tata cara pengisian & update data e-procurement pt … cara update data e... · terbit siujk...

Vendor Management PT Industri Kereta Api (Persero) Copyright © 2018

of 10

LANGKAH 1

Buka link eproc.inka.co.id menggunakan browser internet (Google Crome/Firefox/dsb).

Isi kolom Username dan Password sesuai yang telah anda daftarkan saat melakukan

registrasi.

Jika anda berhasil Log in akan muncul jendela dengan informasi “Anda Berhasil Login”,

kemudian klik “OK” untuk melanjutkan.

TATA CARA PENGISIAN & UPDATE DATA

E-PROCUREMENT PT INKA (PERSERO)

NOTE:

Pengisian & Update data dilakukan untuk Vendor yang telah memiliki Username dan Password


of 10

LANGKAH 2

Pilih toolbar untuk mengisi seluruh informasi terkait perusahaan anda

Tata cara pengisian kolom Data Perusahaan

a. Bentuk Perusahaan

Pilih sesuai dengan Bentuk Perusahaan Anda (contoh: PT, CV, UD, dsb.)

b. Nama Perusahaan

Isi kolom berikut dengan Nama Perusahaan Anda tanpa Jenis Perusahaan dan

menggunakan huruf Capital.

c. Alamat/Gedung

Isi kolom berikut dengan Alamat Kantor/Gedung Pusat Perusahaan Anda tanpa

keterangan Kota, Provinsi dan Kode Pos.

d. Provinsi

Pilih Provinsi sesuai dengan Lokasi Kantor/Gedung Pusat Perusahaan Anda.

e. Kota

Pilih Kota sesuai dengan Lokasi Kantor/Gedung Pusat Perusahaan Anda.

f. Kode Pos

Isi Kolom Kode Pos sesuai dengan Lokasi Kantor/Gedung Pusat Perusahaan Anda.

g. Telepon dan Fax

Isi sesuai nomor Telepon dan Fax Perusahaan Anda.

h. Homepage

Isi kolom Homepage sesuai alamat homepage Perusahaan Anda.

i. Email

Isi kolom dengan email Perusahaan Anda.

Pastikan semua kolom telah benar terisi, kemudian Klik


of 10

LANGKAH 3

Tata cara pengisian kolom Data Personil

Pada kolom ini terbagi menjadi 3 bagian pengisian, yaitu Penanggung Jawab, Penandatangan

Kontrak dan Sales Person. Lakukan pembaruan data secara berkala jika terjadi perubahan

pada struktur organisasi perusahaan anda.

a. Penanggung Jawab

- Nama

Isi kolom berikut sesuai dengan Nama Penanggung Jawab (Tanpa gelar)

keseluruhan proses bisnis pada perusahaan Anda.

- Jabatan

Isi kolom berikut sesuai dengan Jabatan yang dipangku oleh Nama Penanggung

Jawab perusahaan Anda (Misal: Komisaris, Direktur Utama, dsb).

- HP

Isi kolom berikut sesuai dengan Nomor Handphone yang dimiliki oleh

Penanggung Jawab perusahaan Anda.

- Email

Isi kolom berikut sesuai dengan email yang dimiliki oleh Penanggung Jawab

perusahaan Anda.

b. Penandatanganan Kontrak

- Nama

Isi kolom berikut sesuai dengan Nama Personil yang bertanggung jawab

membubuhkan tanda tangan pada lembar Purchase Order (Tanpa gelar).

- Jabatan

Isi kolom berikut sesuai dengan Jabatan yang dipangku oleh Personil yang

bertanggung jawab membubuhkan tanda tangan pada lembar Purchase Order

(Misal: General Manager, Senior Manager, dsb).

- HP

Isi kolom berikut sesuai dengan Nomor Handphone yang dimiliki oleh Personil

yang bertanggung jawab membubuhkan tanda tangan pada lembar Purchase

Order.

- Email

Isi kolom berikut sesuai dengan email yang dimiliki oleh Personil yang

bertanggung jawab membubuhkan tanda tangan pada lembar Purchase Order.


of 10

c. Sales Person

- Nama

Isi kolom berikut sesuai dengan Nama Personil Pemasaran perusahaan anda

(Tanpa gelar).

- Jabatan

Isi kolom berikut sesuai dengan Jabatan yang dipangku oleh Personil Pemasaran

perusahaan anda (Misal: Kepala Divisi Pemasaran, dsb).

