DAFTAR CHECK LIST TELUSUR LAPANGAN RSHSJCI Acreditation 5th edition Management of Information (MOI)

Tanggal : 6 April 2015, Ruangan : Fresia 1

NO STANDAR POKOK PERTANYAAN IMPLEMENTASIN I L A I

10 5 01. MOI 1

(Managemen informasi rumah sakit disusun dan dirancang

untuk memenuhi kebutuhan informasi internal dan external

Rumah sakit)

Petugas mengetahui media komunikasi yang ada di RSHS

Petugas mengetahui tantang Website (rshs.or.id), majalah, bewaras, pengumuman upacara, surat edaran, rapat, papan informasiKeterangan:1. majalah sauyunan terbit setiap 3 bulan sekali2. Bewaras(newsletter) terbit setiap 1 bulan satukali

√

Petugas/ unit kerja memiliki dan mengerti strategi komunikasi RSHS

Petugas mampu mengetahui latar belakang sosial budaya pasien, keluarga pasien dan public external lainnya sebelum melakukan komunikasi

√

Petugas mengetahui prosedur /alur apabila terjadi hambatan bahasa

1. Unit terkait memiliki dokumen SPO “Penerjemah bahasa”

2. Mampu menjelaskan alur apabila terjadi hambatan bahasa

√

2. MOI 2(adanya upaya

menjaga keamanan dan kerahasiaan

informasi)

Unit kerja memiliki dan mengerti SPO menjaga kerahasiaan informasi

1. SPO Peminjaman Berkas Rekam Medis2. SPO menjaga Kerahasian dan Keamanan3. Unit terkait mengimplementasikan SPO

√

Unit kerja mengetahui dan mengerti hak akses data dan informasi di RSHS

1. Adanya Pedoman pengendalian hak akses data dan informasi RSHS

2. Unit terkait mengimplementasikannya (petugas mengetahui akses untuk masuk ke dalam situs arsip.rshs.or.id hanya dapat diakses melalui Local Area Network RSHS, petugas mengetahui hak aksesnya sesuai dengan tupoksinya)

√

Unit kerja mengetahui dan mengerti tentang pelayanan informasi RSHS

1. Adanya pedoman pelayanan informasi RSHS2. Unit melakukan monitoring dan evaluasi terhadap

implementasi Pedoman√

3. MOI 3(rumah sakit memiliki

kebijakan untuk retensi catatan klinis, data dan informasi )

Petugas mengetahui dan mengerti kebijakan rumah sakit tentang Retensi rekam medis dan dokumen manajemen (Pedoman pelayanan rekam medis & kebijakan pengendalian kebijakan, Panduan Pengendalian hak akses data dan informasi)

1. Adanya dokumen terkait2. Petugas di unit terkait (Keuangan, SDM, Bagian

Umum, Rekam Medis) mengetahui kebijakan retensi - - -

No Standar Pokok Pertanyaan Implementasi 10 5 04. MOI 4

(rumah sakit menggunakan standar untuk kode diagnosis,

prosedur dan tindakan, simbol, berikut dangan pengertiannya)

Petugas memiliki buku daftar singkatan, simbol dan kode RSHS & mengerti penggunaannya

1. Adanya dokumen terkait2. Singkatan dan simbol diimplementasikan

√

5. MOI 5(kebutuhan informasi

data baik internal maupun external

rumah sakit diberikan secara periodik

dengan format yang sesuai dengan

kebutuhan pengguna data dan informasi)

Petugas mengetahui alur pelaporan kegiatan/ kinerja unit kerja

Petugas mengetahui bagaimana cara mendapatkan informasi yang dibutuhkan

1. Adanya dokumen pedoman pengorganisasian RSHS2. Adanya bukti pelaporan secara periodic

Keterangan:Pelaporan untuk Internal seperti:a. Indikator Mutu unitb. Kinerja Unit Kerjac. dllPelaporan untuk eksternal seperti:a. DHFb. KLBc. Kelainan Kongenitald. Penyakit Menulare. Dll

Website (rshs.or.id), majalah, bewaras, pengumuman upacara, surat edaran, rapat, papan informasi1. majalah sauyunan terbit setiap 3 bulan sekali2. Bewaras(newsletter) terbit setiap 1 bulan satukali3. situs arsip.rshs.or.id

√

6. MOI 6(SIstem informasi kesehatan dapat me ningkatkan secara sig nifikan untuk kesela matan pasien dengan melakukan otomasi & streamlining pekerjaan dengan menyediakan informasi kesehatan pasien dan menyediakan standar keselamatan untuk mengurangi risiko kesalahan)

