laporan audit internal sistem manajemen...

28
1 LAPORAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001: 2015 OLEH: TIM AUDIT LPM-SPI LEMBAGA PENJAMINAN MUTU DAN SATUAN PENGAWASAN INTERNAL UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA September 2017

Upload: trantram

Post on 17-Sep-2018

437 views

Category:

Documents


25 download

TRANSCRIPT

Page 1: LAPORAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN …lpm-spi.um-surabaya.ac.id/wp-content/uploads/2018/03/NASKAH... · audit ini masih terbatas pada audit sistem dokumen, belum mengaudit kinerja

1

LAPORAN AUDIT INTERNALSISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001: 2015

OLEH:TIM AUDIT LPM-SPI

LEMBAGA PENJAMINAN MUTUDAN SATUAN PENGAWASAN INTERNAL

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYASeptember 2017

Page 2: LAPORAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN …lpm-spi.um-surabaya.ac.id/wp-content/uploads/2018/03/NASKAH... · audit ini masih terbatas pada audit sistem dokumen, belum mengaudit kinerja

HALAMAN PENGESAHAN

UNIVERSITAS MUHAMADIYAH SURABAYA

LAPURAN AUDIT INTERNAL

Kode Dokumen LAP-OOO-LPM-SP 1-01

Status Dokumen o Master 0 Salinan No.

Nomor Revisi 00

Tanggal 28 September 2017

Jumlah Halaman

Diajukan Oleh

Diperiksa Oleh : ~ Wakil Rektor I

~

Dr. A.Aziz Alimul Hidayat, S.Kep.Ns, M.Kes.

Dikendalikan . .oleh

adiono, MM

.,., TERKENDALINO. SAUNAN: OI/t'/t." I /rl I JfJ /1

011111 -ii

Page 3: LAPORAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN …lpm-spi.um-surabaya.ac.id/wp-content/uploads/2018/03/NASKAH... · audit ini masih terbatas pada audit sistem dokumen, belum mengaudit kinerja

iii

RANGKUMAN EKSEKUTIF

Audit Internal Mutu (AIM) merupakan kegiatan rutin sistem penjaminan mutu internal (SPMI)Universitas Muhammadiyah Surabaya yang dilaksanakan secara periodik setiap tahun. AuditInternal Sistem Manajemen Mutu (AISMM) ISO 9001: 2015 merupakan salah satuprogram sistem penjaminan mutu internal (SPMI) Universitas Muhammadiyah Surabayadengan standar ISO 9001. Audit internal SMM ISO 9001: 2015 bertujuan menentukantingkat kesesuaian aktivitas organisasi terhadap standar Sistem ManajemenMutu ISO 9001 dan persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkanoleh organisasi serta efektivitas dari penerapan sistem tersebut.Audit Internal SMM ISO 9001: 2015 periode Tahun 2017 merupakan upgrade dari SMM9001: 2008 yang dilaksanakan secara serentak pada 20 unit kerja di lingkunganUMSurabaya yang terdiri atas: 13 biro/lembaga/UPT dan 7 program studi. Kegiatan auditdibagi dalam 3 (tiga) tahap proses, yaitu: (1) tahap perencanaan; (2) tahap pelaksanaan;(3) tahap evaluasi. Tahap perencanaan meliputi kegiatan 3 (tiga) penetapan, yaitu: (1)ruang lingkup, (2) tanggal pelaksanaan, dan (3) tim auditor internal. Ruang lingkup Auditinternal difokuskan pada sistem dokumen manajemen mutu yang meliputi: (1)ketersediaan jenis dokumen, (2) penegendalian dokumen, dan (3) pengarsipan dokumen.Audit internal dilaksanakan pada 11 – 13 September 2017. Audit internal melibatkanAuditor Internal sebanyak 34 orang yang ditugaskan pada 20 unit kerja. Tahappelaksanaan audit meliputi beberapa kegiatan, yaitu: (1) Pembukaan oleh leadauditor, (2) Audit / pemeriksaan, (3) Susun dokumen temuan, (4) Persetujuanauditee, (5) Rencana perbaikan oleh auditee (jika ada temuan ), dan (6)Penutup.Hasil audit pada 20 area unit kerja yang terdiri atas 7 program studi dan 13biro/pusat/lembaga/UPT di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surabaya,diperoleh 122 temuan dalam 3 kategori, di antaranya: (2) temuan observasisebanyak 47 (38,52%), (2) temuan ketidaksesuaian minor sebanyak 45 (36,89%),dan (3) temuan ketidaksesuaian mayor sebanyak 30 (24,59%). Temuan hasil auditinternal ini menyebar ada semua unit kerja sebagaimana disajikan pada Tabel di bawah ini.

Tabel Sebaran jumlah Temuan audit Internal 2017

No. Unit Kerja Jumlah Prosentase No. Unit Kerja Jumlah Prosentase1 BAA 10 8.20% 11 PS Haki 10 8.20%2 BAKA 6 4.92% 12 PTI 3 2.46%3 BAU 8 6.56% 13 Akuntansi 5 4.10%4 BSDI 8 6.56% 14 FK 5 4.10%5 KUIK 4 3.28% 15 D3 Komputer 10 8.20%6 LIPMB 5 4.10% 16 Manajemen 1 0.82%7 LPM - SPI 8 6.56% 17 PAI 4 3.28%8 LPPM 5 4.10% 18 PBSI 10 8.20%9 P4 4 3.28% 19 PSy 10 8.20%

10 Perpustkaan 6 4.92% Total 122100.00%

Tahap evaluasi dalam audit internal berdasarkan temuan, yaitu: (1) rata-rata unut kerjabelum memahami SMM ISO 9001, (2) kesadaran medukementasikan informasipenyelenggaraan SMM ISO 9001 masih kurang, (3) belum semua temuan diselesaikan

Page 4: LAPORAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN …lpm-spi.um-surabaya.ac.id/wp-content/uploads/2018/03/NASKAH... · audit ini masih terbatas pada audit sistem dokumen, belum mengaudit kinerja

iv

oleh auditee sesuai waktu yang telah disepakati, dan (4) tidak koreksi pada masing-masingunit kerja belum sesuai dengan kesepakatan waktu yang telah ditentukan.Kesimpualan audit internal SMM ISO 9001: 2015 bahwa tingkat kesesuaian aktivitasorganisasi terhadap standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 PendidikanTinggi dan persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkan olehorganisasi serta efektivitas dari penerapan sistem masih kurang. Saran hasilaudit unit kerja di lingkungan UMSurabaya perlu peningkatan pemahamanprinsip-prinsip dan implementasi SMM ISO 9001: 2015 sesuai persyaratanyang ditetapkan sebagaimana tercantum dalam setiap butir klausul.

Page 5: LAPORAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN …lpm-spi.um-surabaya.ac.id/wp-content/uploads/2018/03/NASKAH... · audit ini masih terbatas pada audit sistem dokumen, belum mengaudit kinerja

v

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, Puji dan Syukur senantiasa kita panjatkan Kehadirat Ilahi Rabbi, karena

berkat ridha-Nya kegiatan Audit Internal Sistem Manajemen Mutu ISO 9001: 2015 di

Universitas Muhammadiyah Surabaya (UMSurabaya) dapat terlaksana sesuai rencana dan

laporan ini dapat dibuat.

