tugas akhir - bina sarana informatika · ix abstract bella derista kharisma (11140751), design of...

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN

BARANG IMPORT PADA PT. HIBSON

WIRAPRAKARSA JAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Program Diploma III

BELLA DERISTA KHARISMA

NIM: 11140751

Program Studi Komputerisasi Akuntansi

AMIK BSI Jakarta

Jakarta

2017

vi

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT,

yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis

dapat menyelesaikan tugas ini dengan baik. Dimana tugas akhir ini penulis

sajikan dalam bentuk buku yang sederhana. Adapun judul tugas akhir, yang

penulis ambil sebagai berikut, “Perancangan Sistem Informasi Pembelian

Barang Import Pada PT.Hibson Wiraprakarsa Jakarta”.

Tujuan penulisan tugas akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan

program Diploma III AMIK BSI Jakarta. Sebagai bahan penulisan diambil

berdasarkan hasil penelitian (eksperimen), observasi dan beberapa sumber

literatur yang mendukung penulisan ini. Penulis menyadari bahwa tanpa

bimbingan dan dorongan dari semua pihak, maka penulisan tugas akhir ini tidak

akan lancar. Oleh karena itu pada kesempatan ini, izinkanlah penulis

menyampaikan ucapan terimakasih kepada:

1. Direktur AMIK BSI Jakarta.

2. Ketua Program Studi Manajemen Informatika AMIK BSI Jakarta.

3. Bapak Rachmat Suryadithia, M.Kom, selaku Dosen Pembimbing Tugas

Akhir.

4. Staff/ karyawan/ dosen dilingkungan AMIK BSI Jakarta.

5. Bapak Risman Fila selaku Direktur PT. Hibson Wiraprakarsa.

6. Ibu Dewi selaku sekretaris PT. Hibson Wiraprakarsa.

7. Staff / karyawan dilingkungan PT. Hibson Wiraprakarsa.

vii

8. Orangtua tercinta dan adik-adik tercinta yang telah memberikan dukungan

moral maupun spiritual.

9. Dhita Nova Rosanti yang telah mendukung dalam penyelesaian tugas

Akhir ini.

10. Family (Nuri, Adel, Deya, Nurul, Nhana, Akbar, Brian, Bayu) yang telah

membantu dan mendukung penyelesaian tugas akhir ini.

11. Teman-teman mahasiswa kelas 11.6A.07.

Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu

sehingga terwujudnya penulisan ini. Penulis menyadari bahwa penulisan tugas

akhir ini masih jauh sekali dari sempurna, untuk itu penulis mohon kritik dan

saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan penulisan dimasa yang akan

datang.

Akhir kata semoga tugas akhir ini dapat berguna bagi penulis khususnya

dan bagi para pembaca yang berminat pada umumnya.

Jakarta, 10 Juli 2017

Penulis

Bella DeristaKharisma

viii

ABSTRAK

Bella Derista Kharisma (11140751), Perancangan Sistem Informasi

Pembelian Barang Import Pada PT. Hibson Wiraprakasa Jakarta.

Saat ini teknologi informasi bukan hanya berkembang dengan pesat, tetapi juga

sering mengalami perubahan yang sangat cepat. Hampir setiap detik selalu

ditemukan penemuan baru dengan tujuan untuk memperbaiki atau

menyempurnakan hasil teknologi sebelumnya. Dalam perkembangan ekonomi

dan teknologi saat pemakaian komputer terasa semakin dibutuhkan agar dapat

mempermudah pekerjaan manusia dan lebih efisien waktu. PT. Hibson

Wiraprakasa membutuhkan sekali adanya suatu sistem yang dapat menunjang

dalam pengolahan data pembelian barang. Untuk itulah penulis mencoba

membuat tugas akhir mengenai rancangan sistem informasi pembelian barang

pada PT. Hibson Wiraprakasa yang saat ini belum terkomputerisasi. Sistem

pembelian barang pada PT. Hibson Wiraprakasa masih manual, dari proses

pembuatan purchase sampai pembuatan laporan. Komputerisasi sistem merupakan

solusi yang terbaik untuk memecahkan permasalah-permasalahan yang ada pada

PT. Hibson Wiraprakasa, serta dengan sistem yang terkomputerisasi dapat

tercapai suatu kegiatan yang efektif dan efisien dalam menunjang aktifitas pada

PT. Hibson Wiraprakasa, dan dapat mengurangi penumpukan arsip pada PT.

Hibson Wiraprakasa.

Kata Kunci : Perancangan Sistem Informasi, Sistem Pembelian.

ix

ABSTRACT

Bella Derista Kharisma (11140751), design of information system of purchase

of goods Imports PT. Hibson Wiraprakasa Jakarta.

Current information technology is not only growing rapidly, but also often

undergo changes very quickly. Almost every second always found a new invention

for the purpose of repairing or perfecting the results of previous technology. In

economic development and technology of computer usage time feels increasingly

needed in order to facilitate the work of humans and more efficient time. PT.

Wiraprakasa Hibson need once the existence of a system that can support data

processing in purchasing goods. For that is the writer trying to make final project

on the design of information systems purchases at PT. Hibson Wiraprakasa which

is currently not yet computerized. Item purchasing system at PT. Wiraprakasa

Hibson is still manual, from the process of making the purchase until the making

of the report. The computerized system is the best solution to solve the problem-

existing problems on Hibson PT. Wiraprakasa, as well as with the computerized

system that can be reached by an activity which is effective and efficient in

supporting activities at PT. Wiraprakasa Hibson, and can reduce buildup of files

on PT. Hibson Wiraprakasa.

Keywords: Designing Information Systems, Purchasing System.

x

DAFTAR ISI

Lembar Judul Tugas Akhir .......................................................................................... i

Lembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir ........................................................ ii

Lembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah ................................... iii

Lembar Pernyataan dan Pengesahan Tugas Akhir ............................................ iv

Lembar Konsultasi Tugas Akhir ......................................................................... v

Kata Pengantar .................................................................................................. vi

Abstrak .............................................................................................................. viii

Daftar Isi ............................................................................................................ ix

Daftar Simbol ..................................................................................................... xi

Daftar Gambar ................................................................................................... xvi

Daftar Tabel ....................................................................................................... xvii

Daftar Lampiran ................................................................................................ xviii

BAB I PENDAHULUAN .................................................................... 1

1.1. Umum ................................................................................. 1

1.2. Maksud dan Tujuan ............................................................ 2

1.3. Metode Pengumpulan Data ................................................ 2

1.4. Ruang Lingkup ................................................................... 3

BAB II LANDASAN TEORI ............................................................... 4

2.1. Konsep Dasar Sistem .......................................................... 4

2.1.1. Pengertian Sistem ..................................................... 4

2.1.2. Karakteristik Sistem ................................................. 5

2.1.3. Pengertian Sistem Informasi .................................... 6

2.1.4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi ................... 7

2.1.5. Pengertian Pembelian ............................................... 8

2.2. Peralatan Pendukung (Tools System) ................................. 9

2.2.1. Unified Modelling Language (UML) ………........... 9

xi

2.2.2. Pengertian Entity Relationship Diagram (ERD) …. 12

2.2.3. Pengertian Logical Record Structure (LRS) …….... 14

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN .......................................... 15

3.1. Umum ................................................................................. 15

3.2. Tinjauan Perusahaan ........................................................... 15

3.2.1. Sejarah Perusahaan ................................................... 15

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi ................................ 16

