un10.c10 /01/hk/2019 unlo/clo /dp/tm · a. kepuasan pelanggan dan umpan balik dari pihak-pihak yang...

Laporan Tinjauan Manajemen LPPM UB 2019

Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat Universitas Brawijaya i

UN10.C10 /01/HK/2019

[email protected]

Text Box

UNlO/ClO /DP/TM.01

II .LPPNUB Lembaga Pe~lit1an dan Pengabd1an Kep.1da Masyarakat Uruvers1tas Braw1jaya

5. Pengendalian Dodi Wirawan lrawanto, SE., M.Com., Ph.D Sekretaris

LPPM UB

Dr. Ir. Atiek lriany, MS KKJF

~ Pengabdian

2. Pemeriksaan Dodi Wirawan lrawanto, SE., M.Com., Ph.D Sekretaris

LPPM UB

3. Persetujuan Dr. Ir. Bambang Susilo,

~~ M.Sc.Agr Ketua LPPM UB -

4. Penetapan Dr. Ir. Barn bang Susilo, M.Sc.Agr Ketua LPPM UB

KKJF Penelitian Sugiono, ST., MT., Ph.D 1. Perumusan

Tanda tangan Jabatan Nam a

Tanggal Proses

Penanggung fawab

.--~----~~-.~~~---,.-~~~~~~~~--~~~~~~~~~~..-----~~~. I

Tinjauan Manajemen

31 Halaman TINJAUAN MANAJEMEN

Revisi ke-t

14 Oktober 2019 UNIVERSITAS BRAWIJAYA

UNlO/ClO /DP/TM.01

LEMBAR PENGESAHAN


Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat Universitas Brawijaya iii

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN .......................................................................................................... ii

I. PENDAHULUAN ................................................................................................................ 1

II. HASIL ................................................................................................................................. 5

a. Status Tindakan dari Tinjauan Manajemen Sebelumnya .......................................... 5

b. Perubahan pada Eksternal dan Internal Organisasi .................................................. 6

c. Kepuasan Pelanggan dan Umpan Balik Stakeholders .............................................. 7

d. Kinerja dan Efektivitas SMM : Capaian Sasaran Mutu ............................................ 11

e. Kinerja Proses Dan Layanan Tri Dharma ................................................................. 12

f. Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan ............................................................... 13

g. Hasil hasil Pemantauan dan Pengukuran ................................................................. 15

h. Hasil-hasil Audit ......................................................................................................... 27

i. Kinerja Penyedia Barang/Jasa Eksternal ................................................................... 29

j. Evaluasi Kecukupan Sumberdaya ............................................................................. 29

k. Efektivitas Tindak Lanjut yang Diambil terhadap Resiko dan Peluang .................. 30

l. Peluang untuk Perbaikan .......................................................................................... 30

III. PENUTUP ........................................................................................................................ 31


Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat Universitas Brawijaya 1

I. PENDAHULUAN

Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) Universitas Brawijaya

terbentuk pada tanggal 13 Mei 2008 berdasarkan SK Rektor Universitas Brawijaya Nomor:

122A/SK/2008 tentang Penggabungan Lembaga Penelitian (LEMLIT) dengan Lembaga Pengabdian

kepada Masyarakat (LPM) Universitas Brawijaya menjadi Lembaga Penelitian dan Pengabdian

kepada Masyarakat (LPPM) Universitas Brawijaya.

VISI

Menjadi Lembaga yang berstandart mutu internasional, mampu berperan aktif dalam

pembangunan bangsa melalui Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (PPM).

MISI

1. Mengembangkan payung Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat berbasis IPTEKS;

2. Mengembangkan relevansi Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat untuk

meningkatkan mutu pendidikan, kebutuhan dunia usaha dan industri serta masyarakat

pada umumnya;

3. Mengembangkan penelitian-penelitian unggulan dan meningkatkan kiprah Universitas

Brawijaya dalam hal penelitian, PKM dan publikasi bertaraf internasional;

4. Meningkatkan perolehan HKI (Hak Kekayaan Intelektual);

5. Mendorong Industrialisasi pedesaan melalui pengembangan ilmu pengetahuan dan

teknologi tepat guna;

6. Meningkatkan kualitas dan jatidiri sumberdaya manusia calon pimpinan masyarakat yang

berwawasan jauh ke depan, memiliki sikap kewirausahaan yang kompetitif dan unggul

dalam memasuki maupun menciptakan pasar kerja;

7. Memberdayakan masyarakat dengan mengangkatnya dari keterbelakangan,

mengentaskannya dari kemiskinan, meningkatkan kemampuan sebagai subyek

pembangunan melalui proses pengembangan metode ilmiah.

TUJUAN

Mengembangkan manajemen Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat dalam

struktur organisasi Universitas yang otonom dan manajemen yang sehat;

Mengembangkan kualitas dan kuantitas Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat

untuk mendukung pencapaian Visi yang mampu melintas wilayah nasional, meningkatkan

atmosfir akademik, dan program internasionalisasi, serta daya saing nasional;

Meningkatkan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat yang diarahkan kepada

pengembangan, pemanfaatan, penuntasan permasalahan, terutama yang berkaitan

dengan pengembangan sumberdaya manusia, sumberdaya alam, sumberdaya hayati dan

kelautan, teknologi, budaya, sosial kemasyarakatan, dan kesehatan; Memberikan

pengabdian dan pelayanan kepada masyarakat untuk meningkatkan relevansi pendidikan,

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat;nyiapkan pimpinan bangsa (Leardership)

melalui interpreneur, dan mampu mengkolaborasi potensi masyarakat.



MOTTO

Motto LPPM UB dalam memberikan layanan kepada pelanggan mengikuti motto UB

yaitu: “Join UB be The Best”, yang memberikan motivasi dan semangat dalam meningkatkan

kinerja lembaga ataupun pelaksanaan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat

MAKLUMAT PELAYANAN LPPM “Kepuasan Layanan Tujuan Kami”, merupakan maklumat pelayanan LPPM UB, sesuai

dengan tujuan memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat untuk meningkatkan relevansi

pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat

BUSINESS PROCESS

Inti proses bisnis LPPM UB adalah proses yang berorentasi kepada kepuasan pelanggan

yaitu bertujuan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Urutan dasar dan interaksi dari masing-

masing proses dapat digambarkan pada bussiness process berikut.

Pengembangan dan pelayanan administrasi.

Pengembangan dan pelaksanaan layanan penelitian.

Pengembangan dan palaksanaan layanan Pengabdian kepada Masyarakat.

Pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi, tinjauan manajemen dan audit internal.

Penyelenggaraan layanan LPPM yang excellent.

Gambar 1. Bussiness Process LPPM UB.

Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (LPPM) UB adalah Unit Kerja

Penunjang Pelaksana Akademik yang melaksanakan sebagian tugas pokok dan fungsi Universitas



Brawijaya di bidang Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat. LPPM UB mempunyai tugas

melakukan koordinasi dan mendokumentasi pelaksanaan kegiatan penelitian dan pengabdian

kepada masyarakat serta ikut mengusahakan pengendalian administrasi sumberdaya yang

diperlukan. Dari hasil AIM UKPPA Siklus 11, LPPM UB dianggap konsisten dalam menjalankan

program kerja. Temuan-temuan yang ada bersifat saran perbaikan (observasi), sedangkan

ketidaksesuaian (KTS) terhadap sistem sudah ditindaklanjuti (closed).

Management Review (Tinjauan Manajemen) adalah langkah dari Manajemen Puncak (Top

Management) LPPM UB untuk meninjau sistem manajemen mutu LPPM UB pada kurun waktu yang

telah direncanakan untuk memastikan kesinambungan, kesesuaian, kecukupan dan efektivitas

sistem menajemen mutu. Tinjauan ini termasuk pengkajian peluang peningkatan serta kebutuhan

untuk mengubah sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu LPPM.

Organisasi yang sehat adalah organisasi yang selalu melakukan evaluasi diri dan tanggap

terhadap dinamika lingkungan. Dengan melakukan evaluasi diri secara rutin, maka organisasi dapat

mengetahui efektifitas dan efisiensi proses manajemennya. LPPM UB selalu berkomitmen untuk

memberikan peluang adanya koreksi terhadap proses dan pencegahan produk yang tidak sesuai.

