TUGAS Teknologi Informasi untuk Manajemen dan

Akuntansi

Internal Control : PT. Jaya Makmur Abadi

Disusun oleh:

KELOMPOK III

Budi Bowo Laksono (1306357964)

Palti Ferdrico TH Siahaan (1306421065)

Anto (1306420560)

Rimar Raju Arisandana(1306420636)

Lelo Habibi (1206335205)

UNIVERSITAS INDONESIA

FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI MAKSI

2014

2 | T I M A – I n t e r n a l C o n t r o l – P T J a y a M a k m u r A b a d i

STATEMENT OF AUTHORSHIP

Kami yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan bahwa makalah/tugas terlampir adalah murni hasil pekerjaan kami sendiri. Tidak ada pekerjaan orang lain yang kami gunakan tanpa menyebutkan sumbernya.

Materi ini tidak/belum pernah disajikan/digunakan sebagai bahan untuk makalah/tugas pada mata ajaran lain, kecuali kami menyatakan dengan jelas bahwa kami menggunakannya.Kami memahami bahwa tugas yang kami kumpulkan ini dapat diperbanyak dan atau dikomunikasikan untuk tujuan mendeteksi adanya plagiarisme.

Kelas : 3G/13-Sore Mata Ajar : Teknologi Informasi untuk Manajemen dan AkuntansiHari, Tanggal : Senin, 12 Mei 2014Nama Pengajar : Rini Yulius, M.Ak

Nama Mahasiswa : Budi Bowo LaksonoNomor Mahasiswa : 1306357964Tandatangan :

Nama Mahasiswa : Palti Ferdrico TH SiahaanNomor Mahasiswa : 1306421065Tandatangan :

Nama Mahasiswa : AntoNomor Mahasiswa : 1306420560Tandatangan :

Nama Mahasiswa : Rimar Raju ArisandanaNomor Mahasiswa : 1306420636Tandatangan :

Nama Mahasiswa : Lelo HabibiNomor Mahasiswa : 1206335205Tandatangan :

3 | T I M A – I n t e r n a l C o n t r o l – P T J a y a M a k m u r A b a d i

Internal Control Kasus : PT Jaya Makmur Abadi

Latar Belakang Perusahaan

PT Jaya Makmur Abadi adalah perusahaan jasa bergerak dibidang percetakan dalam pembuatan flyer, poster, sticker, bantek dan lain-lain yang mempunyai klien seperti Commonwealth, Mitra Adi Perkasa, Soho Grup, Multi Indo Citra, dan lain-lain.

Karyawan yang dipekerjakan oleh PT Jaya Makmur Abadi terdiri dari pekerja produksi, keamanan gedung, dinas luar, resepsionis, desain, admin khusus bagian accounting, gudang, produksi, dan pengadaan, serta supervisor, dan manajer. Selama ini perusahaan selalu melakukan proses produksi dengan pembagian jam kerja pada pihak produksi menjadi dua shift yang berbeda dan tambahan jam kerja. Bagian produksi sering melakukan rolling terhadap pekerjanya yang tidak didukung dengan pelatihan. Pekerja yang di-rolling akan dilatih untuk menggunakan alat produksi atau melakukan pekerjaannya hanya dalam waktu kurang dari satu hari.

Selama proses produksi berlangsung customer akan mengecek proses pesanan mereka dengan menelepon ke perusahaan yang akan diterima oleh resepsionis. Resepsionis bertugas untuk mengalihkan telepon dari para pelanggan ke setiap admin terkait atau sebaliknya apabila admin membutunkan untuk berbicara kepada pelanggan terkait, seperti resepsionis akan mengalihkan jalur telepon pelanggan kepada bagian desain apabila pelanggan terkait ingin berbicara terkait masalah desain, kepihak admin produksi apabila ingin berbicara mengenai proses produksi yang dilakukan, dan kepada manajer penjualan apabila pelanggan ingin berbicara mengenai negosiasi harga. Apabila terdapat pelanggan yang ingin melakukan pemesanan via telepon maka akan secara langsung resepsionis mengalihkan telepon pelanggan tersebut ke bagian admin penjualan. Admin penjualan akan menerima telepon dari pelanggan terkait dan akan meminta kepada pelanggan untuk mengirimkan pesanan produk mereka via email untuk dapat diproses lebih lanjut dan sebagai bukti bahwa pelanggan telah melakukan pemesanan.

