training administration and course...

40
KELOMPOK VI : TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATION Julinda (05-002) Fitri Timaro Pohan (05-100) Tengku Adinda (05-016) Eliza (05-107) Steffy Duma (05-046) Vera Sonia (05-131) Ira Vanita(05-055) Sofia Gandhi (05-139) Margaret Khoman (05-058) Septi Mayang Sari (05-140) Frandawati (05-095)

Upload: vodien

Post on 30-Jun-2019

221 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

KELOMPOK VI :

TRAINING ADMINISTRATION

AND

COURSE PREPARATION

KELOMPOK VI :

Julinda (05-002) Fitri Timaro Pohan (05-100)

Tengku Adinda (05-016) Eliza (05-107)

Steffy Duma (05-046) Vera Sonia (05-131)

Ira Vanita (05-055) Sofia Gandhi (05-139)

Margaret Khoman (05-058) Septi Mayang Sari (05-140)

Frandawati (05-095)

Page 2: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih
Page 3: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

TRAINING ADMINISTRATION

Adm training mencakup 2 langkah:

• Pre course adm

• Post course adm

“Orang yang tepat, program pelatihan yang tepat, waktu

yang tepat”

Page 4: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

1. Book location, accomodation, food, refreshment, equipment

and trainer.

� Lakukan secepat mungkin

Buat janji waktu dan beberapa altenatif waktu

Pre course Administration

� Buat janji waktu dan beberapa altenatif waktu

� Buat daftar persyaratan mengenai program pelatihan

Page 5: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

2. Prepare working agreements

Buat perjanjian dengan trainee mengenai:

� Pekerjaan apa yang akan dilakukan

� Kapan akan dilakukan pelatihan

� Berapa biaya yang akan dibutuhkan� Berapa biaya yang akan dibutuhkan

� Kapan pembayarannya

� Siapa yang dibayar

Page 6: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

3. Prepare Course lists

“Daftar program pelatihan sebagai pusat dari sistem”

Berisi :

• Judul, tanggal, dan lokasi program pelatihan,

• Tempat maksimum yang tersedia,

• Nama dan alamat dari para delegasi,

• Tempat-tempat kosong, dan

Page 7: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

• Para delegasi yang sudah memesan tempat atau dalam daftar

tunggu.

• Orang yang telah memesan tempat adalah:

• Yang tidak memperoleh tempat dalam daftar yang

diprioritaskan, ataudiprioritaskan, atau

• Akan mengikuti program pelatihan yang selanjutnya, tapi

mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih awal.

Page 8: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

� Tentukan calon2 yang mengikuti program pelatihan melalui daftar prioritas

organisasi individu

Page 9: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

� Getting the Names Right

perlunya mengetahui nama peserta dengan lengkap

• Conforming Places

menginformasi tanggal dan tempat diadakannya proses pelatihan

Page 10: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

� Ensure Call is Full

perhatikan isi dari tempat program pelatihan

• Keeping Cancellation to a Minimum

1. Penyebab utama pembatalan tempat “tekanan pekerja”

2. Biaya pembatalan guna membantu menjaga pembatalan agar minimal

Page 11: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

3. Alasan diberitahukan adanya biaya pembatalan◦ tempat yang dibatalkan mengurangi keuntungankeuntungan

◦ Agar manager dapat membuat kebutuhan bisnis yang tepat

4. Pembatalan tidak bisa dibatalkan kecuali dengan alasan pribadi yang sangat mendesak

Page 12: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

� Send Out Registration Forms

mengirimkan kembali formulir pendaftaran 6 minggu sebelum dimulai

� Send Out Pre-Work dan Joining Instruction

dikirim 2 minggu sebelum program dimulai. Hal ini meliputi:

