tata kelola administrasi dan manajemen kearsipan

8/18/2019 Tata Kelola Administrasi Dan Manajemen Kearsipan

1/11

Tata Kelola Administrasi dan Manajemen

Kearsipan

MANAJEMEN KEARSIPAN

A. Pendahuluan

Proses penyaluran kredit oleh Bank Perkreditan Rakyat kepada debitur, secara administratif

diawali dengan penerimaan permohonan kredit dan diakhiri dengan pengarsipan dokumen kreditsetelah kredit dicairkan. Semua berkas mulai dari permohonan, hasil analisis sampai dengan

berkas perjanjian kredit dan pengikatan jaminan ditatausahakan dan disimpan dalam file khusus

dokumen kredit sehingga memudahkan pencarian pada saat dibutuhkan.

Pengarsipan dokumen kredit yang baik, antara lain berguna sebagai informasi utama perkreditan,memudahkan pihak auditor internal maupun eksternal yang akan melakukan pemeriksaan,

penelitian ilmiah, bahkan berguna dalam rangka pembuktian jika pihak bank atau pihak debitur

melakukan gugatan hukum. Oleh karena itu, manajemen kearsipan pada unit kerja perkreditan perlu dilaksanakan sebaik mungkin, agar bank terhindar dari risiko kerugian karena dokumen

kredit tidak lengkap, baik karena kerusakan maupun kehilangan.

B. Pengertian Arsip

Istilah arsip bisa mengandung berbagai macam pengertian. Pendefinisian arsip dapat dipengaruhi

oleh segi peninjauan, sudut pandang dan atau pembatasan ruang lingkupnya. kan tetapi, untuk

memahami arti dasar arsip, dirasa sangat penting untuk menjelaskannya berdasarkan etimologiatau asal!usul katanya.

Secara etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu “archief”, dan dalam bahasa Ingris

disebut “arcihive”, berasal dari kata “arche” bahasa "unani yang berarti permulaan. #emudiandari kata “arche” berkembang menjadi kata “ta archia” yang berarti catatan. Selanjutnya kata

“ta archia” berubah lagi menjadi kata “archeon” yang berarti $gedung pernerintahan%. &edung

yang dimaksud tersebut, juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan!bahanarsip seperti' catatan!catatan, bahan!bahan tertulis, piagam!piagam, surat!surat, keputusan!

keputusan, akte!akte, daftar!daftar, dokumen!dokumen, peta!peta, dsb. (alam bahasa Ingris,

arsip juga sering dinyatakan dengan istilah file yang artinya simpanan, yaitu berupa wadah,

tempat, map, ordner, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan!bahan arsip, yang sering di sebut sebagai berkas.

da juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu record dan warkat .

Records adalah setiap lembaran )catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dsb.*, dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan

pembuktian atau pertangungjawaban atas suatu peristiwa+kejadian. Sedangkan warkat berasal


2/11

dari bahasa rab yang berarti surat akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih

luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan.

(alam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah merupakan salah satu produk kantor (office work). rtinya, kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan kantor atau

pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan oleh badan!badan pemerintah, maupun badanswasta. #earsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau

surat!surat, dan dokumen!dokumen kantor lainnya.

#egiatan yang berhubungan dengan penyimpanan surat!surat dan dokumen inilah yang

selanjutnya disebut kearsipan. #earsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya

organisasi, yaitu sebagai surnber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi.

C. JenisJenis Arsip

rsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, tergantung dari sisi peninjauannya,

antara lain'

-. Berdasarkan ungsi.

/enurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi'

-. rsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,

pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.

0. rsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan,

pelaksanaan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran, atau sudah tidak dipakai lagi

dalam kegiatan perkantoran sehari!hari.

1. Berdasarkan 2ilai &una

(itinjau dari segi nilai gunanya, arsip dapat dibedakan atas '

-. 2ilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan

lembaga+instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. 2ilai guna primer meliputi'

-* Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk

pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga+instansi pencipta arsip.

0* Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti!bukti yang mempunyai kekuatan hukum.

1* Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan

pertanggungjawaban keuangan.

3* Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi

sebagai akibat+hasil penelitian murni atau penelitian terapan.


3/11

-. 2ilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai

kepentingan lembaga+instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar instansi pencipta

arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban. 2ilai guna sekunder meliputi '

-* 2ilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapatdigunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga+isntansi tersebut diciptakan,

dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan!kegiatan yang dilaksanakan, serta apahasil+akibat dari kegiatan itu.