Tinjauan manajemen LPPM UB disusun dengan mempertimbangkan semua aspek yang terkait

langsung dan tidak langsung terhadap efektifitas dan efisiensi sistem manajemen. Hasil dari

tinjauan manajemen ini menjadi dasar perlunya perubahan sistem, bahkan organisasi di LPPM UB.

Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2015, maka LPPM UB melaksanakan

tinjauan manajemen dengan ruang lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu:

1. Status tindakan dari tinjauan manajemen sebelumnya.

2. Perubahan pada eksternal dan internal organisasi yang relevan dengan SMM.

3. Informasi kinerja dan efektivitas SMM, meliputi tren-tren:

a. Kepuasan pelanggan dan umpan balik dari pihak-pihak yang relevan. beberapa cara yang

digunakan untuk mendapatkan informasi tentang kepuasan pelanggan, antara lain:

Survey kepuasan pelanggan dan Sistem Keluhan atau Saran.

b. Hasil pengukuran capaian sasaran mutu.

c. Kinerja proses dan kesesuaian produk/jasa.

d. Ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan.

e. Hasil-hasil pemantauan dan pengukuran.

f. Hasil-hasil audit LQRA Tahun 2019 di Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada

Masyarakat Universitas Brawijaya, yang di audit pada 25 September 2019

g. Kinerja penyedia barang/jasa eksternal.



4. Evaluasi kecukupan sumberdaya.

5. Efektivitas tindak lanjut yang dilakukan dibandingkan dengan resiko dan peluang.

6. Peluang-peluang untuk perbaikan.

Tinjauan manajemen LPPM UB dilakukan dalam beberapa tahapan. Secara umum, proses

tinjauan manajemen LPPM UB dilaksanakan sebagai berikut:

1) Persiapan tinjauan manajemen diawali dengan penyusunan konsep teknis pelaksanaan

tinjauan manajemen, terdiri dari jadwal, data yang diperlukan untuk bahan tinjauan

manajemen dan pembagian tugas. Selanjutnya, peserta rapat rutin LPPM UB memberikan

koreksi dan persetujuan terhadap konsep pelaksanaan tinjauan manajemen.

2) Pelaksanaan tinjauan manajemen dimulai dengan pengumpulan data terkait program LPPM

UB oleh masing-masing bidang dengan mengacu kepada sasaran mutu LPPM UB, yaitu

dimulai sejak Januari hingga Desember 2019. Masing-masing bidang diberi waktu untuk

membahas capaian sasaran mutu masing-masing.

3) Hasil pembahasan tersebut disertai dengan uraian hambatan, koreksi dan pencegahan/

terobosan baru yang dilakukan dalam pelaksanaan program-programnya. Hasil

pembahasan tersebut disampaikan kepada sekretaris LPPM UB, selaku MR, untuk

dilakukan kompilasi dan analisis efektifitas dan efisiensi sistem. Kegiatan rapat pleno

evaluasi sistem manajemen dan perencanaan LPPM UB kedepan. dilaksanakan dalam

sebuah rangkaian kegiatan Pra Rapat Kerja (RAKER) LPPM UB.

4) Dalam pelaporan tinjauan manajemen, hasil kompilasi dan analisis efektifitas dan efisiensi

sistem di LPPM UB dirumuskan dalam suatu laporan tertulis. Konsep laporan tertulis

tersebut disampaikan kepada semua personil LPPM UB untuk diperiksa ulang. Selanjutnya,

revisi terhadap laporan disampaikan kepada pimpinan UB untuk mendapatkan arahan dan

kebijakan terkait organisasi LPPM UB.

Gambar 2. Rapat Kerja Analisis Tinjauan Manajemen 2019, di 31 Januari – 3 Februari 2019 di Jogja.



II. HASIL

a. Status Tindakan dari Tinjauan Manajemen Sebelumnya

Hasil evaluasi manajemen Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat

Universitas Brawijaya (LPPM UB) Tahun 2018, berikut ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan

tinjauan manajemen, seperti yang telah di uraikan pada Bab II.

Tinjauan manajemen dilakukan dalam 3 hal yaitu Proses audit institusi yang dilaksanakan oleh

Llyod Register Quality Assurance (LRQA), Tinjauan terhadap temuan AIM 11 tahun 2018 dan

Indikator Kinerja Utama LPPM tahun 2019. Pelaksanaan AIM UKPPA Siklus 11 Tahun 2018 yang

dilaksanakan pada hari Senin, 10 September 2018 oleh Dr. Endang Arisoesilaningsih dan Dr. Aulia

Fuad Rahman, Tim dari AIM PJM, Status tindakan dari temuan AIM adalah :

No. Rekomendasi Tinjauan

Manajemen Sebelumnya Aspek

Tindak Lanjut yang SUDAH dilakukan

Kendala yang

dihadapi

Rencana selanjutnya

1. Terdapat 8 SOP yang disusun, satu SOP Penangan ecomplaint yang dipersyaratkan telah memiliki time line, flow chart dan disahkan, namun kode dokumen belum sesuai

Konversi ISO

Membentuk Tim untuk penyempurnaan /konversi SOP sesuai template KemenristekDikti Surat Tugas No. 1180/UN10.C10/KP.2018

Tidak ada Update SOP sesuai perkembangan

2. Tinjauan Manajemen sudah dilakukan dengan ruang lingkup sesuai Panduan, namun belum ada deskripsi "Efektivitas tindak lanjut yang diambil terhadap risiko dan peluang"

Tinjauan Manajemen

Mendeskripsikan Efektivitas tindak lanjut yang diambil terhadap risiko dan peluang, pada Tinjauan Manajemen

Tidak ada Update Tinjauan Manajemen sesuai template dari PJM

3. Website LPPM telah di-update tiap minggu, namun belum ada SDM yang secara khusus menangani website. Hingga saat ini, website ditangani oleh tendik yang merangkap dengan tugas lain. Selain itu belum ada visitor counter.

Evaluasi Website

Membentuk tim Pengelola WEB LPPM Surat Tugas No. 1.2/UN10.C10/KP/2018

Tidak ada Pengembangan konten web

Tabel 1. Rekomendasi Tinjauan Manajemen Sebelumnya



Surveillance Visit oleh Lloyd’s Register Quality Assurance (LRQA) 2019, yang dilaksanakan

pada hari Rabu tanggal, 25 September 2019 oleh Rusli Ananda ST., yang bertindak sebagai auditor

dan di damping oleh Prof Dr Ir Soebarinoto beserta tim dari PJM UB. Kegiatan survilance audit ini

merupakan salah satu upaya untuk selalu mengedepankan aspek mutu dalam layanan di LPPMUB,

Dari hasil kegiatan surveillance tersebut telah disampaikan bahwa tidak ditemukan Major NC (Non

Conformity), Namun demikian masih terdapat temuan Minor NC yaitu pada bisnis proses perlu

penajaman output hasil kegiatan dan proses kegiatan yang di laksanakan.

No. Rekomendasi Audit Institusi

oleh LRQA Aspek

Tindak Lanjut yang SUDAH

dilakukan

Kendala yang dihadapi

Rencana selanjutnya

1.

Penjaman Output Kegiatan pada Business Process

OUTPUT pada Business Proses telah ada namun diperlukan penambahan Output kegiatan yang lebih spesifik

Menambahkan Klasifikasi output

Tidak ada Closed

2.

Pengelolaan Kegiatan Penelitian dan PKM

Perlu di informasikan pengelolaan kegiatan Penelitian dan PKM

LPPM sejak 2019 telah mengadopsi Simlitabmas dalam proses kegiatan Penelitian dan PKM, khususnya kegiatan dana Internal (PNBP UB) melalui aplikai SIPP UB

Dalam Proses Pengembangan, belum Ada SK. Rektor

Mensosialisasikan Aplikai SIPP ke fakultas fakultas untuk mengadopsi aplikasi SIPP dalam proses kegiatan penelitian dan PKM, agar terdokumentasi dalam satu system informasi yaitu SIPP UB

Tabel 2. Rekomendasi Audit Institusi oleh LRQA.

b. Perubahan pada Eksternal dan Internal Organisasi

Terkait dengan keorganisasian LPPM, telah terjadi beberapa perubahan yang berdampak

pada kinerja di semua bagian unit kerja LPPM UB. Faktor yang memperngaruhi perubahan

organisasi LPPM dibedakan menjadi 2, yaitu faktor internal dan eksternal LPPM, antara lain:



terbitnya regulasi pemerintah yang bersifat wajib dan mengikat, baik terhadap institusi UB maupun

LPPM UB.

