1

Contoh kasuspenerapan KMS

1/4/2010 2

Perancangan Knowledge Management System di SMKN 1

Kotabaru(St di K K i t B l j(Studi Kasus Kegiatan Belajar

Mengajar Bahasa Inggris)

1/4/2010 3

2

Latar Belakang

• SMKN 1 Kotabaru menuju SMK berstandar Nasional,• Terdapat guru yang berprestasi dan yang belum,• Kurangnya produktivitas guru walaupun telah dilakukan upaya up g y p g p p y p

grading ;• banyak dibuka sekolah-sekolah internasional.

1/4/2010 4

Diagram keterkaitan masalah perancangan KMS

1/4/2010 5Kaoru ishkawa

3

Knowledge Spiral

• Tacit knowledge adalah sesuatu yang kita ketahui dan alami, namun sulit untuk diungkapkan secara jelas dan lengkap,

• Expicit knowledge adalah knowledge dan pengalaman tentang • Expicit knowledge adalah knowledge dan pengalaman tentang “bagaimana untuk”, yang diuraikan secara lugas dan sistematis.

OrganisasiNonaka

1/4/2010 6

Grup

Individu

Explicit Tacit

Knowledge Management• KM is management of organizational knowledge for creating

business value and generating a competitive advantage.(Amrit Tiwana))

• KM merupakan sistem yang dibuat untuk menciptakan, mendokumentasikan, menggolongkan, dan menyebarkan knowledge dalam organisasi.

• Menurut Efraim Turban “A knowledge management

Knowledge Management System

1/4/2010 7

• Menurut Efraim Turban, A knowledge management system (KMS) facilitates knowledge management by ensuring knowledge flow from the person(s) who know to the person(s) who need to know throughuot the organization, while knowledge evolves and grows during the process”.

4

Perancangan KMS

GapSekarang Standar Nasional

KM Road Map

1/4/2010 8

KMS

10 Steps Knowledge Management RoadMap

Fase 1:Evaluasi infrastruktur

FasAna

Analisis infrastruktur yang ada

Meluruskan KM dan strategi bisnis

Merancang infrastruktur KM

1

3

2

e 2:alisis, perancangan & pengem

bangan KMS

Mengaudit sistem dan aset knowledge yang ada

Merancang tim KM

Membuat cetak biru KM

Mengembangkan KMS7

6

5

4

Amrit Tiwana

1/4/2010 9

SFase 3:Penyebara n

Fase 4:EvaluasiEvaluasi dan sempurnakan KMS

Mengelola perubahan, kultur, dan struktur reward

Menyebarkan

Mengembangkan KMS

10

9

8

5

Pengumpulan data• Analisis SWOT• Kuisioner K-Need• Kuisioner K-Gap• Kuisioner strategi KM• Kuisioner aset Knowledge• Kuisioner perbandingan KMS dengan sistem manual• Skala yang digunakan 1 sampai 5 • Skala yang digunakan 1 sampai 5

1 = Tidak penting (not critical)2 = Kurang penting (nice to have)3 = Penting (important)4 = Sangat penting (must have)5 = Sangat penting dan segera (critical)

• dan 1 sampai 4

A = 1 = tidak perlu tahu = belum memahami teori/konsepB = 2 = akan lebih baik jika tahu = sudah memahami teori/konsep serta

kegunaan/manfaatnya

1/4/2010 10

g y

C = 3 = perlu tahu = sudah memahami teori/konsep serta kegunaan/ manfaatnya, serta mengetahui apa yang harus dilakukan

D = 4 = wajib/harus tahu = sudah memahami teori/konsep serta keguna-an/manfaatnya, serta mengetahui apa yang harus dilakukan serta bagaimana melakukan

1. Analisis Infrastruktur Teknologi Informasi

Fase 1 Evaluasi Infrastruktur

2. Meluruskan KM dan Strategi BisnisAnalisis eksternal Organisasi

Faktor Kunci Sukses

Analisis Internal Organisasi

Penyusunan Strategi Organisasi

Peluang dan Ancaman

Kekuatan dan Kelemahan

Strategi Organisasi

1/4/2010 11

Apa yang dapat dilakukan organisasi

Apa yang harus dilakukan organisasi

Apa yang harus diketahui organisasi

Kesenjanganstrategi

Kesenjangan knowledge Apa yang sudah diketahui organisasi

Analisis Knowledge Gap

6

3. Pengembangan Infrastruktur Teknologi Informasi

Fase 2 Analisis, Perancangan & Pengembangan KMS

a. Proses kerja yang terorganisir,User Requirements

j y g g ,b. Memelihara knowledge dan memfasilitasi komunikasi,c. Fokus kedepan,d. Mendukung sasaran bisnis organisasi,e. Meningkatkan inovasi;f. Memelihara proses penciptaan knowledge organisasi.

