tulisan prosbis-naik gol (3)

| SYSTEM & BUSINESS PROCESS PROSES BISNIS SEBAGAI INTI DARI PELAKSANAAN AKTIVITAS BISNIS PERTAMINA

Daftar Isi

I. DASAR TEORI PROSES BISNIS..................................................................................................................1

A. ARTI DARI PROSES BISNIS DAN PEMETAAN PROSES BISNIS....................................................1

B. SISTEM TATA KERJA PEMETAAN PROSES BISNIS.........................................................................1

C. METODA.......................................................................................................................................................2

1. METODA BUSINESS PROCESS MANAGEMENT............................................................................2

2. METODA AMERICAN PRODUCTIVITY AND QUALITY CENTER (APQC)..................................2

3. SIPOC (SUPPLIERS INPUT PROCESS OUTPUT CUSTOMER)....................................................3

II. KONDISI IDEAL................................................................................................................................................4

A. SEBAGAI DASAR PENENTUAN AKTIVITAS PERUSAHAAN...........................................................4

1. PROSES INTI...........................................................................................................................................4

2. PROSES PENUNJANG..........................................................................................................................5

B. SEBAGAI DASAR PENENTUAN ORGANISASI....................................................................................6

C. SEBAGAI DASAR PENENTUAN ATURAN PERUSAHAAN...............................................................7

D. SEBAGAI DASAR PENENTUAN KINERJA...........................................................................................7

III. KONDISI SAAT INI......................................................................................................................................8

A. AKTIVITAS BELUM TERINTEGRASI......................................................................................................9

B. KERANCUAN ORGANISASI.....................................................................................................................9

1. SATU PROSES DENGAN 2 FUNGSI................................................................................................10

2. PROSES TANPA FUNGSI...................................................................................................................10

C. BELUM TERSUSUNNYA ATURAN PERUSAHAAN SECARA TERINTEGRASI...........................10

D. KINERJA SERVICE LEVEL AGREEMENT BELUM TERSUSUN.....................................................11

IV. RUANG UNTUK PENGEMBANGAN LEBIH LANJUT........................................................................12

A. MENENTUKAN DAFTAR AKTIVITAS...................................................................................................12

B. MENYUSUN FUNGSI ORGANISASI......................................................................................................13

C. MENYUSUN DAFTAR PERATURAN PELAKSANAAN PROSES KERJA......................................14

D. MENYUSUN SERVICE LEVEL AGREEMENT.....................................................................................15

I. DASAR TEORI PROSES BISNIS

A. ARTI DARI PROSES BISNIS DAN PEMETAAN PROSES BISNIS

Secara umum arti dari proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas. Dalam konteks bisnis kumpulan aktivitas yang dimaksud adalah aktivitas yang dapat berdiri sendiri atau memiliki keterkaitan dengan aktivitas lainnya yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pelanggan di pasar tertentu dengan memberikan nilai tambah pada produk atau layanan aktivitas tersebut. Sebagai contoh aktivitas yang dapat berdiri sendiri adalah aktivitas penjualan, aktivitas ini dapat saja memberikan nilai kepada suatu perusahaan namun nilai tersebut hanya pada selisih antara harga beli dengan jual saja. Jika aktivitas penjualan tersebut didukung oleh proses perancangan dan pembuatan produk maka akan terdapat penambahan nilai dari bahan mentah menjadi suatu produk tertentu dengan nilai yang lebih besar apabila hanya dilakukan aktivitas penjualan saja.Proses bisnis dapat dikategorikan menjadi tiga proses bisnis utama yaitu: Proses manajemen, proses yang mengatur sistem operasi perusahaan.

Terdiri dari: manajemen strategi, manajemen proyek dll. Proses operasi, proses yang berhubungan dengan bisnis utama perusahaan

dengan menciptakan nilai – nilai utama perusahaan. Terdiri dari pengolahan produk, penjualan dll.

Proses penunjang, proses yang mendukung terciptanya nilai pada proses operasi perusahaan. Terdiri dari keuangan, sumber daya manusial dll.

Pemetaan proses bisnis merupakan suatu proses mengidentifikasi setiap aktivitas dalam perusahaan mulai dari aktivitas besar hingga ke aktivitas yang lebih rinci dalam aktivitas besar tersebut, membuat keterkaitan antar aktivitas, kinerja dari aktivitas dan pembagian tanggungjawab organisasi didalam aktivitas tersebut.

B. SISTEM TATA KERJA PEMETAAN PROSES BISNIS

Lebih lanjut lagi pengertian pemetaan proses bisnis. Pertamina sendiri telah mengatur pengertian proses bisnis didalam Sistem Tata Kerja (STK). Berdasarkan sistem tata kerja Pertamina, Proses bisnis adalah kumpulan lengkap aktivitas-aktivitas dari awal sampai akhir yang bersama-sama menciptakan nilai bagi pelanggan. Aktivitas tersebut yang tercantum dalam peta proses bisnis Pertamina terdiri dari tiga tingkatan. Tingkatan tersebut yaitu: Proses Identitas, merupakan proses penerjemahan strategi perusahaan,

identitas explorasi dan exploitasi minyak mentah, gas serta energy terbarukan, pengolahan dan produksi, pemasaran produk.

Proses Prioritas, merupakan pengelolaan rantai suplai, perancangan produk, pengelolaan K3LL, dan pengelolaan hubungan dengan pelanggan.

1 | P r o s e s B i s n i s

Proses Penunjang, proses lainnya yang memberikan dukungan ke proses identitas dan proses prioritas.

C. METODA

Terdapat beberapa metoda yang digunakan untuk mengembangkan dan memetakan proses bisnis perusahaan. Diantara metoda tersebut terdapat dua metoda yang umumnya digunakan yaitu Business Process Management (BPM) dan American Productivity and Quality Center (APQC). Kedua metoda ini menggunakan pendekatan yang berbeda yang akan dibahas lebih lanjut.