Uraian Proses BisnisPelanggan memberikan order pesanan via email, email akan diterima oleh admin penjualan. Admin

penjualan akan melihat apakah pesanan yang diperoleh sudah memenuhi minimum order pemesanan, apabila belum memenuhi minimum order admin penjualan akan mengirimkan email notifikasi kepada

4 | T I M A – I n t e r n a l C o n t r o l – P T J a y a M a k m u r A b a d i

customer bahwa pesanan tersebut belum memenuhi minimum order. Jika pesanan yang dilakukan telah memenuhi minimum order maka selanjutnya admin akan melihat data file account receivable. Apabila plafon tagihan piutang pelanggan masih memenuhi kriteria untuk menerima order maka pesanan pelanggan akan dilanjutkan ke tahap berikutnya yaitu proses negosiasi harga. Setelah terjadi kesepakatan antara keduanya maka pesanan pelanggan tersebut akan diterima.

Setelah terjadi kesepakatan atas harga maka admin penjualan akan menotifikasi pihak pelanggan untuk mengirimkan bukti berupa file purchase order. Purchase order yang dikirim oleh pelanggan akan diterima dan diinput oleh pihak admin untuk mengupdate file sales order. Pada saat kesepakatan ini terjadi maka manajer akan melakukan pengambilan keputusan apakah order tersebut akan diproduksi di dalam perusahaan atau akan di subkontrakan. Keputusan akan melakukan subkontrak ini akan langsung dilakukan tanpa harus menunggu penandatanganan purchase order oleh atasan. Purchase order yang dikirimkan oleh pelanggan akan ditandatangani setelah pengambilan keputusan dilakukan.

Jika proses produksi diputuskan untuk dilakukan di dalam perusahaan maka tahap selanjutnya adalah pengecekan desain produk. Pelanggan akan mengirimkan soft copy berupa desain file yang akan dicetak oleh produsen via email, yang kemudian akan dilakukan pencetakan blue print oleh pihak desain apabila desain yang diberikan oleh pelanggan merupakan desain yang baru sehingga akan dilakukan pemberitahuan kepada pihak produksi untuk menjalankan proses produksi. Sebelum bagian desain menyerahkan blue print kepada pihak produksi maka bagian desain akan membuat proofing desain (contoh produk jadi) yang akan dikirimkan kepada pelanggan untuk meminta persetujuan atas desain tersebut agar perusahaan dapat segera melakukan produksi atas produk tersebut. Proofing dikirimkan bersamaan surat jalan dari bagian desain yang akan dikembalikan ke perusahaan sebagai bukti bahwa pelanggan telah menerima proofing desain produk tersebut. Selanjutnya proofing desain yang telah disetujui oleh pelanggan akan dicetak blue print atau film atas desain tersebut. Blue print atau film yang telah jadi akan diserahkan kepada pihak produksi.

Akan tetapi proses proofing tidak akan dilakukan apabila desain produk yang dikirimkan pelanggan merupakan desain yang lama, maka pihak desain akan mengeluarkan cetakan blue print atau film yang lama untuk menginfokan kepada bagian gudang barang jadi apakah produk atas desain tersebut masih mempunyai cadangan persediaan barang jadi atas produksi terdahulu. Jika masih terdapat persediaan barang jadi atas barang tersebut, maka akan dilakukan pengecekan atas kualitas barang tersebut. Apabila barang tersebut masih memiliki kualitas yang baik dan kuantitas akan barang tersebut telah memenuhi sales order maka barang jadi tersebut akan dikirimkan langsung kepada pelanggan tetapi apabila tidak terdapat persediaan atau kuantitas akan persediaan tersebut tidak memenuhi permintaan pada sales order maka pihak gudang akan memberitahukan kepada pihak produksi agar

5 | T I M A – I n t e r n a l C o n t r o l – P T J a y a M a k m u r A b a d i

produksi dapat dilakukan dan pihak desain akan memberikan cetakan blue print atau film atas desain produk tersebut.