0* 2ilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai

kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga+instansi penciptanya.

-. Berdasarkan Sifat

Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas '

-. rsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan

tentang kerahasian surat!surat.

0. rsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak+umum.

1. Berdasarkan 4ingkat Penyimpanan dan Pemeliharaannya

/enurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip terdiri dari'

-. Arsip sentral , yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip )depo arsip*, atau arsip

yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.

0. Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di

5akarta yaitu pada 6embaga rsip 2asional Pusat yang disebut dengan nama 2RI)rsip 2asional Republik Indonesia*. Sedangkan lembaga pemerintah yang menyimpan

dan memelihara arsip pemerintah di daerah yaitu Perpustakaan dan rsip (aerah. rsip

sentral disebut juga rsip makro atau arsip umum, karena merupakan gabungan ataupun

kumpulan dari berbagai arsip unit.

1. Arsip unit , yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu

organisasi. rsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya

menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.

3. Berdasarkan #easliannya

/enurut keasliannya, arsip dibedakan atas arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.

• Berdasarkan Subyeknya


4/11

Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya rsip

#euangan, rsip #epegawaian, rsip Pendidikan, rsip Pemasaran, rsip Penjualan, rsip

Perkreditan dan sebagainya.

• Berdasarkan Bentuk dan 7ujudnya

/enurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya surat )arsip

korespondensi* yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran kertas yang berisi informasi

atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan kehidupan organisasi, seperti naskah perjanjian+kontrak, akte, notulen rapat, laporan, kuitansi, naskah berita acara, bon penjualan,

kartu pegawai, tabel, gambar, grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga

berupa pita rekam, piringan hitam, mikrofilm, 8(, dsb.

• Berdasarkan Sifat #epentingannya

/enurut sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan atas, arsip non!esensial, yaitu arsip yang

tidak memerlukan pengolahan dan tidak mempunyai hubungan dengan hal!hal yang pentingsehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama.

-. Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan,

dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. rsip yang demikian masih dipergunakan ataumasih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan. rsip ini masih perlu disimpan

untuk waktu yang lama, akan tetapi tidak mutlak permanen.

0. Arsip vital , yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama!lamanya,

misalnya akte, ija9ah, buku induk mahasiswa, dsb.

!. Arsip !inamis

-. 8iri!8iri rsip (inamis

Berdasarkan uraian di atas, bahwa arsip dinamis adalah arsip yang masih dipergunakan secara

langsung dalam kegiatan perkantoran sehari!hari. (engan demikian, arsip dinamis memiiki ciri!

ciri sebagai berikut'

-. rsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan dipergunakan dalam

penyelenggaraan administrasi sehari!hari.

0. rsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.

1. Pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup, oleh karena itu pengelolaan dan

perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan surat!surat.

3. ungsi dan #egunaan rsip (inamis


5/11

Sesuai dengan ciri di atas, maka menurut fungsi dan kegunaannya, arsip dinamis dapat

dibedakan atas '

-. Arsip aktif , yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan dikantor.

0. Arsip semi aktif , yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.

1. Arsip inaktif , yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan

sehari!hari.

3. Siklus rsip (inamis

rsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup )life sicle*

-. 4ahap pertama, adalah merupakan tahap penciptaan. Proses ini terjadi tatkala tulisan

dituangkan ke dalam bentuk kertas, atau data yang dihasilkan dari komputer, informasiditerima pada film, tape atau media lainnya. Pada tahap ini, arsip dapat berupa

surat+naskah yang dibuat oleh instansi+kantor kita, atau yang dibuat oleh instansi lain,yang diterima oleh kantor kita.

0. 4ahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari

dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip dinamis

serta memerlukan akses cepat ke berkas dinamis. #arena tingkat penggunaannya yangsering, serta butuh akses yang cepat, maka arsip dinamis disimpan di kantor pada tempat!

tempat penyimpanan seperti filing cabinet atau almari arsip. :mumnya arsip dinamis

memiliki siklus hidup aktif sekitar satu sampai dua tahun, namun masih ada juga arsip

dinamis yang memiliki siklus aktif yang lebih panjang. /isalnya, berkas pegawai)karyawan* pasti merupakan berkas aktif selama pegawai tersebut tetap bekerja di suatu

instansi atau perusahaan.