3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan ............................................ 18

3.4. Unified Modelling Language (UML) ................................. 19

3.4.1. Activity Diagram ...................................................... 19

3.5. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan ............................... 20

3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan ................... 20

3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ................... 20

3.6. Permasalahan Pokok .......................................................... 22

3.7. Pemecahan Masalah ........................................................... 22

BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN ....................................... 23

4.1. Analisa Kebutuhan Software. ............................................. 23

4.1.1. Analisa Kebutuhan ................................................... 23

4.1.2. Use Case Diagram ................................................... 24

4.1.3. Activity Diagram ....................................................... 25

4.2. Desain ................................................................................. 39

4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD) ........................ 39

4.2.2. Logical Record Structure (LRS) .............................. 40

4.2.3. Spesifikasi File ......................................................... 41

4.2.4. Software Architectur................................................. 51

4.2.5. User Interface .......................................................... 53

4.2.6. Spesifikasi Hardware dan Software ........................ 60

BAB V PENUTUP ............................................................................... 61

xii

5.1. Kesimpulan ........................................................................ 61

5.2. Saran .................................................................................. 62

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................... 63

DAFTAR RIWAYAT HIDUP ........................................................................ 64

SURAT KETERANGAN PKL ....................................................................... 65

LAMPIRAN-LAMPIRAN .............................................................................. 66

xiii

DAFTAR SIMBOL

1. Use case diagram

USECASE

Fungsionalitas yang disediakan

sistem sebagai unit-unit yang saling

bertukar pesan antar unit atau aktor.

ACTOR

Orang, proses, atau sistem lain yang

berinteraksi dengan sistem informasi

yang akandibuat di luar

sistem informasi yang akan dibuat

itusendiri.

ASSOCIATION

Komunikasi antara actor dan usecase

yang berpartisipasi pada

usecaseatauusecasememiliki

Interaksidenganaktor.

INCLUDE

Relasi usecase dimana proses

bersangkutan akan dilanjutkan

keproses yang dituju.

EXTEND

Relasi usecasetambahan kesebuah

usecase yang ditambahkan dapat

berdiri sendiri walau tanpa

usecasetambahanitu.

GENERALIZATION

Dimana fungsi yang satu adalah

fungsi yang umum dari yang lainnya.

xiv

2. Activity Diagram

INITIAL NODE

Status awal aktivitas sistem, sebuah

diagram aktivitas memiliki sebuah

status awal.

ACTION

Aktivitas yang dilakukan sistem,

aktivitas biasanya diawali dengan

kata kerja.

DECISION

Asosiasi percabangan dimana jika

adapilihanaktivitaslebihdarisatu.

JOIN

Digunakan untuk menunjukkan

kegiatan yang digabungkan.

FORK

Digunakan untuk menunjukkan

kegiatan yang dilakukan secara

paralel.

ACTIVITY FINAL

Status akhir yang

dilakukansistem,sebuah diagram

aktivitas memiliki sebuah status

akhir.

xv

3. Sequence Diagram

ACTOR

Orang, poses, atau sistem lain yang

berinteraksi dengan sistem informasi

yang akan dibuat di luar sistem

informasi yang akan dibuat itu

sendiri, jadi walaupun simbol dari

actor adalah gambar orang, tapi

actor belum tentu merupakan orang.

INTERFACE atau BOUNDARY

OBJECT

Sebuah obyek yang menjadi

penghubung user dengan sistem.

CONTROL OBJECT

Mengkoordinasikan perilaku sistem

dan dinamika dari suatu sistem,

menangani tugas utama dan

mengontrol alur kerja suatu sistem.

ENTITY OBJECT

Suatu Objek yang berisi informasi

kegiatan yang terkait yang tetap dan

disimpan kedalam suatu database.

OBJECT MESSAGE

Menggambarkan pesan/hubungan

antar obyek, yang menunjukan

urutan kejadian yang terjadi.

MESSAGE to SELF

Menggambarkan pesan/hubungan

objek itu sendiri, yang menunjukan

urutan kejadian yang terjadi.

xvi

LIFELINE

Garis titik-titik yang berhubungan

dengan objek, sepanjang lifeline

terdapat activation.

ACTIVATION

Mewakili sebuah eksekusi operasi

dari objek, panjang kotak ini

berbanding lurus dengan durasi

aktivasi sebuah operasi.

4. Deployment Diagram

NODE

Sumber daya yang digunakan pada

saat aplikasi dijalankan.

ASSOCIATION

Relasi antar kelas dengan makna

umum, asosiasi biasanya juga

disertaidenganmultiplicity.

xvii

5. Enterprise Relationship Diagram (ERD)

ENTITAS

Suatuobjek yang

dapatdiidentifikasidalamlingkunganp

emakai.

RELASI

Menunjukkanadanyahubungan di

antarasejumlahentitas yang berbeda.

ATRIBUT

Berfungsimendeskripsikankarakteren

titas(atributyangberfungsisebagai key

diberigarisbawah).

LINE

Relasi antara Entitas dan Atribut.

xviii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar II.1. Proses Sistem……………..………….…………………….…..…..4

Gambar II.2. Diagram UML……………..………….………………………..….9

Gambar III.1. Struktur Organisasi PT. Hibson Wiraprakarsa ……….…………..16

Gambar III.2. Activity Diagram Sistem Pembelian Barang Import …....………..19

Gambar IV.1. Usecase Diagram Pembelian Barang Import……………………..24

Gambar IV.2. Activity Diagram Login…………………………………..............25

Gambar IV.3. Activity Diagram Menu Utama…………….…...……….…….….26

Gambar IV.4. Activity Diagram Menu Master…………….…...……….…….….27

Gambar IV.5. Activity Diagram Menu Akun………...……….……..……….......28

Gambar IV.6. Activity Diagram Menu Data User...……….…...……….…….….29

Gambar IV.7. Activity Diagram Menu Data Barang...…….…...……….…….….30

Gambar IV.8. Activity Diagram Menu Transaksi...……….…...……….…….….31

Gambar IV.9. Activity Diagram Menu Purchase Order…………….………...….32

Gambar IV.10. Activity Diagram Menu Sales Contract….…………….………..33

Gambar IV.11. Activity Diagram Menu Jurnal………….…...……….…….……34

Gambar IV.12. Activity Diagram Menu Laporan…...…….…...……….…….….35

Gambar IV.13. Activity Diagram Menu Laporan Pengeluaran Kas...….…….….36

Gambar IV.14. Activity Diagram Menu Laporan Pembelian..………....………..37

Gambar IV.15. Activity Diagram Menu Back Up...……….…...……….…….….38

Gambar IV.16. Entity Relationship Diagram (ERD)...………..……………...….39

Gambar IV.17. Logical Record Structure (LRS)..………….…………….……...40

Gambar IV.18. Deployment Diagram Pembelian Barang Import ……………….51

Gambar IV.19. Sequence Diagram Menu Purchase Order……………….……...52

Gambar IV.20. Menu Login…………………………………….……….……….53

Gambar IV.21. Menu Utama……...…………………………….……….……….53

Gambar IV.22. Menu Akun…………………………………….……….……….54

Gambar IV.23. Menu User…………………………………….……….………...55

Gambar IV.24. Menu Data Barang…….……………………….……….……….56

Gambar IV.25. Menu Purchase Order…………………………………………...56

Gambar IV.26. Menu Sales Contract ……………………………………...…….57

Gambar IV.27. Menu Login…………………………………….……….……….57

Gambar IV.28. Menu Laporan Pengeluaran Kas………………….…….……….58

Gambar IV.29. Menu Laporan Pembelian Import……...……………...…...……58

Gambar IV.30. Menu Back Up…………………...…………….……….……….59

xix

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel IV.1. Spesifikasi File Bagian Pembelian…………………...……………...41