Laporan Audit Internal ini sangat penting sebagai informasi terdokumentasi yang dapat

digunakan sebagai bahan tindakan perbaikan selajutnya dalam sistem manajemen mutu

Internal Universitas Muhammadiyah Surabaya (SPMI UMSurabaya) yang berkelanjutan.

Hasil audit ini belum menggambarkan SMM secara keseluruhan, karena ruang lingkup

audit ini masih terbatas pada audit sistem dokumen, belum mengaudit kinerja atau

operasional SMM. Selain itu, kami menyadari masih terbatasnya tim auditor yang

ditugaskan, baik pemahaman maupun pengalaman. Oleh karen itu, pimpinan dan semua

staf masing-masing unit kerja sebagai klein dalam audit internal ini harus terus

meningkatkan kualitas SMM sesuai dengan persyaratan ISO 9001: 2015

Laporan audit ini belum sempurna dibuat sebagai salah satu dokumen dalam Sistem

Penjaminan Mutu Internal di UMSurabaya. Oleh karena itu, kritik dan saran dari semua

pihak yang berkepentingan (pimpinan dan staf unit kerja) dapat disampaikan, baik secara

langsung maupun melalui media yang ada kepada Lembaga Penjaminan Mutu dan Satuan

Pengawasan Internal Universitas Muhammadiyah Surabaya (LPM-SPI UMSurabaya).

Akhirnya, LPM-SPI UMSurabaya mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak,

baik pimpinan universitas, pimpinan beserta semua staf unit kerja di lingkungan

UMSurabaya atas bekerja samanya yang baik dalam pelaksanaan audit internal SMM ISO

9001: 201 Tahun 2017 ini.

Surabaya, 28 September 2017Kepala LPM-SPI.

Dr. Wiwi Wikanta, M.Kes.

Page 6: LAPORAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN …lpm-spi.um-surabaya.ac.id/wp-content/uploads/2018/03/NASKAH... · audit ini masih terbatas pada audit sistem dokumen, belum mengaudit kinerja

vi

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .................................................................. i

HALAMAN PENGESAHAN .................................................................. ii

KATA PENGANTAR .................................................................. iii

DAFTAR ISI .................................................................. iv

BAB 1 PENDAHULUAN .................................................................. 1

A. Latar Belakang ......................................................................... 1

B. Tujuan Audit ............................................................................ 1

C. Landasan Hukum .................................................................. 1

D. Istilah dan Definisi .................................................................. 2

BAB 2 PERENCANAAN DAN PELAKSANAAN ............................................ 4

A. Ruang Lingkup Audit .................................................................. 4

B. Metode Audit .................................................................. 4

C. Pengorganisasian Tim Auditor ............................................................. 4

D. Tahapan dan Jadwal Audit .................................................................. 6

BAB 3 HASIL AUDIT .................................................................. 11

A. Rekapitulasi Hasil Audit .................................................................. 11

B. Analisis dan Evaluasi Hasil Audit ........................................................ 19

BAB 4 SIMPULAN DAN SARAN .................................................................. 21

A. Simpulan .................................................................. 21

B. Saran .................................................................. 21

REFERENSI .................................................................. 22

LAMPIRAN ................................ .................................................................. 23

Page 7: LAPORAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN …lpm-spi.um-surabaya.ac.id/wp-content/uploads/2018/03/NASKAH... · audit ini masih terbatas pada audit sistem dokumen, belum mengaudit kinerja

1

BAB 1 PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Alasan Audit

a. Perlu memfasilitasi evaluasi kinerja, sistem kontrol, dan prosedur penjaminan

mutu.

b. Perlu meyakinkan bahwa institusi akuntabel terhadap mutu dan standar yang

telah ditentukan.

c. Meningkatkan kemampuan institusi untuk memprioritaskan lingkup tertentu

dan memfasilitasi pengambilan keputusan.

d. Memudahkan institusi untuk memberikan tanggapan lebih baik terhadap

persyaratan yang diminta audit mutu eksternal serta untuk menilai mutu.

e. Menyediakan sarana untuk identifikasi cara kerja yang baik untuk

disebarluaskan.

f. Merupakan sarana yang tepat untuk peningkatan dan pengembangan mutu.

B. Tujuan Audit

Audit dirancang untuk salah satu atau lebih tujuan berikut:

a. Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu dengan standar

yang telah ditentukan, khusus SMM ISO 9001: 2015

b. Memeriksa kesesuaian pencapaian tujuan mutu yang telah ditentukan;

c. Melakukan audit untuk teraudit memperbaiki sistem mutu yang memenuhi syarat-

syarat dan peraturan/perundangan.

C. Dasar Hukum

1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

2. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi

3. Peraturan Menteri Ristek Dikti RI No 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional

Pendidikan Tinggi

4. Permen Ristekdikti RI No 62 Tahun 2016 Tentang Sistem Penjaminan Mutu

Pendidikan Tinggi

5. ISO 9001:2015 Pasal 9.2 Audit Internal

6. Manual Mutu Universitas th. 2017

Page 8: LAPORAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN …lpm-spi.um-surabaya.ac.id/wp-content/uploads/2018/03/NASKAH... · audit ini masih terbatas pada audit sistem dokumen, belum mengaudit kinerja

2

D. Batasan/Definisi Istilah Audit

1. Audit Mutu Internal adalah audit mutu yang dilakukan oleh institusi/organisasi/unit

kerja sendiri dengan tujuan untuk menentukan kesesuaian dan menilai efektifitas dari

sistem manajemen mutu yang diterapkan.

2. Pengaudit (Auditor) adalah orang yang mempunyai kualifikasi untuk melakukan

audit mutu.

3. Teraudit (Auditee) adalah orang atau pihak (Bidang/Urusan/Unit) di Universitas

Muhammadiyah Surabaya yang diaudit.

4. Klien adalah orang atau organisasi yang meminta audit.

5. Kriteria audit adalah set kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai

rujukan.

6. Bukti audit adalah rekaman/arsip pernyataan fakta atau informasi lain yang relevan

dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi.

7. Temuan audit adalah hasil penilaian bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria

audit.

8. Tindakan Koreksi adalah segala tindakan untuk menghilangkan penyebab

ketidaksesuaian yang ditemukan atau situasi yang tidak dikehendaki.

9. Verifikasi adalah penegasan, melalui penyediaan bukti obyektif bahwa persyaratan

yang ditentukan telah dipenuhi.

10. Bukti Obyektif (Objective Evidence) adalah segala informasi kualitatif atau

kuantitatif, catatan atau peryataan fakta yang mendukung / membuktikan adanya

atau kebenaran sesuatu.

11. Ketidaksesuaian (KTS) adalah tidak terpenuhinya persyaratan karakteristik mutu

atau unsur sistem mutu yang telah ditetapkan.