Selanjutnya pihak produksi akan melakukan pengecekan kesiapan input produksi dengan melihat kepada data file penugasan tenaga kerja dan material. Setelah melihat ke dalam file tetapi belum tersedia atau memenuhi kebutuhan produksi maka selanjutnya akan memasuki tahap pengadaan material yang berupa bahan baku dan pemesanan mata pisau sesuai untuk pemesanan order yang dilakukan oleh siklus pengeluaraan atau pengadaan dan pengadaan tenaga kerja melalui siklus SDM.

Setelah melakukan proses pengecekan kesiapan input produksi seperti bahan baku yang diperlukan dan mata pisau khusus yang digunakan dalam proses produksi. Apabila seluruh input yang diperlukan telah tersedia, maka input akan disetting atau diatur pada mesin seperti memasang mata pisau yang sesuai dengan pesanan, pemasangan blue print pada mesin cetak, dan pemasukan bahan baku..

Setelah mesin siap digunakan proses produksi akan dilakukan dengan melakukan proses pencetakan. Setelah barang setelah dicetak dan kering, masuk ke proses berikutnya yaitu pemotongan. Pemotongan dilakukan sesuai dengan model pesanan oleh pelanggan. Selanjutnya, barang tersebut akan memasuki proses pressing apabila pesanan pelanggan tersebut perlu dilakukan pressing dengan melihat file sales order. Selanjutnya yang dilakukan adalah pembentukan cetakan sesuai pesanan. Apabila seluruh proses tersebut telah dilakukan, maka proses selanjutnya adalah packaging yang sesuai dengan file sales order. Setelah dipackaging, barang siap untuk dikirim bersama dengan surat jalan yang dikhususkan kepada pelanggan.

Requirement:1. Gambarkan DFD Level Konteks dan Level 0 untuk proses bisnis tersebut2. Gambarkan flowchart untuk proses bisnis tersebut3. Lakukan analisis pengendalian internal

Jika diperlukan, Saudara dapat menambahkan asumsi dalam memenuhi ketiga requirement tersebut dengan catatan asumsi tersebut dinyatakan dalam lembar jawaban

6 | T I M A – I n t e r n a l C o n t r o l – P T J a y a M a k m u r A b a d i

1. DFD Level Konteks/Level 0

7 | T I M A – I n t e r n a l C o n t r o l – P T J a y a M a k m u r A b a d i

8 | T I M A – I n t e r n a l C o n t r o l – P T J a y a M a k m u r A b a d i

9 | T I M A – I n t e r n a l C o n t r o l – P T J a y a M a k m u r A b a d i

10 | T I M A – I n t e r n a l C o n t r o l – P T J a y a M a k m u r A b a d i

2. Flow Chart

11 | T I M A – I n t e r n a l C o n t r o l – P T J a y a M a k m u r A b a d i

3. Analisis Pengendalian Internal

Menurut buku karangan Marshall B. Romney, Internal Control adalah proses yang

diimplementasikan oleh BOD, management, dan juga mereka yang bekerja dibawah supervisi

management yang tujuannya untuk memberikan jaminan bahwa tujuan-tujuan berikut telah

terpenuhi:

Menjamin keamanan dari asset perusahaan Untuk menjaga record dalam menjamin keakuratan nilai dari asset perusahaan.

12 | T I M A – I n t e r n a l C o n t r o l – P T J a y a M a k m u r A b a d i

Menyediakan informasi yang akurat dan terpercaya Memberikan jaminan bahwa perusahaan menyajikan laporan keuangannya sesuai dengan

standard yang berlaku Menyediakan dan mencetuskan efesiensi dari proses operasional perusahaan. Menjalankan kebijakan-kebijakan manajemen sesuai dengan ketentuan yang sudah

ditetapkan Kepatuhan terhadap hukum yang berlaku.

Berikut adalah overview dari Karyawan di PT. Jaya Makmur Abadi serta informasi terkait.

Jabatan Pegawai Role dan Informasi tambahanPekerja Produksi Pekerjaan Produksi dilakukan didalam 2 shift dan

terdapat tambahan jam kerja Pekerja sering dirolling tanpa pelatihan yang memadai

dan hanya dilatih menggunakan alat kurang dari waktu 1 hari.

