti pelatihan tentang kearsipan, ada

baiknya jika Kelurahan Kuningan Barat Jaksel membuat SOP tentang

kearsipan agar apa yang telah diketahui dari pelatihan kearsipan dapat benar-

benar terealisasikan.

104

DAFTAR PUSTAKA

Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1995.

Arifin, E.Zainal. Penggunaan Bahasa Indonesai Dalam Surat Dinas. Jakarta: Mediyatama

Sarana, 1987.

A.W, Widjaja. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: Grafindo Persada, 1993.

Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta. Pedoman

Pengelolaan dan Penataan Arsip. Jakarta: BPAD Provinsi Ibukota Jakarta, 2011.

Bartos, Basir. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara, 2000.

———. Manajemen Kearsipan: untuk lembaga Negara, swasta, dan perguruan tinggi.

Jakarta: Bumi Aksara, 2007.

E, Martono. Mahir Surat-menyurat Dinas Bahasa Indonesia. Jakarta: Karya Utama, 1993.

Efendi, Sofian. Metode Penulisan Survei. Jakarta: LP3ES, 2012.

Emzir. Analisis Data: Metodologi Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rajawali Pers, 2011.

Endang R, Sri. Modul Melakukan Aministrasi. Jakarta: Erlangga, 2009.

Gie, Liang. Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Liberty, 2009.

Gubernur Propinsi DKI Jakarta. ―Keputusan Gubernur Propinsi DKI Jakarta Nomor

352/2004 Tentang Klasifikasi dan Tata Cara Penyimpanan Arsip Pemerintah Propinsi

DKI Jakarta.‖ Gubernur Propinsi DKI Jakarta, 2004.

105

Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta. ―Peraturan Gubernur Provinsi Daerah

Khusus Ibukota Jakarta Nomor 251 Tahun 2014 Tentang Organisasi dan Tata Kerja

Kelurahan.‖ Gubernur Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta, 2014.

Indonesia. ―Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tentang Kearsipan.‖ Indonesia,

2009.

Irawan, Prasetya. Logika dan Prosedur Penelitian. Jakarta: STIA-LAN, 1999.

Moleong, Lexi J. Metode Penelitian Kualitatif. Bandung: Rosda, 2009.

Jumiyati, Emi. ―Pengelolaan Arsip Di Pusat Teknoogi Bahan Bakar Nuklir.‖ Pusat Teknologi

Bahan Bakar Nuklir, no. 2 (2009).

Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia. ―Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia Nomor 2 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas.‖ ANRI, 2014.

———. ―Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 47 tahun 2015 tentang

Jadwal Retensi Arsip.‖ ANRI, 2015.

Kepala Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan. ―Keputusan Kepala Badan

Pengawasan Keuangan dan Pembangunan Nomor: KEP-137/K/SU/2007 Tentang

Pedoman Tata Naskah Dinas,‖ n.d.

Kusuma, Hartati. ―Manajemen Menurut Islam.‖ Unieversitas Muhammadiyah Tangerang,

2012.

106

Malabay. ―Kajian Analisis dan Perancangan Model Manajemen Arsip Dalam Rangka Tertib

Aministrasi Kearsipan (Studi Kasus: Fakultas Ilmu Komputer).‖ Universitas Esa

Unggul 10 (2014).

Martono, Boedi. Arsip Korespodensi. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1997.

Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia. ―Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik

Indonesia Nomor 42 tahun 2016 Tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan

Kementrian Dalam Negeri,‖ n.d.

Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI. ―Peraturan Menteri

Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI Nomor 80 tahun 2012

Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instabsi Pemerintah,‖ n.d.

M.N, Maulana. Administrasi Kearsipan. Jakarta: BHRATARA, 1996.

Mulyono, Sualrso. Dasar-dasar Kearsipan. Yogyakarta: Liberty, 1985.

National Standards Authority of Ireland Glasnevin,. ―Information and documentation

Records management part2: Guidelines.‖ NSAI, 2014, 13–14.

Nuraida, Ida. Manajemen Administrasi Perkantora. Yogyakarta: Kanisius, 2012.

Rupiarsieh. ―Implementasi Peraturan Bupati Bojonegoro Nomor 30 Tahun 2010 Tentang

Tata Kearsipan Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bojonegoro.‖ Universitas

Bojonegoro 1 (2017).

Sedarmayanti. TATA KEARSIPAN: Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung:

Mandar Maju, 2015.

107

Sugiyono. Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung: Alfabeta, 2010.

Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 2003.

———. Pengantar Kearsipan. Tangerang: Universitas Terbuka, 1996.

Sutarto. Sekretaris dan Tatawarkat. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press, 1997.

Syamsi, Ibnu. Sistem dan Prosedur Kerja. Jakarta: Bumi Aksara, 1994.

Wallece, Patricia E. Records Management Integrated Information System. New Yersey,

1992.

Wardah, Mutiawatul. ―Pengelolaan Arsip Dinamis.‖ UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta 8

(2016).

Wiriadihardja, Moefti. Pedoman Administrasi Umum. Jakarta: Balai Pustaka, 1987.

Wursanto. Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius, 2003.

———. Kearsipan 2. Yogyakarta: Kanisius, 2007.

Yahmah, Durotul. Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran. Bandung: Pustaka

Setia, 2009.

LAMPIRAN-LAMPIRAN

Lampiran 1

1. Naskah dinas keluar

2. naskah dinas masuk

3. lembar disposisi

4. arsip naskah dinas pada loker

Lampiran 2

Wawancara

Wawancara dengan Lurah Kelurahan Kuningan Barat Jaksel (Erwin Lobo)

Wawancara dengan Sekretaris Kelurahan Kuningan Barat Jaksel (Drs. Rohman)

Wawancara dengan Sekretaris Kelurahan Kuningan Barat Jaksel (Listya Suciani)

Lampiran 3

Perlengkapan arsip naskah dinas aktif pada Kelurahan Kuningan Barat Jaksel

1. filling cabinet

2. map gantung

3. boks arsip

4. lemari arsip

5. buku agenda

6. perangkat elektronik

Draft Wawancara Sejarah Kelurahan Kuningan Barat

Nama Informan : Erwin Lobo

Jabatan : Kepala Kelurahan

Tempat Wawancara : Ruang Kerja Kepala Kelurahan

Waktu Wawancara : Jum’at, 25 Agustus 2017

1. Bagaimana sejarah berdirinya Kelurahan Kuningan Barat ?

Kelurahan ini terbentuk tahun 66 (1966), berdasarkan perda Jakarta tahun 1966 nomer 5

mengenai pembagian habis wilayah Ibukota Jakarta

2. Siapa saja yang berperaan dalam proses berdirinya Kelurahan Kuningan Barat ?

Ya pasti pemerintah daerah saat itu, tahun 66 (1966) itu, kemudian masyarakat yang ada

di sekitar sini, pasti dalam membuat keputusan pasti ada namanya dengar pendapat

masyarakat, nah itu dilakukan lewat DPRD

3. Sudah berapa lama Kelurahan Kuningan Barat berdiri ?

Kelurahan ini berdiri semenjak tahun 66 (1966) sampai sekarang ± 51 tahun

4. bagian apa saja yang terdapat di Kelurahan Kuningan Barat ?

lurah, sekretaris kelurahan, seksi pemerintahan ketentraman dan ketertiban, seksi

pemberdayaan ekonomi dan kesejahteraan rakyat, seksi sarana prasarana dan kebersihan

lingkungan hidup, bendahara pengeluaran, pengurus barang, Satgas Pol PP,

kependudukan dan Capil, Puskesmas Kelurahan, PTSP Kelurahan, PLKB Kelurahan

5. Arsip naskah dinas apa saja yang dibuat dan diterima Kelurahan Kuningan Barat ?

Ada banyak, yang diterima ada surat edaran, ada instruksi gubernur, ada surat

permohonan dan surat undangan

Untuk naskah dinas yang diciptakan ada Surat undangan, surat edaran lurah kemudian

surat permohonan sosialisasi, undangan rapat, kebanyakan surat undangan si disini untuk

naskah dinas yang diciptain disini.

6. Pedoman apa yang dipakai dalam pengelolaan arsip naskah dinas ?

Pedoman yang dipakai disini langsung dari peraturan gubernur tentang kearsipan dan

naskah dinas.

7. Apa saja program kerja Kelurahan Kuningan Barat ?

Ada banyak, Ada 23 program kegiatan lalu dibagi menjadi 3 seksi, ada seksi

pemerintahan, seksi ekonomi pembangunan lingkungan hidup hidup terus yang ketiga

ada seksi kesejah teraan rakyat.

8. Secara keseluruhan, ada berapa jumlah staf/anggota Kelurahan Kuningan Barat? Dan

rata-rata apa latar belakang pendidikannya ?