Tabel IV.2. Spesifikasi File Purchase Order……………………….…………….42

Tabel IV.3. Spesifikasi File Data Barang…………………...……...…………….43

Tabel IV.4. Spesifikasi File Sales Contract ………………………...…………....44

Tabel IV.5. Spesifikasi File Detail PO…... ………………………...…………....45

Tabel IV.6. Spesifikasi File Detail Pembayaran..……...…………...…………....46

Tabel IV.7. Spesifikasi File Jurnal………..………………………...…………....47

Tabel IV.8. Spesifikasi File Detail Jurnal...………………………...…………....48

Tabel IV.9. Spesifikasi File Akun………...………………………...…………....49

xx

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran A Masukkan Sistem Berjalan A.1. Sales Contract………………………………………………...66

Lampiran B Keluaran Sistem Berjalan B.1. Purchase Order………………………………………………..67

B.2. Bukti Bayar……...…………………………..………………..68

B.3. Laporan Pembelian…......……………………………………..69

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Umum

Saat ini teknologi informasi bukan hanya berkembang dengan pesat, tetapi

juga sering mengalami perubahan yang sangat cepat. Hampir setiap detik selalu di

temukan penemuan baru dengan tujuan untuk memperbaiki atau

menyempurnakan hasil teknologi sebelumnya. Perkembangan teknologi informasi

sangat berpengaruh dalam dunia kerja. Salah satu perkembangan yang penting

adalah semakin dibutuhkan penggunaan alat pengolah data yang berfungsi untuk

menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Sistem informasi yang dibutuhkan juga

harus akurat, tepat waktu dan fleksibel. Manfaat teknologi informasi yang

semakin berkembang pesat saat ini bisa dikatakan teknologi informasi telah

memasuki ke segala bidang salah satunya bidang usaha. Usaha tanpa adanya

manfaat teknologi informasi tidak akan bisa maju dan terancam bangkrut.

Banyaknya pengusaha yang memanfaatkan teknologi informasi untuk mendukung

kemajuan bisnis dan mendapatkan keuntungan yang diinginkan. Dengan adanya

teknologi informasi yang baik maka usaha yang telah dibangun akan berjalan

sesuai keinginan yaitu dengan mudahnya mendapatkan informasi yang penting

demi kemajuan usahanya dan akan lebih cepat dalam pengolahan datanya. Untuk

itu penulis akan membahas ruang lingkup kecil dalam sistem pembelian,

sehubungan dengan hal tersebut, maka penulis mengambil judul “Perancangan

Sistem Informasi Pembelian Barang Import Pada PT. Hibson Wiraprakasa

Jakarta”

2

1.2. Maksud Dan Tujuan

Maksud dari penulis yang sesuai dengan latar belakang, diharapkan para

mahasiswa/mahasiswi khususnya di Bina Sarana Informatika dapat mengetahui

sistem pembelian barang import pada PT. Hibson Wiraprakasa.

Adapun maksud dari penulis :

1. Untuk mengetahui sistem informasi pembelian pada PT. Hibson

Wiraprakasa.

2. Mencari informasi tentang sistem pembelian barang import dan

mengembangkan sistem yang telah digunakan.

Tujuan penulis Tugas Akhir sebagai salah satu syarat kelulusan Program

Diploma Tiga (D.III) Jurusan Komputerisasi Akuntansi pada Akademi

Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika (AMIK BSI).

1.3. Metode Pengumpulan Data

1. Observasi

Pengamatan dilakukan dengan mengamati langsung kegiatan yang

berlangsung dari awal pemesanan barang, pembayaran, pengiriman dan

penjualan barang kembali serta langsung bertemu dengan bagian gudang.

2. Wawancara

Bertemu dengan Bpk. Amin selaku bagian pembelian dan melakukan

tanya jawab.

3. Studi Pustaka

Penelitian kepustakaan dilakukan dengan mempelajari berbagi pustaka

atau

3

sumber informasi yang berhubungan dengan sistem informasi penjualan

import.

1.4. Ruang Lingkup

Karena luasnya ruang lingkup dari pembahasan dalam penulisan Tugas

Akhir ini, maka penulis hanya membatasi pembahasan pada pembelian import di

PT. Hibson Wiraprakarsa jakarta, adapun pembahasanya adalah meliputi proses

pengecekan barang dari gudang, pembuatan purchase order, memesanan barang

ke china, konfirmasi pemesanan, transfer pembayaran, penerimaan barang, dan

laporan pembelian, laporan pengeluaran kas.

4

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

2.1.1. Pengertian Sistem

Menurut Maniah (2017:1) “Sistem dapat didefinisikan sebagai

kumpulandari elemen-elemen berupa data, jaringan kerja dari prosedur-prosedur

yang saling berhubungan, sumber daya manusia, teknologi baik hardware

maupun software yang saling berinteraksi sebagai satu kesatuan untuk mencapai

tujuan/sasaran tertentu yang sama”.

Urutan kegiatan dalam prosedur digunakan untuk menjelaskan apa yang

harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan, mengapa dikerjakan

dan bagaimana mengerjakannya. Suatu sistem sendiri dapat terdiri dari beberapa

subsistem. Misalnya sistem akuntansi dapat terdiri dari beberpa subsistem-

subsistem, yaitu subsistem akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian,

subsistem akuntansi penggajian, subsistem akuntansi biaya dan sebagainya.

Sebuah sistem harus memenuhi syarat minimumnya yaitu memiliki 3 unsur

pembentuk sistem, terdiri dari input, proses dan output. Berikut ini adalah bentuk

sistem yang paling sederhana:

Sumber: Maniah (2017:1)

Gambar II.I. Proses Sistem

5

Input adalah data atau informasi yang dibutuhkan oleh sebuah sistem

untuk selanjutnya diproses sesuai dengan ketentuan proses yang telah ditentukan.

Pada ahirnya sistem akan menghasilkan keluaran (Output) yang bila diperlukan

lagi maka hasil output tersebut akan kembali menjadi sebuah input, begitu

seterusnya, ini yang kita sebut dengan system life cycle (suklus hidup sistem)

2.1.2. Karakteristik sistem

Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu

membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah

karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya

(Fatta 2007:5):

1. Batasan (boundary): Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana

yang termasuk didalam sistem dan mana yang diluar sistem.

2. Lingkungan (environment): Segala sesuatu diluar sistem, lingkungan

yang menyediakan asumsim, kendala, dan input terhadap suatu sistem.

3. Masukan (input): Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari

lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.

4. Keluaran (output): Sumber daya atau produk (informasi, laporan,

dokumen, tampilan layar komputer, barang jadi) yang disediakan untuk

lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.

5. Komponen (component): Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu

sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi

(output). Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem.

6. Penghubung (interface): Tempat dimana komponen atau sistem dan

lingkungannya bertemu atau berinteraksi.

6

7. Penyimpan (storage): Area yang dikuasai dan digunakan untuk

penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan

sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga di antara

komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan

memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama.

