NO JABATAN TUGAS POKOKDAN FUNGSUKEWENANGAN

2 PembinaIPenasehatiPengarahIMR

TUGAS POKOK DAN FUNGSITIM KERJA LPM DAN SPI UMSURABAYA

MASA JABATAN 2017-2021

1 PenanggungjawablRektor Tugas:

1. Bertanggungjawab dan berkomitmen penuh ataskeberhasilan dan penyempurnaan SPMI, SMM ISO, danakreditasi

2. Menindaklanjuti hasil temuan SPMI, SMM ISO,danakreditasi

3. Mengevaluasi kinerja LPM

Fungsi:

1. Sebagai top manajemen universitas dalam lingkup Caturdharma yang meliputi bidang pendidikan danpengajaran, bidang penelitian, bidang pengabdiankepadamasyarakat, dan bidang Al-IslamKemuhammadiyahan

2. Sebagai penyedia sumber daya insani, sarana-prasarana,dan fmasial penerapan SPMI di lingkunganUMSurabaya

3. Sebagai pengarah dan pengendali penerapan SPMI

Tugas:

1. Mengarahkan dan meningkatkan efektifitas dan efesiensipenyelenggaraan program dan kemajuan kinerja timLPM

2. Memberi umpan balik terhadap penyelengaraanpenjaminan mutu

3. Mendorong kebijakan peningkatan mutu dan daya sainguniversitas

Fungsi:

1. Mewakili tugas utama rektor2. Menghubungkan tugas-tugas rector tentang penerapan

SPMI kepada LPM3. Mencari peluang pengembangan SPMI dan peningkatan

standar mutu

3 KepaiaLPM Tugas:

1. Merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi,mengendalikan, dan mengembangkan SPMI secaraberkesinambungan, konsisten, efisien, dan akuntabel.

2. Mengarahkan dan mengkoordinir pelaksanaan SPMIseluruh unit kerja di lingkungan UMSurabaya

5

4 Sekretaris

Staf Sekretariat

3. Melakukan pembinaan sivitas akademika menyangkutkesiapan dan pelaksanaan SPMI di Unit Kerja masing-masmg,

4. Menyiapkan dan mengembangkan organisasi, unit kerjadan personallSDM yang akan ditugaskan dalam penerapanSistem Penjaminan Mutu.

5. Melaksanakan sosialisasi dan internalisasi kebijakan,manual, prosedur, dan standar mutu UMSURABA YAkepada sivitas akademika secara berkesinambungan.

6. Melaksanakan sosialisasi Sistem Penjaminan MutuUMSURABA YA kepada stakeholders.

7. Melaporkan hasil penerapan SPMI kepada rektor.

Fungsi:

1. Pelaksana utama SPMI, SMM ISO dan akreditasi.2. Pengarah dan pengatur penerapan SPMI di seluruh unit

kerja UMSurabaya3. Menampung dan memberi solusi setiap permasalahan

yang timbul selama penerapan SPMI dan akreditasi dilingkungan UMSurabaya

Tugas:

1. Membantu tugas kepala LPM dalam perencanaan,pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, dan pengembanganSistem Penjaminan Mutu internal

2. Membantu menyiapkan dan mengembangkan organisasi,unit kerja dan personal/SDM yang akan ditugaskandalam penerapan Sistem Penjaminan Mutu.

3. Mengkoordinir GPM, UPM, dan unit kerja dalampengembangan dokumen dan perangkat audit SPMI

4. Mengkoordinir pelaksanaan SPMI seluruh unit kerja dilingkungan UMSurabaya

5. Membuat laporan hasil penerapan SPMI yang akandisampaikan kepala LPM kepada rektor.

Fungsi:

1. Memudahkan tugas-tugas kepala LPM dalammelaksanakan SPMI.

2. Penyedia dan pengelola system dokumen dan arsip yangdiperlukan dan digunakan dalam implementasi SPMI diseluruh unit kerja

3. Penghubung tugas-tugas Kepala LPM dalammengkoordinasikan kegiatan SPMI di tingkat fakultasdan program studio

Tugas:

