user guide sirup versi 2.3 admin ppe k/l i guide sirup sebagai... · 7. nomor telepon (isi nomor...

i User Guide SiRUP Versi 2.3 – Admin PPE K/L

Update 18 Juni 2019

i User Guide SiRUP Versi 2.3 – Admin PPE K/L

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ............................................................................................................................................ i

DAFTAR GAMBAR ................................................................................................................................ ii

1. ADMIN PPE K/L ................................................................................................................................1

2. MEMULAI APLIKASI .........................................................................................................................1

2. 1 Masuk ke SiRUP………………………………………………………………………………………………………………1

3. KELOLA SATUAN KERJA ...................................................................................................................3

3. 1 Tambah Satuan Kerja……………………………………………………………………………………………………...3

3. 2 Ubah Data Satuan Kerja…………………………………………………………………………………………………..4

3. 3 Hapus Satuan Kerja………………………………………………………………………………………………………….5

4. KELOLA PENGGUNA……………………………………………………………………………………………………………………6

4. 1 Tambah Pengguna Anggaran Kementerian/Lembaga (PA K/L)…………………………………………6

4. 2 Tambah Kuasa Pengguna Anggaran Kementerian/Lembaga (KPA K/L)…………………………….8

4. 3 Ubah Data Pengguna……………………………………………………………………………………………………..10

4. 4 Nonaktifkan Pengguna…………………………………………………………………………………………………..11

4. 5 Ubah Password………………………………………………………………………………………………………………12

5. KELOLA PKOK ............................................................................................................................... 12

6. Cetak Rekap Paket RUP ................................................................................................................ 13

7. Moner (Monitoring evaluasi report) ............................................................................................ 15

7. 1 Statistik Moner……………………………………………………………………………………………………………..15

7. 2 Moner Chart …………………………………………………………………………………………………………………18

8. Keluar dari Aplikasi ....................................................................................................................... 19

ii User Guide SiRUP Versi 2.3 – Admin PPE K/L

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Halaman Website SiRUP ..................................................................................................... 1

Gambar 2. Form Login SiRUP ................................................................................................................ 2

Gambar 3. Halaman Struktur Anggaran ............................................................................................... 2

Gambar 4. Kelola Satuan Kerja ............................................................................................................. 3

Gambar 5. Tambah Satuan Kerja .......................................................................................................... 3

Gambar 6. Formulir Tambah Satuan Kerja ........................................................................................... 4

Gambar 7. Ubah Satuan Kerja .............................................................................................................. 4

Gambar 8. Formulir Ubah Satuan Kerja ................................................................................................ 5

Gambar 9. Hapus Satuan Kerja ............................................................................................................. 5

Gambar 10. Pop Up Hapus Satuan Kerja .............................................................................................. 6

Gambar 11. Kelola Pengguna................................................................................................................ 6

Gambar 12. Tambah PA K/L .................................................................................................................. 7

Gambar 13. Formulir Tambah Pengguna PA K/L .................................................................................. 7

Gambar 14. Tambah KPA K/L ................................................................................................................ 8

Gambar 15. Tambah KPA K/L - Tahun Aktif Satuan Kerja..................................................................... 8

Gambar 16. Formulir Tambah KPA K/L ................................................................................................. 9

Gambar 17. Halaman Kelola Pengguna – Ubah Data......................................................................... 10

Gambar 18. Halaman Ubah Data Pengguna ...................................................................................... 10

Gambar 19. Kelola Pengguna – Penonaktifan Pengguna ................................................................... 11

Gambar 20. Nonaktifkan Pengguna.................................................................................................... 11

Gambar 21. Kelola Pengguna – Ubah Password ................................................................................. 12

Gambar 22. Ganti Password ............................................................................................................... 12

Gambar 23. Halaman Unduh Berkas PDF Paket RUP ......................................................................... 13

Gambar 24. Tombol Unduh Berkas PDF .............................................................................................. 13

Gambar 25. Hasil Cetak RUP ............................................................................................................... 14

Gambar 26. Menu Moner – Statistik ................................................................................................... 15

Gambar 27. Halaman Statistik Moner – Program .............................................................................. 15