2.1.3. Pengertian Sistem Informasi

Menurut Tyoso (2014:9) “Informasi adalah data yang diolah menjadi

bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya. Data

kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan

nyata. Kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event)

adalah kejadian yang terjadi pada saat tertentu”.

Menurut Sutabri (2012:22) mengemukakan bahwa “informasi adalah data

telah diklarifikasi atau diolah atau diinterprestasikan untuk digunakan dalam

proses pengambilan keputusan”. Sistem pengolahan informasi akan mengolah

data menjadi informasi atau mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi

berguna bagi yang menerimanya. Informasi dapat dikelompokkan menjadi 3

bagian, yaitu sebagai berikut:

1. Informasi Strategis

Informasi ini digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, yang

mencakup informasi eksternal, rencana perluas perusahaan, dan sebagainya.

2. Informasi Taktis

Informasi ini dibutuhkan untuk mengambil keputusan jangka menengah, seperti

informasi tren penjualan yang dapat dimanfaatkan untuk menyusun rencana

penjualan.

7

3. Informasi Teknis

Informasi ini dibutuhkan untuk keperluan operasional sehari-hari seperti informasi

persedian stock, retur penjualan, dan laporan kas harian.

Menurut Gordon B. Davis dalam Tyoso (2014:9) “Informasi adalah data

yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan

mempunyai nilai nyata atau yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan

yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang”.

Jadi dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diproses

menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya.

Menurut Hutahaean (2014:11)”Sistem Informasi adalah suatu sistem

didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengelolaan transaksi

harian, mendukung operasi bersifat managerial, dan kegiatan strategi dari suatu

organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang

dibutuhkan”.

2.1.4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Mahatmyo (2014:9) “Sistem Informasi Akuntansi merupakan sekelompok

struktur dalam sebuah entitas yang mengelola sumber daya fisik dan sumber daya

lain untuk mengubah data ekonomi menjadi informasi akuntansi, agar dapat

memenuhi kebutuhan informasi sebagai pihak”.

8

2.1.5. PengertianPembelian

Menurut Suparmoko (2007:25) adalah :

1. Pembelian

Pembelian adalah jumlah barang yang dibeli pada suatu periode.

Pembelian dapat dilakukan secara tunai maupun kredit, yang masing-

masing akan mendapatkan perlakuan berbeda.

2. Potongan pembelian

Biasa disebut juga potongan tunai pembelian. Potongan ini diberikan

berupa pengurangan sejumlah harga tertentu dari harga pembelian.

3. Retur pembelian

Berasal dari return yang berarti pengembalian. Retur pembelian dapat

diartikan sejumlah potongan yang diberikan karena pelanggan

mengembalikan sejumlah unit barang dagangan kepada penjual.

4. Pembelian Bersih

Pembelian Bersih adalah barang dagangan yang dibeli pada suatu periode

dan telah dikurangi dengan potongan-potongan seperti potongan dan retur

pembelian.

5. Biaya Angkut Pembelian

Dalam mengirimkan barang dagangan kegudang pembeli, pembeli

dibebankan sejumlah biaya angkut barang dagangan tersebut dari gudang

penjualan ke gudang pembeli.

6. Harga Pokok Pembelian

Harga Pokok Pembelian adalah penjumlahan dari nilai pembelian bersih

ditambah dengan biaya angkut pembelian.

9

2.2. Peralatan Pendukung (Tools System)

2.2.1. Unified Modelling Language (UML)

Menurut Rosa dan M Shalahuddin (2014:133) “UML (Unified Modeling

Language) adalah salah standar bahasa yang banyak digunakan didunia industri

untuk mendefenisikan requirement, membuat analisis & desain, serta

menggambarkan arsitektur dalam pemrograman berorientasi objek”.

Ada beberapa diagram UML yaitu (Rossa dan M Shalahuddin, 2014):

Sumber: Rosa dan M Shalahuddin (2014:136)

Gambar II.2. Diagram UML

UML Diagram

Behavior

Diagrams

Intraction

Diagrams

Class diagram

Object diagram

Component

diagram

Composite

structure Diagram

Package

diagram

Deployment

diagram

Use case diagram

Activitydiagram

State machine

diagram

Sequence diagram

Communicationdia

gram

Timingdiagram

Interaction

overview diagram

Structure

Diagrams

10

1. Class Diagram

Diagram kelas atau class diagram menggambarkan struktur sistem dari

segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem.

Diagram kelas dibuat agar pembuat program atau programmer membuat

kelas-kelas sesuai rancangan didalam diagram kelas agar antara

dokumentasi prancangan dan perangkat lunak sinkron.

2. Object Diagram

Diagram objek menggambarkan struktur sistem dari segi penamaan objek

dan jalannya objek dalam sistem. Pada digram objek harus dipastikan

semua kelas harus dipakai objeknya, karena jika tidak, pendefinisian kelas

itu tidak dapat dipertanggung jawabkan.

3. Component Diagram

Diagram komponen atau component diagram dibuat untuk menunjukkan

organisasi dan ketergantungan diantara kumpulan komponen dalam

sebuah sistem. Diagram komponen fokus pada komponen sistem yang

dibutuhkan dan ada di dalam sistem.

4. Composite Structure Diagram

Diagram ini dapat digunakan untuk menggambarkan struktur dari bagian-

bagian yang saling terhubung maupun mendeskripsikan struktur pada saat

berjalan (runtime) dari instance yang saling terhubung.

5. Package Diagram

Package diagram menyediakan cara mengumpulkan elemen-elemen yang

saling terkait dalam diagram UML. Hampir semua diagram UML dapat

dikelompokkan menggunakan package diagram.

11


Deployment diagram atau deploymen diagram menunjukkan konfigurasi

komponen dalam proses eksekusi aplikasi.

7. Use Case Diagram

Use case merupakan permodelan untuk kelakukan (behavior) sistem

informasi yang akan dibuat.

8. Activity Diagram

Activity diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas

dari sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat

lunak.

9. State Machine Diagram

State machine diagram atau statechart diagram atau dalam bahasa

Indonesia disebut diagram mesin status atau sering juga disebut diagram

status digunakan untuk menggambarkan perubahan status atau transisi

status dari sebuah mesin atau sistem atau objek.

10. Sequence Diagram

Diagram sekuen menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan

mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan

diterima antar objek.

11. Timing Diagram

Timing diagram merupakan diagram yang fokus pada penggambaran

terkait batasan waktu.

12

2.2.2. Pengertian Entity Relationship Diagram (ERD)

Menurut Robi (2016:30) “ERD adalah suatu diagram untuk

menggambarkan desain konseptual dari model konseptual suatu basis data

relasional. ERD juga merupakan gambaran yang merelasikan antara objek yang

satu dengan objek yang lain dari objek di dunia nyata yang sering dikenal dengan

hubungan antar entitas”. Entitas adalah objek dalam dunia nyata yang dapat

dibedakan dengan objek lain, sebagai contoh mahasiswa, dosen, departemen.

Entitias terdiri atas beberapa atribut sebagai contoh atribut dari entitas mahasiswa

adalah nim, nama, alamat, email, dan lain-lain. Atribut nim merupakan unik untuk

mengidentifikasikan / membedakan mahasiswa yang satu dengan yg lainnya. Pada

setiap entitas harus memiliki 1 atribut unik atau yang disebut dengan primary key.