1. Melakukan administrasi umum (surat masuk dan keluar)

7

6 Ka. Divisi Info dan Data

Ka. Divisi PengembanganDokumen

LPM2. Mengiventarisasi kekayaan LPM3. Melakukan pelayanan kepada pelanggan internal dan

eksternal4. Membuat pembukuan keuangan LPM

Fungsi:

1. Pelaksana tugas administrasi umum, assetlkekayaan, dankeuangan LPM

2. Penyedian dan pemelihara logistic berhubungan dengansemua kegiatan SPMI

3. Penerima tamu pelanggan internal dan eksternal

Tugas:

1. Mengelola web dan email sebagai pangkalan data LPM2. Menyiapkan bahan sosialisasi dan internalisasi

kebijakan, manual, prosedur, dan standar mutuUMSURABA YA kepada sivitas akademika secaraberkesinambungan.

3. Menyiapkan bahan sosialisasi Sistem Penjaminan MutuUMSURABA YA kepada stakeholders.

4. Mengelola data dan informasi yang relevan denganpeningkatan mutu UMSurabaya.

Fungsi:

1. Penyedia informasi dan data SPMI secara akurat danreliable untuk kebutuhan sosialisasi, proses SPMI, danlaporan hasil Audit dan akreditasi

2. Pengembang dan pengelola sistem informasi LPM

Tugas:

1. Mengembangkan perangkat penerapan SistemPenjaminan Mutu Internal (SPMI) Akademik dan Non-Akademik melalui penyiapan:a. Kebijakan Mutu di tingkat Universitas, Fakultas,

Jurusan dan Program Studib. Manual Mutuc. StandarMutud. Prosedur Mutue. Instruksi Kerjaf. Rekamang. Perangkat Audit Mutu

2. Melakukan pengendalian sistem dokumen dan arsip3. Melakukan pengendalian produk tidak sesuai

8 Ka. DivisiMonev-in danAudit Akademik

9 Ka. Divisi PengawasanInternal

Fungsi:

1. Penyedia dokumen SPMI dan instrument Audit Mutu2. Pemutakhiran sistem dokumen dan arsip

Tugas:

1. Menerapkan sistem penjamman mutu diUMSURABA YA pada lingkup: Catur DharmaPerguruan Tinggi (pendidikan dan pengajaran,penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan AIK)

2. Mengembangkan mekanisme pendampingan danasistensi kepada program studi untuk proses akreditasi.

3. Memfasilitasi dan mendampingi Program Studi dalammempersiapkan dokumen dan asesmen lapanganlvisitasiuntuk pengajuan status Akreditasi.

4. Melaksanakan Audit terhadap pelaksanaan kegiatanakademik (Pendidikan dan Pengajaran, Penelitian, danPengabdian kepada Masyarakat) rutin yang dilaksanakanoleh UMSURABA YA.

5. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaanpembelajaran, penelitian, dan pengabdian kepadamasyarakat

6. Melaporkan berbagai Temuan dan Ketidaksesuaian hasilAudit Kepada Pimpinan Unit Pelaksana KegiatanAkademik terkait danlatau Pimpinan UMSURABA YAuntuk dilakukan upaya perbaikan.

Fungsi:

1. Perencana, pelaksana, pengevaluasi, pengendali, danpengembang audit internal dan monevin bidangakademik

2. Fasilitator persia pan akreditasi program studi (APS) daninstitusi/perguruan tinggi (APT)

Tugas:

1. Menetapkan kebijakan pengawasan internal bidang non-akademik;

2. Melaksanakan pengawasan internal terhadap pengelolaanuniversitas bidang non akademik melalui Audit terhadappelaksanaan kegiatan manajemen keuangan, manajemenkepegawaianlSDM, manajemen aset, tata kelola) rutinyang dilaksanakan oleh Umsurabaya.