12. Observasi : Bila diperlukan peningkatan atas penerapan sistem

penjaminan mutu yang sudah dilaksanakan oleh auditee, atau hasil

pengamatan umum Auditor terhadap cara kerja Auditee

13. Minor: Bila penerapan sistem penjaminan mutu oleh auditee

belum sesuai (menyimpang) dengan ketentuan yang ada dalam dokumen

sistem mutu, ketidaksesuaian yang ditemukan dapat segera diperbaiki

,dan/tidak merugikan pelanggan,

Page 9: LAPORAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN …lpm-spi.um-surabaya.ac.id/wp-content/uploads/2018/03/NASKAH... · audit ini masih terbatas pada audit sistem dokumen, belum mengaudit kinerja

3

14. Major : Bila auditee tidak melaksanakan/menerapkan sistem

penjaminan mutu sebagaimana ditentukan dalam dokumen sistem

penjaminan mutu.

Page 10: LAPORAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN …lpm-spi.um-surabaya.ac.id/wp-content/uploads/2018/03/NASKAH... · audit ini masih terbatas pada audit sistem dokumen, belum mengaudit kinerja

4

BAB 2

PERENCANAAN DAN PELAKSANAAN

A. Ruang Lingkup Audit

Audit internal periode Tahun 2017 ini difokuskan pada persyaratan sistem manajemen

mutu yang digunakan oleh standar ISO. Ruang lingkup meliputi:

a. Meneliti keberadaan organisasi dan tata kelola unit kerja di lingkungan UMSurabaya

b. Meneliti sistem dokumen mutu yang meliputi: (1) keberadaan jenis dokumen dan (2)

pengendalian dokumen

c. Meneliti pengarsipan dokumen ditinajau dari prinsip 5R (Ringkas, Rapi, , Resik, Rawat,

Rajin)

B. Metode Audit

Audit dilaksanakan dengan menggunakan metode: wawancara, pengamatan

kegiatan di lapangan dan meninjau dokumen.

C. Pengorganisasian Tim Auditor

1. Seleksi Auditor inernal

Auditor yang bertugas dalam audit internal meruapakan hasil pelatihan

dan diseleksi sebelumnya. Seleksi auditor internal mencakup beberapa

tahapan :

1) Tes Psikotes

2) Pelatihan

3) Ujian Tulis

4) Role Play AIM

Auditor yang terpilih menjadi auditor internal dalam organisasi adalah

mereka yang telah dinyatakan lulus mengikuti seleksi auditor internal.

2. Karakteristik, Tanggungjawab, Independensi dan Kriteria Auditor Mutu Internal

Akademik

a. Karakteristik Auditor

a. Tidak dibenarkan mengaudit pekerjaan yang pernah atau sedang menjadi

tanggung jawabnya.

b. Tidak bias terhadap teraudit.

Page 11: LAPORAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN …lpm-spi.um-surabaya.ac.id/wp-content/uploads/2018/03/NASKAH... · audit ini masih terbatas pada audit sistem dokumen, belum mengaudit kinerja

5

c. Memiliki pengetahuan atas topik-topik yang ditugaskan dan bila diperlukan

dapat melibatkan pakar atau pengamat yang dapat diterima oleh klien, teraudit

dan ketua tim audit.

d. Mempunyai pengalaman mengenal lokasi audit.

2. Tanggung jawab Ketua Tim Audit

a. Membuka dan menutup rapat.

b. Memilih anggota tim audit.

c. Menyiapkan jadwal dan program audit.

d. Memimpin audit.

e. Membuat keputusan akhir atas temuan audit.

f. Menyerahkan laporan audit.

g. Memantau tindaklanjut Permintaan Tindakan Koreksi (PTK).

3. Tanggung jawab Auditor

a. Mengaudit secara objektif sesuai dengan lingkup audit.

b. Mengumpulkan dan menganalisis bukti.

c. Menjawab pertanyaan teraudit.

d. Melaksanakan tugas sesuai kode etik.

4. Independensi Auditor

Auditor bebas dari bias dan hal-hal yang dapat mempengaruhi objektivitas. Semua

orang dan organisasi yang terlibat dalam pengauditan harus menghormati dan

mendukung independensi dan integritas auditor.

5. Kriteria Kualifikasi Auditor Mutu Akademik Internal

a. Pendidikan minimum

Auditor minimal berpendidikan Magister (S2) atau ditentukan oleh Manajer

Representative AIMA (MR-AIMA) UMSurabaya.

b. Pelatihan

Auditor telah mengikuti pelatihan/kursus Auditor Bersertifikat yang

diselenggarakan/diakui oleh UMSurabaya.

c. Atribut personal

Auditor berpikiran terbuka, memiliki kemampuan untuk mengambil

keputusan, memiliki keterampilan analitis dan keteguhan hati, memiliki

kemampuan untuk memahami pelaksanaan audit yang kompleks, dan

memiliki kemampuan untuk memahami peran unit organisasi, dan memiliki

kemampuan berkomunikasi.

Page 12: LAPORAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN …lpm-spi.um-surabaya.ac.id/wp-content/uploads/2018/03/NASKAH... · audit ini masih terbatas pada audit sistem dokumen, belum mengaudit kinerja

6

Auditor menerapkan atribut tersebut di atas untuk:

1) mendapatkan dan memeriksa bukti objektif secara wajar,

2) tetap melaksanakan audit dengan benar,

3) mengevaluasi secara objektif pengaruh pengamatan audit dan interaksi

personal selama audit,

4) memperlakukan teraudit secara wajar sehingga diperoleh hasil audit terbaik,

5) melaksanakan proses audit tanpa penyimpangan,

6) menaruh perhatian penuh dan mendukung proses audit,

7) tanggap dalam menghadapi situasi yang sulit,

8) mengambil kesimpulan audit yang dapat diterima,

9) tetap berpegang pada kesimpulan yang telah dihasilkan.

d. Kemampuan manajemen

Auditor harus menunjukkan pengetahuan dan ketrampilan manajemen yang

diperlukan dalam melaksanakan audit.

e. Meningkatkan kompetensi

Auditor meningkatkan kompetensinya dengan:

1) memutakhirkan pengetahuannya tentang syarat-syarat, standar sistem mutu,

metode dan prosedur audit,

2) berpartisipasi dalam kursus penyegaran bila diperlukan,

3) mengevaluasi kinerja auditor secara berkala oleh MR-AIMA UM Surabaya.

f. Kriteria ketua tim audit

Ketua tim audit dipilih oleh MR-AIMA dari para auditor yang memenuhi

kualifikasi dengan mempertimbangkan kriteria sebagai berikut:

1) Calon sudah bekerja sebagai auditor.

2) Calon menunjukkan kemampuan berkomunikasi secara efektif, baik secara

lisan maupun tertulis.