Gambar 28. Halaman Statistik Moner – Kegiatan .............................................................................. 16

Gambar 29. Halaman Statistik Moner – Output ................................................................................. 16

iii User Guide SiRUP Versi 2.3 – Admin PPE K/L

Gambar 30. Halaman Statistik Moner – Sub Output .......................................................................... 17

Gambar 31. Halaman Statistik Moner – Komponen ........................................................................... 17

Gambar 32. Menu Moner – Chart ....................................................................................................... 18

Gambar 33. Halaman Moner – Chart ................................................................................................. 18

Gambar 34. Halaman Struktur Anggaran – Keluar ............................................................................. 19

1 User Guide SiRUP Versi 2.3 – Admin PPE K/L

1. ADMIN PPE K/L

Admin PPE adalah Administrator sistem dari perwakilan suatu instansi yang mengelola aplikasi

dan infrastruktur terkait pengadaan secara elektronik (Admin Pusat Pelayanan Elektronik). Untuk 1

(satu) K/L/PD hanya diberikan 1 (satu) akun Admin PPE. Admin PPE Kementerian/Lembaga di aplikasi

SiRUP mempunyai wewenang sebagai berikut:

a. Kelola Satker

b. Kelola Pengguna

c. Cetak Rekap Paket RUP

2. MEMULAI APLIKASI

2. 1 Masuk ke SiRUP

Admin PPE mendapatkan kode akses (User ID dan Password) untuk login di Aplikasi SiRUP dari

Direktorat Perencanaan, Monitoring dan Evaluasi Pengadaan LKPP. Jika ada

Kementerian/Lembaga yang belum memiliki akun Admin PPE, maka dapat bersurat resmi perihal

permintaan akun Admin PPE SiRUP, dengan melampirkan biodata dari calon Admin PPE yang

ditunjuk oleh pejabat yang berwenang setempat.

Admin PPE dapat login ke dalam aplikasi SiRUP dengan mengakses https://sirup.lkpp.go.id/

kemudian klik tombol “Masuk” yang ada di ujung kanan atas seperti pada Gambar 1.

Gambar 1. Halaman Website SiRUP

https://sirup.lkpp.go.id/


Kemudian Masukkan Username dan Kata Sandi lalu klik Submit.

Gambar 2. Form Login SiRUP

Setelah berhasil Login akan tampil halaman Struktur Anggaran seperti pada Gambar 3.

Admin PPE hanya dapat melihat data Struktur Anggaran, Struktur Anggaran Dekonsentrasi dan

Struktur Anggaran Tugas Pembantuan.

Gambar 3. Halaman Struktur Anggaran

Masukan Username

dan Kata Sandi

Klik Submit


3. KELOLA SATUAN KERJA

Kelola Satuan Kerja dilakukan oleh Admin PPE Kementerian/Lembaga. Fungsi yang dapat

dilakukan di Kelola Satker adalah:

a. Tambah Satuan Kerja

b. Ubah Data Satuan Kerja

c. Hapus Satuan Kerja

3. 1 Tambah Satuan Kerja

Admin PPE dapat melakukan Tambah Satuan Kerja dengan cara sebagai berikut:

1. Klik Menu “Kelola Data” kemudian pilih “Kelola Satuan Kerja”.

Gambar 4. Kelola Satuan Kerja

2. Klik tombol “Tambah Satuan Kerja”.

Gambar 5. Tambah Satuan Kerja


3. Isikan Nama Satuan Kerja, Kode Eselon, Kode Satuan Kerja serta tandai Tahun Aktif dari

Satuan Kerja. Pastikan semua kolom yang tersedia sudah terisi agar dapat disimpan.

Gambar 6. Formulir Tambah Satuan Kerja

4. Klik tombol “Simpan”.

3. 2 Ubah Data Satuan Kerja

Admin PPE dapat melakukan perubahan Data Satuan Kerja yaitu Perubahan Nama Satuan

Kerja, Perubahan Kode Eselon, Perubahan Kode Satuan Kerja dan perubahan Tahun Aktif Satuan

Kerja apabila terjadi perubahan struktur nomenklatur Satuan Kerja. Ubah Data Satuan Kerja

dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:

1. Klik Menu “Kelola Data” kemudian pilih “Kelola Satuan Kerja”. (Lihat Gambar 4. Kelola Satuan

Kerja).