Keamanan Gedung Melakukan pengawasan terhadap inventory gudang Dinas Luar Melakukan pengirimkan Proofing bersamaan surat jalan

dari bagian desain yang akan dikembalikan ke perusahaan sebagai bukti bahwa pelanggan telah menerima proofing desain produk tersebut.

Resepsionis Mengalihkan setiap panggilan dari Customer ke admin yang terkait

Desain Benegosiasi dengan Customer terkait dengan masalah desain

Melakukan pencetakan blue print desain yang diberikan oleh pelanggan jika merupakan desain yang baru sehingga akan dilakukan pemberitahuan kepada pihak produksi untuk menjalankan proses produksi

Membuat proofing desain (contoh produk jadi) yang akan dikirimkan kepada pelanggan untuk meminta persetujuan atas desain tersebut agar perusahaan dapat segera melakukan produksi atas produk tersebut. Proofing dikirimkan bersamaan surat jalan dari bagian desain yang akan dikembalikan ke perusahaan sebagai bukti bahwa pelanggan telah menerima proofing desain produk

tersebut.

13 | T I M A – I n t e r n a l C o n t r o l – P T J a y a M a k m u r A b a d i

Proofing desain yang telah disetujui oleh pelanggan akan

dicetak blue print atau film atas desain tersebut. Blue print atau film yang telah jadi akan diserahkan kepada pihak produksi.

Proses proofing tidak akan dilakukan apabila desain produk merupakan desain yang lama

Mengeluarkan blue print untuk menginfokan ke bagian gudang barang jadi apakah produk tersebut masih mempunyai cadangan persediaan barang jadi dari produk terdahulu

Akan dilakukan pengecekan kualitas dari barang lama tersebut.

Admin Accounting Melakukan entry melalui software accounting terkait. Memaintain jurnal dan ledger, file serta database.

Admin Gudang Mengkonfirmasi kuota dari blue print dari desain yang sudah lama, serta melakukan quality control dari barang lama tersebut.

Apabila persediaan atau kuantitas akan persediaan tersebut tidak memenuhi permintaan pada sales order maka pihak gudang akan memberitahukan kepada pihak produksi agar produksi dapat dilakukan dan pihak desain akan memberikan cetakan blue print atau film atas desain produk tersebut.

Admin Produksi Bernegosiasi dengan Customer terkait dengan proses

produksi Melakukan pengecekan kesiapan input produksi dengan

melihat kepada data file penugasan tenaga kerja dan material. Setelah melihat ke dalam file tetapi belum tersedia atau memenuhi kebutuhan produksi maka selanjutnya akan memasuki tahap pengadaan material yang berupa bahan baku dan pemesanan mata pisau sesuai untuk pemesanan order yang dilakukan oleh siklus pengeluaraan atau pengadaan dan pengadaan tenaga kerja melalui siklus SDM.

Melakukan proses pengecekan kesiapan input produksi seperti bahan baku yang diperlukan dan mata pisau khusus yang digunakan dalam proses produksi. Apabila seluruh input yang diperlukan telah tersedia, maka input akan disetting atau diatur pada mesin seperti memasang mata pisau yang sesuai dengan pesanan, pemasangan blue

14 | T I M A – I n t e r n a l C o n t r o l – P T J a y a M a k m u r A b a d i

print pada mesin cetak, dan pemasukan bahan baku..

Setelah mesin siap digunakan proses produksi akan dilakukan dengan melakukan proses pencetakan. Setelah barang setelah dicetak dan kering, masuk ke proses berikutnya yaitu pemotongan. Pemotongan dilakukan sesuai dengan model pesanan oleh pelanggan. Selanjutnya, barang tersebut akan memasuki proses pressing apabila pesanan pelanggan tersebut perlu dilakukan pressing dengan melihat file sales order. Selanjutnya yang dilakukan adalah pembentukan cetakan sesuai pesanan. Apabila seluruh proses tersebut telah dilakukan, maka proses selanjutnya adalah packaging yang sesuai dengan file sales order. Setelah dipackaging, barang siap untuk dikirim bersama dengan surat jalan yang dikhususkan kepada pelanggan

Admin Penjualan Bernegosiasi dengan Customer terkait dengan harga Menerima telepon dari Customer dan meminta kepada

customer untuk mengirimkan pesanan Produk melalui Email untuk kemudian akan diproses lebih lanjut dan membuat Sales Order

Mengecek apakah pemesanan sudah memenuhi Kuota penjualan untuk minimum order, jika belum, maka admin akan mengirimkan email notifikasi

Melihat data piutang pegawai, apabila masih banyak outstanding piutang, pembelian akan ditolak, namun apabila piutang dari Customer masih memenuhi criteria, maka pesanan pelanggan akan dilanjutkan ketahap negosiasi harga.