D. Tahapan dan Jadwal Audit

1. Tahapan Audit

Audit dilaksanakan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Perencanaan Audit

1) Dilakukan oleh kantor Lembaga Penjaminan Mutu

2) Kegiatan dalam perencanaan AIM adalah :

a) Membuat jadwal audit (lihat lampiran I)

Page 13: LAPORAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN …lpm-spi.um-surabaya.ac.id/wp-content/uploads/2018/03/NASKAH... · audit ini masih terbatas pada audit sistem dokumen, belum mengaudit kinerja

7

b) Menetapkan tema audit

c) Menetapkan daftar auditor dan jadwalnya (termasuk didalamnya

memberikan training dan melatih auditor)

d) Menyiapkan dukungan administrasi kegiatan AMI

e) Auditor menyiapkan daftar pertanyaan audit (lihat lampiran II).

f) Mengundang auditee dalam rapat pembukaan AMI utk membahas :

(1) ruang lingkup audit

(2) penekanan audit

(3) auditee + auditor

(4) hal-hal penting dalam pelaksanaan audit

3) Perlu memperhatikan

a) Hasil dan pengalaman / evaluasi AMI sebelumnya

b) Apakah ada keluhan/ masukan mahasiswa / stakeholder yang muncul

sebelum AMI dilakukan

c) Apakah ada perkembangan / hal-hal penting yang sedang terjadi di

dalam organisasi yang terkait / dapat terkait dengan pencapaian

sasaran mutu yang telah ditetapkan

b. Pelaksanaan Audit

1) Pemain utama : Auditor dan Auditee

2) Kegiatan pada saat audit di tiap unit kerja :

a) Pembukaan oleh lead auditor

b) Audit / pemeriksaan

c) Susun dokumen temuan

d) Persetujuan auditee

e) Rencana perbaikan oleh auditee (jika ada temuan )

f) Penutup

3) Tugas seorang auditor dalam audit ini adalah mengumpulkan

informasi/bukti audit, seberapa banyak yang harus dikumpulkan,

memang sifatnya acak (sampling), dan tidak ada standarnya, sebagai

acuan pada umumnya tergantung dari status dan tingkat kepentingan

dari area/proses yang diaudit, namun yang pasti bukan mengambil

hanya satu sample saja.

Page 14: LAPORAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN …lpm-spi.um-surabaya.ac.id/wp-content/uploads/2018/03/NASKAH... · audit ini masih terbatas pada audit sistem dokumen, belum mengaudit kinerja

8

4) Metode yang dipakai untuk mengumpulkan bukti audit pada umumnya

mencakup wawancara, pengamatan kegiatan di lapangan dan meninjau

dokumen.

2. Pelaporan Hasil AMI

a. Lead auditor beserta auditor mencatat semua hasil audit dalam formulir

Laporan Temuan Audit Mutu (Iihat lampiran III)

b. Auditee mengajukan cara perbaikan dan cara pencegahan terulangnya

ketidaksesuaian yang ditemukan serta batas waktu perbaikan yang

dijanjikan dengan persetujuan pimpinan terkait.

c. Bila temuan AMI tidak dapat segera diperbaiki karena berkaitan dengan

kebijaksanaan Universitas, maka Auditee dengan sepengetahuan

Pimpinan Unit terkait harus menginformasikan temuan audit tersebut

kepada LPM untuk diputuskan dalam RTM terdekat

d. Kegiatan Pasca Audit

a. Auditee

1) Melakukan perbaikan sesuai rencana yang telah dituliskan dalam

dokumen temuan AMI

2) Dapat berkonsultasi kepada LPM dalam kegiatan perbaikan

3) Memberikan informasi kesiapan auditee untuk di-verifikasi oleh

auditor

b. Auditor

1) Memastikan semua dokumen temuan dan laporan audit sudah

lengkap dan benar.

2) Sesuai dengan target waktu perbaikan, auditor melakukan

verifikasi perbaikan yang dilakukan oleh Auditee

3) Verifikasi dapat dilakukan oleh lead auditor (tanpa harus tim

lengkap)

4) Menyusun kembali laporan hasil verifikasi

c. Kantor LPM

1) Menerima dan merangkum laporan temuan audit bersama lead

auditor

2) Melakukan analisis atas rangkuman temuan audit

Page 15: LAPORAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN …lpm-spi.um-surabaya.ac.id/wp-content/uploads/2018/03/NASKAH... · audit ini masih terbatas pada audit sistem dokumen, belum mengaudit kinerja

9

3) Menyampaikan rangkuman audit dan hasil analisis dalam RTM

(Rapat Tinjauan Manajemen)

4) Memberikan dukungan administrasi dalam kegiatan verifikasi

temuan AMI.

2. Jadwal Pelaksnaan Audit

JADWAL AUDIT INTERNAL SMM ISO 9001:201513 BIRO/UPT DAN 7 PRODI DI LINGKUNGAN UMSURABAYA

NO HARI/TANGGAL WAKTUBIRO/UPT

DAN PRODIAUDITOR INTERNAL

1Senin,12 September 2017

09.00 – 10.30 BSDI1. Dr. Wiwi Wikanta, M.Kes.2. Gita Desi Pradani, S.Pd., M.M.

2Senin,11 September 2017

09.00 – 10.30 BAU1. Hadi Kusnanto, ST2. Dr. Mochamad Mochklas, M.M

3Senin,11 September 2017

09.00 – 10.30 LPM-SPI1. Fitri Nuraini, SE., M.Ak.2. Naili Saida, M.Pd.

4Senin,11 September 2017

09.00 – 10.30 BAK1. Drs. Misrin Hariyadi, SE., M.Ak.2. Shoffan Shoffa, S.Pd., M.Pd.

5Senin,11 September 2017

09.00 – 10.30 BAA1. Dra. Badruli Martati, SH, MA, M.Pd.2. Sulton Dedi Wijaya, M.Pd.

6Senin,12 September 2017

09.00 – 10.30 BAKA1. Dr. Didin Fatihudin, SE., M.Si.2. Rifa’atul Maftuhah, M.Pd

7Senin,11 September 2017

09.00 – 10.30 LPPM1. Dra. Chusnal Ainy, M.Pd.2. Tining Haryanti, S.Kom., M.M

8Senin,11 September 2017

09.00 – 10.30 PTI1. Aries Candra A., S.Kep.Ns., M.Kep.

Sp.An.2. Baterun Kunsah, ST., M.Si.

9Senin,11 September 2017

09.00 – 10.30 P41. Abdul Fatah, S.H., M.H.2. Ade Susanty, S.Kep.Ns., M.Kep.

10Senin,11 September 2017

09.00 – 10.30 LIPMB1. Nur Azizah Hidayat, S.H., M.H.2. Agus Poerwanto, S.Psi., M.Kes.

11Senin,11 September 2017

09.00 – 10.30PERPUSTAKAAN

1. Triuli Novianti, ST., M.T.2. Hetty Murdiyani, S.Psi., M.Kes.

12Senin,11 September 2017

09.00 – 10.30 PSH1. Miftachul Huda, ST., M.T.2. dr. Nur Mujaddidah Mochtar, M.Si.

13Senin,11 September 2017

09.00 – 10.30 KUIK1. Dr. Dwijani Ratna Dewi, M.Pd.2. dr. Nenny Triastuti, M.Si.