Staf PNS yang ada disini ada 13 orang, dan latar belakang pendidikannya sebagian besar

S1

9. Berapa hari kerja efektif Kelurahan Kuningan Barat dalam seminggu ? mulai dari jam

berapa sampai jam berapa waktu kerjanya ?

Ya lima hari senin sampai jum’at, untuk jam kerjanya senin sampai kamis aturannya si

jam 07.30-16.00 dan untuk hari jum’at 07.30-16.30 cuman kan kadang-kadang sampai

malem kita jabanin

10. Bagaimana keterkaitan antara Kelurahan Kuningan Barat dengan Kecamatan Mampang

Prapatan ?

kelurahan merupakan bagian dari struktur perangkat daerah. Kelurahan perangkat dari

kecamatan dan kecamatan perangkat dari walikota. Jadi kelurahan tidak berdiri sendiri

tetapi dia merupakan perangkat kecamatan dan perangkat tingkat kodamadya

Draft Wawancara Pengelolaan Arsip Naskah Dinas Pada Kelurahan Kuningan Barat

(Pertanyaan Umum)

Nama Informan : Drs. Rohman

Jabatan : Sekretaris Kelurahan (SEKKEL)

Tempat Wawancara : Ruang kerja Sekretaris Kelurahan

Waktu Wawancara : Kamis, 24 Agustus 2017

1. Bagaimana prosedur pengelolaan arsip naskah dinas Kelurahan Kuningan Barat ?

Surat masuk di catat buku register, di disposisi ke pimpinan, lalu pimpinan membuat

perintah yang tertera pada lembar disposisi apakah di tindak lanjuti atau langsung di

arsipkan.

Untuk surat keluar alurnya Dari kertas kosong, kemudian dikonsep dan diketik, di

periksa, diparaf kemudian di stempel, digandakan setelah digandakan yang satu untuk

diarsipkan dan yang satunya lagi untuk di distribusikan.

2. Asas pengelolaan apa yang dipakai dalam pengelolaan arsip naskah dinas ? (sentralisasi,

desentralisasi dan kombinasi). Jika menggunakan salah satu asas tersebut, berikan alasan

mengapa menggunakan asas tsb?

Kombinasi, ada arsipnya di pegang masing masing bagian ada juga yang terpusat seperti

surat masuk, keluar karena surat masuk keluar menyangkut lingkup kelurahan.

Dahulunya menggunakan sistem terpusat tetapi kan yang mengetahui detail dan

bertanggung jawab atas kearsipan setiap seksi adalah kasinya itu masing-masing jadinya

jika terpusat tidak lancar dan susah ditemukan apabila ada pemerikasaan maka dari itu

digantilah jadi sistem kombinasi.

3. Pedoman apa yang dipakai dalam pengelolaan arsip naskah dinas?

kita menggunakan pedoman pengelolaan dan penataan arsip khusus untuk DKI Jakarta

karena dasar-dasar hukumnya adalah peraturan-peraturan gubernur jadi sebenernya

secara tidak langsung dalam pedoman kita menggunakan peraturan-peraturan gubernur

tersebut.

4. Apakah ada anggaran khusus untuk pengelolaan arsip dinamis Kelurahan Kuningan

Barat? Jika ada berapa anggarannya?

Untuk anggaran khusus tentang kearsipan itu tidak ada. Yang ada itu dana kelurahan

untuk alat kerja kantor termasuk juga alat-alat penunjang kearsipan.

5. Apa saja kendala dalam pengelolaan arsip naskah dinas pada Kelurahan Kuningan Barat?

Aparatur sering menganggap remeh tentang kearsipan, semua pengelolaannya masih

dilakukan secara manual,

6. Apakah ada intstruksi dari pimpinan dalam pengelolaan arsip naskah dinas Kelurahan

Kuningan Barat ? berikan alasannya.

Ya itu berupa peraturan-peraturan gubernur, nah lurah hanya untuk mengingatkan.

7. Sampai saat ini, berapa jumlah arsip naskah dinas yang dimiliki Keruhan Kuningan Barat

?

Ya ada banyaak, untuk persisnya ada berapa bapak kurang tau yang jelas ada banyak.

8. Siapa saja yang berperan dalam pengelolaan arsip naskah dinas Kelurahan Kuningan

Barat ?