2. Klik Aksi “Ubah Satuan Kerja” dengan simbol .

Gambar 7. Ubah Satuan Kerja

Isikan Nama Satuan Kerja, Kode

Eselon, Kode Satuan Kerja

Klik untuk Menandai Tahun Aktif


3. Kemudian tampil halaman formulir satuan kerja, untuk dilakukan perubahan sesuai

kebutuhan di kolom Nama Satuan Kerja, Kode Eselon, Kode Satuan Kerja dan Cheklist di

kolom ”Aktif Tahun” untuk tahun yang akan diaktifkan atau Uncheklist di kolom “Aktif

Tahun” untuk menonaktifkan Satuan Kerja di tahun tersebut.

Gambar 8. Formulir Ubah Satuan Kerja

4. Klik tombol “Simpan”.

3. 3 Hapus Satuan Kerja

Admin PPE dapat melakukan hapus Satuan Kerja apabila terjadi kesalahan. Untuk menghapus

Satuan Kerja, Admin PPE dapat melakukan dengan cara:

1. Klik Menu ‘’Kelola Data” kemudian pilih Kelola “Satuan Kerja”. (Lihat Gambar 4. Kelola Satuan

Kerja).

2. Klik Aksi “Hapus Satuan Kerja” dengan simbol .

Gambar 9. Hapus Satuan Kerja

Ubah data Satuan Kerja

sesuai kebutuhan


3. Selanjutnya akan tampil pop up untuk memastikan data yang akan di hapus.

Gambar 10. Pop Up Hapus Satuan Kerja

4. Klik tombol “Hapus” untuk melanjutkan proses Hapus Satuan Kerja atau klik “Batal” bila tidak

ingin melanjutkan proses Hapus Satuan Kerja.

4. KELOLA PENGGUNA

Peran Admin PPE K/L pada menu Kelola Pengguna, yaitu:

a. Tambah PA K/L

b. Tambah KPA K/L

c. Ubah Data Pengguna

d. Nonaktifkan Pengguna

e. Ubah Password

4. 1 Tambah Pengguna Anggaran Kementerian/Lembaga (PA K/L)

Admin PPE K/L dapat mendaftarkan satu PA baru yang ada di masing-masing

Kementerian/Lembaga. Apabila akun PA K/L sudah ada dan ingin mengganti dengan akun yang

baru, maka Admin PPE K/L harus menghapus atau menonaktifkan akun PA K/L yang lama. Berikut

ini tahapan menambah PA K/L baru:

1. Klik Menu “Kelola Data” kemudian pilih “Kelola Pengguna”.

Gambar 11. Kelola Pengguna


2. Klik tombol “+PA K/L”.

Gambar 12. Tambah PA K/L

3. Tampil formulir Tambah PA K/L seperti gambar berikut ini.

Gambar 13. Formulir Tambah Pengguna PA K/L

Masukkan data PA K/L yang baru sesuai dengan formulir tambah pengguna PA K/L sebagai

berikut:

• Informasi Akun, terdiri dari:

1. Role yaitu hak akses user (secara otomatis sudah terisi ‘PAKL’ oleh sistem)

2. Username (isi dengan huruf/gabungan huruf dan angka)

3. Password (isi dengan huruf/gabungan huruf dan angka/spesial karakter)

4. Konfirmasi Password (isi dengan huruf/gabungan huruf dan angka/spesial karakter

yang sama dengan password)

Isikan data Informasi Akun dan

Detail Informasi dari PA K/L baru


• Detail Informasi, terdiri dari:

1. Nama (isi nama PA K/L)

2. Jabatan (isi jabatan PA K/L)

3. Alamat (isi alamat rumah/alamat kantor PA K/L)

4. Nomor Telepon (isi nomor telepon/nomor hp PA K/L)

5. e-mail (isi alamat email PA K/L)

Catatan: Pastikan semua kolom sudah diisi agar dapat di simpan.