14Senin,11 September 2017

09.00 – 10.30 S1 PAI1. Dr. Iis Holisin, M.Pd.2. Eddo Mahardika, S.ST., M.MT

15Senin,11 September 2017

09.00 – 10.30S1 PEND. B.INDONESIA

1. Eni Sumarliyah, S.Kep.Ns., M.Kes.2. Saiful Ibnu Hamzah, M.H.I

16Senin,11 September 2017

09.00 – 10.30S1 PEND.DOKTER

1. Dr. Didin Fatihudin, SE., M.Si.2. Rifa’atul Maftuhah, M.Pd

Page 16: LAPORAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN …lpm-spi.um-surabaya.ac.id/wp-content/uploads/2018/03/NASKAH... · audit ini masih terbatas pada audit sistem dokumen, belum mengaudit kinerja

10

NO HARI/TANGGAL WAKTUBIRO/UPT

DAN PRODIAUDITOR INTERNAL

17Senin,11 September 2017

09.00 – 10.30D3KOMPUTER

1. Dr. Wiwi Wikanta, M.Kes.2. Gita Desi Pradani, S.Pd., M.M.

18Senin,11 September 2017

09.00 – 10.30S1MANAJEMEN

1. Dian Berkah, M.H.I2. Satria Unggul Wicaksana, S.H., M.H

19Senin,13 September 2017

09.00 – 10.30S1AKUNTANSI

1. Dra. Chusnal Ainy, M.Pd.2. Tining Haryanti, S.Kom., M.M

20Senin,13 September 2017

09.00 – 10.30S1PERBANKANSYARIAH

1. Hadi Kusnanto, ST2. Dr. Mochamad Mochklas, M.M

Page 17: LAPORAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN …lpm-spi.um-surabaya.ac.id/wp-content/uploads/2018/03/NASKAH... · audit ini masih terbatas pada audit sistem dokumen, belum mengaudit kinerja

11

BAB 4 HASIL AUDIT

A. Rekapitulasi Hasil Audit

No.LK Tgl. LK Uraian Laporan Ketidaksesuaian Tgl. Rencana

PenyelesaianTgl. RealisasiPenyelesaian

Tgl.Verifikasi

Tgl.Selesai(Ditutup)

Ket./KategoriTemuan Unit Kerja

1 12/09/2017 Dokumen proses bisnis tidak ada NC mayor BAA2

12/09/2017 Dokumen lama yang ada, dokumenbaru belum ada

observasiBAA

3 12/09/2017 Dokumen konteks organisasi belumada

NC mayor BAA

4 12/09/2017Renstra, Proker, Renop ada dipimpinan BAA (belum dapatmenunjukkan saat audit)

NC mayorBAA

512/09/2017

Penyimpanan dokumen ada, tetapibelum rapi (bukti foto)

observasiBAA

6 12/09/2017 Struktur, susunan, & tupoksi belumada

observasi BAA

712/09/2017

Struktur Organisasi dipajang tapibelum sesuai standar. Terlalu kecil

observasiBAA

8 12/09/2017 Tupoksi belum tercetak/belum ada NC mayor BAA9 12/09/2017 Tulisan VMTS tertulis kecil observasi BAA

10 12/09/2017 Layanan tidak tersedia lengkap NC Minor BAA11 12/09/2017 VMTS, SO, Tupoksi dan Renstra 29-Sep-17 29-Sep-17 29-Sep-17 NC minor KUIK12

12/09/2017Ruangan sempit dan tertutup,Komputer tidak memenui syarat(rusak)

29-Sep-17observasi

KUIK

13

12/09/2017

Pada bagian KUIK, angket kepuasanpelanggan perlu diperbaiki karenatidak sesuai dengan karakteristikpelanggan

29-Sep-17 29-Sep-17 29-Sep-17observasi

KUIK

1412/09/2017

Belum ditemukan Bisnis Proses,Konteks Organisasi, dan SOP barangmilik pelanggan.

29-Sep-17 29-Sep-17 29-Sep-17NC minor

KUIK

Page 18: LAPORAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN …lpm-spi.um-surabaya.ac.id/wp-content/uploads/2018/03/NASKAH... · audit ini masih terbatas pada audit sistem dokumen, belum mengaudit kinerja

12

15 13/09/2017 Belum ada dokumen proses bisnis 29-Sep-17 29-Sep-17 29-Sep-17 NC mayor BAU16 13/09/2017 18 SOP belum ada lembar

pengesahan 29-Sep-17 29-Sep-17 29-Sep-17 observasi BAU

17 13/09/2017 Belum ada dokumen konteksOrganisasi 29-Sep-17 29-Sep-17 29-Sep-17 NC mayor BAU

1813/09/2017

Belum ada dokumen analisis Resikooperasional 29-Sep-17 29-Sep-17 29-Sep-17

NC mayorBAU

1913/09/2017

Renop hanya dari universtas, renopBAU belum ada 13 Okt 17

NC mayorBAU

2013/09/2017

Struktur organisasi ada, dipajangtetapi tidak terlihat (terlalu kecil) 29-Sep-17 29-Sep-17 29-Sep-17

observasiBAU

21

13/09/2017

Penataan arsip kurang sesuai,lebeling arsip, dan penghapusan arsip(masih ada yang sampai umur 5tahun)

29-Sep-17 29-Sep-17observasi

BAU

2213/09/2017

VMTS ada, dipajang tetapi tidak bisadilhat (terlalu kecil) 29-Sep-17 29-Sep-17 29-Sep-17

observasiBAU

2313/09/2017

OTK masih milik Univ., belum adayang versi Fak/prodi 20-Sep-17

observasiPS

2413/09/2017

Belum ada dokumen proses bisnis,kaprodi belum sepenuhnya pahamPB.

30-Sep-17NC mayor

PS

25 13/09/2017 SOP belum ada lembar pengesahan 20-Sep-17 observasi PS26

13/09/2017Dokumen Konteks dan analisis resikoorganisasi belum ada 13 Okt 17

NC mayorPS

27 13/09/2017 Belum punya Renop Fak/prodi 13 Okt 17 NC mayor PS28

13/09/2017Penyimpanan dokumen ada, tetapikurang sesuai 13 Okt 17

observasiPS

2913/09/2017

Perangkat pembelajaran hanya 15 %yg tersedia, minimum perangkatpembelajaran 80%

13 Okt 17observasi

PS

3013/09/2017

Dokumen proses pembelajaran danpenilaian ada, tetapi kurang rapi 13 Okt 17

observasiPS

31 13/09/2017 Kebijkan Mutu belum ada sama sekali 20/09/2017 observasi PS32

13/09/2017Prosedur mutu penjamin mutu ada,tetapi kurang lengkap 27/09/2017

observasiPS

Page 19: LAPORAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN …lpm-spi.um-surabaya.ac.id/wp-content/uploads/2018/03/NASKAH... · audit ini masih terbatas pada audit sistem dokumen, belum mengaudit kinerja

13

3313/09/2017

Dokumen sangat banyak, tetapipenataan dokumen belum baik/rapi. 1 Nop 17

observasiFK

3413/09/2017

Tidak ada agenda surat masuk dansurat keluar 1 Nop 17

observasiFK

3513/09/2017

Program Fak. Sudah ada tetapi buktikegiatan belum ada 1 Nop 17

observasiFK

3613/09/2017

Dalam VM belum ada tujuan dansasaran serta pengesahan dandokumen dokumen yang lain