1. METODA BUSINESS PROCESS MANAGEMENT

Menurut BPM, Proses bisnis terdiri dari serangkaian atau jaringan kegiatan yang memberikan nilai tambah untuk mencapai tujuan bisnis umum. Proses ini penting untuk organisasi manapun baik yang menghasilkan pendapatan maupun yang memberikan dampak biaya. BPM memandang suatu proses sebagai asset yang strategis dimana organisasi harus mengidentifikasi, mengelola dan meningkatkan proses perusahaan untuk menghasilkan produk dan jasa yang memberikan nilai tambah ke pelanggan. Metoda BPM sama dengan pendekatan lainnya seperti Total Quality Management atau Continous Improvement Program dalam memandang proses bisnis. Hanya saja BPM lebih dapat beradaptasi terhadap perubahan organisasi akibat perubahan SDM dan teknologi. Hal ini dikarenakan BPM memfokuskan metodanya pada usaha untuk otomisasi dari pelaksanaan proses dengan bantuan teknologi. Yang seringkali peningkatan teknologi otomisasi proses tersebut dampak pada efesiensi dan efektivitas pelaksanaan aktivitas, kebutuhan SDM dan interaksi dengan antar pekerja. Dan pada akhirnya terdapat penurunan Kebutuhan dan interaksi tersebut. Kondisi tersebut yang mendasari pernyataan BPM lebih mampu menyesuaikan aktivitas dengan kondisi perubahan bisnis, pasar dan pelanggan. BPM menyusun proses bisnis dengan tahapan sebagai berikut:1. Mengidentifikasi proses – proses utama pelaksanaan bisnis.2. Melakukan simulasi terhadap peningkatan proses.3. Mencari nilai optimum dari pelaksanaan simulasi.4. Menentukan dan mengimplementasikan proses.5. Mengelola proses baru tersebut dengan melakukan pemantaun terhadap

pelaksanaan proses tersebut.Tahapan tersebut dilakukan secara terus-menerus dan berkesinambungan sehingga selalu diperoleh peningkatan proses ke nilai optimalnya.http://en.wikipedia.org/wiki/Business_process_management

2. METODA AMERICAN PRODUCTIVITY AND QUALITY CENTER (APQC)


http://en.wikipedia.org/wiki/Business_process_management

APQC merupakan suatu organisasi yang dibentuk untuk menyediakan layanan kepada organisasi lainnya agar dapat membentuk aktivitas kerja yang lebih efektif dan efisien. Tujuan utama APQC adalah membantu dalam hal peningkatan produktifitas dan kualitas organisasi di seluruh dunia. Salah satu kegiatannya adalah membagi ilmu pengetahuan mengenai proses dan praktek kerja yang mendorong organisasi menjadi yang terbaik. Hal ini dilakukan dengan mengidentifikasi metoda efektif untuk peningkatan, menyebarluaskan temuan tersebut dan menghubungkan antar individu untuk saling berbagi pengetahuan akan proses peningkatan. APQC juga merupakan sumber utama untuk mendapatkan data pembanding akan prakter dan kinerja terbaik. Hal ini didukung dengan database sebesar 8,500 data pembanding yang dapat diakses oleh penggunanya di seluruh dunia. Serta didukung dengan data perjalanan inovasi dan penelitian pengembangan model, alat dan kerangka kerja yang membantu proses peningkatan. http://www.apqc.org/about

3. SIPOC (SUPPLIERS INPUT PROCESS OUTPUT CUSTOMER)

SIPOC adalah suatu metoda yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi seluruh peningkatan aktivitas yang relevant sebelum aktivitas tersebut dilakukan. Beberapa perusahaan menggunakan SIPOC diagram untuk memetakan proses yang cukup complex dalam suatu bisnis. Terutama untuk bisnis yang bersifat manufkatur atau penciptaan produk. Adapun pengertian dari huruf SIPOC adalah S-Supplier yang memberikan bahan baku awal untuk pelaksanaan proses. I-input yang merupakan bahan baku awal yang dibutuhkan oleh proses

untuk dapat memberikan hasil. P-Process yang melakukan pengolahan terhadap bahan baku hingga

menjadi poduk yang diinginkan. Disini dimulai dengan mengidentifikasi proses – proses yang dibutuhkan untuk dapat merubah bahan baku menjadi produk yang memiliki nilai tambah.

O-Output yang merupakan bentuk produk atau jasa yang diinginkan oleh pelanggan.

C-Customer adalah pengguna dari produk atau jasa.SIPOC dapat memberikan informasi kepada pekerja mengenai lingkup dan tujuan dari pelaksanaan process. SIPOC disusun dengan melakukan identifikasi terhadap Supplier, Output, Process, Input dan Customer. SIPOC lebih tepat apabila dilakukan proses kebalikan dari penciptaan nilai. Jikalau penciptaan nilai dimulai dari proses Supply, Input material, process, output produk dan penanganan customer, maka untuk proses SIPOC dimulai dari identifikasi penanganan customer, output produk yang diinginkan, process yang dibutuhkan, input material dan informasi, dan penanganan supply. Hal ini