1. 4ahap ketiga adalah tahap inaktif. 4ahap ketiga ini terjadi tatkala arsip dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menjadi inaktif. Oleh karena itu, arsip itu

disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis

)record center*. Selama masa inaktif ini, arsip dinamis disimpan karena alasan hukumatau karena kebutuhan rujukan, dan sebagainya.

3. 4ahap keempat ialah tahap penyusutan dan adwal retensi Arsip )5R*. Penyusutan

adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya $masa simpan% arsipyang telah ditentukan oleh perundang!undangan, peraturan atau prosedur administratif.4indakan ini harus dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip, sehingga sulit

ditemukan kembali (retrieval) dan sulit memeliharanya, sebab karakteristik arsip ialah

mengumpul secara alami (accumulating naturally). (engan demikian penyusutan arsipdiperlukan untuk menghemat ruangan+tempat, memudahkan penemuan kembali arsip

manakala diperlukan. Sedangkan 5R adalah pedoman yang digunakan untuk

menyusutkan arsip.


6/11

Penyusutan arsip menyangkut pekerjaan pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna

primer )hukum, fiskal, administratif, keilmuan*, maupun nilai guna sekunder. Permusnahan

dilakukan dengan mengikuti kententuan retensi )masa simpan* atas dasar nilai kegunaannya dandituangkan dalam bentuk 5adwal Retensi rsip )5R* yang berupa daftar yang berisi jenis+seri

arsip, beserta jangka waktu penyimpanannya, dimana 5R dipakai sebagai pedoman untuk

penyusutan arsip. Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara pembakaran, pencacahan, pembuburan, dan kimiawi.

Penyusutan arsip dapat juga dilakukan dengan cara menyerahkan arsip yang bernilai guna

sekunder )tidak bernilai primer lagi* ke badan yang berwenang yaitu rsip 2asional Rl )2RI*

)lihat PP.2o. 13 tahun -;


7/11

kewenangan penyimpanan arsip secara mandiri. (alam hal yang demikian, masing!masing unit

satuan kerja bertugas menyelenggarakan penyimpanan arsipnya. Sedangkan asas campuran,

merupakan kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. (alam asas campuran tiap!tiapunit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan penyimpanan arsip untuk spesifikasi

tersendiri, sedangkan penyimpanan arsip dengan spesifikasi tertentu disentralisasikan.

Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan pemberkasan dan

penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara actual menerapkan suatu sistem tertentu,yang biasa disebut sistem penempatan arsip secara aktual. #egiatan pemberkasan dan penataan

arsip dinamis tersebut popular dengan sebutan “!iling "ystem”# Para ahli kearsipan kelihatannya

sepakat untuk menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip terdiri dari'

-. Sistem lfabetis

/etode pengarsipan berdasarkan alfabetis adalah menyusun berbagai macam dokumen

berdasarkan abjad seperti penulisan pada kamus. Biasanya judul dokumen dijadikan pedomanuntuk menentukan berdasarkan alfabetis. 5adi dilihat berdasarkan huruf pertama dalam kata

judul.

-. Sistem 2umerik

/etode pengarsipan berdasarkan nomor adalah menyusun dokumen!dokumen dengan melihat

nomor pada dokumen tersebut. 8ontohnya adalah nomor yang tertera pada nomor awal surat.

-. Sistem &eografis

/etode pengarsipan dengan metode ini yaitu memisahkan dengan cara mengklasifikasikandokumen berdasarkan geografis dokumen itu diterima. /isalkan sebuah perusahaan,

mengklasifikasikan dokumen yang diterima berdasarkan dokumen berasal dari wilayah ,wilayah B, dan seterusnya.

-. Sistem Subyek

/etode pengarsipan ini dengan cara menyusun berdasarkan jenis dokumen yang diterima.

8ontohnya adalah dengan mengklasifikasikan dokumen, yaitu surat dagang, surat penjualan, dan

jenis lainnya.

-. Sistem #ronologis

/etode pengarsipan berdasarkan kronologis adalah menyusun dokumen berdasarkan tanggal

dimana dokumen tersebut diterima oleh perusahaan. 4eknik penyimpanan dengan tanggal yaitu

dengan menempatkan dokumen dengan tanggal terbaru di paling depan atau awal. >al inidilakukan untuk memudahkan dalam pencarian dokumen.