Atribut adalah Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang

berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut

mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang

lain. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips.

Ada dua jenis Atribut :

a. Identifier (key) digunakan untuk menentukan suatuentity secara

unik (primary key).

b. Descriptor (nonkey attribute) digunakan untuk menspesifikasikan

karakteristik dari suatu entity yang tidak unik.

Relasi adalah hubungan antara beberapa entitas. sebagai contoh relasi antar

mahaiswa dengan mata kuliah dimana setiap mahasiswa bisa mengambil beberapa

mata kuliah dan setiap mata kuliah bisa diambil oleh lebih dari 1 mahasiswa.

relasi tersebut memiliki hubungan banyak ke banyak. Berikut adalah contoh ERD.

13

Kardinalitas menyatakan jumlah himpunan relasi antar entitias. pemetaan

kardiniliat terdiri dari :

1. one-to-one : sebuah entitas pada A berhubungan dengan entitas B paling

banyak 1contoh diatas relasi pegawai dan departemen dimana setiap

pegawai hanya bekerja pada 1 departemen

2. one-to-many : sebuah entitas pada A berhubungan dengan entitas B lebih

dari satu contoh diatas adalah 1 depertemen memiliki banyak pegawai

3. many-to-many : sebuah entitas pada A berhubungan dengan entitas B lebih

dari satu dan B berhubungan dengan A lebih dari satu jugan contoh diatas

adalah relasi mahasiswa dengan mata kuliah.

Berikut adalah metode/tahap untuk membuat ERD :

a. Menentukan Entitas.

b. Menentukan Relasi.

c. Menggambar ERD sementara.

d. Mengisi Kardinalitas.

e. Menentukan Kunci Utama.

f. Menggambar ERD berdasar Key.

g. Menentukan Atribut.

h. Memetakan Atribut.

i. Menggambar ERD dengan Atribut.

14

2.2.3. Pengertian Logical Record Structure (LRS)

Menurut Frieyadie (2007:13) “LRS merupakan hasil dari pemodelan Entity

Relational Ship (ER) beserta atributnya sehingga bisa terlihat hubungan-hubungan

antar entitas”. Dalam pembuatan LRS terdapat 3 hal yang dapat mempengaruhi

(Frieyadie, 2007:13) yaitu:

a. Jika tingkat hubungan (cardinality) satu pada satu (one-to-one), maka di

gabungkan dengan entitas yang lebih kuat (strong entity), atau digabungkan

dengan entitas yang memiliki atribut yang lebih sedikit.

b. Jika tingkat hubungan (cardinality) satu pada banyak (one-to-many), maka

hubungan relasi atau digabungkan dengan entitas yang tingkat hubungannya

banyak.

c. Jika tingkat hubungan (cardinality) banyak pada banyak (many-to-many),

maka hubungan relasi tidak akan digabungkan dengan entitas manapun,

melainkan menjadi sebuah LRS.

15

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Dalam bab ini menjelaskan tentang sejarah perusahaan PT. Hibson

Wiraprakasa, struktur organisasi dan fungsinya, proses bisnis sistem berjalan yang

ada Activity Diagram, Spesifikasi sistem berjalan yang bersangkutan dengan

dokumen masukan dan dokumen keluaran, permasalahan pokok serta pemecahan

masalah yang akan di ajukan penulis kepada PT. Hibson Wiraprakasa.

3.2. Tinjauan Perusahaan

Dalam Tinjauan perusahaan penulis bertujuan untuk melakukan Analisa

dan mengetahui bagaimana proses mengenai Pembelian barang import pada PT.

Hibson Wiraprakasa. Dari proses analisa tersebut maka penulis memdapatkan

informasi mengenai kekurangan dari sistem yang sedang berjalan. Serta penulis

dapat merancang sistem untuk memperbaiki kekurangan-kekurangan sistem yang

sedang berjalan pada PT. Hibson Wiraprakasa.

3.2.1. Sejarah Perusahaan

PT. Hibson Wiraprakarsa adalah perusahaan yang bergerak dalam

mengimpor perusahaan perdagangan. PT. Hibson Wiraprakarsa adalah perusahaan

perusahaan dalam mengumpulkan, menjual dan melayani. Dengan tahun

pengalaman dalam perdagangan regional PT. Hibson Wiraprakarsa terkenal untuk

kualitas, bernilai tambah harga dan layanan. Di sini kita rajin

menyambut setiap pelanggan untuk bergandengan tangan dengan kami untuk

kepentingan kita bersama.

16

PT. Hibson Wiraprakarsa didirikan pada tanggal 14 Januari tahun 1991

oleh Bapak Hernoto Prawiro (Direktur Utama PT. Hibson Wiraprakarsa). Kantor

pusat PT. Hibson Wiraprakarsa berada di Jl. Mangga Besar VIII No. 51 Jakarta

Barat.

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Pembentukan struktur organisasi di dalam sebuah perusahaan merupakan

perkembangan yang vital bagi perkembangan perusahaan. Struktur organisasi

sangat penting bagi perusahaan karena struktur organisasi yang baik akan

menghasilkan kekuatan manajamen yang professional. Eksistensi dalam

wewenang dan tanggung jawab harus konsisten dan jelas sehingga memberikan

efektifitas dan efisiensi kerja yang tinggi.

PT. HIBSON WIRAPRAKARSA

STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN

Sumber: PT. Hibson Wiraprakasa (2017)

Gambar III.1 Struktur Organisasi PT. Hibson Wiraprakarsa

KOMISARIS UTAMA

Ong Se He

KOMISARIS

Ong Shari Jessica

DIREKTUR UTAMA

Hernoto Prawiro

DIREKTUR

Royce Sebastian

DIREKTUR

Risman Fila

AKUNTING&KEUANGAN

Wina Kurniawati

UMUM&ADMINISTRASI

Dewi

PEMBELIAN

Amin

17

1. Komisaris Utama

Melaksanakan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sesuai dengan peraturan

Anggaran Dasar Perseroan, keputusan RUPS, dan peraturan perundang– undangan

yang berlaku.

2. Komisaris

a. Membantu komisaris utama dalam menjalankan perusahaan serta memberi

nasihat kepada direksi.

b. Melakukan pemantauan ter hadap kemampuan perusahaan untuk dapat

bertahan hidup dan berkembang.

3. Direktur Utama

a. Merupakan pemegang kekuasaan tertinggi yang bertugas mengawasi

jalannya aktivitas perusahaan.

b. Memimpin perusahaan dengan menerbitkan kebijakan- kebijakan

perusahaan.

4. Direktur

Berusaha memajukan perusahaan dengan kebijakan – kebijakan yang telah di

tetapkan.

5. Akunting & Keuangan

Mengatur jalannya keuangan perusahaan.

6. Umum & Administrasi

Melakukan perekapan data, dan mengelola dokumen.

7. Pembelian

a. Bertanggung jawab atas usaha-usaha untuk dapat mengikuti

perkembangan bahan-bahan baru yang dapat menguntungkan dalam

18

proses produksi, perkembangan dalam design, harga dan faktor lain yang

dapat mempengaruhi produk perusahaan.

b. Bertanggung jawab untuk meminimalisasi investasi atau meningkatkan

perputaran bahan.

c. Bertanggung jawab atas kegiatan penelitian dengan menyelidiki data dan

perkembangan pasar.

3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan

1. Bagian Gudang mengecek stok barang digudang, dan menginformasikan ke

bagian pembelian.