Ya sekretariat dan juga staf-stafnya

9. Naskah dinas apa yang diterima lalu diarsipkan oleh Kelurahan Kuningan Barat ?

Ada surat himbauan, Keputusan, Intruksi, surat edaran yang berasal dari gubernur dan

walikota. Ada juga surat undangan dan surat tugas.

10. Naskah dinas apa yang dibuat lalu diarsipkan oleh Kelurahan Kuningan Barat ?

Ya macem-macem nak, ada surat pemberitahuan, surat undangan, instruksi, surat tugas,

surat keputusan dan sebagainya

11. Fasilitas apa saja yang menunjang kegiatan pengelolaan arsip nashkah dinas ?

Meja, kursi, tempat arsip (map arsip) , lemari, filling cabinet, box arsip

12. Program apa yang sudah dan atau akan terlaksana dalam pengelolaan arsip naskah dinas ?

paling mengikuti pelatihan kearsipan bagi para staf dan itu sudah terlaksana kemarin.

13. Apakah antar bagian yang ada di Kelurahan Kuningan Barat saling berkaitan dalam

pengelolaan arsip naskah dinas ? jika ada, bagaimana bentuk kerjasama antara

unit/komisi Kelurahan Kuningan Barat?

Ya saling berkaitan karena orangnya terbatas, dan tergantung dari isi naskah dinas

tersebut jika berkaitan dengan salah satu seksi maka surat akan diteruskan kepada seksi

tersebut. Jika isi surat melibatkan dua atau lebih seksi maka antara seksi tersebut saling

kordinasi

14. Apa yang menjadi fokus SEKKEL Kelurahan Kuningan Barat ?

Yang menjadi fokus utamanya, masalah surat-menyurat dan memanage pegawai

disamping itu juga membantu pimpinan (lurah).

15. Bagaimana dengan Penyimpanan Arsip Naskah dinas ?

Arsip disimpan terpusat disini (ruang SEKKEL) di dalam lemari arsip itu, dan arsip disini

diurutkan berdasarkan sistem kode surat

16. Berapa lama arsip naskah dinas aktif disimpan kemudian disusutkan

Untuk naskah dinas, waktu penyimpanannya hanya setahun kemudian langsung

disusutkan semuanya

17. Pedoman apa yang dipakai dalam melakukan penyusutan

Sebenarnya untuk penyusutan tidak ada peraturan tertulis, ini inisiatif saya sendiri agar

arsip tahun lalu tidak tercampur dengan arsip ditahun yang akan datang

18. Menurut anda, apa saja yang termasuk arsip naskah dinas?

Ya tadi itu, surat keputusan, intsruksi, surat edaran, surat undangan, Surat pemberitahuan,

surat tugas, surat keputusan.

Draft Wawancara Pengelolaan Arsip Naskah Dinas Pada Kelurahan Kuningan Barat

Nama Informan : Listiya Suciani

Jabatan : Staf Sekretariat

Tempat Wawancara : Ruang Staf Kesekretariatan

Waktu Wawancara : Rabu, 23 Agustus 2017

A. Penciptaan Arsip Naskah Dinas

1. Surat Masuk

a. Naskah dinas apa saja yang diterima Kelurahan Kuningan Barat ?

Macam-macam si mas ada surat edaran, surak keputusan SK, surat instruksi, Surat

Pemberitahuan kegiatan, Surat undangan dan surat-surat yang lain yang

perihalnya tentang kedinasan

b. Bagaimana prosedur penerimaan naskah dinas ? langkah-langkah apa saja yabg

dilakukaan dalam penerimaan naskah dinas?

Kalo untuk prosedurnya di kelurahan masih sederhana banget ya, begitu ada surat

masuk lalu kita catat di buku register terus dikasih lembar disposisi dua rangkap,

terus diberikan ke lurah untuk di isi tanggal dan asalnya dari mana, kemudian

ditindak lanjuti kepada sekkel, nah salah satu lembar disposisi disimpan untuk

dijadikan arsip untuk pengecekan suatu saat jika perlu dan terkadang suratnya kita

fotocopy juga untuk diarsipkan beserta lembar disposisinya, kemudian surat

diberikan kepada yang dituju sesuai dengan tl nya.

c. Bagaimana bentuk dan format naskah dinas yang diterima ?

Untuk bentuknya rata-rata semuanya kertas si, kita belom ada komputerisasi.

Untuk naskah dinas yang masuk lewat e-mail kita print sama kaya surat biasa.

