TIME MANAGEMENT

Lost time is never found again. (Benjamin Franklin)

“Kerjakan apa yang kamu tuliskan, dan tuliskan apa yang kamu kerjakan. Semua itu dikerjakan menggunakan cara. Cara terbaik untuk memulai adalah memulainya”

Work smarter. Improve time utilization.

Apakah manajemen waktu itu?

Manajemen waktu adalah keterampilan penting yang membantu Anda menjaga pekerjaan Anda di bawah kendali, pada saat yang sama yang membantu Anda menjaga stres ke minimum.Kita semua akan senang untuk memiliki beberapa tambahan jam setiap hari. Melihat seperti itu tidak mungkin, kita perlu bekerja lebih cerdas pada hal-hal yang memiliki prioritas tertinggi, dan kemudian membuat jadwal yang mencerminkan pekerjaan dan prioritas pribadi.Dengan ini di tempat, kita dapat bekerja secara terfokus dan efektif, dan benar-benar mulai mencapai tujuan tersebut, mimpi dan ambisi kita peduli begitu tentang banyak hal.

Anda mungkin telah pernah mengikuti seminar mengenai manajemen waktu, dan mungkin anda sudah sering membaca buku untuk mempelajari bagaimana cara mengatur waktu dengan baik. Anda mungkin juga telah membuat serangkaian perencanaan di buku atau bahkan gadget yang khusus untuk mengatur jadwal anda. Tapi apakah Anda benar-benar membutuhkan semua gadget dan buku itu? Apakah Anda tidak bisa mengatur pekerjaan Anda tanpa alat-alat itu?

Jawabannya sangat sederhana. Semua hal peralatan dan gadget yang Anda pakai untuk mengorganisir waktu Anda tidak akan berguna. Sebelum Anda bisa mengatur waktu Anda, Anda sendiri harus memahami arti dari waktu. Dalam kamus waktu dijelaskan sebagai sebuah periode atau titik dimana suatu hal terjadi.

Ada dua jenis waktu, waktu pada jam dan waktu sebenarnya (waktu nyata). Dalam waktu pada jam, ada 60 detik dalam satu menit, 60 menit dalam satu jam, dua puluh empat jam dalam sehari dan 365 hari dalam setahun. Waktu ini berlalu sama cepatnya. Saat seseorang berusia 50, mereka benar-benar berusia 50. Tidak ada yang kurang ataupun lebih.

Dalam waktu sebenarnya atau waktu nyata, semua waktu itu relatif. Waktu bisa berlalu tergantung dengan apa yang Anda lakukan. Dua jam dalam sebuah pabrik motor bisa terasa seperti dua belas tahun. Dan dua belas tahun masa kanak-kanak anda bisa terasa seperti dua jam saja.

Jenis waktu yang mana yang mewakili Anda di kehidupan Anda?

Alasan mengapa semua gadget, peralatan dan sistem pengaturan waktu yang Anda gunakan tidak akan berhasil adalah karena semua sistem dan gadget yang Anda miliki itu hanya mengatur waktu pada jam. Waktu pada jam tidak relevan. Anda tidak tidak memiliki akses pada waktu tersebut. Anda hidup di waktu yang nyata, sebuah dunia dimana waktu berjalan begitu cepat saat Anda bahagia, dan terasa begitu lambat saat Anda melakukan hal yang tidak Anda suka.

Berita baiknya adalah bahwa waktu nyata itu terkait dengan mental dan pola pikir. Anda dapat menciptakannya. Apapun yang dapat Anda ciptakan, pasti dapat anda atur. Ini saatnya untuk membuang segala jenis sabotase diri, dan pembatasan diri. Tidak ada lagi alasan “tidak memiliki waktu yang cukup” atau  “hari ini bukanlah waktu yang tepat” untuk memulai suatu hal.

Langkah Manajemen Waktu Yang Efektif :

- Membuat rencana kegiatan dan melaksanakan secara konsisten.

Perencanaan meliputi tindakan memilih dan menghubungkan fakta-fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa yang akan datang dalam hal memvisualisasi serta merumuskan aktivitas-aktivitas yang diusulkan yang dianggap perlu untuk mencapai hasil-hasil yang diinginkan.

- Strategi-strategi dalam bidang perencanan :

1. Cara pendekatan “sedikit demi sedikit”

2. “Menebarkan bibit ke tanah yang subur”

3. Cara “penyerangan” secara terkonsentrasi

4. Kacaukan issu yang bersangkutan

5. Gunakan taktik-taktik keras hanya apabila hal tersebut diperlukan

6. Lepaskan tanggung jawab

7. Waktu merupakan alat penyembuh yang mujarab

8. Laksanakan tindakan pada saat yang tepat

9. Hasil pemikiran beberapa orang lebih baik dibandingkan dengan hasil pemikiran satu orang

10. Lakukan tindakan “memecah-belah” dan kuasailah

- Langkah-langkah pokok dalam perencanaan :

1. Jelaskan problem yang bersangkutan

2. Usahakan untuk mencapai keterangan-keterangan tentang aktivitas-aktivitas yang akan dilaksanakan

3. Analisia dan klasifikasi keterangan-keterangan yang diperoleh

4. Tetapkan premis-premis perencanaan dan penghalang-penghalang terhadapnya

5. Tentukan rencana-rencana alternatif

6. Pilih rencana yang diusulkan

7. Tetapkan urutan-urutan dan penetapan waktu secara terperinci bagi rencana yang diusulkan tersebut

8. Laksanakan pengecekan tentang kemajuan rencana yang diusulkan

- Mengelompokkan dan mengidentifikasi setiap prioritas dari sebuah aktivitas

Inti dari manajemen waktu adalah prioritas ! Kegiatan mana yang harus didahulukan, dikerjakan pertama kali supaya bisa melakukan pekerjaan lainnya, dan berapa lama prosesnya. Dalam bahasa inggrisnya dikenal dengan first thing first.

Dari gambar di atas kita membagi kegiatan menjadi dua bagian, yaitu penting serta mendesak. Penting berbeda dengan mendesak. Sesuatu yang mendesak tidak selalu penting. Begitu juga sesuatu yang penting tidak selalu genting.

Kuadaran satu adalah situasi genting namun tidak penting. Sebagian dari kita berada di tempat ini. Kita kelelahan akan banyaknya hal - hal yang harus ditangani segera, hari ini juga, detik ini, dan tidak berpengaruh besar terhadap masa depan kita. Jika anda seorang pengusaha, maka bisa saja anda disibukkan dengan komplain pelanggan, penawaran supplier, atau mengurusi utang-piutang yang jatuh tempo. Semua kegiatan ini penting dan genting. Untuk saat ini !

Sementara hal yang sangat penting namun tidak mendesak adalah kemajuan dan prospek masa depan perusahaan anda tidak pernah diutak-atik sama sekali. Mana sempat ! Udah terlalu banyak hal yang harus dikerjakan yang harus diselesaikan saat ini juga ! Memikirkan pengembangan perusahaan memang penting, sekaligus juga tidak genting ! (Coba pikirkan dalam - dalam, benarkah masa depan perusahaan anda itu penting namun tidak genting!)

Kuadran ketiga adalah tempat bagi orang - orang yang tidak bertanggungjawab. Orang yang selalu mengecilkan hal - hal yang besar dan memprioritaskan hal - hal yang tidak penting.    Ah....cukup banyak dari kita yang kadang-kadang mampir untuk beristirahat sejenak di kuadran ini. Siapa sih yang tidak pernah membuka facebook pada jam-jam kantor ? Ha...ha...ha....

Terakhir, kuadran keempat adalah tempat kaum MaDeSu alias Masa Depan Suram. Karena mereka tidak tahu hal lainnya selain menyenangkan diri sendiri. Tidak ada yang penting dan juga tidak ada yang genting ! Nikmati saja, mengalir saja....boleh....asal jangan terbawa arus loh yaa...

- Menetapkan batasan-batasan.

Dalam manejemen waktu juga dikenal bagaimana membuat batasan-batasan. Tidak semua pekerjaan harus kita kerjakan bukan,

Batasi kesediaan, tidak semua ajakan teman kita harus kita penuhi. Coba pertimbangkan menurut penting dan mendesaknya.

Batasi durasinya, dalam mengerjakan segala sesuatu alangkah baiknya jika kita batasi waktu pengerjaannya.

Batasi pentingnya, artinya kita batasi kualitasnya. Sampai seberapa tinggi kualitas hasil pekerjaan kita, sempurnakah atau cukup optimal. Mengejar kesempurnaan dengan mengabaikan pekerjaan yang lain bukan pandan manager waktu yang baik.

Batasi keterlibatan, jika pekerjaan itu bisa didelegasikan kepada orang lain dengan hasil pekerjaan yang cukup baik, mengapa tidak kita lakukan. Sementara itu kita mengerjakan pekerjaan yang lebih penting.

- Pendelegasian

Tedapat dua macam system pendelegasian menurut Stephen, yaitu :

1. Gofer delegation 2. Stewardship delegation

Pendelegasian suruhan atau gofer delegation berarti "Kejar ini, kejar itu, kerjakan ini, kerjakan itu, dan beritahu saya ketika sudah selesai."Cara ini bukan cara yang salah. Kita harus memahami bahwa segala sesuatu itu diciptakan baik. Tidak ada yang jelek. Yang ada hanyalah waktu yang tidak tepat atau kondisi yang salah. Seorang karyawan baru lebih efektif dengan pendelegasi suruhan karena dia belum mengerti budaya perusahaan, tugas-tugasnya, dan aturan-aturannya. Semakin lama dia bekerja, akan semakin efektif dan efisien cara kerjanya. Dan sudah saatnya kita beralih ke cara pendelegasian lainnya.