http://www.apqc.org/about

dilakukan dengan cara mengidentifikasi kebutuhan pelanggan dengan melakukan survey atau focus group discussion dengan pelanggan. Hasil identifikasi tersebut menjadi dasar penentuan produk atau layanan yang harus disediakan oleh perusahaan. Proses penentuan produk dilakukan dengan pelaksanaan brainstorming antara pemasaran, lantai produksi dan perancangan produk. Setelah process diidentifikasi tahap selanjutnya adalah penentuan material dan proses penanganan material yang akan menjadi bahan baku dalam process. Tahapan terakhir adalah menyusun proses penanganan supplier agar menjamin ketersedian bahan baku dalam jumlah dan kualitas.Perlu untuk diketahui juga bahwa Supplier tidak terbatas pada pemasok bahan baku namun juga termasuk pemberi informasi baik internal dalam perusahaan maupun eksternal. Pelanggan dapat juga menjadi Supplier dalam hal memberikan Input informasi yang berupa kebutuhan pelanggan. Hanya pelanggan yang dapat memberikan informasi tersebut. Sebagai contoh pembeli menginformasikan kebutuhannya akan pelumas kepada Pertamina. Dari input informasi tersebut Pertamina melakukan pengelolaan pelumas dan memberikan hasilnya ke Pelanggan tersebut.SIPOC juga memberikan kemudahan bagi pekerja untuk mereview proses yang ada karena dapat ditampilkan secara visual. Penggunaan SIPOC dapat menjamin kesamaan persepsi akan peta proses yang dibutuhkan oleh perusahaan. sehingga pekerja dapat dengan mudah menambahkan aktivitas kritis yang belum tercantum kedalam peta proses tanpa mengalami kendala akan perbedaan pemahaman mengenai nilai guna proses tersebut. Hal ini juga menjamin proses yang ada dibangun semata untuk memberikan penambahan nilai kepada Output pelanggan. Sehingga proses – proses yang tidak memberikan nilai tambah dapat dihilangkan tanpa menimbulkan konflik terhadap pemilik proses dalam organisasi tersebut.http://hubpages.com/hub/SIPOC-analysis

II. KONDISI IDEAL

A. SEBAGAI DASAR PENENTUAN AKTIVITAS PERUSAHAAN

Pertamina adalah perusahaan yang didalamnya terdapat sekumpulan proses bisnis dengan tujuan mencapai keuntungan yang berkelanjutan. Sehingga sudah semestinya memiliki integrasi dari aktivitas - aktivitas yang diarahkan untuk mencapai tujuan tersebut. Secara umum proses – proses yang terdapat di Pertamina dapat dibagi berdasarkan kontribusi dari aktivitas tersebut dalam memberikan nilai ke perusahaan. Proses tersebut adalah proses inti dan proses penunjang.

1. PROSES INTI


http://hubpages.com/hub/SIPOC-analysis

Proses inti adalah proses yang memberikan kontribusi untuk merubah bahan baku menjadi suatu produk atau layanan utama perusahaan. Perusahaan sudah seharusnya memiliki proses inti karena tanpa adanya proses ini sudah dapat dipastikan tidak akan dapat memberikan produk atau layanan ke pelanggan. Sebagian proses inti berada dilantai produksi namun ada beberapa proses inti yang berada diluar lantai produksi. Sebagai contoh untuk dilantai produksi adalah proses pengambilan crude oil dan proses pengilangan. Sementara proses inti yang berada diluar lantai produksi adalah proses pengiriman crude atau produk dari lokasi produksi ke tempat penjualan atau langsung ke pelanggan.Yang perlu untuk diingat adalah begitu pentingnya proses ini maka perusahaan harus memfokuskan pada usaha peningkatan kemampuan untuk dapat melaksanakan proses inti secara efektif dan efisien. Perusahaan harus mendisain proses ini terlebih dahulu sebelum dapat menciptakan suatu bentuk aktivitas lainnya. Dan lebih lanjut Pertamina wajib menciptakan kompetensi pekerja untuk dapat melakukan continous improvement pelaksanaan proses ini.

2. PROSES PENUNJANG

Proses penunjang adalah proses yang diciptakan untuk mendukung pelaksanaan proses inti. Tanpa adanya proses penunjang, produk atau layanan tetap dapat dihasilkan dan memberikan nilai kepada pelanggan. Namun terdapat beberapa hal kritikal untuk pelaksanaan proses penunjang. Hal kritikal pertama adalah memberikan nilai pembeda dengan pesaing. Sebagai contoh untuk proses penanganan pelanggan yang bukan merupakan proses bisnis inti. Beberapa perusahaan minyak yang terintegrasi memiliki proses inti yang hampir sama. Proses intinya mulai dari pencarian minyak mentah, pengilangan hingga pengiriman produk ke pelanggan. Sehingga untuk menjadi nilai pembeda dengan pesaing beberapa perusahaan minyak memberikan layanan tambahan berupa tempat pencucian mobil atau layanan service kendaraan dalam memasarkan produknya di pompa bensin. Nilai pembeda tersebut menjadi penghasil daya tarik tertentu bagi pelanggan yang mengharapkan adanya penambahan layanan diluar layanan utama perusahaan. Hal penting lainnya adalah proses penunjang tersebut harus meningkatkan efektifitas dan efisiensi pelaksanaan proses utama. Kembali menggunakan contoh perusahaan minyak yang terintegrasi, proses penunjang lainnya adalah pengelolaan SDM. Pengelolaan SDM harus difokuskan untuk peningkatan kompetensi pekerja dalam melaksanakan proses utama tersebut dengan mencetak pekerja yang ahli dibidang pencarian minyak, pengilangan


dan pemasaran produk. Dan selain itu perlu juga diciptakan pekerja yang ahli dalam mengintegrasikan proses-proses utama tersebut. Seringkali Pertamina terjebak pada proses penunjang dan lebih memfokuskan diri pada proses tersebut. Hal ini dapat dilihat dengan semakin terpisah dan membesarnya organisasi pendukung. Hal ini menyebabkan rendahnya tingkat dukungan proses penunjang kepada proses inti. Hingga pada akhirnya proses inti yang menjamin kualitas produk atau layanan menjadi terabaikan.Hal penting terakhir adalah proses penunjang menjamin keselamatan dan keamanan pekerja selama melaksanakan proses utama. Keamanan termasuk juga dengan melaksanakan aturan hukum yang ada di wilayah kerja pelaksanaan proses utama untuk menghindari terjadinya gugatan hukum.Hanya karena hal penting tersebut diperlukan pelaksanaan proses penunjang. Sehingga apabila proses penunjang tersebut tidak kritikal maka sudah sebaiknya tidak dimasukkan dalam proses bisnis perusahaan karena akan menurunkan nilai efisiensi dari proses bisnis.