4. Klik Tombol “Simpan”.

4. 2 Tambah Kuasa Pengguna Anggaran Kementerian/Lembaga (KPA K/L)

Admin PPE K/L dapat menambah atau mendaftarkan KPA K/L baru yang ada di setiap Satuan

Kerja (satker) dari masing-masing Kementerian/Lembaga, dengan tahapan sebagai berikut:

1. Klik menu “Kelola Data” kemudian pilih “Kelola Pengguna”. (Lihat Gambar 11. Kelola

Pengguna).

2. Klik tombol “+KPA K/L”.

Gambar 14. Tambah KPA K/L

3. Pilih Tahun Aktif Satuan Kerja KPA K/L yang baru, kemudian klik tombol “Tambah”.

Gambar 15. Tambah KPA K/L - Tahun Aktif Satuan Kerja


4. Tampil formulir Tambah KPA K/L seperti gambar berikut ini.

Gambar 16. Formulir Tambah KPA K/L

Masukkan data PA K/L yang baru sesuai dengan formulir tambah pengguna PA K/L sebagai

berikut:

• Informasi Akun, terdiri dari:

1. Role yaitu hak akses user (secara otomatis akan terisi oleh sistem)

2. Satuan Kerja (pilih salah satu Satuan Kerja yang ada di dalam drop box)

3. Username (isi dengan huruf/gabungan huruf dan angka)

4. Password (isi dengan huruf/gabungan huruf dan angka/spesial karakter)

5. Konfirmasi Password (isi dengan huruf/gabungan huruf dan angka/spesial karakter

yang sama dengan password)

• Detail Informasi, terdiri dari:

1. Nama (isi nama KPA K/L)

2. Jabatan (isi jabatan KPA K/L)

3. Alamat (isi alamat rumah/alamat kantor KPA K/L)

4. Status Pengguna (pilih PNS/nonPNS/TNI/Polri)

5. NIP/KTP/NRP (isi 18 angka untuk NIP KPA K/L)

Isikan data Informasi Akun dan

Detail Informasi dari KPA baru


6. Golongan (pilih golongan KPA K/L)

7. Nomor Telepon (isi nomor telepon/nomor HP KPA K/L)

8. Email (isi alamat email KPA K/L)

9. Nomor SK (isikan nomor Surat Keputusan pengangkatan sebagai KPA)

Catatan: Pastikan semua kolom sudah diisi agar dapat di simpan.


4. 3 Ubah Data Pengguna

Admin PPE K/L dapat melakukan perubahan atau edit data PA/KPA, dengan tahapan sebagai

berikut:

1. Klik Menu “Kelola Data” kemudian pilih “Kelola Pengguna”. (Lihat Gambar 11. Kelola

Pengguna).

2. Klik Aksi “Ubah Pengguna” dengan simbol pada data yang akan dilakukan perubahan.

Gambar 17. Halaman Kelola Pengguna – Ubah Data

3. Tampil halaman “Ubah Data Pengguna” seperti gambar berikut ini.

Gambar 18. Halaman Ubah Data Pengguna

Ubah data pengguna

sesuai kebutuhan


4. Lakukan perubahan sesuai dengan data pengguna baru.


4. 4 Nonaktifkan Pengguna

Admin PPE dapat melakukan penonaktifan akun PA, KPA, PPK dan Admin RUP yang terdaftar

di masing-masing K/L/PD bila pada tahun anggaran berikutnya tidak dipergunakan kembali.

Tahapan penonaktifan pengguna adalah sebagai berikut:


Pengguna).

2. Klik Aksi “Nonaktifkan Pengguna” dengan simbol pada akun pengguna yang akan

dinonaktifkan.

Gambar 19. Kelola Pengguna – Penonaktifan Pengguna

3. Kemudian akan tampil halaman “Nonaktifkan Pengguna”, dan Admin PPE dapat mengisi

alasan penonaktifan pengguna.

