BAB IV

ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

Berdasarkan hasil wawancara dengan pihak bagian perpustakaan SMA

Hangtuah 4 Surabaya, dimana proses penginputan koleksi yang ada pada

perpustakaan masih di lakukan dengan manual dan dalam hal ini sangat lambat

dalam proses pencatatan dan masih banyak kelemahan pada proses pencatatan

yang pada akhirnya akan merugikan pihak bagian perpustakaan, seperti tidak

dapat mengetahui jumlah total koleksi yang ada pada perpustakaan baik koleksi

buku maupun koleksi lainnya(CD dan majalah), adapun juga saat pelaporan

jumlah koleksi kepada Kepala Sekolah SMA Hangtuah 4 Surabaya.

Penulis berusaha menemukan permasalahan yang ada dan mempelajari

serta menganalisis permasahalan tersebut. Permasalahan yang timbul pada

perpustakaan SMA Hangtuah 4 yaitu terletak pada pengolahan koleksi dan

pengadaan. Berikut adalah desain sistem yang akan di implementasikan pada

perpustakaan SMA Hangtuah 4 Surabaya. Dalam desain sistem ini, penulis mulai

membentuk suatu perancangan sistem baru yang telah terkomputerisasi. Langkah-

langkah yang dilakukan dalam desain sistem ini adalah :

1. Document Flow

2. System Flow

3. DFD (Data Flow Diagram)

4. ERD (Entity Relation Diagram)

5. Struktur Tabel

6. Desain Input/Output

Keenam langkah tersebut akan di jelaskan pada sub di bawah ini.

26

27

4.1 Document Flow Pengadaan

Document flow adalah alur dari sistem yang ada pada perpustakaan SMA

Hangtuah 4 Surabaya.

Proses pengadaan dan pengolahan koleksi merupakan proses dasar yang

sangat penting bagi suatu perpustakaan termasuk perpustakaan yang di miliki oleh

SMA Hangtuah 4 Surabaya. Untuk proses pengadaan sendiri, koleksi berasal dari

2 sumber yang berbeda. Pertama pengadaan dari sekolah yang setiap tahunnya

membeli buku dan sumbangan dari siswa yang telah lulus.

4.1.1 Document Flow Pengadaan Berdasarkan Pembelian Sekolah

Siswa dan guru menyerahkan usulan koleksi yang diinginkan lalu petugas

pengadaan akan memprioritaskan koleksi yang darurat untuk di adakan(beli).

Kemudian ke proses pengolahan.

Berikut adalah document flow sistem proses pengadaan berdasarkan

pembelian sekolah :

28

29

Gambar 4.1 Docflow Pengadaan Berdasarkan Beli

4.1.2 Document Flow Pengadaan Berdasarkan Sumbangan Dari Siswa

Pengadaan koleksi dari sumbangan siswa memiliki proses yang lebih

mudah. Siswa hanya perlu mencantumkan data diri siswa kemudian koleksi

langsung diberikan kepada bagian pengadaan dan langsung melalui proses

pengolahan.

Gambar 4.2 Docflow Pengadaan Berdasarkan Sumbangan Siswa

30

4.1.3 Document Flow Pengolahan Koleksi

Dari semua proses pengadaan yang berbeda-beda, nantinya pasti akan

melewati proses pengolahan koleksi yang dimulai dari Bagian pengolahan yang

melakukan pengecekan koleksi setiap tahun dan setiap ada buku baru yang masuk

ke bagian pengadaan.

31

Gambar 4.3 Docflow Pengolahan Koleksi

32

4.2 Proses Peminjaman dan Pengembalian Buku di Perpustakaan

Proses yang di bahas oleh penulis adalah mengenai peminjaman dan

pengembalian buku perpustakaan pada SMA Hangtuah 4 Surabaya. Proses yang terlibat

adalah mengenai alur bisnis dari peminjaman dan pengembalian buku perpustakaan yang

terkait dengan siswa, guru dan petugas perpustakaan.

4.2.1 Document Flow Peminjaman

Proses peminjaman buku siswa di perpustakaan pada awalnya diharuskan untuk

melakukan proses pendaftaran anggota baru, maksud disini adalah petugas mendaftarkan

anggota jika siswa tersebut belum melakukan pedaftaran, di dalam kartu anggota tersebut

berisikan data lengkap anggota. Pendaftaran tersebut di buat agar anggota dapat

melakukan peminjaman buku dan pencatatan peminjaman. Berikut document flow

peminjaman :

33

Gambar 4.4 Docflow Peminjaman

34

4.2.2 Document Flow Pengembalian

Proses yang di bahas oleh penulis adalah mengenai pengembalian buku

perpustakaan pada SMA Hangtuah 4 Surabaya. Proses yang terlibat adalah mengenai alur

pengembalian buku perpustakaan yang terkait dengan anggota dan petugas perpustakaan.