8/11

(iantara kelima sistem di atas, banyak organisasi atau instansi yang menerapkan sistem

kombinasi.

-. 7aktu Penyimpanan rsip

-. 8atatan, bukti pembukuan dan data pendukung yang merupakan bagian dari bukti pembukuan wajib disimpan selama -? )sepuluh* tahun terhitung sejak akhir tahun

buku perusahaan. pabila sebelum jangka waktu -? )sepuluh* tahun dokumen

yang bersangkutan dimusnahkan, maka risiko karena pemusnahan tersebutmenjadi tanggung jawab perusahaan.

0. (ata pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti pembukuan, jangka

waktu penyimpanannya disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang

bersangkutan.

1. 5angka waktu penyimpanan (okumen 6ainnya ditetapkan berdasarkan nilai guna

dokumen tersebut. Oleh karena itu, jangka waktu penyimpanannya dapatditetapkan kurang atau lebih dari -? )sepuluh* tahun.

3. #ewajiban penyimpanan tidak menghilangkan fungsi dokumen yang bersangkutan sebagai alat bukti sesuai dengan kebutuhan sebagaimana diatur

dalam ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan yang ditetapkan berdasarkan

peraturan perundang!undangan atau untuk kepentingan hukum lainnya.

@. 5angka waktu penyimpanan disusun dalam 5adwal Retensi rsip )5R*.

". Peralatan Kearsipan

Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebahagian besar sama

dengan alat!alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya, Peralatan yang

dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari'

-. $ap, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpanarsip. 5enisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio, "topmap bertali

) portapel *, map jepitan ) snelhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan

ordner atau brieforner# Penyimpanan ordner lebih baik dirak atau lemari, bukan di dalam

filing cabinet dan posisi penempatannya bisa tegak. Sedangkan "topmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung )bila yang dipakai

snelhechter gantung* di dalam filing cabinet , sedangkan portapel sebaiknya disimpandalam almari karena dapat memuat banyak lembaran arsip.

0. !older, merupakan lipatan kertas tebal+karton manila berbentuk segi empat panjang yang

gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam

filing cabinet . Bentuk folder mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun

penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi tidak dilengkapii dengan jepitan. Biasanyafolder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian yang menonjoll dari folder yang berfungsi


9/11

untuk menempatkan kode!kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang

bersangkutan.

1. %uide, adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan atau sekat+pemisah dalam penyimpanan arsip. %uide terdiri dari dua

bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kode!kode, tanda!tanda atauindeks klasifikasi )pengelompokan* dan badan guide itu sendiri. 5umlah guide yang

diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak pembagian pengelompokan arsipmenurut subyeknya. /isalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk (heading) subyek

utama (main subyek), guide kedua untuk menempatkan sub!subyek, guide ketiga untuk

yang lebih khusus lagi, demikian seterusnya.

3. !iling &abinet, adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan

secara =ertikal )berdiri* dipergunakan untuk menyimpan berkas!berkas atau arsip. !iling

cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki gawang untuk tempat menyangkutkan

folder gantung )bila arsip ditampung dalam folder gantung*. !iling cabinet terdiri

berbagai jenis, ada yang berlaci tunggal, berlaci ganda, hori'ontal plan file cabinet,drawer type filing cabinet, lateral filing cabinet , dsb.

@. Almari Arsip, adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip. Bentuk dan

jenisnya ber=ariasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam almari arsip sebaiknyadisusun+ditata secara vertical lateral )=ertikal berderet kesamping*, sehingga susunan

arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun ditata di dalam rak

arsip.

A. Berkas #otak (o file) adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai

arsip )warkat*. Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk menyimpan arsip yang

sejenis, atau yang berisi hal!hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak ini akanditempatkan pada rak arsip, disusun secara =ertikal )=ertikal berderet ke samping*.


10/11

#. Penemuan Kem$ali Arsip

#eberhasilan pelaksanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan nampak dengan jelas,

bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan mudah puladikembalikan ke tempat semula. #arena, penemuan atau pencarian dokumen merupakan salah

satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip, karenaakan dipergunakan dalam proses penyelengaraan administrasi.

/enemukan kembali, juga berarti memastikan dimana suatu arsip yang akan dipergunakan itudisimpan, dalam kelompok berkas apa arsip itu berada, disusun menurut sistem apa, dan

bagaimana cara mengambilnya.