13 Okt 17observasi

FK

3713/09/2017

SOP belum ada Flow Chart, SK, Formdan Pengesahannya 31 Okt 17

observasiFK

3813/09/2017

Ruang kantor masih menempati ruangbersama belum representatif 31 Okt 17

observasiBAKA

3913/09/2017

SOP BAKA belum ada Flow Chartbaik untuk Mahasiswa dan alumni 13 Okt 17

observasiBAKA

4013/09/2017

Staff kelembagaan belum adapersonilnya, belum diusulkan, belumada SK

31 Okt 17observasi

BAKA

4113/09/2017

Dalam VM belum ada tujuan dansasaran serta pengesahan dandokumen dokumen yang lain

31 Okt 17observasi

BAKA

4213/09/2017

Hasil kegiatan BAKA belum bisamenunjukkan dokumen 31 Okt 17

observasiBAKA

4313/09/2017

Belum ada agenda surat masuk dansurat keluar 31 Okt 17

observasiBAKA

4413/09/2017

SO yang dipajang belum ada namadan pengesahan 1 Des 17

observasiPSH

45 13/09/2017 Tidak ada Tupoksi secara khusus 31 Okt 17 observasi PSH46 13/09/2017 Belum ada sasaran mutu dan tujuan 31 Okt 17 observasi PSH47

13/09/2017SOP masih satu harus dibreakdwon,Haki, Paten, merk, desain industri 31 Okt 17

observasiPSH

48 13/09/2017 Konteks Orgaisasi belum ada 1 Des 17 NC minor PSH49 13/09/2017 Dokumen analisis resiko 1 Des 17 observasi PSH50

13/09/2017Proker belum ada ttd pimpinan,renstra dan renop belum ada 31 Okt 17

observasiPSH

Page 20: LAPORAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN …lpm-spi.um-surabaya.ac.id/wp-content/uploads/2018/03/NASKAH... · audit ini masih terbatas pada audit sistem dokumen, belum mengaudit kinerja

14

5113/09/2017

SOP harus tertulis masa berlaku dandi ttd pimpinan 31 Okt 17

observasiPSH

52 13/09/2017 KM, MM, dan SM belum ada 31 Okt 17 NC minor PSH53

13/09/2017Pengarsipan belum ada dan penataandokumen belum rapi 31 Okt 17

observasiPSH

54

12/09/2017

Dokumen organisasi sudah ada,namun pengendalian dokumen masihbelum rapi. SO kurang besar sehinggatidak terlihat

14-Sep-17 18-Sep-17 18-Sep-17 18-Sep-17

NC minor

PTI

55

12/09/2017

SOP ada namun belum adapengesahan, renstra, proker sudahada, namun renop belum ada ,pengendalian dokumen belum rapi

15-Sep-17 15-Sep-17 15-Sep-17 15-Sep-17

NC minor

PTI

5612/09/2017

Belum ada pelabelan dokumen namunpenataan dokumen sudah baik 15-Sep-17 15-Sep-17 15-Sep-17 15-Sep-17

NC minorPTI

5711/09/2017

Penjagaan (tempat penyimpanan blmmaksimal, dikarenakan kondisi ruangterbatas)

11 okt 17 4 Okt 17 4 Okt 17 4 Okt 17NC minor

LPM - SPI

58 11/09/2017 Pengadaan Barang 11 okt 17 4 Okt 17 4 Okt 17 4 Okt 17 NC minor LPM - SPI59

11/09/2017Pengendalian dokumen, dokumen adayang belum lengkap tetapi sudah ada. 18-Sep-17 18-Sep-17 4 Okt 17 4 Okt 17

NC minorLPM - SPI

6011/09/2017

Pengendalian dokumen (terdapatdokumen yang belum lengkap) 18-Sep-17 18-Sep-17 4 Okt 17 4 Okt 17

NC minorLPM - SPI

6111/09/2017

Insfrastruktur (kotak saran, jamoperasional) 18-Sep-17 18-Sep-17 4 Okt 17 4 Okt 17

NC minorLPM - SPI

62 11/09/2017 Pengendalian dokumen (labeling) 11 okt 17 4 Okt 17 4 Okt 17 4 Okt 17 NC minor LPM - SPI63 11/09/2017 Perencanaan (SOP belum ada Flow

Chart) 11 okt 17 4 Okt 17 4 Okt 17 4 Okt 17 NC minor LPM - SPI

6411/09/2017

Insfrastruktur (buku tamu sudah adatetapi belum dilaksanakan) 18-Sep-17 18-Sep-17 4 Okt 17 4 Okt 17

NC minorLPM - SPI

65 15/09/2017 SOP belum ada pengesahan 29-Sep-17 29-Sep-17 NC minor PBSI66

15/09/2017Ada 2 SOP yang sama dengan istilahyang berbeda (SOP dan MP) 15/09/2017 15/09/2017

observasiPBSI

67 15/09/2017 VM sudah terpasang tetapi belum adattd 29-Sep-17 29-Sep-17 NC minor PBSI

Page 21: LAPORAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN …lpm-spi.um-surabaya.ac.id/wp-content/uploads/2018/03/NASKAH... · audit ini masih terbatas pada audit sistem dokumen, belum mengaudit kinerja

15

6815/09/2017

KM dan SM, (dokumen masih dicaridanbelum ada) 29-Sep-17 29-Sep-17

observasiPBSI

6915/09/2017

Renstra, Proker, Renop (dokumennyaada tetapi belum ada lembarpengesahan)

29-Sep-17 29-Sep-17NC minor

PBSI

70

15/09/2017

ada tupoksi tapi belum adapengesahan, pengendalian melaluikoordinasi intensif, SOP ada yang aslimasih terselip

29-Sep-17 29-Sep-17NC minor

PBSI

7115/09/2017

MM belum ada pengesahan, yang aslimasih terselip 29-Sep-17 29-Sep-17

NC minorPBSI

7215/09/2017

Tinjauan kurikulum ada untuk 2017,masih dalam proses 6 Okt 17

NC minorPBSI

73

15/09/2017

Belum ada penataan dokumendengan rapi, karena perpindahankantor, sudah ada penomorandokumen.