Stewardship delegation atau pendelegasian pengurusan berfokus pada hasil dan bukan pada metode. Pendelegasian ini memberikan pilihan "cara mengejakan sesuatu" kepada orang dan membuat mereka bertanggungjawab atas hasil. Ini adalah saat dimana anda mulai mencetak pemimpin baru dalam bimbingan anda. Hasil adalah tujuan yang ingin dicapai sementara  metode adalah alatnya.

- Mengetahui dan menggunakan Prime Time dengan sebaik-baiknya.

Untuk melakukan pekerjaan dengan hasil maksimal, kita juga harus mempertimbangkan ”Prime Time”. Waktu utama/emas setiap orang boleh jadi berbeda-beda. Waktu ini merupakan waktu dimana potensi dan kekuatan (pikiran dan jiwa) bisa bersinergi sehingga hasil pekerjaan menjadi fantastik.

10 Kesalahan dalam manajemen waktu

Seberapa baik Anda mengatur waktu Anda? Jika Anda seperti banyak orang, jawaban Anda mungkin tidak benar-benar positif!Mungkin Anda merasa kelebihan beban, dan Anda sering harus bekerja lembur untuk memukul tenggat waktu Anda. Atau mungkin hari-hari Anda tampaknya untuk pergi dari satu krisis ke yang lain, dan ini adalah stres dan demoralisasi.

Banyak dari kita tahu bahwa kita bisa mengelola waktu kita lebih efektif, tetapi bisa sulit untuk mengidentifikasi kesalahan yang kami buat, dan untuk mengetahui bagaimana kita bisa meningkatkan.Ketika kita mengatur waktu kita dengan baik, namun, kami sangat produktif di tempat kerja, dan stres kami tingkat drop. Kita bisa mencurahkan waktu untuk itu, menarik high-reward proyek yang dapat membuat perbedaan nyata untuk karir.

Singkatnya, kami bahagia!Pada artikel ini, kita melihat sepuluh kesalahan waktu paling umum manajemen, serta strategi mengidentifikasi dan tips yang dapat Anda gunakan untuk mengatasinya. Sepuluh kesalahan adalah:

Kesalahan # 1. Gagal Jaga List To-Do

Apakah Anda pernah memiliki perasaan jengkel bahwa Anda lupa untuk melakukan bagian penting dari pekerjaan? Jika demikian, Anda mungkin tidak menggunakan To-Do List untuk tetap

di atas hal-hal. (Atau, jika Anda melakukannya, Anda mungkin tidak menggunakan secara efektif!)

Caranya dengan menggunakan To-Do Lists efektif terletak pada memprioritaskan tugas pada daftar Anda. Banyak orang menggunakan A - F sistem pengkodean (A untuk item prioritas tinggi, F untuk prioritas sangat rendah). Atau, Anda dapat menyederhanakan ini dengan menggunakan A sampai D, atau dengan menggunakan angka.

Jika Anda memiliki proyek-proyek besar pada daftar Anda, maka, kecuali Anda berhati-hati, entri untuk ini dapat kabur dan tidak efektif. Misalnya, Anda mungkin menuliskan "Start pada usulan anggaran." Tapi apa ini memerlukan? Kurangnya spesifik sini mungkin menyebabkan Anda menunda-nunda, atau melewatkan langkah kunci. Jadi pastikan bahwa Anda memecah tugas besar atau proyek ke dalam spesifik, langkah-langkah ditindaklanjuti - maka Anda tidak akan mengabaikan sesuatu yang penting.

Anda juga dapat menggunakan Program Aksi untuk mengelola pekerjaan Anda ketika Anda memiliki banyak proyek besar terjadi sekaligus. (Program Aksi adalah "kekuatan industri" versi To-Do Lists.)

Kesalahan # 2. Tidak Menetapkan Tujuan Pribadi

Apakah Anda tahu di mana Anda ingin berada dalam enam bulan? Bagaimana kali ini tahun depan, atau bahkan 10 tahun dari sekarang? Jika tidak, saatnya untuk mengatur beberapa tujuan pribadi! Penetapan tujuan pribadi adalah penting untuk mengelola waktu Anda dengan baik, karena tujuan memberikan tujuan dan visi untuk bekerja ke arah. Ketika Anda tahu di mana Anda ingin pergi, Anda dapat mengatur prioritas Anda, waktu, dan sumber daya untuk sampai ke sana. Tujuan juga membantu Anda memutuskan apa yang layak menghabiskan waktu Anda, dan apa saja gangguan.

Untuk mempelajari cara mengatur SMART, tujuan yang efektif, membaca tentang Teori Menetapkan Tujuan Locke. Di sini, Anda akan belajar bagaimana menetapkan tujuan jelas yang akan membuat Anda termotivasi. Anda juga bisa menikmati Insight Buku kami ke "Fuse Panjang, Big Bang" oleh Eric Haseltine. Buku ini mengajarkan Anda bagaimana untuk fokus pada jangka panjang Anda gol tanpa menghadap prioritas pendek Anda jangka.

Kesalahan # 3. tidak Memprioritaskan

Asisten Anda baru saja berjalan dengan krisis yang dia membutuhkan Anda untuk berurusan dengan sekarang, tapi kau di tengah-tengah ide-ide brainstorming untuk klien baru. Anda yakin bahwa Anda telah hampir datang dengan ide cemerlang untuk kampanye pemasaran

mereka, tapi sekarang Anda berisiko kehilangan benang pemikiran Anda karena ini "darurat."Kadang-kadang, sulit untuk mengetahui bagaimana memprioritaskan, terutama ketika Anda sedang menghadapi banjir yang tampaknya tugas-mendesak. Namun, sangat penting untuk belajar bagaimana memprioritaskan tugas-tugas secara efektif jika Anda ingin mengatur waktu Anda lebih baik.

Salah satu alat yang akan membantu Anda memprioritaskan efektif adalah Matrix Mendesak / Penting. Ini akan membantu Anda memahami perbedaan antara kegiatan mendesak, dan kegiatan penting. Anda juga akan belajar bagaimana untuk mengatasi kecenderungan untuk fokus pada mendesak. The Matrix Prioritas Aksi adalah alat lain yang berguna, yang akan membantu Anda menentukan apakah tugas tinggi-hasil dan prioritas tinggi, atau rendah-nilai, "isi" pekerjaan. Anda akan mengatur waktu Anda lebih baik siang hari jika Anda tahu perbedaannya.

Kesalahan # 4. Gagal Kelola Gangguan

Apakah Anda tahu bahwa beberapa dari kita dapat kehilangan sebanyak dua jam sehari untuk gangguan? Pikirkan berapa banyak Anda bisa mendapatkan dilakukan jika Anda memiliki waktu itu kembali!

Apakah mereka datang dari email, chatting IM, rekan dalam krisis, atau panggilan telepon dari klien, gangguan mencegah kita dari mencapai aliran, yang merupakan pekerjaan memuaskan dan tampaknya usaha yang kita lakukan ketika kita 100 persen terlibat dalam tugas.

Jika Anda ingin menguasai hari Anda dan melakukan pekerjaan terbaik Anda, penting untuk mengetahui bagaimana untuk meminimalkan gangguan dan mengelola gangguan secara efektif. Misalnya, matikan chatting IM Anda ketika Anda perlu fokus, dan membiarkan orang tahu jika mereka mengganggu Anda terlalu sering. Anda juga harus belajar bagaimana meningkatkan konsentrasi Anda, bahkan ketika Anda sedang berhadapan dengan gangguan.

Kesalahan # 5. penundaan

Penundaan terjadi ketika Anda menunda tugas-tugas yang Anda harus fokus pada saat ini. Ketika Anda menunda-nunda, Anda merasa bersalah bahwa Anda belum mulai, Anda datang ke takut melakukan tugas, dan, pada akhirnya, semuanya menangkap dengan Anda ketika Anda gagal untuk menyelesaikan pekerjaan tepat waktu.

Mulailah dengan mengambil Kuis Penundaan kami untuk mengetahui apakah penundaan adalah masalah dalam hidup Anda. Jika ya, maka mempelajari strategi yang Anda butuhkan untuk mengalahkan penundaan.

Misalnya, salah satu strategi yang berguna adalah untuk mengatakan kepada diri sendiri bahwa Anda hanya akan memulai sebuah proyek selama sepuluh menit. Seringkali, penunda merasa bahwa mereka harus menyelesaikan tugas dari awal sampai akhir, dan ini harapan tinggi membuat mereka merasa kewalahan dan cemas. Sebaliknya, fokus pada mencurahkan sedikit waktu untuk memulai. Itu saja!

Anda juga mungkin akan membantu untuk menggunakan Rencana Aksi. Ini membantu Anda memecahkan proyek-proyek besar menjadi langkah-langkah dikelola, sehingga mudah untuk melihat segala sesuatu yang Anda butuhkan untuk dilakukan, dan agar Anda dapat menyelesaikan potongan kecil pada suatu waktu. Melakukan hal ini dapat menghentikan Anda dari merasa kewalahan pada awal sebuah proyek baru.