B. SEBAGAI DASAR PENENTUAN ORGANISASI

Di Pertamina, proses bisnis dan organisasi dapat dipandang sebagai dua sisi mata uang dalam suatu perusahaan. Tidak mudah untuk membedakan antara keduanya dan seringkali terjadi kesalahan persepsi akan keduanya dimana organisasi dipandang sebagai suatu proses bisnis. Hal ini diakibatkan karena secara tradisional, Pertamina lebih direpresentasikan dalam bentuk organisasi. Seringkali suatu perusahaan melakukan kesalahan dalam penentuan organisasi dan proses bisnis dimana perusahaan organisasi untuk mewakili kepentingan stakeholder. Persepsi ini mengakibatkan pembentukan organisasi selalu mendahului penentuan proses bisnis dari organisasi tersebut. kondisi ideal hubungan antara organisasi dan proses bisnis hanya dapat diperoleh apabila alasan dibentuknya organisasi bukanlah untuk mewakili kepentingan stakeholder, tetapi lebih karena untuk mengelola proses bisnis untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.Faktor utama yang dapat membentuk kondisi ideal suatu proses bisnis adalah efektifitas, dan efisiensi. Arti dari efektifitas dan efisiensi tersebut adalah sebagai berikut Efektifitas yang dimaksud adalah efektivitas dalam pemberian wewenang

dalam proses bisnis. Setiap proses yang ada dalam perusahaan harus memiliki bagan organisasi yang akan menanganinya. Untuk proses yang memiliki kedekatan hubungan atau sering terjadi interaksi maka dibuat menjadi satu bagan. Begitu juga untuk sebaliknya agar dibuat dalam bagan berbeda,

Efisiensi dalam pemberian jumlah sumber daya dalam setiap proses dalam suatu oragnisasi. Organisasi harus mempertimbangkan bobot kerja dari


proses yang ditangannya. Apabila organisasi memiliki proses yang berbobot kerja tinggi maka sudah sebaiknya agar organisasi tersebut memiliki lebih dari satu sumber daya manusia. Begitu juga untuk sebaliknya.

C. SEBAGAI DASAR PENENTUAN ATURAN PERUSAHAAN

Apabila suatu proses dan organisasi telah ditentukan maka hal penting lainnya yang perlu untuk dibentuk oleh Pertamina adalah aturan pelaksanaan proses tersebut. Sebagian besar perusahaan yang memiliki aturan the do’s and the don’ts selalu mencantumkan agar suatu proses dijalankan sesuai dengan peraturan perundangan pemerintah pusat dan daerah, akta pendirian perusahaan dan prinsip – prinsip bisnis. Kesemua hal tersebut hanya dijalankan oleh organisasi penanggung jawabnya. Untuk mendapatkan aturan yang jelas bagi setiap organisasi maka perlu untuk dipastikan bahwa seluruh proses memiliki organisasi yang bertanggung jawab untuk melaksanakan proses tersebut. Hal lainnya yang perlu diperhatikan adalah memastikan tidak terjadinya suatu proses yang ditangani oleh dua atau lebih fungsi. Hal tersebut untuk memudahkan penentuan aturan yang mencakup pada tugas dan kewenangan dari masing – masing organisasi, hubungan antar organisasi, tingkatan pengambilan keputusan dan tata cara pelaksanaan proses. Hanya dengan hal tersebut pelaksanaan proses oleh organisasi dapat efektif dan efisien serta sesuai dengan prinsip-prinsip Good Corporate Governance.

D. SEBAGAI DASAR PENENTUAN KINERJA

Pertamina harus memonitor efektifitas dan efisiensi dari pelaksanaan proses tersebut. Dapat dikatakan apabila hasil keluaran proses tersebut melebihi yang telah ditargetkan pada proses tersebut sebelumnya maka pelaksanaan proses telah efektif dan efisien. Walau tidak selalu, dimana dapat saja rendahnya ekspektasi terhadap target maka pencapaiannya dapat diperoleh dengan pelaksanaan proses yang kurang efektif dan efisien. Dan begitu sebaliknya apabila ekspektasi terhadap begitu tinggi, target tersebut tidak dapat tercapai walau dengan proses yang efektif dan efisien.Banyaknya proses dan pekerja yang terlibat didalam proses menyebabkan banyak perusahaan lebih memilih memonitor hasil keluaran dari proses tersebut. Begitu banyak metoda yang dapat digunakan untuk penentuan kinerja dari hasil keluaran proses. Salah satu metoda adalah dengan menggunakan peta proses bisnis perusahaan. Peta proses sangat memiliki peran penting ketika perusahaan melaksanakan Service Level Agreement (SLA). Pelaksanaan kinerja dilakukan dengan menyusun perjajian antara proses sebelum dan sesudah akan kualitas dan kuantitas keluaran pada proses sebelumnya.


