Maaf nih, baru nemu pengertian istilah-istilahnya dan sedikit pembahasan, untuk perbedaan saya belum bisa menyimpulkan, cari sendiri-sendiri aja ya, biar sedikit beda juga.. 1. Electronic Data Processing (EDP) Pemrosesan data elektronik (Inggris: electronic data processing disingkat EDP) adalah metode dalam suatu pemrosesan data komersial. Sebagai bagian dari teknologi informasi, EDP melakukan pemrosesan data secara berulang kali terhadap data yang sejenis dengan bentuk pemrosesan yang relatif sederhana. Sebagai contoh,pemrosesan data elektronis dipakai untuk pemutakhiran (update) stock dalam suatu daftar barang (inventory), pemrosesan transaksi nasabah bank, pemrosesan booking untuk tiket pesawat terbang, reservasi kamar hotel, pembuatan tagihan untuk suatu jenis layanan, dll. Selain itu, Pengertian Electronic Data Processing ( EDP ) secara umum adalah penggunaan metode automatis dalam pengolahan data komersil. Biasanya penggunaan EDP ini relatif simple, aktivitas yg berulang untuk memproses informasi dalam jumlah yg besar. Misalnya : update stok barang untuk dimasukkan ke dalam inventaris, transaksi banking untuk dimasukkan ke dalam account dan master file pelanggan, booking dan pemesanan tiket ke system reservasi maskapai penerbangan, dll. Karakteristik sistem EDP adalah konsistensi pengolahan dan ketergantungan terhadap bukti pendukung elektronik (yang rentan manipulasi), sehingga audit EDP concern pada kelayakan pengendalian sistemnya (control) Dalam pengolahan data juga mempunyai tahap-tahap sebagai berikut : - Recording - Clasifying - Sorting - Calculating - Summarizing/ Reporting - Storing - Retrieving - Reproducing - Communicating 2. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem informasi. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain : o Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi. o Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan. o Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi. Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan. SIA terdiri dari 3 subsistem:

y y

y

Sistem pemrosesan transaksi mendukung proses operasi bisnis harian. Sistem buku besar/ pelaporan keuangan menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak. Sistem pelaporan manajemen yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawaban.

Untuk memahami bagaimana SIA bekerja, perlu untuk menjawab beberapa pertanyaan sebagai berikut : o Bagaimana mengoleksi data yang berkaitan dengan aktivitas dan transaksi organisasi? o Bagaimana mentransformasi data kedalam informasi sehingga manajemen dapat menggunakan untuk menjalankan organisasi? o Bagaimana menjamin ketersediaan, keandalan, keakuratan informasi ? Sebuah SIA menambah nilai dengan cara: Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien. Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan Meningkatkan efisiensi Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan Meningkatkan sharing knowledge menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan 3. Sistem Informasi Manajemen (SIM) Sistem informasi manajemen (SIM) (bahasa Inggris: management information system, MIS) adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif. Tujuan SIM : Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen. Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan). Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas: Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut. Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan. Pengambilan Keputusan, proses pemilihan di antara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih di antara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian. Menurut Francisco Proses Manajemen adalah suatu proses Penukaran terhadap nilai dan jasa. SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi: o Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan. o Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran. o Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems). o Sistem informasi personalia (personal information systems). o Sistem informasi distribusi (distribution information systems). o Sistem informasi pembelian (purchasing information systems). o Sistem informasi kekayaan (treasury information systems). o Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems). o Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems). o Sistem informasi analisis software o Sistem informasi teknik (engineering information systems). o Sistem informasi Rumah Sakit (Hospital information systems). 4. Decision Support System (DSS) Sistem pendukung keputusan (Inggris: decision support systems disingkat DSS) adalah bagian dari sistem informasi berbasis komputer (termasuk sistem berbasis pengetahuan (manajemen