27 Okt 17observasi

PBSI

74 15/09/2017 Belum ada dokumen analisis Resiko 6 Okt 17 NC minor PBSI75 12/09/2017 Pengesahan struktur susunan tupoksi 19-Sep-17 27-Sep-17 27-Sep-17 observasi BSDI76 12/09/2017 Belum ada SOP 12 okt 17 27-Sep-17 idem NC mayor BSDI77

12/09/2017Belum ada konteks organisasi sesuaiketentuan 19-Sep-17 27-Sep-17 idem

NC mayorBSDI

7812/09/2017

Masih ada dokumen yang belumditata, belum diberi label 19-Sep-17 27-Sep-17 idem

observasiBSDI

7912/09/2017

Belum menyerahkan sasaran mutuunit kerja 12 okt 17 27-Sep-17 idem

NC minorBSDI

80 12/09/2017 Belum ada SOP untuk layanan Prima 27-Sep-17 27-Sep-17 idem NC mayor BSDI81

12/09/2017Belum ada pengesahan / SK Proker diterima atau tidak 27-Sep-17 27-Sep-17 idem

NC minorBSDI

8212/09/2017

Belum ada dokumen konteksOrganisasi dan analisis resiko 27-Sep-17 27-Sep-17 idem

NC MayorBSDI

83 13/09/2017 Tidak ada SOP PMB 20-Sep-17 20-Sep-17 20-Sep-17 20-Sep-17 NC mayor LIPMB84

13/09/2017Belum ada SOP Publikasi fakultassecara tertulis 20-Sep-17 20-Sep-17 20-Sep-17 20-Sep-17

NC minorLIPMB

8513/09/2017

Arsip masih belum baik, belum adapengkodean arsip 20-Sep-17 20-Sep-17 20-Sep-17 20-Sep-17

NC minorLIPMB

Page 22: LAPORAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN …lpm-spi.um-surabaya.ac.id/wp-content/uploads/2018/03/NASKAH... · audit ini masih terbatas pada audit sistem dokumen, belum mengaudit kinerja

16

8613/09/2017

Belum ada SOP kerjasama internaldan eksternal tentang rekruitmenMABA

20-Sep-17 20-Sep-17 20-Sep-17 20-Sep-17NC mayor

LIPMB

8713/09/2017

Belum ada SOP pembagian FeeRekruitmen MABA 20-Sep-17 20-Sep-17 20-Sep-17 20-Sep-17

NC mayorLIPMB

88 13/09/2017 OTK belum ter SK kan 13 Okt 17 NC minor Manajemen89 11/09/2017 Belum ada tuppoksi sesuai SO 25-Sep-17 27-Sep-17 27-Sep-17 NC minor Komputer90 11/09/2017 Dokumen belum terkendali 11 okt 17 27-Sep-17 idem NC minor Komputer91 11/09/2017 Belum ada dokumen konteks

organisasi 27-Sep-17 idem NC Mayor Komputer

92 11/09/2017 Belum ada dokumen analisis resiko 27-Sep-17 idem NC Mayor Komputer93 11/09/2017 Belum ada dokumen mutu (GPM,

UPM) 27-Sep-17 idem observasi Komputer

94 11/09/2017 SO sudah ada tetapi belum disahkan 27-Sep-17 idem NC minor Komputer95

11/09/2017Belum dibuat analisis resiko, hanyaada dokumen analisis resiko di borangED

27-Sep-17 idemNC minor

Komputer

9611/09/2017

Tidak bertemu dengan GKM, sudahdibentuk UPM Prodi 27-Sep-17 idem

NC minorKomputer

9711/09/2017

Belum dilakukan workshoppenyusunan kurikulum prodi, belumada pedoman akademik prodi.

idemNC mayor

Komputer

98 11/09/2017 Belum ada SOP pelaksanaanperkuliahan 11 okt 17 27-Sep-17 idem NC Mayor Komputer

99

13/09/2017

SOP Penyimpanan Dokumen belumada, SOP yang sudah ada belumdisahkan, SOP bentuk print out belumdipasang (pigura),

13 Okt 17 29-Sep-17NC minor

Perpustakaan

10013/09/2017

Renstra, renop dan proker belumdiprint dan disahkan 13 Okt 17 29-Sep-17

NC minorPerpustakaan

10113/09/2017

Dokumen OTK belum disahkan dandirevisi, Struktur OTK belum direvisidan dipajang

13 Okt 17 29-Sep-17NC minor

Perpustakaan

10213/09/2017

Papan nama, musholla, Ruang belajar24 jam, internet LAN untuk pengguna,meja kursi untuk pengguna

29-Sep-17NC minor

Perpustakaan

Page 23: LAPORAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN …lpm-spi.um-surabaya.ac.id/wp-content/uploads/2018/03/NASKAH... · audit ini masih terbatas pada audit sistem dokumen, belum mengaudit kinerja

17

10313/09/2017

Tempat penyimpanan dokumen belummencukupi, pelabelan perlu ditatadengan baik.

13 Okt 17 29-Sep-17NC minor

Perpustakaan

104

13/09/2017

Jam operasional, keterangan namastaff dan pimpinan, keterangan arahmasuk dan keluar, dan keterangan filebidang ilmu belum ada.

13 Okt 17 29-Sep-17

NC minor

Perpustakaan

10514/09/2017

OTK masih belum disahkan / di SK,proses masih di rektorat 20-Sep-17

NC minorP4

106 14/09/2017 SO belum dipajang 20-Sep-17 observasi P4107 14/09/2017 VMTS belum dipajang 7 Nop 17 observasi P4108

14/09/2017SOP baru ada satu yaitu reviewkurikulum, SOP sedang dalampengembangan

20-Sep-17NC Mayor

P4

10913/09/2017

Struktur, susunan, & tupoksi ada,lengkap tetapi belum dipajang danbelum di SK kan

27-Sep-17 27-Sep-17 27-Sep-17 27-Sep-17observasi

LPPM

110

13/09/2017

VM ada tetapi tidak dipajang, belumada pengesahan pada profil (VMT danrenstra) 15-Sep-17 27-Sep-17 27-Sep-17 27-Sep-17

NC minorLPPM

11113/09/2017

Rekriutmen Penilai internal : SOPbelum sesuai dengan pelaksanaandan pengkodean belum sesuai format

22-Sep-17 27-Sep-17 27-Sep-17 27-Sep-17NC minor

LPPM

11213/09/2017

SOP penelitian 15, SOP PkM 12,ditemukan ketidaksesuaian pelaksana 22-Sep-17 27-Sep-17 27-Sep-17 27-Sep-17

observasiLPPM

11313/09/2017

Dokumen Konteks Orgaisasi dananalisis Resiko belum ada 22-Sep-17 27-Sep-17 27-Sep-17 27-Sep-17

NC mayorLPPM

11413/09/2017

SO belum dipajang kerana belum adapengesahan 13-Sep-17 27-Sep-17

NC minorAkuntansi

115

13/09/2017

VM masih menggunakan yang lama,perlu memperbaruhi masa berlaku2017 - 2021 (termasuk VMTS), belumada dokumen fisik proker dan renop

1 okt 17 27-Sep-17

NC minor

Akuntansi

Page 24: LAPORAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN …lpm-spi.um-surabaya.ac.id/wp-content/uploads/2018/03/NASKAH... · audit ini masih terbatas pada audit sistem dokumen, belum mengaudit kinerja

18

116

13/09/2017

SOP perlu diberi penjelasanprosedur, belum berdasarkan Prodi(jadi 1 dengan fakultas), belum semuakegiatan ada SOP, notasi pembuatanSOP belum sesuai format.

