BAB 1 PENDAHULUAN

1.

Latar belakang Perusahaan adalah nadi perekonomian karena dalam mencapai tujuannya

mencari laba, harus memenuhi aneka ragam kebutuhan masyarakat. Perusahaan adalah suatu organisasi atau lembaga yang menggunakan dan mengkoordinir sumbersumber ekonomi untuk memproduksi barang dan jasa, di dorong untuk meningkatkan efektivitas usaha nantinya mampu memaksimalkan laba untuk bertahan dalam jangka waktu panjang. Dalam usaha pencapaian usaha organisasi banyak faktor yang mempengaruhi, salah satunya Sumber Daya Manusia (SDM) yang menunjang dalam pencapaian tujuan. Di suatu perusahaan atau organisasi, efektivitas merupakan hal yang penting karena tanpa efektivitas tujuan organisasi tidak akan tercapai sesuai dengan yang diharapkan. Sebab efektivitas yang tinggi akan dapat dicapai dengan adanya faktor manusia. Manusia merupakan komponen yang sangat penting sebab berhasil atau tidaknya suatu usaha sebagian besar ditentukan oleh manusianya dalam melaksanakan pekerjaan. Efektivitas yang tinggi dapat tercapai dalam suatu perusahaan apabila karyawan tersebut diberikan program pengembangan dan pengawasan terhadap karyawannya (Komarudin, 1984: 68). Dalam suatu perusahaan agar produk yang dihasilkan maka karyawannya harus memiliki keahlian yang baik dalam bidang tersebut, dalam meningkatkan efektivitas pekerjaan dapat dilakukan dengan jalan pendidikan dan pelatihan terhadap keahlian yang dimiliki agar mudah dalam menghasilkan produk yang dihasilkan. Jangan sampai suatu perusahaan menghasilkan produk yang tidak sesuai dengan yang sudah direncanakan serta produk yang dihasilkan haruslah memiliki kualitas yang bagus pula agar dapat diterima dengan baik di pasaran, untuk itu produk yang dibuat harus dalam pengawasan yang baik pula sehingga hasil akan baik. Selain itu suatu

pengawasan terhadap suatu produk yang akan dihasilkan harus dilaksanakan oleh karyawan yang sudah ahli dalam bidang pengawasan jangan sampai pengawasan dilakukan oleh karyawan yang tidak mengetahui akan prosedur pengawasan karena akan membahayakan terhadap produk yang dihasilkan. Sehingga dalam hal ini kami ingin membahas tentang pengawasan terhadap produksi

2. Rumusan Masalah a. Bagaiamana tugas pokok pengontrolan produksi untuk pekerjaan kantor b. Mengapa perlu adanya pendekatan umum yang direkomendasi

BAB II PEMBAHASAN

Perencanaan Dan Pengawasan Produksi Perencanaan dan pengawasan produksi adalah penentuan dan penetapan kegiatan-kegiatan produksi yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan pabrik tersebut dan mengawasi kegiatan pelaksanaan dari proses dan hasil produksi agar apa yang telah direncanakan dapat terlaksana dan tujuan yang di harapkan dapat tercapai. Tujuan perencanaan dan pengawasan produksi : a. Mengusahakan supaya perusahaan pabrik dapat menggunakan barang modalnya seoptimal mungkin b. Mengusahakan supaya perusahaan pabrik dapat berproduksi pada tingkat efisien dan efektifitas yang tinggi c. Mengusahakan agar supaya perusahaan pabrik dapat mengusai pasar atau bagian pasar yang luas. Hal ini memungkinkan apabila perusahaan pabrik dapat : a) Berproduksi dengan biaya yang rendah , b) Menjual produksi dalam jumlah yang banyak. d. Mengusahakan agar kesempatan kerja yang ada pada perusahaan pabrik menjadi rata dalam waktu tertentu. e. Memperoleh keuntungan yang cukup besar bagi pengembangan dan kemajuan perusahaan pabrik. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam perencanaan produksi : a. Proses produksi yang terdiri dari proses produksi terputur-putur (intermittent process manufacturing) atau proses produksi yang terus menrus (continous process). b. Jenis dan mutu barang yang diproduksi c. barang yang diproduksi apakah merupakan barang baru ataukah barang lama.

Pengawasan Produksi Pengawasan produksi adalah kegiatan untuk mengkoordinir aktivitas-aktivitas pengerjaan/pengolahan agar waktu penyelesaian yang telah ditentukan terlebih dahulu dapat dicapai dengan efektif dan efisien.