Kesalahan # 6. Mengambil terlalu banyak

Apakah Anda orang yang memiliki waktu sulit mengatakan "tidak" kepada orang-orang? Jika demikian, Anda mungkin memiliki terlalu banyak proyek dan komitmen di piring Anda. Hal ini dapat mengakibatkan kinerja yang buruk, stres, dan moral yang rendah.

Atau, Anda mungkin micromanager: seseorang yang bersikeras mengendalikan atau melakukan semua pekerjaan sendiri, karena mereka tidak percaya orang lain untuk melakukannya dengan benar. (Ini bisa menjadi masalah bagi setiap orang - tidak hanya manajer)

Either way, mengambil terlalu banyak adalah penggunaan miskin waktu Anda, dan Anda bisa mendapatkan reputasi untuk memproduksi bergegas, pekerjaan ceroboh.

Untuk menghentikan ini, belajar seni halus mengatakan "ya" kepada orang tersebut, tetapi "tidak" untuk tugas itu. Keterampilan ini membantu Anda menegaskan diri Anda, sementara tetap mempertahankan perasaan yang baik dalam kelompok. Jika orang lain mulai bersandar pada Anda untuk mengatakan "ya" untuk permintaan mereka, belajar bagaimana untuk berpikir pada kaki Anda, dan tetap dingin di bawah tekanan.

Kesalahan # 7. Berkembang pada "Sibuk"

Beberapa orang mendapatkan terburu-buru dari yang sibuk. The sempit-bertemu tenggat waktu, email tak berujung, tumpukan file yang memerlukan perhatian di meja, ras panik ke pertemuan ... Apa buzz adrenalin!

Masalahnya adalah bahwa "kecanduan kesibukan" jarang berarti bahwa Anda efektif, dan dapat menyebabkan stres. Sebaliknya, cobalah untuk memperlambat, dan belajar untuk mengatur waktu Anda lebih baik.

Kesalahan # 8. multitasking

Untuk mendapatkan di atas beban kerjanya, Linda rutin menulis email saat ia chatting di telepon untuk kliennya. Namun, sementara Linda berpikir bahwa ini adalah baik penggunaan waktunya, kebenaran adalah bahwa hal itu dapat mengambil 20-40 persen lebih banyak waktu untuk menyelesaikan daftar pekerjaan ketika Anda multitask, dibandingkan dengan menyelesaikan daftar yang sama tugas secara berurutan. Hasilnya adalah bahwa ia juga melakukan kedua tugas buruk - email nya penuh kesalahan, dan kliennya frustrasi oleh kurangnya nya konsentrasi.

Jadi, hal terbaik adalah melupakan tentang multitasking, dan, sebagai gantinya, fokus pada satu tugas pada satu waktu. Dengan begitu, Anda akan menghasilkan karya berkualitas tinggi. Ahli Wawancara kami dengan Dave Crenshaw, melihat The Myth of Multitasking, akan memberi Anda tampilan yang mencerahkan di multitasking, dan akan membantu Anda menjelajahi bagaimana Anda dapat mengelola proyek simultan lebih efektif.

Kesalahan # 9. Tidak Mengambil Breaks

Sangat menyenangkan untuk berpikir bahwa Anda dapat bekerja selama 8-10 jam lurus, terutama ketika Anda sedang bekerja untuk tenggat waktu. Tapi itu tidak mungkin bagi siapa saja untuk fokus dan menghasilkan karya yang benar-benar berkualitas tinggi tanpa memberikan otak mereka beberapa waktu untuk beristirahat dan mengisi ulang.

adi, jangan mengabaikan istirahat sebagai "membuang-buang waktu." Mereka menyediakan down time-berharga, yang akan memungkinkan Anda untuk berpikir kreatif dan bekerja secara efektif.

Jika sulit bagi Anda untuk berhenti bekerja, maka jadwal istirahat untuk diri sendiri, atau mengatur alarm sebagai pengingat. Pergi untuk berjalan cepat, ambil secangkir kopi, atau hanya duduk dan bermeditasi di meja Anda. Cobalah untuk mengambil lima menit istirahat setiap jam atau dua. Dan pastikan bahwa Anda memberikan diri Anda cukup waktu untuk makan siang - Anda tidak akan menghasilkan pekerjaan yang berkualitas atas jika Anda lapar!

Kesalahan # 10. Tidak efektif Penjadwalan Tugas

Apakah Anda orang pagi? Atau apakah Anda menemukan energi Anda mengambil setelah matahari mulai terbenam di malam hari? Semua dari kita memiliki irama yang berbeda, yaitu, waktu yang berbeda dari hari ketika kita merasa paling produktif dan energik.

Anda dapat membuat penggunaan terbaik dari waktu Anda dengan menjadwalkan bernilai tinggi bekerja selama waktu puncak Anda, dan rendah-energi kerja (seperti kembali panggilan telepon dan memeriksa email), selama "down" waktu Anda. Artikel kami, Apakah Ini Tugas Pagi? akan mengajarkan Anda bagaimana untuk melakukan hal ini.

Mencari waktu tambahan ( Juga dikenal sebagai Diaries Aktivitas atau Log Job Kegiatan .)

Berapa banyak waktu yang Anda habiskan di tempat kerja melakukan hal-hal yang tidak berkontribusi untuk kesuksesan Anda?

Pada awalnya, Anda mungkin berkata "tidak banyak." Tapi - terutama jika Anda belum pernah menggunakan Log Kegiatan sebelum - Anda mungkin akan terkejut oleh berapa banyak waktu yang Anda dapat menemukan.

Ketika Anda benar mengerti bagaimana Anda menggunakan waktu Anda di tempat kerja, Anda dapat mengurangi atau menghilangkan kegiatan bernilai rendah. Ini berarti bahwa Anda dapat melakukan pekerjaan nilai lebih tinggi, sementara masih mampu meninggalkan kantor pada waktu yang masuk akal.

Jadi, bagaimana Anda bisa memahami hal ini? Salah satu cara yang berguna untuk menjaga Activity Log, dan itulah apa yang kita cari di dalam artikel ini.Tentang Kegiatan Log

Sebuah Activity Log (juga dikenal sebagai Buku Harian Kegiatan atau Log Kegiatan Job) adalah catatan tertulis tentang bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda.

Dengan menjaga sebuah Activity Log selama beberapa hari, Anda dapat membangun sebuah gambaran yang akurat tentang apa yang Anda lakukan pada siang hari, dan bagaimana Anda menginvestasikan waktu Anda. Anda akan menemukan memori yang cukup panduan miskin, dan bahwa menjaga Log adalah pengalaman yang membuka mata!

Log Aktivitas Anda juga akan membantu Anda memahami apakah Anda sedang melakukan pekerjaan Anda yang paling penting selama waktu yang tepat hari. Misalnya, jika Anda lebih energik dan kreatif di pagi hari, Anda akan lebih baik melakukan pekerjaan Anda yang paling penting selama waktu ini. Anda kemudian dapat fokus pada tugas-tugas energi yang lebih rendah, seperti menanggapi email atau panggilan kembali, di sore hari.

Log aktivitas juga berguna untuk membantu Anda mengidentifikasi kegiatan non-inti yang tidak membantu Anda memenuhi tujuan penting. Sebagai contoh, Anda mungkin menghabiskan waktu jauh lebih banyak daripada yang Anda pikir surfing internet, atau mendapatkan kopi setiap sore. Ketika Anda melihat berapa banyak waktu yang Anda buang pada kegiatan tersebut, maka Anda dapat mengubah cara Anda bekerja untuk menghilangkannya.

Cara Jauhkan Log Kegiatan

Untuk menjaga Activity Log, download template ini, atau membuka spreadsheet baru dan mengatur header kolom berikut:

Tanggal / Waktu. Kegiatan deskripsi. Bagaimana saya merasa. Durasi. Nilai (tinggi, menengah, rendah, tidak ada).

Lalu, tanpa mengubah perilaku Anda lebih daripada Anda harus, mencatat segala sesuatu yang Anda lakukan di tempat kerja, seperti yang Anda lakukan.

Setiap kali Anda mengubah aktivitas, apakah membalas email, mengerjakan laporan, membuat kopi, atau bergosip dengan rekan kerja, catat apa kegiatan tersebut adalah, waktu perubahan, dan bagaimana Anda merasa (waspada, datar, lelah, energik, dan sebagainya).

Kemudian, pada waktu yang tepat, kembali melalui Log Aktivitas Anda dan tuliskan durasi setiap kegiatan, dan apakah itu adalah tugas yang bernilai tinggi, sedang, rendah, atau tidak ada. (Evaluasi ini didasarkan pada seberapa jauh ia memberikan kontribusi untuk mencapai tujuan pekerjaan Anda.)

Belajar dari Log Aktivitas Anda

Setelah Anda login waktu Anda selama beberapa hari, menganalisis Log Aktivitas Anda. Anda mungkin terkejut untuk melihat berapa banyak waktu yang Anda habiskan melakukan pekerjaan bernilai rendah!

Anda juga dapat melihat bahwa Anda energik di beberapa bagian hari, dan rata di bagian lain. Banyak hal seperti ini dapat bergantung pada bagaimana Anda, sisanya istirahat Anda ambil, kapan dan apa yang Anda makan, dan pekerjaan yang Anda lakukan.