2. Bagian Pembelian membuatkan purchase order dan dikirim ke

ZHONGSHAN TIANHONG yang ada di China melalui email.

3. Vendor China mengirimkan persetujuan (Konfirmasi barang) melalui email

ke bagian pembelian.

4. Bagian Pembelian memberikan informasi pembayaran ke bagian keuangan.

5. Bagian Keuangan melakukan via transfer ke China.

6. Bagian Keuangan mengkonfirmasikan pembayaran dengan cara mengirim

bukti pembayaran ke ZHONGSHAN TIANHONG.

7. Vendor ZHONGSHAN TIANHONG mengirim barang ke pelabuhan dan di

terima langsung oleh bagian gudang.

19

3.4. Unified Modelling Language (UML)

3.4.1. Activity Diagram

Gambar III.2

Activity Diagram Sistem Pembelian Barang Import

3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem berjalan merupakan rangkaian sistem yang memerlukan

dokumen input sebagai masukan dan dokumen output sebagai keluaran dari

masukan. Adapun sistem berjalan pembelian import pada PT. Hibson

Wiraprakarsa adalah sebagai berikut :

act pembelian

Bagian KeuanganZhongshan TianhongBagian PembelianBagian Gudang

Start

Mengecek stok barang

dan menginformasikanMembuat Purchase

Order

Mengirim Purchase

Order melalui email

Menerima Purchase dari

e-mail

Mengkonfirmasi Barang

melalui e-mail

Menerima konfirmasi

melalui e-mail

Memberikan informasi

pesanan barang

Menerima informasi

pesanan barang

Melakukan pembayaran

dengan cara mentransfer

melalui bank

Mengkonfirmasi

pembayaran dengan cara

mengirim bukti

pembayaran

Menerima konfirmasi

pembayaran dan mengirim

barang

Menerima barang

20

3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : Sales Contract

Fungsi : bukti pembelian

Sumber : Zhongshan Tianhong

Tujuan : Bagian Pembelian

Media : Kertas

Jumlah : 1

Frekuensi : setiap ada pembelian

Bentuk : Lampiran A-1

3.5.2.Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Purchase order

Fungsi : mengorder barang

Sumber : Bagian Pembelian

Tujuan : Zhongshan Tianhong

Media : Kertas

Jumlah : 1

Frekuensi : setiap order

Bentuk : Lampiran B-1

2. Nama Dokumen : Bukti Pembayaran

Fungsi : bukti pembayaran

Sumber : Bagian Keuangan

Tujuan : Zhongshan Tianhong

Media : Kertas

21

Jumlah : 1

Frekuensi : setiap kali pembayaran


3. Nama Dokumen : Laporan Pembelian

Fungsi : Sebagai Laporan

Sumber : Bagian Pembelian

Tujuan : Direktur

Media : Kertas

Jumlah : 1

Frekuensi : setiap Ada pembelian


22

3.6. Permasalahan Pokok

Adapun permasalahan pokok yang ada pada PT. HIBSON

WIRAPRAKARSA adalah sebagai berikut :

1. Dalam pembuatan purchase order yang dibuat oleh bagian pembelian masih

manual sehingga tidak efisien.

2. Adanya pengecekan ulang barang yang tersedia dan penumpukan berkas

sehingga mudahnya hilang data.

3.7. Pemecahan Masalah

Adapun pemecahan dari masalah pokok adalah sebagai berikut:

1. Membuat aplikasi khusus pembelian sehingga menjadi efisien dan

mempermudah dalam pembuatan purchase order.

2. Adanya media penyimpanan untuk memback up data yang telah diproses.

23

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1 Analisa Kebutuhan Software

4.1.1. Analisa Kebutuhan

Berdasarkan proses bisnis pada perusahaan dagang pembelian import,

maka tahapan berikutnya adalah analisa kebutuhan, berikut ini spesifikasi

kebutuhan (system requirement) dari sistem pencatatan keuangan.

Bagian pembelian dapat masuk kesistem pembelian barang import,

didalam sistem pembelian barang import, bagian pembelian dapat menginput

purchase order dan dapat mencetak purchase order yang nanti akan diberikan

kepada supplier.

A. Tahapan Analisa

A1. Bagian Pembelian Melakukan Login

A2. Bagian Pembelian Mengelola Menu Master

A3. Bagian Pembelian Mengelola Menu Transaksi

A4. Bagian Pembelian Mengelola Menu Laporan

A6. Bagian Pembelian Melakukan Logout

24

B. Kebutuhan Sistem

4.1.2. Use Case Diagram

Gambar IV.1

Usecase Diagram Pembelian Barang Import

uc Sistem Pembelian Barang Import

Bagian Pembelian

Melakukan Login

Mengakses Menu

Master

Mengelola Menu

Transaksi

Mengelola Menu

Laporan

Melakukan Logout

Menu Purchase

Order

Menu Data

Barang

Masukan User ID dan

Password

Menu Akun

Menu Jurnal

Menu Laporan

Pembelian

Menu Laporan

Pengeluaran Kas

Menu Data User

Menu Sales

Contract

Menu Back Up

«extend»

«extend»

«include»

«extend»

«extend»

«extend»

«extend»

«extend»

«extend»