Gambar 20. Nonaktifkan Pengguna

4. Klik tombol “Nonaktifkan”.

*Catatan: Penonaktifan akun PPK di SiRUP tidak berpengaruh dengan akun PPK di INAPROC

Isikan Alasan Penonaktifan

Akun Pengguna


4. 5 Ubah Password

Admin PPE dapat melakukan Ubah Password untuk PA/KPA, PPK dan Admin RUP yang

mengalami lupa password. Hal ini dapat dilakukan dengan tahapan sebagai berikut:


Pengguna).

2. Klik Aksi “Ubah Password” dengan simbol .

Gambar 21. Kelola Pengguna – Ubah Password

3. Kemudian akan tampil halaman “Ubah Password”. Inputkan “Password Baru” dan juga

“Konfirmasi Password Baru” yang sama.

Gambar 22. Ganti Password


5. KELOLA PKOK

Kelola Program, Kegiatan, Output, Sub Output, dan Komponen (PKOK) dapat dilakukan oleh KPA

K/L, sedangkan untuk PA Perangkat Daerah hanya Kelola Program dan Kegiatan. Admin PPE K/L hanya

dapat melihat data Program, Kegiatan, Output, Sub Output, dan Komponen dengan klik menu Kelola

Data kemudian pilih Kelola PKOK.

Isikan Password Baru dan

Konfirmasi Password Baru


6. Cetak Rekap Paket RUP

Admin PPE K/L dapat melakukan cetak rekap paket RUP untuk masing-masing satuan kerja

ataupun rekap keseluruhan paket RUP yang ada di masing-masing Kementerian/Lembaga. Berikut

tahapan untuk mencetak rekap paket RUP oleh Admin PPE K/L:

1. Klik menu “Unduh” kemudian pilih tab menu “Paket RUP”.

2. Tampil halaman “Unduh Berkas PDF Paket RUP” kemudian pilih “REKAP PPE” untuk mencetak

data RUP keseluruhan atau pilih nama Satuan Kerja yang data RUP nya ingin dicetak kemudian

klik tombol “Buat Ulang Berkas”.

Gambar 23. Halaman Unduh Berkas PDF Paket RUP

3. Silahkan tunggu sampai progres mencapai 100% dan muncul simbol Kemudian klik simbol

. untuk menampilkan hasil cetak RUP.

Gambar 24. Tombol Unduh Berkas PDF

Pilih Satuan Kerja yang data RUP nya ingin dicetak


4. Hasil cetak RUP akan tampil seperti Gambar 25. Untuk mengunduh file PDF, klik tombol

“Download” atau simbol pada kanan atas halaman.

Gambar 25. Hasil Cetak RUP

Informasi hasil cetak RUP bila memilih Rekap PPE terdiri dari: Nama Satuan Kerja, Jumlah

Paket Penyedia, Jumlah Pagu Penyedia, Jumlah Paket Penyedia dalam Swakelola, Jumlah Pagu

Penyedia dalam Swakelola, Jumlah Kegiatan Swakelola dan Jumlah Pagu Swakelola.

Sedangkan bila Admin PPE memilih Satuan Kerja yang ingin dicetak akan tampil informasi

terdiri dari: Nama Kegiatan, Kode RUP, Nama Paket, Sumber Dana, Lokasi, Keterangan,

Pemilihan Penyedia dan Pagu.


7. Moner (Monitoring evaluasi report)

7. 1 Statistik Moner

Statistik Moner digunakan untuk monitoring presentase pengumuman paket RUP berdasarkan

pagu belanja pengadaan di PKOK (Program, Kegiatan, Output, Sub Output, dan Komponen) dan

memberikan informasi selisih RUP yang belum diumumkan sesuai dengan tahun anggaran yang

dipilih. Berikut langkah masuk ke halaman Moner Statistik:

1. Klik ”Moner” kemudian pilih ”Statistik”, untuk menampilkan halaman utama Moner Statistik.

Gambar 26. Menu Moner – Statistik

2. Pilih salah satu program untuk menampilkan detail program yang dipilih. Informasi yang

ditampilkan pada program terdiri dari: Id program, nama program, pagu program, pagu

program yang sudah diumumkan, selisih pagu program yang belum diumumkan dan persentase

pengumuman paket RUP berdasarkan pagu belanja pengadaan program pada instansi tersebut.