pengetahuan)) yang dipakai untuk mendukung pengambilan keputusan dalam suatu organisasi atau perusahaan. Dapat juga dikatakan sebagai sistem komputer yang mengolah data menjadi informasi untuk mengambil keputusan dari masalah semi-terstruktur yang spesifik. Menurut Moore and Chang, DSS dapat digambarkan sebagai sistem yang berkemampuan mendukung analisis ad hoc data, dan pemodelan keputusan, berorientasi keputusan, orientasi perencanaan masa depan, dan digunakan pada saat-saat yang tidak biasa. Tahapan DSS: o Definisi masalah o Pengumpulan data atau elemen informasi yang relevan o pengolahan data menjadi informasi baik dalam bentuk laporan grafik maupun tulisan o menentukan alternatif-alternatif solusi (bisa dalam persentase) Tujuan dari DSS: o Membantu menyelesaikan masalah semi-terstruktur o Mendukung manajer dalam mengambil keputusan o Meningkatkan efektifitas bukan efisiensi pengambilan keputusan Dalam pemrosesannya, SPK dapat menggunakan bantuan dari sistem lain seperti Artificial Intelligence, Expert Systems, Fuzzy Logic, dll. 5. Group Decision Support System (GDSS) Sistem Pendukung Keputusan Berkelompok (Group Decision Support System) merupakan suatu sistem berbasis komputer yang mendukung kelompok-kelompok orang yang terlibat dalam suatu tugas (atau tujuan) bersama yang menyediakan interface bagi suatu lingkungan yang digunakan bersama. Ukuran Kelompok dan Lokasi Menentukan Pengaturan Lingkungan GDSS :

Pada tiap keadaan para anggota bertemu pada waktu yang sama atau pada waktu yang

berlainan. Jika anggota bertemu pada waktu yang sama disebut Synchronus Exchange. Co.: rapat komite. Jika para anggota bertemu pada waktu yang berlainan disebut Asynchronus Exchange. Co.: komunikasi melalu e-mail. 1. Ruang Keputusan, merupakan pengaturan untuk rapat kelompok kecil secara tatap muka. 2. Jaringan Keputusan Setempat, jika kelompok kecil tidak mungkin bertemu secara tatap muka, para anggota dapat berinteraksi melalui jaringan setempat atau LAN. 3. Pertemuan Legislatif, jika kelompok terlalu besar untuk ruang keputusan, pertemuan legislatif diperlukan. Ukuran besar menimbulkan kendala-kendala tertentu pada komunikasi. 4. Konfrensi bermedia Komputer, beberapa aplikasi OA memungkinkan komunikasi antar kelompok-kelompok besar dengan anggota yang tersebar secara geografis, aplikasi ini dikenal dengan Teleconference. 6. Expert System (Sistem Pakar) Sistem pakar adalah suatu program komputer yang dirancang untuk mengambil keputusan seperti keputusan yang diambil oleh seorang atau beberapa orang pakar. Menurut Marimin (1992), sistem pakar adalah sistem perangkat lunak komputer yang menggunakan ilmu, fakta, dan teknik berpikir dalam pengambilan keputusan untuk menyelesaikan masalah-masalah yang biasanya hanya dapat diselesaikan oleh tenaga ahli dalam bidang yang bersangkutan. Dalam penyusunannya, sistem pakar mengkombinasikan kaidah-kaidah penarikan kesimpulan (inference rules) dengan basis pengetahuan tertentu yang diberikan oleh satu atau lebih pakar dalam bidang tertentu. Kombinasi dari kedua hal tersebut disimpan dalam komputer, yang selanjutnya digunakan dalam proses pengambilan keputusan untuk penyelesaian masalah tertentu. Modul Penyusun Sistem Pakar Suatu sistem pakar disusun oleh tiga modul utama (Staugaard, 1987), yaitu : 1. Modul Penerimaan Pengetahuan Knowledge Acquisition Mode) Sistem berada pada modul ini, pada saat ia menerima pengetahuan dari pakar. Proses mengumpulkan pengetahuan-pengetahuan yang akan digunakan untuk pengembangan sistem, dilakukan dengan bantuan knowledge engineer. Peran knowledge engineer adalah sebagai penghubung antara suatu sistem pakar dengan pakarnya 2. ModulKonsultasi(ConsultationMode) Pada saat sistem berada pada posisi memberikan jawaban atas permasalahan yang diajukan oleh user, sistem pakar berada dalam modul konsultasi. Pada modul ini, user berinteraksi dengan sistem dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh sistem. 3. Modul Penjelasan(Explanation Mode) Modul ini menjelaskan proses pengambilan keputusan oleh sistem (bagaimana suatu