3. Mengajukan saran danlatau pertimbangan mengenaiperbaikan pengelolaan kegiatan non akademik kepadaRektor atas dasar hasil pengawasan internal

4. Mendampingi petugas pemeriksa eksternal (BPK, BPKP,Itjen dan Akuntan Publik)

5. Melaporkan hasil pengawasan internal kepada Rektor

10 MR. GPMlUPM

Kewenangan:

1. Dalam menjalankan tugas dan fungsi, SPI memilikikewenangan :a. SPI mempunyai akses terhadap seluruh dokumen

keuangan dan kinerja, pencatatan aktivitas,manajemen aset, manajemen SDM, hukum danketatalaksanaan, fisik harta universitas dari seluruhbagian unit utama, dan unit-unit usahalbisnis lainnyauntuk mendapatkan data informasi yang berkaitandengan pelaksanaan tugas audit.

b. Monitoring dan evaluasi tindaklanjut rekomendasihasil temuan audit dan pemeriksaan kepadapimpinan universitas secara berkala.

c. Berwenang untuk meminta konfrrmasi kepadaRektor atau Pimpinan Universitas tentangpelaksanaan tindaklanjut rekomendasi hasil temuanaudit.

2. SPI memiliki kewenangan untuk melakukanpengembangan dan pelatihan auditor untukmeningkatkan keahlian profesinya, baik yangdilaksanakan oleh intern SPI maupun pihak luar.

3. SPI memiliki kewenangan untuk mengembangkaninstrument kertas kerja audit dan bukupedoman auditinternal yang relevan guna kelancaran pelaksanaanfungsi dan tugas SPI.

Fungsi:

1. SPI mempunyai fungsi melaksanakan pengawasaninternal ke seluruh unit utama dan unit lainnya dilingkungan UMSurabaya, terutama dalam bidang nonakademik.

2. SPI Juga melaksanakan fungsi incidental untukmelaksanakan pemeriksaan atau audit pada unit-unitbisnis yang dikelola oleh Badan Pengelolaan danPengembangan Usaha (BPPU) Universitas yangditetapkan dalam RKPT universitas, serta tugasinsidental lainnya yang penugasannya berdasarkan SKRektorlPimpinan Universitas.

3. Pengawasan internal meliputi :evaluasi dan monitoring,pemeriksaan atau audit, dan reviu atas penyelenggaraanuniversitas, serta jenis audit lainnya sesuai dengan hasiltemuan dan kebutuhan.

4. Tanggungjawab SPI termasuk menjaga integritas danobyektivitas serta bertindak secara professional sepertidipersyaratkan dalam standar profesi audit internal,serta menjamin tidak terdapat benturan kepentinganauditor anggota SPI dengan auditan dan kegiatan yangdiaudit.

Tugas:1. Mengembangkan dan menerapkan kebijakan dan

11 TIM Internal Auditor

dokumen-dokumen mutu di tingkatFakultaslProgramlLembaga.

2. Mendorong fungsionalisasi Unit Penjaminan MutuJurusanlProgram Studi,·

3. Menyusun laporan dan rekomendasi kepada LPMUMSURABA YA dalam upaya peningkatan mutu ditingkat FakultaslProgramlLembaga secaraberkesinambungan.

Fungsi:

1. Pelaksana kebijakan top manajemen melalui kepala LPMdi tingkat fakultas/program studi

2. Perencana, pelaksana, pengevaluasi, pengendali, danpengembang SPMI di tingkat fakultas dan program studi

Tugas:

1. Mempelajari ruang lingkup bidang audit bidangakademik dan bidang non-akademik yang akandilaksanakan pada unit kerja

2. Mempersiapkan dan memahami perangkat audit yangakan digunakan dalam pelaksanaaan audit bidangakademik dan bidang non-akademik

3. Melaksanakan audit bidang akademik dan bidang non-akademik

4. Membuat laporan temuan hasil audit bidang akademikdan bidang non-akademik

Fungsi:

1. Mitra LPMlGPMlUPM dalam penerapan SMPI diUMSurabaya

2. Auditor yang independenlnetral atas sistem dan kinerjaunit kerjadi lingkungan UMSurabaya

Surabaya, 15 Mei 2017Kepala LPM d I,