- judul

Page 13: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

- Tanggal awal dan akhir- Lokasi- Waktu- Akomodasi- Dresscode- Biaya

• Send Attandee Details to Trainerkeuntungan informasi lengkap dan

langsung dari peserta

meminimalkan kesalahan

Page 14: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

� Send Attandee Details to Training Centre

- mengkonfirmasi kehadiran peserta

- memperbaiki catatan pelatihan

- menganalisa kritik course

- melengkapi pembayaran

Post course AdministrationPost course Administration

� Trainer Confirm Student Attandee

� Amend Training Record

Page 15: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

� T�������� � ����� ����� ����������

��������� ���������� ���� ����� ���������

���� ������ ��������

Page 16: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

� A������ ������ ���������

K����� �������� ������� ��������� ���������

���� ������� ���� �������� ����� ��������

������� ���������

� C������� F������

S������ ������� ��������� �������� �������S������ ������� ��������� �������� �������

������ ���� ��������� ������ �������

��������� ����� �������

Page 17: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

C���������� ��� ������

� U��� ���� ���������� � �������� �����

� J��� ������������ ������� ������ ���� ��

���� ���� �����������

� P��������� ��������������� ���� ��������

Page 18: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

C�������� ��� A�������������

� I�������� ���� ���� ����� �������

����������� ����� ������� ���� �������

� P������ ��������� ������������� P������ ��������� ������������

M�� �TCMS ��� T������� A������������

� P��������� ������ ������� ������ �����

�����������

Page 19: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

F��������� ��

� C����������� A������������ S�����

F�������� ���� ����� ��������� ����� ������

������������ �������� ��������

◦ P�������� ��������

◦ C����� �������◦ C����� �������

◦ A�����������◦ C����� �������������

◦ C�������◦ S��������◦ T������� R������

Page 20: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

COURSE PREPARATION

Page 21: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

From: ‘pre-course admin’

Students do pre-work

Students meet their

manager to discuss

expectations for the course

Prepare print masters

Obtain printed materials

Review lesson plan

Obtain audio-visual

equipment and tapes

Obtain supplies

Check course logistics

Set up the training room

To : ‘deliver course’

Figure 8.2: Course preparation process

Page 22: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

Student Preparation

� Students do pre-work

�Pastikan selalu bahwa pre-work penting dalam

melaksanakan program pelatihan.

�Berikan estimasi yang akurat mengenai berapa lama pre-�Berikan estimasi yang akurat mengenai berapa lama pre-

work akan berlangsung

�Prioritaskan tugas pre-work

�Beritahu siswa mengapa pre-work penting

�Beritahu siswa bagaimana pre-work digunakan

�Beritahu kapan pre-work akan digunakan

Page 23: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

� Students meet their manager to discuss

expectations for the course

Mengapa mengikuti program pelatihan??

Diskusi dengan manager apa yang diharapkan

dari program pelatihan yang telah diikuti.

Page 24: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

Softcopy:

�membutuhkan baterai

�kemudahan revisi dan modifikasi

�kemampuan untuk mencari kata

Trainer Preparation

�rentan hilang maupun rusak

�hanya bekerja dengan satu sistem

Banyaknya copian harus sesuai dengan kebutuhan.

Page 25: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

Konsentrasi Pada

1. Kepastian jumlah orang yang akan mengikuti pelatihan.

Kemudian perhatikan ketepatan material pelatihan.

2. Periksa dan lihat apakah materinya simple atau rangkap

(sisi tunggal atau sisi ganda). Jika material dibuat

double-sided, maka akan ada 40-50 persen kertas yang

akan digunakan dan biaya yang harus di simpan.

Page 26: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

3.Perhatikan jika materi dapat di gunakan kembali

Drpd membuat material berlebihan , lebih baik untuk

penggunaan ulang.

Dapat di gunakan kembali dengan cepat untuk pelatihan

selanjutnya.

Page 27: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

Just In Time Materials

� Dari Jepang

� Sistem training dimana materialnya di copy/ dibuat tepat

sebelum latihan dilaksanakan.