Pelaksanaan SLA bersifat tarik kebelakang dimana penyusunanya dimulai dari pelanggan ke proses pengadaan bahan baku. Dimulai dengan penyusunan perjanjian dengan konsumen. Perjanjian dengan konsumen dilakukan oleh proses penjualan atau pemasaran produk. SLA ini akan mencantumkan kebutuhan pelanggan akan nilai tambah yang harus dihasilkan oleh perusahaan. Selanjutnya proses penjualan atau pemasaran menyusun kinerja dengan proses produksi untuk menyediakan produk dan layanan dengan minimal tingkat kualitas sama dengan yang dibutuhkan oleh pelanggan. Langkah terakhir adalah proses produksi menyusun kinerja dengan proses pengadaan bahan baku untuk memasok bahan baku dengan tingkat kualitas dan kuantitas yang mencukupi untuk menghasilkan produk dan jasa layanan yang sesuai dengan kebutuhan lantai produksi.Hal tak kalah penting lainnya adalah proses penunjang yang mendukung pelaksanaan proses utama perusahaan harus menyusun kinerja bersama untuk memastikan tersedianya dukungan yang memadai dari proses utama untuk memberikan hasil yang efektif da efisien. Penandatanganan perjanjian dilakukan oleh fungsi pemilik proses tersebut dalam hal ini adalah organisasi. Proses penyusunan SLA hanya dapat berjalan dengan baik apabila proses baku telah dipetakan dengan baik. Dimana keterkaitan antar proses dapat didefiniskan dengan jelas. Pelaksana proses juga jelas fungsi organisasi yang bertanggung jawab menanganinya.Seperti yang telah disampaikan diatas, sangatlah penting bagi perusahaan untuk mengidentifikasi, memetakan, membuat aturan dan menyusun kinerja proses perusahaan. Hal tersebut sebagai usaha untuk memastikan seluruh proses perusahaan dilakukan secara efektif, efisien dan berprinsip GCG dalam memenuhi kebutuhan pelanggan.

III. KONDISI SAAT INI

Pertamina saat ini telah berusaha untuk meningkatkan kualitas pelaksanaan proses bisnis dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Perlu untuk diketahui bahwa Pertamina adalah perusahaan yang telah berusia…… Pelaksanaan proses didasarkan pada aktivitas yang biasa dilakukan selama ini atau dalam kata lain mengacu pada proses tradisional yang dilakukan dari tahun-tahun sebelumnya. Begitu kentalnya proses trandisional ini mengakibatkan ketidakmudahan merubah proses yang dilakukan oleh pekerja. Namun hal tersebut tidak menyurutkan keinginan dari Pertamina untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari proses bisnis perusahaan. Hal ini dapat dilihat dari telah dipetakannya proses bisnis perusahaan dalam aturan perusahaan dengan Surat Keputusan Direksi Kpts-074/C00000/2008-S0. Metoda penentuan proses bisnis tersebut mengacu pada APQC.


Hal yang dilakukan oleh Pertamina dalam menyusun proses adalah dengan membawa proses bisnis APQC hasil benchmark. Benchmark dilakukan dengan perusahaan minyak terintegrasi dan multinational lainnya. Hasil benchmark APQC tersebut kemudian dibahas dengan seluruh fungsi terkait yang melaksanakan proses tersebut. Adapun yang dibahas adalah dua hal utama. Yang pertama adalah melakukan klarifikasi terhadap proses APQC tersebut. Dengan menanyakan apakah yang dilakukan oleh Pertamina sama dengan proses APQC. Apabila tidak sesuai maka dilakukan penyesuaian dengan proses yang dilakukan oleh Pertamina. Hal kedua yang ditanyakan adalah siapa penanggung jawab proses tersebut. seringkali terjadi fungsi belum ada penanggung jawab maka proses tesebut diserahkan ke fungsi yang terkait dengan proses tersebut. Atau bahkan ada proses yang dilaksanakan oleh dua fungsi berbeda. Hal tersebut akan dibahas lebih lanjut.

A. AKTIVITAS BELUM TERINTEGRASI

Besar dan kompleksitas dari perusahaan menyebabkan kurang terintegrasinnya proses yang ada dalam perusahaan. Seringkali proses yang memiliki hubungan keterkaitan yang tinggi menjadi suatu proses yang berbeda. Sebagai contoh proses yang terdapat di Pengolahan dan Pemasaran. Pengolahan sebagai lantai produksi perusahaan bertanggung jawab untuk membuat produk yang sesuai dengan kebutuhan dari Pemasaran yang menjadi penghubung antara pelanggan dengan lantai produksi. Oleh karenanya proses penjadwalan pengolahan mengacu pada jadwal pemasaran untuk mengantarkan produk ke pelanggan. Namun seringkali proses jadwal keduanya tidak sesuai sehingga terjadi kelibahan akan suatu produk dan kekurangan pada produk yang lain.Proses lain yang belum terintegrasi adalah proses utama dengan proses penunjang. Sebagai contoh hubungan antara proses pengembangan bisnis perusahaan dengan proses penanganan SDM. Seringkali dalam proses pengembangan bisnis utama tidak melibatkan proses pengembangan SDM. Sebagai akibatnya pengembangan SDM kurang sesuai dengan kebutuhan akan SDM tersebut. Dan terdapat kelebihan akan jumlah dari SDM namun sangat kurang dalam kualitas. Bahkan terdapat kekurangan akan jumlah SDM dalam suatu proses. Akibat proses pengembangan bisnis tidak melibatkan proses pengembangan pekerja.

B. KERANCUAN ORGANISASI

Seperti yang telah dibahas diatas, proses yang ada di Pertamina seringkali terdapat kerancuan dalam organisasi yang berwenang untuk melaksanakan proses tersebut.