Fungsi kegiatan pengawasan produksi 1. Routing adalah fungsi menentukan dan mengatur urutan kegiatan pengerjaan yang logis, sistematis dan ekonomis melalui urutan-urutan mana bahan-bahan dipersiapkan untuk diproses menjadi barang jadi. 2. Schedulling, menyangkut penetapan kapan suatu operasi atau kegiatan harus dimulai agar penyelesaian pembuatan produk dapat dipenuhi . Schedulling merupakan penentuan dan pengaturan muatan pekerjaan ( work load ) pada masingmasing pusat pekerjaan (work centre) sehingga dapat ditentukan berapa lama waktu yang diperlukan pada setiap operasi tanpa adanya penundaan atau keterlambatan waktu (time delay). dalam penentuan waktu operasi kita kenal dua catra penetapan waktu setiap operasi yaitu : a. Forward scheduling, skedul-skedul ini disusun berdasarkan tanggal permulaan operasi yang diketahui dan kemudian bergerak ke muka dari operasi pertama sampai operasi terakhir untuk menetukan tanggal penyelesaian. b. Backward scheduling, proses scheduling dimulai dengan tanggal penyelasian yang ditentukan dan bekerja untuk menentukan tanggal mulai setiap operasi yang diperlukan. Proses ini menghasilkan tanggal yang ditetapkan dalam penyampaian order kepada pabrik untuk setiap komponen dan merupakan batas waktu setiap order.

3. Dispatching, berarti pengeluaran perintah-perintah pengerjaan (work order) secara nyata kepada karyawan. Pemberian perintah pengerjaan merupakan realisasi produksi untuk menghasilkan suatu produk. secara normal dispatching menimbulkan beberapa masalah jika terjadi beban kerja pusat-pusat kerja melebihi kapasitasnya, sehingga perlu dikembangkan system perioritas order untuk memilih order-order pengerjaan pada proses berikutnya. dalam membuat perintah pengerjaan perlu dilengkapi dengan surat tugas, daftar kebutuhan barang-barang dan meneliti ketersedianya bahan-bahan sebelum perintah dibuat. 4. Follow up, merupakan kegiatan pengawasan produksi untuk memonitor dan mengecek secara terus menerus proses pengerjaan order-order produksi maupun pembelian komponen-komponen dari pihak luar perusahaan , apakah berjalan sesuai dengan yang telah ditetapkan dalam skedul produksi induk.

Jenis-jenis pengawasan produksi Tipe proses produksi berbeda akan memerlukan tipe pengawasan produksi yang berbeda pula. Secara ringkas pengawasan produksi dapat dikelompokkan sebagi berikut : a. Order control atau pengawasan pengerjaan pesanan adalah pengawasan produksi yang dilakukan terhadap produk yang dikerjakan, sehingga produk yang dikerjakan itu sesuai dengan keinginan si pemesan baik mengenai bentuk, jenis dan kualitasnya. b. Flow Control atau pengawasan arus adalah pengawasan produksi yang dilakukan terhadap arus pekerjaan sehingga dapat menjamin kelancaran proses pengerjaan . c. Load control , pengawasan terhadap pengaturan pembebanan mesin-mesin yang digunakan untuk pengerjaan beberapa produk-produk berbagai ukuran dan variasi ( contoh percetakan, penerbitan dan sebagaianya). d. Block control, pengawasan ini mengelompokkan order-order menurut model, ukuran, dan style tertentu dan kemudian menggabungkannya menjadi secar

block. Suatu block adalah sejumlah produk yang dapat diproduksikan pabrik dalam periode tertentu missal satu hari ( contoh kegiatan produksi pakaian jadi).