Beberapa faktor internal yang mempengaruhi kinerja LPPM, antara lain:

1. Perubahan SOTK baru berdasarkan peraturan rektor no 20 tahun 2016 tentang Susunan

Organisasi dan Tata Kerja, dan Perubahan struktur organisasi LPPM UB.

2. Proses pengajuan pengusulan Kegiatan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat

melalui Sistim Informasi Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (SIPP) dengan

dana pembiayaan dari PNBP UB.

Sedangkan faktor eksternal yang mempengaruhi kinerja LPPM, antara lain:

1. Ditambahnya pelaporan kinerja pada Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian

Kepada masyarakat, yang semula hanya Kinerja Penelitian dan Kinerja Abdimas,

ditambah Kinerja Kelembaga pada 2018 lalu, dan Kinerja Kerjasama melalui Simlitabmas

2. Beberapa pelatihan dan sosialisasi yang dilakuakan untuk peneliti kurang tepat sasaran

karena yang berkepentingan mewakilkan kehadirannya pada pihak lain.

c. Kepuasan Pelanggan dan Umpan Balik Stakeholders

Keluhan pelanggan merupakan hal penting untuk ditindaklanjuti karena berpengaruh secara

langsung terhadap kepuasan. LPPM UB berusaha untuk merekam keluhan pelanggan, baik yang

tertulis maupun yang tidak tertulis. Umpan balik pelanggan LPPM UB yang telah dikompilasi dapat

dikelompokkan dalam dua bagian, yaitu umpan balik dari kegiatan untuk stakeholders eksternal

(layanan kerjasama BUMN/BUMD, CSR & Masyarakat) dan umpan balik dari kegiatan untuk

stakeholders internal (layanan kegiatan penelitian dan pengabdian bagi dosen di lingkungan

Universitas Brawijaya berupa pelatihan dan monev). Dari umpan balik pelanggan dari kedua

komponen diatas maka diperoleh nilai Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) di LPPM UB sebagai

berikut:

Jumlah Responden Total IKM-LPPM UB

Responden Survey Indeks Kepuasan Masyarakat ( Pengguna Jasa Layanan LPPM) ini

sebanyak 147 Responden, dimana 65 responden adalah Laki laki dan 82 responden adalah

Perempuan.

Grafik 1. Jumlah Responden IKM berdasarkan jenis kelamin

Laki Laki44%Perempuan

56%



Hasil bidang jasa layanan umum LPPM per unsur layanan Survey IKM

Dari hasil keseluruhan kuisioner UKM yang terkumpul sesuai dengan jumlah responden

maka dihasilkan nilai IKM total jasa layanan umum LPPM UB sebagai berikut:

No Unsur Pelayanan Nilai Unsur Pelayanan

1 Kemudahan prosedur pelayanan 3.16 B

2 Kesesuaian persyaratan pelayanan dengan jenis pelayanan 3.2 B

3 Kedisiplinan petugas pelayanan 3.16 B

4 Tanggung jawab petugas pelayanan 3.25 B

5 Kemampuan petugas layanan 3.22 B

6 Kecepatan layanan 3.31 B

7 Kesopanan dan keramahan petugas 3.31 B

8 Kesesuaian biaya yang dibayarkan dengan biaya yang ditetapkan 3.11 B

9 Ketepatan pelaksanaan dengan jadwal waktu pelayanan 3.07 B

10 Kenyamanan di lingkungan unit pelayanan 3.18 B

Nilai Indeks Kepuasan adalah : 3,20 Nilai IKM setelah dikonversi = nilai dasar x 25 = 3.20 x 25 = 79.9 Mutu Pelayanan : B Kinerja Unit Pelayanan : Baik

Tabel 3. Hasil Survei IKM dan nilai IKM jasa Layanan umum LPPM UB

Grafik 2. Hasil Survei IKM dan nilai IKM jasa Layanan umum LPPM UB

Kemudahan prosedur pelayanan

Kesesuaian persyaratan pelayanan dengan jenis pelayanan

Kedisiplinan petugas pelayanan

Tanggung jawab petugas pelayanan

Kemampuan petugas layanan

Kecepatan layanan

Kesopanan dan keramahan petugas

Kesesuaian biaya yang dibayarkan dengan biaya yang ditetapkan

Ketepatan pelaksanaan dengan jadwal waktu pelayanan

Kenyamanan di lingkungan unit pelayanan

3,16

3,2

3,16

3,25

3,22

3,31

3,31

3,11

3,07

3,18

NILAI UNSUR PELAYANAN



Klasifikasi Responden Jasa Layanan LPPM UB Menurut Usia Responden.

Usia Jumlah Persentase

<30 40 27.21

31-35 65 44.22

36-40 31 21.09

41-45 5 3.40

46-50 2 1.36

>50 4 2.72

Tdk menulis

0 0

147 100

Tabel 4 dan Grafik 3. Klasifikasi Responden menurut usia

Klasifikasi Responden Jasa Layanan LPPM UB Menurut Menurut Jenjang Pendidikan.

Jenjang

Pendidikan Jumlah Prosentase Jumlah

responden

<S1 11 7,4%

147

S1 15 10,2%

S2 121 82,4%

S3 - -

Tdk Menulis - -

Tabel 5 dan Grafik 4. Klasifikasi Responden menurut Jenjang Pendidikan

Klasifikasi Responden Jasa Layanan LPPM UB Menurut Pekerjaan.

Jenis Pekerjaan Jumlah Prosentase Jumlah

responden

PNS 77 52,3%

147

Lainnya 5 3,4%

Swasta 6 39,4%

Dosen Tetap Non PNS

58 39,4%

Pelajar/Mahasiswa 1 0,6%

Tabel 6 dan Grafik 5. Klasifikasi Responden menurut Pekerjaan.

27%

44%

21%

4%1% 3% 0%

<30

31-35

36-40

41-45

46-50

>50

Tdkmenulis

<S1

S1

S2

52%

3%4%

40%

1%PNS

Lainnya

Swasta

Dosen TetapNon PNS

Pelajar/Mahasiswa



Berdasarkan data IKM di atas dapat disimpulkan bahwa tingkat pelayanan di LPPM UB

mendapatkan apresiasi yang baik dari para responden.

a. Kemudahan prosedur pelayanan, nilai interval IKM 3,04, mutu pelayanan B, kinerja unit

pelayanan BAIK.

b. Kesesuaian persyaratan pelayanan dengan jenis pelayanan, nilai interval IKM 3,07, mutu

pelayanan B, kinerja unit pelayanan BAIK.

c. Kedisiplinan petugas pelayanan, nilai interval IKM 3,07, mutu pelayanan B, kinerja unit

pelayanan BAIK.

d. Tanggung jawab petugas pelayanan, nilai interval IKM 3,14, mutu pelayanan B, kinerja unit

pelayanan BAIK.

e. Kemampuan petugas layanan, nilai interval IKM 3,17, mutu pelayanan B, kinerja unit

pelayanan BAIK.

f. Kecepatan layanan, nilai interval IKM 2,98, mutu pelayanan B, kinerja unit pelayanan BAIK.

g. Kesopanan dan keramahan petugas, nilai interval IKM 3,18, mutu pelayanan B, kinerja unit

pelayanan BAIK.

h. Kesesuaian biaya yang dibayarkan dengan biaya yang ditetapkan, nilai interval IKM 3,08,

mutu pelayanan B, kinerja unit pelayanan BAIK.

i. Ketepatan pelaksanaan dengan jadwal waktu pelayanan, nilai interval IKM 2,94, mutu

pelayanan B, kinerja unit pelayanan BAIK.

j. Kenyamanan di lingkungan unit pelayanan, nilai interval IKM 3,19, mutu pelayanan B,

kinerja unit pelayanan BAIK.

Nilai Indeks Kepuasan adalah : 3,20

Nilai IKM setelah dikonversi = nilai dasar x 25 = 3.20 x 25 = 79.9

Mutu Pelayanan : B

Kinerja Unit Pelayanan : Baik

Selanjutnya jika dilihat dari masing-masing indikator diketahui bahwa kelebihan pelayanan di

LPPM UB terletak pada indikator Kenyamanan di lingkungan unit pelayanan, keramahan petugas

dan kemampuan petugas layanan. Hal ini menunjukkan bahwa petugas sudah melakukan layanan

yang berkompeten dibidangnya dan memberikan kenyamanan bagi pengguna. Sedangkan bidang

pelayanan di LPPM UB yang perlu peningkatan adalah pada indikator Kecepatan dan Ketepatan

Jadwal Pelayanan.