keputusan dapat diperoleh). Struktur Sistem Pakar Komponen utama pada struktur sistem pakar (Hu et al, 1987) meliputi: 1. Basis Pengetahuan (Knowledge Base) Basis pengetahuan merupakan inti dari suatu sistem pakar, yaitu berupa representasi pengetahuan dari pakar. Basis pengetahuan tersusun atas fakta dan kaidah. Fakta adalah informasi tentang objek, peristiwa, atau situasi. Kaidah adalah cara untuk membangkitkan suatu fakta baru dari fakta yang sudah diketahui. Menurut Gondran (1986) dalam Utami (2002), basis pengetahuan merupakan representasi dari seorang pakar, yang kemudian dapat dimasukkan kedalam bahasa pemrograman khusus untuk kecerdasan buatan (misalnya PROLOG atau LISP) atau shell sistem pakar (misalnya EXSYS, PC-PLUS, CRYSTAL, dsb.) 2. Mesin Inferensi (Inference Engine) Mesin inferensi berperan sebagai otak dari sistem pakar. Mesin inferensi berfungsi untuk memandu proses penalaran terhadap suatu kondisi, berdasarkan pada basis pengetahuan yang tersedia. Di dalam mesin inferensi terjadi proses untuk memanipulasi dan mengarahkan kaidah, model, dan fakta yang disimpan dalam basis pengetahuan dalam rangka mencapai solusi atau kesimpulan. Dalam prosesnya, mesin inferensi menggunakan strategi penalaran dan strategi pengendalian. Strategi penalaran terdiri dari strategi penalaran pasti (Exact Reasoning) dan strategi penalaran tak pasti (Inexact Reasoning). Exact reasoning akan dilakukan jika semua data yang dibutuhkan untuk menarik suatu kesimpulan tersedia, sedangkan inexact reasoning dilakukan pada keadaan sebaliknya. Strategi pengendalian berfungsi sebagai panduan arah dalam melakukan prose penalaran. Terdapat tiga tehnik pengendalian yang sering digunakan, yaitu forward chaining, backward chaining, dan gabungan dari kedua tehnik pengendalian tersebut. 3. Basis Data (Database) Basis data terdiri atas semua fakta yang diperlukan, dimana fakta-fakta tersebut digunakan untuk memenuhi kondisi dari kaidah-kaidah dalam sistem. Basis data menyimpan semua fakta, baik fakta awal pada saat sistem mulai beroperasi, maupun fakta-fakta yang diperoleh pada saat proses penarikan kesimpulan sedang dilaksanakan. Basis data digunakan untuk menyimpan data hasil observasi dan data lain yang dibutuhkan selama pemrosesan. 4. Antarmuka Pemakai (User Interface) Fasilitas ini digunakan sebagai perantara komunikasi antara pemakai dengan sistem. Hubungan antar komponen penyusun struktur sistem pakar dapat dilihat pada Gambar di bawah ini : Teknik Representasi Pengetahuan Representasi pengetahuan adalah suatu teknik untuk merepresentasikan basis pengetahuan

yang diperoleh ke dalam suatu skema/diagram tertentu sehingga dapat diketahui relasi/keterhubungan antara suatu data dengan data yang lain. Teknik ini membantu knowledge engineer dalam memahami struktur pengetahuan yang akan dibuat sistem pakarnya. Terdapat beberapa teknik representasi pengetahuan yang biasa digunakan dalam pengembangan suatu sistem pakar, yaitu : 1. Rule-Based Knowledge Pengetahuan direpresentasikan dalam suatu bentuk fakta (facts) dan aturan (rules). Bentuk representasi ini terdiri atas premise dan kesimpulan 2. Frame-Based Knowledge Pengetahuan direpresentasikan dalam suatu bentuk hirarki atau jaringan frame 4. Object-Based Knowledge Pengetahuan direpresentasikan sebagai jaringan dari obyek-obyek. Obyek adalah elemen data yang terdiri dari data dan metoda (proses) 5. Case-Base Reasoning Pengetahuan direpresentasikan dalam bentuk kesimpulan kasus (cases) Sistem pakar adalah sistem yang mempekerjakan pengetahuan manusia yang ditangkap dalam komputer untuk memecahkan masalah yang biasanya membutuhkan keahlian manusia. Adapun komponen-kompenen yang mungkin ada dalam sebuah sistem pakar adalah: 1. Subsistem akuisisi pengetahuan 2. Basis pengetahuan Basis pengetahuan berisi pengetahuan penting untuk pengertian, formulasi dan pemecahan masalah. Basis pengetahuan memasukkan dua elemen (1) fakta (facts) seperti situasi masalah dan teori dari area masalah dan (2) heuristic khusus atau rule-rule yang menghubungkan penggunaan pengetahuan untuk pemecahan masalah spesifik dalam sebuah domain khusus. Informasi dalam basis pengetahuan tergabung dalam basis pengetahuan tergabung dalam sebuah program komputer oleh proses yang disebut dengan representasi pengetahuan. 3. Mesin inferensi 4. Blackboard (Wilayah kerja) 5. User interface Sistem pakar berisi bahasa prosesor untuk komunikasi yang bersahabat, berorientasi pada masalah antara pengguna dan komputer. Komunikasi ini dapat secara baik dibawa oleh natural language, dan dalam beberapa kasus user interface ditambahkan