Gambar 27. Halaman Statistik Moner – Program

Admin PPE dapat menyalin, mencetak dan mengunduh halaman awal statistik moner ke

dalam bentuk CSV, Ms.Excel atau PDF sesuai kebutuhan dengan meng-klik pada tombol yang

tersedia. Untuk melihat monitoring report per kegiatan, Admin PPE dapat meng-klik pada salah

satu program yang diinginkan.

Klik sesuai kebutuhan Klik untuk masuk ke halaman

Statistik Moner Kegiatan


3. Program yang telah dipilih sebelumnya, akan menampilkan daftar kegiatan. Pilih salah satu

kegiatan untuk menampilkan detail informasi pada kegiatan yang dipilih. Informasi yang

ditampilkan terdiri dari: nama program, satuan kerja, kode program, total pagu program, nama

kegiatan, total pagu kegiatan, total pagu kegiatan yang sudah diumumkan, selisih pagu kegiatan

yang belum diumumkan, persentase kegiatan yang sudah diumumkan berdasarkan total pagu

kegiatan, kode kegiatan dan Nama PPK.

Gambar 28. Halaman Statistik Moner – Kegiatan

4. Kegiatan yang telah dipilih sebelumnya, akan menampilkan daftar output. Pilih salah satu

output untuk menampilkan detail informasi pada output yang dipilih. Informasi yang

ditampilkan terdiri dari: nama output, total pagu output, total pagu output yang sudah

diumumkan, selisih pagu output yang belum diumumkan, persentase pagu output yang sudah

diumumkan berdasarkan total pagu output, kode output dan Nama PPK.

Gambar 29. Halaman Statistik Moner – Output

c

Informasi Nama Program

Informasi Satuan Kerja

dan Kode Program

Informasi Total Pagu Program

Tahun Klik untuk masuk ke halaman

Statistik Moner Output

Klik untuk masuk ke halaman Statistik Moner Sub Output


5. Output yang telah dipilih sebelumnya, akan menampilkan daftar sub output. Pilih salah satu sub

output untuk menampilkan detail informasi pada sub output yang dipilih. Informasi sub output

yang ditampilkan terdiri dari: nama sub output, pagu sub output, total pagu sub output yang

sudah diumumkan, selisih pagu sub output yang belum diumumkan, persentase pagu sub

output yang sudah diumumkan berdasarkan total pagu sub output, kode sub output dan nama

PPK.

Gambar 30. Halaman Statistik Moner – Sub Output

6. Sub Output yang telah dipilih sebelumnya, akan menampilkan daftar komponen. Informasi

komponen yang ditampilkan terdiri dari: nama komponen, pagu komponen, total pagu

komponen yang sudah diumumkan, selisih pagu komponen yang belum diumumkan,

persentase pagu komponen yang sudah diumumkan berdasarkan total pagu komponen, kode

komponen dan nama PPK.

Gambar 31. Halaman Statistik Moner – Komponen

c c c

c

c c

Klik untuk masuk ke halaman statistik moner komponen

c c


7. 2 Moner Chart

Moner Chart bertujuan untuk memberikan informasi belanja pengadaan yang sudah

terumumkan di SiRUP sesuai tahun anggaran yang dipilih dan disajikan dalam bentuk Chart (Data

Instansi Admin PPE). Klik menu ”Moner” kemudian pilih ”Chart” untuk menampilkan halaman Chart

Moner.

Gambar 32. Menu Moner – Chart

Maka akan tampil halaman Chart Moner. Chart Moner yang tampil terdiri dari data: Total Pagu

RUP yang sudah diumumkan berdasarkan Jenis Pengadaan, Total Pagu RUP yang sudah diumumkan

berdasarkan Metode Pengadaan dan Total Pagu RUP yang sudah diumumkan per bulan.

Gambar 33. Halaman Moner – Chart


8. Keluar dari Aplikasi

Klik Keluar pada dropdown nama pengguna untuk keluar dari aplikasi.

Gambar 34. Halaman Struktur Anggaran – Keluar

Klik Keluar

user guide sirup versi 2.3 admin ppe k/l i guide sirup sebagai... · 7. nomor telepon (isi nomor...

Documents