Pengawasan Produksi meliputi: a. Pembelian bahan baku Tugas-tugas Utama dari Manajer dalam Pembelian Bahan Baku: 1. Memilih pemasok bahan baku 2. Mempertimbangkan karakteristik: harga, kecepatan, kualitas, layanan, dan ketersediaan kredit. 3. Memperoleh diskon volume 4. Outsourcing

b. Pengawasan persediaan 1. Pengawasan persediaan bahan baku 2. Biaya pemeliharaan vs. Biaya pemesanan 3. Pengawasan persediaan work-in-process 4. Pengawasan persediaan barang jadi 5. Supply and Demand

c. Routing : Urutan kerja yang perlu dilalui untuk menghasilkan produk. d. Penjadwalan e. Pengawasan kualitas Kualitas: derajat di mana barang atau jasa memuaskan persyaratan atau harapan pelanggan. AQS vs. TQM Acceptable Quality Standard vs. Total Quality Management

Prosedur Pengawasan Produksi Prosedur pengawasan produksi adalah prosedur yang dimulai dari

dikeluarkannya order produksi, mengikuti pelaksanaannya dan perlu mengadakan penyesuaian penyesuaian. Dalam membuat order produksi perlu dipertimbangkan tersedianya bahan, kapasitas pabrik dan kemampuan karyawan. Order produksi biasanya dibuat beberapa lembar dan dikirimkan pada tiap tiap bagian yang akan mengerjakan order tersebut. Prosedur pengawasan produksi ini erat hubungannya dengan prosedur pesanan penjualan, prosedur pengiriman dan prosedur pembelian. Fomulir order produksi dibuat oleh pabrik berdasarkan pesanan dari langganan yang diterima bagian penjualan. Mungkin juga order produksi dibuat berdasarkan rencana produksi yang disusun oleh bagian produksi dan bagin penjualan.

Jenis Prosedur Pengawasan Produksi Ada 2 jenis pengawasan produksi sebagai berikut : 1. Prosedur pengawasan order produksi khusus, yaitu prosedur dimana sebuah order produksi dikeluarkan untuk memerintah pabrik agar memproduksi sejumlah produk tertentu . biasanya prosedur ini digunakan dalam keadaan sebagai berikut : a. produk dibuat berdasarkan pesanan dari pembeli. b. dalam perusahaan assembling c. dalam perusahaan yang proses produksinya continue dimana produk dibuat berdasarkan rumus. Dalam prosedur pengawasan order produksi khusus digunakan fornmulirformulir sebagai berikut : a. Order produksi b. Daftar kebutuhan bahan (bill of materials) c. Surat permintaan bahan (requisition) d. Urutan kegiatan (operation list)

e. Traveler Card atau Route Card f. kartu kerja (job ticket) Dalam prosedur pengawasan order produksi berulang, formulir yang digunakan adalah order produksi, dan surat permintaan bahan atau daftar kebutuhan bahan yang digunakan untuk meminta bahan dari gudang.

2. Prosedur pengawasan order produksi berulang, yaitu prosedur dimana sebuah order produksi dikeluarkan untuk memerintah pabrik untuk memproduksi produk tertentu selama suatu periode yang akan datang.

Model Prosedur Pengawasan Produksi Ada 4 model prosedur pengawasan produksi, yaitu : a. Produksi barang-barang untuk memenuhi pesanan dari pembeli yang sertifikasinya ditentukan oleh pembeli. Barng dikirim untuk pembeli pada saat dikerjakan. b. Produksi barang-barang untuk memenuhi pesanan dari pembeli, bentuknya ditentukan oleh pembeli dan sebagian oleh perusahaan. Barang dikirim kepada pembeli selama musim tertentu, pada tanggal yang sudah disetujui. c. Produksi suku cadang untuk persediaan yang akan di assembling atau dijual sebagai suku cadang. d. Produksi secara continue (proses) berdasarkan rumus-rumus tertentu. Model prosedur pengawasan produksi diambil dari buku accounting system oleh Cecil Gillespi

STUDI KASUS

Pengawasan Produksi pada PT Garuda Food Putra Putri Jaya, dibagi menjadi tiga bagian yaitu : 1. Pengawasan mutu bahan baku Untuk melakukan pemeriksaan atau inspeksi terhadap barang yang datang dari supplier sebelum disimpan sementara digudang atau sebelum dipakai proses produksi. (pada umumnya barang yang dating ini merupakan bahan baku yang dipakai untuk proses produksi). Pemeriksaan ini dimaksudkan untuk mengidentifikasi barang/bahan baku yang masuk apakah sesuai dengan spec yang distandartkan. Karena biasanya bahan baku/barang masuk dalam jumlah banyak, maka yang dapat dilakukan untuk pemeriksaan/inspeksi adalah dengan sampling (pengambilan sampel). Sampling dilakukan dengan tingkat kepercayaan tergantung pada keadaan bahan baku atau supplier. Pengawasan mutu bahan baku dilakukan oleh Quality Control Raw Material (QC RM) yang dibagi menjadi dua bagian yaitu : Quality Control Field Raw Material Tugas QC Field RM adalah melaksanakan sistem pengendalian bahan baku secara fisik dan organoleptik serta melakukan monitoring kualitas bahan baku selama