Kalo formatnya sama kaya surat-surat yang lain si mas ada kop surat, nomor,

sifat, lampiran, perihal, isi, penutup.

d. Siapa saja yang berhak menandatangani naskah dinas yang masuk Kelurahan

Kuningan Barat?

Yang berhak menanda tangani naskah dinas masuk adalah lurah dan sekretaris

kelurahan

e. Darimana saja naskah dinas Kelurahan di peroleh ?

dari RT/RW, dari suku badan dan dinas-dinas sama dari kecamatan dan walikota,

ya yang paling sering dari kecamatan sama walikota mas

f. Dalam satu tahun, berapa banyak naskah dinas yang diterima oleh Kelurahan

Kuningan Barat?

Kita disini rata-rata setiap tahunnya menerima ± 700-800 an surat dinas

2. Surat Keluar

a. Naskah dinas apa saja yang dibuat oleh Kelurahan Kuningan Barat?

surat keluar kan banyak fariasinya mas ada Surat keputusan lurah, surat edaran,

surat undangan, surat pengantar, surat tugas.

b. Bagaimana prosedur pembuatan naskah dinas ? langkah-langkah apa saja yang

dilakukan dalam penciptaan/pembuatan naskah dinas?

Sebenarnya harusnya ada verbal (tatacara atau ketentuan untuk membuat surat)

ya, tapi di kelurahan gak di pakai verbalnya kayanya. jadi langsung per kasi

(ketua seksi) kadang buat sendiri suratnya sesuai dengan apa yang dibutuhin,

kemudian di paraf oleh kasinya terus Sekkel juga paraf terus diajuin ke lurah

kemudian dinomorin, terus dicatat dibuku agenda surat keluar, abis itu di

gandakan, yang satu untuk disimpan dan yang satu untuk dikirim.

c. Bagaimana bentuk naskah dinas yang diciptakan?

Untuk bentuknya di kelurahan kertas semua si rata-rata mas

d. Berapa lama proses pembuatan naskah dinas ?

Gak lama si mas paling sehari juga kelar, itungan menit itu mah.

e. Apakah dalam pembuatan naskah dinas dilaksanakan berdasarkan analisis fungsi

dan tugas tugas organisasi ? berikan alasannya.

Pertama bisa berdasarkan balasan untuk surat permintaan dan pengumuman

kepada pihak yang dituju oleh surat pemberitahuan, sebenarnya si menerusi surat

yang masuk itu gitu si sebenernya kita cuma nerusin-nerusin doang.

f. Bagaimana konsep (format, susunan dan konteks) naskah dinas yang dibuat oleh

Kelurahan Kuningan Barat?

Untuk format dan susunannya yang pertama ada kop surat, terus tanggal, bulan

sama tahun, alamat yang dituju, ada juga nomor, sifat, lampirsan, sama hal

kemudian isi terus tanda tangan lurah

g. Siapa saja yang berhak menandatangani naskah dinas Kelurahan Kuningan Barat

?

Yang berhak menandatangani lurah si tetapi sebelum suratnya di kasih kelurah

kan harus ada paraf dulu dari kasi yng membuat surat dan paraf SEKKEL

h. Dalam satu tahun, berapa banyak naskah dinas yang diciptakan oleh Kelurahan

Kuningan Barat ?

Kalo untuk surat keluar ada sekitar 600 an mas

B. Pendistribusian Arsip Naskah Dinas

1. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendistribusikan hingga arsip naskah

dinas? berikan alasannya

Untuk surat masuk yang di distribusikannya intern itu tergantung disposisi dari lurah,

kita kan nunggu disposisi dari lurah misalkan lurah seharian ada kegiatan diluar kan

berarti besoknya baru didisposisi kemudian di proses selanjutnya.

Untuk mendistribusikan surat keluar cuma sehari si mas, jadi begitu surat yang ingin

dikirim sudah selesai langsung dianter sama caraka.

2. Bagaimana prosedur pendistribusian arsip naskah dinas ? langkah-langkah apa saja

yang dilakukan ?

Ya itu Surat yang sudah dinomorin dan dicatatat dibuku ini (buku agenda), terus di

perbanyak sesuai dengan siapa saja yang dituju, terus diberikan lembar pengantar

untuk ditanda tangani oleh si penerima surat sebagai tanda bukti kalau kita sudah

ngirim kesana, lalu surat dikirim sama caraka sesuai dengan tempat yang dituju.

3. Kemana saja arsip naskah dinas didistribusikan ?

Paling sering tingkat kota dan tingkat kecamatan sama ke RT RW paling mas.