Setelah Anda telah menganalisis Log Aktivitas Anda, Anda harus dapat meningkatkan produktivitas Anda dengan menerapkan salah satu tindakan berikut untuk berbagai kegiatan:

Menghilangkan atau mendelegasikan pekerjaan yang bukan merupakan bagian dari peran Anda, atau yang tidak membantu Anda memenuhi tujuan Anda. Ini mungkin termasuk tugas-tugas yang orang lain dalam organisasi harus melakukan (mungkin pada tingkat gaji yang lebih rendah) atau kegiatan pribadi seperti mengirim non-kerja e-mail atau berselancar di Internet. Jadwal tugas yang paling menantang untuk waktu hari ketika tingkat energi Anda tertinggi.

Dengan begitu, pekerjaan Anda akan menjadi kualitas yang lebih baik, dan itu akan membawa Anda sedikit waktu untuk melakukan. (Artikel kami, Apakah Ini Tugas Pagi, memiliki lebih lanjut tentang cara untuk menemukan waktu puncak Anda hari?.) Minimalkan jumlah kali Anda beralih di antara jenis tugas. Sebagai contoh, Anda bisa mengecek dan membalas e-mail di hanya beberapa kali dalam sehari, atau memproses semua faktur Anda pada waktu yang sama setiap minggu? Kurangi jumlah waktu yang Anda habiskan untuk kegiatan-kegiatan pribadi yang sah seperti membuat minuman. (Bergiliran dalam tim Anda untuk melakukan hal ini -! Menghemat waktu dan memperkuat semangat tim)

Aksi Program Menjadi Exceptionally Well Organized

Membawa fokus dengan cara Anda bekerja .

Kita semua tahu betapa berguna To-Do Lists adalah ketika kita memulai karir kita. Namun, To-Do Lists dapat dengan cepat menjadi kewalahan ketika kita mengambil tanggung jawab untuk beberapa proyek - seperti yang kita lakukan ketika kita menjadi manajer.

Salah satu masalah adalah bahwa, bagi kebanyakan dari kita, To-Do kami Daftar tidak direncanakan, terfokus, daftar action. Sebaliknya, mereka adalah semacam catch-semua untuk banyak hal yang belum terselesaikan dan belum diterjemahkan ke dalam hasil. Misalnya, entri tertentu, seperti "Panggil Tina di Sales," mungkin ada bersama dengan aspirasi samar, seperti "rencana pemasaran Tulis." Seringkali, rincian ditindaklanjuti nyata apa yang harus Anda "untuk melakukan" yang hilang.

Masalah lain adalah bahwa sekali Anda memiliki lebih dari, katakanlah, 20 entri dalam daftar Anda, menjadi rumit dan sulit untuk digunakan. Ini berarti bahwa Anda mulai kehilangan kegiatan kunci dan komitmen.

Di sinilah Program Aksi berguna. Program aksi yang "kekuatan industri" versi To-Do Lists, yang menggabungkan pendek, tujuan jangka menengah dan jangka panjang. Mereka membantu Anda untuk merencanakan waktu Anda, tanpa komitmen lupa datang untuk meledakkan jadwal Anda terpisah. Dan, karena mereka mendorong Anda untuk berpikir tentang prioritas Anda dengan benar, Anda dapat fokus pada hal-hal yang penting, dan menghindari frittering waktu Anda pergi pada aktivitas bernilai rendah.

Tindakan Program ini juga membantu Anda masuk ke dalam kebiasaan mendelegasikan pekerjaan. Semua ini memungkinkan Anda menghemat waktu - dan pergi tepat waktu - sementara juga meningkatkan efektivitas dan produktivitas. Dengan demikian, mereka

membantu Anda membawa prioritas cerdas dan kontrol kembali ke kehidupan Anda, pada waktu di mana Anda sebaliknya akan merasa kewalahan oleh pekerjaan.

Cara Menggunakan Program

Ikuti empat langkah untuk membuat Program :Langkah 1 - Collection

Pertama, membuat daftar panjang semua hal di dunia Anda yang membutuhkan resolusi. Cobalah untuk mengumpulkan dan menuliskan segala sesuatu yang Anda merasa tidak lengkap dan membutuhkan tindakan dari Anda untuk mendapatkan selesai, apakah itu penting atau tidak, besar atau kecil, pribadi atau profesional.

Untuk luas, koleksi ini berlangsung secara otomatis. E-mail permintaan semakin disimpan dalam kotak masuk Anda, memo menuntut perhatian sedang dikirim ke dalam nampan-Anda, mail akan mencapai kotak surat Anda, dan pesan meminta tindakan yang terakumulasi di voice mail Anda.

Tapi ada juga hal-hal lain - hal yang diparkir di kepala Anda, proyek Anda ingin menjalankan, hal-hal yang Anda berniat untuk berurusan dengan berbaring di bagian bawah laci, ide-ide ditulis pada potongan kertas liar - yang perlu dikumpulkan dan dimasukkan ke dalam tempat juga. Bawa semua tindakan dan proyek-proyek bersama dan menginventarisasi mereka di satu tempat.

Dan - ini benar-benar penting - pastikan bahwa tujuan pribadi Anda dibawa ke daftar ini.

Tips 1:Anda dapat mengalami stres yang luar biasa jika Anda memiliki terlalu banyak mental "To Dos" mengambang di kepala Anda. Anda tidak pernah tahu apakah Anda sudah lupa hal-hal, dan Anda akan selalu memiliki perasaan mengerikan tidak memiliki segala sesuatu yang dicapai yang ingin Anda capai.

Dengan menulis semuanya di atas Program Aksi Anda, Anda dapat mengosongkan pikiran Anda dari stres dan pengingat pastikan bahwa Anda memprioritaskan tindakan koheren dan konsisten. Ini memiliki manfaat insidental membantu Anda meningkatkan konsentrasi Anda, hanya karena Anda tidak memiliki gangguan ini berdengung di sekitar pikiran Anda.

Tips 2:Pertama kali Anda membuat Program Aksi Anda, Anda akan menghabiskan beberapa saat -

mungkin dua jam - menempatkan bersama-sama. Ini adalah biaya up-depan mengatur hidup Anda. Namun, setelah Anda melakukan ini, Anda akan kagum pada berapa banyak lagi memegang kendali Anda merasa. Ini akan membutuhkan usaha yang relatif sedikit untuk menjaga Program Aksi Anda up-to-date setelah ini.

Tip 3:Anda akan merasa lebih mudah jika Anda menyimpan Program Aksi Anda di komputer Anda sebagai dokumen pengolah kata. Ini akan membuatnya mudah untuk menempatkan bersama-sama, memperbarui, dan memelihara tanpa banyak Penyusunan ulang membosankan.

Langkah 2 - Pemangkasan

Sekarang, memproses daftar yang Anda buat pada langkah 1, dengan melihat hati-hati pada setiap item. Putuskan apakah Anda harus, sebenarnya, mengambil tindakan di atasnya. Banyak dari apa yang datang dengan cara kami tidak memiliki relevansi nyata bagi kita, atau benar-benar tidak penting dalam hal skala. Jika ini terjadi, maka menghapus hal-hal ini dari daftar Anda.

Langkah 3 - Pengorganisasian dan Memprioritaskan

Langkah ini datang dalam tiga bagian.

Pertama-tama, meninjau persediaan Anda proyek dan tindakan. Grup bersama, terpisah tindakan individu yang merupakan bagian dari proyek yang lebih besar.

Di rumah, misalnya, Anda mungkin ingin meningkatkan kamar mandi Anda dan mengecat ruang tamu Anda: ini dapat masuk ke sebuah proyek "Rumah Renovasi". Di tempat kerja, Anda mungkin berkontribusi terhadap persyaratan untuk sistem komputer baru, dan dapat diharapkan untuk menguji dan melatih tim Anda pada sistem ini: semua ini pergi ke dalam "Sistem Komputer Upgrade" proyek.

Apa yang Anda akan temukan adalah bahwa sekali Anda mulai menyortir daftar item, mereka akan hampir tampaknya "mengorganisir diri" ke dalam proyek-proyek yang koheren. (Anda juga perlu memastikan bahwa tujuan-tujuan pribadi Anda termasuk sebagai proyek-proyek individu.)

Kedua, meninjau proyek-proyek dan memprioritaskan mereka dalam rangka kepentingan (misalnya, dengan coding mereka dari A ke F) tergantung pada kepentingannya. (Jelas, tujuan pribadi Anda adalah proyek yang sangat penting!)

Ketiga, masukkan proyek Anda ke dalam Program Aksi Anda (menggunakan pendekatan kami

jelaskan di bawah). Program Aksi ini dibagi menjadi tiga bagian:

Daftar Aksi berikutnya - ini menunjukkan tindakan selanjutnya kecil yang akan Anda ambil untuk memindahkan proyek ke depan. Didelegasikan Actions Daftar - ini menunjukkan proyek dan tindakan yang telah didelegasikan kepada orang lain. Proyek-Katalog ini menunjukkan semua proyek yang Anda terlibat dalam, dan tugas individu kecil yang memberikan kontribusi kepada mereka.