dengan menu-menu dan grafik. 6. Subsistem penjelasan 7. Sistem penyaringan pengetahuan Sedangkan konsep dasar dalam sistem pakar menurut Turban, 1993 adalah: 1. Keahlian (Expertise) 2. Pakar (Expert) 3. Transfer keahlian 4. Inferensi 5. Rule 6. Kemampuan memberikan penjelasanHYPERLINK "http://kmp.htm/" \t "right" Akuisisi Pengetahuan Akuisisi pengetahuan adalah akumulasi, transfer dan transformasi dari keahlian pemecahan masalah dari beberapa sumber pengetahuan ke program komputer untuk konstruksi atau perluasan basis pengetahuan. Sumber-sumber pengetahuan potensial termasuk pakar manusia, textbook, database, laporan penelitian khusus, dan gambar-gambar. Pengakuisisian pengetahuan dari pakar adalah tugas kompleks yang sering membuat kemacetan dalam konstruksi sistem pakar sehingga dibutuhkan seorang knowledge engineer untuk berinteraksi dengan satu atau lebih pakar dalam membangun basis pengetahuan. 7. Knowledge Based System Menurut [JAC99], sistem pakar adalah sistem yang secara umum bekerja dengan cara mengaplikasikan rule of thumb pada suatu pengetahuan yang direpresentasikan secara formal, tanpa menggunakan metode-metode algoritmik/statistik. Sistem pakar bertujuan untuk memecahkan masalah pada ranah tertentu. Sedangkan sistem berbasis pengetahuan lebih umum dari sistem pakar [PUP93], yaitu sistem yang bekerja pada pengetahuan yang direpresentasikan secara formal. Karakteristik sistem pakar antara lain:

1. Mencoba mensimulasikan nalar manusia. Sistem pakar berusaha mengikuti langkahlangkahyang diambil oleh pakar dalam menyelesaikan masalah.

2. Menyelesaikan masalah dengan heuristik. Aturan-aturan pada domain persoalantersebut biasanya berupa rule of thumb yang didapat dari pengalaman yang luas. Contohnya, seseorang menginginkan informasi perkiraan ongkos membangun rumah dari

kontraktor dalam sekejap. Sang kontraktor untuk melakukan perkiraan secara detil perlu: merperkirakan bia ya material, memperkiraka n biaya buruh, memperhitungkan biaya darurat, serta menentukan untung yang layak. Melakukan itu semua memerlukan waktu yang banyak, akan tetapi dengan pendekatan heuristik, perkiraan biaya dapat jauh lebih cepat dicari: mengambil data rumah sejenis dan seukuran yang baru dikerjakan, normalisasi berdasarkan ukuran persisnya, kemudian penyesuaian untuk hal-hal yang sangat mempengaruhi biaya (jumlah kamar mandi, finishing yang mewah, dll).