Enterprise Knolwedge Portal

1/4/2010 12

Enterprise Knolwedge Portal1. Enterprise Portal2. Business Intelligence3. Collaboration and Communities4. Content Management5. Learning

Pemetaan Enterprise Knowledge Portal

Enterprise

Search

Bussiness

Collaboration

Content M

a

Structured C

o

Unstructured

Data Integrati

Docum

entMa

Web

Docum

e

Learning

KM objective/ user requirements

ePortal

s Intelligence

n and Com

m

anagement

ontent

Content

ion

Managem

ent

entManag.

Proses kerja yang terorganisir

Meningkatkan efektivitas guru 2 5 2 2 5 5 4 5 4 5 2

Mengambil keputusan lebih baik dengan cepat 2 4 2 2 5 5 5 5 3 5 2

Meningkatkan ketersediaan dan akses informasi 2 5 2 2 5 5 5 5 3 5 2

Memperbaiki waktu siklus pekerjaan 2 4 2 2 5 4 4 5 3 4 2

1/4/2010 13

Memperbaiki waktu siklus pekerjaan 2 4 2 2 5 4 4 5 3 4 2

Menerapkan aktivitas KM 2 5 2 2 5 4 5 5 3 4 2

Meningkatkan penggunaan kembali informasi 2 5 2 2 5 5 5 5 3 5 2

Memelihara knowledge dan memfasilitasi komunikasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2

Fokus ke depan 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2

Mendukung sasaran bisnis organisasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2

Meningkatkan inovasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2

Memelihara proses penciptaan knowledge organisasi 2 5 2 2 5 5 5 5 5 5 2

7

Knowledge Yang DibutuhkanNo Knowledge Definisi

1 Teaching & LearningMethods

Metoda didalam kegiatan belajar dan mengajar Bahasa Inggris

4. Analisis dan Audit Knowledge

2 Cultures of English Budaya-budaya yang ada di Inggris khususnya bidang bisnisdan manajemen

3 Mastery The Topics Penguasaan akan topik-topik pembahasan bidang bisnis danmanajemen

4 Listening Kemampuan untuk mendengar dan menyimak dengan baikpercakapan dalam Bahasa Inggris

5 Oral Kemampuan untuk berbicara dengan baik dalam Bahasa Inggris

6 Reading Kemampuan untuk membaca dan mengartikulasikan dengan

1/4/2010 14

g p g gbaik teks dalam Bahasa Inggris

7 Written Kemampuan untuk menulis dan menyusun kalimat dalamBahasa Inggris

8 Structures Kemampuan untuk mengetahui struktur yang baik dan benardalam Bahasa Inggris

9 Time Management Pengaturan waktu didalam presentasi

10 Debate Garis-garis besar peraturan dan persyaratan di dalam debatBahasa Inggris

NKi = (K1 x 1) + (K2 x 2) + (K3 x 3) + (K4 x 4)R

dengan:• NKi = Nilai kepentingan terhadap knowledge i

Pengolahan Data

p g p g• K1 = Jumlah responden dengan jawaban "A"• K2 = Jumlah responden dengan jawaban "B"• K3 = Jumlah responden dengan jawaban "C"• K4 = Jumlah responden dengan jawaban "D"• R = Total responden

NPi = (P1 x 1) + (P2 x 2) + (P3 x 3) + (P4 x 4)R

dengan:

1/4/2010 15

dengan:• NPi = Nilai penguasaan terhadap knowledge i• P1 = Jumlah responden dengan jawaban "A"• P2 = Jumlah responden dengan jawaban "B"• P3 = Jumlah responden dengan jawaban "C"• P4 = Jumlah responden dengan jawaban "D"• R = Total responden