Kabar besar adalah bahwa, pada tahap ini, Anda telah membuat bagian terbesar dari Program Aksi Anda: Katalog Proyek! Ini adalah daftar proyek prioritas dan kegiatan yang Anda baru saja selesai.

Biasanya, Katalog Proyek adalah di belakang dari Program Aksi, karena Anda sering hanya harus merujuk ke sana selama proses review mingguan.

Selanjutnya, membuat Daftar Tindakan Delegated dengan bekerja melalui katalog Proyek Anda, dan mengidentifikasi tugas-tugas yang telah Anda didelegasikan. Catat ini di bawah nama orang kepada siapa Anda telah didelegasikan kegiatan, bersama dengan pos-pos pemeriksaan yang telah disepakati.

Biasanya, Daftar Tindakan Delegated duduk di depan Katalog Proyek dalam dokumen Program Aksi Anda, karena Anda akan perlu untuk merujuk ke sana cukup sering.

Akhirnya, membuat Daftar Aksi selanjutnya Anda dengan bekerja melalui proyek-proyek yang Anda telah diberikan prioritas tertinggi - proyek yang Anda inginkan dan butuhkan untuk bergerak maju pada langsung - dan ekstrak tindakan logis berikutnya untuk proyek-proyek.

Daftar Aksi selanjutnya berlangsung di halaman depan dari Program Aksi Anda, karena Anda akan menyebutnya berkali-kali dalam sehari.

Tips 1:Jika Aksi selanjutnya akan memakan waktu kurang dari beberapa menit, maka mengapa tidak melakukannya segera? Pastikan, meskipun, bahwa Anda datang kembali dan menyelesaikan Program Aksi Anda!

Tips 2:Ini ini pemilihan tindakan selanjutnya yang tepat yang mengambil sejumlah keputusan. Jika salah satu proyek Anda adalah over-naik penting, kemudian memiliki Tindakan Selanjutnya beberapa dari proyek ini pada daftar Anda, dan menjaga Tindakan Selanjutnya lainnya secara

minimal. Namun, jika Anda perlu untuk menyimpan banyak proyek "mendidih pergi," telah Tindakan selanjutnya dari masing-masing dalam daftar Anda.

Tip 3:Jika mungkin, menjaga Tindakan Selanjutnya Anda kecil dan dapat dicapai, idealnya sehingga mereka mengambil tidak lebih dari beberapa jam untuk menyelesaikan. Ini akan membantu Anda menjaga momentum atas proyek, dan sangat meningkatkan rasa memiliki hari, produktif sukses.

Jika Tindakan selanjutnya cenderung memakan waktu lebih lama dari dua jam, kemudian istirahat mereka turun lebih lanjut. Misalnya, jika Aksi Selanjutnya Anda adalah untuk menulis laporan, mematahkan ini ke dalam penelitian, perencanaan, penulisan, fakta memeriksa dan fase editing. Kemudian membuat "Penelitian" Aksi selanjutnya Anda, dan menempatkan seluruh tahapan sebagai proyek di Katalog Proyek Anda.

Tip 4:Anda mungkin merasa perlu untuk menomori proyek di katalog Proyek berurutan (akan membantu jika Anda jumlah mereka 10, 20, 30, dan seterusnya.) Ketika Anda membawa tindakan berikutnya melalui ke Daftar Aksi Selanjutnya, Anda dapat membawa melalui jumlah proyek juga, sehingga Anda tahu mana proyek action milik.

Tip 5:Di mana Anda memiliki beberapa Tindakan Selanjutnya, memprioritaskan mereka dari A ke F, tergantung pada, nilai mereka urgensi kepentingan, dan relevansi dengan tujuan Anda. (Jika Anda memiliki kesulitan menentukan apakah suatu tugas mendesak atau penting, artikel kami pada The Matrix Mendesak / Penting menunjukkan Anda bagaimana untuk membedakannya.)

Kemudian memantau kesuksesan Anda dalam menangani tindakan. Jika Anda menemukan bahwa tindakan-tindakan yang "stagnan" pada daftar Anda, pertimbangkan apakah anda harus membatalkan proyek-proyek, atau apakah Anda harus meningkatkan prioritas mereka sehingga Anda berurusan dengan mereka.

Apa pun yang Anda lakukan, pastikan Anda yang tidak memiliki tindakan terlalu banyak pada Daftar Aksi selanjutnya Anda - jika Anda memiliki lebih dari, katakanlah, 15 hingga 20, Anda akan mulai terjebak lagi. Jika daftar Anda terlalu berantakan, memindahkan beberapa pekerjaan yang kurang mendesak / penting kembali ke Katalog Proyek. Jika itu tipis dan di bawah-menantang, menarik beberapa Tindakan lebih Selanjutnya dari katalog Proyek Anda.

Tip 6:Ketika Anda bekerja melalui proses ini, tanyakan pada diri Anda apakah ada tugas-tugas yang Anda dapat mendelegasikan atau, jika sesuai, mendapatkan bantuan dengan. Saat Anda mengidentifikasi, menempatkan ini pada Daftar Aksi selanjutnya Anda, dengan tindakan yang

untuk mendelegasikan tugas.

Bila Anda telah didelegasikan tugas, memindahkannya ke Dilimpahkan Daftar Tindakan Anda, seiring dengan perkembangan zaman pos pemeriksaan dan tanggal yang telah Anda setuju.

Langkah 4 - "Bekerja" Program Aksi Anda

Program Aksi biasanya cukup panjang. Tapi Anda tidak harus menjalankan melalui Program seluruh setiap hari!

Biasanya, Anda hanya akan berurusan dengan halaman atas atau halaman, yang selanjutnya Anda Aksi daftar dan daftar didelegasikan Anda Actions. Beberapa kegiatan mungkin hari-tertentu atau waktu tertentu. Tergantung dari cara Anda bekerja, Anda juga dapat mempertahankan ini pada halaman atas Program Aksi Anda, atau tandai di kalender Anda.

Akibatnya, halaman tersebut atas hanya bentuk baru berusia Daftar Anda To-Do. Hanya saja tindakan singkat hanya spesifik diuraikan di sini, sementara proyek-proyek besar yang tindakan milik disimpan di Katalog Proyek Anda.

Apa yang harus Anda lakukan, bagaimanapun, adalah meninjau dan memperbarui Program Aksi Anda secara berkala, misalnya setiap minggu (meluangkan waktu untuk ini dalam jadwal Anda). Hapus atau arsip item yang telah selesai, memindahkan item dari katalog Proyek ke halaman depan saat Anda membuat kemajuan pada proyek Anda, dan menambahkan tindakan baru yang telah datang dengan cara Anda.

Meminimalkan GangguanMengelola Lingkungan Kerja Anda

Email

adalah salah satu dari banyak gangguan yang dapat mempengaruhi produktivitas Anda.

Seberapa sering Anda terganggu di tempat kerja?

Ini pertanyaan yang hampir menggelikan, kan? Sebagian besar dari kita yang terganggu beberapa kali, jika tidak puluhan kali, setiap hari.

Kami mendapatkan email dan panggilan telepon darurat. Kami mengambil istirahat untuk browsing Internet. Rekan kerja berjalan ke kantor kami untuk chatting cepat, atau mengirim pesan instan lucu.

Tidak peduli di mana Anda bekerja atau apa yang Anda lakukan, Anda mungkin berhubungan dengan gangguan setiap hari. Dan gangguan ini mahal: Sebuah studi 2007 oleh Basex memperkirakan bahwa gangguan biaya US usaha $ 588.000.000.000 per tahun, dan ini biaya tinggi kemungkinan diulang dalam organisasi di seluruh dunia.

Terlebih lagi (dan tergantung pada kompleksitas pekerjaan kami), mendapatkan kembali konsentrasi setelah gangguan dapat mengambil cukup beberapa menit. Jika kita terganggu 10 kali sehari, kalikan waktu yang hilang oleh 10, dan sangat mudah untuk melihat mengapa kita kadang-kadang tidak mendapatkan kualitas kerja banyak dilakukan.

Belajar bagaimana untuk meminimalkan gangguan secara dramatis dapat meningkatkan produktivitas Anda dan efektivitas, serta mengurangi stres Anda. Tanpa gangguan, Anda bisa masuk ke aliran, menghasilkan pekerjaan yang berkualitas tinggi, dan mencapai lebih banyak pada siang hari.

Pada artikel ini, kita akan membahas gangguan yang paling umum yang kita hadapi di tempat kerja, dan kita akan melihat strategi untuk meminimalkan atau menghilangkan mereka.Email

Sementara email sangat berguna, itu juga merupakan salah satu gangguan kerja terbesar yang kita hadapi. Banyak dari kita bisa menghabiskan seluruh hari hanya membaca dan merespon email.