3. Inferensi dilakukan pada representasi pengetahuan. Bagian yang menyimpanpengetahuan dipisah dari bagian yang menangani inferensi. Secara garis besar, arsitektur SBP dibagi menjadi dua bagian utama, yaitu basis pengetahuan, dan mesin inferensi. Basis pengetahuan terbagi tiga (Gambar II-1), yaitu: o Pengetahuan ahli yang spesifik pada ranah, o Data kasus, berupa data kasus permasalahan yang ingin dicari solusinya o Kumpulan data sementara yang didapat dari penarikan kesimpulan, disimpan pada working memory, dan salah satunya dapat merupakan solusi permasalahan. Sedangkan mesin inferensi menangani strategi pemecahan masalah. Selain basis pengetahuan dan mesin inferensi, terdapat komponen pendukung berupa antarmuka dengan pengguna. Antarmuka dapat dibagi-bagi lagi menjadi komponen untuk query, komponen untuk penjelasan (explanation), dan komponen untuk mengakuisi pengetahuan tambahan. Ada tiga tipe metode penyelesaian masalah dalam sistem berbasis pengetahuan [PUP93], yaitu:

y y y

klasifikasi, yaitu solusi dipilih dari beberapa alternatif yang diberikan, konstruksi, yaitu solusi dibangun dari komponen-komponen primitif yang diberikan, dan simulasi, yaitu menentukan bagaimana suatu model sistem bereaksi terhadap masukan tertentu.

8.

Office Automatization OTOMATISASI KANTOR, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan. SISTEM ELEKTRONIK FORMAL, didokumentasikan dengan suatu sistem prosedur tertulis. Diterapkan diseluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan SIM. SISTEM ELEKTRONIK INFORMAL, tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistemsistem OA ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri, mirip dengan DSS. Para pengguna OA : 1. Manajer, orang-orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan,

terutama SDM. 2. Profesional, menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekertaris dan pegawai administrasi. 3. Sekertaris, ditugaskan oleh professional untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon dan mengatur jadwal pertemuan. 4. Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekertaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dll.

APLIKASI OTOMATISASI KANTOR : y y y y y y y y y y Pengolahan kata (word Processing). Surat elektronik (electronic mail). Voice mail. Kalender elektronik (electronic calendaring). Konfrensi audio. Konfrensi video. Konfrensi komputer. Transmisi faximile (FAX) Videotex. Desktop publishing.

1. PENGOLAHAN KATA Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang akan diketik atau dicetak . Pengolahan kata berkontribusi pada pemecahan masalah dengan memungkinkan manajer menyiapkan komunikasi tertulis yang lebih efektif.

2. SURAT ELEKTRONIK Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, meyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan. Surat elektronik dimaksudkan untuk memecahkan berbagai masalah yang terdapat pada telepon konvensional.

3. VOICE MAIL Memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital

dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.

4. KALENDER ELEKTRONIK Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Manajer atau sekertaris manajer dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan, meneelaah kalender itu dengan menggunakan terminal keyboard. Kalender elektronik sangat bermanfaat bagi manajer tingkat atas yang yang memiliki jadwal pertemuan yang sangat padat.

5. KONFRENSI AUDIO Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk melaksanakan konfrensi. Conference call merupakan bentuk pertama konfrensi audio yang masih digunakan. Daya tarik konfrensi audio : 1. Biaya peralatan yang diperlukan berada dalam jangkauan hampir semua perusahaan. 2. Orang-orang merasa santai berbicara di telepon. 3. Dapat disiapkan dalam beberapa menit. Membuat konfrensi audio lebih efisien : 1. Orang yang mengorganisasikan konfrensi harus bertindak sebagai moderator. 2. Jumlah peserta tidak terlalu banyak. 3. Salinan dari agenda konfrensi harus disediakan untuk para peserta sebelumnya, mungkin dengan menggunakan FAX. 4. Jika peserta berbicara harus mengidentifikasikan dirinya. 5. Rekaman konfrensi harus disimpan. 6. Salinan kertas dari rekaman harus disiapkan dan dibagikan kepada para peserta.

6. KONFRENSI VIDEO Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konfrensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Konfigurasi dasar konfrensi video : y Video satu arah dan audio satu arah, sinyal video dikirimkan dari satu tempat transmisi ke satu atau beberapa tempat penerima. Co. : pimpinan proyek yang menyebarkan informasi untuk beberapa anggota tim yang tersebar di beberapa tempat.

y

Video satu arah dan audio dua arah, kemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan orang ditempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar video yang sama.

y

Video dan audio dua arah, komunikasi berlangsung dua arah. Cara ini merupakan penggunaan elektronik yang paling mahal.