Selain Survei Kepuasan pelanggan dan Umpan Balik Stakeholders keluhan pelanggan yang

disampaikan secara lisan juga kita tampung untuk ditindak lanjuti, karena timbulnya keluhan

disebabkan karena adanya ketidakpuasan. Dalam pelayanan LPPM UB, prinsip yang utama adalah

fokus pada kepuasan pelanggan. Untuk itu, jika ada keluhan pelanggan, maka keluhan tersebut

menjadi sangat penting untuk ditindaklanjuti karena berpengaruh secara langsung terhadap

kepuasan, tabel berikut menampilkan keluhan pelanggan yang disampaikan secara lisan maupun

tertulis, untuk ditindak lanjuti.



No. Jenis/Aspek/

Bidang/ Layanan yang dikeluhkan

Uraian Keluhan Tindak lanjut (atau

rencana) Status Akhir

1. Persyaratan Pelayanan

Pengajuan Dana Internal Hibah penelitian pemula bisakah ketua pengusulnya staf depkes (bukan diknas) /dr. Dian Tantia Sari

Membuat regulasi dan panduan yang jelas tentang pengajuan proposal

Close

2. Persyaratan Pelayanan

HPP terlalu strict /Achmad Arwan, S.Kom., M.Kom.


Close

Tabel 7. Keluhan pelanggan melalui E-Complain dan Kotak Saran.

d. Kinerja dan Efektivitas SMM : Capaian Sasaran Mutu

Diupayakan keselarasan antara sasaran mutu yang tertuang dalam manual mutu LPPM,

dengan tinjauan manajemen yang dilakukan untuk tetap mempertahankan mutu capaian kinerja

LPPM. Adapun target dan capaian mutu kinerja LPPM tahun 2019 yang telah diukur melalui kontrak

kinerja LPPM UB per tanggal 30 September 2019 disajikan pada tabel di bawah ini:

No. Sasaran Mutu atau Indikator Kinerja Baseline Target

Th. 2019

Capaian

Th. 2019 % Capaian

1. Jumlah Fasilitas Paten 70 70 100%

2. Jumlah Hibah Paten - - -

3. Jumlah Group Riset Unggulan 24 13 54%

5. Jumlah pengakuan pakar di luar UB - - -

6. Jumlah publikasi ilmiah 2000 2759 100%

7. Jumlah publikasi terindeks scopus per dosen tetap

300 853 100%

8. Jumlah penelitian yang dimanfaatkan masyarakat/industri

110 40 36%

9. Jumlah karya tulis dosen yang dijadikan referensi/acuan oleh peneliti atau penulis lain

6650 23255 100%

10. Jumlah hak cipta yang didaftarkan pada kemenhuham Ditjen HKI

70 157 100%

11. jumlah mahasiswa yang mengikuti KKN tematik

145 333 100%

12. jumlah penelitian melalui skim/oleh peneliti pemula

100 150 100%



No. Sasaran Mutu atau Indikator Kinerja Baseline Target Th.

2019

Capaian

Th. 2019 % Capaian

14. penelitian lanjutan tidak didanai DRPM dan didanai PNBP UB

20 26 100%

15. jumlah kerjasama nasional, internasional, lembaga, pemerintah/swasta, dunia usaha/pendidikan

100 76 76%

16. pengembangan penerbit jurnal nasional yang terakreditasi dan atau terindek SINTA

3 2 66%

Tabel 8. Capaian mutu kinerja LPPM tahun 2019 yang telah diukur melalui kontrak kinerja LPPM UB

Data hasil capaian tersebut direkap per tanggal 30 September 2019 dari hasil pelaksanaan

kegiatan dan hasil luaran penelitian dan pengabdian kepada masyarakat tahun 2018, baik dari

pendanaan kemenristekdikti maupun dana PNBP perguruan tinggi UB. Selain itu juga beberapa

kegiatan yang dilaksanakan oleh Pusat Studi atau Pusat Layanan yang berada di bawah koordinasi

LPPM UB, juga data penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang dilaksanakan di 15

Fakultas, Program Pascasarjana, dan Vokasi.

e. Kinerja Proses Dan Layanan Tri Dharma

Sesuai dengan ketetapan Tri Dharma Perguruan Tinggi dalam Undang-Undang Republik

Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 tentang Perguruan Tinggi, dituliskan bahwa Tri Dharma merupakan

kewajiban Perguruan Tinggi untuk menerapkan Pendidikan, Penelitian, dan Pengadian kepada

Masyarakat. Berkaitan dengan Tri Dharma, Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat

(LPPM) Universitas Brawijaya, memiliki tujuan yaitu sebagai fasilitator dalam penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat sehingga dapat meningkatkan kualitas dan kualitatif para civitas

akademika Universitas Brawijaya.

Pada dasarnya Program Kerja LPPM UB mengacu kepada Renstra Universitas Brawijaya dan

program kerja LPPM UB yang ditujukan untuk mengakselerasi kinerja penelitian dan pengabdian

kepada masyarakat (termasuk PusatPusat Penelitian dan Pusat Pengembangan dan Pelayanan Kepada

Masyarakat di lingkungan LPPM-UB) dalam upaya meningkatkan kualitas dan kuantitas yang

mendukung proses pengembangan UB menjadi World Class dan Entrepreneurial University. Bentuk-

bentuk kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat yang dimaksud di implementasikan

melalui kegiatan: Penelitian, Pendidikan dan pendampingan kepada masyarakat, Pembinaan dan



Pelayanan Kepada Masyarakat, Penerapan Ipteks/Kaji Tindak, Pengembangan Usaha Mikro Kecil

Menengah dalam memacu keunggulan produk lokal dan ekspor nasional, Pengembangan Wilayah, dan

Pengembangan Budaya Kewirausahaan. Kegiatan-kegiatan tersebut selain dilakukan secara mandiri

oleh LPPM-UB, juga dilakukan melalui Hibah Dikti, kerjasama institusional dengan instansi-instansi lain,

baik dengan Pemerintah (Daerah) Kabupaten/Kota, Badan Usaha Milik Negara (BUMN), pihak swasta

atau perusahaan di dalam negeri maupun institusi luar negeri dengan prinsip saling membantu dan

saling menguntungkan.

Kampus dengan dedikasi yang tinggi pada pengembangan bangsa harus memiliki budaya

dipenelitian, baik yang melibatkan banyak di civitas akademika, mulai dari mahasiswa, dosen dan pihak

yang lainnya. Harapan besar dari penelitian tersebut adalah mampu memberikan dampak positif untuk

pembangunan bangsa dan negara, serta memposisikan keunggulan kompetitif ditingkat nasional.

Dampak positif untuk internal kampus adalah dapat semakin menguatnya budaya kompetisi antar

insan akademik untuk senantiasa gemar melakukan berbagai penelitian yang produktif dan berdaya

saing nasional maupun internasional. Sedangkan dampak eksternal kampus adalah penelitian yang

dilakukan oleh civitas akademika ini mampu memberikan dampak yang berkelanjutan, kepada

masyarakat disekitar kampus khususnya, dan masyarakat nasional pada umumnya.

Sebuah kampus yang kompeten meletakkan pemberdayaan masyarakat sebagai focus utama

insan dikampus setelah proses pembelajaran dan penelitian. Dalam kiprahnya Universitas Brawijaya

tampil dengan semangat solutif, atas permasalahan yang semakin kompleks yang dihadapi oleh

masyarakat. Penelitian Unggul yang dilakukan dikampus, dari berbagai disiplin ilmu, jelas akan

dirasakan dampaknya ketika masyarakat mengakui dan bisa memakai hasil penelitian tersebut,

sehingga kita ketahui Bersama bahwa masyarakat sangat menunggu hasil penelitian yang telah

dilakukan dikampus dalam rangka untuk memberikan solusi atas permasalahan masyarakat yang

semakin kompleks. Kampus terus berusaha menghadirkan penelitian penelitian mutakhir dikarenakan

semakin kompleksnya permasalahan yang dihadapi masyarakat hari ini, kampus terus berbenah dan

berusaha hadir dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi masyarakat. Kampus akan

terusmengabdi kepada masyarakat karena sudah menjadikan Dharma yang harus ditunaikan, Pada

akhirnya kampus akan terus melakukan penelitian untuk mengabdi kepada masyarakat, dan

masyarakat merasakan begitu signifikannya peran kampus dalam kehidupan mereka.

f. Ketidaksesuaian dan Tindakan Perbaikan

Tindakan korektif dan pencegahan bertujuan untuk mempertahankan konsistensi serta

perbaikan pengendalian produk dan dokumen-dokumen terkait di LPPM UB, guna mencegah



terjadinya kembali produk yang tidak sesuai. Tabel 6 menampilkan temuan ketidak sesuaian

dokumen dan produk layanan yang telah dikoreksi untuk perbaikan kinerja LPPM UB.