4. Apakah ada staf khusus untuk mendistribusikan naskah dinas atau menjadi tanggung

jawab sepenuhnya sekretariat Kelurahan Kuningan Barat ?

Untuk mendistribusikan surat keluar ada staf khusus caraka namanya dia yang khusus

untuk nganter-nganter surat

C. Penyimpanan Arsip Naskah Dinas

1. Bagaimana sistem penyimpanan arsip naskah dinas ? berikan alasan mengapa

mengambil sistem tersebut ?

Kita masih sederhana ya, itu kan ada kode surat jadi menyimpannya berdasarkan

kode surat.

2. Bagaimana prosedur penyimpanan arsip naskah dinas ? langkah-langkah apa saja

yang dilakukan ?

setelah surat digandakan, lalu diberikan lembar disposisi, surat dibaca isinya tentang

apa lalu diberikan kode sesuai dengan isinya, terus surat pasti langsung diarsipin

berdasarkan kodenya.

3. Media/perlengkapan penyimpanan arsip naskah dinas apa saja yang dimiliki

sekretariat ?

Perlengkapan untuk nyimpan arsip Cuma Otner, map arsip, rak arsip sama buku

register.

4. Berapa lama jangka waktu arsip naskah dinas di simpan ?

Setahun paling mas, satu tahun langsung dirapihin (di susutkan)

5. Pedoman apa yang dipakai dalam penyimpanan arsip naskah dinas ? berikan alasan

Sebenarnya ada teteapi saya kurang paham aturannya harusnya kaya gimana

D. Penyusutan Arsip Naskah Dinas

1. Apakah sekretariat telah mengadakan kegiatan penyusutan arsip naskah dinas?

Berikan alasannya

Sudah, biasanya di lakukan pada awal tahun, itu kebijakan dari kelurahan, Kalo udah

setahun pasti dirapihin (di susutkan) supaya arsip-arsip ditahun yang akan datang

tidak bercampur dan tidak acak dengan arsip-arsip lama

2. Apakah sekretariat melakukan peninjauan kembali untuk arsip naskah dinas yang

akan disusutkan ? berikan alasannya

Tidak ada, jadi semua arsip naskah dinas tahun kemarin langsung dirapihin (di

susutkan)

3. Apakah ada proses seleksi arsip naskah dinas ? kriteria arsip naskah dinas apa saja

yang akan disusutkan ? berikan alasannya

Tidak ada, jadi semua arsip naskah dinas tahun kemarin langsung dirapihin (di

susutkan)

4. Bagaimana metode/cara penyusutan arsip naskah dinas pada kelurahan kuningan

Barat ?

Kita masih sederhana si, jadi kalo udah setahun arsip langsung di simpan kedalam

box arsip sesuai dengan kodenya.

5. Apakah sekretariat membuat daftar arsip naskah dinas yang akan di susutkan? berikan

alasannya.

Tidak ada, jadi semua arsip naskah dinas tahun kemarin langsung dirapihin

6. apakah ada perlengkapan yang digunakan dalam penyusutan arsip naskah dinas ?

ya kaya tadi mas, ada otner, box arsip, sama buku register

7. bagaimana dengan penentuan nasib akhir arsip naskah dinas ? apakah akan

dimusnahkan atau menyerahkan arsip naskah dinas pada kecamatan/walikota ?

jadi kalo arsip yang sudah dirapihin terlalu banyak kita akan pindahin kegudang, tapi

kalo untuk pemusnahan gak ada si mas, tapi gak tau kalo tahun-tahun kemaren itu

gimana

E. Pertanyaan Tambahan

1. Kendala apa saja yang dihadapi dalam pengelolaan arsip naskah dinas ?

Kendalanya SDM yang menganggap remeh mengenai kearsipan, terus kita disini

masih manual mas jadi suka susah nyari arsip kalo lagi dibutuhin,

2. Menurut anda, apa saja yang termasuk arsip naskah dinas ?

ada surat edaran, surak keputusan SK, surat instruksi, Surat Pemberitahuan kegiatan,

Surat undangan, surat pengantar, surat tugas.