7. KONFRENSI KOMPUTER Penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecah masalah bertukar informasi mengenai masalah yang akan dipecahkan.

8. TRANSMISI FAXIMILE Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain. FAX berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada para anggota timpemecah masalah secara mudah dan cepat.

9. VIDEOTEX Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar materi narasi dan grafik yang tersimpan

10. DESKTOP PUBLISHING Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat baik. Tampilan layar persis sama dengan salinan kertas yang akan dihasilkan oleh printer laser.

Aplikasi Desktop Publishing terbagi dalam 3 area : y Aplikasi administratif, meliputi dokumen-dokumen yang dimaksudkan untuk penggunaan interne perusahaan, seperti : korespondensi, laporan. y y Aplikasi teknis, meliputi materi pelatihan seperti slides, overhead transparencies. Grafik perusahaan, meliputi periklanan, brosur dan dokumen lain yang dimaksudkan untuk digunakan diluar perusahaan.

Pengaruh Organisasi terhadap Paduan OA Manajer Aplikasi OA Perusahaan dengan 1 lokasi Perusahaan dengan operasi yang terserbar secara geografis

Kalender elektronik Pengolahan kata Surat elektronik Voice mail FAX Konfrensi audio Videotex Konfrensi video Konfrensi Komputer Desktop Publishing

9.

Enterprise Resource Planning (ERP) Enterprise Resource Planning (ERP) adalah istilah industri untuk aplikasi perangkat lunak multi modul yang dipergunakan industri manufaktur maupun lainnya untuk menjalankan bagian penting dari bisnis, termasuk perencanaan produksi, pembelian komponen, manajemen persediaan, interaksi dengan pemasok, menyediakan pelayanan konsumen, pencarian pesanan; juga dapat melibatkan modul aplikasi di bidang keuangan dan sumber daya manusia. Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) yang ber-evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice, dan akuntansi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas, dan sumber daya manusia.

Keuntungan penggunaan ERP Integrasi data keuangan Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik. Standarisasi Proses Operasi Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk. Standarisasi Data dan Informasi Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda. Keuntungan yg bisa diukury y y y y

Penurunan inventori Penurunan tenaga kerja secara total Peningkatan service level Peningkatan kontrol keuangan Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi

Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:y

y

y

ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan dukungan ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya

10. Untuk menjawab tantangan kebutuhan informasi dan pengambilan keputusan yang semakin butuh kecepatan dan ketepatan, Sistem informasi konvensional tampaknya belum cukup. Orang berpikir bagaimana membuat sebuah sistem informasi dengan domain informasi seluruh bagian perusahaan, baik dalam 1 lokasi maupun di lokasi yang terpisah. Hal inilah yang melatarbelakangi konsep enterprise Information System. EIS sebenarnya merupakan pengembangan dari konsep yang sudah ada yaitu Executive Information system dan DSS yang diperluas untuk domain seluruh perusahaan. EIS mempunyai batasan-batasan sebagai berikut: Corporate wide system Cakupan dari EIS adalah seluruh bagian dari perusahaan, sehingga dari satu sistem kita bisa

mendapat informasi dari semua bagian, misalnya dari bagian keuangan, SDM, Pemasaran, Produksi dll dalam sistem yang terintegrasi. Holistic Information Informasi yang disajikan adalah informasi yang menyeluruh, tidak per bagian, informasi jenis ini sangat penting untuk pengambilan keputusan perusahaan secara umum. Business Intelligence Keseluruhan aktifitas dari sistem digunakan untuk mendukung kebijakan yang diambil dalam bisnis yang digeluti oleh perusahaan.Sehingga penggunaan EIS akan meningkatkan business intelligence dari pengguna sistem (eksekutif). Sebelum lebih jauh membicarakan tentang EIS dan contohnya, ada baiknya kita melihat karakteristik aliran informasi yang dibutuhkan eksekutif untuk pengambilan keputusan.