No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)

A. Keluhan

1. Persyaratan Pelayanan Pengajuan Dana Internal Hibah penelitian pemula


close

B. Evaluasi Kepuasan

1. Kecepatan dan Ketepatan Jadwal Pelayanan.

Memberi pelatihan pelayanan prima dan manual prosedur tentang pelayanan

open

C. Temuan Audit (termasuk yang eksternal)

1. Terdapat 8 SOP yang disusun, satu SOP Penangan ecomplaint yang dipersyaratkan telah memiliki time line, flow chart dan disahkan, namun kode dokumen belum sesuai

Membentuk Tim untuk penyempurnaan /konversi SOP sesuai timeled KemenristekDikti Surat Tugas No. 1180/UN10.C10/KP.2018

close

2. Tinjauan Manajemen sudah dilakukan dengan ruang lingkup sesuai Panduan, namun belum ada deskripsi Efektivitas tindak lanjut yang diambil terhadap risiko dan peluang

Deskripsi "efektifitas tindaklanjut tinjauan manajemen" akan dilakukan

close

3. Website LPPM telah di-update tiap minggu, namun belum ada SDM yang secara khusus menangani website. Hingga saat ini, website ditangani oleh tendik yang merangkap dengan tugas lain. Selain itu belum ada visitor counter.

Membentuk tim Pengelola WEB LPPM Surat Tugas No.1.2/UN10.C10/KP/2018

close

D. Evaluasi Program Kerja

1. Jumlah Grup riset unggulan belum mencapai target

Memetakan kategori Grup Riset menjadi 3 kategori, yaitu : Mapan (kategori A), Berkembang (kategori B), Binaan (kategori C) untuk menumbuhkan minat untuk mendapatkan Hibah Penguatan Pusat studi dan Kelompok Kajian.

close



No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)

2. Jumlah hibah paten dan pengakuan kepakaran di luar UB

Mengevaluasi kembali, melaksanakan workshop dan mediasi paten, dan berkoordinasi dengan fakultas untuk penelusuran kepakaran

open

E. Evaluasi Sasaran Mutu

1. Perlu adanya gugus jaminan mutu di internal LPPM UB

Proses pengajuan tim GJM di LPPM UB.

open

2. Standarisasi pelaksanaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat di Fakultas

Pengembangan Aplikasi SIPP UB dan Membuat panduan pengguna SIPP UB untuk memperbaiki manajemen Penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, untuk emudian disosialisasikan dan diterapkan ke fakultas-fakultas.

open

Tabel 9. Ketidak sesuaian dan tindakan perbaikan

g. Hasil hasil Pemantauan dan Pengukuran

Berdasarkan manual mutu LPPM bahwa kontrak kinerja LPPM merupakan sasaran mutu yang

secara menejemen dikelola dengan baik dengan 16 indikator, sehingga dapat dipenuhi capaian

target kinerja. Kontrak kinerja dilakukan setiap tahun yang disepakati antara Rektor dan Ketua

LPPM. Untuk indikator kinerja LPPM UB tahun 2019 merupakan turunan dari indikator kinerja

utama UB-Kemenristekdikti.

1. Evaluasi Capaian Indikator Kinerja : Evaluasi ketercapaian indikator kinerja utama (IKU)

Dari 21 poin indikator kinerja utama (IKU) LPPM UB 2019 ada beberapa target pemenuhan

IKU yang belum tercapai, ini dikarenakan pada saat penyusunan IKU masih masuk pada bulan ke-9

tahun 2019. Dan yang pelu dijadikan pertimbangan pengukuran IKU selanjutnya adalah instrumen

penilaian IKU berdasarkan tusi LPPM UB, mengingat tidak semua kegiatan penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat dilaksanakan di LPPM UB, tetapi juga di fakultas fakultas, dengan

indikator kinerja saat ini, LPPM UB hanya bisa berkoordinasi dengan Fakultas melalui BPPM

fakultas, kendala yang di hadapi adalah validitas data kegiatan penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat yang berorientasi kepada luaran kegiatan sesuai dengan Standar Nasional Penelitian

Kemenristekdikti (Permenristekdikti Ri Nomor 44/2015 Tentang Sn Dikti – Bab III)

Pada tabel 10 dibawah menampilkan rekapitulasi indikator kinerja utama (IKU) LPPM UB.



Tabel Rekapitulasi IKU LPPM UB

No Uraian Kriteria IKU Target Pemenuhan IKU Keterangan Kriteria IKU Pemenuhan

IKU Keterangan

Pemenuhan IKU

1 Rata-rata penelitian/dosen/tahun dalam 3 tahun terakhir.

RI >=0,1

RI = NI / 3 / NDT , RN = NN / 3 / NDT , RL = NL / 3 / NDT Faktor: a = 0,1 , b = 1 , c = 2 NI = Jumlah penelitian dengan biaya luar negeri dalam 3 tahun terakhir. NN = Jumlah penelitian dengan biaya dalam negeri diluar PT dalam 3 tahun terakhir. NL = Jumlah penelitian dengan biaya dari PT atau mandiri dalam 3 tahun terakhir. NDT = Jumlah dosen tetap

RI=0, RN=0,09, RL=0,07

Berdasar Kegiatan

yang dilaksanakan

melalui LPPM UB,

sedangkan Kegiatan

yang dilaksanakan di

fakultas tidak

terdokumentasi di

LPPM UB

2 Rata-rata PkM/dosen/tahun dalam 3 tahun terakhir

RI >=0,05

RI = NI / 3 / NDT , RN = NN / 3 / NDT , RL = NL / 3 / NDT Faktor: a = 0,05 , b = 0,5 , c = 1 NI = Jumlah PkM dengan biaya luar negeri dalam 3 tahun terakhir. NN = Jumlah PkM dengan biaya dalam negeri diluar PT dalam 3 tahun terakhir. NL = Jumlah PkM dengan biaya dari PT atau mandiri dalam 3 tahun terakhir. NDT = Jumlah dosen tetap.

RI=0, RN=0,01, RL=0,03

Berdasar Kegiatan

yang dilaksanakan

melalui LPPM UB,

sedangkan Kegiatan


fakultas tidak

terdokumentasi di

LPPM UB




IKU Keterangan

Pemenuhan IKU

3 Rata-rata dana penelitian dosen/ tahun.

DPD >= 20

DPD = DP / 3 / NDT DP = Jumlah dana penelitian yang diperoleh dosen tetap dalam 3 tahun terakhir (Satuan: juta Rupiah). NDT = Jumlah dosen tetap.

10

Berdasar Kegiatan

yang dilaksanakan

melalui LPPM UB,

sedangkan Kegiatan


fakultas tidak

terdokumentasi di

LPPM UB.

4 Rata-rata dana PkM dosen/ tahun. DPkMD >= 5

DPkMD = DPkM / 3 / NDT DPkM = Jumlah dana PkM yang diperoleh dosen tetap dalam 3 tahun terakhir (Satuan: juta Rupiah). NDT = Jumlah dosen tetap.

2,5

5 Persentase penggunaan dana penelitian terhadap total dana perguruan tinggi.

PDP >= 5%

PDP = (DP / DT) x 100% DP = Jumlah dana yang digunakan perguruan tinggi untuk kegiatan penelitian dalam 3 tahun terakhir. DT = Jumlah penggunaan anggaran perguruan tinggi dalam 3 tahun terakhir.

3,49%

6 Persentase penggunaan dana PkM terhadap total dana perguruan tinggi.

PDPkM >= 1%

PDPkM = (DPkM / DT) x 100% DPkM = Jumlah dana yang digunakan perguruan tinggi untuk kegiatan PkM dalam 3 tahun terakhir. DT = Jumlah penggunaan anggaran perguruan tinggi dalam 3 tahun terakhir.