8

Analisis K-GapNo Knowledge Tingkat Kepentingan Tingkat Penguasaan K-Gap

1 2 3 4 Nki A B C D Npi Nki - Npi

1 oral 0 0 3 1 3.25 0 2 2 0 2.5 0.75

2 listening 0 0 2 2 3.5 0 1 3 0 2.75 0.75

3 reading 0 0 2 2 3.5 0 1 2 1 3 0.5

4 structure 0 0 3 1 3.25 0 1 3 0 2.75 0.5

5 written 0 0 3 1 3.25 0 1 2 1 3 0.25

6 TL methods 0 0 3 1 3.25 0 1 3 0 2.75 0.5

7 time management 0 0 4 0 3 0 0 4 0 3 0

8 english culture 0 1 3 0 2.75 0 1 3 0 2.75 0

9 mastery topics 0 0 3 1 3.25 0 0 4 0 3 0.25

1/4/2010 16

10 debate 0 0 4 0 3 0 1 3 0 2.75 0.25

Keterangan

Nki = Tingkat kepentingan knowledge i

:Npi = Tingkat penguasaan knowledge i

Strategi KM

tacit, 47.25explicit

, 52.25

Berdasarkan hasil pada kuisioner KM Strategy (dapat

1/4/2010 17

Berdasarkan hasil pada kuisioner KM Strategy (dapat dilihat pada Tabel 3.4), maka didapatkan bobot untuk Kodifikasi adalah sebesar 37 (59,7 %) dan untuk Personalisasi adalah sebesar 25 (40,3 %).

9

5. Membentuk Tim KM

• Tim KM yang akan dibentuk terdiri dari seorang ketua (manajer) dan dua orang anggota. Jadi jumlahnya 3 orang. Ketiga orang ini akan diberikan tugas dan tanggung jawab untuk memastikan berjalannya KMS ini.

1/4/2010 18

Pengembangan SDMNo Knowledge Guru Pelatihan/workshop

1 2 3 4 Pelatihan di PPPGK Sumber Eksternal

6. Perancangan Cetak Biru KMS

1 oral v v v v Englih First (EF)

2 listening v v v v Englih First (EF)

3 reading v v Englih First (EF)

4 structure v v Englih First (EF)

5 written v v v v Englih First (EF)

6 TL methods v v metoda mengajar LIA

7 time management v Englih First (EF)

8 debate v debat yang benar

1/4/2010 19

8 debate v debat yang benar

9 mastery topics v v v LIA

10 english culture v v British Council, EF

1 = M. Ramlie

2 = Bahrudin

3 = Dosti Purba

4 = Etik Sumaryani

10

Relasi Antar Tabel

1/4/2010 20

Proses Penciptaan Knowledge

Tacit → Tacit Tacit → Explicit

Socialization Externalization

F t f i ti

•Dokumen pertemuan•Dokumen experts•Reflective peer to peer network•Intranet it

Explic

InternalizationCombination

S

I

E

C

•Face to face communications•Collaboration features•Training/diklat•Telepon •Portal

•Intranet •Discussion Platforms•MS Office•Scanner •File video & audio•Portal

•Intranet (forum diskusi)•Aplikasi database

1/4/2010 21

Explicit → Tacit

pit →Explicit

•Intranet •Internet/media masa •Content management•Learning feature•Surat edaran/SK•Papan pengumuman•Pelatihan •Portal

•Internet•Enterprise portal feature•Business intelligent feature•Content management feature•MS Office•Portal

11

Knowledge Management System

Knowledge Manager/ Document Control

Knowledge GapDatabase

Manusia

KM System

Content

TeknologiProses

ControlGuru.

1/4/2010 22

Aturan penunjang KMS Infrastuktur yang diperlukanPrioritas kebutuhan Userpada fitur-fitur KM

7. Mengembangkan KMS

1/4/2010 23

12

8. Menyebarkan KMS• Pada saat awal tahun ajaran baru, guru wajib menguasai

terlebih dahulu knowledge.• Menghubungi experts.• Hasil diskusi didokumentasikan.

Fase 3 Penyebaran

Hasil diskusi didokumentasikan.• Guru diwajibkan untuk mencatat setiap permasalahan dan

solusi.• Guru wajib membuat lesson learned.

9. Mengatur Perubahan, Budaya dan Struktur Reward

• Merumuskan budaya knowledge sharing .M b li di t b d

1/4/2010 24

• Membangun rasa saling percaya di antara sumber daya manusia SMKN 1.