- HP

Isi kolom berikut sesuai dengan Nomor Handphone yang dimiliki oleh Personil

Pemasaran perusahaan anda

- Email

Isi kolom berikut sesuai dengan email yang dimiliki oleh Personil Pemasaran

perusahaan anda.


LANGKAH 4

Tata cara pengisian kolom Referensi Bank

a. Negara

Isi kolom sesuai dengan lokasi Negara Bank yang menerbitkan surat referensi bank.

b. Nama Bank

Isi kolom sesuai dengan Nama Bank yang menerbitkan surat referensi bank.

c. Cabang Bank

Isi kolom sesuai dengan Cabang Bank yang menerbitkan surat referensi bank.

d. Alamat

Isi kolom sesuai dengan Alamat Bank yang menerbitkan surat referensi bank.

e. Kota

Isi kolom sesuai dengan Kota Bank yang menerbitkan surat referensi bank.

f. Nama Account

Isi kolom sesuai dengan Nama Account yang terdaftar pada Bank tersebut.

g. Penanggung Jawab Account

Isi kolom sesuai dengan Nama Penanggung Jawab atas Account Bank Perusahaan

anda.



of 10

LANGKAH 5

Tata cara pengisian kolom Bidang Usaha

a. Jenis Usaha

Klik ,kemudian akan muncul jendela baru yang menampilkan 4 Jenis Usaha. Pilih

salah satu dari 4 pilihan yang tertera sesuai Jenis Usaha Perusahaan Anda dengan click

tanda

b. Kepemilikan

Klik ,kemudian akan muncul jendela baru yang menampilkan 6 Jenis Kepemilikan.

Pilih salah satu dari 6 pilihan yang tertera sesuai Jenis Kepemilikan Perusahaan Anda

dengan click tanda

c. Bidang Usaha

Klik ,kemudian akan muncul jendela baru yang menampilkan 4 Jenis Bidang

Usaha. Pilih salah satu dari 4 pilihan yang tertera sesuai Jenis Bidang Usaha

Perusahaan Anda dengan click tanda


of 10

d. Material Group

Klik ,kemudian akan muncul jendela baru yang menampilkan 22 Material Group.

Pilih salah satu dari 22 pilihan yang tertera, sesuai Material Group yang Perusahaan

Anda pasok dengan click tanda

e. Jenis Produk

Isi kolom berikut sesuai Produk yang dapat Perusahaan Anda pasok

(Misal: Lampu, Locking Device, Cable).

Pastikan semua kolom telah benar terisi, kemudian Klik dan Klik

LANGKAH 6

Tata cara melakukan Upload persyaratan Dokumen Legal.

Upload persyaratan Dokumen Legal dapat dilakukan apabila Langkah 2 sampai dengan

Langkah 5 sudah benar terisi dan Anda telah klik

a. Nomor Pajak Wajib Pajak (NPWP)

- Isi sesuai Nomor NPWP yang telah Anda Input saat melakukan Registrasi.

- Upload softfile kartu NPWP dengan tipe file PDF Document. Dengan cara klik

dan pilih file yang akan Anda Upload, kemudian klik

- Jika sudah terupload, Pilih pada status upload.


of 10

b. Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)

- Isi sesuai Nomor SIUP Perusahaan Anda.

- Isi dengan klik ,sesuaikan dengan tanggal, bulan, tahun

terbit SIUP perusahaan Anda.


masa berlaku SIUP perusahaan Anda.

- Upload softfile SIUP dengan tipe file PDF Document. Dengan cara klik dan

pilih file yang akan Anda Upload, kemudian klik


c. Tanda Daftar Perusahaan (TDP)

- Isi sesuai Nomor TDP Perusahaan Anda.

- Isi dengan klik ,sesuaikan dengan tanggal, bulan, tahun terbit

TDP perusahaan Anda.


masa berlaku TDP perusahaan Anda.

- Upload softfile TDP dengan tipe file PDF Document. Dengan cara klik dan



d. Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak (SPPKP)

- Isi sesuai Nomor SPPKP Perusahaan Anda.

- Upload softfile SPPKP dengan tipe file PDF Document. Dengan cara klik



e. Akte Pendirian Perusahaan

- Isi sesuai Nomor pada Perusahaan Anda.

- Upload softfile Akta Pendirian Perusahaan dengan tipe file PDF Document.