1. SATU PROSES DENGAN 2 FUNGSI


Pada proses identifikasi tersebut terdapat proses yang dilaksanakan oleh dua atau lebih organisasi. Hal ini seringakali terjadi pada saat perubahan organisasi. Dimana fungsi atau bagan ditentukan lebih dahulu tanpa ada identifikasi proses yang jelas didalmanya. Sebagai contoh adalah pengembangan organisasi Perencanaan Investasi dan Manajemen Resiko (PIMR) yang terdapat di korporat. Salah satu tugas dan tanggung jawab fungsi tersebut adalah untuk melakukan pengembangan bisnis di sektor Hulu. Setelah dilakukan penelaan proses lebih lanjut terdapat duplikasi pada aktivitas pengembangan Investasi untuk sektor Hulu. Dimana proses pengembangan investasi Hulu juga dilakukan oleh Organisasi Pengembangan Bisnis yang ada di Hulu.Hal tersebut terjadi akibat organisasi PIMR terbentuk lebih dahulu tanpa adanya pembagian proses dengan organisasi yang ada di Hulu. Kerancuan ini mengakibatkan ketidakpastian dari peran masing-masing fungsi terhadap proses bisnis utama perusahaan. Dan menurunkan efektifitas dan efisiensi proses dengan menempatkan penambahan jenjang evaluasi terhadap keputusan investasi.

2. PROSES TANPA FUNGSI

selain terdapat duplikasi organisasi, pada saat pemetaan proses juga terdapat proses yang tidak memiliki fungsi penanggung jawab. Sebagai contoh dalam peta proses bisnis diidentifikasi bahwa belum ada fungsi yang bertanggung jawab pada proses penanganan wilayah kerja Hulu yang ditutup. Hal ini mengakibatkan dibentuknya Tim kerja untuk setiap aktivitas yang belum ada fungsi yang menanganinya.Sebagai akibat lambannya penyelesaian proses tersebut. hal ini dikarenakan dibutuhkan keterlibatan lebih dari satu fungsi. Seperti diketahui waktu yang dibutuhkan untuk kordinasi dan pembagian peran dari masing – masing organisasi sangatlah memakan waktu karena masing – masing fungsi juga memiliki aktivitas lainnya di organisasi baku. Hal lainnya yang mengakibatkan keterlambatan adalah karena tidak adanya penanggung jawab dari proses tersebut maka setiap keputusan diserahkan ke manajemen puncak.

C. BELUM TERSUSUNNYA ATURAN PERUSAHAAN SECARA TERINTEGRASI

Pertamina sebagi perusahaan dengan kepemilikan 100% oleh negara, selalu tunduk pada aturan pemerintah yang tercantum dalam Peraturan Menteri Negara BUMN. Untuk dapat memastikan proses selalu mengikuti aturan tersebut maka Pertamina menyusun aturan pelaksanaan proses dalam Sistem Tata Kerja (STK). STK berdasarkan tingkatanannya terdiri dari 3 bagian utama. Dimulai dari tingkatan yang tertinggi hingga yang terendah yaitu Pedoman, Tata Kerja


Organisasi, dan Tata Kerja Individu (TKI) atau Tata Kerja Penggunaan Alat (TKPA).Pedoman berisikan motiv, kebijakan, kewenangan dan sistem manajemen dari suatu proses. TKO berisikan alur pelaksanaan proses dan kewenangan dari masing – masing fungsi seperti pada pedoman namun lebih pada hubungan setiap fungsi. Satu pedoman dapat melingkupi beberapa TKO. TKO tersebut seringkali disusun berdasarkan sistem manajemen yang terdapat dalam pedoman. Begitu juga dengan TKO, suatu TKO dapat memiliki beberapa TKI atau TKPA. Dimana TKI atau TKPA berisikan informasi mengenai tata cara penggunaan suatu metoda atau alat yang dilaksanakan di satu proses dalam suatu alur proses. Selain belum tersusunnya proses secara terintegrasi juga belum tersusunya atruan perusahaan secara terintegrasi. Organisasi di Pertamina baru akan menyusun aturan perusahaan apabila ada tekanan dari aspek hukum dan manajemen puncak. Hal ini mengakibatkan peraturan yang disusun bersifat sporadis. Sporadis dalam artian aturan disusun bukan berdasarkan pada urutan proses yang terdapat dalam peta proses namun terputus – putus dan kurang pada integrasi dari proses tersebut. sebagai contoh pada penyusunan aturan pengembangan bisnis perusahaan. Kurang terintegrasinya aturan terlihat ketika restrukturisasi anak perusahaan termasuk penjualan saham disusun aturannya terlebih dahulu. Aturan tersebut mengatur mengenai tata cara pelepasan bisnis perusahaan. Sementara belum dibentuknya aturan perusahaan mengenai mengatur bentuk dan tata cara pengembangan bisnis yang diperbolehkan perusahaan. Lebih lanjut lagi aturan pelepasan tersebut terputus dari rantai utama pelepasan bisnis perusahaan dikarenakan aturan hanya mengenai pelaksanaan pelepasan sementara kajian dan tata cara pengusulan pelepasan belum diatur. Lebih lanjut lagi aturan pelepasan saham perusahaan juga diatur dalam STK Pelepasan Harta dan Kekayaan Perusahaan. Walau beberapa pihak mengatakan aturan ini hanya pada aset penunjang usaha. Namun berdasarkan deskripsi dari harta tersebut maka saham juga termasuk didalamnya. Sebagai akibatnya terdapat dua buah aturan yang mengatur hal yang sama.Hal ini mengakibatkan kebingungan dari pekerja ketika akan melakukan proses tersebut. Dan untuk memastikan proses dapat sesuai dengan prinsip GCG maka dilakukan perubahan terhadap aturan yang sudah ada dan membuat aturan yang baru. Sudah barang tentu hal ini mengakibatkan terbuangnya waktu yang berharga untuk melakukan perubahan - perubahan tersebut.