0,29%




IKU Keterangan

Pemenuhan IKU

7

A. Ketersediaan dokumen formal Rencana Strategis Penelitian yang memuat landasan pengembangan, peta jalan penelitian, sumber daya, sasaran program strategis dan indikator kinerja.

Perguruan tinggi memiliki dokumen formal Rencana Strategis Penelitian yang memuat landasan pengembangan, peta jalan penelitian, sumber daya (termasuk alokasi dana penelitian internal), sasaran program strategis dan indikator kinerja, serta berorientasi pada daya saing internasional.

Ada

Rencana Induk

Penelitian :

https://lppm.ub.ac.id/

wp-

content/uploads/RIP-

2016-2020-rev6.pdf

Renstra Pengabdian :


wp-

content/uploads/SK_U

niversitas_Brawijaya_

2.pdf

8 B. Ketersediaan pedoman penelitian dan bukti sosialisasinya.

Perguruan tinggi memiliki pedoman penelitian yang disosialisasikan, mudah diakses, sesuai dengan rencana strategis penelitian, serta dipahami oleh stakeholders .

Ada


wp-

content/uploads/Buku

-Panduan-

Pelaksanaan-

Penelitian-dan-

Pengabdian-kepada-

Masyarakat-Edisi-

XII.pdf

https://lppm.ub.ac.id/wp-content/uploads/RIP-2016-2020-rev6.pdf




https://lppm.ub.ac.id/wp-content/uploads/SK_Universitas_Brawijaya_2.pdf





https://lppm.ub.ac.id/wp-content/uploads/Buku-Panduan-Pelaksanaan-Penelitian-dan-Pengabdian-kepada-Masyarakat-Edisi-XII.pdf












IKU Keterangan

Pemenuhan IKU

9

C. Bukti yang sahih tentang pelaksanaan proses penelitian mencakup 6 aspek sebagai berikut: 1) tatacara penilaian dan review, 2) legalitas pengangkatan reviewer, 3) hasil penilaian usul penelitian, 4) legalitas penugasan peneliti/kerjasama peneliti, 5) berita acara hasil monitoring dan evaluasi, serta 6) dokumentasi output penelitian.

Perguruan tinggi memiliki bukti yang sahih tentang pelaksanaan proses penelitian yang mencakup 6 aspek dan perguruan tinggi melakukan review terhadap pelaksanaan proses penelitian (aspek 1 s.d. 6) secara berkala dan ditindak lanjuti.

Ada

10

D. Dokumen pelaporan penelitian oleh pengelola penelitian kepada pimpinan perguruan tinggi dan mitra/pemberi dana, memenuhi aspek- aspek berikut: 1) komprehensif, 2) rinci, 3) relevan, 4) mutakhir, dan 5) disampaikan tepat waktu. Skor = (A + (2 x B) + (4 x C) + D) / 8

Perguruan tinggi memiliki dokumen laporan kegiatan penelitian, yang memenuhi 5 aspek, yang dibuat oleh pengelola penelitian dilaporkan kepada pimpinan perguruan tinggi dan mitra/pemberi dana.

Ada

11 Keberadaan kelompok riset dan laboratorium riset.

Perguruan tinggi memiliki kelompok riset dan

Ada




IKU Keterangan

Pemenuhan IKU

laboratorium riset yang fungsional yang ditunjukkan dengan: 1) adanya bukti legal formal keberadaan kelompok riset dan laboratorium riset, 2) keterlibatan aktif kelompok riset dalam jejaring tingkat nasional maupun internasional, serta 3) dihasilkannya produk riset yang bermanfaat untuk menyelesaikan permasalahan di masyarakat, dan 4) dihasilkannya produk riset yang berdaya saing internasional.

12

A. Ketersediaan dokumen formal Rencana Strategis PkM yang memuat landasan pengembangan, peta jalan PkM, sumber daya, sasaran program strategis dan indikator kinerja.

Perguruan tinggi memiliki dokumen formal Rencana Strategis PkM yang memuat landasan pengembangan, peta jalan PkM, sumber daya (termasuk alokasi dana PkM internal), sasaran program strategis dan indikator kinerja, serta berorientasi pada daya saing internasional

Ada




IKU Keterangan

Pemenuhan IKU

13 B. Ketersediaan pedoman PkM dan bukti sosialisasinya.

Perguruan tinggi memiliki pedoman PkM yang disosialisasikan, mudah diakses, sesuai dengan rencana strategis PkM, serta dipahami oleh pemangku kepentingan.

Ada

14

C. Bukti yang sahih tentang pelaksanaan proses PkM mencakup 6 aspek sebagai berikut: 1) tatacara penilaian dan review, 2) legalitas pengangkatan reviewer, 3) hasil penilaian usul PkM, 4) legalitas penugasan pelaksana PkM/kerjasama PkM, 5) berita acara hasil monitoring dan evaluasi, serta 6) dokumentasi output PkM.

Perguruan tinggi memiliki bukti yang sahih tentang pelaksanaan proses PkM yang mencakup 6 aspek serta melakukan review terhadap pelaksanaan proses PkM (aspek 1 sampai 6) secara berkala dan ditindaklanjuti.

Ada




IKU Keterangan

Pemenuhan IKU

15

D. Dokumentasi pelaporan PkM oleh pengelola PkM kepada pimpinan perguruan tinggi dan mitra/pemberi dana yang memenuhi 5 aspek sebagai berikut: 1) komprehensif, 2) rinci, 3) relevan, 4) mutakhir, dan 5) disampaikan tepat waktu. Skor = (A + (2 x B) + (4 x C) + D) / 8

Perguruan tinggi memiliki dokumen pelaporan kegiatan PkM dari pengelola PkM kepada pimpinan perguruan tinggi dan mitra/pemberi dana terkait yang memenuhi 5 aspek serta komprehensif, rinci, relevan, mutakhir dan disampaikan tepat waktu.

Ada

16 Keberadaan kelompok pelaksana PkM.

Perguruan tinggi memiliki kelompok pelaksana PkM yang fungsional yang ditunjukkan dengan: 1) adanya bukti legal formal keberadaan kelompok pelaksana PkM, 2) dihasilkannya produk PkM yang bermanfaat untuk menyelesaikan permasalahan di masyarakat, dan 3) dihasilkannya produk PkM yang berdaya saing nasional.

Ada




IKU Keterangan

Pemenuhan IKU

17 Jumlah publikasi di jurnal dalam 3 tahun terakhir.

RI >=0,1

RL = NA1 / NDT , RN = (NA2 + NA3) / NDT , RI = NA4 / NDT Faktor: a = 0,1 , b = 1 , c = 2 NA1 = Jumlah publikasi di jurnal tidak terakreditasi. NA2 = Jumlah publikasi di jurnal nasional terakreditasi. NA3 = Jumlah publikasi di jurnal internasional. NA4 = Jumlah publikasi di jurnal internasional bereputasi. NDT = Jumlah dosen tetap

RL=1.75, RN=1.1, RI=1.4

18 Jumlah publikasi di seminar/ tulisan di media massa dalam 3 tahun terakhir.

RI >=0,1

RL = NB1 / NDT , RN = NB2 / NDT , RI = NB3 / NDT Faktor: a = 0,1 , b = 1 , c = 2 NB1 = Jumlah publikasi di seminar wilayah/lokal/perguruan tinggi. NB2 = Jumlah publikasi di seminar penelitian nasional. NB3 = Jumlah publikasi di seminar penelitian internasional. NC1 = Jumlah tulisan di media massa nasional. NC2 = Jumlah tulisan di media massa internasional. NDT = Jumlah dosen tetap

RL=0.02, RN=0.05,

RI=0.13




IKU Keterangan

Pemenuhan IKU

19 Jumlah artikel karya ilmiah dosen tetap yang disitasi dalam 3 tahun terakhir

RS>=0,5 RS = NAS / NDT NAS = jumlah artikel yang disitasi. NDT = Jumlah dosen tetap.

0.9

20 Jumlah luaran penelitian dan PkM dosen tetap dalam 3 tahun terakhir.

RLP>=1

RLP = (4 x NA + 2 x (NB + NC) + ND) / NDT NA = Jumlah luaran penelitian/PkM yang mendapat pengakuan HKI (Paten, Paten Sederhana) NB = Jumlah luaran penelitian/PkM yang mendapat pengakuan HKI (Hak Cipta, Desain Produk Industri, Perlindungan Varietas Tanaman, Desain Tata Letak Sirkuit Terpadu, dll.) NC = Jumlah luaran penelitian/PkM dalam bentuk Teknologi Tepat Guna, Produk (Produk Terstandarisasi, Produk Tersertifikasi), Karya Seni, Rekayasa Sosial. ND = Jumlah luaran penelitian/PkM yang diterbitkan dalam bentuk Buku ber-ISBN, Book Chapter . NDT = Jumlah dosen tetap.