Jadwal "email" kali - Minimalkan gangguan ini dengan menjadwalkan waktu tertentu untuk memeriksa dan merespon email. Misalnya, Anda bisa mengecek email saat Anda pertama kali tiba di tempat kerja, saat makan siang, dan tepat sebelum Anda meninggalkan, dan menentukan slot setengah jam setiap hari untuk merespon email Anda. (Jika Anda melakukan ini, mungkin berguna untuk membiarkan rekan kerja dan pelanggan tahu bahwa mereka akan perlu untuk menghubungi Anda dengan cara lain jika mereka membutuhkan Anda segera.) Periksa dan merespon email pada waktu "produktivitas rendah" - Ingat bahwa ada saat-saat tertentu hari ketika Anda mungkin melakukan pekerjaan terbaik Anda. Beberapa orang bekerja terbaik di pagi hari, dan lain-lain larut malam. Jadwal email Anda check-in selama kurang produktif Anda kali - dan menyimpan jam sibuk Anda untuk melakukan kreatif, bernilai tinggi kerja. Belok email ke dalam tindakan - Jika email akan memakan waktu lebih dari beberapa menit untuk bertindak atau menanggapi, menambahkannya sebagai tindakan baru pada To-Do List Anda atau Program Aksi. Jauhkan program email Anda tertutup - Bila Anda tidak menggunakan program email Anda, tutup seluruhnya - atau setidaknya mematikan peringatan visual atau suara yang mengganggu Anda. Ini menghilangkan godaan untuk memeriksa terus-menerus. Kebanyakan program email juga akan memungkinkan Anda untuk mengambil email baru

secara manual dengan tombol "send / receive", atau akan memungkinkan Anda untuk mengatur untuk mendapatkan email baru secara otomatis pada waktu tertentu dalam sehari (setiap tiga jam, misalnya).

Tip:Lihat artikel kami pada Mengelola Email Efektif untuk strategi yang lebih untuk meminimalkan gangguan yang disebabkan oleh email. Artikel kami Mengatasi Overload Informasi, dan Wawancara Ahli kami pada Mengelola Email dengan Song Mike, juga dapat membantu.

Disorganisasi

Sebuah meja berantakan atau kantor bisa sangat mengganggu. Bila ruang kerja Anda atau kehidupan kerja yang tidak teratur, bisa sulit untuk berpikir dan merencanakan dengan jelas.

Mendapatkan terorganisir merupakan topik yang bisa dengan mudah mengisi buku, dan itu tidak! Kami memiliki sumber daya yang baik di sini di beberapa Alat Pikiran.

Artikel kami Cara Jadi Diselenggarakan, Tindakan Program, The Art of Kearsipan, dan Sistem 5S akan membantu Anda untuk mengatur kantor Anda dan kehidupan kerja, sehingga Anda dapat menjadi lebih produktif - dan kurang terganggu - siang hari.Instant Messaging (IM)

Instant messaging dapat berguna, tetapi banyak kali itu juga merupakan jalan bagi rekan kerja untuk mengganggu Anda tanpa harus bangun dan berjalan ke kantor Anda.

Jika Anda menggunakan instant messaging (itu sangat kuat jika digunakan dengan cara yang disiplin), biasakan menggunakan untuk kecil, query cepat. Ini sering lebih baik untuk menggunakan email atau telepon untuk yang lebih kompleks.

Juga, jika Anda menemukan diri Anda terganggu oleh IM, mempertimbangkan pengaturan waktu tertentu di siang hari karena "online." Kemudian, bila Anda tidak ingin dihubungi, meninggalkannya pergi atau mengubah status menjadi "sibuk." Jika orang perlu untuk menghubungi Anda, pastikan mereka tahu Anda "jam" untuk IM.

Telepon / Handphone

Cincin telepon telah menjadi hampir seperti lonceng Pavlov bagi sebagian orang - kita berpikir kita harus menjawabnya, bahkan jika kita sedang berkonsentrasi pada sesuatu yang penting.

Minimalkan gangguan panggilan telepon dengan mematikan telepon Anda selama jam sibuk

kerja Anda. Atau, biarkan tim Anda tahu bahwa Anda tidak akan mengambil non-esensial panggilan antara waktu tertentu, seperti dari siang ke 2 pm

Atau, membuat orang ke dalam kebiasaan menggunakan IM untuk memeriksa dengan rekan kerja bahwa mereka OK untuk menerima telepon. Jika rekan kerja yang jauh di dalam konsentrasi, mereka dapat meminta untuk "berbicara dalam 10 menit" tanpa kehilangan benang pekerjaan mereka.

Internet

Browsing web dapat mengambil sejumlah besar waktu dari hari kami, dan ketika kami mulai mencari di Internet untuk satu hal, sangat mudah untuk tersesat selama 20 menit atau lebih.

Baca berita sebelum memulai hari - Kunjungi situs berita atau membaca koran sebelum bekerja, sehingga Anda tahu berita. Dengan begitu, Anda tidak akan terganggu sebanyak siang hari. Tutup browser Internet Anda - Menghilangkan gangguan internet dengan menjaga browser Anda tertutup ketika Anda tidak menggunakannya. Jika Anda berulang kali memeriksa email pribadi, atau pergi di situs jejaring sosial seperti Facebook atau Twitter, kemudian log out dari akun Anda. Jika Anda dipaksa untuk mengambil orang-detik ekstra untuk log in setiap kali, mungkin mengingatkan Anda bahwa Anda tidak fokus pada pekerjaan. (Namun, ingatlah bahwa alat seperti Twitter semakin berguna untuk tetap berhubungan dengan kejadian dalam industri Anda Pastikan bahwa Anda hanya memeriksa pada waktu yang ditetapkan hari -. Misalnya, sebelum makan siang dan pada akhir hari .) Gunakan software khusus - Ada beberapa aplikasi software yang berguna seperti Kebebasan dan Anti-Sosial yang membantu menghilangkan gangguan online. Anda dapat menentukan situs web yang ingin Anda blok, dan mengatur timer untuk berapa lama Anda ingin blok untuk tetap aktif. Menggunakan teknologi seperti ini untuk memblokir akses untuk diri sendiri dapat menjadi bantuan besar. Ambil istirahat pendek di internet - Ingat bahwa mengambil istirahat kecil, terutama setelah bekerja selama satu jam atau lebih dalam konsentrasi yang mendalam, bisa sangat berguna untuk mengistirahatkan pikiran Anda. Ini istirahat kecil memungkinkan Anda untuk kembali fokus dengan energi baru. Gunakan Internet kasual browsing sebagai hadiah untuk setiap jam Anda curahkan untuk berkualitas tinggi, pekerjaan fokus - dan Anda akan merasa seolah-olah Anda telah menerima waktu.

Orang lain

Rekan kerja sering menciptakan gangguan terbesar.

Tutup pintu Anda - Tutup pintu kantor Anda untuk mencegah orang santai mampir. Jika

mereka mengetuk atau datang pula, menjelaskan bahwa ketika pintu ditutup, Anda tidak boleh diganggu kecuali ada keadaan darurat. Sebuah tanda di pintu kantor Anda juga dapat membantu. (Jika Anda seorang manajer, jelas ada ketegangan antara ini dan - sangat penting -. Memastikan bahwa Anda "Pintu selalu terbuka" kepada anggota tim Anda Pertimbangkan bekerja dari rumah atau di ruang konferensi ketika Anda tidak ingin diganggu.) Gunakan headphone - Jika Anda berada dalam lingkungan kantor bilik atau terbuka, orang cenderung untuk mengganggu Anda jika Anda memakai headphone. (Anda bahkan tidak harus mendengarkan musik!) Berbicara dengan pengganggu tersebut - Jika Anda berbagi kantor dengan seseorang yang sering mengganggu hari Anda, berbicara dengan orang tentang masalah: dia mungkin tidak menyadari dia mengganggu Anda. Atau, jika rekan kerja sering datang, duduk, dan chatting untuk sementara waktu, tidak memungkinkan dia untuk melakukannya - menempatkan tumpukan kertas di kursi dia akan menggunakan, atau berdiri segera ketika dia datang ke Anda kantor atau bilik.

Kerja Lingkungan

Jendela, jalan raya sibuk, atau rekan kerja keras semua dapat berkontribusi pada lingkungan kerja yang mengganggu.

Bekerja di lokasi lain - Jika mungkin, bekerja di ruang konferensi atau kantor kosong untuk mendapatkan kembali konsentrasi Anda. Jika pekerjaan Anda memungkinkan, bekerja dalam pengaturan yang berbeda, seperti di rumah, di perpustakaan, atau di warung kopi, juga dapat membantu Anda untuk lebih fokus. Gunakan "white noise" - Jika kebisingan adalah masalah, instal partisi empuk, atau mempertimbangkan membeli mesin yang menghasilkan suara white noise untuk menutupi suara yang mengganggu. Noise-canceling headphone dengan musik lembut juga dapat meningkatkan fokus Anda. Anda juga dapat men-download file white noise dari Internet dan meletakkannya di "ulangi." Setelah bermain kebisingan putih terus membantu memblokir suara yang tidak diinginkan.

Proyek lainnya dan Tugas

Sebuah Daftar To-Do luar biasa dapat menjadi gangguan besar di siang hari. Anda kemudian dapat menangguhkan tugas-tugas, hanya karena Anda memiliki begitu banyak yang harus dilakukan, yang selanjutnya menurunkan produktivitas Anda.

Prioritaskan To-Do List Anda - Berkomitmen untuk menyelesaikan dua tugas yang paling penting dalam daftar Anda setiap hari. Lacak hari Anda - Pilih satu hari untuk melacak segala sesuatu yang Anda menghabiskan waktu

Anda melakukan. Anda mungkin menemukan bahwa Anda menghabiskan lima jam mengelola interupsi dan berurusan dengan keadaan darurat, dan empat jam melakukan pekerjaan yang sebenarnya. Penilaian ini kemudian akan menunjukkan bahwa Anda memiliki hanya empat jam produktif setiap hari untuk mencapai tugas-tugas Anda yang paling penting. Delegasikan - Pelajari cara untuk mendelegasikan secara efektif. Hal ini penting untuk mengelola daftar besar tugas dan proyek.