Adanya sistem dan teknologi informasi untuk mendukung pelayanan kesehatan sehingga meningkatkan keselamatan pasien

1. Petugas/ unit kerja mengetahui standar untuk identifikasi pasien yang memanfaatkan teknologi informasi seperti penggunaan Barcode pada gelang pasien

2. Petugas mengetahui cara mengakses Update.com3. Unit terkait mengetahui proses pengajuan peralatan

teknologi terbaru untuk dilakukan pengkajian sebelum digunakan (adanya Tim HTA dan lainnya)

4. Adanya bantuan sistim informasi di unit unit pelayanan (salah satunya e-prescribing)

√

No Standar Pokok Pertanyaan Implementasi 10 5 07. MOI 7

(catatan dan informasi dilindungi dari

kehilangan, kerusakan, gangguan dan akses

yang tidak sah)

Petugas mengetahui bagaimana menjaga rekam medis dari kehilangan, kerusakan dan penggunaan yang bukan haknya

Fasilitas untuk menjaga poin diatas terdapat di ruangan

1. Penyimpanan Rekam medis sudah memenuhi aspek keamanan dari akses yang illegal dan bencana

2. Petugas memahami spo pencegahan kehilangan dan kerusakan

1. Adanya lemari / rak untuk menyimpan berkas rekam medis di ruangan perawatan

2. Penempatan lemari / rak terhindar dari sumber kerusakan (seperti air dan api)

3. Tersedianya Ordner untuk setiap Berkas rekam medis selama pasien dirawat

√

8. MOI 8(pengambil keputusan dan staf lain mendapat

pendidikan dan pelatihan dalamprinsip prinsip

penggunaan informasi dan manajemen

informasi)

Kepala unit memiliki sertifikat pelatihan manajemen informasi dan PPID

1. Kepala Unit dan Staff yang ditunjuk harus terlatih dan teredukasi dalam penyediaan informasi dan manajemen informasi

2. Adanya bukti sertifikat pelatihan PPID√

9. MOI 9(dokumen tertulis

termasuk kebijakan prosedur dan program

yang dikelola secara konsisten dan

seragam)

Unit kerja memiliki dan mengerti kebijakan pengendalian kebijakan,-pedoman penyusunan dokumen mutu & petunjuk operasional tata naskah dinas RSHS

1. Adanya Tim Pengkaji Kebijakan / SPO di RSHSKeterangan:SK Tim pengkaji Kebijakan sudah ada tetapi personilnya tidak ada

2. Adanya buku Panduan Pengendalian Kebijakan, buku Panduan Penyusunan Dokumen Mutu & buku Petunjuk Operasional Tata Naskah Dinas RSHS

√

10. MOI 10(rumah sakit

menentukan dan memelihara standar catatan klinis untuk setiap pasien yang

dilayani)

No Standar Pokok Pertanyaan Implementasi 10 5 011. MOI 10.1

MOI 10.1.1

Petugas megetahui format rekam medis yang sah yang digunakan di RSHS

Petugas IGD mengerti & mengaplikasikan prosedur pengisian rekam medis IGD (SPO)

1. Formulir & susunan formulir Rekam Medis yg digunakan sesuai dengan format yang ditentukan

1. Formulir Rekam Medis terisi sesuai dengan ketentuanKeterangan:

Terutama kondisi saat pulang dan tindak lanjutnya

√

12. MOI 11(Rumah Sakit dapat

mengidentifikasi petugas yang

berwenang mengisi rekam medis)

Petugas memiliki & mengaplikasikan panduan pengisian rekam medis RSHSMengisi dengan jelas seperti siapa yang mengisi, menandatangani, penulisan nama lengkap dan waktu pengisian (tanggal & jam)

1. Berkas Rekam Medis Diisi oleh Petugas yang berwenang dan terisi secara lengkap

2. Adanya buku Panduan Pengisian Rekam Medis √

13. MOI 12(rumah sakit secara

teratur menilai isi dan kelengkapan Berkas

Rekam Medis)

Petugas dan unit kerja mengerti dan mengetahui tentang reviu rekam medisTim review rekam medis

1. Adanya Tim Review / periview di Unit terkait2. Setiap SMF / Unit Kerja melakukan kegiatan Open

dan Close Medical RecordKeterangan:Berkas yang direview minimal 10 % dari total pasien

√

Catatan :Dari 5 Rekam Medis, masih adanya :

1. Pengkajian Awal Medis yang masih kosong2. Surat Pernyataan DPJP tidak diisi3. Identitas pasien ada yang belum ditulis4. Identitas DPJP yang tidak ditulis5. Penulisan tanggal dan jam pada beberapa formulir tidak ditulis