1 okt 17 27-Sep-17

NC mayor

Akuntansi

11713/09/2017

Belum ada konteks organisasi dananalisis resiko 1 okt 17 27-Sep-17

NC mayorAkuntansi

11813/09/2017

Belum ada KM secara menyeluruhyang ada MONEV 22-Sep-17 27-Sep-17

NC mayorAkuntansi

11913/09/2017

SOP unit kerja belum disahkan,renstra -proker dan renop tidakmemiliki

27-Sep-17NC mayor

PAI

120 13/09/2017 SOP Penjaminan mutu belum ada 27-Sep-17 NC mayor PAI121

13/09/2017

Kurikulum belum ada pengesahan,dosen yang memiliki perangkatpembelajaran masih 50%, perangkatPBM belum KKNI, dokumen PBMbelum di ttd Kaprodi, pedomanakademik belum update

29-Sep-17 NC minor PAI

12213/09/2017

tempat penyimpanan arsip kurangmemadai 29-Sep-17 observasi PAI

Page 25: LAPORAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN …lpm-spi.um-surabaya.ac.id/wp-content/uploads/2018/03/NASKAH... · audit ini masih terbatas pada audit sistem dokumen, belum mengaudit kinerja

19

B. Analisis dan Evaluasi Hasil Audit

Organisasi harus melaksanakan audit internal yang direncanakan berkala untuk menentukanapakah sistem manajemen mutu. (klausul 8.2.2)

a) sesuai dengan pengaturan yang direncanakan (lihat 7.1), terhadap persyaratan StandarInternasional ini dan persyaratan system manajemen mutu yang ditetapkan olehorganisasi, dan.

b) sudah diterapkan secara efektif dan dipelihara.c) Maksud dan Tujuan Audit

Maksud pelaksanaan audit internal adalah untuk mengukur sampai sejauh mana implementasidari Sistem Manajemen Mutu yang sudah berjalan pada 20 unit kerja yang ditunjuk dilingkungan UMSurabaya. Setelah dilaksanakan audit internal 2017, maka untuk memudahkanevaluasi dibuatlah dokumen ini yang nantinya berfungsi sebagai referensi dari pelaksanaanaudit internal siklus berikutnya.Tujuan dari pelaksanaan kegiatan audit internal adalah untuk mengetahui tingkatimplementasi Sistem Manajemen Mutu pada 20 unit kerja yang ditunjuk. Laporan kegiatanaudit internal ini diharapkan dapat memberikan gambaran kepada civitas akademika tentangkondisi riil pelaksanaan dari SMM di UMSurabaya. Dimana hal tersebut diharapkan dapatmemberikan arah pengembangan dan penggunaan strategi tepat dalam penerapan SMM diUMSurabaya.

d) Sasaran KegiatanKegiatan audit internal 2017 ini memiliki sasaran pada unit kerja sebagai berikut :- Program Studi sebanyak 7 unit yaitu : Akuntansi, Manajemen dan Perbankan Syariah, S1

Pendidikan Agama, S1 Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia, S1 Pendidikan Dokter,dan D3 Teknik Komputer.

- Biro/Pusat/Lembaga dan UPT sebanyak 13 unit.

Pemantauan dan pengukuran hasil;Hasil kegiatan Audit internal 2017 menemukan beberapa lingkup temuan dari berbagai parameterimplementasi sistim manajemen mutu universitas yang diukur sebagai berikut.

Tabel . Jumlah Temuan audit Internal 2017

No Kategori Temuan Jumlah Prosentase

1 NC Mayor 30 24,59%

2 NC minor 45 36,89%

3 Observasi 47 38,52%

122 100,00%

Unit Kerja 20 unit

Rerata temuan/uk 6.4 temuan

Page 26: LAPORAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN …lpm-spi.um-surabaya.ac.id/wp-content/uploads/2018/03/NASKAH... · audit ini masih terbatas pada audit sistem dokumen, belum mengaudit kinerja

20

Jumlah temuan pada audit internal 2017 sebanyak 122 temuan dari 19 unit kerja lebih banyak daripada audit internal 2016 yang hanya berjumlah 90 temuan, hal ini dapat menjadi tanda masih banyakyang harus diperbaiki dalam pelaksanaan manajemen mutu yang ada saat ini.

Dari 19 unit kerja yang terlibat pada kegiatan audit internal diperoleh data jumlah sebaran temuanuntuk tiap unit kerja, data tersebut dapat dilihat dalam tabel dan grafik di bawah ini.

Tabel Sebaran jumlah Temuan audit Internal 2017

No. Unit Kerja Jumlah Prosentase No. Unit Kerja Jumlah Prosentase1 BAA 10 8.20% 11 PS Haki 10 8.20%2 BAKA 6 4.92% 12 PTI 3 2.46%3 BAU 8 6.56% 13 Akuntansi 5 4.10%4 BSDI 8 6.56% 14 FK 5 4.10%5 KUIK 4 3.28% 15 D3 Komputer 10 8.20%6 LIPMB 5 4.10% 16 Manajemen 1 0.82%7 LPM - SPI 8 6.56% 17 PAI 4 3.28%8 LPPM 5 4.10% 18 PBSI 10 8.20%9 P4 4 3.28% 19 PSy 10 8.20%

10 Perpustkaan 6 4.92% Total 122100.00%

Gambar 1. Grafik Temuan Hasil Audit Internal SMM 9001: 2015 Tahun 2017

Sebaran jumlah temuan di bawah ini dipengaruhi oleh berbagai faktor sebagai berikut; kesiapanauditte, kejelian dan pengalaman auditor dan komunikasi antara auditte dan auditor yang terjalinselama proses audit.

0123456789

10

Jum

lah

Tem

uan/

Pers

enta

se

SEBARAN TEMUAN PADA UNIT KERJA

Jumlah Prosentase

Page 27: LAPORAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN …lpm-spi.um-surabaya.ac.id/wp-content/uploads/2018/03/NASKAH... · audit ini masih terbatas pada audit sistem dokumen, belum mengaudit kinerja

21

BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN

A. Simpulan

Kesimpualan audit internal SMM ISO 9001: 2015 bahwa tingkat kesesuaian aktivitas

organisasi terhadap standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 Pendidikan

Tinggi dan persyaratan sistem manajemen mutu yang ditetapkan oleh organisasi

serta efektivitas dari penerapan sistem masih kurang.

B. Saran/Rekomendasi

Saran hasil audit unit kerja di lingkungan UMSurabaya perlu peningkatan

pemahaman prinsip-prinsip dan implementasi SMM ISO 9001: 2015 sesuai

persyaratan yang ditetapkan sebagaimana tercantum dalam setiap butir klausul.

Page 28: LAPORAN AUDIT INTERNAL SISTEM MANAJEMEN …lpm-spi.um-surabaya.ac.id/wp-content/uploads/2018/03/NASKAH... · audit ini masih terbatas pada audit sistem dokumen, belum mengaudit kinerja

22

REFERENSI

1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

2. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi

3. Peraturan Menteri Ristek Dikti RI No 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional

Pendidikan Tinggi

4. Permen Ristekdikti RI No 62 Tahun 2016 Tentang Sistem Penjaminan Mutu

Pendidikan Tinggi

5. Klausul ISO 9001:2015

6. Manual Mutu Universitas th. 2017

7. Direktur Penjaminan Mutu Kemenristekdikti. 2017. Bahan Pelatihan Sistem Penjaminan

Mutu Internal Perguruan Tinggi