Kelelahan

Datang untuk bekerja dengan baik beristirahat sangat penting untuk memiliki hari yang produktif.

Dapatkan tidur yang cukup - Banyak orang tidak mendapatkan cukup tidur di malam hari. Ketika Anda lelah, itu sangat mudah untuk menjadi terganggu. Tetap terhidrasi - Bila Anda tidak minum cukup air dan Anda mengalami dehidrasi, Anda mungkin tidak berpikir jernih. Dehidrasi juga dapat membuat Anda merasa lelah dan kurang waspada. Jauhkan botol air di meja Anda, dan minum secara teratur sepanjang hari. Berjalan-jalan - Jika Anda lelah di tempat kerja, pergi ke luar untuk berjalan-jalan. Mendapatkan udara segar dan menggerakkan tubuh Anda dapat memberi Anda lebih banyak energi, dan dapat membuat Anda merasa lebih waspada. Perhatikan diet Anda - diet Anda juga dapat mempengaruhi seberapa lelah Anda rasakan. Misalnya, hindari makan siang berat - dan bukannya makan kecil, makanan ringan yang sehat sepanjang hari.

Meningkatkan Konsentrasi AndaMencapai Fokus tengah Gangguan

Anda dan tugas Anda: tidak ada yang lain.

Berapa kali Anda duduk di meja Anda dan mencoba untuk fokus pada tugas, hanya untuk menemukan bahwa pikiran Anda mengembara? Meskipun niat terbaik Anda, Anda tidak bisa berkonsentrasi. Kita semua berada dalam situasi ini, akrab frustasi, dan itu adalah sesuatu yang benar-benar dapat merusak kinerja Anda.

Pada artikel ini, kami akan meninjau strategi untuk meningkatkan konsentrasi dan mengurangi gangguan sehari-hari Anda.Lingkungan

Lingkungan kerja pribadi Anda memainkan peran besar dalam kemampuan Anda untuk berkonsentrasi. Semakin nyaman dan menyambut lingkungan Anda, semakin mudah

kemungkinan akan bagi Anda untuk tinggal di sana dan fokus.

Berikut adalah beberapa ide untuk meningkatkan lingkungan fisik Anda:

Pastikan bahwa Anda merasa nyaman - Mulailah dengan memastikan bahwa kursi dan meja berada pada ketinggian yang tepat bagi Anda untuk bekerja dengan nyaman. Jika kursi Anda terlalu tinggi atau meja Anda terlalu rendah, Anda akan tidak nyaman, dan Anda akan tergoda untuk menggunakan ini sebagai alasan untuk bangun dan berjalan pergi. Memasang foto - Melihat pemandangan alam atau menonton satwa liar dapat membantu meningkatkan konsentrasi. Jika Anda dapat memasang foto di kantor atau area kerja, kemudian pilih lanskap atau gambar alam yang Anda nikmati. Hal ini dapat membantu Anda fokus, terutama jika Anda dapat melihat gambar dari meja Anda. Menutup gangguan sebanyak mungkin - Mendengarkan musik dapat membantu, terutama jika itu musik instrumental. Beberapa orang bahkan menggunakan mesin kebisingan di kantor mereka - ini menghasilkan "white noise," stabil seperti gelombang laut atau hujan. Ini kebisingan latar belakang stabil dapat meredam kebisingan lainnya, membantu Anda lebih fokus dan mengabaikan gangguan.

Vitamin

Ikuti beberapa tips gizi sederhana:

Minum air - Banyak dari kita tidak berpikir tentang air minum sementara kita sedang bekerja, namun dehidrasi dapat membuat kita merasa lelah, mudah marah, lambat, atau bahkan sakit. Ketika otak kita tidak memiliki cukup cairan, mereka tidak dapat beroperasi pada kinerja puncak. Tetap terhidrasi adalah cara mudah untuk membantu meningkatkan konsentrasi Anda sepanjang hari. Makan sarapan - Mulailah hari Anda dengan sarapan yang sehat. Ini jauh lebih sulit untuk berkonsentrasi ketika Anda lapar, jadi makan makanan baik-bulat sebelum Anda pergi bekerja. Anda juga dapat membantu konsentrasi Anda sepanjang hari dengan menjaga makanan ringan sehat di meja Anda. Almond, biskuit gandum, buah segar, dan sayuran adalah pilihan yang baik. Bangun dan bergerak di sekitar - Apakah Anda berjalan di siang hari? Jika Anda seperti banyak orang, Anda mungkin tidak bergerak cukup. Penelitian telah menunjukkan bahwa berjalan teratur dapat membantu meningkatkan fokus Anda sepanjang hari.

Mindset

Gangguan konstan, dan rendahnya produktivitas yang terkait dengan gangguan ini, telah menjadi begitu biasa di kantor hari ini bahwa dokter telah bahkan diberi nama yang: Attention Deficit Trait, atau ADT. Dan, mereka mengatakan bahwa seluruh organisasi dapat menderita dari itu.

Ikuti beberapa panduan untuk membantu memfokuskan pikiran Anda:

Sisihkan waktu untuk berurusan dengan kekhawatiran - Banyak dari kita memiliki kesulitan berkonsentrasi pada siang hari karena kita terus-menerus khawatir tentang hal-hal lain. Ini bisa menjadi tenggat waktu mendekati untuk proyek Anda belum mulai, seorang rekan baru yang yang menyebabkan masalah, atau hanya jumlah pekerjaan di meja Anda. Jika Anda menemukan diri Anda terganggu oleh kekhawatiran, kemudian catatan tersebut ke bawah sehingga Anda tidak perlu menahan mereka dalam pikiran Anda. Kemudian menjadwalkan waktu untuk menangani masalah ini. Fokus pada satu tugas pada satu waktu - Hal ini dapat jauh lebih sulit untuk fokus jika Anda mengambil minibreaks (15-30 detik) untuk menjawab email, mengirim pesan teks, atau melakukan panggilan telepon cepat. Beberapa peneliti percaya bahwa itu bisa memakan waktu hingga 15 menit bagi kita untuk mendapatkan kembali fokus lengkap setelah gangguan. Tutup kotak email Anda dan program chat - Biarkan pesan suara Anda melakukan tugasnya. Jika kantor Anda memungkinkan, menutup pintu kantor Anda atau memasang "Do Not Disturb" tanda untuk membiarkan rekan tahu Anda harus fokus. (Jika Anda seorang manajer dan Anda ingin mengoperasikan kebijakan pintu terbuka, kemudian mempertimbangkan bekerja dari rumah atau dari tempat lain.) Beralih antara tinggi dan rendah-tugas perhatian - ini dapat memberikan otak Anda istirahat setelah konsentrasi berat. Misalnya, jika Anda menghabiskan dua jam bekerja pada anggaran departemen Anda, Anda mungkin akan merasa lelah sesudahnya. Anda dapat mengisi ulang energi Anda dengan bekerja pada tugas perhatian rendah, seperti pengajuan, selama 15 menit sebelum kembali ke anggaran Anda. Prioritaskan - Memiliki terlalu banyak yang harus dilakukan dapat mengganggu, dan ini kadang-kadang menyebabkan penundaan. Atau, Anda dapat dengan cepat melompat dari satu tugas ke tugas, menciptakan ilusi pekerjaan - tetapi dalam kenyataannya, Anda tidak mencapai sangat banyak. Jika Anda tidak yakin mana tugas untuk memulai atau yang paling penting, mengambil 10 atau 15 menit untuk memprioritaskan To-Do List Anda. Artikel kami Mengatasi Penundaan juga dapat membantu.

Membatasi gangguan memungkinkan Anda untuk masuk ke aliran pekerjaan Anda - sehingga Anda mendapatkan lebih banyak dilakukan. Jika Anda ingin belajar tentang meningkatkan fokus Anda, baca artikel kami Dalam Arus dan Interupsi Mengelola.

Tips lebih untuk Meningkatkan Konsentrasi Anda

Beristirahat sejenak - Kita bisa menjadi tuan di fokus, tapi akhirnya kita akan membutuhkan istirahat. Pikiran kita bisa berjuang untuk fokus pada tugas-tugas intensif selama delapan jam sehari. Ini adalah tempat yang dapat lebih baik untuk membagi pekerjaan Anda ke dalam satu jam segmen, dengan istirahat 5-10 menit antara tugas-tugas. Ini istirahat sejenak akan

memungkinkan pikiran Anda untuk beristirahat sebelum fokus lagi. Melakukan tugas-tugas Anda yang paling sulit ketika Anda paling waspada - Ini akan membantu Anda memaksimalkan konsentrasi Anda. Apakah Anda ingin belajar bagaimana untuk menjadwalkan tugas-tugas Anda di sekitar tingkat energi Anda? Baca artikel kami "Apakah ini sebuah Task Pagi?" Gunakan headset telepon - Jika anda memiliki headset untuk telepon Anda, pertimbangkan untuk menggunakan itu selama beberapa jam setiap hari. Jika rekan Anda pikir Anda berada di telepon, mereka cenderung untuk mengganggu Anda. Berjanjilah pada diri Anda hadiah - Misalnya, membuat aturan bahwa jika Anda berfokus secara intensif selama 45 menit pada satu tugas, Anda dapat mengambil istirahat untuk mendapatkan secangkir kopi ketika Anda sudah selesai. Sedikit "self-reward" seringkali dapat menjadi motivator yang besar. Jadwal download email - Hal ini dapat sangat mengganggu untuk memiliki email ping ke inbox Anda setiap beberapa menit - Anda tergoda untuk menghentikan apa yang Anda lakukan, dan jawaban mereka segera. Jika Anda bisa, menjadwalkan email Anda untuk men-download hanya beberapa kali setiap hari, dan menangani semua email Anda dalam satu pergi.