25

4.1.3. Activity Diagram

1. Activity Diagram Login

Gambar IV.2

Activity Diagram Login

act login

Sistem PembelianBagian Pembelian

Start

Melakukan Login

Input username dan

password

Verifikasi

username dan

password

Tampil pesan

username dan

password salah

Masuk kedalam

menu utama

26

2. Activity Diagram Menu Utama

Gambar IV.3

Activity Diagram Menu Utama

act Pembelian


Start

LoginMenampilkan Menu

Utama

Menu Master Menu

Transaksi

Menu Laporan Back Up

27

3. Activity Diagram Menu Master

Gambar IV.4

Activity Diagram Menu Master

act Menu Master


Start

Klik Menu MasterMenampilkan Menu

Master

Menu Akun Menu Data

User

Menu Data

Barang

28

4. Activity Diagram Menu Akun

Gambar IV.5

Activity Diagram Menu Akun

act Akun


Start

Klik Menu AkunMenampilkan Form Akun

Klik Tombol

TambahInput Data yang

Dicari

Masukan Kode Akun,

Nama Akun, Saldo

Awal, Jenis

Klik Tombol Cari

Klik Tombol

BatalKlik Tombol

Proses

Klik Tombol

Ubah

Klik Tombol

Hapus

Tampil Akun

Data Diubah

Data Tersimpan

Akun Terhapus

Ubah Akun

29

5. Activity Diagram Menu Data User

Gambar IV.6

Activity Diagram Menu Data User

act DataUser


Start

Klik Menu Data UserMenampilkan Form Data

User

Input Data yang

Dicari

Masukan Id User, Nama

User, Password

Klik Tombol Cari

Klik Tombol

BatalKlik Tombol

Simpan

Klik Tombol

Ubah

Klik Tombol

Hapus

Tampil Data User

Data Diubah

Data Tersimpan

Data Terhapus

Ubah Data

30

6. Activity Diagram Menu Data Barang

Gambar IV.7

Activity Diagram Menu Data Barang

act DataBarang


Start

Klik Menu Data BarangMenampilkan Form Data

Barang

Klik Tombol


Dicari

Masukan Kode Item,

Nama Item, Barang

Masuk

Klik Tombol Cari

Klik Tombol

BatalKlik Tombol

Proses

Klik Tombol

Cetak

Klik Tombol

Keluar

Tampil Data Barang

Data Dicetak

Data Tersimpan

31

7. Activity Diagram Menu Transaksi

Gambar IV.8

Activity Diagram Menu Transaksi

act MenuTransaksi


Start

Klik Menu

Transaksi

Menampilkan Menu

Transaksi

Purchase

Order

Menu Sales

Contract

Menu Jurnal

32

8. Activity Diagram Menu Purchase Order

Gambar IV.9

Activity Diagram Menu Purchase Order

act PO


Start

Klik Menu Purchase

Order

Menampilkan Form

Purchase Order

Klik Tombol


Dicari

Masukin Ship To, Kode

Item Terms, Ship Via,

Place Of Destination,

Incoterm

Klik Tombol Cari

Klik Tombol

BatalKlik Tombol

Simpan

Klik Tombol

Hapus

Klik Tombol

Ubah

Ubah Data Purchase

Order

Tampil Data Purchase

Order

Berhasil Diubah

Data Terhapus

Data Tersimpan

33

9. Activity Diagram Menu Sales Contract

Gambar IV.10

Activity Diagram Menu Sales Contract

act SalesContract


Start

Klik Menu Sales ContractMenampilkan Form Sales

Contract

Klik Tombol


Dicari

Masukan Kode Item,

Shipment, Payment,

Destination

Klik Tombol Cari

Klik Tombol

BatalKlik Tombol

Simpan

Klik Tombol

Hapus

Klik Tombol

Ubah

Ubah Data Sales

Contract

Tampil Data Sales

Contract

Berhasil Diubah

Data Terhapus

Data Tersimpan

34

10. Activity Diagram Menu Jurnal

Gambar IV.11

Activity Diagram Menu Jurnal

act Jurnal


Start

Klik Menu JurnalMenampilkan Form Jurnal

Masukan No Jurnal,

Tanggal, Keterangan

Klik Tombol

Proses

Tampil jurnal

Klik Tombol Batal Klik Tombol Cetak Data Dicetak

35

11. Activity Diagram Menu Laporan

Gambar IV.12

Activity Diagram Menu Laporan

act MenuLaporan


Start

Klik Menu LaporanMenampilkan Menu

Laporan

Menu Laporan

Pengeluaran

Kas

Menu Laporan

Pembelian

36

12. Activity Diagram Menu Laporan Pengeluaran Kas

Gambar IV.13

Activity Diagram Menu Laporan Pengeluaran Kas

act LaporanPengeluaranKas


Start

Klik Menu Laporan

Pengeluaran Kas

Menampilkan Form

Laporan Pengeluaran Kas

Masukan Periode

Klik Tombol

Cari

Tampil Laporan

Pengeluaran Kas

Klik Tombol Batal Klik Tombol Cetak Data Dicetak

37

13. Activity Diagram Menu Laporan Pembelian

Gambar IV.14

Activity Diagram Menu Laporan Pembelian

act Laporan Pembelian


Start

Klik Menu Laporan

Pembelian

Menampilkan Laporan

Pembelian

Input Periode

Klik Tombol Lihat Tampil Laporan

Pembelian

Klik Tombol

Cetak

Klik Tombol

Batal

Data Tercetak

38

14. Activity Diagram Menu Back Up

Gambar IV.15

Activity Diagram Menu Back Up

act BackUp


Start

Klik Menu Back UpMenampilkan Form Back

Up

Masukan Nama File,

Back Up

Klik Tombol Batal Klik Tombol Proses Data Tersimpan

39

4.2 Desain

4.2.1. Entity Relationship Diagram (ERD)

P.O

No_Item

Id_item

Date

vendorshipto

Detail_PO

Kd_item

Nm_Item

Total

Kd_item

Barang

Nm_Item

Jml_item

Harga

Detail_Pembelian

Nm_Item

Kode_Item

Jmlh_item

Harga

TotalShipment

Pembelian

Nm_barang

Harga

Date

No_Pembelian

To

PembayaranNo_rek

Nm_Pelanggan

Supplier

Jurnal

No_Jurnal TglKet

Detail_Jurnal

No_akun

No_Jurnal Debit

Kredit Saldo

Akun

Kode_Akun

Nm_Akun

Gambar IV.16

Entity Relationship Diagram (ERD)

40

4.2.2. Logical Record Structure (LRS)

Gambar IV.17

Logical Record Structure (LRS)