Siswa memberikan buku pinjaman dan memberikan informasi tentang data diri,

jika ada tunggakan pengembalian maka pihak petugas perpustakaan mengingatkan siswa

untuk mengembalikan buku, didalam perpustakaan tersebut tidak memberikan denda

pada keterlambatan peminjaman buku.

Gambar 4.5 Docflow Pengembalian

35

4.3 Sistem Flow Pengadaan Berdasarkan Beli

System Flow adalah alur (gambaran) dari sistem yang akan dibangun. System

Flow pengadaan tidak jauh berbeda dengan document flow pengadaan hanya saja

prosesnya lebih terkomputerisasi.

Gambar 4.6 Sysflow Pengadaan Berdasarkan Beli

36

4.3.1 System Flow Pengadaan Berdasarkan Sumbangan Siswa

Berikut adalah system flow pengadaan berdasarkan sumbangan siswa :

Gambar 4.7 Sysflow Pengadaan Berdasarkan Sumbangan Siswa

4.3.2 System Flow Pengolahan Koleksi

System flow pengolahan koleksi tidak jauh berbeda dengan document flow

pengolahan hanya saja prosesnya lebih terkomputerisasi. Berikut adalah

system flow pengolahan :

37

Gambar 4.8 Sysflow Pengolahan

38

4.4 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Aliran Data digunakan untuk

menggambarkan arus data didalam sistem secara terstruktur dan jelas,

menggambarkan arus data dari suatu sistem yang telah atau juga pada tahapan

perencanaan. DFD juga dapat merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.

Dengan adanya DFD akan mempermudah dalam melakukan analisis sistem,

sehingga pada akhirnya hasil dari perencanaan sistem dapat dilihat apakah sudah

sesuai dengan yang diharapkan atau belum. DFD sendiri terdiri atas beberapa

level yaitu konteks diagram, level 0, dan level 1. Berikut ini adalah DFD beserta

penjelasannya :

4.4.1 Konteks Diagram

Gambar 4.9 Konteks Diagram Sistem Informasi Perpustakaan

39

Pada level paling awal DFD ini, terdapat 3 eksternal entitas yaitu kepala

sekolah, guru, dan siswa.

4.4.2 Data Flow Diagram

1. DFD Level 0

Pada level 0 ini merupakan penjabaran dari konteks diagram. Dimana pada

level 0 ini terdapat 3 proses, yaitu melakukan sirkulasi ,pengadaan koleksi, dan

melakukan pengolahan koleksi.

Gambar 4.10 DFD Level 0

40

2. DFD Level 1 Melakukan Pengadaan Koleksi

Pada Data Flow Diagram level 1 ini merupakan penjabaran dari Data

Flow Diagram level 0. Dimana pada level 1 ini proses sudah dipecah dan gambar

dibawah merupakan Data Flow diagram level 0 dari melakukan pengadaan

koleksi. Disini terdapat 1 proses, yaitu melakukan pengadaan koleksi.

Gambar 4.11 DFD Level 1 Proses Pengadaan

3. DFD Level 1 Pengolahan Koleksi

Pada sub ini terdapat proses Melakukan Pengolahan Koleksi dan Laporan.

Disini master koleksi dan kategori koleksi nantinya dicek dan digunakan untuk

input koleksi kedalam database kemudian outputnya berupa master koleksi dan

laporan buku hilang dan status kelayakan koleksi.

41

Gambar 4.12 DFD Level 1 Pengolahan Koleksi

4. DFD Level 1 Proses Sirkulasi

Pada sub ini terdapat proses Melakukan proses sirkulasi(peminjaman dan

pengembalian).