0.7




IKU Keterangan

Pemenuhan IKU

21

Rata-rata jumlah pengakuan atas prestasi/ kinerja dosen terhadap jumlah dosen tetap dalam 3 tahun terakhir.

RRD >= 0,5

Pencapaian prestasi dosen dalam bentuk seperti: (1) menjadi visiting professor di perguruan tinggi nasional/ internasional. (2) menjadi keynote speaker /invited speaker pada pertemuan ilmiah tingkat nasional/ internasional. (3) menjadi staf ahli di lembaga tingkat nasional/ internasional. (4) menjadi editor atau mitra bestari pada jurnal nasional terakreditasi/ jurnal internasional bereputasi. (5) mendapat penghargaan atas prestasi dan kinerja di tingkat nasional/ internasional. RRD = NRD / NDT NRD = Jumlah pengakuan atas prestasi/kinerja dosen tetap dalam 3 tahun terakhir. NDT = Jumlah dosen tetap.

0.25

Tabel 10. Rekapitulasi IKU LPPM



2. Evaluasi Program Kerja : Evaluasi ketercapaian indikator kinerja tambahan (IKT)

Untuk Evaluasi ketercapaian Standar Mutu UB, Evaluasi Ketercapaian Renstra Unit dan Evaluasi

Capaian Kontrak Kinerja dapat dilihat pada tabel 11 berikut ini.

No. Program Kerja Skor Capaian

A. Penguatan Manajemen Lembaga

1. Perbaikan profil LPPM 50 %

2. Menyelenggarakan rakor dengan pimpinan 85 %

3. Menyelenggarakan rakor dengan Rektor, BPPM, Pusat Studi dan Pusat Layanan serta Badan Inkubator Wirausaha

80 %

4. Penjaminan mutu lembaga/organisasi 75%

5. Penentuan Rencana Induk Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat 80%

6. Pelaksanaan kontrak penelitian dan pengabdian sumber dana PNBP UB 100%

B. Peningkatan Sumberdaya PPM

1. Seminar/Workshop/Lokakarya Penatausahaan PPM 90 %

2. Sosialisasi panduan dan pelaporan PPM 100 %

3. Pelatihan reviewer tingkat nasional 100%

4. Pendanaan kegiatan PPM 90 %

5. Workshop Drafter paten 0%

6. Studi Banding kegiatan PPM dan PTNBH 100%

C. Pengembangan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat

1. Peningkatan kualitas dan kuantitas penelitian 100%

2. Peningkatan kualitas dan kuantitas pengabdian kepada masyarakat 100%

D. Monitoring dan evaluasi internal PPM

1. Pelaksanaan kegiatan Penelitian 85%

2. Pelaksanaan dan jumlah Penelitian 100%

3. Pelaksanaan Pengabdian kepada masyarakat 80%

4. Monev internal penelitian 100%

5. Monev internal pengabdian kepada masyarakat 100%

6. Monev eksternal penelitian 100%

7. Monev ekaternal pengabdian kepada masyarakat 100%

E Peningkatan Luaran hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat

1. Jumlah inovasi 100%

2. Jumlah penelitian berpotensi menghasilkan prototipe R & D 50%

3. Jumlah hak cipta 100%

4. Jumlah paten 100%

5. Jumlah Karya dosen yang dijadikan acuan 100% 100%

6. Jumlah publikasi ilmiah (internasional, nasional terakreditasi, nasional ber-ISSN)

100%

7. Jumlah publikasi ilmiah terindeks scopus 100%

Tabel 11. Prosentase capaian Program Kerja

Beberapa Kegiatan belum memenuhi target 100% dikarenakan Data hasil capaian tersebut

direkap per tanggal 30 September 2019.



h. Hasil-hasil Audit

Pada pelaksanaan AIM UKPPA Siklus 12 Tahun 2019 yang dilaksanakan pada hari Rabu, 9

Oktober 2019 kemarin, LPPM UB diaudit oleh Tim dari AIM PJM yang diketuai oleh Dr. Slamet

Wahyudi, ST. MT. Bersama Dr. Ir. Sitawati, MS., Dalam Audit AIM UKPPA yang dilaksanakan Singkat,

Tepat, Efektif dan Solutif tersebut menghasilkan temuan temuan untuk dikoreksi dan ditindak

lanjuti LPPM UB, adapun temuan temuan tersebut adalah :

1. Tidak ada bukti bahwa temuan hasil audit sebelumnya sudah diverifikasi dan berstatus

close. Dari temuan ini LPPM UB telah menindak lanjuti dengan mengirimkan borang

evaluasi AIM UKPPA Siklus 11 Tahun 2018 dengan status temuan Close.

2. Tinjauan Manajemen Tahun 2019 masih berupa Draft belum ditandatangani, beberapa

catatan untuk tindakan koreksi antara lain : Format Tinjauan Manajemen 2019 masih

mengikuti format tahun tahun sebelumnya, Pendahuluan belum lengkap, Lembar

pengesahan perlu penyederhanaan, menyangkut konten perlu diperjelas dan dilengkapi.

Dari temuan ini LPPM UB mengambil tindakan untuk memperbaiki draft Tinjauan

Manajemen 2019, merunut arahan dari tim auditor, namun untuk lembar pengesahan masih

belum bisa memenuhi temuan, dikarenakan agenda Rapat Kerja Tinjauan Manajemen LPPM

UB akan dilaksanakan pada awal November nanti, solusi dari permasalahan tersebut adalah

LPPM UB akan mengirimkan Tinjauan Manajemen 2019 kepada tim auditor dengan catatan

lembar pengesahan menyusul kemudian.

3. Temuan berikutnya adalah Renstra Penelitian LPPM UB, saat ini LPPM UB hanya ada RIP

Penelitian dan Renstra Pengabdian Kepada Masyarakat, sorotan khusus adalah RIP adalah

bagian dari RENSTRA Penelitian, dalam penyusunan Renstra Penelitian yang perlu di

perhatikan adalah : a. Renstra harus jelas lembar pengesahan dan terkait rencana strategis

umum pada LPPM, b. Format pengesahan harus ada, c. Terdapat Visi Misi UB, dan tujuan

sasaran, d. Bukti keterlibatan pemangku kepentingan dalam penetapan renstra, e. Renstra

mengacu pula pada SAKIP UB tahun 2019 : dasar penetapan renstra pertor no 17/ thn 2019,

f. Ada analisis eksternal dan internal : SWOT Analysis, g. Pemangku kepentingannya Internal

dan eksternal, temuan ini akan ditindak lanjuti LPPM UB pada penyusunan Renstra

Penelitian 2020-2024.

4. Selain Temuan tim auditor juga memberikan saran dan masukan sebagai program kerja

LPPM UB ditahun berikutnya, antara lain : membuat SOP laporan penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat yang melampirkan kepuasan pengguna, dan melakukan

survei kepuasan pengguna layanan kerjasama dengan phak lain, saran yang sangat baik ini

telah diagendakan untuk rapat kerja tahunan pada november nanti.



Sedangkan dalam audit eksternal oleh Lloyd’s Register Quality Assurance (LRQA) 2019,

yang dilaksanakan pada hari Rabu tanggal, 25 September 2019 bertempat di Ruang sidang A2

gedung layanan Bersama UB, Lantai 6, oleh Rusli Ananda ST., yang bertindak sebagai auditor dan

di damping oleh Prof Dr Ir Soebarinoto beserta tim dari PJM UB. Dari hasil kegiatan surveillance

tersebut telah disampaikan bahwa tidak ditemukan Major NC (Non Conformity), Namun demikian

masih terdapat temuan Minor NC yaitu pada bisnis proses perlu penajaman output hasil kegiatan

dan proses kegiatan yang di laksanakan.

Menyikapi hal ini LPPM UB menjelaskan bahwa untuk proses kegiatan yang dilaksanakan,

mulai pengusulan sampai laporan akhir kegiatan penelitian dan pengabdian melalui skema PNBP

UB, sudah menerapkan aplikasi Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian (SIPP), dimana melalui

SIPP ini akan didapatkan data yang terdokumentasi mulai dari proposal usulan kegiatan, sampai

Luaran hasil dari kegiatan, dari penjelasan ini tim audit LQRA memberi apresiasi dan mendorong

untuk segera menerapkan SIPP di fakultas fakultas agar segera terwujud.