Model Arus Menyeimbangkan Tantangan dan Keterampilan

Arus adalah ketika tugas tampak mudah, menantang, dan bermanfaat - semua pada waktu yang sama.

Pernahkah Anda begitu terlibat dalam melakukan sesuatu yang Anda lupa waktu?

Segala sesuatu di sekitar Anda - dari dering telepon kepada orang-orang yang lewat di lorong - tampaknya memudar. Perhatian Anda terfokus sepenuhnya pada apa yang Anda lakukan, dan Anda begitu terlibat bahwa Anda bahkan mungkin telah melewatkan makan siang. Anda merasa berenergi, bahkan menyenangkan, tentang apa yang Anda lakukan.

Sebagian besar dari kita telah memiliki pengalaman ini pada satu waktu atau yang lain. Para psikolog menyebutnya "mengalir." Ketika itu terjadi, kita kehilangan rasa diri kita, dan bergerak maju pada insting, benar-benar dikhususkan untuk tugas di depan kita.

Pada artikel ini, kita akan mempelajari aliran secara rinci dengan melihat ke dalam Model Arus. Kami akan meninjau bagaimana model dapat membantu kita memahami mengapa kita menemukan beberapa tugas jauh lebih mudah daripada yang lain. Kita juga akan melihat bagaimana Anda dapat menggunakan ide-ide di balik Model Arus mengalami flow lebih sering, sehingga Anda dapat menjadi lebih produktif.

Model ini menunjukkan keadaan emosional bahwa kita mungkin mengalami ketika mencoba untuk menyelesaikan tugas, tergantung pada kesulitan yang dirasakan dari tantangan, dan persepsi kita tentang tingkat keahlian kami.

Misalnya, jika tugas tidak menantang dan tidak memerlukan banyak keterampilan, kita cenderung merasa apatis ke arah itu. Tapi menghadapi tugas yang menantang tanpa keterampilan yang dibutuhkan dengan mudah dapat mengakibatkan kekhawatiran dan kecemasan.

Untuk menemukan keseimbangan, dan melakukan yang terbaik kami, kami membutuhkan tantangan yang signifikan dan menarik, dan kami memerlukan keterampilan berkembang dengan baik, sehingga kami yakin bahwa kami dapat memenuhi tantangan tersebut. Hal ini menggerakkan kita ke posisi di mana kita dapat mengalami "aliran" (yang benar-benar terlibat dan terlibat dalam kegiatan).

Keadaan aliran ini sering diamati pada orang yang telah menguasai bisnis mereka, seni, olahraga, atau hobi. Mereka membuat apa pun yang mereka lakukan terlihat mudah, dan mereka benar-benar terlibat dengan itu.

10 Komponen Arus

Bagaimana Anda tahu kapan Anda sedang mengalami aliran? Csikszentmihalyi

mengidentifikasikan 10 pengalaman yang pergi dengan keadaan berada di aliran:

Memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang ingin Anda capai. Mampu berkonsentrasi untuk jangka waktu yang berkelanjutan. Kehilangan rasa kesadaran diri seseorang. Menemukan waktu itu berlalu dengan cepat. Mendapatkan umpan balik langsung dan segera. Mengalami keseimbangan antara tingkat kemampuan Anda, dan tantangan. Memiliki rasa kontrol pribadi atas situasi. Merasa bahwa aktivitas secara intrinsik bermanfaat. Kurangnya kesadaran akan kebutuhan tubuh. Menjadi benar-benar terserap dalam kegiatan itu sendiri.

Ingat bahwa semua faktor dan pengalaman tidak selalu harus berada di tempat untuk aliran terjadi. Tapi kau mungkin mengalami banyak dari mereka ketika aliran terjadi.

Tiga Kondisi

Csikszentmihalyi juga mengidentifikasi tiga hal yang harus hadir jika Anda ingin memasukkan keadaan aliran:

Tujuan - Tujuan menambah motivasi dan struktur untuk apa yang Anda lakukan. Apakah Anda sedang belajar lagu baru atau menciptakan presentasi, Anda harus bekerja menuju tujuan mengalami flow. Saldo - Harus ada keseimbangan yang baik antara keahlian Anda dirasakan dan tantangan yang dirasakan dari tugas. Jika salah satu beratnya lebih berat dari yang lain, aliran mungkin tidak akan terjadi. Umpan balik - Anda harus memiliki jelas, umpan balik segera, sehingga Anda dapat membuat perubahan dan meningkatkan kinerja Anda. Hal ini dapat menjadi umpan balik dari orang lain, atau kesadaran bahwa Anda membuat kemajuan dengan tugas.

Menggunakan Model Aliran

Untuk meningkatkan kesempatan Anda untuk mengalami aliran, lakukan hal berikut:

Set tujuan - Penentuan tujuan adalah penting dalam mengalami aliran. Belajar untuk menetapkan tujuan yang efektif dapat membantu Anda mencapai fokus yang Anda butuhkan. Meningkatkan konsentrasi Anda - Banyak hal dapat mengalihkan perhatian Anda dari pekerjaan Anda, dan mencapai aliran lebih sulit ketika fokus Anda terganggu. Gunakan strategi untuk meningkatkan konsentrasi Anda sehingga Anda lebih produktif dan terfokus pada siang hari.

Membangun kepercayaan diri - Jika Anda tidak memiliki keyakinan pada kemampuan Anda, tugas-tugas mungkin tampak jauh lebih sulit daripada yang sebenarnya. Artikel kami Membangun Kepercayaan Diri akan menunjukkan kepada Anda bagaimana untuk mengembangkan diri untuk sukses. Dapatkan umpan balik - Ingat, umpan balik merupakan syarat penting untuk aliran. Pastikan bahwa sesuai sistem umpan balik teknis berada di tempat, dan belajar bagaimana memberi dan menerima umpan balik sehingga Anda dapat membantu diri Anda sendiri - dan lain-lain - untuk memperbaiki. Membuat pekerjaan Anda lebih menantang - Pertimbangkan strategi seperti kerajinan pekerjaan, dan mengeksplorasi cara untuk menciptakan kepuasan kerja lebih.

Meningkatkan Keterampilan Anda - Melakukan Analisis SWOT pribadi, dapat membantu Anda mengidentifikasi keterampilan yang Anda butuhkan untuk bekerja pada untuk menjadi sukses. Anda kemudian dapat mengembangkan rencana untuk meningkatkan kemampuan Anda untuk membantu Anda menyelesaikan tugas-tugas yang lebih menantang. Pengembangan Diri kami Workbook Rencana memandu Anda melalui proses ini secara lebih rinci. Pelatih sendiri - Jika Anda tidak memiliki mentor atau pelatih untuk membantu Anda melalui tugas-tugas yang menantang, belajar bagaimana melatih diri sendiri.

Model Inverted-U

Ada potensi konflik antara ide Model Aliran dan Model terbalik-U - model yang populer dan dihormati secara luas yang membantu menjelaskan hubungan antara kinerja dan tekanan.

Dalam grafik terbalik-U, sumbu vertikal mewakili tingkat seseorang kinerja, sedangkan sumbu horisontal mewakili tekanan bahwa ia berada di bawah. Menurut model, ada "media yang sempurna" tekanan di mana orang melakukan yang terbaik.

Model Arus tidak menjelaskan hilangnya kinerja yang terjadi ketika tekanan terlalu tinggi - misalnya, saat kita takut, atau ketika kita sedang kewalahan oleh pekerjaan. Pada saat ini, produktivitas Anda bisa drop dan emosi negatif seperti kecemasan akan meningkat secara dramatis.

Dengan menggunakan kedua model bersama-sama, Anda kemungkinan besar untuk bisa masuk dan menikmati keadaan mengalir.

Poin Penting

Arus adalah keadaan ketika kita mencapai keterampilan kita dianggap sesuai dengan tantangan yang dirasakan dari tugas yang kita lakukan. Ketika kita berada dalam keadaan mengalir,

tampaknya kita lupa waktu. Pekerjaan yang kita lakukan dapat mengisi kita dengan sukacita, dan kita kehilangan rasa diri kita seperti yang kita berkonsentrasi penuh pada tugas. Ini adalah keadaan yang kita berada di saat kita sedang melakukan pekerjaan terbaik kami, dan ketika kami berada di paling produktif kami.

Model Arus menunjukkan hubungan antara kompleksitas tugas dan tingkat keahlian Anda dirasakan. Anda dapat menggunakan model untuk menemukan mengapa Anda tidak mencapai aliran. Hal ini juga dapat membantu Anda mengetahui apakah Anda perlu meningkatkan kemampuan Anda, atau meningkatkan tantangan atau tugas-tugas tertentu, untuk membantu mencapai arus.