Gambar 4.13 DFD Level 1 Proses Sirkulasi

42

4.5 Entity Relational Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) sendiri merupakan suatu notasi

grafis dalam suatu pemodelan data konseptual yang mendiskripsikan hubungan

antar penyimpan. ERD juga menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data

yang diperlukan, dalam ERD data tersebut digambarkan dengan menggunakan

simbol entity. Pada ERD Conceptual Data Model (CDM) dapat dijelaskan

hubungan kardinalitas yang terjadi antar tabel. Terdapat pada Gambar 4.14

4.5.1 Conceptual Data Model(CDM)

Di bawah ini merupakan CDM dari struktur database sistem informasi

perpustakaan pada perpustakaan SMA 4 Hangtuah Surabaya yang terdiri dari:

Melakukan

Memiliki

Memerlukan

Melakukan Kunjungan

Menerima

Memberikan

Master Anggota

Id AnggotaNama AnggotaJenis AnggotaNomor AnggotaStatus AnggotaTeleponUsernamePassword

<pi> Variable characters (15)Variable characters (50)Variable characters (10)Variable characters (15)Variable characters (20)Variable characters (20)Variable characters (20)Variable characters (20)

<M>

Identifier_1 <pi>

Master Koleksi

Id KoleksiNo KlasifikasiJenis KoleksiPengarangPenerbitTahun TerbitISBNStatus KoleksiTanggal MasukKeterangan KoleksiNo RakHarga Koleksi

<pi> Variable characters (15)Variable characters (20)Variable characters (30)Variable characters (50)Variable characters (50)IntegerVariable characters (10)Variable characters (20)DateVariable characters (20)Variable characters (5)Integer

<M>

Identifier_1 <pi>

Transaksi

Id transaksitgl pinjamtgl Kembal iJumlah pinjamKeterlambatanDenda

<pi> Variable characters (15)DateDateIntegerIntegerInteger

<M>

Identi fier_1 <pi>

Denda

Id DendaJenis Denda

<pi> Variable characters (15)Variable characters (20)

<M>

Identifier_1 <pi>

Detail Denda

No DendaTanggal DendaJumlah DendaTotal

<pi> Variable characters (15)DateIntegerInteger

<M>

Identifier_1 <pi>

Data Kunjungan

Id KunjunganTanggal KunjunganKeterangan

<pi> Characters (6)DateVariable characters (100)

<M>

Identifier_1 <pi>

Master Usulan

ID usulanJudul UsulanJenis UsulanTahiun UsulanStatus Usulan

<pi> Variable characters (10)Variable characters (50)Variable characters (30)IntegerVariable characters (20)

<M>

Identifier_1 <pi>

Gambar 4.14 Conceptual Data Model

43

4.5.2 Physical Data Model(PDM)

Di bawah ini merupakan PDM dari struktur database sistem sistem

informasi perpustakaan pada perpustakaan SMA 4 Hangtuah Surabaya terdiri

dari :

FK_TRANSAKS_MELAKUKAN_MASTER_A

FK_DETAIL_D_MEMILIKI2_DENDA

FK_TRANSAKS_MEMERLUKA_MASTER_K

FK_DATA_KUN_MELAKUKAN_MASTER_A

FK_DETAIL_D_MENERIMA_TRANSAKS

FK_MASTER_K_MEMBERIKA_MASTER_U

Master Anggota

Id AnggotaNama AnggotaJenis AnggotaNomor AnggotaStatus AnggotaTeleponUsernamePassword

varchar(15)varchar(50)varchar(10)varchar(15)varchar(20)varchar(20)varchar(20)varchar(20)

<pk>

Master Koleksi

Id KoleksiID usulanNo KlasifikasiJenis KoleksiPengarangPenerbitTahun TerbitISBNStatus KoleksiTanggal MasukKeterangan KoleksiNo RakHarga Koleksi

varchar(15)varchar(10)varchar(20)varchar(30)varchar(50)varchar(50)intvarchar(10)varchar(20)datetimevarchar(20)varchar(5)int

<pk><fk>Transaksi

Id transaksiId AnggotaId Koleksitgl pinjamtgl KembaliJumlah pinjamKeterlambatanDenda

varchar(15)varchar(15)varchar(15)datetimedatetimeintintint

<pk><fk1><fk2>

Denda

Id DendaJenis Denda

varchar(15)varchar(20)

<pk>

Detai l Denda

No DendaId transaksiId DendaTanggal DendaJumlah DendaTotal

varchar(15)varchar(15)varchar(15)datetimeintint

<pk><fk2><fk1>

Data Kunjungan

Id KunjunganId AnggotaTanggal KunjunganKeterangan

char(6)varchar(15)datetimevarchar(100)

<pk><fk>

Master Usulan

ID usulanJudul UsulanJenis UsulanTahiun UsulanStatus Usulan

varchar(10)varchar(50)varchar(30)intvarchar(20)

<pk>

Gambar 4.15 Physical Data Model

Sedangkan pada ERD Physical Data Model (PDM) dapat dijelaskan

struktur database secara lengkap beserta nama field serta primary key dan foreign

key terdapat pada gambar 4.15 Rancang Bangun Sistem Informasi Perpustakaan

SMA 4 Hangtuah Surabaya.