Gambar 4. Surveillance Visit oleh Lloyd’s Register Quality Assurance (LRQA) pada tanggal Rabu tanggal, 25 September 2019.

Gambar 3. Audit internal Pusat Jaminan Mutu, pada hari Rabu, tanggal 9 Oktober 2019



i. Kinerja Penyedia Barang/Jasa Eksternal

Penyediaan barang dan jasa di LPPM dilakukan melalui pengadaan barang dan jasa melalui

kantor pusat UB untuk mendukung pengadministrasian kegiatan penelitian dan pengabdian

kepada masyarakat serta mendukung kegiatan administrasi lembaga. Beberapa hal yang menjadi

kendala dalam penyediaan barang dan jasa adalah proses pengadaan yang butuh waktu terutama

untuk pengadaan barang Meubeler dan Perangkat elektronik, sedangkan ada beberapa sarana dan

prasarana yang sangat dibutuhkan segera. Oleh Karena itu sebaiknya ada arahan dari pihak terkait

untuk mempercepat proses pengadaan barang dan jasa.

Sedangkan dalam pengembangan Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian Kepada

Masyarakat (SIPP)dimana Unit TIK UB sebagai penyedia jasa perancang aplikasi SIPP tidak ada

kendala berarti bahkan sangat memuaskan, hal ini bisa menjadi bahan pertimbangan untuk

pengadaan jasa berikutnya.

Gambar 6. Halaman muka Sistim Informasi Penelitian dan Pengabdian (SIPP)

j. Evaluasi Kecukupan Sumberdaya

Sumberdaya yang ada di LPPM UB adalah 2 pimpinan tertinggi, 2 Ketua budang Penelitian

dan Pengabdian kepada masyarakat, 1 kepala tata usaha, 3 kepala subbgaian, 3 orang staf bagian

data dan informasi, 9 staf bagian program, dan 10 staf bagian umum, serta 1 orang operator HKI,

Seluruh tenaga kerjadi LPPM berjumlah 31 orang. Dengan sebaran pendidikan SD = 0 orang, SMP =

0, SMA = 10 orang, D3 = 1 Orang, S1 = 13 orang, S2 = 3 orang, dan S3 = 4 orang.

Tenaga kerja tersebut bekerja sesuai dengan kapasitas dan kompentensi yang dimiliki tetapi

LPPM UB masih membutuhkan tambahan tenaga kependidikan untuk mengisi tupoksi pengelolaan



keuangan dikarenakan satu orang tenaga kependidikan telah purnatugas. Tenaga yang dibutuhkan

berjumlah 2 orang.

k. Efektivitas Tindak Lanjut yang Diambil terhadap Resiko dan Peluang

Secara keseluruhan penilaian kinerja LPPM UB terkait dengan peneliain kinerja Penelitian dan

Pengabdian kepada masyarakat masih menyandarkan pada desain sistem DRPM SIMLITABMAS

Kemenristekdikti, menunjukkan kinerja yang baik. Walaupun ada penurunan jumlah Penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat yang di danai oleh DRPM Kemenristekdikti namun luaran hasil dari

Penelitian dan Pengabdian Kepada masyarakat menunjukkan kenaikan terutama luaran berupa

artikel Penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, Ini semua adalah buah hasil dari konsistensi

penerapan penilaian kinerja yang menyandarkan pada prinsip continous improvement, seperti

komitmen dalam penyediaan SOP dalam segala aspek proses bisnis di LPPM UB dan juga tak kalah

pentingnya adalah evaluasi atas temuan-temuan dan proses penyelesaian masalah yang muncul.

Langkah proaktif lain yang telah ditempuh adalah mengoptimalkan dana Non DRPM khususnya

dana internal Perguruan Tinggi, ini merupakan pemikiran strategis yang selalu berasumsi bahwa

potensi pendanaan riset baik itu dari Dikti, Internal PT, dan juga pihak external lainya masih terbuka

dan secara kuantitas masih banyak.

Dengan melaksanakan kegiatan-kegiatan semacam ini, pada tahun 2018 terkait dengan

pemeringkatan kinerja penelitian dan Pengabdian kepada masyarakat, Universitas Brawijaya

berada di posisi 9 termasuk klaster PT mandiri. Secara keseluruhan dari penilaian pemeringkatan

kelembagaan, UB berada di tingkat 9 sebagai Perguruan Tinggi Mandiri. Disisi lain, LPPM UB telah

mengembangkan Sistem Informasi Penelitian dan Pengabdian kepada masyarakat (SIPP) sebagai

aplikasi untuk pengusulan proposal kegiatan Penelitian dan Pengabdian kepada masyarakat, dan

pada tahun 2019 ini adalah tahun pertama pengusulan melalui sistem yang telah dikembangkan

LPPM UB yang bererjasama dengan unit TIK UB, tujuan pembangunan sistem ini selaras dengan

Revolusi Industri 4.0 yang dicanangkan oleh Pemerintah Indonesia dalam segala bidang.

l. Peluang untuk Perbaikan

Terkait dengan perbaikan menejemen dan peningkatan kinerja lembaga LPPM, maka hasil

evaluasi kepusan pelanggan dan stakehorder menjadi sangat penting untuk dijadikan bahan

perbaikan manajemen pada tahun depan serta hasil tinjauan manajemen LPPM UB merupakan

suatu dokumen yang tepat untuk mengontrol proses pelaksanaan dan evaluasi program kerja,

sehingga tercapai peningkatan SMM di LPPM UB. Upaya yang harus dilakukan untuk meningkatkan

SMM di LPPM UB adalah sebagai berikut:



1. Menyusun program kerja dengan menentukan timeline dan penanggungjawab kegiatan

yang lebih detai.

2. Melakukan perencanaan kegiatan dengan Standart Operasional Prosedur (SOP) sebagai

panduan pelaksanaan kerja dengan tertib dan terdokumentasi dengan baik dengan

dukungan sarana dan prasarana yang lebih baik serta SDM yang berkompeten.

3. Melakukan evaluasi dan memperbaiki prosedur yang ada dengan relevansi pelaksanaan

program yang ada saat ini.

4. Melakukan sosialisasi program kerja tahun 2020 pada awal tahun pada staf pelaksana

teknis dan memberikan penjelasan teknis pelaksanaan program kerja tersebut.

5. Melakukan optimalisasi penggunaan website LPPM UB sebagai media penyampaian

informasi yang detil dan akurat.

6. Melakukan pengendalian proses kerja yang dilaksanakan di LPPM dan mengevaluasi

capaian program dan capaian indikator kinerja secara periodik, yaitu dengan

mengoptimalkan pertemuan rutin LPPM UB.

7. Melakukan pengembangan dan penyempurnaan Sistem Informasi Penelitian dan

Pengabdian kepada Masyarakat (SIPP).

III. PENUTUP

Berdasarkan kajian sistem manajemen LPPM UB seperti tertuang tersebut di atas, dapat

disimpulkan bahwa sistem di LPPM UB cukup efektif, hal ini terbukti dari pelaksanaan kegiatan yang

menjadi tusi LPPM UB dapat terlaksana. Adanya program dan capaian indikator kinerja yang

tercapai merupakan ukuran efektifitas yang baik. Dari capaian tersebut, meskipun belum

sempurna, merupakan hasil kerja keras seluruh personil LPPM UB, yang mampu melaksanakan

tusinya untuk meningkatkan efektifitas sistem manajemen.

Yang tak kalah pentingnya adalah saran dan kritik yang telah disampaikan oleh pengguna

layanan LPPM UB yang mendorong kinerja LPPM UB ke arah yang lebih baik, dan tidak lupa ucapan

terimakasih kami ucapkan kepada pengguna jasa layanan, kepada Tim Auditor internal dari PJM UB

dan juga tim Auditor eksternal dari LRQA yang telah memberi solusi solusi dari ketidak sesuaian

layanan untuk di implementasikan dalam tindaka perbaikan agar tercapai sasaran mutu yang

diharapkan.

un10.c10 /01/hk/2019 unlo/clo /dp/tm · a. kepuasan pelanggan dan umpan balik dari pihak-pihak yang...

Documents