penyimpanan bahan baku di gudang. Quality Control Analyst Raw Material Tugas QC Analyst RM adalah melakukan analisa kimia bahan baku sebelum digunakan untuk proses produksi. Tugas pokok dari QC Analyst RM adalah melakukan analisa di laboratorium terhadap bahan baku saat incoming dan saat penyimpanan di gudang sebelum bahan baku dipakai untuk

produksi.

Maksud

pemeriksaan

ini

adalah

untuk

mengidentifikasi bahan baku yang masuk, apakah sesuai dengan spesifikasi yang distandarkan. 2. Pengawasan mutu selama proses produksi Pengawasan mutu selama proses dilakukan oleh Quality Control Proses yang dibagi menjadi dua bagian yaitu : Quality Control Field Proses Tugas Field Proses adalah melaksanakan system

pengendalian mutu proses produksi secara harian. Quality Control Analyst Proses Tugas QC Analyst Proses adalah melakukan analisa organoleptik, bahan baku, bahan jadi dan finished good pada proses produksi serta melaksanakan pengendalian mutu harian.

Pengawasan mutu selama proses dimaksudkan untuk mengawasi dan mengendalikan system pengendalian mutu terhadap proses produksi sehingga dihasilkan produk yang berkualitas dan memenuhi standart mutu.

3. Pengawasan mutu barang jadi Pengawasan mutu barang jadi atau produk akhir dilakukan oleh Quality control Finished Good yang dibagi menjadi dua bagian yaitu : Quality Control Field Finished Good Tugas QC FG adalah melaksanakan system pengendalian mutu produk akhir dan memonitoring penyimpanan barang jadi di gudang, dan melakukan pemeriksaan kualitas organoleptik produk selama masa simpan. Quality Control Analyst Good (yang disebut dengan sample shelf life)

Tugas QC Analyst FG adalah dengan melakukan analisa kimia produk jadi baik sample dari monitoring FG di gudang penyimpanan, juga sample produk shelf life. Sample shelf life adalah sample sample berupa produk yang disampling saat produksi dan disimpan selama masa simpan tertentu. Sample produk shelf life tersebut dianalisa kimia setiap bulannya untuk mengetahui kualitas produk selama umur simpan.

BAB III PENUTUP

A. KESIMPULAN Berdasarkan uraian di atas maka Penulis dapat mengambil beberapa kesimpulan yaitu: 1. Perencanaan dan pengawasan produksi adalah penentuan dan penetapan kegiatan-kegiatan produksi yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan pabrik tersebut dan mengawasi kegiatan pelaksanaan dari proses dan hasil produksi agar apa yang telah direncanakan dapat terlaksana dan tujuan yang di harapkan dapat tercapai. 2. Prosedur pengawasan produksi adalah prosedur yang dimulai dari dikeluarkannya order produksi, mengikuti pelaksanaannya dan kalau perlu mengadakan penyesuaian penyesuaian. 3. Tipe proses produksi berbeda akan memerlukan tipe pengawasan produksi yang berbeda pula.

B. Saran Penulis memberikan beberapa saran antara lain: 1. Dalam membuat order produksi perlu dipertimbangkan tersedianya bahan, kapasitas pabrik dan kemampuan karyawan. 2. Prosedur pengawasan produksi ini erat hubungannya dengan prosedur pesanan penjualan, prosedur pengiriman dan prosedur pembelian. 3. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam perencanaan produksi adalah proses produksi yang terdiri dari proses produksi terputur-putur (intermittent process manufacturing) atau proses produksi yang terus menrus (continous process).

BAB IV DAFTAR PUSTAKA

http://mutiarailmudrajat.blogspot.com/2010/12/perencanaan-dan-pengawasanproduksi.html

PENGAWASAN KANTOR TERHADAP PRODUKSI

disusun guna memenuhi tugas Manajemen Perkantoran

Disusun oleh: 1. 2. 3. 4. Heni Mustika Sari Karina Vita R Mahmud Yunus S Widuri R K7409072 K7409087 K7409100 K7409178

PROGRAM PENDIDIKAN EKONOMI-BKK PAP FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2011