Lurah Kuningan Barat

Kota Administrasi Jakarta Selatan

KEPUTUSAN LURAH KUNINGAN BARAT

KECAMATAN MAMPANG PRAPATAN KOTA ADMINISTRASI JAKARTA SELATAN

NOMOR : 02 / 2017

TENTANG

PENETAPAN PEJABAT PELAKSANA TEKNIS KEGIATAN (PPTK)

PADA KELURAHAN KUNINGAN BARAT

TAHUN ANGGARAN 2017

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

LURAH KUNINGAN BARAT

Menimbang : a. bahwa untuk kelancaran dan berhasilnya pelaksanaan tersebut,

yang didasari atas pertimbangan, beban kerja, lokasi atau rentang kendali, Dokumen Pelaksanaan Anggaran Satuan Kerja Perangkat Daerah Kelurahan Kuningan Barat Tahun Anggaran 2017 ;

b. Bahwa sehubungan dengan huruf a dan b diatas dipandang

perlu menetapkan Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK) dengan Surat Keputusan Lurah Kuningan Barat ;

Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 29 Tahun 2007 tentang Pemerintahan

Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Negara Republik Indonesia Jakarta ;

2. Undang-undang Nomor 29 Tahun 2007 tentang Pemerintahan

Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Negara Republik Indonesia Jakarta ;

3. Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah ;

4. Peraturan Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 5 Tahun 2007 tentang Pokok-pokok Pengelolaan Keuangan Daerah;

5. Peraturan Daerah Provinsi Daerah Khusus Ibukota Jakarta Nomor 17 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Barang Daerah ;

6. Peraturan Gubernur Nomor 142 Tahun 2013 tentang Sistem dan Prosedur Pengelolaan Keuangan Daerah sebagaimana telah dibuah dengan Peraturan Gubernur Nomor 161 Tahun 2014 ;

7. Peraturan Gubernur Nomor 162 Tahun 2013 tentang Pedoman Penatausahaan Keuangan Daerah ;

M E M U T U S K A N

Menetapkan : KEPUTUSAN LURAH KUNINGAN BARAT TENTANG PENETAPAN PEJABAT PELAKSANAAN TEKNIS KEGIATAN (PPTK) PADA SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH KELURAHAN KUNINGAN BARAT TAHUN ANGGARAN 2017.

KESATU : Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK) pada Kelurahan

Kuningan Barat Tahun Anggaran 2017 sebagaimana lampiran keputusan ini.

KEDUA : Mempunyai kewenangan pada Diktum PERTAMA adalah :

1. Mengendalikan pelaksanaan kegiatan ;

2. Melaporkan perkembangan pelaksanaan kegiatan, dan menyiapkan dokumen anggaran atas beban pelaksanaan kegiatan ;

3. Mengendalikan pelaksanaan kontrak ;

4. Melaporkan pelaksanaan/penyelesaian kegiatan kepada PA/KPA;

5. Menyerahkan hasil pekerjaan kegiatan kepada Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan atau Pengurus Barang dengan Berita Acara Penyerahan ;

6. Melaporkan kemajuan pekerjaan termasuk penyerapan anggaran dan hambatan pelaksanaan pekerjaan kepada PA/KPA setiap triwulan ;

7. Menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan kegiatan ;

8. Mengusulkan kepada PA/KPA :

a. Perubahan paket pekerjaan; dan/atau

b. Perubahan jadwal kegiatan secara tertulis

9. Dokumen anggaran sebagaimana pada point 3 mencakup administrasi kegiatan maupun dokumen administrasi yang terkait dengan syarat-syarat pembayaran yang ditetapkan ;

KETIGA : Tugas dan tanggung jawab Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan

sebagaimana dimaksud pada diktum KEDUA tidak harus melekat/dijabat oleh pejabat stuktural.

KEEMPAT : Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK) agar menyampaikan laporan dan pertanggungjawaban atas pengelolaan kegiatan yang menjadi tanggung jawabnya kepada Bendahara Pengeluaran paling lambat tanggal 27 bulan berikutnya.

KELIMA : Keputusan Lurah ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan dan berlaku surut terhitung sejak tanggal 4 Januari 2017.