Dari hal diatas sebuah EIS yang baik harus mempunyai kemampuan-kemampuan sebagai berikut : 1. Drill Down Path EIS harus bisa mengakses informasi dari informasi paling puncak ke informasiinformasi pendukung di level bawahnya, untuk menjamin kelengkapan dari informasi yang akan dipakai. 2. Critical Success Factor Informasi yang ditampilkan oleh EIS haruslah merupakan informasi-informasi yang berkaitan dengan "Critical Success Factor" antara lain: oInformasi strategis,managerial dan operasional o Sumber daya, meliputi sumber daya organisasi, industri dan lingkungan oInformasi-informasi yang bisa dimonitor, berupa : y deskripsi masalah-masalah kunci y Problem-problem yang diprioritaskan untuk diselesaikan y Top level financial y Faktor-faktor Kunci penyelesaian masalah y Laporan terperinci tentang faktor-faktor kunci diatas. 3 . Status Access Laporan yang diberikan haruslah merupakan data terbaru.

4 . Anal i si s EIS harus dilengkapi dengan kemampuan-kemampuan analisis, dalam bentuk misalnya: y Fungsi analisis built in y terintegrasi dng DSS y Analisis oleh Agent Intelligence 5. Navigasi Informasi Banyak data harus bisa dianalisa dengan navigasi yang jelas dan mudah 6. Audio dan Visual Penggunaan multimedia juga sangat diperlukan untuk lebih mendukung informasi yang diberikan. 7. Komunikasi EIS harus dilengkapi dengan media komunikasi misanya, e-MAIL, News Group, voice mail dan sebagainya.

Secara umum karakteristik dan keuntungan dari EIS dapat diringkas sebagai berikut : Karakterisitik dari EIS : Kualitas informasi f l ex ibl e menghasilkan informasi yang benar meghasilkan informasi berkala meghasilkan informasi relevant menghasilkan informasi yang komplet menghasilkan informasi yang valid User Interface Mempunyai GUI yang bagus User Interfacenya harus user friendly Memungkinkan acces yang aman ke informasi dapat diakses dari banyak tempat menyediakan cara pengaksesan informasi yang cepat dan mudah Kemampuan Teknis akses ke informasi global ak ses k e email hypertext dan hypermedia an alisis informasi ditampilkan dalam bentuk hirarki Penggunaan grafik dan report Pengorganisasian critical success factor Filter, kompres dan pelacakan data-data kritikal Keuntungan dari EIS: memfasilitasi pencapaian tujuan organisasi memfasilitasi akses ke seluruh informasi meningkatkan kualitas dari pengambilan keputusan menyediakan keuntungan kompetitif Mempercepat waktu pencarian informasi meningkatkan kemampuan komunikasi. meningkatkan kualitas komunikasi memungkinkan perencanaan memenuhi kebutuhan eksekutif memungkinkan pencarian penyebab masalah memungkinkan antisipasi masalah dan kesempatan

dari kemampuan dan manfaat EIS diatas,EIS mempunyai banyak persamaan dengan DSS. Untuk mempertegas perbandingan di antara keduanya, perbedaan antara DSS dan EIS dapat diperlihatkan pada tabel berikut : Dimensi Tipe informasi Penggunaan Grafik User friendliness Pemrosesan informasi Aplikasi EIS Item baru, informasi eksternal pada pelanggan, pesaing Tracking dan kontrol, identifikasi Harus ada Harus Filtering dan kompresing dan informasi Scanning lingkungan, melakukan evaluasi, DSS Informasi yang situasi tertentu Perencanaan, pengorganisasian, Bagian penting tapi tidak harus ada Harus hanya jika untuk pengguna awam EIS men-trigger pertanyaan, DSS penyelesaian, hasil dikirim kembali ke Memperluas area dimana decision support diperlukan

Perbedaan Antara DSS biasa dengan ODSS Reguler DSS Tujuan Meningkatan performa dari pengambil Kebijakan keputusan Individu atau Harus menjual sistem kepada individu Fokus Pada individu dan tujuan dari individu tsb. Support Untuk satu pengguna pada satu lokasi ODSS Meningkatkan efisiensi dan efektifitas dari pengambilanke organisasi Harus dijual Pada fungsinya untuk organisasi bukan individu Menyebarkan dan mengkoordinasikan pembuatan keputusan melalui layer-layer hirarki,