Dengan cara klik dan pilih file yang akan Anda Upload, kemudian klik



of 10

f. Company Profile

- Upload softfile Company Profile dengan tipe file PDF Document. Dengan cara klik



g. Struktur Organisasi

- Upload softfile Struktur Organisasi dengan tipe file PDF Document. Dengan cara

klik dan pilih file yang akan Anda Upload, kemudian klik


h. Brosur/Katalog Produk

- Upload softfile Brosur/Katalog Produk dengan tipe file PDF Document. Dengan

cara klik dan pilih file yang akan Anda Upload, kemudian klik


i. Referensi Bank

- Upload softfile Referensi Bank dengan tipe file PDF Document. Dengan cara klik



j. Laporan Keuangan

- Upload softfile Laporan Keuangan dengan tipe file PDF Document. Dengan cara

klik dan pilih file yang akan Anda Upload, kemudian klik


Pastikan semua file dan data telah benar terisi dan terupload, kemudian Klik

Semua Persyaratan Dokumen Legal Perusahaan harus diupload dan terverifikasi, agar

Perusahaan Anda dapat mencetak Formulir Aplikasi Vendor Perusahaan.


of 10

LANGKAH 7

Tata cara melakukan Upload persyaratan Dokumen Pendukung.

Upload persyaratan Dokumen Pendukung dapat dilakukan apabila Dokumen Legal

Perusahaan pada Langkah 6 sudah terupload dan tersimpan dalam sistem.

a. Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi (SIUJK)

- Isi sesuai Nomor SIUJK Perusahaan Anda.


terbit SIUJK perusahaan Anda.


masa berlaku SIUJK perusahaan Anda.

- Upload softfile SIUJK dengan tipe file PDF Document. Dengan cara klik


b. SPT Tahunan

- Upload softfile SPT Tahunan dengan tipe file PDF Document. Dengan cara klik


c. Surat Ijin Usaha (SIU)/Sejenisnya

- Upload softfile SIU/Sejenisnya dengan tipe file PDF Document. Dengan cara klik


d. ISO Certificate


terbit ISO perusahaan Anda.


masa berlaku ISO perusahaan Anda.

- Upload softfile ISO dengan tipe file PDF Document. Dengan cara klik dan



of 10

e. Sertifikat Keanggotaan KADIN


terbit Tanggal Terbit Sertifikat Keanggotaan KADIN perusahaan Anda.


masa berlaku Sertifikat Keanggotaan KADIN perusahaan Anda.

- Upload softfile Sertifikat Keanggotaan KADIN dengan tipe file PDF Document.


f. Surat Penunjukkan Keagenan

- Upload softfile Surat Penunjukkan Keagenan dengan tipe file PDF Document.


LANGKAH 8

Jika semua kolom dan dokumen telah benar terisi dan terupload pada sistem E-procurement

PT INKA (Persero), Bagian Vendor Management PT INKA (Persero) akan melakukan verifikasi.

Apabila proses Verifikasi sudah dilakukan, Notification akan dikirimkan via email Perusahaan

Anda selambat lambatnya 5 hari kerja setelah proses pendaftaran.

Setelah mendapat verifikasi persetujuan, Anda klik untuk mencetak Form Aplikasi

Vendor.

Selanjutnya rekanan diwajibkan mengirimkan hard copy Form Aplikasi Vendor kepada:

PT Industri Kereta Api (Persero)

Vendor Management

Divisi Logistik

Departemen Rendal Pengadaan & Persediaan

Alamat : JL. Yos Sudarso 71 – Kota Madiun 63122

Subject : Registrasi Vendor Barang/Jasa Produksi

Telp : (0351) 452271-74 Ext. 1222

Setelah Form Aplikasi Vendor diterima oleh Vendor Management PT INKA (Persero), selanjutnya akan diberikan Notification via email beserta Nomor ID Vendor.

Rekanan belum dapat mengikuti proses pengadaan barang/jasa, apabila data dan dokumen pada sistem e-procurement PT INKA (Persero) belum mendapat verifikasi persetujuan.

Rekanan wajib melakukan update secara berkala melalui username Perusahaan yang telah didaftarkan apabila terdapat perubahan data Perusahaan dan atau persyaratan dokumen yang telah melewati masa berlaku.

tata cara pengisian & update data e-procurement pt … cara update data e... · terbit siujk...

Documents