D. KINERJA SERVICE LEVEL AGREEMENT BELUM TERSUSUN


Pertamina merupakan perusahaan minyak yang terintegrasi dari Hulu dan Hilir. Hal ini menyebabkan tingkat kompleksitas dari proses sangat tinggi. Untuk menjamin tingkat kualitas dan kuantitas dari produk atau layanan, Pertamina menyusun ukuran kinerja yang bertingkat. Ukuran kinerja tersebut mulai dari organisasi tertinggi yaitu tingkat Direktorat hingga ke organisasi yang terendah tingkat pekerja.Penyusunan kinerja di Pertamina menggunak sistem top-down dan bottom-up. Top-down menekankan pada pencapaian strategi perusahaan. Sedangkan bottom-up berarti penyusunan ukuran kinerja lebih pada aktivitas yang dilakukan oleh pekerja. Proses ini sangatlah mudah dimana setiap pekerja menuangkan target dari kegiatan mereka yang akan mendukung pada pencapaian strategi perusahaan. Penyusunan ukuran kinerja tersebut juga bersifat sporadis. Dimana ukuran kinerja tidak melihat hubungan antar proses sehingga tidak ada jaminan bahwa kualitas dan kuantitas proses sebelum mendukukung proses sesudahnya. Hal tersebut mengakibatkan kurangnya cerminan ukuran kinerja untuk menjamin keluaran dari setiap proses mendukung usaha pencapaian kualitas dan kuantitas dari produk dan layanan yang diharapkan oleh pelanggan. Hal yang membahayakan karena kurangnya komitmen pekerja Pertamina terhadap kebutuhan pelanggan dapat mengakibatkan kurang tanggapnya terhadap perubahan trend dari pelanggan.

IV. RUANG UNTUK PENGEMBANGAN LEBIH LANJUT

Dengan menelaah kondisi saat ini di Pertamina terdapat beberapa ruang untuk pengembangan agar pelaksanaan aktivitas bisnis di Pertamina dapat lebih baik.

A. MENENTUKAN DAFTAR AKTIVITAS

Pengembangan proses bisnis Pertamina terakhir dilakukan pada tahun 2006. Dengan seiring berkembangnya pelaksanaan bisnis Pertamina, terdapat beberapa aktivitas bisnis yang sebelumnya tidak teridentifikasi. Salah satu contoh tersebut adalah aktivitas pengembangan investasi perusahaan melalui merger dan akuisisi serta divestasi dari investasi tersebut.Oleh karenanya Pertamina perlu untuk melakukan pemuktahiran kembali dari proses bisnis yang ada saat ini dan pengembangannya kedepan. Untuk permuktahiran kondisi saat ini dapat dilakukan dengan melakukan review bersama fungsi yang melaksanakan kegiatan tersebut. Proses review dilakukan dengan mengidentifikasi proses yang dilaksanakan saat ini dan memodifikasinya agar dapat lebih efektif dan efisien. Identifikasi proses bisnis dapat dilakukan dengan mengacu pada proses yang ada di APQC dengan sistem SIPOC seperti yang digambarkan dalam Gambar 1Metoda Identifikasi Proses Bisnis. Didalam salah satu frame APQC terdapat


proses bisnis untuk perusahaan minyak yang terintegrasi. Dengan panduan tersebut Pertamina dapat lebih mudah membandingkan proses yang dilaksanakan oleh Pertamina dengan proses yang dilaksanakan secara best practice. Sehingga proses – proses yang tidak memberikan nilai tambah dapat dikurangi untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi. Berdasarkan proses yang telah diidentifikasi dalam SIPOC, Pertamina dengan menggunakan Porter Chain Value dapat menentukan proses yang menjadi inti kegiatan perusahaan dan yang menjadi penunjang. Adapun proses – proses yang tidak memberikan nilai tambah adalah pengambilan keputusan, pemantauan, dan evaluasi.

Pertamina sudah seharusnya melaksanakan proses pemuktahiran secara bertahap dan berkelanjutan. Agar proses dapat berkelanjutan maka dibutuhkan suatu sistem dimana pelaksana kegiatan dapat melakukan review proses secara terintegrasi dengan fungsi lainnya.

B. MENYUSUN FUNGSI ORGANISASI

Pertamina dapat melakukan pengembangan organsasi dengan melihat pada proses bisnis yang dibutuhkan untuk mensukseskan penciptaan produk dan layanan yang dibutuhkan oleh pelanggan. Proses tersebut dilakukan dengan menyusun matrix keterkaitan proses bisnis. Proses yang sangat terkait dan sering terjadi transaksi dan komunikasi maka organisasi tersebut menjadi satu bagian fungsi dalam organisasi. Tahapan selanjutnya adalah dilakukan identifikasi kumpulan proses lainnya yang terkait dengan proses – proses tersebut yang dapat disatukan menjadi fungsi yang lebih tinggi lagi.


Gambar 1 Metoda Identifikasi Proses Bisnis

S I P O C

Porter Chain ValueProses Inti

Proses Penunjang

A P Q C

Proses tersebut dilakukan secara terus menerus hingga seluruh proses memperoleh organisasi dibawahnya. Perlu diperhatikan tidak adanya duplikasi proses didalam organisasi yang dibangun. Selama tidak terdapat duplikasi proses maka dapat diyakinkan tidak ada fungsi organisasi yang melakukan hal yang sama.