Storing The MasterStoring The Master

Dalam menyimpan data harus di perhatikan:

1. Trainer, training administrator, atau printers

2. Para pengajar, dan stabilitas pelatihan

Page 28: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

Handout vs Binder material

• handout banyak

• preparation ( mengulang rencana belajar)

•Jgn lewatkan tiap langkah

!

Page 29: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

Overhead projectors

- sbg standar

Flip Chart Stands

Video Recorder

3 standar rekaman video:

- PAL (Eropa)

- NTSC (Uni Soviet)

- tinggi

- berat

- kekakuan

- SECAM (AS)

Page 30: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

Video Recorder

3 standar rekaman video:

- PAL (Eropa)

- NTSC (Uni Soviet)

- SECAM (AS)

VHS

Camcorder (portable video camera):

VHS-C 8mm

*** Super VHS, Sony U-matic

Page 31: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

Audio-Cassette Records

Masalah: flat batteries

dirty recording head

dirty pinch roller and capstan

pembersih kaset

Computers & Printers

SUPPLIES

Page 32: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

Fixings

bagan, poster/ plakat, papan gantung

Flip Chart Pads

Flip Chart Pens

a. spirit-based

b. water-based

c. dry-wipe

Page 33: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

Overhead Projector Pens

• Permanen

• Water-based

Course Specification

Hal-hal yang perlu diingat :Hal-hal yang perlu diingat :

• banyak ruangan yang diperlukan

• kapan waktu yang tepat untuk break

• jam berapa program pelatihan dimulai dan berakhir

• video apa yang perlu dibawa?

Maks

3 hal

Page 34: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

Fred’s List

Setting Plans

Ada 2 pendekatan yang digunakan :

• mendudukkan partisipan di samping orang yang dikenal

• mendudukkan partisipan di samping orang yang tidak dikenal• mendudukkan partisipan di samping orang yang tidak dikenal

Mixing The Subgroup

� Membentuk kelompok dimana setiap partisipan memiliki

kesempatan untuk bekerja sama dengan partisipan lainnya

Page 35: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

Room Layout

• Pastikan bahwa meja-meja n kursi-kursi diposisikan dg tepat

• Berjalan mengitari ruangan n lihatlah layout dari pandangan

• Hindari murid-murid yg duduknya saling berhadapan punggung

• jangan terlalu terpaku dengan satu jenis layout

Audio-visual

• Mencek perlengkapan audio-visual

• Mencek level suara dari video

•Teslah rekaman pada setiap perekam suara untuk memastikan

bahwa baterinya tidak habis dan perekam suara merekam dengan

baik

Page 36: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

Student Materials

� Letakan binder, pena, pensil dan penghapus murid – murid

diatas meja

� Lokasikan handout pada tempat dimana mereka bisa

menjangkaunya dengan mudahmenjangkaunya dengan mudah

Name Plates

� Yang paling simple adalah slembar kartu A4 dilipat berdasarkan

panjangnya

Page 37: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

� menggunakan tulisan individu yang plastic

� permukaan yang shiny – white yang bisa ditulis dengan dry wipe

pens

� sekeping papan hias yang memiliki alur yang dipotong

berdasarkan panjangnya

Prepare Syndicate Rooms

� Kunjungi setiap ruangan gabungan u memastikan bahwa chart

wall telah dipasang

� Mencek pencahayaan

Page 38: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

Trainer Materials

� Siapkan pedoman untuk trainer di depan ruangan

� Ceklah bahwa semua persediaan yang kamu

butuhkan mudah terjangkau

Page 39: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

Final check

Pastikan kamu mengetahui :

a. Dimana kunci disimpan

b. Dimana tempat untuk mematikan atau menghidupkan

lampulampu

c. Bagaimana cara untuk mengontrol panas

d. Bagaimana membuka atau menutup jendela

Page 40: TRAINING ADMINISTRATION AND COURSE PREPARATIONocw.usu.ac.id/course/download/1270000053-pelatihan/plt_163_slide_training... · mereka telah siap untuk program pelatihan yang lebih

Terima Kasih