PROSEDUR TINJAUAN KONTRAK

No Dokumen :

Revisi :

Tanggal Berlaku :

Halaman :

1.0 TUJUAN

1.1. Memastikan. bahwa perusahaan memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan dalam kontrak.

1.2. Memastikan bahwa persyaratan dalam Kontrak dengan persyaratan dalam tender sudah sesuai.

1.3. Memastikan bahwa bagian-bagian kontrak maupun perubahannya disampaikan kepada bagian dalam perusahaan yang terlibat dalam kontrak proyek.

2.0 LINGKUP

Pembuatan Kontrak Kerja

3.0 REFERENSI

3.1. Prosedur Tender (PR – EDH – 1)

3.2. Dokumen Kontrak Proyek yang bersangkutan

4.0 ISTILAH DAN SINGKATAN

4.1 EDH : Estimate Departemen Head

4.2 CAD : Contract Administration Departemen Head

4.3 MMR : Marketing Manager

4.4 OPM : Operation Manager

4.5 RDR : Regional Director

4.6 PM : Project Manager

4.7 CDH : Cost Control Departemen Head

4.8 FNA : Finance & Accounting Departemen Head

4.9 ADM : Administration

4.10 SPK : Surat Perintah Kerja

4.11 SPP : Surat Perjanjian Pelaksanaan

4.12 RMP : Rencana Mutu Pelaksanaan

4.13 RAP : Rencana Anggaran Pelaksanaan

5.0 KETENTUAN UMUM

5.1 Sebagai jalur komunikasi antara TATA dengan Pemberi Tugas dalam pembuatan kontrak.

PROSEDUR TINJAUAN KONTRAK

No Dokumen :

Revisi :

Tanggal Berlaku :

Halaman :

6.0 URUTAN KERJA DAN TANGGUNG JAWAB

Pelaku Kegiatan Rekaman

PROSEDUR TINJAUAN KONTRAK

No Dokumen :

Revisi :

Tanggal Berlaku :

Halaman :

OWNER6.1 Memberikan Perintah Kerja kepada PT. TATA

dengan mengeluarkan SPK / Kontrak.

MMR

6.2 Menerima SPK / Kontrak dari Pemberi Tugas setelah ditunjuk sebagai pemenang, dan memberikan kepada CAD untuk dievaluasi.

SPK / Kontrak

CAD

6.3. a. Memberikan informasi ke EDH sebagai pemenang

tender. b. Memberikan evaluasi terhadap SPK /

Kontrak yang diterima dari MMR.

EDH

6.4 Menerima Informasi dari CAD 6.4.A dan Membuat RAB sebagai lampiran dokumen kontrak dan menyerahkan ke CAD serta satu file untuk arsip CDH.

CAD

6.5 a. Jika SPK / Kontrak ada ketidak sesuaian maka CAD membuat surat tanggapan yang ditujukan ke Pemberi Tugas.

b. Jika SPK / Kontrak sudah sesuai ,CAD membubuhkan paraf dan memberi ke RDR untuk di tanda tangani.

Surat Pengantar Dokumen (FM – SCR – 1 – 3)

RDR

6.6 a. Menandatangani SPK / Kontrak yang sudah dinyatakan sesuai hasil pemeriksaan CAD.

b. Menyerahkan kembali ke Owner untuk ditanda tangani.

OWNER

6.7 Menandatangani SPK / Kontrak yang sudah disepakati bersama dan mengirim kembali ke MMR.

SPK / Kontrak

MMR

6.8 Menerima SPK / Kontrak yang sudah ditanda tangani Owner dan menyerahkannya kepada CAD untuk didistribusikan.

CAD

6.9 Menerima SPK / Kontrak dan mendistribusikan kepada :1. PM di lapangan (copy seluruh dokumen SPK)2. CDH (copy seluruh dokumen SPK) 3. FNA (copy sebagian yang menyangkut keuangan)

Buku Ekspedisi

PM 6.10 Menerima copy SPK / Kontrak dari CAD. SPK / Kontrak

FNA

6.11 Menerima copy SPK / Kontrak dari CAD. SPK / Kontrak

6.12 Melakukan penagihan ke Owner berdasarkan SPK / Kontrak yang diterima dari CAD.

CDH6.13 Menerima copy SPK / Kontrak dari CAD.6.14 Melakukan monitoring proyek berdasarkan

SPK / Kontrak yang diterima dari CAD.

PM

6.15 Melaksanakan proyek berdasarkan SPK / Kontrak yang diterima dari CAD.

6.16 Menerima VO / SI dari Pemberi Tugas dan menginformasikan kepada CDH

CDH

6.17 Menerima VO / SI dari PM dan menginformasikan kepada CAD tentang adanya perubahan / tambahan pekerjaan di lapangan.

PROSEDUR TINJAUAN KONTRAK

No Dokumen :

Revisi :

Tanggal Berlaku :

Halaman :

Pelaku Kegiatan Rekaman

CAD

6.18 Mempelajari / mengklarifikasi adanya VO / SI 6.19 dan membuat review untuk VO / SI terhadap

kontrak awal, apabila VO / SI tersebut merupakan tambahan pekerjaan baru di luar kontrak dan menginformasikan adanya tambahan pekerjaan ke MMR.

MMR6.20 Melakukan negosiasi untuk pekerjaan tambah.

CAD

6.21 Memproses ke Owner untuk pembuatan SPK Addendum, setelah MMR melakukan negosiasi dan sudah mendapatkan kesepakatan dengan pihak owner.

CAD

6.22 Melakukan evaluasi terhadap kontrak-kontrak berjalan sampai dengan selesai berdasarkan aspek legal, finance dan teknis untuk memastikan seluruh persyaratan kontrak dipenuhi dan adanya penambahan / addendum kontrak evaluasi dilakukan setiap progress selesai. Hasil evaluasi dituangkan dalam form review kontrak. 1)

CAD

6.23 Berdasarkan review tersebut apabila terdapat perbedaan dari kontrak sebelumnya, maka dilakukan koordinasi dengan CDH, FNA, Proyek dan fungsi terkait lainnya. 1)

7.0 PENGECUALIAN

7.1 Untuk pekerjaan yang mendesak, apabila kontrak belum ditanda tangani maka pekerjaan dapat dimulai atas dasar SPK / Kontrak dari Pemberi Tugas.

7.2 Untuk proyek-proyek tanpa melalui proses tender maka pekerjaan dapat dimulai atas dasar SPK / Kontrak dari Pemberi Tugas.

8.0 INDIKATOR KINERJA

8.1. Semua Persyaratan untuk kontrak harus dapat dipenuhi 100 %.

9.0 LAMPIRAN

9.1. Flowchart Proses Tinjauan Kontrak

9.2 Surat Pengantar Dokumen - ( FM – SCR – 1 – 3 )