C. MENYUSUN DAFTAR PERATURAN PELAKSANAAN PROSES KERJA

Saat ini Pertamina telah memiliki beberapa peraturan untuk melaksanakan kegiatan kerja sesuai dengan proses bisnis perusahaan. Namun seperti yang telah diketahui penyusunan peraturan tersebut lebih pada kebutuhan GCG pelaksanaan proses. GCG lebih menekankan pada tingkatan decision gate dan tidak mempertimbankan kepraktisan proses untuk peningkatan efektifitas dan efisiensi serta integrasi dari masing – masing proses. Hal tersebut mengakibatkan panjangnya proses monitoring, evaluasi dan persetujuan. Untuk itu perlu juga dilakukan peningkatan efesiensi dan efektifitas serta integrasi dari proses tanpa mengurangi GCG. Hal ini dapat dilakukan dengan mengidentifikasi proses – proses yang memiliki keterkaitan. Proses – proses tersebut kemudian disatukan dalam suatu kelompok proses. Dari kelompok – kelompok proses yang ada juga dilakukan identifikasi kelompok proses yang saling terkait. Setelah diperoleh proses dan kelompok proses yang saling terkait maka selanjutanya adalah menyusun fungsi – fungsi yang bertanggung jawab terhadap proses tersebut. Dapat dilakukan dengan melihat Job Description dari organisasi saat ini. Perlu juga disusun matrix proses - tanggung jawab yang memberkan kejelasan pelaksana – pelaksana proses. Aturan umum pelaksanaan suatu kumpulan proses menjadi suatu pedoman. Termasuk juga didalamnya mengenai tingkatan persetujuan yang harus dilalui oleh proses tersebut. Pedoman – pedoman tersebut kemudian diinvetarisasi berdasarkan keterkaitannya. Pedoman tersebutlah yang akan memayungi prosedur atau aliran proses – proses kerja yang tertulis dalam bentuk Tata Kerja Organisasi. TKO tersebut juga mengatur tingkatan persetujuan yang harus dilalui sesuai dengan pedoman yang memayunginya. Didalam proses tersebut dilakukan identifikasi akan proses yang tidak memberikan nilai seperti proses monitoring dan evaluasi yang ada dan memberikan efek pada penambahan durasi penyelesaian prosedur tersebut. Pada prosedur yang sudah disusun saat ini banyak terdapat proses persetujuan. Sementara secara aturan perundangan, perusahaan hanya diwajibkan melaksanakan proses persetujuan hanya pada tingkat tertinggi. Oleh karenanya perlu dipertimbangkan untuk melakukan proses breakthrough dimana proses persetujuan dilakukan secara bersama sebelum proses persetujuan di tingkat tertinggi. Selain pemotongan proses – proses yang tidak memberikan nilai juga perlu dilakukan proses pengintegrasian aturan. Hal ini dengan TKO yang dilingkupi


oleh pedoman yang sama maka disusun menjadi satu kesatuan dalam bentuk Sistem Tata Kerja Perusahaan. Dan STK yang saling terkait dicantumkan kedalam matrix proses dengan aturan sehingga ketika proses dalam salah satu STK telah selesai maka dapat dengan mudah dilakukan identifikasi proses dan aturan yang harus dilakukan selanjutnya. Hal ini akan memudahkan pekerja untuk mengidentifikasi aturan yang harus dijalankan sehubungan dengan pelaksanaan proses. Selain hal positive tersebut juga diperoleh hal positive lain dimana setiap proses dan kelompok proses hanya memiliki satu aturan. Hal ini menjamin tidak adanya aturan yang saling tumpang tindih dan terduplikasi.

D. MENYUSUN SERVICE LEVEL AGREEMENT

Pertamina sudah memiliki suatu kesepakatan kinerja yang menjadi perjanjian antara pekerja dan atasan pekerja tersebut. Service level agreement saat ini masih menjadi wacana dan diperjanjikan antara suatu fungsi dengan fungsi yang dilayaninya. Pelaksanaan SLA tersebut dapat dipertajam dengan melakukan identifikasi proses dan kelompok proses yang saling berinteraksi. Untuk proses yang memiliki interaksi dan dilakukan oleh fungsi organisasi berbeda maka untuk mengukur kinerja dari proses tersebut dapat dilakukan dalam bentuk SLA antara fungsi Pelaksana Proses dan Fungsi Penerima Hasil Proses. Pertamina dapat melakukan proses penyusunan dengan dimulai dari kontrak – kontrak kerja yang diperjanjikan ke konsumen. Kontrak tersebut diusahakan untuk memberikan tingkat layanan yang sama untuk seluruh konsumen. Jikalau tingkat layanan yang diperjanjikan dibuat berbeda untuk setiap konsumen maka Pertamina perlu untuk merumuskan tingkat layanan yang dihasilkan oleh proses bisnis. Proses tersebut menjadi bentuk SLA Pertamina dengan pihak eksternal perusahaan.Setelah Pertamina mendapatkan rumusan tingkat layanan keluaran proses bisnis maka selanjutnya di laksanakan penyusunan SLA internal di Pertamina. Proses penyunan dimulai dari fungsi yang berhubungan langsung dengan konsumen atau dalam hal ini adalah fungsi penjualan dengan fungsi inti yang mendukungnya dalam hal ini fungsi Distribusi. SLA tersebut dapat berupa tingkat layanan waktu dan kualitas dari proses distribusi. Proses penyusunan SLA tersebut dilakukan secara bertahap hingga diperoleh perjanjian antara fungsi pengadaan bahan baku dan material produksi dengan supplier bahan baku dan material. Setelah diperoleh SLA antar proses inti maka selanjutnya fungsi inti merangkum tingkatan layanan yang harus diberikan oleh proses proses – proses pendukung. Tingkatan layanan tersebut mengacu pada kebutuhan fungsi inti untuk dapat memberikan layanan sesuai dengan yang diperjanjikan dengan pihak eksternal.


V. KESIMPULAN DAN SARAN

Dengan memperhatikan teori yang ada, kondisi di Pertamina dan ruang untuk perbaikan, maka disimpulkan dan disarankan hal hal berikut: Perubahan – perubahan yang terjadi pada kondisi bisnis menekankan arti

pentingnya penyesuaian proses bisnis di Pertamina. Perlunya peningkatan efektivitas salam pelaksanaan bisnis dgn didukung

organisasi dan peraturan yang lean dengan mengacu pada proses bisnis Pertamina.


tulisan prosbis-naik gol (3)

Documents