Meminta pelanggan untuk mengirimkan Purchase Order untuk diterima dan diinput oleh admin untuk mengupdate sales order.

Admin Procurement Melakukan pembelian material bahan sesuai dengan

Procurement Cycle Supervisor Mengawasi setiap komponen didalam Business Cycle

tersebut Manager Manager akan mempertimbangkan Sales Order akan

diproduksi oleh Perusahaan atau di subkontrakkan. Keputusan untuk melakukan subkontrak tersebut akan

langsung dilakukan tanpa harus menunggu

15 | T I M A – I n t e r n a l C o n t r o l – P T J a y a M a k m u r A b a d i

penandatangan purchase order oleh Atasan, Purchase order yang dikirimkan oleh pelanggan akan ditandatangani setelah pengambilan keputusan dilakukan.

Berikut adalah internal control dan isu-isu yang dapat timbul terkait dengan Business Process didalam Proses Produksi PT. Jaya Makmur Abadi (beberapa resiko adalah asumsi yang dapat timbul.)

Jabatan Resiko yang dapat timbul ControlPekerja Produksi Ketidak cakapan didalam

pengoperasian alat produksi Rolling yang terlalu sering dilakukan

dapat memperbesar risiko salah produksi

Penambahan jam kerja dapat memperbesar risiko akibat ketidak cakapan penggunaan mesin produksi

Melakukan training yang lebih lama agar pekerja produksi mempunyai kecakapan yang memadai dalam mengoperasikan alat produksi

Dinas luar Kemungkinan untuk proofing design yang tertukar antar customer didalam pengiriman

Informasi Customer yang jelas didalam proofing design

Admin Produksi Inefesiensi yang terjadi apabila Proofing design berkali-kali dibuat dikarenakan preferensi customer yang terlalu kompleks

Ketidak tauan didalam Cost yang akan timbul didalam 1 desain yang dibuat sehingga akan menimbulkan pricing yang salah oleh Admin Penjualan

Tidak adanya record yang baik mengenai arsip design yang sudah dibuat.

Proses negosiasi desain yang mendetil Koordinasi yang baik dengan Admin

Produki dan Admin Penjualan Pengarsipan design yang lebih baik

Admin Gudang Tidak dilakukannya stock opname terhadap desain-desain lama

Dilakukan stock opname terhadap desain-desain lama

16 | T I M A – I n t e r n a l C o n t r o l – P T J a y a M a k m u r A b a d i

sehingga admin gudang mengeluarkan permintaan produksi barang lama yang seharusnya sudah memenuhi kuantitas

Admin Produksi Tidak adanya control terhadap mesin-mesin produksi seperti mesin pemotongan dan mesin cetak dapat beresiko mesin produksi yang rusak tidak dapat terdeteksi

Terjadi kesalahan pencetakan yang tidak sesuai dengan sales order akibat human error

Kesalahan informasi mengenai cost yang timbul didalam produksi suatu desain

Melakukan control terhadap alat-alat produksi

Melakukan control terhadap pekerja produksi

Koordinasi dengan admin penjualan

Admin Procurement

Kesalahan pembelian material Koordinasi yang baik dengan Admin Produksi

Admin Penjualan Kesalahan didalam data piutang pegawai akibat tidak diupdatenya data piutang pegawai

Diperlukan SDM lain yang beperan didalam memaintain data piutang pegawai seperti bagian Collection / CRO

Manager Keputusan mengenai pengadaan Subkontrak rentan terjadi miskoordinasi dengan atasan

Koordinasi yang lebih baik dengan atasan

17 | T I M A – I n t e r n a l C o n t r o l – P T J a y a M a k m u r A b a d i