Ditetapkan di : Jakarta Pada tanggal : 04 Januari

2017

LURAH KUNINGAN BARAT

ERWIN LOBO NIP. 197603192010011002

Tembusan : 1. Walikota Administrasi Jakarta Selatan; 2. Kepala BPKD Provinsi DKI Jakarta; 3. Kepala Inspektur Provinsi DKI Jakarta; 4. Kepala Kantor Tata Pemerintahan Provinsi DKI Jakarta ; 5. Kepala Inspektur Pembantu Kota Administrasi Jakarta Selatan; 6. Kepala Badan BPKD Kota Administrasi Jakarta Selatan; 7. Kepala Bagian Tata Pemerintahan Kota Administrasi Jakarta Selatan; 8. Camat Mampang Prapatan;

LEMBAR OBSERVASI

PENGELOLAAN ARSIP NASKAH DINAS PADA KELURAHAN KUNINGAN BARAT

JAKARTA SELATAN

Tanggal Lokasi Pengamatan Hasil Pengamatan

12 Juli 2017

Ruang Sekretariat Kelurahan

Kuningan Barat Jaksel

1. Penulis melakukan pengamatan

terhadap SDM pengelolaan arsip

naskah dinas pada Kelurahan

Kuningan Barat Jaksel bahwa SDM

bukan berlatar belakang dari bidang

kearsipan. Walaupun demikian SDM

tersebut mempunyai pengalaman yang

memumpuni dalam pengelolaan arsip

naskah dinas.

2. Penulis melakukan pengamatan

terhadap penyimpanan arsip, penulis

mengetahui bahwa system

penyimpanan yang digunakan oleh

Kelurahan Kuningan Barat Jaksel itu

berdasarkan kode surat yang diberikan

berdasarkan subjek surat tersebut.

Selain system penyimpanannya,

peneliti juga melihat bahwa azas yang

digunakan oleh Kelurahan Kuningan

Barat Jaksel adalah menggunakan azas

kombinasi, karena arsip di simpan

pada satuan unit kerja dan juga

disimpan terpusat pada sekretariat..

3. Perlengkapan pengelolaan arsip

naskah dinas

Satu unit computer dalam kondisi

baik dan layak pakai

Satu unit mesin print dalam

kondisi baik dan layak pakai

Satu mesin fotocopy kondisi baik

dan layak pakai

Map gantung yang terdiri dari 21

map gantung berwarna merah dan

4 map gantung berwarna coklat.

Keduanya terbuat dari kertas tebal

dan dalam kondisi baik

Filling cabinet 3 laci yang terbuat

dari besi dengan ukuran

100x62x46,5 cm. kondisnya baik

dan masih layak pakai.

Buku agenda yang terdi dari 4

buah yaitu: buku agenda surat

masuk, buku agenda undangan

masuk, buku agenda surat keluar,

buku agenda undangan keluar yang

dalam kondisi cukup baik dan

masih layak pakai untuk jangka

waktu satu tahun

Lima boks arsip yang terbuat dari

kertas karton tebal. digunakan

untuk menyimpan arsip naskah

dinas inaktif dari 2012-2016 dan

dalam kondisi baik.

Satu lemari arsip yang terbuat dari

kayu dan kaca dengan ukuran

91,4x46x91,6 cm dan dalam

kondisi baik dan masih layak pakai

BIODATA PENULIS

TAUFIQ QURAHMAN. Lahir di Jakarta, 29 November 1995.

Anak pertama dari empat bersaudara dari pasangan Abd. Rohman

dan Siti Mundiroh. Penulis tinggal di Jl. Pondok Lakah No. 24

RT/RW 03/13, Kelurahan Paninggilan, Kecamatan Ciledug, Kota

Tangerang. Pendidikan yang ditempuh, antara lain: TK Bunga

Puspita, kemudian penulis melanjutkan pendidikan di MI Mazro

Atul Ulum Paninggilan (2001-2007). Setelah lulus, penulis

melanjutkan pendidikan di Mtz Negeri 27 Joglo, Jakarta Barat

(2007-2010). Kemudian setelah tamat dari pendidikan Mtz, penulis melanjutkan pendidikan di

SMA Yadika 6 Pondok Aren (2010-2013) mengambil jurusan Ilmu Pengetahuan Alam (IPA).

Pada tahun 2013 penulis melanjutkan pendidikan S1 dengan mengambil Program Studi Ilmu

Perpustakaan dan Informasi, di Fakultas Adab dan Humaniora (FAH) Universitas Islam Negeri

(UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta, dan menulis skripsi yang berjudul “Pengelolaan Arsip

Naskah Dinas Pada Kelurahan Kuningan Barat”. Pada tahun 2016 penulis melakukan Praktek

Kerja Lapangan (PKL) di Perpustakan Universitas Pamulang, melaksanakan Kuliah Kerja Nyata

(KKN) di Desa Cirendeu, Kabupaten Tangerang (2016) dan malakukan pekerjaan lepas pada

Litbang Harian Kompas (2017).