/enemukan kembali arsip, tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk

fisiknya, akan tetapi juga menemukan informasi yang terkandung di dalamnya. Oleh karena itu, penemuan kembali ini sangat berhubungan dengan keakuratan sistem pemberkasan atau

penyimpanannya. #egiatan penemuan kembali merupakan barometer efisiensinya penyajian

informasi kearsipan.

Siklus penemuan kembali arsip yang dibutuhkan (retrievalfinding cyclus), dan siklus penempatan kembali (filing cyclus) merupakan prosedur yang memerlukan penanganan

tersendiri.

Salah satu hal penting yang sering diabaikan dalam penemuan kembali arsip ialah, tidak

melakukan pencatatan dalam transaksi peminjaman. #ita sering mengambil arsip tanpamenggunakan bukti tertulis, atau hanya meminjam lisan saja, bahkan mungkin menggunakannya

tanpa seijin petugas arsip. kibatnya, bila kita lupa mengembalikannya, maka arsip itu bisa

hilang atau tercecer disembarang tempat. Oleh karena itu, bila kita meminjam arsip sebaiknya

mempergunakan surat pinjam atau kartu permintaan pinjam melalui petugas yang menanganinya.:ntuk menghindari hal itu, maka perlu dibuat lembar+kartu pinjam arsip.

Setelah peminjam mengisi lembar peminjaman, maka perlu dipertanyakan apakah peminjam

boleh langsung melakukan akses ke laci filling cabinet atau ke almari arsip D. Sebelummenjawab pertanyaan itu, perlu disampaikan bahwa ada 0 )dua* sistem layanan yaitu' )a* layanan

terbuka (opened access) yaitu pengguna diperbolehkan langsung mengambil dokumen yang

diinginkannya dari tempatnya )rak, laci, folder, dsb.*, )b* layanan tertutup (closed access), yaitu pengguna tidak diperbolehkan mengambil sendiri dokumen yang diinginkannya dari tempatnya

melainkan harus melalui petugas. Pada umumnya, sistem yang dipakai ialah sistem layanan

tertutup.

Pengambilan dokumen yang akan dipinjam dari tempat penyimpanan, dengan cara menempatkan+ut %uide atau +ut "heet di tempat dokumen yang diambil.

%. Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip mencakup usaha!usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip!arsip dari segala

kerusakan dan kemusnahan. #erusakan atau kemusnahan arsip bisa datang dari arsip itu sendiri,


11/11

maupun disebahkan oleh serangan!serangan dari luar arsip. Sedangkan, pengamanan arsip adalah

usaha!usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip!arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan

akibat penggunaan.

:saha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan mengambil. langkah!

langkah, tindakan!tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan arsip!arsip besertainformasinya )isinya*.

Pengamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara restorasi dan laminasi.Restorasi arsip adalah memperbaiki arsip!arsip yang sudah rusak, atau yang sulit digunakan, agar

dapat dipergunakan dan dapat disimpan kembali. Sedangkan, laminasi adalah menutup kertas

arsip diantara 0 )dua* lemari plastik,sehingga arsip terlindung dan aman dari bahaya kena air,udara lembab dan serangan serangga. (engan cara itu, arsip akan tahan lebih lama untuk

disimpan.

Sedangkan pengamanan atau upaya menyelamatkan informasi yang terkandung dalam arsip )isi*

dapat dilakukan dengan mengalih mediakan ke dalam bentuk media lain, seperti pada micro film, fich, dan ke media digital.

I. Kesimpulan

Pelaksanaan manajemen arsip aktif atau arsip dinamis meliputi tahapan!tahapan yang satu sama

lain saling terkait dan saling mendukung serta saling menjelaskan, sehingga membutuhkan

penanganan secara baik, terencana, konsepsional dan secara profesional.

Pengelolaan arsip termasuk dalam ruang lingkup sistem informasi manajemen. #eberhasilan

pelaksanaan manajemen kearsipan akan mencapai hasil yang baik bilamana ditunjang dengan

ketersediaan S(/ yang professional, fasilitas dan teknologi informasi kearsipan yang handal.

)(isarikan dari Pelatihan 4ata #elola dministrasi dan /anajemen #earsipan*

tata kelola administrasi dan manajemen kearsipan

Documents