• Sistem penghargaan (reward).• Rotasi kerja.• Menyediakan sarana atau media.• Kepemimpinan dari Kepala Sekolah dalam mendukung

penerapan KM ini.

10. Evaluasi Performance KMS dan Pengukuran

Fase 4 Evaluasi

No Parameter KMS Manual

1 2 3 4 1 2 3 4

1 Sistem dapat memperbaiki pengambilan keputusan

• Menyediakan informasi terdahulu V V

• Menyediakan cara akses, menampilkan dan memahami informasi yang lebih baik

VV

• Menyediakan cara yang lebih baik dalam menggambarkan informasi

VV

• Otomasisasi perhitungan manual V V

• Memudahkan akses on line V V

2 Sistem dapat menyajikan informasi

• Dapat menampung berbagai bentuk informasi (dalam eksistensi doc jpg ppt xls dat mpeg V V

1/4/2010 25

(dalam eksistensi .doc, .jpg, .ppt, .xls, .dat, .mpeg dan lainnya)

V V

• Tampilan dapat dimengerti V V

• Adanya komunikasi antar pengguna V V

• Dapat menampilkan gambar V V

Jumlah 18 4 4 3 4

13

Kesimpulan

• Knowledge management system di SMKN 1 Kotabaru adalah terdiri dari elemen-elemen sebagai berikut: manusia, content, teknologi dan prosesteknologi, dan proses.

• Menerapkan sistem KM di sekolah secara tepat akan meningkatkan kemampuan guru dan siswa dalam kegiatan belajar mengajar, untuk itu harus dibuat sedikit penyesuaian aplikasi KM yang digunakan pada perusahaan untuk sebuah institusi pendidikan.

• Sesuai dengan prinsip knowledge spiral, diharapkan perancangan ini merupakan dasar dari suatu desain K l d M t S t SMKN 1 K t b

1/4/2010 irk 26

Knowledge Management System SMKN 1 Kotabaru secara keseluruhan.

DAFTAR PUSTAKA[1]. Aiken, Peter., Finkelstein, Clive, (2000), “Building Corporate Portals With XML”, Mc Graw-

Hill, USA. [2]. Collins, Heidi, (2003), “Enterprise Knowledge Portal”, Amacom, New York.[3]. Iping Supriana, Wachidah, (2005), “Knowledge Management at A Glance”, Prosiding ITB,

Bandung, Edisi Khusus.[4]. Krogh, Georg Von.,Ichijo, Kazuo., Nonaka, Ikojuri, (2000) “Enabling Knowledge Creation”, g g j j ( ) g g

Oxford University Press, USA.[5]. Lendy Widayana, (2005), “Knowledge Management: Meningkatkan Daya Saing Bisnis”,

Bayumedia, Malang. [6]. Martina Navratilova, Akhmad Hidayatno, (2005), “Design of Knowledge Management

System to Support The Performance of DKI Jakarta Regional Planning Board”, Jurnal Teknologi UI, Depok, Edisi Juli-September.

[7]. Muhammad Resha, (2005), “mambo CMS Membangun Website Profesional dengan mudah”, Dian Rakyat, Jakarta.

[8]. Natarajan, Ganesh., and Shekhar, Sandhya, (2001), “Knowledge Management: EnablingBusiness Growth”, Mc Graw-Hill, USA.

[9] Nonaka Ikojuri (1991) “Harvard Business Reviev on Knowledge Management: The

1/4/2010 27

[9]. Nonaka, Ikojuri, (1991), Harvard Business Reviev on Knowledge Management: The Knowledge-Creating Company”, Harvard Business School Press.

[10].Tim Manajemen, (2003), “Rencana Strategis 2004-2009 SMKN 1 Kotabaru”, SMKN 1 Kotabaru, Kalsel.

[11]. Tiwana, Amrit, (2000), “The Knowledge Management Toolkit: Practical Techniques for Building A Knowledge Management System”, Prentice Hall, New Jersey.

[12].Turban, Efraim., Aronson, Jay E., (2001), “Decision Support Systems And Intelligent Systems”, Prentice Hall, New Jersey.

[13].Whitten, Jeffery L., Bentley, Lonnie D., Dittman, Kevin C., (2004), “Systems Analysis and Design Methods”, Mc Graw-Hill, USA