41

4.2.3. Spesifikasi File

1. Spesifikasi File Bagian Pembelian

Nama Database : dbpembelian

Nama file : Bagian Pembelian

Akronim : bagianpembelian.myd

Tipe File : Pembelian

Akses file : Random

Panjang Record : 110 karakter

Kunci Field : ID

Tabel IV.1

Spesifikasi File Bagian Pembelian

No Elemen Data Akronim Type Panjang Keterangan

1 ID Id Varchar 15 Primary Key

2 Nama Nama Varchar 30

3 Alamat Alamat Varchar 50

4 No Telp no_telp Varchar 15

42

2. Spesifikasi File Purchase Order


Nama file : Purchase Order

Akronim : purchaseorder.myd

Tipe File : Purchase Order

Akses file : Random


Kunci Field : NO_PO

Tabel IV.2

Spesifikasi File Purchase Order


1 No_PO No_PO Varchar 15 Primary Key

2 Kd_Item Kd_item Varchar 10

3 Date Date Varchar 15

4 Vendor Vendor Varchar 100

5 Ship_To Ship_to Varchar 65

43

3. Spesifikasi File Data Barang


Nama file : Data Barang

Akronim : databarang.myd

Tipe File : Data Barang

Akses file : Random


Kunci Field : Kd_Item

Tabel IV.3

Spesifikasi File Data Barang


1 Kd_Item Kd_item Varchar 10 Primary Key

2 Nm_Item Nm_item Varchar 50

3 Jml_Item Jml_item Varchar 10

4 Harga Harga Varchar 20

44

4. Spesifikasi File Sales Contract


Nama file : Sales Contract

Akronim : salescontract.myd

Tipe File : Sales Contract

Akses file : Random


Kunci Field : NO

Tabel IV.4

Spesifikasi File Sales Contract


1 NO No Varchar 15 Primary Key

2 Date Date Varchar 15

3 Kd_Item Kd_item Varchar 10

4 Qty Qty Varchar 10

5 Unit_Price Unit_pice Varchar 20

45

5. Spesifikasi File Detail PO


Nama file : Detail PO

Akronim : detailpo.myd

Tipe File : Detail PO

Akses file : Random



Tabel IV.5

Spesifikasi File Detail PO




3 Total Total Varchar 10

46

6. Spesifikasi File Pembayaran


Nama file : Pembayaran

Akronim : pembayaran.myd

Tipe File : Pembayaran

Akses file : Random


Kunci Field : no_rek

Tabel IV.6

Spesifikasi File Pembayaran


1 No_rek No_rek Varchar 10 Primary Key

2 Nm_Pelanggan Nm_pelanggan Varchar 50

3 Supplier Supplier Varchar 10

47

7. Spesifikasi File Detail Pembelian


Nama file : Detail Pembelian

Akronim : detailpemb.myd

Tipe File : Detail Pembelian

Akses file : Random



Tabel IV.7

Spesifikasi File Detail Pembelian




3 Jml_Item Jml_item Varchar 10

4 Harga Harga Varchar 20

5 Total Total Varchar 30

6 Shipment shipment Varchar 20

48

8. Spesifikasi File Jurnal


Nama file : Jurnal

Akronim : jurnal.myd

Tipe File : Jurnal

Akses file : Random



Tabel IV.8

Spesifikasi File Jurnal


1 No_Jurnal No_jurnal Varchar 10 Primary Key

2 Tanggal Tgl Varchar 50

3 Keterangan Ket Varchar 10

49

9. Spesifikasi File Detail Jurnal


Nama file : Detail Jurnal

Akronim : detailjurnal.myd

Tipe File : Detail Jurnal

Akses file : Random


Kunci Field : No_Akun

Tabel IV.9

Spesifikasi File Detail Jurnal


1 No_Akun No_akun Varchar 10 Primary Key

2 No_Jurnal No_jurnal Varchar 50

3 Debet Debet Varchar 10

4 Kredit Kredit Varchar 10

5 Saldo Saldo Varchar 10

50

10. Spesifikasi File Akun


Nama file : Akun

Akronim : akun.myd

Tipe File : Akun

Akses file : Random



Tabel IV.10

Spesifikasi File Akun


1 Kd_Akun Kd_akun Varchar 10 Primary Key

2 Nm_Akun Nm_akun Varchar 50

51

4.2.4. Software Architecture


Gambar IV.18

Deployment Diagram Pembelian Barang Import

deployment Pembelian Barang Import

Client PC«device»

Serv er

<<ActiveXControl>>

NetBeans IDE 8.1<<DBMS>>

MySQL Server

<<Aplications>>

Program Pembelian

Barang Import

LAN

Xampp

BrowserJdk-8u131

52

2. Sequence Diagram

Gambar IV.19

Sequence Diagram Menu Purchase Order

sd bela

Bag. Pembelian Form PO Control PO Pembelian Barang

Impor

Membuka Menu ()Tampil Form ()

set(po_no)set(po_no)

set(date)

set(date)

set(vendor)set(vendor)

get(ship_to)get(ship_to)

get(kd_item)

display(nm_item)get(kd_item)

get(qty)get(qty)

set(unit_price)

set(unit_price)

set(amount)set(amount)

set(total_amount)set(total_amount)

get(terms)

get(terms)

get(ship_via)get(ship_via)

get(place_of_destination)get(incoterm)

get(incoterm)get(place_of_destination)

tambah()tambah()

simpan()simpan()

cetak()cetak()

batal()batal()

hapus()hapus()

l ihat()l ihat()

53

4.2.5. User Interface

1. Form Login

Gambar IV.20

Form Login

2. Menu Utama

Gambar IV.21

Menu Utama

54

3. Menu Akun

Gambar IV.22

Menu Akun

55

4. Menu User

Gambar IV.23

Menu User

56

5. Menu Data Barang

Gambar IV.24

Menu Data Barang

6. Menu Purchase Order

Gambar IV.25

Menu Purchase Order

57

7. Menu Sales Contract

Gambar IV.26

Menu Purchase Sales Contract

8. Menu Jurnal

Gambar IV.27

Menu Jurnal

58

9. Laporan Pengeluaran Kas

Gambar IV.28

Menu Pengeluaran Kas

10. Laporan Pembelian

Gambar IV.29

Menu Laporan Pembelian

59

11. Back Up

Gambar IV.30

Menu Back Up

60

4.2.6. Spesifikasi Hardware danSoftware

1. Spesifikasi Hardware

Processor :Intel(R) Celeron(R) CPU B820 @ 1.70GHz

Memory (RAM) : 2,00 GB

Harddisk : 200 GB

Monitor : 14 inch

Printer : DeskJet Ink

Mouse : Standart

2. Spesifikasi Software

SistemOperasi : Microsft Windows 7

Aplikasi Software : Microsoft Office 2007

Microsoft Visio 2010

Bahasa Pemrograman : Java.net

AplikasiPendukung : Netbeans IDE 8.1

Enterprise Architect

Database : My SQL

61

BAB V

PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil riset yang telah dibahaskan dalam penulisan Tugas akhir

ini, penulis mendapatkan beberapa kesimpulan, diantaranya :

1. Pengolahan data pada PT. Hibson Wiraprakasa masih dilakukan secara

manual yang berpotensi kesalahan dalam penginputan dan pembelian

barang. Hal ini menyebabkan pelaksanaan transaksi pembelian menjadi

tidak efisien dan tidak efektif sehingga lambatnya informasi yang

dihasilkan mengenai laporan pembelian barang.

2. Pemasalahan-permasalahan yang ada dalam sistem akuntansi berjalan

menyebabkan kualitas informasi yang dihasilkan menjadi berkurang, oleh

karena itu penulis terdorong untuk memberikan usulan dengan

mengkomputerisasikan sistem pembelian barang tersebut.

3. Dengan sistem yang terkomputerisasi, penggunaan arsip dalam bentuk

kerts dapat dikurangi karena semua data-data yang dimiliki disimpan

dalam bentuk file-file pada hardisk.

62

5.2. Saran

Adapun saran yang ingin penulis sampaikan dalam tugas akhir ini,

ditujukan untuk PT. Hibson Wiraprakasa. Saran-saran tersebut adalah:

1. Untuk memudahkan dalam pengoperasian sistem yang baru, penulis

sarankan untuk melakukan latihan atau training terhadap pengguna atau

operator yang menjalankan sistem pembelian yang terkomputerisasi ini.

2. Mengingat pentingnya data yang tersimpan dalam file, maka sebaiknya

perlu dibuatkan file duplikat (back-up) untuk setiap file yang digunakan,

agar jika terjadi kerusakan pada komputer perusahaan tidak akan

menghilang data, sehingga kegiatan tersebut tidak akan terhambat.

3. Bila sistem yang baru ini sudah dapat berjalan dan dioperasikan, sebaiknya

dilakukan perawatan berkala terhadap peralatan komputer dengan baik,

dari segi perangkat keras maupun perangkat lunak sehingga sistem

komputerisasi akan dapat berjalan dengan baik.

63

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hatta. 20017. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk

Keuanggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta:

Andi.

Frieyadie. 2007. Belajar Sendiri Pemrograman Database Menggunakan FoxPro

9.0. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo.

Hutahaean, Jeperson. 2014. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Deepublish.

Mahatmyo, atyanto. 2014. Sistem Informasi Akuntansi Suatu

Pengantar.Yogyakarta: Deepublish.

Maniah. 2017. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pembahasan Secara

Praktis dengan Contoh Kasus. Yogyakarta: Deepublish.

Sukamto, Rosa A dan M Shalahuddin. 2014. Rekayasa Perangkat Lunak

Terstruktur dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika.

Suparmoko, M. 2007. Ekonomi 3. Jakarta: Yudhistira.

Sutabri, Tata. 2012. Analisis Sistem Informasi Edisi I. Yogyakarta: Andi.

Tyoso, Jaluanto Sunu Punjul. 2016. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta:

Deepublish.

Yanto, Robi. 2016. Manajemen Basis Data Menggunakan MySQL. Yogyakarta:

Deepublish.

66

Lampiran A.1. Sales Contract

67

Lampiran B.1. Purchase Order

68

Lampiran B.2. Bukti Pembayaran

69

Lampiran B.3. Laporan Pembelian

tugas akhir - bina sarana informatika · ix abstract bella derista kharisma (11140751), design of...

Documents